DOCUMENTOS CONTABLES

Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales

de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo

exijan.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se

deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los

usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia

para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o

empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes

que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de

alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de

tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o

el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

El CHEQUE.

Historia del Cheque

El cheque surge de la práctica bancaria de Inglaterra, en el siglo XVIII pero recién en el siglo

XIX comienza su reglamentación legal. En Inglaterra donde se dicta la primera ley de

cheques, en 1852; le sigue Francia en 1865 y el ejemplo es seguido por los demás países El

cheque, sólo puede perfeccionarse con la participación activa de una institución

de crédito (banco), no puede ser concebido teóricamente sin su participación. Entonces, la

historia del cheque está ligada a la del banco, y por lo mismo, no podemos iniciar su recuento

histórico sino a partir del surgimiento de la banca. Las instituciones de crédito, según las

conocemos en la actualidad, apenas tienen un poco más de cien años de existencia; no

obstante, es relativamente sencillo encontrar en la historia el origen de los organismos que más

tarde se convierten en las actuales instituciones de crédito. Será a partir de ese momento que

iniciaremos el recuento cronológico del cheque. La necesidad de hacer uso del dinero

guardado, sin tener que acudir a pedírselo a quien lo tiene en cada ocasión. Es justamente en

este primitivo y rudimentario servicio de depósito bancario que aparece el antecedente más

claro del moderno cheque .Durante la edad media, los franceses y más tarde los italianos en

sus transacciones bursátiles, usaron sistemas de pago que por sus características se asemejan

mucho más al concepto moderno de cheque, que los utilizados por los habitantes de la Época

Clásica, por lo que concluye que fue entonces, cuando verdaderamente ocurrió el nacimiento

del cheque.

¿Para qué sirve? Para extraer dinero de una cuenta, extendiéndole a otra persona una

autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, sin que sea

necesaria su presencia. El cheque puede extenderse al portador, o a nombre determinado, con

el documento el banco efectúa el pago si la cuenta tiene fondos monetarios suficientes para

cubrirlo. Permite al librador, retirar fondos de lo que tiene disponible.

DESCRIPCIÓN: El cheque es un documento bancario o jurídicamente un título de crédito en

virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de

crédito, que es librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada

beneficiario.

IMPORTANCIA: Es importante debido a la seguridad que significa no traer consigo dinero

en efectivo o por habérselo dejado a la persona que lo puede guardar sin correr riesgos, con la

simple expedición de documento a favor de un tercero, o el servicio de chequera que se

conoce.

INICIO Y ANTIGÜEDAD: El cheque surge de la práctica bancaria de Inglaterra, en el siglo

XVIII pero recién en el siglo XIX comienza su reglamentación legal. En Inglaterra donde se

dicta la primera ley de cheques, en 1852; y luego le sigue Francia en 1865.

Partes de un cheque

Número de cuenta del emisor

Número de cheque

Fecha y lugar de emisión

Cantidad a pagar (números y letras)

Nombre del receptor

Firma del emisor

Área de Endoso: Para cambiar un cheque en Guatemala se requiere que el receptor presente

su cédula, coloque su firma y número de cédula en la parte posterior del cheque.

EL PAGARE

HISTORIA DEL PAGARE

El pagaré nace en la Edad Media, antes que la letra de cambio, comenzando a utilizarse en las

ciudades del norte de Italia para evitar el riesgo de llevar efectivo en largos desplazamientos

por caminos plagados de bandoleros. Así, se entregaba el dinero en efectivo a un banquero y

éste firmaba un documento prometiendo devolverlo en otro lugar a quien se lo había entregado

o a quien éste designase. Para algunos su origen se debió al desaparecimiento de la sanción

por cobro de intereses en los préstamos, hecho que permitió a los deudores a obligarse

cambiariamente en el pago de sumas de dinero a fechas determinadas, lo cual no hacía

necesaria la utilización de letras sino de pagarés, o mejor de vales, expresión con la cual se

conoció inicialmente. Para otros, esta figura obedeció a las dificultades que presentaba la letra

de cambio en cuanto a su uso, dada la necesaria intervención de un tercero en el cambio.

Cuando el negocio se iba a realizar entre dos personas ya no era adecuada la letra, entonces

aparece el pagaré como título capaz de superar esa dificultad, pues éste sólo exige la presencia

de un otorgante, de la persona que lo suscribe o que lo emite, y del beneficiario cumplir la

orden de pago.

Otros autores justificaban el origen del pagaré en razón de que la letra de cambio se estructuró

sobre la base del contrato de cambio.

¿Para qué sirve? El pagare tiene diversos usos, y su aplicación puede variar, siendo está a

discreción de quienes lo suscriben. Una de ellas para el cobro de intereses en los préstamos

que se realizaban, hecho que le permitían a los deudores, a obligarles a realizar el pago de

sumas de dinero a fechas determinadas, para realizar transacciones comerciales, es también

utilizado para garantizar mercancía, e incluso en controversias judiciales como garantía de

reparación de daños.

IMPORTANCIA: La importancia de este medio de pago es que permite realizar las

operaciones sin hacer entregas de dinero inmediatas, permite obtener préstamos de dinero

ofreciendo seguridad para su cobro, permite la negociación de la fecha de vencimiento.

 

PARTES DEL PAGARE:

1. La cláusula a la orden o la denominación.

2. La promesa pura y simple de pagar.

3. El plazo de pago.

4. Lugar de pago.

5. Nombre del beneficiario.

6. Nombre, firma del suscriptor, librador.

RECIBO

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado

por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras

características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a

quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de

muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o

servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe

conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan),

los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte

de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó.

RECIBO DE INGRESO

¿Para qué sirve? El Formulario de Recibos de Ingreso sirve para registrar todas aquellas

operaciones de Ingreso de Efectivo o su Equivalente por operaciones con Clientes o cualquier

otra persona que implique un Ingreso.

Importancia: Es de gran importancia ya que con este recibo podemos registrar operaciones en

cada uno de estos procesos, pero primero debemos crear los Maestros en Ficheros, tales como:

Cuentas Bancarias.

Cuentas de Caja.

Partes:

1. Importe en numeral.

2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.

3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.

4. Una breve descripción del pago.

5. Número del cheque y el banco.

6. Lugar y fecha de emisión.

7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al

contado o pago de deudas de la empresa. En formato de recibos de caja de recibos de egreso.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.

2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.

3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.

4. Una breve descripción del pago.

5. Lugar y fecha de emisión.

6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.

7. Firma del beneficiario.

VALE

Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede

representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la

cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales

proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

¿PARA QUE SIRVE?

Sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito.

En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que

permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa.

Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en

existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de

caja».

PARTES DEL VALE

Este vale contiene:

Fecha

Cantidad (en número y letra)

Especificación clara sobre el concepto

Rúbrica de autorización

Firma de la persona que recibe el dinero

EJEMPLO DE VALE

HISTORIA DE LA FACTURA

El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el

que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto

sobre el Valor Añadido, representa la vigente normativa reguladora del contenido de la

factura, así como el régimen de las facturas rectificativas.

LA FACTURA

Es el documento característico en el que constan todos los detalles de una operación de

compraventa, o prestación de un servicio. Es un documento tributario de compra y venta que

se registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por la ley. Este comprobante tiene

para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la

operación.

IMPORTANCIA DE LA FACTURA

Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es la

responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende. ante un desperfecto o falla del

material,

Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya está

incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se está quedando

con esa cantidad de dinero que no le corresponde.

PARA QUE SIRVE

La factura es un documento que puede ser transferible a otra persona, aun cuando la

compraventa hubiera sido al crédito siempre que se notifique y el deudor acepte la

transferencia de la deuda.

PARTES DE UNA FACTURA

Apellido y nombres o denominación o razón social del titular.

Nombre comercial (si lo tuviera.)

Dirección de la casa del matriz.

Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión.

Numero de RUC.

Denominación de comprobante de pago.

Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.

Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador o usuario.

RUC del comprador o usuario.

Fecha de emisión.

Numero de las guías de remisión o de otros documentos relacionados con la operación.

Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servició prestado unidad de medida y

numero de serio y/o motor.

EJEMPLO DE FACTURA

INTRODUCCIÓN

En nuestra actualidad existen diversos documentos comerciales y contables utilizados con

frecuencia en el mercado nacional e internacional los cuales fueron investigados para saber su

historia origen, para que sirven, como se utiliza y cuando debe utilizase.

Estos documentos fueron reunidos con la intención de conocer no solo el modelo y el tipo de

documento indispensable tanto en la contabilidad como en la vida financiera diaria, conocer su

origen sus componentes y sobre todo sus bases legales para respaldar su uso cotidiano.

Esta información fue recopilada para tomar conciencia de la realidad y las reglas a seguir en

cualquier transacción o movimiento administrativo que debe seguir cualquier individuo o

empresa, con la intención de seguir y trabajar siempre al margen de la ley.

Tener conocimiento de los documentos comerciales es de suma importancia para todas

aquellas empresas que llevan a cabo actividades comerciales, ya que con la correcta utilización

de estos, pueden facilitar el manejo de finanzas y tener un mejor control de los ingresos y

egresos de una organización.

CONCLUSIONES

1. Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los

que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil

2. Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego

recibidos y conservados en la empresa. Como facturas de compras, recibos de pagos

efectuados, etc.

3. Realizan acciones importantes en una compañía o empresa, para mantener un control

eficaz en todas las operaciones que se ejecutan dentro de ella.

4. Los documentos contables permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante, para la comprobación de los asientos contables.

RECOMENDACIONES

1. Los documentos comerciales deben ser utilizados y aplicados adecuadamente

para una buena organización.

2. Es necesario exigir los respectivos documentos, luego de una actividad

comercial,

3. Como administradores educativos debemos de conocer y utilizar cada

documento adecuadamente para tener un mejor control del ingresos y egresos

del centro educativo.

4. Dichos documentos deben manejarse con responsabilidad, ya que un mínimo

error podría perjudicar a la empresa.

Bibliografía

Ley No. 2859 Sobre cheques del 30 de abril de 1951, Modificada por la Ley 62-2000

Estudiantes de Derecho/mis trabajos de derecho / el cheque

http://www.monografias.com/trabajos11/ladocont/ladocont.shtml#ixzz3SUvT52oW

http://www gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/46/docscomerciales.htm

http://orleii.blogspot.com/

http://www.monografias.com/trabajos96/factura-contabilidad/factura-contabilidad.shtml

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE NOR-OCCIDENTE

PROFESORADO DE ENSEÑANZA MEDIA EN PEDAGOGÍA YTÉCNICO EN

ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

CONTABILIDAD GENERAL

QUINTO CICLO

LIC. CRISTIAN ROSEMBER SILVESTRE MONTEJO

DOCUMENTOS CONTABLES Y/O

COMERCIALES.

ESTUDIANTE: CARNET:

EMILSA PAOLA HERNÁNDEZ GÓMEZ 201341887

BRENDY MARICELA DÍAZ MONTEJO 2013 44834

YESENIA ELIZABETH JIMÉNEZ SÁNCHEZ 201342377

IRMA IRENE ESTEBAN HURTADO 201244682

JACALTENANGO, 28 DE FEBRERO DE 2015