118 excel 2011

5/9/2018 118 Excel 2011 - slidepdf.com

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CICLO I-2011

UNIVERSIDAD DE EL SALVADORFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASESCUELA DE CONTADURIA PUBLICADEPARTAMENTO DE COMPUTACIONCOMPUTACIÓN IGUÍA DE CLASE No. 5

MICROSOFT EXCEL 2010

1. Introducción.

Mapa conceptual que representa la información relacionada a Excel:



CICLO I-2011

1. Introducción.

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es larealización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores deforma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto dehojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas decálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 65,536 filas y 256 columnas. Lasfilas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y concombinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidadbásica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y sunúmero de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.

Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Cálculo, Bases de Datos y Gráficos, de lo que setratará en este manual, pero también Macros (un documento similar a una hoja de cálculo que contiene grupos deinstrucciones para realizar tareas específicas).

Conceptos básicos de Excel:

1. Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel 2010, es decir, todo lo que hacemos en esteprograma se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel 2010 tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel 2010 automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con elnombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel 2010, en la Barra de título enla parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel 2010 el número del libro irá variando dependiendo decuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, elsiguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajo mientras no se hayanguardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.



g , g g q y g

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Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 5 hojas aunque el número de éstaspuede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel 2010 encontrarás las diferenteshojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas aun mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es unaherramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesitenrealizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a laque pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y

la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel 2010 podrás comprobar todo loexplicado anteriormente.

En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celdase denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una omás celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo deoperaciones se realizan a base de rangos.

Empezar a trabajar con Excel

Si es la primera vez que va a trabajar con Excel deberá hacer un doble clic sobre el icono de la aplicación. Elicono lo encontrará probablemente en la ventana de programas de Microsoft Office. La aplicación Excel se

identifica con el icono:Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestrahoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y esnecesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas parapoder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHADERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA PantallaAbajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1CTRL+INICIO Primera celda de la columna activaFIN FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activaFIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activaFIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de lafila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe conseguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ira... que se encuentra en el menú Edición.

1 Selecciona la ficha inicio



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2 clic en el botón buscar y seleccionar

3 Haz clic sobre la opción Ir a...

También hubieras podido pulsar la tecla F5.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:

4 Escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que quieres desplazarte.5 Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento paravisualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 5 hojas de cálculoaunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro detrabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la queestamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás atrabajar con dicha hoja.

También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda:

Para ir a la Hoja1.

Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.

Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.

Para ir a la última hoja

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo,como pueden ser:

MOVIMIE

NTO

TECLADO

HojaSiguiente

CTRL+AVPAG

HojaAnterior

CTRL+REPAG

Hacer un nuevo documentoPara crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del menú Archivo la opción Nuevo. También se puede

crear un nuevo libro pulsando el botón de página en blanco que esta dentro de la barra estándar . Concualquiera de estas dos opciones aparecerá un nuevo libro con una hoja en blanco. A través del menú Insertarpodrá introducir en su libro más hojas de cálculo, macros o gráficos.

Guardar el documentoPara almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.



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Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre :

1 Selecciona el menú Archivo

2 Elige la opción Guardar como...

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguonombre, en caso de estar conforme con él pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo

fichero con la modificación, seguir todos los pasos.

3 En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas agrabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

4 Haz doble clic sobre la carpeta donde guardás el archivo.

5 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Excel daráautomáticamente al nombre del documento una extensión ".sus".

6 Haz clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación.

Para ello:1 Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas.

Se guardará con el mismo nombre que tenía.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre.

Abrir un documento ya creado

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.Una de ellas consiste en utilizar el menú:

1 Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

3 Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.

4 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerátoda la información de dicha carpeta.

5 Haz clic sobre el archivo deseado.

6 Haz clic sobre el botón Abrir.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentosabiertos anteriormente.

1 Selecciona el menú Archivo.

Al final de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos.

2 Haz clic sobre el documento deseado.



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El primer documento de la lista es el último que se abrió.

Introducir Información en la hoja de Cálculo

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, lospasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujosiguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos acontinuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se

encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiarádependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia laderecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valorpara introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor

inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra defórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre elposible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmulaen la barra de fórmulas para encontrar el error.La información introducida será interpretada como una fórmula siempre que el primer carácter introducido seaun signo igual (=). En otro caso, será interpretada como dato, que puede ser numérico o de texto.La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada a través de labarra editora de texto de la parte superior del documento y se edita en la celda cuando se indica el fin de edición.Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para seleccionarla hay que hacer un clic

sobre ella. El fin de edición se indica con un clic en el icono correspondiente de la barra editora ,pulsando la tecla retorno de carro o la tecla Intro que se encuentra en el teclado numérico.A continuación, se van a utilizar los siguientes datos como ejemplo para el resto del manual.



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Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después dela introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando latecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste

una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada dedatos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:

1 Seleccionar la celda adecuada.

2 Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en laparte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma.

3 Modificar la información.

4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.

Cortar, copiar y pegarEstas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una manera rápida y práctica.

Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar inicio|Cortar. Al hacer estoarrancamos los datos de una casilla y tendremos que señalarle al ordenador donde queremos pegarlos. Para estosituamos el cursor en la casilla donde deseemos y seleccionamos inicio|Pegar.Copiar: esta función es muy similar a la de Cortar, con la diferencia de que los datos no desaparecen del lugaroriginal, sino que son duplicados, en el lugar que se señale.

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser unnúmero, una fecha u hora, o un texto.

Números:Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedidopor el signo (-).Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico encontabilidad.El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevadoa 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.



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Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero enla barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan connúmeros de fecha.Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fechas:Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a laderecha en la celda.Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dosúltimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango,necesariamente deberemos introducir el año completo.Ejemplos:1/12/99 1-12-99 2:30 PM14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

Texto:Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras,dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta16.000 caracteres de texto.Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha paravisualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversasoperaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una fórmula se puedenmezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la

barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -

* / % ^OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdaderoo falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado enla fórmula. En Excel pueden ser:- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un

orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de unaexpresión antes que otras.Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sinembargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienenoperadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadoreslógicos .

Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda aderecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIÓN Igualdad (=)

Desigualdad (<>)Menor que (<)



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Mayor que (>)Menor o igual que (<=)Mayor o igual que (>=)

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):ARITMÉTICOS LÓGIC

OS Exponenciación (^) NotNegación (-) AndMultiplicación (*) y División (/) OrAdición (+) y Sustracción (-)Concatenación de caracteres (&)

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece,de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una mismaexpresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es

prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquieroperador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que elresultado obtenido sea el correcto.

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo encuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearsefórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.

= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antesse evalúa, es aquella que va entre paréntesis.



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Veamos pues como resolvería la fórmula que hemos visto como ejemplo:

Podemos que hay 10 operaciones

- 5 SUMAS

- 3 MULTIPLICACIONES

- 1 DIVISIÓN

- 1 COMPARACIÓN

Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después realizaría las operacionesde MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último laCOMPARACIÓN.

FUNCIONESUna función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unoscálculos con esos valores y devuelve un resultado.Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cadaparéntesis.2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".Ejemplo:=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3Más adelante veremos cómo utilizar funciones.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo deerror puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error,el cuadro de diálogo queaparece tendrá el aspecto queves a la derecha:

Nos da una posible propuestaque podemos aceptar

haciendo clic sobre el botónSí o rechazar utilizando elbotón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuandoaparece la celda con un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como esto: .



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Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el másfrecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente elerror sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulasadyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opciónModificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de lacelda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO unvalor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una horanegativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumartextos, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal. Microsoft Excely sus formatos numéricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de unnúmero, del decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valoresdistintos y que la aplicación lea como texto lo que debería ser un número.

Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la formula correcta para la versión en uso, yasegurarse de que, en las opciones, está especificado el idioma correcto para formatos numéricos, teclado, etc.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. Se corrige cambiando la fórmula, considerando que hemoshecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula, es decir que hay algún error en el enunciado dela fórmula, algún espacio o alguna letra incorrecta.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida: Indica que, al actualizar una fórmula conreferencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.



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Series y Listas

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas condatos automáticamente. Esto se puede realizar dedos modos, cada uno es para un tipo de datosdistinto.Seleccionando Inicio|Rellenar|Series saldrá estaventana en la que se puede elegir entre losdistintos tipos de series y el incremento que sequiere que haya entre un dato y otro.

Otra forma de introducir datos si los datos sonnuméricos se realiza del siguiente modo. Seintroducen los dos primeros números de la serie.Se seleccionan ambos y se mueve el cursor a laesquina inferior derecha de la selección. El cursorse volverá en un símbolo + más fino. Apretando el

ratón seleccione las casillas en las que se quiera que aparezcan los datos. El ordenador entenderá que elincremento que hay entre los dos números es el que debe haber entre todos los números de la serie.Si los datos no son numéricos, sino de texto y le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repetirá estosdos datos de forma alternativa. A no ser que se le defina una lista con todos los datos. Seleccionearchivo|Opciones|avanzadas| general | clic en modificar listas personalizadas…. Colóquese sobre NuevaLista y pulse Agregar, a continuación introduzca los datos en el orden en el que desee que aparezcan. Comoseparación de cada dato puede utilizar la coma o pulsar Intro. Cuando haya introducido todos los datos, pulseAceptar.

Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa

Selección de una celda

1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Selección de un rango de celdas1 Pulsar el botón del ratón en la primera celda a seleccionar.



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2 Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.

Selección de una columna

1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.

2 Hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.


Selección de una hoja entera

1 Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila1.


Si realizamos una operación de hojas como eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdascon este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Si queremos añadir celdas a una selección ya realizada, o realizar una selección de celdas no contiguas:

1 Realizar la nueva selección pulsando la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas,

realizar los siguientes pasos:1 Pulsar la tecla MAYUS.

2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.



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¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo?

Variar el ancho de columna o el grosor de filaDebido a que el título Población (miles) no cabe en la celda, es necesario ajustar el ancho de columna B.Para ello coloque el puntero sobre la línea divisoria que separa los encabezados de las columna B y C, debe

cambiar el puntero a esta forma , manteniendo pulsado el botón del ratón y se pude arrastrar la división hasta

donde se desea. También puede dimensionar la anchura de columnas seleccionando la columna en concreto,eligiendo en el menú Formato el comando Fila la opción Alto.

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello:

1 Selecciona la celda o rango de celdas a borrar.

2 Elige el menú Edición.

3 Haz clic sobre el botón para ampliar el menú.

4 Escoge la opción Borrar.

Aparecerá otro submenú.

5 Selecciona una de las opciones disponibles entre:

Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquierformato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opciónTodo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir.

Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero retienesu contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponiblesen el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema 6.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opciónFormato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta,no el contenido.

Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene suscomentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opciónContenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir, 23.000 Pts.

Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva suscontenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma para eliminar el contenido de una celda:

1 Selecciona la celda a borrar.

2 Pulsa la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.



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Mover celdas.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja decálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Mover celdas utilizando el PortapapelesLa operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos elportapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar . La operación de Cortar desplazará las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nosencontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

1 Selecciona las celdas a mover.

2 Selecciona el menú Edición.

3 Elige la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, haz clic sobre el botón Cortar de la barra de herramientas.Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la informaciónsituada en el portapapeles.

4 Selecciona las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas.

5 Selecciona el menú Edición.

6 Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

En el paso 4 no tienes porqué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona

una única celda, Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. Lacelda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguirlos siguientes pasos:

1 Selecciona las celdas a mover.

2 Sitúate sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, tal como observarás en el

dibujo de la derecha.

3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón delratón.

4 Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar el rango.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:



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Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal

como esto: .

Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña dela hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hojaactiva.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal

como esto: .

Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña dela hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hojaactiva.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Copiar celdas

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición . Cuando utilizamos elportapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar . La operación de Copiar duplicará las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles donde nosencontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, seguir los siguientes pasos:

1 Selecciona las celdas a copiar.

2 Selecciona el menú inicio.

3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situadaen el portapapeles.

4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.



q p

CICLO I-2011

5 Selecciona el menú inicio.

6 Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se seleccionauna única celda, Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada.La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas lalínea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguirlos siguientes pasos:


2 Sitúate sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda.

3 Pulsa la tecla CTRL.

Observa como ahora en el puntero del ratón se añadirá el signo +.

4 Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta dondequieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del

ratón.5 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

6 Suelta la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes.

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes,puede que no funcione tal como te explicamos a continuación.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la inicial, seguir lossiguientes pasos:


2 Sitúate sobre la esquina inferior derecha de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en cruz negra.

3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón delratón.

4 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.



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Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de

Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo decopiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por elmenú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitirarrastrar y colocar.

Cuando copiamos fórmulas con referencias a otras celdas Excel 2010, como por ejemplo =A2+3, lafórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es lo que denominamosREFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora detrabajar y por ello Excel 2010 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y lasMIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna

de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda en otra, nunca variará la referencia.Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de loque queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar lafórmula pero no el formato o aspecto de la celda , es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Estaposibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:


2 Selecciona la ficha inicio

3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la informaciónsituada en el portapapeles.

4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.

5 Selecciona la ficha inicio , luego pegar.

6 Elige la opción Pegado especial...

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:



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En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos inicialesde la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 convalor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.

La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Excel 2010 ignore cualquier celda en blanco del rangode copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdascorrespondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si activamosesta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo suvalor original.

La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado,es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.

7 Haz clic sobre el botón Aceptar.

Dar formato a la información

La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se cambia el tamaño, estilo ycolor de los datos dentro de esas celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valoresnuméricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los doscasos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado segúnsean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.

A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la opción Celdas o a través de la barra deFormato.



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Herramientas de formato

La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de estas secciones de la ficha inicio.Todas las funciones de esta secciona se pueden activar antes de escribir los datos, o bien cuando ya se han escritoseleccionando lo que se quiera variar con el ratón.

El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le quiera dar. La negrita, cursiva y subrayadoayuda a resaltar datos significativos.

También se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de la barra en forma de párrafo se puedealinear el texto o los números, a la izquierda, en el centro y a la derecha.

El botón con monedas, sirve para añadir el símbolo monetario que esté definido.El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el ordenador multiplicará por cienel dato que se le introduzca.Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para añadir o quitar decimales.

Botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las celdas, pinchando sobre este botón se despliega un menúdonde aparecen diferentes ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes.Con el bote de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y aplicarlo a la zona en la que sedesee. Y con la letra se selecciona el color de la letra de la celda, y se aplica. En ambos casos hay que pinchar laflecha de la derecha para que se despliegue la paleta de colores.

Formato:

CeldasClic derecho sobre la celda y luego seleccione formato de celda del menú contextual, con esto aparecerá uncuadro de diálogo donde seencuentran todas lasposibilidades paraformatear el contenido delas celdas, de esa formaconseguirá presentacionesde alta calidad.Todas las celdas en unahoja de cálculo nueva

tienen formato estándar.Para cambiar el formato,hay que seleccionar elconjunto de celdas sobrelas que queremos que seapliquen los cambios yelegir el menúFormato|Celdas.

NúmeroSe selecciona la seccióncorrespondiente a Númerohaciendo clic en la etiqueta

de la carpeta. Puedeemplearse uno de losformatos de número



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incorporados o crear formatos personalizados.

En el cuadro de diálogo podrá elegir Categoría. Si elige Todas verá todos los formatos posibles en cuadro Tipo,para un formato más concreto como Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecerán las opciones másespecíficas.En el primer recuadro de Tipo muestra el formato seleccionado. Para agregar un formato personalizado, escriba

ahí uno nuevo. Este se agregará al tipo de valor que esté seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar.Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100 el valor de la celda automáticamente. Hayque tenerlo en cuenta para introducir bien los números y también en las fórmulas de porcentajes: el dato debeestar en tanto por uno para que la aplicación del formato sea correcta.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista unacategoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Esteformato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite

especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger elsímbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en unacolumna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entrediferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna elsímbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimaleslo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún númeroen la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la ficha inicio, sección número, disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formatode los números de forma más rápida :



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Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (elsímbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows,seguramente tendremos el símbolo €).

Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo € y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

FuentesAlgunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia del tipo de valor que contenga. Porejemplo, la fuente, el tamaño o el color.La opción Formato Celdas en la carpeta Fuentes es donde se podrá elegir el formato de los caracterespreviamente seleccionados.Dentro del formato de carácter hay distintos componentes: la fuente, que es el tipo de letra, el estilo: si el textoirá en cursiva, negrita, el subrayado, el color y los efectos de tachado, superíndice y subíndice. Todas estasmodificaciones ayudan a poner títulos, destacar, subrayar, y seleccionar color. Los cambios que se vayanefectuando se verán reflejados dentro del cuadro Muestra.

Bordes y Diseño de celdasExcel ofrece la posibilidad de crear fácilmente líneas y tramas para organizar y presentar de forma más clara lainformación de la hoja de cálculo.



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Con la sección Bordes del menú Formato|Celdas se puede personalizar; elegir el borde que se desee para lasceldas, el estilo y también su color.

En la sección Diseño se elegirán las tramas y sombreados que permitirán modificar la presentación.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma másrápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otrotipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde elrecuadro del menú.

AlineaciónLa información tipo texto en las celdas aparece alineada a la izquierda. Se diferencia de la numérica porque estaaparece alineada a la derecha.Por defecto la orientación Horizontal es la general que diferencia texto y números. Se puede cambiar y alinearnúmeros a la izquierda. Para hacerlo bastaría con seleccionar el rango de celdas a que se desea aplicar, elegirFormato|Alineación y hacer un clic en el botón Izquierda y Aceptar.La orientación Vertical se refiere a la situación del texto en la celda considerado de arriba a abajo. Tendráimportancia en celdas muy anchas o cuando se quiere buena presentación en tablas, etc... Podrá elegir superior,cerca del borde superior de la celda, media, centrada verticalmente, o inferior, cerca del borde inferior de lacelda.



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El sentido de la información en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de diálogo orientación veráreflejados los cambios que realice en la orientación del texto que haya seleccionado. La orientación del texto sepuede cambiar tanto en una celda, como en un título de un gráfico, en un rótulo de un eje, etc...Para que el texto de una celda se divida en varias líneas se marca la opción Retorno Automático de este cuadrode diálogo.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguaspara visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá quevisualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará envarias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que sucontenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de lasopciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación noscentrará los datos.



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Protección de celdas.

Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel 2010 ofrece varias órdenes paraproteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en protegerlas celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.

Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estánprotegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida,para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.

Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Proteger.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda no se pueda visualizar enla barra de fórmulas.

Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto acontinuación tendremos que realizar los siguientes pasos:



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Seleccionar la ficha revisar

Elegir la opción Proteger hoja.

Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja de la derecha:

Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdasde la hoja activa.

Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tengaefecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la protección.

Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa lacontraseña, escribirla en el recuadro Contraseña.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver a

escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar.

A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrán modificar aquellas celdasbloqueadas en un principio.

Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es decir:

Seleccionar la ficha revisar y elegir la opción desproteger Proteger.

Si habíamos asignado una contraseña nos la pedirá, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre elbotón Aceptar. Si no había contraseña asignada, automáticamente la desprotege.



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Formato de Fila y columnaAl seleccionar formato en la sección celdas de la ficha inicio y al hacer en el botón Formato se despliega unmenú con diferentes opciones referentes al tamaño y a la vista o no de la fila.

Con Alto de fila o alto de columna se selecciona la altura de toda la fila o de la columna. Con Ajustar al alto defila se ajustará la altura de toda la fila al tamaño de una de sus celdas.Con las opciones Ocultar y Mostrar. Se puede ocultar en pantalla una fila, o mostrarla. Estos datos no son

eliminados de la hoja de cálculo, pueden ser recuperados en cualquier momento. Esto suele ser necesario cuandose trabaja con muchos datos, y se prefiere ocultar aquello que no sea necesario en ese momento.

Formatos de HojaLas operaciones en cuanto a formato de hoja se refiere a las diferentes acciones o tareas aplicables a una hoja, sele puede cambiar el nombre, ponerle un fondo distinto, y al igual que las columnas y las filas, se puede ocultar omostrar.

Cambiar nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja sereferencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un

nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos cada hoja para manejar losingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero,...



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La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar la ficha inicio. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1 Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el nombre.2 Clic en el botón formato de la sección celdas.

3 Elige la opción Cambiar el nombre de la hoja del menú del botón formato

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará.

5 Escribe el nuevo nombre de la hoja.

6 Pulsa INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

1 Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.

2 Escribe el nuevo nombre de la hoja.3 Pulsa INTRO.

Ocultar hojas.Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:Seleccionar la ficha inicio.No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo.Seleccionar el botón Formato.Del menú selecciona ocultar y mostrar

Elige la opción Ocultar Hoja.

Mostrar hojas ocultas. Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los

siguientes pasos:Seleccionar la ficha inicio.Elegir la opción formatoAparecerá otro submenú.Elegir la opción ocultar y Mostrar...Seleccione la opción mostrar hojaAparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de laderecha con las hojas ocultas.Seleccionar la hoja a mostrar.Hacer clic en Aceptar.



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Añadir un fondo a una hoja.

Excel 2010 también nos permite añadir una imagen de fondo a nuestras hojas . Para ello, seguir los siguientespasos:

Seleccionar la ficha diseño de página.

Elegir la opción Fondo...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Buscar la imagen a utilizar de fondo.

Hacer clic en Insertar.

Si queremos quitar el fondo:

Seleccionar la ficha diseño de pagina

Elegir la opción quitar fondo

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2010 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello,seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la ficha inicio luego el botón formato .

Elegir la opción color de etiqueta



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Aparecerá otro submenú.

Elegir la opción Color de etiqueta...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de la derecha.

Seleccionar el color deseado

Hacer clic en Aceptar.

Aqui te mostramos como quedarían si coloreáramos las etiquetas de lashojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado.

Seleccionar el botón Formato, elegir la opción color de etiqueta.

Seleccionar la opción Sin color.

Hacer clic en Aceptar.

Insertar y eliminar elementos

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útilescuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damoscuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila enmedio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de laseleccionada.

Seleccionar la ficha inicio y lego el botón Insertar.

Elegir la opción insertar Filas.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como filaseleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo quepasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro

que las últimas filas contienen algún dato.



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Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poderelegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cualpodremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tengaformato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando conla hoja de cálculo.

Insertar columnas en una hoja

Excel 2010 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a laizquierda de la seleccionada.

Seleccionar la ficha inicio y lego el botón Insertar.

Elegir la opción insertar Columnas.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán unaposición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 tomala columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantascolumnas, en el primer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número decolumnas varíe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas comocolumnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnascontienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón parapoder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el cuadro de la derecha desde el cual

podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de laderecha o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando conla hoja de cálculo.

Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto deceldas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.



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Selecciona la ficha inicio

Clic en el botón insertar

Elegir la opción Insertar Celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derechao hacia abajo de la selección.

Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de lahoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las filas y

columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendode si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para lainserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojaspuede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de laseleccionada.

Selecciona la ficha inicio

Seleccionar el botón Insertar.

Elegir la opción Insertar Hoja.

Una forma rápida es la combinación de teclas shift +F 11

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.

Seleccionar el botón eliminar de la ficha inicio.

Elegir la opción Eliminar filas.



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Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnaseliminadas.Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a eliminar.

Seleccionar la ficha inicio y elegir la opción Eliminar celdas del botón eliminar.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realicela eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda ohacia la derecha.

Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas

enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a eliminar.

Seleccionar la ficha inicio.

Situarse sobre el botón eliminar

Elegir la opción Eliminar hoja.



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Formulas y funciones.

Introducir CálculosLos cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante fórmulas. Para introducir unafórmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=). Si en la fórmula se introducen referenciasa celdas en lugar de valores en número se podrán ver actualizados los cálculos automáticamente cuando semodifique un dato en esa referencia.Se hará en primer lugar el cálculo del total de población en las cinco provincias de la tabla. Seleccione la celdadebajo de Vizcaya y escriba TOTAL, a la derecha de esta celda introducirá la fórmula, seleccione esta celda. Enella debe introducir una suma de las celdas desde B3 hasta B7. Puede hacerse escribiendo: =B3+B4+B5+B6+B7,pero de este modo no tendría mucha utilidad la hoja de cálculo, especialmente si se Imagina una columna conmil datos.

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 que opera sobre uno o más valores y devuelve unresultado que aparecerá directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Ejemplos: =SUMA(A1:C8)

El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Para ello es mejor que utilice fórmulas creadas con funciones. Resulta sencillo el uso de funciones que facilitanel trabajo. Al hacer modificaciones de la fórmula se recalculará automáticamente con los nuevos datos. Excelproporciona más de 300 funciones.Se selecciona la celda que debe recoger el total de población, escribir un signo igual (=) y seleccionar la opciónFunción del menú insertar. luego le aparecerá el asistente para funciones.



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Insertar función con el asistente:

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2010 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, seleccionar la ficha Formulas y luego clic enel botón Insertar función.Aparecerá una ventana de dialogo como la siguiente:

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función

necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de estaforma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadrode lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadrocombinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de lacategoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegirTodas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos yuna breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener unadescripción más completa de dicha función.



CICLO I-2011

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pideintroducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestrocaso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas

tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda

la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento(para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango ysin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro dediálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el

rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a=SUMA(A1:A5) .

En la ficha formulas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma másrápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de laderecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor



CICLO I-2011

máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de MásFunciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas

(A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la funciónsobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemosrealizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , estafórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la sumaSUMA (A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Referencias absolutas, referencias relativas y mixtas

Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay varias formas de hacerlosegún el uso que vaya a hacer posteriormente de ella .Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula ycuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones. Son referencias posiciónales. ej.: C4.Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posiciónrelativa. ej:$C$4En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excelpor defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letrade la columna y del número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicarllenados -hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones de copiar y pegar las referencias que tengan el signo $delante no serán actualizadas.

Para calcular los % de Población respecto al total, debe hacerse referencia absoluta a la celda B8 y fijarla deforma que al copiarla y llenar hacia abajo no se desplace la referencia y se llegue siempre a ese valor.También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso la columna esabsoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es relativa y la fila absoluta.

Referencias.

Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguroque pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemosla formula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamosrefiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.



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Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decirse adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas queforman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo,la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia laderecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una filahacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de lacelda superior.

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, lasreferencias a las celdas de la formula son fijas.


A B 1 15 202 =$A$1+2 303 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia laderecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variarála fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas seanrelativas y las columnas absolutas o viceversa.


Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columnamás a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo lafila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .



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Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila haciaabajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derechala columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .

Como cambiar el tipo de referencia

Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referenciasque existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.

Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2, B3,

D1...).

Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $($A$2, $B$3, $D$1...).

Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto puedenser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en elque se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a losposibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros.

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que seencuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo deexclamación y el nombre de la celda.

Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre dela hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.

Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto comoacabamos de ver.

Por ejemplo: '[presupuesto 2010]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro"Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la celda B2.

Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlosiempre entre comillas simples ' '.



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Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento defechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número deserie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hastala fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza acontar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien lareferencia de una celda que contenga una fecha.

poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función Descripción

AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales

AÑO Convierte un número de serie en un valor de año

DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes

DIA.LABDevuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un númerodeterminado de días laborables

DIA.LAB.INTLDevuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado dedías laborables mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin desemana

DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días

DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana

FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada



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FECHA.MESDevuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de mesesanteriores o posteriores a la fecha inicial

FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie

FIN.MESDevuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior aun número de meses especificado

FRAC.AÑODevuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valorde fecha_inicial y el de fecha_final

HORA Convierte un número de serie en un valor de hora

HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual

MES Convierte un número de serie en un valor de mes

MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto

NSHORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada

NUM.DE.SEMANAConvierte un número de serie en un número que representa el lugar numéricocorrespondiente a una semana de un año

SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo

VALHORA Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene unconjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.



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CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código

CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo

DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales

DERECHA, DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto

ENCONTRAR,ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)

EXTRAE, EXTRAEBDevuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto quecomienza en la posición que se especifique

HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos

IZQUIERDA,IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto

LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente

MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)



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NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto

REEMPLAZAR,REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces

SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto

T Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una cadena vacía

TEXTO Convierte un valor en texto con un formato numérico especifico

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Poreso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamosdirectamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algosimilar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimossu aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombredel restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datosque sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:


AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

BUSCARHBusca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celdaindicada

BUSCARVBusca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontalpor la fila para devolver el valor de una celda

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia

DESREFDevuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referenciadada

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja decálculo



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ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

FILA Devuelve el número de fila de una referencia

FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

HIPERVINCULOCrea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenadoen un servidor de red, en una intranet o en Internet

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámicaINDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto

TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz



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Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentescategorías que nos pueden ser de gran utilidad.

A continuación veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

Función DescripciónFunciones matemáticas ytrigonométricasABS(número) Devuelve el valor absoluto de un númeroALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño)Devuelve el número de combinaciones para un númerodeterminado de elementos

COS(número) Devuelve el coseno de un ánguloENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

EXP(número)Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un númerodeterminado

FACT(número) Devuelve el factorial de un número

NUMERO. ROMANO (número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a númeroRomano

PI() Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia)Realiza el cálculo de elevar un número a la potenciaindicada

PRODUCTO(número1;número2;...)Devuelve el resultado de realizar el producto de todos losnúmeros pasados como argumentos

RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada del número indicadoRESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la divisiónFunciones estadísticas

MEDIA.ARMO(número1;número2;...)Devuelve la media armónica de un conjunto de númerospositivos

MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valoresMIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valoresMEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valoresMODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valoresPROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valoresVAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valoresK.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datosK.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datosFunciones lógicasFALSO() Devuelve el valor lógico FalsoVERDADERO Devuelve el valor lógico VerdaderoSI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no unacondición

NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionadoY(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelveVERDADERO

Funciones de informaciónESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacíaESERR(valor) Comprueba si un valor es un errorESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógicoESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo textoESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo textoESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico

TIPO(valor)Devuelve un número que representa el tipo de datos delvalor



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Pack Herramientas Análisis

Vamos a ver qué es y cómo se instala el paquete de herramientas de análisis.

Instalar el pack de herramientas de análisis

El Pack de herramientas de análisis está orientado a personas que quieran sacar el máximo partido a Excel confunciones más específicas a materias como la educación, la investigación, el negocio, la ingeniería, la estadística.

Por defecto el paquete no se instala puesto que la mayoría de usuarios no necesita de tales capacidades. Así puespara instalar el paquete debemos acceder al menú Herramientas y seleccionar Complementos..., nos aparece uncuadro de diálogo con las posibles ampliaciones de Excel.

Debemos ir a la ficha archivo, seleccionar Opciones, luego complementos y clic en el botón ir a

para instalar análisis seleccionar Herramientas para análisis y Herramientas para análisis -VBA y pulsar sobreAceptar.



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Nos aparece un mensaje indicándonos que esa función no está instalada, y nos pregunta si la queremos instalar.Debemos pulsar sobre el botón Sí. Tendremos que introducir el CD de Microsoft Office 2010 en la unidad deCD-Rom y comenzará la instalación.

Utilizar el pack de herramientas de análisis.

Una vez instalado el pack de herramientas de análisis, para acceder a él tendremos que ir a la ficha datos ypulsar sobre Análisis de datos... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen dondepodemos elegir de entre la lista la opción que más nos interese.

Para saber más acerca de cada función de análisis podemos seleccionarla y pulsar sobre Ayuda.

Además de estas herramientas en la parte de funciones se habrán instalado en cada categoría como Fecha y hora,Ingeniería, Financieras, etc, funciones nuevas que son más técnicas de cada categoría.

Todas y cada una de ellas dispone de su propia ayuda donde se explica su funcionalidad y la mayoría viene conun ejemplo incluido.

ANALISIS ESTADISTICO

Microsoft Excel te proporciona, además de las funciones estadísticas básicas, un conjunto de herramientas deanálisis que te permitirán realizar análisis estadísticos más complejos.

Para ir por pasos, observaremos primero las funciones estadísticas más utilizadas y luego nos adentraremos enlos análisis estadísticos más complejos.

Funciones estadística

Inicialmente estudiaremos las siguientes funciones (de hecho son muchas más, pero se necesita un conocimiento

estadístico básico para poder comprender muchas de ellas)

PromedioMáximoMínimoModaContarContar.siMedianaFrecuencia

Vamos a realizar un ejercicio que nos servirá para estudiar algunas funciones estadísticas de Excel.



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En el ejercicio elaboramos una supuesta tabla con los alumnos de una universidad. Los datos que tendremos sonlas notas de tres evaluaciones. A partir de ahí, realizaremos una serie de cálculos utilizando las funciones quevamos a estudiar.

Vamos primero a ver sus sintaxis, y a continuación su aplicación en el ejemplo (mira el libro sintaxis.xls):

=PROMEDIO(Número1;Número2;......)

Función que nos devolverá

la media aritmética de losnúmeros o el rangoencerrado entre paréntesis

Ejemplos:

=PROMEDIO(12;12;13) devolverá 12,33333

=PROMEDIO(A1:D13) devolverá el promedio del rango

A1:D13

=MAX(Números) =MIN(Números)

Estas funciones devuelvenlos valores máximo ymínimo respectivamente deuna lista de números.

http://agustinianos.udea.edu.co/~leciro/manuales/excel/estad/sintaxis.xls






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=MODA(Números)

Valor que más se repite enun rango

=CONTAR(Rango)

Cuenta las veces que

aparece un elementonumérico en una lista.

=CONTARA(Rango)

Cuenta las veces queaparece un elemento detexto en una lista

=CONTAR.SI(Rango;"condición")

Cuenta las celdas de unrango que cumplen con unacondición específica



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=MEDIANA(Números)

Número que se encuentraen medio de un conjunto denúmeros, es decir, la mitad

de los números es mayorque la mediana y la otramitad es menor.

=FRECUENCIA(Datos;Grupos)

Calcula la frecuencia conque se repiten los valoresde un rango y devuelve unmatriz vertical de números.

En el rango grupos, debesescribir el límite superiordel rango, por ejemplo, siquieres saber cuántos datoshay entre 100 y 200, debesescribir el 200.

Con esta función ocurrealgo muy especial: debesseleccionar el rangocontinuo a los grupos antesde insertar la función ycuando completes los datos

no debes hacer clic enaceptar o presionar entersino presionar las teclasCtrl + Mayusc(Shift) +Enter, esto es lo quepermite ingresar lo que sellama una función

matricial

Ahora pasemos al ejercicio, para esto crea el archivo llamado notas.xls.

A continuación digite lo que observa en la siguiente tabla. Las celdas sombreadas contendrán las fórmulas.

http://agustinianos.udea.edu.co/~leciro/manuales/excel/estad/notas.xls





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Hemos de calcular lo siguiente:

En la columna E la nota definitiva que será el promedio de las tres notas.En la columna F la evaluación en forma de texto. Usa la función =SI para lo siguiente:

Si la nota media es de 0 a 2.95, aparecerá la palabra InsuficienteSi la nota media es de 2.95 a 3.95, aparecerá la palabra AprobadoSi la nota media es de 3.95 a 4.45, aparecerá la palabra NotableSi la nota media es de 4.45 a 5, aparecerá la palabra Excelente En las celdas inferiores calcularemos la Mediana, Notas máxima y mínima, y moda, de la notadefinitiva.Finalmente, colocaremos unas celdas que nos informarán de:El número de alumnos que hay en F16El número de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay (calculados con la funcióncontar.si)Qué porcentaje representa cada uno de los anterioresEl número de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay (calculados con la funciónfrecuencia)

Qué porcentaje representa cada uno de los anteriores



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Solución a la hoja:

Comentarios a las fórmulas:

CELDA FÓRMULA ACCIÓN

E2=PROMEDIO(B2:D2) (y copiar hacia

abajo)

Halla la media de los números a su

izquierda

F2

=SI(E2<2,95;"Insuficiente";SI(E2<3,95;"Aprobado";

SI(E2<4,45;"Notable";SI(E2<=5;"Excelente")))) (y copiar hacia abajo)

Comprueba la nota para colocar untexto

B13, B14, B15,B16

=MAX(E2:E11)=MIN(E2:E11)=MOD(E2:E11)=MEDIANA(E2:E11)

Halla la nota máxima, mínima, mo y mediana de la lista de notasdefinitivas

B20,B21

=CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Insuficiente")=CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Aprobado")

Cuenta el número de insuficientescuenta el número de aprobados.Igual para las fórmulas de abajo

C20 =B20/$F$16

Halla el porcentaje de los

insuficientes con relación al númertotal de alumnos.

F16 =CONTARA(A2:A11)Cuenta el número de alumnos de llista de nombres

G20,G21

{=FRECUENCIA(E2:E11;F20:F23)}{=FRECUENCIA(E2:E11;F20:F23)}

Cuenta los datos que coinciden conunos rangos o intervalos dados(F20:F23)

Análisis de datos

Análisis de datos es un complemento que trae Microsoft Excel, el cual te permitirá utilizar Excel como unprograma estadístico.



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Antes de iniciar el estudio de análisis de datos debes revisar si este complemento ya está instalado: revisa ladatos y verifica si aparece el botón Análisis de datos...

En caso de que no aparezca deberás instalarlo, asi como se explico anteriormente .

Igual que cuando hablamos de funciones estadísticas, el comando análisis de datos tiene muchas herramientas, lamayor parte de las cuales te exigirán conocimientos estadísticos para poder utilizarlas.

Busca en tu maquina el ejemplo analisis.xls y sigue los pasos del manual para realizar cada uno de losejemplos.

Estadística descriptiva

La herramienta de análisis Estadística descriptiva genera un informe estadístico para una variable de datos, yproporciona información acerca de mínima, máximo, promedio, moda, mediana, tendencias y dispersión de losdatos.

Esta herramienta genera dos columnas de información por cada conjunto de datos. La columna de la izquierda

contiene los rótulos de estadística (media, moda, desviación) y la columna de la derecha contiene las estadísticas.

Para realizar un análisis de estadística descriptiva:

Ejemplo 1Realiza el análisis descriptivo para la variable Ingresos.

Para ello sigue este procedimiento:1. Menú herramientas2. Análisis de datos. Aparece el siguiente cuadro:

3. Elige la opción estadística descriptiva.

4. Aceptar. Aparece el cuadro:

http://agustinianos.udea.edu.co/~leciro/manuales/excel/estad/analisis.xls#_blank





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5. Llena las opciones de acuerdo a tus necesidades (debajo te explicamos cada una de las opciones).6. Presiona Aceptar.

Este es el resultado:



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Opciones del cuadro de estadística descriptiva:

Rango de entrada: Introduce el rango de datos que desees analizar.

Agrupado por: Haz clic en el botón Filas o Columnas para indicar si los datos del rango de entrada estánorganizados en filas o en columnas.

Rótulos en la primera fila y rótulos en la primera columna: Si la primera fila del rango de entrada contienerótulos, activa la casilla de verificación Rótulos en la primera fila. Si los rótulos están en la primeracolumna del rango de entrada, activa la casilla de verificación Rótulos en la primera columna.

Nivel de confianza para la media: Activa esta casilla si deseas incluir una fila correspondiente al nivel deconfianza de la media en la tabla de resultados. En el cuadro, escribe el nivel de confianza que deseesutilizar.

Rango de salida: Introduce la referencia correspondiente a la celda superior izquierda del rango donde Excelescribirá los resultados del análisis (tabla de resultados).

En una hoja nueva: Haz clic en esta opción para insertar una hoja nueva en el libro actual y pegar los resultados

comenzando por la celda A1 de la nueva hoja de cálculo. Para darle un nombre a la nueva hoja decálculo, escríbelo en el cuadro.

En un libro nuevo: Haz clic en esta opción para crear un nuevo libro y pegar los resultados en una hoja nuevadel libro creado.

Resumen de estadísticas: Seleccione esta opción si desea que Excel genere un campo en la tabla de resultadospor cada una de las siguientes variables estadísticas: Media, Error típico (de la media), Mediana, Moda,Desviación estándar, Varianza, Curtosis, Coeficiente de asimetría, Rango, Mínimo, Máximo, Suma,Cuenta, Mayor (#), Menor (#) y Nivel de confianza.

Ejemplo 2

Realiza el análisis descriptivo paralas variables Ingresos,Egresos y Beneficio.

Para ello sigue esteprocedimiento:1. Menú herramientas2. Análisis de datos.3. Elige la opción estadísticadescriptiva.4. Aceptar.

5. Llena las opciones deacuerdo a tus necesidades(fíjate que en rango deentrada se toman las trescolumnas).6. Presiona Aceptar.



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Histogramas

La herramienta de análisis Histograma calcula las frecuencias individuales y acumulativas de rangos de celdas dedatos y de clases de datos. Esa herramienta genera datos acerca del número de apariciones de un valor en unconjunto de datos.

Por ejemplo, en una clase con 20 alumnos, puede determinarse la distribución de calificaciones mediante unacategoría de puntuación por letras. Una tabla de histograma presentará los límites de las calificaciones por letras

así como el número de calificaciones que haya entre el límite mínimo y el límite actual.

Ejemplo 1

Realiza el análisis por histograma, agrupando los datos en los siguientes intervalos:<30000000; entre 30 y 40 millones y >40000000

Para ello sigue este procedimiento:1. Escribe en F1 el rango de intervalos Así:

2. Menú herramientas3. Análisis de datos.4. Elige la opción Histograma.5. Aceptar. Aparece el siguiente cuadro:



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6. Elige las opciones que desees (debajo te explicamos cada una de las opciones).7. Presiona Aceptar.


Opciones del recuadro:Rango de entrada: Introduce la referencia de celda correspondiente al rango de datos quedesees analizar.Rango clases (opcional): Introduce la referencia de celda para un rango que contenga unconjunto opcional de valores límite que definan rangos de clase. Estos valores deberán estaren orden ascendente.Si omites el rango de clase, Excel creará un conjunto de clases distribuidas uniformementeentre los valores mínimo y máximo de los datos.Pareto (Histograma ordenado): Activa esta casilla para presentar los datos en orden defrecuencia descendente en la tabla de resultados. Si esta casilla está desactivada, Excel

presentará los datos en orden ascendente y omitirá las tres columnas situadas más a laderecha que contienen los datos ordenados.



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Porcentaje acumulado: Activa esta casilla para generar una columna de tabla de resultados con porcentajesacumulados y para incluir una línea de porcentaje acumulado en el gráfico de histograma. Desactívalapara omitir los porcentajes acumulados.

Crear gráfico: Activa esta casilla para generar un gráfico de histograma incrustado con la tabla de resultados.

Las demás opciones son iguales a las del cuadro de estadística descriptiva.

En el libro analisis.xls encontrarás otros ejemplos de histogramas.

Crear un gráfico en Excel

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita suinterpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una

hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación delos datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados porfilas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas degráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la secciónGráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

http://agustinianos.udea.edu.co/~leciro/manuales/excel/estad/estadist2.htm#cuadescr










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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen enel gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, elgráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemosseleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que sedespliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferiordel listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico quese muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.



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Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar paraempezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datospreviamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos,con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.

Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos queaparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muyútiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro dediálogo:



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En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán encuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8(6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón yseleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal(categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan másde dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio,(como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series delgráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo,cambiaremos Series1 por Ventas.

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías yviceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de

opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño.

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desdedonde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuandoacabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.

Características y formato del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto delgráfico.

Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Líneas dela cuadrícula para leer mejor los resultados:



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En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Ypara cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si losejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Terecomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...".

En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o

configurar la Leyenda:

Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opcionespara posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).

También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te

permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo deborde, el sombreado y la iluminación.

Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlosdonde desees.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar elmodo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.



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La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficostridimensionales disponibles:

Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así quedespués de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente suscomportamientos y resultados.



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Tablas dinámicas avanzadas en Excel.

Una Tabla Dinámica, es un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de unainformación

El empleo de Tablas Dinámicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importanteEl ejemplo que se empleara para ejecutar paso por paso todas la opciones que ofrece Excel paraejecutar las Tablas dinámicas consiste en una factura telefónica con algunas columnas agregadas,que permite asimilarla a una lista bastante completa para desarrollar el trabajo.La tabla es bastante amplia, manejándose en un rango de A1:H110, con fechas que van desde el15/9/01 hasta el 30/09/01. Por razones de espacio se muestra una parte de la misma, que abarca unrango A1:H44.No obstante la totalidad de los datos serán analizados con la opción de Tablas Dinámicas.Excel 2000, presenta unas mejoras en el asistente, que permite a través de sus pasos la creación delas mencionadas tablas.

LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL



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Tabla Dinámica ejecutada sobre Datos almacenados en otro libro de Excel

Ejemplo a emplear como lista

A B C D E F G H1 Fecha Día semana Hora inicial Destino Numero Duración Hora final Impor

2 15/09/01 sábado 0:00:04 Correo 6102223847 0:00:46 0:00:50 $ 0,03 15/09/01 sábado 10:42:49 Urbanas 4693881 0:06:36 10:49:25 $ 0,14 15/09/01 sábado 20:31:44 Internet 6102227638 1:28:50 22:00:34 $ 0,55 16/09/01 domingo 19:10:44 Correo 6102223847 0:03:46 19:14:30 $ 0,06 16/09/01 domingo 23:25:47 Correo 6102223847 0:01:26 23:27:13 $ 0,07 16/09/01 domingo 23:43:20 Correo 6102223847 0:02:10 23:45:30 $ 0,08 16/09/01 domingo 23:46:29 Internet 6102227638 1:00:02 0:46:31 $ 0,09 16/09/01 domingo 10:11:37 Urbanas 4660671 0:05:08 10:16:45 $ 0,010 16/09/01 domingo 22:21:51 Inter-Urb 3514268888 0:05:00 22:26:51 $ 2,311 17/09/01 lunes 22:28:17 Correo 6102223847 0:01:57 22:30:14 $ 0,0

12 17/09/01 lunes 23:21:59 Correo 6102223847 0:01:54 23:23:53 $ 0,013 17/09/01 lunes 9:14:50 Urbanas 4694898 0:00:09 9:14:59 $ 0,014 17/09/01 lunes 19:08:07 Celular 155070059 0:08:23 19:16:30 $ 0,215 17/09/01 lunes 20:55:07 Internet 6102227638 1:04:02 21:59:09 $ 0,416 18/09/01 martes 17:59:08 Correo 6102223847 0:03:18 18:02:26 $ 0,017 18/09/01 martes 18:15:50 Correo 6102223847 0:01:05 18:16:55 $ 0,018 18/09/01 martes 18:17:45 Correo 6102223847 0:00:50 18:18:35 $ 0,019 18/09/01 martes 22:56:18 Internet 6102227638 1:05:56 0:02:14 $ 0,420 18/09/01 martes 8:58:14 Urbanas 4694898 0:00:08 8:58:22 $ 0,021 18/09/01 martes 20:08:33 Celular 155070059 0:01:03 20:09:36 $ 0,022 18/09/01 martes 20:28:27 Celular 155070059 0:00:39 20:29:06 $ 0,0

23 19/09/01 miércoles 7:53:57 Correo 6102223847 0:05:44 7:59:41 $ 0,024 19/09/01 miércoles 8:19:33 Correo 6102223847 0:07:14 8:26:47 $ 0,125 19/09/01 miércoles 21:43:26 Correo 6102223847 0:03:56 21:47:22 $ 0,026 19/09/01 miércoles 21:53:26 Correo 6102223847 0:01:45 21:55:11 $ 0,027 19/09/01 miércoles 22:44:00 Internet 6102227638 2:00:51 0:44:51 $ 0,828 19/09/01 miércoles 9:03:09 Urbanas 4694898 0:00:07 9:03:16 $ 0,029 19/09/01 miércoles 19:59:23 Celular 155070059 0:01:53 20:01:16 $ 0,030 19/09/01 miércoles 22:20:56 Inter-Urb 3514268888 0:10:10 22:31:06 $ 4,631 20/09/01 jueves 19:12:50 Internet 6102227638 0:13:02 19:25:52 $ 0,332 20/09/01 jueves 22:49:43 Correo 6102223847 0:27:03 23:16:46 $ 0,1

33 20/09/01 jueves 23:35:35 Correo 6102223847 0:01:15 23:36:50 $ 0,034 20/09/01 jueves 8:36:30 Urbanas 4694898 0:00:06 8:36:36 $ 0,035 20/09/01 jueves 12:27:05 Urbanas 4602096 0:00:49 12:27:54 $ 0,036 20/09/01 jueves 19:40:59 Urbanas 4539695 0:00:37 19:41:36 $ 0,037 20/09/01 jueves 20:06:15 Celular 155070059 0:01:50 20:08:05 $ 0,038 21/09/01 viernes 9:21:25 Correo 6102223847 0:01:13 9:22:38 $ 0,039 21/09/01 viernes 18:43:05 Correo 6102223847 0:01:15 18:44:20 $ 0,040 21/09/01 viernes 9:08:21 Urbanas 4694898 0:00:07 9:08:28 $ 0,041 21/09/01 viernes 9:13:34 Urbanas 4693881 0:00:45 9:14:19 $ 0,042 21/09/01 viernes 18:39:20 Urbanas 4694898 0:00:10 18:39:30 $ 0,043 21/09/01 viernes 21:05:35 Urbanas 4660671 0:00:59 21:06:34 $ 0,0

44 21/09/01 viernes 18:31:22 Internet 6102227638 0:02:42 18:34:04 $ 0,0



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La planilla como se puede observar se completa con la columna B que corresponde a Día semana.Para resolver que devuelva el día de la semana que corresponde a la fecha de la columna A se aplicola función Lógica SI, con su máximo anidamiento, y la función de Fecha DIASEM. Por lo tanto en lacelda B2 para trasladar hasta el final de la planilla se aplica la formula combinada:B2=SI(A2=‖‖;‖‖;SI(DIASEM(A2;1)=1;‖domingo‖;SI(DIASEM(A2;1)=2;‖lunes‖;SI(DIASEM(A2;1)=3;―martes‖;SI(DIASEM(A2;1)=4;‖Miércoles‖; SI(DIASEM(A2;1)=5;‖jueves‖;SI(DIASEM(A2;1)=6;‖viernes‖;‖sábado‖))))))) Por ultimo se agrego la columna G Hora final donde se incluyo la formula:G2= C2+F2

Para la ejecución de la tabla dinámica vamos a emplear el asistente para tablas y gráficosdinámicos, que en este curso se supone que el usuario tiene un conocimiento general del empleo delmismo.En primer lugar recurrimos al Menú-Datos-Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Paso 1¿ Dónde están los datos que desea analizar?Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel¿Qué tipo de Informe desea crear?Activar: Tabla dinámica

Paso 2En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicación de la lista o base de datos,en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la información y crear la tabla dinámica seencuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo tanto en el paso 2empleamos el botón Examinar

Pulsando el botón Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve‗C: \Mis documentos\ Control tiempos.xls‘! Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deberá realizar la siguiente operación:Suprimir C:\Mis documentos\ , encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango de datosque se deberá conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera‗[Control tiempos.xls]Hoja 1‘!$A$1:$H$110

Realizada la operación Pulsar siguiente

Paso 3

En este paso existe la opción de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en otracreada. Para los dos últimos casos se deberá usar el botón de Contraer dialogo y ubicar la celdainicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ).Concluido este paso pulsar finalizar

Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones conlos nombres de los encabezados de columna de datos.

Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio.

Pagina: Los botones que se colocan en esta área son los primeros que se filtran. En este casocolocamos el botón Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada.

Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, en este casoadoptamos el botón DestinoColumna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna de la tabla,ubicando en la misma el botón Día SemanaDatos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por Duración eImporte.

En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecerá Contar Duración y Sumar Importe.

En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes.En el caso de Duración, también necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para tal fin,debemos dar Formato al Botón



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La operación mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botón derecho sobreContar duración- seleccionar Configuración de campo y reemplazar en la tabla desplegable que seorigina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato personalizado, de la siguiente forma.Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botón numero.Categoría: horaPersonalizadaTipo : h:mm:ss

aceptarAceptar

Una ves concluida la tabla dinámica, a su finalización se produce el calculo total de los tiempos eImportes, respectivamente. En el caso de los tiempos, se debe seleccionar toda la fila y dar formatode categoría: hora, personalizado [h]:mm:ss.Después de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinámica.

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3

Día

semana

4 Destino Datos lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingoTotalgeneral

5 CelularSuma deDuración

0:14:20 0:07:54 0:03:46 0:04:28 0:05:04 0:35:32

6Suma deImporte

0,37 0,24 0,15 0,140,10 1,00

7 CorreoSuma deDuración

0:58:30 0:27:17 1:28:05 0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 4:22:44

8Suma deImporte

0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,544,40

9 Internet Suma deDuración

1:13:10 1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53

10Suma deImporte

0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11Inter-

Urb

Suma deDuración

0:10:10 0:19:32 0:29:42

12Suma deImporte

4,69 3,73 8,42

13 UrbanasSuma deDuración

0:07:06 0:01:17 0:02:41 0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 1:19:44

14 Suma deImporte

0,19 0,25 0,240,40

0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma deDuración

2:33:06 1:42:24 6:19:02 1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39 18:44:35

16 Total Suma deImporte

2,03 1,67 8,381,50

0,81 1,23 5,82 21,44

Antes de seguir con el desarrollo y configuración de los botones que componen la tabla dinámica,veamos como funciona la tabla ejecutada.Como se puede apreciar, la tabla a ejecutado un resumen general por día de semana de los tiemposy costos de cada destino, con sus totales individuales y generales.



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Esto se produce al haber colocado en la zona Pagina el botón Fecha, encontrándose agrupadas ensu totalidad, por lo tanto figuran Todas.Fecha: En caso de interesarnos una fecha en especial contenida en la lista desplegable que seproduce al pulsar el botón respectivo, la tabla se contrae a la fecha respectiva, identificándola con eldía que corresponde. Produciendo los correspondientes totales.Destino: Permite mantener los 5 destinos, o los que se quiera adoptar en particularDatos: Optar por la totalidad Duración e Importe o uno en particular.

Día Semana: Permite mantener la totalidad de los días, lunes a domingo, o un día en particular,donde se determine el total de Duración e Importe referido a ese día en el total de la lista.

Todas estas opciones se obtienen en el caso de la celda Fecha, seleccionando según la listadesplegable.El resto, Destino-Datos-Día Semana, manteniendo tildada las opciones respectivas en la listadesplegables.

Opciones de Tablas Dinámicas

Pulsando el botón Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear tablasdinámicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan.

Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla

Opciones de formato

Totales Generales de columnas- Totales generales de filas:Los resúmenes obtenidos con la ejecución de tablas dinámicas, necesitan en casi todos los casos delos totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto lasdos opciones aparecen activadas.

Auto formato de tablaEsta casilla se encuentra activada automáticamente, el formato que se aplica a la tabla es el quetenemos por defecto en el menú Formato.En caso de querer optar por otro, seleccionamos el menú Formato y recurrimos a los que ofreceExcel.

Subtotales de elementos ocultos de paginaEsta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluiría en los subtotales, datos deopciones no elegidas en el campo Pagina.

Combinar RótulosSi se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato.

Mantener FormatoSi se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opción, al actualizar datos se vuelve al

formato original

Diseño de PaginaPagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y luegohacia abajo. Por defecto toma la primer opción.En caso de tener mas de un botón en el campo Pagina, permite cambiar la posición.

Campos por columnasDentro de la zona Pagina, permite elegir el numero de botones que van a aparecer en una mismacolumna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna.Para valores erróneos, mostrar

Se activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos.

Para celdas vacías, mostrar



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Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacías, caso contrario mostrara cero.

Opciones de datos

Guardar datos con el diseño de la tablaPor defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podrá configurar de nuevo la tabla dinámicani cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc.

Habilitar traspasar detallesManteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del área de datos,abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle.Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del área, seabrirá una nueva hoja.

Actualizar al abrirSi se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinámica como el caso delejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habrá el libro que tiene los datos deorigen.

Opciones de datos externosCorresponde a tablas dinámicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de Excel

Ejemplos Prácticos

Antes de seguir avanzando en el proceso de afinar en todo lo que se refiere a la elaboración de lasTablas dinámicas, vamos a ejecutar algunas acciones sobra la tabla ejecutada que permita ver elcomportamiento y funcionamiento de la misma de acuerdo a lo avanzado hasta el momento.Ejemplo 1

A B C D

1 Fecha 26/09/01

2

3 Día semana

4 Destino Datos miércoles

5 Celular Suma de Duración 0:01:53

6 Suma de Importe 0,10

7 Correo Suma de Duración 1:09:26


9 Internet Suma de Duración 2:33:29


11 Urbanas Suma de Duración 0:02:34


13 Total Suma de Duración 3:47:22

14 Total Suma de Importe 2,41

15



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Como primer ejemplo del comportamiento de la planilla, adoptamos por elegir una fecha determinaday obtener los datos correspondientes.En este caso el 26/9/01. Como se puede ver corresponde a un día miércoles y determina losconsumos y costos de cada destino.Al mismo tiempo ponemos en practica el empleo de Opciones de Tablas dinámicasBotón derecho-Opciones- desactivar Totales generales de Filas- Aceptar

En este caso no se necesitan Totales generales por fila, por que se repetirían los datos.

Ejemplo 2Ejecución de SubtablasDentro de Opciones de tablas dinámicas, existe una opción que se encuentra habilitada, que sedenomina Habilitar Traspasar detalles.Esta operación se realiza haciendo doble clic sobre un dato que interesa, y automáticamente seabrirá una hoja y creara una Subtabla con todos los detalles correspondientes.Supongamos que quisiéramos obtener el detalle completo de la tabla respecto al empleo del destinoCorreo, los días miércoles.Se debe ejecutar doble clic sobre la celda que corresponde a la Suma de duración, correspondienteal destino Correo y día semana miércoles.Con esta operación se obtiene la siguiente Subtabla

A B C D E F G H

1 Fecha Día semana Hora inicial Destino Numero Duración Hora final Importe

2 26/09/01 miércoles 18:26:21 Correo 6102223847 0:33:03 18:59:24 0,47







Ejemplo 3

Siguiendo con la misma opción, si quisiéramos saber el comportamiento de Duración e Importe entotales de Día Semana solamente en correo y totales mensuales del resto de los destinos, operar de

la siguiente manera:Doble clic sobre la celda Correo de la tabla, automáticamente presenta un cuadro Mostrar detalle,seleccionar Día semana obteniendo como resultado:

A B C D1

Fecha(Todas)

23

Destino Día semanaDatos

Total

4

Celular

Suma de Duración 0:35:32




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6Correo

lunes Suma de Duración 0:58:30


8 martes Suma de Duración 0:27:17


10 miércoles Suma de Duración 1:28:05


12 jueves Suma de Duración 0:52:21


14 viernes Suma de Duración 0:08:30


16 sábado Suma de Duración 0:00:46


18 domingo Suma de Duración 0:27:15


20Suma de Duración Correo

4:22:44

21Suma de Importe Correo

4,4

22 Internet Suma de Duración 11:56:53


24Inter-Urb



26Urbanas



28Total Suma de Duración

18:44:35

29Total Suma de Importe

21,44

Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica

Seleccionar una celda de la columna Destino, y efectuar un clic con el botón derecho del Mouse.Seleccionar y pulsar Campo.Muestra una pantalla Campo de la tabla dinámicaPulsar sobre el botón Avanzado.Presenta un cuadro de dialogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinámicaEn primer lugar se cuenta con:Opciones de campo de pagina: Tiene que ver con datos de fuente externa.Opciones de Auto ordenar:

Manualmente: en este caso permite ordenar la tabla a gusto.Ascendente:Se produce la operación al crear la tabla por primera vez.Descendente:Al activar esta opción se invierte el caso anterior sobre la tabla creada.



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Opciones de Automostrar:Esta es una opción que permite mostrar los elementos superiores o inferiores de la tabla de acuerdo aun cierto numero.Manualmente: la tabla no sufre modificación a lo mostrado.Automáticamente: al activar esta opción se activan las opciones Mostrar y Usar campo

Sobre la opción de Automostrar, vamos ejecutar el siguiente ejemplo, sobre la tabla dinámicaejecutadaDe los cinco Destinos disponibles, vamos a optar por los dos de mayor importe, para ello:Activar AutomáticamenteEn Mostrar superiores 2Usar campo Suma de importeAceptarAceptar

Se obtiene como resultado el siguiente resumen de tabla

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)2

3Díasemana

4 Destino Datos lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general

5 InternetSuma deDuración

1:13:10

1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53

6 Suma deImporte

0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

7 Inter-Urb

Suma deDuración

0:10:10 0:19:32 0:29:42

8 Suma deImporte 4,69 3,73 8,42

9

TotalSumadeDuración

1:13:10

1:05:56 4:44:30 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:38:25 12:26:35

10

TotalSumadeImporte

0,66 0,47 6,62 0,33 0,09 0,56 4,72 13,45

11

Campo Datos – Configuración

Para realizar esta operación una de las formas posibles es la siguiente: con un clic sobre una celdadel campo Datos, se despliega una lista, seleccionar Campo, se acceda al cuadro de dialogo Campode la Tabla dinámica.Para determinar la opción que debe ejecutar Excel en Resumir por, ya fue explicado en el cambioContar, por Suma, con respecto al botón Numero, al seleccionar el mencionado botón se despliegandos zonas, Categoría y Muestra que son conocidas en Menú-Formato-Celdas, en ellas se le da elformato de acuerdo a los datos que representen.

Opciones Personalizadas de Excel

Por ultimo tenemos el botón Opciones, en ella se describen la operaciones que ofrece Excel.



p , p q

CICLO I-2011

Para ello se debe desplegar la lista Mostrar datos como, que contiene en primer lugar normal, escomo esta la tabla actual. A continuación se enumeran las siguientes acciones:

Diferencia de: Calcula la diferencia de un dato seleccionado como rango en la tabla base y el resto, al hacercoincidir en base al campo base, el elemento base.Vamos a ejecutar un ejemplo para entenderlo mejor. Por ejemplo nos interesa saber la diferencia que

existe entre el rango Suma de importe del destino Correo y todo el resto.EjecuciónSeleccionamos con el cursor una celda de Suma de Importe del Destino Correo, en este caso nosubicamos en la celda que corresponde al día Martes con un valor de 0,71 (puede ser cualquier celdadel rango).Un clic con el botón derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinámica, seleccionarOpciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos Diferencia de: en Campo base,seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar CorreoAceptarSi todo funciono bien la tabla aparecerá como:

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 CelularSuma deDuración

0:14:20 0:07:54 0:03:46 0:04:28 0:05:04 0:35:32

6 Suma deImporte

-0,44 -0,47 -1,22 -0,49 -0,29 -0,05 - 0,44 - 3,40

7 CorreoSuma deDuración

0:58:30 0:27:17 1:28:05 0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 4:22:44

8 Suma deImporte

9 InternetSuma deDuración

1:13:10 1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53

10 Suma deImporte

-0,15 -0,24 0,56 -0,3 -0,2 0,51 0,45 0,63

11 Inter-UrbSuma deDuración

0:10:10 0:19:32 0:29:42

12 Suma deImporte

-0,81 -0,71 3,32 -0,63 -0,29 -0,05 3,19 4,02

13 UrbanasSuma deDuración

0:07:06 0:01:17 0:02:41 0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 1:19:44

14 Suma deImporte

-0,62 -0,46 -1,13 - 0,23 0,14 0,57 -0,08 -1,81

15 Total Suma de Duración 2:33:06 1:42:24 6:19:02 1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39 18:44:35

16 Total Suma de Importe



CICLO I-2011

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia de Suma de importe de cada día conrespecto a la Suma de Importe de Correo, desapareciendo las de este lo mismo que los totales decolumnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno

% De :Calcula el tanto por ciento de todos los datos relacionando con el dato seleccionado en la tabla

dinámica, para los datos seleccionados en la tabla de origen, el valor cera 100%En este caso como ejemplo seguimos con el destino Correo, como selección base, seleccionando lacelda de Suma de Duración, día martes con un tiempo de 0:27:17.La ejecución es similar al caso anterior, solamente vario la selección de la opción

Un clic con el botón derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinámica, seleccionarOpciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos % De: en Campo base, seleccionarDestino y en Elemento base, seleccionar Correo

Aceptar

Si todo funciono bien la tabla aparecerá como:A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 Celular

Suma deDuración

24,50% 28,96% 4,28% 8,53% 0,00% 0,00% 18,59% 13,52%

6 Suma deImporte

0,37 0,24 0,15 0,14 0,10 1,00

7 Correo

Suma deDuración

100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

8 Suma deImporte

0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9Intern

et

Suma de

Duración 125,07% 241,66% 311,45% 24,90% 31,76% 11586,96% 729,85% 272,86%10

Suma deImporte

0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11

Inter-Urb

Suma deDuración

0,00% 0,00% 11,54% 0,00% 0,00% 0,00% 71,68% 11,30%

12

Suma deImporte

4,69 3,73 8,42

13

Urbanas

Suma deDuración

12,14% 4,70% 3,05% 12,61% 126,67% 2789,13% 109,79% 30,35%

14

Suma deImporte

0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59

15

Total Suma deDuración

16

Total Suma deImporte

2,03 1,67 8,38 1,50 0,81 1,23 5,82 21,44

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia en % de Suma de Duración de cada díacon respecto a la Suma de Duración de Correo, que toman el valor de 100% desapareciendo lostotales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno

% de la diferencia de:En este caso ejecuta la diferencia de los valores seleccionados en la tabla base con el resto y loexpresa en porcentaje, quedando en la nueva tabla los valores seleccionados en blanco.Para mostrar el ejemplo, se realiza el mismo caso anterior, los pasos son similares, seleccionando enMostrar datos como, %de la diferencia de:



CICLO I-2011

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana

4 Destino Datos lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingoTotalgeneral

5 Celular Suma de Duración -75,50% -71,04% -95,72% -91,47% -100,00% -100,00% -81,41% -86,48%

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,140,10

1,00

7 Correo Suma de Duración

8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 25,07% 141,66% 211,45% -75,10% -68,24% 11486,96% 629,85% 172,86%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duración -100,00% -100,00% -88,46% -100,00% -100,00% -100,00% -28,32% -88,70%

12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duración -87,86% -95,30% -96,95% -87,39% 26,67% 2689,13% 9,79% -69,65%

14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma de Duración

16 Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,50 0,81 1,23 5,82 21,44

Total en :Produce el total de los campos en forma acumulativa, según el seleccionado en la tabla basePara producir el ejemplo seleccionamos en la tabla origen en destino Internet, la celdacorrespondiente a la Suma de Importe de día miércoles, valor 1,93La operación se realiza de la misma manera, seleccionando en Mostrar datos como Total en: y enCampo base destino.

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 Celular Suma de Duración 0:14:20 0:07:54 0:03:46 0:04:28 0:05:04 0:35:32

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0 0 0,10 1,00

7 Correo Suma de Duración 0:58:30 0:27:17 1:28:05 0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 4:22:44

8 Suma de Importe 1,18 0,95 1,52 0,77 0,29 0,05 0,64 5,40

9 Internet Suma de Duración 1:13:10 1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53



CICLO I-2011

10 Suma de Importe 1,84 1,42 3,45 1,1 0,38 0,61 1,63 10,43

11 Inter-Urb Suma de Duración 0:10:10 0:19:32 0:29:42

12 Suma de Importe 1,84 1,42 8,14 1,1 0,38 0,61 5,36 18,85

13 Urbanas Suma de Duración 0:07:06 0:01:17 0:02:41 0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 1:19:44

14 Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,5 0,81 1,23 5,82 21,44


16 Total Suma de Importe

Se puede observar los totales acumulados de Suma de Importe, quedando en blanco la filacorrespondiente a Total Suma de Importe.

% de la fila :Saca el tanto por ciento de cada fila según el 100% del total de cada una.

Lo que seleccionamos en la tabla origen, es una celda referida al destino que nos interesa, si Sumade duración o Suma de Importe, en este caso seleccionamos cualquier celda de Sumas de duración,y seleccionamos en Mostrar datos como: % por fila

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 Celular Suma de Duración 40,34% 22,23% 10,60% 12,57% 0,00% 0,00% 14,26% 100,00%

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,1 1,00

7 Correo Suma de Duración 22,27% 10,38% 33,53% 19,93% 3,24% 0,29% 10,37% 100,00%

8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 10,21% 9,20% 38,27% 1,82% 0,38% 12,39% 27,74% 100,00%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duración 0,00% 0,00% 34,23% 0,00% 0,00% 0,00% 65,77% 100,00%

12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duración 8,90% 1,61% 3,37% 8,28% 13,50% 26,82% 37,52% 100,00%

14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma de Duración 13,61% 9,11% 33,70% 6,80% 1,95% 9,87% 24,96% 100,00%


Como puede observarse los totales de filas muestran el 100%

% de la columna :Saca el tanto por ciento de cada columna según el 100% del total de cada unaEs el mismo caso anterior pero en columnas, donde el total columnas muestran el 100%



CICLO I-2011

% del total:Calcula para cada celda de la tabla el tanto por ciento del total del dato seleccionado en la tablaorigen.Para mostrar un ejemplo, seleccionamos una celda cualquiera en la tabla origen, referida a Suma deDuración, y cada celda contendrá un porcentaje que es el que emplea dentro del 100% de laselección total.Los pasos para realizarlo son los mismos, seleccionando en Mostrar datos como, % del total-

AceptarA B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 Celular Suma de Duración 1,27% 0,70% 0,33% 0,40% 0,00% 0,00% 0,45% 3,16%

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10 1,00

7 Correo Suma de Duración 5,20% 2,43% 7,83% 4,66% 0,76% 0,07% 2,42% 23,36%

8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 6,51% 5,86% 24,39% 1,16% 0,24% 7,90% 17,69% 63,75%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duración 0,00% 0,00% 0,90% 0,00% 0,00% 0,00% 1,74% 2,64%

12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duración 0,63% 0,11% 0,24% 0,59% 0,96% 1,90% 2,66% 7,09%

14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,40 0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma de Duración 13,61% 9,11% 33,70% 6,80% 1,95% 9,87% 24,96% 100,00%


Se puede apreciar en la tabla, el porcentaje que incide por día en cada Destino, la Suma de Duraciónsobre el total general del 100%.Al mismo tiempo se puede observar en la columna Total general el acumulado de cada Destino que

reflejan el % de incidencia del total que sumados representan el 100% de la celda J 15

Índice:Esta operación produce un resultado por celda según la siguiente operación:((valor de la celda)*(valor total de total general))/ ((Suma de la fila correspondiente)*(Suma de lacolumna correspondiente)).Explicada sobre la tabla origen, consiste en lo siguiente:Seleccionar cualquier celda, en este caso optamos por E 10, es decir corresponde a Suma deImporte, día miércoles, valor 1,93, la operación que realiza es : (E 10*J 16)/(J 10*E16), llevada avalores (1,93*21,44)/(5,03*8,38)

Para realizar la operación seleccionar en Mostrar datos como Índice.Esta operación la realiza en todas las celdas correspondientes a Suma de Importe. Las celdas de

Totales generales mostraran valor 1.

El resultado es el siguiente

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe 3,9078 3,0812 0,3838 2,0011 0,0000 0,0000 0,3684 1,0000



CICLO I-2011


8 Suma de Importe 1,9443 2,0716 0,7966 2,0465 1,7446 0,1981 0,4521 1,0000


10 Suma de Importe 1,3858 1,1996 0,9817 0,9377 0,4736 1,9406 0,7251 1,0000


12 Suma de Importe 0,0000 0,0000 1,4251 0,0000 0,0000 0,0000 1,6319 1,0000


14 Suma de Importe 0,7748 1,2392 0,2371 2,2075 4,3945 4,1726 0,6543 1,0000



Como el resultado lo determina en 9 decimales, a los efectos de mostrar la tabla se redujo a 4.Para realizar la operación, un clic con el botón derecho sobre Suma de Importe –Formato celda—numero---número—Posición decimal—4

Formulas

Formulas es uno de los contenidos que surge del menú que se despliega al efectuar un clic con elbotón derecho sobre la tabla.Al seleccionar Formulas, se dispone de cuatro elementos que se desarrollaran con los ejemplosrespectivos.Los mismos son Campo Calculado, Elemento calculado, Orden de resolución, Crear lista deformulas.

Personalizar FormulasExcel ofrece la posibilidad de crear formulas dentro de la tabla dinámica. Para realizar esta operaciónse debe ejecutar sobre los Campos o Elementos de la tabla.Las operaciones a realizar sobre la tabla dinámica ejecutada son las siguientes:

Campos calculadosSe realizaran todos los pasos sobre un ejemplo que consiste en aplicar un Impuesto del 6% a laSuma de Importes.Ejecución:En primer lugar, seleccionamos una celda de la tabla dinámica correspondiente al Campo Datos, quecorresponde a la Suma de Importe, por ejemplo, la celda correspondiente al día miércoles de sumade importe, referido al destino Correo, cuyo valor es 1,37Efectuar un clic sobre la celda con el botón derecho, se despliega un menú del cual seleccionarFormulas, pulsar Campo calculado.Con esta operación aparece una ventana que se debe completar

Nombre agregamos Impuesto 6%

Formula, seleccionar en Campos Importe

Pulsar Insertar campoEl campo aparece en la celda Formula, donde se debe completar la misma colocando *6%quedando la misma =Importe*6%

Repetir esta operación si se quiere calcular otros campos.

Pulsar sobre el botón SumarSi todo anduvo bien Impuesto*6% se inserta dentro del listado de Campos6) Para finalizar Aceptar

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana4 Destino Datos lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general



CICLO I-2011


6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10 1,00

7 Suma de Impuesto 6% 0,02 0,01 0,01 0,01 0,00 0,00 0,01 0,06


9 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

10 Suma de Impuesto 6% 0,05 0,04 0,08 0,04 0,02 0,00 0,03 0,26


12 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

13 Suma de Impuesto 6% 0,04 0,03 0,12 0,02 0,01 0,03 0,06 0,30


15 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

16 Suma de Impuesto 6% 0,00 0,00 0,28 0,00 0,00 0,00 0,22 0,51


18 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,40 0,43 0,62 0,46 2,59

19 Suma de Impuesto 6% 0,01 0,02 0,01 0,02 0,03 0,04 0,03 0,16


21 Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,50 0,81 1,23 5,82 21,4422 Total Suma de Impuesto 6% 0,12 0,10 0,50 0,09 0,05 0,07 0,35 1,29

23

Observando la tabla, se puede verificar que cada destino tiene aplicado el impuesto del 6%, por día yun total general por filas y columnas.

Como resumen de la operación realizada, se aclara que Excel opera sobre los datos resumidos quecontiene la tabla dinámica, y no sobre los datos de origen.En la formula se pueden emplear mas de un campo.Para poner en practica este ultimo párrafo, empleemos el mismo ejemplo anterior, pero en este casoque el impuesto del 6% se incluya en el importe.

Los pasos para realizar la operación son los mismos, realizando solamente dos cambios:1- en Nombre, colocamos Importe con Impuesto 6%2- en Formula, primero insertamos el campo Importe y le agregamos el signo +, insertamos

nuevamente el campo Importe y agregamos *6%, quedando por lo tanto:Importe+Importe*6%

El resultado es el siguiente:

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Díasemana



6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,140,10

1,00

7 Suma de Importe conImpuesto 6%

0,390,25

0,16 0,15 - - 0,11 1,06


9 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40


0,860,75

1,45 0,670,31 0,05 0,57

4,66


12 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

13 Suma de Importe con

Impuesto 6%0,70

0,502,05 0,35

0,10 0,59 1,055,33

14 Inter-Urb

Suma de Duración 0:10:10 0:19:32 0:29:42



CICLO I-2011

15 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42


- -4,97

- - - 3,95 8,93


18 Suma de Importe 0,19 0,25 0,240,40

0,43 0,62 0,46 2,59


0,200,27 0,25 0,42 0,46 0,66 0,49

2,75


21 Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,381,50

0,81 1,23 5,82 21,44

22 Total Suma de Importe conImpuesto 6%

2,151,77 8,88 1,59 0,86 1,30 6,17

22,73



CICLO I-2011

Elementos calculados

El ejemplo se realiza sobre la tabla dinámica existente, donde introducimos una modificación para quese pueda apreciar en su totalidad.Como el ejemplo consiste en aplicar un impuesto diferencial por destino, excluiremos de la tabla elcampo Suma de Duración

Realicemos un repaso de cómo se modifica:

Un clic con el botón derecho sobre la tabla- Seleccionar Asistente- Pulsar Diseño muestra elesquema de botones que conforman la tabla. Arrastras a su lugar de origen Suma de duración.Pulsar Terminar.

Queda la siguiente tabla

A B C D E F G H I

1 Fecha (Todas)

2

3 Suma de

Importe

Día semana

4 Destino lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general

5 Celular $ 0,37 $ 0,24 $ 0,15 $ 0,14 $ 0,10 $ 1,00

6 Correo $ 0,81 $ 0,71 $ 1,37 $ 0,63 $ 0,29 $ 0,05 $ 0,54 $ 4,40

7 Internet $ 0,66 $ 0,47 $ 1,93 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,56 $ 0,99 $ 5,03

8 Inter-Urb $ 4,69 $ 3,73 $ 8,42

9 Urbanas $ 0,19 $ 0,25 $ 0,24 $ 0,40 $ 0,43 $ 0,62 $ 0,46 $ 2,59

10 Total general $ 2,03 $ 1,67 $ 8,38 $ 1,50 $ 0,81 $ 1,23 $ 5,82 $ 21,44

Seleccionamos todos los destinos y le damos formato-celda moneda, y obtenemos el formato entodos los valores

Para realizar el ejemplo se incorpora un impuesto diferenciado a cada destino según el siguiente

porcentaje.

Celular 6%Correo 4,5%Internet 5%Inter-Urb 4%Urbanas 3%

Ejecución

Colocar el selector en un destino cualquiera, ejemplo Correo2) Un clic con el botón derecho del Mouse

3) Seleccionar FormulasPulsar en elemento calculado

Con la operación realizada en el cuarto paso, aparece una ventana donde se realizan los cálculos delos elementos mediante el agregado de formulas.La ventana se debe completar paso a paso

1- Nombre colocamos Impuesto a Celular 6%2- Formula: En la pantalla Campos, debe estar seleccionado Destino, caso contrario se selecciona.3- En pantalla Elementos, seleccionar Celular. Pulsar en Insertar elemento. Aparece en Formula

=Celular, incorporarle *6%. Quedando la celdaFormula = Celular *6%

Pulsar Sumar



CICLO I-2011

Seleccionar y pulsar dos veces separadas Destino en la pantalla Campos y en la pantallaElementos aparece incorporado el nuevo elemento Impuesto a Celular 6%

Se repiten los pasos con el próximo Destino

Nombre colocamos Impuesto a Correo 4,5%Suprimir de Formula

Seleccionar Correo Pulsar en Insertar elemento e incorporarle el porcentaje de 4,5% quedandoFormula = Correo*4,5%Se ejecutan las mismas operaciones que en el caso anterior y también es incorporado a la tablade elementos.Los mismos pasos se ejecutan para el resto de los Destinos, cambiando el porcentaje respectivode acuerdo al listado.La totalidad de Destinos se incorporan a la pantalla de elementos.Para finalizar Pulsar Aceptar.

Como aclaración se agrega que, al producirse la incorporación en Formula del destino Inter-Urb,que se abrevio a las llamadas Inter Urbanas, Excel lo incorpora como un nombre compuesto de lasiguiente manera ‗ Inter - Urb‘, idéntico criterio se debe adoptar en el caso de que se incorpore unnombre compuesto en forma manual.Realizadas las operaciones descriptas la Tabla dinámica presenta la siguiente forma:

A B C D E F G H I

1 Fecha (Todas)

2

3 Suma de Importe Día semana

4 Destino lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general

5 Celular $ 0,37 $ 0,24 $ 0,15 $ 0,14 $ 0,10 $ 1,00

6 Correo $ 0,81 $ 0,71 $ 1,37 $ 0,63 $ 0,29 $ 0,05 $ 0,54 $ 4,40

7 Internet $ 0,66 $ 0,47 $ 1,93 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,56 $ 0,99 $ 5,03

8 Inter-Urb $ 4,69 $ 3,73 $ 8,42

9 Urbanas $ 0,19 $ 0,25 $ 0,24 $ 0,40 $ 0,43 $ 0,62 $ 0,46 $ 2,59

10 Impuesto a Celular 6% $ 0,02 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,01 $ 0,06

11 Impuesto a Correo4,5%%

$ 0,04 $ 0,03 $ 0,06 $ 0,03 $ 0,01 $ 0,00 $ 0,02 $ 0,20

12 Impuesto a Internet 5% $ 0,03 $ 0,02 $ 0,10 $ 0,02 $ 0,00 $ 0,03 $ 0,05 $ 0,25

13 Impuesto a Inter-Urb 4% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,19 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,15 $ 0,34

14 Impuesto a Urbanas 3% $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,02 $ 0,01 $ 0,08

15 Total general $ 2,13 $ 1,75 $ 8,74 $ 1,57 $ 0,84 $ 1,28 $ 6,06 $ 22,36

16

Orden de resoluciónEsta solamente relacionada con los Elementos calculados.Al pulsar sobre cualquier operación realizada, se puede modificar el orden de la misma, mediantelos botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo.El botón Eliminar, elimina la operación seleccionada.Al pulsar el botón Cerrar, cierra y recalcula la tabla en el caso de haber ejecutado algunamodificación.



CICLO I-2011

Crear listas de formulasEste elemento permite visualizar todas las operaciones que se hallan realizado sobre la tabladinámica.Seleccionando una celda de la tabla y volviendo a la lista desplegable Formulas, del menú Tablasdinámicas, pulsar sobre Crear lista de formulas, se crea una nueva hoja con la siguienteinformación

Campo calculado

Orden deresolución

Campo Fórmula

1 Impuesto6%

=Importe*6%

Elementocalculado

Orden deresolución

Elemento Fórmula

1 'Impuesto a

Celular 6%'

=Celular*6%

2 Impuesto aCorreo4,5%'

=Correo*4,5%

3 'Impuesto aInternet 5%'

=Internet*5%

4 'Impuesto aInter-Urb4%'

='Inter-Urb'*4%

5 'Impuesto aUrbanas 3%'

=Urbanas*3%



CICLO I-2011

Notas: Cuando una celda se actualiza conmás de una fórmula,

el valor lo establece la fórmula con la última ordende resolución.

Para cambiar el orden de resolución defórmulas,

use el comando Orden de resolución en la barra de comandosde la tabla dinámica.

Botones de selecciónDentro de la lista desplegable, ubicar Seleccionar, esta operación permite, teniendo habilitado elbotón Habilitar selección, disponer de una serie de botones que permiten seleccionar partes de latabla, según se seleccione, Rotulo, Datos, Datos y Rótulos, Toda la tabla

Mostrar paginaEn este caso, pulsando Mostrar pagina, en la lista desplegable, aparece una pantalla dondeselecciona el contenido de la zona Pagina, en nuestro caso Fecha, pulsando Aceptar, divide lainformación en hojas que se corresponde con cada fecha acumulada.

Crear una Tabla Dinámica a partir de otra

Una manera de optimizar memoria, cuando se desea ejecutar varias tablas con la misma base dedatos, es emplear en el primer paso del asistente, la opción Otra tabla dinámica



CICLO I-2011

85

RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

Ejecución de una Tabla Dinámica a través de múltiples hojas de un libro

Para ejecutar el presente ejemplo, se tomo para realizarlo la Cotización de las acciones lideres en la Bolsa deComercio de Buenos Aires, durante 4 semanas del mes de julio del año 2002.Cada cotización semanal se realiza en una hoja de calculo, es decir, en este caso se emplearon 4 hojas de calculo.Con el presente ejemplo, se demuestra como se puede vincular, analizar y sintetizar datos a través de las tablas

dinámicas, extrayendo los mismos de distintas hojas de calculo de un mismo libro.Para comenzar con el ejercicio, en primer lugar veremos los datos por semana de cotización, en cada hoja de calculoque llamaremos 1° Sem, 2° Sem, 3° Sem y 4° Sem.



CICLO I-2011

86

1° Semana de Cotización

1° Sem.

Mes Julio 1° Semana

Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de ComercioA B C D E F G H I

1 Sociedad 28-06-02 01-07-02 02-07-02 03-07-02 04-07-02 05-07-02 Var.Sem. Var. Anual

2 Acindar 0,207 0,220 0,242 0,255 0,272 0,266 28,50 107,81

3 Atanor 1,980 2,050 2,010 2,060 2,150 2,080 5,05 160,00

4 Bco. Bansud 0,460 0,465 0,490 0,539 0,673 0,840 82,61 133,33

5 Bco. Francés 1,810 1,900 1,800 1,820 2,000 2,100 16,02 -28,81

6 Bco. Galicia 0,198 0,205 0,198 0,198 0,220 0,240 21,21 -48,05

7 Bco. Rió 1,350 1,350 1,350 1,350 1,300 1,300 -3,70 -19,62

8 Com. Del Plata 0,095 0,098 0,097 0,098 0,105 0,110 15,79 214,29

9 Indupa 1,450 1,530 1,560 1,580 1,690 1,690 16,55 745,00

10 Irsa 1,530 1,570 1,570 1,600 1,700 1,710 11,76 134,25

11 Molinos 4,920 5,300 5,400 5,650 5,850 5,800 17,89 205,26

12 PC Holding 2,240 2,440 2,300 2,390 2,420 2,310 3,13 33,53

13 Renault 0,395 0,405 0,390 0,400 0,440 0,500 26,58 185,71

14 Siderar 2,300 2,500 2,630 2,850 2,930 2,780 20,87 157,41

15 Siderca 6,490 6,800 6,600 6,600 6,650 6,300 -2,93 173,91

16 Telecom 0,595 0,578 0,555 0,670 0,759 0,730 22,69 -59,67

17 Telefónica 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 -7,97 5,83

18 TGSUD 0,510 0,530 0,540 0,540 0,575 0,580 13,73 -55,38

19 Y.P.F. 44,500 44,500 44,500 44,500 42,400 42,400 -4,72 79,66

20 Merval 350,650 370,740 360,800 371,480 387,730 382,750 9,15 29,57



CICLO I-2011

87


2° Sem


Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A B C D E F G H I

1 Sociedad 05-07-02 08-07-02 09-07-02 10-07-02 11-07-02 12-07-02 Var.Sem. Var. An

2 Acindar 0,266 0,268 0,268 0,242 0,242 0,230 -13,53 7

3 Atanor 2,080 2,080 2,080 2,000 2,030 2,000 -3,85 15

4 Bco. Bansud 0,840 0,924 0,924 1,010 1,050 0,980 16,67 17

5 Bco. Francés 2,100 2,230 2,230 2,080 2,050 2,020 -3,81 -3

6 Bco. Galicia 0,240 0,245 0,245 0,245 0,240 0,214 -10,83 -5

7 Bco. Rió 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 0,00 -1

8 Com. Del Plata 0,110 0,115 0,115 0,104 0,104 0,129 17,27 26

9 Indupa 1,690 1,760 1,760 1,630 1,630 1,670 -1,18 7310 Irsa 1,710 1,720 1,720 1,720 1,600 1,600 -6,43 11

11 Molinos 5,800 5,800 5,800 5,690 5,550 5,500 -5,17 18

12 PC Holding 2,310 2,500 2,500 2,370 2,260 2,280 -1,30 3

13 Renault 0,500 0,530 0,530 0,510 0,500 0,490 -2,00 18

14 Siderar 2,780 2,850 2,850 2,750 2,670 2,640 -5,04 14

15 Siderca 6,300 6,660 6,660 6,650 6,200 6,100 -3,17 16

16 Telecom 0,730 0,760 0,760 0,698 0,684 0,710 -2,74 -6

17 Telefónica 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 0,00

18 TGSUD 0,580 0,610 0,610 0,605 0,590 0,587 1,21 -5

19 Y.P.F. 42,400 42,000 42,000 40,000 40,000 40,500 -4,48 720 Merval 382,750 402,120 402,120 385,010 373,490 371,030 -3,06 2



CICLO I-2011

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3° Sem

Mes Julio 3° SemanaCotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A B C D E F G H I

1 Sociedad 12-07-02 15-07-02 16-07-02 17-07-02 18-07-02 19-07-02 Var.Sem. Var. An

2 Acindar 0,230 0,232 0,230 0,247 0,255 0,265 15,22 10

3 Atanor 2,000 2,000 1,980 2,050 2,110 2,100 5,00 16

4 Bco. Bansud 0,980 0,920 0,900 0,910 0,930 0,925 -5,61 15

5 Bco. Francés 2,020 1,950 2,100 2,150 2,150 2,300 13,86 -2

6 Bco. Galicia 0,214 0,209 0,229 0,232 0,235 0,241 12,62 -4

7 Bco. Rió 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 0,00 -1

8 Com. Del Plata 0,129 0,143 0,140 0,138 0,145 0,139 7,75 299 Indupa 1,670 1,620 1,690 1,660 1,820 1,790 7,19 79

10 Irsa 1,600 1,660 1,660 1,660 1,690 1,670 4,38 12

11 Molinos 5,500 5,600 5,600 5,600 5,600 5,850 6,36 20

12 PC Holding 2,280 2,230 2,330 2,270 2,240 2,170 -4,82 2

13 Renault 0,490 0,510 0,535 0,535 0,588 0,610 24,49 24

14 Siderar 2,640 2,600 2,530 2,530 2,560 2,870 8,71 16

15 Siderca 6,100 6,000 6,400 6,410 6,700 6,350 4,10 17

16 Telecom 0,710 0,640 0,650 0,660 0,680 0,680 -4,23 -6

17 Telefónica 1,250 1,250 1,250 1,200 1,190 1,100 -12,00 -

18 TGSUD 0,587 0,575 0,575 0,575 0,640 0,670 14,14 -4

19 Y.P.F. 40,500 40,600 41,000 41,000 41,000 41,000 1,23 7

20 Merval 371,030 361,990 376,690 375,310 381,740 379,480 2,28 2



CICLO I-2011

89


4° Sem


Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A B C D E F G H I

1 Sociedad 19-07-02 22-07-02 23-07-02 24-07-02 25-07-02 26-07-02 Var.Sem.Var

Anu

2 Acindar 0,265 0,255 0,280 0,305 0,290 0,275 3,77 11

3 Atanor 2,100 2,050 2,200 2,280 2,300 2,190 4,29 17

4 Bco. Bansud 0,925 0,860 0,830 0,780 0,702 0,701 -24,22 9

5 Bco. Frances 2,300 2,150 2,130 2,160 2,090 2,030 -11,74 -3

6 Bco. Galicia 0,241 0,222 0,228 0,238 0,222 0,215 -10,79 -5

7 Bco. Rió 1,420 1,420 1,540 1,540 1,680 1,830 28,87 18 Com. Del Plata 0,139 0,139 0,142 0,136 0,145 0,144 3,60 31

9 Indupa 1,790 1,796 1,910 2,000 1,970 1,990 11,17 89

10 Irsa 1,670 1,570 1,570 1,570 1,620 1,620 -2,99 12

11 Molinos 5,850 5,720 6,400 6,600 6,250 6,050 3,42 21

12 PC Holding 2,170 2,050 1,910 1,830 1,890 1,860 -14,29

13 Renault 0,610 0,560 0,600 0,635 0,615 0,580 -4,92 23

14 Siderar 2,870 3,100 3,080 3,030 2,930 2,850 -0,70 16

15 Siderca 6,350 6,500 6,850 6,900 6,860 6,900 8,66 20

16 Telecom 0,680 0,645 0,615 0,620 0,607 0,590 -13,24 -6

17 Telefónica 1,100 0,990 0,990 0,960 0,960 0,960 0,96 -218 TGSUD 0,670 0,610 0,580 0,545 0,580 0,555 -17,16 -5

19 Y.P.F. 41,000 37,200 37,200 35,500 37,000 37,000 -9,76 5

20 Merval 379,480 364,430 363,040 364,220 361,620 355,850 -6,23 2

ejercicio consiste en obtener mediante una tabla dinámica el Promedio de Cotización semanal y mensual.La tabla dinámica se desarrollara en una hoja nueva que llamaremos Hoja Resumen

Ejecución

Ubicar el cursor en la celda A3 de la hoja Resumen

Menú-Datos-Informe de tablas dinámicas y gráficos dinámicosPaso 1 de 3

Activar Rango de consolidación múltiples

Activar Tabla dinámica

Paso 2a de 3



CICLO I-2011

90

Activar crear un solo campo de pagina

Asistente para tablas y gráficos dinámicos --- paso 2 b

Rango: Seleccionar 1° Semana

„ 1° Sem‟!$A$1:$G$20

Pulsar Agregar

Seleccionar 2° Semana

„ 1° Sem‟!$A$1:$G$20

Agregar

Efectuar la misma operación con la 3° y 4° Semana

Si se ejecutaron en cada semana los datos por hoja dentro de los mismos rangos es decir $A$1:$G$20, la selección

se realiza por semana en forma automática.Producida esta operación aparecen todos los rangos por semana incorporados en el sectorTodos los rangos

Pulsar Siguiente

Paso 3 de 3

Pulsar diseño

Por defecto aparece el diseño conformado de la siguiente manera

Pagina Pagina 1

Columna Columna

Fila Fila

Datos Sumar Valor

El contenido de cada botón es el siguiente

Pagina 1 Agrupa a cada una de las semanasColumna Agrupa a todas las fechas de cotizaciónFila Agrupa a todas las sociedadesDatos Agrupa a todas las cotizaciones

Para ejecutar la tabla dinámica debemos realizar algunos cambios en el diseño y en la configuración de campos quepropone ExcelPor lo tanto el diseño de la tabla dinámica que resuma toda la información que nos interesa la realizamos de lasiguiente manera:

En Pagina ubicamos Columna, es decir agrupamos todas las fechas, obteniendo el resumen total por semana o hastauna fecha determinada.En Columna ubicamos Pagina 1 que agrupa las 4 semanas de cotización



CICLO I-2011

91

En Fila ubicamos Fila es decir agrupamos todas las sociedades que cotizan

En Datos Colocamos Valor

En este caso por defecto Excel coloca Sumar Valor, por lo tanto como nos interesa el Promedio, pulsando doble clicsobre el botón, aparece Campo de la tabla dinámica, seleccionamos Promedio, Aceptar.

Como tenemos señalado la celda A3, pulsamos finalizar.

Quedando conformada la tabla dinámica y el asistente en su parte superior.

Pulsando sobre la misma el botón Configuración de campo (segundo contando de la derecha), Promedio ya estabaconfigurado, por lo tanto pulsamos Numero, Categoría- numero — Posiciones decimales 3AceptarAceptar.

Como retoque final le colocamos los nombre correspondientes es decir en Columna colocamos Fechas en Filas,Sociedades, en Pagina 1, Semanas y en Elemento 1, 1° Semana, 2° Semana, etc.

La tabla dinámica queda conformada de la siguiente manera



CICLO I-2011

92

Observando la tabla dinámica, se puede observar que se ha obtenido un resumen general de las 4 semanas a travésdel promedio de cotización por Semana y Sociedad

Filtrado de datos.Botón Fechas: Pulsando la flecha respectiva se despliegan todas las fechas que componen los días de cotización.Seleccionando una fecha, permite obtener las cotizaciones de esa fecha solamente de todas las sociedades.Botón Sociedades: Permite obtener el promedio de determinadas sociedades, desactivando el resto.

Botón Semanas: Permite seleccionar las semanas que solamente se requieran obtener datos promedio de las 4existentes.

RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

2° Ejemplo

En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinámica, como fuente de datos, listas de elementos ubicadosen distintas hojas de otro libro.

A B C D E F

1 Fechas (Todas)

2

3 Promedio de Valor Semanas

4 Sociedades 1°Semana 2° Semana 3° Semana 4° Semana Prom.general

5 Acindar 0,244 0,253 0,243 0,278 0,254

6 Atanor 2,055 2,045 2,040 2,187 2,082

7 Bco. Bansud 0,578 0,955 0,928 0,800 0,815

8 Bco. Francés 1,905 2,118 2,112 2,143 2,070

9 Bco. Galicia 0,210 0,238 0,227 0,228 0,226

10 Bco. Rió 1,333 1,300 1,300 1,572 1,376

11 Com. Del Plata 0,101 0,113 0,139 0,141 0,123

12 Indupa 1,583 1,690 1,708 1,909 1,723

13 Irsa 1,613 1,678 1,657 1,603 1,638

14 Merval 370,692 386,087 374,373 364,773 373,981

15 Molinos 5,487 5,690 5,625 6,145 5,737

16 PC Holding 2,350 2,370 2,253 1,952 2,231

17 Renaut 0,422 0,510 0,545 0,600 0,519

18 Siderar 2,665 2,757 2,622 2,977 2,755

19 Siderca 6,573 6,428 6,327 6,727 6,514

20 Telecom 0,648 0,724 0,670 0,626 0,667

21 Telefónica 1,270 1,270 1,207 0,993 1,185

22 TGSUD 0,546 0,597 0,604 0,590 0,584

23 Y.P.F. 43,800 41,150 40,850 37,483 40,82124 Prom.general 23,372 24,104 23,444 22,828 23,437



CICLO I-2011

93

Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resúmenes, se emplearon para ejecutar el ejemplo, laplanilla original de factura telefónica modificada, pero sus destinos divididos en hojas diferentes y ubicados en otrolibro que llamamos Totales generalesCada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en cuenta que los destinoscorresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas, tendremos para cada uno la lista en una hojarespectiva dentro del libro Totales generalesSegún el siguiente esquema.

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Celular

A B C D E F1 Fecha Importe Duración Hora inicial Hora final Numero

2 17/09/01 $ 0,23 0:08:23 19:08:07 19:16:30 155070059

3 18/09/01 $ 0,05 0:01:03 20:08:33 20:09:36 155070059

4 18/09/01 $ 0,05 0:00:39 20:28:27 20:29:06 155070059

5 19/09/01 $ 0,05 0:01:53 19:59:23 20:01:16 155070059

6 20/09/01 $ 0,05 0:01:50 20:06:15 20:08:05 155070059

7 23/09/01 $ 0,05 0:03:24 22:07:05 22:10:29 1550700598 24/09/01 $ 0,05 0:00:18 15:04:30 15:04:48 155011312

9 24/09/01 $ 0,09 0:05:39 21:59:49 22:05:28 155070059

10 25/09/01 $ 0,05 0:00:34 15:17:16 15:17:50 155011312

11 25/09/01 $ 0,09 0:05:38 20:47:57 20:53:35 155070059

12 26/09/01 $ 0,05 0:00:43 0:04:08 0:04:51 155070059

13 26/09/01 $ 0,05 0:01:10 19:52:50 19:54:00 155070059

14 27/09/01 $ 0,09 0:02:38 19:55:43 19:58:21 155070059

15 30/09/01 $ 0,05 0:01:40 20:38:39 20:40:19 155011312

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Correo


2 15/09/01 $ 0,05 0:00:46 0:00:04 0:00:50 61022238473 16/09/01 $ 0,05 0:03:46 19:10:44 19:14:30 6102223847

4 16/09/01 $ 0,05 0:01:26 23:25:47 23:27:13 6102223847

5 16/09/01 $ 0,05 0:02:10 23:43:20 23:45:30 6102223847

6 17/09/01 $ 0,05 0:01:57 22:28:17 22:30:14 6102223847

7 17/09/01 $ 0,05 0:01:54 23:21:59 23:23:53 6102223847

8 18/09/01 $ 0,09 0:03:18 17:59:08 18:02:26 6102223847

9 18/09/01 $ 0,05 0:01:05 18:15:50 18:16:55 6102223847



CICLO I-2011

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10 18/09/01 $ 0,05 0:00:50 18:17:45 18:18:35 6102223847

11 19/09/01 $ 0,09 0:05:44 7:53:57 7:59:41 6102223847

12 19/09/01 $ 0,19 0:07:14 8:19:33 8:26:47 6102223847

13 19/09/01 $ 0,05 0:03:56 21:43:26 21:47:22 6102223847

14 19/09/01 $ 0,05 0:01:45 21:53:26 21:55:11 6102223847

15 20/09/01 $ 0,19 0:27:03 22:49:43 23:16:46 6102223847

16 20/09/01 $ 0,05 0:01:15 23:35:35 23:36:50 610222384717 21/09/01 $ 0,05 0:01:13 9:21:25 9:22:38 6102223847

18 21/09/01 $ 0,05 0:01:15 18:43:05 18:44:20 6102223847

19 23/09/01 $ 0,05 0:00:58 22:25:50 22:26:48 6102223847

20 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 22:27:12 22:28:12 6102223847

21 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 22:31:12 22:32:12 6102223847

22 23/09/01 $ 0,19 0:13:25 22:32:36 22:46:01 6102223847

23 24/09/01 $ 0,19 0:15:26 7:44:21 7:59:47 6102223847

24 24/09/01 $ 0,33 0:12:56 18:00:48 18:13:44 6102223847

25 24/09/01 $ 0,19 0:26:17 22:33:00 22:59:17 6102223847

26 25/09/01 $ 0,38 0:15:22 8:57:12 9:12:34 6102223847

27 25/09/01 $ 0,05 0:01:54 16:09:25 16:11:19 610222384728 25/09/01 $ 0,09 0:04:48 23:36:56 23:41:44 6102223847

29 26/09/01 $ 0,14 0:08:47 0:12:54 0:21:41 6102223847

30 26/09/01 $ 0,38 0:27:36 9:24:36 9:52:12 6102223847

31 26/09/01 $ 0,47 0:33:03 18:26:21 18:59:24 6102223847

32 27/09/01 $ 0,05 0:03:37 1:01:50 1:05:27 6102223847

33 27/09/01 $ 0,05 0:00:46 7:49:38 7:50:24 6102223847

34 27/09/01 $ 0,05 0:00:51 13:30:11 13:31:02 6102223847

35 27/09/01 $ 0,05 0:01:21 13:32:47 13:34:08 6102223847

36 27/09/01 $ 0,19 0:17:28 23:10:53 23:28:21 6102223847

37 28/09/01 $ 0,05 0:01:22 17:12:53 17:14:15 6102223847

38 28/09/01 $ 0,05 0:00:55 17:15:05 17:16:00 6102223847

39 28/09/01 $ 0,09 0:03:45 17:55:15 17:59:00 6102223847

40 30/09/01 $ 0,05 0:03:30 17:18:49 17:22:19 6102223847

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Internet


2 15/09/01 $ 0,56 1:28:50 20:31:44 22:00:34 6102227638

3 16/09/01 $ 0,05 1:00:02 23:46:29 0:46:31 6102227638

4 17/09/01 $ 0,47 1:04:02 20:55:07 21:59:09 61022276385 18/09/01 $ 0,47 1:05:56 22:56:18 0:02:14 6102227638

6 19/09/01 $ 0,80 2:00:51 22:44:00 0:44:51 6102227638

7 20/09/01 $ 0,33 0:13:02 19:12:50 19:25:52 6102227638

8 21/09/01 $ 0,09 0:02:42 18:31:22 18:34:04 6102227638

9 23/09/01 $ 0,75 1:50:10 20:16:13 22:06:23 6102227638

10 24/09/01 $ 0,05 0:00:33 20:41:42 20:42:15 6102227638

11 24/09/01 $ 0,14 0:08:35 20:45:47 20:54:22 6102227638



CICLO I-2011

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12 26/09/01 $ 0,05 0:00:33 20:55:34 20:56:07 6102227638

13 26/09/01 $ 0,47 1:05:55 20:56:31 22:02:26 6102227638

14 26/09/01 $ 0,05 0:00:33 23:33:41 23:34:14 6102227638

15 26/09/01 $ 0,56 1:26:28 23:34:38 1:01:06 6102227638

16 30/09/01 $ 0,19 0:28:41 23:37:37 0:06:18 6102227638

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Inter Urb


2 16/09/01 $ 2,31 0:05:00 22:21:51 22:26:51 3514268888

3 19/09/01 $ 4,69 0:10:10 22:20:56 22:31:06 3514268888

4 30/09/01 $ 1,42 0:14:32 20:43:18 20:57:50 2322429622

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Urbanas


2 15/09/01 $ 0,19 0:06:36 10:42:49 10:49:25 4693881

3 16/09/01 $ 0,09 0:05:08 10:11:37 10:16:45 4660671

4 17/09/01 $ 0,05 0:00:09 9:14:50 9:14:59 4694898

5 18/09/01 $ 0,05 0:00:08 8:58:14 8:58:22 4694898

6 19/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:03:09 9:03:16 4694898

7 20/09/01 $ 0,05 0:00:06 8:36:30 8:36:36 4694898

8 20/09/01 $ 0,05 0:00:49 12:27:05 12:27:54 4602096

9 20/09/01 $ 0,05 0:00:37 19:40:59 19:41:36 4539695

10 21/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:08:21 9:08:28 4694898

11 21/09/01 $ 0,05 0:00:45 9:13:34 9:14:19 469388112 21/09/01 $ 0,05 0:00:10 18:39:20 18:39:30 4694898

13 21/09/01 $ 0,05 0:00:59 21:05:35 21:06:34 4660671

14 22/09/01 $ 0,05 0:01:07 15:28:24 15:29:31 4660671

15 22/09/01 $ 0,09 0:04:58 19:07:03 19:12:01 4693881

16 22/09/01 $ 0,05 0:00:11 19:22:41 19:22:52 4660571

17 22/09/01 $ 0,05 0:01:34 19:23:22 19:24:56 4660671

18 22/09/01 $ 0,05 0:00:15 19:27:33 19:27:48 4660671

19 23/09/01 $ 0,14 0:10:04 11:24:48 11:34:52 4693881

20 24/09/01 $ 0,05 0:00:08 9:12:38 9:12:46 4694898

21 24/09/01 $ 0,09 0:06:49 20:31:09 20:37:58 4693881

22 25/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:12:51 9:12:58 4694898

23 25/09/01 $ 0,05 0:00:40 11:26:32 11:27:12 4602096

24 25/09/01 $ 0,05 0:00:13 11:44:21 11:44:34 4693881

25 25/09/01 $ 0,05 0:00:09 23:56:19 23:56:28 4694898

26 26/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:12:24 9:12:31 4694898

27 26/09/01 $ 0,09 0:02:19 11:35:23 11:37:42 4602096

28 26/09/01 $ 0,05 0:00:08 23:02:29 23:02:37 4694898



CICLO I-2011

96

29 27/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:19:07 9:19:14 4694898

30 27/09/01 $ 0,05 0:00:10 10:20:27 10:20:37 4694898

31 27/09/01 $ 0,05 0:02:48 20:44:13 20:47:01 4831814

32 27/09/01 $ 0,05 0:01:46 22:04:38 22:06:24 4831814

33 27/09/01 $ 0,05 0:00:13 22:28:38 22:28:51 4694898

34 28/09/01 $ 0,23 0:08:45 11:41:20 11:50:05 4693881

35 29/09/01 $ 0,05 0:00:08 10:02:37 10:02:45 469489836 29/09/01 $ 0,09 0:06:34 13:30:25 13:36:59 4693881

37 30/09/01 $ 0,09 0:06:38 9:52:21 9:58:59 4693881

38 30/09/01 $ 0,09 0:07:47 10:52:50 11:00:37 4660671

39 30/09/01 $ 0,05 0:00:18 21:04:45 21:05:03 4693881

Creación de la Tabla Dinámica paso por paso

En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremosResumen General.Colocamos el selector en la celda B4.Menú- Datos- Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Paso 1 de 3Activar Rangos de consolidación múltiple

Paso 2ª de 3Activar Campos de paginas personalizadas

Esta acción nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en nuestro caso los destinosque se encuentran en hojas separadas

Pulsar Siguiente

Paso 2b de 3¿ Dónde están los rangos de hoja de calculo que desea consolidar ?

Pulsar Examinar

En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operación, en primer lugar se debe conocer deantemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primer lista a consolidar y el Rango a emplear para obtener losdatos. En todos los casos los datos que nos interesa para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha,Importe y Duración.En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por corchetes, y agregarle elnombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la siguiente manera

„[Totales generales.xls]Celular‟!$A$1:$C$15

Pulsar Agregar

Y se incorpora a la pantallaTodos los rangos

Pasamos a ¿ Cuantos campos de pagina desea ?

En nuestro caso 1Activar 1

Se activa el casillero Campo unoIntroducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia



CICLO I-2011

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Volver a realizar toda la operación desde un principio para la segunda lista en nuestro casoCorreo.Completada la operación la pantalla del asistente presente el siguiente panorama.

Muestra cierta variación en los datos de rangos por cuanto están extraídos de una tabla ejecutada en Excel, peroel procedimiento no varia

Pulsar Siguiente

Paso 3 de 3 diseño

Excel ofrece el siguiente esquema de ubicación

Pagina Pagina 1

Fila Fila

Columna Columna

Datos Contar valor

En Pagina 1 ubica los destinosFila Las fechas en su totalidadColumna Los dos elementos a calcular en Datos Importe y DuraciónDatos Contar Importe y Duración



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En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicación y configuración de campos.Ubicando los elementos de la siguiente manera

Pagina FilaFila Pagina 1Columna Columna

Datos Configurar el campo a Sumar valor

Por ultimo en Opciones- Opciones de Tabla dinámica-Desactivar Totales generales por filaEsto se realiza, por cuanto en este caso sumaria Importe con Duración.Paso 3 de 3 Finalizar

Una vez ejecutada la tabla, dar Formato- Celda a la columna Duración con Hora y a Importe con Moneda,quedando de la siguiente manera

A B C D

12 Fechas (Todas)

3

4 Suma de Valor Columna

5 Destino Duración Importe

6 Celular 00:35:32 $ 1,00

7 Correo 04:22:44 $ 4,40

8 Internet 11:56:53 $ 5,03

9 Inter-Urb 00:29:42 $ 8,42

10 Urbanas 01:19:44 $ 2,59

11 Total general 18:44:35 $ 21,4412

Como se puede apreciar para darle otra característica, se suplanto Fila, por Fechas y Pagina 1, por Destino

Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos respectivosEn Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los cálculos como en el caso del ejemplo, o unafecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que posee al pulsar el selector.Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos.Columna : Permite obtener la totalidad de las opciones, Duración e Importe o desactivar alguna de ellas, en caso dequerer obtener una información parcial.

Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso 26/09/01

A B C D1

2 Fechas 26/09/01 miércoles

34 Suma de Valor Columna

5 Destino Duración Importe



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99

6 Celular 0:01:53 $ 0,10

7 Correo 1:09:26 $ 0,99

8 Internet 2:33:29 $ 1,13

9 Urbanas 0:02:34 $ 0,19

10 Total general 3:47:22 $ 2,41

Observando la tabla dinámica se puede apreciar en la celda D2, el día de la semana que corresponde a la fechaseleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco.Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporación de la siguiente función

D2=SI(C2=”(todas”;””;SI(DIASEM(C2;1)=1;”domingo”;SI(DIASEM(C2;1)=2;”lunes”;

SI(DIASEM(C2;1)=3;“martes”;SI(DIASEM(C2;1)=4;”miércoles”; SI(DIASEM(C2;1)=5;”jueves”;

SI(DIASEM(C2;1)=6;”viernes”;”sábado”)))))))

Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un lado empleando una listacompacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales para cada destino y las tablas empleando la opción deRango de consolidación múltiples, en este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior

Actualizar la Tabla Dinámica

En todos los casos de ejecución de tablas dinámicas vistos hasta el presente, de producirse alguna modificación enlas listas o bases de datos, origen de la creación de la tabla, es necesario actualizarlas. Esta operación se realiza de 2formas:1° Seleccionar una celda de la tabla.

Menú-Datos- Pulsar Actualizar datos

2° Clic sobre la tabla con el botón derecho y pulsar Actualizar datos

GRAFICO DINAMICO (con tabla dinámica)

Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para tablas y gráficosdinámicos, como son los gráficos dinámicos a partir de una tabla dinámica.Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinámica de totales realizada a través de Rangos deconsolidación múltiple.

Ejecución

1° Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botón derecho del Mouse.Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinámico

2° Pulsar sobre Grafico dinámicoExcel automáticamente ofrece un grafico:Tipo estándar- tipo de grafico ColumnasSubtipo de grafico: Columna apilada

Como con este grafico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos cambiar el tipo de grafico.

1° Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botón derecho, desplegándose una lista.

2° Seleccionar y pulsar sobre Tipo de graficoAdoptamos Tipos personalizadoTipo de grafico Líneas en dos ejes

Se obtiene un grafico de líneas con dos ejes de valores, uno de Duración y otro de Importe



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El aspecto del grafico luego se modifica a gusto.Sobre la línea de Importe se pulsa doble con el Mouse.Esta operación despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a:

Formato de serie de datos

Con el botón Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la líneaCon el botón Rótulos de datos activar Mostrar valoresVolcando cada valor en la interceptación correspondiente.

Idéntica operación se realiza con la línea que representa Duración

Podemos observar como los datos de Importe y Duración, se corresponden con el destino en el grafico, según seexpresa en la tabla dinámica.También en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinámica, para producir el filtrado dedatos, por eso el nombre de Grafico dinámico.Botón Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada.Botón Columna: Permite graficar Duración e Importe, o elegir uno de ellos.

Botón Destino: Permite todos o optar por uno de los destinos.

Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en correspondencia con el producido en latabla dinámica, es decir, vamos a seleccionar la fecha26/09/01 y producir el filtrado en el grafico.



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Impresión de un documento de Excel

Como cualquier programa Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios del programa:hojas de cálculo, gráficos y macros. Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el área de impresión y prepararla página para la impresión.

Establecer área de impresiónPara imprimir en Excel primero hay que definir el Área de impresión. Seleccione el rango de celdas que quieraimprimir. Con las celdas ya seleccionadas selecciones diseño de página y pulse Área de Impresión, le aparecerándos opciones seleccione Establecer Área de impresión.Cuando ordene al programa que imprima siempre imprimirá el Área de impresión que esté definida. Para borrar elárea de impresión seleccione diseño de pagina|Área de impresión y seleccione Borrar Área de impresión.

Preparar página

PáginaEn esta carpeta se selecciona todo lo referente a la página, su orientación, cómo se encaja el cuadro de Excel en lapágina, el tamaño de la página en la que se va a imprimir.-Orientación: vertical o apaisada del papel al imprimir.

-Escala: permite la opción de aumentar o reducir el tamaño de la hoja de cálculo con respecto a la página, según seamayor o menor de 100.



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MárgenesAquí se determinan los márgenes del documento y cómo se centra el cuadro con respecto a los márgenes. Tambiénse configura el tamaño del encabezado y del pie de página.

Encabezado /piePor defecto en todos los documentos de Excel por defecto sale en el encabezado el nombre del documento y en el piéde página el número de hoja.De modo que antes de imprimir conviene retocar el encabezado y el pie si no nos interesa que aparezcan así.Presionando sobre Personalizar encabezado/pie de página aparecerá una ventana en la que se pueden realizar loscambios.



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HojaDesde esta ventana también es posible definir el Área de impresión. Sin cerrar la ventana seleccione el rango deceldas que desee imprimir, o escriba directamente las referencias sobre el cuadro.También sin cerrar la ventana seleccione con el ratón las filas y columnas que quiera que aparezcan repetidas en cadauna de las páginas deldocumento.

Dentro de Imprimirpuede elegir entre todasestas opciones:-Líneas de división:tiene la opción de elegirsi quiere que aparezca lacuadrícula que separa lasceldas de Excel.-Notas: los comentariosocultos de las celdastambién se puedenimprimir eligiendo estaopción.

-Calidad de borrador: laimpresión será másrápida pero la calidadresultante será muy baja.-Blanco y negro: a vecessi la impresora es enblanco y negro, elimprimir en color resultamuy confuso, sinembargo si la orden deimpresión se le da enblanco y negro lastonalidades se distinguenperfectamente.-Encabezado de Filas y Columnas: activa/desactiva la impresión de la hoja con los nombres de identificación de filasy columnas (1,2,3...o A,B,C...).El orden de las páginas es necesario cuando hay varias páginas. Elija el orden que le resulte más cómodo.En todo momento se pueden visualizar los cambios efectuados pulsando el botón Presentación Preliminar. Tambiénse puede dar la orden de Imprimir si todo es correcto.

Presentación PreliminarEsta opción ahorra mucho tiempo ya que se puede ver el documento como si realmente estuviera impreso sin lanecesidad de hacerlo. Desde aquí puede acceder a preparar página para realizar cambios, y también a los márgenes ydesde allí volver aquí para comprobarlo.Si quiere ver algún elemento con más detalle pulse zoom y mueva el ratón sobre la hoja, el cursor se convertirá enuna lupa con un símbolo +, haga clic sobre la zona que quiera ampliar. Para volver a ver la hoja en las proporcionesanteriores vuelva a hacer clic con el ratón sobre la página.

ImprimirEn este cuadro de diálogo deberá seleccionar la impresora en la que quiere imprimir.Seleccione lo que quiere imprimir, y el número de copias que quiere hacer.Cuando ya tenga todo listo, pulse el botón aceptar.

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