y - - - - y - - - . - y€¦ · se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la...

Página lde5

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCALDLe MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

CÓDIGO . SUBSISTEMA OEA RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL . SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

GE 5TIN DE CAUD O - - - - - PROCEDIMIENTOS

Central Dependencia Serie Subsane Proceso Procedimiento Archivo Gestión

Archivo CT E MT S

200040 1 ACTAS 200040 1 6 Actas Comité de Dirección N.A. N.A. 1 11 X - - -

Convocatoria Control de asistencia 78-F-02

Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficho de valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

Acta archivo central conforme el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Ayudas de Memoria Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completo, mediante la utilización de tecnologia Anexos con fines de respaldo y consulta La serie debe ser conservada totalmente.

200040 1 7 Actas delComité de Calidad N.A. N.A. 1 « 11 )( - - - - Convocatoria Se aplica la valoración primario y secundaria señalada en la ficho de valoración documental. Control de asistencia 78-F-02 Cumplido el tiempo de retención en el archivo do gestión, se transfieren los documentos al

Acta archivo central conforme el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia.

Ayuda de Memoria Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la utilización de tecnOlogia

Anexos con fines de respaldo y consulta .La serie debe ser conservada totalmente.

200040 60 INFORMES

200040 60 1 Informes a Entidades de Control y Vigilancia CPR 71 71-12-01 1 9 X Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo señalado en la "GUlA DE USO DE LA PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES

Requerimiento DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS

Informe ENTIDADES DEL DISTRITO. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se

Anexos transfieren las documentos al archivo central, conforme el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Posteriormente y por poseer valores secundarios, se digitalizo y conserva totalmente la serie como evidenciada la gestión de la entidad.

200040 w 2 Informes a Otros Organismos N.A. N.A. 1 4 - - - X . - Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo senalado en la GUlA DE

Requerimiento USO DE LA PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES

Informe DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO.

Respuesta . Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al Anexos archivo central conforme el procedimiento 43-1214 y/o al cronograma de transferencia,

seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretario Distntal de Hacienda. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

43-F.16 V.5

de 5

MA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCALDIA MAYOR DE 9006TA D.c.

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA


CÓDIGO SUBSISTGETI

ND DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL - SERIES. SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES S E CALIDAD

PROCEDIMIENTOS Dependencia Serle Subserie Proceso Procedimiento

Archivo Archivo CT E MT S Gestión Central

200040 60 3 Informes de Gestión CPR-58 5812-01 1 9 • — — — Comunicaciones Oficiales Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo señalado en la GUÍA DE

USO DE LA PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES Anexos al informe de Gestión (58-F-26) DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS

ENTIDADES DEL DISTRITO". Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central, conforme el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Posteriormente y por poseer valores secundarios, se digitalizo y conserva totalmente la serie como evidencia de la gestión de la entidad.

200040 w 16 Informes de Revisión Gerenclal al Sistema de CPR-01 1 4 - - - X Gestión de Cálidad

Comunicaciones Oficiales Informe de Revisión Gerencia¡ por área Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficho de valoración documental.

Acta Revisión Gerencia¡ Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

Seguimiento a compromisos de la Revisión Gerencia¡ archivo central conforme el procedimiento 43-P14 y/o al monograma de transferencia,

(01- F-17) seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distotal de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficho de valoración documental.

Matriz de seguimiento a compromisos de la Revisión A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta. Gerencia¡

200040 60 17 Informes de Seguimiento CPR-58 58-P-01 1 4 X Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficho de valoración documental.

Informe de Seguimiento de productos, metas y Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, so transfieren los documentos al resultados archivo central conforme el procedimiento 43-1214 y/o al cronograma de transferencia,

seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distrital Comunicaciones oficiales de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficho de valoración

documental. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

200040 60 23 Informes de medicion en Satisfaccion del cliente CPR- 01 58-P01 1 4 - - - X

Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la fichada valoración documental. Cuestionarlo Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

archivo central conforme el procedimiento 43-1214 y/o al cronograma de transferencia, Control de asistencia 78-F-02 . . seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distrital

de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficho de valoración Informe final encuesta documental.

A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

43-F.16 V.5

de 5

E RETENCIÓN DOCUMENTAL

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

Archivo Archivo CT E MT Gestión Central

4 x Se aplica la valoración primaria y secundarla de acuerdo con lo señalado en la "GUJA DE USO DE LA PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO". Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central, conforme el procedimiento 43-12-14 y/o al cronogrsma de transferencia. Posteriormente y por poseer valores secundarios, se digitaliza y conserva totalmente la sede como evidencia de la gestión de la entidad.

4 x Se aplica la valoración primaria y secundada señalada en la ficha de valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos sI archivo central conforme el procedimiento 43-1314 y/o al cronograms de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distntal de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de valoración documental. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta

4 X

Se aplica la valoración primaria y secundada de acuerdo con lo señalado en la "GUlA DE USO DE LA PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO". Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central, conforme el procedimiento 43-12-14 y/o al cronograma de transferencia. Posteriormente y por poseer valores secundanos, se digitaliza y conserva totalmente la sede como evidencia de la gestión de Ja entidad.

43-F.16 V.5

de 5

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL *L.CALOIAMAYOR DE BOGOTA D.C.

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA


CODIGO SUBSISTEMA DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serle Subserle Proceso Procedimiento

_______ Archivo Archivo

CT E MT S Gestión Central

200040 109 1 Proyectos de Inversión CPR-58 58-P-02 1 4 X

Plan de Contratación (58-F-23)

Programación y seguimiento para la Vigencia

Ejecución de Metas del Proyecto (58-F-06)

Aspectos generales del seguimiento de Proyectos (58- F-08) Se aplica la valoración primaria y secundada de acuerdo con lo señalado en la GUÍA DE Flujo financiero anual programado y flujo de caja (58-F- USO DE LA PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES 11) . DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS

Informe de Seguimiento (autoevaluación) ENTIDADES DEL DISTRITO. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central, conforme el procedimiento 43-P-14 ylo al

Informe Plan de Desarrollo cronograma de transferencia. Posteriormente y por poseer valores secundados, se

Traslado presupuestal digitatiza t. conserva totalmente la sede como evidencia de la gestión de la entidad.

Oficios y comunicaciones Internas que soportan el seguimiento del Proyecto

Informe de Retroalimentación a Gerentes del Proyecto de Inversión

200040 175 AUDITORiAS

200040 175 6 AudItorias Externas de Calidad CPR-01

N.A. 1 11 X Se aplica la valoración primaria y secundada señalada en la ficha de valoración documental.

Informe de auditoria externa Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

Certificaciones archivo central conforme el procedimiento 43-1314 ylo al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distiital

Comunicaciones Oficiales de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de valoración - documental

Anexos A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

43-FiS V.5

de 5

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Al DE BOGQTA D.C.

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA


CODIGO SUBSISTEMA DE

RETENCIÓN . DISPOSICIÓN FINAL SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serie Subserie

_______

Proceso Procedimiento Archivo Archivo

CTE MT S Gestión Central

200040 235 INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE - - - - 'A CALIDAD

200040 235 1 Registros de Elaboración, Recepción y CPR01 01P.01 1 4 - - - Distribución de Documentos

Boletín da Calidad (01-F-07) Se aplica la valoración primaria y secundada señalada en la ficha de valoración documental.

Solicitud de Creación, Actualización o Baja de Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

Documentos del SIG (01-F.01) archivo central conforme el procedimiento 43-P14 y/o al monograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distdlal

Documentos del Sistema de Gestión de Calidad de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de valoración documental. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

200040 - r 2 Registros de Seguimiento Modelo Estándar N.A. N.A. 1 4 - - - X Control interno - MECI Se aplica lo valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de valoración documental. Diagnósticos Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

Comunicaciones oficiales archivo central conforme el procedimiento 43-1314 y/o al monograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretada Distrital

Planes de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de valoración documental. A esta muestre se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

200040 235 3 Registros de Seguimiento y mejora del sistema de CPR01 01-P-02 1 4 - - - X

Calidad - Se aplica la valoración primaria y secundada señalada en la ficha de valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al

Acciones correctivas, preventivas y de mejoras archivo central conforme el procedimiento 43-P14 y/o al oronograma de transferencia,

Corrección. Acción correctiva y Acción de mejora (01- seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distdtal

F-16) de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de valoración documental. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta

Disposición Final FIRMA RESPONSABLE CT: Conservación Total NELSON ANDRES PARDO FIGUEROA NOMBRE RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:

E: Eliminar MT: Medio Tecnológico NOMBRE RESPONSABLE DE GESTIÓN FIRMA RESPONSABLE 5: Seleccionar JOHN JAIRO VARGAS SUPELANO

GESTIÓN DOCUMENTAL: DOCUMENTAL:

43-F.16 V.5

y - - - - y - - - . - y€¦ · se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la...

Documents