universidad estatal del sur de manabÍ trabajo de
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UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ
Facultad de Ciencias Económicas
Carrera Ingeniería en Auditoria
TRABAJO DE TITULACIÓN
Modalidad
Proyecto de investigación
Previo a la obtención del título de:
Ingeniera en Auditoria
TEMA:
“EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO Y
SU IMPACTO EN LOS PROCESOS DE
COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET
KATHERINE.”
.
AUTOR:
MELISSA GEANELLA MATUTE INDIO
TUTOR (A):
Eco. Gloria Chiquito Tigua
JIPIJAPA – MANABÍ – ECUADO
i
CERTIFICACION DEL TUTOR DEL PROYECTO
Eco. Gloria Chiquito Tigua, Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí
“UNESUM” en calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, titulado: “EL
MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS
PROCESOS DE COMPRA – VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE”
CERTIFICA
Que el mencionado trabajo ha sido realizado bajo mi tutoría con vigilancia periódica en
su desarrollo y elaborado con entera responsabilidad por el estudiante de la Carrera de
Ingeniería en Auditoría: Melissa Geanella Matute Indio, egresada de la carrera antes
mencionada con el fin de obtener el Título de Ingeniera en Auditoria, de conformidad
con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto, considero dicho informe
investigativo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a evaluación.
Por lo tanto, autorizo la presentación del mismo ante el organismo pertinente, para que
sea sometido a evaluación del jurado examinador que el Consejo de Titulación designe.
Jipijapa, Abril 23 del 2017
Eco. Gloria Chiquito Tigua
Tutor de Proyecto Investigativo
ii
DECLARATORIA DE AUDITORIA
Las opiniones, ideas, análisis, interpretaciones, comentarios y demás aspectos
relacionados con el tema que se investiga: “EL MANEJO Y CONTROL
ADMINISTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS PROCESOS DE
COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE”, son de exclusiva
responsabilidad de la autora: Melissa Geanella Matute Indio y los derechos patrimoniales
de la Universidad Estatal del Sur de Manabí.
Melissa Geanella Matute Indio
C.I. # 131652017-8
iii
UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ
Facultad de Ciencias Económicas
Carrera Ingeniería en Auditoria
APROBACION TRIBUNAL
Los miembros del Tribunal Examinador aprueban el trabajo de Titulación sobre el Tema:
“EL MANEJO Y CONTROL ADMINSTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS
PROCESOS DE COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE”, del
egresado Sra. Melissa Geanella Matute Indio.
Ing. Roberto Yoza Rodríguez F. ___________________________
Ing. Adela Lucio Pillasagua F. ___________________________
Ing. Sandra Tóala Bozada F.____________________________
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios porque ya que espiritualmente me ha iluminado dándome fuerza y fe
para luchar día a día y especialmente para culminar con éxito este trabajo.
A nuestros seres queridos en especial mis padres que me brindaron su apoyo
incondicional en todo momento.
A la Universidad Estatal del Sur de Manabí principalmente a la Carrera de Ingeniería en
Auditoria que a sido mi templo de conocimiento y a la que siempre defenderé
entregándome enteramente a mi profesión.
A los docentes por habernos impartido sus sabios conocimientos, valores y como no
ejemplos de superación
A mi Tutor quien con su paciencia y enseñanza supo transmitirme sus conocimientos
para culminar esta etapa de mi vida siendo mi proyecto de investigación
v
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a Dios por ser mi fortaleza, a mis padres por su apoyo
incondicional, a mi hija por ser la esencia de mi vida cabe recalcar que es el motivo de
superación para darle un futuro mejor.
vi
INDICE GENERAL
CERTIFICACION DEL TUTOR DEL PROYECTO .............................................................. i
DECLARATORIA DE AUDITORIA ....................................................................................... ii
APROBACION TRIBUNAL .................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................................iv
DEDICATORIA .......................................................................................................................... v
INDICE GENERAL ....................................................................................................................vi
INDICE DE TABLAS ............................................................................................................... viii
INDICE DE FIGURAS ............................................................................................................. viii
RESUMEN ................................................................................................................................... ix
I. TÍTULO DEL PROYECTO ................................................................................................... 1
II. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 2
III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 3
IV. OBJETIVOS ......................................................................................................................... 5
4.1 Objetivo General ............................................................................................................... 5
4.2 Objetivos Específicos ......................................................................................................... 5
V. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................. 6
VI. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 6
6.1 Antecedentes de la Investigación ...................................................................................... 6
6.2 Marco Referencial ............................................................................................................. 8
6.2.1 Manejo Y Control Interno En Empresas ................................................................. 8
6.2.2 Control ......................................................................................................................... 8
6.2.3 Control Interno ........................................................................................................... 9
6.2.4 Control interno administrativo ................................................................................. 9
6.2.5 Control interno Financiero ...................................................................................... 14
6.2.6 Control Externo ........................................................................................................ 14
6.2.7 Mejoras de los procesos de control interno ............................................................ 15
6.2.8 Control de Inventario ............................................................................................... 15
6.2.9 MINIMARKET ........................................................................................................ 15
6.2.10 Clientes .................................................................................................................... 17
6.2.11 Proveedores ............................................................................................................. 17
6.2.12 Proceso de Compras ............................................................................................... 18
6.2.13 Proceso de Ventas ................................................................................................... 20
6.2.14 El inventario Actual (final) .................................................................................... 20
6.2.15 Primeras entradas primeras salidas (FIFO) ........................................................ 21
vii
6.2.16 Ultimas entradas primeras salidas (LIFO) ..................................................... 21
6.2.17 Precio promedio ponderado (PMP) ...................................................................... 21
6.2.18 Manual Contable .................................................................................................... 21
6.3 MARCO CONCEPTUAL .............................................................................................. 22
VII. METODOLOGÍA O DISEÑO METODOLÓGICO ..................................................... 23
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 23
7.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN .............................................................................. 24
7.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN .............................................................................. 24
7.3.1 Encuestas ................................................................................................................... 24
7.3.2 Entrevistas ................................................................................................................. 24
7.3.3 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS ........................................................ 25
7.4 POBLACION Y MUESTRA .......................................................................................... 25
VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ......................................................................... 26
IX. RECURSOS ......................................................................................................................... 27
X. HIPÒTESIS .......................................................................................................................... 29
10.1 Hipótesis General .......................................................................................................... 29
10.2 Hipótesis Específicas ..................................................................................................... 29
XI. TABULACIÓN DE RESULTADOS ................................................................................. 31
XII. CONCLUSIONES ............................................................................................................. 38
XIII. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 38
XIV. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................. 39
XV. PROPUESTA ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
INFORME DE AUDITORIA ................................................................................................... 91
viii
INDICE DE TABLAS
TABLA Nº1………………………………………………………………………31
TABLA Nº2……………………………………………………………………... 32
TABLA Nº3………………………………………………………………………33
TABLA Nº4……………………………………………………………………....34
TABLA Nº5……………………………………………………………………....35
TABLA Nº6……………………………………………………………………....36
TABLA Nº7………………………………………………………………………37
INDICE DE FIGURAS
FIGURA Nº1………………………………………………………………………31
FIGURA Nº2………………………………………………………………………32
FIGURA Nº3………………………………………………………………………33
FIGURA Nº4………………………………………………………………………34
FIGURA Nº5………………………………………………………………………35
FIGURA Nº6………………………………………………………………………36
FIGURA Nº7………………………………………………………………………37
ix
RESUMEN
La investigación consiste en la evaluación del manejo y control de los procesos de
compra - venta del Minimarket Katherine lo que permitirá tener un dictamen o resultado;
mediante la auditoria en su correcto análisis y aplicación; mejorara los procedimientos
administrativos y financieros, y de esta manera es posible que se tomen mejores y
acertadas decisiones a futuro. Mediante el desarrollo de la investigación se ha logrado
evidenciar las debilidades que presenta el Minimarket.
En el transcurso de esta indagación se utilizaron los métodos y técnicas propicias para el
desarrollo y finalización, recopilación de la información necesaria desde fuentes
fidedignas y bibliográficas, así como la encuesta y entrevistas al personal que labora en
la empresa. El resultado de este trabajo queda evidenciado y plasmado n el informe de
resultados que se presenta desde donde se planifica claramente las recomendaciones para
la mejora continua en los procesos del Minimarket Katherine mediante la aplicación de
un control interno adecuado a sus necesidades.
PALABRAS CLAVES: Procesos, auditoria, administrativo, debilidades, control.
1
I. TÍTULO DEL PROYECTO
“EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS
PROCESOS DE COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE “.
2
II. INTRODUCCIÓN
En una economía globalizada donde la tecnología avanza a pasos acelerados, la
comunicación es casi instantánea con la utilización de diferentes herramientas tecnológicas
y el comercio entre países se realiza de forma rápida, las empresas han comprendido que
necesitan ser productivas para que en los mercados donde orientan u ofertan bienes y
servicios puedan ser competitivas, y una forma de lograrlo es mejorando o desarrollando
controles internos que les permitan medir a través de indicadores establecidos para el efecto
variables significativas como la eficiencia, efectividad, eficacia, rentabilidad o calidad,
entonces se puede evidenciar que el control interno como una herramienta de gestión debe
estar presente en todas las organizaciones; puesto que permite desarrollar en forma eficiente
los procesos establecidos ya sean estos administrativos contables u operativos, dotándoles
a los directivos información confiable para la correcta toma de decisiones.
El control administrativo comprende un plan de organización que comprenda políticas,
normas así como los métodos y procedimientos adoptados en el proceso administrativo y
operativo para alcanzar objetivos y metas de la organización logrando obtener un completo
registro proporcionando la información necesaria. Se puede indicar que esta aporta
favorablemente a las empresas ya que por medio de un debido control se puede apreciar las
deficiencias o irregularidades existentes en las áreas examinadas apuntando a las posibles
soluciones.
La aplicación del control a una unidad, proceso o sistema genera distintos beneficios y
logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera “controlar” es
importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen
los planes exitosamente, determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables
de la administración, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas,
proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo
al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
3
Minimarket Katherine encargada de satisfacer las necesidades de las personas acorde a las
exigencias de la modernidad participando en un mercado muy competitivo de manera que
su situación empresarial sea perfeccionada y evolucione constantemente en cuanto a las
preferencias de los clientes; fue escogida para conocer el grado en el que se encuentra el
manejo y control administrativo en los procesos de compra y venta con el fin corregir fallas
o errores existentes o prevenir nuevos errores en los procesos y así poder emitir
conclusiones y recomendaciones para llevar una administración eficiente y eficaz que le
servirán para obtener óptimos resultados, tomar las decisiones más oportunas y saber llevar
la competitividad.
III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad el mundo cambia a ritmo acelerado enfatizando como una parte primordial
el conocimiento, así como difusión, producción y acomodación a nuevas tecnologías. El
desarrollo de un país depende de formular estrategias en el campo de la organización
económica.
Los negocios hoy en día son complementarios para compensar las necesidades de las
personas es aquí donde se aprecia la competencia de acuerdo al tipo de necesidad que brinde
y es aquí donde se pueden ver afectados aquello dependiendo el tipo de estrategia que
apliquen.
La problemática surge como medio de control y cambio ante los problemas encontrados en
el Minimarket Katherine, en consecuencia es necesario realizar una investigación en el que
se pueda determinar cómo llevan el manejo y control administrativo en los procesos de
compra y venta. Los principales problemas que se evidencian durante la investigación son
manejo administrativo inadecuado de las actividades que realizan por lo que las tareas que
ejecuta cada empleado no la realizan de un forma correcta lo hacen empíricamente; el
desempeño laboral no es apropiado porque sus actividades no llevan una dirección, ni
evaluadas a través de parámetros que detallen un correcto desempeño donde se aplique la
eficacia y eficiencias en la actividad administrativa.
4
Es por tanto, que la siguiente investigación lleva la labor de acometer esta problemática,
Minimarket Katherine carece de manuales políticas y reglamentos, se encuentran
deficiencia en la administración por lo que no cuenta con una persona que este
perennemente en el negocio que controle y aprecie las actividades que se llevan a cabo.
Indicando también una falta de inventario puesto que no se cuenta con un control manual
ni automatizado en la mercadería que entra y sale lo que causaría pérdidas económicas para
el propietario.
La administración y planificación del Minimarket Katherine se ha venido desarrollando por
personas con un nivel bajo de conocimientos administrativos lo que no ha permitido
desarrollar su gestión con lo que respeta al direccionamiento del recurso humano que labora
en la entidad, y esto provoca que allá falencias en ciertas áreas
Por lo tanto una vez que se realizó el recorrido se han logrado observar que existen muchas
inexactitudes, por lo que la falta de control y el no adecuado manejo de la administración
son causales para que los procesos tanto internos impidan que el negocio pueda crecer de
forma productiva y económica para tener óptimos resultados, existiendo un buen ambiente
laboral para que los clientes cuenten con atención culta y esmerada.
Es primordial que las personas a cargo de la administración tengan una perspectiva de la
realidad para poder tomar decisiones a futuro.
5
Formulación del Problema
¿De qué manera influye el manejo y control administrativo en los procesos de
compra - venta del Minimarket Katherine?
Preguntas derivadas – sub preguntas
¿Cómo incide el diagnóstico del manejo y control administrativo en los procesos de
compra - venta del Minimarket Katherine?
¿Cómo se puede mejorar los procesos operativos y contables en el Minimarket
Katherine?
¿Cuál es el beneficio que se obtiene al realizar una Auditoria en el Minimarket
Katherine?
IV. OBJETIVOS
4.1 Objetivo General
Determinar el manejo y control administrativo y su impacto en los procesos de compra venta
del Minimarket Katherine.
4.2 Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de los procesos de compra - venta del Minimarket
Katherine.
Verificar los procesos operativos y contables en el Minimarket Katherine.
Realizar una Auditoria Administrativa en el Minimarket Katherine.
6
V. JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo busca a través de una investigación planificada, organizada con la
utilización de los recursos adecuados y el control necesario en el proceso de auditoria
determinar la situación actual de Minimarket Katherine la cual tiene la ardua tarea de
brindar a la colectividad un servicio para la satisfacción de necesidades logrando de esta
forma ganarnos la fidelidad y preferencia de los clientes también se prevé observaciones
para el mejoramiento del proceso que se maneja en el establecimiento para que pueda llegar
a cumplir eficaz y eficientemente los objetivos planteados en la institución.
La finalidad que se pretende con determinar el manejo y el control administrativo es
constituirlo en una herramienta útil para mejorar la administración estableciendo planes y
procedimientos que permita mejorar considerablemente la gerencia y constituirse como
empresa competitiva y bien organizada.
La aportación está en promover una cultura de constante control y manejo; con relación a
las personas que se beneficien con el desarrollo de la investigación, para el mejoramiento y
funcionamiento será el Minimarket Katherine y por ende el personal que la labora en el
mismo de igual manera a los clientes que mantiene relación directa con la empresa
brindándoles una atención de calidad eficiente y eficaz.
VI. MARCO TEÓRICO
6.1 Antecedentes de la Investigación
La revisión y análisis de estudios relacionados con la investigación planteada permiten
establecer algunos puntos de alcance sujetos al problema objeto de estudio. A continuación
se hace énfasis a algunos trabajos de investigación con sus resultados, en función la variable
objeto de estudio.
(Roberto Carlos Angamarca Andrade, 2012) Estableció en su tesis titulada “Aplicación
de Control Interno para los procesos de Compra y Venta al Supermercado Megamarket
Calle & Hijos “. Universidad Politécnica Salesiana Sede Cuneca.
El estudio y diagnostico permitió evaluar la firmeza del control interno a nivel general como
también a los diferentes departamentos del Supermercado, permitiéndonos de esta manera
determinar los riesgos existentes a la vez obteniendo un plan de organización que provee
una separación apropiada de responsabilidades funcionales y calidad profesional.
7
Concluyendo defino que el supermercado Megamarket no lleva un control adecuado en
todos sus procesos existentes porque existía segregación de responsabilidades.
Lo que se considera que al aplicar el control interno en los procesos de compra y venta del
supermercado se proporcionara una seguridad razonable mediante la efectividad y
eficiencia de de las operaciones y como no la confiabilidad de información financiera y
cumplimiento de leyes
(Karla Idrovo, 2015) , estableció en su tesis titulada “Control Interno Administrativo a la
Ferretería Caica “Universidad de Cuenca, Facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas.
Mediante la aplicación del control administrativo a la Ferretería Caica permitió medir la
eficiencia y eficacia de la entidad, identificar deficiencias al momento de realizar
operaciones en la empresa a la vez conocer la situación real de la misma pudiendo detectar
riesgos para luego prevenirlos, alcanzar los objetivos y así lograr una correcta organización
en los departamentos
Concluyendo se define que al aplicar un control administrativo en cualquier empresa que
sea conlleva a obtener ventajas muy favorables como cumplir metas, mejorar los procesos
existentes y así tomar decisiones acertadas para bienestar de la empresa.
(Velázquez, 2013) Estableció en su tesis titulada “Control Interno aplicable al área
administrativa en la compañía Isernin C.A” Universidad Salesiana Sede Quito.
En el estudio realizado a la compañía Isernin C.A se pudo evidenciar posibles fraudes,
remuneración inapropiada, actividades retrasadas y procedimientos no aplicados.
Es decir que se tiene que evaluar periódicamente los procesos administrativos y contables
para establecer la correcta ejecución de operaciones con el fin de preservar la eficiencia
eficacia y economía de la organización.
Se define que se debe mantener o implementar el control en la organización que mas aya de
contar con personas o empleados de confianza se debe monitorear periódicamente las
actividades de la empresa para así no encontrarnos con resultados no favorables para la
empresa.
8
6.2 Marco Referencial
6.2.1 Manejo Y Control Interno En Empresas
(Poch, 2006)El manejo y control interno que existe en las empresas se ha podido ver que no
es el adecuado ya que existe preocupación que últimamente empresas se encuentran
quebradas en reestructuración y otras declaradas insolventes cuando se analiza esta
problemática se piensa en la importancia del control interno a efectos de que pueda permitir
que la empresa subsista y desarrolle. El procedimiento de control se define aquellas políticas
que la gerencia a establecido para lograr los objetivos de la entidad.
Los procedimientos para mantener un buen control interno son:
Delimitación de responsabilidades
Segregación de funciones
Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad
Rotación de deberes
Evaluación de sistemas computarizados
Evitar uso de efectivo
Orden y aseo
Inspecciones e inventarios físicos frecuentes
Registros contables y de información
Conservación de documentos
El control interno es primordial en toda entidad ya que en base a ello se puede tener una
mejor administración en las diferentes áreas y que la entidad pueda cumplir sus metas
propuestas.
6.2.2 Control
(Robbins, 1996)El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de
controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las
medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un
elemento clave en la administración.
9
Concluyendo definimos que el control es fundamental en una empresa para saber la realidad
de la misma y que sus actividades se cumplan a cabalidad.
(Rojo, 2000) Un sistema de control permite a los directivos a suministrar información
permitiendo conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a
tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.
6.2.3 Control Interno
El control interno ha sido diseñado y aprovechado como un sistema más importante para el
cumplimiento de los objetivos y que cumpla con las normas fiscales y tributarias.
“el control interno es un proceso realizado por el consejo de administración, los directivos
y otros personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos
y metas.” (Ares, Randal, & Mark, 2007)
Con lo expuesto concluimos que el control interno es un sistema realizado por personal
profesional muy importante para el cumplimiento de los objetivos y metas ofreciendo
seguridad a la hora de razonar y verlos resultados de los objetivos y las metas propuestas
de la institución.
6.2.4 Control interno administrativo
Es el plan que tiene la organización las programaciones y registros que conciernen a los
procesos de decisión, avenencias y acción que realiza la gerencia en el desarrollo de la
eficiencia de las operaciones y logros de las metas y objetivos proyectados.
Control interno administrativo es un plan que tiene cada institución u organización en
cuanto a sus registros y procesos que realiza la gerencia en el desarrollo en las metas
proyectadas al momento de realizar cualquier trámite de la gerencia y transmisiones
administrativas de la empresa para que sean positivos.
Elementos:
1) Organización (estructura organizacional)
Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones niveles y actividades de
empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
establecidos.
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Mediante la organización se define la autoridad y responsabilidad, estableciendo líneas de
comunicación y jerarquización de puestos; a la vez permite asignar las labores
correspondientes de cada cargo con el fin de facilitar el cumplimiento de funciones,
evitando duplicidad de funciones o de mando y coadyuvar al logro de los objetivos de la
empresa.
Los elementos que intervienen en la organización son:
Dirección
La cual implica asumir la responsabilidad de la política general de la entidad y de las
decisiones tomadas en su desarrollo.
Coordinación
Consiste en adoptar las obligaciones de las partes integrantes de la organización a un todo
homogéneo y armónica, que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o
interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
División de funciones
Significa definir claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y
registro. El principio básico de control interno, en este aspecto, indica que ninguna unidad
administrativa debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia
operación. Bajo el mismo principio, el área de contabilidad no debe tener funciones de
operación o de custodia, sino concentrarse en el registro correcto de datos, es decir, verificar
sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como presentar los
informes y análisis que requiera la administración para controlar adecuadamente las
operaciones de la entidad.
Asignación de responsabilidades y autoridad
Esta premisa indica que se deben establecer con claridad los nombramientos dentro de la
organización, su jerarquía y delegación de facultades congruentes con las responsabilidades
asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se debe realizar
transacción alguna, sin la aprobación de algún funcionario específicamente autorizado para
ello.
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2) Procedimientos
La existencia del control interno administrativo no se demuestra solo con una adecuada
administración, pues es necesario que en sus principios se aplique en la práctica mediante
procedimientos escritos que garanticen la solidez de la misma, es decir, en el control
administrativo también es importante tomar en cuenta el establecimiento de sus políticas,
manuales de procedimientos, catálogos de cuenta, flujogramas, instructivos y todos
aquellos elementos que permitan al personal tener un conocimiento de la empresa donde
labora y de sus actividades a desempeñar, evitando pérdidas de tiempo, dudas, tareas no
cumplidas, etc., y por lo tanto el incumplimiento de los objetivos de la empresa.
Planeación y sistematización
Es deseable implantar un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de
dirección y coordinación, división de labores y funciones, sistema de autorizaciones y
fijación de responsabilidades.
Por lo general estos instructivos asumen la forma de manuales de procedimientos cuyo
objetivo es asegurar el cumplimiento (por parte del personal) de las prácticas que dan origen
a las políticas de la entidad, uniformar los procedimientos, reducir errores, abreviar el
periodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el número de órdenes verbales
y de decisiones apresuradas.
Por ejemplo, en el área de la contabilidad, la planeación y sistematización exigen al menos
un catálogo de cuentas con su respectivo instructivo para el manejo de cada una. Lo óptimo
es contar con una guía de contabilización, así como un flujograma del trámite contable y
manual de procedimientos aplicables a las formas, registros e informes contables.
Registros y formas
Un buen sistema de control interno administrativo, debe aplicar procedimientos adecuados
para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos; así también
debe contar con documentos que respalden todas las operaciones, cabe señalar que el diseño
y uso de formatos varían de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
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Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la organización, y personal
encargado de realizarlas, el elemento más importante del control es la información interna.
En este sentido, desde luego, no basta la preparación periódica de informes internos, sino
un estudio cuidadoso por parte de personas con capacidad para juzgarlos y autoridad
suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.
Los informes contables y los complementarios administrativos y operacionales, constituyen
un elemento muy importante del control interno desde la preparación de balances mensuales
y estados de resultados, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad
o de obligaciones por vencimientos.
Las actividades de producción y distribución pueden vigilarse de cerca mediante informes
periódicos, analíticos y comparativos, tales como, informes de ventas y de costos, análisis
de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc.
3) Personal
Por sólida que sea la organización de unas entidades económicas y adecuadas los
procedimientos implantados, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si
las actividades diarias no están continuamente en manos del personal idóneo. Los elementos
que intervienen en este aspecto son los siguientes:
Reclutamiento y selección
Deben identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin olvidar la gran ventaja que
representa promocionar a aquellos empleados cuyos méritos, capacidad, lealtad, eficiencia
y buen desempeño los haga acreedores a un ascenso.
Un elemento indispensable del control lo constituye el contar con un perfil de puesto que
permita reclutar al personal idóneo para el mismo, es decir, el seleccionado debe reunir las
características que requiere el puesto, para el cual fue contratado y no contratar a una
persona para luego hacerle un puesto a su medida.
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Entrenamiento
Mientras más y mejores programas de capacitación se encuentren en vigor, más apto será
el personal encargado de las diversas responsabilidades. El mayor grado de control interno
logrado permite la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada
empleado, así como la reducción de ineficiencia y desperdicio.
Eficiencia
Después de la capacitación, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en cada
actividad. El interés de la administración por medir y alentar la eficiencia constituye un
coadyuvante del control interno.
Moralidad
Es obvio que la moralidad es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del
control interno. Los requisitos de admisión y el constante interés de los directivos por el
comportamiento del personal son aportaciones importantes para el control. Por tanto, las
variaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben ser obligatorios hasta
donde lo permitan las necesidades de la entidad. El complemento indispensable de la
moralidad del personal como elemento de control interno se encuentra en las fianzas de
fidelidad que deben proteger a la entidad contra manejos indebidos.
Retribución
Es indudable que un personal adecuadamente retribuido ayuda a lograr los propósitos de la
entidad y concentra su atención en cumplir con eficiencia, más que en hacer planes para
desfalcar a la entidad. Los sistemas de retribución al personal, planes de incentivos y
permisos, pensiones por vejez y oportunidad que se le brinde para plantear sus sugestiones
y problemas personales constituyen elementos importantes del control interno.
4) Supervisión
No es más que la vigilancia hacia el personal en todos sus niveles, para verificar que se
cumplan con las políticas, obligaciones y responsabilidades para el logro de los objetivos
de cada área y por ende de la empresa.
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Como se ha dicho, no es suficiente el diseño de una buena organización, sino también la
vigilancia constante, para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de
acuerdo con los planes de la organización. La supervisión se ejerce en diferentes niveles,
por distintos funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta.
Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros,
formas e informes, permite la supervisión casi automática del control interno.
En entidades de mayor importancia, la supervisión de este tipo de control requiere de un
auditor interno o de una unidad administrativa de auditoría interna que actué como vigilante
constante del cumplimiento de la entidad con los otros elementos de control: organización,
procedimientos y personal. Por tanto, la función de auditoría que vigila la existencia
constante del control interno es, a su vez, un elemento muy importante de este.
Cuando no es posible sostener un grupo de auditoría interna, un buen plan de organización
debe asignarse a algunos funcionarios las atribuciones más importantes de dicha auditoría
para que efectúen reconocimientos periódicos del sistema integral de control interno de la
entidad.
6.2.5 Control interno Financiero
Es el plan que tiene la organización y los procedimientos, los registros así como la
protección de los registros de recursos y la verificación de fidelidad y confiabilidad de los
estados y registros financieros.
El control interno financiero contiene controles de los sistemas de autorización,
consentimiento y segregación de obligaciones de los registros contables.
6.2.6 Control Externo
Es el conjunto de pasos, técnicas y metas ejecutados en una institución por la contraloría
general del estado, con el propósito de verificar el cumplimiento de las bases legales,
normas y reglamento para evaluar el logro de las metas.
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6.2.7 Mejoras de los procesos de control interno
La sección 404 establece para los auditores la obligación de incluir en el informe de
auditoría su opinión sobre el control interno de la entidad auditada y por otro lado de la
evaluación que previamente ha hecho la dirección (Barquero, 2013)
Concluyo según lo pronunciado el auditor emite sobre el control interno de su cliente debe
ser llevado de un proceso similar al de la compañía un material esencial a las compañías en
el control interno sobre la información financiera de la compañía no sea prevenido o
detectando a tiempo.
6.2.8 Control de Inventario
(Redondo, 2001)El control sobre los inventarios es importante ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios los aspectos a tener en cuenta son un conteo físico,
mantenimiento eficiente de compras, recepción, permitir el acceso al inventario solamente
al personal que no tiene acceso a los registros, mantener suficiente inventario disponible
para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en ventas.
Los elementos de un buen control de inventarios es:
Conteo físico de los inventarios, no importando el sistema que utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Permitir el acceso al inventario a personas ajenas de los registros contables
Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario a disposición para prevenir situaciones de déficit
El control de inventario es de gran importancia ya que la inexistencia de aquello puede
incurrir en pérdidas económicas a la entidad ya que no se lleva un control tanto del
inventario que entra, que sale y el que se mantienen en existencia.
6.2.9 MINIMARKET
(Ideas de negocio) Los minimarket o tiendas de conveniencias son negocios dedicados a la
venta al por menor de productos de consumo inmediato ubicados regularmente en las
16
cercanías a zonas residenciales o ejecutivas, como afueras de las ciudades y aledaños a
autopistas y avenidas de alto tráfico.
Siendo empresas con un alto sentido de servicio que se dedica a la comercialización de los
productos básicos de la canasta familiar, brindando calidad, seguridad y economía en todos
nuestros productos en el punto de venta, además contando con un personal de calidad
humana en cada una de las áreas, atendiendo a los clientes de una manera oportuna y amable
el cual es nuestro factor diferenciador, la calidad humana los empleados. Sus principales
líneas de productos son las bebidas, botanas, abarrotes, productos de limpieza, etc.
6.2.9.1 Características
Las características habituales de un minimarket son:
Su característica principal es que el cliente entra al negocio en modalidad de
autoservicio. Estas tiendas suelen ser negocios excelentes y muy rentables si están
planificados, administrados y ubicados estratégicamente
Ofrecen una amplia gama de productos que se agrupan en tres grandes divisiones:
Producto alimenticio, que suponen alrededor del 60 % del volumen de ventas,
artículos de uso personal y complementario del hogar.
Suelen complementar su oferta con centros comerciales u otros grandes
almacenes que suelen situarse en el entorno.
Sus grandes dimensiones y el hecho de situarse a las afueras reducen los costes
operativos y de instalación lo que facilitan un menor precio de los artículos, con
márgenes comerciales reducidos y gran volumen de productos vendidos.
Existen diferentes variaciones del concepto de minimarket:
Supercentro: Establecimientos de gran superficie, con mayor énfasis en las
mercancías generales, además de poseer una línea completa de supermercado.
17
Minimarket compacto: Establecimientos de superficie mediana, que poseen una
línea completa de alimentos, además de una pequeña selección de mercancías
generales. Por lo general este tipo de tiendas están ubicadas en zonas comerciales,
barrios residenciales y pequeñas ciudades.
6.2.9.2 Ubicación
Este es un aspecto determinante para el éxito de un negocio de minimarket ya que debe
estar ubicado en un lugar con alto tráfico de personas sin que el costo del mismo te impida
obtener una utilidad y manejar un crecimiento controlado.
Algunas características importantes que debe tener el local son:
Cercano a áreas residenciales, escolares y ejecutivas.
Área de bodega con acceso por parte de los proveedores.
6.2.9.3 Funciones y Personal del Negocio
Para el óptimo funcionamiento se deberán definir y delegar las siguientes responsabilidades:
Contratación y supervisión del personal
Encargado de ventas, mercadeo y comercialización
Personal de limpieza
Encargado de caja
Ayudantes
Contador general / administrador
6.2.10 Clientes
Es el protagonista de la acción comercial, por esa razón es dar buena respuesta a sus
demandas y resolver cualquier tipo de sugerencia.
6.2.11 Proveedores
Persona o empresa que abastece a otras empresas con u determinado producto. Es
importante escoger bien a los proveedores y establecer con ellos acuerdos claros y
específicos, basándose en un previo estudio al proveedor para identificar al adecuado.
18
6.2.12 Proceso de Compras
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o
fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y
condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías
correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características
propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación:
Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los
diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de
Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento
normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración
en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber
a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayor economía y ganancias para la
Empresa.
Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades
también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica.
Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son:
La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus
ventajas o desventajas.
El ciclo de Compras
Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizar ya
que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas.
A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
Análisis de la Solicitud de Compras.
Investigación y Selección de Proveedores.
Negociación con el Proveedor (seleccionado).
19
Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
Control de la Recepción del Material Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:
Otros
Elige, trata y negocia con proveedores que permita el abastecimiento frecuente
Selecciona el proveedor para analizar las ofertas que proponen e identificar la mejor
alternativa que se ajusta a las necesidades
Analiza y cotiza precios
Recepción y revisión de adquisiciones
Mantiene precios competitivos con la competencia
El presupuesto de compras ofrece para la empresa, las ventajas siguientes:
Permite que los inventarios se mantengan a niveles óptimos
1. Existencias necesarias para servir eficazmente a la clientela
2. Protección en contra de riesgos por escases de productos
3. Costos de mantenimiento razonables
4. No se corren riesgos de obsolescencias
20
Permite tener inventarios bajos a través de un aumento de rotación presenta un
estado de mayor liquidez en la empresa.
Las compras se concentran en artículos que tienen más movimientos.
6.2.13 Proceso de Ventas
En el Proceso de Compras, determinaremos que éste es un ciclo constante de aquellas
empresas, que requieren de la obtención de bienes y servicios de otras empresas
(proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos distribuir
en las siguientes etapas:
Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el
cliente.
Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos.
Revisión Posterior al Despacho Realizado (sí corresponde emisión de la
documentación para regularizar errores).
Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.
A continuación analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin
antes de que respondas la siguiente pregunta:
Otros
Mantener abastecido de todo tipo de productos que permitan el incremento del nivel
de ventas
Establece precios
Mantener afiches sobre un nuevo producto
Dar seguimiento a las solicitudes de creditos
Garantiza la conformidad del cliente a través de la atención inmediata
6.2.14 El inventario Actual (final)
Se realiza al finalizar el periodo contable y correspondiente al inventario físico de la
mercancía de la empresa y su correspondiente valoración .Al relacionar este inventario con
el inicial con las compras y ventas netas se obtendrán las ganancias o pérdidas en ventas de
ese periodo.
21
6.2.15 Primeras entradas primeras salidas (FIFO)
Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El costo de la venta
por tanto será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de
primera entrada primera salida abreviado PEPS supone que las existencias inventariadas
coinciden con las últimas entradas.
6.2.16 Ultimas entradas primeras salidas (LIFO)
Entiende que la ultima mercancía que entra es la primera que sale . En consecuencia el valor
de costo de la ultima venta será igual al precio de la adquisición de la ultima mercancía
comprada y por tanto quedan como existencias finales las entrdas mas antyiguas .Ultima
entrada primera salida abreviado UEPS
6.2.17 Precio promedio ponderado (PMP)
El valor de costo de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en
función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como
resultado, en las condiciones actuales del mercado, un costo intermedio entre los dos
anteriores.
6.2.18 Manual Contable
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones para:
El uso adecuado de la nomenclatura contable de una empresa.
Para aplicar criterios consistentes en el uso de las cuentas.
Para ayudar a obtener informes y estados financieros que presenten información confiable y
de acuerdo a las necesidades de la empresa u organización.
En el manual contable, se incluye información o instrucciones sobre el uso de las cuentas, políticas
contables, con el fin de obtener información financiera confiable y oportuna. Detalla la forma de
registrar las operaciones contables; puede también, detallar la forma de operación de los libros o
registros de las empresas y la forma de presentación de los estados financieros.
22
6.3 MARCO CONCEPTUAL
Políticas.- declaraciones generales que guían al pensamiento durante la toma de decisiones.
Procedimientos.- planes que se establecen un método para manejar las actividades.
Compras: Adquisición de materiales a través de negociaciones de precios.
Ventas: Entrega de un producto o material a cambio de dinero.
Organización: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos
o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización.
Control: es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.
Administración: La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas
y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes.
MINIMARKET: son negocios dedicados a la venta al por menor de productos de consumo
inmediato ubicados regularmente en las cercanías a zonas residenciales o ejecutivas.
23
VII. METODOLOGÍA O DISEÑO METODOLÓGICO
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
La investigación ha sido realizada tomando en cuenta las fuentes de información,
procediendo metodológicamente, analizando los datos e información obtenida del
Minimarket Katherine, sujeta de la presente investigación.
De acuerdo a la investigación de campo fue a nivel:
Investigación de Campo
Es el análisis sistemático de problemas de la realidad, con el propósito bien sea de
describirlos, interpretarlos, entender la naturaleza y factores constituyentes. Se basa
en el estudio que permite la participación real del investigador desde el mismo lugar
donde ocurren los hechos, el problema, la fenomenología en consideración.
Descriptivo
Para obtener una información acerca de los procesos. Fundamentalmente está
dirigida a dar una visión de cómo opera y describir la situación actual de la entidad.
24
7.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
En el presente trabajo se emplearan métodos como:
Método Bibliográfico: se obtuvo toda la bibliografía referente a este tema de
investigación, la misma que se pudo confrontar con los datos de la investigación de
campo.
Método Estadístico: se lo utilizará para interpretar la información de los cuadros
estadísticos y para graficar los resultados de la investigación.
Método Propositivo: porque se presenta una propuesta que para este proyecto es la
Auditoría Administrativa en los procesos del Minimarket Katherine.
7.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo del siguiente trabajo se utilizaran fuentes primarias, proveniente de las
personas que laboran en la planta purificadora de agua y los consumidores, es decir la
información de primera mano.
Las fuentes secundarias se las establecerán mediante consultas de libros, artículos, en
páginas web y documentos informativos provenientes de las mismas.
7.3.1 Encuestas
La técnica de las encuestas se utilizara para recolectar información analizando el ambiente
interno y externo y para que sirva como fundamento para dicha investigación..
7.3.2 Entrevistas
Las entrevistas se utilizaran para complementar los datos requeridos.
25
7.3.3 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Se procederá a ordenar la información de manera que facilite la tabulación de los datos
obtenidos para después interpretar los resultados y tener una presentación lógica de los datos
con relación a los objetivos e hipótesis formulado en la investigación.
7.4 POBLACION Y MUESTRA
Para obtener resultados confiables, pertinentes y suficientes para ser analizados y
cuantificados en la investigación, el tamaño de la muestra que se ha estimado es el total de
los empleados, mismas que deben contar con los requisitos establecidos para su constitución
quienes proveerán de información valiosa para su procesamiento en el desarrollo de la
investigación.
Según los cálculos el tamaño final de la muestra es de 9 que representan al total de
empleados del Minimarket Katherine.
26
VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 X
2 X
3 Planteamiento del problema X
5 X
7 X X
9 X
10 X
12 X
13 X
14 X
15 X X X X X
16 X
17 X
X
X
X
X
Bibliografía
Elaboracion de Propuesta
Anexos
Sustentaciòn
4
6
8
11
Recursos
Hipòtesis
Tabulaciòn y Análisis de
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Justificación
Elaboracion de Objetivo General y
Objetivos Especificos.
Desarrollo del Marco Teòrico
Análisis de la Metodologìa de la
Investigacion o Diseño
Metodològico
ABRIL
Recoleccion de informacion
Introduccion
Formulacion de las subpreguntas
de InvestigacionX X
Nº ACTIVIDADESENERO FEBRERO MARZO
27
IX. RECURSOS
Humanos
Investigador
Tutor
Personal del Minimarket Katherine
Económicos
Movilización
Viáticos
Materiales de Oficina
Materiales
Resmas de papel
Cd
Textos relaciones con el tema de investigación
Fotocopias
Tecnológicos
Equipo de cómputo
Impresora
Scanner
Internet
Software (Microsoft Office)
Flash memory
28
X. PRESUPUESTO
Rubros
Cantidad
Unidad
de
Medida
Costo
Unitario
Costo
Total
Fuentes de
Financiamiento
Autogestión Aporte
Externo
Internet 170 Hora 0.65 110.50 X
Esferos 4 U 0.30 1.20 X
Impresiones
primer
borrador
3 U 9.00 27.00 X
Impresiones
corrección 3 U 10.00 30.00 X
Carpetas 6 U 0.30 1.80 X
Movilización 25.00 X
Otros
imprevistos 30.00 X
TOTAL 225.50
29
XI. HIPÒTESIS
10.1 Hipótesis General
El manejo y control administrativo influye en los procesos de compra - venta del
Minimarket Katherine
10.2 Hipótesis Específicas
El diagnóstico de la situación actual dará a conocer las inconsistencias que reflejan
los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine interna y externamente.
La verificación de los procesos operativos y contables en el Minimarket Katherine
identifican riesgos y deficiencias de control.
Al realizar una Auditoria Administrativa mejorará los procesos de compra - venta
en el Minimarket Katherine.
30
TABULACIÓN DE
RESULTADOS
31
XII. TABULACIÓN DE RESULTADOS
ENCUESTA AL PERSONAL
1. ¿Cuánto tiempo lleva formando parte de la Empresa?
TABLA #1
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
1-6 meses 2 22
6-12 meses 3 33
12 a mas 4 44
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 2 empleados expresaron que forman parte de la empresa de 1-
6 meses correspondiendo al 22%, 3 empleados de 6-12 meses correspondiendo al 33% y 4
empleados de 12 a más con un total del 44% es decir que 4 empleados son los que mayor
tiempo llevan laborando en la empresa .
0
20
40
60
80
100
120
1-6meses
6-12 meses 12 a mas TOTAL
GRÁFICO #1
FRECUENCIA %
32
2. ¿Conoce de la existencia de un manual de funciones que posea la entidad?
TABLA #2
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0 NO 9 100
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados los 9 empleados con un total del 100% dieron a conocer que no
conocen de la existencia de un manual de funciones.
0
20
40
60
80
100
120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #2
FRECUENCIA %
33
3. ¿Piensa usted que el personal toma decisiones con base a las actividades que se
realizan?
TABLA #3
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 6 67
NO 3 33
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 6 empleados con un SI el 67% dieron a conocer que el personal
toma decisiones en base a las actividades que se realizan mientras que los 3 empleados
restantes con un 33% dijeron que no.
0
20
40
60
80
100
120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #3
FRECUENCIA %
34
4. ¿Cómo considera usted el ambiente laboral en la empresa?
TABLA #4
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
BUENO 4 44
REGULAR 3 33
MALO 2 22
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 4 empleados dieron a conocer que el ambiente laboral es bueno
con un 44%, 3-regular con un 33% y 2-malo con un 22% .
0
20
40
60
80
100
120
BUENO REGULAR MALO TOTAL
GRÁFICO #4
FRECUENCIA %
35
5. ¿Existe algún sistema que permita efectuar de manera eficiente la evaluación
del desempeño de la persona que laboran en la empresa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0
NO 9 100
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados los 9 empleados expresaron que no existe sistema en el que
permita efectuar el desempeño de ellos.
0
20
40
60
80
100
120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #5
FRECUENCIA %
36
6. ¿Tiene conocimiento de cómo llevar una planificación, organización, dirección
y control dentro del Minimarket?
TABLA #6
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 2 22
NO 7 78
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 2 empleados indicaron que Si con un 22% tienen conocimiento
de llevar una planificación, organización, dirección y control en el Minimarket, mientras 7
indicaron que No con un 78% conocen de lo antes mencionado.
0
20
40
60
80
100
120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #6
FRECUENCIA %
37
7. ¿Considera usted que Minimarket Katherine aplique una auditoria
administrativa para mejorar los procesos de compra y venta del Minimarket
Katherine.
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine
Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados los 9 empleados manifestaron que Si con un 100% consideran
que se aplique una auditoria administrativa para mejorar los procesos del Minimarket.
TABLA #7
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 100
NO 0 0
TOTAL 9 100
0
20
40
60
80
100
120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #7
FRECUENCIA %
38
XII. CONCLUSIONES
Una vez finalizada la presente investigación se determinaron las siguientes conclusiones:
Se puede indicar que la investigación evidenció que Minimarket Katherine no
cuenta con un manual de funciones establecido lo cual no permite que se establezcan
responsabilidades a los funcionarios. y se puedan corregir deficiencias en los
procesos.
El personal que labora en la empresa en su mayoría tiene poco o nada de
conocimiento en cuanto a los procesos administrativos lo que no accede a llevar un
control y manejo adecuado.
La empresa no cuenta con un control e inventario manual ni automatizado lo cual
no permite conocer la cantidad de productos existentes y faltantes.
XIII. RECOMENDACIONES
Con las conclusiones establecidas, se plantean las siguientes recomendaciones:
Crear un manual de funciones que es de vital importancia para toda empresa para
asignar las funciones y responsabilidades a los funcionaros y para fortalecer su
desarrollo.
Capacitar al personal para que tengan conocimiento sobre los procesos
administrativos y así la empresa pueda corregir las deficiencias que carece.
Implementar un sistema de control de inventario ya que a más de llevar una debida
contabilización y organización, no se tenga a futuro perdido económicas.
39
XIV. BIBLIOGRAFIA
Ares, A., Randal, E., & Mark, B. (2007). Auditoria un Enfoque Integral. Mexico: Cuarta
Edicion.
Barquero, M. (2013). Manual práctico de Control Interno: Teoría y aplicación práctica.
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Administrativa aplicada enla empresa "EJ Ingenieria Electrica CIA. LTDA.
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Contabilidad, A. A. (2008). Auditoría. Obtenido de
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Enriquez Suntasig, S. L. (2012). Auditoria administrativa como herramienta de evaluacion
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Enriquez, B. F. (2002). Proceso Administrativo.
Franklin, E. B. (s.f.). Auditoria Administrativa. MC GRAW HILL.
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Poch, R. (2006). Manual de control interno. Los circuitos informativos en la administración
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40
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Robbins, S. (1996). El control administrativo. México.
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Suntasig, E. (2012). Metodologia.
Velázquez, M. S. (2013). Universidad Salesian Sede Quito . Quito.
WILLINGHANM, j. j. (s.f.). auditoria, conceptos y metodos. Mc. Graw Hill.
41
PROPUESTA
Datos Informativos
Título de la Propuesta:
Auditoria Administrativa a los procesos del Minimarket Katherine
Motivo del Examen:
Desarrollar una Auditoria Administrativa al MINIMARKET KATHERINE con la finalidad
de determinar si la organización está operando eficientemente en cuanto se refiere a sus
procesos.
Objetivo General:
Determinar la efectividad de los procesos y el nivel de cumplimiento del control interno que
mantiene Minimarket Katherine.
Objetivos Específicos:
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos del Minimarket Katherine.
Evaluar el control interno de cada componente a auditar.
Emitir conclusiones y recomendaciones del examen a realizar.
Alcance del examen:
La auditoría se realizara desde el día 20 de Febrero hasta el 27 de Marzo del 2017, el cual
concluirá con la entrega del informe.
Declaración de Confidencialidad: Es mi compromiso manejar de manera confidencial y
reservada toda la información que me proporcione la empresa durante el proceso de
auditoría.
Resultado al concluir el examen: Informe Final
Trabajo realizado por: Melissa Geanella Matute Indio
Director del proyecto: Eco. Gloria Chiquito Tigua
42
PRESENTACIÓN
La presente Auditoria en el Minimarket Katherine, que se encuentra ubicada en en la calle
Colón entre Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, se la escogió porque se necesita
tener conocimiento como se encuentra en cuanto a la rentabilidad y si mantiene pérdidas y
ganancias.
Esta investigación fue realizada en cuatro Fases entre las cuales tenemos:
FASE I
Conocimiento o diagnóstico preliminar: Esta fase se realizó con visita a la empresa para
observar el funcionamiento de la entidad, se revisaron documentos referentes a la
constitución de la misma, se realizó una evaluación de estructura de control interno.
FASE II
Planificación: Habiendo hecho la visita a la entidad, recopilando información se comienza
a analizar todo lo recaudado y observado re realiza una evaluación de control interno por
cada componente que estarán enfocados en la investigación, elaborando programas
cuestionarios y matrices.
FASE III
Ejecución: Se comienza con la aplicación de programas preparados y se trabaja en la
preparación de papeles de trabajos se logra obtener los hallazgos por los componentes
auditados, definiendo así una estructura para realizar el informe.
FASE IV
Elaboración de Informe: Teniendo los hallazgos, papeles de trabajo se realiza el informe,
para luego convocar a una reunión donde se dará la lectura del informe obteniendo así
criterios de la empresa y emitir conclusiones y recomendaciones.
43
Jipijapa, 16 de Febrero del 2017
Señora
Melissa Matute
Auditora Jefe De Equipo
Presente.
Autorizo a usted en calidad de jefe de equipo, realice una auditoría administrativa al
MINIMARKET KATHERINE, ubicado en el cantón Jipijapa Provincia De Manabí, por el
periodo comprendido entre el 20 de Febrero del 2017 hasta el 27 de Marzo de 20017.
El objetivo es:
General:
Determinar la efectividad de los procesos administrativos y el nivel de cumplimiento del
control interno que mantiene MINIMARKET KATHERINE
Atentamente
Eco. Gloria Chiquito
44
ORDEN DE TRABAJO
Jipijapa, 16 de Febrero del 2017
Señora
Rosi Mirelli Muñiz Lucio
PROPIETARIA DEL MINIMARKET KATHERINE
Cuidad
De mi consideración:
Por medio de este preste me dirijo a usted, para darle a conocer la confirmación de la
aceptación y entendimiento de este compromiso.
La auditoría administrativa será realizada con el propósito de conocer la efectividad de los
procesos administrativos y operaciones entre el 20 de Febrero del 2017 hasta el 27 de Marzo
del 2017, la misma servirá de guía para el logro de las expectativas a corto y largo plazo.
Espero una colaboración total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a
disposición la documentación e información que se requiera en relación con la auditoria.
Le agradezco la atención a la presente.
Atentamente.
Melissa Matute
131652017-8
45
CARTA DE COMPROMISO
Jipijapa 16 de Febrero del 2017
Señora
Rosi Mirelli Muñiz Lucio
PROPIETARIA DEL MINIMARKET KATHERINE
Presente.-
De mis consideraciones:
Por medio de la presente como representante de la firma de auditoría, yo Melissa Geanella
Matute Indio con CI.131652017-8; manifiesto la aceptación de la auditoria administrativa
para el MINIMARKET KATHERINE desde el 20 de Febrero del 2017 hasta el 27 de
Marzo del 2017.
Se aplicará una auditoria administrativa a todas la áreas de la empresa, cuyo objetivo es
emitir un informe que contenga conclusiones y recomendaciones, y de esta manera poder
contribuir con la información para mejorar el cumplimiento de la normativa legal que
actualmente está vigente en la empresa. Como auditora asumo la responsabilidad completa
de la buena utilización y confidencialidad de la información de la entidad. Espero la
colaboración y confianza necesaria del personal, que podrán a disposición todos los
registros, documentación y otra información que se necesite en relación con la auditoria.
Por la atención que le dé a la presente, sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta
carta para de esta forma indicar su conocimiento y acuerdo sobre los arreglos realizados
para llevar a cabo la auditoria administrativa.
Atentamente Aceptado por:
________________ ____________________
Melissa Matute Sra. Rosi Muñiz Lucio
AUDITORA PROPIETARIA
46
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
1Elaboración y presentación de
propuesta de auditoriax
2Elaboración y firma del contrato de
auditoriax
3 Elaborar el plan de auditoria x
4Realizar un recorrido por las
instalaciones del Minimarket
Katherine.
x
5 x
6 x
7 Entrevista con el Gerente-Propietario x
8 Entrevista con el Contador x
9Elaboración del cronograma de
actividades.x
10 Reporte de la planificación x
11 Evaluación del control interno x
12 Medición de los riesgos x
13Análisis FODA de la entidad
auditadax
14Revisión de todos los procesos que
se realiza Minimarket Katherine.x
15Determinar las área críticas en los
procesosx
16 Realización de la hoja de hallazgos x
17 Preparar borrador del informe x
18 Revisión del informe con el cliente x
19 Emisión del Informe Final x
FASE IV INFORME DE LA AUDITORIA
FASE III EJECUCION
Nº
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
FEBRERO MARZO
Recopilar informacion general de la
empresa.
NOMBRE RESPONSABLE
FASE II PLANIFICACION
47
FASE I
CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
48
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
REF. P/T AC-CP-2
Elaborado por: M.M
Fecha: 20/02/2017
INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
MINIMARKET KATHERINE fue constituida en el 2008, su propietario mediante una
gestión de préstamo bancario aproximadamente de $10.000,00 pudo instalar este negocio
teniendo como actividad la venta de productos de primera necesidad para el consumo
humano del día a día se encuentra ubicado en su domicilio en la calle Colón entre
Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, como tal está obligada a llevar contabilidad para
efectuar sus respectivas obligaciones tributarias como: Declaración de Impuesto a la Renta,
Declaraciones de Retenciones a la Fuente, Declaración mensual del IVA, Anexos
Transaccionales.
En el respectivo recorrido de las instalaciones del Minimarket Katherine siendo las 10:00am
en compañía de su Gerente- Propietaria Sra. Rosi Muñiz Lucio y su contador Sr. Antonio
Pinargote, el mismo que fue realizado obteniendo el siguiente resultado.
Al ingresar se visualiza todos los productos del consumo diario o vital para el ser humano,
los mismos están ubicados en diferentes perchas, en el mismo lugar se encuentra un
escritorio donde se encuentra todo lo que tiene que ver con archivos y documentos.
Siguiendo el recorrido se encuentra una pequeña bodega donde se recepta o almacena la
mercadería nueva.
Al realizar la visita preliminar pude constatar de lo siguiente:
1. La organización no cuenta con una adecuada infraestructura a lo que se refiere el
inadecuado compartimiento
2. La bodega no se encuentra organizada ni su inventario bien almacenado-registrado.
3. No cuenta con un sistema contable para registrar las ventas solo registros en hojas
de cálculo de Excel
49
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
REF. P/T AC-CP-3
Elaborado por: M.M
Fecha: 20/02/2017
INFRAESTRUCTURA.
MINIMARKET KATHERINE, está ubicado en el domicilio del propietario Colón entre
Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, es notorio que no cuenta con un espacio
adecuado para la organización de la mercadería como también en la bodega para
almacenarla.
MISION - VISION
En el Minimarket Katherine no se ha elaborado la Misión ni Visión
OBJETIVOS
Cubrir las necesidades de los clientes más exigentes brindando productos de calidad
METAS
Mantener atención culta y esmerada para seguir obteniendo la fidelidad de los clientes y así
ir evolucionando.
POLÍTICAS
No existe ningún tipo de políticas internas
ESTRATEGIAS
No posee estrategias
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENTE
(PROPIETARIA)
CONTADOR
AUXILAR CONTABLE
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
CHOFER CONSERJE BODEGUERO
50
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
REF. P/T AC-CP-3/2
Elaborado por: M.M
Fecha: 20/02/2017
La información recopilada dentro de la empresa es que cuenta 9 empleados cada uno cumple
una función diferente dentro su área. En la actualidad la empresa cuenta con el Gerente que
es el Propietario, tiene 1 contador con 1 auxiliar contable que se encarga de llevar los
ingresos y egresos para conocer las ganancias o pérdidas que puede llegar a tener la empresa
así como también sus asuntos tributarios.
Así mismo tenemos cuatro empleado de planta son los que pasan dentro de la empresa para
dar la respectiva atención de los clientes, el chofer cuando se amerita a alguna actividad
sobre la misma empresa y el conserje que se encarga de la limpieza de la misma.
De esa manera llevamos las funciones laborables de la empresa.
Además dichos empleados no cuentan con contratos refrendados en el Ministerio de trabajo
como se debería constar.
EL PERSONAL RELACIONADO A LA EMPRESA
La nómina de personal relacionado en la empresa actual
Gerente – Propietario: Sra. Rosi Muñiz Lino
Contador: Sr. Efrén Lino Pin
Auxiliar Contable: Sr. Antonio Pinargote
Vendedor (a): Sr. Jhonny Reyes Soledispa
Vendedor (a): Srta. Katherine Reyes Muñiz
Vendedor (a): Sr. Jhonny Reyes Muñiz
Chofer: Sr. Jhonn Salcedo Moran
Conserje: Sr. Carlos Muñiz Lucio
Bodeguero: Sr. Armando Gutiérrez
51
ENTREVISTAS
REF. P/T AC-CP-4
Elaborado por: M.M
Revisado por: Fecha:20/02/2017
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CARGO: GERENTE (PROPIETARIA)
NOMBRE: SRA. ROSI MUÑIZ LINO
DIRECCIÓN: COLÓN ENTRE TUNGURAHUA Y NOBOA
Objetivo:
Determinar el grado de eficiencia y eficacia de la administración de gerencia.
1. ¿El negocio cuenta con los permisos que establece la ley?
Si ya que es un requisito para su funcionamiento.
2. ¿Cuál es la jornada de trabajo establecido dentro de la empresa?
La jornada de trabajo es de 06h00am – 10h00pm, en ocasiones especiales
como festividades en horas más tarde.
3. ¿Cuántos empleados dispone la empresa para el desenvolvimiento eficiente?
Disponemos de 9 empleados; el gerente general que es la propietaria 3
vendedores, 1 contador que en representación esta 1 auxiliar contable, 1 chofer, 1
conserje y 1 bodeguero.
4. ¿Cada que tiempo adquiere la mercadería?
Dependiendo de las adquisiciones de los clientes.
5. ¿Se hacen constataciones físicas de inventario?
Si, ya que de esta manera pedimos el inventario que se encuentra en demanda.
52
ENTREVISTAS
REF. P/T AC-CP-5
Elaborado por: M.M
Revisado por: Fecha:20/02/2017
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CARGO: CONTADOR
NOMBRE: CPA. EFRÉN LINO – ANTONIO PINARGOTE
DIRECCIÓN: COLÓN ENTRE TUNGURAHUA Y NOBOA
Objetivo:
Conocer las responsabilidades y actividades que el contador desempeña dentro de la
empresa.
1. ¿Cuál es su horario de trabajo?
Horario irregular debido a que no consideran mi presencia constante.
2. ¿Además de llevar la contabilidad de la empresa, usted tiene otro cargo
dentro de la misma?
Si, bebido a que se lleva el control de la mercadería y se realizan las declaraciones
al SRI.
3. ¿De qué manera lleva la contabilidad de la empresa?
Se lleva de forma manual con registros en el libro diario.
4. ¿Cuenta con un sistema contable la empresa?
Aun no tiene un sistema contable pero se va a implementar más adelante por el
momento solo yo utilizo el recurso de Excel para llevar mi registro.
5. ¿Lleva un registro cronológico de las facturas?
Si debido a que según estas se me facilita el trabajo de registrar las ventas
realizadas.
6. ¿Realiza las declaraciones mensuales al S.R.I?
Si, debido a que eso es un requisito legal de otra forma tal entidad tomo sus
Correctivos.
53
FASE II
PLANIFICACIÓN
ESPECÍFICA
54
MATRIZ DE RIESGO POR COMPONENTE
COMPRAS
COMPONENTE
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
CALIFICACIÓN DEL
RIESGO
PROGRAMA DE TRABAJO
INHERENTE
FUNDAMENTO
DE
CONTRO
L
FUNDAMENT
O OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVOS
Compras
Alto
Bajo
Cantidad
considerable de
mercadería
El gerente no tiene
conocimiento en
compras
Alto
Alto
No existe un
reglamento para
compras
No existe un
proceso
adecuado en la
organización de
las facturas de
compras
Verificar porque no
existe un manual o
reglamento que permita
la compra de
mercadería.
Determinar el grado de
responsabilidad que
tiene el gerente en la
organización de facturas
Realizar un seguimiento a la
forma en la cual se elaboran
las compras de la
mercadería.
Determinar donde almacena
estos documentos o que
afinidad tiene con aquello.
55
VENTAS
COMPONENTE
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
PROGRAMA DE TRABAJO
INHERENTE
FUNDAMENTO
DE
CONTROL
FUNDAMENT
O
OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVOS
Ventas
Alto
Bajo
Poca estrategia de
ventas
Sistema Contable
ausente
Alto
Alto
No existe un
reglamento para
ventas
No existe el
adecuado
sistema contable
Determinar la eficiencia y
la eficacia del proceso de
las ventas
Determinar el grado de
confiabilidad que arroja el
sistema que se está
llevando.
Realice un seguimiento al
proceso de las ventas y
evalué la eficiencia.
Realizar seguimiento al
registro de las ventas ya que
este puede ser alterado
56
INVENTARIO
COMPONENTE
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
PROGRAMA DE TRABAJO
INHERENT
E
FUNDAMENTO
DE
CONTROL
FUNDAMENT
O
OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVOS
Inventario
Alto
Inexistencia de
registro
Alto
No existe un
registro de las
entradas y
salidas de
mercadería de
manera
apropiada.
Determinar cómo se está
llevando el registro del
inventario para las
mercaderías de entrada y
salida.
Verificar el proceso y
registro que tiene el
encargado del inventario
para la organización de la
mercadería.
57
RECURSOS HUMANOS
COMPONENTE
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
PROGRAMA DE TRABAJO
INHERENT
E
FUNDAMENTO
DE
CONTROL
FUNDAMENT
O
OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVOS
Recursos
Humanos
Alto
Alto
Alto
Bajo
Carecimiento de
departamento de
recursos humanos
Empleados sin
contratos
Empleados sin
seguros
Ausencia de
manual de
funciones
Alto
Alto
Alto
Alto
Inexistencias de
control para
reclutamiento
del personal
Inexistencia de
contratos
No todos los
empleados
tienen seguro
No existe
manual de
funciones
Determinar el proceso que
lleva al momento de
contratar a un empleado
Determinar porque los
empleados no tienen
contrato.
Identificar porque todos
los empleados no están
asegurados
Determinar el grado de
conocimiento que tiene el
gerente para distribuir las
actividades.
Identifique porque motivo el
departamento es inexistente
Verificar el proceso de
contratación de personal
Verificar el proceso de
reclutamiento de personal.
Realizar un seguimiento al
gerente para saber cómo
ubica a los empleados en sus
actividades.
58
BODEGA
COMPONENTE
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
PROGRAMA DE TRABAJO
INHERENTE
FUNDAMENTO
DE
CONTRO
L
FUNDAMENTO OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVOS
Bodega
Alto
Alto
Bodega
desorganizada
Falta de
capacitación
Alto
No existen
directrices o
mapas para
organizar la
bodega
No tiene
conocimiento
suficiente para
organizar la
bodega
Verificar por que no
constan con directrices o
mapas que les permita
tener una buena
organización de la bodega.
Determinar el grado de
conocimiento que tiene el
encargado para organizar
una bodega.
Realizar un seguimiento al
gerente sobre la razón por la
cual no cuenta con un mapa
o directrices para la
organización de la bodega.
Realizar un seguimiento
para saber de qué manera el
encargado sabe que
existencias tienen y como
está clasificada la
mercadería.
59
FASE III
EJECUCIÓN
60
PROGRAMAS DE AUDITORIA
COMPRAS
Objetivo: Medir la eficiencia y eficacia del área de compras.
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENTE
PROGRAMA
DE TRABAJO 1
MINIMARKET KATHERINE COMPRAS Fecha:
24/02/2017
N PROCEDIMIENTO FECHA AUDITOR
A.01
A.02
A.03
A.04
A.05
Solicitar las políticas o reglamento del
proceso de compras.
Solicitar al gerente que indique quien
es el responsable del área de compras.
Solicite registro de las compras
Realizar un muestreo de las facturas.
Responder el cuestionario de control
interno.
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
M.M
M.M
M.M
M.M
M.M
M.M
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
61
COMPRAS
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 1.3
MINIMARKET KATHERINE COMPRAS Fecha:
29/02/2017
Solicitar el listado de proveedores para determinar si tienen RUC.
Se pudo evidenciar en las compras realizadas que no consta el RUC de dichos
proveedores.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
62
COMPRAS
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 1.4
MINIMARKET KATHERINE COMPRAS Fecha:
29/02/2017
Solicitar el registro de compras.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
63
COMPRAS
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 1.5
MINIMARKET KATHERINE COMPRAS Fecha:
29/02/2017
Realizar muestreo de factura.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
64
VENTAS
Objetivo: Determinar el grado de eficiencia y eficacia en el área de ventas.
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENTE
PROGRAMA
DE TRABAJO 2
MINIMARKET KATHERINE VENTAS Fecha:
24/02/2017
N PROCEDIMIENTO FECHA AUDITOR
A.01
A.02
A.03
A.04
Solicitar las políticas o reglamentos
de los procesos de ventas
Solicitar el registro de ventas.
Solicitar comprobante de retención
Determinar si se ha dado
capacitaciones de ventas a los
empleados.
Responder el cuestionario de control
interno.
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
M.M
M.M
M.M
M.M
M.M
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
65
VENTAS
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 2.2
MINIMARKET KATHERINE VENTAS Fecha:
29/02/2017
Solicitar el registro de ventas.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
66
VENTAS
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 2.2
MINIMARKET KATHERINE VENTAS Fecha:
29/02/2017
Solicitar Comprobantes de Retención.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
67
VENTAS
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 2.3
MINIMARKET KATHERINE VENTAS Fecha:
29/02/2017
Determinar si se ha dado capacitación de ventas a empleados.
Se pudo comprobar que los empleados que laboran en el Minimarket
Katherine no han recibido capacitación sobre ventas lo manejan de manera
empírica.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
68
INVENTARIO
Objetivo: Determinar la eficiencia y eficacia en el proceso del manejo de
inventario.
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENTE
PROGRAMA
DE TRABAJO 3
MINIMARKET KATHERINE INVENTARIO Fecha:
24/02/2017
N PROCEDIMIENTO FECHA AUDITOR
A.01
A.02
A.03
A.04
A.05
Evaluar las condiciones físicas donde
se encuentra el inventario.
Verificar si el inventario es revisado
al momento de su compra.
Determinar si existe manual del
manejo de inventario.
Muestreo del Inventario con el que se
tiene a disposición del cliente
Responder el cuestionario de control
interno
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
M.M
M.M
M.M
M.M
M.M
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
69
INVENTARIO
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 3.1
MINIMARKET KATHERINE INVENTARIO Fecha:
29/02/2017
Evaluar las condiciones físicas donde se encuentra el inventario.
Se pudo evidenciar que las condiciones físicas donde se encuentra el inventario
si es seguro ya que se encuentra inventario de todo tipo.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
70
INVENTARIO
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 3.2
MINIMARKET KATHERINE INVENTARIO Fecha:
29/02/2017
Verificar si el inventario es revisado al momento de su compra.
Se pudo verificar que el inventario es revisado al momento de su compra en
cuanto a calidad y cantidad.
Comprobar si existe manual del manejo de inventario.
Se pudo comprobar que no existe manual de manejo de inventario en el
Minimarket Katherine simplemente se almacena tal y como entregan los
proveedores.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
71
INVENTARIO
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 3.2
MINIMARKET KATHERINE INVENTARIO Fecha:
29/02/2017
Muestreo del Inventario con el que se tiene a disposición del cliente.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
72
RECURSO HUMANO
Objetivo: Determinar la eficiencia y eficacia del área de recursos humanos.
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENTE
PROGRAMA
DE TRABAJO 4
MINIMARKET KATHERINE RECURSO
HUMANO
Fecha:
24/02/2017
N PROCEDIMIENTO FECHA AUDITOR
A.01
A.02
A.03
A.04
Investigar cómo se lleva el proceso
para reclutar personal.
Determinar cómo se derivan las
actividades a los empleados ya que
carece de un manual de funciones.
Verificar si evalúan el desempeño de
sus empleados periódicamente.
Determinar si existe contrato entre el
empleador y el empleado.
Verificar si los empleados se
encuentran afiliados al IESS.
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
M.M
M.M
M.M
M.M
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
73
RECURSO HUMANO
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 4.1
MINIMARKET KATHERINE RECURSO
HUMANO
Fecha:
29/02/2017
Determinar cómo se derivan las actividades a los empleados ya que carece de
un manual de funciones.
Se determinó que las actividades a los empleados se derivan de acuerdo a la
necesidad inmediata que requiera el cliente y a quien esté a cargo en ese
momento en dicho lugar.
Verificar si evalúan el desempeño de sus empleados periódicamente.
Se pudo verificar que los empleados no son evaluados periódicamente en su
desempeño laboral.
Determinar si existe contrato entre el empleador y el empleado.
Se determinó que no existen contratos entre empleador y empleado.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
74
RECURSO HUMANO
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 4.2
MINIMARKET KATHERINE RECURSO
HUMANO
Fecha:
29/02/2017
Verificar si los empleados se encuentran afiliados al IESS.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
75
RECURSO HUMANO
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 4.2
MINIMARKET KATHERINE RECURSO
HUMANO
Fecha:
29/02/2017
Verificar si los empleados se encuentran afiliados al IESS.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
76
BODEGA
Objetivo: Determinar el grado de eficiencia y eficacia con que se lleva en el
registro y manejo del área de bodega.
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENTE
PROGRAMA
DE TRABAJO 5
MINIMARKET KATHERINE BODEGA Fecha:
24/02/2017
N PROCEDIMIENTO FECHA AUDITOR
A.01
A.02
A.03
A.04
A.05
Solicitar las políticas o reglamentos
internos de la organización de la
bodega.
Solicitar al gerente que indique quien
es el responsable del área de la
bodega.
Muestreo de inventario. Toma física
de existencias
Muestreo Bodega.
Responder el cuestionario del control
interno.
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
24/02/2017
M.M
M.M
M.M
M.M
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
77
BODEGA
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 5.2
MINIMARKET KATHERINE BODEGA Fecha:
29/02/2017
Solicitar al gerente que indique quien es el responsable del área de la bodega.
Según lo solicitado es responsable o encargado del área de bodega es el Sr.
Armando Gutierrez no se encuentra perenne en el Minimarket Katherine por
que realiza otra actividad fuera de la misma.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
78
BODEGA
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 5.2
MINIMARKET KATHERINE BODEGA Fecha:
29/02/2017
Muestreo de inventario. Toma física de existencias
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
79
BODEGA
ORGANIZACIÓN
SUB
COMPONENT
E
P.T: 5.2
MINIMARKET KATHERINE BODEGA Fecha:
29/02/2017
Muestreo de Bodega
Entrada de la Bodega
Bodega
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
80
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
MINIMARKET KATHERINE
Auditoría Administrativa
Cuestionario De Control Interno
Comp : Compras o Adquisiciones
Sub: Compras
Elaborado por: M.M
1
Revisado por:
Aprobado por:
Procedimiento: Determinar la eficiencia y eficacia del área de compras.
Nº Preguntas S
i
No Observación
1 ¿Existen normas o procedimientos
para compras?
X
La empresa no cuenta con
procedimientos de compras ni mucho
menos un manual para esta area.
2 ¿Se usan técnicas que permitan
determinar que las adquisiciones
presentan la mejor relación entre
costo y utilidad?
X La empresa no cuenta con técnicas
que permitan la comparación de
costos entre proveedores.
3 ¿Se mantiene información
actualizada y estadísticas de
precios que permitan detectar los
momentos oportunos de compras?
X
La empresa carece de información
estadística y actualizada que le
permita realizar las compras en
momentos oportunos..
4 ¿Se solicitan cotizaciones de
precios a los proveedores?
X
5 ¿Se utilizan adecuados medios de
transportes de los productos
adquiridos?
X
La empresa no tiene conocimiento
del transporte de la mercadería la cual
es comprada a los proveedores.
6 ¿Existen archivos adecuados que
contengan antecedentes de los
proveedores?
X
7 ¿Los productos adquiridos cuentan
con un almacenaje adecuado?
X
El almacenaje y embodegado de los
productos no cuentan con ningún tipo
de organización.
NIVEL DE CONFIANZA NC= CT/PT*100 NIVEL DE RIESGO NR= 100% - NC
NC= 1/7*100 NR= 100% - 14,28%
NC= 14,28% NR= 85,72%
MATRIZ DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO NIVEL DE CONFIANZA
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
RANGO NIVEL DE RIESGO
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
81
MINIMARKET KATHERINE
Auditoría Administrativa
Cuestionario De Control Interno
Comp : Ventas
Sub: Ventas
Elaborado por: M.M
2
Revisado por:
Aprobado por:
Procedimiento: Determinar la eficiencia y eficacia del área de ventas.
Nº Preguntas Si N
o
Observación
1 ¿Existen políticas para realizar el
proceso de ventas?
X
La empresa no cuenta con políticas de
ventas
2 ¿Existe un control adecuado al
momento de realizar una venta?
X
3 ¿La empresa está debidamente
constituida y registrada en SRI?
X
4 ¿Las facturas están vigentes?
X
5 ¿La empresa al realizar una venta
entrega facturas?
X
6 ¿Los pedidos son revisados y
aprobados antes de su venta?
X
7 ¿Existen sistemas contables para
llevar un adecuado registro de las
actividades ejecutadas?
X
Desinterés por parte del propietario
NIVEL DE CONFIANZA NC= CT/PT*100 NIVEL DE RIESGO NR= 100% - NC
NC= 4/7*100 NR= 100% - 57,14%
NC= 57,14% NR= 42,86%
MATRIZ DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO NIVEL DE CONFIANZA
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
RANGO NIVEL DE RIESGO
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
82
MINIMARKET KATHERINE
Auditoría Administrativa
Cuestionario De Control Interno
Comp : Inventario
Sub: Inventario
Elaborado por: M.M
3
Revisado por:
Aprobado por:
Procedimiento: Verificar el proceso y registro del inventario para la organización de la
mercadería.
Nº Preguntas S
i
No Observación
1 ¿Existe un manual de
procedimiento que describa lo
relacionado con autorización,
custodia, registro, control y
responsabilidades en los
inventarios?
X
La empresa no cuenta con un manual
de procedimientos.
2
¿Existe control sobre el máximo y
mínimo de existencia?
X Debido a la falta de control no se
puede tener conocimiento de la
existencia de un máximo y un
mínimo de mercadería.
3 ¿Existen informes actualizados de
inventarios para efectos de facilitar
el análisis de pérdidas y manejo de
los mismos?
X
La empresa no cuenta con un
inventario
4 ¿Cuenta la empresa con una bodega
en buen estado y que este bien
resguardada físicamente para su
seguridad?
X
5 ¿La empresa utiliza algún sistema
de control para llevar al día los
registros tanto de los ingresos como
los ya existentes en bodega?
X
La empresa no cuenta con ningún tipo
de registro para la verificación de
mercadería.
6 ¿Los retiros de inventarios son
realizados por funcionarios
competentes?
X
NIVEL DE CONFIANZA NC= CT/PT*100 NIVEL DE RIESGO NR= 100% - NC
NC= 2/6*100 NR= 100% - 33,33%
NC= 33,33% NR= 66,67%
RANGO NIVEL DE RIESGO
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
MATRIZ DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO NIVEL DE CONFIANZA
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
83
Elaborado por:
4
Revisado por:
Aprobado por:
Procedimiento: Determinar la eficiencia y eficacia del área de recursos humanos.
Nº Preguntas S
i
No Observación
1 ¿Existe un control adecuado en el
reclutamiento del personal?
X No ya que no existe departamento de
recursos humanos.
2 ¿Existe un manual de descripción
de funciones ¿
X
3 ¿La empresa cuenta con algún tipo
de contrato?
X
4 ¿El personal que labora en la
empresa se encuentra asegurado?
X
No todos los empleados se
encuentran asegurados
5 ¿Están asegurados contra todos los
riesgos que se corren los equipos e
inventarios, propiedad de la
empresa?
X
La empresa no cuenta con estos tipos
de seguros.
6 ¿La empresa se encuentra
asegurada en caso de incendios,
robos o desastres naturales?
X
El gerente-propietario no se ha
preocupado en adquirir estos seguros.
7 ¿Existe un ambiente laboral
favorable?
X
NIVEL DE CONFIANZA NC= CT/PT*100 NIVEL DE RIESGO NR= 100% - NC
NC= 2/7*100 NR= 100% - 28,57%
NC= 28,57% NR= 71,43%
MATRIZ DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO NIVEL DE CONFIANZA
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
RANGO NIVEL DE RIESGO
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
84
MINIMARKET KATHERINE
Auditoría Administrativa
Cuestionario De Control Interno
Área : Bodega
Sub: Bodega
Elaborado por:
5
Revisado por:
Aprobado por:
Procedimiento: Determinar el proceso de organización de bodega.
Nº Preguntas S
i
No Observación
1 ¿El espacio de la bodega está
acorde al tamaño de la entidad?
X El tamaño de la bodega es muy
estrecho por lo cual la mercadería
esta desorganizada.
2 ¿Existe un encargado para el área
de bodega?
X
3 ¿En la bodega se han restringido el
acceso a personas ajenas a los
responsables de ingresar la
mercadería?
X
4 ¿En bodega se ha realizado
constataciones físicas?
X
5 ¿El encargado de bodega realiza
seguimiento periódico de las
adquisiciones?
X
El gerente es el que se encarga de
realizar el seguimiento.
6 ¿El encargado de bodega tiene
delimitadas las funciones y
responsabilidades a cumplir?
X
7 ¿Se realiza control del proceso de
adquisición?
X
No se lleva un debido control
NIVEL DE CONFIANZA NC= CT/PT*100 NIVEL DE RIESGO NR= 100% - NC
NC= 4/7*100 NR= 100% - 57,14%
NC= 57,14% NR= 42,86%
MATRIZ DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO NIVEL DE CONFIANZA
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
RANGO NIVEL DE RIESGO
15% - 50% BAJO
51% - 75% MODERADA
76% - 100% ALTO
85
HALLAZGO
ÁREA DE COMPRAS
COMPONENTE COMPRAS
NORMAS O PROCEDIMIENTOS INEXISTENTES
CONDICIÓN La empresa no cuenta normas o procedimientos en el área de compras.
CRITERIO La empresa debe contar con normas o procedimientos en el área de compras.
CAUSA Despreocupación del gerente
Falta de conocimiento en compras
EFECTO Pérdida económica
Compras inadecuadas
CONCLUSION Debido a la ausencia de normas y procedimientos no cumple con un proceso
adecuado al momento de comprar u obtener la mercadería.
RECOMENDACION Crear normas o procedimientos para poder llevar a cabo un mejor proceso al
comprar la mercadería.
ÁREA DE COMPRAS
COMPONENTE COMPRAS
DESINFORMACIÓN DE PRECIOS
CONDICIÓN La empresa no tiene información de precios que pueda detectar el momento
oportuno de comprar la mercadería.
CRITERIO La empresa debe tener información de precios para comprar en el momento
oportuno y así abastecerse de los productos que se encuentran en boga y que tienen
una mayor demanda.
CAUSA Falta de publicidad
Despreocupación
EFECTO Incorrecto manejo del control al realizar una venta
Pérdida económica
Despido de empleados
CONCLUSION Debido a la ausencia de un manual o programa para realizar el registro de las ventas
no se tiene el conocimiento suficiente para llevar un buen control de las ventas que
se hagan.
RECOMENDACION Implementar un programa para que se lleven un registro eficaz y eficiente del
registro de de las ventas que se realizan diariamente.
86
ÁREA DE VENTAS
COMPONENTE VENTAS
SISTEMA CONTABLE INADECUADO
CONDICIÓN La empresa cuenta con un sistema de registro de ventas en hojas de cálculo de
Excel más no un sistema contable adecuado.
CRITERIO La empresa debe contar con un sistema contable adecuado para no ser alterado.
CAUSA Ausente sistema contable
Exceso de confianza
EFECTO Alteración de registros
Pérdida económica
Despido de empleados
CONCLUSION Debido a la inexistencia de un adecuado sistema contable la empresa puede sufrir
pérdidas económicas sin darse cuenta lo que puede conllevar a serios problemas
con el personal que labora en la misma.
RECOMENDACION Adquirir un sistema contable adecuado para el registro de cada una de las ventas y
así la empresa pueda llevar un control de la rentabilidad que está obteniendo.
ÁREA DE INVENTARIO
COMPONENTE INVENTARIO
REGISTRO INADECUADO DE INVENTARIO
CONDICIÓN La empresa no lleva un registro de la existencia de inventario.
CRITERIO La empresa debe llevar un registro para que permita tener una fácil manipulación, y manejo del inventario.
CAUSA Ausencia de programa que permita una fácil manipulación
Falta de capacitación de los empleados
Exceso de confianza
EFECTO Mala organización de mercadería
Pérdidas económicas
Despido de empleados
CONCLUSION Debido a la ausencia de un programa para el registro de mercadería no se tiene el conocimiento de la cantidad de productos faltantes y existentes.
RECOMENDACION Implementar un programa para llevar un registro eficaz y eficiente de inventario.
87
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
COMPONENTE RECURSOS HUMANOS
EMPLEADOS SIN SEGUROS
CONDICIÓN Todos los empleados no se encuentran asegurados por inestabilidad.
CRITERIO Todas las empresas deben asegurar a sus empleados.
CAUSA Falta de políticas
Exceso de confianza
EFECTO Inconveniente con empleados
Denuncias
CONCLUSION Debido a la falta de políticas y conocimiento de contratación de empleados no cuenta con
aquello.
RECOMENDACION Aplicar las políticas determinadas por la ley a cada uno de los empleados ya sea a cualquier
actividad que desempeñe.
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
COMPONENTE RECURSOS HUMANOS
INEXISTENCIA DE DIRECTRICES
CONDICIÓN La empresa no cuenta con directrices para reclutar personal.
CRITERIO Las empresas deben tener directrices para llevar un debido proceso al reclutar personal
CAUSA Selección incorrecta del personal
Falta de cumplimiento de beneficios
EFECTO Empleados mal distribuido
Segregación de funciones
CONCLUSION Debido a la inexistencia de directrices no se lleva un proceso adecuado para la contratación de empleados y distribución ordenada de actividades
RECOMENDACION El gerente debe asistir a cursos o seminarios de recursos humanos para que tenga
conocimiento de las directrices que debe llevar en el proceso de seleccionar empleados y tener una mejor organización en sus áreas.
88
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
COMPONENTE RECURSOS HUMANOS
EMPLEADOS SIN CONTRATOS
CONDICIÓN Los empleados no tienen contratos que refrenden en el Ministerio de Trabajo
CRITERIO Todas las empresas deben mantener contrato entre empleado y empleador.
CAUSA Falta de políticas
Exceso de confianza
EFECTO Inconveniente con empleados
Denuncias
CONCLUSION Debido a la falta de políticas y conocimiento de contratación de empleados no cuenta con
aquello.
RECOMENDACION Implementar políticas necesarias para la contratación de empleados y así se sientan
satisfechos cumpliendo sus actividades
89
ÁREA DE BODEGA
COMPONENTE BODEGA
BODEGA DESORGANIZADA
CONDICIÓN La mercadería en bodega no se encuentra bien almacenada ni clasificada.
CRITERIO La organización de mercadería debe estar bien almacenada y clasificada que permita tener
una fácil manipulación.
CAUSA Ausencia de directrices que permita una fácil ubicación de la mercadería
Desinterés por parte del encargado de bodega
EFECTO Inadecuada organización de mercadería
Pérdida de tiempo
CONCLUSION La mercadería al no estar bien almacenada y clasificada no se tiene conocimiento para
saber la ubicación y existencia de la mercadería que tienen en stock.
RECOMENDACION Estructurar directrices en el área de bodega para que lleve una adecuada organización de
la mercadería.
90
FASE IV
INFORME DE AUDITORI
91
INFORME DE AUDITORIA
MINIMARKET KATHERINE
Enfoque de la Auditoria
MOTIVO DEL EXAMEN:
Desarrollar una Auditoria Administrativa al MINIMARKET KATHERINE con la
finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente en cuanto se
refiere a sus procesos .
OBJETIVO GENERAL:
Determinar la efectividad de los procesos y el nivel de cumplimiento del control interno
que mantiene MINIMARKET KATHERINE
Objetivos Específicos:
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos del Minimarket Katherine.
Evaluar el control interno de cada componente a auditar.
Emitir conclusiones y recomendaciones del examen a realizar.
Alcance del examen:
La auditoría se realizara desde el día 20 de Febrero hasta el 27 de Marzo del 2017, el
cual concluirá con la entrega del informe.
COMPONENTES AUDITADOS
Compras
Ventas
Inventario
Recurso Humano
Bodega
92
Información de la Entidad
MINIMARKET KATHERINE fue constituida en el 2008, su propietario mediante una
gestión de préstamo bancario aproximadamente de $10.000,00 pudo instalar este
negocio teniendo como actividad la venta de productos de primera necesidad para el
consumo humano del día a día se encuentra ubicado en su domicilio en la calle Colón
entre Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, como tal está obligada a llevar
contabilidad para efectuar sus respectivas obligaciones tributarias como: Declaración de
Impuesto a la Renta, Declaraciones de Retenciones a la Fuente, Declaración mensual del
IVA, Anexos Transaccionales.
En el respectivo recorrido de las instalaciones del Minimarket Katherine siendo las
10:00am en compañía de su Gerente- Propietaria Sra. Rosi Muñiz Lucio y su contador
Sr. Antonio Pinargote, el mismo que fue realizado obteniendo el siguiente resultado.
Al ingresar se visualiza todos los productos del consumo diario o vital para el ser
humano, los mismos están ubicados en diferentes perchas, en el mismo lugar se
encuentra un escritorio donde se encuentra todo lo que tiene que ver con archivos y
documentos.
Siguiendo el recorrido se encuentra una pequeña bodega donde se recepta o almacena la
mercadería nueva.
Al realizar la visita preliminar pude constatar de lo siguiente:
1. La organización no cuenta con una adecuada infraestructura a lo que se refiere
el inadecuado compartimiento
2. Sus ventas no son registradas secuencialmente
3. No cuenta con un sistema contable apropiado solo registros en Excel
Infraestructura.
MINIMARKET KATHERINE, está ubicado en el domicilio del propietario Colón entre
Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, es notorio que no cuenta con un espacio
adecuado para la organización de la mercadería como también en la bodega para
almacenarla.
93
Misión - Visión
En el Minimarket Katherine no se ha elaborado la Misión ni Visión
Objetivos
Cubrir las necesidades de los clientes más exigentes brindando productos de calidad
Metas
Mantener atención culta y esmerada para seguir obteniendo la fidelidad de los clientes y
así ir evolucionando.
Políticas
No existe ningún tipo de políticas internas
Estrategias
No posee estrategias
Estructura organizacional
La información recopilada dentro de la empresa es que cuenta 9 empleados cada uno
cumple una función diferente dentro su área. En la actualidad la empresa cuenta con el
Gerente que es el Propietario, tiene 1 contador con 1 auxiliar contable que se encarga de
llevar los ingresos y egresos para conocer las ganancias o pérdidas que puede llegar a
tener la empresa asi como también sus asuntos tributarios.
Así mismo tenemos cuatro empleado de planta son los que pasan dentro de la empresa
para dar la respectiva atención de los clientes, el chofer cuando se amerita a alguna
actividad sobre la misma empresa y el conserje que se encarga de la limpieza de la misma.
GERENTE
(PROPIETARIA)
CONTADOR
AUXILAR CONTABLE
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
CHOFER CONSERJE BODEGUERO
94
De esa manera llevamos las funciones laborables de la empresa.
Además dichos empleados no cuentan con contratos refrendados en el Ministerio de
trabajo como se debería constar.
El Personal Relacionado a la Empresa
La nómina de personal relacionado en la empresa actual
Gerente – Propietario: Sra. Rosi Muñiz Lino
Contador: Sr. Efrén Lino Pin
Auxiliar Contable: Sr. Antonio Pinargote
Vendedor (a): Sr. Jhonny Reyes Soledispa
Vendedor (a): Srta. Katherine Reyes Muñiz
Vendedor (a): Sr. Jhonny Reyes Muñiz
Chofer: Sr. Jhonn Salcedo Moran
Conserje: Sr. Carlos Muñiz Lucio
Bodeguero: Sr. Armando Gutiérrez
NARRATIVA
De acuerdo a lo analizado a profundidad en la auditoria administrativa que se llevó a
cabo se puede llegar a concluir que parte de la ineficiencia e ineficacia de la empresa se
centra en la poca organización, desconocimiento o desinterés al aplicar leyes,
desinformación de políticas y la escases de manuales de procedimientos de cualquier
índole que permita tener un adecuado manejo en la empresa interna y externamente; es
decir mejorar su gestión administrativa.
Según a lo antes expuesto la empresa requería de un examen de auditoria con el objetivo
de encaminarse a un buen control y manejo institucional con eficiencia y eficacia y de
esta manera implementar políticas, manuales y como no tener el suficiente conocimiento
empresarial que le permitan a la empresa tener un desarrollo sostenible y sustentable.
Por lo tanto se puede determinar que el MINIMARKET KATHERINE posee:
NIVEL DE CONFIANZA: BAJO
NIVEL DE RIESGO: MODERADO
95
RESULTADO DE ANÁLISIS POR COMPONENTE
COMPONENTES
Compras
Ventas
Inventario
Recursos Humanos
Bodega
Componente Compras
Normas O Procedimientos Inexistentes: La empresa no cuenta con normas o
procedimientos para comprar u obtener la mercadería la cual debería de existir para llevar
un mejor control en las adquisiciones.
Desinformación de precios: La empresa no tiene información de precios que pueda
detectar el momento oportuno de comprar la mercadería: lo que le serviría como
estrategia para abastecer y tener en stock.
Componente Ventas
Sistema Contable Inadecuado: La empresa cuenta con un sistema de registro de ventas
en hojas de cálculo de Excel más no un sistema contable adecuado que perjudicaría con
pérdidas económicas ya que este puede ser fácilmente alterado.
Componente Inventario
Registro Inadecuado de Inventario: No lleva un registro de la existencia de inventario
por lo que debería de cumplir con este requisito para tener una fácil manipulación y saber
las existencias de aquello.
Componente Recursos Humanos
Empleados sin Contratos
Los empleados no tienen contratos que refrenden en el Ministerio de Trabajo ya que el gerente
contrata a empleados de manera expresa o tácita es decir que acuerdan las condiciones de palabra.
96
Inexistencias de Directrices
La empresa no cuenta con directrices para reclutar personal, normativa que debería de poseer
para aplicarlo y saber seleccionar al empleado para que cumpla su función o responsabilidad a
cabalidad y ser beneficioso para empresa.
Empleados sin seguros
Todos los empleados no se encuentran asegurados por inestabilidad, inexistencia de políticas y
desconocimiento del gerente normativa obligatoria que el gerente debe cumplir hacia los
empleados desde el primer día de sus labores.
Componente Bodega
Bodega Desorganizada
La mercadería en bodega no se encuentra bien almacenada ni clasificada la cual se
determinó que lo causal es la falta de directrices que va de la mano con el encargado o
responsable de esta área que no tiene el conocimiento de organizar y clasificar el
inventario.
97
COMENTARIO
Es mi responsabilidad como auditora dar a conocer mi opinión sobre la
información obtenida en las diferentes áreas auditadas. La empresa tiene un
bajo nivel de eficiencia debido a la falta de políticas y normativas que rijan
el accionar de los empleados.
CONCLUSIÓN
Se puede determinar que la falta de control y manuales de procedimientos
son el principal causal de la desorganización en las diferentes áreas.
Conllevando a un registro inadecuado de inventario, bodega desorganizada,
empleados que no cuentan con contratos y empleados que se encuentran sin
asegurar, etc.
RECOMENDACIÓN
Se sugiere implementar manuales de procedimientos a la empresa
elaborados bajo la supervisión de personas con sensatez en las áreas
de compras, ventas, inventario, recursos humanos y bodega.
Se sugiere la implementación de un plan de monitoreo por parte del
gerente en las distintas áreas de la empresa.
Se sugiere al gerente que tome en cuenta las obligaciones que debe
tener hacia los empleados como realizar la respectiva afiliación al
IESS tal y como determina la ley.
98
MATRIZ DE RECOMENDACIONES
FIN
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PLAZO
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
COMPRAS
VENTAS
INVENTARIO
RECURSOS
HUMANOS
BODEGA
1. Implementar
manual de
procedimientos
al área de
compras,
ventas,
inventario,
recursos
humanos,
bodega.
Gerente – Propietaria
Contador
Junio
Julio
Agosto
2017
Aprobado por el
Gerente
2. Plan de
monitoreo a
todas las áreas.
Gerente – Propietaria
Junio
2017
Aprobado por el
Gerente
3. Afiliación
al IESS
Gerente – Propietaria
Julio
2017
Aprobado por el
Gerente
99
ACTA DE LECTURA DEL INFOME FINAL
MINIMARKET KATHERINE
ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
CONTENIDOS EN EL INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
En la ciudad de Jipijapa, Provincia de Manabí, a los 5 días del mes de abril del dos mil
diecisiete, a partir de las diez horas y treinta minutos la suscrita; Melissa Geanella
Matute Indio deja constancia de la Comunicación de Resultados al Minimarket Katherine
de la auditoria administrativa realizada en el período comprendido entre el 20 de Febrero
del 2017 hasta 27 de Marzo del 2017.
En cumplimiento a lo dispuesto en la ley y el reglamento para su aplicación, se
convocó mediante oficio circular # 006 2017-03-04, a los funcionarios y personas
relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia.
Al efecto, se procedió a la lectura del Informe Final, diligencia en la cual se dio a conocer
los resultados obtenidos a través de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.
________________ ____________________
Melissa Matute Sra. Rosi Muñiz Lucio
AUDITORA PROPIETARIA
100
ACTA DE COMPROMISO
Fecha: Jipijapa, 07 de Abril del 2017
Hora: 10h30 am
Lugar: Minimarket Katherine
Sra. Rosi Muñiz Lucio
GERENTE-PROPIETARIA DEL MINIMARKET KATHERINE
Ciudad:
En la presente acta de compromiso de la Auditora y Minimarket Katherine, se hace
referencia al compromiso que va a realizar la empresa auditada para acatar las respectivas
recomendaciones formuladas en la matriz de recomendaciones del informe de auditoría el
cual tuvo su lectura, el 05 de abril del año 2017.
Debido a que ambas partes consideran que después de ser analizadas y discutidas, estas son
aplicables, puesto que ayudaran a la mejora de los procedimientos administrativos.
Es así que con este documento se hace legal el compromiso adquirido por Minimarket
Katherine al cumplimiento de las recomendaciones.
________________ ____________________
Melissa Matute Sra. Rosi Muñiz Lucio
AUDITORA PROPIETA
101
ANEXOS
102
ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN
COMPONENTE
ENCUESTA
MINIMARKET
KATHERINE
Encuesta a
Trabajadores
Fecha: 22 de Febrero del
2017
PREGUNTA Nº 1: ¿Cuánto tiempo lleva formando parte de la Empresa?
1-6 meses
6-12 meses
12 a mas
PREGUNTA Nº 2: ¿Conoce de la existencia de un manual de funciones que posea
la entidad?
SI NO
PREGUNTA Nº 3: ¿Piensa usted que el personal operativo toma decisiones con
base a las actividades que se realizan?
SI NO
PREGUNTA Nº 4: ¿Cómo considera usted el ambiente laboral en la empresa?
SI NO
103
PREGUNTA Nº 5: ¿Existe algún sistema que permita efectuar de manera
eficiente la evaluación del desempeño de la persona que laboran en la empresa?
SI NO
PREGUNTA Nº 6: ¿Tiene conocimiento de cómo llevar una planificación,
organización, dirección y control en una administración dentro del Minimarket?
SI NO
PREGUNTA Nº 7: ¿Considera usted que Minimarket Katherine aplique una
auditoria de administrativa para mejorar los procesos de dicha empresa?
SI NO
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Revisado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA
Aprobado por:
Nombre:
Fecha:
FIRMA