acta de revision por la direccion

Colegio María Auxiliadora Norte

ACTA DE REVISION POR LA DIRECCION

Código PGD-02-R08

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Fecha: Día: 15 Mes: Diciembre Año: 2020 Nº 1

OBJETIVO:

Realizar la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad en su versión

ISO 9001 2015, del Colegio María Auxiliadora Norte, para asegurarse de su

conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la dirección estratégica

de la organización.

RESPONSABLES: Rectora y líder de Calidad.

ASPECTOS REVISADOS

1. Estado Acciones de revisiones por la dirección previas

Con la intención de fortalecer la mejora continua de la institución, se tomaron en cuenta las recomendaciones dadas en el 2019. A partir de estas, cada líder de su procedimiento, emprendió acciones pertinentes, las cuales se relacionan a continuación:

Recomendaciones para la mejora Estado actual

Fortalecer las entradas de la revisión por la dirección garantizando su total análisis, teniendo en cuenta que los cambios que podrían afectar al sistema de gestión son tanto internos como externos, de tal manera que le permita a la institución planificarlos y evitar que impacten de manera negativa.

La realización de informes de gestión semestrales, contribuyen a tener mayor cantidad de elementos para establecer la revisión por la dirección. Asimismo, a través de la matriz de planificación de cambios, se verifica la pertinencia de los mismos según la aplicación que tuvieron durante el año.

Es conveniente seguir con la alineación entre el contexto y la matriz de riesgos, además fortalecer las métricas de la materialización del riesgo para la evaluación de la eficacia de los controles en el mismo archivo, de tal forma se garantice dicha medición y la retroalimentación si se ha materializado o no.

Al realizar la medición de la matriz de riesgos en el mes de diciembre de 2020, se observa la eficacia de los controles establecidos. Un número importante de riesgos disminuyeron, mientras que otros se eliminaron para el próximo año. A partir de la situación de pandemia se establecieron riesgos en algunos procedimientos, por lo que se puede decir que la MGR estaba completamente alineada con las necesidades del contexto evidencias en la DOFA.

Es conveniente reforzar la retroalimentación de las partes interesadas, de tal forma se obtenga toda la información de la satisfacción de dichas partes y tomar las acciones pertinentes.

De acuerdo a la situación de virtualidad, se utilizaron formularios de Google como medio de retroalimentación de las partes interesadas. Dicha estrategia permitió mayor participación de las mismas y reconocimiento de sus expectativas para actuar frente a ellas.

Es importante la etapa de validación realizada por las áreas al finalizar el año, debido a los cambios tan significativos que ha tenido el plan de estudio, de tal forma se determine que tan beneficioso o no han sido dichos cambios. Además, a estos cambios tan trascendentales es conveniente implementarlos por 2 o más años para ver resultados concretos

Teniendo en cuenta que este fue el segundo año de implementación del enfoque pedagógico EPC, se observaron unas mallas curriculares mucho más acorde a las necesidades de la población y criterios establecidos desde la EPC. De igual manera, la pertinencia de los cambios implementados, se puede verificar a partir de la satisfacción de la egresada e indicador de eficacia del diseño curricular, los cuales evidencian resultados positivos.

Aunque se evidencia la gestión de las no conformidades halladas en auditoría interna, es conveniente lograr mejor redacción de los aspectos positivos y negativos, una mayor profundidad en el

No se realizó una formación exhausta, puesto que la situación de pandemia no lo permitió. No obstante, se gestionó una segunda formación para los auditores internos, quienes el año pasado



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análisis de causas de las no conformidades, con el fin de garantizar su eficacia, y lograr mayor adhesión y coherencia entre las causas y las acciones implementadas para su solución. Además, que las auditorias se enfoquen en resultado, el desempeño del proceso e implementar un programa de formación de auditores, que no solo incluya capacitación sino horas de observación y monitoreo.

tuvieron la oportunidad de participar como auditores observadores y para este segundo año, pusieron en práctica su ejercicio.

Es provechoso reforzar el seguimiento a la utilización de la plataforma académica y su aprovechamiento, de tal forma se vea retribuida la inversión y esfuerzo por parte de los padres de familia.

La coordinadora académica intensificó el seguimiento a la plataforma Ciudad Educativa así como a la LMS de Santillana. Esta última se convirtió en un elemento primordial durante la situación de pandemia, ya que fue utilizada como medio de comunicación oficial de la institución entre estudiantes, padres de familia y docentes.

Además de lo mencionado anteriormente, se evidencia el estado actual de las acciones que se

emprendieron durante el 2020, para darle respuesta a las oportunidades de mejora identificadas, por lo cual

se puede afirmar que:

- La estrategia de enviar la identificación del contexto y partes interesadas por medio de formularios de

Google, permitió mayor participación de las personas y reconocimiento de las necesidades y

expectativas, así como de las fortalezas y oportunidades de mejora.

- Los informes de gestión semestrales y los distintos seguimientos que se hicieron a cada

procedimiento, permitieron tener mayor cantidad de elementos de entrada para la elaboración de la

revisión por la dirección, así como detectar las situaciones que necesitaban atención durante la vida

institucional virtual.

- Los comités de calidad fueron funcionales para detectar las modificaciones que exigía la modalidad

virtual. Una muestra de ello, se evidenció en el mayor cumplimiento de los planes operativos anuales,

a pesar del abrupto cambio que generó la pandemia.

- Se evidenció mayor control en los tratamientos establecidos desde la MGR, de tal manera que un gran

número de riesgos disminuyen y se eliminan. Haber realizado la identificación de los que se generaron

por la situación de pandemia, también contribuyó a un proceso más sólido y organizado.

- Los ajustes realizados al SIEE, incentivaron a las estudiantes a tener mejor rendimiento académico. Se

proyecta seguir fortaleciendo el documento el próximo año.

- Desde la coordinación académica, se gestionaron acciones para intensificar el uso de la plataforma

Santillana, la misma situación de virtualidad fue conveniente para eso.

- El relanzamiento y motivación del uso de la página web, generó un nuevo canal oficial de

comunicación. Se proyecta seguir trabajando en ella para el próximo año.

- Se evidenció mayor control frente a la entrega y recibo de los activos de la Institución.

- El servicio de Orientación Escolar es cada vez más reconocido y valorado por los padres de familia,



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evidencia de ello es que, la escuela de padres y atención en el acompañamiento especial de casos,

fueron altamente reconocidos en la evaluación de satisfacción por parte de los acudientes y

estudiantes. Se observó crecimiento en los proyectos de educación sexual y orientación profesional.

- A través del plan de marketing, se capacitó a la secretaria y asistente de marketing de la institución

para optimizar el uso de las redes sociales en pro de la captación de estudiantes en tiempo de

pandemia. Para este fin, se implementó el uso del Whatsapp Business, se incrementó

significativamente la cantidad de seguidores de Instagram y suscriptores de Youtube, y se actualizó

constantemente la página web. Los padres de las estudiantes etiquetan con frecuencia al colegio en

sus publicaciones, lo cual favorece el impacto del mismo en el contexto, una muestra de ello es que la

mayoría de las estudiantes que realizaron proceso de admisión, fueron motivadas por la variedad de

actividades que se posteaban en las redes sociales.

- Se denota mayor apropiación en cada líder de procedimiento, por ende, un Sistema de Gestión de

Calidad más consolidado.

- El clima laboral obtuvo una valoración muy positiva. Aun en medio de la virtualidad, se siguió

trabajando en pro del bienestar de los empleados.

2. Cambios internos y externos que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad

Para el año 2021 se proyectan los siguientes cambios que pueden influir en el funcionamiento del Sistema

de Gestión de calidad:

- Los cambios propios realizados a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

- El fortalecimiento del nuevo enfoque pedagógico Enseñanza para la Comprensión.

- La actualización del PEI y su integración al Sistema de Gestión de calidad.

- La implementación de los requisitos legales del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, que exige

pronta actualización. Sumado a esto, las nuevas legislaciones que se han establecido a partir de la

situación de pandemia por la Covid 19.

- La implementación del nuevo plan de estudios desde la posible modalidad de alternancia.

- El segundo año del seminario de Metodología de la investigación para las estudiantes de 11°

- La elaboración del proyecto de bilingüismo.

3. Desempeño y Eficacia del Sistema (de los Procesos y Conformidad del Servicio )

La revisión por la dirección se realiza con la intención de identificar el nivel de cumplimiento de las metas

propuestas en cada una de las gestiones para el 2020.

Tal como se describe en el mapa, el primer proceso es el de Gestión de Dirección, en el cual se observa

un nivel de cumplimiento de 99% y 97% en las actividades establecidas en el Plan Operativo Anual para el I

y II periodo respectivamente. Para el I Semestre no se logró socializar con los padres de familia el debido

proceso para el reporte de quejas, sugerencias e inquietudes, mientras que para el II, no se ejecutó la

elaboración y divulgación del nuevo himno institucional, la socialización con los padres de familia del debido

proceso para los casos convivenciales y académicos y la socialización de las formaciones recibidas de

manera externa.

De acuerdo a lo anterior, es importante tener en cuenta que, para el año 2020, se habían establecido 30

metas, de las cuales se cumplieron 23. Se observa que se alcanza el nivel admisible con un porcentaje de

81% de cumplimiento. Algunas de las metas no alcanzadas, fue debido a la situación de pandemia que

afectó distintas áreas de la sociedad en general y por supuesto, en la institución.

Entre las metas que no se lograron, se evidencia desde la gestión de Dirección el: Incremento de la

población a 595 estudiantes en la matrícula para el 2021, alcance del 90% de satisfacción de los clientes y



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divulgación del PEI a los miembros de la comunidad educativa.

Desde el Diseño, no se logró alcanzar un nivel B1 en un 60% de las estudiantes de 11° y un nivel A2 en el

40 % de las estudiantes de 5°. Por otro lado, en lo que concierne a la Administración, no es posible

evidenciar la disminución de la cartera morosa en el 3% Finalmente, en cuanto al Talento Humano, no fue

posible adicionar y aplicar 2 estrategias de gestión del conocimiento respecto al año anterior.

Para el próximo año se debe elaborar un nuevo plan de desarrollo acorde a la realidad contextual de la

institución y sociedad en general. Se sugiere a los procedimientos de Talento humano, se debe seguir

creciendo en las estrategias de gestión del conocimiento, y en la Administración, se aúnan los esfuerzos

para trabajar en pro de la disminución de la cartera morosa.

Los planes operativos anuales se desarrollaron de la siguiente manera, se observa cumplimiento del 100%

en los procedimientos de Diseño, planeación y prestación del servicio, Presupuesto, ingresos y gastos

y SG – SST. El incumplimiento se evidenció en los procedimientos de Direccionamiento para el I

Semestre, ya que no se logró socializar con los padres de familia el debido proceso para el reporte de

quejas, sugerencias e inquietudes, para el II semestre no se ejecutó la elaboración y divulgación del nuevo

himno institucional. En lo que concierne al procedimiento de Acompañamiento, la socialización con los

padres de familia del debido proceso para los casos convivenciales y académicos. Por último, desde el

Talento Humano, no se dio la socialización de las formaciones recibidas de manera externa.

En lo que respecta a la actualización del contexto institucional, en su mayoría se realizó a través de

formularios virtuales de Google, debido a la situación de aislamiento motivada por el gobierno nacional. Con

base en los resultados, se evidenciaron las fortalezas y aspectos de mejora además de las necesidades de

las partes interesadas, las cuales fueron insumo para determinar la actualización de la matriz de gestión del

riesgo 2020 y los respectivos controles pertinentes para disminuir los niveles de la misma.

La Dirección ha ejercido control sobre los cambios proyectados en el Sistema de Gestión de calidad para el

2021, a través de la aplicación de las actividades registradas en la Guía de Planificación de cambios,

presentando a mediados del mes de octubre, las propuestas de los mismos por procedimiento, al Comité de

calidad inspectorial. En esta reunión virtual, se analizaron las propuestas emitidas por los representantes de

cada institución, posterior a ello, se realizó la aprobación de los mismos por parte de las rectoras y se

establece la entrega del sistema actualizado para el próximo año. Es importante destacar que, varios de los

cambios sugeridos, se propusieron pensando en la nueva modalidad virtual que se experimentó durante el

año, por ello se vuelve necesario realizar un ajuste que permita formatos más acordes a dicho contexto.

En cuanto al seguimiento a la eficacia de los cambios aplicados durante el 2020, los líderes de cada

procedimiento consideraron que fueron positivos, teniendo en cuenta que optimizaron la ejecución de las

actividades del mismo. Quienes participan en la aplicación de los formatos, expresaron que los cambios

permitieron mejor organización de la información, optimización en el manejo de los registros, mayor precisión

de las actividades y sus responsabilidades, entre otros.

Por otra parte, durante el 2020 se continuó ejerciendo control sobre la conformidad del servicio, aplicando

los tratamientos pertinentes para los servicios no conformes evidenciados en la modalidad virtual, los cuales

incrementaron en comparación al año anterior. En total se evidenciaron 68, los cuales se dieron de la

siguiente manera; 59 en el procedimiento de Diseño, planeación y prestación del servicio, en su mayoría

relacionados con la afectación del desarrollo normal de las clases a causa de la inasistencia por parte de los

docentes, modificación de estrategias e incumplimiento de tópicos, debido a la intempestiva aparición del

virus que ocasionó la interrupción de las clases de forma presencial; 7 en Pastoral por incumplimiento de las

actividades planificadas y 2 en el instructivo de Admisiones y matrícula.



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Desde la Gestión de Formación, específicamente en el procedimiento de Diseño, planeación y

prestación del servicio, se logró la capacitación con todas las áreas en Diseño de evaluaciones por

competencias y se revisaron las mallas curriculares, verificando la pertinencia de las mismas. De estos

espacios de capacitación, se obtienen unas conclusiones para tener en cuenta en los ajustes de las mallas

para el 2021. Con la intención de alcanzar altos estándares académicos se continuó la preparación de las

pruebas Saber con las estudiantes de 11°, definiendo un plan de trabajo en el fortalecimiento de las

competencias que evalúa el Icfes. Se realizaron simulacros y teniendo en cuenta los resultados, se

establecieron espacios intensivos en las asignaturas de Biología y Química. En el último periodo se

profundizó la preparación en Matemáticas, Estadística, Geometría, Lectura Crítica, Competencias

Ciudadana e inglés.

Se retomó el Preicfes virtual con las estudiantes de 10° y se realizaron simulacros para evaluar sus

fortalezas y trabajar en las debilidades.

Por otro lado, al observar la medición de los indicadores correspondientes al procedimiento, se destaca lo

siguiente:

Al promediar los resultados académicos, el cumplimiento del diseño y la satisfacción de la egresada,

se evidencia un 98,5% en la eficacia del Diseño Académico, superando la meta establecida.

Durante el año escolar se logró la prestación del servicio educativo a la luz del modelo pedagógico de

Enseñanza para la Comprensión desde la modalidad virtual, permitiendo el alcance de los logros

académicos. Se resalta la pertinencia de los planes de área y del plan de estudio, favoreciendo la

formación humanista de las estudiantes, acorde a los lineamientos de la Institución. Analizando el

resultado de satisfacción de las egresadas, se concluye que el 100% se encuentran satisfechas con

la formación adquirida, el desarrollo de competencias y habilidades que les permiten desempeñarse

en su experiencia universitaria, así como la formación en valores que les aporta a su proyecto de

vida.

En lo concerniente al indicador de Resultado académico, se observa un nivel de aprobación del

99,1% y no aprobación correspondiente al 0,9% Se evidencia el alcance de la meta establecida,

superando el nivel admisible. Todas las asignaturas contenidas en el plan de estudio fueron

aprobadas. Se destacan algunas asignaturas que lograron el 100% como son: Social Studies,

Science, Ed. Física, Artes Plásticas y Música. En Preescolar, todas las asignaturas del Plan de

Dimensiones alcanzaron el 100% de aprobación. En el último periodo académico, se evidencia que

la asignatura de Física obtuvo el mayor número de no aprobación con el 10%.

Al realizar el análisis del nivel de cumplimiento de tópicos correspondientes al IV periodo, se

evidencia que el 99,92% de lo planeado se cumplió a cabalidad y el 0,08% de incumplimiento

corresponde a la asignatura de Sociales con 3%. Se resalta la mejora en el Preescolar con un

cumplimiento del 100% de todos los tópicos programados, lo anterior se debe al ajuste de tópicos en

la malla curricular de prelectoescritura en el IV periodo. Por lo anterior, se continúa con la acción

correctiva que se había establecido desde la finalización del I periodo.

Por otro lado, en lo concerniente a la evaluación de satisfacción con los padres de familia, se identifica

una disminución del 2% en comparación al año anterior. Se evidencia que se debe seguir trabajando en

mejorar la “Atención oportuna a las solicitudes e inquietudes, manifestadas por los padres de familia o

acudientes, respecto al proceso académico en la modalidad virtual”, la cual fue valorada en 79%

Con respecto a la evaluación institucional, se observa el incremento en la valoración, de tal manera que

fueron evaluados en un 100% de aprobación, aspectos relacionados con el diseño curricular tales como: el



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currículo responde a las necesidades de los estudiantes y a los problemas sociales, culturales, económicos y

ambientales evidenciados en el contexto, aplicación del Modelo Pedagógico Enseñanza para la

Comprensión, comunicación oportuna de criterios para la adopción de metodologías coherentes con el

modelo pedagógico de la institución, planeación y organización de las actividades de apoyo, pertinencia y

retroalimentación del seguimiento al plan de estudios.(Revisión de planes de área/ dimensiones curriculares,

planeadores, control y seguimiento del área, seguimiento al registro de calificaciones en la plataforma),

comunicación y seguimiento a la aplicación de los criterios del SIEE, planeación y verificación de estrategias

pedagógicas, acordes al desarrollo de las competencias evaluadas en los lineamientos curriculares, EBC,

DBA y Pruebas Saber, verificación de la planeación acorde a los intereses y conocimientos previos de las

estudiantes, pertinencia y utilidad de los cambios introducidos en la prestación del servicio desde el entorno

virtual, al igual que la validación y control del sistema institucional de evaluación aplicado a las estudiantes.

El único ítem en el que se evidencia una disminución del 3%, fue el relacionado con la proyección y

seguimiento al desarrollo de los proyectos pedagógicos institucionales, evaluado en 97%

Al realizar la revisión de la satisfacción de las estudiantes con los proyectos pedagógicos, se observa

que todos están por encima del 80%. En primer lugar, se evidencia que el proyecto “Educación para el

ejercicio de los derechos humanos” con 89%. En segundo lugar, el de “Comunicación” con 87,2%. Seguido

de él, se halla el de “Educación ambiental” con 86,6%. En el cuarto lugar, se evidencia el proyecto de

“Estilos de vida saludables y aprovechamiento del tiempo libre” con 85,9%. Posterior a este, se encuentra el

de “Orientación profesional y emprendimiento” con 85,1% Por último, el proyecto de “Educación sexual” con

82,3%.

Por otra parte, se llevaron a cabo las actividades del Instructivo de Admisiones y matrículas excepto las

reportadas en los servicios no conforme, los cuales estuvieron relacionados con la legalización de la

matrícula con la documentación incompleta y falta de firmas en documentos como el pagaré y contrato. El

indicador relacionado con la permanencia de las estudiantes, se mantiene la meta, pues se obtuvo un

resultado de 99.8%, aunque el incumplimiento es muy bajo, en este caso del 0,2%, teniendo en cuenta la

situación de confinamiento, se retiró 1 estudiante de 10°, cabe anotar que no lo hicieron por motivos

económicos, sino que no se habituaron a las clases virtuales, otra se trasladó a otra ciudad o en sus hogares

no les pueden hacer el acompañamiento. Durante el 2020, el indicador de la utilización de la capacidad

instalada se evidencia el incumplimiento del 20%, en comparación con el resultado del año 2019; no se ha

superado la meta, pero si se llega al nivel admisible del 80%. Se sigue trabajando con las diferentes

herramientas como la página Web, Facebook, Instagram, Youtube, para dar a conocer todos los servicios

que ofrece la institución y lograr la captación de clientes en la misma.

Con relación al procedimiento de Acompañamiento, se evidencian como fortalezas, el diseño, revisión y

socialización del protocolo de conectividad segura para las estudiantes, con el propósito de garantizar en los

encuentros formativos y académicos ambientes de sana convivencia y agregar un anexo al manual de

convivencia que diera respuesta a las situaciones convivenciales que se pudieran presentar desde el

entorno virtual. Se ejecutó la atención y acompañamiento a estudiantes, docentes y padres de familia,

dándole respuesta a las inquietudes y/o necesidades presentadas desde el entorno familiar y escolar con la

estrategia de aula en casa. Así como, diseño y ejecución de planes de aula, dándole respuesta a la

motivación, encuentro y familiaridad entre compañeras y acompañante grupal. De igual manera, el

seguimiento periódico con la implementación de la estrategia “Visita al Aula”, con la cual se retroalimentaba

por correo electrónico a la acompañante grupal las impresiones de dicha visita. Asimismo, garantizar el

cumplimiento de las actividades planeadas y la trazabilidad de las mismas.

Se continúa garantizando la realización de las remisiones y atención de las estudiantes que lo requieran a



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las diferentes dependencias. La participación de la coordinación de convivencia y orientación escolar en la

entrega de informe parcial y entrega de informes de final de periodo a los padres de familia, genera

encuentros de motivación y acuerdos que busquen los buenos resultados académicos y formativos en

nuestras niñas y jóvenes. Es importante destacar que, se obtuvieron resultados satisfactorios en la auditoría

interna, pues se evidenció el cumplimiento de los requisitos del procedimiento de Acompañamiento,

establecidos en el Sistema de Gestión De Calidad. Es pertinente mencionar el crecimiento del diseño e

implementación de las actividades propuestas en el plan de aula como estrategias que favorecieron el

conocimiento y apropiación del protocolo de conectividad segura, el debido proceso para dar respuesta a

situaciones convivenciales y académicas por parte de las estudiantes, docentes y personal administrativo.

Por otro lado, la medición del logro en la convivencia se dio de la siguiente manera, 98,6% de aprobación en

el primer periodo. En el segundo, 95% levantándose una acción correctiva en el grado 8°B, puesto que el

70% de los estudiantes, no aprobaron la convivencia debido a una situación de fraude colectivo, en la cual,

se aplicaron los correctivos pertinentes. Para el tercero, 96% y finalmente, en el cuarto periodo, se obtuvo

un resultado de 97%, y se evidencia que el grado 9°B no alcanza el nivel admisible, ya que el 25% de las

estudiantes, evidencian impuntualidad reiterativa, pero no se levanta ninguna acción correctiva pues era el

tiempo de finalización del año escolar. No obstante, se sugirió tener en cuenta dicho aspecto para la

planeación del próximo año.

Desde el procedimiento de Pastoral se observa el indicador de eficacia de la Pastoral, con una valoración

general de 95,8% aumentando el porcentaje en comparación del año pasado en cuando al indicador

general, manteniendo el nivel por encima de lo establecido dentro del procedimiento, sin embargo, se hace

necesario continuar con la acción correctiva abierta el año pasado, pues al finalizar el año escolar se

evidencia que el ítem “Las actividades realizadas en el entorno virtual, estuvieron acordes con tus intereses

y gustos”, fue evaluado en 78%, es decir, por debajo del nivel admisible. Por otro lado, en las encuestas

realizadas a las estudiantes, se rescata la pertinencia de la pastoral para la creación de un ambiente

salesiano y la formación en valores, lo cual complementa la misión de la Institución en la formación integral

desde la espiritualidad salesiana. De igual manera, se denota la acogida tanto de docentes como de padres

de familia para la realización de las diversas propuestas pastorales dadas dentro del colegio. Este año 2020

motivó a la comunidad educativa a valorar un poco más el esfuerzo realizado por continuar haciendo camino

en la formación y vivencia de valores, sin embargo, con los padres de familia disminuyó en un 6% por lo que

se sugiere para el próximo año, no dejar de lado las convivencias, los encuentros con ellos y la preparación

a los sacramentos tanto de Primera Comunión como de Confirmación. Por otro lado, aunque el indicador de

la evaluación institucional tiene excelentes porcentajes, se consideró necesario dejar abierta la acción

correctiva con respecto a la formación de los trabajadores de servicios generales para poder realizar un

trabajo espiritual más constante donde ellos se vean y se sientan implicados en el proceso pastoral del

colegio, de igual manera se puede continuar con la catequesis que fortalece su vida de fe.

Al analizar la información correspondiente al proceso de Gestión Administrativa y Financiera, se inicia con

el procedimiento de Presupuesto, ingresos y gastos, el cual se caracterizó por ejercer control en lo que le

concierne, a pesar de las modificaciones que se tuvieron que realizar a partir de la situación de pandemia. Al

observar el indicador de nivel de ejecución presupuestal, se evidencia un cumplimiento de 94% en

ingresos y 89% en gastos para el primer semestre y 92% y 91% en el segundo, respectivamente. El Consejo

Administrativo Local, determinó continuar para los meses de Agosto a Diciembre de 2020 con el descuento

del 12%, para aquellos padres de familia o acudientes que cancelaran las pensiones dentro del mes vigente

para obtener el descuento para el mes siguiente. Para la facturación del mes de Agosto, se le otorgó el

descuento del 12% aquellas familias que al 31 de julio se encontraban a paz y salvo con las pensiones, y así

para los meses posteriores, ya que el sistema factura el día primero del mes, fecha en la cual se aplican



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contablemente los descuentos. Dicha decisión incentivó al pago oportuno y generó beneficios económicos a

las familias, aliviando el costo de las pensiones. Dada la alta cartera, se convino con la empresa de

cobranzas COBI cancelarles un salario mínimo más IVA sin generar gasto de cobranza a los deudores,

dándole continuidad al proceso de gestión de recuperación de cartera sin generarles gastos adicionales a

las familias Mauxi Norte, dicho valor garantizó durante el semestre la sostenibilidad de la prestación del

servicio de COBI y la ejecución de todo el proceso necesario para la administración y recuperación de la

cartera del colegio. A finales del mes de Agosto de 2020 se inició el proceso, la Coordinación Administrativa

mediante la plataforma COBI, actualiza diariamente la información de los pagos realizados con el fin de que

dicha empresa cuente con la información real para el cobro de la cartera.

En lo correspondiente al procedimiento de Infraestructura y mantenimiento, se logró ejecutar lo

programado en cuanto al Mantenimiento Preventivo, el cual ha permitido durante este tiempo de pandemia

mantener los equipos (sonido, y aires acondicionados de salones y oficina, etc.), e instalaciones en buen

estado y funcionamiento, disminuyendo el deterioro de los mismos, con el fin de poder seguir brindando una

prestación del servicio educativo con calidad al momento en que vuelva a la presencialidad y también se

contó con los mantenimientos de los dispensadores de agua, fuente de agua taller y fotocopiadora que

hacen parte de este.

El indicador de mantenimiento preventivo y correctivo, dio como resultado 105% que corresponde a la

ejecución del 100% de las actividades programadas para el segundo semestre y el 5% adicional a las seis

actividades del primer semestre , las cuales fueron reprogramadas y ejecutadas. En cuanto al mantenimiento

correctivo, estos fueron muy pocos, en total 7, de los cuales 6 fueron reportes de mantenimiento o soporte a

computadores, por lo que nuestro proveedor Rosman Amaranto atendió a cada uno, y en algunos momentos

tuvo que desplazarse al domicilio de los empleados, con el fin de continuar con la prestación del servicio. Por

otra parte, la reprogramación del aseo y la limpieza que se realizó en el primer semestre, permitió que el

personal de mantenimiento (hombres) se dedicara más al mantenimiento y reparaciones locativas, mientras

que el personal de servicios generales (mujeres) se pudieron dedicar a la limpieza de las distintas zonas del

colegio, embelleciendo más los espacios y generando ambientes de trabajo más agradables. Cabe resaltar

la labor del personal de Servicios Generales y de Mantenimiento, por su compromiso, entrega, y

disponibilidad, en medio de esta pandemia lo cual ha permitido la ejecución de la programación de aseo y

limpieza, del plan de mantenimiento preventivo desde su quehacer optimizando la mano de obra,

disminuyendo costos y la ejecución de adecuaciones derivadas de las inspecciones realizadas por parte de

la Coordinación Administrativa a las instalaciones. El indicador que mide la satisfacción del servicio obtuvo

el 100% en su resultado, lo cual indica que los miembros de la Comunidad Educativa están satisfechos con

la atención oportuna a los mantenimientos correctivos, valorando el servicio prestado por el técnico en

computadores. Esto se debe a la inspección diaria que se le da a la institución y al esfuerzo por parte de la

Coordinadora Administrativa con el apoyo del personal de servicios generales, proveedores de servicio y

suministro, para ofrecer respuestas oportunas, con calidad y eficacia.

Al continuar con las actividades relacionadas con el procedimiento de Talento humano, se evidencia que se

llevaron a cabo cada una de las actividades sugeridas en la caracterización del mismo, las cuales inician

desde la adecuada vinculación de los empleados, formaciones de los mismos, evaluaciones de desempeño,

formaciones correspondientes y desvinculaciones con controles acordes al mismo como lo es, realización de

exámenes de egreso y retroalimentación a quienes compete. Durante el segundo semestre, reingresó una

docente, a la cual se le realizaron los procesos pertinentes para su vinculación. Al analizar los indicadores,

se evidencia que, el indicador de clima organizacional, obtuvo una valoración del 100%, lo cual es

muestra del incremento y de la efectividad de las acciones emprendidas para este fin. En cuanto al

indicador de valoración por competencias para el año 2020 tiene un cumplimiento del 96,2%, esto



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significa que la mayoría de los trabajadores cumple con todos los requisitos estipulados en el manual

descriptivo de cargos. Se cuenta con dos docentes que estiman un 3,8% de incumplimiento, los cuales están

en la etapa final de su formación universitaria en el área donde se desempeñan laboralmente, ya que

cuentan con conocimientos específicos en su disciplina y una amplia gama de experiencia en el campo de la

educación. El indicador de eficacia de la capacitación, estima que el 100% de las capacitaciones brindadas

en los transcurrido del año, fueron completamente eficaces para los empleados, lo que supone, dio

respuesta a las necesidades detectadas. El indicador de valoración de desempeño tiene un cumplimiento

del 100%, esto demuestra que los empleados contratados durante el 2020, han cumplido con las

competencias aptas para su perfil y de igual forma con todos los requisitos estipulados en el manual

descriptivo de cargos.

En lo que concierne a la gestión del conocimiento, se evidencia que se incumplió con una de las

actividades planeadas para seguir fortaleciendo las estrategias relacionadas con dicho aspecto, por lo que

se invita a la líder del procedimiento a establecer y monitorear estrategias más eficaces y acordes a la

realidad contextual de la institución.

Al analizar el procedimiento de Seguridad y salud en el trabajo, se evidencia que se dio cumplimiento al

100% de las actividades, varias de estas venían desarrollándose desde el I Semestre.

Al iniciar el segundo semestre, se realizó la revisión y actualización de la Matriz de Requisitos Legales, de

acuerdo al procedimiento establecido por la entidad, la cual implicó la inclusión de legislación. Como

segunda actividad, se garantizó la ejecución de los planes anuales de trabajo del COPASST y COCOLA. En

lo concerniente a la rendición de cuentas de SG SST a la alta dirección, se realiza a través del informe de

gestión que se elabora con base en el POA. De igual manera, se realizó el seguimiento a la ejecución de los

controles definidos en la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y la

ejecución de las auditorías internas del SG SST, en el mes de octubre, con la intención de identificar las

fortalezas y oportunidades de mejora correspondientes al procedimiento. Como última actividad, se siguió

garantizando la ejecución del programa de bienestar, las cuales ayudaron a fortalecer el nivel de satisfacción

de los empleados.

Durante este periodo también se hizo una nueva revisión al protocolo de bioseguridad, con la intención de

actualizarlo con la información correspondiente al regreso de las estudiantes.

De igual manera, se implementó una prueba piloto del funcionamiento del protocolo en la institución con el

regreso de los docentes, lo cual resultó muy positivo, puesto que fue pertinente para identificar los recursos

necesarios para seguir optimizando la prestación del servicio. Entre las acciones de mejora implementadas,

se considera la elaboración de los programas de bienestar y PyP, teniendo en cuenta que esta información

no estaba consignada en ellos, ya que no existía la conformación del documento como tal. De igual manera,

la realización de los exámenes médicos de ingreso, previos a la fecha de contratación. Desde el SG SST se

ha insistido en una necesidad evidente en la institución e inspectoría en general, relacionada con la asesoría

por parte de alguna persona que tenga conocimiento específico en el tema para la elaboración de

documentos pertinentes y actualizados conforme a la legislación vigente, así como las necesidades

evidenciadas en la auditoría interna.

GRADO EN QUE SE HAN LOGRADO LOS OBJETIVOS DE

CALIDAD

PESO

TOTAL

RESULTADO

OBTENIDO

PORCENTAJE

OBTENIDO

1. Garantizar la sostenibilidad y la mejora continua de la

institución para responder a las necesidades educativas

actuales.

21 16,5 16,5%



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2.- Satisfacer las necesidades y expectativas de los

clientes buscando su permanencia. 14 12,8 12,8%

3. Formar integralmente a las estudiantes según los

principios del Sistema Preventivo y los lineamientos

pedagógicos de la Institución.

35 34,4 34,4%

4. Fortalecer las competencias del personal y mantener un

clima laboral que propicie la búsqueda permanente de la

excelencia educativa.

15 14,1 14,1%

5. Administrar y proveer los recursos necesarios para

apoyar la ejecución de los procesos. 15 15 15%

RESULTADO OBTENIDO 100 92,8 92,8%

DESEMPEÑO DE PROCESO PESO

TOTAL

RESULTADO

OBTENIDO

PORCENTAJE

OBTENIDO

Gestión de Dirección 35 29,3 29,3%

Gestión de Formación 35 34,4 34,4%

Gestión Administrativa y Financiera 30 29,1 29,1%

PORCENTAJE OBTENIDO 100 92,8 92,8%

TOTAL SISTEMA MÁXIMO

ALCANZABLE RESULTADO OBTENIDO

PORCENTAJE

OBTENIDO

S G C 100 92,8 92,8%

La medición final de los objetivos de calidad, evidencian un alcance del 92,8% de eficacia del Sistema de

Gestión de Calidad, resultado que se encuentra por encima del nivel esperado por la Institución y supera en

6,9% al resultado del año anterior, por lo que se considera un sistema eficaz. Se concibe la idea de seguir

implementado acciones que garanticen la mejora continua de la institución y cada una de las gestiones que

se describen en el mapa de procesos de la misma.

4. Satisfacción del cliente y Retroalimentación de las partes interesadas

De acuerdo a las encuestas de satisfacción aplicadas a los padres de familia, se evidencia un nivel de

satisfacción del 88% respecto a los servicios que ofrece la institución, 12% menos que el año anterior, por lo

que se deben evaluar los aspectos en los que hubo disminución. No obstante, otro factor diferenciador, fue

la ampliación de la muestra, lo cual genera mayor variación en los resultados. A pesar de lo anterior, de los

21 aspectos evaluados, solo uno fue valorado por debajo del nivel admisible en 79%, el cual está

relacionado con la atención oportuna a las solicitudes e inquietudes, manifestadas por los padres de familia

o acudientes, respecto al proceso académico en la modalidad virtual.

Los ítems que evidencian mayor satisfacción están relacionados con la orientación a las estudiantes para el

desarrollo, fortalecimiento y vivencia de los valores institucionales en el entorno virtual con 94%, los

procesos de orientación y formación para la sana convivencia en el entorno virtual en 93% y el

acompañamiento que realiza la acompañante grupal en la modalidad virtual en 95%

Por otro lado, en lo relacionado con la satisfacción de las estudiantes, se evaluaron 33 servicios ofrecidos,

distribuidos de la siguiente manera: 31 docentes y 2 servicios específicos que ofrece la institución: Pastoral y

orientación escolar. Los aspectos evaluados por las niñas, fueron: actitudes en 91,9%, habilidades en 90%,



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práctica pedagógica en 90,8% y acompañamiento en 92,1%. En el único que se observa una mínima

disminución de 0,3%, fue en el relacionado con la práctica pedagógica, los demás se incrementaron en

comparación al año anterior. Es importante resaltar que, los servicios de enfermería, biblioteca, tienda

escolar y enfermería no fueron evaluados, puesto que no se ofertaron debido a la situación de virtualidad.

Desde la Dirección se recibieron 26 quejas durante el 2020, 19 en el I semestre y 7 en el II semestre. Es

importante resaltar que el indicador de nivel de efectividad de quejas obtuvo una valoración de 100% en

ambos semestres, teniendo en cuenta que, se le dio tratamiento a todas las quejas recibidas. Asimismo, se

pudo constatar la satisfacción de los padres de familia, a través del formulario en el que se acogió la

percepción de los acudientes frente a las repuestas ofrecidas por la institución, las cuales se dieron por

medio de cartas, comunicados, citas personales y/o virtuales, una vez cambió la modalidad de aprendizaje.

Las quejas presentadas hacen alusión a la cantidad de tareas puestas, lúdicas y plan de trabajo frente a la

contingencia. Por otro lado, se evidencia entre las solicitudes, el factor común relacionado con la disminución

del costo de las pensiones, durante la situación de pandemia.

Continuando con las partes interesadas, los proveedores expresan que se sienten satisfechos con la

responsabilidad contractual que les ofrece la institución. Al observar el indicador de evaluación de

proveedores, se identifica una valoración de 100% en ambos semestres, puesto que son confiables y han

cumplido con las especificaciones requeridas en el suministro de Insumos y Servicios, respondiendo con

calidad a las necesidades de mantenimiento y reparación de equipos, obras civiles, mantenimiento de

software, suministro de papelería e insumos para mantenimiento, textos, material didáctico, activos entre

otros. La coordinadora administrativa expresa el cumplimiento de los mismos con respecto a su servicio y/o

producto, así como los documentos reglamentarios que les competen. Lo anterior también puede

constatarse en la reevaluación que se realiza a cada proveedor, en la que se observa el cumplimiento de los

mismos.

Por parte del MEN – SED, se conversa con la Dra. Doris Domínguez, funcionaria de la secretaría de

educación de Barranquilla, quien se ha encargado de acompañar al colegio en el proceso de formación.

Dicha representante reconoce la mejora continua de la institución y el compromiso de su líder, quien siempre

expresa sus deseos de actualización del currículo y el fortalecimiento de un ambiente escolar adecuado al

contexto de la comunidad educativa. Hasta el momento no se ha recibido ningún tipo de notificación

negativa por parte del MEN o SED, lo que significa que no se ha incumplido con ninguno de los lineamientos

expedidos por dichas entidades. A partir de los lineamientos y directivas emitidas, se tomaron ciertas

decisiones para la planeación correspondiente al 2021.

Por último, al consultar con la rectora de la institución, como miembro de la Inspectoría relacionada

directamente con la prestación del servicio educativo, hizo énfasis en los siguientes aspectos. La inspectoría

se encuentra satisfecha y sorprendida de forma positiva porque pese a la situación de pandemia, el colegio

se sigue caracterizando por:

* Calidad en la prestación del servicio.

* Creatividad y capacidad de reinventarse.

* Cuidado con la posible deserción escolar.

* Cuidar la estabilidad económica de la institución para garantizar el pago oportuno a los empleados.

*El esfuerzo por cuidar la salud de los empleados a partir de los requerimientos establecidos desde el

protocolo de bioseguridad. Asimismo, el sostenimiento de la nómina de empleados evitando el despido de alguno de ellos durante la

situación de pandemia.



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5. Estado de las No Conformidades y Acciones Correctivas

Según lo observado en el indicador, se evidencian 31 acciones correctivas y 7 de mejora en el II semestre

del año 2020, distribuidas de la siguiente manera:

Direccionamiento estratégico, (2), Mejora continua (4), Diseño Curricular (9 correctivas y 3 de mejora), de

las cuales se proyectaba cerrar (9) en el semestre, pero se logró la finalización de (8). Desde el instructivo

de Admisiones y matrícula (2 correctivas y 2 de mejora), de las cuales se logró cerrar lo que se planeó (1).

En lo que concierne al procedimiento de Acompañamiento, se evidencian (4 correctivas y 2 de mejora), de

las cuales dos pertenecen a la Orientación escolar, se proyectaba el cierre de todas las correctivas y se

logra de la misma manera. Por otro lado, en cuanto al procedimiento de Pastoral, se observan (2) que se

esperaban cerrar durante el segundo semestre, pero no fue posible. Las acciones de Mantenimiento (2), se

cierra 1 y Talento Humano, (5) se cierran 2, tal como se tenía planeado.

En conclusión, de las 38 acciones del II semestre del 2020, se proyectaban cerrar 22, de las cuales, se logró

el cierre de 19, lo cual equivale al 86% de cumplimiento del indicador, siendo muestra de planes de acción

efectivos y pertinentes a la realidad institucional aun en épocas de pandemia. Por lo anterior, se observa que

se supera el nivel admisible y se dará cierre a la acción correctiva relacionada con este aspecto.

6. Resultados de Auditorías Internas

Las auditorías internas, se desarrollaron a través de las plataformas Zoom y Meet, así como de manera

presencial, las que fueron posibles. En este, se incluyeron todos los procedimientos; Direccionamiento

estratégico, Mejora continua; Diseño, planeación y prestación del servicio, instructivo de Admisiones y

matrícula, Acompañamiento, Pastoral; Presupuesto, ingresos, gastos e inversiones, Infraestructura y

mantenimiento, Talento humano y SG – SST.

A continuación se relacionan las no conformidades detectadas, que llevaron a la elaboración de planes de

acción pertinentes para cada necesidad.

HALLAZGOS DE NO CONFORMIDADES

Proceso Requisito de

Norma Descripción

Gestión de Formación.

7.5

En la revisión no se evidencia el informe valorativo de nivelación de lengua castellana en

una de las estudiantes, la cual obtuvo desempeño bajo en el examen de admisión.

Una de las entrevistas realizadas por la

orientadora escolar no tiene la firma propia de la persona, sino su nombre escrito por otra persona.

Gestión Administrativa y

financiera.

7.5

En la revisión del formato en la cual se diligencia las respectivas evaluaciones para la elección del

proveedor indicado no se encontró el archivo completo pues faltan las respectivas evaluaciones

cuantitativas.


financiera. (Infraestructura y mantenimiento).

7.5 En la revisión el formato PGA 02-R04, no

corresponde al código presentado en los formatos mostrados como evidencias del procedimiento.



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financiera (Talento Humano).

7.5

En la revisión de las evaluaciones de desempeño que fueron realizadas en noviembre del 2019, no se evidenciaron planes de mejoramiento de los

docentes ni del personal de apoyo.

En la revisión del plan de formación, no se evidencia el control de la asistencia y la encuesta de satisfacción con la capacitación de todas las

formaciones que se han realizado desde la virtualidad.

A pesar de que se han realizado las evaluaciones de desempeño, se evidencia que en las aplicadas

al personal de apoyo, se encuentra un formato desactualizado, que no hace parte del Sistema de

Gestión.

7.1.6.

En la revisión de evidencias del plan de formación, no se evidencia planeación de

Formación en EPC, pero si se encuentran el control de la asistencia y la evaluación con la

capacitación.

7. Desempeño de los Proveedores externos

Durante el año 2020, se aplicaron 139 evaluaciones y/o reevaluaciones a nuestros proveedores, como

resultado se obtuvo el 100%, superando la meta y el nivel admisible, lo cual demuestra que los proveedores

de la Institución continúan cumpliendo con las especificaciones requeridas en el suministro de insumos y

servicios, respondiendo así con calidad a las necesidades de mantenimiento y reparaciones de Equipos,

obras civiles y servicio de mantenimiento de Software.

8. Adecuación de los recursos

El colegio María Auxiliadora Norte se preocupó todo el tiempo por la adecuación de los recursos disponibles

y la adquisición de nuevos que consolidaran la prestación del servicio educativo. Para el 2020, las mejoras

se evidenciaron en aspectos como:

- Construcción de una nueva aula de clases en la zona de la primaria.

- Dotación del aula de clases nuevo 47D con Tablero acrílico, Bafle para el sonido, carteleras, pupitres.

- Adecuación de tarima y fachada del palco del teatro

- Instalación de piso en granito para el salón 33 y pulimiento

- Adecuación del Laboratorio Física y Química con un mesón en cemento y enchapado en cerámica

para el uso de las estudiantes.

- Adquisición de 10 mesas plegables para el uso de la comunidad educativa en los eventos internos de

la institución.

- Adquisición de Aire acondicionado para el Salón de 47D.

- Adquisición de 8 mesas y 34 sillas plásticas para comedor de preescolar y primaria.

- Esquineros para cada unidad sanitaria de preescolar.

- Adquisición de dos computadores para sala de informática.

- Adecuación del aula #38 instalación de mosaico en todas las paredes

- Adquisición de diez diademas para uso en la sala de informática

- Adquisición de mesa de ping pong, par de raquetas y pelotas.



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- Cambio de las puertas de entrada de los baños 1 y 2 patio María Auxiliadora.

- Siete rejas protectoras en aluminio natural para las ventanas de los salones 46D y 47D

- Impermeabilización con manto edil de 2.5 mm de 560 metros del techo de la Capilla/Teatro.

- Suministro de tres protectores para ventanas en panal 2.00 * 1.20 mts, para el aula 25B

- Adecuación de unidad sanitaria para el uso de las Coordinadoras y Calidad.

- Dotación de un computador de escritorio generación 7 para el uso de Marketing.

- Adquisición de 12 escritorios rectangulares y 12 sillas para el uso de los docentes en las aulas

- Adquisición de 2 descansa pies, 6 bases para computadores portátiles , mouse, Pad Mouse

- Adquisición de cinco discos sólidos para potenciar computadores portátiles de Calidad, Convivencia,

Académica y discos en equipo de Coordinadora Administrativa.

- Adquisición de un computador Portátil para Rectoría.

- Adquisición de reflectores e instalación eléctrica para la valla publicitaria.

- Adquisición de escaleras metálicas mediana y grande para el uso personal de servicios Generales.

- Elaboración de canastas protectoras para las 7 condensadoras de los aires acondicionados de la zona

de preescolar

- Cambio de teléfono programador de la Recepción y cambio teléfonos de Coordinación Administrativa

- Marcación de las escaleras y desniveles con cintas antideslizantes. Prevención de accidentes en

escaleras y desniveles.

- Adquisición de dos microondas para el uso de Docentes y Administrativos. Y Servicios Generales

- Adquisición dos puntos ecológicos con 3 canecas cada uno para la institución

- Adquisición de 6 canecas colectoras móviles de desechos para el uso del personal de servicios

generales

- Adquisición de tres escritorios con sus sillas para docentes nuevos en la sala de docentes.

- Adquisición cinco antenas WI-FI profesionales, para conectividad de la Capilla, Estudio y Pasillo

Comunidad, Pasillo Coordinaciones y Teatro

- Video Portero para la recepción, e instalación de cámara en el portón de preescolar para visualización

por la parte de adentro.

- Adecuación de unidades sanitarias del taller de los hombres para el uso de los Docentes y Personal

de Servicios Generales.

- Adecuación de unidades sanitarias, pintura, uso de las mujeres de Servicios Generales, cambio de dos

unidades sanitarias.

- Cambio y actualización de líneas de vida y arnés de algunos empleados.

- Adquisición de tres diademas y tres cámaras de video para la conexión a través de plataformas

digitales para reuniones virtuales para las oficinas de Secretaria, Auxiliar Administrativo y Coordinadora

Administrativa.

- Adquisición de 6 tableros acrílicos de 60x 80 para el uso del área de matemáticas en las clases

virtuales.

9. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades

Para seguir fortaleciendo el enfoque basado en riesgos, se actualizó la matriz de gestión del riesgo,

incluyendo los detectados a partir de la situación de pandemia. Se tomaron como insumo para la

identificación de los mismos los resultados evidenciados en la matriz de partes interesadas, DOFA,

encuestas de finalización del año escolar y los resultados del año anterior. Después de haber ejecutado los

controles determinados para cada uno, se evidencia lo siguiente:

Desde el proceso de Gestión de dirección, es pertinente mencionar que los riesgos, cambio de directivos,

desconocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes, en términos de Debilidades,

Oportunidades, Fortalezas y Amenazas y el desconocer las partes interesadas, su satisfacción y su



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percepción hacia la Institución, disminuyeron, de tal manera que se podrán eliminar para el próximo año.

Desde la gestión de formación, se analizaron los riesgos relacionados con el Diseño, planeación y

prestación del servicio, dentro de los cuales se evidencia que, el desarrollo improvisado de la acción

pedagógica, incumplimiento de los contenidos desde el plan de área, desconocimiento de las debilidades en

el proceso académico de las estudiantes, acompañamiento inadecuado a estudiantes con necesidades

educativas especiales, falta de claridad y/o desconocimiento en los criterios de evaluación institucional, poca

apertura al cambio por parte de los docentes antiguos y la rotación constante de docentes, disminuyeron

considerablemente su porcentaje de evaluación, debido a los controles que ha establecido la institución. Por

otro lado, tal como se mencionó al inicio del apartado, la situación de pandemia generó la inclusión de

nuevos riesgos tales como: ausencia de conectividad o fluido eléctrico para el desarrollo de las clases, no

uso del texto de la asignatura de Inglés en el Preescolar y mayor porcentaje de no aprobación en las

distintas asignaturas. Otro de los elementos de entrada de dicha matriz, fue la identificación del contexto

institucional. A partir de este proceso, se detecta la necesidad de incluir riesgos como la desaparición de la

cátedra de informática, el bajo impacto de la Robótica en la institución y el mínimo impacto del preescolar,

debido a la poca inclusión del mismo en las actividades institucionales realizadas durante el 2019. Es

importante resaltar que, para cada uno de estos riesgos, se establecieron los tratamientos pertinentes y

seguirá trabajándose el próximo año, debido a que se pueden seguir evidenciando incluso en la modalidad

de alternancia.

En cuanto al instructivo de Admisiones y matrícula, se evidencia que todos los riesgos referenciados,

mantuvieron su nivel, excepto el relacionado con que el padre no asista a la convocatoria de la inducción, el

cual evidencia disminución. Se agrega el riesgo Falta de firmas en algunos documentos correspondientes al

proceso de matrícula, teniendo en cuenta que se evidenció en uno de los seguimientos realizados a dicho

instructivo y debido a la situación de virtualidad, fue difícil recolectarlas de manera extemporánea.

Al observar la matriz en el procedimiento de Acompañamiento, se identifica que los riesgos relacionados

con: las estudiantes no serían conscientes del nivel de dificultad que tienen por lo que persistirían en las

mismas, improvisación en el plan de aula, desconocimiento por parte de los padres de familia del estado

académico y convivencial de las estudiantes e incumplimiento de las normas del Manual de Convivencia,

disminuyeron de tal manera que, podrán ser eliminados para el próximo año. Otros como el desconocimiento

de las estudiantes que no asisten y los motivos por los que se ausentan y falta de acompañamiento oportuno

a los casos que lo requieran, continúan vigentes. Al igual que en el procedimiento de Diseño, fue necesario

incluir un riesgo que aparece a partir de la situación de virtualidad y es la ausencia de conectividad o fluido

eléctrico para el desarrollo de los buenos días o plan de aula.

En cuanto al último procedimiento, es decir, Pastoral, se disminuyeron: la mala distribución de las

actividades, coincidiendo unas con otras, la no realización de la actividad planeada por falta de conexión

eléctrica o internet y la resistencia de las estudiantes para ser acompañadas en el campo espiritual y

salesiano que les ofrece la Institución. Fue tal su nivel de disminución que no serán tenidos en cuenta para

la actualización de la MGR 2021. Entre los riesgos que se han controlado, pero se mantienen para el

próximo año, se resalta el poco acompañamiento en la vida espiritual y salesiana de los docentes,

administrativos y trabajadores de la Institución, el cual ha venido mejorando, pero aún se conserva la acción

correctiva para seguir fortaleciendo dicho aspecto. Además, el poco tiempo asignado para la formación

salesiana de los docentes.

En el mismo orden, se observa la gestión administrativa. Desde el procedimiento de Presupuesto, ingresos

y gastos, se mantiene el aumento de la cartera morosa, la cual se ha controlado a través de la empresa de



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cobranzas COBI, debido a la situación de pandemia puede seguirse afectando, por lo que a pesar de haber

disminuido, se considera pertinente mantenerlo. Además de lo anterior, se consideró pertinente incluir un

riesgo relacionado con el desconocimiento de las necesidades presupuestales, ya que debido al desarrollo

atípico de las actividades, puede caerse en el olvido de dicho proceso. Desde Infraestructura y

mantenimiento, se decide disminuir la pérdida o hurto de los activos, teniendo en cuenta que, después de

haber ejercido el control durante un año, se evidencia la mejora en el proceso de entrega y recibimiento de

equipos a los empleados.

El tercer procedimiento es el de Talento Humano. Una vez realizado el seguimiento, se observó que riesgos

como, el desconocimiento de las funciones del cargo, retiro de los empleados durante el periodo de prueba

por incumplimiento a los criterios establecidos en el manual de cargos, desconocimiento de las funciones del

cargo, desconocimiento del horizonte y la filosofía institucional, no realizar los exámenes de ingreso acorde

al perfil del trabajador, no evaluar adecuadamente la adaptación y el desempeño del trabajador, no ofrecer

espacios de formación acorde a las necesidades requeridas en la institución y la insatisfacción con el clima

laboral, disminuyeron de tal manera que, no serán tenidos en cuenta para el próximo año, ya que la

implementación de acciones correctivas fueron efectivas ante las necesidades evidenciadas. Otra situación

relevante es el riesgo relacionado con la alta rotación de docentes, el cual disminuye, pero se decide

mantenerlo, teniendo en cuenta que debido a la situación de pandemia, puede presentarse alguna situación

al inicio del próximo año. En cuanto a los que se mantienen, encontramos el riesgo, selección de candidatos

que no cumplen con el perfil requerido, sobre el cual se está ejerciendo el control pertinente, pero es

necesario, fortalecerlo. Por último, se consideró adecuado incluir el riesgo, ralentización de la comunicación

en medios virtuales, debido a que se han presentado diversas situaciones desde el entorno virtual que

entorpecen la eficiencia de los procesos.

Por último, en lo relacionado con el procedimiento de Seguridad y salud en el trabajo, disminuyeron los

riesgos relacionados con: no realizar las reuniones correspondientes al COPASST y COCOLA,

desconocimiento del estado de salud y desconocimiento del estado de salud de los empleados, la no

identificación de las necesidades de mantenimiento correctivo en algunas locaciones, fueron eliminados para

el próximo año.

Se mantienen los riesgos relacionados con los accidentes laborales, e incumplimiento de ley, ya que a pesar

de que han disminuido, es impredecible que se presenten y el último, debido a que aún se debe seguir

fortaleciendo el cumplimiento total de los requisitos de ley. Se incluyó el incremento de las incapacidades

generadas por el contagio con el virus SARS COV 2, visionando la posibilidad de que pudieran presentarse

dichas situaciones.

DECISIONES Y ACCIONES RELACIONADAS CON

1. Oportunidades de Mejora de la Eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y sus Procesos

El comité de calidad, en la presente Revisión por la Dirección, establece las siguientes oportunidades y

necesidades para la mejora de los resultados de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad:

Fortalecer el SG SST con base en los requerimientos de la legislación colombiana, especialmente en

las generadas a partir de la situación de pandemia.

Optimizar los planes de acción y seguimiento de las acciones correctivas y de mejora, con el fin de

asegurar el alcance de los resultados esperados.

Fortalecer la aplicación de las estrategias para la gestión del conocimiento.

Socialización del PEI con la comunidad educativa.

Cualificar al personal docente para responder a las necesidades del aprendizaje híbrido, uso de

herramientas tecnológicas.



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Adecuación de la planta física para responder a las necesidades de los protocolos de alternancia y

bioseguridad.

2. Oportunidades de Mejora del Servicio en relación con los Requisitos del Cliente

Construcción de un plan de alternancia pertinente para las necesidades de la comunidad estudiantil.

Seguir trabajando en la apropiación del protocolo de conectividad segura por parte de los docentes y

padres de familia.

Aplicar las estrategias o acciones correctivas eficaces en las áreas que lo requieren para elevar los

niveles de satisfacción de padres de familia y estudiantes.

Ejecutar formación sobre la construcción y asesoría de los Planes Individuales de Ajustes Razonables –

PIAR, acorde a las necesidades y/o diagnósticos de las estudiantes.

Gestionar formación en aplicación de estrategias de EPC desde la virtualidad.

Seguir ajustando el Sistema Institucional de Evaluación de Estudiantes conforme a las metas de la

institución. Precisar aspectos relacionados con acompañamiento especial de casos, cierre y renovación

de compromisos.

Socialización y apropiación del SIEE en toda la comunidad educativa.

Seguir implementando el posicionamiento de marca a través de las estrategias determinadas en el plan

de marketing para lograr mayor captación de estudiantes: lanzamiento del himno del colegio.

Fortalecimiento del proyecto de Robótica e interdisciplinariedad de la misma.

Inicio de la construcción del proyecto de bilingüismo.

Elevar los resultados de las pruebas SABER 11° y prueba internacional de inglés.

Mayor proyección del colegio en la ciudad de Barranquilla y el departamento.

Proyectos pedagógicos de mayor impacto institucional.

Posible activación de la pasarela de pagos en la página web.

Anexo en el Manual de Convivencia relacionado con la modalidad de alternancia.

Retomar las preparaciones a Primera Comunión y Confirmación.

Realizar retiros y convivencias aun en la virtualidad.

Asignación de espacio en el horario de los empleados de servicios generales para garantizar mayor

participación de los mismos en las actividades y formaciones institucionales.

3. Necesidad de cambios en el SGC

Se proyectan para el 2021 los siguientes cambios:

Continuar la integración del SGC y el PEI.

Implementación de los requisitos establecidos en la resolución 666 y 1721 del 2020.

La aplicación de los cambios establecidos en los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

4. Necesidades de Recursos

Capacitaciones al personal sobre PIAR.

Dos auditorías de Icontec.

Ajustes del SG SST e implementación del protocolo de bioseguridad.

Adquisición de EPP extraordinarios durante la modalidad de alternancia.

Honorarios para recuperación de cartera por parte de COBI.

Adecuaciones estructurales que permitan una red WIFI que dé respuesta a las necesidades

evidenciadas a partir de la modalidad de alternancia.

Licencias de plataforma Zoom para que las clases se puedan desarrollar con mayor calidad.

Herramientas tecnológicas para la ejecución del protocolo de alternancia y simultaneidad de las clases.



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CONCLUSIONES (Conveniencia del sistema, adecuación y eficacia continua)

Al analizar los resultados del sistema de gestión de calidad aplicado en el 2020, se evidencia un sistema

consolidado en cada de uno de sus procesos. Las diferentes modificaciones que se han gestionado desde la

planificación de cambios han sido pertinentes para consolidar la información y optimizar el tiempo empleado

en cada una de las actividades de la institución.

Los resultados de la medición de los objetivos de calidad evidencian un alcance del 92,8% de eficacia del

Sistema de Gestión de Calidad, resultado que se encuentra por encima del nivel esperado por la Institución y

se incrementa en comparación al año inmediatamente anterior, por lo que se considera un sistema eficaz.

Se concibe la idea de seguir implementado acciones que garanticen la mejora continua de la institución y

cada una de las gestiones que se describen en el mapa de procesos de la misma. La implementación de los

procesos y sus actividades son convenientes y adecuados para el colegio, porque se ajustan a su contexto

institucional, sus necesidades y metas proyectadas, además de ir consolidando la aplicación de los

requisitos de la Norma ISO 9001 en su versión 2015, generando un mejor manejo de los mismos por parte

de los responsables de los procesos.

Cabe resaltar que la sumatoria total de la medición de los objetivos de calidad, es evidencia del compromiso

de la Dirección con el desarrollo de los procesos del sistema, así como del empeño por consolidar la

identidad del colegio María Auxiliadora Norte a través de un plan de marketing actualizado y visionario.

Se seguirá trabajando en la creación del nuevo plan de desarrollo y acciones correctivas y de mejora que

den respuesta a las necesidades de la comunidad educativa y partes interesadas en general.

En constancia firma:

_____________________________ Rectora

acta de revision por la direccion

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