valoraciÓn documental
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VALORACIÓN DOCUMENTAL
Francisco Pérez CoronaArchivo General del Estado de
Puebla
Antecedentes
Este proceso se encuentra contemplado en los artículos 50 a 59 de la LeyGeneral de Archivos, establece el procedimiento, y las instancias queparticipan en la valoración documental.
Su antecedente inmediato: LINEAMIENTOS para analizar, valorar y decidir el destino final de la
documentación de las dependencias y entidades del Poder EjecutivoFederal publicados en el Diario Oficial de la Federación el 16 de marzode 2016.
Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposicióndocumental, Archivo General de la Nación, 16 de Abril de 2012.
Valoración documental:
• La Ley General de Archivos (LGA), define a lavaloración documental como:
• La actividad que consiste en el análisis eidentificación de los valores documentales; esdecir, el estudio de la condición de losdocumentos que les confiere característicasespecíficas en los archivos de trámite oconcentración, o evidénciales, testimoniales einformativos para los documentos históricos,con la finalidad de establecer criterios,vigencias documentales y, en su caso, plazos deconservación, así como para la disposicióndocumental.
• Art. 4, fracc. LIX. LGA.
Grupo interdisciplinario
Área Coordinadora de Archivos
Área Jurídica
Área de Planeación y/o mejora continua
Área de Tecnologías
de la información
Unidad de Transparencia
Órganos Internos de
Control, o su equivalente
Áreas o unidades
administrativas productoras de
la documentación
Grupo interdisciplinario
En cada sujeto obligadodeberá existir un grupointerdisciplinario, que esun equipo de profesionalesde la misma institución,integrado por los titularesde:
Art. 50 LGA.
Integración y formalización del grupo interdisciplinario
El responsable del áreacoordinadora de archivospropiciará la integración yformalización del grupointerdisciplinario, convocará a lasreuniones de trabajo y fungirácomo moderador en las mismas,por lo que será el encargado dellevar el registro y seguimiento delos acuerdos y compromisosestablecidos, conservando lasconstancias respectivas.
Art. 51 LGA.
Grupo interdisciplinario
En el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos yprocedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran losexpedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas ounidades administrativas productoras de la documentación en el establecimientode:
Durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la seriedocumental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
Art. 50 LGA.
1 • Valores documentales
2 • Vigencias
3 • Plazos de conservación
4 • Disposición documental
Val
ore
s d
ocu
men
tale
s
Administrativos
El que tienen los documentos cuando están enplena vigencia, en concordancia con el origeninstitucional de la documentación y los usos a losque ésta se ve sujeta durante su ciclo vital.
Fiscales o contables El que presentan los documentos que tratan sobrelas cargas fiscales o el manejo, control ycomprobación financiera de los Sujetos Obligados.
Legales o jurídicos
El que ostentan los documentos para probar osalvaguardar los derechos y las obligaciones de lasinstituciones, de los servidores públicos y de losindividuos en general.
Valores documentales(primarios)
Los documentos históricos son aquellos relevantes producidos por el sujetoobligado en razón de sus funciones y atribuciones, que por su caráctercontengan información técnica, tecnológica, científica, cultural, social,económica, académica, etc. y que constituyen:
Valores documentales(secundarios)
Evidencia
La calidad de undocumento de hacerconstar la existencia overacidad de unhecho.
Testimonio
Documentos cuyo contenidosirve como justificación ycomprobación de la certeza overdad de algo y reflejan eldesarrollo de un tema.
Información
Documentos quesirven como fuentesprimarias y fidedignasen una investigación.
Vigencia documental:
• La Ley General de Archivos (LGA),define a la vigencia documentalcomo:
• Al periodo durante el cual undocumento de archivo mantienesus valores administrativos,legales, fiscales o contables, deconformidad con las disposicionesjurídicas vigentes y aplicables..
• Art. 4, fracc. LX. LGA.
La documentación y la contabilidad, deberánconservarse durante un plazo de cinco años,contado a partir de la fecha en la que sepresentaron o debieron haberse presentado lasdeclaraciones con ellas relacionadas.
(Código Fiscal de la Federación, Artículo 30)
Plazo de conservación:
• La Ley General de Archivos (LGA),define al plazo de conservación como:
• Al periodo de guarda de ladocumentación en los archivos detrámite y concentración, que consisteen la combinación de la vigenciadocumental y, en su caso, el términoprecautorio y periodo de reserva quese establezcan de conformidad con lanormatividad aplicable.
• Art. 4, fracc. XLVI. LGA.
Disposición documental:
• La Ley General de Archivos (LGA),define a la disposición documentalcomo:
• A la selección sistemática de losexpedientes de los archivos de trámiteo concentración cuya vigenciadocumental o uso ha prescrito, con elfin de realizar transferenciasordenadas o bajas documentales
• Art. 4, fracc. XXIII. LGA.
TransferenciaBaja
documental
Ficha técnica de valoración documental:
• La Ley General de Archivos(LGA), define a la ficha técnicade valoración documental:
• Al instrumento que permiteidentificar, analizar y establecerel contexto y valoración de laserie documental;
• Art. 4, fracc. XXXI. LGA.
https://youtu.be/2CRQKpzOo24
Ficha técnica de valoración documental
La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos:1. La descripción de los datos de identificación2. El contexto3. El contenido4. La valoración5. Las condiciones de acceso6. La ubicación7. El responsable de la custodia de la serie o subserie.
Art. 56 LGA.
Se realizará una ficha técnica de valoración documental, por cada seriedocumental y serán el sustento del Catálogo de disposición documental.
Actividades del grupo interdisciplinario
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales…. Yrecomendaciones sobre la disposición documental.
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para ladeterminación de valores documentales, vigencias, plazos deconservación y disposición documental de las series, la planeaciónestratégica y normatividad, de acuerdo con los siguientes criterios:
Art. 52 LGA.
ProcedenciaOrden
originalDiplomático Contexto Contenido Utilización
Criterio de procedencia
Considerar que el valor de losdocumentos depende del niveljerárquico que ocupa el productor,por lo que se debe estudiar laproducción documental de lasunidades administrativasproductoras de la documentación enel ejercicio de sus funciones, desde elmás alto nivel jerárquico, hasta eloperativo, realizando una completaidentificación de los procesosinstitucionales hasta llegar a nivelde procedimiento. Art. 52 LGA.
Criterio de orden original
Garantizar que las secciones y las series nose mezclen entre sí. Dentro de cada seriedebe respetarse el orden en que ladocumentación fue producida. Art. 52 LGA.
Doc 1. 28 de enero
Doc 2. 14 de marzo
Doc 3. 17 de abril
Folio
1
Foli
o 2 Fo
lio
3
Doc 1. 17 de enero
Doc 2. 18 de enero
Doc 3. 26 de eneroFo
lio 1
Folio
2 Folio
3
Sección 4C Recursos HumanosSerie 4C.3 Expediente único de personal
Sección 4C Recursos HumanosSerie 4C.5 Nómina de pago de personal
Documento original tiene más valor que
su copia
Las copias solo se conservan cuando obran
como originales
Criterio diplomático
Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos queintegran la serie, considerando que los documentos originales, terminadosy formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstasobren como originales dentro de los expediente. Art. 52 LGA.
Criterio de contexto
Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas yactividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones delproductor de la documentación. Art. 52 LGA.
Criterio de contenido
Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir laactuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de unterritorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos,es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene enotro, así como los documentos con información resumida. Art. 52 LGA.
Es mejor conservar la misma
información comprimida
(Informe anual)
Que la información extendida
(Informe mensual)
Informe mensual contenido en
anual
2020
Criterio de utilización
Considerar los documentos que hansido objeto de demanda frecuente porparte del órgano productor,investigadores o ciudadanos engeneral, así como el estado deconservación de los mismos.
Art. 52 LGA.
Actividades del grupo interdisciplinario
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoracióndocumental esté alineado a la operación funcional, misional y objetivosestratégicos del sujeto obligado.
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya yse respete el marco normativo que regula la gestión institucional.
V. Recomendar se realicen procesos de automatización en apego a loestablecido para la administración de archivos y gestión documental.
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones.Art. 52 LGA.
El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas deoperación.
Art. 54 LGA.
Participación de las áreas productoras
Las áreas productoras de la documentación, con independencia de participaren las reuniones del Grupo Interdisciplinario, les corresponde:I. Brindar al responsable del área coordinadora de archivos las facilidades
necesarias para la elaboración de las fichas técnicas de valoracióndocumental.
Art. 53 LGA.
Participación de las áreas productoras
II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos queconforman las series como evidencia y registro del desarrollo de susfunciones, reconociendo el uso, acceso, consulta y utilidad institucional,con base en el marco normativo que los faculta.
Art. 53 LGA.
Participación de las áreas productoras
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentaradecuadamente sus procesos de trabajo, y
Art. 53 LGA.
Participación de las áreas productoras
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación ydisposición documental de las series documentales que produce.
Art. 53 LGA.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental
El responsable del Áreacoordinadora de archivos deberá:I. Establecer un plan de trabajopara la elaboración de las fichastécnicas de valoración documentalque incluya al menos:a) Un calendario de visitas a
las áreas productoras de ladocumentación para ellevantamiento deinformación, y
b) Un calendario de reunionesdel grupo interdisciplinario.
Art. 51 LGA.
Herramientas metodológicas y normativas
Bibliografía
Cuestionarios para el
levantamiento de información
Formato de ficha técnica de
valoración documental
Normatividad de la
institución
Manuales de organización
Manuales de procedimientos
Manuales de gestión de
calidad
El responsable del Áreacoordinadora de archivos deberá:
II. Preparar las herramientasmetodológicas y normativas:
Art. 51 LGA.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental
El responsable del Áreacoordinadora de archivos deberá:
III. Realizar entrevistas con lasunidades administrativasproductoras de la documentación,para el levantamiento de lainformación y elaborar las fichastécnicas de valoración documental,verificando que existacorrespondencia entre lasfunciones que dichas áreas realizany las series documentalesidentificadas. Art. 51 LGA.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental
El responsable del Área coordinadora de archivos deberá:IV. Integrar el catálogo de disposición documental. Art. 51 LGA.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental
Etapas de la valoración documental
FASE DE IDENTIFICACIÓN
Consiste en la investigación y determinación de las características de los doselementos esenciales que constituyen la serie documental:
el sujeto productor y el documento de archivo.
Etapas de la valoración documental
FASE DE IDENTIFICACIÓN
Deberá realizarse un análisis de la reglamentacióninterna, leyes y demás normatividad aplicable, yun análisis documental, lo que permitirá unreconocimiento del organismo productor, susfunciones y las características asociadas a lasseries documentales que habrán de valorarse.
Deberá elaborarse el Cuadro general declasificación archivística (si no se tuviere) y análisisde los instrumentos archivísticos con los que secuentan.
Etapas de la valoración documental
FASE DE IDENTIFICACIÓNDeberá revisarse:
1• Los historiales de préstamo de expedientes.
2• La frecuencia de consulta de la información.
3• El volumen de la documentación que obre en el archivo.
4• El periodo de la documentación (se identifica en los inventarios)
5• El espacio, el mobiliario y la capacidad de almacenamiento disponible.
Etapas de la valoración documental
FASE DE VALORACIÓN
Análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de ladocumentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación oeliminación.
Etapas de la valoración documental
FASE DE REGULACIÓN
Se elaborará e integrará el Catálogo de disposición documental en los formatosestablecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y lastécnicas de selección.
Etapas de la valoración documental
FASE DE CONTROL
Deberán autorizarse los resultados de lavaloración documental, por parte del ÁreaCoordinadora de Archivos, el GrupoInterdisciplinario, el titular del Sujeto Obligado, yde todos aquellos que hayan participado en elproceso de valoración.
Archivo General del [email protected]
Anahí Juan DuránDirectora del Archivo General del [email protected]
Rosa María Báez Sánchez,Jefa de Departamento de ArchivosMunicipales [email protected]
Francisco Pérez Corona,Analista Jurídico [email protected]
Gabriel Mayor Castillo,Analista [email protected]
Por su atención, ¡muchas gracias!
http://archivogeneraldelestado.puebla.gob.mx/es/
/agepuebla
/agepuebla
Archivo General Puebla
20 Sur No. 902 Col. Azcarate
Teléfonos: 232-01-80 y 242-46-88Red Institucional de 4 dígitos 8522 y 8627.
Bibliografía
Cámara de Diputados del Honorable Congreso de la Unión. (15 de 06 de2018). Ley General de Archivos. Recuperado el 12 de 07 de 2020, dehttp://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA_150618.pdf
Deleón, J. A. (2011). Metodología para la valoración y disposicióndocumental. Ciudad de México: Instituto Federal de Acceso a laInformación y Protección de Datos.