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Se ha preguntado alguna vez ¿cuántovale su tiempo?, una respuesta acep-table de un ejecutivo podría ser: bue-no, yo devengo al mes $5 millones, tra-bajando 20 días, a razón de ocho ho-ras diarias, lo que equivale a $250 milal día, $31.250 cada hora, $520,83cada minuto y $8,68 cada segundo.

Otra respuesta válida sería: dependedel momento, porque… si se trata dehacer negocios, en un minuto puedoganar mucho dinero, pero también pue-do perderlo; suponga usted el caso deun inversionista en bolsa de valoresque, en cuestión de segundos, puedepasar tan rápido del éxito al fracaso fi-nanciero.

Pero, también puede referirse a no ha-ber alcanzado a tomar el vuelo que

Uso del tiempo¡Factor de éxito!

ResumenEs cada vez mayorla preocupaciónde las personasy de las organizacionespor racionalizar el usode los recursos financieros,materiales, equipos,instalaciones, etc. En estaocasión, recomendamosconsiderar también, a lahora de formularpresupuestos, el desplieguede estrategias paraadministrar el usoel recurso más valioso:el tiempo.

Palabras clave• Competencias laborales• Intangible• Justo a tiempo• Racionalización• Agilizar

Germán García Galindo*Docente de la Facultad de Estudios a Distancia

culminó en tragedia, haber llegado tar-de a la boda, estar en el sitio y a lahora precisa del atentado o recibiratención oportuna para salvar suvida…

Podría seguir mencionando situacio-nes positivas o negativas y en todas,seguramente tiene que ver el buen omal manejo del tiempo. A manera deejemplo: quién no ha vivido el deses-pero en los acostumbrados tranconesque se presentan en las grandes ciu-dades donde es común observar la ex-presión de angustia desesperanzadorade los ocupantes de los vehículos atas-cados en las vías, sin poder hacernada para avanzar, reconviniéndose así mismos por no haber salido de suscasas con suficiente anticipación paraevitar el taponamiento.

* Administrador Público, Especialista en Finanzas Públicas, Magister en Administración, Profesor de tiempocompleto Facultad de Estudios a Distancia de la EAN. ggarcia@ean.edu.co

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En la vida laboral se observan conmayor frecuencia situaciones queinvolucran altas dosis de estrés pro-vocadas por las demoras en las entre-gas de actividades, reclamos de pro-veedores, clientes, llamadas de aten-ción de los supervisores o directivos,por no cumplir los plazos acordados,ocasionando enormes pérdidas en re-cursos a las organizaciones y deterio-ro de su imagen corporativa.

En las instituciones educativas, es crí-tico el manejo de los cronogramas porparte de docentes, en la preparaciónde materiales, entrega de informes ytemas para evaluaciones, retroalimen-tación a los trabajos de sus alumnos yreportes de notas; los funcionarios ad-ministrativos, que retrasan el registrode información, el proceso de adquisi-ción, producción y despacho de mate-riales, la consecución de medios parala actividad académica; los estudian-tes, angustiados por no haber realiza-do el estudio de los materiales, el ven-cimiento de los plazos para entrega deactividades de aprendizaje.

En el hogar, es curioso observar cómola gente vive a las carreras, despa-chando a los hijos para el colegio, to-mando alimentos a la ligera, terminan-do de vestirse en la puerta de la vivien-da, maquillaje de las damas en los ve-hículos, la cama sin tender, las pren-das del día anterior fuera de lugar, laventana abierta, los grifos del aguagoteando, la estufa prendida, se olvi-dan las llaves, en fin, caos total…

Lo anterior me permite afirmar que nose ha tomado conciencia de que eltiempo es el recurso más valioso queexiste y que no se puede comparar conningún otro intangible, de ahí que suuso, manejo y administración sean losfactores clave de éxito más importan-tes en la vida de las personas y de lasorganizaciones.

A medida que se avanza en el desa-rrollo de la ciencia y de la tecnología yse modifica el rol de los miembros dela familia, especialmente por factoreseconómicos, la mujer ingresa al mun-do laboral, el marido comparte con ellael cuidado de los hijos y las laboreshogareñas, se requiere fijar la atenciónen el valor del tiempo; el nuevo ordenmundial y la velocidad del cambio ha-cen aún más necesario cuantificar elprecio de este recurso y estudiar lamejor manera de utilizarlo para evitarsu desperdicio.

En el mismo sentido, la humanidad hadesarrollado métodos y herramientaspara aprovechar al máximo el recur-so; a manera de ejemplo, las tecnolo-gías de la información y de la comuni-cación son ayudas que minimizan lasdemoras en las operaciones que de

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otra manera durarían mucho tiempo,reduciendo a horas, minutos, segundosy hasta fracciones de segundo.

En todos los campos de las activida-des humanas, se viven buscando per-fecciones en los procesos, actividadesy tareas, si observamos por ejemplo,en el mundo deportivo, una clásicamuestra de la combinación de talentos,competencias y tecnología, es el des-pliegue de medios que se da en laspruebas de las carreras válidas de laFórmula Uno, donde la reducción delas demoras es determinante a la horade medir los resultados.

En la vida empresarial a través de lacomercialización de bienes y servicios,la optimización de los tiempos de aten-ción al cliente se ha convertido en unpoderoso factor diferenciador de la ca-lidad y preferencia del mercado, quetipifican la competitividad de la firma;un servicio rápido, combinado conatención esmerada, atrae y fidelizanotablemente la clientela, sobre todo

en los servicios de restaurante, ofici-nas bancarias, agencias gubernamen-tales, centros de salud, estaciones ytalleres de servicio automotriz, institu-ciones educativas, supermercados,agencias de transporte, servicios ho-teleros, centros de recreación, servi-cios de reparación de inmuebles, cons-tructores, ventas de vehículos, segu-ros, etc., donde casi siempre la prime-ra impresión marca para siempre laopinión del cliente frente a la empre-sa, porque la gente vive cada vez másocupada, en función del mejor apro-vechamiento del tiempo para cumplircon todas sus actividades y no estádispuesta a perder ni un segundo enactividades que no le generan valoragregado.

Es tal la preocupación que la humani-dad tiene por hacer un mejor uso deltiempo, de manera que le alcance paracumplir sus compromisos, que la ne-cesidad de regular su utilización se haaprovechado como oportunidad de ne-gocio, para crear programas de edu-

A medida que seavanza en eldesarrollo de laciencia y de latecnología, el nuevoorden mundial y lavelocidad el cambiohacen aún másnecesario cuantificarel precio de esterecurso y estudiar lamejor manera deutilizarlo para evitarsu desperdicio.

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cación formal de carácter universitarioy hoy se ofrecen licenciaturas, estu-dios de profesionalización, especiali-zaciones y maestrías, en temas rela-cionados con la administración deltiempo, en modalidades presencial y adistancia, esta última como la mejormanera de autorregulación.

Con el advenimiento de la denomina-da era digital y las, hasta hace poco,nuevas tecnologías de la informacióny de la comunicación, en constantedesarrollo y en función del mejor usodel tiempo, se hace exigible que lascomunicaciones, además de su obje-tividad, deben ser ante todo precisas,concisas y oportunas, de manera queya no son funcionales los informes vo-luminosos con abundantes explicacio-nes, en la mayoría de los casosdesactualizadas e imprecisas, sino quehoy es más práctico presentar resú-menes ejecutivos, reportes y boletinesen una página máximo (upm), a travésdel diseño e identificación de sistemasde índices e indicadores de gestión ycuadros de mando que integran y sim-plifican los antiguos mamotretos,agilizando los procesos de toma dedecisiones.

Ahora, también viene proliferando unnuevo código matizado por el uso deextranjerismos sin traducción a la len-gua nativa, se trata de palabras queencierran conceptos para uso indiscri-minado y que quieren decir varias co-sas a la vez, es decir, puede tener di-versas interpretaciones, aspecto quefacilita la comunicación y la hace másfluída, esto, unido a la cada vez menorutilización del papel, y el mayor uso dearchivos mágnéticos.

Las organizaciones que buscan lacompetitividad se esmeran cada díapor buscar herramientas y modelos degestión que optimicen el uso de losrecursos, aparecen así, modernas fi-losofías como son:• La gestión de la calidad total, funda-

mentada en criterios tales como cerodefectos y una mejora continua ha-cia la perfección, que se conviertenen una forma de vida.

• La metodología de producción Justoa tiempo cuyo propósito es un pro-cesamiento continuo y sin interrup-ciones de la producción que implicaminimizar el tiempo total necesariodesde el inicio de la fabricación has-ta la facturación del producto y pro-

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ducirlo cuando se necesita y sola-mente en las cantidades demanda-das por los clientes.

• El Benchmarking que se fundamen-ta en la búsqueda de las mejoresprácticas de las empresas que con-ducen a un rendimiento superior,oportunidad para que una organiza-ción aprenda de las experiencias deotras, de manera que se ahorran es-fuerzos y recursos.

• La Reingeniería de la empresa, defi-nida como la revisión fundamental delos procesos para alcanzar mejorasespectaculares en medidas críticasdel rendimiento, tales como costos,calidad, servicio y rapidez.

• El Outsourcing, la contratación a lar-go plazo de algunos procesos de unaempresa a un proveedor externo paraconseguir mejoras importantes en laefectividad del servicio y un ahorrosustancial en costos, como una for-ma de enfocar sus recursos en áreasclaves del negocio.1

• El Mejoramiento continuo, implicabuscar siempre formas nuevas paramejorar la calidad y el desempeño delas operaciones.

• El Empowerment, permite analizarlas estructuras de autoridad y divi-sión del trabajo, con el fin de incre-mentar las facultades de los cola-boradores, unidades y equipos detrabajo para agilizar los procesosproductivos y la toma de decisio-nes, y disminuir los costos de nó-mina de una empresa.

• Las competencias laborales, queson la capacidad productiva de unindividuo que se mide en términosde desempeño en un determinadocontexto laboral y refleja los cono-cimientos, habilidades, destrezas yactitudes necesarias para la reali-zación de un trabajo efectivo y decalidad.2

• El Downsizing, reestructuración ad-ministrativa y operativa de una or-ganización para reducción en lasplantillas de personal.

• El Rightsizing, que consiste en de-terminar el tamaño correcto de laempresa, para el logro de sus obje-tivos.

• Las alianzas estratégicas o joint-ventures, como una forma de apro-vechar al máximo las fortalezas pro-pias y las de los socios en un es-quema de riesgos compartidos.

• El Coaching, proceso que permiteprepararse para enseñar, entrenar,formar, educar, aprendiendo a ins-truir a otros, ayudar a conseguir ob-jetivos, orientar en el desarrollo depotencialidades, escuchando, refor-zando y acompañando para desarro-llar habilidades y destrezas.3

Todos estos nuevos enfoques buscanmejorar el tiempo de respuesta a lasnecesidades de los clientes y de paso,generar economías en el desarrollo delos procesos productivos para compe-tir a través de la estrategia de preciosbajos y mejor calidad.

La Reingenieríade la empresa,definida como larevisión fundamentalde los procesospara alcanzar mejorasespectacularesen medidas críticasdel rendimiento, talescomo costos, calidad,servicio y rapidez.

1 MALLO, Carlos, MERLO, José, Control de Gestión y control presupuestario, Mc Graw Hill, Madrid,1995. Pp 33-75.

2 HERNANDEZ Y RODRIGUEZ, Sergio, Administración pensamiento, proceso, estrategia y vanguar-dia, Mc Graw Hill, México, 2002. P. 415

3 PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer, Gestión de Organización Estratégica, Ecoe, Bogotá, 2003. Pp 83-103.

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En virtud de los cambios en las orga-nizaciones, aparece también un nue-vo tipo de trabajador, centrado en elconcepto denominado ética laboral só-lida, que cree en la calidad de lo quehace y debe hacer, que está perma-nentemente motivado y reduce al mí-nimo las actividades no generadorasde valor y que lo puedan conducir aperder tiempo, da curso a su trabajo ybusca siempre el máximo desempeñocon esfuerzo mínimo.

Surge entonces, la necesidad de apli-car la administración para mejorar eluso del tiempo, equilibrar el dedicadoa las responsabilidades familiares,académicas, laborales, sociales y alcrecimiento personal. El día tiene paratodos 24 horas, es un reto aprender adistribuir adecuadamente el día y lanoche para atender íntegras las activi-dades, a través de una adecuada pro-gramación y disciplina, de manera quese alcancen los mejores resultadospara elevar la calidad de nuestra pro-pia vida.

Es también una simple cuestión denaturaleza cultural, en la escala devalores, el respeto del tiempo propio yel de los demás, al cumplir una cita oaceptar una invitación, llegar a la horaacordada, cuando se comprometa arealizar un trabajo, a reportar un infor-me, acostumbrase a hacerlo dentro del

plazo, eso proyecta una imagen posi-tiva y obliga a los demás a ser tam-bién puntuales.

Finalmente, es aconsejable reflexio-nar permanentemente sobre los re-sultados que se espera obtener, enfunción del tiempo dedicado a con-seguirlos, la utilidad de las activida-des realizadas, la necesidad de ha-cer pausas, llevar registros ordena-dos para medir el avance de las me-tas y objetivos, asegurarse de que nose hayan descuidado aspectos vita-les para cumplir los planes y sobretodo, tener presente que el tiempo esun recurso que no se renueva, unavez transcurrido no vuelve atrás, vi-vir, disfrutar intensamente cada mo-mento porque no tendrá repetición.

BibliografíaHERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, Sergio.Administración pensamiento, proceso,estrategia y vanguardia. México: McGraw Hill, 2002.

MALLO, Carlos, MERLO. José, Con-trol de Gestión y control presupuesta-rio. Madrid: Mc Graw Hill, 1995.

PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer.Gestión de organización estratégica,Bogotá: Ecoe, 2003.

Dirección en Internet: http://www.lafacu.com/apuntes/empresas/admi_tiem/default.htm.