REGISTRO DE LAS

CUENTAS POR

PAGAR.

Por:Alejandra Josefina

Rangel Rangel.

Los aspectos que se presentarán a continuación son los siguientes:

¿Qué son las Cuentas por Pagar?Clases de Cuentas por Pagar.

Plazos de las Cuentas por Pagar.Registro de Cuentas por Pagar.Sistemas de Información para

Administrar las Cuentas por Pagar.

Contenido de la Presentación.

¿Qué son las Cuentas por Pagar?

Por lo general, todas las compras realizadas por las empresas son a crédito. Al efectuarse

la compra el negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la cual debe

liquidarse a una fecha futura. Estas partidas por pagar, en las que se incurrió como

consecuencia de la compra de materiales o mercancías a crédito se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancías o

servicios.

Para registrar la compra de mercancías a crédito se carga la cuenta de compras y se acredita a las cuentas por pagar.

Es costumbre que el comprador entregue al vendedor una orden de compra autorizando la operación. Cuando el proveedor embarca la mercancía, envía por correo una

factura al comprador.

Esta factura para el comprador es un importe de compra, mientras que para el vendedor es una recibo de venta. Tanto

el comprador como el vendedor la utilizan para anotar el asiento en los registros contables. Por otra parte, se

habla de cuentas por pagar, cuando la organización solicita servicios, realiza promesas de pago

(documentos), o tributaciones que se generan, entre otras.

Entonces se dice que las cuentas por pagar, son sencillamente, las obligaciones que la empresa

contrae no solo por concepto de compra de mercancías, sino también por los servicios recibidos,

gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso; y como

consecuencia debe cumplir a futuro con la misma.

Es importante señalar que, las cuentas por pagar, son también conocidas como CUENTAS DEL PASIVO.

Las cuentas por pagar a los proveedores representa la cantidad de dinero que se debe a los proveedores, por

mercancías compradas con el propósito de revenderlas. Otros tipos de partidas por pagar que se producen a causa de sueldos que se deben a los empleados, cantidades que se deben a las compañías de servicios públicos, intereses acumulados sobre documentos por pagar e importes por pagar, servicios públicos por pagar, intereses por pagar e

impuestos por pagar.

De forma concisa, algunas cuentas por pagar son:

Dividendos: las percepciones que reciben los socios.

Proveedores: aquellas personas a quienes se debe por concepto de mercancías.

Documentos por pagar: son títulos a crédito a cargo de la empresa, como letras de cambio y pagarés.

Impuestos por pagar: son los impuestos generados, o causados devengados

Acreedores diversos: son entidades a quienes la empresa debe por un concepto distinto de la mercancías (puede ser dinero).

Gastos pendientes de pago: son los gastos por servicios o beneficios devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa.

Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar: son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles (terrenos y edificios).

Plazos de las Cuentas por Pagar.

Es importante indicar que las cuentas por pagar, si son pagaderas a menor

de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo plazo.

Si clasificamos a las cuentas por pagar, tomando en cuenta el tiempo de pago,

entonces encontraremos:

A corto plazo: proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, anticipo de clientes, gastos pendientes de pago e impuestos pendientes de pago.

A largo plazo: hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo y cuentas por pagar a largo plazo.

Como pasivos diferidos: no hay un plazo específico, pero estos se caracterizan por cobrarse anticipadamente y proporcionar el servicio con posterioridad. Y se encuentran las rentas cobradas por anticipado y los intereses cobrados por anticipado.

Registro de Cuentas por Pagar.Para la explicación de este tema, se usarán a continuación

ejemplos basados en la compra de mercancías.

¿Cómo se lleva a cabo el Registro de Cuentas por

Pagar?En la mayor parte de las compañías cada vez que se compran mercancías se emite una orden de compra; hay

tantos modelos de órdenes de compras. A continuación se muestran

algunos.

Después de que se emite la orden de compra se embarca la mercancía y se envía una factura al comprador.

Algunas compañías preparan un informe de recepción cuando llega la mercancía. Este informe muestra el tipo

de mercancía recibida, la cantidad y si el material se recibió en buenas condiciones. Antes de efectuar el pago se revisa la factura contra una notificación de

admisión, para confirmar la correcta aceptación de los materiales. Para obtener la información necesaria con el fin de anotar las compras en los registros contables,

se utiliza la factura o el informe de recepción.

Siempre que se devuelve una mercancía se hace un cargo a cuentas por pagar y se acredita la de devoluciones y

bonificaciones sobre compras. Por ejemplo, suponga que el 10 de febrero la compañía ACME, S.A., compró

mercancías por $600,000 a la compañía Ajas, S.A., bajo condiciones de 2/10, n/30. el 8 de febrero la compañía ACME devolvió mercancías y se le abonaron $50,000 a cuenta. En seguida se muestran los asientos de diario:

Febrero 1.

Compras 600000Cuentas por pagar/ 600000 Ajax S.A. compradas la mercancías con condiciones de 2/10, n/30

Cuentas por pagar/ 50000Compañía Ajax S.A.

Devoluciones y bonificaciones s/compra50000Devolución de mercancías que fueron abonadas en cuenta.

El 11 de febrero la compañía ACME S.A., pagó su cuenta, obteniendo el 2% de descuento por pronto

pago. Se cargó a cuentas por pagar y se acreditaron las cuentas efectivo y descuento sobre compras como

se muestra a continuación:

Febrero 11.

Cuentas por pagar del la compañía Ajax S.A.550000

Descuento s/compras 11000Efectivo 539000

Pago de la cuenta, menos el 2% por pronto pago.

Por otra parte, también se muestra el informe de recepción que realiza las empresas solicitantes:

INFORME DE RECEPCIÓN.Núm. 10

Recibido de:Compañía del Estudiante, S.A. Orden de compra núm. 99Melchor Ocampo 5923 Factura del proveedor núm. 201México 4, D.F. Recibido vía: Camiones ACE, S.A.

Contado e inspeccionado por: Lic. Emmanuel García.

Cantidad Detalle Condiciones

1 Docena Papel de contabilidad 5

columnas.

Excelente.

1 Docena Papel mimeógrafo PS8N

Excelente.

Sistemas de Información Sistemas de Información para Administrar las para Administrar las Cuentas por Pagar.Cuentas por Pagar.

Si se habla de las cuentas por pagar – que es el tema central de esta presentación-, es importante

relacionarlo con el enfoque de la materia, es decir, con los Sistemas de

Información.A continuación se muestran algunos

softwares que contribuyen a administrar las cuentas por pagar:

Son un conjunto de herramienta diseñada para realizar liquidaciones de pólizas de crédito tanto excedidas como vencidas en situación

demora. Así la herramienta a partir del extracto de la cuenta calcula la liquidación de intereses de la misma, lo que permite verificar la

deuda acumulada. Obviamente también se puede realizar el cálculo de intereses de la

póliza de crédito durante la vigencia de la misma, sin que haya entrado en mora así como de una cuenta corriente.

ICuentas.

IPrestamos Leasing. Esta herramienta permite tener seguridad en cuanto a las

certificaciones de saldo deudor que realiza. Contando con la experiencia en la elaboración de herramientas de cálculo financiero, permite verificar, con sencillez y rapidez, las

liquidaciones facilitadas por cualquier entidad.

ENDEVE, un Sistema para Gestionar Facturas Electrónicas.

Más allá de que es muy importante el modo en el que trabaja una empresa y cómo gestiona sus estrategias de marketing, sobre todo en una época en la que el comercio electrónico está causando furor en el mundo, es importante también hacer los procesos de facturación de manera correcta y

eficaz.

Es importante remarcar que el sistema de creación de facturas de Endeve posee todas las herramientas necesarias para trabajar de manera seria. Así, los datos de facturación del cliente (y, por supuesto también de la empresa), los datos de retenciones, descuentos, intereses, formas de pago, el concepto de cobro y el tipo de moneda en que se abonará, todo es posible editarlo, corregirlo, eliminarlo antes de ser

emitida la factura.

Billing Boss, Organiza Totalmente tu Facturación.

Últimamente estamos frente a la aparición de diversas herramientas y aplicaciones destinadas a los procesos de facturación. Muchas de estas propuestas trabajan

principalmente en línea, permiten gestionar/crear/enviar/imprimir y realizar muchas otras tareas relacionadas en forma bastante automatizada.

Billing Boss no se limita a proporcionar una plataforma sencilla para la creación de facturas, ofrece la posibilidad de editarlas, organizarlas por medio de un registro de todas ellas y enviarlas al cliente rápidamente. A diferencia de las opciones básicas y típicas como documentos u hojas de cálculo, con Billing Boss podrán encontrar una herramienta mucho más profesional para manejar las tareas de facturación en la empresa. Cuentan con una versión para dispositivos móviles como el iPhone,

BlackBerry, entre otros, así que es otro punto a favor de esta herramienta.

SdSimple.Las funciones principales son:

El módulo de Compras está diseñado para manejar el stock de productos y cantidad de dinero invertido en compras; se puede realizar impresiones de facturas de compras y tener un listado

completo de los proveedores. En el módulo de ventas hallamos las funciones de facturación,

desde la gestión de presupuestos o cotizaciones, hasta la elaboración, impresión y envió de las facturas.

El módulo de Finanzas nos permite visualizar los estados de las facturas, tanto de compras como de ventas, y verificar cuales han sido pagadas o no; este módulo también permite la gestión de los

movimientos realizados en el banco. El módulo de Administración permite manejar la base de datos de

artículos (Precio + IVA), documentos elaborados (facturas de compra y venta) y visualizar un resumen gráfico de los

movimientos realizados durante el periodo.

Cierre de la Presentación.

La anterior exposición de tema, pretendió mostrar qué son exactamente los

Registros de las Cuentas por Pagar, cómo funcionan, cómo los podemos encontrar y,

sobretodo, los sistemas de información que nos permiten administrar fácilmente

estas cuentas.