REVISION POR LA DIRECCION

MEJORAMIENTO CONTINUO

REUNIÓN DE ALTO NIVEL EN LA ENTIDAD DONDE REVISAN ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, CON EL

FIN DE ANALIZAR SU CONVENIENCIA, ADECUACIÓN, EFICACIA, EFIENCIA Y

EFECTIVIDAD.

GENERALIDADES.

1. Se realiza una vez al año por parte de Icontec.

2. Se evalúa cumplimiento de los procedimientos, manuales, instructivos, planes, programas, proyectos, requisitos de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009.

3. La Gobernación del Meta Junto a Caldas, Boyacá, Antioquia y Huila tienen la certificación en calidad, sin embargo la Gobernación del Meta junto Antioquia tiene certificado todos los procesos.

4. Reincidir en una No conformidad afectaría la certificación ya que sería No conformidad Mayor. Es por esto que debemos evitar entre otras no conformidades repetir la encontrada en Atención al ciudadano, respecto a descargue de documentos en el Control DOC, el cual sigue siendo CRÍTICO.

GENERALIDADES.

5. Se solicita puntualidad y liderazgo de Director, Secretarios, Gerentes y Jefes de oficina para recibir directamente la auditoría (Líder de proceso).

6. La auditoría tiene un principio llamado “Enfoque basado en la evidencia”, es por esto que debemos asegurar los registros (Carpetas, informes, correos electrónicos, correspondencia y demás documentos) en cuanto a disponibilidad para un acceso oportuno.

7. Se contará con Apoyo de Romulo Muñoz Echeverry y Victor Benavides Romero durante la auditoría para resolver inquietudes.

8. Es importante acceder a los manuales, formatos, matrices y procedimientos desde la página web.

9. Para el proceso de empalme es importante socializar los documentos de gestión de calidad.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍAFECHA AUDITORIA

PROCESONº No

conformidades

Los días 9,10 y 17 de Noviembre de 2015.

Direccionamiento Estratégico. 0Planeación Estratégica 0Educación 0Gestión para la educación superior 0Desarrollo Social 0Alimentación y nutrición. 0Gobierno, Seguridad y Participación. 0Desarrollo Agroeconómico. 0Salud 1Medio ambiente y recurso minero energético. 0Tecnologías de la información. 2Equidad de género y familia. 0Víctimas, Derechos Humanos y Paz. 0Vivienda 0Atención al ciudadano 0Comunicaciones 3Gestión financiera 0Gestión Jurídica 0Gestión del Talento Humano 0Gestión de Recursos Físicos 0Bienes y Servicios 0Evaluación y seguimiento 0Mejoramiento Continuo 0

TOTAL NO CONFORMIDADES AUDITORIA INTERNA 6

ACCESO A LOS DOCUMENTOS.www.meta.gov.co – centro de documentación – gestión de calidad

PLAN DE AUDITORIAS ICONTEC.23 al 25 de Noviembre de 2015

HACER

PLANEAR

VERIFICAR

ACTUAR

POLÍTICA DE CALIDAD El compromiso de la Gobernación del Meta es construir y hacer realidad los sueños de la comunidad a partir del respecto a los Derechos Humanos y Derechos Internacional Humanitario, con: Equidad, transparencia, eficacia, eficiencia, efectividad, asegurando la designación de los recursos y la mejora continua del sistema de gestión, que garantice el crecimiento económico y desarrollo social de nuestro departamento. La política de gestión de calidad es adecuada al propósito de la entidad y del Plan de Desarrollo “Juntos Construyendo Sueños y Realidades”; Es coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el sistema de Control Interno, los planes estratégicos establecidos; Incluye un compromiso de cumplir los requisitos de los usuarios, mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad; proporciona marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad; así mismo la política es comunicada a todos los servidores públicos.

OBJETIVOS DE CALIDAD

OBJETIVO

OBSERVACIONES

Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad.

Objetivo necesario para enfocar la estrategia de la de Servicio basada en el plan de Desarrollo para permitir hacer realidad los sueños de la comunidad.

Garantizar la disponibilidad de recursos e infraestructura necesaria para el desarrollo de los procesos.

Objetivo estratégico para garantizar los recursos logísticos e infraestructura

Asegurar la competencia e idoneidad del talento Humano.

Tener personal Idóneo permite que las actividades que se realicen en la Gobernación del Meta

Garantizar la gestión pública bajo los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad.

Permite alinear la operación de los procesos hacia el cumplimiento de objetivos, el uso racional de los recursos y en generar impacto en la comunidad.

Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad

Objetivo que permite evidenciar el compromiso de la alta dirección en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSATENCION AL CIUDADANO

SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD Mayor o Igual a 80% 99%

'Teniendo en cuenta algunos factores para medir el grado y evaluar el nivel de satisfacción en la atención y prestación del servicio cuando los ciudadanos visitan las dependencias de la Gobernación (Atención al Ciudadano, Pasaportes y Mezzanine); se evidencia un promedio del 98,9% de los encuestados, se sienten satisfechos en las diferentes variables de atención, servicio y amabilidad; sobrepasando la meta establecida. Con respecto al anterior periodo evaluado se obtuvo un nivel de satisfacción del 99,3% , siendo un porcentaje alto; lo que demuestra la buena percepción del servicio y atención que se presta en la Entidad.

OPORTUNIDAD RESPUESTA DERECHOS DE PETICION (Total derechos de petición dentro del término legal)

100% 36%

'En los meses de Julio a Septiembre de 2015 se radicaron 961 derechos de petición, de los cuales el 36% fueron contestados DENTRO DEL TERMINO, correspondiente a 345 derechos de petición. El 31% se contestó FUERA DE TERMINO, que corresponde a 301 derechos de petición. El 19% pertenece a los derechos de petición que se encontraban por vencer; y el 14% restante corresponde a los derechos de petición vencidos que no se puede garantizar la respuesta al ciudadano en el término legal debido a que no han sido finalizados por el sistema CONTROLDOC.

OPORTUNIDAD RESPUESTA DE QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS 100% 80%

En los meses de Julio a Septiembre de 2015 se radicaron 122 quejas y 17 denuncias, los cuales el 80% se contestaron dentro del término, correspondiente a 106 quejas y 5 denuncias, el 6% se contestó fuera de termino correspondiente a 4 quejas y 5 denuncias, el 7% se encuentra por vencer; y el restante 6% se encuentran vencidos, correspondiente a 5 quejas y 4 denuncias, ya que no se puede garantizar la respuesta en el término legal debido a que no ha sido finalizada por el CONTROLDOC.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSDESARROLLO AGROECONÓMICO

POBLACION BENEFICIADA

6800 Familias

al cuatreni

o

9244 Familias al cuatrenio beneficiadas

Proyecto "FORTALECIMIENTO DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS DE MUJERES RURALES DEL DEPARTAMENTO DEL META" Por asistencia técnica se ha cumplido con un 80%. Se realizó la dotación con el contrato 390 de marzo de 2015, del cual al mes de septiembre de 2015 se ha cumplido con la entrega del 100% de los insumos para el desarrollo de los proyectos productivos de las mujeres rurales asociadas beneficiadas 'PLANES GENERALES DE ASISTENCIA TÉCNICA RURAL - PGAT" Se firmó el Convenio de Asociación 20150489 entre el Departamento del Meta, El Ministerio de Agricultura y ASOPROTECCO, para prestar la Asistencia Técnica Municipal (PGAT) a 25 municipios del departamento, con acta de inicio del Convenio de Asociación N° 1110 de 2015 de fecha 13 de agosto de 2015. Al mes de agosto el departamento ya realizó el desembolso pero se está a la espera de los recursos del Ministerio de Agricultura para dar inicio al desarrollo de la Asistencia Técnica. 'FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y FINANCIERO A POBLACIONES ESPECIALES Y VÍCTIMAS DEL CONFLICTO CON ACCESO A TIERRA EN EL DEPARTAMENTO DEL META". En asistencia técnica se ha cumplido con un 90%. Al mes de agosto de 2015 se ha realizado la entrega del 90% de los insumos para el desarrollo de los proyectos productivos de las mujeres rurales asociadas beneficiadas. 'Proyecto Mejoramiento de la seguridad alimentaria y nutricional de las familias del departamento del Meta a través de la implementación de líneas de intervención RESA en el departamento del Meta. Se benefician 1,900 familias. Al mes de agosto/2015 se lleva una ejecución del 60%.

EJECUCIÓN DE PROYECTOS

$13.210.572.342

$10.032.052.338 La ejecución presupuestal de la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico a corte de agosto de 2015 es del 75,94% .

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

14 12^Se ha cumplido con una ejecución del 85,7% de los proyectos incluidos en el POAI. ^Formular los proyectos según la priorización de las necesidades del departamento. No formular proyectos que en las vigencias anteriores no se han podido ejecutar.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSEDUCACIÓN

EFICIENCIA EN LA EJECUCION DE RECURSOS.

70% a septiembre de

201565%

El indicador se encuentra al 65%, 5 puntos por debajo de la meta programada en razón a demoras en trámite administrativo. Informar en comité directivo el estado de este indicador para que se tomen las medidas pertinentes

CUMPLIMIENTO DE METAS 100% 74% ^Se espera que el 31 de Diciembre se cumpla la meta del indicador

TASA DE ANALFABETISMO Mayor o igual a 20% 8.7%

'El convenio del Ministerio tenía previsto atender 7577, personas analfabetas según la gran en cuenta integral de hogares 2013, y solamente se focalizo 2600 personas.

'NIVEL DE ATENCION EDUCATIVA A POBLACIÓN EN VULNERABILIDAD 100% 148%

'De acuerdo a los programas implementados por la Secretaria para atención a estas poblaciones, se viene aumentando la cobertura para atender la población vulnerable del Departamento con el sistema educativo

TASA DE DESERCIÓN ESCOLAR BÁSICA PRIMARIA

Menor o Igual 1% 0.92%

La movilidad de las familias por lograr una estabilidad económica hace que se conviertan en familias que están en continuo desplazamiento de un sitio a otro

TASA DE DESERCIÓN ESCOLAR BÁSICA SECUNDARIA

Menor o Igual 5% 5.75%

La movilidad de las familias por lograr una estabilidad económica hace que se conviertan en familias que están en continuo desplazamiento de un sitio a otro. Seguir fortaleciendo las estrategias de acceso y permanencia

TASA DE DESERCION ESCOLAR EN MEDIA TECNICA

'Menor o igual 5% 5.43%

La movilidad de las familias por lograr una estabilidad económica hace que se conviertan en familias que están en continuo desplazamiento de un sitio a otro. Seguir fortaleciendo las estrategias de acceso y permanencia

NIVEL DE COBERTURA BRUTA DEL DEPARTAMENTO

Mayor o igual al 80 % 85.4% El incremento de la planta física de los establecimientos educativos permite

mantener una oferta suficiente para atender la población estudiantilNIVEL DE COBERTURA NETA DEL DEPARTAMENTO

Mayor o Igual al 70% 79.5% El incremento de la planta física de los establecimientos educativos permite

mantener una oferta suficiente para atender la población estudiantil

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE AUDITORÍA

100% 100%Se realiza acompañamiento en tiempo real, es decir en proceso de ejecución en procesos contractuales de recursos de regalías y sistema general de Participación. Se cumplió la meta planificada.

EFICACIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO REGALIAS

100% 95%

Se logró un cumplimiento de 95%. En un bajo porcentaje se plantearon acciones de difícil cumplimiento que requieren inversión de recursos para llegar al 100%. Adicionalmente las acciones se van acumulando continuamente por lo que se van afectando la suma de indicadores.

NIVEL DE TRANSPARENCIA (INDICE DE GOBIERNO ABIERTO)

89.5% 83%

El SUIT y gobierno en línea (Gobierno electrónico) bajó la calificación de 2014 a 2015 de . Esto obedeció a la afectación de la página web donde se podía tener acceso a información de trámites y fue hackeada, por lo que no se pudo prestar el servicio en línea a los usuarios. SUI bajo según la medición de planeación por los servicios públicos del departamento, no se hizo el reporte a la superintendencia de servicios públicos.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

NUEVOS ESTUDIANTES BENEFICIADOS CON CREDITOS

105 (A junio de 2015)

321 (A junio de 2015)

Se Supero la meta en 305%. Se cumple la meta del plan de Desarrollo.

ESTUDAINTES BENEFICIADOS CON RENOVACIÓN DE CRÉDITOS.

625 (A junio de 2015)

1187(A junio de 2015)

Se Superó la meta en 189.92%. Se cumple la meta del plan de Desarrollo.

EFICIENCIA EN EL USO DEL PRESUPUESTO PARA CREDITOS NUEVOS.

$895.825.616 (A junio de 2015)

$824.851.160 (A junio de

2015)

Se dio cumplimiento meta presupuesto en un 92%. El promedio de desembolso proyectado fua acorde con el real solicitado.

EFICIENCIA EN EL USO DEL PRESUPUESTO PARA RENOVACIÓN DE CREDITOS

$3.809.408.505 (A junio de 2015)

$3.008.527.615 (A junio de

2015)

Se dio cumplimiento meta presupuesto en un 92%. El promedio de desembolso proyectado fue acorde con el real solicitado.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSDESARROLLO SOCIAL

ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN APOYADOS 100% 100%

Del 100% de la meta, es decir los 12 espacios, se fortalecieron en la participación juvenil (Proyecto No. 153/2013) Además se han conformado 5 espacios participación juvenil (plataformas municipales de Juventud)

COBERTURA EN ATENCIÓN A POBLACIÓN DISCAPACITADA 970 670

Se esta ejecutando la implementación de Servicios de atención especializada y acciones de inclusión social . Y se encuentra en proceso implementación de acciones de movilización social y comunitaria con perspectiva de derecho para población con discapacidad en el Dpto Meta.

COBERTURA EN ATENCIÓN A POBLACIÓN INDÍGENA 3911 3911

se realiza el proyecto 153 del 2014, fortalecimiento del gobierno propio, justicia, autonomía territorial y desarrollo de pueblos indígenas en el Departamento del Meta se encuentra en etapa ejecución a 31 de diciembre del 2015

COBERTURA EN ATENCIÓN A POBLACIÓN AFROCOLOMBIANA

600 600

Se realizó el proyecto 157 del 2103 Implementación de acciones para contribuir al desarrollo social, económica, cultural y organizacional de comunidades negras y afro del meta y 138 implementación de acciones encaminadas al fortalecimiento organizacional y socio económico d comunidades negras y afrocolombianas del Meta del 2014, del apoyo para la implementación de acciones orientadas al fortalecimiento económico, organizacional y construcción de política de la población negra y afrocolombiana se encuentra en ejecución.

CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS.

1 2

Se encuentra en etapa Precontractual Diseño y desarrollo estrategia intergeneracional para promover los derechos de las personas mayores en el Dpto del Meta. se realizaran una campañas Radial y Visual a través de 3 videos promoviendo prevención al no maltrato y no abandono a los personas mayores en el Dpto del Meta.

FORTALECIMIENTO DE CAPITAL HUMANO (Estrategias implementadas)

1 1Se encuentra en etapa precontractual capacitación a 60 coordinadores de los 29 municipios, en el tema " Estilo de vida saludable"

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGOBIERNO, SEGURIDAD Y PARTICIPACIÓN

Acuerdos y compromisos institucionales 15 13

Se realizaron cuatro (4) Consejos de seguridad, durante los cuales se adquirieron por sus integrantes 3 compromisos, 2 de parte de la Gobernación y 1 por parte de otras entidades. Se cumplieron todos. Realizar el seguimiento pertinente a los compromisos adquiridos por los integrantes del Comité de orden Público, y del Consejo de Seguridad.

EFICIENCIA EN USO DE RECURSOS

$7.802.059.626

$15.281.439.552

A corte de la fecha de Agosto, se ha realizado 58 proyectos, 36 ejecutados y 22 en ejecución, es importante resaltar que la inversión son para recursos en seguridad, orden público y convivencia ciudadana

EFECTIVIDAD EN LA REDUCCIÓN DE HOMOCIDIOS

28 por cada

100.000 habitantes

22 por cada 100.000

habitantes

La tasa de homicidios hasta 31 de Agosto de 2015, se registró en 22 por cada 100.000 habitantes , de acuerdo con información Regional de Investigación Criminal N. 7 del Observatorio del delito de la Policía Nacional.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

ACTUALIZACION INVENTARIO INDIVIDUAL 50% 90%

Se dio cumplimiento al 91.90% de inventarios actualizados

ROTACIÓN DE INVENTARIOS EN BODEGA

50% 72,47%

Para este periodo el indicador bajo porque los elementos en bodega perduraron más debido a la ley de garantía

MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA 100% 100%

Se atendió el total de las solicitudes de mantenimiento recibidas de forma telefónica o personal que fueron 01 en el mes de Agosto 2015

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSSALUD

PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DEL DEPARTAMENTO DEL META VERIFICADOS 75% 44,13%

La nueva normatividad a generado cambio en los metas a cumplir - en proceso de transición, debido al procedimiento que cumple la Gerencia de Calidad, Inspección y Vigilancia de los Servicios; respecto a las verificaciones a los Prestadores de Servicios de Salud para verificar que cumple con los requisitos básicos

EFICIENCIA DE LOS RECURSOS 90% 64%

Pendiente de la ejecución presupuestal para extraer la información de Julio en adelante

COBERTUA DE VACUNACIÓN 90% 42%En ejecución por parte del personal de PAI, haciendo las cobertura impuestas. Se realizará Seguimiento al cumplimiento de las acciones por parte de las ESE`s.

COBERTURA REGIMEN SUBSIDIADO 100% 96.28%

Número De personas en SISBEN 1 y 2 vs Número de afiliados validados en el régimen subsidiado. 'No se logra el 100% debido al que existe población flotante y también población que se reúsa a afiliarse

MORTALIDAD MATERNA

Reducir de 57,9 a 45 la

razón de mortalidad

materna por 100.000

nacidos vivos

26.10

Se cumplió la meta trazada.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

IMPACTO DE LAS CAPACITACIONES 3.0 4.0

Se aplicó al SEMINARIO DE COACHING (16 Horas) a Diez (10) servidores públicos. La calificación promedio es de 4.00. La calificación de la efectividad promedio es 16 - 80

BIENESTAR SOCIAL (Satisfacción de actividades)

3.4 4.6

Se aplicaron 36 encuestas - salidas lúdico recreativas a Piscilago/Choachi, Juegos Interdependencias muestra tomada a octubre de 2015

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSTECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

CAPACITACION EN ALFABETIZACION DIGITAL

CAPACITAR A 15.000

PERSONAS al

cuatrienio.

10.000

Con corte a agosto se tienen 4000 capacitaciones cumplidas Se proyecta que a diciembre de 2015 se de cumplimiento a las 5000 restantes

IMPACTO EN LA INSTALACION DE MALLAS DE ACCESO A INTERNET

60% de los municipios beneficiado

s.66%

Proyecto Meta Vive Digital se instalarán en 5 municipios zonas wifi , los mucinicpios beneficiados son: Cubarral, El Dorado, El Castillo, Mesetas y San Juan de Arama. Mediante convenio 672 realizado entre el Departamento del Meta y la empresa Incubar Huila se implementaran 5 centros poblados en los municipios de Cubarral, Puerto Lopez, Cumaral, Cabuyaro y Puerto Lleras

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS. 60% 100%

Por intermedio del proyecto de fortalecimiento de las capacidades en ciencia, tecnología e innovación del Departamento del Meta, se cuenta con el apoyo de 2 técnicos y 1 ing los cuales apoyaran en esta tarea; de igual manera con el proceso de dotación adjudicado se han cambiado los computadores mas obsoletos en cada una de las secretarias.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSVIVIENDA

EFICACIA EN LA APROBACIÓN DE PROYECTOS.

50% 100%

Se tiene un cumplimiento de 100% ya que la totalidad de los proyectos se han radicado y aprobado. Esto teniendo en cuenta que se cumplieron todos los requisitos y que los diagnósticos elaborados en los años 2013 y 2014 permitieron determinar adecuadamente la necesidad, el alcance de las actividades y los recursos necesarios. Para evitar re procesos en el registro de banco de programas y proyectos se evitará el trámite hasta el cumplimiento total de requisitos.

EFICIENCIA EN EL USO DE RECURSOS

100% 100%

Se ha ejecutado el 100% de la meta propuesta. Esto teniendo en cuenta las sentencias judicionales de Pinares de Oriente, cubriendo la totalidad de los requisitos legales aplicables por dichas sentencias.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSPLANEACIÓN ESTRATEGICA

ASISTENCIA A MUNICIPIOS (DESARROLLO REGIONAL)

29 Municipios

29 Municipios

Al 30 de septiembre de 2015 se brindo asistencia técnica a los municipios del departamento del Meta, a través 1 taller en el tema de Evaluación Integral a los municipios del Departamento del Meta, municipios asistieron de acuerdo a su interés y necesidad.

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS 100% 100%

se cumplió con el 100% de los certificados solicitados (771). Para el segundo semestre se solicitaron desde el Mes de agosto 79 certificados.

CUMPLIMIENTO DE METAS DEL PLAN DE DESARROLLO

80% 83.86%

Medición realizada hasta julio de 2015. Esta pendiente este indicador hasta el cierre del mes de Diciembre de 2015 para ser medido

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSEQUIDAD DE GÉNERO Y FAMILIA

PARTICIPACIÓN DE MUJERES EN PROGRAMAS Y/O ESTRATEGIAS DE ORIENTACIÓN Y PREVENCIÓN DE VIOLENCIA

2477 968

El proyecto no. 214/2013 fortalecimiento de la participación, organización e incidencia política de las mujeres lideresas del departamento del meta . contrato no. 1342 de fecha 31 de diciembre de 2014, beneficio a 470 mujeres lideresas. el proyecto numero 131/2014 de implementación de acciones para el reconocimiento de los derechos de la comunidad lgbti en el departamento del meta. se encuentra en etapa precontractual. el proyecto numero 132/2014 desarrca ollo de acciones para el fortalecimiento de la capacidad de incidencia publica y política de las mujeres y sus formas organizativas en el departamento del meta.Se encuentra en estudios previos. proyecto no. 133/2014 implementación de acciones que contribuyan al reconocimiento de las mujeres como dinamizadoras del desarrrollo en el departamento del meta. contrato no. 1330 de fecha 22 de septiembre de 015 , en proceso de ejecución. proyecto no. 134/2014 desarrollo de accioens que contribuyan a prevencion y atencion de las violencias basadas en genero en el departamento del meta. Componente 1 se encuentra en estudios previos.Componente 2, ejecutado mediante contratos 0282/2015 y 0268/2015 100% ejecutados.

NIVEL DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN

100% 40%

El proyecto No. 214/2013 FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN, ORGANIZACIÓN E INCIDENCIA POLÍTICA DE LAS MUJERES LIDERESAS DEL DEPARTAMENTO DEL META .Contrato No. 1342 De fecha 31 de diciembre de 2014, beneficio a 470 mujeres lideresas. El proyecto número 131/2014 DE IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES PARA EL RECONOCIMIENTO DE LOS DERECHOS DE LA COMUNIDAD LGBTI EN EL DEPARTAMENTO DEL META.Se encuentra en etapa contractual, 5% de ejecución. El proyecto número 132/2014 DESARROLLO DE ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE INCIDENCIA PUBLICA Y POLÍTICA DE LAS MUJERES Y SUS FORMAS ORGANIZATIVAS EN EL DEPARTAMENTO DEL META.Se encuentra en estudios previos, O% de ejecución. PROYECTO NO. 133/2014 IMPLEMENTACION DE ACCIONES QUE CONTRIBUYAN AL RECONOCIMIENTO DE LAS MUJERES COMO DINAMIZADORAS DEL DESARRROLLO EN EL DEPARTAMENTO DEL META. Contrato No. 1330 De fecha 22 de septiembre de 2015 , proceso de ejecución en un 5%. PROYECTO NO. 134/2014 DESARROLLO DE ACCIOENS QUE CONTRIBUYAN A PREVENCION Y ATENCION DE LAS VIOLENCIAS BASADAS EN GENERO EN EL DEPARTAMENTO DEL META. Componente 1 se encuentra en estudios previos.Componente 2, ejecutado mediante contratos 0282/2015 y 0268/2015. Porcentaje total de ejecución del proyecto está en un 8%. Se encuentra en ejecución el proyecto "Fortalecimiento en Dinámica Familiar a población identificada en pobreza extrema en el departamento del Meta", con No. 164 del 2013. Porcentaje total de ejecución del proyecto está en un 5%. Se encuentra en ejecución el proyecto "Fortalecimiento de y construcción de valores familiares en el departamento del Meta" N°. 160 de 2014, mediante contrato de servicios N°599/2015 Porcentaje total de ejecución del proyecto está en un 9%

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN JURÍDICA

DEMANDAS ATENDIDAS OPORTUNAMENTE

27 27

En el primer semestre del 2015 se presento una eficacia del 100% de las Demandas que tenían términos judiciales para contestar las demandas. En la medición del indicador del primer semestre del año 2015, se observa que el cambio en la periodicidad de la frecuencia de la medición nos ayudo a tener una información, real, actualizada y oportuna.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSVICTIMAS, DERECHOS HUMANOS Y PAZ

VICTIMAS QUE AVANZAN EN GOCE EFECTIVO DE DERECHOS.

30% de las familias

identificadas150%

El número de Familias Victimas focalizadas y atendidas por la secretaria de victimas en jornadas móviles que avanzan en el goce efectivo de derechos es superior a la meta establecida. De 2.435 identificadas se han favorecido 3.680.

GESTIÓN SOBRE LOS RIESGOS

2013 2014 2015172

173

174

175

176

177

178

179

180

181 180178

175

Identificación de riesgos

82%

18%Estado de acciones sobre los riesgos

CUMPLIMIENTO AL 100%

ACCIONES POR CUMPLIR SIN VENCIMIENTO

ACCIONES POR CUMPLIR VENCIDOS

• CONFORMIDAD DEL SERVICIO

• RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA DE RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO

ICONTEC 2014FECHA AUDITORIA PROCESO Nº No conformidades

Diciembre 9, 10, 11, 12 y 13 de 2014

Direccionamiento Estratégico. 0Planeación Estratégica 0Educación 2Gestión para la educación superior 0Desarrollo Social 0Alimentación y nutrición. 0Gobierno, Seguridad y Participación. 1Desarrollo Agroeconómico. 0Salud 0Medio ambiente y recurso minero energético. 0Tecnologías de la información. 0Equidad de género y familia. 0Víctimas, Derechos Humanos y Paz. 0Vivienda 1Atención al ciudadano 1Comunicaciones 0Gestión financiera 0Gestión Jurídica 0Gestión del Talento Humano 0Gestión de Recursos Físicos 0Bienes y Servicios 0Evaluación y seguimiento 0Mejoramiento Continuo 1

ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Tipo No. de Acciones

No. Abiertas

No.Cerradas

OBSERVACIONES

Acción correctiva Auditoría Interna

6 6 0Se identifican 6 acciones correctivas provenientes de las No conformidades encontradas en la Auditoria Interna. Las acciones se encuentran en proceso de ejecución.

Acción correctiva Auditoría de Certificación

7 7 0Se han ejecutado todos los planes de acción, se requiere tener un cierre formal de parte de Icontec en la visita que realizará los días 23, 24 y 25 de Noviembre de 2015.

Acción preventiva 0 0 0

Por parte de los procesos se han planificado las respectivas acciones preventivas a través de los mapas de riesgos, en el cual se analizan los posibles eventos y sus causas y se establecen planes de acción de tipo preventivo.

Total 13 13 0

PROPUESTAS DE MEJORA

PROCESO AL QUE ESTÁ DIRIGIDA PROPUESTA QUIEN PROPONETodos los procesos. Actualizar los indicadores de los

procesos de acuerdo al nuevo programa de gobierno.

Gerente de Bienestar, la calidad y el desarrollo organizacional.

Direccionamiento estratégico.

Actualizar la política de calidad de acuerdo a los lineamientos del nuevo plan de desarrollo 2016-2020

Gerente de Bienestar, la calidad y el desarrollo organizacional.

Gestión del Talento Humano.

Realizar inducción a todos los servidores públicos que ingresan para la vigencia 2016-2020

Gerente de Bienestar, la calidad y el desarrollo organizacional.

SEGUIMIENTO A LA REVISIÓN ANTERIORCOMPROMISOS ESTABLECIDOS RESPONSABLE ESTADO (SEGUIMIENTO)

Continuar con la instalación de Buzones de sugerencias, retroalimentación del cliente y PQRS en las sedes de: Secretaría de educación, Secretaría de Hacienda, Sede Edificio Enlaces, Sede Hotel Galerón

Gerente de Bienestar, la calidad y el Desarrollo

Organizacional.

Ejecutado al 100%, Estos buzones fueron reubicados en la Nueva sede de la

Gobernación del Meta.

Realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de acción y/o controles establecidos para cada riesgo.

Oficina Asesora de Control interno

Ejecutada al 100%

Finalizar las mediciones cuyo corte es el 31 de diciembre de 2014. Líderes de los procesos Ejecutada al 100%

Actualizar el procedimiento de control de producto no conforme en el que se ajuste la tabla de no conformes por proceso y que ésta quede alineada al desarrollo de planes, programas y proyectos.

Gerente de Bienestar, la calidad y el Desarrollo

Organizacional.

Ejecutada al 100%

CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA

NECESIDADES DE RECURSOS

Cambio en la versión 2015 de la NTC ISO 9001.Cambio de Gobierno y cierre de administración “Juntos Construyendo Sueños y Realidades” por lo que se requiere que la Alta dirección vigente para el 2016 esté comprometida con el Sistema de Gestión de Calidad y asigne los recursos para mantenerlo.

Nuevo plan de Desarrollo Departamental con posibles cambios en estructura, metas y sistema de gestión.

ECONOMICOS FISICOS HUMANOSPrestación de servicios de auditoría de seguimiento por parte del organismo certificador.

Recursos humanos para el mantenimiento, actualización y mejora del sistema de gestión de calidad.

CONCLUSIONESITEM CONCLUSIÓN

CONVENIENCIAEl sistema de gestión es conveniente ya que permite desplegar las responsabilidades y compromisos de acuerdo al del plan de Desarrollo y permite realizar seguimientos a las metas suscritas en cada proceso.

ADECUACIÓNEl Sistema de Gestión es adecuado ya que se ajusta a la operación actual de la Gobernación del Meta y permite a través del modelo por procesos ejecutar los planes, programas, proyectos y políticas, la gestión adecuada de los recursos y el seguimiento a las metas suscritas en el Plan de Desarrollo.

EFICACIAEl sistema se ha implementado de Modo eficaz ya que permite el cumplimiento de objetivos de los procesos y del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a las Metas suscritas en el Plan de Desarrollo.

EFICIENCIALos proyectos realizados asociados al mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad se han realizado en los tiempos planificados. Adicionalmente de acuerdo al análisis de indicadores se permite identificar que los procesos cumplen los objetivos de modo general y hacen uso eficiente de los recursos tiempo y económicos.

EFECTIVIDADLos procesos generan impacto benéfico en la comunidad a través la prestación de los servicios. Apoyando el cumplimiento de la política de calidad y el plan de desarrollo Departamental.

GRACIAS POR LA ATENCIÓN