5 elementos claves para el éxito en la implementación de gestión documental
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5 elementos claves para tener éxito
en la implementación de una solución de
gestión documental
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1. Identifique Sponsor
Gerencia responsable por la definición del alcance y objetivos del proyecto así como impulsar la ejecución del proyecto
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2. Definir expectativas claras y medibles
Plazo de implementaciónObjetivos de reducción de costosObjetivos de mejora de productividadObjetivos de tiempos de respuestaPresupuesto disponible para el proyecto
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3. Definir un plan de implementación
LevantamientoAnálisisDiseñoInstalaciónCapacitación Puesta en marcha Soporte a usuariosIdentificación de mejoras
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4. Definir el modelo de gestión documental
Tipos de documentosMetadatos de los documentosPermisos de acceso (lectura, escritura) a los documentosCiclo de vida de los documentos (archivado, eliminación, …)Reglas de versionamiento de documentosNotificaciones a usuarios (al crear, modificar o eliminar documentos)Flujos de aprobación o revisión de documentosElementos complementarios (digitalización, firma electrónica, etc)
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5. Capacitar extensamente a los usuarios
Entrenamiento individual o grupalSoporte a usuariosAyuda en líneaGestión y asignación de casos de soporteManual de preguntas frecuentes
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