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UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO

Versión Internacional

Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias - 2015

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La evolución de UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO a su Versión Internacional

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Beneficios de la Versión Internacional

• Está en constante evolución funcional y tecnológica a través de un modelo cooperativo de colaboración entre todas las universidades usuarias del sistema y OCU.

• Cuenta con un equipo internacional de consultores y técnicos de OCU conformado por más de 250 empleados en 3 sedes: España, Colombia, Ecuador.

• Nuevas funcionalidades respecto a las versiones anteriores, destacando entre ellas: Prácticas curriculares, Alumni, Relaciones Internacionales, Encuestas docentes, Universidad Digital…

• A fecha de hoy son más de 30 las universidades que ya utilizan la versión_Internacional de UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO.

v_Internacional

• Es un sistema informático de gestión académica, con vocación internacional, incorpora lo mejor del anterior sistema Español y de las versiones Americanas.

• Es un único sistema para todas las universidades usuarias, con adaptación a diferentes países y normativas.

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Cobertura funcional ampliada de la Versión Internacional

Cobertura funcional ampliada y mejorada

Forma-ción

conti-nua

Docto-rado

AdmisionesPlanes de estudio

Relaciones internacio-

nales

Matrícula

Portal Académico

Integración con Moodle

Alumni

Informes

Precios y Gestión

económica

Recursos docentes

Hoja de vida

Horarios

Calificacio-nes

Graduación

Informa-ción

Analítica

Encuestas y

evaluación docente

Bolsa de Empleo y Prácticas

Comunica-dos

Estu-dios

propios

Máster

Pregra-do

Nuevos componentes

Componentes mejorados

Interoperabilidad SOA

Universidad Digital

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Nuevo componente funcional: Relaciones Internacionales

• Alta y gestión de convenios y programas• Gestión de convocatorias de movilidad• Requisitos y méritos• Selección automática y manual• Matrícula• Gestión de actas de calificación

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Nuevo componente funcional: Bolsa de empleo y Prácticas curriculares

• Alta de empresas colaboradoras• Registro de ofertas de empleo y/o prácticas• Inscripción de estudiantes• Gestión de solicitudes• Reparto y asignación de plazas en base a

requisitos y méritos, o manual• Gestión de tutores de prácticas• Calificación de las prácticas

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Nuevo componente funcional: Alumni

• Vinculación • Directorio y contactos• Foros y clubes• Oferta académica• Servicios específicos• Gestión de eventos, • Boletines, revistas…

Tienda virtual

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Nuevo componente funcional: Encuestas y evaluación docente

• Generación y gestión de encuestas docentes personalizadas– Valoración del profesor– Valoración de la asignatura– Valoración de la titulación– Valoración del centro– …

• Gestión de otros tipos de encuestas a medida• Gestión de resultados

– Valoración numérica final de una encuesta– Ponderación de la valoración por tipo de pregunta– Visibilidad de preguntas por roles– Autoevaluaciones– Coevaluaciones (evaluaciones 360º)

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Nuevo componente funcional: Portal académico

• Completo portal de servicios para todos los colectivos

• Los estudiantes pueden actualizar sus datos personales, ver su progreso académico, acceder a su horario de clase, gestionar sus recibos…

• Los docentes pueden consultar sus listas de clases, ingresar las calificaciones o llevar a cabo el plan de investigación

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Nuevo componente funcional: Comunicados

• Envío de correos electrónicos automáticos ante eventos

• Envío de correos manuales personales, grupales o masivos

• Contenido gestionado por plantillas

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Nuevo componente funcional: Integración con Moodle

• Creación automática de:• Cursos online por cada asignatura o grupo• Usuarios con perfil estudiante• Usuarios con perfil profesor

• Califica en Moodle y recupera las notas en UXXI• Gestión automática de la consistencia de datos

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Nuevo componente funcional: Información Analítica

Áreas de información con indicadores preestablecidos• Estudiantes matriculados• Asignaturas matriculadas• Resultados académicos• Egresados• Abandono• Ordenación docente• Preinscripción• Capacidad docente• Carga docente• Evaluación docente

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Nuevo componente funcional: Universidad Digital

• Registro y archivo electrónico de documentos para su catalogación, categorización y consulta sobre la base de metadatos predefinidos que se ajusten a las necesidades de cada Universidad.

• Gestión de la entrada y salida de documentos registrados, permitiendo el envío y tránsito de documentos a otras personas o sistemas.

• Digitalización de documentos mediante la integración con scanner de sobremesa o profesional, que provee, entre otras funcionalidades, la compulsa de documentos.

• Firma de documentos con certificado electrónico y presentación de solicitudes telemáticas.

• Interfaz de integración que permite consultar los documentos archivados y firmados en los diferentes sistemas de gestión de la Universidad.

• Socialización y difusión del uso del certificado electrónico para procesos telemáticos.

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Nuevo componente funcional: Interoperabilidad SOA

• Solución basada en Oracle Bus Service, una capa de integración que permite la comunicación entre diferentes sistemas de forma eficiente, segura y fácil de administrar

• Disponible un completo catálogo de operaciones que permite compartir la información de manera eficiente

• Una vez analizados los procesos particulares de cada Universidad, se configuran en el sistema los flujos de información requeridos

• Algunos ejemplos de integración con sistemas financieros en universidades públicas y privadas: SAP, Iceberg, Seven, Navision, Oracle Financials, Spyral …

• Se integran, entre otros: importes a recaudar, ingresos, devoluciones, recibos, impagos, etc.

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El proceso de migración a la Versión Internacional

Fases principales del proceso

• Consultoría inicial• Elaboración del plan de implantación y de la oferta• Aprobación de la oferta de migración• Ejecución de la migración• Implementación de desarrollos• Formación en los cambios• Gestión del cambio• Entrada en explotación

La duración del proyecto se estima

en media entre 12 y 24 meses

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El proceso de migración a la Versión Internacional

Consultoría inicial

• Conocer y documentar cómo está organizada y cómo trabaja la Universidad.

• Contrastar los procesos actuales con las funcionalidades de UXXI-AC v_Internacional.

• Detectar:• Posibles cambios en los procedimientos de la Universidad para adaptarse

a UXXI-AC v_Internacional y dejarlos documentados para su análisis.

• Detectar y documentar los posibles nuevos desarrollos imprescindibles para la gestión de la Universidad que no estén contemplados, en ningún caso, en UXXI-AC v_Internacional.

• Entregar un informe de conclusiones y preparar una oferta en firme.

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Experiencias de universidades que ya han optado por la Versión Internacional

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¿Preguntas?

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Oficina de Cooperación Universitariac/ Arequipa, 1, bloque 1, planta 5. 28043. Madrid, EspañaCarrera 13 No. 93-68 Of. 207, Bogotá, Colombiainfo@ocu.eswww.ocu.es

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