Curso de Gestión de Proyectos

Ing. Carlos Chuquillanqui

CONTENIDO1. Introducción a la Gerencia de Proyectos

2. Ciclo de vida del Proyecto y Estructura de la Organización

3. Procesos de la Gerencia de Proyectos

4. Gestión de la Integración del Proyecto

5. Gestión del Alcance del Proyecto

6. Gestión del Tiempo del Proyecto

7. Gestión de los Costos del Proyecto

8. Gestión de la Calidad del Proyecto

9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

11. Gestión de los Riesgos del Proyecto

12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

13. Gestión de los Interesados del Proyecto

14. WBS/EDT

15. Parametrización del Proyecto

16. Asignación de Tiempos

17. Línea Critica

18. El proyecto Fincyt

Introducción a la Gerencia de Proyectos

• Qué es un proyecto

• Etapas del ciclo de vida

• Factores relacionados con su implementación y los procesos involucrados en su gestión.

• Visión general de cómo está estructurada la PMBOK® Guide

• Cómo funcionan e interactúan los procesos de gestión

• Términos claves para dirigir proyectos.

Ciclo de vida del Proyecto y Estructura de la Organización

• Los proyectos, entendidos como una secuencia de actividades relacionadas entre sí destinadas a lograr un objetivo, en un tiempo determinado, y contando con un conjunto definido de recursos, desde su inicio tienen un proceso bastante bien determinado, generalmente llamado ciclo del proyecto.

• Este ciclo es independiente del tema o área de conocimiento del proyecto, a la duración del proceso y a los actores que intervienen en el mismo.

• Con el objeto de asegurar la consistencia del proyecto, es necesario definir una estructura de organización que se adecue al tipo y a la complejidad del proyecto.

• El responsable del proyecto debe establecer el tipo de estructura organizativa que más se adecue al proyecto a los requisitos de alto nivel del proyecto.

• La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

• Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.

Procesos de la Gerencia de Proyectos

• La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

• Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto.

• Los procesos orientados al producto se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación.

• Los procesos de la dirección de proyectos y los procesos orientados al producto se superponen e interactúan durante el proyecto.

Procesos de la Gerencia de Proyectos

Gestión de la Integración del Proyecto

• La gestión de integración de proyectos incluye los procesos utilizados día a día para asegurar que los elementos del proyecto están siendo correctamente coordinados.

• Usando la gestión de integración de proyectos el director de proyectos (Project manager) puede ordenar todas las partes de un proyecto sin importar su complejidad.

• Así es como los proyectos son completados dentro del tiempo, el costo y la calidad acordada.

• Está área de conocimiento ayuda a alcanzar los requerimiento y a manejar las expectativas de los interesados del proyecto (stakeholders).

Gestión del Alcance del Proyecto

• La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.

• El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Gestión del Tiempo del Proyecto

• La gestión del tiempo incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto.

• Incluye las siguientes actividades: identificación de actividades, secuencia miento lógico de actividades, estimación de duración de las actividades, y elaboración del cronograma de proyecto.

• Para la elaboración del cronograma hay diversos métodos como el PERT-CPM con nivelado de recursos, la simulación, y el método de cadena crítica.

Gestión de los Costos del Proyecto

• Según la metodología del PMI (Project Management Institute) la gestión de costos del proyecto involucra todos los procesos necesarios para la estimación, presupuestación y control de los costos del proyecto, de suerte tal que el mismo se complete dentro del presupuesto aprobado.

• Según la misma metodología, los procesos de Gestión de Costos del Proyecto, así como las herramientas y técnicas (tools & techniques), se seleccionan por lo general durante la definición del ciclo de vida del proyecto, pues la capacidad de influir (variar o ajustar) los costos del proyecto es mucho mayor –y menos impactante- en las primeras etapas del proyecto.

Gestión de la Calidad del Proyecto

• La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

• Se implementa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto, según corresponda.

• El Gráfico 8-1 brinda un panorama general de los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

• La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

• El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto.

• El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza.

• Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto.

• Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa.

• La intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto.

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

• Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma.

• Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

Gestión de los Riesgos del Proyecto

• La gestión de los riesgos es una parte integral de la dirección del proyecto, siendo un elemento clave en el proceso de toma de decisiones.

• Cualquier empresa que vaya a comenzar un nuevo proyecto se enfrenta al reto de invertir dinero en personal, equipamiento e instalaciones, formación, suministros y gastos financieros.

• El mejor modo de evitar el fracaso del proyecto, que en ocasiones puede llegar a originar la ruina de la organización, es la utilización de ciertas herramientas que permiten gestionar los riesgos.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

• La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

• La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

• La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.

• La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

Gestión de los Interesados del Proyecto

• Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.

• Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variable al participar en un proyecto.

• Estos niveles de responsabilidad pueden ir desde el promotor y patrocinador del proyecto hasta el operario que participa en la ejecución del proyecto, pasando por todos los técnicos y mandos intermedios

WBS/EDT

• Una Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT, también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es en gestión de proyectos una descomposición jerárquica orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto.

• La EDT es una herramienta fundamental en la gestión de proyectos.

• El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente.

• Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados "Paquetes de Trabajo".

• Se trata de un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto.

• Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

Parametrización del Proyecto

• Hacer seguimiento a un proyecto es una tarea laboriosa, sin embargo, dicha tarea puede ser optimizada si se parametriza adecuadamente un proyecto en función a los recursos disponibles.

• Es necesario comprender con que recursos se cuenta para la gestión y control del proyecto para luego trabajar con la aplicación y parametrización de dicha planeación mediante un software como Microsoft Project u otro.

Asignación de Tiempos

• El calculo de tiempo de un proyecto de desarrollo de software esta muy relacionada con la gestión de requisitos, por ello es muy importante tener muy claro el alcance para poder hacer una buena estimación.

• Una vez que tenemos el proyecto dividido en actividades debemos asignar una duración a las mismas.

• En general, la asignación de tiempos se hará basándonos en datos históricos.

• Es muy importante que todas las personas implicadas en la estimación de la duración de las actividades -entre las que deben estar las que harán el trabajo- conozcan los objetivos de tiempo, coste y calidad del proyecto, lo que implica realmente la tarea y qué es lo que debe dar como resultado.

Asignación de Tiempos

• Como la estimación tiene una cierta dosis de subjetividad por parte de las personas que la realizan, el jefe del proyecto debe preguntarse:

Si la estimación parece muy larga

• ¿Se ha asignado más tiempo para que el que realiza la tarea lo haga cómodamente?

• ¿Le falta experiencia al estimador sobre la complejidad de la tarea?

• ¿Se está planificando una tarea excesiva, por ejemplo hacer un informe de 200 páginas cuando realmente con uno de una página sería suficiente?

Si la estimación parece muy corta

• ¿Está el estimador muy confiado con sus posibilidades?

• ¿Ha apreciado realmente la complejidad de la tarea?

• ¿Ha valorado completamente lo que se tiene que hacer?

• ¿Ha supuesto cosas inadmisibles sobre los inputs de la tarea?

Aún admitiendo la gran dificultad de realizar la labor de estimación se pueden dar unos principios generales:

• El tiempo que se tarda en realizar una actividad es el resultado de los recursos implicados y de otras restricciones.

• Las estimaciones no deben contemplar tiempo extra para imprevistos, éstos se deben tener en cuenta a nivel global.

• Las estimaciones deben ser honestas.

• Las hipótesis y los procedimientos utilizados deben estar documentados.

• No se deben "maquillar" las estimaciones.

• Siempre es apropiado hacer verificaciones razonables.

Línea Critica

• El método de la Ruta Crítica conocida también por CPM por sus siglas en inglés (Critical Path Method) es una metodología de la gestión de proyectos que nos permite entre otros aspectos estimar la duración de un proyecto.

• Para este propósito es necesario conocer las actividades que contempla el proyecto, su duración en una unidad de tiempo y el orden en el cuál deben ser realizadas (por ejemplo algunas actividades se pueden desarrollar sólo cuando una o varias actividades previas han sido completadas).

El Proyecto Fincyt PIPEA 023

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