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UNIVERSITAS XXI® - ACADÉMICOGUÍA DE ESTUDIOS PROPIOS

OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA, S.A.SEPTIEMBRE DE 2003

Oficina deCooperación Universitaria, S.A. Guía de planes

Versión 5.1.

Archivo: GR20031209_UXXI_Estudios_Propios_5_1.doc F. modif.: 12/01/2004 Pág.: 2 / 55

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................................4

2. PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOS.....................................................................................................................4

2.1 PANTALLAS DE GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOS ...................................................4

2.1.1 TIPOS DE ESTUDIO..........................................................................................................................................4

2.1.2 ESTUDIOS .........................................................................................................................................................4

2.1.3 MANTENIMIENTO DE ASIGNATURAS ............................................................................................................5

2.1.4 CÓMO INTRODUCIR UN PROGRAMA.............................................................................................................5

2.1.5 VÍAS DE ACCESO.............................................................................................................................................9

2.1.6 CENTROS ..........................................................................................................................................................9

2.1.7 TABLA DE REQUERIMIENTOS......................................................................................................................10

2.1.8 CIERRE DE UN PROGRAMA..........................................................................................................................10

2.1.9 OFERTA DE ASIGNATURAS EN EL PROGRAMA........................................................................................11

2.2 OTROS MANTENIMIENTOS Y PANTALLAS DE CONSULTA ............................................................................13

3. MATRICULA EN UN PROGRAMA DE ESTUDIOS PROPIOS...................................................................................13

3.1 PREINSCRIPCIÓN ................................................................................................................................................14

3.1.1 OFERTA DE PROGRAMAS PARA ESTUDIOS PROPIOS.............................................................................14

3.1.2 SOLICITUDES DE PREINSCRIPCIÓN............................................................................................................14

3.2 MATRÍCULA..........................................................................................................................................................15

3.2.1 AGRUPACIONES Y TIPOS DE MATRÍCULA .................................................................................................15

3.2.2 COMPOSICIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA..................................................................................................16

3.2.3 ORDEN DE APLICACIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA..................................................................................16

3.2.4 MATRÍCULA ....................................................................................................................................................16

3.2.5 CONSULTA DE MATRÍCULA..........................................................................................................................20

3.2.6 ANULACIÓN DE MATRÍCULA Y CAUSAS DE ANULACIÓN ........................................................................21

3.2.7 DESHACER UNA ANULACIÓN DE MATRÍCULA ..........................................................................................22

3.2.8 GESTIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDAD.........................................................................................................22

4 EXPEDIENTE DE UN ALUMNO EN ESTUDIOS PROPIOS.......................................................................................27

4.1 MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES .................................................................................................................27

4.2 MANTENIMIENTO DE LÍNEAS DE ACTA ............................................................................................................31

4.3 AUDITORÍA DE EXPEDIENTE..............................................................................................................................31

4.4 BLOQUEO/DESBLOQUEO MANUAL DE EXPEDIENTE.....................................................................................31

4.5 TRASLADO DE EXPEDIENTES ...........................................................................................................................32

4.6 CONVALIDACIÓN.................................................................................................................................................33

4.7 RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS. .................................................................................................................35

4.8 ACTA DE CONVALIDACIÓN ................................................................................................................................36

5 GESTIÓN DE ACTAS EN ESTUDIOS PROPIOS.......................................................................................................37

5.1 ACTA GLOBAL .....................................................................................................................................................37

5.2 CALIFICACIÓN DE ASIGNATURAS ....................................................................................................................38

5.2.1 GRUPOS DE ACTA .........................................................................................................................................38

5.2.2 ACTAS CONJUNTAS POR ASIGNATURA.....................................................................................................38


Versión 5.1.


5.2.3 CALIFICACIÓN DE ASIGNATURAS CON DURACIÓN INDEFINIDA. ...........................................................39

5.3 GRUPOS DE ASIGNATURA POR PROFESOR ...................................................................................................40

6. GESTIÓN ECONÓMICA..............................................................................................................................................40

6.1 MANTENIMIENTOS BÁSICOS .............................................................................................................................40

6.1.1 MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS...................................................................................40

6.1.2 CONCEPTOS IMPUTABLES...........................................................................................................................41

6.1.3 COMPOSICIÓN DE CONCEPTOS IMPUTABLES..........................................................................................41

6.1.4 PERIODOS DE ACTIVIDAD ............................................................................................................................42

6.1.5 COMPOSICIÓN DE PERIODOS DE ACTIVIDAD............................................................................................42

6.1.6 FORMAS DE PAGO.........................................................................................................................................43

6.1.7 PLAZOS DE PAGO..........................................................................................................................................43

6.1.8 COMPOSICIÓN DE PLAZOS DE PAGO.........................................................................................................44

6.1.9 COMPOSICIÓN DE TASAS.............................................................................................................................44

6.1.10 COMPOSICIÓN DE DESCUENTOS................................................................................................................45

6.1.11 BANCOS ..........................................................................................................................................................45

6.1.12 INSTITUCIONES..............................................................................................................................................45

6.2 GESTIÓN DE MOVIMIENTOS ECONÓMICOS.....................................................................................................46

6.2.1 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS...........................................................................................................46

6.2.2 CONSULTA DE MOVIMIENTOS Y MATRICULA............................................................................................48

6.3 RECIBOS...............................................................................................................................................................48

6.3.1 CONSULTA DE RECIBOS ..............................................................................................................................49

6.3.2 MANTENIMIENTO DE RECIBOS ....................................................................................................................49

6.3.3 AGRUPACIÓN DE RECIBOS..........................................................................................................................50

6.3.4 CONSULTA POR EXPEDIENTE .....................................................................................................................51

6.3.5 IMPRESIÓN MASIVA DE CARTAS DE PAGO ...............................................................................................51

6.3.6 IMPRESIÓN DE CARTAS DE PAGO ..............................................................................................................51

6.4 ACCIONES DE IMPAGO.......................................................................................................................................52

6.4.1 ACCIONES DE IMPAGO .................................................................................................................................52

6.4.2 ACCIONES GENÉRICAS DE IMPAGO ...........................................................................................................52

6.5 CONCILIACIÓN DE RECIBOS..............................................................................................................................53

6.5.1 CONCILIACIÓN MANUAL DE RECIBOS........................................................................................................53

6.5.2 TIPOS DE REMESAS PARA LA CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA DE RECIBOS..........................................53

6.5.3 CONSULTA DE REMESAS .............................................................................................................................54

6.5.4 CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA DE RECIBOS ...............................................................................................54

7. TABLAS GENERALES ...............................................................................................................................................54

7.1 MANTENIMIENTO DE PROFESORES .................................................................................................................54

7.2 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS .........................................................................................................55

7.3 MANTENIMIENTO DE ÁREAS DE CONOCIMIENTO ..........................................................................................55


Versión 5.1.


1. INTRODUCCIÓNEste documento ofrece un apoyo a los usuario de UNIVERSITAS XXI® para gestionar todas aquellas accionesrelacionadas con la preinscripción, matrícula y gestión del expediente de un alumno en el modulo de EstudiosPropios. Se describen a continuación las pantallas básicas de este módulo, así como los procesosfundamentales que se pueden realizar, no es por tanto una descripción exhaustiva de pantallas sino una guíanecesaria para el usuario.

Esta guía rápida está actualizada con todas las modificaciones introducidas en la Versión 5.0. que integrafuncionalidades de Gestión de Alumnado y Planificación Docente.

2. PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOSCon el objetivo de facilitar al usuario la utilización de este módulo se ha estructurado a su vez en dos partes: enla primera de ellas se realiza una descripción pormenorizada de aquellas pantallas que van a ser necesariaspara la gestión, mientras que la segunda parte se reserva para dar una breve pincelada de las pantallas demantenimiento.

2.1 PANTALLAS DE GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOSEl objetivo de este epígrafe es describir los procesos y pasos que ha de ejecutar el usuario para dar de alta unprograma de estudios propios y prepararlo para la realización de la matrícula de los alumnos. Por ello se hanincluido tanto las pantallas de mantenimiento como las de ejecución de los procesos.

2.1.1 TIPOS DE ESTUDIO

FORMA DE ACCESO

• Programas

Estudios

Mantenimiento de tipos de estudio

Desde esta pantalla se recuperan los diferentes tipos de estudio que puede haber en la Universidad y seasocian a ellos los hitos (reconocimiento de que se ha obtenido una determinada situación académica).

Es obligatorio, en el caso del tipo de Estudios Propios marcar la casilla correspondiente (Est. Propios) yespecificar en el segundo bloque de la pantalla los hitos que otorgan los planes de estudios asociados a cadatipo.

La casilla “Finalización” indica si con ese hito se finaliza ese tipo de estudio. Esta casilla es importante porqueel grafo, representación gráfica de un programa, deberá tener al menos un nodo que sea de finalización, esdecir, un nodo que tenga asociado un hito de finalización. La casilla “Certificado” indica si ese hito apareceráimpreso o no en un certificado. En esta pantalla se pueden realizar consultas, inserciones y modificaciones.

2.1.2 ESTUDIOS

FORMA DE ACCESO

• Programas

Estudios

Mantenimiento de estudios


Versión 5.1.


Desde esta pantalla se dan de alta los distintos estudios que se imparten en la Universidad. Para cada tipode estudio se definen los estudios asociados.

La pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se consulta el tipo de estudio, para la definición de losprogramas será necesaria la asociación con el tipo de estudio con código “EP”. En el segundo bloque se da dealta el estudio especificando código y nombre, sin necesidad de completar el resto de datos (rama asociada,código para becas y código MECD).

Finalmente en el tercer bloque se especifica, para el estudio que se ha dado de alta, los centros en los cualesse imparte dicho estudio.

Para aquellas Universidades que deseen establecer una relación entre el programa de estudios y el centro,de forma directa y no mediante el estudio, bastará con pulsar el botón de enlace Asociación por plan.Pulsando el botón de planes se recupera, mediante la lista de valores, los programas de Estudios Propios quetengan asociado dicho estudio.

2.1.3 MANTENIMIENTO DE ASIGNATURAS

FORMA DE ACCESO

• Programas

Mantenimiento de asignaturas

Por medio de esta pantalla, el usuario puede dar de alta una asignatura que será posteriormente incluida en elprograma o programas correspondientes. Las asignaturas estarán siempre asociadas al tipo de estudio“Títulos Propios” (EP).

La pantalla se presenta en dos bloques: en el primero se consulta el tipo de estudio para el que se va aestablecer la oferta de asignaturas. En el segundo se dan de alta las asignaturas desglosando el número decréditos teóricos y prácticos de la asignatura, los créditos teóricos y prácticos del profesor (el sistemacargará por defecto los créditos de la asignatura al grabar, pero en el caso en que los créditos que reciben losalumnos por cursar una asignatura difieren de los asignados a un profesor por su impartición podrá indicarseen estos nuevos campos), el tipo de calificación y se debe indicar además si la asignatura tiene un nombrepersonalizable para cada uno de los alumnos (por ejemplo, la asignatura de “Trabajos de investigación” cuyadescripción cambia para cada alumno), y si es de finalización (como un proyecto fin de carrera).

El tipo de duración de la asignatura no es un dato obligatorio ya que lo fundamental será asociarla en losgrupos establecidos para cada asignatura. Adicionalmente se podrá especificar un nombre corto y largo para laasignatura, además de su descripción, así como también el centro que se encarga de su docencia, si fuera ésteel caso.

Los créditos de la asignatura se consideran valores susceptibles de cambio de un curso académico a otro: laposible variación de este valor se registra a través del botón de enlace Valores anuales. En esta pantalla seespecificará, en función del curso académico, si la asignatura se oferta para ser cursada en otros programas ono.

Para dar de alta la oferta global de asignaturas es necesario haber realizado la carga previa de tipo decalificación y tipo de duración de las asignaturas.

Igualmente se pueden consultar las asignaturas incluidas en un determinado plan de estudios propios mediantela opción “Mantenimiento de vigencia de asignaturas por año y plan” (Programas/Oferta/Mantenimiento devigencia de asignatura por año y plan).

2.1.4 CÓMO INTRODUCIR UN PROGRAMA

En este apartado se van a describir aquellos procesos que es necesario dar de alta para definir un programa deestudios propios y proceder a su cierre.


Versión 5.1.


En primer lugar es necesario dar de alta los datos generales básicos de un programa (denominación,gestión...) para proceder a continuación a su definición académica en el grafo; finalmente se cierra el plan deestudios con una serie de validaciones que han de garantizar la coherencia de su definición, y dejándolopreparado para la matrícula de los alumnos.

2.1.4.1 APERTURA DE UN PROGRAMA

FORMA DE ACCESO

• Programas

Apertura de plan de estudios

Desde esta pantalla se realiza la apertura del programa y se dan de alta todos los datos básicos referidos alplan:

• Se define un código y un nombre para el programa.

• La casilla Cerrado y Estado del plan de estudios se actualizarán automáticamente e indican si el planestá ya disponible para matricular (se ha cerrado) y si está vigente (todas sus asignaturas así lo están),

• Tipo de curso: se indica si es un curso de especialista , experto o master.

• Estudio asociado, es decir, si por ejemplo, se trata de un programa asociado a los estudios dehumanidades. Esta asociación podrá utilizarse para la realización de estadísticas. En el caso de lostítulos propios es obligatorio la asociación al tipo de estudio “EP”. El mantenimiento de esta dato deberealizarse en la pantalla Mantenimiento de estudios.

• Año de implantación, así como año de inicio de la extinción y de la extinción definitiva, si éste fuera elcaso.

• Grado de experimentalidad. Los planes de estudios propios irán asociados a un grado deexperimentalidad no oficial. Esta información no se explotará para el cálculo de tasas.

• Fecha de publicación en el BOE o en la publicación correspondiente.

• Con el campo Finalización se indicará si dicho programa tiene o no algún tipo de finalización especial(examen de finalización, proyecto fin de carrera o bastará con la superación de las asignaturas). Si seindica que el plan requiere algún tipo de finalización será necesario que, por lo menos, haya unaasignatura definida en el grafo que tenga marcada la casilla Finalización.

• Otros datos: si se ajusta a normativa, si se podrán imputar cantidades pendientes del alumno a otrosprogramas o viceversa, etc.

• Duración: es un campo de texto libre en el que puede indicar una determinada duración para elprograma.

Es necesario definir los cursos que componen un programa de estudios propios. Esta definición se realiza enla segunda pantalla a la cual se accede por medio del botón de enlace Ciclos y cursos. Los cursos de unestudio propio estarán asociados al ciclo 4.

Al abrir un programa de estudios propios su estado es el de vigencia, otorgado por el sistema de acuerdo aque el estado de las asignaturas de un programa de estudios propios serán siempre de vigentes.

2.1.4.2 GESTIÓN DEL ESTUDIO

FORMA DE ACCESO

• Programas

Gestión del estudio


Versión 5.1.


En esta pantalla el usuario ha de registrar cuál o cuáles son los departamentos que participan en dichoprograma de estudios propios, el responsable y su grado de participación en el mismo. También se indicaraquien es el coordinador o coordinadores que podrán ser profesores de la Universidad o de otras institucionesexternas.

Será necesario definir el departamento responsable del programa antes de proceder a su cierre. Sólo uno deellos podrá ser el responsable, es decir, será el que llevará el control administrativo del mismo. En laspreinscripciones de los alumnos a cada programa, será obligatorio asociarla a un departamento de losespecificados en esta pantalla.

Mediante el botón de enlace Coordinadores se puede indicar quién es el coordinador cada uno de losprogramas. El coordinador definido en esta pantalla será el que posteriormente califique el acta global deestudios propios. La asociación entre coordinador/departamento/programa, se realiza por año académico. Deeste modo, cada año académico va a poder calificar el acta de estudios propios un profesor diferente.

2.1.4.3 NODOS

Desde esta pantalla se definen los nodos de un programa de estudios propios, entendiendo por nodo cualquierestado en el que se pueda encontrar un alumno hasta la obtención del título.

FORMA DE ACCESO

• Programas

Grafo

Mantenimiento de nodos

Esta pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se consulta el programa de estudios propios para elque se van a definir los nodos. En el segundo bloque se definen los nodos mediante un código (lo asignaautomáticamente el sistema al grabar) y una descripción, pudiendo indicar si dicho nodo supone la obtenciónde un curso.

Para cada uno de los nodos se debe especificar:

• Descripción: se marcará sólo para el nodo de ingreso, cuando se desea que la descripción de este nodoaparezca en el expediente del alumno.

• Ingreso: indica si el nodo es de ingreso en el programa. Hay tres tipos de nodos: ingreso, intermedios yde finalización. A los nodos de ingreso será necesario asociarles una vía de acceso.

Finalmente en el tercer bloque se indica, para cada uno de los nodos del programa, el hito que se consigue. Eneste caso tan sólo se podrán asociar hitos del tipo de estudio “Títulos propios”, cargados en la pantallaMantenimiento de tipo de estudios. Se podrá especificar igualmente la descripción propia de ese hito para eseprograma de estudios propios y si se desea que la descripción figure en los certificados expedidos.

En este punto de menú es posible realizar inserciones y modificaciones, si el programa no está cerrado.

2.1.4.4 ARCOS Y BLOQUES

FORMA DE ACCESO

• Programas

Grafo

Arcos y bloques


Versión 5.1.


Desde este punto de menú se definen los arcos y bloques que componen el grafo que representa elprograma. Se entiende por bloque un conjunto de asignaturas (con una especificación mínima de créditos) queel alumno debe superar y por arco, el conjunto de bloques que están asociados a un mismo nodo de origen y aun mismo nodo de destino.

Para un determinado programa se definen los arcos, a los que se asocia un nodo origen y un nodo de destinoy se indica si se trata de un arco genérico o específico. Un arco será genérico cuando sea común a todos losalumnos matriculados en ese programa y será específico cuando esté reservado para un alumno o un grupo dealumnos. El arco específico se creará si existe una diferencia entre lo que determinados alumnos deben hacerpara superar un programa y el resto, y deberá evaluarse detenidamente si la definición del programa lo justifica.

En cada arco se definen los bloques de asignaturas obligatorias y optativas, que un alumno debe superar enun programa de estudios propios, únicamente será necesario informar los campos:

Con la casilla Modif., si dicho bloque va a ser modificable, es decir, si en dicho bloque va a ser posibleincluir más asignaturas, una vez cerrado el programa. Aunque esté marcada esta casilla, no sepodrán borrar asignaturas del bloque, si el programa está cerrado. Se recomienda marcar esta casilla.

Créditos mínimos, es decir, el número mínimo de créditos necesarios para superar el bloque.

Créditos máximos. Es posible asociar a un determinado bloque un número máximo de créditos. Unavez que el alumno ha superado el número máximo de créditos especificados, el sistema impediráque el alumno se matricule de más asignaturas de ese bloque.

Es posible definir, en un programa, la reutilización de los créditos excedentes (no de asignaturascompletas), si la Universidad permite que un alumno que, por ejemplo, haya superado más créditos deoptativas de los que marca su programa, pueda utilizarlos para superar otro bloque de asignaturas. Para másinformación de la definición de créditos excedentes por bloques se deberá consultar el apartado 3.2.2 de laGuía de Planes de Estudios.

La definición de la composición de asignaturas de un bloque se realizará a través de los botones de enlaceComposición por asignaturas y en Subbloques por bloque.

1.Composición por asignaturas. Se asocian desde aquí a cada bloque las asignaturas, indicando paracada una de ellas:

la tipología,

si tiene carácter vinculante, es decir, si para que la asignatura contabilice en la superación dedicho bloque ha de ser cursada con la tipología indicada o es independiente de la misma,

créditos bloque: con esta opción es posible alterar ficticiamente los créditos de las asignaturas paraobligar al alumno a que curse esa asignatura. Ejemplo: (1, 2, 3, 4)7, donde la asignatura 1 tiene 1crédito bloque, la asignatura 2 tiene1, la asignatura 3 tiene 1 y la asignatura 4 tiene 5 créditos ficticios.De este modo como el alumno tendrá que obtener 7 créditos ficticios, tendrá que cursarobligatoriamente la asignatura 4 para poder superar el bloque. Estos créditos sólo se tendrán encuenta para la superación del bloque pero no a la hora de computar los créditos conseguidos queserán realmente los de las asignaturas superadas por el alumno.

el ciclo y el curso: estos campos son opcionales, pero en la matrícula siempre se asignará un ciclo ycurso a cualquier asignatura.

la casilla Inc. Aut. se utiliza para aplicar el procedimiento de incorporación automática en el caso deque un alumno haya cursado una asignatura común a varios planes y la Universidad permite que se lereconozca en todos ellos (Véase la Guía de Expediente).

Igualmente se incluye un campo para indicar si la asignatura pertenece a un grupo cambiable, esdecir, si va a poder ser abandonada por el alumno para matricularse de otra perteneciente al mismogrupo (Véase apartado 2.16. de la Guía de Planes e Estudios).


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2.Subbloques. La definición de un subbloque conlleva los mismos pasos que los descritos para los bloques,con una única salvedad: los subbloques de un bloque pueden ser excluyentes o no. Para hacer que dossubbloques sean excluyentes se definirá el mínimo de créditos en el campo umbral, y para obligar alcumplimiento de todos los subbloques se definirá el mínimo de créditos en el campo reservado para tal. Elcampo Umbral será muy útil en aquellos programas en los que, por ejemplo, el alumno puede escoger entrerealizar una combinación de asignaturas u otra y con una de estas combinaciones ya superaría el requisito delprograma.

3.Especialidades. Hay universidades que quieren definir especialidades en determinados planes de estudiosde tal forma que el alumno pueda en la matrícula seleccionar la especialidad que está cursando y determinadosprocesos como, por ejemplo, el cálculo de las tasas dependan de la especialidad seleccionada. CualquierUniversidad puede definirse las especialidades pero, si quiere que sean tenidas en cuenta en determinadoprocesos de gestión como el cálculo de tasas mencionado, deberán solicitarlo para proceder a adaptar lospaquetes correspondientes.

2.1.5 VÍAS DE ACCESO

En este punto de menú se determina para un programa de estudios propios concreto sus posibles tipos deacceso, que son los requisitos necesarios para poder matricularse en un programa dependiendo de losestudios cursado por el alumno (pruebas de acceso, titulación, doctorado, etc). Las vías de acceso son lostipos de acceso concretos para un programa.

FORMA DE ACCESO

• Programas

Vías de acceso de estudios propios

La pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se consulta el programa para el que se van a definir lasvías. En el segundo se especifican los tipos de acceso válidos para el programa, indicando si están o noobsoletos. Finalmente, en el tercer bloque se especifica para cada vía de acceso el nodo o nodos de ingresodel programa al que da acceso. Es importante tener en cuenta que si no se ha definido ninguna vía de accesopara el programa, el sistema no permitirá el cierre del plan. Las vías de acceso a un plan que estén marcadascomo obsoletas no se recuperarán en los expedientes de los alumnos de ese programa.

Para dar de alta las vías de acceso es necesario haber realizado la carga previa de tipos de acceso desde lapantalla de mantenimiento Tipos de accesos de estudios propios, la apertura del programa y la definición de losnodos del mismo en el grafo.

2.1.6 CENTROS

FORMA DE ACCESO

• Programas

Estudios

Centros

Desde este punto de menú se definen los centros académicos de la Universidad. Ejemplo: facultad deciencias, escuela de óptica, facultad de ciencias empresariales…

Para dar de alta el centro en el que se imparten los programas de estudios propios hay que definirobligatoriamente: el código y la descripción del centro, si es propio o adscrito, el año académico en el que el


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centro inicia su actividad, si el centro es docente o no, si es público o no, el tipo de centro, la Universidad, elcampus en el que se encuentra situado, el código del centro asignado por el MECD, código asignado por elMECD para becas y código MECD para títulos.

Igualmente se pueden informar otros campos no obligatorios como, el tipo de creación, es decir, si se trata deun centro de nueva creación, integración o desglose de centros preexistentes.

Otros campos opcionales son el código y descripción de la institución a la que pertenece el centro,dirección, teléfono, código postal, correo electrónico, provincia, municipio…, titular y cargo del responsable,nombre y sexo de la persona responsable del centro, nombre y sexo del administrador, número, fecha y añodel Real Decreto de aprobación, boletín y fecha de publicación, institución de dependencia del centro (para elmódulo de becas este campo es importante porque se incluye en el envío que se hace al MECD) y el perfil delusuario.

2.1.7 TABLA DE REQUERIMIENTOS

FORMA DE ACCESO

• Programas

Mantenimiento de requerimientos

Desde esta pantalla se da de alta la tabla de requerimientos, es decir, el número de asignaturas y créditosmínimos del programa, estructurados por tipo de asignatura, ciclo y curso. Es imprescindible definir estatabla antes del cierre del estudio, para que se apliquen correctamente las tasas económicas al realizar lamatricula en cada programa de estudios propios.

En el primer bloque se recuperará el programa y en el segundo se irán sumando los créditos por tipología amedida que el usuario vaya introduciendo el detalle por curso y ciclo. En el tercer bloque se insertan elnúmero mínimo de asignaturas y créditos que se deben cursar en cada uno de los cursos del programa. Esimportante tener en cuenta que se deben insertar, en primer lugar, los créditos por ciclo y grabar, antes deinsertar los créditos por curso.

También se permite definir créditos máximos por ciclos y/o cursos de los que el alumno puede matricularsepor programa y por tipología. Cuando el alumno intente matricularse de más créditos de los definidos en latabla de requerimientos para una determinada tipología, en la pantalla Matrícula por secretaría, el sistemalanzará un aviso de modo que se impida la matriculación.

2.1.8 CIERRE DE UN PROGRAMA

FORMA DE ACCESO

• Programas

Cierre del estudio

Desde esta pantalla se efectúa el cierre del programa. Este proceso es de extrema importancia ya quegarantiza la coherencia de los datos introducidos en el grafo así como una serie de condiciones necesariaspara que un programa pueda ser matriculable.


Versión 5.1.


En el primer bloque se recuperan todos los programas de estudios propios que aún están abiertos. Seselecciona el programa que se desea cerrar y con el icono Comprobación del cierre del segundo bloque seejecuta la validación del programa.

El sistema automáticamente comprueba la coherencia de:

• la validación del programa

• la validación de los nodos

• la validación de arcos

• la validación de bloques

• la validación de asignaturas

• modificaciones en el programa que suponen que alumnos titulados dejen de serlo (en este caso, elsistema informa de que no se han podido recalcular los expedientes, pero permite el cierre)

Tras realizar la comprobación, el sistema muestra los resultados de la validación.

El sistema devuelve tres tipos de información:

• Descripciones en rojo: se trata de errores. Indica que se ha violado una restricción. Ejemplo: elprograma no tiene ninguna vía de acceso, el bloque tiene un mínimo superior a los créditosespecificados… Un error (rojo) impide el cierre del programa. Hasta que no se corrija no se puede cerrar.

• Descripciones en azul: se trata de avisos. Indica cosas atípicas que el sistema ha encontrado en elprograma. Ejemplo: no hay ningún nodo que permita obtener un ciclo. Un aviso (azul) no impide el cierredel programa.

• Descripciones en negro: se trata de la relación de comprobaciones realizadas. Es informativo. Ejemplo:validación de nodos: no se ha encontrado ningún problema…

Si el sistema no detecta ningún error, se cierra el programa con el botón Cerrar plan de estudios de la parteinferior de la pantalla (flecha roja).

Si se detecta algún problema, al situar el cursor sobre un error o un aviso, es posible consultar, mediante elicono Mostrar error (lupa), el nombre y descripción del mismo y la tarea a realizar, si es un error, y, si es unaviso, una advertencia de las consecuencias. Se permite volver atrás en la ejecución del proceso pulsando laflecha negra, situada en la parte inferior izquierda de la pantalla.

IMPORTANTE

Una vez cerrado el programa, si es necesario realizar alguna modificación que requiera que el programa esteabierto podrá realizarse desde la pantalla Reapertura de planes, en el modulo de Planes de Estudios.

2.1.9 OFERTA DE ASIGNATURAS EN EL PROGRAMA

Para cada programa de estudios propios será necesario definir que las asignaturas que lo componen estánvigentes y se ofertan para un determinado año académico. Si una asignatura no está ofertada para un añoacadémico se entiende que no podrá ser matriculada por el alumno en ese año académico.

La definición de la oferta de las asignaturas de un programa se podrá realizar desde las pantallasMantenimiento de vigencia de asignaturas y Mantenimiento de vigencia e asignaturas por año y programa


Versión 5.1.


FORMA DE ACCESO

• Programas

Oferta

Mantenimiento de vigencia de asignaturas

En este punto de menú se establece el mantenimiento de las características que adquiere una asignatura alasociarla a un programa de estudios propios, es decir, se va a definir si un determinado curso está vigente yse oferta en un año concreto.

La pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se especifica el programa de estudios propios para elcual se van a definir los valores de sus asignaturas, en el segundo se presentan los valores de la asignaturaque dependen del programa de estudios propios al que pertenece. Todas estas características se definen enlos bloques del grafo del programa.

En el tercer bloque se establece el mantenimiento del estado de la asignatura y de la oferta. Para los planesde estudios propios, el único estado posible de la asignatura va a ser vigente. El estado de la asignatura no vaa ser modificable una vez dado de alta ya que dicha casilla sirve para determinar la reducción del precio de lasmismas y esto, en estudios propios, carece de sentido. Lo que sí va a ser posible para la universidad esespecificar si la asignatura está o no ofertada.

FORMA DE ACCESO

• Programas

Oferta

Mantenimiento de vigencia de asignaturas por año y programa

La función de esta pantalla es similar a la anterior, pero permite dar de alta la oferta y vigencia de lasasignaturas asignadas a un programa de estudios propios de forma más rápida y ágil.

En el primer bloque se recupera el año académico para el que lo vamos a definir, reservando el segundobloque para la selección del programa. En el tercer bloque se recuperan las asignaturas definidas en el grafo yse puede ejecutar mediante el botón de “oferta/no oferta” la actualización rápida de los datos. Como en el casode la pantalla Mantenimiento de vigencia de asignaturas, no va a ser posible modificar la vigencia de lasasignaturas una vez dadas de alta.

IMPORTANTETodas las asignaturas que no se hayan definido como ofertadas en un determinado año académico no sepodrán recuperar en la matrícula.

OFERTA DE ASIGNATURAS DE LIBRE CONFIGURACIÓNEn el caso de que existan asignaturas con el tratamiento de libre configuración para un programa de estudiospropios, la composición de la oferta de asignaturas de libre configuración no se define en los bloques sino quese realiza de forma genérica desde las siguientes pantallas:

1.Oferta genérica de libre elección. Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de la oferta genérica deasignaturas de libre configuración para todos los programas. Se realiza por año académico.

2.Mantenimiento de asignaturas de libre configuración. Igualmente se puede definir la oferta de libreconfiguración para un determinado año académico y un determinado programa. La oferta de asignaturas sepuede realizar por afirmación o por negación.


Versión 5.1.


Si en la pantalla “Oferta genérica” se ha definido que determinada asignatura no se oferta y, sin embargo, enesta pantalla se asocia a un determinado programa por afirmación, el sistema tendrá en cuenta esta últimadefinición, es decir, el nivel más fino de definición

2.2 OTROS MANTENIMIENTOS Y PANTALLAS DE CONSULTAEn este epígrafe se enumeraran otras pantallas relacionadas con la gestión de un programa en estudiospropios. Unicamente se indica cual es su aportación, para realizar los mantenimientos adecuados se deberáconsultar la Guía de Planes de Estudios.

• Mantenimiento de adaptaciones. La aplicación permite establecer tablas deadaptaciones/convalidaciones automáticas entre programas. En la pantalla principal se definen los datosbásicos de la adaptación entre los programas y a través del botón de enlace Agrupación, se definirán lastablas de equivalencia entre las asignaturas del plan de origen y el plan de destino.

• Mantenimiento de requisitos nodos: Esta pantalla permite definir nodos restrictivos, que permitiránestablecer en un determinado programa los requisitos de acceso que deberá cumplir un alumno a undeterminado nodo del programa. Se permite establecer las restricciones sobre un número de créditos,sobre un número de créditos de una determinada tipología o respecto a un nodo del propio programa. Ladefinición de los requisitos nodo debe realizarse previamente al proceso de cierre del programa.

• Mantenimiento de prerrequisitos: Se pueden definir prerrequisitos para que un alumno puedamatricular o ser calificado de una o varias asignaturas en un programa de estudios propios.

• Mantenimiento de secretarias: Desde esta pantalla se darán de alta las secretarías en las que segestionan los programas de estudios propios de la Universidad y se asocian a los centroscorrespondientes. Para dar de alta una secretaría se especifica un código y una descripción de lasecretaría, el nombre y sexo de la persona responsable, el edificio en el cual se encuentra ubicada ydatos sobre la ubicación geográfica tales como la dirección, el teléfono, fax, correo electrónico… Paracada secretaría se detallan los centros que dependen de esa secretaría.

• Mantenimiento tipos de centros: Desde esta pantalla se dan de alta los tipos de centros de laUniversidad (facultad, escuela ...)

• Consulta de centros: Desde este punto de menú se consulta para cada centro las secretaríasasociadas.

• Mantenimiento de dedicaciones: Por medio de esta opción se pueden registrar los departamentos queimparten la docencia de una determinada asignatura y para cada departamento se pueden indicar lasáreas de conocimiento que lo componen

• Consulta de cursos y seminarios: Se puede consultar todo lo referente a una determinada asignatura:programas en los que se imparte , los departamentos asociados, valores académicos sobre la oferta y lasáreas de conocimiento que lleva asociadas.

3. MATRICULA EN UN PROGRAMA DE ESTUDIOS PROPIOSPara poder realizar la matricula de un alumno en un programa de estudios propios será necesario que elprograma este ofertado y que el alumno este preinscrito en el programa, estos mantenimientos se verán en elprimer apartado. Después se describirán las pantallas que permitirán la gestión propia de la matrícula delalumno.


Versión 5.1.


3.1 PREINSCRIPCIÓN

3.1.1 OFERTA DE PROGRAMAS PARA ESTUDIOS PROPIOS

En esta pantalla, se recuperan todos los programas de estudios propios que ya se han cerrado y que portanto son susceptibles de admitir una matrícula. El usuario no necesita dar de alta los programas en la ofertasino que se recuperan automáticamente con el cierre del programa. No obstante, se pueden consultar todoslos programas preparados para matricular un determinado año académico, lo que permite al usuario tener unavisión global de la situación.

FORMA DE ACCESO

• Preinscripción

Oferta de programas

En el primer bloque se recupera el año académico, en el segundo se recuperan todos los programas ofertadosen ese año. El campo alias permite identificar con otro código el programa.

3.1.2 SOLICITUDES DE PREINSCRIPCIÓN

FORMA DE ACCESO

• Preinscripción

Solicitudes de preinscripción

Paso previo a la realización de una matrícula de estudios propios es la gestión de la preinscripción en uno ovarios de los programas ofertados. Sólo aquellas solicitudes que hayan sido aceptadas serán recuperadas enla matrícula.

La pantalla está estructurada en tres bloques:

• En el primero de ellos se recupera el año académico que está activo para matricular y para el que sevan a gestionar las solicitudes.

• En el segundo bloque se debe consultar por el programa para el que se va a gestionar las solicitudes depreinscripción de los alumnos.

• Finalmente en el tercer bloque, el usuario debe introducir los DNIs de los alumnos en cuestión. Existendos posibilidades al insertar el DNI de un alumno:

El alumno no se encuentra en la base de datos de la Universidad, bien porque no haya sido alumnode la misma, bien porque no se hayan introducido todavía los datos personales. En este caso elsistema avisará al usuario de que no cuenta con el DNI correspondiente y le llevará automáticamentea la pantalla de datos personales para darlo de alta. Una vez que se hayan grabado dichos datos, elsistema volverá a la pantalla de preinscripción.

El alumno ya se encuentre en la base de datos con lo que el usuario podrá introducir directamente lainformación sobre la solicitud.

Será necesario registrar el tipo y subtipo de acceso del alumno al programa, así como el departamentoresponsable del mismo, si así se desea, las fechas de entrega y resolución de la solicitud y finalmente elestado de la petición, es decir, si se ha aceptado, rechazado o está pendiente.


Versión 5.1.


IMPORTANTE

En el caso de que la Universidad no gestione preinscripciones en los programas de estudios propios, podrárealizar la matricula de un alumno si previamente crea el expediente del alumno en el programa en el que sedesea matricular.

3.2 MATRÍCULA

3.2.1 AGRUPACIONES Y TIPOS DE MATRÍCULA

Las agrupaciones de tipos de matricula son grupos de tipos de matrícula, con características comunes peroexcluyentes entre sí. El sistema impedirá que el usuario seleccione más de un tipo de matricula dentro de unamisma agrupación, de esta forma se podrán agrupar los tipos de descuento que sean incompatibles entre si.

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula

Agrupaciones de tipos de matrícula

Las agrupaciones aquí definidas serán las que el sistema recupere en la pantalla de Matrícula. Por cadaagrupación aparecerá una pestañas con el título de dichas agrupaciones y dentro de cada una de ellas sepodrá seleccionar el tipo de matricula que corresponda. El alumno o el usuario solo podrá elegir uno u ningunode los tipos de matricula incluidos en cada una de las pestañas.

Para definir las agrupaciones, basta con dar de alta un código y descripción e indicar el tipo de estudio “EP”. Sedebe indicar si la agrupación debe recuperarse en el inicio de la matricula porque únicamente tienerepercusiones académicas (marcando la casilla Aca.) o en la parte de Gestión económica porque lasrepercusiones del tipo de matricula son administrativas, en las tasas económicas (marcar la casilla Adm.)

Una vez definidas las agrupaciones de tipos de matricula, se pasa a incluir cada tipo de matrícula en cada unade las agrupaciones.

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula

Tipos de matrícula

Los tipos de matricula permitirán asociar los descuentos correspondientes a las tasas académicas yadministrativas de la matricula del alumno. El sistema ofrece todos los tipos de matrícula ya precargados yúnicamente hay que indicar qué tipos de matrícula se incluyen en cada agrupación mediante la lista devalores. Con la casilla Aplicable se le indica al sistema los tipos de matrícula que van a ser utilizados por laUniversidad. También pueden especificarse, si fuera el caso, el porcentaje de descuento que puede tener untipo de matrícula y si ese descuento se aplicara tanto a los conceptos académicos como administrativos.


Versión 5.1.


3.2.2 COMPOSICIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula

Composición de Tipos de Matrícula

Desde esta pantalla asociamos a cada programa los tipos de matrícula que les serán aplicables. El usuario oalumno podrá seleccionar en matricula aquellos tipos de matriculas que se hayan asociado desde esta pantalla.

3.2.3 ORDEN DE APLICACIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula

Orden de aplicación

Es necesario indicar para cada tipo de matricula, aplicable y perteneciente a una agrupación, el ordencorrespondiente de tal modo que al recuperarlo en la matrícula se apliquen correctamente los descuentosdefinidos.

3.2.4 MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula

Matrícula

A través de esta pantalla se va a realizar la matrícula de un alumno en un programa de estudios propios. Paracomenzar a matricular será necesario introducir en el sistema el D.N.I. del alumno. Es posible ademásrecuperar automáticamente el DNI del alumno si se introduce su nombre completo.

Para que un alumno pueda matricularse se tiene que encontrar en alguna de las siguientes situaciones:

• El alumno tiene ya un expediente en un programa.

• El alumno está dado de alta, ya que tiene una solicitud de preinscripción aceptada.

Lo primero que comprueba el sistema es si el DNI introducido es correcto, es decir, si el alumno ya está dadode alta; en caso negativo, ofrece al usuario la posibilidad hacerlo. Cuando es correcto, el sistema presenta unasegunda pantalla en la que vemos el programa en que el alumno se puede matricular. Si el alumno tieneexpediente en más de un programa o más de una preinscripción aceptada, todos los programas se recuperarány podrán ser seleccionados por el usuario, siempre y cuando no haya ningún motivo que lo impida.

En el caso de que exista alguna razón que impida la matrícula de un alumno en un programa, aparece a laizquierda del programa una casilla de información. Si el usuario pulsa dicha casilla, el sistema informa delmotivo por el que no se puede matricular: su expediente en el programa está bloqueado, el expediente estácerrado, etc.


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Además de los programas en los que se puede matricular el alumno, en esta pantalla se ofrece informaciónsobre el año académico activo y el periodo de actividad que está abierto en el momento de matrícula. Sepodrán realizar modificaciones en las matriculas del alumno de años anteriores seleccionando el curso/periodocorrespondiente. Estas modificaciones afectarán a la parte académica y la Universidad podrá decidir si quiereademás, recalcular la parte económica del curso seleccionado, pero con las tasas del curso académicoactivo.

El usuario se ha de situar sobre el programa y pulsar la casilla “Realizar matrícula”. Si se ha equivocado dealumno puede cancelar esta operación pulsando “Cancelar matrícula”.

SELECCIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA CON EFECTOS ACADÉMICOSAl acceder a la matrícula de un alumno en un programa por primera vez, se recuperan los tipos de matrículaque podrían traer consecuencias para pasar o no los controles de normativa (aquellos tipos de matricula queestén incluidos en una agrupación con la casilla Aca. marcada, mantenimiento realizado en la pantallaAgrupación de tipos de matricula). Por defecto siempre aparece marcado el valor No aplicable en cada una delas agrupaciones, de modo que si el alumno no debe seleccionar ningún tipo de matricula, se pulsará el botón“Aceptar matrícula”, accediendo así a la siguiente pantalla.

Si se accede a la matrícula para realizar una modificación, esta pantalla no aparecerá, dado por hecho queno hay ninguna modificación sobre los tipos de matricula definidos anteriormente.

PANTALLA PRINCIPAL DE BIENVENIDAEn primer lugar, el sistema informa si estamos en una nueva matrícula o una modificación. Desde esta pantalla,el usuario tiene la posibilidad de acceder a cualquiera de las opciones disponibles en la matrícula. En la parteizquierda de la pantalla se pueden visualizar los siguientes botones:

• Selección de asignaturas: pulsando esta opción se recuperan las asignaturas matriculables por elalumno, según su programa y distribuidos por tipologías.

• Resumen de asignaturas: desde aquí se puede consultar la relación de asignaturas que ha matriculado.Se especifica además el grupo y el curso.

• Datos económicos: se recupera información sobre el desglose de los conceptos (académicos yadministrativos) generados por la matrícula; se indica también desde aquí el tipo de matrícula que elalumno efectúa, se selecciona la forma de pago y se visualizan los recibos generados.

• Documentación: si se hubieran definido tipos de matrícula para los que es necesario la entrega previade determinada documentación por parte del alumno, pulsando esta opción se podrá consultar de quédocumentos se trata. Se trata de una pantalla de consulta, no de inserción.

• Validar matrícula: desde esta opción el usuario graba la matrícula realizada.

En la parte inferior de la pantalla aparecen botones de enlace que llevan a diferentes pantallas del sistema parafacilitar al usuario la gestión de diversos procesos antes o durante la matrícula.

SELECCIÓN DE ASIGNATURASSi se pulsa esta opción, el usuario va a recuperar todas las asignaturas del programa del alumnosusceptibles de ser matriculadas, es decir, asignaturas que tienen definido grupo de actividad para estecurso académico, que no han sido superadas, que están ofertadas y vigentes para este curso, y que no estánafectadas por ningún requisito. Las asignaturas aparecen distribuidas según las tipologías del programa:obligatorias y optativas.


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La información que se recupera para cada asignatura es la siguiente:

• Código y denominación de la asignatura.

• Créditos

• Duración

• Número de matrículas y número de convocatorias del alumno.

• Anulada: marca la casilla si la matrícula para este curso se ha anulado, y no se permite borrar nimodificar.

• Ocupación del grupo (parte inferior de la pantalla). En este caso, si el grupo tiene cubierta la capacidadno se permitirá que el usuario lo seleccione apareciendo marcado el porcentaje 100% de ocupación.

El usuario deberá seleccionar las asignaturas marcando la casilla de la izquierda encabezada por una M.

BOTÓN ¿POR QUÉ NO PUEDO?Esta opción permite que el usuario pueda saber por qué no está recuperando una determinada asignaturaque, en principio, considera que es potencialmente matriculable. Los casos pueden ser muy variados: laasignatura no se oferta, no tiene grupo, etc.

En la parte inferior derecha de la pantalla de selección de asignaturas, en cualquier tipología, existe un botónde enlace a esta opción. Al pulsarlo, se abre una nueva pantalla en la que se puede introducir el código o ladenominación de la asignatura buscada. Al ejecutar la consulta, el sistema devuelve la asignatura e indica losmotivos por los que no se puede matricular.

QUÉ ASIGNATURAS SE HAN SELECCIONADO: RESUMEN DE ASIGNATURASSi el usuario quiere ver las asignaturas que ha seleccionado, de cualquier tipología, ha de pulsar esta opciónsituada en la parte izquierda de la pantalla. Al acceder a esta pantalla se recuperan todas las asignaturas queel alumno va a matricular con la siguiente información: código, denominación, tipología y curso.

No obstante, el usuario puede realizar las siguientes operaciones en esta pantalla:

• Cambiar el curso siempre y cuando la definición del grafo lo permita.

• Seleccionar el grupo de actividad de la asignatura que quiere el alumno. Es importante tener en cuentaque el sistema, por defecto, asigna al alumno el grupo con mayor capacidad disponible en el momento,por lo que se deberá revisar este campo con detenimiento.

• Marcar que para una asignatura, el alumno ha solicitado convalidación. Si este fuera el caso, esnecesario marcar la casilla C que aparece en la parte derecha de la pantalla.

• Otorgar al alumno una convocatoria extraordinaria para una asignatura. Si el alumno solicita enmatrícula una convocatoria que está definida como no ordinaria, debe marcar la casilla CE, situada en laparte derecha de la pantalla. Así, el sistema le genera una línea de acta adicional.

• Casilla An. Si alguna de las asignaturas que matriculó el alumno se anula esta casilla aparecerámarcada.

CUÁNTO HA DE ABONAR EL ALUMNO POR SU MATRÍCULAUna vez seleccionadas las asignaturas, se ha de proceder a comprobar el cálculo de la matrícula en elsistema. Para hacer las comprobaciones que se mencionan a continuación es necesario pulsar la opción Datoseconómicos, situada en la parte izquierda de la pantalla principal:


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• Selección del tipo de matrícula / tipo de descuento del alumno, en el caso de que disfrute de algún tipo deexención.

• Selección de la forma de pago.

• Consulta del recibo generado.

• Consulta de los desgloses académicos y administrativos.

SELECCIÓN DEL TIPO DE MATRÍCULA En la primera pantalla, al acceder a matrícula, indicamos que se seleccionaban aquellos tipos que podían influiren que pasara o no los controles de normativa. En este momento de la matrícula se han de seleccionaraquellos que puedan implicar descuentos en la matrícula.

El procedimiento es sencillo: el usuario debe marcar los tipos de matrícula del alumno. Para ello se ha dedesplegar la lista de valores de cada uno de las agrupaciones que se hayan definido y seleccionar el tipo dematrícula correspondiente.

SELECCIÓN DE LA FORMA DE PAGODependiendo de los plazos de pago que se han asociado al programa, el usuario puede elegir entre pagoúnico y fraccionado, generándose los recibos de acuerdo con esta elección. Igualmente puede elegir la formade pago de cada uno de los plazos, en el caso de que se pueda optar por más de una de ellas (entredomiciliación o recibo bancario). Si la forma de pago seleccionada es domiciliación, se deberá indicar la cuentabancaria (CCC) ya que el sistema valida dicha cuenta.

Con el botón de la flecha roja de la parte derecha es posible copiar la cuenta de un plazo a otro para no tenerlaque incluir manualmente varias veces.

CONSULTA DEL RECIBO GENERADOFinalmente, el usuario puede consultar el/los recibos generados comprobando los importes, fechas deemisión y vencimiento. También se informa si el recibo está impreso y si ha sido cobrado (Cob.), o se trata deun recibo agrupado (Agr. resultante de la agrupación de uno generado por una matrícula y otro procedente deun movimiento).

La casilla de la izquierda Imp. se chequeará para aquel o aquellos recibos que deseen ser impresos tras validarla matrícula. Si no se chequea esta casilla para ninguno de los recibos generados el sistema al validar lamatrícula pregunta si desea imprimirse la carta de pago o no. Si se indica que si el sistema imprime únicamentela carta del pago correspondiente al plazo de pago actual.

CONSULTA DE LOS IMPORTES ASOCIADOS AL PAGO: DESGLOSE DE MATRÍCULAEn esta pantalla es posible consultar el importe correspondiente a la suma de los conceptos imputablesacadémicos y el importe de la suma de los conceptos imputables administrativos que componen la matrícula.Aparece además el importe total de la matrícula.

En la parte inferior de la pantalla consta la relación de conceptos imputables académicos y administrativos quedeben ser abonados por el alumno.

Para cada uno de ellos figura el tipo de concepto, es decir, si es D concepto administrativo o C conceptoacadémico, la descripción del concepto, la cantidad o número de veces que se aplica dicho concepto, elimporte unitario y el importe total.

Existen conceptos cuyo importe es modificable o que pueden ser aplicados varias veces; el caso más frecuentees el de los conceptos administrativos, por ejemplo, el sobre de matrícula. Para identificar aquellos que son


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modificables se dispone de dos casillas encabezadas por C (modificable la cantidad) y por I (modificable elimporte). Finalmente la casilla V identifica los conceptos vigentes (asignaturas vigentes).

En el caso de que el concepto sea modificable en importe y cantidad, el usuario puede acceder a cualquiera deestos campos y variar la cantidad de veces que se aplica o el importe del concepto; el recálculo es automático.

En esta pantalla vamos a recuperar automáticamente todos aquellos conceptos tanto académicos comoadministrativos que hayan sido definidos como de incorporación automática, y como aplicables en la pantallaConceptos Imputables y que se hayan asociado al programa a través de la pantalla Composición de tasas yque correspondan a lo que el alumno matricula (curso completo o asignaturas sueltas), pero también va a serposible insertar conceptos imputables manualmente. Para ello bastará con situarse sobre un nuevo registro ymediante la lista de valores disponible insertar los conceptos correspondientes. El sistema actualizará losimportes correspondientes automáticamente. Para eliminar uno de estos conceptos que hemos insertadomanualmente bastará con utilizar el icono del aspa roja que permite eliminar registros.

Desde esta pantalla también es posible actualizar, refrescar los datos económicos de la matrícula del alumno.Para realizar este proceso bastará con pinchar en el botón Recalcular.

VALIDACIÓN DE LA MATRÍCULAComo finalización del proceso, y una vez que se ha confirmado que es correcto, el usuario puede validar lamatrícula. Para ello sólo deberá pulsar la opción Validar matrícula situada en la parte izquierda de la pantallaprincipal. El sistema pedirá confirmación al usuario y procederá a grabar la matrícula.

CÓMO SALIR DE LA MATRÍCULA SIN GRABAREn el caso de que el usuario desee abandonar el proceso de matrícula sin validar, puede hacerlo en todomomento. Para ello no tiene más que pulsar cualquiera de los dos botones de enlace situados en la parteizquierda de la pantalla:

• Salir

• Cambiar alumno: si pulsa esta opción, el usuario vuelve a la pantalla para la introducción del DNI delalumno.

• Cambiar prog.: si el alumno tiene más de un expediente matriculable, pulsando este botón, se vuelve ala pantalla de selección del programa.

El sistema pedirá confirmación al usuario de que desea abandonar la matrícula sin grabar los cambiosefectuados.

3.2.5 CONSULTA DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula

Gestión de matrícula

Consulta de matrícula

Desde este punto de menú se puede acceder en modo consulta (no se podrán realizar ni modificaciones delos datos existentes ni inserción de nuevos datos sino sólo consultar los existentes) a la matrícula de cualquieralumno. Esta pantalla tiene gran utilidad pues se puede examinar toda la información referente a la matrículade un alumno de forma rápida y sencilla.


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En primer lugar se recupera el programa al que pertenece el alumno, su número de expediente, campus, lafecha de matrícula y de modificación de la misma, si se hiciera, e información sobre la actividad económica y elperiodo en que se efectuó la matrícula.

En segundo término, los datos personales del alumno y en tercer lugar, datos sobre la matrícula en cuestión: siel pago de la matrícula es único o fraccionado, el importe académico, el administrativo y el importe total.

Finalmente, figuran una serie de casillas donde se indica si el alumno ha solicitado beca, si su expediente estábloqueado, si la matrícula no ha sido pagada, si es la primera matrícula en este estudio, y si han quedadocantidades pendientes de pago.

Existen tres botones de ANULACIÓN, DESANULACIÓN Y BORRADO que están inactivos pues ésta es unapantalla de consulta y no se pueden ejecutar esas acciones desde ella. Finalmente por medio de variosbotones de enlace se accede a información complementaria sobre matrícula:

• Líneas de matrícula: Se pueden consultar todas las asignaturas que el alumno ha matriculado.

• Tipo de descuento: los descuentos que se han aplicado a esa matrícula según su tipo de matrícula.

• Recibo: figuran todos los datos del recibo, además de la fecha de cobro del mismo, con la posibilidad deimprimirlo.

• Desglose de movimientos: se especifican los importes académicos y administrativos por cada uno delos conceptos imputables que los componen.

Además, mediante el botón de enlace Documentación se accede a una pantalla desde la que se puede llevarel control de la documentación que debe entregar el alumno adjunta a la matrícula.

3.2.6 ANULACIÓN DE MATRÍCULA Y CAUSAS DE ANULACIÓN

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula


Anulación de matrícula

El aspecto de esta pantalla es igual al de la pantalla anterior, salvo que en ésta el botón de Anulación deMatrícula está activo y se puede ejecutar. Si se desea anular la matricula completa, basta con recuperar lamatrícula deseada mediante una consulta y pulsar sobre este botón. El sistema solicitará una causa deanulación. Todos estos datos quedan registrados en la pantalla en los campos de “Anulación y código deanulación”. Si se quiere anular una asignatura de la matrícula del alumno se deberá pulsar el botón de enlaceLíneas de matrícula y, desde aquí, situándose sobre la asignatura en concreto, pulsar el botón Anulación delíneas de matrícula. El recálculo de los desgloses económicos de la matricula dependerán de la definición de lacausa de anulación.

Se pueden realizar anulaciones de matrículas de años anteriores, pero en estos casos no se recalcularáautomáticamente la matricula y deberá realizarse cualquier devolución manualmente


Versión 5.1.


A través de la pantalla Causas de anulación, se dan de alta las posibles causas por las que se puede procedera la anulación de una matrícula.

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Básicos

Causas de anulación

En el primer bloque se especifica las posibles causas de anulación con un código y una descripción, indicandoel valor de las siguientes casillas:

• Acad.: si esta casilla está marcada supone que la causa de anulación implica la devolución de todos losconceptos académicos aplicados en la matrícula del alumno.

• Adm.: si esta casilla está marcada supondrá que si se anula matrícula por esta causa se procederá a ladevolución de todos los conceptos administrativos aplicados. Se debe tener en cuenta las implicacionesde la casilla que se indica a continuación para definirlas correctamente.

• Conct. Adm.: si no se desea proceder a la devolución del total de los conceptos administrativos sino soloa alguno de ellos, se deberá marcar esta casilla y especificar en el segundo bloque de la pantalla queconceptos en concreto son los que hay que devolver.

• Cobro: por medio de esta casilla se establece si la Universidad quiere mantener la deuda del alumnocuando se realiza la anulación.

3.2.7 DESHACER UNA ANULACIÓN DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Matrícula


Desanulación

La desanulación de una matrícula se realiza de forma idéntica a la anulación sólo que en este caso el botónactivo es el de Desanulación. Si se realiza este proceso, la matrícula del estudiante volverá a activarse deforma automática con lo que se podrá ejecutar cualquier otro proceso.

3.2.8 GESTIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDAD

En este apartado se describen exclusivamente las nuevas pantallas que se han introducido comoconsecuencia de la integración entre la gestión de alumnado y la gestión de recursos docentes. Se recomiendapor tanto la consulta de las Guías de Grupos de Recursos docentes o la Guía de matrícula para cualquier otraaclaración adicional.


Versión 5.1.


3.2.8.1 CLASES DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Gestión de grupos

Clases de actividad

En esta pantalla se van a dar de alta los diferentes tipos de actividades que se manejan en la Universidad,por ejemplo, clases de teoría, clases de prácticas, laboratorios, etc. y cada una de ellas se relacionará con eltipo o forma de impartición (teoría o práctica).

Para dar de alta una clase de actividad bastará con insertar un identificador y una descripción. En la parteinferior de la pantalla se asociará cada clase de actividad al tipo o modo correspondiente, desplegando lacorrespondiente lista de valores. Por ejemplo, actividad 1, teoría, modo Teórico. Actividad 2, laboratorios, modopráctico

3.2.8.2 MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Gestión de grupos

Actividades compartidas

En esta pantalla se realiza el mantenimiento de las actividades, sea cual sea su tipología. El sistema permite ladefinición de tres tipos de actividades:

• Específicas: asociadas a una asignatura. Una determinada asignatura puede estar organizada endiferentes actividades que van a influir directamente en las condiciones de impartición; por ejemplo, laasignatura Física I puede estar compuesta de clases teóricas y prácticas (laboratorios). Para lageneración de los grupos puede ser interesante poder definir grupos según estas condiciones ya que losrequisitos pueden variar considerablemente (los grupos de teoría pueden tener una capacidad máxima de100 personas mientras que los grupos de clases prácticas pueden verse reducidos a 25 personas).

• Compartidas: relacionadas con más de una asignatura.

• No específicas: no asociadas a ninguna asignatura; por ejemplo, una conferencia, foro, etc.

El tipo de actividad viene determinado por el número de relaciones que la actividad guarda con la asignatura yque se informan al usuario en esta pantalla mediante las casillas “Esp” y “Com”. De esta manera, una actividadserá específica cuando esté relacionada con una sola asignatura. En caso de estar asociada a más de unaasignatura, se tratará de una actividad compartida; y, por último, si la actividad no se relaciona con ningunaasignatura, se tratará de una actividad no específica (que el usuario podrá reconocer por no tener marcada lacasilla “Esp” ni “Com”).

El mantenimiento de actividades cualquiera de estas tipologías se realiza desde esta pantalla, debiendo seguirlos siguientes pasos:

• La Universidad puede definirse para el Modo práctico y para el Modo teórico diferentes clases deactividad. Por ejemplo, para el Modo práctico pueden existir Laboratorios, Salidas al campo, Prácticas,etc.

• Una vez seleccionada la Clase de actividad, se introducirán los siguientes datos:


Versión 5.1.


Identificador de la actividad (como máximo 8 caracteres). En caso de no informar este campo, algrabar la actividad, el sistema le asignará al identificador el valor del código interno con que se grabala actividad que es un número secuencial.

Descripción de la actividad.

Nº de créditos de la actividad, que se guardan para cada modo (teórico y práctico) validando elsistema que de ser asociada la actividad a asignaturas, este número de créditos no exceda a losdefinidos para las asignatura/s.

El campo % de reparto hace referencia a la distribución de los créditos de la actividad entre losprofesores que la imparten. Si una actividad tiene dos grupos y en cada grupo hay dos profesores,cada profesor, como parte de su plan docente, recibirá los créditos de la actividad dependiendo del %de reparto. Por ejemplo, si se ha establecido un 100% para el reparto: si hay dos profesores se leasignará a cada uno de ellos el 50% de la carga docente. Si fuera un 200%, la carga docente sería deun 100% para cada uno. En el caso de que la Universidad no utilice el resto de funcionalidades delmódulo de recursos docentes, este campo no tendrá ninguna implicación.

• Se indicará si el responsable de la actividad es el Departamento o el Centro. Este control es a efectosde creación de grupos, es decir, si se indica que una actividad es gestionada por un centro, sólo elcentro podrá dar de alta grupos para dichas actividades y los departamentos sólo podrán consultar. Si laactividad es responsabilidad del departamento, sólo éste podrá dar de alta los grupos.

• Los campos N.A.R (número de alumnos reales) y N.A.P (número de alumnos planificados) son camposde salida que muestran diferentes datos dependiendo del ejercicio seleccionado:

Si se trata de un ejercicio en planificación, el campo N.A.R muestra el número de alumnosmatriculados en la actividad en el ejercicio en ejecución correspondiente al año académico anterior; elcampo N.A.P muestra la suma de la capacidad de los grupos de la actividad.

Si se trata de un ejercicio en ejecución, el campo N.A.R muestra los alumnos matriculados en laactividad en ese año académico; campo campo N.A.P. indica (como en el caso anterior) la suma de lacapacidad de los grupos de la actividad.

Los campos “Esp” y “Comp” son completados de manera automática por el sistema dependiendo delnúmero de veces que la actividad esté relacionada con asignaturas.

• Tipo de calificación: campo opcional que se cumplimentará si la Universidad utiliza el sistema decalificaciones parciales. Recuperará los sistemas de calificación dados de alta en el Módulo de actas.

3.2.8.3 ACTIVIDADES POR ASIGNATURA

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Gestión Grupos

Actividades por asignatura

Desde esta pantalla se realiza la asociación de una actividad a la asignatura.

La pantalla se estructura en dos bloques:

• En el primero de ellos se recupera el código, nombre y créditos teóricos y prácticos de la asignatura.

• En el segundo bloque se definen las actividades (teoría y práctica) asociadas a la asignatura.

En primer lugar se selecciona la clase de actividad de la actividad a asociar.

Mediante la lista de valores de actividad seleccionamos la actividad (que previamente habremosregistrado en Mantenimiento de actividades), recuperando el identificador y la descripción, % dereparto, créditos teóricos o prácticos de la actividad (según el modo a que pertenezca), número dealumnos reales y planificados (campos N.A.R y N.A.P) y responsable de la actividad (centro odepartamento).


Versión 5.1.


Los campos de créditos validarán:

Que la suma de todos los créditos asociados a las diferentes actividades del mismo modo nosupere el número de créditos teóricos o prácticos del profesor (pantalla de Mantenimiento deasignaturas).

Que en caso de que la actividad contenga grupos que ya tienen asignado el plan docente, no sepueda modificar el número de créditos de la actividad a un nuevo valor que sea inferior a la sumade los créditos asignados al grupo en plan docente

Las siguientes casillas se deberán marcar para la actividad en los siguientes casos:

• Académica: la Universidad puede permitir que el alumno se matricule para una misma asignatura en losdiferentes grupos de teoría, prácticas, laboratorio, etc., o bien puede establecer que no todas han de sermatriculadas por el alumno, es decir, puede considerar que es suficiente con que el alumno se matriculeen el grupo de la actividad principal y organizar a posteriori, y de forma externa al sistema, el reparto enel resto de actividades. La gestión de los grupos que se recuperarán en la matrícula se referiráexclusivamente a los de aquellas actividades definidas como "matriculables" para la asignatura.

• Principal: la casilla se marca de manera automática al insertar una actividad, si bien sólo podrá existiruna actividad marcada como principal; no obstante el sistema permite que una asignatura quede definidasin actividad principal si el usuario así lo decide y desmarca la casilla. En cualquier caso advertimos queaquellas asignaturas que no tengan ninguna actividad principal no se recuperarán en matrícula puestoque la matrícula en los grupos de esta actividad serán los que determinarán la generación de las líneasde acta. En el caso de que para una asignatura existan diferentes actividades en función del centro en elque se imparten, podrá existir una actividad principal por centro.

• Ofertable: si una actividad es matriculable y está además marcada como ofertable, el alumno podráseleccionar el grupo correspondiente, pero, si no está así definida, se asignará al alumno un grupo pordefecto. Una vez finalizado el proceso de matrícula, sí podrá reajustar sus grupos manualmente en laaplicación mediante la opción de cambios de grupo.

• Responsable: esta casilla aparecerá por defecto marcada para aquellas actividades que pertenecen auna única asignatura. En el caso de actividades compartidas se marcará de manera automática para laprimera asignatura asociada a la actividad, permitiendo posteriormente modificar la responsabilidad a otraasignatura. Como en el caso de la casilla principal, el usuario puede desmarcar la casilla de responsablequedando una actividad compartida sin asignatura responsable. La responsabilidad de una asignaturarepercute en los cálculos de carga que el sistema realiza en los casos de actividades asociadas aasignaturas que pertenecen a diferente departamento y/o área.

Finalmente, una determinada actividad de una asignatura puede asociarse a un Centro de tal modo que siuna misma asignatura está en varios programas y estos se imparten en diferentes centros, podría tenerdiferentes actividades en función del mismo

3.2.8.4 MANTENIMIENTO DE AGRUPACIONES DE GRUPOS DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Gestión de grupos.

Agrupaciones

Esta pantalla será utilizada por las Universidades en el caso de que se quieran definir determinadasagrupaciones de asignaturas (grupos de actividad de las asignaturas) para que puedan ser recuperadas en lamatrícula o con cualquier otro objetivo. Se deberán dar de alta los siguientes campos:

• Identificador y descripción de la agrupación


Versión 5.1.


• Se indicará si la agrupación que se va a crear es para utilizarla en matrícula o no, marcando la casillacorrespondiente.

• Se podrá asociar la agrupación a un centro, plan, curso o turno. Estos campos serán utilizados en elcaso de que la Universidad utilice el asistente para generar agrupaciones ya que buscará por el criterioseleccionado.

Pulsando el botón de enlace Grupos de actividad, se accederá la pantalla en la que se asociarán los gruposde actividad que van a formar parte de la agrupación. Basta con desplegar la lista de valores de las asignaturasy seleccionar la actividad y grupo que se desea incluir en la agrupación. Sólo se recuperarán aquellasasignaturas y grupos que cumplan los criterios establecidos para la actividad.

3.2.8.5 GRUPOS DE ACTIVIDAD

Para poder matricular a un alumno en una asignatura es imprescindible haber definido previamente al menosun grupo de actividad para dicha asignatura y para el año académico activo. Si para una asignatura no sedefine al menos un grupo, dicha asignatura no va a ser recuperada en la opción Selección de asignaturas dela pantalla Matrícula.

FORMA DE ACCESO

• Matrícula

Gestión de grupos

Grupos de actividad

En el caso de que la Universidad haya generado los grupos automáticamente o los haya copiado del cursoacadémico anterior, bastará con proceder a actualizar los datos que sea necesario. No obstante, si, en algúnmomento, es necesario proceder a dar de alta nuevos grupos, se habrán de registrar los siguientes datos:

• Periodo académico: desplegando la lista de valores se seleccionará el curso académico para el que seestá dando de alta el grupo.

• Asignatura: se seleccionará de la lista de valores la asignatura para la que se quiere dar de alta el grupode actividad.

• Actividad: será necesario incluir la actividad para la que se va a dar de alta el grupo. Esto es debido aque una asignatura puede tener diferentes actividades (teoría, práctica, laboratorios, etc.) y el usuariopuede querer definir nuevos grupos para una actividad en concreto.

• Duración: se indicará la duración del grupo. Este campo es de gran importancia ya que, en función dedicha duración, y siempre y cuando la Universidad gestione sus actas por grupo, las convocatorias a lasque tendrá derecho un alumno dependerán de ello. No se realiza ninguna validación con la duración de laasignatura. Si la Universidad desea gestionar solamente un acta única global por programa, deberáindicar que el tipo de duración es EP, de tipo propio, para que no se generen líneas de acta porasignatura matriculada.

• Una vez definidos estos datos, se insertará un código y descripción para el Grupo de actividad.

• Los campos Turno e Idioma ofrecen la posibilidad de recoger esta información del grupo de actividad ysu explotación, si fuera necesario, en determinadas estadísticas.

• El campo Capacidad mínima permite que la Universidad controle, una vez finalizada la matrícula, si elgrupo se ha quedado por debajo de su capacidad mínima. De este modo, esta información puede servir ala Universidad para tomar las correspondientes decisiones y quizás proceder a efectuar un cambio degrupo. Para que el usuario pueda consultar cuántos grupos se han quedado por debajo de la capacidad


Versión 5.1.


mínima, bastará con que consulte la pantalla Consulta de grupos sin ocupación mínima (Módulo deactas).

• Fecha de cierre: se trata de un campo de consulta que el sistema actualiza automáticamente con lafecha en la que el grupo ha alcanzado su capacidad máxima, si se ha definido ésta. En el caso de quese modifique la capacidad máxima o haya anulaciones, modificaciones de matrícula, etc. , que afecten algrupo, este campo se actualizará y dicha fecha se modificará o eliminará, según corresponda.

En la parte inferior de la pantalla existen tres botones que permiten el acceso a las siguientes funcionalidades:

• Profesores Se recuperarán los profesores asociados al grupo por plan docente (Véase Guía deRecursos docentes) y se podrán insertar, si fuera necesario. No obstante, hay que tener en cuenta queestos profesores no son los responsables de la gestión del acta. Para definir estos, será necesarioacceder a la pantalla Grupos de acta.

• Grupos de acta: en esta pantalla se pueden consultar los grupos que van a funcionar para la calificaciónde actas, bien se haya establecido que dicha calificación va a ser por asignatura (existirá un único grupode acta para todos los grupos de actividad de una asignatura) o por grupo (existirá un grupo de acta porcada grupo de actividad).

• Ocupaciones En esta pantalla, el usuario puede consultar los alumnos matriculados en dicho grupo deactividad así como una distribución de los mismos según la tipología, indicando la actividad y el grupo.Igualmente se ofrecerá información sobre los alumnos matriculados en el cupo de reserva.

4 EXPEDIENTE DE UN ALUMNO EN ESTUDIOS PROPIOSEl objetivo de este epígrafe es conocer los procesos básicos que están relacionados con el Expediente delalumno.

4.1 MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Mantenimiento de expedientes

En esta pantalla se registra toda la historia académica y datos personales del alumno. Se tratafundamentalmente de una pantalla de consulta, aunque es posible acceder a esta pantalla desde otros puntosde la aplicación e insertar nuevos alumnos manualmente, así como realizar modificaciones de los datos.

La modificación e inserción de nuevos expedientes se podrán realizar, de forma controlada, desde lassiguientes opciones:

• Si en el sistema ya están registrados los datos del alumno, el sistema le genera automáticamente unexpediente en un programa cuando:

Un alumno se matricula por primera vez en un programa.

Se realiza una adaptación automática a un alumno.

• En el caso de que los datos del alumno no se encuentren en la aplicación, el sistema permite dar de altaexpedientes manualmente cuando:

Se realiza un traslado de expediente a un alumno que viene de otra Universidad.

Desde la pantalla “Introducción manual de líneas de actas”.


Versión 5.1.


En el primer bloque de la pantalla se recuperan los siguientes datos:

• Datos básicos del expediente: DNI, nombre y apellidos del alumno, programa, tipo de estudio y elnúmero de orden o número de expediente.

• Datos de acceso: tipo y subtipo de acceso del alumno, convocatoria en la que accede, nodo al queaccede el alumno.

• Año de apertura del expediente de este alumno en el programa y en esta Universidad, año de inicio deestudios universitarios, y si el alumno da su consentimiento a la divulgación de sus datos en el momentoactual y una vez finalizados sus estudios.

• Si el alumno ha realizado previamente una adaptación, el sistema recupera aquí el código del programade origen y el número de expediente que tenía en el mismo.

• Número de secretaría que se utilizará para facilitar a la Universidad la búsqueda del expediente físico delalumno. Lo va a incorporar automáticamente el sistema cuando un alumno se matricula por primera vezen un programa en una determinada secretaría asignándosele a dicho alumno el mismo número, si sematricula en otro programa gestionado por la misma secretaría.

• Número histórico es el número que se proporciona a un expediente una vez que ya está cerrado; estofacilitará su almacenamiento al margen de los expedientes vivos de la Universidad. La Universidad podráoptar por utilizarlos o no.

En el segundo bloque se recuperan los Logros que el alumno ha obtenido. Se recupera el año académico, elnodo que el alumno ha superado y la convocatoria en la que lo superó.

Desde esta pantalla se puede navegar a otras muchas a través de los botones de enlace.

EXPEDIENTES – SITUACIÓN ACTUAL

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Información del expediente de la pantalla Expediente.Aparecen en el segundo bloque los programas de estudios propios y planes de estudio en los que el alumnotiene expedientes.

Se recupera el número de expediente para cada plan o programa así como la situación de ese expediente, esdecir, bloqueado, trasladado o cerrado. En el campo observaciones se recuperan las observacionescorrespondientes a la casilla (Bloqueado, Trasladado, Cerrado), que esté marcada.

TÍTULOS Y CERTIFICADOS

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Títulos y certificados.

En el segundo bloque se introduce la fecha de expedición de los títulos / certificados, el tipo, es decir, si estosson nuevos o duplicados y el nodo al que van asociados. Este último no es un campo obligatorio, por tanto elalumno puede solicitar un certificado aunque no haya conseguido un nodo.

TRASLADO

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Traslados.

Este segundo bloque es de consulta únicamente. Contendrá información en el caso de que se haya realizadoun traslado de expediente al alumno, tanto si el alumno “viene trasladado” como si es “trasladado a”.

Los datos de la Universidad, centro y estudio son de la Universidad de origen si está marcado el campoTraslado de Origen, y de la Universidad destino si está marcado el campo Traslado de Destino.


Versión 5.1.


LÍNEAS DE ACTA

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Líneas de actas.

Esta pantalla es de consulta, y en ella se recuperan tanto líneas de actas globales del programa, las líneas deacta de cada asignatura matriculada por el alumno, así como líneas de convalidación, sea cual sea el estadoen el que se encuentren: calificadas, sin calificar, pendientes, aceptadas, etc.

En el primer bloque de la pantalla se recupera la línea de acta global del alumno, siempre y cuando el actaglobal este generada. En esta línea de acta el alumno será calificado de forma genérica de todos losconocimientos del programa. También se recuperan las líneas de actas de cada asignatura, tanto lasgeneradas por la matrícula en curso y que aún están sin calificar, como las de matrículas anteriores que yaestán calificadas. Es posible filtrar la búsqueda por varios criterios: superadas, anuladas, con validezacadémica, etc. Para cada asignatura recupera el año académico, el código y descripción de la asignatura, latipología de la asignatura, el número de créditos correspondientes a esa asignatura, la convocatoria en la quefue aprobada, y la calificación alfanumérica y numérica. Además aparece un campo llamado M.H., queaparecerá marcado en el caso de que el alumno haya obtenido la calificación Matricula de honor.

En el segundo bloque queda reflejadas las asignaturas de las que el alumno ha solicitado petición deconvalidación. Se recuperan tanto las peticiones que ya se han resuelto, aceptadas y denegadas, como lasque quedan pendientes. Para cada asignatura se recupera el año académico, el código y la descripción de laasignatura, la tipología de la asignatura, el número de créditos correspondiente a esa asignatura, laconvocatoria en la que fue aprobada, y la calificación alfanumérica y numérica.

En ambos bloques se establece un criterio de búsqueda, de modo que se pueden realizar consultas yrecuperar información en el primer bloque acerca de:

• las asignaturas anuladas

• cerradas

• bloqueadas

• con validez académica

• aprobadas

• y todas las asignaturas

Y en el segundo bloque:

• las peticiones aceptadas

• denegadas

• pendientes

• y todas las peticiones

DATOS PERSONALES

Se accede a esta pantalla mediante el botón de enlace Datos personales de la pantalla Expediente.

En esta pantalla se recogen todos los datos personales del alumno. Además de consultar podemos modificardatos, a excepción del propio DNI del alumno.

En cada pestaña se recuperan datos como: el tipo de documentación (DNI, pasaporte..), el número de laSeguridad Social, el número de DNI, nombre y apellidos del alumno, datos sobre el domicilio familiar, datossobre el domicilio del alumno durante el curso, datos sobre el acceso, datos sobre el nacimiento del alumno ypor último datos bancarios del alumno.


Versión 5.1.


DATOS DE ACCESO

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Datos de acceso de la pantalla de Expediente.

En el segundo bloque se recuperan los conceptos que se han definido en la pantalla “Acceso => Mantenimientode los tipos de acceso”. Son valores relacionados con el acceso que interesa que queden reflejados en elexpediente del alumno, como por ejemplo Universidad donde se tituló, media del expediente, etc. En estapantalla se debe de introducir la información que interesa que quede aquí reflejada.

DOCUMENTACIÓN DE EXPEDIENTE

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace, situado en la parte inferior derecha de la pantalla,denominado Documentación a entregar.

Desde esta pantalla se obtiene información referente a la documentación que debe entregar el alumno.Previamente se ha debido dar de alta en el módulo de Tablas Generales, menú Documentación los distintostipos de documentación. En esta pantalla se recupera exclusivamente el tipo de documentación asociado alentorno EXPEDIENTE.

En el segundo bloque se da de alta en el expediente el tipo de documentación que el alumno debe presentar.Se indica si dicha documentación es obligatoria o no, la fecha en la que el alumno la entrega, y la fecha decaducidad, que la da el Sistema según lo definido en el módulo “Tablas Generales”, menú “Documentación”, enel campo Periodo de Validez.

Además es posible especificar una fecha límite en la que el alumno debe presentar documentación adicional.

OBSERVACIONES DE EXPEDIENTE

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Obs. de expediente de la pantalla Expediente.

Desde esta pantalla se puede consultar e insertar observaciones que se desea que queden reflejadas en elexpediente del alumno. En el segundo bloque se pueden dar de alta las distintas observaciones. Se recupera elentorno en el que se ha dado de alta la observación, el origen, es decir, Expediente (E), Convalidación (C),Líneas de actas (A) o Becas (B), se define el tipo de observación, la fecha en la que se realiza la observación yla observación en sí.

CRÉDITOS CONSEGUIDOS

Se accede a esta pantalla a través del botón de enlace Créditos conseguidos de la pantalla Expediente.

Es una pantalla de consulta en la que se obtiene información acerca de la situación del alumno en cuanto aresumen de créditos. Para que el Sistema pueda realizar los cálculos acerca del número de créditos que elalumno lleve superados, los que le faltan, etc., es imprescindible que se haya definido la tabla derequerimientos para el programa.

Se recupera la totalidad de créditos:

• Requeridos para el programa

• Superados por el alumno

• Pendientes, que aún le quedan por aprobar

• Matriculados

Además se recuperan estos créditos desglosados según el tipo de asignatura.


Versión 5.1.


4.2 MANTENIMIENTO DE LÍNEAS DE ACTA

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Introducción Manual de líneas de acta

Se trata de una pantalla de consulta pero también es posible realizar inserciones. Se pueden insertarmanualmente líneas de actas o modificar la calificación de las ya existentes.

Existe una restricción a la hora de la introducción manual de líneas de acta, se trata de que la línea que seintroduce debe de llevar asociado un año académico superior al año de apertura del expediente, pero ademásdebe ser inferior al año máximo que se indica en el campo Máx. año.

En el segundo bloque se recupera el tipo de línea (A, si las líneas de actas se han generado a través de laaplicación, T, si proceden de la migración de datos y; M, si se trata de líneas de actas introducidasmanualmente, suele tratarse de expedientes muy antiguos), el año académico, la asignatura, el programa deestudios propios, la tipología de la asignatura, el curso, la convocatoria, el número de créditos, la calificacióntanto alfanumérica como numérica, el código de la actividad económica y del periodo de actividad asociado y elcódigo del campus. Aparecen además dos casillas que si están marcadas indican que el alumno supera laasignatura (casilla S) y que obtiene matrícula de honor (M). También se informa si la asignatura se ha cursadocomo erasmus (E) y si la calificación tiene validez académica (casilla A: la calificación “no presentado” no tienevalidez académica ya que no suele correr convocatoria. Las características de las calificaciones se dan de altaa través del mantenimiento de la pantalla Calificaciones del modulo de Actas)

Desde esta pantalla es posible acceder mediante los correspondientes botones de enlace a la pantalla,Créditos Conseguidos y Observaciones de Líneas de Actas respectivamente. Así mismo, también es posibledar de alta un expediente mediante el botón de enlace Creación de Expedientes.

4.3 AUDITORÍA DE EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Auditoría de expedientes

Se trata de una pantalla de consulta. Desde esta pantalla se pueden visualizar todas las modificaciones quehan sido realizadas para un determinado expediente.

En el segundo bloque se recupera el tipo de modificación que ha sufrido dicho expediente (A: alta, D: borrar, U:actualizar), el usuario que ha realizado dicha modificación, el nombre de la tabla que ha sido modificada, lafecha de modificación y el texto modificado.

4.4 BLOQUEO/DESBLOQUEO MANUAL DE EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Bloqueo/desbloqueo manual de expediente

El expediente de un alumno puede estar:


Versión 5.1.


• Bloqueado: por un motivo especial la Universidad puede decidir paralizar el expediente de un alumno.Dicho expediente no se podrá cerrar, trasladar, no se podrán expedir certificados, etc.

• Trasladado: el expediente de un alumno puede ser trasladado a otra Universidad.

• Cerrado: el sistema cierra el expediente del alumno cuando éste solicita el título. No obstante, unexpediente siempre se puede reabrir de forma manual.

Sobre un expediente bloqueado, trasladado o cerrado, no se puede hacer ningún tipo de modificación en sumatricula o líneas de acta.

Desde esta pantalla se permite bloquear/desbloquear manualmente el expediente de un alumno. Parabloquear un expediente se debe chequear la casilla Bloqueado exped. En el segundo bloque se recuperarála causa por la que se bloquea el expediente y la fecha. Las consecuencias derivadas de realizar un bloqueo,como impedir la emisión de certificados, o títulos, serán definidas por la Universidad.

Es posible desbloquear manualmente el expediente de un alumno que previamente ha sido bloqueado. Paraello se desmarca la casilla Bloqueado exp. y se introduce la causa y fecha del desbloqueo.

4.5 TRASLADO DE EXPEDIENTES

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Traslado de Expediente

Desde esta pantalla se registran los traslados de expediente, tanto de alumnos procedentes de otraUniversidad, como los propios traslados.

En el primer bloque de la pantalla se recuperan los expedientes de los alumnos de la Universidad. En elsegundo bloque de la pantalla se completan los siguientes datos:

• Fecha de traslado

• Igualmente se define si el alumno “Viene trasladado” a la Universidad o si va “Trasladado a” otraUniversidad, marcando la casilla que corresponda.

Si el alumno “Viene trasladado” se indica la Universidad de origen, de procedencia del alumno

Si el alumno es “Trasladado a” se especifica la Universidad de destino.

• Estado del traslado (Pendiente o Aceptado)

El estado Pendiente ofrece la posibilidad de dar de alta traslados de expediente con efectos a partirdel año siguiente al activo y poder cobrarlos en el año actual sin que el sistema valide a la hora dedarlo de alta si el alumno tiene actas abiertas o convalidaciones pendientes. A la hora de dar de altaun traslado de expediente en estado Pendiente, no se genera el movimiento de forma automáticasino que se activa el botón de enlace situado en la parte inferior izquierda llamado Movimientos. Através de este botón se permite acceder a la pantalla de “movimientos” para dar de alta manualmenteel movimiento correspondiente. Desde esta misma pantalla de “movimientos” se permite generar lacarta de pago en el que se refleja la universidad y el centro origen o destino del traslado, siempre queambos campos estén informados en la pantalla principal de Traslado de expediente.

Si se modifica el estado a Aceptado, y el traslado es a otra Universidad, el sistema validará si elalumno tiene actas abiertas o convalidaciones pendientes de resolver. Igualmente se producirá elbloqueo automático del expediente y, si no existe el movimiento, éste se generará automáticamente


Versión 5.1.


para el año académico activo (siempre y cuando la fecha del traslado sea posterior o igual a la fechadel sistema).

En este momento se activa la casilla Asociación de movimientos. Con dicha casilla se recuperauna pequeña pantalla de consulta en la que se proporciona información sobre el movimiento quese ha generado. Si se desea obtener más información es posible acceder a través del botón deenlace “Movimientos” a la pantalla “Mantenimiento de movimientos” del módulo de GestiónEconómica desde donde se puede imprimir el recibo que se ha generado para dicho movimientoeconómico.

• Los campos de Estudio y Centro se pueden completar opcionalmente, pero no es necesario que seaasí. Es posible insertar el centro y estudio de la Universidad o externo (se utilizará el campo nocodificado).

• Traslado interno Universidad. Esta casilla de verificación es un campo de salida que se chequea demanera automática siempre que el campo Universidad se informe con la Universidad propia, mostrandopor tanto que se trata de un traslado de expediente interno, y por lo tanto no se bloqueara el expediente.

4.6 CONVALIDACIÓN

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Convalidación

Convalidaciones/adaptaciones

Desde esta pantalla se realizan las convalidaciones tanto manuales como automáticas. En el primer bloqueindicamos si la convalidación va a ser manual o automática.

Dependiendo de si se está realizando una convalidación manual o automática, en el segundo bloque de lapantalla se recupera una información u otra, es decir, si se tiene seleccionado modo manual en el segundobloque se recupera información referente al expediente destino, sin embargo si se tiene modo automático serecupera información referente al expediente origen.

CONVALIDACIONES MANUALES

Para realizarlas se debe seleccionar modo manual. Se recupera por tanto en el segundo bloque la informacióncorrespondiente al expediente destino.

En el tercer bloque se realiza la petición de convalidación manual. El sistema asignará un código secuencialpara cada expediente pero teniendo en cuenta además las peticiones de superación de créditos. Se define lafecha de solicitud, el número de salida, es decir un número que la Universidad asigna a cada convalidación,adaptación o reconocimiento de créditos que realiza y la fecha de resolución. Se define además el tipo depetición y es aquí donde se va a especificar si se trata de una convalidación o de una adaptación. Se recuperala fecha de traslado, el número de certificado y el código y nombre de la Universidad de origen en caso de quedicho expediente provenga de un traslado.

El campo Programa destino no será necesario introducirlo en el caso de convalidaciones manuales ya que enel segundo bloque se está recuperando en información del expediente destino. Este campo se utilizaexclusivamente para convalidaciones automáticas.


Versión 5.1.


Se pasa mediante Líneas de convalidación a la siguiente pantalla. En donde se realizan las adaptaciones /convalidaciones:

• Por asignatura: Se introduce información referente a la asignatura de origen: programa de estudiospropios, número de convocatorias agotadas, nombre y tipología de la asignatura, número de nopresentados, calificación... y el código y nombre de la asignatura destino, por la que se le va a convalidar.Se debe introducir información referente a la petición en destino, es decir, la convocatoria en la cual laasignatura va a ser convalidada, la tipología con la que se va a convalidar y la calificación alfanumérica ynumérica. El sistema recuperará los créditos correspondientes a dicha asignatura convalidada.

• Por nodo: Se define el nodo que se va a convalidar. En cuanto a la información referente a la petición endestino sólo es necesario introducir en este caso la convocatoria en la cual el nodo va a ser convalidado.

• Por materia académica: Se define la materia que se quiere convalidar / adaptar. Se introduce laconvocatoria, la tipología y el número de créditos que se desean convalidar de la materia. Este númerode créditos debe estar comprendido entre los rangos, si es que los créditos de la materia se han definidopor rangos, o debe ser el número exacto de créditos que se le ha asignado a la materia.

Para estos tres casos además debemos especificar el estado de la petición (pendiente, aceptada odenegada). El sistema genera un código secuencial para cada línea de petición dentro de una misma petición,es decir, en una misma solicitud de petición el alumno puede solicitar que le convaliden más de una asignatura,cada asignatura sería una línea de petición para una misma petición.

Desde el momento que se solicita la convalidación manual, esta información se incorpora automáticamente enel expediente del alumno. Y una vez que se ha resuelto la solicitud, se actualizan automáticamente los créditosconseguidos así como los logros del alumno.

CONVALIDACIONES AUTOMÁTICAS

Se selecciona modo automático. En el segundo bloque se recupera la información correspondiente alexpediente origen.

Antes de realizar una convalidación automática se habrá definido en el módulo de Programas de estudiospropios, en la pantalla “Mantenimiento de adaptaciones” la tabla de adaptaciones.

• Las asignaturas calificadas en el programa de origen y detalladas en la tabla de adaptaciones, elsistema las convalidará incorporando la tipología de la asignatura del programa destino y con lacalificación que se haya parametrizado.

• Con independencia de las casillas de verificación que se marquen en la pantalla de adaptaciones entreprogramas de estudios propios, la tabla de equivalencias de asignaturas se incorpora siempre, con todassus asignaturas, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

• Las asignaturas estén calificadas en el origen

• Las actas estén cerradas

En el tercer bloque Peticiones, de la pantalla “Convalidaciones/adaptaciones”, se realiza la petición deconvalidación / adaptación automática. Se define la fecha de solicitud, el número de salida y la fecha deresolución y se define además el tipo de petición. Se recupera la fecha de traslado, el número de certificado yel código y nombre de la Universidad de origen, en el caso de que dicho expediente provenga de un traslado.

Se define el programa destino, es decir el programa de estudios propios en el que se van a incluir lasasignaturas convalidadas. Mediante una lista de valores se recuperan todos los programas de estudios propiospara los cuales hemos definido su equivalencia con el programa de origen en el módulo programas de estudiospropios, pantalla “Mantenimiento de adaptaciones”.

En este caso no es necesario acceder a la siguiente pantalla Líneas de convalidación como ocurre con lasconvalidaciones manuales, ya que en este caso el sistema convalidará automáticamente según lo definido enla pantalla “Mantenimiento de adaptaciones”.


Versión 5.1.


Se graba la petición y automáticamente el sistema abre un nuevo expediente en el programa de destino.

4.7 RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS.

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Convalidaciones

Superación de créditos

Desde esta pantalla se realiza el reconocimiento o superación de créditos para un determinado alumno.

En el primer bloque de la pantalla aparece marcado por defecto modo manual, ya que un reconocimiento decréditos no va a poder realizarse de modo automático como ocurre con las convalidaciones y adaptaciones. Enel segundo bloque se recupera el expediente en el que se van a incluir los créditos reconocidos, el expedientedestino.

En el tercer bloque se realiza la petición de superación / reconocimiento de créditos. El sistema asigna uncódigo secuencial para las peticiones de superación, pero teniendo en cuenta además las convalidaciones yadaptaciones que el alumno solicite. Sólo será necesario dar de alta la Fecha de petición de la superación yaque el resto de campos no tiene sentido completarlos; el tipo de petición será siempre superación en este caso,y la pone el sistema por defecto.

A través de Tipos de descuento se accede a una pantalla donde se permite seleccionar el tipo de matrícula yen consecuencia el tipo de descuento que deberá ser aplicado. También se puede especificar para unreconocimiento de créditos el porcentaje exacto de descuento a aplicar para un alumno determinado. A travésde Líneas de convalidación se accede a la siguiente pantalla donde se encuentra el campo Pcte. a pagar.

Los diferentes reconocimientos que se pueden realizar son los siguientes:

• Rec. Créd.: en esta opción se reconocen las actividades que se han dado de alta en las pantallaReconocimiento de créditos. Se recupera la actividad por la que se le van a reconocer un determinadonúmero de créditos de la lista de valores y se introduce la información correspondiente a la petición endestino, es decir, la convocatoria, la tipología y la calificación correspondiente. El sistema recuperaráautomáticamente los créditos definidos en la pantalla Reconocimiento de créditos para dicha actividad. Sise ha definido un rango de créditos, se introduce aquí el nº de créditos teniendo en cuenta que deberánestar comprendidos en dicho rango.

• Rec. Créd. (Asignatura): se utiliza esta opción para el caso de reconocimiento de créditos por asignaturas.Suelen ser asignaturas antiguas que han sido cursadas hace tiempo o que no se habían incluido en la tablade adaptaciones entre un plan no renovado y renovado, y la Universidad decide otorgar un determinado nºde créditos por ellas. Se introduce la información correspondiente a la asignatura de origen y lainformación de la petición en destino. Es importante destacar que, al no estar codificado el nombre de laasignatura y tratarse de un campo texto libre, el sistema no podrá controlar que no se reconozcan variasveces créditos por la misma asignatura.

En ambos casos debe definirse el estado de la línea de petición (pendiente, aceptada o denegada). Antes deaceptar una petición hay que grabarla en estado Pendiente; si la solicitud se deniega, el sistema permiteintroducir el motivo de la denegación.


Versión 5.1.


Va a ser posible registrar los datos sobre el origen del reconocimiento de créditos. Se puede indicarinformación sobre la asignatura de origen tanto si se trata de una línea de acta, línea de convalidación, línea detraslado o de una asignatura (texto libre). A través del botón de enlace Inf. estudios origen se puede incluirmás información sobre los estudios de origen como la Universidad, los estudios y el centro donde fueroncursados.

4.8 ACTA DE CONVALIDACIÓN

FORMA DE ACCESO

• Expediente

Acta convalidación

Esta pantalla se utiliza para abrir y cerrar actas de convalidación, así como para imprimir la misma.

El acta se abre cuando se le asigna una fecha de apertura. El usuario debe definir la fecha de constitución deltribunal, y para cerrarla es necesario asignarle una fecha de cierre; se debe asociar un tribunal responsable yun año académico. Hay que tener en cuenta que sólo se podrá abrir una acta de convalidación para unadeterminada fecha.

En esta pantalla se recuperan las peticiones de convalidación, adaptación y reconocimiento, sea cual sea suestado: aceptado, rechazado, pendiente. Se recuperan todas las líneas de petición para el año académicoseleccionado.

Para elegir las peticiones que se desea que aparezcan en el acta de convalidación, se accede a la pantallaMantenimiento y allí se marcan en la casilla Asoc. las peticiones correspondientes. Para cada línea depetición se recupera información sobre el estado (A aceptada, P pendiente, D denegadas), el DNI, nombre yapellidos del alumno, número de expediente y plan de estudios. Además se indica si se trata de unaadaptación, convalidación o reconocimiento de créditos.

Mediante el botón de enlace Consulta y tras grabar, se recuperan las peticiones de convalidación / adaptación/ reconocimiento de créditos que se han incluido en el acta de convalidación.

Se puede generar además un listado que completa la gestión de la pantalla de Actas de convalidación. Sepodrá filtrar por centro, plan, estado de la petición (aceptada, denegada o pendiente), así como tipo de petición(adaptación, convalidación, reconocimiento) y se obtendrá información sobre lo cursado por el alumno en elplan de origen y que origina la petición.

En esta pantalla, y tal y como se mencionaba anteriormente, se pueden distinguir cuatro campos específicospara la impresión de este listado:

• Centro (se utiliza si se desea imprimir en el acta todos los alumnos de un centro determinado, es decir, sefiltran de todos los incluidos en el bloque inferior de la pantalla, aquellos asociados al centro del alumno).

• Plan (el usuario puede filtrar igualmente por programa siendo obligatorio indicar, en este caso, el centro).

• Estado (a los criterios especificados anteriormente se suma el estado de la petición, es decir, si se deseaimprimir un listado sólo con las peticiones de aquellos alumnos que han sido aceptadas, denegadas opendientes de un centro o plan determinado).

• Tipo de petición (se puede igualmente filtrar por el tipo de petición, es decir, si son convalidaciones,adaptaciones o reconocimientos).

Los datos que se incluyen en este listado son:


Versión 5.1.


• Año

• Fecha de reunión

• Centro y plan

• DNI, nombre y apellidos del alumno

• Asignatura

• Estado de la petición

• Calificación

• Convocatoria

Plan y asignatura origen, si figura en la petición

5 GESTIÓN DE ACTAS EN ESTUDIOS PROPIOS

Los alumnos matriculados en un programa de estudios propios podrán ser calificados en dos niveles:

• del programa completo a través del Acta global: calificación genérica que el alumno obtiene en elprograma. Los alumnos que se hayan matriculado de todas las asignaturas de las que se exigen en elprograma, tendrán derecho a aparecer en el acta global.

• en cada una de las asignaturas que el alumno ha matriculado. Los alumnos podrán aparecer en actasconjuntas para cada asignatura o en actas individuales por alumno si se trata de una asignatura deduración indefinida, como los trabajo de investigación.

Estas actas son compatibles, es decir, un alumno matriculado en un programa de estudios propios podrá sercalificado en el acta global o se le podrá calificar en cada una de las asignaturas matriculadas o en ambas. Enel caso de que un alumno sea calificado en las dos, predominara la calificación que obtenga en el acta global.

5.1 ACTA GLOBAL

FORMA DE ACCESO

• Actas

Acta de estudios propios

Los alumnos que formalicen su matricula en un programa de estudios propios podrán ser calificados de formaglobal a través del acta única. El requisito necesario para que un alumno pueda ser calificado en este acta, esque se haya matriculado de todas las asignaturas exigidas en el programa. Cuando el alumno finaliza elestudio, el director del programa asignará a cada estudiante una única calificación que engloba todo el estudio.

Para abrir el acta y calificar a los alumnos, el usuario debe recuperar obligatoriamente los campos: añoacadémico, código del programa, tipo de calificación y el director de dicho estudio.

A continuación, mediante el botón de enlace Calificación del acta, se recuperan a aquellos alumnos que se hanmatriculado de la totalidad de asignaturas que componen el estudio; no se recuperarán los alumnos que hanmatriculado asignaturas sueltas. Una vez calificados todos los alumnos, se procederá al cierre del actachequeando la casilla Acta cerrada. Aunque el acta esté cerrada, el usuario podrá realizar modificaciones,como rectificación de notas, inclusión o exclusión de alumnos del acta, etc.

Mediante el botón Listado se genera la emisión del acta.


Versión 5.1.


A través del botón Regenerar candidatos, el sistema comprobara de nuevo que alumnos matriculados en elprograma tienen o no derecho a aparecer en el acta, e incluirá a los alumnos que a posteriori de la apertura delacta cumplen el requisito de matricula o eliminara a los alumnos que no estén en condición de ser calificados.Por ejemplo, si un alumno anula la matricula a posteriori de estar incluido en el acta, el sistema lo eliminarápulsando el botón Regenerar candidatos.

5.2 CALIFICACIÓN DE ASIGNATURASLas líneas de acta por asignatura se generan de acuerdo a la duración, primer cuatrimestre, segundocuatrimestre, anual o indefinida, del grupo de acta al que pertenezca el alumno, (para la correcta gestión deactas se recomienda la revisión del valor del parámetro MODOGRPACTA y la Guía de Actas).

A través de los Grupos de actas se realizará toda la gestión de apertura, calificación y cierre de actas. Elgrupo de acta se crea automáticamente al crear un grupo de actividad. La Universidad que opte por generaractas por asignatura (valor del parámetro MODOGRPACTA= ACTASS), al crear el primer grupo de actividadse creará el único grupo de acta en el que se gestionarán todas las líneas de acta generadas para unaasignatura, independientemente del grupo de actividad en el que se haya matriculado el alumno. Por elcontrario, si la Universidad genera actas por grupo, a medida que se creen los grupos de actividad, se crearángrupos de actas asociados (valor del parámetro MODOGRPACTA = ACTGRP)

5.2.1 GRUPOS DE ACTA

FORMA DE ACCESO

• Actas

Grupos de Acta

En la pantalla se recuperan los siguientes datos: código del grupo de acta, descripción del grupo de acta,código y descripción de la asignatura, duración del grupo de acta, profesor titular, profesor extraordinario,profesor suplente, actividad principal de la asignatura y grupo de actividad con el que se encuentra relacionadoel grupo de acta.

A través de los enlaces que aparecen en la parte inferior de la pantalla, se puede navegar al grupo de actividadal que pertenece el grupo de acta y a los profesores del grupo.

5.2.2 ACTAS CONJUNTAS POR ASIGNATURA

Para calificar a los alumnos en cada una de las asignaturas en las que se matricula es necesario realizar laapertura del acta. Para poder abrir un acta se deben cumplir las siguientes condiciones:

• el usuario deberá contar con un perfil de acceso que le permita la gestión de actas,

• la convocatoria del grupo de acta que se desea abrir debe ser anterior o igual a la convocatoria activa,

• el acta de la convocatoria anterior debe estar cerrada y

• no deben existir alumnos excluidos en actas anteriores.

El proceso de apertura se puede realizar directamente en la pantalla de Introducción de actas o desde Controlde actas. No es necesario asociar un profesor al acta en el momento de la apertura, pero si se realiza lapublicación del acta o el cierre del profesor o el definitivo por parte de la secretaria, el sistema obligará a laintroducción de uno de los profesores asociados al grupo de acta de la asignatura o de un tribunal


Versión 5.1.


FORMA DE ACCESO

• Actas

Introducción de actas

Rellenando correctamente los campos obligatorios, y cumpliendo con las restricciones de apertura de actas, sepuede abrir el acta desde esta pantalla con solo grabar.

El procedimiento es el siguiente: se ha de recuperar el año académico para el que se va a abrir el acta eintroducir el código de la asignatura, el código del grupo de acta correspondiente y la convocatoria del acta.Antes de proceder a calificar a los alumnos, es imprescindible grabar los datos introducidos y así poderacceder al listado de DNIs del grupo, mediante el botón de enlace Calificación del acta. Para cada alumno seincluirá la calificación que proceda, utilizando la lista de valores asociada. Finalmente se deberán grabar lasmodificaciones realizadas y, si es el caso, se procederá al cierre por el profesor y cierre definitivo.

Hasta que el acta no se cierra definitivamente, se pueden modificar la calificación cuantas veces sea necesariodesde la misma pantalla de Introducción de actas. Una vez que se cierra definitivamente, si se quiere modificarla calificación de un alumno o excluirlo del acta, se debe realizar desde la pantalla Rectificación de actas.

Mediante la pantalla Control de actas, el personal encargado de la gestión puede llevar el control de cómoestán todas las actas asociadas para una determinada convocatoria de un año académico, así como podráproceder a abrir todas aquellas actas que estén pendientes de apertura a través del botón de enlace Actas porabrir o consultar los alumnos excluidos de actas a través del botón Líneas excluidas

FORMA DE ACCESO

• Actas

Control de actas

En el segundo bloque se recuperan todas las actas abiertas para la convocatoria seleccionada en el primerbloque, indicando exactamente su situación, es decir, si ha sido abierta por el profesor, por secretaría y si hasido cerrada por cualquiera de ellos. Desde esta bloque también se puede realizar el cierre masivo de todas lasactas para una determinada convocatoria.

5.2.3 CALIFICACIÓN DE ASIGNATURAS CON DURACIÓN INDEFINIDA.

FORMA DE ACCESO

• Actas

Calificación de Trabajos de Investigación

Las líneas de acta de tipo indefinido, se generan en el momento de matricular una asignatura en un grupo conduración indefinida. Estas asignaturas son aquellas que por su naturaleza no tienen una duración determinada,como por ejemplo un trabajo de investigación o las prácticas en empresa.

La calificación de estas asignaturas se realiza desde esta pantalla. En el primer bloque se recuperan todos losdatos del expediente del alumno. En el segundo, la línea de acta del alumno con la convocatoria en blanco. Laconvocatoria que el usuario seleccione para poder calificar al alumno, no está sujeta a ninguna restricción y enel momento de grabar la calificación se producirá el cierre de la línea.

En caso de que el alumno no supere la asignatura se generara otra línea de acta indefinida según el valor delparámetro PMTCONMASPRO.


Versión 5.1.


5.3 GRUPOS DE ASIGNATURA POR PROFESOR

FORMA DE ACCESO

• Actas

Grupos de asignatura por profesor

Se trata de una pantalla únicamente para consultar qué grupos imparte cada profesor. Los criterios debúsqueda que se pueden seleccionar son: profesor, departamento o centro y se visualizarán los gruposimpartidos por un docente en un determinado año académico, así como la dedicación de un departamento enuna asignatura.

En el caso de que no se haya dado de alta dicha dedicación, el usuario podrá introducirla indicando para cadacaso el porcentaje de la misma y si se trata del departamento que lleva el control de las actas.

6. GESTIÓN ECONÓMICALa gestión económica del modulo de estudios propios está fundamentalmente ligada a la actividad económicade la matricula aunque se permite la generación de otro tipo de movimientos económicos (ejemplo: cobro por laemisión de un certificado a un alumno, cobro por la compulsa de un documento, etc.).

Los mantenimientos para gestionar la actividad económica de matricula se realizan para cada uno de losprogramas de estudio, de esta forma se permite una gestión individualizada en cada uno de los programas. Laspantallas que se denominen Composición... relacionaran los mantenimientos básicos de matricula con elprograma de estudio. Por ejemplo, los plazos de pago con los que puede contar un alumno para pagar elimporte de la matricula, diferirán de un programa a otro. La pantalla Composición de plazos de pago, permitirárealizar esta diferenciación por programa.

6.1 MANTENIMIENTOS BÁSICOS

6.1.1 MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS

FORMA DE ACCESO

• Gestión Económica

Básicos

Mantenimiento de Actividades Económicas

Desde esta pantalla se dan de alta las actividades económicas. El usuario no podrá insertar códigos deactividad menores que 300, ya que estos están reservados para actividades precargadas. La actividad concódigo 4 pertenece a la matrícula de estudios propios.

Si se desea, se pueden agrupar las actividades económicas. El objetivo de realizar agrupaciones es el depoder sacar listados por diferentes agrupaciones Esta operación se realiza posicionándose en unadeterminada actividad y asociándole una de las agrupaciones que vienen en el listado del campo Agrupación(mantenimiento realizado desde la pantalla Agrupaciones de actividad).

Se indica si esa actividad tiene asociada conceptos imputables y se podrán introducir estos conceptosaccediendo a través del botón de navegación. El concepto imputable es la unidad mínima de imputacióneconómica

También se deberá indicar si la actividad está asociada a un expediente (el alumno ya tiene expediente enun plan de la universidad y la actividad relacionada tiene que ver con dicho expediente), a un alumno (elalumno no tiene expediente y por tanto será necesario registrar su DNI para la emisión el recibo) o a ambos.


Versión 5.1.


Ejemplo: la actividad económica de acceso está asociada a un alumno ya que hasta que no se matricule dichoalumno en el plan no tendrá un expediente.

6.1.2 CONCEPTOS IMPUTABLES

FORMA DE ACCESO


Básicos

Conceptos Imputables

Desde esta pantalla se dan de alta los conceptos imputables, indicando el tipo de concepto de que se trata,académico (C) o administrativo (A). Estos tipos se han cargado de forma interna. Para dar de alta un conceptosimplemente hay que situarse sobre el campo Código y asignar un valor numérico y definir una descripción.

Si no se accede desde la pantalla de actividades económicas es necesario indicar la actividad a la quepertenece el concepto imputable.

Para comprender adecuadamente esta pantalla es necesario, además de saber cuál es su función principal,tener un conocimiento exacto del significado de las siguientes casillas de verificación:

• “Incorp. Automát”: se puede incorporar automáticamente un concepto imputable, sin necesidad deasociarlo manualmente a la hora de generar la matrícula o un movimiento. Ejemplo: si no se marca estacasilla para el concepto de Tarjeta de Identidad, el sistema no lo aplicará automáticamente a todos losalumnos al matricularse, sino que el usuario habrá de seleccionarlo manualmente en la matricula de losalumnos a los que se quiera aplicar, a través de un listado.

• “Modificar cantidad”: si está marcada significa que se puede modificar el número de veces que se aplicadicho concepto a la matrícula o al movimiento.

• “Modificar importe”: se marcará cuando desde la matrícula o el movimiento se pueda modificar elimporte del concepto imputable. Ejemplo: si a la tarjeta de estudiante se le ha asociado una tasa de 6 €,pero está cantidad es modificable, en la matrícula se podrá modificar el importe y poner 8 €.

• “Aplicable”: esta casilla se marca para los conceptos imputables que va a utilizar una determinadaUniversidad.

6.1.3 COMPOSICIÓN DE CONCEPTOS IMPUTABLES

FORMA DE ACCESO


Básicos

Composición de Conceptos Imputables

En esta pantalla recuperamos para cada programa de estudios propios los conceptos imputables que le sonaplicables en matricula. El usuario debe dar de alta los conceptos imputables recuperando en el primer bloqueel código del programa al que se quieran asociar y en el segundo bloque se darán de alta los conceptosimputables recuperándolos mediante la lista de valores. El campo Tip. informa sobre el tipo de concepto:administrativo o académico.

Para cada uno de los programas será necesario introducir, además de los conceptos administrativoscorrespondientes, los conceptos académicos de Precio del curso completo y Precio de la asignaturasuelta (si se permite a los alumnos matricular asignaturas sueltas dentro de un programa).


Versión 5.1.


6.1.4 PERIODOS DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO


Básicos

Periodos de Actividad

Los periodos de actividad son el periodo temporal en el que se va a poder realizar una determinada actividadeconómica. Para crear un periodo de actividad se debe asociar a la actividad económica a la que pertenecene indicar el año para el que se están definiendo los periodos de actividad. En el campo Orden se deberá indicarel orden en el que se suceden los periodos de actividad para cada una de las actividades económicas.

Opcionalmente se podrán indicar la fecha inicial y final de periodo, pero hay que tener en cuenta que si sehace esto, el sistema validará que las fechas de los plazos de pago están dentro de este rango. Por tanto seentiende que estas fechas además de incluir los periodos en los que se realiza esa actividad incluyen losplazos para poder pagar esa actividad.

Se indica si el pago de la actividad económica para un determinado periodo, se va a poder fraccionar o no.Si se indica que sí, el alumno podrá fraccionar el pago en plazos o realizarlo en una sola vez (pago único, sinplazos) pero si no se marca, el pago nunca podrá fraccionarse (es decir, tener plazos). Estas validaciones sevan a hacer sobre la pantalla de Plazos de pago.

Abrir un determinado periodo: supone poder realizar la actividad económica en dicho periodo. Esto se hace através de una casilla de verificación. Para una misma actividad sólo puede estar abierto simultáneamente unúnico periodo.

6.1.5 COMPOSICIÓN DE PERIODOS DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO


Básicos

Composición de Periodos de Actividad

En esta pantalla asociamos a cada programa de estudios propios los periodos de actividad que le sonaplicables en la actividad de matricula.

El usuario dará de alta los periodos de actividad recuperando en el primer bloque, el programa y en el segundobloque, se darán de alta los periodos de actividad recuperándolos mediante la lista de valores. Existe unacasilla que informa sobre cual de los periodos esta activo para matricular, solamente podrá haber un únicoperiodo de actividad abierto por programa, que podrá ser diferente del año académico activo para matricular enel sistema.


Versión 5.1.


6.1.6 FORMAS DE PAGO

FORMA DE ACCESO


Básicos

Formas de Pago

Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de las diversas formas en que el alumno puede pagar el/losrecibos, (domiciliación o recibo bancario).

Hay que tener en cuenta que las formas de pago pueden tener diferentes características. Éstas se indican através las siguientes casillas de verificación:

• Nº adic: indica si esa forma de pago requiere datos bancarios. Esta casilla deberá estar marcada para laforma de pago 2 (domiciliación).

• Cob.festivo: determina si para esa forma de pago se van a contabilizar los festivos como días válidospara el pago. Hay que decir que a efectos de cómputo de los días que se tiene para pagar, los fines desemana no se van a considerar festivos.

• Aplicable: indica si esa forma de pago la va a utilizar la Universidad. Sólo se van a recuperar en lapantalla de Plazos de pago (desde esta pantalla se indica la forma en que se va a pagar un determinadoplazo) las formas de pago que se hayan marcado como aplicables.

• Obl. Frac.: (solo automatrícula) indica si esta forma de pago es obligatoria cuando el pago esfraccionado.

• Selección automatrícula: (solo automatrícula) indica si la forma de pago se puede seleccionar o no.

• Obligatoria en automatricula : (solo automatrícula) indica si la forma de pago es obligatoria en laautomatrícula.

6.1.7 PLAZOS DE PAGO

FORMA DE ACCESO


Básicos

Plazos de Pago

Desde aquí se indican los plazos de pago que tiene una determinada actividad económica para undeterminado periodo. El sistema va a asociar automáticamente a cada plazo un número correlativo. El pagose puede fraccionar en varios plazos (sólo si se ha indicado esto desde la pantalla de Periodos de actividad),pero la suma total de los porcentajes que se va a pagar en cada plazo debe sumar siempre cien.

Los plazos tienen una fecha de inicio y fin. Como ya se comentó en la pantalla de periodos de actividad estasfechas tienen que estar dentro de las fechas de inicio y fin del periodo de actividad (si éstas se hubiesendefinido). Excepción: los días hábiles asociados a un determinado plazo mediante una forma de pago puedenexceder a la fecha de finalización de la actividad económica.


Versión 5.1.


También desde este punto de menú se indica la forma en la que se va a pagar cada plazo. Para ello existeun botón de navegación que nos lleva a la pantalla de Formas de pago, donde se indica cómo se va a pagar elplazo seleccionado (mediante domiciliación, recibo bancario, etc.). Esto se indica mediante un listado, en el quesólo aparecen las formas de pago que la Universidad ha definido como aplicables. Si se desea se puedeasociar a la forma de pago una fecha de vencimiento o unos días hábiles (estos dos campos son excluyentes).

Para la actividad económica de matricula, actividad con código 4, no será necesario definir plazos de pago enesta pantalla, ya que este mantenimiento se realizara a nivel de programa desde la pantalla Composición deplazos de pago.

6.1.8 COMPOSICIÓN DE PLAZOS DE PAGO

FORMA DE ACCESO


Básicos

Composición de Plazos de Pago

Desde esta pantalla recuperamos para cada programa de estudios propios y para los periodos de actividadasociados al mismo, los plazos de pago en los que se podrá realizar el pago de la matricula.

El pago podrá realizarse en un único pago o puede fraccionarse en varios plazos (sólo si se ha especificado enla pantalla de Periodos de actividad) indicando el porcentaje a pagar en cada uno de los plazos, pero la sumatotal de los porcentajes debe sumar siempre cien.

El usuario tendrá que indicar la forma de pago de cada uno de los plazos mediante el botón de navegaciónque nos lleva a la pantalla de Formas de pago.

6.1.9 COMPOSICIÓN DE TASAS

En este punto de menú se introducen los importes de los conceptos imputables en función de los preciosque la Universidad da a cada uno de los programas.

FORMA DE ACCESO


Movimientos

Composición de Tasas

Es muy importante resaltar que las tasas se van a introducir en función de cada estudio propio, para losconceptos imputables asociados a cada programa y en un año académico determinado. También desde estapantalla se puede visualizar si el pago de dicho concepto se puede fraccionar y el tanto por ciento del importede matrícula que tiene que dar la Universidad al centro adscrito cuando es la Universidad la que se encargade matricular a los alumnos de los centros adscritos.

Para cada programa será necesario introducir las tasas correspondientes a los conceptos administrativos yrespecto a los conceptos académicos será necesario introducir la tasa de los conceptos: Precio del cursocompleto y Precio de la asignatura individual, para el correcto cálculo de las tasas en matricula.

Una vez que el alumno seleccione las asignaturas deseadas en su matricula, el sistema cobraráautomáticamente los importes de los conceptos administrativos de incorporación automática, y para el cálculode los importes académicos, el sistema contrastará contra la Tabla de requerimientos cuantas asignaturasmatricula el alumno, si corresponden a la tasa del curso completo o, por el contrario, a la tasa de asignaturassueltas. El sistema considerará que el alumno se matricula del curso completo cuando seleccione el mínimo


Versión 5.1.


número de asignaturas exigidas en cada tipología por curso de la Tabla de requerimientos y considerara quematricula asignaturas sueltas siempre que no llegue a ese mínimo de asignaturas.

6.1.10 COMPOSICIÓN DE DESCUENTOS

FORMA DE ACCESO


Movimientos

Composición de Descuentos

A través de esta pantalla se indica que descuentos se aplicarán a los conceptos imputables de cada programade estudios propios.

En el primer bloque se recupera el programa y el concepto imputable al que se le van aplicar los descuentos.En el segundo bloque se especifica el año académico en el que se aplican, se selecciona el tipo de descuentocorrespondiente (la lista de valores de los tipos de descuentos se recupera del mantenimiento realizado en lapantalla Composición de tipos de matricula), y el porcentaje de descuento.

El alumno que seleccione en la Matricula de estudios propios un tipo de matricula, se le aplicarán losdescuentos correspondientes según el mantenimiento realizado en esta pantalla.

6.1.11 BANCOS

FORMA DE ACCESO


Básicos

Bancos

Desde esta pantalla se hace el mantenimiento de todos los bancos indicando el código real identificador decada entidad. La mayoría de las entidades existentes en nuestro país ya han sido cargadas por OCU en elsistema, pero desde esta pantalla se da la posibilidad de poder introducir alguna más si fuese necesario yconsultar el código que le corresponde a cada entidad.

6.1.12 INSTITUCIONES

FORMA DE ACCESO


Básicos

Instituciones

Desde esta pantalla se dan de alta los organismos e instituciones que se van a responsabilizar o a hacercargo del descuento/s que se le puedan imputar a un determinado grupo de alumnos. Las instituciones que seintroduzcan aquí se van a recuperar en la pantalla de Composición de tipos de matricula (concretamente en lasubpantalla de Imput.desc.).


Versión 5.1.


6.2 GESTIÓN DE MOVIMIENTOS ECONÓMICOSEn este apartado se describen las pantallas relacionadas con la gestión de movimientos económicos manualespara cualquier actividad económica distinta de matricula, y las pantallas de consulta relacionadas.

6.2.1 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS

FORMA DE ACCESO


Movimientos

Mantenimiento de Movimientos

Desde esta pantalla se registra para un alumno o un expediente una determinada actividad que genera unmovimiento económico. El usuario tendrá que indicar la actividad económica para la cual se va a generar elmovimiento. Desde esta pantalla se permite dar de alta movimientos económicos para cualquier actividadeconómica a excepción de las actividades de matrícula (1, 2 y 4) y de las actividades de convalidación yreconocimientos (110 y 111). Se permite gestionar movimientos económicos como traslados de expediente,compulsa de documentos, emisión de certificados, etc.

PANTALLA PRINCIPAL DEL MOVIMIENTO

Desde aquí se registra para un alumno o un expediente una determinada actividad que genera un movimientoeconómico.

El procedimiento es el siguiente:

• Se introduce el año académico para el que se quiere generar el movimiento. Se tratará del año activo odel año inmediatamente anterior (hasta el 31/12 y siempre y cuando exista un plazo definido para dichocurso hasta dicha fecha). Por ejemplo, a 31/12 del año 2002 se podrán generar movimientos portraslados con cargo al 2001/02, si hay un plazo para la actividad correspondiente con fecha final de31/12.

• Se selecciona la actividad económica. En la lista de valores correspondiente se recuperan diferentesactividades económicas como por ejemplo: traslado de expediente, compulsa de documentos,reconocimiento de créditos, etc. con la excepción de las que se han mencionado (1, 2, 4, 110 y 111).

• Se recupera el periodo de actividad abierto para dicha actividad. Para que se pueda registrar este datoobligatorio deberá existir un periodo abierto, como se indicaba en el apartado anterior; de lo contrario, elsistema dará un mensaje de error.

• Dependiendo de cómo se haya definido la actividad, asociada a Expediente, Alumno o a Ambos, lacasilla Afecta expediente aparecerá desmarcada, marcada o permitirá la actualización (Véase Apartado6.1.1. de esta Guía):

Si la actividad económica está asociada a Expediente, el usuario deberá insertar los campos Plan ynúmero de expediente para el que se quiere generar el movimiento.

Si la actividad económica está asociada a Alumno, se activará el campo DNI y se desactivarán loscampos Plan y Expediente. Es importante tener en cuenta que el movimiento generado estaráasociado al DNI y por tanto no se contabilizará en los ingresos del centro ni del plan.

Si los datos del alumno no están en la base de datos será necesario insertarlos antes degenerar el movimiento. Para ello basta con pulsar el botón Datos personales situado en la parteinferior de la pantalla.

Si la actividad económica está asociada a Ambos, el usuario podrá marcar o desmarcar la casillaAfecta Expediente, y se activarán los campos Plan/Expediente o DNI, respectivamente.


Versión 5.1.


• Si el alumno es beneficiario de un determinado Tipo de descuento, se desplegará la lista de valoresseleccionando el que corresponda (por ejemplo, familia numerosa de primera).

Una vez introducidos estos datos, el usuario deberá pulsar el botón Validar. De este modo, el sistemaautomáticamente buscará aquellos conceptos imputables asociados a la actividad, de incorporación automáticay con su correspondiente tasa, de tal modo que se podrán visualizar los importes por conceptos académicos,administrativos, total e importe del descuento aplicado, en el caso de que exista. Igualmente, el sistemaasigna un código al movimiento y se graba la fecha de emisión del mismo.

PANTALLA DE CONCEPTOS IMPUTABLES APLICADOS AL MOVIMIENTO

Pulsando el botón Conceptos, situado en la parte inferior derecha de la pantalla, se accede al Desglose de losconceptos imputables aplicados en la generación del movimiento (por ejemplo, para la actividad económica deEmisión de los Derechos del título, el concepto Tasa por gestión). Se visualizan los siguientes datos:

• Código y descripción del concepto imputable

• Tipo del concepto (Académico o Administrativo)

• Cantidad aplicada (número de veces que se aplica el concepto)

• Importe unitario del concepto

• Importe aplicado (será un importe diferente si se puede modificar la cantidad aplicada)

En el caso de que se hayan definido, para la actividad económica, conceptos imputables de incorporaciónmanual, se podrán insertar desde aquí, pulsando la cruz verde y seleccionando, con la lista de valores, el quese quiera incluir.

En la parte inferior de la pantalla se pueden visualizar los descuentos aplicados al movimiento y el importede los mismos. Sólo en el caso de que el movimiento se haya originado automáticamente por unaconvalidación, adaptación o reconocimiento (Actividades 110 y 111), se podrá visualizar más de un descuento,es decir, todos los que se hayan aplicado a dicho movimiento generado en la aceptación de la convalidación.

Desde esta pantalla se podrá regresar al movimiento (desde el botón de enlace en la parte inferior izquierdade la pantalla) o acceder a la consulta de los recibos (desde el botón de enlace en la parte inferior derecha dela pantalla).

CONSULTA DE RECIBOS GENERADOS

En esta pantalla se pueden consultar los recibos generados y cambiar el tipo y forma de pago, si laUniversidad así lo permite y lo ha definido en los correspondientes mantenimientos.

En la parte superior, se visualiza el tipo de pago (único o fraccionado) y la forma de pago. Si la actividad parala que se está generando el movimiento permite ambos tipos de pago, basta con marcar una u otra casilla, aligual que la forma de pago (recibo bancario o domiciliación). Si se elige la domiciliación, pulsando el botónCuenta bancaria se podrán registrar los datos del CCC del alumno.

En el segundo bloque de la pantalla figuran los siguientes campos referidos al recibo:

• Referencia del recibo

• Número de plazo

• Forma de pago

• Importe del recibo

• Fecha de emisión y vencimiento del recibo


Versión 5.1.


• Fecha e importe de cobro

• Si el recibo se ha invalidado o está agrupado

Finalmente, desde la parte inferior derecha de la pantalla se puede imprimir la correspondiente carta de pagogenerada.

6.2.2 CONSULTA DE MOVIMIENTOS Y MATRICULA

FORMA DE ACCESO


Movimientos

Consulta de Movimientos y Matrícula

Desde esta pantalla se puede consultar para un determinado expediente todos los movimientos o matrículasque se le han generado al alumno.

Concretamente se va a poder consultar una información muy genérica con respecto a los movimientos y a lasmatrículas. Ejemplo: importe total del movimiento o la matrícula, actividad económica, periodo de actividad, etc.

Si se quiere consultar datos más específicos sobre ambos conceptos se puede acceder a la pantalla deConsulta de matrícula (sólo se pude acceder si se ha realizado alguna actividad asociada a la matrícula) y a lapantalla de Movimientos (también se necesita haber realizado movimientos para ese alumno), desde estapantalla.

FORMA DE ACCESO


Movimientos

Consulta de Movimientos sin expediente

Esta pantalla permite consultar todos los movimientos que no están asociados a un expediente sino a unalumno. Por tanto como es lógico desde esta pantalla no se van a poder consultar las actividades de matrículaya que éstas siempre requieren la asociación a un expediente.

En esta pantalla se ofrece información sobre el año académico, actividad, periodo de actividad, tipo dedescuento, fecha en la que se realiza el movimiento y desglose del importe del movimiento en conceptosadministrativos y académicos.

6.3 RECIBOSUna vez que se han generado los recibos para un alumno, bien porque se haya validado la matrícula o porquese hayan generado los movimientos correspondientes, el sistema permite realizar otros procesos demodificación.


Versión 5.1.


6.3.1 CONSULTA DE RECIBOS

FORMA DE ACCESO


Recibos

Consulta de Recibos

Desde esta pantalla se visualizan todos los recibos que ha emitido la Universidad, con independencia de quese hayan generado para un expediente o para un alumno y que sean el resultado de la realización de unmovimiento o una matrícula.

Se visualiza la información más importante acerca del recibo: número de referencia, fecha de emisión yvencimiento, importe total del recibo, importe cobrado y fecha en que se ha cobrado, si el recibo es un reciboagrupado (es decir es consecuencia de la agrupación de otros recibos), si se ha invalidado el recibo, dígito decontrol del recibo, si el importe del recibo se ha grabado en euros y si el pago del recibo se ha hecho en euros.Además si el recibo forma parte de uno agrupado se puede visualizar la referencia de éste.

Por medio de unos botones de navegación podemos acceder a otras pantallas donde visualizamos la siguienteinformación:

• Si un recibo está agrupado (tiene marcada la casilla de verificación “Agrup”) vamos a poder acceder aotra pantalla en donde se van a visualizar los recibos que forman parte del recibo agrupado,visualizando para cada uno de ellos la misma información que teníamos en la pantalla principal deConsulta de recibos. Desde esta pantalla también se puede acceder a la pantalla de Detalle de recibo.

• Pantalla de Detalle de recibo: desde esta pantalla vamos a poder consultar la siguiente informaciónreferente al recibo:

Persona (alumno o expediente) para la cual se le ha generado el recibo.

El código del movimiento al que pertenece.

La actividad económica para la cual se ha generado el recibo.

Si el plazo es fraccionado o único.

Plazo al que corresponde el recibo.

Forma de pago del plazo.

Los datos bancarios de la persona en cuestión (si la forma de pago necesitase dichos datos).

6.3.2 MANTENIMIENTO DE RECIBOS

FORMA DE ACCESO

• Gestión económica

Recibos

Mantenimiento de recibos

En esta pantalla se recupera, para un determinado alumno, los recibos que se le han generado, bien a travésde matrícula o a través de movimientos. Se tiene la opción desde esta pantalla de:

• Modificar la forma de pago de un recibo.

• Modificar la fecha de vencimiento de un recibo.


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• Modificar datos bancarios del alumno.

• Invalidar recibos.

• Modificar el número de impresiones de un recibo.

• Desagrupar recibos.

• Eliminar la causa de impago.

Para realizar cualquiera de estas acciones se debe recuperar del desplegable que aparece en la parte inferiorizquierda de la pantalla la opción deseada.

Por ejemplo: para invalidar un recibo, se recupera la opción “Invalidar recibo” pinchando en el desplegable dela parte inferior izquierda de la pantalla y se graba con el icono que aparece inmediatamente a la derecha deldesplegable. Al grabar este proceso, en el recibo invalidado se recupera chequeada la casilla “Inv.” queaparece junto a cada recibo, indicando así que dicho recibo está invalidado.

Para eliminar una causa de impago de un recibo remitido por la entidad bancaria, se recupera la opción‘Eliminar causa de impago’ pulsando en el desplegable de la parte inferior izquierda de la pantalla y se grabaen el icono de la derecha. La causa de impago del recibo desaparecerá de la pantalla ‘Detalle recibo’, a la quese accede desde el botón de enlace.

También se puede consultar si un recibo conciliado, es decir, que haya sido cobrado, se ha conciliadomanualmente (por el usuario) o de forma automática (envíos del banco). Los recibos que se concilienmanualmente, a partir de este momento, figuran con “M” en el campo de “Tipo de cobro” del Mantenimiento derecibos, de tal modo, que en cualquier momento puede identificarse si ha sido el usuario el que, ante eldocumento justificativo del alumno, ha introducido el importe cobrado o éste ha sido conciliado gracias a lacinta del banco. Un tercer caso afecta a aquellos recibos que se han conciliado manualmente a causa de algúnerror procedente del envío del banco.

Se puede además visualizar, desde el botón “Esquema jerárquico” y sólo para aquellos recibos que tenganchequeada la casilla “Agrup”, un esquema informativo sobre la agrupación de dichos recibos.

Desde esta pantalla se puede acceder a través del botón de enlace “Detalle Recibo” a una pantalla de consultadonde se recuperan datos generales relacionados con el detalle del recibo.

6.3.3 AGRUPACIÓN DE RECIBOS

FORMA DE ACCESO


Recibos

Agrupación de Recibos.

Esta pantalla permite la agrupación de varios recibos de un alumno en uno solo. Desde aquí se muestran todoslos recibos provenientes de matrícula o movimientos que no estén invalidados y que no hayan sido yaagrupados.

Para poder agrupar varios recibos (para realizar la agrupación hay que elegir al menos dos recibos) sólo hayque seleccionar los que se quieren agrupar marcando la casilla de verificación “Selec.Agr.” (Seleccionar


Versión 5.1.


Agrupados), y una vez hecho esto pulsar el botón de agrupar recibos. Automáticamente los recibosseleccionados (los que forman parte de la agrupación) y el agrupado desaparecerán de la pantalla.

6.3.4 CONSULTA POR EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO


Recibos

Consulta por Expediente

Desde esta pantalla se puede consultar para un determinado expediente todos los recibos que se le hangenerado. Para cada recibo se va a poder visualizar la siguiente información: referencia del recibo, dígito decontrol del recibo (D.C.R), fecha de emisión del recibo, importe cobrado, dígito de control del importe (D.C.I), siel importe se gravó en euros, fecha de cobro del recibo, importe del recibo, si el importe se ha cobrado eneuros, si se ha invalidado el recibo y si el recibo es consecuencia de la realización de un movimiento (en estecaso tendrá marcada la casilla de verificación “Mov”) o una matrícula.

6.3.5 IMPRESIÓN MASIVA DE CARTAS DE PAGO

FORMA DE ACCESO


Impresión de Recibos

Impresión masiva de cartas de pago

En esta pantalla se recogen los valores necesarios para la impresión masiva de cartas de pago, de tal maneraque el usuario podrá indicar los criterios para seleccionar cualquier serie de cartas de pago.

El usuario debe seleccionar si desea imprimir las cartas de pago que se han generado por la matrícula, pordeterminados movimientos o por ambos. Por defecto está seleccionada “matrícula”.

Mediante los cuatro primeros campos se indica al sistema qué carta de pago se desea imprimir (la de unamatrícula de primer y segundo ciclo de un plan determinado o la de una matrícula de un programa de estudiospropios, etc.) y con el resto de campos, se permite seleccionar qué serie concreta, el rango de fechas...

Se puede especificar el rango de cartas de pago que se van a imprimir atendiendo a varios criterios, de talmodo que el usuario elija en cada momento el que le resulte más adecuado.

Por medio del icono de la impresora se lanzará finalmente la emisión.

6.3.6 IMPRESIÓN DE CARTAS DE PAGO

FORMA DE ACCESO


Impresión de Recibos


Versión 5.1.


Impresión de cartas de pago

Esta pantalla sirve para imprimir cartas de pago de los recibos que se le han generado a un determinadoalumno por la realización de un movimiento.

Desde esta pantalla se puede acceder mediante un botón de enlace a la pantalla de Consulta de recibos dondese podrá ver más información sobre cada uno de los recibos.

6.4 ACCIONES DE IMPAGOEl sistema permite la generación, automática, de cartas de morosos o la anulación de matrículas a aquellosalumnos que no hayan abonado las tasas correspondientes en los periodos definidos por la Universidad y bajolas condiciones establecidas.

6.4.1 ACCIONES DE IMPAGO

FORMA DE ACCESO


Acciones

Acciones de impago

Desde esta pantalla se indica qué causas de impago motivan la aplicación de una determinada acción por partede la Universidad. En función de las causas de impago que alegue el alumno, la Universidad va a aplicar unasacciones u otras. Ejemplo: la Universidad puede determinar que si el alumno no paga la matrícula se le anularáésta, pero sin embargo no se le anulará si la causa del impago es la concesión de una beca.

La Universidad debe indicar el tiempo en que estas acciones van a tener efecto. Esto se hace mediante lossiguientes campos:

• N. Inicial: número de días, a partir de la fecha de vencimiento del plazo, que tienen que transcurrir paraque se ponga en marcha la acción contra el alumno.

• N.final: días de vigencia de la acción de impago desde el momento en que se implementa ésta.

6.4.2 ACCIONES GENÉRICAS DE IMPAGO

FORMA DE ACCESO


Acciones-

Acciones genéricas de impago

Desde esta pantalla se pueden consultar todas las acciones o medidas que puede tomar la Universidad sobreel alumno como respuesta al impago total o parcial de un movimiento o una matrícula. Ejemplo: anulación dematrícula, imposibilidad de matriculación en otro centro de la Universidad, etc.

Estas acciones están precargadas en el sistema y no pueden ser introducidas por el usuario.


Versión 5.1.


6.5 CONCILIACIÓN DE RECIBOSEn el sistema existen dos formas de conciliar un recibo: manualmente, utilizando la pantalla preparada paraello, o automáticamente, realizando un intercambio de ficheros con la entidad bancaria.

6.5.1 CONCILIACIÓN MANUAL DE RECIBOS

FORMA DE ACCESO


Conciliación de recibos

Conciliación manual de recibos

Esta pantalla permite conciliar recibos de forma manual, es decir, considerar como pagados recibos que porcualquier motivo están abonados en cuenta, pero no constan en secretaría por no haberse entregado el recibode pago. De forma más amplia se puede decir que es la forma de cobrar los recibos manualmente por lascausas que sean.

Esta pantalla muestra los recibos provenientes de matrícula o movimientos que no estén invalidados nipagados.

Para poder conciliar recibos únicamente hay que seleccionar los que se quieran hacer figurar como pagados,mediante la casilla de verificación “Selec.conc.” (Seleccionar conciliados). Una vez seleccionados se pulsa elbotón conciliar recibos y automáticamente, los recibos conciliados desaparecerán de la pantalla. Si no seselecciona al menos un recibo no se podrá realizar la conciliación (aparecerá un error). Para cada registro seindica si el recibo es consecuencia o no de la realización de un movimiento (esto se hace mediante la casilla deverificación “Movimient”.

6.5.2 TIPOS DE REMESAS PARA LA CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA DE RECIBOS

FORMA DE ACCESO



Tipos de remesas

Esta pantalla sirve para consultar los tipos de remesas que han sido precargados (el usuario no puedeintroducir los tipos de remesa, si fuese necesario introducir nuevos tipos tendrá que comunicarlo a OCU, paraque lo parametrice de forma interna). Cada tipo de remesa tiene asociado una forma de pago.

Los tipos de remesa pueden ser:

• Remesa de salida: conjunto de recibos que se van a enviar (mediante un fichero) al banco para sercobrados. Se van a considerar recibos de salida los que se van a mandar al banco para ser cobradosmediante domiciliación. Los códigos del 0-499 (inclusive) están asignados a este tipo de remesas. A.

• Remesa de entrada: son el conjunto de recibos que vienen del banco en un fichero con la informaciónsobre los alumnos a los cuales no se les ha podido cobrar el importe del recibo. Actualmente se van aconsiderar como recibos de entrada los que manda el banco con los recibos domiciliados que no se hanpodido cobrar y los recibos cobrados por recibo bancario. En la pantalla se podrá detectar si un recibo esde entrada si tiene marcada la casilla de verificación “entrada”.

La información de esta pantalla se va a poder recuperar mediante un listado en las pantallas de Consulta deremesas, Introducción de remesas de salida e Introducción de remesas de entrada.


Versión 5.1.


6.5.3 CONSULTA DE REMESAS

FORMA DE ACCESO



Consulta de remesas

Desde esta pantalla se pueden consultar todas las remesas que se han dado de alta en el sistema (Desde laspantallas Introducción de remesas de salida e Introducción de remesas de entrada).

Sobre las remesas se indica la siguiente información:

• Código de la remesa.

• Fecha de emisión de la remesa (para los de salida): esta fecha la proporciona el sistemaautomáticamente al pulsar el botón de generar el recibo en la pantalla de Conciliación automática deremesas de salida./ Para los recibos de entrada este campo tiene el significado de fecha de generacióndel recibo (para ser leído).

• Tipo de remesa.

• Forma de pago asociada al tipo de remesa.

• Banco del que proviene (si la remesa es de entrada) o al que se manda el fichero (si la remesa es desalida).

• Nombre del fichero.

• Si el tipo de remesa es de salida o de entrada.

Además desde esta pantalla se puede acceder a otra pantalla donde se visualiza la composición de laremesa, es decir los recibos que forman parte de esa remesa con su información correspondiente (fecha deemisión y vencimiento del recibo, el importe del recibo, etc.). Si la remesa es de salida siempre tendrá quetener introducida una composición (aunque esté en estado pendiente).

Desde la pantalla de Composición de remesa se va a poder consultar la Fecha del Impago y la Causa delImpago cuando se reciben devoluciones de recibos impagos. Cuando estos recibos se vuelven a enviar albanco para volver a ser cobrados se elimina la información de los dos campos anteriores y aparece una fechaen el campo Resolución de impago.

6.5.4 CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA DE RECIBOS

Esta funcionalidad sirve para cobrar recibos de forma masiva. Esta indicada para las formas de pago dedomiciliación y recibo bancario. Se deberá consultar la Guía de Gestión Económica para la correcta generaciónde las remesas de salida y de entrada.

7. TABLAS GENERALES

7.1 MANTENIMIENTO DE PROFESORES

FORMA DE ACCESO

• Tablas generales

Mantenimiento de profesores


Versión 5.1.


Desde esta pantalla se dan de alta los profesores de la Universidad que imparten clase y que participaran enla gestión de actas y del coordinador del programa.

La información de esta pantalla está distribuida en pestañas:

• Pestaña Datos básicos En esta pantalla se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos:

Tipo de documentación (DNI: Documento Nacional de Identidad, PSP: Pasaporte, TRC: Tarjeta deresidente comunitario, PRT: Permiso de residencia y trabajo, NIE: Número de identificación deextranjero) y número de documento. Se validan los formatos del DNI y del NIE exclusivamente (paraambos se calcula la letra).

Nombre y apellidos de la persona

Sexo

Fecha de nacimiento. El sistema calculará automáticamente la edad de la persona.

• Pestaña Domicilio familiar y Pestaña Domicilio temporal

• Pestaña Nacionalidad : En esta pestaña se debe incluir obligatoriamente los datos de país denacimiento y nacionalidad. La casilla de Extranjero aparecerá desmarcada si una de las dosnacionalidades se corresponde con la Española.

• Pestaña de Datos del profesor

7.2 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS

FORMA DE ACCESO


Mantenimiento de departamentos

En esta pantalla se dan de alta los departamentos, para ello deberemos introducir un código y un nombre,además de la universidad a la que pertenece. El sistema permite dar de alta departamentos de otrasuniversidades, esto es algo que nos va a resultar muy útil en estudios propios ya que podemos tenerprofesores de otras universidades que impartan determinadas clases en la nuestra. Además deberemosidentificar a los usuarios de los departamentos a través de los grupos de usuarios. En la parte inferior de lapantalla recuperaremos la descripción de la Universidad a la que pertenece el departamento y la descripcióndel grupo de usuario.

7.3 MANTENIMIENTO DE ÁREAS DE CONOCIMIENTO

FORMA DE ACCESO


Mantenimiento de áreas de conocimiento

En esta pantalla se van a dar de alta las áreas de conocimiento que engloban a los departamentos. Seestructura en un único bloque en el cual deberemos introducir obligatoriamente el código y la descripción delárea de conocimiento, así como el código que le otorga el MEC.

universitas xxi® - acadÉmico guÍa de estudios propios · en el segundo bloque se da de alta el...

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