xestión do tempo

Xestión do tempo Guía rápida para disfrutar e aproveitar o noso tempo

Índice

• Mitos sobre a xestión do tempo

• “Poñer os patitos en fila”

• Deixar para mañá o que se pode facer hoxe róubanos tempo

• Como delegar eficientemente

• Aprende a dicir “non”

• Dar vida ao tempo morto

• Ferramentas para potenciar a administración do tempo

• Conclusión

Mitos sobre a xestión do tempo

• “A administración do tempo é outra etiqueta

para a conducta obsesiva”.

A adecuada xestión do tempo non é unha conducta obsesiva. Se nalgún caso tende a selo, debemos

aplicar a regra das 5 erres:

• Racionalizar a conducta (ser conscientes dela)

• Recoñecer que o estrés provocado supera os bos resultados.

• Decidir abandonar o hábito.

• Reemplazalo por unha conducta menos estresante.

• Repetir as novas pautas ata que sexan relaxantes e aceptadas.


• “A administración do tempo apaga a

espontaneidade e a alegría”.

Algunhas ideas xorden de xeito espontáneo, sen planificar nada. Pero, tamén é

verdade que moita xente sente que non ten tempo para dedicarllo ás cousas que lle

gustan, o cal é imprescindible, sexa ocio ou metas laborais/académicas que nos

sexan atractivas. Xestionando o tempo adecuadamente obteremos momentos para

isto.

Seremos productivos sobre todo cando estemos a disfrutar do que facemos.


• “A empresa/escola non sabe organizar o

traballo, nós si”.

Non podemos ignorar a influencia do noso entorno de traballo. Se temos constantes interrupcións, hai

que queixarse e/ou tratar de buscar horarios nos que non ser molestados.

Non todo o entorno é controlable. Nese caso adaptámonos ou vámonos a outro lugar. Simplemente

hai que ter control sobre a nosa área de responsabilidades.


• “Talla única”.

Somos diferentes, efectivamente, pero podemos telo en conta á hora de

decantarnos por diferentes sistemas de organización do tempo.

“Poñer os patitos en fila”

Cinco formas de ordenar as tarefas en función da

súa relevancia:


• Sistema ABC:

Asignar letras ás tarefas segundo a importancia (A=Realización inmediata, B=

convenientes, C=pospoñibles, D=nin é preciso realmente realizalas).

Se cumprimos con esta clasificación, eliminamos a carga emocional da tarefa (as

tarefas de tipo A, por exemplo, apetezcan ou non, sentirémonos obrigados a

facelas ao momento).


• Variación do ABC:

Empregar tarxetas ou post-it nas que escribir tarefas pendentes. Colocalas á

vista e presentalas en grupos segundo importancia ou necesidade de acción.

Nun espazo compartido pódese manter entre varias persoas, e ademais pódese

facer unha visión conxunta de todo o que queda por facer.


• Sistema de inventario:

Outra variante do ABC. Revísase a nosa xestión ao final do día. Evalúase a

productividade e razónanse cambios para mellorar no futuro.

É unha ferramenta de avaliación máis que de administración, pero permite

acadar mellores hábitos de xestión do tempo.


• Sistema de recompensa:

Xusto antes de comenzar unha tarefa, avaliar se a recompensa será alta, media

ou baixa. Desvantaxe: inflúen as nosas emocións e contexto.

Pódese medir o tempo en función da súa productividade, procurando non ter

demasiado tempo sen rendemento.


• Principio de Pareto:

“Nun orde de cousas, o 80% do valor provén do 20% das mesmas”. Por

exemplo, o 20% do noso correo electrónico proporciona o 80% da información

útil, ou vestímonos nun 80% de ocasións co 20% da roupa do noso armario.

Disto conclúese a necesidade de identificar a relevancia de certos recursos

fronte a outros, sexa no estudo, traballo, etc…

Deixar para mañá o que se pode

facer hoxe róubanos tempo Oito razóns internas e externas son as que xeran

emocións que se opoñen as nosas obrigas.


facer hoxe róubanos tempo Internas:

• Medo ao cambio

• Medo ao fracaso

• Deixalo todo para o último momento

• Tendencia a adquirir demasiados compromisos


facer hoxe róubanos tempo Externas:

• Tarefas desagradables

• Tarefas demasiado complicadas

• Fluxo de tarefas difuso

• Metas difusas


facer hoxe róubanos tempo Como loitar contra isto: Anota todo o que non fas (e deberías facer) e reflexiona sobre o motivo para pospoñer a túa obriga.

• Fai as tarefas desagradables o primeiro día, ou busca a alguén que as disfrute máis. Fai unha

lista de vantaxes e inconvenientes.

• Divide as tarefas complicadas. Se as tarefas ou o seu fluxo no están claras, elabora un diagrama

e enúnciaas explicitamente.

• Non podemos estar a todo, escolle.

• Ollo con deixar todo para o final, se algo sale mal, non hai tempo de reacción.

Como delegar eficientemente

• Delegar é asignarlle a alguén unha tarefa que previamente era

para nós. Non se delega necesariamente nun subordinado,

tamén tense que contar coa xente que un ten por riba ou ao

lado.

• A tarefa idealmente será para quen teña máis ganas ou para

quen estea máis cualificado.

• Ao delegar xorde o medo á perda de control. Precisamente

delegar serve para poder manter o control noutros asuntos máis

importantes.

Aprende a dicir “non”

• En telemarketing é coñecido que á xente cústalle dicir non e

aprovéitanse sobre todo da xente educada.

• Hai dúas preguntas que debemos formularnos antes de

responder afirmativamente a algo que non nos convence:

– Que responsabilidades conlevará o compromiso?

– É un bo uso do noso tempo este compromiso, supoñendo que comezase

mañá mesmo?


• Se finalmente imos dicir que non, os psicólogos identificaron un

procedemento de catro pasos para que dicir “non” sexa seguro,

diplomático e efectivo:

– Dar unha razón.

– Ser diplomático.

– Suxerir unha recompensa.

– NON pospoñer a decisión.

Reflexionemos sobre tódalas responsabilidades do noso día a día ás que lles

deberíamos dicir que non.


• Tamén hai que dicir que non á sobrecarga de información, nos

nosos recursos, vendo a televisión en tempo real, reunións e

citas demasiado longas, etc…

• Ser capaz de decidir a que asignar o noso tempo e a que non

garante a capacidade de xestionar adecuadamente o noso

tempo.

Dar vida ao tempo morto

• Seis causas de pérdida de tempo máis

frecuentes no traballo:

– Socializar.

– Gardar as cousas no sitio que non é.

– Esquecerse das cousas.

– Oficinas “ambulantes” (traballar en calquer sitio).

– Malos hábitos de lectura.

– Roubo de tempo por parte dos demais.


“Un sitio para cada cousa e cada cousa no seu sitio”, en media tres horas

gañaremos por semana se somos quen de evitar ter que buscar cousas que

perdimos por simplemente non deixalas no seu lugar.

Respectando o noso estilo persoal, unha mesa de traballo ten que facilitarlle atopar

as cousas axilmente e sen estrés. Tente ter enriba da mesa só proxectos activos e

os obxectos de uso frecuente máis a man. Tamén é interesante organizar os

documentos por fechas ou categorías.


Esquecemos a metade das cousas que escoitamos e oimos en menos de un

minuto, polo tanto é moi importante, no caso de recibir a información só nun

momento concreto, ser quen de anotala, nunha axenda ou medio similar.

Cústanos ler os recursos actuais porque son demasiado extensos. Hai que plantarlle

cara aos contidos con resumos e subraiados.

Por último, hai que evitar a esas persoas que se extenden en demasía por teléfono

ou en persoa, sobretodo se estamos a traballar. Busquemos contactar con eles

cando saibamos que están mal de tempo, deixemos claro canto tempo ímoslles

dedicar, indicar coa linguaxe corporal que temos que finalizar o encontro, etc…

Ferramentas para potenciar a

administración do tempo Cinco interrogantes antes de empregar unha destas ferramentas:

• Necesítoo?

• Necesito tódalas súas funcións?

• É doado de empregar?

• É seguro?

• Vai quedar obsoleto con rapidez?


administración do tempo Unha destas ferramentas pode ser o correo electrónico, pero só no caso de estar

ben empregado. Fuxa de situacións que impliquen unha cadea de envíos e

respostas, pois é moito mellor e práctico unha chamada. Sexa breve e trate só un

tema por cada correo; deixe claro o asunto dende o comezo. Se é urxente contacte

por outro medio primeiro. As mensaxes longas, mellor coma arquivos adxuntos.

A regularidade de consulta da nosa bandexa de entrada non implica estar a vela

constantemente, trátase de dedicar un par de momentos ao día para ver e atender o

noso correo. Ademais, pode probar a responder aos correos longos intercalando as

nosas respostas nas preguntas que nos formulen. Diríxase por mail á xente moi

faladora, cree respostas automáticas para cando estea de vacacións e

preferiblemente declare un día da semana como día sen e-mail (probablemente da

fin de semana).


administración do tempo Dende hai uns anos no mundo empresarial triunfaron as PDA, que non son máis

que axendas electrónicas. Do mesmo xeito existen xa aplicacións de xestión de

documentos e calendarios para ordenadores, tablets e smartphones. Ollo, non pode

ser que empregar unha ferramenta desta natureza empregue máis tempo que unha

axenda en papel, salvo que sexa imprescindible.

A mellor ferramenta para administra-lo tempo sen dúbida é o noso entorno e a nosa

relación con el: a boa categorización de documentos, a limpeza, a relación entre

mobles… son variables que afectan en gran medida á produtividade. Non é habitual

ser quen de modificar radicalmente o noso ambiente, no traballo por exemplo, pero

sobretodo en empresas que buscan coidar a súa imaxe isto empeza a cambiar.

Conclusión

Tras ler este resumo notará que, ou ben non

administra tan mal o seu tempo, ou ben que xa

ten as claves para cambiar pequenos hábitos

destrutivos que están a devorar o seu tempo.

Non é cuestión de aplicar estes principios o pé

da letra, senón de incorporar os detalles que se

adapten ao noso estilo.

Conclusión

Referencias

Marc Mancini, “Time Management”, ed. McGraw-

Hill, 2003

xestión do tempo

Education