Redacción de Informes Técnicos

Facilitadora :Ing. Livia Espinoza

ContenidoCOMUNICACIÓN HUMANA1.Definición 2.Elementos del proceso de la

comunicación3. Como debe ser la comunicación4. Por qué debemos tomar en cuenta la comunicación5. Barreras de la comunicación: tipos y su atención6. Tipos de comunicación

COMUNICACIÓN ESCRITA1. Concepto e importancia2. Tipos de comunicación escrita3. Lenguaje y estilo4. Finalidad de la comunicación escrita5. Proceso de redacción6. Estructura de la Comunicación escrita7. Vocabulario, Gerundio, acentuación y ortografía8. Redacción gerencial efectiva9. Redacción técnica

INFORME TECNICO1. Definición e importancia del informe2. Características de los informes3. Clasificación de los informes4. Informe técnico. Definición5. Componentes del informe técnico6. Desarrollo y etapas del informe final u oficial: proceso de maduración7. Puntos a controlar antes de presentar un informe técnico: su validación8. Presentación del informe técnico final9. Recomendaciones finales para la elaborar informes técnicos10. Esquemas (ejemplos) de informes.

¿Cuáles son mis expectativas del curso?

Objetivo

Facilitar herramientas que permitan crear un esquema de comunicación en la planificación y organización de actividades operativas y de proyectos, para la redacción y presentación de informes técnicos, que reflejen de manera fiel, coherente, simplificada y pragmática, los resultados obtenidos, conclusiones y/o recomendaciones asociadas a cualquier actividad dentro de la empresa.

Conceptos Básicos

Comunicación

• Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

Comunicación Humana

• Proceso bidireccional, donde se produce una interacción o transacción entre las personas, conscientes unas de otras y se caracteriza por que se transmiten ideas o sentimientos que implica constante adaptación y ajustes espontáneos entre los participantes.

Elementos de la Comunicación

• Construye el mensaje y lo envía al receptorEmisor

• Persona a quien va dirigido el mensajeReceptor

• Enunciado enviado por el emisor y recibido por el receptorMensaje

• Es la esencia, lo que se va a informarSituación

• Conjunto de signos sistematizados. Ej.: Un mismo idioma

Código

• Medio físico a través del cual se envía la comunicaciónCanal

EMISOR

SITUACION

MENSAJE

CANAL

CODIGO

RECEPTOR

Características de la comunicación

• Asegurarnos de que el mensaje llegó tal cual fue transmitido.CLARA

• Usar el lenguaje de manera cortés, aunque se utilice de modo informal. Aunque deba reprenderse a un colaborador, siempre podremos dirigirnos a él de buenas maneras.

AMABLE

• Debemos decir lo necesario, ni de más ni de menos. Tratar lo que se considera principal, excluyendo lo prescindible o circunstancial.

CONCRETA

• No debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.PRECISA

• Debemos ser íntegros y presentar congruencia entre lo que decimos y lo que hacemos. COHERENTE

Importancia de la Comunicación

Primordial y necesaria

• Sin ella no se puede establecer una relación de trabajo productiva, eficiente y confortable.

Relacional

• Por medio de ella se establecen vínculos con los demás.

Múltiple

• La comunicación puede ser oral, gestual o escrita. Cada una de estas formas de comunicación se complementa con las demás.

Barreras de la Comunicación: Tipos y su Atención

FÍSICAS: Circunstancias que se presentan no en las personas sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación. Ej.: ruidos,

distancia, fallas técnicas, etc.

SEMÁNTICAS: Cuando debido al significado o sentido de las palabras el receptor no interpreta el mensaje del emisor. Ej.: Solicitud de un pedido

“lo mas pronto posible!”

FISIOLÓGICAS: Impiden recibir o emitir un mensaje debido a defectos fisiológicos del emisor o receptor. Ej.: Aquellos órganos que constituyen

los sentidos, deficiencia en la lectura o escritura, etc.

PSICOLÓGICAS: Situación psicológica particular del emisor o receptor. Ej.: Amor o rechazo hacia el emisor/receptor, estados emocionales (tristeza,

dolor, alegría, miedo), etc.

¿Cómo evitar las barreras de la Comunicación?

Enviar mensajes claros, comprensibles, que se adecuen a las posibilidades del receptor.Utilizar expresiones que “faciliten” la comunicación y evitar las que la “obstruyen”Mantener la congruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal.Asumir una actitud de empatía con el interlocutor. "Ponerse" en el lugar del otro.Escuchar con atención. (Escucha activa)

¿Cómo evitar las barreras de la Comunicación?

Aclarar las diferencias en las percepciones.

Utilizar la retroalimentación, para verificar la comprensión adecuada.

Eliminar o evitar los ruidos o interferencias.

Evitar los prejuicios, tratar de dejarlos a un lado.

Controlar las emociones que puedan perjudicar las comunicaciones

Tipos de Comunicación

Según Roger Malicot: “la comunicación es la circulación del pensamiento en tres niveles: el primero, el unidimensional (consigo mismo); el segundo, el bidimensional (con los otros); y el tercero, el tridimensional (yo con los otros, el contexto y el medio)”.

Tipos de Comunicación

IntrapersonalEs una conversación profunda y personal.

Intrapersonal es íntima y limitada; se da por la

vía del monólogo.

InterpersonalCuando dos o más personas hablan.

Permite la comunicación a través de la palabra, gestos, movimientos, además que forma parte del

lenguaje.

MasivaYa no nos centramos

solamente en las personas, sino que se

requiere de ciertos instrumentos de

carácter técnico para ampliar los contenidos de los mensajes y, en consecuencia, elevar

el radio de acción y las posibilidades de lograr

mayores efectos

Tipos de Comunicación

DescendenteDe superior a

subordinado. La que baja de unidades administrativas superiores a las

unidades inferiores (de gerente a subgerente,

de jefe de unidad a jefe de sección, etc.).

El mensaje generalmente

contiene órdenes, instrucciones,

normativas, etc.

AscendenteDe subordinado a

superior. Es contraria a la anterior. Va de

unidades administrativas inferiores a las

unidades superiores. El mensaje

generalmente contiene informes,

relaciones de cuentas, solicitudes, etc.

HorizontalEntre personas de

igual nivel jerárquico. Circula en la empresa entre unidades de una

misma jerarquía administrativa (de

gerente a gerente, de sección a sección).

Comunicación Escrita

Puede decirse que es la facultad de transmitir a otras personas su propio pensamiento, utilizando el lenguaje escrito.

Permanece en el tiempo. Trasciende las fronteras y por ello se logra conocer la universalidad del ser humano. Testimonio tangible. Reflexión antes de Escribir. Es Fuente de Consulta.

¿Por qué es importante la comunicación escrita?

Elementos de la Comunicación Escrita

Elemento CaracterísticasEmisor(Persona que redacta)

•Saber transmitir con objetividad, realidad, claridad, sencillez, nitidez, exactitud, imparcial, precisión•Evitar los juicios de valor (prejuicios personales o subjetivos•Ser impersonal •Debe soportarse en una buena fuente de datos

Mensaje(precisa la información)

Precisión , dar a conocer a fondo el problema, Creible, Real, Veracidad, Utilidad , Claridad, Sencillez, Nitidez, Debe adecuarse al medio, Emplear canales oficiales.

Canal o medio(permite la transmisión)

Mensaje propiamente dicho, carta, oficio, memorándum, revista, libro, periódico, folleto, informe, radio, teléfono .

Receptor(recibe la información)

Habilidad para leer, pensar y escuchar el mensaje transmitido, así como capacidad para recibir y comprender la situación señalada.

Códigos Lo constituyen las letras, los números, símbolosSituación(esencia , u objeto del mensaje)

Es que se va a informar, de manera sencilla, clara, nítida, objetiva

Tipos de Comunicación Escrita

Desde el descubrimiento de la escritura han surgido diferentes formas y tipos de comunicación escrita , las mismas se manifiestan, desde una simple página redactada hasta el más complejo estudio elaborado.

Trabajo tipo INFORME

Ponencia

TÉCNICO

Memoria

Simposio

Foro

aclaratoriainvitación

comunicadoboletín

mensaje

memorandooficio

carta

minutaaclaratoria

circular

convocatorianotificación

participaciónacuerdo

aviso

acta

Lenguaje y Estilo

Para redactar un informe se debe estar familiarizado con la gramática del idioma y las normativas lingüísticas imperantes que permitan poder escribir con claridad y corrección.

Estilo o elocución es la manera de enunciar los pensamientos y afectos a través de la palabra. Debe ser claro, correcto, armonioso y elegante, además de natural, preciso y variado. El tono debe utilizarse ventajosamente y lo establece la actitud, las ideas y el lenguaje del redactor.

Lenguaje y Estilo Recomendaciones

1. Utilice locuciones concisas y de tono conversacional2. Utilice palabras de corta extensión, concretas, que le permita

al lector aprehender la idea rápidamente.3. El tono correcto depende de la actitud, cuidado en el estilo y

la expresión idiomática.4. Estructura las expresiones según el propósito de la

comunicación para obtener una imagen completa de la reacción deseada.

5. Use lenguajes claros y persuasivos.6. Evite los desaciertos gramaticales, confusión al realizar una

traducción de un idioma a otro.

Proceso de RedacciónPLANIFICACION REDACCIÓN DEL BORRADOR REVISION DEL

BORRADORREDACCION DEFINITIVA

1. Seleccionar el tema• Define la idea (tema)2. Buscar información • Datos, fechas, cifras, citas3. Elaborar bosquejo:• Plan de desarrollo, que

contenga idea principal , esta depende del objetivo, cantidad de información e intereses del autor.

4. Seleccionar las ideas más significativas

5. Establezca el orden de desarrollo de las ideas: Cuáles encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusiones.

1. Ampliar las ideas y exponerlas en oraciones completas.

2. Escribir lo mas rápidamente posible sin preocupación de la corrección ni del estilo. Así su escrito será más natural y espontáneo

3. No se preocupe por las palabras exactas, sospechosas, subráyelas y siga escribiendo, luego de terminada la etapa de redacción buscará sinónimos y aclarará definiciones.

Rectificar el vocabulario, ortografía, coherencia, así como el orden de las ideas.Si dispone de tiempo deje el borrador reposar por varías horas o días, para que luego al retomarlo critique usted mismo su obra como si fuera una obra ajena.

¿Está seguro de haber revisado

bien el borrador?

¡Entonces, pase en limpio el escrito!

Conectores

Dentro de un escrito son las palabras o partículas que ayudan a enlazar una oración a otra o una idea a otra, por lo que evitan la desarticulación de las ideas y por ende que surjan dudas en la

mente del lector.

Además En definitiva aunque De la misma manera

Por consiguiente Al mismo tiempo No obstante Sin embargo

Por tanto Ahora bien Asimismo Por esta razón

Cabe considerar Dentro de este marco

En nuestra opinión

Dentro de este orden de ideas

Ejemplos:

Vocabulario El emisor del informe debe tener conocimientos claros y precisos del idioma a través del cual pretende hacer llegar su información de forma eficaz, para ello debe contar con un dominio del vocabulario, gerundios, signos de acentuación y reglas ortográficas del mismo. Por lo que debe tener claro que:1. Ortografía, arte de escribir correctamente.2. Gramática, hablar y escribir correctamente.3. Semántica, ciencia que estudia el significado de las palabras.4. Estilística, enlazar correctamente las ideas, uso de signos de puntuación. Se

fundamenta en reglas gramaticales y diccionario.5. Redacción, aplicación de gramática, normas de estilística y diccionario.6. Concordancia, uso de adjetivos y sustantivos correctamente: igualdad de género y

número entre adjetivo o artículo, sustantivo, así como la igualdad de número y persona entre verbo y sujeto.

7. Adverbios, palabra que modifica a otras. Puede ampliar, matizar o precisar el significado de un verbo, un adjetivo u otro adverbio (tiempo, lugar, modo, cantidad, afirmación, negación, duda, orden).

8. Pleonasmo, uso continuo de términos innecesarios y de exageración de palabras en redacción que redunda y se hace intolerable al lector.

9. Solecismo, incorrecta aplicación de preposiciones, gerundios , predicados y complementos.

10. Monotonía, pobreza del vocabulario.

Algunas recomendaciones al escribir

Vocabulario1. Sinónimas, Palabras con igual contenido. Ej.: Transparente= Diáfano.2. Antónimas, palabras contrarias. Ej.: cerca-lejos, mojado- seco.3. Homónimas, se escriben igual pero, con significados diferente:

Burro -animal - soporte - apoyo – ignoranteSeñorita - mujer soltera - grúa liviana (polipasto) - bizcochuelo de harina de trigo

4. Homófonas , se pronuncian igual pero se escriben diferente: haber – a ver5. Dequeísmo: Ej. Incorrecto: El técnico de guardia dijo (de) que ….

Correcto: El técnico de guardia dijo que ….6. Extranjerismos: Full7. Argot, ej.: perno8. Barbarismo, Ej.: resumen breve9. Verbos perifrásticos: “se llegó al acuerdo”, debe decir “se acordó”10. Muletillas: deben evitarse. Ej. O sea – este - bueno

Gerundio, Acentuación y OrtografíaConjugación del verbo que demuestra una acción; pero no está

definida ni por el tiempo, el modo, el número, ni la persona.

Ejemplos:1. Es aceptado como cláusula subordinada al comienzo de

la oración. Ej.: Viendo la señal en el PLC descartó que no era el cable.

2. Es aceptado como frase adverbial que indica una acción. Ej.: El policía corrió detrás del ladrón, disparando su arma.

3. Es aceptado en acuerdos y consideraciones legales: Ej.: “Considerando”

Acentuación y Ortografía

Acentuación: Cuando se habla del acento en las palabras debe entenderse que es la mayor intensidad de la voz en una de sus sílabas. La sílaba donde se carga la voz es una silaba tónica.

La ortografía: Es la parte de la gramática normativa encargada de establecer las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación en la escritura.

Redacción Gerencial Efectiva

Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortográficas, gramaticales, sintácticas y semánticas.

Concisa

Claridad

Coherente

Cortés

Correcta

Informe

“Es un documento que se caracteriza por contener información ordenada sistemáticamente, de acuerdo a un plan preconcebido, que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada.”

Importancia del Informe1. Medio más eficaz en la transmisión de conocimientos

técnicos.2. Promueven decisiones y actos, con mucho mas frecuencia, del

mayor interés para la actividad de las empresas, instituciones u organismos.

3. Da a conocer los logros obtenidos.4. Pueden tratar de uno o mas asuntos.5. Se elabora para la toma de decisiones rápidas o para análisis

posteriores.

Características de los Informes

Debe disponerse de conceptos originalesDebe expresar con criterios nuevos y óptica diferente las mismas estructuras y enfoques de una idea viejaDeben redactarse de la manera mas simple.Debe incluirse detalles que amplifiquen, complementen o aclaren la temática planteada.Debe utilizarse gráficos, ilustraciones e información original Debe presentar solo hechos concretos, de evidencias testimoniales, cuyo ordenamiento y verosimilitud no admite transformaciones ni replanteos subjetivos ante las circunstancias.

Clasificación de los Informes

Cortos

Largos

Según su extensión

Comunicativo

Examinador

Analítico

Según su función

Operacionales

Para Cambios

Según su Finalidad

Formal

Informal

Según el grado de Formalidad

Clasificación de los Informes

Cortos

LargosSegún su Extensión

Dependerá esta clasificación de la normativa que sobre ella establezca la empresa.

Clasificación de los Informes

Comunicativo

Según su FunciónEl redactor no analiza o interpreta la información a ser transmitida sólo la presenta.El redactor expone e interpreta desde su óptica la información a ser transmitida y la plasma en el informe.

Presenta información, interpreta, concluye y formula recomendaciones

Clasificación de los Informes

Operacionales

Para Cambios

Según su FinalidadDan a conocer y mantienen el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados.

Destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas en la organización.

Clasificación de los Informes

Formales

Informales

Según su FormalidadSe conforman de elementos según las exigencias del tema o problema planteado y de aquel a quien va dirigido.

se prepara de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma, suelen ser de corta extensión y su preparación incluye formularios y formatos preelaborados.

Definamos Informe Técnico

Componentes del Informe Técnico

PRESENTACION

Portada Logo y nombre de la organización , título del informe, nombre autor (es), fecha en la que se presenta el trabajo.

Resumen Exposición de motivo o presentación del problema. Objetivos que se pretenden alcanzar, metodología utilizada, logros alcanzados

Índice o tabla de contenido

Lista de títulos principales alineados con el número de la página donde aparece cada un de ellos. Debajo de los títulos se enlistan los subtítulos correspondientes.

Glosario Signos, símbolos, abreviaturas y tecnicismos utilizados

INTRODUCCION

Entrada Descripción breve de lo que trata el informe (problema, el por qué y cómo se planteó la investigación, objetivo general y específicos). Puede redactarse de lo general a lo particular. Se pretende con ello, situar al lector y ofrecer un marco referencial.

Antecedentes Tipos de hechos que se desean esclarecer, desde cuándo se presentan, cómo afectan la realidad, cuál es el deber ser. Si el informe es ad hoc, indique quién lo solicita y por qué. Si es un avance de proyecto, indique la relación con otros anteriores. Si es periódico, se informa que es rutina presentarlo.

Temporalidad/Lugar

Periodo considerado para el estudio y dónde se realizó el mismo.

Objetivo s General y especifico

¿Para que? ¿Qué se busca con la investigación?. Tienen relación con las metas, logros deseados al finalizar el trabajo

Alcance Se indica el ámbito del trabajo, es decir, el campo de aplicación del cual se extrajo la información.

Problema Se introduce el tema indicando las razones que dan origen a la investigación, desde lo general a lo particular, se enuncia el problema

Justificación Se da a conocer la importancia de la investigación, viabilidad y duración posible.

Componentes del Informe TécnicoDESARROLLO Metodología utilizada Procedimiento de trabajo utilizado ( es el paso a paso)

Hallazgos y resultados Son el resultados del análisis de la situación planteada. Deben ir en consonancia con los objetivos establecidos. Se soportan por figuras, gráficos, fotos y diagramas

Figuras, gráficos, fotos, diagramas y cuadros

Deben identificarse con un número correlativo y un título. En el cuerpo del informe debe hacérsele el llamado, según el número que se le haya asignado. Los cuadros también se identifican con un correlativo y un título, pero se coloca en la parte superior.

CONCLUSIONES Son los resultados expuestos en forma lógica, consecutiva y enfática. Debe indicarse si el objetivo general fue alcanzado y si cada objetivo específico logró su cometido.

RECOMENDACIONES Son exhortaciones o sugerencias ante los resultados obtenidos del trabajo realizado indicando que deben tomarse ciertas acciones sobre los riesgos, la oportunidad, la ventaja la pertinencia, la necesidad , la conveniencia o la urgencia de activar estrategias de trabajo, cambios de políticas y procedimientos administrativas y operativos

ANEXOS Son soporte de información expuesta en el cuerpo del informe

Referencias • Fuentes impresas• Fuentes audiovisuales• Fuentes electrónicas• Fuentes almacenadas

en soportes informáticos tangibles

• Fuentes electrónicas suministradas por un proveedor

DESARROLLO Y ETAPAS DEL INFORME FINAL U OFICIO: PROCESO DE MADURACIÓN

ESTUDIOS PRELIMINARES• Selección del

material • Conociendo

detalles• Recolección

de información

• Valorando información

• Determinando posibilidades y limitaciones para preparar el informe

PREPARACIÓN DEL CONTENIDO• Reconsidera

ción del material adquirido

• Determinación de si se dispone de la capacidad apropiada para llevar adelante la redacción del informe

ESTRUCTURA DEL INFORME Y REVISIÓN FINAL• Elaboración

del segundo borrador,

• Revisión del contenido completo del informe

• Se precisan las técnicas, valoran las ideas, agregar, rectificar, modificar u omitir juicios, palabras o párrafos.

IMPRESIÓNPasarlo en limpio para su entrega

Puntos a Controlar

¿La estructura es clara?¿Ha sido consistente?¿Los encabezamientos son efectivos?¿Las listas están en orden?¿Las referencias son correctas?¿Sigue el modelo propio de la empresa? ¿Es ésta la mejor forma de comunicar la tarea o es demasiado informal?¿Es posible la generación del texto y su reproducción o presentación por este medio?

Si dio como respuesta a todas ellas “SI” proceda a editar su informe

Presentación del informe técnico final

•Rigurosa pulcritud en su formato•Mantener un orden lógico de presentación de las partes•Usar papel bond de buena calidad para su transcripción•Escriba a doble espacio•Cuide la ortografía.•Recuerde guardar una copia•Entregue el informe con un oficio de presentación •Mantenga los márgenes : lateral izquierdo 4 cms (facilita el encuadernado), lateral derecho: 3 cms, Superior: 3 cms, inferior:2,5 o 3cms.

Recomendaciones Finales

1. Debe identificarse la persona que presenta el informe

2. Usar un cuaderno de anotaciones personales.

3. No deje nada pendiente.

4. Los datos e información deben ordenarse por bloques lógicos.

5. Haga uso de tablas y gráficos para representar el comportamiento de las variables.

6. Incluya un apartado donde describa los pasos seguidos en la realización de la experiencia.

Recomendaciones Finales7. Incluya en el apartado un diagrama de los instrumentos

empleados y su montaje.

8. Cuando use una técnica nueva conviene describirla de inmediato.

9. Incluya las condiciones que pueden afectar al fenómeno o suceso estudiado y que se puedan conocer (temperatura, presión atmosférica, humedad, iluminación)

10. Anote las normas de seguridad adoptadas.

11. Si se han acarado conceptos, se saben las dificultades y facilidades en la ejecución del informe, las propuesta para mejorar las operaciones y obtener mejores resultados. Pudiera presentar su opinión al respecto en un aparte.

Esquemas de informes

Revisemos el Anexo…

Preguntas…