Gracias por su inters en nuestras Plantillas para Contabilidad Bsica!! Estas plantillas estn diseadas en EXCEL y aunque son muy sencillas de operar, en las siguientes diapositivas le vamos a mostrar algunos pasos que le ayudarn a obtener mejores resultados para optimizar su trabajo.Estas plantillas tienen algunas celdas ocultas y otras protegidas, por lo que le sugerimos no hacer modificaciones en las formulas de stas, pues de lo contrario podra provocar un mal funcionamiento. Si tiene alguna duda, puede escribirnos a racsigt@yahoo.es y con gusto le responderemos sus consultas.

Si usted adquiri una plantilla multiusuario, puede configurar sus libros desde la hoja IDENTIFICACION o CONFIGURACION. Ingrese el cdigo asignado en la opcin desproteger hojaLuego introduzca los datos que se le solicitan en las reas respectivas: nombre de la empresa, nombre del propietario, periodo a trabajar, ao y NIT del contribuyente, Cuentas de gastos, et. Con este paso, automticamente se identificaran todos sus libros contables. Al finalizar el proceso, vuelva a proteger esta hoja para evitar cambios accidentales.CONFIGURANDO SUS LIBROS:

Este es el libro de compras y ventas que trae doce hojas para los 12 meses del ao, diseado de acuerdo con sus gastos y ventas recurrentes, desde la hoja de configuracin. Cada libro trae un cuadro de resumen por tipo de compra o gasto, desde donde le proporciona los datos para que pueda llenar el formulario de declaracin jurada y pago del IVA.

Dentro del libro de compras debe ingresar los datos de sus facturas (fecha, NIT proveedor, etc) y el TOTAL de sus gastos. En la parte inferior de cada libro, encontrar un resumen con los datos que deber trasladar a su formulario de declaracin y pago mensual del IVA

En el caso de los gastos de combustibles, lo primero que debe hacer es poner los precios de referencia del mes para cada tipo de combustible en la parte superior y luego ingresar el total de las facturas con el IVA incluido, en la columna respectiva. La plantilla se encarga automticamente de operar y descontar el IDP para extraerlo del total de la compra y luego lo trasladar al resto de libros contables.

Al final de la hoja del libro de compras, usted encontrar el resumen del mes que es generado automticamente. Esta es la pgina que se imprimir al final del mes. Por recomendaciones de auditores de la SAT, ahora trae separadas las compras de Bienes y compra de Servicios.Aqu encontrar el total del IVA crdito, el cual es generado automticamente conforme usted vaya ingresando sus compras del mes.

La plantilla tambin tiene el libro de ventas para cada uno de los doce meses del ao, donde usted debe anotar los datos de las facturas de sus ventas de bienes, servicios o exportaciones. Las ventas y Exportaciones se anotan agrupadas por da calendario y se deben separar las ventas de bienes con las de servicios (si fuera el caso; hay una columna para cada concepto). Al final del mes tambin se genera el IVA dbito por sus ventas del mes a excepcin de las exportaciones, que no generan IVA. Tambin se genera un cuadro de resumen, donde usted obtendr los datos para el formulario de la declaracin y pago del IVA mensual.

El libro de Diario se debe iniciar con los saldos que hayan quedado del ao anterior o con lo que iniciar operaciones la empresa: Ej. ACTIVOS: Efectivo (caja), vehculos, etc. PASIVOS: Cuentas por pagar, depreciaciones acumuladas, etc. (ahora tambin reserva legal), Automticamente se calcular el Capital Todos los datos que ingrese en las compras o ventas, generarn su registro automticamente, ya sea como ingreso o como gasto de acuerdo a las cuentas definidas en la configuracin.

El libro de diario trae predefinidas las cuentas de ISR y IETAAP o IS trimestral, para que usted pueda anotar los saldos que tenga a favor. Tambin tiene espacio para colocar el ISR por pagar determinado de la utilidad obtenida en el ejercicio del ao anterior. Lea los comentarios que traen algunas celdas, para hacerle ms fcil su trabajo. Con la vigencia del nuevo IS, si usted trae un saldo de IETAAP por acreditar, puede cambiar el nombre de la cuenta de IETAAP trimestral agregar ISO-IETAAP por pagar, para seguirlo acreditando al ISR.

El libro Diario tambin trae celdas para registrar otros gastos que no estn afectos al IVA, como salarios, el IDP, prestaciones laborales. Si usted quiere cambiar el nombre de stas cuentas de gastos, lo puede hacer en la Configuracin, pues desde all se generarn los cambios a todas las dems partidas de diario y los otros libros contables, pero los datos si los debe ingresar manualmente en el libro de diario.Recuerde que para realizar estos cambios, debe ingresar el cdigo que se le haya proporcionado y al finalizar sus cambios volver a bloquear las celdas para evitar cambios accidentales.

Ahora las plantillas de rgimen general y optativo, tambin traen incorporado una cuenta de IVA retenido, para aquellos casos en que usted le venda bienes o servicios a agentes retenedores. Si no recibe el total de efectivo en sus ventas, debe ingresar aqu el valor de las constancias de retencin del mes. Con sta operacin, se rebajar de Caja el monto y se cargar a IVA retenido.

En la siguiente partida, al momento de pagar el IVA del mes anterior, tambin tiene la opcin de abonar al IVA por pagar, tanto con el IVA por cobrar, como con el IVA retenido. Con esta operacin mensual, ir regularizando las cuentas del IVA por pagar e IVA por cobrar. La partida cargar por defecto a Caja y bancos el monto del IVA que usted cargue, pero puede rebajarlo con el IVA por cobrar y el IVA retenido. Todas stas las debe ingresar manualmente, excepto Caja y Bancos que ya trae su frmula

En el caso de las plantillas del rgimen general del 5% ahora calcula mensualmente el ISR de las ventas y traslada el monto a una partida aparte, donde genera el ISR del mes y el ISR por pagar. Igualmente, en cada mes trae la opcin del abono a cuenta del ISR por pagar, para ir anotando los pagos realizados y descargar los saldos de sta cuenta. Los pagos a cuenta del ISR se deben ingresar manualmente en el mes.

En el caso de la plantilla del rgimen optativo, al final del libro de diario trae una partida para provisionar el pago del ISR del ejercicio. El dato se debe ingresar manualmente luego de haberlo determinado y la plantilla lo trasladar a los dems libros de contabilidad.

Si usted tiene una planilla de trabajadores, el libro de diario tambin tiene espacio para ingresar los pagos de salarios, bonificaciones, aguinaldo y Bono 14 pagados a los trabajadores y las cuotas patronales pagadas al IGSS. Si no tiene planilla de trabajadores, puede transformar estas dos cuentas en otras de gastos no afectas al IVA.Para realizar cualquier cambio, debe seguir el procedimiento ya indicado, ingresando el cdigo de seguridad y al finalizar, nuevamente proteger la hoja para evitar cambios accidentales.

En caso de que alguna de las compras se haga al crdito, aqu puede ingresar manualmente el monto del crdito y automticamente se rebajar el monto que efectivamente pagar con caja y bancos, mientras se incrementa el saldo de cuentas por pagar.Si realiza abonos a las cuentas que tiene pendientes de pagar, puede ingresarlos mensualmente en ste espacio, y automticamente le ir rebajando sus cuentas por pagar y el saldo de caja y bancos.

Igualmente en caso de que hayan ventas al crdito en algn mes, puede registrar manualmente en el lado del debe las cuentas por cobrar en el mes correspondiente en el libro de Diario, con lo cual se mantendrn las ventas, pero se rebajar el ingreso de caja y se incrementar el saldo de las cuentas por cobrar en los libros.

ATENCION: si usted est trabajando con la plantilla del rgimen OPTATIVO, debe tener clara la opcin de acreditamiento que tiene en los impuestos trimestrales. En el libro de diario, hay espacio para ingresar manualmente el pago de ISR e IETAAP en el lado del DEBE y en el lado del HABER tiene la opcin para acreditarlo por medio del impuesto correspondiente. Debe verificar en el libro mayor, el saldo que tiene en cada impuesto para no sobregirarse. En caso de que no tenga registrado en la partida No. 1 saldo de ISR o IETAAP a favor, los pagos se harn por medio de Caja.

En caso de que en algn mes hayan ventas al crdito y abonos de las cuentas por cobrar, se debe ingresar el total de las ventas al crdito en cuentas por cobrar del lado del debe.Mientras tanto, los pagos recibidos a cuentas por cobrar, se deben anotar en las cuentas por cobrar en el lado del haber, con lo cual se incrementar caja y se reducir el saldo de cuentas por cobrar.

Al ingresar sus compras y ventas o ingresar datos en el libro de diario, adems de operarse automticamente el libro Diario, tambin se irn generando los registros en todos sus libros contables incluyendo el libro mayor, donde cada cuenta predefinida en la hoja de Configuracin, tiene sus propios registros.

Simultneamente tambin se ir operando el balance de saldos, el cual se ve reportado en forma mensual, con sus respectivas cuentas.

Automticamente se ir operando tambin el Estado de Prdidas y Ganancias. El costo de ventas, los gastos de operacin y se ir generando el resultado del ejercicio (sin incluir el inventario final). El dato del inventario final usted lo debe ingresar manualmente, despues de realizar su inventario fisico, al finalizar el ejercicio contable para que de alli le genere el estado de resultados final.

Tambin simultneamente se va operando el Balance General y determinndose el activo, el pasivo y el capital. El dato del inventario final, automticamente se incorpora desde el momento en que usted lo ingresa manualmente en el Estado de Perdidas y Ganancias.

En el libro de Diario, al final del ejercicio se puede regularizar la cuenta del IVA, en caso que no lo haya realizado mensualmente. Aqu se debe poner el monto de la cuenta que tenga menor saldo en el libro mayor (IVA por pagar o IVA por cobrar) para dejar a cero la cuenta con el saldo menor (ingrese el mismo monto en el Debe y en el Haber).

Igualmente, si no hubiera regularizado mensualmente las cuentas del IVA, en el libro de Diario, tambin se debe regularizar la cuenta de caja por el IVA pagado durante el ao, aqu se debe ingresar el monto del IVA que se haya pagado o cobrado efectivamente durante el ao. Al final del ejercicio, si hubieron ventas en el mes de diciembre, quedara con saldo la cuenta de IVA por pagar, que ser el IVA a pagar en el mes de enero del siguiente ao.

Por ltimo, si ha quedado un saldo en el IVA por pagar, la ltima partida de cierre no va a cuadrar, pues para que cuadre debe ingresarse manualmente el mismo monto de IVA por pagar que est en la columna E, hacia la columna F. Pero antes, debe imprimir su Balance General, pues al ingresar ste dato en el Diario, automaticamente desaparecer el IVA por pagar en el Balance General y ste no va a cuadrar.

Al final del ejercicio, tambin se deben registrar las depreciaciones y amortizaciones del perodo, de conformidad con los porcentajes de Ley. Estas se deben calcular por aparte e ingresarlas manualmente en el libro de diario.Todas las dems partidas de cierre son generadas automticamente por las plantillas.

La plantilla del rgimen optativo trae sta partida para provisionar el ISR anual del presente ejercicio que tocar pagar el prximo ao. Ingrese manualmente aqu en el libro Diario el monto del ISR que haya determinado sobre la utilidad. Si usted ya ha determinado el monto del ISR que deber pagar por la utilidad del presente ejercicio y desea regularizar el ISR con los pagos a cuenta y acreditaciones realizadas en el perodo, puede ingresar manualmente los datos en sta partida. Guese por los comentarios que aparecen en las partidas y VERIFIQUE QUE ESTA PARTIDA DEBE CUADRAR CON LOS DATOS INGRESADOS

Tome nota que ahora las plantillas del rgimen general y el optativo traen la opcin para registrar la reparticin de utilidades acordada por asamblea de accionistas. Para el efecto, ingrese manualmente el dato del monto acordado en la celda de Capital y Utilidades retenidas y la plantilla se encargar de registrar el movimiento en las cuentas de capital- utilidades retenidas y Caja y Bancos.

Con los ltimos datos que se ingresan en el estado de resultados y en las partidas del cierre en el libro de Diario, automticamente se completar y generar el Balance General.

La plantilla del Rgimen Optativo tambin trae incluido el Estado de Flujo de Efectivo, en el cual no debe de ingresarse ningn dato pues ya viene estructurado en base a la informacin que se genera desde todos los libros de compras, ventas, diario, estado de resultados y balance general. No debe cambiar el contenido de ninguna de las celdas, porque puede provocar la alteracin de los datos.

En caso de que hayan columnas o filas que no va a utilizar, recomendamos no eliminarlas. En lugar de ello, puede ocultarlas, marcndolas e ingresando a la opcin formato; luego la opcion fila o columna y por ultimo haciendo click en la opcion ocultar. Si posteriormente las quiere poner a la vista, repita el procedimiento y al final de click en la opcion Mostrar.

Esperamos que la informacin proporcionada le haya sido de utilidad. Como lo indicamos al inicio, stas plantillas son muy sencillas de operar con slo tener un poco de conocimiento de Excel y le facilitar el registro y presentacin de sus operaciones contables. Dado que las plantillas contienen una serie de celdas ocultas, formulas, funciones y vnculos que lo hacen funcional, insistimos en recomendarle que no haga modificaciones en las hojas, para evitar un mal funcionamiento. Por su seguridad, todas las hojas electrnicas tienen celdas protegidas por cdigos, para evitar cambios accidentales. En caso de que tenga alguna duda sobre las plantillas, le rogamos que nos escriba al correo racsigt@yahoo.es donde gustosamente le estaremos resolviendo sus inquietudes o puede visitar nuestro sitio http://www.paramicroempresarios.com donde puede encontrar muchas herramientas y programas gratuitos, informacin y consejos tiles, exclusivo para los usuarios que se registren gratis en nuestro sitio. En la actualidad, las plantillas se encuentran disponibles en varias versiones: Para Contribuyente normal y Sociedades annimas en el Rgimen Optativo y Rgimen General, para entidades no lucrativas y para Pequeo contribuyente. Muy pronto estarn disponibles tambin Plantillas para contribuyentes que tienen hasta cuatro empresas y para gasolineras o expendios de combustibles. Para Peritos Contadores, tenemos la opcin de venta del paquete de plantillas en todas las versiones a precio especial, con los password liberados para que puedan hacer cuantas copias necesiten y utilizarlas para llevar contabilidades de varias empresas. Las plantillas se entregan en un CD o en descarga directa desde nuestro sitio. Para el interior de la Repblica, contamos con entrega directa desde nuestro sitio o por medio de encomienda, previo depsito en las cuentas monetarias indicadas.