3-1 estimacion de costos

Estimación de costos


Los materiales están basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of

Knowledge(PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management

Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013. 1


Índice

Bienvenida………………………………………………………4 - Introducción

- Objetivo - Temario - Antecedentes

Tema 1. Introducción a las estimaciones de costos y visualización en el ciclo de vida del proyecto……………….6

- Introducción - Objetivo - 1. Estimaciones y el ciclo de vida del proyecto - Conclusión

Tema 2. Estimaciones por orden de magnitud…………….17 - Introducción - Objetivos - Temario - 1. Prorrateo Grueso-Gross Proration - 2. Unidades de producto terminado-Analogous estimatating- End product unit method - 3. Escalas de operaciones o Método de Williams - 4. Tasas o factores-Ratio or factor methods - 5. Dimensiones físicas

- 6. Estimaciones paramétricas-Parametric estimating - 7. Estimados de tres puntos-Three point estimates - Conclusión

Tema 3. Estimaciones para presupuestos…………………33 - Introducción - Objetivos - Temario - 6. Estimaciones para presupuestos - 7. Curvas - 8. Factorización - 9. Semi detallados - 10. Estimaciones en Proyectos de Tecnologías de Información - Conclusión








Tema 4. Estimaciones definitivas……………………………46 - Introducción - Objetivos - Temario - 11. Estimaciones definitivas - 12. Aproximación conceptual o por promedios (In house) - 13. Aproximación detallada - Conclusión

Cierre del curso………………………………………………..49








Bienvenida

Introducción

En la actualidad, la toma de decisiones para detonar un análisis de factibilidad de un proyecto, demanda respuestas rápidas y con un grado de precisión importante.

De tal manera, que si el Presidente o el Director General de una empresa solicita desarrollar un proyecto, se pueda tener la respuesta del monto de recursos económicos requeridos.

Todo esto sirve para poder decidir si se continúa o no con el proyecto, invirtiendo más recursos y tiempo en un mayor desarrollo del mismo, conociendo con más detalle sus características y precisando el monto estimado originalmente.

Objetivo Al finalizar este curso el participante será capaz de…

Identificar las características de los tres tipos de estimaciones de costos y su

relación con el grado de avance de un proyecto.

Temario Tema 1. Introducción a las estimaciones de costos y visualización en el ciclo de vida

del proyecto

Tema 2. Estimaciones por orden de magnitud

Tema 3. Estimaciones para presupuestos

Tema 4. Estimaciones definitivas








Antecedentes El lunes por la mañana el licenciado Enrique Hernández Director de Proyectos de la empresa EC Consultoría, Entrenamiento y Capacitación, planeaba sus actividades y compromisos de la semana, cuando de pronto recibió una llamada telefónica del Ingeniero Eduardo Garza, Director General de EC Consultoría, Entrenamiento y Capacitación.

Enrique: Qué tal Eduardo, Buenos días, ¿en qué te puedo servir?

Eduardo: Te hablo porque recién he recibido una llamada del Corporativo, están sumamente interesados en desarrollar y posicionar más la región noreste, inclusive están pensando en este momento desarrollar y construir el nuevo centro en la reserva territorial de Apodaca.

Enrique: ¡Caray, dices que te ha hablado de manera directa el Presidente del consejo! Eduardo: Efectivamente, personalmente me ha llamado de su teléfono móvil, me dice que

estará jugando golf hoy y mañana, y que en el mismo tour está un inversionista a quien quiere sumar en este proyecto y con quien desde hace algún tiempo quiere conversar.

Enrique: Veo que la semana estará muy pesada ¿verdad?

Eduardo: Creo que todavía no me he explicado bien Enrique. El Presidente necesita urgentemente un estimado de costos para el desarrollo del centro integral, para comentarlo con el posible inversionista; ¿recuerdas más o menos el alcance del que se había hablado?

Enrique: Desde luego, ¿te refieres a usar por completo las 15 hectáreas, desarrollar los edificios de aulas, salas de seminarios, el gran auditorio, el centro deportivo, el hotel, los comedores ejecutivos, los restaurantes?

Eduardo: Menos mal que lo recuerdas, lo importante es que lo necesita para mañana por la mañana, ya que desayunará con él y le quiere mostrar los números y los alcances.

Enrique: ¡Oye pero necesito asegurar muchas cosas, el alcance, el grado de calidad, de cuántos metros las salas, el auditorio de qué capacidad! ¿Consideró usar la totalidad del terreno?

Eduardo: Me parece que ahora sí tienes en que entretener a tu grupo.

Enrique: El grupo está saturado y con compromisos ya previamente establecidos, esto lo tendré que desarrollar de manera personal.








Así que más me vale que inicie, tan pronto tenga la información te la compartiré.

Eduardo: Quedo al pendiente, recuerda que sólo tenemos el día de hoy, y si sirve de algo, también la noche, esta información debe estar en el correo del Presidente mañana a primera hora.

A la mañana siguiente de nueva cuenta Eduardo Garza le llama a Enrique Hernández.

Eduardo: ¡Enrique, muy buenos días, te tengo buenas noticias! Enrique: Buenos días Eduardo, ¿alguna otra petición extraordinaria?, soy todo oídos. Eduardo: Nos han felicitado, la información que enviaste ha resultado de mucho interés para el

posible inversionista, pero ahora necesito que me expliques los supuestos que consideraste, así como las técnicas, las herramientas y los métodos que usaste para integrar este estimado de costos, asegurando que este reflejado y contemplado en el plan de administración del costo del proyecto.

Enrique: Con todo gusto, pero para esto necesitamos toda una mañana, ¿cuándo tienes disponible?

Eduardo: Mañana por la mañana te veo, gracias y felicidades de nueva cuenta.

Tema 1. Introducción a las estimaciones de costos y visualización en el ciclo de vida del proyecto.

Introducción Hoy en día, es más común escuchar la palabra “incosteable” en lugar de las palabras irrealizable o inacabable.

Esto es debido a que los costos implicados en un proyecto, están fuertemente involucrados con el ciclo de vida del mismo.

Este tema permitirá ver un panorama general de la relación que hay entre una estimación de costos y el ciclo de vida de un proyecto.

Además se profundizará en los diferentes factores que determinan una sana relación entre estos dos términos.








Objetivo Al finalizar este tema el participante será capaz de…

Percibir de manera gráfica la relación que existe entre el avance de un proyecto y

las estimaciones de costo.

1.-Estimaciones y el ciclo de vida del proyecto Antes de comenzar es importante definir la naturaleza de un proyecto y sus características.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de esfuerzos temporales dirigidos a generar un producto, servicio o resultado único. Son desarrollados por el hombre y requieren técnicas para administrarlos, tiempo y recursos para ser realizados.

El siguiente esquema ejemplifica la naturaleza de un proyecto:








¿Cuál es la relación que existe entre un proyecto y una estimación?

Para responder esta pregunta es necesario definir el concepto de “estimación” dentro del contexto del proyecto. Una estimación es una predicción de cómo los recursos económicos deberán ser distribuidos durante el proyecto que va a ser ejecutado.

Las estimaciones deben reflejar un plan paso a paso de lo que el equipo del proyecto siente o predice del trabajo a desarrollar.

Las distintas estimacionesde costos se hacen en momentos determinados de la vida del proyecto, en función de diversos factores como los que se presentan a continuación:

Información que se posee en ese momento

Tiempo disponible para realizar la estimación

Costo que supondrá el realizar la estimación

El “ciclo de vida” de un proyecto está compuesto de distintas etapas donde se realizan

diferentes niveles de predicción.

Etapa de planeación A. Etapa de planeación (etapa de evaluación):

Estimaciones por orden de magnitud o llamadas ROM por sus siglas en inglés (Rough Order of Magnitude).

Orden de variación ( 50%). Etapa de diseño básico o preliminar

B. Etapa de diseño básico o preliminar: Estimaciones para presupuestos.

Orden de variación ( 20%). Etapa de ejecución detallada o definitiva

C. Etapa de ejecución detallada o definitiva: Estimaciones definitivas.

Orden de variación ( 10).

“La Administración del costo del proyecto incluye los procesos involucrados en la planeación, estimación, presupuestación, financiamiento, fondeo, administracion y control de costos, de tal manera que el proyecto sea terminado dentro del presupuesto aprobado”.








Para conocer a detalle la importancia de los procesos de la Administración de costos, lee con atención el siguiente esquema.

En el siguiente diagrama se puede apreciar la naturaleza y el alcance de una estimación de costos.

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –

Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, Figura 7-3, página 196.








Es importante recalcar que durante la estimación de costos, deben estar bien balanceados tanto el tiempo asignado para la culminación del proyecto, como la calidad de los resultados.

“El estimado de costos se refiere a los procesos necesarios para tener una aproximación de los recursos económicos necesarios para completar las actividades del proyecto, asegurando el cumplir con el grado de calidad requerido”. (Recuperado de Project Management Body of Knowledge).

Se puede ejemplificar lo anterior con el siguiente esquema.

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –Fourth

Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, Página 54.








Con los conocimientos que has adquirido hasta ahora…

¿Qué elementos puedes apreciar dentro de esta gráfica? La gráfica anterior muestra en el eje vertical o eje “y” el presupuesto mientras que el eje horizontal o de las “x”, el tiempo.








La interpretación que se puede hacer, es que las etapas más tempranas del proyecto, el costo estimado estará o muy por encima o muy por debajo de lo que será el costo total del proyecto, es decir, la precisión tendrá un amplio margen.

En este caso particular esta diferencia es mayor a un ±30% de lo que será el costo total del proyecto y conforme el proyecto avanza, este porcentaje irá reduciéndose y acercándose a la línea horizontal “0”, ó lo que es lo mismo, el costo total del proyecto.








¿Cuáles son los factores que se deben tomar en cuenta para proyectar un menor margen de precisión dentro de una estimación de costos?

Las fuentes de información

Es la información con la que se cuenta o se tiene disponible de proyectos similares en el medio, o en archivos históricos.

La experiencia

Es la cantidad de ocasiones en que se hayan procurado estimaciones de costos de proyectos con características similares.

La oportunidad de la estimación

El tiempo que demande el procurar el estimado de costos correspondiente.

En la medida con que se cuente con más información del proyecto, las estimaciones serán más precisas.

La idea o necesidad para generar un proyecto surge en muchas ocasiones por parte del Presidente o Director General de una empresa, o por alguien cercano a esta persona, y la primera inquietud que surge al respecto es la siguiente:

¿Cuál será el presupuesto o recursos económicos requeridos para que este

proyecto se logre y sea un éxito?

Como se mencionó anteriormente, lo primero que se obtiene es un estimado muy grueso y con un amplio margen de imprecisión, es decir, con un porcentaje muy amplio de variabilidad.








Si el monto económico en este primer estimado está dentro de la expectativa a invertir por parte del dueño de los recursos o patrocinador, entonces el proyecto continuará su desarrollo y avance, es decir, será necesario el invertir recursos y desarrollar bases de diseño generales que clarifiquen y muestren de manera más precisa lo que se quiere lograr como resultado en el proyecto.

Después de haber mostrado de manera más precisa lo que se quiere lograr, se procede a tomar la decisión final: Continuar o no con el desarrollo del proyecto en particular.

La siguiente gráfica muestra lo anterior.

En el eje vertical o eje de las “y” se visualizan los montos económicos requeridos para el desarrollo del proyecto; en el eje horizontal o eje de las “x” se visualiza el tiempo o ciclo de vida del proyecto.








Las etapas del proyecto son las siguientes: Etapa 1: Iniciación del proyecto/Factibilidad Etapa 2: Organización y preparación/Plan y diseño Etapa 3: Desarrollo del trabajo/Producción Etapa 4: Cierre del proyecto/Entrega








Orden de magnitud

Es importante señalar que es en la etapa 1 donde la estimación de costos asociada, es por orden de magnitud y es en la que se da la primera aprobación para proceder con el desarrollo del proyecto, es decir, en la etapa de factibilidad.

Presupuestos

En la etapa de presupuestos es donde se logra o no, la aprobación para ejecutar de manera formal el proyecto, esta estimación presenta una menor variación comparándola contra las estimaciones por orden de magnitud.

Definitivas

Una vez que el proyecto se inicia formalmente y que se tienen las especificaciones generales y/o contratos mayores asignados, se podrán tener las estimaciones definitivas, es decir, aquellas cuyo rango de precisión es muy alto y muy cercano a lo que será el costo total del proyecto, logrando con esto, continuar con el desarrollo final, cierre y entrega del proyecto completo.

Conclusión Para concluir este tema se pueden rescatar las siguientes ideas:

Existe una relación entre el estimado de costos y el ciclo de vida del proyecto, lo

cual permite monitorear los tiempos y la calidad de los resultados deseados

En etapas tempranas del proyecto, el grado de estimación de los costos tiene

mucha variabilidad

El plan de administración del costo establece las políticas, procedimientos y

documentación para planear, administrar, gastar y controlar los costos del

proyecto

Mientras más información se tenga sobre las especificaciones del proyecto, el

nivel de incertidumbre disminuye

La asignación de contratos mayores y las compras principales del proyecto se

deben dar cuando se esté más cerca de las estimaciones definitivas








Tema 2. Estimaciones por orden de magnitud

Introducción Todos los proyectos inician con una idea para satisfacer una necesidad o para realizar un nuevo producto, servicio o resultado, y se requiere por parte del tomador de decisiones, conocer un estimado original de recursos económicos que demandará el desarrollar dicho proyecto. Este estimado facilitará la decisión de continuar con él o cancelarlo.

Este tema profundizará en una de las primeras etapas de la relación que existe entre la estimación de costos y el ciclo de vida de un proyecto.

Además se describirán los tipos de estimaciones que existen para esta etapa.

Continuemos.

Objetivos Al finalizar este tema, el participante será capaz de…

Conocer el propósito y características de las estimaciones por orden de magnitud.

Temario

1. Prorrateo grueso

2. Unidades de producto terminado

3. Escalas de operaciones

4. Tasas o factores

5. Dimensiones físicas

6. Estimaciones paramétricas

7. Estimados de tres puntos








1. Estimaciones por orden de magnitud Las estimaciones por orden de magnitud son utilizadas para la planeación y pronóstico, con el objeto de ayudar al desarrollo de las evaluaciones económicas y financieras de una inversión.

Las ventajas de la estimación por orden de magnitud tienen ciertas características que deben ser aprovechadas desde el primer momento:

Utiliza datos con poco nivel de detalle.

Su generación es la más rápida.

Brinda un escenario que ayuda a escoger el mejor camino para llevar o desarrollar

un proyecto.








La estimación por orden de magnitud está basada en resultados llenos de significado. Esta estimación brinda un marco de referencia sin tener el énfasis de una aproximación muy detallada.

A medida que se vayan conociendo los detalles del proyecto y la información vaya fluyendo, los niveles de precisión se irán incrementando.

Durante este tema se estarán revisando de manera minuciosa los siguientes tipos de estimaciones por orden de magnitud (ROM– Rough Order Of Magnitude):

Estimaciones por orden de magnitud

a) Prorrateo grueso e) Dimensiones físicas

b) Unidades de producto terminado f) Estimaciones paramétricas

c) Escalas de operaciones g) Estimados de tres puntos

d) Tasas o factores








2. Prorrateo Grueso – Gross Proration

Este método es comúnmente utilizado para obtener el estimado por orden de magnitud (ROM) de proyectos industriales y/o de infraestructura.

El secreto de este tipo de estimación radica en las experiencias previas con proyectos similares.

En este método se establece un costo base de la implementación de un solo parámetro, o bien de un proyecto anterior, o preferiblemente de varios proyectos semejantes que hayan sido ponderados y promediados adecuadamente para que correspondan a la naturaleza de la implementación actual.

Este costo base de la implementación se ajusta, de manera que abarque diferencias en el tiempo y ubicación geográfica, entre otras cosas.

A continuación se presenta un ejemplo:








3. Unidades de producto terminado – Analogous estimating –

End product unit method

Este método es utilizado cuando el estimador tiene suficientes datos históricos disponibles, los cuales provienen de la experiencia en un tipo de proyecto en particular para relacionar algunas unidades de productos terminados con los costos de construcción.

Ejemplos:

Los costos de construcción de una planta generadora de energía y la capacidad

de la planta en kilowatts.

Los costos de construcción de un hospital y el número de camas.

Los costos de construcción de un edificio de departamentos y el número de

departamentos.

Los costos de construcción de un edificio de estacionamiento y el número de

cajones disponibles para estacionarse.

Esto quiere decir que se puede hacer una estimación para un proyecto similar en donde la única diferencia significativa entre los proyectos sea su tamaño.








Para hacer esta estimación se retomarán los datos recuperados del hotel que será de la competencia.








Importante A pesar de que ésta es una manera rápida y fácil de tener una idea de los costos, los resultados deben ser usados cautelosamente, ya que los cálculos no consideran la escalación o la economía de escala. Además son ignorados los costos comunes de las instalaciones como el lobby, la alberca, y la lavandería, las cuales no varían directamente con el incremento del número de habitaciones con las que cuenta un hotel.

4. Escalas de operaciones o Método de Williams Este método utiliza ecuaciones empíricas históricamente derivadaspara obtener un estimado de los costos aproximados, para diferentes tamaños del mismo tipo de proyecto o facilidades industriales. Este método es conocido también como la regla de los seis décimos por AACE, esto por el exponente constante. La forma común de esta ecuación es la siguiente:

La relación matemática refleja un crecimiento no linear entre el costo y el tamaño, y muestra la economía de escala en donde los costos de construcción por unidad de capacidad, disminuyen cuando el tamaño del proyecto aumenta.








5. Tasas o factores – Ratio or Factor Methods

Para la industria hay disponibles métodos un poco más especializados, como el de tasas

o factores. Muchos de éstos son usados típicamente como se describen a continuación.

Múltiplos de costos

Este método es comúnmente usado en los procesos de construcción y en el desarrollo o construcción de las plantas químicas, en donde el costo del equipo especializado ocupa la mayor parte de los costos del proyecto. Los costos aproximados del proyecto deben ser estimados totalizando los costos de la mayoría del equipo y luego multiplicando esta suma por una tasa sencilla obtenida de los datos históricos o de otros recursos aceptables. La aproximación debe tener una exactitud del








+15 % al –30 %.

Ejemplo Si el costo total de todo el equipo de una planta química manufacturera es de $10, 000,000.00 y la tasa de costo de la planta es de 5.0 , entonces el costo estimado total será de…

$10,000,000.00 * 5 = $50,000,000.00

Múltiplos estándares

Hay factores que son simplemente múltiplos estándares para usarlos en situaciones específicas. Algunos ejemplos son, sin perder de vista que los resultados obtenidos son estimados ROM´s:

Ejemplos 3.10 Para plantas con procesos sólidos.

3.63 Para plantas con procesos sólidos y fluidos.

4.74 Para plantas con procesos fluidos.

Factores para componentes de equipo

También están los factores para los componentes de equipos o sistemas permanentes. Algunos de los factores propuestos para equipos del proceso de la planta se muestran a continuación.

Ejemplos 8.5Para motores eléctricos.

4.8Para instrumentos.

3.5Para intercambiadores de calor.

2.5Para compresores.

2.0Para centrifugado.








6. Dimensiones físicas Este tipo de estimación está basada en las dimensiones físicas como la altura, el área o el volumen. Este método depende de los datos históricos de instalaciones similares.

7. Estimaciones paramétricas – Parametric Estimating Las estimaciones paramétricas consisten en la relación entre una o más variables (conocidas como parámetros) y su costo asociado. En términos más técnicos se entiende como una expresión matemática que muestra el costo de un elemento o un sistema como función de sus características.

Ejemplos

Costo por metro cuadrado de construcción ($/m2)

Costo por platillo en un banquete

Costo del metro cuadrado de construcción de una casa de interés social

Estas estimaciones son usualmente preparadas al terminar un diseño muy preliminar, el cual arroja las dimensiones definidas del proyecto.

Existen expresiones paramétricas que han sido desarrolladas por empresas para realizar estimaciones de manera rápida, a sistemas más complejos. A continuación se presenta








un ejemplo de cómo una empresa aérea recuperó cierta información de eventos pasados y lo utiliza para realizar su estimación actual.

Es importante recordar que este modelo de estimación aplica en casos muy específicos por eso es necesario tomar en cuenta las condiciones bajo las cuales se puede aplicar esta expresión paramétrica.

Cada expresión paramétrica debe tener bien definidas sus fronteras de aplicación para que el estimado procurado sea un dato preciso y de valor.

A partir de las expresiones paramétricas, los administradores de proyecto – Project Managers (PM´s), hacen estimaciones rápidas a los clientes con las curvas paramétricas, las cuales representan varias condiciones bajo las cuales se puede aplicar este método.








La elaboración de expresiones paramétricas y sus respectivas curvas, implica que se ponga mucha atención a la selección de variables que formarán los cálculos para realizar las estimaciones.

El resultado de la aplicación de estos métodos, una ecuación, se modela en diferentes condiciones hasta establecer las constantes adecuadas que permitirán que la expresión corresponda a las condiciones reales de aplicación del sistema, de esta manera se obtienen expresiones como la que se presenta a continuación:


Knowledge(PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc.,

2013.


Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –Fifth Edition, Project Management Institute, Inc.,

2013.




8. Estimados de tres puntos – Three point estimates Este es un método probabilístico, el cual indica que la precisión de la estimación de los costos de una actividad o de un proyecto, puede ser mejorada al considerar que los estimados de costos para cada proyecto o actividad pueden tener un costo mayor o más alto, uno probable o promedio y uno menor o de más bajo costo.

El costo promedio de las actividades o proyectos – Muy probable.

El costo menor o más barato, el resultado del escenario económico más atractivo de las actividades o proyectos – Optimista.

El costo más alto, es decir, el análisis menos atractivo posible, el más caro- Pesimista.

Fórmula: Costo estimado = (Costo Optimista + 4 veces el costo promedio + Costo Pesimista), todo dividido entre 6.

Ejemplo:

Los siguientes son los costos totales de un edificio de estacionamiento.



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Se estimara un estacionamiento con capacidad para 135 vehículos:

El costo promedio por vehículo de cada uno de los proyectos es el siguiente:

(Costo Optimista + 4 veces el costo promedio + Costo Pesimista), todo dividido entre 6.

El costo promedio por auto, considerando los 8 proyectos, es $30,431.50 / 8 = $3,803.94, por lo tanto, el estimado de costos para el estacionamiento de 135 vehículos será…

Costo Estimado por auto =

(2,987.30 + 4(3,803.94) + 4,375.80) / 6 = $3,763.14

Costo Estimado Total = 135 autos x $3,763.14 = $ 508,023.00

El costo promedio por auto, considerando los 8 proyectos, es: $30,431.50 / 8 = $3,803.94, por lo tanto, el estimado de costos para el estacionamiento de 135 vehículos será…

(Costo Optimista + 4 veces el costo promedio + Costo Pesimista), todo dividido entre 6.

Costo Estimado por auto = (2,987.30 + 4(3,803.94) + 4,375.80) / 6 = $3,763.14 Costo Estimado Total = 135 autos x $3,763.14 = $ 508,023.00

Conclusión Para concluir este tema se pueden rescatar las siguientes ideas:

El propósito de la estimación por orden de magnitud es determinar la factibilidad

económica del proyecto.








Esta estimación es utilizada para llegar a un presupuesto razonable en el menor

tiempo posible, sin perder de vista que debe considerarse una partida de reservas

o contingencias, la cual será un porcentaje del estimado del costo o un monto fijo,

monto que tenderá a ser modificado conforme se tenga más información del

proyecto.

La estimación del proyecto se lleva a cabo considerando los costos de los

proyectos similares realizados en el pasado. Importante señalar que se deben

considerar grados de calidad también similares.

Se deben aplicar factores de corrección debido al tiempo (inflación), localización y

cualquier otro factor de proceso que pueda diferir de la base.

Tema 3. Estimaciones para presupuestos

Introducción Las estimaciones para presupuestos son preparadas una vez aprobada la estimación por orden de magnitud, es decir, cuando la factibilidad económica del proyecto ha sido analizada y donde se tiene ya definido un escenario.

La preparación de este tipo de estimación demanda generar las bases de diseño conceptual, recordando que en este momento del proyecto no se cuenta con las especificaciones completas.

Es importante mencionar que mientras mayor precisión sea requerida en esta estimación, más tiempo tomará procurarla. El objetivo de las estimaciones para presupuestos es generar un estimado de costos más preciso para poder aprobar oficialmente el desarrollo y arranque del proyecto.


Reconocer las características de las estimaciones para presupuestos



2013.



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Temario

1. Estimaciones para presupuestos

2. Curvas

3. Factorización

4. Semi detallados

5. Estimaciones en proyectos de Tecnologías de Información

6. Estimaciones para presupuestos

Estas estimaciones son consideradas para la Autorización formal del presupuesto, ya que se hacen durante el diseño, para asegurar que las evaluaciones económicas sigan siendo válidas conforme progresa el proyecto.

Las estimaciones se preparan normalmente después de que el administrador del proyecto ha terminado su trabajo de planeación, es decir, ha escenificado sus opciones



2013.



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(económicas, utilizando la estimación por orden de magnitud como base) y está ahora en la posición en donde normalmente él requerirá de la aprobación de la administración o patrocinador para proseguir con el desarrollo del proyecto.

Una vez que las ideas sobre el proyecto estén más concretas, la administración puede asignar o presupuestar dinero en el futuro para ese propósito.

Muchas de las estimaciones preparadas durante esta fase son llamadas "estimaciones para presupuestos", y aunque están basadas en el diseño final del proyecto, carecen de una cantidad considerable de detalle y especificaciones. Sin embargo, la finalización de las bases de diseño contribuye significativamente a la precisión de la estimación.

Estas estimaciones son comúnmente utilizadas en la industria y en las Tecnologías de información (TI´s). Existen varios métodos usados para preparar este tipo de estimaciones, en este tema se revisarán cuatro tipos. En las siguientes páginas se revisaran cada una de las siguientes estimaciones de presupuestos.

Estimación de presupuestos

Curvas

Factorización

Semi detallados

Estimaciones en proyectos de Tecnologías de Información

7. Curvas Cuando se escoge un punto en la curva del proyecto, es importante mencionar que el método predice su ejecución, ese punto representa una cierta cantidad y tipo de infraestructura física consistente con el promedio de lo que está en el diseño del proyecto particular, lo cual permite la realización de la curva.

Cuando se va teniendo idea de los detalles de predicción de la estimación, se puede ir comparando qué está sucediendo actualmente contra lo que se predijo (la estimación). El comparar lo que sucede contra lo estimado es un elemento esencial del control de costos.



2013.



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Las curvas necesitan datos históricos relevantes, además son un ordenador de predicciones y pueden ser sofisticadas y precisas.

Ventajas Rápidas

Precisión razonable

Incluye todo el alcance del proyecto

Desventajas Alguna variación ( 20%)

Los detalles no están disponibles

Mayor "orientación a una parte"

A continuación se retomará el problema de la refinería de Minatitlán para comprender mejor esta estimación.

Se pretender ampliar la producción de una refinería en Minatitlán que arroje 500,000 bb/día.

Las fuentes de información para realizar la estimación se tomará nuevamente de la

inversión de la refinería en Cadereyta.








8. Factorización El factor de estimación recae en el principio de que existe una relación o factor entre el costo de un equipo particular y los elementos asociados a la instalación. Por lo tanto, el término "estimación de la relación" es casi siempre aplicado a un factor de estimación.

Por ejemplo, la instalación de un tanque estabilizador en una planta química implica que deba ser añadida a la estimación, así como también los procesos que involucran tal instalación. Todo lo que impacte en el costo del material y la mano de obra creada adicionalmente con el tanque estabilizador debe ser incluido en la estimación.








Nuevamente se retomará el ejemplo de la refinería, esta vez se realizará con la estimación de factorización.

Se va a estimar el costo para ampliar una refinería en 750,000 bbl/día en Minatitlán, Veracruz.

El método de factorización explica que cada elemento del proyecto se asocia un factor para todo lo asociado a la instalación, sin embargo en este caso el factor no es único para todo el proyecto, sino que varía, y esta variación se relaciona con la información histórica de los proyectos similares.

El método de factorización, es en pocas palabras, un método que utiliza tasas de estimaciones de las necesidades, en este caso del equipo (como mínimo), es decir, "predicciones" de las cosas que no están dentro del equipo, estos pueden ser sofisticados y precisos, dependiendo de la información histórica con que se cuente.

Ventajas Refleja un diseño específico.

Su preparación demanda menos tiempo que un estimado definitivo.

Tiene una buena precisión ( 15%).

Desventajas Deben hacerse para todas y cada una de las partes (equipo y elementos relacionados con su instalación).

Tiene tendencia a no ajustarse, por la cantidad de equipos considerados.

Le falta detalle en el volumen del material y mano de obra.








9. Semi detallados

Es similar al método de factorización pero con la diferencia de que los semi detallados deben intentar predecir las cantidades y costos individuales de los elementos relacionados con su instalación, más que agregarlos como tasas o factores.

Las cantidades del volumen del material y los costos son generados basados en los datos históricos, usando las medidas físicas como un parámetro y relacionando ésta con el promedio del volumen de las cantidades del material de diseños pasados. A causa de la cantidad tan larga de cálculos repetitivos, el método de semi detallados es casi siempre programado por una computadora y existe un gran número de paquetes computacionales en el mercado para este fin.

Ventajas Provee el promedio de las cantidades de los elementos relacionados con

su instalación y sus costos. Esta información es esencial para un temprano y efectivo control de costos.

Desventajas Demanda el tener una gran cantidad de información histórica.

10. Estimaciones en Proyectos de Tecnologías de Información

En este espacio se explicará cómo se realizan las estimaciones para proyectos de desarrollo de software y otros proyectos de tecnologías de la información.

En las siguientes páginas se verán a detalle estas estimaciones.

a) Usar el ciclo de vida de la distribución de los recursos (económicos y tiempo) como

base de los cálculos.

b) Comparaciones directas con proyectos completos existentes, agregando factores de variación.

c) Puntos de función.








d) Algoritmos basados en el tamaño de la estimación del sistema.

e) Paquetes de software.

A) Usar el ciclo de vida de la distribución de los recursos (económicos y tiempo)

como base de los cálculos.

Casi siempre se tiene una distribución de costos conocida (recursos económicos y tiempo) del proyecto a través de las etapas del ciclo de vida. Estos son obtenidos de experiencias de otros proyectos o usando los estándares de la industria.

La siguiente figura muestra esta distribución de recursos en las diferentes etapas:

Estudio de Factibilidad

Definición de Requerimientos

Especificaciones del Sistema

Diseño del

Sistema

Diseño y Desarrollo

del Sistema

Pruebas al

Sistema

Implantación

FE 2%

DR 10%

ES 15%

DS 20%

PD 25%

PS 18%

IM 10%

B) Comparaciones directas con proyectos completos existentes, agregando factores de variación

El ejemplo anterior asume un proyecto promedio, la realidad no es así, este método usa varios factores para corregir el estimado y que se particularizan a la organización.

A continuación se presentan dichos factores:

a. Tamaño

b. Líneas de código

c. Complejidad (si desarrollar el sistema es simple o complejo o la cantidad

de usuarios, incrementando en 5% el estimado por cada usuario adicional

al usuario principal)

d. Factores desconocidos, (pueden incrementar hasta en un 20% el

estimado por cada factor)








Ejemplo:

Será estimado un proyecto que es aproximadamente 10% mayor y mucho más complejo que el promedio. Son 3 usuarios los involucrados y será instalado en un nuevo sistema operativo con nuevos servidores y un nuevo staff organizacional:

Tamaño 10% más grande; Incrementar el estimado en 10%;

caso contrario 10% más pequeño, disminuir el estimado en 10%

Complejidad Muy complejo el desarrollo, adicionar el estimado en 20%, nada complejo, disminuir el estimado en 20%

Factores desconocidos Por cada usuario adicional incrementar en 5% el estimado, e incrementar 20% el estimado debido a cada una de las condiciones desconocidas que apliquen: sistema operativo, equipo de cómputo y recurso humano

El estimado será mayor en un 100% del estimado que se tiene como promedio.

C) Puntos de función Este tipo de estimados se basa en las funciones formales de complejidad y tamaño del sistema a desarrollar y resultan de una suma ponderada de los diferentes tipos de “inputs” (entradas), “outputs” (salidas), archivos, interfaces y operaciones que el sistema debe procesar y que se catalogan en simples, promedio o complejas.








Tabla de puntos de función

Con la información obtenida, es posible responder cada una de las siguientes preguntas.

¿Cuál es el tiempo estimado del proyecto?

Paso 1

Tomando en cuenta los datos que se tienen, se debe dividir el total de puntos de función por proyecto entre los 5 puntos posibles mensuales por persona.








� � � � 𝑃� � � � � � �

� � � � 𝑖ó�

� � � � � � � � � � � � � 𝑖ó� � � � � � 𝑎� � � � � � � � � � � � 𝑎

= � � � 𝒎𝒆𝒔𝒆𝒔

258 MESES X PERSONA X 160 HRS/MES X 10 USDL/HR =412,800 USDLL

Paso 2

Para obtener el total del tiempo que tardarían 6 personas, se multiplican los 5 puntos posibles por la cantidad de personas, en este caso son 6.

5 puntos de función mensual por persona X 6 personas = 30 Pf

30 Pf por mes que un grupo de 6 personas elabora

Paso 3

Se dividen los 1290 puntos de función entre los 30 Pf que las personas pueden desarrollar.

� � � � 𝑃� � � � � � � � � � � 𝑖ó� (� � � � � � 𝑎� � � � � 𝑎� 𝑎� 6

� � � � � � 𝑎� )

� �

= � � 𝒎𝒆𝒔𝒆𝒔

43 MESES X 6 PERSONAS X 160 HRS/MES X 10 USDLL = 412,800 USDLL

Si tienes 20 personas disponibles ¿cuál es la duración total del proyecto?

Paso 1

Para obtener el total del tiempo que tardarían 20 personas, se multiplican los 5 puntos posibles por la cantidad de personas.








5 puntos de función mensual por persona X 20 personas = 100 puntos de función Paso 2

� � � � 𝑃� � � � � � �

� � � � 𝑖ó�

� � � 𝑃� � � � � � � � � � � 𝑖ó�

= � � . � 𝒎𝒆𝒔𝒆𝒔

20 personas tardarían 12.9 meses

12.9 MESES X 20 PERSONAS X 160 HRS/MES X 10 USDLL = 412,800 USDLL

Si el proyecto tiene que terminarse en seis meses ¿cuántas personas se necesitarían para el proyecto?

En este caso se tendrá que buscar el número de personas que se necesitan para poder terminar el proyecto en 6 meses.

Para encontrar este dato se utilizará álgebra básica.

Paso 1

El número de personas que se buscan, se representaran con la variable “x”. El número de personas se multiplicará por los puntos de función por persona.

(5x)(6)=1290 Pf

Paso 2

Se despeja x.

5𝑥 =

𝑥 =

1290 6 215

5

𝑥 = 43

𝑃� � � � � 𝑎�

Los materiales están basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.






6 MESES X 43 PERSONAS X 160 HRS / MES X 10 USDL = 412,800 USDLL

Como se puede observar el estimado del costo es de 412,800 dólares y es el mismo en todos los escenarios mostrados.

D) Algoritmos basados en el tamaño de la estimación del sistema.

Muchas organizaciones han desarrollado sus propios algoritmos para la estimación de la asignación de recursos en el desarrollo de proyectos basados en algunas estimaciones del tamaño final del sistema. A continuación se presenta un ejemplo. Algoritmos desarrollado por Boehm (algoritmo de Boehm).

Este algoritmo asume un proyecto promedio, por lo que los factores de variación se aplican a la estimación.

El algoritmo es el siguiente:

Este algoritmo trata con el diseño del sistema, su desarrollo, y las etapas de prueba del sistema.

F) Los paquetes de software

Ahora en el mercado existen una gran cantidad de herramientas y paquetes computacionales, las cuales están disponibles para ayudar al administrador del proyecto a desarrollar un estimado confiable.

Es importante mencionar que estos métodos descritos para estimaciones en tecnologías de información son precisamente estimados y que los resultados pueden diferir de una Los materiales están basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of




2013.




organización a otra, dependiendo de las habilidades que tengan los administradores de proyectos en cada una de ellas.

Conclusión Las estimaciones para presupuestos son posteriores a un diseño preliminar o pre diseño, para elaborarlas se requiere conocer de entre un 5% a un 20% de certidumbre de los alcances a cubrir del proyecto, son previas a la decisión final de proceder o no con la inversión, es decir, con la ejecución y el desarrollo del proyecto.

Importante mencionar que las estimaciones para presupuestos requieren lo siguiente para su desarrollo:

Determinar el alcance del proyecto.

Desarrollar diagramas de flujo.

Preparar listas de equipo y generar estudios de logística.

Contactar proveedores para costos de equipo mayor.

Preparar el programa general del proyecto.

Evaluar la disponibilidad del recurso humano.

Revisar las especificaciones generales.

Las estimaciones para proyectos en tecnología de información se basan mucho en la complejidad del sistema a desarrollar, así como en el “expertise” del recurso humano con el que cuente cada organización.

Los cuatro métodos que se pueden utilizar para estas estimaciones son: curvas, factorización, semi detallados y los especiales para Tecnologías de Información.

Tema 4. Estimaciones definitivas

Introducción Las estimaciones definitivas son las más cercanas a lo que será el costo total del proyecto, su preparación requiere de una gran cantidad de información del proyecto a desarrollar, tales como: especificaciones a cubrir, grado de calidad a lograr e imprevistos asociados a esta etapa del proyecto (por ejemplo, ingeniería y/o planos de construcción).








Las estimaciones definitivas son usadas como herramienta para controlar los costos del proyecto, es decir, de acuerdo al PMBOK® Guide las estimaciones definitivas son la línea base del costo, o lo que se conoce como el presupuesto base.


Conocer las características de las estimaciones definitivas.

Temario

1. Estimaciones definitivas

2. Aproximación conceptual o por promedios

3. Aproximación detallada

11. Estimaciones definitivas Las estimaciones definitivas son las más precisas y requieren el mayor esfuerzo para prepararlas.








Existen básicamente dos tipos de estimaciones definitivas.

1. Aproximación conceptual o por promedios.

2. Aproximación detallada.

12. Aproximación conceptual o por promedios (In house)

Esta aproximación es casi siempre referida como una estimación "in-house" y es usada principalmente por los dueños de las organizaciones. En esta aproximación, los métodos de estimación son desarrollados a través de datos históricos y se utiliza un promedio de conceptos. Este método es más o menos una extensión del método de factorización, sólo que éste es hecho con mucho mayor

detalle.

Esta aproximación requiere un esfuerzo significativo en la obtención de los datos.

Ventajas La aproximación "in-house" requiere considerablemente menos tiempo

y esfuerzo para prepararla y es más conveniente para un control de costos.

Desventajas La desventaja es que necesita una mayor obtención de datos y un mayor esfuerzo en el desarrollo de métodos. También, los resultados finales son menos exactos que en una aproximación detallada (promedios vs. datos específicos).

13. Aproximación detallada

El segundo tipo de las estimaciones definitivas es mucho más detallado en su aproximación y es principalmente usado por las organizaciones contratistas. En el área de construcción se conocen como Precios Unitarios (PU´s).

Esta modalidad la realiza un administrador de proyecto, el cual puede hacer estimaciones con mayor precisión, éste se auxilia únicamente en el WBS (Work Breakdown Structure- Desglose Estructurado del Trabajo – EDT).








El proyecto incluye como alcance sólo lo declarado en la WBS, de tal manera que lo que se hace es sumarizar los costos de cada una de las actividades o paquetes de trabajo (work packages) que son parte del proyecto de abajo hacia arriba, de lo especifico a lo general, para obtener el costo estimado total del proyecto. Se reitera el hecho de que en esta etapa del proyecto se debe tener bien definida la WBS y los recursos que cada actividad demanda.

La aproximación detallada y por precios unitarios demanda un gran esfuerzo durante la preparación de la estimación.

Ventaja La aproximación detallada es mucho más precisa que la aproximación

conceptual. Desventajas Esta aproximación tiene la desventajas de ser costosa al prepararla y casi

siempre está disponible demasiado tarde para un control de costos oportuno en el proyecto.

Conclusión

Para terminar el tema se pueden rescatar las siguientes ideas.

Las estimaciones definitivas son las más detalladas y precisas y representan la

línea base del costo o presupuesto base del proyecto.

Son usadas como herramienta para el control del proyecto.

Deben estar basadas en planos, especificaciones, paquetes completos de

contratación, programación de las actividades definitivas y con todos los detalles

aclarados y especificados por escrito.

Cierre del curso

Has concluido con el curso de Estimación de costos.

En este curso conociste cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto y su relación con sus costos asignados:

Estimación por orden de magnitud








Estimación para presupuestos

Estimación definitiva

Para finalizar el curso se presenta la siguiente gráfica que representa las diferentes actividades a realizar durante la estimación de costos de un proyecto. La gráfica permite visualizar un panorama general del proyecto, desde su bosquejo hasta su ejecución.



2013.



2013.



3-1 estimacion de costos

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