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UNIVERSITAS XXI® - ACADÉMICOGUÍA DEL MÓDULO DE TÍTULOS

OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA, S.A.SEPTIEMBRE DE 2003

Oficina deCooperación Universitaria, S.A. Módulo de títulos

Versión 5.1.

Archivo: GR20030930_UXXI_Títulos 5.1.doc F. modif.: 07/11/2003 Pág.: 2 / 38

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................................4

2. MANTENIMIENTOS PREVIOS.............................................................................................................................................5

2.1. REVISIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS DE PLANES DE ESTUDIOS......................................................................5

2.2. DEFINICIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA, CONCEPTOS Y PERIODOS ...............................................................6

2.3. OTROS MANTENIMIENTOS DEL RESTO DE MÓDULOS.........................................................................................6

2.4. MANTENIMIENTOS BÁSICOS DEL MÓDULO DE TÍTULOS ....................................................................................7

2.4.1. TIPOS DE TÍTULOS............................................................................................................................................7

2.4.2. MANTENIMIENTO DE TIPOS DE FINALIZACIÓN.............................................................................................8

2.4.3. CAUSAS DE DUPLICADO..................................................................................................................................8

2.4.4. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES .....................................................................................................................9

2.4.5. MANTENIMIENTO DE CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO ................................9

2.4.6. MANTENIMIENTO DE CARRERAS..................................................................................................................10

2.4.7. MANTENIMIENTO DE CONVALIDACIONES...................................................................................................11

2.4.8. MANTENIMIENTO DE CAUSAS DE ERROR...................................................................................................11

2.4.9. LENGUAS OFICIALES .....................................................................................................................................11

2.4.10. CENTROS .......................................................................................................................................................12

2.4.11. DATOS DEL ALUMNO....................................................................................................................................12

2.4.12. PREMIOS ........................................................................................................................................................13

3. CÓMO SE DA DE ALTA LA PRESOLICITUD DE TÍTULO PARA UN ALUMNO .............................................................13

3.1. PROCESOS CONTEMPLADOS EN EL ALTA DE UNA PRESOLICITUD ...........................................................14

3.1.1. DATOS ACADÉMICOS BÁSICOS ..................................................................................................................14

3.1.2. DATOS ECONÓMICOS DE LA PRESOLICITUD............................................................................................15

3.1.3. CONSULTAS DESDE LA PANTALLA DE PRESOLICITUD ..........................................................................17

3.1.4. OTRAS CONSIDERACIONES SOBRE LA GESTIÓN DE LA PRESOLICITUD .............................................18

3.2. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES QUE AFECTAN A LA TRAMITACIÓN DE UN TÍTULO: CAUSAS DEDUPLICADO .....................................................................................................................................................................18

3.2.1. ESPECIALIDADES SIMULTÁNEAS ...............................................................................................................19

4. CÓMO SE GESTIONA LA SOLICITUD DE TÍTULO ..................................................................................................20

4.1. CÓMO ACCEDER A LA PANTALLA DE SOLICITUD DE UN TÍTULO................................................................20

4.2. DATOS BÁSICOS DE LA SOLICITUD .................................................................................................................20

4.2.1. EL ESTADO DE LAS SOLICITUDES..............................................................................................................21

4.2.2. EL CONTROL DE ACCESO A LAS SOLICITUDES SEGÚN SU ESTADO .....................................................22

4.3. INFORMACIÓN QUE SE HA DE RECUPERAR O REGISTRAR EN LA SOLICITUD DE UN ALUMNO.............23

4.3.1. DATOS PERSONALES ...................................................................................................................................23

4.3.2. DATOS ESTUDIOS..........................................................................................................................................23

4.3.3. REGISTRO TÍTULO.........................................................................................................................................24

4.3.4. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO ..................................................................25

4.3.5. PREMIOS .........................................................................................................................................................25

4.3.6. DOCTORADO ..................................................................................................................................................25

4.3.7. TÍTULOS PREVIOS .........................................................................................................................................26

4.4. OTRAS CONSULTAS ...........................................................................................................................................26


Versión 5.1.


5. CÓMO SE GENERAN Y GESTIONAN LOS LOTES DE SOLICITUDES DE TÍTULOS PARA EL MECD.................27

5.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA EL MECD........................................................................................................27

5.2. RECEPCIÓN DE LOTES DEL MECD ...................................................................................................................28

6. CÓMO SE GESTIONA LA IMPRESIÓN DE LOS TÍTULOS OFICIALES...................................................................29

6.1. IMPRESIÓN EXTERNA A LA UNIVERSIDAD ......................................................................................................30

6.1.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA LA IMPRENTA..........................................................................................30

6.1.2. RECEPCIÓN DE LOTES DE LA IMPRENTA ..................................................................................................31

6.2. LA ASIGNACIÓN DE CLAVES ALFANUMÉRICAS A UNA SOLICITUD ............................................................32

6.2.1. ALTA MANUAL DE CLAVES ALFANUMÉRICAS ..........................................................................................32

6.2.2. REGISTRO DE CLAVES ALFANUMÉRICAS .................................................................................................33

7. INFORMACIÓN DE CONSULTA ................................................................................................................................34

7.1. CONSULTA DE UNA SOLICITUD ........................................................................................................................34

7.2. HISTÓRICO DE TÍTULOS .....................................................................................................................................35

7.3. LIBRO DE REGISTRO ..........................................................................................................................................35

8. GENERACIÓN DE LISTADOS Y CARTAS ASOCIADAS A LA GESTIÓN DE TÍTULOS .........................................36

8.1. SOLICITUD PRIMER Y SEGUNDO CICLO ..........................................................................................................36

8.2. SOLICITUDES DE TERCER CICLO .....................................................................................................................36

8.3. LISTADO REGISTRO DE ENVÍO AL MECD.........................................................................................................36

8.4. LISTADO DE SOLICITUDES POR ESTADO Y FECHA .......................................................................................37

8.5. CARTA DE AVISO AL ALUMNO ..........................................................................................................................37

8.6. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE PRIMER Y SEGUNDO CICLO....................................................................37

8.7. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE TERCER CICLO .........................................................................................37

9. TEMAS DESTACADOS EN ESTA VERSIÓN.............................................................................................................38


Versión 5.1.


1. INTRODUCCIÓNEl objetivo de este documento es proporcionar al usuario un apoyo para la gestión y la comprensión de todosaquellos procesos que afectan a la tramitación de títulos oficiales con UNIVERSITAS XXI®- ACADÉMICO.

Para ello se ha estructurado este documento en los siguientes apartados funcionales:

• Alta y revisión de los mantenimientos previos al inicio de la gestión

Antes de iniciar la gestión es necesario revisar los datos que figuran en determinados mantenimientos, no sólodel módulo de títulos, sino de otros módulos del sistema que tienen implicaciones, por ejemplo, en los datosque son solicitados por el Ministerio. Esta revisión debe garantizar que la información es correcta y completa,facilitando y agilizando así todo el proceso.

• Gestión de la presolicitud del título: abono de los derechos de expedición

La presolicitud del título permite a la Universidad generar el movimiento correspondiente y emitir la carta depago que el alumno debe abonar antes de iniciar los trámites de expedición. Todos estos procesos se realizandesde una única pantalla que da acceso a su vez a la pantalla de solicitud desde la que se inicia la gestiónoficial propiamente dicha.

• Alta y gestión de la solicitud del título

Una vez realizado el trámite inicial de abono de los derechos de expedición y registrado en el sistema, laUnidad de Títulos de la Universidad puede comenzar la revisión de los datos de los estudiantes y su validación.Dependiendo del tipo de título solicitado varía la información que es necesario procesar y enviar para laemisión del título. Estos datos están distribuidos en una única pantalla, organizada en pestañas de información,que permiten que el usuario pueda verificar la corrección de los mismos.

• Emisión y gestión de lotes al MinisterioLas solicitudes que hayan sido procesadas y validadas, y cuyos datos sean correctos, pueden entrar a formarparte de un lote para su envío al MECD; la generación del lote se ajusta a las especificaciones oficialesestablecidas sobre el formato del fichero. Del mismo modo, el sistema está preparado para procesar el ficherodevuelto por el Ministerio filtrando las solicitudes correctas, a las que ha sido asignado Número de RegistroNacional, de las erróneas.

• Impresión de los títulos (gestión de lotes)

Aquellas solicitudes de título que ya cuenten con Número de Registro Nacional pueden ser enviadas a laimprenta para que allí sean impresas en la cartulina correspondiente. El fichero que se remite a la imprentatiene el mismo formato que el enviado previamente al Ministerio incluyendo el NRN de las solicitudes; laUniversidad puede generar un fichero para la imprenta que contenga varios lotes devueltos por el MECD. Losficheros devueltos por la imprenta son procesados, incorporándose, a la solicitud, la información sobre elnúmero de cartulina finalmente asignado.

• Pantallas de consulta de información

Se facilita la consulta de todo el proceso de gestión y tramitación de un título para un determinado alumno, detal forma que desde una pantalla se puede verificar el estado de la misma y su evolución.

• Generación de cartas y listadosEl sistema está preparado para generar determinadas salidas de información de apoyo a la gestión. De estemodo se emiten certificaciones supletorias de título, cartas de aviso a los alumnos, listados imagen de losenvíos, etc.


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2. MANTENIMIENTOS PREVIOSCon objeto de garantizar un buen funcionamiento en la gestión de títulos, se deben haber definido una serie devalores de referencia antes de comenzar a tramitar la solicitud del alumno. Junto con estos valores, y comoconsecuencia de la integración de títulos en la Gestión del Alumnado, es necesario revisar determinadosmantenimientos de otros módulos que interaccionan con éste.

La revisión de los mantenimientos previos se estructuran en tres partes:

• Mantenimientos del módulo de planes de estudios que afectan a la gestión de los títulos.

• Mantenimientos del módulo de gestión económica que afectan a la gestión de títulos.

• Otros mantenimientos del resto de módulos con repercusiones en la gestión de títulos.

• Parametrización de los mantenimientos básicos del módulo de títulos.

Si alguna de estas cuestiones no está adecuadamente definida, el sistema no podrá ejecutarconvenientemente los procesos que comprende la gestión de títulos.

2.1. REVISIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS DE PLANES DE ESTUDIOSEsta revisión afecta únicamente a dos ámbitos: nodos y estudios.

• Revisión de los nodos de finalización de un plan de estudios: para identificar la consecución de estosnodos con la obtención de un título, el nodo debe cumplir tres requisitos: estar asociado a un hito definalización, permitir título y tener asociado una carrera. Esta revisión se realiza en el Módulo de Planesde estudio/Plan/Grafo/Mantenimiento de nodos.

Hito de finalización: se debe comprobar que el hito asociado al nodo tiene marcada la casilla deFinalización y está asociado a un Tipo de finalización. Esta comprobación se realiza en el Módulo dePlanes de estudios/Estudios/Mantenimiento de tipos de estudios. El hito, asociado al Tipo de estudio correspondiente, tiene que tener marcada la casilla de

finalización, en el caso de que su obtención suponga la posibilidad de gestionar un título.

Deberá estar definido el tipo de finalización (Módulo de Títulos/Mantenimientos/Mantenimiento detipos de finalización de estudios). Este dato es solicitado por el MECD en la estructura del fichero.

Permite título: se debe comprobar que está activo el botón de selección de Permite título.

Carrera: igualmente se habrá asociado este campo al nodo de finalización; en este campo serecuperarán aquellas carreras dadas de alta en el mantenimiento básico del módulo de títulos.Cuando se trate de planes de estudios de primer y segundo ciclo se recuperarán únicamente aquellascarreras que no tengan chequeado en el mantenimiento de carreras la casilla de doctorado; si se tratade programas de doctorado se recuperarán sólo aquellas que tengan marcada dicha casilla.

• Revisión del Mantenimiento de estudios: se debe comprobar que los estudios asociados a primer ysegundo ciclo y doctorado tienen asociados el Tipo de título correspondiente (Módulo de Planes deestudios/Estudios/Estudios).


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2.2. DEFINICIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA, CONCEPTOS Y PERIODOSPara poder generar los documentos asociados a la emisión de títulos es necesario tener dadas de altanuevas actividades económicas (no se podrán utilizar las reservadas a matrícula de primer y segundo ciclo,doctorado, etc.). Estas actividades económicas se encuentran comprendidas entre los códigos 50 y 53 y sedarán precargadas a la Universidad (Módulo de Gestión económica/Básicos/Actividades económicas).

En principio serán para los títulos oficiales:

• Título de doctor

• Título de licenciado, arquitecto, ingeniero

• Título de diplomado, maestro, arquitecto técnico e ingeniero técnico

• Expedición e impresión de duplicados de títulos universitarios

Si la Universidad necesita nuevas actividades para la generación de movimientos de títulos, deberá indicarlopara que sean dadas de alta.

Cada actividad económica (por ejemplo, emisión del título de licenciado, arquitecto, ingeniero) llevaráasociados los conceptos imputables correspondientes (Módulo de Gestión económica/Básicos/Conceptosimputables). Estos serán dados de alta por el usuario que deberá indicar cuáles son y si se han de incorporarautomáticamente o no (por ejemplo, expedición de título). Igualmente será necesario asociar las tasas paracada concepto imputable, así como los descuentos para los alumnos (familia numerosa de primera, familianumerosa de segunda, premios extraordinarios y centros adscritos). Estos descuentos se darán precargados ala Universidad y, en el caso de que se necesiten nuevos tipos de descuento (todos ellos estarán en el rango750 - 800), se deberá comunicar a OCU por si fuera necesario implementar un tratamiento posterior (Módulode Títulos/Gestión económica/Tasas - Descuentos).

Al igual que con el resto de actividades deberá existir un periodo de actividad abierto para poder generar elmovimiento (Módulo de Gestión económica/Básicos/Plazos de pago).

Cada tipo de título lleva asociada la actividad económica correspondiente (por ejemplo, el tipo de títuloDoctor deberá estar relacionado con la actividad que implicará el cobro de 133€). Igualmente se indica laactividad asociada a la emisión de duplicados (en este caso, la que le generará un movimiento por 20,57€).

2.3. OTROS MANTENIMIENTOS DEL RESTO DE MÓDULOSExisten igualmente otros mantenimientos del resto de módulos de UNIVERSITAS XXI® - ACADÉMICO quedeberán ser revisados debido a su implicación en la gestión y tramitación de títulos oficiales, especialmente enla correcta definición del fichero. A continuación se mencionan todos ellos, indicando qué campo debe sercontrastado y verificado por la Unidad de Títulos:

MÓDULO DE PLANES DE ESTUDIOS

• Mantenimiento de Centros (Módulo de Títulos/Mantenimientos/Centros o Módulo de Planes deestudios/Estudios/Centros).

Se deberá verificar que el campo Código MECD títulos está correctamente dado de alta.

En este mantenimiento deben figurar tanto los centros de la Universidad como centros externospertenecientes a otras Universidades.


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• Mantenimiento de Universidad (Módulo de Planes de estudios/Estudios/Mantenimiento deUniversidades).

Se deberá comprobar la correcta definición del código MECD de la tabla de Universidades.

Se comprobará que la lengua oficial dada de alta para la Universidad es la correcta.

MÓDULO DE ACTAS

• Calificaciones (Módulo de Actas/Definición de calificaciones/Calificaciones).

Se deberá comprobar que las calificaciones que se van a utilizar en el Módulo de Títulos tienenasociado el código MECD correspondiente (calificación de las pruebas complementarias).

MÓDULO DE TABLAS GENERALES

• Mantenimiento de Departamentos (Módulo de Tablas Generales/PDI y PAS/Departamentos).

Se deberá verificar que el código MECD de la tabla de Departamentos esté correctamente definido.

• Provincias y Municipios (Módulo de Tablas Generales/Geografía/Provincias - Municipios).

Se deberá comprobar que el código de la provincia coincide con el código MECD correspondiente,así como que verificar los códigos de municipio que figuran en la tabla correspondiente ycontrastarlos con la codificación MECD.

MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN

• Comprobación de los valores de los parámetros de Títulos (Módulo deAdministración/Parametrización/Parámetros).

CERRAR_EXP = Si el parámetro = S, cuando se concilie manualmente el movimiento, el expedientedel alumno se cerrará de forma automática. Por el contrario, si el parámetro = N, no se cerrará elexpediente y el alumno podría seguir matriculándose o realizándose otras gestiones.

SEQTITAUTO = Si el parámetro = S, el sistema genera automáticamente el número de solicitud deltítulo. Por el contrario, si el parámetro = N, el usuario deberá introducirlo manualmente.

UPDALUTIT = Si el parámetro = S, el sistema actualiza los datos personales de la aplicación y losdatos personales correspondientes al Módulo de Títulos, cuando el usuario realiza algunamodificación en cualquiera de ellos. Por el contrario, si el parámetro = N, las modificaciones realizadasen un sentido no se trasladan de forma automática al otro.

2.4. MANTENIMIENTOS BÁSICOS DEL MÓDULO DE TÍTULOSUna vez revisados los mantenimientos de otros módulos que afectan a la gestión de títulos oficiales, sedescriben, en este apartado, los mantenimientos propios de este módulo que el usuario deberá revisar paraconfirmar que se adecuan a la gestión de la Universidad. La mayoría de ellos responden a tablas que elMinisterio envía a las Universidades y cuyos códigos son necesarios para la generación correcta del fichero.Estos mantenimientos irán precargados a la Universidad.

2.4.1. TIPOS DE TÍTULOS

FORMA DE ACCESO

• Módulo de títulos

Mantenimientos

Tipos de título


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Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de los diferentes tipos de títulos que se puedenobtener tras la superación de un plan de estudios, programa de doctorado, convalidación, etc., por ejemplo,licenciado, doctor, arquitecto técnico, etc.

Para dar de alta un tipo de título se debe especificar un código, una descripción y el código que asigna elMECD (alfanumérico de 2 caracteres). Es importante que este código, como los demás que vienenpreestablecidos oficialmente, no se modifique, ya que va a ir incluido en el fichero que se envía al Ministerio;esta tabla la proporciona dicho organismo para el caso de los títulos oficiales y se dará precargada.

Para cada tipo de título hay que indicar la actividad económica asociada que determinará el precio que elalumno habrá de abonar por la gestión, y la actividad económica en el caso de que se trate de un duplicado.Cuando se va a generar el movimiento para un alumno, el sistema verifica de qué actividad económica se tratay comprueba en este mantenimiento si se debe o no generarlo.

2.4.2. MANTENIMIENTO DE TIPOS DE FINALIZACIÓN

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos

Mantenimientos de tipos de finalización de estudios

Desde este punto de menú se dan de alta los modos en que un alumno puede finalizar sus estudios, es decir,los modos de obtención del título. Por ejemplo: superación de un plan de estudios, superación del proyecto defin de carrera,…

El código será el que establezca el MECD para ese tipo de finalización (numérico de 2 posiciones). Este datoes importante porque irá incluido en el fichero que la Universidad envíe al Ministerio con las solicitudes detítulos, por ello es necesario que no se modifiquen los códigos grabados.

Los tipos de finalización de esta pantalla se deberán asociar a los hitos (Módulo de Planes deestudios/Estudios/Mantenimiento de tipos de estudios). De este modo un nodo que esté asociado a un hito definalización llevará implícito el tipo de finalización (si ha sido por superación de un plan de estudios, de laprueba de suficiencia, etc.).

2.4.3. CAUSAS DE DUPLICADO

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos

Causas de duplicado

Se entenderá por registro duplicado aquel que se debe grabar más de una vez, manteniendo el Número deRegistro Nacional asignado al título original, así como también el Número de Registro Universitario, aunque sele asignará un nuevo número de expediente (número de solicitud). Toda modificación que afecte a un registroque ya tiene asignado NRN se efectuará mediante la grabación de un duplicado.


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Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de las causas de duplicado. Es necesario el Código MECD(alfanumérico de 2 posiciones) ya que este código se exige en el fichero de las solicitudes que envía laUniversidad. Igualmente se podrá indicar si una determinada causa lleva implícito el pago de nuevas tasas obastará con la simple tramitación de la solicitud.

2.4.4. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES

FORMA DE ACCESO

• Títulos

Mantenimientos

Circunstancias especiales

Si el estudiante ya ha solicitado con anterioridad la tramitación del título, no podrá tramitarse de nuevo lasolicitud. Se consideran circunstancias especiales aquéllas establecidas por el MECD que, pese alimpedimento anteriormente mencionado, permiten volver a tramitar una solicitud del título. Por tanto,circunstancias especiales son causas legales que afectan a la eficiencia del título.

La pantalla establece un código MECD y una descripción de la circunstancia.

La casilla Precargado indicará si el dato ha sido introducido manualmente por el usuario y por tanto esmodificable, o si por el contrario ha sido precargado y no se puede modificar.

La casilla Pag/exen se marcará cuando el solicitante deba pagar el importe normal por la expedición del título,debido a esa circunstancia especial, y estará desmarcada en caso de que la circunstancia exima del pago (porejemplo, error en la grabación de datos).

2.4.5. MANTENIMIENTO DE CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO

FORMA DE ACCESO

• Títulos

Mantenimientos

Mantenimiento de circunstancias especiales y causas de duplicado

En esta pantalla se van a poder dar de alta las asociaciones entre las circunstancias especiales y las causasde duplicado. En la parte izquierda de la pantalla se muestran, al desplegar la lista de valores, lascircunstancias especiales; en la parte derecha se recuperan las causas de duplicado dadas de alta en losmantenimientos anteriormente mencionados.

Se van a poder realizar dos tipos de combinaciones:

• Únicamente circunstancias especiales.

• Asociación entre circunstancias especiales y causas de duplicado.

No obstante, es importante tener en cuenta las siguientes combinaciones y restricciones que influirán en lacorrecta generación del fichero y que los usuarios deben dar de alta:


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Se debe evitar dar de alta causas de duplicado sin la correspondiente circunstancia especial (01)de emisión de duplicados.

Se debe verificar que existe o, en caso contrario, dar de alta una asociación entre la Circunstanciaespecial 0X (Modificación interna del código de estudios ya cargado) y la Causa de duplicado 10 (Porcorrección del código de estudios).

Igualmente existirá una relación entre el código 0Y de Circunstancias especiales (Modificación internade datos excepto código de estudios) y la Causa de duplicado 03 (Por rectificación).

Se debe comprobar que existe la relación entre la Circunstancia especial 03 (Títulos cuyo poseedorhaya fallecido) y la Causa de duplicado 11 (Por fallecimiento del titular).

Existirá una relación entre la Circunstancia especial 05 (Número de registro invalidado) y la Causa deduplicado 12 (Por anulación del título o registro).

Las relaciones que se den de alta en este mantenimiento son las que posteriormente se van a recuperar en lapantalla de presolicitud, por lo tanto, si una circunstancia especial o una causa de duplicado no se da de alta enesta pantalla, no se recuperará en la pantalla de la presolicitud del título.

2.4.6. MANTENIMIENTO DE CARRERAS

FORMA DE ACCESO

• Títulos

Mantenimientos

Mantenimiento de carreras

Desde este punto de menú se realiza el mantenimiento de las carreras (planes de estudios y programas dedoctorado).

Estas carreras se van a asociar al plan a través de los nodos de finalización, en la pantalla de mantenimientode nodos (Módulo de Planes de estudio). Si un alumno obtiene dos nodos de finalización puede ser que estéobteniendo dos especialidades diferentes (dos códigos de carrera) o que el plan de estudios cuente con dostrayectorias diferentes que finalicen en el mismo título (un único código de carrera).

En el primer bloque se da de alta la carrera con el código que establece el MECD; si la carrera es de primer ysegundo ciclo además va a ser obligatorio completar el campo de fecha BOE. También es posible dar de altadatos referentes a los niveles: siendo el primer nivel la sección, el segundo nivel la especialidad, y el tercernivel la subespecialidad. Esto sólo es necesario si la carrera tiene estas divisiones.

En el anverso se establecerá el título que el alumno solicita y en el reverso, información referente a la sección,especialidad y subespecialidad, que también tienen que figurar en dicho título. Los datos de la segundalengua oficial sólo son necesarios si la Comunidad Autónoma tiene más de una lengua oficial, porque si esasí, el título también se imprimirá en dicha lengua oficial propia. También se da la posibilidad que estainformación pueda definirse en femenino o en masculino.

En el segundo bloque de la pantalla se recuperan automáticamente los nodos del plan o planes de estudiosque están asociados a dicho código de Carrera; el alumno deberá haber obtenido dicho nodo en dicho planpara poder solicitar el título. De este modo se podrá comprobar la relación existente entre el plan de estudiosde UNIVERSITAS XXI®-ACADÉMICO y el código de Carrera oficial otorgado por el MECD.


Versión 5.1.


2.4.7. MANTENIMIENTO DE CONVALIDACIONES

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos

Mantenimiento de convalidaciones

Cuando un alumno ha obtenido un título por un procedimiento distinto a la superación de un plan de estudiosdeberá convalidar dicho título para poder obtener un título oficial. Desde esta pantalla se van a dar de alta lasconvalidaciones de títulos que puede solicitar un alumno.

En el campo Código se reflejará el código MECD de cada convalidación; en el campo Nombre de laconvalidación se darán de alta los estudios de los que se solicita la convalidación y en Codificación de lacarrera se realizará la asociación entre la convalidación que se solicita y la carrera que ha sido dada de alta enla pantalla Mantenimiento de Carreras y que, por tanto, tiene derecho a la solicitud de título.

El sistema permite grabar más de una convalidación con el mismo código, siempre y cuando la carrera a la quese asocie sea diferente, por tanto, la clave va a ser la unión entre el código y la carrera.

2.4.8. MANTENIMIENTO DE CAUSAS DE ERROR

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos

Mantenimiento de causas de error

En esta pantalla se va a realizar el mantenimiento de las causas por las cuales el MECD puede devolver elfichero sin estudiar la solicitud y, por tanto, sin conceder el Número de Registro Nacional al alumno.

En la pantalla se establece la causa del error y el código que el MECD da a este error (numérico de 3posiciones).

2.4.9. LENGUAS OFICIALES

FORMA DE ACCESO

• Títulos

Mantenimientos

Mantenimiento de lenguas oficiales

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de las lenguas oficiales de las Universidades.Este mantenimiento es importante puesto que el título se puede expedir en más de una lengua, cuando laUniversidad pertenece a una Comunidad Autónoma con más de una lengua oficial.


Versión 5.1.


La información que se dé de alta en esta pantalla, se va a recuperar en la pantalla Mantenimiento deUniversidades del Módulo de Planes de estudio. En dicha pantalla el sistema va a obligar a introducir algunalengua como oficial de cada universidad.

En la pantalla se establece la lengua oficial y el código que el MECD da a esta lengua (alfanumérico de 2posiciones).

2.4.10. CENTROS

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos

Centros

Desde este punto de menú se dan de alta los centros de la Universidad o de otras Universidades.

Este mantenimiento habrá sido dado de alta previamente por gestión académica ya que es un mantenimientobásico para la gestión de planes de estudios. Figurarán datos referidos a la denominación del centro,titularidad, año académico de inicio de la actividad, categoría docente, tipo de centro, la Universidad y campusal que pertenece, código del centro, código asignado por el MEC para becas, tipo de creación, etc.

Por parte de la unidad de títulos se deberá verificar que el campo específico para indicar el código MECDpara títulos está dado de alta y es el correcto y que figuran centros de otras Universidades necesarios paragestionar títulos de alumnos externos.

ATENCIÓN: pulsando el botón Descripciones, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla, se accede auna pantalla en la que se pueden registrar los cambios del nombre del centro que se hayan podido producir.Estos cambios pueden afectar a la gestión del título universitario del siguiente modo:

• Una vez insertado un nuevo registro no se podrá eliminar si existen solicitudes de título en el rango defechas definido.

• Si existen varios cambios de nombre, los rangos de fechas deben de ser coherentes y debe existir unafecha fin de una determinada denominación antes de dar de alta uno nuevo. La fecha fin se podrámodificar siempre y cuando no existan solapes con otros registros.

• Cuando se registre una solicitud de título, en función de la fecha en la que se ejecute el último actoadministrativo que supone la obtención del título, la descripción del centro tomará por defecto la que hayaen el Mantenimiento de centros salvo que exista un registro en esta pantalla que sea el que esté vigentepara dicha solicitud (por rango de fechas).

2.4.11. DATOS DEL ALUMNO

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos

Datos del alumno


Versión 5.1.


Desde esta pantalla se pueden dar de alta los datos personales básicos para un alumno si se quieregestionar el título y no es un alumno de la Universidad. Se trata de la misma pantalla conocida por los usuariosdel resto de la aplicación (Módulo de Expediente).

2.4.12. PREMIOSHay determinados premios que, dada su relevancia, van a aparecer en el título oficial del alumno; el sistemapermite realizar un mantenimiento de estos premios susceptibles de figurar en el título.

La asociación de un premio determinado a un alumno se producirá directamente sobre la solicitud de título(Véase Apartado 4.3.5.).

2.4.12.1. ORGANISMO

FORMA DE ACCESO


Premios

Organismo

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de los organismos que van a conceder lospremios. Se dará de alta un órgano y el código que el MECD le haya asignado. Esta tabla se dará precargada ala Universidad.

2.4.12.2. MANTENIMIENTO DE PREMIOS

FORMA DE ACCESO


Premios

Premios

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de los premios que van a figurar en el título. Sedará de alta el premio y el código que figura en la tabla remitida por el MECD. La casilla Título? se chequeará sise desea que el premio figure en el título.

3. CÓMO SE DA DE ALTA LA PRESOLICITUD DE TÍTULO PARA UN ALUMNOPrevio a la tramitación de la solicitud del título académico por parte de la Universidad, por lo general, el alumnodebe abonar unas tasas1 de expedición del mismo. Estas tasas vienen especificadas en el Decreto de PreciosPúblicos que cada año publica cada Comunidad Autónoma. Por ello, antes de poder gestionar la solicitud, laUniversidad debe asegurarse de que dichas tasas han sido abonadas. Esta información es la que recogerá lapresolicitud en UNIVERSITAS XXI®-ACADÉMICO.

1 Por lo general, una petición de título lleva asociada un movimiento económico como consecuencia delpago de los derechos de expedición, aunque no siempre es así. Existen una serie de causas por las que elalumno podría pedir un nuevo título y que no necesariamente deberían implicar un pago por su parte. Estoscasos se estudiarán más adelante.


Versión 5.1.


Una presolicitud no es más que la petición de un título, por parte de un alumno que ha finalizado unacarrera.

Existen tres causas por las que se puede dar de alta una presolicitud:

• Por emisión del título por primera vez.

• Por petición de duplicados.

• Por circunstancias especiales que obligan a volver a tramitarlo.

La primera de ellas implica siempre un pago por parte del alumno, las otras dos dependerá de la causa por laque se solicita el duplicado o de la circunstancia especial que lleva a la petición de un nuevo título, ya queexisten causas por las que el alumno no se vea obligado a generar un pago (Véase Apartado 2.4.3. y 2.4.4. deeste documento).

3.1. PROCESOS CONTEMPLADOS EN EL ALTA DE UNA PRESOLICITUD

FORMA DE ACCESO


Solicitud de título

Mantenimiento de Presolicitudes

Para dar de alta una presolicitud hay que realizar los procesos siguientes:

• Introducir y verificar los datos académicos del alumno.

• Generar el movimiento correspondiente o asociar un movimiento ya generado

• Consultar datos personales o académicos (expediente) referidos al solicitante del título

3.1.1. DATOS ACADÉMICOS BÁSICOSLos datos académicos del alumno se introducirán en el primer bloque de la pantalla (Presolicitud). Puedenexistir varios casos:

• El alumno TIENE EXPEDIENTE en el sistema:

Si ha finalizado un plan de estudios que tiene un único nodo de finalización: al introducir el D.N.I.del alumno, el sistema recuperará automáticamente todos los datos (nombre, apellidos, plan deestudios, número de expediente, tipo de título asociado al plan de estudios que ha terminado, asícomo la carrera que ha finalizado). En este caso, una vez verificados los datos, se puede proceder agrabar la presolicitud.

Si ha terminado un plan de estudios que tiene más de un nodo de finalización y por tanto más deuna carrera y el alumno ha conseguido varios: al introducir el D.N.I. del alumno, se desplegará unaventana en la que se le dará al usuario la opción de elegir para cuál de los dos nodos se va a iniciar latramitación del título. Una vez seleccionado el nodo correspondiente, el resto de los datos serecuperarán automáticamente y se procederá a grabar la presolicitud.

Si el sistema detecta que el alumno no ha finalizado su plan de estudios (no tiene nodo definalización), avisará al usuario y le impedirá dar de alta la presolicitud para dicho tipo de título ycarrera. No obstante, sí se permitirá dar de alta un presolicitud para un alumno que no tiene nodo definalización, si se trata de una presolicitud para otro plan de estudios (por ejemplo un alumno quetramita una convalidación y que, a la vez, está cursando el doctorado). En este caso, el usuariodeberá introducir manualmente los datos obligatorios.


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• El alumno ES EXTERNO (no tiene expediente en UNIVERSITAS XXI®-ACADÉMICO):

En este caso, al introducir el D.N.I. del alumno, el sistema avisará al usuario de que éste no estáregistrado por lo que, pulsando el botón de enlace “Datos del alumno” (situado en la parte inferiorizquierda de la pantalla), se accederá a la pantalla para dar de alta sus datos personales.

Una vez realizado este proceso, al introducir el D.N.I. del alumno se cargarán automáticamente sunombre y apellidos y, el usuario manualmente tendrá que completar el resto de campos obligatorios(tipo de título y carrera).

Finalmente procede a grabar dicha presolicitud.

Si el alumno procede, por ejemplo, de un centro adscrito cuyo plan de estudios no esté dado de altaen el sistema, deberá ser tratado como si fuera un alumno externo insertándose los datos antesmencionados.

Una vez que se han introducido los datos académicos, se deberá grabar antes de poder acceder a registrar losdatos económicos en la pantalla. El usuario podrá visualizar la Fecha de grabación de la solicitud.

3.1.2. DATOS ECONÓMICOS DE LA PRESOLICITUDGENERACIÓN DEL MOVIMIENTO Y LA CARTA DE PAGO En todos los casos antes mencionados, una vez grabados los datos académicos del alumno, se ha de procedergenerar el movimiento correspondiente. Para ello se pulsa el botón “Genera Movim.” (situado en la parteinferior izquierda) y será el propio sistema el que realizará los cálculos correspondientes y generará un recibocon el importe a pagar por el alumno.

Respecto a la generación del movimiento pueden existir tres casos:

• El tipo de petición del título implica obligatoriamente el pago de un importe: al pulsar el botón “GeneraMovim.”, el sistema generará el movimiento y recibo correspondiente.

• El tipo de petición no lleva asociado ningún pago: en este caso, al pulsar el botón “Genera movim.”, elsistema enviará un mensaje al usuario indicándole que no es necesaria la generación de ningún recibo.

• El tipo de petición lleva asociado un descuento:

Si bien se ha considerado que existen cuatro tipos de descuento que se pueden aplicar (Familianumerosa de primera, Familia numerosa de segunda, Premio Extraordinario y Centros Adscritos), laUniversidad podrá necesitar asociar otros descuentos o eliminarlos, si fuera necesario, asociandodesde la pantalla de Descuentos (Módulo de títulos/Gestión económica/Descuentos) loscorrespondientes a cada actividad económica y concepto imputable definido (Véase Apartado 2.2. deeste documento).

Para aplicarlo, antes de pulsar el botón “Genera Movim.”, el usuario debe seleccionar el tipo dedescuento que quiere aplicar en el campo “Descu.”. Una vez generado el movimiento, se puedecomprobar como el sistema aplica directamente el descuento en el importe del movimiento.

En el caso de descuentos cuyo importe asciende al 100%, el recibo que se genere será de importecero, y el sistema dará la presolicitud por cobrada automáticamente.


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QUÉ SUCEDE SI EL RECIBO HA SIDO GENERADO PREVIAMENTE A LA SOLICITUD DEL TÍTULOEl sistema ofrece la posibilidad de generar recibos de abono de los derechos del título desde la pantalla deMantenimiento de movimientos (Módulo de Gestión económica), sin haber dado de alta previamente laPresolicitud. En estos casos no existe ningún control sobre si el alumno realmente tiene derecho a solicitarlo(ha obtenido el nodo de finalización) o no, pero sí se puede asociar el recibo generado a la presolicitudcorrespondiente, a posteriori.

Si el usuario ha generado un movimiento para un alumno antes de dar de alta su Presolicitud, elprocedimiento, que se deberá seguir, es el siguiente:

• En primer lugar, procederá a registrar los datos académicos de la Presolicitud del alumno, tal y como seexplica en el Apartado 3.1.1. de este documento.

• Una vez que ha grabado la presolicitud, se accederá al bloque de datos económicos de la pantalla y sepulsará el botón Movimiento, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

• El sistema mostrará todos los movimientos asociados a ese alumno y para dicha actividad económica.No obstante, es muy importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

En el caso de que existan varios movimientos, el usuario deberá verificar cuál es el que debeasociar a la presolicitud ya que es posible que, por error, se hayan dado de alta varios movimientosasociados a la misma actividad. Para ello bastará con que pulse el botón de enlace Mantenimientode Recibos, situado en la parte inferior de la pantalla.

No se recuperarán movimientos que estén asociados a otras actividades económicas (por ejemplo,si el alumno tiene un movimiento generado para la solicitud de un título de licenciado y otro para untítulo de doctor, sólo se recuperará el que se corresponda con la presolicitud que se está dando dealta).

No se recuperarán movimientos cuyos recibos hayan sido invalidados.

El movimiento generado puede tener uno o varios recibos asociados (por ejemplo, se ha entregadoel recibo al alumno para que abone los derechos de título como licenciado, pero dicho alumno erabeneficiario de familia numerosa por lo que hay que corregir el movimiento y se genera un segundorecibo). En estos casos, en el campo Importe movimiento figurará una cantidad diferente a lareflejada en el campo Importe recibo. El usuario deberá consultar los recibos asociados (pulsando elbotón de enlace Mantenimiento de recibos) para desde aquí imprimir el recibo que sea necesario.

Una vez seleccionado el movimiento, se pulsará el botón de Grabar y dicho movimiento quedará asociado ala presolicitud.

OTRAS OPERACIONESIgualmente desde este bloque de la pantalla se pueden realizar una serie de operaciones que se detallan acontinuación:

• Imprimir el recibo que se ha generado

En el caso de que exista un único recibo para dicho movimiento (el importe que figura en el campo"Importe movimiento" coincide con la cantidad que figura "en Importe recibo"), el usuario sólo deberápulsar el botón de la Recibo (Impresora).

Si estos dos importes no coinciden, el usuario deberá acceder a la pantalla de Mantenimiento derecibos para poder elegir el recibo que desea imprimir. Pulsando el botón desde la pantalla dePresolicitud recuperará sólo los recibos asociados a dicho movimiento.

• Conciliar manualmente el recibo generado

Para ello habrá que ir a la pantalla de “Conciliación manual”, pulsando el botón de enlace desde Presolicitud,en donde se recuperará el recibo correspondiente (siempre que no esté impreso o ya haya sido abonado). En


Versión 5.1.


el caso de que el recibo esté impreso y se quiera conciliar, será necesario modificar el número de impresiones=0 (Módulo de Gestión económica/Recibos/Mantenimiento de recibos). Al conciliarlo se dará por cobrada lapresolicitud (apareciendo chequeada la casilla de “Cobrado”) y será posible dar de alta una solicitud.

Si el valor del parámetro CERRAR_EXP=S, en el momento en el que se concilie el recibo o se dé porCobrado, el sistema avisará al usuario de que va a proceder a cerrar el expediente. A partir de esemomento, si se consulta dicho expediente, figurará, en la parte superior derecha de la pantalla, unmensaje en rojo avisando de esta situación.

• Modificar manualmente la fecha de cobro de un recibo.

Cuando se concilia manualmente un recibo, la fecha de cobro es la fecha del sistema, es decir, la fecha en laque se ejecuta el proceso. Debido a que esta fecha es importante para la gestión de títulos y debe reflejarfielmente el día en el que el alumno realizó el pago, existe un campo para modificar la fecha del sistemadenominado Fecha de Cobro manual en la que el usuario podrá introducir la fecha real, en el caso de quedifieran ambas.

Para poder introducir un registro en este campo, la presolicitud debe estar marcada como Cobrada,bien porque ya se haya conciliado manualmente el recibo, bien porque el alumno no tenga que abonarningún importe.

• Deshacer el movimiento generado.

Esta operación es posible desde la propia pantalla de Presolicitud pulsando el botón “Deshace Movim”. Cuandoun movimiento se deshace, el recibo se invalida automáticamente siempre que no esté impreso o figure comocobrado. Esta opción se puede utilizar en el caso de que el usuario se equivoque al generar el movimiento y,por ejemplo, no haya introducido el descuento correspondiente.

Si el recibo está cobrado, el sistema avisará al usuario de esta circunstancia y le permitirádesasociarlo de la solicitud. No obstante, no se invalidará dicho recibo sino que quedará pendientepara que sea asociado a la nueva presolicitud, si fuera necesario.

3.1.3. CONSULTAS DESDE LA PANTALLA DE PRESOLICITUDDesde esta pantalla se pueden realizar otra serie de procesos complementarios al alta y gestión delmovimiento que permiten al usuario consultar desde una única pantalla todos los datos que necesita asociadosa un estudiante. A continuación se describen dichos procesos:

• Verificación de los Datos personales del alumno y consulta del Expediente

Mediante los correspondientes botones de enlace de la pantalla, el usuario podrá comprobar si estos datos soncorrectos y realizar cualquier consultar sobre el expediente del alumno en el plan de estudios.

• Generación de certificadoPulsando el botón correspondiente, situado en la parte inferior derecha de la pantalla, el usuario accederá a lapantalla de restricción de emisión en la que, realizando una consulta, podrá elegir el certificado que deseagenerar.

• Acceso a la solicitud del título

Una vez abonado el recibo correspondiente a la presolicitud de un título, desde esta pantalla se puedeacceder a la Solicitud en la que se recuperarán, de forma automática, todos los datos del estudiante.

• Consulta del histórico de una solicitud


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Desde el momento en que se produce el alta de una presolicitud de título para un alumno, el sistema realiza uncontrol y gestión de todos los procesos que funcionan sobre la misma. El usuario puede consultar, tanto desdela presolicitud como desde la solicitud, esta información que le permitirá saber la fecha, tipo de modificación yestado de la solicitud de una petición.

3.1.4. OTRAS CONSIDERACIONES SOBRE LA GESTIÓN DE LA PRESOLICITUDExisten una serie de consideraciones relacionadas con el registro de una presolicitud que es importante teneren cuenta:

• Si el alumno tiene cantidades pendientes de abonar por cualquier concepto, le saltará un aviso alusuario con dicha información; no obstante, se podrá continuar dando de alta la presolicitud.

• Se puede borrar una presolicitud, que, por ejemplo, se ha dado de alta por error, del siguiente modo:

Si la presolicitud no tiene asociado ningún movimiento, bastará con situarse en el primer bloque dela pantalla y proceder al borrado.

Si la presolicitud tiene asociado algún movimiento y éste no está cobrado, bastará con pulsar elbotón Deshace movimiento y el sistema procederá a invalidar el correspondiente recibo. Una vez quela presolicitud ya no tiene asociado movimiento, se podrá borrar sin ningún impedimento.

Si la presolicitud tiene asociado algún movimiento y éste está cobrado, será necesario proceder adesasociar el recibo. Para ello se pulsará el botón Deshace movimiento, pero el recibo no seinvalidará sino que quedará asociado al alumno y la actividad económica, eliminando sólo la relacióncon la presolicitud. Finalmente se podrá borrar esta presolicitud.

En el caso de que la presolicitud lleve asociada alguna Circunstancia especial y Causa deduplicado será necesario borrar antes esta información y grabar dicho cambio. Una vez realizadaesta operación, se podrá borrar la presolicitud.

Finalmente es importante tener en cuenta que si se quiere borrar una presolicitud para la que yaexiste una solicitud asociada, será necesario proceder primero a borrar la solicitud.

• Si un alumno tiene su expediente trasladado, no se le podrá dar de alta una presolicitud para dichoexpediente; únicamente se le podrá tratar como alumno externo.

• Si un alumno tiene su expediente bloqueado, el sistema comprobará cuál es la causa de dicho bloqueo ylas consecuencias asociadas a la misma. Si una de las consecuencias es que no se puedan gestionar lostítulos (está marcada con TIT), el sistema impedirá el alta de una presolicitud para dicho alumno.

3.2. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES QUE AFECTAN A LA TRAMITACIÓN DE UN TÍTULO:CAUSAS DE DUPLICADO

Una circunstancia especial es cualquier causa legal que afecta a la eficacia del título incluyendo aquellascircunstancias que afecten al trámite de los registros. En el caso de que un título esté afectado por alguna delas especificadas por el Ministerio, se introducirá en la pantalla de Presolicitud (Segundo bloque), dichacircunstancia.

Entre las circunstancias especiales se encuentra la tramitación de un duplicado. Un registro duplicado esaquel que se debe grabar más de una vez manteniendo el mismo Número de Registro Nacional. A modo deejemplo, son causas de duplicidad de un título:


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• Haber obtenido un nuevo acto académico (nueva especialidad, grado de licenciado, premioextraordinario). El estudiante abonará la tasa de reexpedición correspondiente y se emitirán por elsistema los documentos indicados.

• Robo o extravío: la gestión se inicia a petición del interesado. Para ello el estudiante debe publicar en elB.O.E. el anuncio correspondiente; si transcurrido el plazo de un mes desde la publicación no hubieseaparecido el citado documento, la secretaría iniciará la tramitación de un duplicado. Al expediente seunirá el anuncio publicado en el BOE y se dejará constancia de la fecha de publicación.

• Deterioro: el estudiante abonará la tasa de reexpedición correspondiente y se emitirá por el sistema. A lasolicitud se unirá el título anterior.

• Cambio circunstancias personales, etc.

El proceso de gestión de una presolicitud para un duplicado de título no difiere de la que se ha explicado en elapartado anterior. La única diferencia reseñable es que, al darla de alta, hay que introducir cuál es la causa porla que el alumno solicita el duplicado (bloque “Causas de Duplicado”). Es obligatorio, siempre que seespecifique una causa de duplicado, introducir como circunstancia especial la 01 (Títulos que se expiden concarácter de duplicados). Una presolicitud puede tener asociadas varias circunstancias especiales y/o causas deduplicado y la recuperación de las mismas en este bloque dependerá de cómo la Universidad haya dado dealta el Mantenimiento de Circunstancias especiales y Causas de duplicado (Véase Apartado 2.4.5. de estedocumento).

El acceso al bloque de Circunstancias especiales y Causas de duplicado podrá estar restringido paradeterminado tipo de usuarios, si la Universidad así lo establece.

Es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• No se permite dar de alta un duplicado (mismo DNI y mismo tipo de título) con una presolicitud previa nocobrada salvo que se trate de una solicitud de duplicado para especialidades simultáneas (Véase Apartado3.2.1).

• Como ya se ha comentado, en el apartado de generación del movimiento, no todas las circunstanciasespeciales ni las causas de duplicado tienen que implicar el cobro de un importe. Dependiendo de cómose hayan definido ambas en los correspondientes mantenimientos, se generarán movimientos y recibosadicionales o no. No obstante, si la Circunstancia especial asociada a la presolicitud no implica el cobropero ésta lleva a su vez una Causa de duplicado que sí supone la generación del movimiento, éste segenerará, es decir, dependerá del nivel más fino de definición de la relación.

• Será posible borrar las circunstancias especiales y causas de duplicado si no hay movimiento económicoasociado a la presolicitud; en caso contrario, será necesario primero proceder a desasociar el movimientopara poder proceder a su borrado.

3.2.1. ESPECIALIDADES SIMULTÁNEASEn el caso de que un alumno obtenga dos especialidades simultáneas y el usuario desee dar de alta ambasaunque sólo pueda gestionar realmente una de ellas, el procedimiento que será necesario seguir es elsiguiente:

• Al introducir los datos del alumno, el sistema recuperará los dos nodos de finalización asociados a lasdos carreras correspondientes.

• Se dará de alta una de ellas con los datos correspondientes (generación del movimiento, emisión delrecibo, etc.). Ésta será la presolicitud que deberá figurar como Cobrada para poder iniciar el trámite de lasolicitud del título.

• Una vez dada de alta la primera presolicitud, bastará con pulsar el botón de Especialidad simultáneapara que el sistema recupere automáticamente los datos de la segunda especialidad y genere una


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segunda presolicitud para la segunda carrera. Ésta se dará por Cobrada, pero no se podrá gestionar lasolicitud asociada hasta que la primera petición no tenga el correspondiente Número de RegistroNacional, tal y como establece el Ministerio. Igualmente, el sistema habrá introducido, de formaautomática, la Circunstancia especial (01) y Causa de duplicado correspondiente.

Se podrá acceder a la Solicitud para continuar la gestión en el momento en que la primerapresolicitud figure como Cobrada.

Si se intenta acceder a la Solicitud desde la segunda presolicitud, el sistema lo impedirá hasta quese detecte que la solicitud ya tiene NRN.

4. CÓMO SE GESTIONA LA SOLICITUD DE TÍTULO

4.1. CÓMO ACCEDER A LA PANTALLA DE SOLICITUD DE UN TÍTULOEn primer lugar, es importante tener en cuenta los controles previos para poder registrar una solicitud:

• El alumno no puede tener el expediente ni bloqueado (con causa y consecuencia de bloqueo que afectea la emisión de título, es decir, que esté marcada para el ámbito TIT), ni haberse trasladado deuniversidad. En este caso, el sistema no permitirá la gestión del título.

• El alumno ha de tener una presolicitud cobrada.

Se puede acceder a la pantalla de Solicitud de un título desde:

• Módulo de expediente (Expedientes/Expedientes).

En este caso, bastará con recuperar los datos del alumno y desplegar la lista de valores situada en la parteinferior derecha de la pantalla. Se ha de seleccionar Solicitud de título y pulsar la flecha correspondiente.Pueden existir tres casos diferentes:

El alumno no tiene nodos de finalización en el plan de estudios correspondiente. En este caso, elsistema impedirá acceder a la pantalla correspondiente del módulo de títulos.

El alumno tiene nodo de finalización, pero no tiene registrada ninguna presolicitud. En este caso,al pulsar el botón de acceso, el sistema conducirá al usuario a la pantalla de presolicitud y no a la desolicitud.

El alumno tiene nodo de finalización y una presolicitud cobrada. El usuario podrá accederdirectamente a la pantalla de solicitud.

• Desde la pantalla de Presolicitud del Módulo de títulos:

En este caso, si el alumno no tiene una presolicitud cobrada, no permitirá acceder al registro de lasolicitud.

• Desde el punto de menú correspondiente del Módulo de títulos:

El sistema no realizará ningún control para acceder a esta pantalla directamente. Al introducir el DNI,si el alumno seleccionado tiene más de una presolicitud, se mostrarán todas las presolicitudestramitadas por el alumno, simplemente moviéndose con el cursor. Al estar en el modo inserción, si seselecciona una presolicitud que ya tiene su correspondiente solicitud, el sistema avisará de lacircunstancia impidiendo continuar. Si no existe la solicitud, el sistema cargará los datos relativos alalumno y a la presolicitud y permitirá dar de alta la nueva solicitud.

4.2. DATOS BÁSICOS DE LA SOLICITUD

FORMA DE ACCESO


Solicitudes de título


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Solicitud de título

De forma automática y procedentes de la presolicitud registrada para un alumno, se recuperan los siguientesdatos obligatorios en esta pantalla:

• DNI, nombre y apellidos del alumno

• Tipo de título: se recupera automáticamente al introducir el DNI del alumno.

• Carrera: se recupera automáticamente al introducir el DNI del alumno.

• Plan/Programa del alumno. Estos campos se completarán automáticamente siempre y cuando el títulosolicitado corresponda a un expediente de la Universidad; en caso contrario, ambos campospermanecerán vacíos.

El usuario deberá introducir en esta primera pantalla:

• Número de solicitud: es un campo de libre disposición para la Universidad (alfanumérico de 13). Nopodrá haber dos números iguales de solicitud.

Figuran igualmente los siguientes datos:

• Responsable del título: se indica si se trata de un título oficial (MECD) o propio.

• Si la solicitud está o no afectada por circunstancias especiales o causas de duplicado (ambas casillasaparecerán marcadas si se ha registrado algún valor en la presolicitud del estudiante).

• NRU: se trata de un campo numérico, generado secuencialmente y de forma automática al acceder a lasolicitud, pero modificable por el usuario (por ejemplo, para cubrir huecos en la numeración). Para lageneración secuencial se partirá siempre del número más alto introducido. En el caso de las solicitudesde duplicado, el NRU será el mismo que el de la solicitud original, no permitiéndose su modificación.

• NRN: campo que se recuperará en la pantalla si la solicitud ya se ha recibido del MECD y se le haasignado el número correspondiente.

• La fecha de grabación de la solicitud se corresponde con la fecha de asignación del NRU.

4.2.1. EL ESTADO DE LAS SOLICITUDESEn la parte central de la pantalla, el usuario puede visualizar el estado de una solicitud. Dichos estados sonlos siguientes:

• Registrada (R): la solicitud se ha dado de alta, pero aún no se han realizado las correspondientesvalidaciones. Se puede registrar cualquier modificación, pero estas solicitudes no podrán incluirse en unlote.

• Procesada (P): las solicitudes son sometidas a una serie de validaciones que se lanzan cuando elusuario pulsa el botón Procesar solicitud. Estas solicitudes son susceptibles de ser incluidas en un lote.

• Generada (G): la solicitud ha entrado a formar parte de un lote y puede ser enviada al MECD.

• MECD (M): la solicitud ha sido enviada al MECD (figura fecha de envío en el lote correspondiente). Apartir de este momento no se podrá realizar ninguna modificación sobre la solicitud.

• Devuelta (D): el fichero en el cual se encuentra la solicitud ha sido devuelto por el MECD. En estemomento, la solicitud tendrá NRN. No se podrá modificar ningún dato.

• Errónea (E): es un subestado. Una solicitud ha sido devuelta, pero tiene algún error, por lo que el MECDla ha devuelto sin NRN y tendrá que revisarse y volverse a enviar; para ello se permitirá cambiar suestado.

• En imprenta (T): es el momento en que la solicitud es enviada a la imprenta (figura fecha de envío en unlote de imprenta).


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• Impreso (I): cuando se registra la fecha de recepción desde la imprenta.

• Retenida (S): el usuario podrá indicar que una solicitud está retenida - por ejemplo, a la espera de lasegunda especialidad -, lo que será detectado por la imprenta que no procederá a la impresión hasta quele lleguen los datos de esta segunda especialidad. En este estado pueden hacerse manualmente por elusuario los siguientes cambios de estado:

Una solicitud “Devuelta” puede pasarse manualmente a “Retenida” (interesa distinguirla de lassolicitudes devueltas que pueden imprimirse sin más dilación)

Igualmente puede pasarse de “Retenida” a “Devuelta” (en el caso de que se quiera incluirla en unnuevo lote para la imprenta).

De “Retenida” a “En Imprenta” (dicha solicitud está en la imprenta y no hace falta distinguirla de lasdemás)

De “Retenida” a “Impreso” (se hará previo envío y recepción de la imprenta y no de forma manual).

• Defectuosa (F): las solicitudes devueltas por la imprenta erróneas (por ejemplo, sin número de cartulina)pueden pasarse manualmente por el usuario a estado de “Defectuosa”. De Defectuosa puede pasarse através de los botones habilitados en la pantalla de solicitud de título a:

“Devuelta” (para que vaya en un nuevo lote a la Imprenta)

A “Impreso” (en el caso de que no sea necesario realizar un nuevo envío a la imprenta).

• Notificación (C): la solicitud tiene fecha de notificación al alumno y se ha impreso la correspondientecarta de aviso.

• Entregado (A): la solicitud tiene fecha de entrega al alumno.

Existe un botón “Volver a estudiar” en esta pantalla que permite que una solicitud en estado Procesada oGenerada pueda ser de nuevo estudiada (volvería a estado de Registrada):

• Si la solicitud está en Estado MEC, Devuelta, En imprenta o Impreso no podrá volver al estado deRegistrada.

• Si la solicitud se encuentra en Estado Errónea (es decir, ha sido devuelta por el MECD y tiene algúnerror), se permitirá, desde la pantalla de “Recepción de lotes”, acceder a la solicitud y pasarla a estado deRegistrada o desde esta misma pantalla. De este modo, se podrá volver a estudiar y corregir los erroresque fuera necesario, iniciándose a continuación de nuevo el proceso.

El usuario puede consultar, en todo momento, qué solicitudes se encuentran en un estado concreto. Paraello bastará con pulsar el botón que figura al lado de los Estados para situarse en Modo consulta y pulsar enun botón de Estado concreto (por ejemplo, Procesada): el sistema recuperará automáticamente todas lassolicitudes que se encuentren en Estado Procesada.

4.2.2. EL CONTROL DE ACCESO A LAS SOLICITUDES SEGÚN SU ESTADOPara la gestión de los bloqueos en títulos se tienen dos niveles: un nivel que depende del Estado de la solicitudy otro que depende del usuario según el perfil que tenga asociado.

Los niveles que existen según los Estados de la Solicitud son:

• Las solicitudes en estado R (Registrada) tienen asignado un nivel 0

• Las solicitudes en estado P (Procesada) y G (Generada) tienen un Nivel 1

• Las solicitudes en estado M (MECD), D (Devuelta), E (Errónea), T(Imprenta), I (Impresa), C(Modificación), A (entregada), F (defectuosa), S (retenida) tienen nivel 2.


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Los niveles, según los perfiles de los usuarios, son:

• Nivel 3 cuando tienen el perfil P_ADMTIT

• Nivel 2 cuando tienen acceso a la pantalla FTIT_GENLOTE

• Nivel 1, por defecto, y para el resto.

Por tanto, para que una solicitud no esté bloqueada para el usuario, el nivel del usuario tiene que ser mayorque el del estado del título. Dependiendo de cómo quiera la Universidad que funcione, si al perfil que tengaasociado el usuario de la secretaría se le da acceso a la pantalla FTIT_GENLOTE, no le apareceránbloqueadas las solicitudes hasta que éstas estén en estado M.

4.3. INFORMACIÓN QUE SE HA DE RECUPERAR O REGISTRAR EN LA SOLICITUD DE UNALUMNO

A continuación se describe la información contenida en la pantalla de solicitud de título que deberá ser revisaday actualizada, si fuera necesario, para garantizar la corrección de los datos del alumno que figurarán en sutítulo. Los datos contenidos en las diferentes pestañas se recuperarán, siempre que sea posible, delexpediente del estudiante y de acuerdo con su plan de estudios.

4.3.1. DATOS PERSONALESSe recuperan los datos personales básicos del alumno. Hay que tener en cuenta que se están realizando lassiguientes validaciones que son exigidas por las normas legales de expedición de títulos:

• Los campos de Nombre y Primer apellido son siempre obligatorios.

• El campo de Segundo apellido sólo será obligatorio para nacidos en España y de nacionalidadespañola.

• El campo Departamento sólo permitirá grabarlo para los nacidos en el extranjero; pero no seráobligatorio.

• El campo Localidad es también un campo obligatorio.

• Se permite la modificación de los Datos personales del alumno que figuran en esta pantalla; sinembargo, estos cambios no se grabarán en los datos personales del alumno (comunes a todos losposibles planes de estudios en los que estuviera matriculado). Si se considera necesario que quedenreflejados y que sean iguales en el sistema (también para las secretarías), se deberá acceder a lapantalla de Datos personales pulsando el botón de Expediente. Si la Universidad ha establecido el valordel parámetro UPDALUTIT = S, en caso de que se produzca algún cambio en los datos personalesdesde el Expediente del alumno, se producirá la actualización automáticamente en los datos de laSolicitud siempre y cuando dicha solicitud esté en estado Registrada. Si se encuentra en cualquier otroestado, e independientemente de qué valor tenga el parámetro, no se producirá dicha actualización.

• Se validará desde esta pantalla que el alumno no tenga menos de 18 años de edad.

4.3.2. DATOS ESTUDIOSLos datos que se recuperan en esta pantalla, en el caso de alumnos de la propia Universidad, o que se debeninsertar, si el alumno es externo, son los siguientes:

• Centro de finalización de estudios. Esta lista de valores sólo recupera los centros de impartición delplan o programa asociado a la solicitud. En el caso de que el centro haya sufrido un cambio de nombrese recuperará aquel que corresponda en función de la fecha del último acto administrativo que leposibilita para la obtención del título (campos Fecha de cobro o Fecha de cobro manual); si es un títulopara un alumno externo, la lista de valores recuperará también la denominación correspondiente a dichafecha.


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• Tipo de finalización: se recuperará automáticamente del tipo de finalización asociado a cada hito y nododel plan del alumno.

• Fecha de finalización: esta fecha se recupera automáticamente de la fecha de cierre de la última actade la asignatura que le otorga al alumno el nodo de finalización en su plan de estudios; no obstante, sepermitirá que el usuario modifique la misma. En el caso de Doctorado se recuperará automáticamenteen este campo la fecha de calificación de la tesis doctoral, así como la calificación obtenida, y también sepermitirá su modificación.

• Calificación: se grabará si así lo exige la norma que regula los requisitos de obtención del título,excluyéndose la calificación del grado de licenciatura. En el caso de que el nodo de finalización del plandel alumno esté asociado a un hito que, a su vez, esté relacionado con el Tipo de finalización 2(Superación del proyecto de fin de carrera), la calificación del proyecto se recuperará automáticamente,pero el usuario podrá modificarla. En la lista de valores se recuperan todas las calificaciones para lascuales se ha introducido un Código MECD en la pantalla “Calificaciones” del Módulo de actas.

• Código de convalidación: se van a recuperar de las convalidaciones que se hayan dado de alta en“Mantenimiento de convalidaciones”; se recuperarán aquellas convalidaciones que estén asociadas a lacarrera que tenga el alumno en la solicitud. Si se introduce un valor en esta campo se activará la pestañade estudios previos.

• Fecha de publicación de la norma que regula la fecha de expedición del título en el BOE (para el casode doctores y títulos obtenidos por convalidación se trata de un campo obligatorio).

• Descripción de las pruebas complementarias: Grado de licenciatura, prácticas tuteladas, etc.

• Fecha de realización de las pruebas complementarias.

• Universidad en que realiza las pruebas complementarias en el caso de que sea distinta de launiversidad que expide el título.

• Calificación obtenida en las pruebas complementarias

4.3.3. REGISTRO TÍTULO

• Fecha de abono de los derechos de expedición del título: esta fecha se recupera automáticamente dela fecha de cobro del recibo correspondiente (conciliación del recibo siempre que no se haya modificadomanualmente en el campo Fecha manual de cobro de la Presolicitud). En el caso de que el alumno nohaya tenido que pagar ninguna tasa, figurará en este campo la Fecha de grabación de la presolicitud.

Se validará en todos los casos que la fecha de abono sea posterior a la fecha de finalización entodos los casos.

• Fecha de expedición del título (2): este campo sólo se cumplimentará en el caso de que el alumno hayaabonado los derechos de expedición con anterioridad a la fecha en la que es nombrado el cargo ofuncionario que expide el título.

• Fecha del acto administrativo que ordena la expedición del título: En este campo se grabará el actoadministrativo individualizado (generalmente una Orden Ministerial comunicada) dictado de acuerdo conuna norma que ordena la expedición de un título. Por ejemplo; la expedición de un título español porconvalidación de otro extranjero.

• Clave alfanumérica de la cartulina. Este campo se recuperará automáticamente una vez que la solicituddel título haya sido devuelta en el correspondiente fichero de la imprenta. No obstante, podrá sermodificada en previsión de que pudiera haber errores de asignación; en cualquier caso, el número de lacartulina debe existir en al base de datos.

• Fecha de notificación al alumno. Campo de inserción que servirá para que el estado de la solicitudcambie a Notificado.

• Carta aviso: pulsando este botón se va a imprimir la carta que se ha de enviar al alumno para notificarleque ya puede recoger el título.


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• Fecha de entrega del título al alumno. Campo de inserción que supondrá que el estado de la solicitudcambie automáticamente a Entregada.

Tanto la Fecha de notificación como la Fecha de entrega pueden ser actualizadas o borradas por elusuario produciéndose la actualización automática del estado de la solicitud.

• Fecha y causa de anulación del título (cuando sea necesario).

4.3.4. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADOEn esta pestaña se pueden consultar las circunstancias especiales y causas de duplicado asociadas a laemisión del título del alumno y dadas de alta en la Presolicitud. Es posible insertar nuevas circunstanciasespeciales y causas de duplicado siempre y cuando éstas no supongan ninguna modificación en la situacióneconómica del alumno; pero no se podrán borrar las que se hayan insertado.

En el caso de que la solicitud del título corresponda un duplicado existen dos campos importantes que debenestar cumplimentados:

• El NRN se recuperara automáticamente si se trata de un duplicado, es decir, de otra solicitud para elmismo alumno, carrera y tipo de título.

• Fecha de expedición correspondiente al título original.

Si la circunstancia especial/causa de duplicado consiste en un código de estudios grabado erróneamente,habrá que introducir el código de la carrera erróneo en la parte inferior de la pantalla.

4.3.5. PREMIOSEl usuario puede registrar los premios otorgados a un alumno y que deben figurar en la solicitud del título.Previamente será necesario haberlo dado de alta en los mantenimientos correspondientes indicando que el tipode premio otorgado implica su impresión en el título del alumno (Premios/Premios). En el caso de lassolicitudes correspondientes a dobles especialidades, el premio siempre irá asociado a una especialidad (olo que es lo mismo a la solicitud de título correspondiente).

4.3.6. DOCTORADOEsta pestaña sólo se va a activar si se trata de un alumno que solicita un título de tercer ciclo (doctor).

Los datos que se recuperan en esta pantalla, en el caso de alumnos de la propia Universidad, o que se debeninsertar, si el alumno es externo, son los siguientes:

• Programa (Nombre del plan). Se recuperará el programa en el que tiene expediente el alumno o seinsertará el correspondiente, en el caso de alumnos externos.

• Fecha de lectura de la tesis. Esta información se recupera de la pantalla de “Calificación de tesisdoctoral” del módulo de Doctorado; no se permite su modificación. En el caso de que se trate de unalumno externo, este dato se recupera del campo "Fecha de finalización" de la pestaña "Datos deestudios".

• Calificación de la tesis. Se recupera de la misma pantalla mencionada.

• Departamento o departamentos responsables del programa de doctorado. Se recuperaautomáticamente de los departamentos que figuran en la pantalla de Gestión de programas del Módulode doctorado para el año académico de apertura del expediente del alumno. No obstante, es


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modificable por el usuario; se podrá borrar o insertar si fuera necesario. En el caso de que existan más decuatro departamentos asociados al programa, se recuperarán aquellos cuyo porcentaje de dedicaciónsea mayor.

• Departamentos no universitarios. Se dan de alta los departamentos o instituciones de fuera de laUniversidad que participan en el programa de doctorado.

• Créditos o cursos monográficos. Se recuperará el número de créditos realizados por el alumno,previos a la lectura de la tesis, o se insertará el dato correspondiente. Puesto que en el fichero del MECDse trata de un campo numérico de 2 dígitos es necesario que el usuario lo revise por si el alumno hubierasuperado, por ejemplo, 32.5 créditos; en este caso, deberá establecer cómo se ha de redondear.Igualmente es importante tener en cuenta que el sistema, al procesar la solicitud, verificará que, comomínimo, en este campo figure 32 o 02 dependiendo del año de publicación de la norma BOE que rige elprograma de doctorado.

• Fechas de inicio y fin de los créditos o cursos monográficos (previos a la lectura de la tesis doctoral).El usuario deberá insertar estos datos.

4.3.7. TÍTULOS PREVIOSEsta pestaña complementa la anterior y sólo se va a activar en el caso de solicitudes de títulos de doctor yconvalidaciones. La información que se solicita se refiere a los datos sobre el título que ha posibilitado laobtención del título de doctor/convalidación:

• Número de registro nacional del título previo (es decir, del título necesario para acceder al doctorado oa la convalidación de estudios totales o título).

• Tipo de título (del título previo)

• Fecha de obtención del título previo: fecha de expedición del título previo.

• Fecha de publicación BOE del plan de estudios en el caso de estudios previos finalizados mediante lasuperación de un plan.

• Fecha publicación en el BOE de la norma: cuando los estudios previos no fueron resultado de lasuperación de un plan.

• Código de Carrera asociado al título previo.

• Universidad en la que el alumno cursó el título previo.

• Centro de expedición del título previo.

• Provincia en la que se encuentra situado el centro de expedición del título previo.

• Municipio en el que se encuentra situado el centro de expedición del título previo

En el caso de que el alumno tenga expediente en un plan de primer y segundo ciclo en el sistema, todos losdatos del estudio previo se recuperarán automáticamente.

4.4. OTRAS CONSULTASDesde la pantalla de Solicitud, el usuario puede consultar información adicional que le puede ser de utilidad. Aesta información se accede desde los siguientes botones de enlace situados en la parte inferior de la pantalla:

• Presolicitud: se accede a la presolicitud del alumno para ese tipo de título.

• Expediente: se pueden consultar los datos del expediente y asignaturas superadas del alumno conenlace también a los Datos personales del mismo.


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• Histórico de títulos: el usuario puede consultar esta información que le permitirá comprobar cualquiermodificación o cambio que se haya producido sobre la solicitud desde que fue registrada hasta elmomento actual.

5. CÓMO SE GENERAN Y GESTIONAN LOS LOTES DE SOLICITUDES DE TÍTULOSPARA EL MECD

Desde las dos pantallas que se describen a continuación se generan y reciben tanto los ficheros para elMECD como para la imprenta. No obstante, se han independizado los procesos para que sea más clara suexplicación y se puedan resaltar las diferencias entre ambos.

5.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA EL MECDDesde esta pantalla se permite la generación de lotes que contienen solicitudes para proceder a su envío alMECD.

FORMA DE ACCESO


Gestión de lotes

Generación de lotes

Para generar el fichero se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos:

• Año: año de generación del lote

• Tipo de envío:

Lote MECD (habrá que seleccionar siempre este valor para los envíos de los ficheros con lassolicitudes al MEC)

• Número de orden: el sistema lo asigna automáticamente de forma correlativa; no obstante, es posible sumodificación. El sistema impide asignar el mismo número de lote a dos distintos.

• Fecha de generación del lote: fecha en la que el responsable da de alta el lote.

• Los campos Fecha de envío y Fecha de recepción no son obligatorios y se cumplimentarán teniendoen cuenta las condiciones siguientes:

El campo Fecha de envío ha de introducirla el usuario en el momento en que realmente se va aenviar el fichero de solicitudes de títulos al Ministerio.

El campo Fecha de recepción corresponde a la fecha de entrada del fichero procedente delMinisterio (sólo se podrá procesar un fichero procedente del Ministerio si se ha dado de alta la Fechade envío).

Una vez grabados los datos básicos del fichero se ha de proceder a seleccionar las solicitudes de título quevan a ir incluidas en el mismo. Para ello se dispone de un botón de filtro para seleccionar las solicitudes quese desea incluir/excluir en un lote. Estos filtros son los siguientes:

• Rangos según el Número de Registro Universitario de las solicitudes

• Filtros según los campos de Circunstancias especiales y causas de duplicado


Versión 5.1.


Una vez indicado el filtro, el sistema automáticamente recupera todas las solicitudes en Estado Procesadas (P)que se ajusten a dichas condiciones; éstas, una vez incluidas en el lote, pasarán a estado de Generadas (G).

En esta pantalla se ofrece adicionalmente la siguiente información:

• Código de la solicitud del título del alumno

• DNI, nombre y apellidos del mismo

• Estado de la solicitud (en este momento estarán todas a estado G, generadas).

• Número de registro universitario.

• Número de registro nacional (en este momento este campo no devuelve ninguna información ya que setrata de solicitudes todavía no enviadas al MECD y por tanto sin NRN)

• Plan del alumno

• Centro del alumno

• Si se trata de una solicitud de un duplicado

• Si la solicitud responde a alguna circunstancia especial

Los botones Añadir solicitud/Excluir solicitud/Excluir todas y Generar fichero se encuentran activados.

• El botón Añadir solicitud se pulsará si el usuario quiere incorporar alguna solicitud más (de laspreviamente extraídas) al fichero. Automáticamente en la lista de valores se recuperan los números desolicitud y datos personales básicos del alumno. Bastará con seleccionar una de ellas y la solicitud seincorpora al fichero en estado G.

• Mediante los botones Excluir solicitud y Excluir todas se pueden eliminar solicitudes incorporadas a unlote antes de que éste sea enviado. Las solicitudes eliminadas volverán al estado P (Procesadas).

• Pulsando el botón Generar fichero, el sistema indicará si el fichero se ha generado con éxito o si hayalgún error. El formato del fichero generado coincide con las especificaciones establecidas por el MECD.

• Pulsando el icono de la impresora se puede emitir un listado de las solicitudes, imagen de las incluidasen el fichero.

Como paso final, y una vez generado el fichero, el usuario debe introducir una fecha de envío al MECD. Estosupone que el fichero ya no podrá ser modificado ya que se considera definitivamente ejecutado yprocesado. El envío significa que ya no se podrá incluir ninguna nueva solicitud y, por tanto, los botones deAñadir/Excluir solicitudes y el filtro estarán desactivados.

• Las solicitudes pasarán a estado M (Enviada al MECD).

5.2. RECEPCIÓN DE LOTES DEL MECD

FORMA DE ACCESO


Gestión de lotes

Recepción de lotes

El MECD ha de procesar el fichero enviado por la Universidad asignando el Número de Registro Nacional detítulos. Si existiera alguna solicitud errónea procederá a su devolución a la Universidad que deberá proseguircon la tramitación.


Versión 5.1.


En el primer bloque de la pantalla se recuperan los datos del lote enviado y procesado por el Ministerio:

• Año

• Tipo de envío (MECD)

• Número del lote

• Fecha de generación: fecha en la que se generó el lote

• Fecha de envío: fecha en la que se envió el lote al MECD

Estos campos se recuperan de la información del lote en el momento de ser generado.

Para poder procesar el fichero enviado por el MECD hay que introducir la fecha de recepción y grabar.Pulsando el botón Cargar fichero (situado en la parte derecha superior de la pantalla) se validan todas lassolicitudes procedentes del Ministerio:

• Las solicitudes que se hayan recibido correctamente se recuperarán en la parte superior de la pantalla.

Estas solicitudes contarán con un Número de Registro Nacional.

Su estado será D (devueltas) y estarán bloqueadas.

• Las solicitudes en las que se haya detectado algún error, se recuperan en el segundo bloque de lapantalla.

Estas solicitudes estarán en estado E (erróneas). Si en el fichero del MECD viene informado el códigode error de la solicitud, se cargará también en esta pantalla.

Como se trata de solicitudes enviadas al MECD estarán bloqueadas. Para resolver los posibleserrores es necesario marcar la casilla de Desbloqueo y proceder a Grabar o pulsar el botónDesbloquear todas, si el proceso se quiere aplicar a todas las solicitudes erróneas. En este momentolas solicitudes pasan a estado R (registrada) y podrán ser corregidas para su posterior inclusión enun nuevo fichero.

Igualmente se podrá acceder, pulsando el botón de Solicitud, a la solicitud de título del alumno.

6. CÓMO SE GESTIONA LA IMPRESIÓN DE LOS TÍTULOS OFICIALESLa cartulina soporte es el documento físico que el MECD. suministra a las Universidades (esta cartulina eneste momento sólo tiene impreso el escudo nacional y el número de la cartulina asignado por el Ministerio),para que éstas por sus propios medios o a través de terceros, impriman (orla, escudo de la Universidad y lafirma del Rector) y posteriormente personalicen el título con los datos del estudiante titulado. El contenido de loque ha de imprimirse en los títulos, está preestablecido por diferentes normas legales.

La clave alfanumérica es el número de la cartulina que viene impreso en la misma; de este modo quedaráconstancia en la base de datos de la clave alfanumérica de cada título personalizado. Para dar de alta lasclaves alfanuméricas se utiliza esta pantalla.

El proceso será distinto según quien lleve a cabo la impresión:

• Imprenta externa a la Universidad: las claves alfanuméricas de las cartulinas se carganautomáticamente al recibir y procesar el fichero que devuelve la imprenta. El alta de las claves y suasociación con la solicitud es automática.

• La propia Universidad: primero es necesario dar de alta las claves alfanuméricas para posteriormenteasociarlas a la solicitud de los alumnos correspondientes.


Versión 5.1.


Un gran número de universidades españolas encargan el proceso de impresión física de los títulos oficiales auna imprenta externa que se responsabiliza de esta gestión y devuelve a la Universidad la cartulina para suentrega al alumno. En el apartado 6.1. de esta Guía se explica cómo deberían proceder las Universidades quesiguen este procedimiento. No obstante, otras Universidades imprimen ellas mismas los títulos, una vez que lassolicitudes han sido correctamente devueltas por el Ministerio. En estos casos se describen las funcionalidadesde las que dispone el módulo en el apartados 6.2. de este documento.

6.1. IMPRESIÓN EXTERNA A LA UNIVERSIDAD

6.1.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA LA IMPRENTADesde esta pantalla se permite la generación de lotes que contienen solicitudes para proceder a su envío a laimprenta.

El funcionamiento y la forma de acceso para la generación de lotes a la imprenta es el mismo que para lageneración de envíos al MECD; el usuario deberá seleccionar, en este caso, el Tipo de envío "Imprenta".

FORMA DE ACCESO


Gestión de lotes

Generación de lotes

Para generar el fichero se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos:

• Año: año de generación del lote

• Tipo de envío: en este caso se deberá señalar

Lote Imprenta (para los envíos de las solicitudes a la imprenta)

• Número de orden: el sistema lo asigna automáticamente de forma correlativa; no obstante, es posible sumodificación. El sistema impide asignar el mismo número de lote a dos distintos.

• Fecha de generación del lote: fecha en la que el responsable da de alta el lote.

• Los campos Fecha de envío y Fecha de recepción no son obligatorios.

El campo Fecha de envío ha de introducirla el usuario en el momento en que realmente se va aenviar el fichero de solicitudes de títulos a la imprenta ya que automáticamente se modificará elestado de las solicitudes a T (En imprenta).

El campo Fecha de recepción corresponde a la fecha de entrada del fichero procedente de laimprenta por lo que este campo sólo se podrá visualizar en esta pantalla si ya ha sido procesado elfichero devuelto por la imprenta.

Existe un botón de filtro mediante el cual el usuario puede indicar:

• Si desea o no incluir en el fichero para la imprenta las solicitudes en estado de “Retenida”.

• Los números de lote MECD (rango) que se quieren incluir en el envío a la imprenta.

Este botón de filtro es de Inclusión o de Exclusión según lo que el usuario chequee en los campos de la partesuperior izquierda del botón.


Versión 5.1.


Una vez validado el filtro automáticamente, el sistema recupera todas las solicitudes devueltas (D) que no sehayan incluido en otros ficheros y hayan pasado las correspondientes validaciones, así como las Retenidas, siasí se ha especificado.

En esta pantalla se ofrece adicionalmente la siguiente información:

• Código de la solicitud del título del alumno

• DNI, nombre y apellidos del mismo

• Estado de la solicitud (en este momento estarán todas a estado T).

• Número de registro universitario.

• Número de registro nacional

• Plan del alumno

• Centro del alumno

• Si se trata de una solicitud de un duplicado

• Si la solicitud responde a alguna circunstancia especial

Los botones Añadir solicitud/Excluir solicitud/Excluir todas y Generar fichero se encuentran activados.

• El botón Añadir solicitud se pulsará si el usuario quiere incorporar alguna solicitud más (de laspreviamente extraídas) al fichero. Automáticamente en la lista de valores se recuperan los números desolicitud y datos personales básicos del alumno. Bastará con seleccionar una de ellas y la solicitud seincorpora al fichero.

• Mediante los botones Excluir solicitud y Excluir todas se pueden eliminar solicitudes incorporadas a unlote de imprenta antes de que éste sea enviado. Las solicitudes eliminadas volverán al estado D(Devuelta).

• Pulsando el botón Generar fichero, el sistema indicará si el fichero se ha generado con éxito o si hayalgún error. El formato del fichero generado es similar al enviado al MECD (fichero txt), pero con elcampo NRN cumplimentado.

• Mediante el icono de la impresora, se puede emitir un listado de las solicitudes, imagen de las incluidasen el fichero.

Como paso final, y una vez generado el fichero, el usuario debe introducir una fecha de envío a la imprenta.Esto supone que el fichero ya no podrá ser modificado ya que se considera definitivamente ejecutado yprocesado. El envío significa que ya no se podrá incluir ninguna nueva solicitud y, por tanto, los botones deAñadir /Excluir solicitudes y el filtro estarán desactivados.

Las solicitudes pasarán a estado T (en imprenta).

6.1.2. RECEPCIÓN DE LOTES DE LA IMPRENTA

FORMA DE ACCESO


Gestión de lotes

Recepción de lotes

La imprenta recibe el fichero enviado por la Universidad asignando el número de cartulina. Si existiera algunasolicitud errónea procederá a su devolución a la Universidad que deberá proseguir con la tramitación.


Versión 5.1.


En el primer bloque de la pantalla se recuperan los datos del lote enviado y procesado por la imprenta:

• Año

• Número del lote

• Fecha de generación

• Fecha de envío

Para recuperar el fichero enviado por la imprenta hay que introducir la fecha de recepción, grabar y acontinuación pulsar el botón de “Cargar fichero” (situado en la parte superior derecha de la pantalla). De estaforma se validan todas las solicitudes procedentes de la imprenta:

• Las solicitudes que se hayan recibido correctamente se recuperarán en la parte superior de la pantalla.

Estas solicitudes contarán con una clave alfanumérica Su estado será I (impreso)

• Las solicitudes que tengan algún error detectado, se recuperan en el segundo bloque de la pantalla.

Estas solicitudes estarán en estado T (en imprenta). Para resolver los posibles errores es necesario ir a la solicitud del título del alumno y pasar la solicitud

al estado F (defectuosa).

Las solicitudes defectuosas pueden pasarse a estado de D (devuelta por el MECD) para poderenviarlas de nuevo a la imprenta o al estado de I (impreso).

6.2. LA ASIGNACIÓN DE CLAVES ALFANUMÉRICAS A UNA SOLICITUD

6.2.1. ALTA MANUAL DE CLAVES ALFANUMÉRICAS

FORMA DE ACCESO


Gestión de lotes

Alta de los códigos alfanuméricos

Por medio de esta pantalla, los usuarios podrán dar de alta manualmente las claves alfanuméricas asignadasa las cartulinas correspondientes.

La pantalla está estructurada en dos bloques independientes. En primer lugar se muestran la fecha derecepción, fecha de envío a la imprenta y fecha de recepción de la imprenta. Con ello se pretende facilitar elalta manual de las claves alfanuméricas, ya que cuando se inserte un registro en la parte inferior,automáticamente se rellenarán, de estos tres campos, aquellos que estén informados en la parte superior.

En el segundo bloque se introducirán los siguientes datos:

• Clave alfanumérica.

• Fecha de recepción, fecha de envío a la imprenta y fecha de recepción de la imprenta. Se podránrellenar automáticamente si están informados estos campos en el primer bloque de la pantalla.

• Anulación: se permitirá asociar una causa de anulación a aquellas cartulinas que no resulten válidas poralgún motivo (defecto, problemas de la imprenta, etc.). Esta cartulina no podrá asignarse, a partir de ese


Versión 5.1.


momento, a ningún alumno. La asignación de cartulinas a alumnos es única, es decir, una clavealfanumérica sólo podrá ser relacionada con un alumno; igualmente si la cartulina ha sido anulada, no sepodrá dar de alta una nueva con el mismo número. Las causas de anulación van precargadas, si laUniversidad necesita nuevas causas de anulación deberá indicarlo para que sean dadas de alta.

En caso de que la Universidad tenga una imprenta externa, las claves alfanuméricas podrán consultarse enesta pantalla, una vez que se haya cargado el fichero que devuelve la imprenta.

Si se desea borrar alguna clave se puede hacer de forma individual, seleccionando el registro y pulsandoBorrar registro (aspa roja). Si alguna de las claves ya se ha asociado a algún alumno, no se permitirá suborrado.

Mediante el botón Modificar fechas se permite cambiar las fechas de envío a la imprenta y recepción de laimprenta.

• Para ello se ha de recuperar en pantalla las claves que desean ser cambiadas.

• En el primer bloque se han de informar aquellos campos de fechas que desean modificarse. Los camposque se dejan en blanco, permanecerán invariables en los registros mostrados en pantalla.

• Pulsar el botón modificar fechas.

Es importante tener en cuenta que en este segundo bloque se recuperan todas las claves ya dadas de alta.

Pulsando el botón de enlace Datos de la imprenta se podrán recuperar sus datos básicos (nombre, dirección,teléfono, etc.). Son meramente informativos.

6.2.2. REGISTRO DE CLAVES ALFANUMÉRICAS

FORMA DE ACCESO



Registro de claves alfanuméricas

En esta pantalla se asocian manualmente las claves alfanuméricas de las cartulinas a los alumnos. Bastarácon recuperar el año y número del lote y ejecutar la consulta; de este modo, todos los alumnos cuyassolicitudes han sido devueltas por el MECD en dicho lote y sean correctas, se recuperarán en pantalla paraasignar a la solicitud el número de cartulina.

Sólo se podrá asignar un número de cartulina que no esté anulada y que no haya sido asignada previamentea otro alumno.

En caso de que la Universidad tenga una imprenta externa, la asociación de la clave alfanumérica con lasolicitud del alumno podrán consultarse en esta pantalla, una vez que se haya cargado el fichero que devuelvela imprenta.


Versión 5.1.


7. INFORMACIÓN DE CONSULTA

7.1. CONSULTA DE UNA SOLICITUD

FORMA DE ACCESO



Consulta de solicitudes

Esta pantalla permite al usuario consultar el estado de la solicitud del título así como los datos másimportantes referidos a los trámites de la misma. Todos los datos que se pueden consultar en ella,corresponden a información localizada en otras pantallas del módulo.

La pantalla está dividida en dos bloques.

• En el primer bloque se podrá consultar por:

Número de la solicitud

DNI

Nombre y apellidos

Tipo de título

Estado de la solicitud

Estudio/ especialidad

Plan

Centro

• En el segundo bloque se recuperarán los datos referidos a la solicitud del alumno en cuestión:

Clave alfanumérica

Número de registro nacional

Número de registro universitario

Fecha de expedición del título

Fecha de notificación al alumno

Fecha de entrega

Fecha de anulación

Fecha de destrucción

Fecha de notificación al MECD (destrucción)

Causa de anulación

Número de lote

Año de lote

Tipo de envío (MECD o imprenta)

Fecha de envío del lote MECD/imprenta

Fecha de recepción del lote MECD/imprenta

Desde esta pantalla se puede acceder a la pantalla de Solicitud del título del alumno.


Versión 5.1.


7.2. HISTÓRICO DE TÍTULOS

FORMA DE ACCESO



Histórico de títulos

El sistema guarda un registro histórico de la evolución de la solicitud de título asociada al alumno. De estemodo se puede consultar la información asociada a un alumno y solicitud recuperándose una relación demodificaciones con los siguientes datos:

• Fecha en la que se ha producido una acción determinada sobre la solicitud.

• Acción que se ha ejecutado (por ejemplo, se ha actualizado presolicitud, se ha generado movimiento,etc.)

• Estado de la solicitud: para cada una de las acciones se especifica en qué estado se encontraba lasolicitud.

• Usuario que ha realizado cada una de las acciones recogidas.

Es importante tener en cuenta que este registro no puede ser modificado por el usuario ya que es el sistemael que automáticamente realiza las actualizaciones desde el alta de la Presolicitud hasta el último estadoregistrado asociado a la solicitud.

7.3. LIBRO DE REGISTRO

FORMA DE ACCESO



Libro de registro

El objetivo de esta nueva pantalla es simular el libro de registro que existe en el Centro gestor o en el registrocentral de la Universidad. Contiene sólo aquellos datos esenciales que identifican un título.

La pantalla está dividida en tres bloques:

• En el primero de ellos se puede consultar por los siguientes datos:

Número de la solicitud

NRU de la solicitud

NRN de la solicitud

• El segundo bloque permite al usuario consultar la siguiente información:

DNI, nombre y apellidos del alumno

Tipo de título


Versión 5.1.


Centro

Fecha de expedición

Fecha de recepción

Fecha de entrega

• Finalmente en el tercer bloque figura un campo de Observaciones en el que el usuario puede insertar lainformación que considere necesario.

El botón de Imprimir que figura en la parte inferior derecha de la pantalla permite la generación de un listadoen la que sólo estarán incluidos los alumnos cuya solicitud de título se encuentre en Estado Notificada.

8. GENERACIÓN DE LISTADOS Y CARTAS ASOCIADAS A LA GESTIÓN DE TÍTULOS

FORMA DE ACCESO


Listados y cartas

A continuación se enumeran los listados disponibles en el módulo de títulos y su funcionamiento.

8.1. SOLICITUD PRIMER Y SEGUNDO CICLOSe trata de un documento para que el alumno ratifique su solicitud del título. Es la función 309 del módulo decartas.

Se recuperan los datos personales del alumno (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección completa)que solicita el título, así como el nombre del centro en el que ha cursado la carrera y los estudios que hafinalizado. Por último fecha, espacio para la firma del alumno y la del rector de la Universidad en cuestión.

8.2. SOLICITUDES DE TERCER CICLOSe trata de la misma petición referida a alumnos de doctorado. Se trata de la función 310.

8.3. LISTADO REGISTRO DE ENVÍO AL MECDEn el encabezado recupera el nombre de la universidad activa y el nombre del listado.

Se van a recuperar a todos los alumnos que pertenecen a un lote determinado para un año determinado,centro y para un determinado tipo de envío (MECD o imprenta). Se puede comprobar el número de solicitud deltítulo, que es el código que va a otorgar el sistema cuando el alumno solicite el título, y el número de registro dela Universidad, para el caso en el que la universidad llevara un registro histórico de los títulos que hagestionado. Ambos números no tienen por que coincidir y serán modificables. Además se visualiza lainformación de la fecha en la que solicita el título (fecha en la que se grabó la solicitud), el DNI y el nombre yapellidos de los alumnos solicitantes.

Se incluye información sobre el año del lote, el número de lote y el centro para el cual se ha generado.


Versión 5.1.


8.4. LISTADO DE SOLICITUDES POR ESTADO Y FECHAEn este listado se restringe por estado de las solicitudes (y por centro). En la cabecera aparecerá laUniversidad activa y la descripción del estado de las solicitudes que aparecerán en el listado.

Se recupera la fecha de solicitud, el DNI de los alumnos cuya solicitud está en el estado para el que hemosrestringido, el nombre y los apellidos, el número de solicitud, el número de registro de la universidad, que comoen el caso anterior no tienen por qué coincidir y van a ser modificables.

Se visualiza el número del registro nacional, que es el número que devuelve el MEC. Este campo podráaparecer vacío en función del estado de la solicitud (se recupera información en este campo sólo parasolicitudes en estado devuelta y no errónea).

Por último se recupera la clave alfanumérica, que es la clave de la cartulina en la que se imprime el título. Igualque el código anterior sólo estará completo en función del estado en el que se encuentre dicha solicitud.

8.5. CARTA DE AVISO AL ALUMNOLa carta es la notificación de que el título se halla a disposición del alumno para que pase a recogerla. Mostraráel nombre y apellidos del alumno y su dirección completa. Es la función 308.

Para poder sacar esta carta es necesario que la solicitud esté en estado de I (impreso), o C (notificada). Es obligatorio restringir por los parámetros:

• Año de lote

• Lote

• Tipo de envío

• Número de expediente (número de la solicitud)

8.6. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE PRIMER Y SEGUNDO CICLOSe trata de un documento que puede solicitar el alumno en el caso de que, por alguna circunstancia necesite eltítulo y aún no se haya impreso éste. Es la función 305. Los parámetros que pueden introducirse son:

• Titulación

• Centro

• Número de registro universitario

• Plan

• Número de la solicitud

Pueden emitirse dos tipos de modelos: uno reflejará el nombre del secretario del centro (modelo CENTROS) yotro reflejará el nombre del jefe de servicio de alumnos (modelo MSUPLETIT).

8.7. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE TERCER CICLOSe trata de un documento que puede solicitar el alumno en el caso de que, por alguna circunstancia necesite eltítulo y aún no se haya impreso éste. Es la función 306. Los parámetros que pueden introducirse son:

• Titulación


Versión 5.1.


• Centro

• Número de registro universitario

• Plan

• Número de la solicitud

Pueden emitirse dos tipos de modelos: uno reflejará el nombre del secretario del centro (modeloCENTROSDOC) y otro reflejará el nombre del jefe de servicio de alumnos (modelo MSUPLEDOC).

9. TEMAS DESTACADOS EN ESTA VERSIÓNA continuación se resumen aquellos temas que se considera necesario destacar, bien porque se trata denuevas funcionalidades de esta versión, bien porque se consideran de alto interés para los usuarios. Estostemas han podido ser revisados en detalle en esta Guía.

• Se modifica el proceso que recupera el Centro de estudios del alumno para que tenga en cuentaposibles cambios de denominación, en función de la fecha del último acto administrativo que le posibilitapara la obtención del título.

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