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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA
EN LA UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA”
AUTOR: FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS
AUTOR: GOMEZ LOPEZ JOSE WILFRIDO
TUTOR: EC. RUBEN DARIO CEVALLOS CONDE
GUAYAQUIL, ENERO, 2018
I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: Diseño de procedimientos para la gestión financiera en la Unidad
Educativa Antártica
AUTOR(ES): Farez Mendoza Juan Carlos
Gómez López José Wilfrido
TUTOR:
REVISOR:
Ec. Rubén Darío Cevallos Conde.
Ing.com., MFPC.
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:
GRADO OBTENIDO: Ingeniería Comercial
FECHA DE PUBLICACIÓN: Enero 2018 No. DE
PÁGINAS:
86
ÁREAS TEMÁTICAS: Cuentas Por Cobrar
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS:
Procesos, Cartera Vencida, Políticas, Recaudación, Morosidad,
Cuentas Por Cobrar.
RESUMEN/ABSTRACT: El trabajo de titulación que se presenta aquí tiene por objetivo la
recuperación de la cartera vencida de la Unidad Educativa Antártica, la cual tiene una problemática
muy seria debido al incremento de la morosidad a raíz de la publicación del Ley Orgánica de
Educación Intercultural (LOEI) en su art. 140 en el año 2011, la cual prohíbe a toda unidad educativa
de suspender los servicios educativos, sanciones o la calidad de la educación a los alumnos cuyos
padres tienen deudas con la unidad educativa, encontrando también falencias en el departamento de
administración y en especial colecturía que hacía de gestor de cobranzas sin personal capacitado y sin
políticas, motivos suficientes que dieron la idea para la creación de un departamento de crédito y
cobranzas que realice la gestión de los morosos y de una manera eficiente.
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON
AUTOR/ES:
Teléfono: 02-849803
2-984726
E-mail: [email protected]
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: Ing. Melvin López Franco, MAE
Teléfono: 0997745227
E-mail: [email protected]
X
II
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE, tutor del trabajo de
titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por FAREZ
MENDOZA JUAN CARLOS C.C.: 0930165279, GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO
C.C.:0930942917 con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención
del título de INGENIERÍA COMERCIAL.
Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
GESTIÓN FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA”, ha sido orientado
durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (URKUND) quedando el 8% de
coincidencia.
https://secure.urkund.com/view/34261414-275934-
520149#DcYxDsIwDEDRu2T+QrbjxHGvgjqgClAGunRE3J0sT+9bPlfZ7oKii6WhFXW0oR0NdKCJYYIptlIxxxrWsaDiNDrBIHfKNd/nfM3jcR7PsslNonpkpId4hgz7/QE=
____________________________________________ EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE.
CI: 0917671216
TUTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN
III
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Guayaquil, 19 enero del 2018
PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES
DIRECTOR DE CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad. -
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación Diseño
de procedimientos para la gestión financiera en la Unidad Educativa Antártica de los
estudiantes; Farez Mendoza Juan Carlos C.C.: 0930165279, y Gómez López José Wilfrido
C.C.:0930942917 indicando han cumplido con todos los parámetros establecidos en la
normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo
de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que los estudiantes están aptos para continuar con el proceso de revisión final.
Atentamente,
_____________________________________________
EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE.
CI: 0917671216
TUTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN
IV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS
Yo, FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS con C.I. No. 0930165279 y GÓMEZ LÓPEZ
JOSÉ WILFRIDO con C.I. No. 0930942917, certificamos que los contenidos desarrollados
en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
GESTIÓN FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA” son de nuestra
absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE
LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el
uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de
Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.
_____________________________ ___________________________
FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO
C.I. No. 0930165279 C.I. No. 0930942917
*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial
n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros
educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores
técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado
de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos
patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no
exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
V
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
DEDICATORIAS
Dedico este trabajo primeramente a Dios por haberme mantenido con salud la cual me
permitió llegar a mis objetivos sobrepasando obstáculos propios del éxito.
A mis padres que con sus esfuerzos y dedicación diaria desde muy pequeño me fueron
formando además de que con sus valores y consejos supieron ir moldeándome como persona
de bien y con capacidades que me ayuden a saber defenderme en la vida, son pilares de
inspiración y de perseverancia, también a mi hermano que con su ejemplo de lucha constante
he podido saber qué hacer en la vida.
A mis familiares y a mis amigos más cercanos por estar ahí cada momento importante de
mi vida sabiéndome aconsejar y guiar por las sendas del bien y lo correcto
FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS
Dedico este trabajo a Dios primeramente por su infinito amor, bondad, sabiduría hacia mí
y por permitirme culminar una etapa muy importante de mi vida.
A mis padres por su apoyo constante e infinito amor, por enseñarme día con día el valor
del esfuerzo y la recompensa del sacrificio, a mis hermanos por siempre estar ahí para mi
Gracias a todos mis familiares y amigos
GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO
VI
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por darme sabiduría y fortaleza para permitirme culminar mi carrera con
éxito y salud, sabiduría para saber escoger el tema correcto, a mis amigos y profesores
involucrados desde el inicio de la carrera y que fueron de apoyo para materializar el presente
proyecto y así sustentarlo el día de hoy ante el distinguido jurado.
Agradezco el apoyo del Ing. Luis Alemán Herrera Lozano MAE. Como tutor de nuestra
tesis sus consejos y tiempo hacia nuestro trabajo fueron claves para estar el día de hoy aquí.
Termino dándole gracias nuevamente a Dios ya que sin el nada de esto fuera posible.
FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS
Agradezco a Dios por estar a mi lado en los momentos más difíciles y en todos los
obstáculos que se presentaron durante mi etapa estudiantil y por colmarme de bendiciones
para sobrepasarlos.
A mis padres por el apoyo en mi carrera y darme fuerzas para seguir y no rendirme nunca,
a mis hermanos y demás familiares, a nuestro tutor de tesis el Ing. Luis Alemán Herrera
Lozano MAE, por su apoyo a nuestro trabajo, a mi compañero de tesis por su amistad y por
permitirme cumplir juntos esta meta de ser ingenieros, también agradecerle a la Unidad
Educativa Antártica por abrirnos las puertas y darnos las facilidades de realizar este proyecto.
GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA EN LA
UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA”
Autor: FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS
Autor: GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO.
Tutor: EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE.
RESUMEN
En el año 2011 partir de la implementación en el Ley Orgánica de Educación Intercultural
en especial en su Art. 140. Afecto a unidades educativas privadas las cuales dejaron de tomar
sanciones en contra del estudiante que no estuviere al día en pagos de matrículas o pensiones
sanciones como no dejarlos entrar a clases o prohibirles de rendir exámenes, también se dejó
de cobrar otro rubros adicionales que no eran netamente educativos pero que
complementaban y que permitían la mejora del servicio educativo, a raíz de esto muchos
centros educativos comenzaron a notar que su tasa de morosidad iba en aumento y la Unidad
Educativa Antártica no era la excepción la morosidad desde la implementación de la ley hasta
la actualidad es del 50% , casi todos los padres de familia de la unidad educativa están
impagos al menos en una pensión, escuelas y colegios cerca a la unidad educativa cerraron
sus puerta de a poco. Analizando la situación crítica de la morosidad de la Unidad Educativa
Antártica fuimos a analizar su forma de realizar los cobros o como gestionan la cobranza, si
cuentan con políticas o si existe un departamento que gestione las cobranzas, encontrando
muchas falencias empezando que el departamento de cobranzas no existe como tal y el que
gestiona dicho cobro es en colecturía, las personas de administración no tenían ningún
conocimiento de cómo realizar gestión de cobranzas.
En vista de eso se procedió a realizar el proyecto el cual tiene como finalidad integrar un
departamento de crédito y cobranzas con personas que gestionen las cobranzas, actualicen
base de datos de los deudores, negocien y persuadan al deudor y se comprometa a cancelar su
deuda. Dicho departamento es de vital importancia para recuperar los valores adeudados los
cuales sirven para el manteniendo de la Unidad educativa en todas sus áreas.
Palabras Claves: cartera vencida, morosidad, cobranza, pago, cuentas por cobrar.
VIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA EN LA
UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA "
Autor: FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS
Autor: GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO.
Tutor: EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE
RESUMEN
In 2011 from the implementation of the Organic Law of Intercultural Education especially in
its Art. 140. Affect to private educational units which stopped taking sanctions against the
student who is not up to date in payments of tuition or pensions, penalties such as not
allowing them to enter classes or prohibiting them from taking exams, also stopped charging
another additional items that were not purely educational but complementary and allowing
the improvement of the educational service, as a result of this many schools began to notice
that their rate of delinquency was increasing and the Antarctic Education Unit was not the
exception, the debtors since the implementation of the law up to the present time is 50%,
almost all the parents of the educational unit are unpaid at least in a pension, schools and
schools close to the educational unit closed their doors a little. Analyzing the critical situation
of the debtors of the Antarctic Educational Unit we went to analyze the way of collecting the
collections or how they manage the collection, if they have policies or if there is a department
that manages the collections, finding many shortcomings starting that the collection
department does not exist as such and the one that manages this collection is in colecture, the
people of administration had no knowledge of how to perform collection management.
In view of that, the project was carried out with the purpose of integrating a credit and
collections department with people who manage collections, update the database of debtors,
negotiate and persuade the debtor and commit to cancel their debt. This department is of vital
importance to recover the amounts owed which serve for the maintenance of the Educational
Unit in all its areas.
Keywords: past due portfolio, arrears, collection, payment, accounts receivable.
IX
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
TABLA DE CONTENIDO
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ....................................................... II
TUTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN ................................................................. II
DEDICATORIAS ....................................................................................................... V
AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. VI
RESUMEN ............................................................................................................... VII
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................ XIV
ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... XVI
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
CAPITULO 1 .............................................................................................................. 3
Análisis Y Situación Del Problema ........................................................................ 3
Formulación Del Problema .................................................................................... 4
Objetivo General. ................................................................................................... 4
Planteamiento De La Hipótesis. ............................................................................. 4
Planteamiento De Los Objetivos Específicos.......................................................... 4
Propuesta De Solución A La Problemática Que Se Aborda. ................................... 5
Validación De La Propuesta De Solución Planteada ............................................... 5
Diseño Metodológico ............................................................................................. 6
Tipo De Investigación ............................................................................................ 6
X
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Método De Investigación ....................................................................................... 6
Enfoque De La Investigación ................................................................................. 7
Técnica Para La Recolección De Datos .................................................................. 7
Población Y Muestra .............................................................................................. 7
Procedimientos Para El Tratamiento De Información ............................................. 8
CAPITULO 2 .............................................................................................................. 9
Marco Teórico Metodológico De La Investigación ................................................. 9
Antecedentes del problema que se investiga ....................................................... 9
Fundamentos Teóricos Y Metodológicos. ............................................................ 11
Tipos de unidades Educativas. .......................................................................... 11
Gestión Financiera. .......................................................................................... 11
Cuentas por cobrar. .......................................................................................... 13
Administración de documentos y cuentas por cobrar. ....................................... 14
Políticas cuentas por cobrar. ............................................................................. 15
El crédito, ........................................................................................................ 16
Ventajas y desventajas del crédito .................................................................... 16
Análisis del crédito........................................................................................... 17
Generalidades de la morosidad y cobranza. ...................................................... 17
La morosidad. ............................................................................................... 18
XI
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Gestión de Cobranza. .................................................................................... 19
Políticas de cobranza. .................................................................................... 19
Clasificaciones de morosidad. ....................................................................... 20
Identificación Y Conceptualización De Los Términos Básicos De La Investigación
........................................................................................................................................ 21
Operacionalización De Las Variables ................................................................... 23
Categorización De Las Variables Operacionalizadas ............................................ 24
CAPÍTULO 3 ............................................................................................................ 25
Diagnóstico De La Situación Actual..................................................................... 25
Situación actual de la Unidad Educativa Antártica............................................ 25
Procedimientos actuales de la Unidad Educativa Antártica. .............................. 25
procedimiento de matriculación ..................................................................... 25
Análisis actual de clientes ................................................................................ 26
Análisis de la cartera de la Unidad Educativa Antártica .................................... 26
Interpretación de los resultados, diagnostico......................................................... 27
Resultados de la encuesta. ................................................................................ 27
Encuesta .............................................................................................................. 28
Resultado de la entrevista. ................................................................................ 38
Conclusiones finales dentro de la investigación de campo ................................ 43
XII
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
CAPÍTULO 4 ............................................................................................................ 46
Propuesta De Solución Al Problema..................................................................... 46
Aplicación Y Características De La Propuesta...................................................... 47
Recursos Financieros ....................................................................................... 47
Análisis financiero ........................................................................................ 47
Inversión inicial ............................................................................................ 47
Presupuesto De Gastos Administrativos ........................................................ 47
Gasto Operativos ........................................................................................... 49
Presupuestos de ingresos ............................................................................... 50
Presupuesto de implementación del departamento de cobranza ...................... 50
Indicadores de gestión de proceso de cobranzas............................................. 50
Recursos Humanos ........................................................................................... 51
Personal que ejecuta el proceso de crédito y cobranza ................................... 52
Infraestructura .................................................................................................. 53
Capacitación de los usuarios ............................................................................ 53
Creación de políticas de crédito y cobranza ...................................................... 54
Procedimientos de crédito ............................................................................. 54
Situación inicial de operación de cobranzas ...................................................... 54
Políticas de cobranzas: .................................................................................. 55
XIII
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Política de crédito. ......................................................................................... 55
Análisis del crédito ........................................................................................ 55
Responsabilidades del departamento ............................................................. 56
Actividades de control ................................................................................... 56
Reporte mensual al director que informa los clientes en mora ........................ 56
Funciones y miembros que lo integran........................................................... 57
Funciones del departamento: ............................................................................ 58
Jefe del departamento de crédito y cobranzas: ............................................... 58
Gestor de cobranzas: ..................................................................................... 58
CONCLUSIONES ..................................................................................................... 59
RECOMENDACIONES ............................................................................................ 60
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................... 61
Apéndice .................................................................................................................... 63
XIV
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalidad de las variables ......................................................................................... 23
Tabla 2 Categorización de las variables operacionalizadas .............................................................. 24
Tabla 3: Análisis de los últimos 5 años ............................................................................................. 27
Tabla 4 Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia .................................... 28
Tabla 5 Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas .................................. 29
Tabla 6 Problema al momento exigir el cobro.................................................................................... 30
Tabla 7 Existencia de procedimientos o políticas de cobranza .......................................................... 31
Tabla 8: Acciones para la gestión de cobranza. ................................................................................ 32
Tabla 9: Sanción padre de familia deudor......................................................................................... 33
Tabla 10: Calificación a la gestión de cobranzas. ............................................................................. 34
Tabla 11: Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida .......................................... 35
Tabla 12: Aptitud frente a la gestión de cobranza............................................................................. 36
Tabla 13: Aptitud frente a la gestión de cobranza. ............................................................................ 37
Tabla 14 hijos de los padres de familia ............................................................................................. 41
Tabla 15 situación económica de los padres de familia ..................................................................... 42
Tabla 16 Cantidad de hijos de padres de familia ............................................................................... 43
Tabla 17: Inversión fija y diferida ..................................................................................................... 47
Tabla 18: Gastos administrativos ..................................................................................................... 47
Tabla 19: Sueldo y beneficios de personal para el departamento de cobranza ................................... 48
XV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Tabla 20: Detalle De Servicios Básicos............................................................................................. 48
Tabla 21: Detalle de muebles y equipo de oficina de dicho departamento de cobranza. ..................... 49
Tabla 22: Detalles de suministro de oficina ...................................................................................... 49
Tabla 23: Presupuesto de ingresos ................................................................................................... 50
Tabla 24: Presupuesto de implementación del departamento de cobranza ......................................... 50
XVI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia .................................... 28
Figura 2 Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas. .................................. 29
Figura 3 Problema al momento exigir el cobro .................................................................................. 30
Figura 4: Existencia de procedimientos o políticas de cobranza .......................................................... 31
Figura 5: Acciones para la gestión de cobranza. ................................................................................ 32
Figura 6: Sanción padre de familia deudor ........................................................................................ 33
Figura 7: Calificación a la gestión de cobranzas. ............................................................................... 34
Figura 8: Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida. ............................................ 35
Figura 9: Aptitud frente a la gestión de cobranza. .............................................................................. 36
Figura 10: Aceptación sobre el departamento de cobranzas. .............................................................. 37
Figura 11: Cantidad de hijos de padres de familia ............................................................................. 41
Figura 12: Situación económica de los padres de familia ................................................................... 42
Figura 13: Cantidad de hijos de padres de familia ............................................................................. 43
Figura 14: Procedimiento de crédito ................................................................................................. 54
Figura 15: Estructura del organigrama funcional. ........................................................................ 57
Figura 16: Organigrama departamento de crédito y cobranzas. ................................................ 57
1
INTRODUCCIÓN
Las unidades educativas son instituciones donde las personas acuden para su
preparación académica desde temprana edad, estos centros de enseñanza existen desde
hace varios años inclusive décadas.
En el Ecuador las unidades educativas están reguladas por el Ministerio de
Educación la cual dicta los parámetros y fija las reglas para su funcionamiento, método
de enseñanza, formas de cobro, calendario, salud estudiantil, etc. Esto se lo puede
encontrar dentro de la Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI), la cual se
originó de manera oficial mediante decreto ejecutivo n°1241 y publicado en el
suplemento n°754 del registro oficial.
Las unidades educativas en el Ecuador existen de varios tipos tales como pública,
privada, municipal, fiscomisional. Pero los 2 más grandes grupos son la pública y
privada según el Ministerio de Educación el representa el 75% y 21% respectivamente y
donde las municipales llegan al 3% y las fiscomisionales el 1%.
La unidad educativa “Antártica” es un centro de estudios privado ubicado en la
parroquia Pascuales del cantón Guayaquil de la provincia del Guayas, inicio sus
actividades en el año 1980 como un jardín de infantes llamado “mi casita” surgió la
falta de establecimientos educativos en la parroquia pascuales, no habían escuelas ni
colegios cerca y esa necesidad origino que se creara esta empresa, luego en el año 1985
abrió otra sucursal llamada escuela particular “Antártica” donde solo ofrecía sus
servicios hasta el 7mo año de educación básica donde obtuvo una buena acogida en el
mercado ya que no había una gran competencia así origino buenos ingresos que
sirvieron para la creación y ampliación de nuevos cursos y materiales que ayuden a la
enseñanza de los estudiantes.
2
La escuela se viene rigiendo con valores de sociedad, respeto, amabilidad, humildad
más que todo, ofreció becas a sus excelentes alumnos y a personas que tenían bajos
ingresos para poder pagar una educación particular.
En el año 1998 abrió otra sucursal llamado colegio particular “Antártica” donde
ofrece los servicios de enseñanza hasta 3or de bachillerato. Obteniendo grandes ingresos
que ayudaron a seguir avanzando en implementación de más recursos que ayuden al
estudiante en su enseñanza.
Participando en varias actividades en la parroquia tales como:
Campamentos
Olimpiadas
Desfiles de parroquialización
Casas abiertas
En el año 2004 implemento un gran laboratorio de computación con ayuda del
municipio que les ayudo con la donación de 20 computadoras para uso educativo, se
invirtió también en la ampliación de nuevos cursos para la acogida de nuevos
estudiantes, la demanda de estudiantes exigió esto. En el año 2016 mediante el
ministerio de educación cambio el nombre de los 3 establecimientos educativos
unificándolos en un solo, como actualmente se denomina unidad educativa “Antártica”.
En sus 36 años de funcionamiento la unidad educativa ha impartido valores totales
como: Honestidad, responsabilidad, puntualidad, honradez, humildad, sociabilidad,
creatividad, curiosidad, lealtad, trabajo en equipo, respeto y amor.
3
CAPITULO 1
Análisis Y Situación Del Problema
La actual situación que se está viviendo en el país desde hace varios años ha creado
incertidumbre en todo ámbito social y el sector más golpeado ha sido la clase
trabajadora la cual incluye a la mayoría de los ecuatorianos, muchos de los ecuatorianos
han quedado en morosidad, debido que no han podido afrontar sus obligaciones
contraídos, ya sean por despidos, falta de empleo u otras razones.
Esta morosidad esta visible en todos lados y el sector de la Educación no es la
excepción, muchas unidades educativas se han visto en la triste realidad de cerrar sus
puertas por dicha morosidad vista en el exceso del no pago de sus pensiones
Antes del 2011, algunos colegios privados impedían que los alumnos entraran a
clases o se matricularan cuando no pagaban la pensión. Pero desde la aprobación de la
Ley de Educación Intercultural, en ese año, se prohibieron esas prácticas, ahora, los
colegios y escuelas comienzan a sentir la falta de recursos por que ahora los padres de
familia no pagan las pensiones.
Luego de que se implementara la Ley Orgánica de Educación Intercultural, a finales
del 2011 se dio a conocer al público que ninguna institución privada podrá suspender
las actividades de enseñanza por atraso en las pensiones, esto perjudico gravemente a la
mayoría de instituciones privadas que comenzaron a tener bajas de ingresos, llegando al
punto de que algunas unidades educativas se vieran forzadas a cerrar.
La unidad Educativa afronta un problema real que afecta su gestión financiera la cual
es la forma en que se administran los recursos la cual permite cubrir gastos y a su vez
seguir funcionando, donde uno de los principales factores es no pago de las pensiones lo
cual termina en una alta tasa de morosidad.
4
El porcentaje de mora en el 2011 solo era del 8% Al pasar de los años el porcentaje
de mora en el establecimiento está incrementando un 50%, este año el porcentaje de
mora llega sobrepasar el 60.75%.
Este efecto de morosidad afecta al pago de obligaciones tales como sueldos del
personal de la unidad educativa, servicios básicos y de mejoras que necesita la unidad
educativa como la implementación ya adecuación de aulas para una mejor enseñanza.
Formulación Del Problema
¿Cómo contribuir a la mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa
Antártica?
Objetivo General.
Mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa Antártica.
Planteamiento De La Hipótesis.
La mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa Antártica será exitosa con
la implementación de un departamento de crédito y cobranzas.
Variable independiente: implementación de un departamento de crédito y
cobranzas para tener éxito en la mejora de gestión financiera.
Variable dependiente: mejorar la gestión financiera de la Unidad Educativa
Antártica.
Planteamiento De Los Objetivos Específicos
Sistematizar los fundamentos teóricos y metodológicos que sirven de sustento
científico en la gestión financiera de una Unidad educativa.
Determinar el estado actual de la gestión financiera de la Unidad educativa
Antártica.
Diseñar una propuesta para mejorar la gestión financiera de la Unidad
educativa Antártica.
5
Propuesta De Solución A La Problemática Que Se Aborda.
La propuesta del caso es mejorar la gestión financiera en la Unidad Educativa
Antártica la cual será de gran ayuda para el problema que presentan desde que se
implementó la Ley Orgánica de Educación intercultural la cual afecto a varios planteles
educativo particulares en el país.
Se pretende elaborar una propuesta para el diseño de políticas y procedimientos
aplicables en la asignación de créditos y gestión de cartera, para lo cual se efectuará un
diagnóstico identificando las principales debilidades relacionadas con la misma, además
de estudiar las necesidades del cliente al momento de la negociación.
La alta dirección de la unidad educativa debe trabajar en el mejoramiento continuo
en sus procesos para lo cual debe comprometer a todo el personal involucrado en el
mismo con el fin de implementar estrategias de corto, mediano y largo plazo.
Una de las estrategias consiste en diseñar políticas que garanticen una correcta
asignación de cupo de crédito y plazo de pago de los clientes, además de una eficiente
gestión de la cartera a través de la aplicación de procedimientos elaborados sin perder
de vista los planes, objetivos y metas que tiene establecidas la organización.
Cada año el incremento de la cartera vencida va incrementando más al punto de que
no se pueda seguir pagando sueldo al personal que labora y suspensión de servicios
definitivamente.
Con la mejora de la gestión financiera se tiene previsto disminuir el porcentaje de
carteras vencidas y las situaciones que acarrea este problema.
Validación De La Propuesta De Solución Planteada
El objetivo principal que este proyecto de investigación es de mejorar la gestión
financiera de la Unidad Educativa Antártica la cual se validara en un tiempo equivalente
a un periodo escolar, se concentrara a la mejora de la gestión financiera el cual ayudara
6
mucho a la recaudación de valores vencidos y que son muy necesarios para el correcto
desempeño de la unidad educativa y su desarrollo.
Diseño Metodológico
En esta sección corresponde a la investigación de campo que detalla la metodología
que va a ser utilizada en la investigación. El diseño que se usara es descriptivo, se
realizara una investigación de campo, lo que quiere decir que después de analizar base
de datos, cifras, antecedentes y el entorno actual se tomara las mejores ideas y se
concretaran en una propuesta solida la que posteriormente ayude a realizar nuestro
objetivo que es la mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa Antártica. Y
para realizar este trabajo se lo ha dividido en distintos aspectos los cuales son:
Tipo De Investigación
La investigación a utilizar es descriptiva y tiene como propósito especificar
propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice.
Describe tendencia de un grupo o población. (Roberto Hernandez Sampieri, 2010). La
cual se va a usar en el momento de hacer la tabulación del efecto obtenidos a través de
los estados financieros y encuestas que tiene la unidad Educativa Antártica.
Método De Investigación
El modelo de investigación científica seleccionado para nuestro proyecto es el
empírico-analítico el cual se basa en la experimentación y lógica empírica que en
conjunto con la observación de fenómenos y su posterior análisis dan como resultado
una conclusión general.
Según (HERNANDEZ & BAPTISTA, 2013) dentro del modelo empírico-analítico
los métodos deductivo e inductivo son el eje principal de dicho método. La inducción se
basa en el análisis del problema desde cada parte que lo conforman para establecer una
conclusión general o interpretación de los resultados obtenidos, que es cuando entra la
7
deducción personal. Esto se adapta cuando se analizan los resultados obtenidos en la
investigación, esto es la observación de la estadística de los estados financieros de la
Unidad Educativa Antártica y la interpretación de los resultados de la encuesta.
Enfoque De La Investigación
En la actual investigación los enfoques adaptados son: cualitativos y cuantitativos.
Como primera instancia será el enfoque cualitativo por que se adaptó una medición de
los datos recopilados a través de la tabulación de los resultados en la encuesta. Y en el
enfoque cualitativo se utilizó en el instante que se realizó la entrevista, ya que no se
aplicó la medición numérica y solo se investigó la opinión de los entrevistados. La
finalidad de este enfoque es para analizar la manera en que se están majeando la gestión
de financiera de la Unidad Educativa Antártica.
Técnica Para La Recolección De Datos
En la siguiente investigación las técnicas que se aplicaron son la entrevista y la
encuesta, estas comprenden de una serie de preguntas abiertas y cerradas, para
determinar la opinión de las personas que trabajan en las áreas de la gestión financiera
de la Unidad Educativa Antártica.
Población Y Muestra
Se determinará al total de los empleados que conforman la Unidad Educativa
Antártica como población, en la ciudad de Guayaquil en la parroquia Pascuales en las
cuales son un total de 26 personas. Para los efectos de la muestra solo se van a
considerar las personas que laboran en la gestión financiera; y que de alguna manera
podrá dar un criterio valido para los efectos de la encuesta. En este caso, la muestra solo
correspondería a un total de 6 personas. Además, se incluirá una muestra que serán de
los padres de familia con la cual se pretende conocer un poco más de su situación
8
económica, debido a que ellos son de donde provienen los recursos con la cual la unidad
Educativa se sustenta.
Procedimientos Para El Tratamiento De Información
Se debe solicitar permiso a la rectora de la Unidad Educativa Antártica para el
tratamiento de la información, quien otorga la autorización para recolectar la
información a las 6 personas que laboran en la gestión financiera que podrían dar su
opinión acerca del funcionamiento y los procedimientos actuales. Para identificar el
problema de investigación y así poder elaborar una solución que ayude a recuperar los
niveles de morosidad de la Unidad Educativa.
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CAPITULO 2
Marco Teórico Metodológico De La Investigación
Antecedentes del problema que se investiga
Antes del 2011, algunos colegios privados impedían que los alumnos entraran a
clases o se matricularan cuando no pagaban la pensión. Pero desde la aprobación de la
Ley de Educación Intercultural, en ese año, se prohibieron esas prácticas, ahora, los
colegios y escuelas comienzan a sentir la falta de recursos por que ahora los padres de
familia no pagan las pensiones.
Según (comercio, 2017) hay una cartera incobrable que es del 1%.Son los padres que
no intentan llegar a ningún acuerdo de pago con el colegio, esto con respecto a los
primeros meses del 2017 en unidades educativas privadas con respecto al año anterior
que fue inferior en esta misma fecha. Pero ante la subida de la tasa de morosidad en las
unidades educativas privadas desde el año 2015 el ex ministro de educación Augusto
Espinoza acepto que se les niegue cupo a los estudiantes impagos, antes de inscribir a
un estudiante en una unidad educativa se firma un contrato en la que el padre de familia
se compromete a pagar dichos valores por concepto de servicio educativos según el ex
ministro en una entrevista afirmo (Universo, 2015)“el contrato es una ley entre las
partes.
Cuando se suscribe el contrato el padre de familia se obliga a hacer unos pagos y el
centro educativo proveer de educación a los estudiantes “, en el 2015 el porcentaje de
estudiantes que pasaron de unidades educativas privadas a fiscales fue del 26% en la
región costa. Según el (comercio, 2017) “ante las quejas de los directores de centros
educativos privados el ministerio de educación permite que desde hace dos años estos
no renueven la matricula a los alumnos cuyos padres no cumplan con sus obligaciones.
Esto porque se identificó que se ha incrementado la morosidad tras la vigencia del
10
Reglamento a la Ley de Educación Intercultural (artículo 140), que prohíbe retener los
pases de año por falta de pago, así como impedir que ingresen al aula o rendir
exámenes”. La problemática de la morosidad a raíz de la implementación del
reglamento a la ley de Educación Intercultural se va incrementando cada vez más a esto
hay que agregarle otros factores como la crisis la falta de empleos entre otros, los
porcentajes de morosidad han ido incrementando con el pasar de los años y para esto
instituciones educativas privadas locales han tomado sus propias medias para recuperar
dicha cartera por ejemplo el rector Roberto Passailaigue de la Unidad Educativa
Ecomundo de Guayaquil en una entrevista para diario el comercio (Comercio, 2017)
dijo que una medida que se implemento fue la creación de un departamento de cobranza
que funciona como un call center, el cual les recuerda días antes del vencimiento de su
obligación acercarse a pagar la mensualidad, para Roberto Passailaigue las principales
causas o escusas de los padres del no pago de las pensiones están las calamidades
domésticas, descuido y otras deudas.
Otra medida implementada fue la creación de un departamento de mediación legal
para conciliar entre la institución educativa y los padres de familia según Roberto
Passailaigue. Otra institución que ha implementado medias es la Academia Naval
Guayaquil que al igual que el Ecomundo implemento mediación legal y se lo realiza en
el consejo de la Judicatura. Ambos rectores concuerdan que estas medidas para
garantizar el cobro de dichas pensiones no es la real solución, según el (comercio, 2017)
“mientras los padres se apoyen en la normativa y crean que no tenemos el derecho a
cobrarles, el problema va a seguir existiendo” , haciendo referencia al artículo 140 del
Reglamento a la Ley de Educación Intercultural.
11
Fundamentos Teóricos Y Metodológicos.
Tipos de unidades Educativas.
Las unidades educativas en el país, así como todo el sistema de educación en todos
sus niveles son regulados por el Ministerio de Educación y cuyo reglamento es la Ley
orgánica de Educación Intercultural (LOEI) la cual fue puesta en marcha a finales del
año 2011.
En el país la Unidades Educativas o instituciones las cuales son reconocidas por el
Ministerio de Educación son las siguientes: pública, privada, municipal y fiscomisional.
Las unidades educativas privadas son instituciones que se crean por iniciativa
privada o fondos privados y su auto sustento es a través de cobro por los servicios
educativos.
Las unidades educativas públicas en cambio son aquellas que son sustentadas y
depende al cien por ciento del estado para su funcionamiento, en este caso el estado es
aquel que gestiona todo desde la infraestructura, la planta docente, materiales
didácticos, etc. La finalidad de la educación pública es accesibilidad a toda la población
sin importar su estrato socio-económico y sin ningún costo alguno.
Las unidades educativas municipales y las Fiscomisionales son unidades educativas
que su creación va en convenio con los gobiernos autónomos descentralizados y el
estado respectivamente.
Gestión Financiera.
La gestión financiera es el pilar fundamental del presente proyecto y además porque
la gestión financiera es un concepto muy extenso hay que explicar y tener bien claro lo
que se va a investigar. Primero hay que empezar definiendo que gestionar y administrar
son términos que van de la mano. Por un lado, administrar es cogerlos recursos de una
organización u empresa con la cual se va a planificar acciones a futuro con el único fin
12
de que llegar a obtener las metas planteadas por la misma, según (Stephen P. Robbins &
Mary Coutler, 2016) “es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se
realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”, este
concepto lo define más internamente a las personas ligadas a la organización.
Por otro lado, la palabra gestión hace referencia a la puesta en marcha de lo antes
planificado en la administración, lo que quiere decir que gestionar es igual que la acción
en si para llegar a las metas planteadas.
En cuanto a las finanzas parte de la cual se centra la presente investigación, es
aquella que estudia la adquisición u obtención del capital o recursos económicos es
decir recursos financieros y a su vez enseña cómo administrarlos correctamente, es
aquella que educa a los actores del sistema económico tales como familia, empresa y
estado, a tomar correctas decisiones sobre ahorro e inversión en épocas de
incertidumbre, conociendo esto se puede establecer que la gestión financiera es aquella
que nos permite actuar correctamente sobre los recursos de la empresa u organización
con la finalidad de alcanzar un objetivo previamente trazado por la administración.
Para finalizar esta gestión se lo puede llevar más a profundidad hasta los estados
financieros de una empresa, ya que en ellos está la realidad y futuro de la misma cuyo
correcto análisis puede prevenir sucesos buenos y malos. Para esto los autores
(Lawrence J. Gitman & Chad J. Zutter, 2012) definen lo siguiente “el análisis de los
estados financieros normalmente se refiere al cálculo de las razones para evaluar el
funcionamiento del pasado, presente y proyectado de la empresa, el análisis de las
razones es la forma más usual de análisis financiero. Ofrece medidas relativas al
funcionamiento de la empresa”.
13
Cuentas por cobrar.
Las cuentas por cobrar son y se originan por un crédito otorgado por la empresa a
una persona o a más beneficiarios ya sea por concepto de bienes o servicios. La
finalidad de la cuenta por cobrar es el retorno del dinero por el crédito otorgado y este
sea administrado de la mejor manera para la organización.
egún los autores (cantu & Guajardo, 2014) las cuentas por cobrar son al igual que
cualquier activo recursos económicos propiedad de una organización los cuales generan
un beneficio en el futuro. Cabe resaltar que ingresan en este rubro los clientes,
documentos por cobrar, empleados y otras cuentas por cobrar originadas por
transacciones ajena al giro de negocio. Las cuentas por cobrar en muchos casos solo
existen de manera tacita lo que quiere decir que no existe una forma concreta de exigir
el pago de este y en muchos casos simplemente dependemos de la confianza que se
tenga entre el cliente y la empresa.
Una parte importante de las cuentas por cobrar es analizar los factores
socioeconómicos que entran en juego al momento de determinar si una persona es un
potencial candidato para ser deudor estos factores pueden ser subocupación,
inseguridad, recesión económica, ingresos de las familias etc., solo por mencionar
algunos, por eso la alza de la morosidad de pagos que hace posible las cuentas por
cobrar en las unidades educativas se debe en gran parte a las actividades económicas
que realizan los padres de familia de los alumnos.
Entonces dentro del ámbito escolar y educacional una cuenta por cobrar se origina
por una persona deudora o morosa el cual (Manes, 2013) lo define de la siguiente
manera, un padre de familia como deudor moroso de una escuela surge como resultado
del incumplimiento en el pago de los aranceles mensuales.
14
Administración de documentos y cuentas por cobrar.
El dinero es un recurso escaso y por el mismo hecho que es escaso no está al alcance
de todos es por eso que en la actualidad las empresas cual sea su giro de negocio deben
dar facilidades de pago en este caso el crédito o documentos vinculantes como un
pagare como ejemplo.
Una correcta administración de las cuentas y documentos por cobrar es averiguar la
ocupación de los padres de los alumnos esto quiere decir los ingresos que perciben mes
a mes, esto se hace debido a que las familias no perciben ingresos en fechas fijas del
mes o hay familias que tienen ingresos por trabajos autónomos o están bajo relación de
dependencia.
Según (Manes, 2013) la administración escolar debería establecer por lo menos 2
instancias de pago, la primera entre el 15 y 10 de cada mes y la segunda entre el 10 y 20
de cada mes, hay quienes piensan en una tercera instancia entre el 20 y 30 de cada mes.
Conociendo esto se puede establecer que las cuentas y documentos por cobrar son
parte del activo circulante y que estas son el origen de las ventas o créditos que la
unidad educativa realiza teniendo en cuenta lo siguiente:
Condiciones del crédito (el tiempo que se otorgara y descuento por pronto
pago.
Comprobantes de los pagos (tipo de documento que se use para la recuperación
del crédito)
Capacidad de pago (referencias bancarias).
Cuanto crédito se otorgará (dependiendo del resultado óptimo o no de las
referencias bancarias o nivel de ingresos).
Una vez concedido el crédito (seguimiento del crédito y estado de morosidad).
15
Políticas cuentas por cobrar.
En cuanto a las políticas de las cuentas por cobrar son variados los argumentos según
(Soyconta, 2017) la mala administración de las cuentas por cobrar en una empresa
puede provocar la falta de liquidez y por consiguiente que se tenga que acudir a
financiamiento externo asumiendo los costos que esto implica.
Quiere decir que si no se administra correctamente las cuentas por cobrar la unidad
educativa caerá en espiral hasta el cierre del mismo, por consiguiente, el tema de las
políticas hay que manejarlo desde el punto de vista del control. Según (Avila, 2017)
considera las políticas como criterios que posee la administración y que son la base
para el establecimiento del control, por consiguiente (Soyconta, 2017) define unos
puntos relevantes a tomar en cuenta los cuales son:
Efectuar revisión documental de las cuentas por cobrar.
Establecer políticas adecuadas al otorgamiento de crédito.
Llevar control de las cuentas incobrables ya canceladas.
Registrar y depurar las cuentas de pronto pago de los clientes.
Revisar periódicamente la antigüedad de los saldos.
Por consiguiente el autor (Avila, 2017) define a las políticas como una guía clara
hacia donde deben encaminarse todas las actividades de una misma clase, también es un
lineamiento que permite tomar decisiones con respecto a situaciones rutinarias.
Las políticas de las cuentas por cobrar en definitiva son lineamientos que cada
entidad establece y cuyo alcance es regular o normar los aspectos referentes al crédito
que se otorga; en este caso sería por el servicio educacional dado a los estudiantes de la
unidad educativa, donde la finalidad es garantizar el cobro de los créditos en las fechas
establecidas.
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El crédito,
Según (Vargas, 2014) el crédito es una operación financiera en la que se pone a
nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un
periodo de tiempo determinado.
También (partners, 2013) define al crédito de la siguiente manera, “es un medio por
el cual se intercambian bienes o servicios de una persona a otra con la promesa de
pronto pago o con respaldo de documento a plazo”, lo que nos quiere dar a entender que
el crédito es aquella operación donde se obtienen bienes o servicios durante un tiempo
establecido y acordado por ambas partes. En el caso del crédito aplicado a la unidad
educativa los padres de familia adquirentes del crédito y estando en morosidad por
servicios educativos, deben o comprometerse a realizar los pagos en un tiempo
determinado acordado entre la institución y el padre de familia.
Ventajas y desventajas del crédito
Los créditos educativos son una forma de ayuda financiera que permite a un
estudiante a realizar un gasto fuerte en su educación sin importar su condición
económica. Las unidades e instituciones educativas sirven de intermediario con los
bancos para que haya más seguridad al momento de otorgar el crédito, por otro lado
según (todosmisapuntes, 2017) nos dice “no se debe de confundir la beca con un crédito
ya que la beca es un reconocimiento de que un estudiante está haciendo muy bien su
trabajo y se le premia con un descuento en los pagos del servicio estudiantil a diferencia
de un crédito el cual es un préstamo de dinero que se debe devolver en cierta cantidad
de tiempo con un cierto porcentaje de interés. Las ventajas de tener un crédito están,
disponer de dinero para pagos de la educación incluyendo libros y materiales extra
solicitados, poder pagar a cómodas cuotas y no pagarlo todo en un solo pago, entre las
desventajas tenemos, si se llegase a faltar a clases el dinero igual se tendrá que pagar
17
dicho dinero sería algo que como no reembolsable, en el caso se haberte gastado el
dinero del préstamo y no alcances a pagar una mensualidad esta subirá debido al interés
que no estaban planificados al momento del crédito.
Análisis del crédito.
Historial del solicitante: aquí se da a conocer como usted administro el dinero antes,
si estuvo al día en sus pagos o, no hubo morosidad entre otras, este historial además
incluye créditos con tarjeta, deudas pendientes.
Garantía del solicitante: se refiere a documentos u otras cosas como bienes que
sirvan de garantía y que cubran el crédito.
Capacidad de pago del solicitante: se evalúa cuanto será la capacidad de pago
máxima tomando en cuenta sus ingresos, gastos fijos y deudas ya adquiridas.
Condición actual del solicitante: hace referencia del estado actual de su trabajo o
fuente de ingreso, situación familiar, profesión u otra situación, es decir el entorno socio
económico del solicitante del crédito.
Generalidades de la morosidad y cobranza.
En esta sección el listado de todos los clientes nos va a dar a conocer quien se está
con una cartera por vencer en la unidad educativa, en la cual detallara la información
que vamos a necesitar las cuales son: Nombre del cliente, factura, fecha de vencimiento
y valor el cual se va a dar las medidas respectivas para eludir la cartera vencida.
También se detalla las cuentas por cobrar que conserva una institución y su fecha de
vencimiento que ya se ha superado. La función será dar información de los clientes que
no han liquidado la deuda, así dar a conocer el tiempo establecido que se debe acercar
efectuar el pago y el tiempo de mora.
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La morosidad.
La morosidad se origina cuando el cliente falla en el pago puntual de una cuota,
generando así un problema de cobranza (InSight, 2015). Sin embargo, muchos
problemas en la cobranza podrían evitarse si las instituciones educativas se aseguraran
que los procesos previos al proceso de cobranza son conducidos correctamente, lo que
claramente está bajo el control de las instituciones educativas.
A continuación, se va a dar a conocer los errores que ocurren dentro de los
subprocesos antes de la cobranza.
Promoción: El producto no responde a las necesidades reales de los clientes;
falta una clara definición del cliente objetivo; el destino del crédito difiere del
destino pretendiendo con el producto, no se promociona la relación crediticia a
largo plazo sobre la base del pago oportuno de las cuotas de crédito; la falta
capacitación del asesor, etc. (InSight, 2015).
Evaluación: Fallas en la correcta aplicación de la metodología de crédito
como: El monto de crédito sobrepasa la capacidad del negocio o los clientes
presentan sobreendeudamientos; clientes tienen mala referencias o actitud
negativa hacia el pago puntual (InSight, 2015).
Aprobación: Decisiones son influenciadas por la presión de alcanzar metas; se
toman de manera subjetiva, basadas en la cobranza o experiencia del asesor de
crédito sin el debido análisis de crédito (InSight, 2015).
Desembolso: Ausencia de un análisis objetivo para el establecimiento de las
condiciones del crédito: monto a prestar o plazo, monto de la cuota, fecha más
oportuna para el pago de las cuotas de créditos; falta de motivación del cliente
para el pago oportuno debido a la carencia de educación y recordación al
cliente durante el desembolso (InSight, 2015).
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Gestión de Cobranza.
Es el conjunto de acciones coordinadas y aplicadas adecuada y oportunamente a los
clientes para lograr la recuperación de los créditos, de manera más rápida y eficiente
posible, manteniendo en el proceso la buena disposición de los clientes para futuras
negociaciones (InSight, 2015).
En este sentido la gestión de cobranza es un proceso bastante interactivo con los
clientes, que parte del análisis de la situación del cliente, un oportuno y frecuente
contacto con el cliente, ofreciendo en el proceso de negociación alternativas de solución
oportunas para cada caso y registrando las acciones ejecutadas para realizar un
seguimiento continuo y el control del cumplimiento de los acuerdos negociados
(InSight, 2015).
Políticas de cobranza.
Las políticas de cobro de la unidad educativa son los procedimientos que esta sigue
para cobrar sus cuentas una vez vencidas.
La efectividad de las políticas de cobro de la unidad educativa se puede evaluar
parcialmente examinando el nivel de estimación de las cuentas incobrables. Una
efectiva labor de cobranza está relacionado con una efectiva política de créditos por lo
que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación
(escolme, 2015).
Las políticas de cobranza deben basarse en su recuperación sin afectar la
permanencia de un cliente. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva
en su gestión de cobros.
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una unidad educativa están
determinados por su política de cobranza. Cuando en el inicio del periodo lectivo el
20
padre de familia matricula al estudiante, y se concede un plazo para su pago
mensualmente de un valor por 10 meses.
Existen tres tipos de políticas de cobranza que son las siguientes:
Política restrictiva: Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos
sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza
agresiva (escolme, 2015).
Políticas liberales: Como oposición a las políticas restrictivas, tienen a ser
generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan
enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de periodos para el pago de las cuentas (escolme, 2015).
Clasificaciones de morosidad.
a) Deudores de un mes: Un Buen administrador escolar conoce muy bien a
cada familia y sabe cómo cumplen, pero hoy es necesario recibir
información en el tiempo real de la entidad bancaria con la que se opera.
La institución educativa debería conocer previamente quienes están en
mora de pago del primer vencimiento. Entre el primer y el segundo
vencimiento, quienes han cancelado su deuda. Luego del segundo
vencimiento identificar a quienes han incurrido en una segunda mora de
pago y enviarles inmediatamente una primera carta realizando el reclamo
pertinente. La misma debe redactarse en un tono firme, recordando el
monto adecuado y llevando a la reflexión de que la institución educativa
se sostiene gracias al pago de las mensualidades (MANES, 2014).
b) Deudores de dos meses: Después de no haber recibido respuesta de los
deudores morosos de un mes y si estos incurrieran en mora en el
vencimiento del segundo mes, se debe enviar una carta en tono muy
21
firme exigiendo la inmediata regularización de las mensualidades más los
intereses calculados, detallando la deuda y apelando a argumentos
disuasivos para lograr su cancelación (MANES, 2014).
c) Deudores de tres o más meses: Si después de tres o más meses no hay
respuesta o si se reiteran las situaciones de morosidad en el pago en el
transcurso del año, la institución educativa debe enviar una carta
documento redactada por un asesor letrado especializado en escuelas,
que intime la inmediata regularización o pena de iniciar acciones legales
para el resarcimiento de la deuda (MANES, 2014).
Identificación Y Conceptualización De Los Términos Básicos De La Investigación
Acreedor: Toda persona física o moral que tiene derecho a exigir de otra una
prestación cualquiera.
Acuerdo de pago: Acuerdo mediante el cual la institución educativa puede
otorgar un plazo de un año al deudor para que este liquide la deuda contraída.
Adquisición: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o
propiedad de un bien o servicio o algún derecho real sobre estos.
Ampliación: Son aquellas que constituyen una inversión complementaria para
estrategias financieras empresariales.
Anticipo: Cobro por anticipado o desembolso producido antes de que un gasto
sea reconocido como efectuado.
Análisis de Riesgo: Calculo de la probabilidad de que los rendimientos reales
futuros estén por debajo de los rendimientos esperados, esta probabilidad se
mide por la desviación estándar o el coeficiente de variación de los
rendimientos esperados.
22
Caducidad: Extinción de un derecho, una facultad, una instancia o un recurso,
por haber transcurrido el tiempo dado para ejercitarlo.
Capital: Activos netos de una empresa, sociedad o figura semejante,
incluyendo la inversión original y toda las ganancias y beneficios sobre la
misma.
Descuento: Es la diferencia entre el valor actual y el nominal de un documento
por vencer. La operación de adquirir, antes del vencimiento, valores
generalmente endosables deduciendo un tanto por ciento.
Deuda: Cantidad de dinero o bienes que una persona, empresa debe a otra y
que constituyen obligaciones que se deben saldar en un plazo determinado.
Flujo de Efectivo: Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y
la disponibilidad de fondos a una fecha determinada.
Interés: Redito, tasa de utilidad o ganancia del capital que generalmente se
causa o se devenga sobre la base de un tanto por ciento del capital y en relación
al tiempo que este se disponga.
Liquidez: Característica que poseen los activos para ser convertidos de forma
inmediata en dinero en efectivo.
Motivación Financiera: Se refiere a la forma en que una organización utiliza
una estructura de compensación para motivar a los trabajadores a un alto
rendimiento.
Recuperar Cartera: Consiste en ofrecer la recaudación de una cuenta o deuda
que esta vencida.
Rentabilidad: Hace referencia al beneficio, lucro, utilidad o ganancia que se
ha obtenido de un recurso o dinero invertido.
23
Riesgo: Posibilidad de ocurrencia que tiene un evento para traducirse en
pérdidas monetarias para una empresa, inversionista o una persona en
particular, debido a la incertidumbre que pudiera manifestarse en los mercados
financieros y la influencia de factores externos.
Operacionalización De Las Variables
TABLA 1
Operacionalidad de las variables
Variable independiente Variable dependiente
Propuesta de creación de un departamento
de crédito y cobranza
Disminución de la cartera vencida
de la Unidad Educativa Antártica.
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Categorización De Las Variables Operacionalizadas
TABLA 2
Categorización de las variables operacionalizadas
VARIABLES DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
DIMENSIÓN INDICADOR TÉCNICAS INSTRUMENTOS
Independiente:
Propuesta de creación
de un departamento
de crédito y cobranza
Esquematización de
nuevos procesos,
políticas de control,
asignación de
responsabilidades e
indicadores de
gestión.
Aplicación de
controles y procesos.
Mejora de procesos
Asignación de
responsabilidades
Niveles de riesgo de
crédito:
Alto: mayor al 15%
Medio: entre 5% y
5%
Bajo: inferior a 5%
Observación de
reportes estadístico
Encuesta y entrevistas
Fichas de reportes
de estadísticas
Cuestionarios de
preguntas abiertas y
cerradas
Dependiente:
Disminución de la
cartera vencida de la
Unidad Educativa
Antártica.
A través de los
controles aplicados,
se espera bajar el
nivel de morosidad de
los padres de familia.
Mientras menor sea
la morosidad mayor
liquidez tendrá la
unidad educativa.
Nivel de morosidad
Índice de liquidez
Índice de rentabilidad
Alto: mayor al 15%
Medio: entre 5% y
5%
Bajo: inferior a 5%
Alto: mayor al 1.5%
Medio: entre 1% y
1.5%
Bajo: inferior a 1%
Alto: mayor al 20%
Medio: entre 10% y
20%
Bajo: inferior a 10%
Encuestas y
entrevistas
Observación de
estados financieros
Cuestionario de
preguntas abiertas y
cerradas
Estados de pérdida
y ganancias y
balance estado de
situación.
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CAPÍTULO 3
Diagnóstico De La Situación Actual
Situación actual de la Unidad Educativa Antártica
La Unidad Educativa Antártica inicio sus actividades en el año 1980 como Jardín de
Infantes “Mi Casita” surgió de la falta de establecimientos educativos en la parroquia
pascuales, luego en el año 1985 amplio su estructura así creando la Escuela Particular
Antártica donde solo ofrecía sus servicios de educación hasta el 7año.
En el año 1998 amplio más el local así se creó el Colegio donde se ofrece sus
servicios de educación hasta el 3er bachillerato. Donde se obtuvo buenos ingresos hasta
el 2011 cuando se aprobó la Ley Orgánica de Educación Intercultural donde se
prohibieron la suspensión del servicio de educación a los estudiantes por falta de pagos,
ahora se comienza a sentir la falta de recursos por que ahora los padres de familia no
pagan las pensiones, donde el porcentaje de mora en ese año era del 8% ahora en el
2017 el porcentaje aumento a un 50%, y va en aumento.
Este efecto de morosidad afecta al pago de las obligaciones y sueldo del personal de
la Unidad Educativa.
Procedimientos actuales de la Unidad Educativa Antártica.
procedimiento de matriculación
Los ingresos de la Unidad Educativa Antártica varían de acuerdo al número de
matrículas que se generen al año.
Para realizar una matrícula hay que tener en cuenta algunos detalles los cuales son:
En la región costa el proceso de matriculación comienza desde el mes de abril
Ver que el estudiante tenga todos los documentos correspondientes para
matricularse
26
Si proviene de otra Unidad Educativa el estudiante tiene que tener todos los
papeles a la mano en tal caso que no los tenga se da por anulada la matricula.
Si Contiene algún tipo de sanción o algún fichaje en la carpeta del estudiante
también se da por negada la matricula.
Si la persona no está al día en los pagos de las pensiones se da por anulada
hasta que, todo este cancelado.
Análisis actual de clientes
La Unidad Educativa Antártica consta de una gran cantidad de clientes que varían
desde que ingresan al estudiante desde inicial hasta culminar su carrera estudiantil, la
mayoría se acogen a la institución por el nivel de enseñanza cultura e intelectual,
también observan algunos factores tales como la seguridad el trato y la higiene de la
institución educativa.
A continuación, se presenta diferentes tipos de clientes que hay en la Unidad
Educativa:
Cliente Frecuente: Este cliente se caracteriza más por los años de servicios
que ha adquirido de la Institución.
Clientes Indiferentes: Este tipo de cliente tienen una actitud neutra hacia el
servicio que se le ofrece.
Clientes Ocasionales: Son clientes que solo Adquieren el servicio por un
tiempo determinado sus causas son: No alcanzaron cupo en otra institución
fiscal o privada, Cambio de residencia y no disponen del dinero suficiente para
pagar.
Análisis de la cartera de la Unidad Educativa Antártica
Con los datos recolectados del departamento administrativo en la institución hemos
sacado análisis de cuenta por cobrar que se han incrementado estos últimos 5 años.
27
A continuación, detallaremos en el siguiente cuadro.
TABLA 3:
Análisis de los últimos 5 años
Año Cuenta por Cobrar Cartera Vencida % Vencido
2011 $ 5.758,89 $ 460,71 8%
2012 $ 7.985,40 $ 1.197.81 15%
2013 $ 9.582,48 $ 2.395,65 22%
2014 $ 11.498,98 $ 3.449,69 30%
2015 $ 12.073,93 $ 4.829,57 40%
2016 $13.281,32 $ 7304,77 55%
Promedio $ 10.030,17 $ 3.688,08
NOTA 1: En lo que corresponde al año 2011 observamos que tenemos un 8% de cartera
vencida, en el año 2012 constamos de un 15% de cartera vencida, en el año 2013 hay un
22% de cartera vencida, en el año 2014 el porcentaje sigue en aumento en cual es del
30%, en el año 2015 Aumento el porcentaje de la cartera vencida en 40% siendo mayor
a las demás, y en el año 2016 el porcentaje fue aún más elevado el cual es del 55% de la
cartera vencida
Interpretación de los resultados, diagnostico.
Resultados de la encuesta.
La encuesta se la realizo a todo el departamento encargado de la Administración de
la Unidad Educativa Antártica los cuales son el rector, vicerrector, y colecturía la cual
comprende un total de 6 personas. Las interrogantes planteadas en la siguiente encuesta
tienen como objetivo conocer la realidad del departamento de administración y su
gestión al momento de realizar los cobros, así como es su gestión al momento de cobrar
a los deudores, si existen políticas de cobranzas o proceso que se deben tomar al
momento de cobrar a un padre de familia deudor. Si existen tipos de sanciones o ayuda
al mismo para que salga de la situación en la que se encuentra con la Unidad Educativa.
28
Encuesta
1. ¿La Unidad Educativa realiza un estudio previo a los padres de familia sobre
su situación financiera?
TABLA 4
Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 0 0%
no 4 100%
Total 4 100%
Nota 2: Tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa.
Figura 1 Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia
A través de esta pregunta se puede dar a conocer las falencias del departamento
administrativo y se confirma que no se realiza un estudio previo que permita dar una
visión más detallada y a futuro del padre de familia y si sería un candidato para entrar
en morosidad. Y al mismo tiempo saber si es posible en un futuro al otorgarle un
crédito, como este respondería ante dicha responsabilidad adquirida.se recomienda
implementar o mejorar si es que ya existen políticas sobre el estado financiero de los
padres de familia ya que la Unidad Educativa subsiste gracias a las pensiones y otros
valores ligados al servicio educativo.
si0%
no 100%
29
2. ¿Los padres de familia al estar atrasados en sus pagos tratan de buscar una
solución a su problema con la unidad Educativa?
TABLA 5
Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 1 25%
no 3 75%
Total 4 100%
Nota 3: Tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa.
FIGURA 2 Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas.
Esta pregunta se la plantea para conocer cuanta predisposición tienen los padres de
familia ante una deuda con la Unidad Educativa. Según la administración de la Unidad
Educativa Antártica 1 de cada 4 padres de familia que se encuentran en mora acuden a
la administración a realizar un plan de pagos o prorrateo de la deuda contraída por
diversos motivos, a su vez a que nos ayuda a saber quién son aptos en un futuro para un
crédito estudiantil, o algún incentivo por estar al día en sus valores a cancelar. Y al
mismo tiempo tomar medidas oportunas con las personas deudoras.
25%
75%
si no
30
3. ¿Existen problemas al realizar los cobros de las pensiones atrasadas?
TABLA 6
Problema al momento exigir el cobro.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 6 100%
no 0 0%
Total 6 100%
Nota 4: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 3 Problema al momento exigir el cobro
Todos los encuestados afirman tener problemas al momento de realizar el cobro de
pensiones lo que quiere decir que no existe políticas de crédito y cobranzas, ya que
están a la voluntad que el padre de familia se acerque a cancelar, dado que no se le hace
un seguimiento continuo de esta deuda, por la cantidad de padres que familia que están
en este mismo estado de morosidad y además incluirle que la mayoría o casi nadie está
capacitado en cobranzas.
si100%
no0%
31
4. ¿Existen procedimientos o políticas que ayuden a la cobranza?
TABLA 7
Existencia de procedimientos o políticas de cobranza
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 0 0%
no 6 100%
Total 6 100%
Nota 5: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 4: Existencia de procedimientos o políticas de cobranza
Esta pregunta fue clave dentro del departamento administrativo de la unidad
educativa Antártica, ya que con ella nos damos cuenta que realmente no se cuenta con
políticas o procesos para la recuperación de dichos valores adeudados por los padres de
familia, lo que es muy importante ya que si existiera dichos procesos el padre de familia
deudor podría conocer de antemano la fecha del vencimiento así mismo se le notificaría
si está en mora y si la mora persiste con cuantos días o meses está en mora.
si0%
no100%
32
5. ¿la Unidad Educativa que acciones a tomado para la gestión de la cobranza?
TABLA 8:
Acciones para la gestión de cobranza.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
notificación por llamada 0 0%
notificación por visitas 0 0%
notificación escrita 6 100%
ninguna 0 0%
Total 6 100%
Nota 6: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 5: Acciones para la gestión de cobranza.
Dentro del departamento administrativo los encuestados respondieron que la única
medida que se toman es el envío de citaciones al padre de familia atreves del alumno y
acotaron que es importante que ellos estén capacitados y que exista un manual, política
que detalle el paso a paso del cobro de valores adeudados, además confirmaron que si
estarían dispuestos a llamar a los deudores para darle seguimiento a la deuda, esto abre
la predisposición por parte del área administrativa de implementar un departamento
netamente de cobranzas. Donde la función principal es la recuperación de la deuda.
notificacion por llamada
0%
notificacion por visitas
0%
notificacion escrita 100%
ninguna 0%
33
6. ¿se toma algún tipo de sanción en contra del padre de familia deudor?
TABLA 9:
Sanción padre de familia deudor
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 0 0%
no 6 100%
Total 6 100%
Nota 7: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 6: Sanción padre de familia deudor
No sé a podido tomar ningún tipo de sanción a las personas deudoras por el motivo
que están estipulados en el Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Intercultural;
LOEI, la cual en su Art. 140 prohíbe la cohesión hacia el estudiante en servicios
educativos, así como la calidad del mismo e incluso prohíbe sanciones por valores
adeudados con la Unidad educativa. Es por esto que muchos padres de familia se
amparan sobre esta ley para no ponerse al día en sus valores adeudados, los cuales
afectan a la unidad Educativa la cual de pende de estos para poder mejorar sus servicios
y demás.
si0%
no100%
34
7. ¿qué calificación le daría a la gestión de cobranza de la Unidad Educativa?
Tabla 10:
Calificación a la gestión de cobranzas.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Excelente 0 0
Buena 1 17%
Mala 5 83%
Total 6 100%
Nota 8: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 7: Calificación a la gestión de cobranzas.
En esta interrogante la mayoría de los encuestados respondió que es mala debido a
que hay mucho morosos y se puede evidenciar por la falta de arreglos que necesita
hacerse en la Unidad Educativa tanto en infraestructura como docencia o servicios
complementarios. El 83% respondió que es mala la gestión los cuales comprenden la
administración de la unidad educativa.
0%
17%
83%
Excelente
Buena
Mala
35
8. ¿alguna vez ha sido capacitado en cobranzas o recuperación de cartera
vencida?
Tabla 11:
Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 0 0%
no 6 100%
Total 6 100%
Nota 9: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 8: Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida.
Este tipo de interrogante pretende conocer si alguien de los que trabajan en la
administración ha tenido una correcta preparación para la gestión de cobranzas. En el
grupo de encuestados nadie ha tenido capacitación previa en cobranzas por lo que las
políticas o pasos para un correcto cobro muy necesarias, y al mismo tiempo de cursos
que ayuden al personal saber desenvolverse y de cómo negociar donde debe primar la
persuasión y cordialidad. La preparación del personal es primordial para ser
competitivos y traerá beneficios para la Unidad Educativa.
si0%
no100%
36
9. ¿usted se cree realmente apto para realizar la gestión de cobranza?
Tabla 12:
Aptitud frente a la gestión de cobranza.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 0 0
no 6 100
Total 6 100
Nota 9: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 9: Aptitud frente a la gestión de cobranza.
La presente interrogante nos nuestra que tan preparado se siente el personal
administrativo en la gestión de cobro, nos podemos dar cuenta que el 100% de los
encuestados no se siente tan capacitado en realizar la gestión de cobranza, por lo que se
sugiere o se recomienda que la Unidad Educativa antes de implementar la gestión de
cobranzas capacite todo su personal y establezca políticas y un manual de
procedimientos los cuales servirán de guía para los empleados sepan que acciones
tomar.
si0%
no100%
37
10. ¿cree que la implementación de un departamento de cobranzas sea la
solución para la creciente morosidad de los padres de familia?
Tabla 13:
Aptitud frente a la gestión de cobranza.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
si 6 100%
no 0 0
Total 6 100%
Nota 10: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa
FIGURA 10: Aceptación sobre el departamento de cobranzas.
Con esta interrogante se da a conocer la aceptación de nuestra propuesta de la
creación de un departamento netamente de cobranzas que se encargue de darle
seguimiento a los deudores de la Unidad Educativa, el cual además vendrá de la mano
con política y procedimiento y acciones a tomar en caso de los deudores sin afectar los
servicios educativos de los estudiantes.
si
no
38
Resultado de la entrevista.
1. ¿cuál es la situación actual de la cartera vencida de la Unidad Educativa
Antártica?
Las autoridades de la Unidad educativa mencionaron que desde el 2011 por la
implementación de la LOEI con su art. 140, la cual los cohesiona en tomar medidas en
contra de los deudores, la cartera vencida ha aumentado progresivamente cada año hasta
un 50% en el presente año. La situación en un futuro es incierta si esta situación sigue
así, terminaron acotando que varias unidades educativas que tenían pocos años de
creadas por el sector ya cerraron sus puertas.
2. ¿Qué factores a parte de los ya antes mencionados han incidido el incremento
de la cartera vencida?
Los entrevistados afirman que existen factores como la falta de empleo, poco ingreso
económico en el núcleo familiar, informalidad en los trabajos de los padres de familia,
problemas familiares (rupturas o divorcios) e inclusive existen padres de familia que le
dan poca importancia a la educación de su representado, así como a sus deudas con la
Unidad Educativa.
3. ¿Cómo se ha visto afectado la Unidad Educativa por la falta que liquidez que
representa toda la cartera vencida?
Según los directivos aseguran que esto se evidencia en los balances mensuales de la
unidad educativa donde es alto los valores por cobrar e inclusive se ve reflejado en el
atraso de los pagos a profesores y demás personas que laboran en la Unidad Educativa,
ni que hablar de pro mejoras en ámbito de servicios educativos o de infraestructura, esto
da hincapié a que las políticas de cobranzas deben mejorar lo antes posible.
4. ¿cuáles son los problemas más recurrentes cuando se gestiona la cobranza?
39
Los entrevistados aseguran que lo más problemático es cuando el padre de familia se
le ha llamado muchas veces para llegar a un acuerdo económico, pero este es indiferente
al mismo, y hay que estar a la voluntad del mismo, aunque no son todos, pero existen
varios, y precisamente estos son los que deben más meses de pensiones que otros. Esto
nos permite apreciar que dentro de las políticas debe de existir una estratificación de
deudores o morosos y establecer un plan acorde a su situación.
5. ¿existe algún tipo de convenio de pago para los deudores?
Los entrevistados respondieron que si existe la posibilidad de realizar tipo de
convenio siempre y cuando el padre de familia tenga la predisposición de cancelar de la
deuda, pero muchas veces no se acercan a administración para tratar de resolver el
problema y solo esperan a que llegue a cancelar los valores, esto evidencia que la que
sería factible que la Unidad Educativa proponga mecanismos que faciliten el cobro, un
centro de mediación o documentos que comprometan al padre de familia a cancelar la
deuda.
6. ¿de implementarse el departamento de cobranzas estaría usted capacitado
para realizar esa tarea?
Los entrevistados respondieron que no se sentirían capacitados debido a que nunca
han tomado cursos o charlas o seminarios de cómo tratar de recuperar la deuda o la
cartera vencida, es necesario que antes de todo el personal que vaya a estar laborando en
el departamento de cobranzas esté capacitado ante todo escenario y sea medido su labor
tanto eficiencia como eficacia.
7. ¿considera que la Unidad Educativa cuenta con herramientas para realizar la
gestión de cobranza?
Los entrevistados respondieron que no tienen las herramientas necesarias debido a
que no cuentan con personal que dé seguimiento a la deuda además de información
40
veraz sobre los padres de familia así como documentos vinculantes que ayuden al cobro
de la deuda. Además de no contar con políticas muy necesarias para las acciones de
gestión de cobranzas.
8. ¿Qué acciones serian afirmativas en el aspecto de la gestión de cobranzas?
Los entrevistados afirman que sería importante que al momento de ejecutar el cobro
este presente la máxima autoridad de la Unidad educativa con el propósito de dar más
formalidad al proceso y seria como más seriedad al para el padre de familia y así este
comprometa a cancelar la deuda.
Resultado de la encuesta
La encuesta se realizó en la Unidad Educativa Antártica a los padres de familia con
el motivo de conocer cuáles son las razones por las cuales ellos no pueden cancelar a
tiempo las pensiones de sus hijos.
MUESTRA ESTADISTICA
N= 548
p= 0.5
q= 0.5
z=0.95
e= 0.05
𝒏 =𝒛𝟐∗ 𝒑∗𝒒∗𝑵
𝒆𝟐(𝑵−𝟏)+ 𝒛𝟐∗𝒑∗ 𝒒
𝒏 =𝟎.𝟗𝟓𝟐∗ 𝟎.𝟓∗𝟎.𝟓∗𝟓𝟒𝟖
𝟎.𝟎𝟓𝟐(𝟓𝟒𝟖−𝟏)+ 𝟎.𝟗𝟓𝟐∗𝟎.𝟓∗ 𝟎.𝟓
𝒏 =𝟏𝟐𝟑.𝟔𝟒
𝟏.𝟓𝟗 𝒏 = 𝟕𝟖
Según la fórmula de la muestra dio como resultado entrevistar a 78 padres de familia
de las cuales se van a tomar en cuenta para la estimación de los resultados.
41
Encuesta
1) ¿Cuántos niños tiene matriculados en la Unidad Educativa?
TABLA 14
HIJOS DE LOS PADRES DE FAMILIA
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 44 56%
2 23 29%
3 7 9%
4 4 5%
5 0 0%
Total 78 100%
Nota 11: Tabulación de encuestas a la cantidad de hijos de los padres de familia
FIGURA 11: Cantidad de hijos de padres de familia
Como podemos observar la mayoría de los padres de familia solo tienen un hijo
matriculado en la Unidad Educativa.
56%
29%
9% 5% 0%0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 2 3 4 5
42
2) ¿Califique su situación económica del 1 al 5 donde 1 es muy bueno y 5 es
muy mala?
TABLA 15
SITUACIÓN ECONÓMICA DE LOS PADRES DE FAMILIA
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 0 0%
2 7 9%
3 19 24%
4 39 50%
5 13 17%
Total 78 100%
Nota 12: Tabulación de encuestas de la situación económica de los padres de familia
FIGURA 12: Situación económica de los padres de familia
Como podemos observar la mayor parte de los padres de familias, su situación
económica es mala, por ese motivo puede ser la causa de la impuntualidad en los pagos.
0%9%
24%
50%
17%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 2 3 4 5
43
3) ¿Cuál es la razón por la cual no cancela las mensualidades a tiempo?
TABLA 16
CANTIDAD DE HIJOS DE PADRES DE FAMILIA
Respuesta Frecuencia Porcentaje
¿No se acuerda de pagar? 10 13%
¿No dispone de tiempo para acercarse a
pagar?
7 9%
¿Se gasta el dinero en otras cosas? 8 10%
¿No le pagan a tiempo sueldo o salario? 58 74%
¿Sufrió una calamidad domestica? 5 6%
Total 78 100%
Nota 13: Tabulación de encuestas a la cantidad de hijos de los padres de familia
FIGURA 13: Cantidad de hijos de padres de familia
Como podemos observar la razón por la cual los padres de familia no pagan a tiempo
las pensiones son porque no les pagan a tiempo el sueldo o salario.
Conclusiones finales dentro de la investigación de campo
Las personas entrevistas respondieron de la siguiente manera:
13% 9% 10%
74%
6%0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
¿No se acuerdade pagar?
¿No dispone detiempo paraacercarse a
pagar?
¿Se gasta eldinero en otras
cosas?
¿No le pagan atiempo sueldo
o salario?
¿Sufrió unacalamidad
domestica?
44
La unidad Educativa tiene un problema creciente de morosidad la cual se agrava más
aun por la falta de políticas de cobranzas o de acciones en contra de los morosos, y a su
vez coarta las acciones de la unidad Educativa en contra d ellos padres de familia por la
LOEI art. 140.
Por otro lado, las personas que laboran en la administración no tienen preparación en
gestión de cobranza, pero tienen la predisposición de prepararse si el caso lo requiera y
así contribuir con la institución y ayudar a recuperar las deudas que en este presente año
alcanza el 50% y donde casi a todos los padres de familia deben al menos una pensión.
Los valores adeudados son muy necesarios para el desarrollo de la institución y ofrecer
servicios educativos de calidad, así como servicios complementarios educativos,
adquisición de nuevo mobiliario, materiales didácticos etc.
Finalmente, bajo lo antes mencionado se debe mejorar con anticipación la gestión de
la administración de la unidad educativa en cuanto a cobros e implementar un
departamento de cobranzas donde se le dé seguimiento a los morosos, y cobrar las
dudas que estos tienen siempre y cuando estén dentro del marco de la ley y los alcances
que esta otorgue, al mismo tiempo dando una buena imagen y siguiendo protocolos de
moralidad.
Para un mayor entendimiento de la problemática que afecta la unidad educativa se
procedió a encuestar a los padres de familia debido a que ellos son de donde provienen
la mayor parte de los recursos.
Esta encuesta está basada en 3 preguntas claves para entender su situación actual.
Dentro de la primera pregunta se define cuantos hijos tiene actualmente en la unidad
educativa y nos damos cuenta que el 56% que es la mayoría solo tiene un hijo mientras
que el 29% tiene 2 hijos.
45
se puede establecer que la tendencia es entre 1 y 2 hijos, el restante 9% y 5% tiene
entre 3 y 4 hijos respectivamente, la segunda pregunta da a conocer que la situación
económica de los padres de familia es mala con el 50% y regular con el 19% , permite
darnos cuenta que su situación para afrontar cualquier clase de obligación es mala y más
aún si este padre de familia tiene dos o más hijos, por lo tanto esta pregunta da la
respectiva dirección para tomar correctivos en la propuesta a plantear.
Finalmente, en la última pregunta la cual da las razones por las cuales no se ponen al
dia en sus pagos, se puede observar que la gran mayoría que trabaja bajo relación de
dependencia no reciben oportunamente sus sueldos en sus trabajos por ende esto es una
cadena que afecta a todos sus eslabones dentro de los cuales afecta a la unidad educativa
en la recaudación de sus valores necesarios para su funcionamiento. También nos
podemos dar cuenta que la segunda razón es por olvido o dejadez al momento de
efectuar sus obligaciones, la medida correctiva será de gran ayuda en la propuesta de
solución.
46
CAPÍTULO 4
Propuesta De Solución Al Problema
La propuesta del caso es crear un departamento de crédito y cobranza en la Unidad
Educativa Antártica la cual será de gran ayuda para el problema que presentan en estos
últimos 5 años desde que se implementó la Ley Orgánica de Educación intercultural la
cual afecto a varios planteles educativo particulares en el país.
Se pretende elaborar una propuesta para el diseño de políticas y procedimientos
aplicables en la asignación de créditos y gestión de cartera, para lo cual se efectuará un
diagnostico identificando las principales debilidades relacionadas con la misma, además
de estudiar las necesidades del cliente al momento de la negociación.
La alta dirección de la empresa debe trabajar en el mejoramiento continuo en sus
procesos para lo cual debe comprometer a todo el personal involucrado en el mismo con
el fin de implementar estrategias de corto, mediano y largo plazo.
Una de las estrategias consiste en diseñar unas políticas que garanticen una correcta
asignación de cupo de crédito y plazo de pago de los clientes, además de una eficiente
gestión de la cartera a través de la aplicación de unos procedimientos elaborados sin
perder de vista los planes, objetivos y metas que tiene establecidas la organización.
Cada año el incremento de cartera vencida va incrementando más al punto de que no
se pueda seguir pagando sueldo al personal que labora y suspensión de servicios
definitivamente.
Con la creación de este departamento de crédito y cobranza se tiene previsto
disminuir el porcentaje de carteras vencidas y las situaciones que el Departamento de
crédito y cobranza debe tener por escrito e informar.
47
Aplicación Y Características De La Propuesta
Recursos Financieros
Análisis financiero
El análisis financiero tiene como propósito evaluar el potencial económico de la
creación del departamento de crédito y cobranzas en la unidad educativa, además
analizar los diferentes escenarios económicos del proyecto y su rentabilidad.
Inversión inicial
La inversión inicial efectuada antes de la puesta en marcha del proyecto puede
agruparse en tres tipos: inversión fija, inversión diferida y capital de trabajo.
Tabla 17:
Inversión fija y diferida
Nota 14: El capital de trabajo que se va a necesitar es de 10.000,00$ y una inversión de
$ 10.504,66
Presupuesto De Gastos Administrativos
Están compuestos por los egresos ocasionados por sueldos, y servicios básicos entre
los principales.
Tabla 18: Gastos administrativos
Descripción US$ %
Sueldos $ 22.251,36 93.83 %
Servicios Básicos $ 1464.00 6.17 %
Total $ 23.715,36 100 %
Nota 15: El mayor gasto que se va a tener es por sueldos, teniendo un 93,83% del total.
Inversión US $ Porcentaje
Inversión Fija 7.752.21 73.80%
Inversión Diferida 2.752,45 26.20%
Total de inversión 10.504,66 100%
48
Tabla 19:
Sueldo y beneficios de personal para el departamento de cobranza
Nota 16: Como estamos observando en este cuadro los sueldos mensuales con
los beneficios correspondientes del personal que se va a requerir para integrarla a la
institución.
Tabla 20:
Detalle De Servicios Básicos.
DETALLE TOTAL
MENSUAL
TOTAL ANUAL
AGUA $ 9,00 $ 108,00
LUZ $ 16,00 $ 192,00
TELEFONO
CONVENCIONAL
$ 15,00 $ 180,00
CELULAR $ 60,00 $ 720,00
INTERNET $ 22,00 $ 264,00
TOTAL $ 122,00 $ 1.464,00
Nota 17: En este cuadro se refleja los detalles de los servicios básicos que se van
a utilizar en el departamento de cobranza que se reflejan los valores mensuales.
INGRESO
S
IESS
11.25%TOTAL
SUELDO 13º 14º VAC. F/R
JEFE DE
CREDITO Y
COBRANZA
$ 800.00 $ 75.60 $ 724.40 $ 66.67 $ 29.50 $33.33 $ 66.67 $196.17 $ 97.20 $ 97.20 $ 1.093.37
OFICIAL DE
COBRANZA$ 550.00 $ 51.98 $ 498.03 $ 45.83 $ 29.50 $ 22.92 $ 45.83 $ 144.08 $ 66.53 $ 66.83 $ 760.91
COSTO
INDV.NOMBRE
IESS
9.45%
VALOR
MENSUAL
BENEFICIOS SOCIALESTOTAL
49
Gasto Operativos
Tabla 21:
Detalle de muebles y equipo de oficina de dicho departamento de cobranza.
Nota 18: Como nos refleja en este cuadro obtenemos los implementos de lo que se va a
usar en el departamento de cobranza. Estos son todos los elementos o materiales que se
utilizan para este departamento.
Tabla 22:
Detalles de suministro de oficina
Nota 19: Esto es el presupuesto de los suministros que se necesitan en el departamento
de cobranzas estas son las cantidades, precios y tiempo en que se vaya a utilizar estos
suministros tanto mensual como anual.
RESMA DE PAPEL
BONDUNIDAD 4 5 20 MENSUAL 20 240
AGENDAS UNIDAD 3 4,5 13,5 ANUAL 1,13 13,5
TINTA PARA
IMPRESORASJUEGO 3 25 75 TRIMESTRAL 25 300
SOBRES CON
LOGOTIPOSDOCENA 4 2,5 10 MENSUAL 10 120
ESFEROS,GRAPAS,
CLIPSJUEGO 4 4 16 TRIMESTRAL 5,33 64
PAPEL TRIQUELADO
DOBLEUNIDAD 3 15 45 TRIMESTRAL 15 180
TOTAL 21 56 179,5 76,46 917,5
DETALLEUNID.
MEDIDACANT. PRECIO TOTAL
FRECUENCI
A
TOTAL
MENSUAL
TOTAL
ANUAL
EQUIPO DE
COMPUTACION 2 650 1.300,00 3 años 33% 54,161 649,94
ESCRITORIOS
ERGONOMICOS2 160 320 10 años 10% 13,332 159,98
SILLAS
ERGONOMICAS2 60 120 10 años 10% 5 59,99
ARCHIVADORES 2 70 140 10 años 10% 5,833 69,99
TELEFONO -
EXTENCION FIJA2 30 60 10 años 10% 2,5 30
SOFTWARE
CONTABLE1 900 900 3 años 33% 74,993 899,91
TOTAL 11 1.870,00 2.840,00 1,07 155,82 1.869,81
DEP.
MENSUAL
DEP.
ANUAL
DETALLES DE
MUEBLES Y
EQUIPO DE
OFICINA
Nº PRECIO TOTALVIDA
UTIL
% DE
DEP.
50
Presupuestos de ingresos
Tabla 23:
Presupuesto de ingresos
Nota 20: Se estimará un mejor rendimiento de ingresos en el año, con la recuperación de
la cartera vencida se podrá obtener cada mes un mejor rendimiento en los cobros de las
pensiones que se paga cada mes.
Presupuesto de implementación del departamento de cobranza
Tabla 24:
Presupuesto de implementación del departamento de cobranza
DETALLE
VALOR
MENSUAL VALOR ANUAL
SUELDO DEL
PERSONAL (DPTO.
COBRANZA $ 1.854,28 $ 22.251,30
EQUIPO DE COMPUTO $ 1.300,00
EQUIPO DE OFICINA $ 200,00
MUEBES DE OFICINA $ 440,00
SUMINISTRO DE
OFICINA $ 76,46 $ 917,50
SERVICIOS BASICOS $ 122,00 $ 1.464,00
CAPACITACION AL
PERSONAL $ 600,00
ADECUACION DE
INSTALACIONES DEL
DPT $ 175,00
TOTAL $ 2.052,73 $ 27.347,80
Nota 21: A continuación, se presenta una proyección del presupuesto mensual y anual
estimado para el desarrollo de las actividades del departamento de cobranza.
Indicadores de gestión de proceso de cobranzas
Recuperación de cartera de crédito
= Total recuperado
Total cartera
% recuperación
de la cartera de crédito
Venta al
contado
(9.20%)
Inicial 36$ 10 75 $ 27.000,00 $ 24.516,00 $ 2.484,00
Primaria 36$ 10 255 $ 91.800,00 $ 83.354,40 $ 8.445,60
Secundaria 38$ 10 170 $ 64.600,00 $ 58.656,80 $ 5.943,20
500 $ 183.400,00 $ 166.527,20 $ 16.872.80TOTAL
Nivel EscolarValor Por
Estudiante
Meses
De Pago
Total De
Estudiantes
Total De
Ingreso
Venta a
crédito (90.80
% )
51
= $ 59.949,79
74.937,24
= 80%
Morosidad de la Cartera
= Total de cartera vencida
Total de cartera
= Total de cartera vencida
Total de cartera
=20%
Interpretación: Del total de créditos otorgados se ha recuperado el 80% mientras
que el 20% se encuentra en mora.
Recursos Humanos
Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social, son un factor
primordial en la marcha de una empresa, institución u organización, de ellos depende el
manejo y funcionamiento de los demás recursos.
En la institución con el personal ya obtenido es escaso para poder mover a un
personal para cuyo departamento de cobranza, así que se dio a requerir en contratar e
incorporar personal a la institución para el departamento de cobranza.
Las personas que tendrán acceso al sistema son:
Usuarios finales, como jefe de cobranza, asistente de cobranza, secretaria y
recaudador, este último con los permisos necesarios para el manejo del sistema
en los dispositivos móvil.
% recuperación
de la cartera de crédito
% recuperación
de la cartera de crédito
% Morosidad de
la Cartera
% Morosidad
de la Cartera
% Morosidad
de la Cartera
52
Administrar con intelecto y capacidad para el correcto manejo de la base de datos
y manejo de la aplicación en la parte base.
Programador con conocimientos de las herramientas del programa.
Departamento de crédito y cobranza
El personal del departamento de cobranza tiene que reportar a la gerencia de
finanzas y de ahí le reportan al departamento de contabilidad.
Son los responsables de mantener a nuestros clientes o deudores diversos
donde exista un plazo corto o mediano para un rápido funcionamiento de la
institución, reportando a tiempo la contabilidad de esto para pasarlo al
departamento contable para que se encarguen de emitir nota de dicha cobranza.
Reducir el índice de cartera vencida, generando la pronta recuperación del
capital.
Optimizar y aumentar la capacidad de atención a nuevos clientes.
Mantener una correcta información crediticia, permitirá evaluar de forma
óptima el perfil del cliente, con la finalidad de reducir riesgos futuros de
comportamiento crediticio del deudor.
Adecuar instalaciones y proveer de equipo, material y suministro necesario,
incrementara la satisfacción del personal y el buen desarrollo de actividades.
Personal que ejecuta el proceso de crédito y cobranza
En la unidad educativa Antártica los créditos serán controlados y manejados en su
totalidad por un jefe de crédito el cual estará a cargo del departamento, adicionalmente
en el proceso intervienen contabilidad, colecturía y Rectorado, cuyas funciones serán las
siguientes:
53
Jefe de cobranza
Recibir y verificar todos los documentos de respaldo de un crédito como son:
rol de pagos, cédulas de identidad, papeletas de votación, firmas de pagarés y
autorizaciones.
Registrar el trámite en el sistema de crédito y comprobar la veracidad de la
información entregada por el socio en su solicitud.
Registrar el trámite en el sistema de crédito y emitir la correspondiente tabla de
amortización.
Generar en el sistema contable, 3 copias de los documentos contables: Diario
Prestaciones, Comprobante de Egreso Prestaciones además del cheque
respectivo y firmar en “Elaborado por”.
Entregar al Contador la documentación contable generada, para su revisión y
firmas.
Infraestructura
Aquí nos vamos a referir al ambiente físico necesario para la elaboración del sistema,
ya que es uno de los factores fundamentales para el desarrollo del mismo, para poner en
producción la aplicación como son:
Sala de computación acondicionada con todas las comodidades del caso (espacio
suficiente, aire acondicionado, muebles, etc.)
Incorporar una red de cableado estructurado para mejorar la estética
organizacional y estar en contacto con las otras máquinas.
Capacitación de los usuarios
Cursos, capacitaciones y talleres constantes para la utilización de la herramienta
por futuras variantes.
54
al mismo tiempo, se pondrá a disposición de los programadores, especialistas,
personal con conocimientos en la materia o a público en general que desea saber
todo sobre la aplicación un manual técnico, con detalle de cada uno de los
paquetes que contienen, la estructura funcional, la lógica del negocio, la base y
cada uno de sus procesos.
Creación de políticas de crédito y cobranza
Procedimientos de crédito
La unidad educativa objeto de la investigación tiene un manual de procedimientos
donde detallan cada una de las actividades que se van a realizar para el correcto y
eficiente desarrollo de las operaciones de crédito, así como el personal encargado de
ejecutarlas.
FIGURA 14: Procedimiento de crédito
Situación inicial de operación de cobranzas
La política de cobranza establece lineamientos a observarse con el fin de asegurar la
adecuada gestión de recuperación de cartera disminuyendo así el riesgo de
incobrabilidad.
55
Políticas de cobranzas:
Un día después de haberse cumplido la fecha de pago de la pensión y/o
matricula y esta no fue cancelada, comienza la gestión de cobranza.
Siempre se debe actualizar la base de datos de la persona deudora con el fin de
cesar la gestión de cobranza y evitar gastar recursos innecesariamente.
Los mecanismos de acercamiento con el deudor son a través de notificación
escrita, electrónica (e-mail o mensaje de texto), telefónica.
El pago de la deuda se lo hará por los canales previamente establecidos por la
Unidad Educativa.
Para los padres cuya deuda sobrepasa los 120 días se le aplicara un pagare para
el fiel cumplimento de la deuda.
Política de crédito.
Análisis del crédito
Es la herramienta fundamental para la toma de decisiones al momento de otorgar el
crédito. Parte de la información que se le solicita al cliente, y de la verificación de la
misma.
Contempla además el análisis financiero, el cual sirve para conocer a fondo la
estructura financiera de la compañía que solicita el otorgamiento del crédito, para
determinar cuánto dinero, a que plazo y en qué condiciones compromete los recursos a
financiar. Como herramientas para evaluar la calidad crediticia, es importante tener en
cuenta:
Los estados financieros básicos de la empresa.
Reportes crediticios sobre el historial de pagos en otras empresas.
Información de entidades financieras.
Historial de pagos con la empresa.
56
Responsabilidades del departamento
El Encargado de Cobranza debe informar el Procedimiento custodia / enrutado
/ liquidación de cobranza.
El Encargado de Cobranza debe informar Cómo y cuándo recibe Crédito y
cobranzas documentación válida para cobro.
El Encargado de Cobranza debe informar Cómo y cuándo se enrutan
documentos a revisión / cobro / aclaración.
El Encargado de Cobranza debe informar el Procedimiento para hacer la
liquidación de cobranza (documentos, valores, etc.).
Actividades de control
Formatos que se actualmente se utilizan
Lista de llamadas telefónicas
Formato de entrega de mercancías
Consecutivo de facturas por cobrar
Consecutivo de facturas cobradas
Reporte mensual al director que informa los clientes en mora
El encargado de Cobranza, debe informar la Circularización de saldos (enviar a
deudores estados de cuenta y pedirle que confirmen aceptación o hagan
aclaraciones)
El encargado de Cobranza, debe informar cada cuándo debe conciliarse reporte
de cuentas por cobrar vs. Contabilidad.
El encargado de Cobranza, debe informar Responsable y gestión de
diferencias. ¿Cómo se va a realizar esa investigación?
57
Funciones y miembros que lo integran.
La estructura organizacional de la Unidad Educativa Antártica es la siguiente:
Por lo que podemos observar es que no existe un departamento asignado para la
gestión de crédito y cobranzas, por lo que estas funciones son realizadas por la
administración y en especial la colecturía la cual es mayor falencia encontrada, visto
esto se procede a la creación del departamento ya antes mencionado:
FIGURA 15: Estructura del organigrama funcional.
FIGURA 16: Organigrama departamento de crédito y cobranzas.
58
Funciones del departamento:
Jefe del departamento de crédito y cobranzas:
1. Definir y establecer políticas de acuerdo a las necesidades de la Unidad
Educativa.
2. Diseñar el cronograma de cobranzas el cual será usado por el gestor de
cobranzas.
3. Actualizar la base de datos de los deudores y definirlos por niveles según el
avance de los pagos que realicen.
4. Revisar y evaluar los procedimientos del departamento.
5. Evaluar periódicamente al personal con el fin de ver su gestión.
Gestor de cobranzas:
1. Apegarse a las políticas y procedimientos en la gestión de cobranzas.
2. Actualizar diariamente su base de datos de deudores.
3. Gestionar y dar seguimiento de los deudores a través de los canales de
comunicación antes mencionados (escrita, electrónica, telefónica).
4. Comunicación abierta con el jefe del departamento por cualquier anomalía
sobre las cobranzas.
5. Si existe una persona en mora comunicar al jefe del departamento para el
bloqueo de un futuro crédito.
59
CONCLUSIONES
Luego de haber hecho la investigación se ha llegado a dar las siguientes
conclusiones:
Que la cartera vencida desde una perspectiva teórica es un problema que se da, por la
falta de control en las políticas de crédito, la cual no da la seguridad de que se cumplan
los pagos a tiempo en el periodo establecido en la Unidad Educativa Antártica. Según
autores como Alejandra López Salazar dice que es otro problema muy común en las
organizaciones, entendida como parte de las obligaciones que no han sido pagadas a la
fecha de su vencimiento, los datos demuestran que la mayoría de Unidades Educativas
tienen el problema de cartera vencida, siendo en su mayoría las Instituciones privadas.
El Problema de la cartera vencida surge primordialmente cuando una Institución
Educativa ofrece aceptar a cualquier alumno sin el análisis adecuado de si capacidad de
endeudamiento y también por la falta de control y vigilancia de la cartera.
En la Unidad Educativa Antártica se ha detectado un índice de crecimiento de
morosidad hasta un 50% en los últimos 5 años, en donde la cartera lleva más de 90 días
vencida; situación por la cual se ha realizado porque no hay un buen procedimiento para
el área de cobranza y también la falta de capacitación del personal para diseñar
estrategias que logren recuperar el valor vencido.
Por esta razón es necesario realizar una propuesta de procedimientos de crédito y
cobranza que logre reducir la cartera vencida en la Institución Educativa, Con una
estrategia que garantice el cobro de las pensiones a tiempo así poder evitar retraso en los
pagos de sueldos y otras obligaciones que mantiene la Institución Educativa.
60
RECOMENDACIONES
Para darle solución a los problemas presentes que se deben planear para mantener y
mejorar los resultados de la propuesta, hay que realizar las siguientes recomendaciones:
Dentro de la Unidad Educativa hay que implementar la propuesta de procedimientos
de créditos y cobranza, para tener un mejor flujo de efectivo así evitando un atraso en el
pago de las mensualidades.
Los trabajadores que estén en el área de crédito y cobranzas deberán tener
capacitaciones para diseñar estrategias, con el fin de recuperar la cartera vencida y de tal
manera que se pueda conservar la información confiable.
Y como último punto se recomienda a la Unidad Educativa Antártica que pida alguna
garantía a los padres de familia, pero mayormente a los que tienen un historial pésimo
en los pagos, con la finalidad de que se tenga un recurso que ayude a presionar a los
padres de familia a que cumplan con el pago de las mensualidades y las atrasadas.
61
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63
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Ingeniería Comercial.
Apéndice
Apéndice A. Formato de encuesta realizada a la Unidad Educativa
Antártica.
Objetivo. - identificar errores y malos procedimientos que se presenta en la
gestión de cobranza.
1. ¿La Unidad Educativa realiza un estudio previo a los padres de familia sobre su
situación financiera?
Si ( )
No ( )
2. ¿Los padres de familia al estar atrasados en sus pagos tratan de buscar una
solución a su problema con la unidad Educativa?
Si ( )
No ( )
3. ¿existen problemas al realizar los cobros de las pensiones atrasadas?
Si ( )
No ( )
4. ¿existen procedimientos o políticas que ayuden a la cobranza?
Si ( )
No ( )
5. ¿la Unidad Educativa que acciones a tomado para la gestión de la cobranza?
64
Notificación por llamada ( )
Notificación por visitas ( )
Notificación escrita ( )
Ninguna ( )
6. ¿se toma algún tipo de sanción en contra del padre de familia deudor?
Si ( )
No ( )
7. ¿qué calificación le daría a la gestión de cobranza de la Unidad Educativa?
Excelente ( )
Buena ( )
Mala ( )
8. ¿alguna vez ha sido capacitado en cobranzas o recuperación de cartera vencida?
Si ( )
No ( )
9. ¿usted se cree realmente apto para realizar la gestión de cobranza?
Si ( )
No ( )
10. ¿cree que la implementación de un departamento de cobranzas sea la solución
para la creciente morosidad de los padres de familia?
Si ( )
No ( )
65
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Ingeniería Comercial.
Apéndice B. Formato de entrevista realizada a la Unidad Educativa
Antártica
1. ¿cuál es la situación actual de la cartera vencida de la Unidad Educativa
Antártica?
2. ¿Qué factores a parte de los ya antes mencionados han incidido el incremento
de la cartera vencida?
3. ¿Cómo se ha visto afectado la Unidad Educativa por la falta que liquidez que
representa toda la cartera vencida?
4. ¿cuáles son los problemas más recurrentes cuando se gestiona la cobranza?
5. ¿existe algún tipo de convenio de pago para los deudores?
6. ¿de implementarse el departamento de cobranzas estaría usted capacitado para
realizar esa tarea?
7. ¿considera que la Unidad Educativa cuenta con herramientas para realizar la
gestión de cobranza?
8. ¿Qué acciones serian afirmativas en el aspecto de la gestión de cobranzas?
66
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Ingeniería Comercial
Formato de encuesta realizada a padres de familia de la Unidad Educativa
Antártica
1) ¿Cuántos niños tiene matriculados en la Unidad Educativa?
1 ( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5 ( )
2) ¿Califique su situación económica del 1 al 5 donde 1 es muy bueno y 5 es
muy mala?
1 ( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5 ( )
3) ¿Cual es la razón por la cual no cancela las mensualidades a tiempo?
¿No se acuerda de pagar? ( )
¿No dispone de tiempo para acercarse a pagar? ( )
¿Se gasta el dinero en otras cosas? ( )
¿No le pagan a tiempo sueldo o salario? ( )
¿Sufrió una calamidad domestica? ( )
Otra…… ( )
67