universidad regional autÓnoma de los andesdspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/4152/1/... ·...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
GRADO ACADÉMICO DE MAGISTER EN GERENCIA EMPRESARIAL
TEMA:
PROGRAMA DE MOTIVACIÓN EN EL EQUIPO DE AUDITORIA PARA
MEJORAR SU PRODUCTIVIDAD EN LA CONTRALORÍA GENERAL DEL
ESTADO SEDE COTOPAXI.
AUTOR: LCDO. QUINTEROS AGUIRRE CARLOS JAVIER
ASESOR: ING. PINDA GUANOLEMA BAYRON RAMIRO MG.
AMBATO – ECUADOR
2016
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
DECLARATORIA DE AUTORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMMARY
INTRODUCCIÓN
Problema que se va a investigar 1
Antecedentes Investigativos 1
Situación Problemática 3
Problema Científico 6
Identificación de la Línea de Investigación 6
Delimitación del Problema 6
Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema 6
Objetivos 7
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
Idea a Defender 8
Variables de la Investigación 8
Fundamentación teórica – conceptual de la propuesta 8
1.1 Administración 8
1.2 Conceptos Generales 9
1.2.1 Administración 9
1.2.1.1 Proceso Administrativo 11
1.3 Motivación 12
1.3.1 Conceptos Generales 14
1.3.2 Teorías de la motivación 15
1.3.3 Factores que motivan y desmotivan en el trabajo 18
1.4 Programas de motivación 19
1.5 Equipos de Trabajo 24
1.5.1 Conceptos Generales 25
2.3 Fases de evolución del Equipo de Trabajo, sus ventajas 26
y desventajas
1.6 Productividad 28
1.6.1 Conceptos Generales 30
La metodología 31
Métodos 31
Técnicas 32
Instrumentos de la Investigación 32
Población y Muestra 33
Muestra 33
Análisis e interpretación de datos (aplicación de encuesta 33
investigación)
Propuesta 50
Primera etapa 51
1. Formación 52
a) Acciones 53
1.1 Capacitaciones 54
1.2 Seminarios 54
1.2.1 Seminario de Relaciones Humanas 55
1.2.2 Seminario de Trabajo en Equipo 55
1.2.3 Seminario de Motivación 56
1.3 Cursos libres 57
2. Incentivos 57
2.1 Incentivos Financieros 57
2.2 Incentivos no Financieros 58
3 Prestaciones y Servicios 58
Segunda etapa 58
1. Responsables 59
2. Tiempos de Ejecución 60
2.1 Estrategia de formación 60
2.2 Estrategia de incentivos 60
3. Áreas involucradas 61
Tercera etapa 61
Conclusiones 63
Bibliografía
Anexos
1
a) Tema
PROGRAMA DE MOTIVACIÓN EN EL EQUIPO DE AUDITORÍA, PARA
MEJORAR SU PRODUCTIVIDAD EN LA CONTRALORÍA GENERAL DEL
ESTADO SEDE COTOPAXI
b) Problema que se va a investigar
Antecedentes Investigativos.
En todos los ámbitos de la existencia humana interviene la motivación como
instrumento para lograr la productividad en determinados objetivos y metas, esto ha
sido objeto de numerosas investigaciones, y desde los más diversos puntos de vistas se
la ha abarcado, con el objetivo de recabar toda aquella información necesaria para
descubrir la incidencia que ésta pueda tener en el ser humano y en la sociedad en
general.
Por tal razón, la motivación es de vital importancia para cualquier área más aun en
equipos de trabajo, sí se aplica en el ámbito laboral se puede lograr que los empleados
estén motivados, se esfuercen por tener una mejor productividad en su trabajo. Una
persona satisfecha transmite y disfruta de su trabajo. La motivación consiste
fundamentalmente en mantener culturas y valores institucionales que mejoren su
productividad, de tal forma que favorezca tanto los intereses de la organización como
los suyos propios.
2
En el transcurso de mis estudios superiores mis condiscípulos, profesores, tutores y
profesionales de auditoria, siempre mencionaban que la profesión elegida era
complicada y requería mucho compromiso e interés profesional.
En conversaciones, reuniones, curso de capacitación entre otros con compañeros de
trabajo, colegas de otras instituciones públicas; y por la aplicación de un cuestionario
sobre la administración del área; me llamo la atención que la mayoría de profesionales
de auditoria de todos los niveles desde asistentes a supervisores señalaron no
encontrarse motivados lo que incide en su productividad en el ejercicio de sus
funciones.
En la búsqueda de referenciar esta problemática no obtuve datos de investigaciones
específicas sobre la motivación en equipos de auditoria; los tratadistas de la
investigación social y psicólogos industriales publicaron generalidades con respecto a
la motivación en equipos de trabajo que tienen de prioridad la satisfacción del cliente.
Por lo expuesto he tomado la decisión de investigar la motivación, al ser un problema
vivencial y de importancia personal y profesional; que permita identificar sus causas y
efectos aplicados a mi profesión en la disminución de la productividad; sin dejar de
considerar las publicaciones aplicadas en otros campos y profesiones.
Como antecedentes para la elaboración de la investigación planteada se ha podido
revisar los siguientes temas:
3
Influencia de la Motivación en el Desempeño Laboral en la empresa Dapalauto S.A.,
que tiene como finalidad principal, analizar la influencia de la motivación en el entorno
laboral y cómo guiar o direccionar al gerente y mandos medios a buscar técnicas de
transformación de las actitudes y mentalidades de las personas para lograr un
desempeño eficiente y aumentar la productividad por parte de sus trabajadores.
Orientaciones hacia el aprendizaje y el desempeño; con el trabajo duro e inteligente de
la fuerza de ventas en las empresas del país, cuyo objetivo principal es comprobar la
influencia positiva que genera en las empresas que adopten una orientacion
motivacional en sus vendedores, logrando de esta manera cambios en su
comportamiento con respecto a su desempeño en las ventas y asi aumentar la
productividad del departamento y la empresa en general.
Propuesta de creación de un manual de motivación para mejorar el clima laboral del
personal civil del ITSA, con el propósito de mejorar el clima laboral para el personal
creando un manual de motivación en procura de implantar, diversificar y mantener una
serie de actividades que le permita al departamento de recursos humanos de esta
institución mejorar la productividad de la fuerza laboral del personal desarrollando un
alto potencial en sus aportes, en la versatilidad de sus destrezas, estabilidad laboral y
rendimiento de alta calidad con relación a las metas de la institución.
Situación Problemática
4
Hoy en día existen organizaciones donde lo más importante es aumentar la
productividad y los ingresos sin tomar en cuenta el clima laboral que se está generando
entre el personal, cuando hacen las evaluaciones de desempeño toman en cuenta el
resultado obtenido, dejando a un lado el proceso, premiándolos o despidiéndolos según
sea el caso, sin darle la oportunidad de motivarlos y entusiasmarlos hacia la superación.
Éste posiblemente es el caso que presenta la Contraloría General del Estado Sede
Cotopaxi, entidad pública, con sus servidores, pues las máximas autoridades sólo
toman en cuenta el nivel de productividad y competitividad que desean lograr a través
de ellos, sin atender las opiniones o recomendaciones de los mismos, sin saber si ellos
están motivados en cuanto al trabajo que se está realizando, en otras palabras,
desconocen el por qué se muestran poco motivados.
De acuerdo con el Abogado Carlos Granja Robayo (entrevista personal) quien labora
como Especialista de Abogacía de Apoyo de Auditoria, en dicha institución desde hace
cinco años, se obtuvo como resultado que existe un alto nivel de rotación del personal
en poco tiempo debido a que un gran porcentaje de servidores trabajan mediante
contratos ocasionales, los que no pueden sobrepasar el tiempo de dos años, y otro
grupo abandona su trabajo por mejores propuestas salariales.
La situación descrita anteriormente me conlleva a analizar cómo incide la motivación
de los equipos de auditoria en la productividad organizacional, a determinar cuáles son
los aspectos que influyen en la desmotivación, y en qué grado se encuentra su identidad
organizacional, identificando sus expectativas con respecto al clima laboral, relaciones
5
personales, capacitación y salarios que de una u otra manera impiden que se sientan
identificados con la entidad y se creen aspectos desmotivadores.
El objetivo inicial de este proyecto es establecer la influencia que tiene la motivación
en los equipos de auditoria para mejorar la productividad del recurso humano, así como
el evaluar el nivel de satisfacción que tienen los servidores, determinar la importancia
que el personal rinda a la institución como desea y se sienta satisfecho con su trabajo;
además los efectos que conlleva esto en la productividad para que al finalizar se
propongan estrategias para elevar el nivel de satisfacción del recurso humano que
repercutirá en la productividad de los servidores.
Es importante identificar los conceptos de las dos variables de estudio, primero, la
motivación laboral, es un resultado de factores tanto internos como externos, entre ellos
se puede el desarrollo profesional del personal, la identificación y pertenencia en la
institución entre otros. Es por eso que es de vital importancia velar por la satisfacción
de los colaboradores, ya que esto reflejará resultados positivos para la institución.
Segundo, la productividad que es una relación entre eficiencia y eficacia en la
ejecución del trabajo individual y organizacional. La motivación laboral es un tema que
muchas instituciones han tomado de una forma ligera, ya que lo ven como un gasto y
no como una inversión en sus colaboradores, el tema es importante ya que si todas las
instituciones sean públicas o privadas se preocuparan por brindar oportunidades de
crecimiento, los servidores tendrían el deseo de desempeñar mejor sus tareas, funciones
y responsabilidades; principalmente realizando con eficiencia y eficacia, gustándole lo
que hace y sintiéndose satisfecho de pertenecer a la institución donde labora.
6
Problema Científico
¿Cómo mejorar la productividad del equipo de auditoría, a través de un programa
motivacional en la Contraloría General del Estado sede Cotopaxi?
Identificación de la línea de investigación.
- Modelos de análisis y desarrollo del capital intelectual.
Delimitación del Problema
Objeto de investigación: Talento Humano-motivación- productividad.
Campo de acción: Motivación y productividad
Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema.
Los altos directivos de una institución tienen como objetivo que sus servidores se
encuentren debidamente motivados, dedicados y orgullosos de pertenecer a la misma;
como comprometido y satisfecho en realizar sus labores y actividades; apoyando y
sentirse parte de su equipo de trabajo.
7
Se entiende que la propuesta de una motivación a sus equipos de trabajo de auditoria,
incluye el confirmar planteamientos y procesos de diagnósticos de la actitud
institucional y clima laboral; que proporcionarían lineamientos de intervención
planificados.
El estado situacional y su diagnóstico, permitirán identificar, categorizar y analizar las
percepciones que los integrantes de la entidad tienen sobres sus puntos críticos, en este
caso sobre la motivación; lo que permitiría desarrollar acciones y decisiones sobre la
propuesta.
La propuesta realizada pone en forma palpable la justificación e importancia del
estudio y análisis a realizar, por si soló surge la necesidad e interés de realizarlo.
Los resultados de este estudio podrían constituir una fuente de consulta y referencia de
investigaciones futuras.
Objetivos
Objetivo general:
Diseñar un programa de motivación para el equipo de auditoría para mejorar su
productividad.
Objetivos específicos:
8
Fundamentar científicamente el proceso administrativo, el talento humano, la
motivación, equipos de trabajo y la productividad.
Analizar la productividad de los equipos de auditoria de la Contraloría General del
Estado sede Cotopaxi.
Elaborar un programa de motivación para los equipos de auditoría para mejorar su
productividad.
Idea a Defender
Con el desarrollo de un programa de motivación para los equipos de auditoría mejoraría su
productividad en la Contraloría General del Estado sede Cotopaxi
Variables de la Investigación
Variable Independiente: La motivación
Variable Dependiente: La productividad
Fundamentación teórica-conceptual de la propuesta
1.1 Administración
La administración es importante en cualquier escala de utilización de recursos para realizar
objetivos de índole individual, familiar, grupal, organizacional o social. Para aprovechar
9
mejor el estudio de la administración, usted debe pensar en situaciones prácticas en que las
personas utilicen recursos para producir bienes y servicios.
Las organizaciones sean formales e informales, están conformadas por un conjunto de
personas los que coadyuvan en busca de beneficios mediante el trabajo grupal además
encaminados a alcanzar un objetivo, meta, que van de acuerdo a la misión y visión de cada
organización.
En la administración de una organización se identifican dos fases; una estructural, que es
determinar su finalidad; y operativa, donde se ejecutan todas las actividades, tareas que
sean necesarias para alcanzar lo programado durante el periodo de su estructuración.
1.2 Conceptos Generales
1.2.1 Administración
Chiavenato Idalberto (2006) define: “La Administración “el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales" (p. 10)
10
Koontz Harold & Weihrich Heinz (2007) indican: “La administración es el proceso de
diseñar y mantener ambientes en los que individuos, que colaboran en grupos, cumplen
eficientemente objetivos seleccionados” (p. 4)
Robbins Setphen & Coulter Mary (2005) indican: “la administración consiste en
coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz
con otras personas y a través de ellas” (p.7)
Amaru Antonio Cesar (2009) señala: “La administración es el proceso de tomar
decisiones sobre los objetivos y la utilización de los recursos. Abarca cinco tipos
principales de decisiones, llamadas también procesos o funciones: planeación,
organización, liderazgo, dirección y control” (p. 6)
Tomando en consideración las definiciones anteriores por parte de los tratadistas, planteo
el siguiente concepto de administración: la administración es el proceso para conseguir que
las cosas se efectúen por intermedio de la planificación, organización, dirección,
integración y control, obteniendo el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales
y económicos de manera eficiente para lograr el cumplimiento de los objetivos
Fuente: Münch Lourdes y García José, Fundamentos de Administración
11
1.2.1.1 Proceso Administrativo
Chiavenato Idalberto (2007) El éxito que puede tener la organización en alcanzar sus
objetivos depende en gran medida de sus gerentes, por lo tanto se puede decir que el
desempeño gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia
del Proceso Administrativo. (p. 142)
Fuente: Chiavenato Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración
Además este tratadista señala que en la actualidad se reconoce que las funciones básicas de
un administrador son: planeación, organización, dirección y control. (p. 142-143)
Fuente: Chiavenato Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración
12
Por lo expuesto indicaríamos que las funciones básicas que conforman el proceso
administrativo serán consideradas en forma separada los elementos de planificación,
organización, dirección y control, contrario cuando se interaccionan los cuatro elementos
son un solo enfoque global permite alcanzar las metas y objetivos.
Chiavenato Idalberto (2007) Las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo
tiempo. Por eso existe una jerarquía de objetivos, en los que algunos son más importantes y
predominan sobre los demás. (p. 144)
Fuente: Chiavenato Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración
13
1.3 Motivación
La motivación es un tema de interés social, científico, psicológico, cultural, empresarial,
muchos autores, como Maslow, Frederick Herzberg, Lewin, entre otros, se han dedicado a
indagar, investigar, analizar qué es la motivación y cómo esta afecta nuestra vida, así
tenemos diversos conceptos, teorías, definiciones, que al analizarlas y estudiarlos, todos
llegan a una conclusión, con diferentes palabras, pero con un mismo significado y es que la
motivación es la fuerza interna que hace que las personas actúen de una manera
determinada para satisfacer sus necesidades, siendo estas, el motor para realizar
actividades que permitan el logro de objetivos y encontrar la satisfacción personal.
En la actualidad se tiene deseo de conocer, predecir o influir la conducta laboral de los
individuos para mejorar su productividad, lo que conllevo a muchos tratadistas a estudiar
las causas y consecuencias de la motivación y satisfacción en el trabajo que coadyuva a la
mejor productividad en beneficio de la organización, estudios que se han realizado bajo
diferentes enfoques en el intento de explicar los factores que determinan las actitudes de
los trabajadores.
14
Para la Escuela Clásica de Administración la motivación laboral era un problema de fácil
resolución, debido a que suponían que un hombre racional estaba orientado por el deseo de
escapar al hambre y aumentar sus ingresos, por lo que se conseguiría un mecanismo
motivacional altamente eficiente si se lograba establecer un medio que conectara las
ganancias con el rendimiento.
La Escuela de Relaciones Humanas hace distinción al comprender la complejidad del
recurso humano, su sociabilidad y amplitud de sus necesidades, elaborándose parte
importante de las principales teorías acerca de la motivación humana.
Por lo expuesto, el problema de la motivación no es sólo el incentivar a las personas que
pertenecen a la organización adicionalmente es motivar al talento humano que va
ingresando con la finalidad que las mismas cumplan en la mejor manera posible, su rol
logrando una mayor productividad en beneficio de la organización.
1.3.1 Conceptos Generales
Palmero Francisco & Martínez Francisco (2008) señala: “Motivación es un concepto
que usamos cuando queremos describir fuerzas que actúan sobre, o dentro de un
organismo, para iniciar y dirigir la conducta de éste. Es decir, son fuerzas que permiten la
ejecución de las conductas destinadas a modificar o mantener el curso de la vida, de un
organismo, mediante la obtención de objetivos que incrementan la probabilidad de
supervivencia, tanto en el plano biológico, cuanto en el plano social”. (p.78)
15
Robbins Setphen & Coulter Mary (2005) indican: “Motivación se refiere los procesos
responsables del deseo de un individuo de realizar un gran esfuerzo para lograr los
objetivos organizacionales, condicionado por la capacidad del esfuerzo de satisfacer
alguna necesidad individual”. (p. 392)
Hellriegel & Slocum, 2009, señala que el proceso de la motivación empieza por
identificar las necesidades, carencias de una persona que experimenta en un momento
particular, estas insuficiencias puedes ser psicológicas (necesidad de reconocimiento),
fisiológicas (necesidad del agua, aire y/o alimento) o sociales (necesidad de amistad). Las
necesidades con frecuencia actúan como energéticos, es decir, crean tensión en el
individuo y lo incomodan, lo cual puede impulsarlo a esforzarse por reducirlas o
eliminarlas. (p. 128).
Dessler Gary (2009), “señala Frederick Herzberg dijo que la mejor forma de motivar a
alguien consiste en organizar el trabajo de manera que proporcione la retroalimentación y
el desafío que sirvan para satisfacer las necesidades “de nivel más alto” del individuo por
cuestiones como el logro y el reconocimiento. Según Herzberg, dichos requerimientos son
relativamente insaciables, de forma que el reconocimiento y un trabajo desafiante
contribuyen un generador intrínseco. El hecho de satisfacer las necesidades “de nivel más
bajo” por cuestiones como un mayor salario y mejores condiciones laborables solo evitan
que la persona se sienta insatisfecha” (p. 473).
16
1.3.2 Teorías de la motivación
Las teorías motivacionales surgieron en la década de 1950, período que fue fructífero para
el desarrollo de los conceptos de motivación, formulándose teorías donde podemos citar
las más representativas y utilizadas por su terminología para explicar la motivación de los
empleados, entendiéndose su contenido (naturaleza) de los elementos que pueden motivar
a una persona como la relación con el ser interior del individuo, así como con la
determinación del comportamiento producto del estado interno de las necesidades de éste.
Abraham Maslow desarrolla la denominada Teoría de la Jerarquía de Necesidades, que
sigue cobrando vigencia en el campo organizacional actual. Este teórico propone cinco
tipos de necesidades que aparecen a lo largo de la vida del hombre: las fisiológicas, de
seguridad, sociales, de autoestima y las de autorrealización.
El Tratadista no realizó un análisis de la motivación en el trabajo, sólo al final de su vida
despertó su interés por las aplicaciones que podría tener su teoría; para él la motivación
17
funciona de la siguiente manera: una vez que se satisface una necesidad ya ésta no motiva
la conducta, haciendo que las personas avancen a través de las necesidades en orden,
ascendiendo a la siguiente necesidad siempre y cuando se haya satisfecho la anterior,
ejemplo de ello, las necesidades biológicas caracterizan a los seres humanos e influyen de
manera inconsciente en el comportamiento humano.
Una vez que se satisface esta necesidad surge una nueva que toma su sitio, la satisfacción
de necesidades no tiene fin y la vida se constituye en la búsqueda para satisfacerlas.
La teoría de las expectativas desarrollada por Víctor Vroom se ocupa de la motivación y de
la gestión; asume que el comportamiento es un resultado de opciones conscientes entre
alternativas, el propósito de las opciones es maximizar placer y disminuir dolor.
Esta teoría considera que toda persona puede tomar decisiones racionales y que empleará
un esfuerzo determinado en actividades que conducen a las recompensas deseadas.
Esto quiere decir que los individuos saben lo que quieren del trabajo y comprenden que su
desempeño les hará merecedores de las recompensas que desean, dentro de sus ideas
principales considera los siguientes puntos esenciales.
18
La Valencia.- se refiere a las orientaciones emocionales que la gente tiene con respecto a
los resultados. La profundidad del deseo de un empleado por las recompensas extrínsecas o
intrínsecas.
Expectativa.- Los empleados tiene diversas expectativa y niveles de confianza sobre lo que
son capaces de hacer. La Administración debe descubrir que recurso, entrenamiento o
supervisión necesitan los empleados
Instrumentalidad.- La persección de los empleados de que realmente van a recibir lo
prometido por la gerencia, la gestión debe asegurarse de que las promesas de recompensas
estén satisfechas y que todos los empleados estén enterados del cumplimiento.
A la institución le corresponde el obtener y evaluación de la consecución del objetivo, si a
esto sumamos el mejoramiento del ambiente de trabajo, priorizará el conocimiento y
herramientas que mejoren la competencia y productividad; por lo que corresponde
identificar la motivación en las personas y en los equipos de trabajo.
La motivación viene a constituirse en una herramienta del líder del equipo de trabajo, que
debe saber reconocer los méritos individuales de cada trabajador y el desarrollar sus
cualidades y habilidades; le es fundamental saber motivar a sus miembros, el dirigirles y
que tenga los conocimientos sobre cómo explotar las mejores cualidades y habilidades de
cada uno y como equipo de trabajo que permita mejorar la productividad requerida para el
logro de los objetivos.
19
1.3.3 Factores que motivan y desmotivan en el trabajo
1.3.3.1 Factores que motivan en el trabajo:
Trabajo en equipo
Nuevos retos
Buen ambiente laboral
Reconocimiento
Cumplir objetivos y ver resultados
Satisfacción del cliente
La satisfacción del trabajo bien hecho
Autonomía
1.3.3.2 Los factores que más desmotivan en el trabajo:
Ausencia o poca claridad de metas y plan de trabajo
Poco reconocimiento
Malas relaciones con jefe o compañeros
Horarios prolongados y poco flexibles
Monotonía
No ver resultados
El papeleo
Falta de interés o compromiso profesional
Mala educación de las personas del entorno
Insatisfacción del cliente
20
1.4 Programas de motivación
Chiavenato Idalberto (2009), expresa que existe una gran diversidad de medios para
motivar a los trabajadores, dejando bien claro que no todos los tipos de motivación
funcionan para todos los empleados, influyen factores como el estado de ánimo, la
personalidad, las metas individuales, entre otros. Es debido a esto que solo se hará mención
de algunos métodos que se pueden utilizar para lograr la motivación de los empleados:
Administración por Objetivos (APO)
Se basa en la fijación de metas de forma participativa, que sean tangibles, verificables y
mesurables, lo atractivo de esta teoría radica principalmente en convertir los objetivos
generales de la organización en objetivos específicos para las unidades organizacionales y
los miembros individuales.
Existen cuatro ingredientes comunes en los programas de APO: especificidad de metas,
toma participativa de decisiones, plazo explícito y retroalimentación sobre el desempeño.
21
Programas de Reconocimiento a los Empleados
Se basan principalmente en la atención centrada al personal, donde queda de manifiesto el
interés, aprobación y el aprecio por un trabajo bien hecho, es así que el reconocimiento por
el trabajo y el enfoque hacia el personal son el objeto principal, lo cual conduce a una
repetición de dicha actividad. En el mundo laboral la mayoría de las empresas cuentan con
programas de reconocimiento para premiar y motivar a sus empleados para acentuar el
desempeño laboral más que el criterio antiguo de cumplir 20 años de servicio como antes
lo consideraban los empleados.
En la actualidad existe una gran variedad de formas que utilizan las empresas para lograr
éste objetivo que van desde reconocimientos personales, llamadas telefónicas, mensajes
escritos o estructurados programas de reconocimiento; siendo uno de los más conocidos y
utilizados el sistema de sugerencias en el cual los empleados aportan ideas que contribuyan
a una mejora o a una reducción de costos dentro del proceso, lo cual los lleva a ganar
pequeñas recompensas en efectivo.
22
Programa de Participación de los Empleados
Se define como un proceso participativo que aprovecha toda la capacidad de los empleados
y que está destinado a fomentar el compromiso con el éxito de la organización, lo cual
provoca que los empleados se involucren en el proceso en el cual participan mediante la
toma decisiones, fomentando así, una mayor autonomía y control sobre su vida laboral,
logrando así una mayor motivación y compromiso con la organización de la cual forma
parte, siendo más productivos y sintiéndose más satisfechos con su trabajo.
Administración Participativa
Se caracteriza por la toma conjunta de decisiones, en donde los subordinados comparten
una medida significativa del poder de decidir interactuando con sus superiores inmediatos.
Participación Representativa
Su aplicación se evidencia en la mayoría de los países de Europa Occidental, donde se
cuentan con leyes que les exigen a las compañías a practicarla, se caracteriza porque los
trabajadores son representados por un grupo pequeño de empleados que constituye así una
participación representativa, logrando así una redistribución del poder dentro de la
organización de tal forma que los trabajadores estén en igualdad con los intereses de la
dirección y los accionistas.
23
Círculos de Calidad
Están conformados por un grupo de empleados y supervisores que comparten una
responsabilidad en forma conjunta, que se reúnen regularmente para analizar problemas de
calidad e investigar las causas, así como recomendar soluciones y emprender acciones
correctivas.
Programa de pago variable
Los planes a destajo, incentivos salariales, participación de utilidades, bonos y utilidades
comparativas son formas de programas de compensación flexible, se caracterizan porque
no se considera el tiempo o la antigüedad para que se realice el pago, es decir, una parte del
sueldo se realiza en base a una medida individual u organizacional del desempeño; no es
una renta ni una garantía de que año con año se realice el mismo pago, éste puede variar en
base al desempeño individual o grupal.
Por lo que expuesto toda organización pública o privada debe actualizarse con
herramientas modernas que incentiven y motiven al personal para mejorar su
productividad, por lo que los directivos deben buscar, adecuar e implementar los
instrumentos, programas y documentos que se conviertan en una guía que servirá
para la toma de decisiones referente a los empleados y su productividad en beneficio
de organización.
24
El objetivo principal del programa es encaminar las actividades de cada empleado para
obtener su mejor productividad, así como cubrir las necesidades que el talento humano
manifieste, haciendo cada una de sus áreas productivas, este documento será de gran
importancia, ya que orientará la metodología para que influya en el nivel de la motivación
de los empleados logrando el clima organizacional adecuado para que determine la
eficiencia y eficacia del personal y de la organización.
1.5 Equipos de trabajo
Para la ciencia administrativa y para una organización en indispensable manejar los
equipos de trabajo; por cuanto contemplan la necesidad de mejorar las condiciones y/o
procesos básicos que están interfiriendo en el logro de las metas y objetivos institucionales.
Ciertas tareas los trabajadores y/o servidores las pueden realizar en forma aislada, pero el
trabajo en grupo ocasiona una mejor motivación individual y un ritmo más rápido de
trabajo.
Los miembros del grupo se ayudan los unos a los otros lo cual aumenta la velocidad de
aprendizaje. Por lo tanto cuando se agrupan las personas y conforman un equipo, la
rotación disminuye y se realiza un trabajo mucho mejor.
Es por esto que el equipo y/o grupo de trabajo se convierte en el centro del mejoramiento
de la eficacia y eficiencia de la organización.
25
1.5.1 Conceptos Generales
Bateman, Thomas S., Scott A., Snell (2009), expresaron “Equipo es un mecanismo de
aprendizaje muy útil. Los miembros pueden aprender acerca de la compañía y, por si
mismos adquirir nuevas habilidades y estrategias de desempeño. El equipo puede
satisfacer necesidades importantes como las de filiación y estima. También se satisfacen
otras necesidades cunando los miembros del equipo reciben recompensas tangibles de la
organización que no podrían haber conseguido trabajando por su cuenta”. (p. 506)
Robbins, Stephen P., Coulter, Mary (2005), manifestaron “Los equipos de trabajo son
grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un objetivo común y específico, y
utilizan su sinergia positiva, responsabilidad individual y mutua, junto con sus habilidades
complementarias”. (p. 244)
Koontz, Harold, Heinz Weihrich, Cannice Mark (2008), señalaron “Un pequeño
número de personas con habilidades complementarias y comprometidas con un propósito
común, serie de metas de desempeño y enfoque de los que son mutuamente responsables”.
(p. 477)
Lo expuesto admite que en las personas que conforman un equipo de trabajo no hay lugar
para el lucimiento personal y/o para la competencia interna que atente contra el objetivo de
la organización, sino que coadyuvan a demostrar su productividad para el cumplimiento
y/o metas a seguir.
26
Una persona que no mantiene una buena relación de compañerismo, dedicación y trabajo
con el resto del equipo de trabajo; sólo aportará con malos entendidos, problemas lo que no
aportaría para los fines comunes de la organización.
En cambio, una persona con buena relación, puede retroalimentarse con experiencias,
conocimientos, técnicas, de sus compañeros y con lo que puede mejorar sus habilidades
profesionales; por lo tanto las relaciones personales son claves en un equipo de trabajo.
1.5.2 Fases de evolución del equipo de trabajo, sus ventajas y desventajas
Fase Ventajas Desventajas
Formación
Compromiso con objetivos
Ansiedad
Desconfianza
Dependencia
Agitación
Trabajo
Conflicto de liderazgo
Inseguridad
Desvaloración
individual
Normalización Colaboración
Ambiente laboral
Desvinculación
Ambiente inapropiado
Realización
Armonía
Rendimiento eficaz, efectivo,
económico.
Discrepancia
Merma, perdida
27
Los empleados que forman parte del equipo de trabajo deben laborar en conjunto para
alcanzar el objetivo común, la solidaridad, por lo tanto, es imprescindible dentro del grupo
y en las fases de evolución.
Es importante considerar que al establecerse metas claras, definidas y compartidas es el
mejor aliciente para que el equipo trabajo, con el transcurso del tiempo los miembros del
equipo pierden el sentido de las labores individuales que realizan, en algunos casos sienten
que no es valorado su labor por parte de los líderes.
El promover el trabajo en equipo de trabajo viene acompañado con la utilización de los
indicadores de gestión definidos para el equipo, ya que es conveniente que todos conozcan
y revisen los resultados que generan los mismos; con esto su finalidad es de generar retos
colectivos y el cumplimiento de resultados en bienestar de la organización.
La importancia del trabajo en equipo se fundamenta en los siguientes aspectos:
Liderazgo.- Permite motivar y animar a los integrantes al tener claridad en las metas
que se persiguen. Los líderes son aquellos que visualizan el objetivo y trasmiten a
todos el impulso necesario para lograrlo.
Compensación.- Cada servidor debe percibir que recibe el reconocimiento que merece,
sea económico o social.
28
Los roles de los empleados. Se refiere a los conocimientos, experiencia, pericia o
habilidades de los integrantes el equipo.
La comunicación. Es un factor que permite mantener enterados a todos los empleados
que conforman el equipo de lo que ocurre y establecer un clima organizacional
adecuado.
1.6 Productividad
En la actualidad la palabra productividad se ha vuelto tan popular que es raro que no se
mencione en revistas, periódicos, boletines administrativos, informes gerenciales,
seminarios, noticieros entre otros; de hecho pareciera con frecuencia que el termino
productividad se relacione para promover un producto o servicio como herramienta de
comercialización pero también es de mucho interés por cuanto se refiere a la utilización
eficiente y eficaz de los recursos como el talento humano.
De igual manera el entender el comportamiento organizacional nunca antes ha tenido tanta
importancia como hoy como por ejemplo la reestructuración de las empresas, reducción de
costos son factores de productividad; competencia global donde se requiere que los
empleados sean más flexibles y que aprendan a enfrentar los cambios rápidos y las
innovaciones con la finalidad de mejorar su productividad.
Así quienes integran las organizaciones, se preocupan por la motivación de su personal; el
directivo, profesional, oficinista y operario, todos ellos trabajan con otras personas, lo cual
29
influye la motivación que se brinde para mejorar su productividad en sus actividades
realizadas.
En este contexto, los gerentes quienes toman las decisiones enfocadas a mejorar la
productividad de la organización por medio de la motivación a sus empleados y así para
mejorar las relaciones entre las empleados y la organización; con esto se lograría crear un
ambiente en el que el trabajador se sienta motivada, trabaje más productivamente y sea
más eficiente.
En este marco referencial, uno de los aspectos que más importancia tiene para el trabajador
es lo que respecta a la motivación que le produce efectuar las funciones que desempeña y
los aspectos humanos, sociales, tecnológicos entre otros que rodean a su trabajo; las teorías
humanistas sostienen que el trabajador más motivado es aquel que satisface mayores
necesidades psicológicas y sociales en su empleo y, por tanto, suele poner mayor
dedicación a sus tareas obteniendo así su mayor productividad
30
El incremento en la productividad de los empleados en el trabajo es algo que siempre desea
la dirección de toda organización, porque tiende a relacionarse con los resultados positivos,
con mayores índices de producción, lo que conlleva al cumplimiento de los objetivos y
desarrollo empresarial.
1.6.1 Conceptos Generales
Robbins, Stephen P., Coulter, Mary (2005), manifestaron “La productividad es la
producción general de bienes y servicios dividida entre los insumos necesarios para
generar esa producción” (p.465)
Gutiérrez Pulido Humberto (2010), indico “La productividad tiene que ver con los
resultados que se obtienen en un proceso o un sistema, por lo que incrementar la
productividad es lograr mejores resultados considerando los recursos empleados para
generarlos. En general, la productividad se mide por el cociente formado por los
resultados logrados y los recursos empleados”. (p.21)
Todos los conceptos detallados tienen un fin común y este es dirigido al impacto de la
productividad, siendo este un punto importante de análisis, y medición para los que dirigen
una organización, al incremento de la productividad, se debe empezar por generar la
motivación a cada uno de los empleados
Además la productividad sirve para mejorar el rendimiento de los empleados, se puede
realizar a través de dos componentes: eficiencia y eficacia; la primera es simplemente la
relación entre el resultado alcanzado y los recursos materiales, tecnológicos, humanos
31
utilizados, mientras que la eficacia es el grado de cumplimiento en que se realizan las
actividades planeadas y se alcanzan los resultados planeados.
La metodología
Métodos: Se aplican los siguientes métodos:
Inductivo-Deductivo: Es el que permite lograr los objetivos propuestos sobre la
base de las comprobaciones de componentes de menor a mayor y viceversa, es
decir va de lo particular a lo general.
Analítico-Sintético: Este método permite y posibilita la comprensión de todo hecho,
idea, fenómeno, caso entre otros los analiza de manera individual y sintetiza en un
todo.
Histórico-Lógico: Es el que se analiza científicamente los hechos e ideas del pasado
comparándolos con los presentes y su influencia con los futuros.
Descriptivo-Sistémico: Es el que se realiza observaciones de los hechos, ideas,
fenómenos, casos entre otros procurando la interpretación racional.
32
Técnicas:
Las técnicas son los procedimientos e instrumentos que utilizamos para acceder al
conocimiento como: encuestas, entrevistas, observaciones y todo lo que se deriva de
ellas, en el presente trabajo se aplicaran las siguientes:
Observación directa.- Se dedica mayor importancia porque es un trabajo de campo
continuo para determinar los hechos que intervienen en este fenómeno.
Encuestas.- Se realiza tanto a los profesionales del área de auditoria para conocer
cuáles son las expectativas en relación a la motivación.
Entrevistas.- Se las realiza al nivel de dirección de la entidad para determinar
expectativas referentes a la solución de los problemas desde el punto de vista
directivo.
Instrumentos de la Investigación.- Para la investigación se utilizará la encuesta,
existiendo los siguientes instrumentos que pueden ser utilizados:
Cuestionarios
Guía de entrevista
Investigación Bibliográfica y lincográfica.
33
Población y Muestra
La presente investigación se aplicó a los servidores públicos del área de auditoría
externa de la Delegación Provincial de Cotopaxi de la Contraloría General del Estado,
conformada por el siguiente personal:
Denominación del cargo Número
Delegado/a Provincial 1
Experto Supervisor Provincial 2
Especialista en Auditoria 15
Especialista Provincial de Abogacía 2
Asistentes en Auditoría 3
Total 23
Muestra.
En la investigación realizada no fue necesario calcular la muestra, puesto que el número de
empleados en el área de auditoria que conforman en la institución es de 23 servidores, y
con el objetivo de obtener un resultado con mayor exactitud se trabajó con el 100% de
encuestados.
Análisis e interpretación de datos (aplicación de encuesta investigación)
Para analizar e interpretar de una manera adecuada los factores que ocasionan la falta de
motivación con la finalidad de mejorar la productividad, es importante que todos participen
en la investigación a fin de obtener datos reales y confiables, por lo que se precedió a
realizar la encuesta a los servidores relacionados con el área de auditoría.
34
1. ¿Cuento con el espacio físico, equipos y herramientas necesarios para realizar mis
actividades en forma eficiente?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 1
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 7 30%
Algunas Veces 5 22%
Muy Pocas Veces 10 44%
Nunca 1 4%
Total 23 100%
Gráfico 1. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 1
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 44% del personal, manifiestan que en muy pocas no cuenta con
espacio físico, equipos y herramientas para realizar su trabajo eficientemente, mientras que
un 7% manifiesta que siempre; 5 % algunas veces y un 4% nunca.
35
2. ¿Las funciones y responsabilidades están bien definidas en las actividades a ser
cumplidas por parte de su Jefe Inmediato?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 10 43%
Algunas Veces 8 35%
Muy Pocas Veces 5 22%
Nunca 0 0%
Total 23 100%
Gráfico 2. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 43% del personal, manifiestan siempre sus funciones y
responsabilidades están bien definidas por parte de su Jefe Inmediato, mientras que un 35%
manifiesta que algunas veces y un 5% muy pocas veces.
36
3. ¿Cree que el área de auditoría los servidores están con cargas de trabajo?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 3
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 15 65%
Algunas Veces 5 22%
Muy Pocas Veces 3 13%
Nunca 0 0%
TOTAL 23 100%
Gráfico 3. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 3
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 65% del personal, manifiestan siempre están con carga de
trabajo, mientras que un 22% manifiesta que algunas veces y un 13% muy pocas veces.
37
4. ¿Cuenta con la supervisión respectiva para guiar sus actividades encomendadas
dentro del equipo de auditoría?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 4
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 18 78%
Algunas Veces 3 13%
Muy Pocas Veces 1 4%
Nunca 1 5%
TOTAL 23 100%
Gráfico 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 4
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 78% del personal, manifiestan siempre cuenta con la supervisión
para guiar su trabajo, mientras que un 13% manifiesta que algunas veces, un 5% nunca y el
4% muy pocas veces.
38
5. ¿El Supervisor y Jefe de Equipo participa con usted que forma parte del equipo
de auditoría en la toma de decisiones en la ejecución de la acción de control?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 5
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 12 52%
Algunas Veces 6 26%
Muy Pocas Veces 4 18%
Nunca 1 4%
TOTAL 23 100%
Gráfico 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 5
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 52% del personal, manifiestan siempre cuenta con su
participación para la toma de decisiones, mientras que un 26% manifiesta que algunas
veces, 18% muy pocas veces y 4% nunca.
39
6. ¿Es adecuado el nivel de exigencia en el trabajo por parte del Supervisor y Jefe de
Equipo con amabilidad y confianza?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 6
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 14 61%
Algunas Veces 5 22%
Muy Pocas Veces 4 17%
Nunca 0%
TOTAL 23 100%
Gráfico 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 6
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 61% del personal, manifiestan que es adecuado el nivel de
exigencia del Supervisor, mientras que un 22% manifiesta que algunas veces y un 17%
muy pocas veces.
40
7. ¿La relación con los compañeros de trabajo es cordial, colaboradora, respetuosa y
amigable?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 7
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 11 48%
Algunas Veces 7 30%
Muy Pocas Veces 5 22%
Nunca 0 0%
TOTAL 23 100%
Gráfico 7. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 7
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 48% del personal, manifiestan siempre la relación con sus
compañeros son cordial, respetuosa, mientras que un 30% manifiesta que algunas veces y
un 22% muy pocas veces.
41
8. ¿Dentro del equipo de trabajo se le facilita expresar sus opiniones relacionados
con el trabajo?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 8
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 7 30%
Algunas Veces 10 44%
Muy Pocas Veces 4 17%
Nunca 2 9%
TOTAL 23 100%
Gráfico 8. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 8
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 44% del personal, manifiestan que algunas veces no pueden
expresar sus opiniones dentro del trabajo, mientras que un 30% manifiesta que siempre,
17% muy pocas veces y 9% nunca.
42
9. ¿Recibe capacitación en las áreas necesarias para desempeñar sus actividades?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 9
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 5 22%
Algunas Veces 11 48%
Muy Pocas Veces 5 22%
Nunca 2 8%
TOTAL 23 100%
Gráfico 9. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 9
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 48% del personal, manifiestan que algunas veces siempre
reciben capacitación necesaria para cumplir sus actividades, mientras que un 24%
manifiesta siempre y muy pocas veces y un 8% muy nunca.
43
10. ¿Mis necesidades de capacitación han sido atendidas por mis jefes inmediatos?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 10
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 2 9%
Algunas Veces 13 56%
Muy Pocas Veces 5 22%
Nunca 3 13%
TOTAL 23 100%
Gráfico 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 10
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 56% del personal, manifiestan que algunas veces han sido
atendidas su capacitación por parte de sus jefes inmediatos, mientras que un 22%
manifiesta que algunas veces, 13% nunca y 9% siempre.
44
11. ¿Se encuentra motivado en las actividades que realiza?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 11
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 1 4%
Algunas Veces 5 22%
Muy Pocas Veces 13 57%
Nunca 4 17%
TOTAL 23 100%
Gráfico 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 11
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 57% del personal, manifiestan que muy pocas veces no se
encuentran motivados en sus actividades, mientras que un 22% manifiesta que algunas
veces, 17 % nunca y un 4% siempre.
45
12. ¿Me siento seguro y estable en mi puesto de trabajo?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 12
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 5 22%
Algunas Veces 10 43%
Muy Pocas Veces 6 26%
Nunca 2 9%
TOTAL 23 100%
Gráfico 12. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 12
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 43% del personal, manifiestan que algunas veces no se siente
seguro y estable en el trabajo, mientras que un 26% manifiesta que muy pocas veces, 22%
siempre y un 9% nunca.
46
13. ¿Se ha reconocido y/o recibido algún incentivo por mi trabajo realizado por parte
de mis jefes inmediatos?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 13
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 1 4%
Algunas Veces 10 44%
Muy Pocas Veces 10 43%
Nunca 2 9%
TOTAL 23 100%
Gráfico 13. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 13
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 44% del personal, manifiestan que algunas veces no ha sido
reconocido por su trabajo, mientras que un 43% manifiesta que muy pocas veces, 9%
nunca y un 4% siempre.
47
14. ¿La institución me proporciona oportunidades para desarrollar mi carrera
profesional?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 14
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 1 4%
Algunas Veces 10 44%
Muy Pocas Veces 10 43%
Nunca 2 9%
TOTAL 23 100%
Gráfico 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 14
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 44% del personal, manifiestan que algunas veces la institución
no proporciona desarrollo profesional, mientras que un 43% manifiesta que muy pocas
veces, 9% nunca y un 4% siempre.
48
15. ¿Mis jefes del área de auditoría ponen en marcha iniciativas para mejorar la
productividad en las actividades desarrolladas?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 15
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 0 0%
Algunas Veces 3 13%
Muy Pocas Veces 15 65%
Nunca 5 22%
TOTAL 23 100%
Gráfico 15. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 15
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 65% del personal, manifiestan que muy pocas veces sus jefes
inmediatos dan iniciativas para mejorar su productividad, mientras que un 22% manifiesta
que nunca y 13% algunas veces.
49
16. ¿Identifica en forma diaria en el cumplimiento de sus actividades los aspectos que
permita mejorar su productividad?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 16
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Siempre 2 9%
Algunas Veces 2 9%
Muy Pocas Veces 13 56%
Nunca 6 26%
TOTAL 23 100%
Gráfico 16. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 16
Fuente: Encuesta para mejorar la productividad Elaboración: Autor
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 56% del personal, manifiestan muy pocas veces identifican
diariamente aspectos para mejorar la productividad, mientras que un 26% nunca, y 9%
algunas veces y siempre.
50
Propuesta
Programa de Motivación en el Equipo de Auditoría, para mejorar su Productividad
en la Contraloría General del Estado Sede Cotopaxi
El presente programa se orientó sobre la base de la pirámide de Maslow, tratadista que
procedió a jerarquizar las necesidades; fueron separadas en tres grupos: Físicas y de
Seguridad; Sociales; y Egocéntricas (autoestima y autorealización); para obtener atención y
motivación en cada uno de los servidores con la finalidad de mejorar su productividad en
el cumplimiento de sus actividades.
En la Delegación Provincial de Cotopaxi de la Contraloría General del Estado, se identificó
el estado situacional sobre la motivación individual y grupal, con la finalidad de unificar
las necesidades físicas y de seguridad, sociales y egocéntricas en tres factores permite
especificar las metas institucionales a lograr.
En lo que corresponde a factores físicos y de seguridad corresponde generar la idea de que
la institución se preocupa íntegramente por el servidor y por su estabilidad económica y
profesional; en lo que respecta a factores sociales le corresponde a la entidad elaborar y
orientar un proceso con el objetivo de incrementar y sustentar el respeto, consideración,
compañerismo y colaboración social que constituyen la base de ambiente de trabajo
adecuado.
El contenido de la propuesta comprende el diseño de un programa de Motivación, dividido
en tres etapas que son:
51
1.- Generar Estrategias Motivacionales
2.- Ejecución
3.- Evaluación y control:
Primera etapa
En esta etapa se desarrolla tres estrategias, las cuales influyen positivamente en los
servidores en el desarrollo de su trabajo, con la finalidad de lograr un cambio de actitud
que permita el logro de los objetivos.
Estrategias
Motivacionales
Formación
Capacitaciones:
Nacional
Internacional
Seminarios:
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Motivación
Cursos libres:
Computación
Redacción de Informes
Proceso del Debido Proceso
Cronograma
Primer trimestre Enero- Marzo
Segundo trimestre Octubre-
Diciembre
Presupuesto
10.000,00 USD
Incentivos
Financieros:
Participación en concursos para
Ascensos por méritos y oposición
No Financieros:
52
.Placas de merecimiento
Considerar para la participación de seminarios nacionales e
internacionales que brinda la
institución.
Designación de jefaturas de
equipo.
Promover la carrera profesional dentro de la institución.
Cronograma:
Seminarios de conformidad a las invitaciones realizadas por la
Dirección de Capacitación de la
matriz.
Reconocimientos en el día de la
Contraloría General del Estado el 3 de diciembre de cada año
Presupuesto
10.000,00 USD para los
seminarios
5.000,00 USD para el reconocimiento (placas) en
coordinación con la Asociación
de Empleados.
Prestaciones
y
Servicios
Prestaciones
Servicio de Transporte
Servicio de Alimentos
Servicio de Guardería
Dotación de uniformes
Cronograma
En forma mensual con la remuneraciones
Uniformes cada dos años.
Presupuesto
Para los servidores de la
Delegación Provincial de
Cotopaxi, 150000,00 USD.
1. Formación
La primera etapa se refiere a la formación académica complementaria, parte del supuesto
que al proporcionar la oportunidad de mejorar el adiestramiento operativo, no solo va a
53
tener los medios para participar en los ascensos por concursos de merecimientos en la
institución, sino para incrementar sus condiciones de vida para su familia o entorno, lo que
se pretende que los lazos que unen al empleado con la institución se vean fortalecidos,
dado que no solo le abre nuevas oportunidades dentro de la misma institución.
Las oportunidades de formación se cumplen por medio de la capacitación, que en este caso
toma dos formas claramente definidas que son: por medio de cursos y seminarios, los
cursos se pretenden que sean libres, pero diseñados de tal forma que le sirvan de aporte en
los grupos de trabajo para mejorar su posición dentro de la institución.
Además se busca que las mismas se orienten a las áreas que den como resultado un
mejoramiento en aquellos aspectos íntimamente ligados al trabajo en equipo,
entendiéndose como una actitud de los equipos de trabajo para el logro de los objetivos
propuestos del área donde trabajan.
a) Acciones:
- La Unidad de Talento Humano a través del servidor responsable será el encargado
de coordinar y presentar propuestas de capacitaciones para los los servidores en
áreas relativas y de importancia a las labores de auditoria y relacionadas a la
misma.
- La Unidad de Talento Humano será el encargado de planificar las capacitaciones en
relación a los capacitadores, lugares, seminarios y cursos a dictarse con la finalidad
de despertar el interés, dedicación de los servidores del área de auditoría.
54
- La Unidad de Talento Humano será el encargado de proporcionar a los
supervisores, jefes e integrantes de los equipos de auditoria el calendario, horarios
que se impartirá los cursos y seminarios de capacitación, con la finalidad de
coordinar la ejecución de la acción de control lo que permitirá la participación.
- En coordinación el supervisor y Jefe de equipo de auditoria, serán los encargados
de proporcionar a la Unidad de Talento Humano el listado de los servidores que
asistirán a cada uno de los cursos y seminarios como los temas a tratarse.
1.1 Capacitaciones
La capacitación brinda a los servidores integrantes de los equipos de trabajo la oportunidad
de mejorar su desarrollo personal y profesional, con la finalidad que la institución cuente
con talento humano capacitado, entrenado con énfasis en áreas que sean de mutuo
beneficio.
En este caso se pretende que sean impartidos seminarios y cursos libres para que los
participantes profesionalicen sus servicios a los usuarios por medio del mejoramiento de
actitudes y se vuelvan, a través de su trabajo, en promotores de la imagen institucional
positiva de la Contraloría General del Estado Sede Cotopaxi ante la ciudadanía.
1.2 Seminarios
Con los seminarios sean nacionales e internacionales se debe lograr crear en el empleado
una actitud positiva hacia el trabajo y la institución, logrando de esta manera que se
55
desarrolle un ambiente de compañerismo y respeto entre empleados, así mismo se debe
recordar a los servidores lo necesario que es practicarlos valores de integridad,
compañerismo para lograr un ambiente de trabajo más sano y productivo.
Estos seminarios se presentan en fechas establecidas con un período de inscripción de 15 a
30 días, por cuanto las invitaciones que realizan indistinta por parte de las Contralorías de
otros países no tienen una fecha preestablecida por los organismos sino van de acuerdo a
las necesidades presentadas.
1.2.1 Seminario de Relaciones Humanas
Se pretende impartir tres seminarios, el primero de ellos es uno de relaciones humanas con
el objetivo que el servidor, pueda conocer lo importante que es interrelacionarse con los
demás compañeros y buscar la manera de lograr una armonía agradable dentro de la
institución como con servidores de las entidades auditadas, logrando crear valores como el
respeto, honestidad, comunicación y cortesía.
Los mismos serán dictados en los trimestres de Enero a Marzo y Octubre a Diciembre a los
servidores de conformidad a su tiempo, complejidad de la acción por lo que se realizaran
grupos de 3 a 5 servidores en el período señalado en coordinación de los jefes de equipo.
1.2.2 Seminario de Trabajo en Equipo
El segundo de los seminarios es el trabajo en equipo con el cual se pretende lograr que el
servidor se integre a su equipo de trabajo para lograr las metas colectivas en bienestar de la
56
entidad, evitando así el individualismo que retrasan los procesos, ya que el trabajo en
equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de
una tarea o proyecto, buscando que el equipo responda del resultado final y no cada uno de
sus miembros de forma independiente.
Estos seminarios se realizaran por un período entre dos a cuatro horas para el personal
pasado las 12h00, se coordinará con los Supervisores y Jefes de Equipo la participación de
los servidores.
Se realizará con la invitación a capacitadores del sector público como Ministerios,
Universidades entre otros de la localidad, presupuestando por intermedio de la Asociación
de Empleados los refrigerios de estas por 200, 00 USD.
1.2.3 Seminario de Motivación
El tercer y último seminario es el de impartir un seminario de motivación a los equipos de
trabajo de auditoria que contribuya a mejorar la relación a su trabajo y hacia la institución,
este tipo de seminarios contribuye a mantener al equipo motivado seguro de que tiene
trabajo, lo vuelve responsable y colaborador, y a la vez proveerle de ciertos estímulos para
que adopte un determinado comportamiento deseado.
Se realizará con la invitación a capacitadores del sector público como Ministerios,
Universidades entre otros de la localidad, presupuestando por intermedio de la Asociación
de Empleados los refrigerios de estas por 200, 00 USD.
57
1.3 Cursos libres
Estos se deben llevar a cabo diferentes actividades de formación suplementaria en técnicas
que aporten en la ejecución de las actividades de control lo que permite a los integrantes de
los equipos de trabajo a desarrollarse intelectualmente, es por ello que se proponen
diferentes tipos de cursos libres como puede ser de computación, estadística, redacción de
informes entre otros ya que estos le ayudara a lograr mejores niveles de automotivación.
Como se ha señalado se podrán realizar en el primero y cuarto semestre por cuestione de
ejecución de acciones de control por lo que se realizara en algunos casos también fuera de
horario de trabajo.
2 Incentivos
Considerando que es muy importante para el Talento Humano el recibir incentivos que lo
motiven a continuar dentro de una institución, se ha incluido dentro del programa de
motivación incentivos financieros y no financieros, los incentivos financieros se pretenden
basar en la producción individual del empleado y el resultado total del grupo de trabajo.
2.1 Incentivos Financieros
En el sector público no se pueden crear este tipo de incentivos como en la empresa privada,
bonos por meta individual, bono por tiempo de servicio, pero si se puede promover la
carrera dentro de una institución pública a través de los concursos de méritos y oposición.
58
2.2 Incentivos no Financieros
A través de reconocimientos y oportunidades el empleado se sentirá parte importante de la
institución encaminados a su superación y beneficio personal entre estos incentivos no
financieros podemos citar algunos como escoger al empleado del mes, entregar
condecoraciones por el día del trabajador.
Estos incentivos su presupuesto se coordinara con la gestión de la Asociación de
Empleados y servidores por 5.000,00 USD.
3 Prestaciones y Servicios
Dentro del programa de motivación se han incluido las prestaciones de servicios
relacionadas con el trabajo, que beneficien al empleado como a la institución,
ofreciéndoles servicio como: servicio de transporte, alimentación y guardería.
Segunda etapa:
Se detallan los responsables de la ejecución, así como también el área involucrada y
recursos a utilizar en el desarrollo del programa.
59
Ejecución de Estrategias
Motivacionales
Responsables
Delegación Provincial
Unidad de Talento Humano
Tiempo de
Ejecución
Estrategia de formación (definir tiempos)
Estrategia de incentivos (obtención de
recursos)
Estrategia de prestaciones y servicios
Áreas
involucradas
Unidad de Talento Humano
Departamento de Auditoria Externa
En la etapa segunda de la ejecución de las estrategias motivacionales se determinara los
aspectos logísticos necesarios para la implementación del programa de motivación para la
reducción de rotación del personal, el objetivo de esta etapa es presentar los responsables
en la ejecución, áreas involucradas y tiempo de ejecución delas estrategias motivacionales.
1. Responsables
Delegación Provincial.- El Delegado Provincial, es quien debe apoyar y aprobar el
programa de motivación para el personal de auditoría con la finalidad de generar confianza
y productividad a los objetivos institucionales.
Así mismo gestionará ante la matriz las partidas presupuestarias como autorizará a la
Asociación de Empleados realice las gestiones para realizar actividades con la finalidad de
recaudar ingresos lo que permitirá dar cumplimiento a este programa de motivación para
mejorar la productividad.
60
Unidad de Talento Humano.- El servidor responsable es quien se encarga de llevar un
control en capacitaciones, planificar las mismas con temas nuevos que fortalezca la
motivación del personal.
2. Tiempo de Ejecución
2.1 Estrategia de formación
Los seminarios y cursos de capacitación a desarrollarse tendrán una duración de ocho
horas los que se realizarán en un día con lo que no se afectará en mayor proporción el
desarrollo de las actividades y serán programados en horarios accesibles para la asistencia
de los servidores en coordinación con los supervisores y jefes de equipo, respectivamente.
En los cursos libres que son complementarios a las actividades serán impartidos en un
promedio de dos a tres horas con un total mínimo de 48 horas clases.
Estos se realizaran en el primero y cuarto trimestre por cuanto la carga laboral es mínima y
se puede aprovechar la asistencia de todo el personal.
2.2 Estrategia de incentivos:
Los incentivos estarán a cargo de los servidores responsables de la Delegación Provincial
en forma conjunta con la Unidad de Talento Humano, donde se puede brindar a los
servidores la participación a concursos por méritos y oposiciones para ascensos en su
61
carrera institucional, en un promedio de 2 a 3 años; de igual manera realizar cada semestre
o en forma anual un reconocimiento mediante placas, diplomas por reconocimiento a los
servidores que brindaron un esfuerzo superior para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
De igual manera realizar las gestiones respectivas para contar con los servicios de
uniformes, transporte, alimentación y guardería en beneficio de los servidores de la
institución.
3. Áreas involucradas
Para el cumplimiento del seguimiento al programa de motivación a implantarse para
mejorar la productividad de los servidores le corresponde a la Delegación Provincial
coordinadamente con la Unidad de Talento Humano y los Supervisores del Departamento
de Auditoria Externa, para lo cual remitirán los informes respectivos para su análisis y si es
necesario realizar las correcciones necesarias que amerite.
Tercera etapa
Se diseñaran las herramientas de evaluación que permita verificar el cumplimiento de los
objetivos de las estrategias motivacionales; así como el análisis de resultados de la
implementación del programa.
62
Evaluación y control
Diseño de
Herramientas
de evaluación
y control
Cuestionario de Evaluación de
capacitaciones
Cuestionario de Evaluación de Clima
Laboral
Cuadro comparativo de metas
Responsables Unidad de Talento Humano
Departamento de Auditoría Externa
Análisis de
Resultados
Comparación del índice der rotación
laboral anterior con el actual
Informe de resultados del clima laboral
Reporte de metas alcanzadas
Con estas herramientas se verificara el cumplimiento de los objetivos planteados en el
programa de motivación principalmente en la disminución de la rotación de personal.
Los cuestionarios de evaluación de capacitaciones, clima laboral como el cuadro
comparativo de metas, se elaboran y serán entregados al final de cada evento para conocer
su satisfacción como evaluación y mejoras a realizarse.
La aplicación de estas herramientas de evaluación y control se realizará en el mes de
diciembre de cada año y estará a cargo de la Delegación Provincial, Unidad de Talento
Humano y el Departamento de Auditoria Externa quienes en forma coordinada realizaran
una evaluación con la finalidad de mejorar para el cumplimiento de los objetivos
institucionales como el bienestar de los servidores.
63
Conclusiones:
• Una vez que se realizado la investigación en la Unidad de Auditoria de la Delegación
Provincial de Cotopaxi puedo concluir que es fundamental la realizar un programa de
motivación en el equipo de auditoria con la finalidad de motivar e incentivar a los
servidores para una mejor productividad y así alcanzar los objetivos institucionales.
• A través de la aplicación de instrumentos y técnicas de investigación se pudo
determinar que la motivación es parte de la integración de las necesidades y
satisfacciones de los servidores que conforman la unidad de auditoria externa.
• Se pudo observar que identificando y agrupando por cada tipo las necesidades se
pueden generar metas y objetivos a conseguir en el proceso de motivación individual y
grupal en beneficio institucional como personal de cada uno de los miembros.
• Además se identificó las fortalezas en las necesidades satisfechas; la elevada
puntuación en autoestima y autorrealización individual puede ser utilizada para generar
una competencia sana dentro y para crecimiento individual y grupal.
• El aprovechamiento del programa de motivación en el equipo de auditoria para mejorar
su productividad; será necesario mantener información precisa y verídica de su avance,
logros, ajustes y modificaciones que permita el desarrollo individual y grupal como las
acciones correctivas necesarias por parte de las máxima autoridades con la finalidad de
fomentar el trabajo en equipo para alcanzar las metas esperadas.
Fuentes/Bibliografía:
CHIAVENATO Idalberto (2004), Administración de los nuevos tiempos, Primera
Edición, México: McGraw-Hill.
CHIAVENATO, Idalberto (2007), Administración de Recursos Humanos, Tercera
Edición, México: McGraw-Hill
CHIAVENATO, Idalberto (2009), Gestión del Talento Humano, Tercera Edición,
México: McGraw-Hill
CHIAVENATO, Idalberto (2005), Introducción a la Teoría General de la
Administración, Séptima Edición, México: McGraw-Hill.
DESSLER, Gary, (2009), Administración de recursos humanos, Decimoprimera
edición, México: Editorial Pearson.
HELLRIEGEL D, & SLOCUM J., (2009), Comportamiento Organizacional, 12ª.
Edición, Editorial: Cengage Learning.
ROBBINS, Stephen, & COULTER, Mary (2005), Administración, Décima Edición,
México: McGraw-Hill.
Datos personales:
Nombres: Carlos Javier
Apellidos: Quinteros Aguirre
Teléfono fijo: 593 32812548 ext. 32022
Celular: 593 991961887
Correo electrónico: [email protected]
Especialidad: Maestría de Dirección de Empresas
ANEXOS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS SERVIDORES DEL ÁREA DE AUDITORÍA
DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO SEDE COTOPAXI
OBJETIVO.- Diagnosticar la falta de motivación de los servidores que conforman
los equipos de auditoría de la Contraloría General del Estado, sede Cotopaxi, a fin
de determinar aspectos que coadyuve con la mejora en la productividad en las
actividades desempeñadas.
DATOS DE IDENTIFICACION
FECHA: ___________________________________
INTRUCCIONES
- Cada pregunta tiene 4 o 5 opciones de respuesta
- Marque con una (X) la respuesta que mejor refleje su opinión
- Usted debe escoger en cada pregunta UNA sola respuesta
- La encuesta debe ser llena en su totalidad.
1. ¿Cuento con el espacio físico, equipos y herramientas necesarios para
realizar mis actividades en forma eficiente?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
2. ¿Las funciones y responsabilidades están bien definidas en las actividades
a ser cumplidas por parte de su Jefe Inmediato?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
3. ¿Cree que el área de auditoría los servidores están con cargas de trabajo?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
4. ¿Cuenta con la supervisión respectiva para guiar sus actividades
encomendadas dentro del equipo de auditoría?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
5. ¿El Supervisor y Jefe de Equipo participa con usted que forma parte del
equipo de auditoría en la toma de decisiones en la ejecución de la acción de
control?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
6. ¿Es adecuado el nivel de exigencia en el trabajo por parte del Supervisor y
Jefe de Equipo con amabilidad y confianza?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Ninguna ( )
7. ¿La relación con los compañeros de trabajo es cordial, colaboradora,
respetuosa y amigable?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
8. ¿Dentro del equipo de trabajo se le facilita expresar sus opiniones
relacionados con el trabajo?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
9. ¿Recibe capacitación en las áreas necesarias para desempeñar sus
actividades?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
10. ¿Mis necesidades de capacitación han sido atendidas por mis jefes
inmediatos?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
11. ¿Se encuentra motivado en las actividades que realiza?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
12. ¿Me siento seguro y estable en mi puesto de trabajo?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
13. ¿Se ha reconocido y/o recibido algún incentivo por mi trabajo realizado
por parte de mis jefes inmediatos?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
14. ¿La institución me proporciona oportunidades para desarrollar mi carrera
profesional?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
15. ¿Mis jefes del área de auditoría ponen en marcha iniciativas para mejorar
la productividad en las actividades desarrolladas?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
16. ¿Identifica en forma diaria en el cumplimiento de sus actividades los
aspectos que permita mejorar su productividad?
a) Siempre ( )
b) Algunas Veces ( )
c) Muy pocas veces ( )
d) Nunca ( )
“Tu opinión servirá mucho para mejorar tu productividad”
