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Los objetivos principales del curso Administración de Proyectos son

• El objetivo de este curso es que el alumno sea capaz de manejar proyectos desde sus etapas de concepto y planeación, hasta la terminación. Esto se logrará por medio del conocimiento de las técnicas y herramientas actuales para la administración de proyectos.

• Además, el alumno será capaz de utilizar paquetes de computación de administración de proyectos que faciliten el análisis en la aplicación de dichos métodos.

Temario y Calendario Tentativos Objetivos del Curso

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La Administración de Proyectos ha adquirido una gran relevancia en la actualidad.

• Se ha vuelto un factor decisivo en el éxito de los negocios

– Velocidad de respuesta a factores internos y externos, que generan cambios en la organización (Tecnología, infraestructura, comunicaciones, etc.)

– Satisfacción integral de las necesidades del cliente o negocio

– Competencia

• Y sus objetivos son:

– Lograr o exceder los objetivos del proyecto, terminando en tiempo y costo, y con la calidad y requisitos solicitados

– Optimizar los recursos financieros, humanos y materiales

– Minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades

Contexto de la Administración de Proyectos

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¿Qué es un PROYECTO?

Definición de Proyecto

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En resumen, un proyecto se define como:

• Un esfuerzo o actividad temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único (PMI)

• En el sentido más amplio, el proyecto es un esfuerzo finito y específico a ser alcanzado (Meredith, Mantel)

Definición de Proyecto Elementos básicos

Y los elementos básicos de un proyecto son:

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En resumen, un proyecto se define como:

• Un esfuerzo o actividad temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único (PMI)

• En el sentido más amplio, el proyecto es un esfuerzo finito y específico a ser alcanzado (Meredith, Mantel)

Definición de Proyecto Elementos básicos

Y los elementos básicos de un proyecto son:

• Un objetivo único

• Un inicio y fin determinados

• Recursos limitados

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Un proyecto es siempre acotado y con un objetivo final específico.

• Comparación entre proyecto y tareas rutinarias

Definición de Proyecto Diferencia entre proyecto y tareas rutinarias

Proyecto Tareas Rutinarias

Excepción al rango usual de tareas

Definidas dentro del alcance del departamento

Actividades relacionadas Rutinas relacionadas

Metas y compromisos específicos

Metas y compromisos generales

Resultado deseado identificado

No hay un resultado simple identificado

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Las características principales de los proyectos son:

• Objetivo o propósito

• Unicidad

• Calendario

• Ciclo de vida

• Complejidad

• Tamaño y naturaleza

• Recursos

• Estructura organizacional e interdependencias

• Sistema de información y control

• Grupos de interés (stakeholders)

• Conflictos

Definición de Proyecto Características de un proyecto

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Son individuos y organizaciones quienes están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden verse, positiva o negativamente afectados.

• El administrador del proyecto

• El cliente

• La organización que desarrolla el proyecto

• El usuario

• El patrocinador

• Proveedores y contratistas

• Agencias gubernamentales

• Gerencias y personal funcional

• Oficina de Proyectos

Definición de Proyecto Grupos de interés

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Ejemplos de Proyectos

¿Qué proyectos han hecho o participado?

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¿Qué es la ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

Definición de Administración de Proyectos

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Definición de Administración de Proyectos

En resumen, la Administración de Proyectos se define como:

• Es la aplicación del conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para que sin invertir más se alcancen o excedan las necesidades y expectativas de los grupos de interés o stakeholders (PMI)

• Es decir, que se alcancen los objetivos del proyecto

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Definición de Administración de Proyectos Estándares internacionales

Existen dos entidades que han desarrollado estándares internacionales en la Administración de Proyectos

• Project Management Institute – PMI

• Prince2

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Definición de Administración de Proyectos Conocimientos básicos

Los conocimientos básicos que el PMI indica para poder administrar un proyecto son:

• Conocimiento de la Administración de Proyectos

• Conocimiento del área específica de aplicación

• Conocimiento de la Administración del Negocio

• Cuerpo de conocimientos de la Administración de Proyectos (PMBoK)

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Implicaciones de la Administración de Proyectos Beneficios

Los beneficios de la Administración de Proyectos son:

• Asegurar que los programas y proyectos están alineados a la estrategia de la organización, lo que garantiza que el logro de los objetivos del proyecto estén encaminados a la satisfacción de las metas de la organización

• Mejorar la productividad al optimizar el uso de los recursos disponibles, lo que nos permite estar mejor preparados para enfrentarnos a la competencia

• Definición de responsabilidades funcionales para asegurar que todas las actividades sean asignadas, independientemente de la rotación de personal

• Reducción de la necesidad de reporte continuo

– Medición del desempeño contra planes

– Detección oportuna de problemas y establecimiento de acciones correctivas

– Mejora de la capacidad de estimación para futuras planeaciones

– Identificación de los objetivos que no serán satisfechos y de los que serán excedidos

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Implicaciones de la Administración de Proyectos Factores críticos de éxito

¿Qué factores críticos son necesarios para garantizar el éxito del proyecto y de una buena administración?

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Implicaciones de la Administración de Proyectos Impacto

En general, el impacto en la organización se resume en:

• Mayor eficiencia

• Responsabilidades claras (accountability)

• Medición del desempeño

• Oportunidades de crecimiento

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Implicaciones de la Administración de Proyectos Riesgos

Todos los proyectos están expuestos a situaciones de riesgo.

• Deben tomarse en cuenta para minimizar su impacto en el proyecto

• Debe elaborase un plan de contingencia para cada riesgo relevante

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Estructuras Organizacionales

Adicionalmente, todos los proyectos están sujetos al tipo de organización interna en la empresa.

• Se debe tomar en cuenta la cultura y estilo de la compañía

• La organización funcional o con enfoque a proyectos puede promover más una cultura de Administración de Proyectos

• Si existiera una Oficina de Proyectos se “garantiza” que los proyectos son conducidos de una forma eficaz

• Los tipos de organización son:

– Organización Funcional

– Organización Proyectizada

– Organización Matricial Débil

– Organización Matricial Balanceada

– Organización Matricial Fuerte

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Estructuras Organizacionales Organización Funcional

La Organización Funcional se comporta de forma vertical.

• El personal tiene un supervisor claramente definido

• Se agrupan por especialidad funcional

• Perciben el alcance del proyecto en forma parcial debido a los límites de cada función

DIRECCIÓNCOORDINACIÓNDEL PROYECTO

GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

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Estructuras Organizacionales Organización Proyectizada

En la Organización Proyectizada, cada objeto es un proyecto a realizar, y no existe una organización por funciones.

• El personal reporta directamente al administrador del proyecto

• El administrador del proyecto tiene autoridad total sobre los recursos (costo, humanos, etc.) del proyecto

• El administrador del proyecto tiene responsabilidades administrativas sobre los recursos asignados al proyecto


Administradorde Proyectos



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Estructuras Organizacionales Organización Matricial Débil

La Organización Matricial Débil carece de “empowerment” y su efectividad es mínima.

• La responsabilidad y autoridad del administrador del proyecto es limitada

• Al administrador del proyecto también se le llama coordinador o facilitador

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COORDINACIÓNDEL PROYECTO

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GERENTEFUNCIONAL

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GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

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Estructuras Organizacionales Organización Matricial Balanceada

La Organización Matricial Balanceada ya tiene un responsable directo del proyecto, pero con mucha influencia de los gerentes funcionales.

• El personal reporta tanto al gerente funcional como al gerente del proyecto

• Al administrador del proyecto comparte la autoridad y responsabilidad con los gerentes funcionales

• Los recursos humanos generalmente están asignados de tiempo completo al proyecto

DIRECCIÓN


GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

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GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

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Estructuras Organizacionales Organización Matricial Fuerte

La Organización Matricial Fuerte obedece a una cultura muy enfocada en la administración de proyectos.

• La gerencia de proyectos tiene la misma jerarquía que las gerencias funcionales

• La función del administrador del proyecto es de tiempo completo

DIRECCIÓN


GERENTEDE PROYECTOS

GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

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GERENTEFUNCIONAL

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GERENTEDE PROYECTOS

GERENTEFUNCIONAL

GERENTEFUNCIONAL

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GERENTEFUNCIONAL

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Estructuras Organizacionales Comparativo

La influencia de cada tipo de organización se resume en la tabla siguiente:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CARACTERISTICAS FUNCIONAL M A T R I Z PROYEC-

DEL PROYECTO DEBIL BALANC. FUERTE TIZADA

Autoridad de Adminis- poca o limitada baja/mo- modera- alta a

trador del Proyecto ninguna derada da/alta total

Personal asignado al

trabajo del proyecto ninguno 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

en la organización

Rol del Administrador tiempo tiempo tiempo tiempo tiempo

del Proyecto parcial parcial completo completo completo

Títulos para el rol de Coordinador/ Coord/ Gerente/ Gerente Gerente

Administrador del Líder de Líder de Oficial de Proyecto/ Proyecto/

Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Programa Programa

Staff administrativo de tiempo tiempo tiempo tiempo tiempo

Project Management parcial parcial parcial completo completo

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CARACTERISTICAS FUNCIONAL M A T R I Z PROYEC-

DEL PROYECTO DEBIL BALANC. FUERTE TIZADA

Autoridad de Adminis- poca o limitada baja/mo- modera- alta a

trador del Proyecto ninguna derada da/alta total

Personal asignado al

trabajo del proyecto ninguno 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

en la organización

Rol del Administrador tiempo tiempo tiempo tiempo tiempo

del Proyecto parcial parcial completo completo completo

Títulos para el rol de Coordinador/ Coord/ Gerente/ Gerente Gerente

Administrador del Líder de Líder de Oficial de Proyecto/ Proyecto/

Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Programa Programa

Staff administrativo de tiempo tiempo tiempo tiempo tiempo

Project Management parcial parcial parcial completo completo

0 los objetivos principales del curso administración de proyectos son el objetivo de este curso es...

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