-CAPACITACIÓN-

TEMÁTICA CERO PAPEL

Proporcionar herramientas, contexto cultural y otros insumos que coadyuven para que las entidades puedan reducir demandas de papel en actividades administrativas e implementación de política de cero papel.

Objetivo de la Capacitación

Da click en la siguiente imagen para ver un video introductorio a la temática de Cero papel antes de continuar.

Promover la implementación de oficinas cero papel

Con el propósito de que las buenas practicas promovidas se extiendan a todas las dependencias de la entidad.

Alimentar una primera etapa en la implementación de la iniciativa cero papel, comenzando con los recursos, tecnología y condiciones disponibles actualmente en la entidad.

Alcance de la Capacitación

Una reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.  

Que es Cero Papel

•Costos papel•Costos impresión•Costos almacenamiento•Costos de consulta•Costos de transporte y distribución

ECONÓMICO

•Consumo de madera •Contaminación agua Gastos de energía •Generación de desechos

Horas hombre dedicadas a localización y gestión de documentosPerdida de conocimientoFlujos de información ineficientes

AMBIENTAL

DE EFICIENCIA

Impactos esperados de la iniciativa

Beneficios que se esperan obtener al implementar oficinas cero papel

•20.000 toneladas• Se estima que 3l 35% de las

impresiones se desechan casi de

inmediato

* http://earthtrends.wri.org/ estadística año 2005** Departamento Nacional de Estadística – DANE año 2010*** Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009

$631 millones diarios

en impresiones innecesarias

• 25 Kg x año• 4 mil hojas x

año• 20 hojas/día

Consumo Anual per cápita *

809 mil servidores públicos**

Ahorro Aproximado***

Ahorro significativo al reducir el consumo de papel

Canal presencial

Canal electrónico

e-registroe-

notificacióne-consulta

Buzón virtual

SEDE ELECTRÓNICA

Correspondencia (entrada - salida)

Expedienteelectrónico

(físico – electrónico)

GESTIÓN DOCUMENTAL

FinancieraTalento humano

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Contratación Otros

CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES

ENTIDAD FUNCIONARIO

OTRAS ENTIDADES

GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS

Preservación y Acceso

Interoperabilidad

Interoperabilidad

PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL

Es lo que afirma ser; ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviadoha sido creado o enviado en el momento en que se afirma

El documento esta completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación.Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.

Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjoIdentificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizaciónMantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividade

Características mínimas de un documento electrónico para reemplazar un documento físico según ISO 15489

AUTENTICIDAD INTEGRIDAD FIABILIDAD DISPONIBILIDAD

Cuatro componentes principales:

1. Los procesos y procedimientos

2. La cultura organizacional

3. El componente normativo y de gestión documental

4. El componente de tecnología

COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Pasos de acción en las entidades según los niveles de maduréz:

Se recomienda seguir las siguientesindicaciones básicas:

Usar el Papel en forma racional Promover la implementación de herramientas de tecnología.

Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel

Elementos clave para monitorear el avance de buenas practicas de reducción del consumo de papel:

Fin de la lección:

Temática de Cero Papel