SISTEMA DE REGISTRO DE DEVOLUCIONE

S.

Por:Alejandra Josefina Rangel Rangel.

Los aspectos que se tratarán a continuación son los siguientes:

¿Qué es el Sistema de Registro de Devoluciones? Importancia de Contar con un Registro de

Devoluciones. Objetivos.

Cuentas que se le Relacionan. Tipos de Devoluciones.

Motivos por los que se Devuelven Mercancías. Proceso de Devolución de Mercancías.

Presentación de las Devoluciones en el Estado de Resultados.

Los Sistemas de Información y las Devoluciones.

Contenido de la Presentación.

¿Qué es el Sistema de Registro de Devoluciones?

De forma breve y clara, se puede decir que el registro de devoluciones, hace

referencia al conjunto de datos o información ordenados y almacenados

en cuanto a las mercancías que regresa, ya sea la empresa a sus proveedores o, los clientes a la

organización.

IMPORTANCIA DE CONTAR CON UN REGISTRO DE DEVOLUCIONES.

El registro de devoluciones – como muchos otros con que cuenta la

compañía- son de suma importancia, ya que gracias a éste, la organización se

puede dar cuenta acerca de lo que tiene y lo que ha salido en materia de

productos de consumo final e insumos primos. Al mismo tiempo que le otorga

un nivel de lo que ha y le han regresado, permitiéndole detectar

errores respecto a la transformación, factores cuantitativos y cualitativos.

Objetivos del Registro de Devoluciones.

Estos son: Informar a la organización de aquello que posee (materias primas) y lo que ha

salido (productos de consumo final). Permite saber cuánto se ha devuelto a

los proveedores y qué cantidades los consumidores han regresado a la

empresa.

ODetectar errores relacionados con la calidad y cantidad del producto, gracias a los estándares o pautas de devoluciones con que se cuenta.

OAprueba a los buenos proveedores y destituye a los no convenientes.

OPermite brindar mejoras en la producción y emprender estrategias de innovación para aquello que se ofrece al cliente.

Éstas son: Devoluciones sobre compras: sucede

cuando la empresa regresa mercancía que compró a sus proveedores, ya sea por que no le satisface la calidad, color, aspecto, cantidad, precio, entre otras.

Devoluciones sobre venta: sucede cuando los consumidores devuelven mercancías que compraron a la empresa, ya sea porque no les satisface la calidad, color, aspecto, cantidad, precio, etc.

Ventas: hace referencia a la salida de mercancías o artículos que la organización ofrece a sus clientes. Se relaciona con las devoluciones porque, cuando ocurren regresos, la cuenta disminuye, en cuestión de ventas e ingresos.

Inventario: al momento de realizar una devolución, la existencia de las mercancías puede disminuir o aumentar, según la situación, es decir, si el cliente regresa artículos entonces se incrementa, pero si la empresa devuelve mercancías a los proveedores, disminuye el inventario.

Caja: en muchas de las ocasiones, cuando los consumidores devuelven artículos que no les satisface sus necesidades, la empresa tienen que recompensarle con la cantidad monetaria que este gastó para adquirirlo, entonces la cuenta de caja disminuye en estos casos. Por otra parte, cuando la organización regresa mercancías a los proveedores, el dinero en efectivo aumenta cuando los provisores devuelven lo que gastó la compañía.

Tipos de Devoluciones.

Los tipo de devoluciones más frecuentes son:

Las devoluciones sobre compra: como ya se había mencionado anteriormente, consiste en que la empresa regresa

insumos a sus surtidores porque no les satisface sus necesidades de producción.

Las devoluciones sobre ventas: los compradores devuelven las mercancías adquiridas a la empresa porque no les satisface sus necesidades de consumo.

Motivos por los que se Devuelven Mercancías.

De la empresa a los proveedores: Resto de mercancías al final de una

promoción de ventas. Resto de mercancías al final de una

temporada. El proveedor pregunta por mercancía a

devolver. Las mercancías deben

devolverse/destruirse porque están deterioradas, rotas o son de una calidad inferior.

Los artículos se reemplazan. Las mercancías incluyen envases o

embalajes retornables para transporte.

De los clientes a la empresa:El motivo más frecuente es por causa de fallas

o desperfectos del producto (defectos de fábrica).

En caso de productos comestibles, la caducidad ya pasada.

Por errores al momento de elegir el producto.Por el mal servicio por parte de la empresa,

que desalienta al consumidor a adquirir el producto.

Por errores de precios.Otra causa es el hecho de que las mercancías

estén maltratadas (descuido por parte de las empresas comerciales).

De los clientes a la empresa:El motivo más frecuente es por causa de fallas

o desperfectos del producto (defectos de fábrica).

En caso de productos comestibles, la caducidad ya pasada.

Por errores al momento de elegir el producto.Por el mal servicio por parte de la empresa,

que desalienta al consumidor a adquirir el producto.

Por errores de precios.Otra causa es el hecho de que las mercancías

estén maltratadas (descuido por parte de las empresas comerciales).

Proceso para la Devolución

de Mercancías.

De la empresa a los proveedores y de los clientes a la empresa.

Antes de dar comienzo a este apartado, es importante señalar que los procesos de devoluciones pueden variar conforme a las necesidades y giros de las empresas. A continuación, se muestran los procedimientos más frecuentes…

DE LA EMPRESA A LOS PROVEEDORES.

Primeramente:

1.La empresa se tiene que poner en contacto con el proveedor para devolver la mercancía; ya sea por defecto, daño de traslado, por equivocación de modelo y número, u otras razones que ya se mencionaron.

2.Posterior mente se envía la mercancía a través de fletes o paquetería, o bien por los servicios de transporte del mismo proveedor.

3.Una vez que el agente de ventas se entera de la devolución de mercancía, verifica las condiciones de la misma y lo descuenta del pago que realizó la empresa.

4.Se realiza una nota de crédito por concepto de devolución de mercancía.

5.Se da salida al almacén por medio de una retorno de bienes.

6.Se registra en un asiento contable de devoluciones sobre compras (cargado) y se abona a compras.

De los Consumidores a la Empresa.

1. Se verifica que el producto que adquirió el consumidor, es decir, que el motivo de la devolución se a por fallas de fabricación o por daño que haya sufrido antes de salir de la empresa; además de las razones ya mencionadas con anterioridad.

2. Se le hace una reposición del producto al cliente o consumidor sin costo alguno.

3. La empresa registra este movimiento cargando la cuenta de devoluciones sobre venta, y abona a ventas.

Presentación de las Devoluciones en el Estado de Resultados.

El estado de resultados o también llamado como estado de pérdidas y ganancias, es uno de los documentos más importantes

que refleja la actividad económica y financiera de la organización a lo largo de un año. Las devoluciones tienen presencia en este tipo de balances. A continuación

se mostrará un ejemplo de ello…

Es importante señalar que los sistemas de información que presentaré a continuación, tienen una relación muy estrecha entre las

actividades de inventarios, compras, facturación, ventas, y desde luego, las

devoluciones. Los miles de softwares que se emplean hoy en día, son muy completos, por lo que no se puede llevar a cabo la sola actividad

de regreso de mercancías, debido a la naturaleza contable que conlleva.

Los Sistemas de Información y las Devoluciones.

Contiene los siguientes beneficios:•Permite verificar las entradas y salidas de mercancías, además de mantener al tanto de los proveedores y servicios que ofrecen

éstos.•Específica los pedidos de mercancías vía internet, y en caso de inconvenientes por el producto, las devoluciones sobre ventas se

realizan de inmediato.•Permite conocer las ventas y los saldos de los suministros con

los proveedores y los clientes, además de los beneficios y ganancias, los costes de sus representantes.

OK - INVENTORY 2.1.5 FREE

Vertis gestiona el retorno de las mercancías en la cadena de suministro, de la forma más efectiva y económica posible.

El módulo para devoluciones desarrollado por el Grupo V10 bajo el nombre comercial Vertis, es la solución para gestionar las

devoluciones en su almacén. Grupo V10 es líder en el suministro de sistemas de trazabilidad, control de lotes, devoluciones, fechas de

caducidad y números de serie.

GLT - Sistema de Gestión GLT - Sistema de Gestión Logística y Trazabilidad.Logística y Trazabilidad.

Permite: Suministro llave en mano del paquete informático V10. Gestión multi-almacén, multi-área y multi-empresa. Gestión de ubicaciones multi-artículo, multi-contenedor, multi-

formato, mono-formato y clases. Gestión total de la volumetría por cajas y contenedores, asegurando

un aprovechamiento máximo del tipo de caja. Control exhaustivo de todos los movimientos de mercancía de

entrada y salida, TRAZABILIDAD 100%. Asistentes de ayuda a la entrada de datos y optimización de procesos, rentabilizando al máximo los recursos técnicos y humanos disponibles.

Mantener en orden los movimientos en cuanto a las devoluciones de mercancías.

Cierre de la Presentación.

En esta presentación, se han mostrado aspectos importantes acerca de los

sistemas de registro de devoluciones, es decir: su concepto, importancia, objetivos, cuentas que se le relacionan, los motivos de devolución, los procesos para regresar mercancías, su presentación en el estado de pérdidas y ganancias, además de los

softwares que ayudan a esta labor.