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21ÁnAbo a (a Universidad del Tolima

Una nueva historia Acreditación Institucional

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Periodo I

Desde el año 1951 al Año 1962

08 de Mayo del 2019

irma De Aprobac

Fecha: 06 voAl 2019

E Universidad CV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 3

Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Secretaria General

Código: SG-t 1

Periodo I Unidad productora


Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central

CT E IVI/D S

SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Conservación total, documentos de valor histórico. SG-1.1.1 .26 Actas Consejo Directivo Digitalizar para la preservación de los originales.

SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por b administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SG-1.1.2 ACUERDOS 2 años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas SG-1.1.2.47 Acuerdos Consejo Directivo por la administración. Se conservan porque

desarrollan valores secundarios de tipo histórico y SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior hacen parte de la memoria institucional. Se

microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:

CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización

E: Eliminación S: Selección

Firma De Aprobaci

echa: n 8 MAY 2019

hr Universidad MI del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Secretaría General

Código: pG-11





CT E M/D S

SG-1.1.24 ESCRITURAS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios SG-1.1.24.83 Escrituras Bienes Raíces de tipo histórico y hacen parte de la memoria

institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios SG-1.1.30.102 Libros de Posesiones de tipo histórico y hacen parte de la memoria


5.6-1.1.43 REGISTROS 2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor 5.6 -1.1.43.119 Registro de 'Calificaciones histórico, microfilmar o digitallzar para el

aseguramiento de la información y posteriores S.G -1.1.43.120 Registro de Matrículas consultas.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmacion o Digitalización


rma De Aprola "

Fecha: O e MAY 2019

mri Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Secretaría General

Código: SG-1.1


Desde el año 1951 al Ano 1962



CT E M/D S

S.G -1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por el Recta en

5.0 -1.1.44.125 Resoluciones Consejo 'Directivo cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se

S .G -1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar

S.G -1.1.44.131 Resoluciones Rectoría cumplimiento a las solicitudes de información,

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización


In ri, Universidad e1=-_91 del Tolima Una nueva historia

Zunbo a la

Acreditación Institucional


Periodo II

Desde el año 1963 al año 1966

08 de Mayo del 2019

Firma De Aprobac Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación


Fecha 0 8 MM 2019

bla Universidad YO del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General

Código: 50-1.1. Periodo II Desde el año 1963 al ano 1966

Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final •


CT E M/D' $

SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por la

administración. Se conservan porque SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior desarrollen valores secundarios de tipo histórico

y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones SG-1.1.2.47 Acuerdos Consejo

Directivo tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria

SG-1. t 2.48 Acuerdos Consejo Superior

institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



Fecha: 08 MM 2019

rrna De A r b

FA Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Rectoría

Código: SG-1.1

Periodo II Unidad Productora: Secretaria General



Procedimientos Archivo Central . CT E MÍO S SG-1.1.17

5G-1.1.17.66 CONTRATOS

Contratos a Comisión de Personal Docente

20 años

i

X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

5G-1.1.18 CONVENIOS 20 años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios qué posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será Señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digilalizan para preservar la documentación.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación


rrna De Aprob

Fecha: O 8 MAY 2019

UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Rectoría

Código: SG-1.1

Periodo II Unidad Productora: Secretaria General


Código N° Asunto o Serie Retenci

ón Disposición final


CT E Mil) $

SG-1.1.24 ESCRITURAS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.24.83 Escrituras Bienes Raíces secundarios de tipo histórico y hacen parte de

la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 Libros Actas de Graduados secundarios de tipo histórico y hacen parte de

la memoria institucional. Se microfilman o SG-1.1.30.102 Libros de Posesiones X X digitalizan para preservar la documentación,

SG-1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.125 Resoluciones Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por los

Consejos Directivos en cumplimiento de las SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior funciones. Se conservan por considerarse parte

de la memoria institucional. Se microfilman o SG-1.1.44.131 Resoluciones Rectoría digitalizan para el aseguramiento de la

preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

M/D: Microfilmación

S: Selección

Convenciones:

CT: Conservación Total

E: Eliminación

S: Selección

rma De Aprobac

Fecha: 08 MAY 2019

T Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría

Periodo L1

Unidad productora: Secretaria General, Sección de Rectistro Académico Código: SRA-1.1,1, Desde el año 1963 al año 1966



CT E WD S

SRA-11.1.43 SRA-1.1.1.43.119

SRA-1.1.1.43.120

REGISTROS . • Registro de Calificaciones

Registro de Matrículas

2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.

hi ri Universidad LL`t9 del Tolima Una nueva historia

leconW a ta



Periodo III


08 de Mayo del 2019

br Universidad TIP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 1 de 10.

Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General

Código: Periodo III Desde el año 1967 al año 1970


Procedimientos

_

Archivo Central

CT E M/D S

SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por la

administración. Se conservan porque SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior desarrollan valores secundarios de tipo histórico


SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones SG-1.12.47 Acuerdos Consejo Directivo tomadas por la administración. Se conservan

porque desarrollan valores secundarios de tipo SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior histórico y hacen parte de la memoria


Convenciones:



aFirma De Aprob

Fecha: 08 MAY 2019

rma De Apro

Fecha: '08 MAY 2019

Universidad gOI del Tolima

SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 2 de 10

Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Secretaria General Unidad Productora

Código: 50-1.1 Periodo III Desde el año 1967 al año 1970


Procedimientos Archivo Central CT E ; MID S

604.1.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y SG-1.1.17.66 Contratos a Comisión de

Personal Docente administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1 .1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 Libros Actas de Graduados

X X secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o

50-1.1.30.102 Libros de Posesiones digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:

CT: Conservación Total MID: Microfilmación


nar Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tofima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaría General

Código: SG-1.1 Periodo III Desde el año 1987 al año 1910



CT E M/D S

SG-1.1 44 RESOLUCIONES 2 Mes X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.125 Resoluciones Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por los

Consejos Directivos en cumplimiento de las SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior funciones. Se conservan por considerarse

parte de la memoria institucional. Se SG-1.1.44.131 Resoluciones Rectoría microfilman o digitalizan para el

aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información,

Convenciones:



rma De Aprobr:----

Fecha: O 8 MAY 2019

--Sk Firma De Apr• i

Fecha 8 M AY 2019

Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Secretaría General. Sección de Registro Académico Código: SRA-1.1.1

Periodo III Desde el año 1967 hasta el año 1970


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S

SRA-1.1.1.43 SRA-1.1.1.43.119

SRA-1.1.1.43.120

REGISTROS Registro de Calificaciones


2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilMar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Mia-ofilmación


'runa De Apr Convenciones:



Fecha: 08 MAY 2019

T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Dirección Administrativa. Sección de Administración do Personal

Periodo III Código: SAP-2.1 Desde el año 1967 hasta el año 1970


Procedimientos Archivo Central CT E MID S SAP-2.1.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la

desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo confía!, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archivo central se seleccionará por muestreo do 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.

Firma De Apro

MI Universidad 1;1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad administrativa Dirección Administrativa. Granja de Armero Código: GA-2.2 Periodo III



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S GA-2.2.44

GA-2.2.44.127 RESOLUCIONES 2

Resoluciones Granja de Armero

Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento á las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación Fecha: 0 8 MAY 2019


Firma De Aprobac

echa: 08 MM' 2019

T Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 7 de jQ

Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Dirección Administrativa Unidad Productora Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia

Periodo III Código: FMVZ-2.3 Desde el primer semestre 1967 hasta 1970



CT E 1

MID S

FMVZ-2.3.44 FNIVZ-2.3.44A 28

RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microffirnación


rrna De Aprobl e____

Fecha: 08 MAY 2019

T Universidad TO del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Dirección Administrativa

Periodo III

Unidad productora Facultad de Ingeniería Agronómica

Código; FIA-2.4

Desde el año de 1987 al año 1970


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIA-2.4.1

FIA-2.4.1.25 ACTAS

Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se

conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación

FIA-2.4.1 43 Actas Sustentación de Grado

2 Años X

,

X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales,

Convenciones:

CT: Conservación Total IVI/D: Microfilrnación


Convenciones:

CT: Conservación Total IVI/D: Microfilmación


irme De Aprob

Fecha: 08 MM 2019

Ei Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Dirección Administrativa

Periodo III

unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación

Código: FCE-2.5



Procedimientos Archivo Central CT E MID S FCE-2.5.44

FCE-2.5.44.128 RESOLUCIONES

Resoluciones Decanatura 2 Años X

• • •

X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

IT Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Dirección Administrativa

Periodo III

unidad productora: Escuela de Auxiliares de Enfermería

Código: EAE-2.6 Desde el año 1967 al año 1970


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S EAE-2.6.44

EAE-2.6.44.128 RESOLUCIONES

Resoluciones Escuela Auxiliares de Enfermería


Convenciones:



Fecha: 8 MAY 2019

latmbo a ta n rH-1 —1 Universidad LIL-2) del Tolima Una nueva historia Co

o) Acreditación o Institucional


Periodo IV


08 de Mayo del 2019

mis De Aprobación.

Fecha: 08 MM 2019

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación


WUniversidad del Tolirna SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hola 1 de 10

Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General

Código: 86-1.1. Periodo IV Desde el año 1971 al año 1978



CT E EIVD S

SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que 86-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por la

administración. Se conservan porque 8G-1.1.1.27 Actas Consejo Superior desarrollan valores secundarios de tipo histórico


SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones SG-1,1.2.47 Acuerdos Consejo Directivo tomadas por la administración. Se conservan

porque desarrollan valores secundarios de tipo SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior histórico y hacen parte de la memoria

institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación,

rma De Apr

08 MAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Secretaria General Unidad Productora:

Código: SG-1.1 Periodo IV Desde el año 1971 al año 1978



SG-1 .1.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor 4egal, fiscal, contable y SG-1.1.17.66 Contratos a Comisión de

Personal Docente administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digital-izan para preservar la documentación.

SG-1.1.30 : LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 ; Libros Actas de Graduados

X X secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o

SG-1.1.30.102 : Libros de Posesiones digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmacián


br Universidad Uf del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaría General

Código: SG-1.1 Periodo IN/I Desde el año 1971 al año 1978



CT E MiD S

SG-1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.125 Resoluciones Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por los

Consejos Directivos en cumplimiento de las SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior funciones. Se conservan por considerarse

parte de la memoria institucional. Se SG-1.1.44.131 Resoluciones Rectoría microfilman o digitalizan para el

aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información

Convenciones:

CT: Conservación Total Mili Microfilmación


Fecha: 08 MAY 2019

UUniversidad del 'Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productcra: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría _Periodo IVI Unidad productora Secretaría General. Sección de Reeistro Académico Código: RA-1.1.1



Procedimientos Archivo Central CT E WD S

SRA-1.1.1.43 SRA-1.1.1.43.119

SRA-1.1.1.43.120


Registro de Matriculas

2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de :la información y posteriores consultas.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilrnación


Firma De Aprobigatr

Fecha: O 8 MAY 2019

nor Universidad 1:1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Dirección Administrativa. Sección de Administración de Personal

Periodo IV Código: SAP-2.1 Desde el año 1971 al año 1978

Código Ñ° Asunto o Serie Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central CT E WD S SAP-2.1.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la

desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo central, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archívo central se seleccionará por muestreo de 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.

Convenciones:



Fecha: O 8 MAY 2019



Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad administrativa Dirección Administrativa Granja de Armero Código: GA-2.2 Periodo IV


Código Isi° Asunto o Serie Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central CT E MID S GA-2.2.44

GA-2.2.44.127 RESOLUCIONES

Resoluciones Granja de Armero

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: MicroflImación


Fecha: O 8 MM' 2019

Firma De Apr ac..dff

Feche: 08 u? 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Dirección Administrativa

Periodo IV

Unidad Productora Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia Código: FMVZ-Z3




CT E M/D S

FMVZ-2.3.44 FMVZ-22.44.128


2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microtilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total MID: Microfilmadón


irma De Apr

Fecha: 08 MAY 2019

Convenciones:

CT: Conservación Total Mal Microfilmación


hr Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Dirección Administrativa Unidad productora: Facultad de Ingeniarla Agronómica Código: FIA-2.4

Periodo IV Desde el año 1971 al año 1978


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIA-2,4.1

FIA-2.4.1.25 ACTAS

Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se

conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación

FIA-2.4.1.43 Actas Sustentación de Grado

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.

rma De AprobáC

Fecha: 08 MAY 2019

Convenciones:



UUniversidad del Tolinia SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo IV

unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación

Código: FCE-2.5



Procedimientos Archivo Central CT E Nl/D S FCE-2.5.44

FCE-25.44.128 RESOLUCIONES

Resoluciones Decanatura 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitahzan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de informacida

Fecha: o mAy 2019

E Universidad W del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo IV

unidad productora: Facultad de Inaeniería Forestal -

Código: FIF-2.7



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIF-2.7.44

FIF-2.7.44.128 RESOLUCIONES


reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de Información.

Convenciones:



57 Universidad LI_It91 del Tolima Una nueva historia

leun"W a la



Periodo V


08 de Mayo del 2019

Universidad del Tolima




CódigoLazi

Periodo V unidad productora:


Código N° Asunto o Serie Retención

Archivo Central Disposición final

Procedimientos CT E M/D S R-1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

R-1.44.131 Resoluciones Rectoría reflejan las decisiones tomadas por el Rector en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se mirxofilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



rrna De Aprobar

Fecha: 0 8 MAY 2019

Firma De Aprobac

T Universidad laV del Tolima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General Código SG-1.1

Periodo V Desde el año 1979 al año 1985

Código N* Asunto o Serie Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.1

SG-1.1.1.24 ACTAS

Actas Consejo Académico

2 Años X X Conservación total, documentos de valor histórico. Digitalizar para la preservación de los originales.

SG-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior

2 Años X X Conservación total, documentos de valor histórico. Digitalizar para la preservación de los originales.

SG-1.1.1.35 Actas de Estampillas

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitafizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

Convenciones:



Fecha: 08 MAY 2019

rmEi De Ap

Fecha: 0 8 MAY 2019

T Universidad gi" del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General Código: SG-1.1

Periodo V Desde el alio 1979 al año 19135

Código N° Asunto o Serie Retenci

ón Disposición final


CT E ' WD S

SG-1.1.2

SG-1.1.2.45

SG-1.1.2.51

5G-1.1.2.52

ACUERDOS

Acuerdos Consejo Académico

Acuerdos Consejo Directivo

Acuerdos Consejo Superior

2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación,

Convenciones:

CT: Conservación Total AND: Microfilmación o Digitalización


echa: 08 M AY 2019

irma De Aproba

WUniversidad del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL




Código N° Asunto o Serie Retención D sposición final

Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.17

SG-1.1.17.71 CONTRATOS

Contratos Comisiones a Personal Docente

20 años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios qué posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:


E; Eliminación S: Selección

hir Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL





Procedimientos - Archivo Central

CT E M/D S

SG-1.1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 Libros Actas de Graduados secundarios de tipo histórico y hacen parte de

la memoria institucional. Se microfilman o SG-1.1.30.102 Libros de Posesión X X digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo reflejan las decisiones tomadas por los

Superior Consejos Directivos en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



Frma De Aprobación:

Fecha: 08 MM 2019

rma De Ap

cha: 08 MAY 2019

UUniversidad del T'Ama SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo V

unidad productora: Registro Académico

Código: RA-2.1




RA-2.1.43 REGISTROS 2 Años x x Documentos de académico. Recobran valor RA-2.1.43.119 Registro de Calificaciones histórico, microfilmar o dígitalizar para el

aseguramiento de la información y posteriores .RA-2.1.43120 Registro de Matrículas consultas.

Convenciones:



•••

Firma De Ap

echa: 0 8 HAY 2019

UUniversidad del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicertectoría Académica

Periodo V

unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria v Zootecnia

Código: FMVZ-2.2




CT E ; lvt/D S

FMVZ-2.2.44

PMVZ-22.124

RESOLUCIONES

Resoluciones Decanatura

2 Años X

_

X

_

Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación e Digitalización


Fecha: .13 8 MM 2019

Firma De Aproba

WUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicenectoria Académica

Periodo V

Unidad productora: Facultad de Ingeniería Forestal

Código: FIF-2.3

Desde td año 1979 al año 1985


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S F IF-2.3. 1 FIF-2.3.25

ACTAS Actas Consejo de Facultad

2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación,

FIF-2.3.2 FIF-2.3.2.46

ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad

2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FIF-2.3.18 FIF-2.3.18.6/

CONVENIOS Convenios de Facultad

20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



Firma De Apro

Fecha; 0 8 MAY 2019

MB Universidad Vi del »lima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tollina Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo V


Código:



Procedimientos Archivo Central CT E Mit) S FIF-2.3.44

FIF-2.3.44.128 RESOLUCIONES

Resoluciones Decanatura 2 Mos X X Documentos de carácter administrativo que

reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



Firma De Aprobac"

Fecha: 08 MAY 2019

br Universidad IAP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo V

unidad productora: Facultad de Ingeniería Aqronómic,a

Código: FIA-2.4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIA-2.4.1

FIA-2.4.1.25 ACTAS

Actas Consejo de Facultad

2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación

FIA-2.4.2 FIA-2.4.2.46

ACUERDOS Acuerdos Consejo de

2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de • la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Facultad

FIA-2.4.44 FIA-2.4.44.128



Convenciones:



Irma De Aprobac

Fecha: 08 MAY 2019

br Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica periodo V Unidad productora: Facultad de Administración de Empresas Código: FAE-2.5




CT E M/D S

FAE-2.5.1 FAE-2.5.1.25

ACTAS Actas Consejo de Facultad


FAE A-2.5.1.43 Actas Sustentación de Grado


FAE -2.5.2 FAE -2.5.2.46


2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación. -

FAE -2.5.44 FAE -2.5.44.128

• •


2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información. _

Convenciones:



Firma De Aprobaerepil -----•----

Fecha: 08 MM 2019

WUniversidad del Mima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 12 de 18 .

Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica

Periodo V

Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación

Código: FCE-2.6

Desde el año 1979a1 año 1985


Procedimientos Archivo Central CT : E NI/D S ICE-2.6.1

FcE-2.6.1.25 ACTAS


2 Años X i X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación

FCE-26.2 FCE-2.6.2.46


2 Años X , X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FCE-2.6.18 FCE-2.6.18.61

CONVENIOS Convenios de Facultad

20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilrnan o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización


Firma De Apro

08 M AY 2019 Fecha:

T mar Universidad

CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo V

Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación

Código: FCE-2.6



Procedimientos . Archivo Central CT E M/D S FCE-

2.6.44.128 RESOLUCIONES


reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultad en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



Universidad I del Tolima




Periodo V

Unidad productora: Oficina de Investiqaciones y Desarrollo Científico

Código: IDC-2.7



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S IDC-2.7.1

IDC-2.7.1.6 ACTAS

Actas Comité Central de Investigaciones

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

IDC-2.7.41 IDC-2.7.41.114

PROYECTOS Proyectos de Investigación

5 Años X X Documentos de carácter académico. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se seleccionan una muestra cualitativa del 10% de los trabajos más representantes para la historia de la Universidad.

N. • 44& Firma De Aproba

Convenciones:



Fecha: 8 MM 2011

nor Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Periodo V unidad productora: Centro Especial de Educación a Distancia Código: CEEAD -2.8 Desde el año 1979 al año 1985


Procedimientos Archivo Central CT E MID S CEEAD-2.8.1.43

CEEAD-2.8.43.119 REGISTROS

Registro de Calificaciones Nivel Introductorio

2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilmar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas. Levantar acta de eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



asttaa. rma De Aprob

Fecha: 08 MAY 2019

irme De Apro

Fecha: 08 MAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Centro Especial de Educación a Distancia. Fondo Rotatorio

Código: FR-2.9 Periodo V



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.9.6

FR-2.9.6.63

FR-2.9.6.88

FR-2.9.6.89

BALANCES Conciliaciones

Informes Contables Egresos

Informes Contables Ingresos

10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años ira vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.

Convenciones:



Fecha: 03 MM 2019

Firma De Aprob

TIT Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Administrativa

Periodo V

Unidad productora: Grania de Armero

Código: G.A.3.1




CT E M/D S

GA-3.1.44 GA-3.1.44.127

RESOLUCIONES Resoluciones Granja de Armero

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



UUniversidad del Tolirna SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoria Administrativa

Periodo V

Unidad productora: Sección de Administración de Personal

Código: SAP-3.2



Procedimientos Archivo Central CT E Me S SAP-3.2.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la

desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo central, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archivo central se seleccionará por Muestreo de 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.

Convenciones: rma De Apro

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización Fecha: 08 MM 2019

E Eliminación S: Selección


Una nueva historia

'Rumbo a (a

OiAcreditación o o n Institucional


Periodo VI


08 de Mayo del 2019

T universidad CP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora:

Código: R-1 Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005

Código N° Asunto o Serie Retención Dispos'cion final Procedimientos

Archivo Central CT E MID S R-1.28

R-1.28.94 INFORMES

•• Informes de Gestión 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

R-1.44 R-1:44.131

RESOLUCIONES e Resoluciones Rectoría

2 Años X X Documentes de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por el Rector en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Micsofilmáción o Digitalización


irma De Apr.

Fecha: 08 MAY 2019

irme De Apro

Fecha: OB mAy 2019

br Universidad WO del 'Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad productora: Secretaría General

Código: SG-t1




CT E M1D $

SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones; SG-1.1.1.24 Actas Consejo Académico tomadas por la administración. Se conservan

porque desarrollan valores secundarios de tipo SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior histórico y hacen parte de la memoria


SG-1.1.1.28 Actas Convención Colectiva

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte •de la memoria institucional. Se microfilman O digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas,

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Mícrofilmación o Digitalización


nor Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI


Código: SG-1.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.1.35 Actas de

Estampilla 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las

decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SG-1.1.1.39 Acta Convocatoria Pública

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración, Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SG-1.1.2 SG-1.1.2.45

ACUERDOS Acuerdos Consejo Académico


Convenciones: irme De Aprobaci

CT: Conservación Total IV1/D: Microfilmación o Digitalización • Fecha: 08 MAY 2019


Universidad MI del Tolima




Periodo VI


Código: SG-1.1



Procedimientos Archivo Central CT E MID S SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por

SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior

la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.12 CITACIONES 2 Años X Documentos de carácter Informativo se eliminan SG-1.1.12.58 Citaciones Consejo

Académico cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se' refieren al proceso de convocar a Consejos de la Universidad. Pasado el tiempo en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

SG-1.1.12.59 Citaciones Consejo Superior

2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren al proceso de convocar a Consejos de la Universidad. Pasado el tiempo en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

Convenciones: rrna De Aproba

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización Fecha: 0 6 HAY 2019


T Universidad 1:1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Secretaría General Código: SG-1.1

Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005

Código N° Asunto o Serle Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1 .1.14 COMUNICACIONES

OFICIALES 2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan

cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

SG-1.1.17

•

•

CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman •o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



irme De Aprobac

Fecha: 0 6 MAY 2019

rel Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI


Código: SG-1.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y

administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del. 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.22

SG-1.1.22.131

DERECHOS FUNDAMENTALES

Tutelas

2 Años X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan pues pierden valores primarios y sin recobrar valores secundarios. El expediente reposa en el Juzgado correspondiente.

SG-1.1.23 SG-1.1.23.78

ELECCIONES Elecciones Rector

10 Años X X Documentos de carácter administrativo. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información para posteriores consultas.

Convenciones:



rma De Aprobac.

Fecha: O U MAY 2019

rma De Aprob—IC

Mi Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Secretaría General Código: SG-1.1



Procedimientos CT E M/D S SG-1.1.23 ELECCIONES 10 Años X X Documentos de carácter administrativo.

SG-1.1.23.79 Elecciones Representantes Decanos

Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información para posteriores consultas.

SG-1.1.23.80 Elecciones Representantes Egresados

SG-1.1.23.81 Elecciones Representantes Estudiantiles

SG-1.1.23.82 Elecciones Representante Profesorales

Convenciones:



Fecha: 0 8 MAY 2019

M/D: Mibrofilmación o Digitalización

S: Selección

Convenciones:


E: Eliminación

rma De Apro

Fecha: 08 MAY 2019

nols Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI


Código: SG-1.1



Procedimientos , Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.24 ESCRITURAS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios

SG-1 .1.24.83 Escritura Bienes Raíces de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1 .30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios SG-1.1.30.101

SG-1.1.30.102

Libros Actas de Graduados

Libros de Posesiones X X

de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SG-1.1.39 PROCESOS 2 Años X Una vez presdto y/o agotada la vía SG-1.1.39.110 Procesos Disciplinarios gubernamental y al cumplir el tiempo de retención

en el Archivo Central se selecciona una muestra cualitativa del 10% de los casos más relevantes.

irme De Aprobac

T Universidad del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Secretaria General

Periodo VI

Unidad productor. Archivo General

Código: AG-1.1.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S AG-1.1.1.1. ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las

AG-1.1.1.1.10 Actas Comité de Archivo

decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

AG-1.1.1.139 Actas de Seguimiento

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

AG-1.1.1.14 COMUNICACIONES OFICIALES

2 Mas X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncics administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

AG-1.1.1.29 INVENTARIOS 2 Años X Documentos de carácter administrativo. Levantar actas de AG-1.1.1.29.98 Inventados

Documentales eliminación y picar la documentación pasado el tiempo de retención en el Archivo General, Se recupera la información mediante bases de datos.

Convenciones:

CT: Conservación Total MIL): Microfilmación o Digitalización


Fecha: 08 HAY 2019

br Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad Productora: Asesoría Jurídica Código: AJ-1.2



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S AJ-1.2.1

AJ-1.2.1.3

AJ-1.2.1.19

AJ-1.2.1.23

ACTAS Actas Comisión Negociadora

Actas Comité Jurídico

Actas Comité de Reclamos

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o DigitalizaOión


irma De Aprobación.

echa: 0 8 MAY 2019






Procedimientos Archivo Central CT E M/D S AJ-1.2.15 CONCEPTOS 2 Años X Garantizan el cumplimiento de los requisitos

definidos por la Entidad. Al cumplir el tiempo de AJ-1.2.15.61 Conceptos

Académicos retención en Archivo Central se eliminan pues pierden valores primarios y no adquieren valores

AJ-1.2.15.62 Conceptos Administrativos documentación.

secundarios. Levantar Acta de Eliminación la y picar

AJ-1.2.18 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y AJ-1.2.18.66 Contratos administrativo, tienen un tiempo de prescripción de

Comisiones a Personal Docente

20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones: Firma De Apr '

CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización echa: 3 8 MAY 2019


rma De Apro

Fecha: 08 MAY 2019

hr Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL




• Código N° Asunto o Serie

Retención Disposición final Procedimientos Archivo Central CT E M/D S

AJ-1.2.22 DERECHOS 5 Años X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo FUNDAMENTALES Central se eliminan pues pierden valores

AJ-1.2.22.77

AJ-1.2.22.131

Derechos de Petición

Tutelas

primarios y sin recobrar valores secundarios. El expediente reposa en el Juzgado correspondiente.

AJ-1.2.39 PROCESOS 5 Años X Una vez prescrito y/o agotada la vía AJ-1.2.39.111 Procesos judiciales gubernamental y al cumplir el tiempo de retención

en el Archivo Central se selecciona una muestra cualitativa del 10% de los casos más relevantes.

Convenciones:



Firma De Aprob

ha: 08 MAY 2019

br Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Control Interno Disciplinario Código: CID-1.3




CT E M/D S

CID-1.3.39 CI0-1.3.39.109

CID-1.3.39.110

CID-1.3.39.111

PROCESOS Procesos Administrativos

Procesos Disciplinarios

Procesos Judiciales

5 Años X Una vez prescrito y/o agotada la vía gubernamental y al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se selecciona una muestra cualitativa del 10% de los casos más relevantes.

Convenciones:



Mi Universidad del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad productora: Desarrollo institucional

Código: 0I-1.4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DI-1.4.8 BANCO DE PROYECTOS 10 Años X X Seleccionar una muestra cualitativa del 10% de

los Proyectos más relevantes. Lo demás levantar actas de eliminación y picar la documentación.

0I-1.4.28 0I-1.4.28.85

INFORMES ip Informes a órganos del

Estado

3 Años X X Documentos que reflejan el seguimiento, evaluación o insumo informativo de la gestión a entidades relacionadas con la Universidad. Seleccionar muestra 10% de la producción como evidencia de la labor adelantada por la dependencia. Microfilmar o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Convenciones: rma De Apro

CT: Conservación Total Mit): Microfilmación o Digitalización Fecha: OB HAY 2019


*rma De Aprob

08 MAY 2019

E Universidad CP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Asesoría Jurídica

Periodo VI

Unidad productora: Control Gestión

Código: CG-1,5


Código N° Asunto o Serie !Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central CT E MíD S CG-t5.1

CC-1.5.1.11 •

CG-1.5.1.44

ACTAS Actas Comité de Coordinación

* Actas Visitas de Inspección

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se rnicrofílman o digítálizan para preservar la documentación.

CG-1.5.4 CG-1.5.4.49

AUDITORIAS Auditorias Programadas

2 Años X Estos documentos soportan la identificación, actualización y la verificación del cumplimiento de Ice requisitos legales y otros requisitos aplicables a la Institución. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central pueden eliminarse pues se encuentran consolidados en los informes de auditoría.

CG-1.5.28 CG-1.5.28.85

INFORMES Informes a Órganos del Estado

2 Años X X Documentos que reflejan el seguimiento, evaluación o insumo informativo de la gestión a entidades relacionadas con la Universidad, Seleccionar muestra 10% de la producción como evidencia de la labor adelantada por la dependencia. Microfilmar o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Convenciones:



nor Universidad %V del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolinia Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Código: VAC-2

Periodo VI Unidad productora:



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S VAC-2.1

VAC-2.1.4

VAC-2.1.5

VAC-2.1.7

ACTA •• Acta comité Asignación de

Puntaje

Actas Comité Central de Currículo

Actas Comité Central Evaluación Docente

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

irma De Aproh

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización eta: 08 MAY 2019


br Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tcilima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Código: VAC-2





CT E WD S

VAC-2.1 VAC-2.1.9

ACTA Actas Comité de Admisiones

2 Años X X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por la administración.

VAC-2.1.13

VAC-2.1.14

Actas Comité de Desarrollo a la Docencia

Actas Comité de Evaluación y Escalafón docente

Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria Institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación de la documentación.

VAC-2.1.18 Actas Comité Jefes de Departamento

VAC-2.1.21 Actas Comité Sabático

VAC-2.1.38 Actas de Pruebas de Conocimientos

Convenciones:

CT: Conservación Total M1D: Microfilmación o Digitalización


s Firma De Aproba

Fecha: 0 8 MAY 2019

it universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Código: VAC-2


Desde el año 1987 al año 200$


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S VAC-2.14 COMUNICACIONES OFICIALES 2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan

cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

VAC-2.19 VAC-2, 1969.

CONVOCATORIAS Convocatorias a Cargos Docentes

2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación, picar la documentación,

Convenciones:



irma De Apr

Fecha: 08 HAY 2019 ,

T Universidad IP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo VI

Unidad productora: Admisiones, Registro y Control Académico

Código: ARCA -2.1



Procedimientos Archivo Central CT E MID S

ARCA-21.1 ARCA-2.1.1.33

ACTAS Actas de Convenios Institucionales

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfliman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

ARCA-2.1.25 HISTORIAS ACADÉMICAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

ARCA-2.1.43 ARCA-2.1.43.119

ARCA-21.43.120 ,



2 Años X X Documentos de académico Recobran valor histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.

Convenciones:



Convenciones:


E: Eliminación

M/D: Microfilmación o Digitalización

S: Selección

Firma De Apr

echa: 08 MAY 2019

T Universidad %V del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia

Código: FMVZ-2.2.1




CT E M/D S

FMVZ-2.2.1 FMVZ-2.2.1.8

FMVZ-2.2.1.15

FMVZ-2.2.1.25

FMVZ-2.2.1.42

FMVZ-2.2.1.43

ACTAS Actas Comité Curricular

Actas Comité de Investigaciones


Actas Reunión de Departamentos

Actas Sustentación de Grado

2 Años X

X

X

X

X

X

X

Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación. Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación. Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación. Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preserva la documentación. Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preserva la documentación.

FMVZ-2.2.1 FMVZ-2.2.1.46

ACUERDOS Acuerdos Consejo de


.--,....._

Facultad



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia Código: FMVZ-2.2:1


Código N° Retención

Asunto o Serie Procedimientos Disposición final

Archivo Central CT E M/D S

FIVIVZ-22.1.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FMVZ-2.2.1.41 FMVZ-2.2.1.41.113

PROYECTOS Proyectos Cursos Especiales

5 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

FMVZ-2.2.1.44 nAVZ-2.2.1.44.128



S•I

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalizatión


rma De Aprob /

Fecha: 0 8 HAY 2019

Firma De AprobaSr —

echa: 08 MAY 2019

IT Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia. Departamento de Producción Pecuaria

Periodo Código: FMVZ-2.2.1.1 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E MID S

FMVZ-2.2.1.1.1 FMVZ-2.2.1.1.1.41

ACTAS Actas Reunión de Departamentos

2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

FMVZ-2.2.1.1.3 FMVZ-2.2.1.1.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdo

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental. Pedagógico

FMVZ-2.2.1.1.28 FMVZ-2.2.1.1.28.94

INFORMES Informes de Gestión

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

Convenciones:



lir Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia. Departamento de Sanidad Animal.

Periodo Código: FMVZ-2.2,1 2 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D $

FMVz-2.2.1.2.1 FMVZ-2.2.1.2.1.41

FMVZ-2.2.1.2.1.42

ACTAS Actas Reunión de Departamento

Actas Reunión de Profesores


FtAvz-2.2.1.2.1.3 FMVZ-2.2.1.2.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA e Actas Acuerdo

Pedagógico

2 Años X X Se conservan por .considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

FMVZ-2.2.1.2.28 FMVZ-2.2.1.2.28.94



Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o DigitalizaCión


irrita De Aproba

'Fecha: 08 MAY 2019

_ Firma De Aprobació

08 MM 2019 Fecha:

nor Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI


Código: FIF-2.2.2




FIF-2.2.2.1 FIF-2.2.2.1.8


2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FIF-2.2.2.1.15 Actas Comité de Investigaciones

2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FIF-2.2.2.1.25 Actas Consejo de Facultad


Convenciones:



Firma De Aprob

Fecha: 08 HAY 20:9




Periodo VI


Código: Fl F-2.2 .2




FIF-2.2.2.1,43 . Actas Sustentación de Grado


FIF-2.2.2.2 FIF-2.2.2.2.46


2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración, Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfílman o dignaban para preservar la documentación.

FIF-2.2.2.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



irma De Apro


S: Selección

Convenciones:


E: Eliminación

Fecha 08 MAY 2019





Periodo VI


Código: FIF-2.2.2



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIF-2.2.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

FIF-2.2.2.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

FIF-2.2.2.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FIF-2.2.2.44.124 Resoluciones reflejan las decisiones tomadas por los

Decanatura Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

rma De Aprob

Fecha: 0 8 MAY 2019

T Universidad U del Tolinia SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Inaenieria Forestal. Departamento de Ciencias Forestales Código: FIF-2.2.2.1 Periodo VI

Desde el año de 1987 al año 200$


Procedimientos Archivo Central CT E Mil) S

FIA-2.2.2.1.1 FIA-2.2.2.1.1.41



F IF-2.2.2.1.3 F1F-2.2.2.1.3.1

ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas de Acuerdo Pedagógico

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalízan para la preservación documental.

FIF-2.2.2.1.28 FIF-2.2.2.1.28.94


2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalízar para futuras consultas,

Convenciones:



Mi Universidad CP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoda Académica Unidad productora: Ingeniería Forestal. Departamento de Ingenierías

Período VI Código: FIF-22.2.2 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos , Archivo Central CT E M/D S

FIF-2.2.2.2.3 FIF-2.2.2.2.3.1

ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas de Acuerdo Pedagógico

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

FIF-2.2.2.2.28 FIF2.2.2.2.28.94



Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Mic,rofilmación o Digitalización


rma De Apn*Ir------->"

08 MAY 2019 FeCha:

UT

Nota adhesiva

a De Apio

echa: GOMA? 2019

„ „He universidad Uf del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del T'ohms Unidad Administrativa: Vicen-ectoria Académica Unidad productora. Ingeniería Forestal. Especialización en Producción. Transformación y Comercialización de la Madera Código FIF-2.2.2.3 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E WD $

FIF-2.2.2.3.1

FF-2.2.2.3.1.25


2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.

FIF-2.2.2.3.3 FIF-2.2.2.3.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas de Acuerdo Pedagógico


Convenciones:



twi

F rrna De Apro

Fecha: 08 MAY 2019

::: Universidad U del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Ingeniería Forestal. Doctorado en Planificación v Manejo ambiental de Cuencas Hidrográficas Código: FIF-2.2.2.4

Período VI Desde el año 1987 al año 2005

Código N° Retención

Asunto o Serie Procedimientos Disposición final

Archivo Central CT E M/D $

FIF-2.2.2.4.1 FIF-22.2.4.125

ACTAS 4. Actas Comité Curricular

2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



br Universidad Mi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Ingeniería Agronómica

Código: FIA-2.2.3



Procedimientos Archivo Central CT E MiD S FIA-2.2.3.1

FIA-2.2.3.1.15 ACTAS


2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tornadas en cada facultad, la información se agrupa el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FIA-2.2.3.1.25 Actas Consejo de Facultad


FIA-2.2.3.1.43 Actas Sustentación de Grado


FIA-2.2.3.2 FIA-2.2.3.2.46


2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para

eservar la documentación.

Convenciones:



irma De Aprobacio

echa: 08 MAY 2019

Firma De Apro

nor Universidad 1:1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tarima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Ingeniería Aoronómica

Código: FIA-2.2.3



Procedimientos Archivo Central CT E MiD $ FIA-2.2.3.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

FIA-2.2.3.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalízar para futuras consultas.

FIA-2.2.3.41 PROYECTOS 5 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos

HA-22.3.41.113 Proyectos Cursos Especiales

libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

FIA-2.2.3.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FIA-2.2.3.44.128 Resoluciones reflejan las decisiones tomadas por los

Dec,anatura Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o dIgitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total MfD: Microfilmación o Digitalización


Fecha: 0 8 MAY 2019

Firma De Apro

J3 Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Acad mica Unidad productora: Facultad de Ingeniería Acronómica. Departamento de Producción y Sanidad Vectetal Código: FIA-22,3.1 Periodo VI




FIA-2.2.3.1.1 FIA-2.2.3.1 .1.41



FIA-2.2.3.1.3 FIA-2.2.3.1.3.1



Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: MicroflImación o Digitalización


Fecha: 08 MAY 2019

ihr Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Viterrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ingeniería Agronómica. Departamento de Suelos y Agua Código: FIA-2.2.3.2 Período VI


Código N° Asunto e Serie Retención Disposición final


FIA-2.2.3.2.1 ACTAS Actas de Reunión de Departamento

2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tornadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

FIA,22.3.2.1.41

FIA-2.2.3.2.3 FIA-22.3.2.3.1


2 Mas X X Se conservan por oonsiderarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

Convenciones:



Fecha: 0 3 MAY 2019

irme De Aar_os

h 08 MAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académico Unidad Productora: Facultad de Ingeniería Agronómica. Departamento de Desarrollo Agrario Código: FIA-2.2.3.3 Periodo VI




FIA-2.2.2.3.3.1 FiA-2.2.3.3.1.41

ACTAS Actas de Reunión de Departamento


FIA-2.2.3.3.3 FIA-2.2.3.33.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA o Actas de Acuerdo

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental. Pedagógico

Convenciones:

CT: Conservación Total Microfilmación o Digitalización



Firma De Aprobaci67_,',L---

. O E3 MAY 2019

Mr¡ Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ingeniería Acironómica. Proorama de Ingeniería Aoroindustrial Código: FIA-223.4 Periodo VI




F IA-2.2.3.4.1 FIA-2.2.3.4.25


2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FIA-2.2.3.4.3 FIA-2.2.3.4.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas de Acuerdo Pedagógico .


Convenciones:



Irma De Aprobació

cha: 08 MM2019




Periodo VI

Unidad Productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Código: FCEA-2.2.4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCEA-2.2.4.1

FCEA-2.2.4.1.15 ACTAS



FCEA-2.2.4.1.25 Actas Consejo de Facultad


FCEA-2.2.4.1.43 Actas Sustentación de Grado


FCEA-2.2.4.2 FCEA-2.2.4.2.46



Convenciones:



irrna De

Fecha: 0 8 MAY 2019

no r Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad Productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Código: FCEA-2.2.4 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCEA-2.2.4.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y

administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada 4a frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FCEA-2.2.4.38 PRACTICAS DE CAMPO 2 Años X Documentos de carácter administrativo, Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FCEA-2.2.4.44 FCEA-2.2.4.44.128


2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitafizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información. -

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilrnación o Digítalización


Convenciones:


E: Eliminación

M: Microfilmación

S: Selección

Fecha: 08 MAY 2019

Universidad II del Tolima



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Administración v Mercadeo Código FCEA-2.2.4 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E WID S FCEA-2.2.4.1

FCEA-2.2.4.1.41 ACTAS

Actas de Reunión de Departamento


FCEA-2.2.4.3 FCEA-2.2.4.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA

Actas Acuerdos Pedagógicos

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memcria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

FCEA-2.2.4.19 FcEA-2.2.4.19.69

CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes

2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.

FCEA-2.2.4.28 FcEA-2.2.4.28.93

INFORMES Informes de Docentes

2 Años X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FcEA-2.2.4.28.94 Informes de Gestión


ign Universidad 1:11 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Vicerrectoría Académica unidad productora Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Economía Código: FCEA-2.2.4.2 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT _ E M/D S FCEA-2.2.4.2.1 FCEA-2.2.4.2.41

ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno

Actas Reunión de Departamento

general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

FCEA-2.2.4.2.3 FCEA-2.2.4.2.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos


Pedagógicos

FCEA-2.2.4.2.19 FCEA-2.2.4.2.19.69


2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.

FCEA-2.2.4.2.28

FcEA-2.2.4.2.28.93

INFORMES

Informes Docentes


Convenciones:


E: Eliminación


5I1Fiirma De 0 8 m AprobaAy .019

S: Selección

Firma De Aprobac

08 MM 2019 cha:

nig Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Vicerrectoría Académica unidad productora Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Economía Código: FCEA-2.2.4.2 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FC EA-2.2.4.2.28 FCEA-2.2.4.2.28.94



FCEA-2.2.4.2.37 FCEA-2.2.4.2.37.106

PLANES Planes de Mejoramiento

5 Años X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, especifica las políticas líneas de y actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Convenciones:



rma De Aprroi al— Convenciones:


E: Eliminación

Fecha: 08 MAY 2019 M/D: Microfilmación o Digitalizadón

S: Selección

n'T Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Programa de Ciencias Económicas v Administrativas Código: FCEA-2.2.4.3 Periodo VI




FCEA-2.2.4.3 FcEA-2.2.4.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos


rma De Aprobar

ha O 8 MAY 2019 ej

Universidad UT del Tolima SECRETARIA AA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.

Periodo VI

Departamento de Negocios Internacionales Código: FCEA-2 2 4 4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCEA-2.2.4.4.1 FCEA-2.2.4.4.1.25



Convenciones:



Fecha: 08 MAY 2019

irma De Aprobac jraTi ailza-szs-



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación Código: FCE-2.2.5



Procedimientos Archivo Central CT E _ M/D S FCE-2.2.5.1

FCE-2.2.5.1.15

ACTAS



FCE-2.2.5.1.25 Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o diqitalizan para preservar la documentación

FCE-2.2.5.1.43 Actas Sustentación de Grado


Convenciones:



rma De Aprobad'"

Fecha 08 MAY 2019 Convenciones:


E: Eliminación


S: Selección

IR Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación Código: FCE-2.2.5



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.2

F0E-2.2.5.2.46 ACUERDOS

Acuerdo Consejo de Facultad


FCE-2.2.5.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

his Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Vicerrectora Académica

Periodo VI

unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación

Código: FCE-2 2 5 Desde el primer semestre de 1987 hasta 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FCE-2.2.5.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las

funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

FCE-2.2.5.9.41 PROYECTOS 5 Años X X Documentos que reflejan las notas de los FCE-2.2.5.41.113 Proyectos Cursos

Especiales cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

FCE-2.2.5.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los FCE-2.2.5.44.128 Resoluciones Decanatura Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



rma De Aproba

Fecha: 08 MAY 2019

Firma De Apr

echa: 0 8 MAY 2019

ito Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación.

Periodo VI

Departamento de Ciencias Sociales Código: FCE-2.2.5.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/1) S FCE-2.2.5.1.1 ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las

FCE-2.2.5.1.1.41 Actas Reunión de Departamento

decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

FCE-2.2.5.1.3 ASIGNACIÓN 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria FCE-2.2.5.1.3.1 ACADÉMICA

Actas de Acuerdo institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

Pedagógico FCE-2.2.5.1.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan

FCE-2.2,5.1.28.94 Informes de Gestión

la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

FCE-2.2.5.1.40 PROGRAMAS 5 Años X Documentos de carácter académico. Los actos FCE-2.2.5.1.103 Lineamiento de administrativos conservan las decisiones tomadas.

Programas Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación y picar la documentación.

Convenciones:





Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación. Departamento de Español e Inglés Código FCE-2.2.5.2 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central - CT E M/D S FCE-2.2.5.2.1

FCE-2.2.5.2.1.8 ACTAS

Actas Comité Curricular


FCE-2.2.5.2.1.15 Actas Comité Investigaciones


FCE-2.2.5.2.1.41 Actas Reunión de Departamento


Convenciones:



ma De Aprobacis,

Fecha.08 MAY 2019

'Y Universidad UY del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Vicerrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación Departamento de Español e Inglés Código: FCE-2.2.5.2, Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FcE-2.2.5.2.1.43 Actas

Sustentación de Grado


FCE-2.2.5.2.3 FCE-2.2.5.2.3.1


Actas de Acuerdo Pedagógico


FCE-2.2.5.2.19 FCE-2.2.5.2.19.69


2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación, picar la documentación.

FCE-2.2.5.2.28 FCE-2.2.5.2.28.90

INFORMES Informes de Actividades Docentes

2 Años X X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para conservar, preservar la documentación.

Convenciones:



Firma De Aprobac

Fecha: 08 MAY 2019

niz r Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación, Departamento de Español e Inalés Código: FCE-2.2.5.2. Periodo VI


Código N° Asunto o Serie Retención Disposición fina

Procedimientos . Archivo Central CT E M/D S FCE-225.228.92 Informes de

Departamento 2 Años X Documentos de carácter administrativo que

reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas en los departamentos. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FCE-2.2.5.2.40 FCE-2.2.5.2.40.103

PROGRAMAS Lineamientos de Programas

5 Años X Documentos de carácter académico, Los actos administrativos conservan las decisiones tomadas. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación y picar la documentación.

FcE-2.2.5.241 FCE-2.2.5.2.41.113


2 Años X X Documentos que reflejan las notas de 105 cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Convenciones:

CV: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización


Firma De Apro

Fecha: 0 8 MMM2019

Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación. Departamento de Psicopedagooía Código: FCE-2.2.5.3 Periodo VI


Código N° Asunto o Serie Retención Dis posición final

Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.3.1 ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las FCE-2.2.5.3.1.41 Actas Reunión

de Departamento decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

FCE-2.2.5.3.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la FCE-2.2.5.3.28.94 Informes de

Gestión gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

FCE-2.2.5.3.19 CONVOCATORIAS 2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo FCE-2.2.5.3.19.69 Convocatorias

Cargos Docentes de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.

FCE-2.2.5.3.41 PROYECTOS 2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos FCE-2.2.5.3.41.113 Proyectos Cursos

Especiales libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Convenciones: nts<Firma De Aprobac~

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización Fecha: 08 MAY 2019


Universidad CP del Tolima



Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Vicerrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación. Departamento de Licenciatura en Matemáticas y Física Código: FCE-2.2.5.4 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.4.1 FCE-22.5.4.1.25



FCE-2.2.5.4.1.43 Actas Sustentación de Grado

2 Años X X

,

Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Nlicrofilmar o dígitalizar para la preservación y conservación de los originales.

Convenciones: Firma De Apro

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización echa: 0 8 MM' 2019


rma De Apr

echa: 08 MAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Facultad de Educación Unidad productora: Observatorio de Paz y Derechos Humanos Código: OPDH-2.2.5.5



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S OPDH-2.2.5.5.28 OPDH-2.2.5.5.28.94



OPDH-2.2.5.5.41 PROYECTOS 5 Años X Documentos que reflejan el desarrollo de los proyectos del Observatorio, seleccionar una muestra del 10% de los más representativos, los demás levantar actas de eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



Firma De Apr bac

cha: 08 MM 2019

nor Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Tecnologías

Código: FT-2.2.6



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FT-2.2.6.1

FT-2.2.6.1.15 ACTAS



FT-2.2.6.1.25 Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación

FT-2.2.6.1.43 Actas Sustentación de Grado


Convenciones:



irme De Aprob

Fecha: 8 MAY 2019




Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Tecnologías

Código: FT-2.2.6



Procedimientos Archivo Central CT E MID S FT-2.26.2

FT-2.2.6.2.46

• •


2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administrac:ión. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FT-2.2.6.18

i

i

,

CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez l'quidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o .digitalizan para preservar la documentación.

FT-2.2.6.28 FT-22.6.28.94

_



Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o DigitalizaCión


Firma De Aprobac

echa: 08 MM 2019

nor Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicen-ectoría Académica Unidad productora: Facultad de Tecnologías Código: FT-2.2.6



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FT-2.2.6.41 FT-2.2.6.41.113


2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

FT-2.2.6.44.128 RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura


Convenciones:



rma De Aprobación -

WD: Microfilmación o Digitalización Fecha: 0 8 MAY 2019

El Universidad IJ del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Tecnologías. Departamento de Topografía Código: T-2.2.6.1 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S T-2.2.6.1.1

T-2.2.6.1.41 ACTAS



T-2.2.6.1.3 T-2.2.6.1.3.1


Actas Acuerdos Pedagógicos

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para le preservación documental.

T-2.2.6.1.28 T-2.2.6.1.28.93


2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar acta de eliminación y picar la documentación.

P2.2.6.1.28.94 Informes de Gestión


T-2.2.6.1.38 PRACTICAS DE CAMPO

2 Años X Documentos de carácter administrativo. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



Mg Universidad CP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Tecnologías, Departamento de Dibujo Código: 0-2 2 6 2

Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S 0-2.2 6.2 1 ACTAS

Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se

conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

D-2.2.6.2.1.25 :

D-2.2.6.2.3 0-2.2.6.2,3.1


2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o

,cligitalizan para la preservación documental.

0-2.2.6.2.28 1 112.2.6.2.28.93 j



Convenciones:



Firma De Apre

Pecha: C OMA? 2019

Firma De Apro

WD: Microfilmación o Digitalización echa: O 8 MM 2019

nor Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias.

Código: FC-2.2.7



Procedimientos Archivo Central CT E fVVD S FC-2.2.7.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter académico que

FC-2.2.7.1.25 Actas Consejo de Facultad reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

FC- 22.7.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

FC-2.2.7.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

FC-2.2.7.2.46 Acuerdos Consejo de Facultad

Convenciones:



Convenciones:


E: Eliminación

MID: Microfilmación o Digitalización

S: Selección

le-------------- Firma De Apro

echa: 08 MAY 2019

T Universidad I del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. FC-2.2.7 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FC-2.2.7.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y

administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Fe-2.2.7.28 FC-2.2.7.28.94



FC-2.2.7.44 Fe-2.2.7.44.118


2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos libres. Microfílmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

cha: 08 HAY 2019

T Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. FC-2.2.7 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FC-2.2.7.44

FC-2.2.7.44.128 RESOLUCIONES


reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digítalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



his Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Ciencias, Departamento de Física Código: F-2.2,7.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S F-2.2.7.1.1

F-22.7.1.1.41 ACTAS



F-2.27.1.3 F-2.2.7.1.3.1

ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas Acuerdos Pedagógicos

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digltalizan para la preservación documental.

Convenciones: irma De Aprob

a: Conservación Total hAID: Microflimación o Digitalización echa: 08 MAY 2019





Período VI

Unidad productora: Facultad de Ciencias. Departamento de Química

Código: Q-2.2.7.2 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E . WD S 0-2.2.7.2.1

Q-2.2.7.2.1.41 ACTAS



0-2.2.7.2.1.3 0-22.72.1.3.1

ASIGNACIÓN ACADÉMICA .41 Actas Acuerdos Pedagógicos

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digltalizan para la preservación documental.

Convenciones:



irma De Aprob.

echa: 08 MAY 2019

Firma De Aprob

echa: 08 VA? 2019

hr Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Ciencias. Departamento de Biología

Código: B-2.2.7.3



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S B-2.2.7.3.1

B-2.2.7.3.1.41 ACTAS


2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por ice profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

8-2.2.7.3.3 B-2.2.7.3.3.1



B-2.2.7.3.19 B-2.2.7.3.19.69


2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación,

icar la documentación.

Convenciones:



Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. Departamento de Matemáticas y Estadística Código: ME-2.2.7.4 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S ME-2.2.7.4.1

ME-2.2.7.4.1.41 ACTAS



ME-2.2.7.4.3 ME-2.2.7.4.3.1



ME-2.2.7.4.19 ME-2.2.7.4.19.69


2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar acta de eliminación y picar la documentación.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización P echa:


Firma De Apr 08 MAY 2019

Fecha: 08 MAY 2019

Firma De Apro

br Universidad NY del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. Dirección y Coordinación de Bioloaía Código: DCB-2.2.7.5

Periodo VI Desde el año 1987 al año 200$



DCE3-2.2.7.5.1 ACTAS Actas de Pasantía

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las

DCB-2.2.7.5.1.37

DCB-2.2.7.5.1.43 Actas Sustentación de Grado

funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.

Convenciones:

CT: Conservación Total IvI/D: Microfilmación o Digitalización


irma De Apro

echa: 08 HAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoria Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. Dirección y Coordinación de Matemáticas v Estadística

Periodo VI Código: DCME-2.2,7.6 Desde el año 1987 al año 2006


Procedimientos Archivo Central CT E M/0 S DCME-2.2.7.6.1

DCME-.2.2.7.6.1.2.5 ACTAS

e Actas Comité Curricular 2 Mas X X Documentos de carácter académico. Se


Convenciones:



eur Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tohma Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo VI

Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud

Código: FCS-2 2 8



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCS-2.2.8.1

FCS-2.2.8.1.15 ACTAS


2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FCS-2.2.8.1.25 Actas Consejo de Facultad

X X Documentos de carácter académico administrativo. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman

digitalizan para preservar la documentación. FCS-22.8.1.43 Actas Sustentación de

Grado X X Documentos de carácter académico administrativo. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman

digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:

~e Firma De Aprobac'r .

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización Fecha: 08 MAY 2019


nir Universidad giV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI


Código: FCS-2.2.8



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCS-2.2.8.2

FCS-2.2.8.2.46 ACUERDOS

Acuerdos Consejo de Facultad


FCS-2.2.8.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de. 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor. documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



Firma De Aprobación:

Fecha: 0 8 MAY 2019

Firma De Aprobacran.

ha: O 8 MM 2019 MID: Microfilmación o Digitalización

T Universidad ID del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL



Periodo VI


Código: FCS-2.2.8



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCS-2.2.8.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FCS-2.2.8.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las


FCS-2.2.8.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FCS-22.8. 44.128 Resoluciones Decanatura reflejan las decisiones tomadas por los

Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



Firma De Aproba.

echa: 8 MAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Salud Pública

Periodo VI Código: DSP-2.2.8.1 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E MID S DSP-2.2.8.1.1 OSP-2.2.8.1.1.41


2 Años

_

X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

DSP-2.2.8.1.3 DSP-2.2.8.1.3.1



DSP-2.2.8.1.19 0SP-2.2.8.1.19.69


2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar acta de eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



Convenciones:


E: Eliminación


S: Selección

etaFirma De Aproba

cha: 08 MAY-2019

hr Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Vicerrectoría Académica unidad productora Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Salud Publica Código: DSP-2.2.8.1 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DSP-2.2.8.1.28

DSP-2.2.8.1.28.86 INFORMES

Informes Comité y Evaluación

2 Años •

X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el

Docente Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

DSP-2.2.8.1.28.94 Informes de Gestión

2 Años X x Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

DSP-2.2.8.1.37 PLANES 2 Años X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, DSP-2.2.8.1.37.106

Planes de Mejoramiento

especifica las políticas y líneas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Ciencias Clínicas Código: DCC-2.2.8.2 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCC-2.2.8.2.1 ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que DCC-2.2.8.2.41 Actas de Reunión de

Departamento reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

DCC-2.2.8.2.3 ASIGNACIÓN ACADÉMICA 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la DCC-2.2.8.2.3.1 Actas Acuerdos

Pedagógicos memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

DCC-2.2.8.2.19 CONVOCATORIAS 2 Años X Documentos carácter académico. Pasado DCC-2.2.8.2.19.69 • Convocatorias Cargos el tiempo de conservación en el Archivo

Docentes Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.

DCC-2.2.8.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos carácter académico. Pasado DCC-2.2.8.2.28.86 Informes Comité y el tiempo de conservación en el Archivo

Evaluación Docente Central, microfilmar.

•••••••.. Convenciones:



Firma De Aprobacehrer-----

Fecha: 08 MM' 2019

arma De Aprobació

Fecha: 0 8 MM Fecha:



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Ciencias Clínicas Código: DCC-2.2.8.2 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCC-2.2.8.2.37 DCC-2.2.8.2.37.106

PLANES Planes de mejoramiento

2 Años X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, especifica las políticas y líneas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

DCC-2.2.8.2.38 PRACTICAS DE CAMPO 2 Años X Documentos de carácter administrativo. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



Firma De Aprobad"

Fecha: .0 8 MAY 2019

Universidad U del Tollina SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Programa de Enfermería Código: PE-2.2.8.3 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S PE-2.2.8.3.1

PE-2.2.8.3.1,8 ACTAS



PE- 2.2.8.3.1.16 Actas Comité de Pasantía 2 Años X X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

PE-2.2.8.3.3 PE-2.2.8.3.1



Convenciones:





Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Programa de Medicina

Código: PM-2.2.8.4 Periodo VI



Procedimientos Archivo Central CT E MID S PM-2.2.8.4.1

PM-2.2.8.4.1.8 ACTAS



Convenciones:



MID: Microfilmación o Digitalización

Firma De Aproh-n~

echa: 08 MAY 2019

hr Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Postqrados

Periodo VI Código: P-2.2.8.5 Desde el año 1987 al año 2005

Retención Disposición final Código N° Asunto o Serie Archivo Central CT E M/D S Procedimientos

P-2.2.8.5.41 PROYECTOS 2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los P-2.2.8.5.41.113 Proyectos Cursos

Especiales cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Convenciones:



írma De Aprobac

Fecha: 0 8 HAY 2019

UUniversidad del lama SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Dirección

Código: IDEAD-2.2.9.1 Periodo VI Desde el año 1988 al ario 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M1D S IDEAD-2.2.9.1.11

IDEAD-22.9,1.11.57 CIRCULARES

Circulares Informativas 2 Años X Documentos de carácter

informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

IDEAD-2,2.9.1.28 IDEAD-2.2,9.28.94



Convenciones:



Firma De Aprob

08 MAY 2019 cha:

a lir Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto Educación a Distancia Unidad Productora: Dirección

Código: IDEAD-2.2.9.1 Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S IDEAD-2.2.9.1.37

IDEAD-2.2.9.1.37.106 PLANES

Planes de Mejoramiento

2 Años

.

X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, especifica las políticas y líneas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

IDEAD-2.2.9.1.44 IDEAD-2.2.9.1.44.130

RESOLUCIONES Resoluciones del IDEAD

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por el Instituto de Educación a Distancia en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:



ma De

Fecha: 0 8 MAY 2019

no I= Universidad VP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica

Código: SA-2.2.9.2 Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005


Procedimientos Archivo Central ' CT E MiD $ SA-2.2.9.2.1

SA-2.2.9_2.1.11 ACTAS

Actas Comité de Coordinación

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SA-2.2.9.2.1.26 Actas Consejo Directivo

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Información compilada en los Comités de Coordinación. Levantar acta de eliminación y picar la documentación.

SA-2.2.9.2.1.30 Actas Cursos de Tutores

2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



Convenciones:


E: Eliminación


S: Selección

rma De Apr

ha: 08 MM 2019

rj Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Instituto de Educación a Distancia. Secretaría Académica Código: SA-2.2.9.2



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-2.2.9.2.3 ASIGNACIÓN ACADEMICA 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la

SA-2.2.9.2.3.1 Actas de Acuerdo memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental. Pedagógico

SA-2.2.9.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor SA-2.2.9.2.28.94 Informes de Gestión histórico, microfilmar o digitalizar para el

aseguramiento de la información y posteriores consultas.

SA-2.2.9.2.43 REGISTROS 2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor SA-2.2.9.2.43.119 Registros Calificaciones

Nivel Introductorio histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.

06 MAY 2019 Fecha:

Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Programa Tecnología en Electrónica

Código: PTE-2.2.9.2 1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D $ PTE-2.2.9.2.1.1

PTE-2.2.9.2.1.1.8 ACTA

Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter

académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

PTE-2,2.9.2.1.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.

PTE-2.2.9.2.1.1.3 PTE-2.2.9.21.1.3.1

ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas Acuerdos Pedagógicos

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental

Convenciones:





Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Proarama Tecnología en Sistemas

Código: PTS-2.2.9.2.2



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S PTS-2.2.9.2.2.1

PTS-2.Z9.2.2.1.8 ACTA

Actas Comité Curricular 2 Años

,

X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

PTS-2.2.9.2.2.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.

PTS-2.2.9.2.2.3 PTS-22.9.22.3.1


2 Años X

_

X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para la preservación documental

Convenciones:

CT: Conservación Total Me: Mia-ofilmación o Digitalización


Fecha: 06 MAY 2019

Firma De Ap

Fecha: 0 8 MAY 2019

nor Universidad IP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica Proorama Tecnolociia Educativa Código: PTED-2.2.9.2.3



Procedimientos Archivo Central CT E .WD S PTED-2.2.9.2.3.1

PTED-2.2.9.2.3.1.8 ACTA . Actas Comité Curricular


Convenciones:

CT: Conservación Total Mil): Microfiltnación o Digitalización


nor Universidad Mi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Programa Administración Educativa. Código: PAED-2.2.9.2.4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S PAED-2.2.9.2.4.1

PAED-2.2.9.2.4.1.8 ACTA

Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter académico.

Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

PAED-2.2.9.2.4.3 PAED-2.2.9.2.4.3.1


2 Años X X

_

Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental

Convenciones:



Firma De Aproba

Fecha: 08 MM 2019

irma De Aprobac

Fecha: 08 MAY 2019

Universidad CP del Tolima



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Proorama Licenciatura en Educación Básica Primaria Código: PLEBP-2.2.9.2,5



Procedimientos Archivo Central CT E WD S PLEBP-2.2.9.2.5.1 PLEBP-2.2.92.5.1.8

ACTA Actas Comité Curricular

2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.

PLEBP-2.2.9.2,5.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan él desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.

Convenciones:



irme De Aprobación ,...

O 8 MAY 2019 Fecha:



Entidad Productora: Universidad del Tollina Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Proarama Administración inanciera Código: PAF-2.2.9.26



Procedimientos Archivo Central CT E M/D $ PAF-2.2.9.2.6.1

PAF-2.2.9.2.6.1.8 ACTA


académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

PAF-2.2.9.2.6.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.

Convenciones:



nor Universidad UI del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Programa Administración de Empresas Agropecuarias Código: PAEA-22.9.2:7



Procedimientos Archivo Central CT E WD S PAEA-2.2.9.2.7.1

PAEA-2.2.9.2.7.1.8 ACTA 2 Años X X Documentos de carácter

académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.

Actas Comité Curricular

Firma De Aprobse"n —

Fecha: 00 HAY 2019

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Mianfilmación o Digitalización




Entidad Productora: Universidad del Tohma Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Especialización en Gerencia de Instituciones Educativas Código: EGIE-2.2.9.2.8



Procedimientos Archivo Central CT E ft/UD $ EGIE-2.2.9.2.8.1

EGIE-2.2.9.2.8.1.8 ACTA


académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

EGIE-2.2.9.2.8.1.43 Actas Sustentación de grado 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

EGIÉ-2.2.9.2.8.3 EGIE-2.2.9.2.8.3.1

ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas de acuerdo Pedagógico

2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental

Firma De Aprobar-CIÓ ,

08 MAY 2019 Fecha:

Convenciones:





Entidad Productora: Universidad del Tolirrta Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Especialización en Docencia de la Literatura Infantil Código: EDLI-2.2.9.2.9

Período VI Desde el ano 1986 al ano 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D $ EDLI-2.2.9.2.9.1

EDLI-2.2.9.2.9.1.8 ACTA


académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se .microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones;

Cr: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización

E; Eliminación S: Selección

rma De Ap

Fecha: 019 - •

T universidad Vi del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del -falba Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica Programa Tecnología en Alimentos. Código: PTA-2.2.9.2.10



Procedimientos Archivo Central CT E IWD S PTA-2.2.9.2,10.1 ACTA 2 Años X X Documentos de carácter PTA-2.2.9.2.10.1.8 Actas Comité Curricular académico. Se conservan

porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar fa documentación.

PTA-2.2.9.2.10.3 ASIGNACIÓN ACADÉMICA 2 Años X X Se conservan por considerarse PTA-2.2.9.2.10.3.1 Actas Acuerdos Pedagógicos parte de la memoria institucional.

Se ,microfilman o digitalizan para la preservación documental

Convenciones:



Fecha: O 8 MAY 2019

‘Firma De Apro

Fecha: 08 MAY 2019

nigis Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Coordinación de Investigaciones.


Código: 1-2.2.9.2.1


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S 1-2.2.9.2.1,1.1 1-2.2.9.2.141.1.15

ACTA Actas Comité de Investigaciones


Convenciones:




S: Selección

Convenciones:


E: Eliminación

Firma De

Fecha: 0 8 MM 2019

El Universidad gr, del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Periodo VI Unidad Productora: Secretaría Administrativa Código: SA-2.2.9.3




CT E M/D S

SA-2.2.9.3.1 SA-2.2.9.3.1.2

ACTAS Actas Clasificación Tutores

1 Año X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución y pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.

SA-2.2.9.3.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años. Mediante análisis y consenso de las unidades académicas se determinó no realizar selecciones o eliminaciones a esta serie documental

SA-2.2.9.3.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años. Mediante análisis y consenso de las unidades académicas se determinó no realizar selecciones o eliminaciones a esta serie documental.

Convenciones:


E: Eliminación


S: Selección

irma De Aproba.

Fecha: ¿JO MAY 2019

T Universidad UP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Periodo VI Unidad Productora: Secretaría Administrativa Código: SA-2.2.9.3



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-2.2.9.3.28 INFORMES 3 años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la

SA-2.2.9.3.28.85 Informes Órganos de

gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el

Estado Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción;

SA-2.2.9.3.28.94 microfilmar o digitalizar para futuras consultas. Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al

Informes de 2 Años X X área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Gestión Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción;

SA-2.2.9.3.28.96 microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

Informes

Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe

Ejecución Presupuestal

10 X x efectuar una selección representativa del 10% por ario de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

SA-2.2.9.3.32 MATRICULAS 10 años X Documento contable deberá conservarse por un período SA-2.2.9.3.32.116 Recibos de

Liquidación de Matrículas

diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

ma De Aprobac

Fecha: 0 8 MAY 2019

hr Universidad UP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administratva: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora. Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.6

FR-2.2.9.4.6.63 BALANCES

Conciliaciones 10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo,

tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.

FR-2.2.9.4.6.64 Consolidados de Almacén

10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.

Convenciones:



Convenciones:


E: Eliminación

M: Microfilmación

S: Selección

Firma De Aproba

Fecha: 0 MM 2019

nar Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4

Periodo VI Desde el año 1986 al año 200$


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.6.65 Consolidado

Financieros 10 Años X Documentos de valor contable y administrativo,


FR-2.2.14.6.87 Informes Contables Almacén

10 Años X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan

Fecha: 08 MAY 2019

irma De Aprobac



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4



Procedimientos Archivo Central CT E MID S FR-2.2.9.4.6.88 Informes Contables Egresos 10 Años X X Documentos de valor contable y

administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan

FR-2.2.9.4.6.89 Informes Contables Ingresos 10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan

Convenciones:



Firma De Aproba

08 MM 2019 echa:



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Fondo Rotatorio Código: FR-2.2 9 4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.6.99 Libro de Bancos 10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo,


FR-2.2.9.4.20 FR-2.2.9.4.20.71

CORRESPONDENCIA Correspondencia Despachada

2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

FR-2.2.9.4.20.72 Correspondencia Recibida 2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



Firma De Aproba

echa: 08 MAY 2019

lir.' Universidad UF del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora- Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.18

FR-2.2.9.4.18.68 CONVENIOS

Convenios de Infraestructura 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal,

contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

Convenciones:



im Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tohme Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Instituto Educación a Distancia. Secretaria de Centros Regionales Código: SCR-2.2.9.5

Período VI Desde el año 1986 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E Iv1/0 S SC R-2.2.9. 5.18

SCR-2.2.9.5.18.68 CONVENIOS

Convenios de Infraestructura 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal,

contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar le documentación,

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitatización


a De Apa

cha: 08 MAY 2019

WUniversidad del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicernáctoría Acad mica

Periodo VI

Unidad productora: Centro de Estudios Reaionales-CERE

Código: CERE-2.3



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S CERE-2.3.1

cERE-2.3.1.22 ACTAS

Actas Comité Técnico 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan

las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

C E RE-2. 3.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al rearmar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

CERE-2.341 PROYECTOS 10 Años X Documentos de carácter académico. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se seleccionan una muestra cualitativa del 10% de los trabajos más representantes para la historia de la Universidad.

Convenciones-,



irma De Aproba

Fecha: 08 MAY 2019

Convenciones:


E: Eliminación


S: Selección

Firma De Apr

echa: 08 MAY 2019

ni y Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Oficina de Investigaciones y Desarrollo Científico

Periodo VI Código: IDC-2.4 Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S IDC-2.4.1

IDC-2.4.1.6 ACTAS

Actas Comité Central de Investigaciones

2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

10C-2.4.7 IDC-2.4.7.52

BANCOS Boletín Diario de Caja y Bancos

10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.

IDC-2.4.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

IDC-2.4.19 IDC-2.4.19.70

CONVOCATORIAS Convocatorias de Investigación

5 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación, picar la documentación.

0 8 HAY 2019 Fecha:

rma De Aprob '

T Universidad CP del Tenme SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del TOMEI Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo VI

Unidad productora: Oficina de Investioaciones Y Desarrollo Científico

Código: IDC-2 4 Desde el año 1987 al año 200$

Código N' Asunto o Serie Retención Disposición final

Procedimientos Archivo Central CT E M1D S IDC-2.4.28

IDC-2.4.28.94 INFORMES

Informes De Gestión 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la

gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

I DC-2.4.41 IDC-2.4.41.114

PROYECTOS Proyectos de Investigación

5 Años X Documentos de carácter académico. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se seleccionan una muestra cualitativa del 10% de los trabajos más representantes para la historia de la Universidad.

Convenciones:

Cr: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización


Firma De Aprobaciót

Fecha: 08 MAY 2019



Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa

Periodo VI

Unidad productora:

Código: VA-3



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S VA-3.28

VA-3.28.94 INFORMES

Informes de Gestión 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

Convenciones:


E: Eliminación S: Selección,

zur Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1



Procedimientos Archivo Central CT E M S DCF-3,1.5 DCF-3.1.50

BALANCES Balances. Informes Contables

10 Años

i

X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

Convenciones:

CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digítalización


Firma De Apr

Fecha: O O MM 201

hr Universidad %IP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoria Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1



Procedimientos Archivo Central CT E M S DCF-3.1.13

DCF-3.1.13.60 COMPROBANTES

Comprobante Diario 10 Años X Documento contable deberá conservarse

por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

DC F-3.1.21 DCF-3.1.21.73

CUENTAS Cuentas Anuladas

10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta, Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

C.

Convenciones:

CT: Conservación Total.M/D: Microfilmación o Digitalización Fecha: O 8 MAY 2019


In Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Código: DCF-3.1 Periodo VI


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable v Financiera

Firma De Aproba


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCF-3.1.21

DCF-3.1.21.74 CUENTAS

Cuentas Canceladas 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un

período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

DCF-3.1.21.75 Cuentas Causadas 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

DCF-3.1.21.76 Cuentas Elaboradas 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalizac ón


cha: 03 MAY 2019

Firma De Apro

cha: 06 MAY 2019

nor Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicen-ectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCF-3.1.28

DCF-3.1.28.94 INFORMES

Informes Ejecución Presupuestal

10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

DCF-3.1.30 DCF-3.1.30.100

LIBROS Libros Auxiliares

10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

Convenciones:



Fecha: 08 MM 2019

Firma De Aproba

mi Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: VIcerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCF-3,1.32

DCF-3.1.32.116

DCF-3.1.32.122

DCF-3.1.32.123

MATRICULAS Recibos Liquidación De Matriculas

Reliquidación de Matriculas

Reliquidación descuentos por Hermanos

10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art, 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

Convenciones:

CT: Conservación Total M1D: Microfilmación o Digitalización


Firma De roCtia ".

cha: 08 MAY 2019

T universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable v Financiera. Tesorería y Pagaduría.

Código: TP-3.1.1 Periodo VI




CT E M/D S

TP-3.1.1.7 BANCOS 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período TP-3.1.1.7.52 Boletín Diario de

Caja y Bancos diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la

TP-3.1.1.7.63 Conciliaciones reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema

TP-3.1.1.7.115 Recaudos Financiero Art. 96

TP-3.1.1.33 NOTAS 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período TP-3.1.1.33.104

TP-3.1.1.33.105

Notas Crédito

Notas Débito

diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96.

TP-3.1.1.46 NÓMINA 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96.

Convenciones:





Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: Servicios Administrativos Código: SA-3.2.



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-3.2.1 ACTAS 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la

SA-3.2.1.40 Actas Juntas de Licitaciones memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.

SA-3.2.1.14 COMUNICACIONES OFICIALES 2 Años X Pasado el tiempo de conservación levantar acta para su eliminación. Recobran valor administrativo.

SA-3.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SA-3.2.28.94 Informes de Gestión • reflejan la gestión y el cumplimiento de las


SA-3.2.31 MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA 1 Año X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención, eliminar y picar la documentación.

Convenciones:



.,.. ...

Firma De Aprobaaiitr --

echa O 8 .:,.:2019:

Fecha: 08 MAY 2019

T Universidad ID del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolime Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: Servicios Administrativos Código: SA-32



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-3.2.42

SA-3.2.42.117 RECIBOS

Recibos Servicios Públicos 10 Años X Documento contable que sirve de soporte en

las cuentas de pago se deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96

SA-3.2.45 SA-3.2.45.108

SEGUROS Pólizas Globales

5 Años

,

X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas el área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.

Convenciones:

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o DigitalizaCión




Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: Servicios Administrativos. Comoras Código: C-3.2.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S C-3.2.1.6 BANCO DE PROVEEDORES 2 Años X Considerados como Planes Operativos al

cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores primarios y no recobrar valor secundario.

C-3.2.1.34 OFERTAS PUBLICA 2 Años X Considerados como Planes Operativos al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores

y no recobrar valor secundario. _primarios C-3.2.1.35 ORDENES DE SUMINISTRO 2 Años X Considerados como Planes Operativos al

cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores primarios y no recobrar valor secundario.

C-3.2.1.36 C-3.2.1.36.97

PLAN DE COMPRAS Informes Plan de Compras

2 Años X Considerados como Planes Operativos al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores primariosyno recobrar valor secundario.

Convenciones: rma De Aproba

CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digital ización cha: 08 MAY 2019


Firma De Aprobar

echa: O 8 MM 2019

ni lir Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectorla Administrativa

Periodo VI

Unidad Productora: Servicios Administrativos, Almacén Código: A-3 2 2



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S A-3.2.2.10 BOLETINES 10 Años X Documento contable deberá conservarse por

A-3.2.2.10,53 Boletines de Bajas

Boletines de Custodias

un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de

A-3.2,2.10.54

2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y A-3.2,2.10.55 Boletines de Entradas y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema

Responsabilidades Financiero Art, 96

A-3.2.2.10.56 Boletín de Entradas y Salidas

Convenciones:



br Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vic,errectoría Administrativa

Periodo VI

Unidad Productora. División de Relaciones Laborales y Prestecionales Código: DRIP-3 3, Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT , E M/D S DRLP-3.3.1 DRLP-3.3.1.3

ACTAS Actas Comisión Negociadora

2 Años X 1 X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

DRLP-3.3.1.23 Actas Comités de Reclamos

2 Años X : X

'

Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas,

012LP-3.3131 Actas de Comité Evaluador

2 Años X 1 X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

Convenciones:


E: Eliminación

M/D: Microfilmación o Digitalizadón

S: Selección

Firma De Aprobr

Fecha: 08 MAY 2019

"ffir Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolime Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa

Periodo VI

Unidad Productora: División de Relaciones Laborales y Prestacionales Código: DRLP-3.3. Desde el año 1987 al año 2005


Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DRLP-3.3.1

DRLP-3.3.1.32 ACTAS

Actas de Comité Selección de Personal


DRLP-3.3.1.36 Actas Evaluación de Hojas de Vida


DRLP-3.3.19 DRLP-1.3.19.91

CONVOCATORIAS Informes de Convocatorias

2 Años X X Documentos que reflejan el resultado del proceso de • convocatorias en la Universidad. Microfilmar o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas, Levantar Acta de eliminación y picar la documentación.

DRLP-3.3.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo central, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archivo central se seleccionará por muestreo de 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.

Convenciones:



3krirma De Aproab

Fecha: 08 MM 2019

irme De Aproba

cha: 08 MAY 2019

ai Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica

Periodo VI

Unidad Productora: Centro Universitario Regional del Norte-CURDN Código: CURDN-3 4



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S CURDN-3.4.44

CURDN-3.4.44.127 RESOLUCIONES

Resoluciones CURDN 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.

Convenciones:

CT: Conservación Total WD; Microfilmación o Digitalización


Firma De Aprob

Fecha: 0 8 MAY 2019

ni la Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vlcerrectoría de Desarrollo Humano y Recursos Educativos

Periodo VI

Unidad Productora: Bienestar Universitario Código: BU-4.1



Procedimientos Archivo Central CT E M/D S BU-4.1.9 BECAS

2 Años X Documentos de carácter académico

administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar acta y eliminar, los actos administrativos recopilan las decisiones tomadas.

BU-4.1,43 BU-4.1.43.112

PROGRAMAS Programa de Inducción

2 Años X

•

Documentos de apoyo a la gestión académica de la Universidad cumplido el tiempo de permanencia en el Archivo Central se eliminará, pierden el valor primario y no adquiera valor secundario.

Convenciones:

CT. Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización




Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría de Desarrollo Humano y Recursos

Periodo VI

Unidad Productora: Bienestar Universitario. Sección Asistencial Código: SA-4.1.1




SA-4.1.1.1 SA-4.1.1.1.17

ACTAS Actas Comité de Residencias

2 Años X X Documentos de carácter administrativo que

reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SA-4.1.1.26 SA-4.1.1.26.84

HISTORIAS CLINICAS Historias Clínicas

2 Años X Pasados los tiempos de retención en el Archivo Central levantar Acta de eliminación y

de Estudiantes picar la documentación.

SA-4.1.1.28 SA-4.1.1.28.94


2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Éstos son compilados con los generales.

SA-4.1.1.28.95 Informes de Reliquidación de Matrícula

2 Años X Documentos de carácter administrativo. Los originales reposan en la Oficina de División Contable y Financiera. Levantar Acta de eliminación y picar la documentación.

Convenciones:



trna De Aprobac'

Fecha: 08 MAY 2019

cha: O 8 MAY 2019

Universidad MI del Tolima



Unidad Administrativa: Vicerrectoria de Desarrollo Humano y Recursos Unidad Productora: Bienestar Universitario. Sección Salud Ocupacional

Código: 850-4.1.2 Periodo VI




SSO-4.1.2.1 SSO-4.1.2.1.134

ACTAS Actas Comité Paritario 2 Años

X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

SSO-4.1.2.26 SSO-4.1.2.26.135

HISTORIAS CLINICAS Historias Clínicas Ocupacionales

2 Años X Pasados los tiempos de retención en el Archivo Central levantar Acta de eliminación y picar la documentación.

SSO-4.1.2.28 SSO-4.1.2.28.94


2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Éstos son compilados con los generales.

Convenciones:



Firma De Ap

Fecha: O U MM 201

Mi Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL


Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría de Desarrollo Humano y Recursos Periodo VI Unidad Productora: Bienestar Universitario. Biblioteca Código: 8-4.2



Procedimientos Archivo Central CT E M'O S B-4.2.1 ACTAS X X Documentos de carácter administrativo que

B-4.2.1.1.34 Actas de Descarte y Bajas

2 Años reflejan las decisiones ' tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.

8-4.2.28 INFORMES 2 Años X Documentos de carácter administrativo que B-4.2.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las

funciones asignadas al área. Éstos son compilados con los generales.

Convenciones:



tablas de valoraciÓn documentaladministrativos.ut.edu.co/images/.../tvd_escaneadas... · tablas de...

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