valoración documental

VALORACIN DOCUMENTAL

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Nelson Javier Pulido Daza1

INTRODUCCIN

La valoracin documental, puede ser definida segn el diccionario de

terminologa archivstica como la fase del tratamiento archivstico que consiste

en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series

documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservacin o

eliminacin total o parcial2 de igual manera segn Mara Luisa Conde es el

proceso de anlisis y seleccin cuyo objetivo es establecer los plazos de

transferencias, conservacin y acceso de las series documentales 3 As mismo,

el reglamento general de archivos de Colombia la define como el proceso por

el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos

con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo4

En ese sentido, la NTC-ISO-15489 define valoracin documental como la labor

intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los

documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del

ciclo vital5

1 Biblioteclogo de la Universidad de la Salle. Abogado de la Universidad Catlica de Colombia. Magster en Docencia Universitaria de la Universidad de la Salle. Asesor Sistema Nacional de Archivos. Docente del programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de la Salle. Correo electrnico: [email protected] - [email protected] 2 El Diccionario de terminologa archivstica, Normas Tcnicas de la DAE, n 1, Madrid, 1993, utiliza para ellas dos definiciones perfectamente diferenciales. 3 La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la administracin estatal: problemas y metodologa: actas de las primeras jornadas para la identificacin y valoracin. p. 18. 4 Reglamento General de Archivos; 3 edicin. Bogot, D.C. : Archivo General de la Nacin Colombia, 2003. p. 45.5 NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogot, 2010. p. 5.


2 Una vez que se encuentran identificados los tipos documentales y definidas las series documentales, as como la jerarqua entre ellas, corresponde proceder

a su valoracin en miras de su disposicin final.

En el campo de los archivos de hoy, el volumen documental est generando

uno de los principales desafos con que ha de enfrentarse la persona encargada

de organizar y mantener un Sistema de Gestin de Archivos. El volumen

documental, por una parte, nace del aumento de gestin de las instituciones; sin

embargo, se incrementa mayormente por la facilidad que proporciona la

tecnologa para la multiplicacin de reproducciones de la documentacin

original. Consecuentemente, tal volumen crea necesidades de espacio para su

almacenamiento y de personal con las competencias necesarias para su

organizacin y descripcin.

Desde el punto de vista archivstico no es posible encontrar justificacin a la

eliminacin de documentos, por cuanto es imposible establecer con certeza

absoluta cundo los componentes de una serie documental no volvern ser

utilizados. Tampoco es del todo vlido el criterio de destruir documentos de los

cuales existen copias, pues cada copia est en una oficina distante y pervive

dando lugar a secciones distintas.

As, tericamente, todos los documentos deberan conservarse, pero la

produccin actual ha crecido en tal proporcin que resulta muy difcil plantear

su conservacin total. Por esta razn, es actualmente aceptada la corriente

norteamericana que plantea la necesidad de una valoracin documental con

vistas a la seleccin, en la que son razones de peso la consideracin de los costos

de almacenamiento y conservacin.

La eliminacin estar precedida de una seleccin de los documentos, tras una

evaluacin que analice sus valores (de ah su nombre de valoracin): primario

para la propia institucin que los origina y que nace en el momento de

producirse el documento archivstico (administrativos, fiscales, legales, entre

otros); secundario que perdurara tras su uso corriente para referencia e

informacin de investigadores.


3

Pueden existir criterios generales para la valoracin, teniendo como base el ciclo

vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es

importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la

produccin documental. Estos criterios permitirn determinar si un documento

est en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen

relacin a los VALORES PRIMARIOS en tanto que la tercera puede contener o

no documentos con VALORES SECUNDARIOS.6

1. LA VALORACIN PRIMARIA Y VALORACIN SECUNDARIA

En ese orden de ideas, el trmino valoracin se ha asociado con los de

seleccin, descarte y expurgo, en distintos momentos de la evolucin de la

Archivstica como disciplina y segn las distintas tradiciones pero siempre han

6GuaparaeldiseoeimplementacindeunsistemadeGestindearchivos.GobiernodeChile.2011.p.43


4

jugado un papel importante, las formulaciones hechas por Theodoro

Schellenberg en 1956 y que han sido recogidas y reinterpretadas dentro de

distintos contextos. En ese sentido, se considera a Schellenberg como uno de los

tericos ms influyentes en cuanto a la valoracin que recoge el pensamiento de

Hilary Jenkinson, en el sentido de ver a los archivos como evidencia imparcial y

de Karl Otto Muller, para quien lo que no merece preservarse nunca debera ser

admitido en un archivo. (Kolsrud 1992: 30).

La formulacin que hace Theodoro Schellenberg de los valores primarios y

valores secundarios y especialmente de los valores evidnciales y los valores

informativos, ha sido el punto de partida para la valoracin dentro de muchos

contextos y objeto de una amplia discusin en las ltimas dcadas. (Klep 1992:

al 63).7

7 LUIS ALFONSO GUTIERREZ. El archivista de hoy, valoracin documental fundamento terico de la archivista [en lnea] http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/valoracion-documental.html [citado en 16 de Octubre de 2011]


5

VALORES PRIMARIOS DE LOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

(ARCHIVO LOCAL Y ARCHIVO

CENTRAL)8

Valor Administrativo: el que contiene un documento o una serie de documentos, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin. Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pblica. Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica.

8 Gua para el diseo e implementacin de un sistema de Gestin de archivos, Op. Cit., p. 44


6

VALORES SECUNDARIO DEL

ARCHIVO PERMANENTE O

ARCHIVO HISTRICO9

Son aquellos que sirven de

referencia para la elaboracin o

reconstruccin de cualquier actividad

de la administracin; como fuente

primaria para la historia y como

testimonio de la memoria colectiva.

Son el Patrimonio Documental de la

comunidad que los cre y los utiliza.

Algunos documentos nacen con

valores permanentes, por las razones

arriba citadas. Otros alcanzan estos

valores como resultado del proceso

de valoracin.

Expirada la vigencia administrativa, es necesario plantear la valoracin

histrica para efectos de la conservacin permanente. Esta valoracin histrica

debe tener en cuenta:

Valores sustanciales, en cuanto pueden dejar constancia de hechos y circunstancias significativas relacionadas con la existencia de un organismo o

dependencia, entre ellos los que hacen referencia a los orgenes (actas de

fundacin o creacin), a la organizacin y funcionamiento (ordenanzas,

reglamentos, actas de juntas), a la labor y funciones esenciales de cada

dependencia (aqu puede entrar ya la seleccin sobre la base de muestreo), a las

tareas operativas de trmite (partes de asistencia, citaciones) en las que la

eliminacin puede llegar a ser total.

9Gua para el diseo e implementacin de un sistema de Gestin de archivos, Op. Cit., p. 45


7

Valores informativos: por la informacin que pueden ofrecer, no slo de la propia institucin como tal, sino de hechos, personas, acontecimientos, pero

teniendo en cuenta que tal informacin sea exclusiva, es decir, no sea

informacin habitual de otros documentos.

Del anlisis de estos valores, que de ninguna manera son excluyentes, se

establecer el valor histrico, difcil de fijar por cuanto las tendencias histricas

cambian de una poca a otra. Por ejemplo, los testimonios sobre demografa,

sobre contabilidad, sobre actividades de la sociedad no han sido apreciados

hasta hace algunas dcadas; un expediente de sancin disciplinaria cobra un

inters histrico indiscutible si el encartado llega a ser un personaje relevante.

La determinacin del valor permanente siempre hace surgir dudas profundas.

Hay documentos que por su propia naturaleza son imperecederos

(documentacin del Registro Civil, los tratados internacionales); sin embargo,

hay documentos que testimonian actos que, cumplidos, pierden su valor para el

productor (un expediente de compra, un juicio concluso) y sin embargo pueden

ser informacin valiosa para el estudio de una institucin o ciertos aspectos de

la sociedad.10

2. LA MACROVALORACIN

De la misma forma que en la clasificacin en inclusive en materia de

Descripcin Documental se ha pasado de posiciones orgnicas a posiciones ms

funcionales, en materia de Seleccin tambin se ha dado un giro en este sentido,

en la determinacin de los valores cientfico- culturales. Terry Cook11 afirma en

un artculo, publicado en revista Tabula, que la macro valoracin es una

combinacin entre la teora, la estrategia y la metodologa de la valoracin de

documentos en Archivstica. El anlisis funcional es una parte bsica de la

macro valoracin y parte de varias premisas, entre ellas las siguientes que son

fundamentales:

10 Ibd., p. 46 11TerryCook,ProfesordelprogramaygraduadoenArchivstica.DepartamentodeHistoria.UniversidaddeManitoba.Canad.


8

El modelo de macrovaloracin sostiene que algunos documentos son

declarados de mayor valor por el impacto social de las funciones, programas y

actividades representadas en los documentos, en los cuales se reflejan puntos de

interseccion entre:

Los productores de documentos.

Las tendencias socioeconomicas: funciones, programas, actividades

Los usuarios a quienes afectan las funciones de un organismo.

Hay oficinas de primer interes (catalogadas como estrategicas) que ofrecen un

reflejo de los valores sociales a traves de su funcionalidad. Entonces, amas que

valorar millones de documentos o miles de sistemas,m series y colecciones, el

archivero debe ver, segn Cook, cuya posicion compartimos, el bosque entero

mas que unos pocos arboles.

La interrogante fundamental entonces no es que se ha escrito, donde esta y que

valor tiene para la investigacion, sino mas bien qu funciones o actividades del


9

productor deberian ser documentadaa, quien tuvo un motivo para crear un

documento, para qu y para quin.12

Esto conlleva a la pregunta Qu productores de documentos o funciones

tienen mas importancia? En vez de Qu documentos tiene mas importancia?.

De estos conceptos se desprende nuestra recomendacin en el sentido de

privilegiar la elabvoracion de tablas de conservacionde documentos sobre las

valoraciones parciales, pues estas ultimas conducen a la valoracin de las partes

y se puede perder de vista la totalidad.

Decir que la macrovaloracin es una aproximacin a la valoracin basada ms

en funciones que en documentos es slo parcial, pues se va ms all, se centra

en el analisis no solo en la funcin, la estructura y el ciudadano, elementos que

combinados , reflejan el funcionamiento del Estado dentro de la sociedad civil.

En sintesis, se estudia el impacto de una entidad o un programa en la sociedad.

Ademas en el analisis se deben buscar multiples versiones y puntos conflictivos

de debate entre el ciudadano y el Estado dentro de la sociedad civil, en vez de

asumir la linea politica oficial. Se deben buscar documentos que den voz a los

marginados, a los perdedores y los ganadores. Es decir, la macrovaloracin

intenta documentar tanto la funcionalidad como la disfuncionalidad de un

Estado y sus programas; privilegia la diferencia frente a la verdad nica, la

multiplicidad frente a la ortodoxia y lo personal frente a lo oficial.

3. PARA QUE SE HACE LA VALORACIN DOCUMENTAL?

Por tanto, La valoracin ante todo es el proceso tcnico de anlisis intelectual

de la produccin documental de la institucin que tiene como objeto identificar

los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera

establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina, como

en el archivo central y sealar su disposicin final.

12TREJOS RAMREZ, Xinia. La valoracin documental en Costa Rica: coleccin cuadernillos del Archivo Nacional. Serie Qu es y que hace un archivo? No. 21, 2008. p. 25


10

De otra parte, la valoracin tambin propende por la preservacin de los

documentos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional,

sociocultural, cientfico y tecnolgico de las entidades y la poblacin que los

produjo.

Dado que la valoracin tiene como fin ultimo la conservacin y la preservacin

de la documentacin del valor secundario; esta labor tiende a construir el

patrimonio histrico documental.

Igualmente, como resultado del proceso de valoracin se debe conservar no

solo los documentos de valor permanente, sino tambin la visin de quienes los

valoran; todas las decisiones respecto a la valoracin de series o asuntos deben

registrarse en las tablas de valoracin documental.

En el caso de los fondos acumulados la valoracin de los documentos y la

viabilidad para la aplicacin de las TVD debe ser liderada por el Comit de

Archivo de la entidad y en lo posible por un equipo interdisciplinario en el cual

se recomienda incluir un profesional con experiencia en investigacin

histrica.13

La valoracin implica un trabajo de cuidadoso anlisis documental y de

erudicin y no un mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica

entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las

funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de

toma de decisiones, los procedimientos de creacin de documentos, la

naturaleza, la organizacin y administracin de los documentos y los cambios

ocurridos en el tiempo.

La teora de la valoracin debe buscar especificar aquellos atributos genricos,

interconexiones y puntos de interseccin especiales o de conflicto que existen,

13 CASILIMAS ROJAS, Clara Ins. Fondos acumulados, manual de organizacin. Archivo General de la Nacin. [en lnea] http://www.slideshare.net/guestc44b69/manual-fondos [citado en 16 de octubre de 2011]


11

entre los creadores de documentos y los patrones o sea las funciones, las

actividades y los programas.14

4. LA VALORACIN DOCUMENTAL ELECTRNICA

La Archivstica es considerada como ciencia por unos o protociencia por otros,

lo cierto es que para su estudio pueden reconocerse tres dimensiones, a saber:

los archivos, los documentos y la informacin. Sobre los dos ltimos pesa la

idea tradicional de la individualidad en virtud de la naturaleza fsica de los dos

soportes. La discusin se inicia al tratar de entender los documentos

electrnicos, pues el soporte y la informacin no estn ligadas entre s

permanentemente, pues la versatilidad de los procesos tecnolgicos de

fijacin y migracin de la informacin a uno u otro soporte, o bien a cientos

de ellos al mismo tiempo, as como la posibilidad de transformar la informacin

sin perder la esencia, hace que est ligamen sea solo virtual.

Esta idea genera a su vez una serie de interrogantes sobre el tratamiento

archivstico de los documentos contenidos en los soportes electrnicos, pues la

metodologa tradicional seala el ciclo de vida como fundamento de la

Valoracin Documental; es decir, el origen, utilidad y finalizacin (o

conservacin) del documento, el cual, es visto luego de que este se haga gestado

y analizado los valores.

El record continuum (registro continuado) como propuesta metodolgica, se

basa en la idea de la gestin de documentos como un proceso continuo (no

intervenido, sin etapas) desde el momento de la concepcin, pero observable en

cuatro dimensiones: la del acontecimiento, la del registro documental, la del

riesgo y la del impacto social. En este orden, desde el punto de vista archivstico

se obliga a valorar previo a gestar el documento, pues la decisin fundamental

recae en expectativas del soporte en cuanto a conservacin, accesibilidad y

14BADA ROSALES, Amanda. Valoracin documental antecedentes. [en lnea] http://adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm [citado en 16 de Octubre de 2011]


12

autenticidad a largo plazo, algo aun ms sensible cuando el documento por

considerar es de valor permanente.

Diversas investigaciones sobre el tema pueden encontrarse en normas, guas

proyectos y modelos con ms participacin internacional e interdisciplinaria. Al

respecto, pueden destacarse DLM fuorum, de cuyo seno nace la Gua de

informacin Electrnica, que en realidad ofrece una serie de recomendaciones

generales sin que llegue al tratamiento especifico de la valoracin del

documento electrnico. De su misma simiente, el modelo de Requisitos para la

administracin de archivos electrnicos, tambin conocido como Moreq (1999),

destaca una serie de requisitos funcionales y generalizados para un sistema de

gestion de documentos electrnicos de archivo (SGDEA). Conlleva a una serie

de elementos por considerar, sin llegar a ser puntual en temas de valoracin de

documentos.

En tal sentido, Jordi Serra propone una clasificacin de primer orden del

fenmeno del documento electrnico para su mejor entendimiento y

tratamiento. Propiamente, considera desarrollar estrategias de valoracin

independientes para los documentos ofimticos, los correos electrnicos, el

ambiente web y las bases de datos. As mismo, describe diez principios y

aplicaciones puntuales que van desde establecer tablas de plazos hasta los sitios

de custodia que correspondan. Siendo este aporte recomendable para su

anlisis.15

15 SRUH RODRIGUEZ, Yainer. Archivo nacional de costa rica, Memoria Congreso Archivstico Nacional 2009. p. 84.


13BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA

1. BADA ROSALES, Amanda. Valoracin documental antecedentes. [en lnea] http://adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm [citado en 16 de Octubre de 2011]

2. CASILIMAS ROJAS, Clara Ins. Fondos acumulados, manual de organizacin. Archivo General de la Nacin. [en lnea] http://www.slideshare.net/guestc44b69/manual-fondos [citado en 16 de octubre de 2011]

3. Gua para el diseo e implementacin de un sistema de Gestin de archivos. Gobierno de Chile. 2011

4. El Diccionario de terminologa archivstica, Normas Tcnicas de la DAE, n 1, Madrid, 1993, utiliza para ellas dos definiciones perfectamente diferenciales.

5. La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la administracin estatal: problemas y metodologa: actas de las primeras jornadas para la identificacin y valoracin.

6. NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogot, 2010. 7. LUIS ALFONSO GUTIERREZ. El archivista de hoy, valoracin

documental fundamento terico de la archivista [en lnea] http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/valoracion-documental.html [citado en 16 de Octubre de 2011]

8. Nacional. Serie Qu es y que hace un archivo? No. 21, 2008. 9. Reglamento General de Archivos; 3 edicin. Bogot, D.C. : Archivo

General de la Nacin Colombia, 2003. 10. SRUH RODRIGUEZ, Yainer. Archivo nacional de costa rica, Memoria

Congreso Archivstico Nacional 2009.

11. TERRY COOK, Profesor del programa y graduado en Archivstica. Departamento de Historia. Universidad de Manitoba. Canad.

12. TREJOS RAMREZ, Xinia. La valoracin documental en Costa Rica:

coleccin cuadernillos del Archivo

valoración documental

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