FUNDAMENTOS DEL CONTROL

Fundamentos de Administración de empresas

Diego Jesús Gómez Aldana

• Explicar la naturaleza e importancia del control

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Explicar la

naturaleza e

importancia del control

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CONTROL•Función gerencial que implica monitorear actividades para garantizar que se estén realizando según lo planeado y corregir las desviaciones importantes

Importancia del control

• El control resulta importante por que es la única forma en que los gerentes pueden saber si las metas organizaciones se están alcanzando y si no, las razones de por qué no.

Importancia del control

Si los gerentes no controlan, no tendrán

forma de saber si sus metas y planes están

siendo logrados

Empoderamiento de los empleados

(provee información y

retroalimentación para que los

gerentes se sientan

cómodos al otorgar

facultades de decisión a los empleados)

Para proteger a la

organización y sus activos

¿Que sucede cuando los gerentes controlan?Paso

s del contr

ol

2“Si queremos mejorar la situación en una

empresa donde existen problemas hay que aplicar un PROCESO DE CONTROL”.

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Comparación del desempeño real

contra un estándar

Aplicación de acciones

administrativas para corregir las

desviaciones

Medición del desempeño real

Pasos del control

EL PROCESO

DEL CONTROL

¿Que es la medición?

Para determinar el desempeño real, un gerente necesita obtener primero información al respecto, por lo tanto el primer paso es la medición.

¿Cómo miden

los gerentes

?

Observación del personal

Reportes estadísticos

Reportes orales

Reportes escritos

Paso 1:

medición

Fuentes de información

para la medición del desempeño

Administración caminando

•Momentos en que un gerente esta en el área trabajo interactuando directamente con los empleados.

•El paso de la comparación determina la variación entre el desempeño entre el real y el estándar.

•Se puede esperar cierta variación del desempeño en todas las actividades

•La comparación es crucial para determinar un rango de variación aceptable

•Las desviaciones ubicadas fuera del rango debe atenderse.

Rango de variación

•Parámetros aceptables de la varianza entre el desempeño real y el estándar

Paso 2:

comparació

n.

Rango de variación aceptable

¿Qué acción gerenciales

pueden emprenderse?

No hacer nada

Revisar los estándares

Corregir el desempeñ

o real

Acciones gerenciales

Según cual sea el problema, un gerente puede aplicar diferentes medidas correctivas

¿Como corregir el desempeñ

o real?Acciones que debe tomar los gerentes

Acción correctiva inmediata

Acción correctiva que enmienda los

problemas a la vez que recupera el rumbo.

Acciones correctivas básicas

Acciones correctivas que buscaran la

manera y la razón de la desviación del

desempeño antes de corregir la fuente de la

desviación

Paso 3: Toma de acciones

administrativas

Es natural culpar a la meta cuando algún empleado o equipo rezaga.

¿Como se

revisa el estándar

?Ejemplos:

“Reprobé el examen, el estándar de calificación es muy alto”

No alcance a vender mi cuota mensual , el estándar de venta es muy alto

Es lugar de aceptar el hecho de aceptar el hecho de que su desempeño no fue el adecuado.

Si usted cree que el estándar es realista, justo y alcanzable, diga a los empleados que espera que su futuro trabajo mejore, y después tome la acción correctiva necesaria para hace que eso suceda.

¿Que deberían controlar los

gerentes?

Analizar los tipos

de controles que utilizan las

organizaciones y los

gerentes

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Indicadores de desempeño mas

importantes que miden los ejecutivos

•La rentabilidad; el tiempo de espera de los clientes , clientes satisfechos con el servicio ofrecido.

Servicio de atención telefónica

¿Cuando sucede el control?

• Control de planeación

Entrada

Anticipa problemas

Corrige problemas en el momento en que ocurren

Corrige problemas después de que ocurren

Tipo de control mas deseable

Sucede mientras la actividad esta en curso

Tipo de control mas popular

Ventajas del control de retroalimentación

La retroalimentación da a los gerentes información importante sobre que tan

eficiente fueron sus esfuerzos de planeación

La retroalimentación mejora la motivación.Las personas desean que tan bien están trabajando y la retroalimentación da esa

información.

¿Como vigilan los gerentes las finanzas?

Los gerentes necesitan ejercer controles financieros

Ejemplo::

• Pueden analizar estados de resultados trimestrales para identificar gastos excesivos. Pueden calcular razones financieras para asegurar que haya suficiente efectivo disponible para pagar gastos corriente, que los niveles de deuda no se vuelvan demasiado altos, o que los activos se estén usando de manera productiva

Los presupuestos. También se utilizan para controlar por ofrecen a los gerentes estándares cuantitativos contra los cuales medir y compara el consumo de recursos.

Es decir los presupuestos son otro tipo de herramienta de control financiero que se utilizan para planear y controlar , cuando se formula un presupuesto este es una herramienta de planeación por que indica que actividades laborales son importantes y que y cuantos recursos se deben asignar a esa actividad.

¿Como se controla la

información en una organización?

Los gerentes tienen dos formas de manejar la información

Como herramienta para ayudarse a controlar con otras actividades organizacionales

Como un área organizacional que necesita controlar

para

•Los gerentes necesitan la información correcta

ayudarse a monitorear y medir las actividades organizacio

nales

Para medir desempeño real

los gerentes

Tener información sobre lo que esta sucediendo en

su área de responsabilidad y con

respecto a los estándares

Comparar el desempeño

real

También dependen de la

información como apoyo

Determinar si las desviaciones

son aceptables

deben

para

además

para

La mayoría de las herramientas de

información proviene

SIG(Sistema de información gerencial)

Sistema utilizado para ofrecer a la gerencia

la información necesaria con regularidad

Manual o computariza

do

Se enfoca a darle información a los

gerentes

de

Es un

Puede

ser

¿En que consiste el método de control de mando integral

(Balanced Scoreacard)?

Es una manera de evaluar el

desempeño organizacional desde algo mas que solo la

perspectivas financiera

Analiza cuatro áreas implícitas en el desempeño de una empresa

1) financiera

2) Clientes

3) Procesos internos

4) Activos de recursos humanos,

innovación y crecimiento.

Los gerentes deben desarrollar metas en cada una de las cuatro áreas y después medir si las metas se están logrando

Analizar las cuestiones contemporá

nea relacionadas con

el contro

l

4¿Que cuestiones contemporáneas del control enfrente los gerentes?

El control es una función gerencial importante, veamos las cuestiones relativas al control que enfrentan los gerentes en la actualidad: interculturales e inquietudes ligadas al lugar de trabajo.

Ajustar los controles para

adecuarse a las diferencias transculturales puede ser necesario principalmente en las áreas de medición y toma de acciones correctivas.

¿Es necesario ajustar los controles a

las diferencias culturales?

Los lugares de trabajo de la actualidad presentan desafíos de control para los gerentes

Los desafíos del lugar de trabajo incluyen la privacidad en el lugar de trabajo, el robo por empleados, y la violencia. Para cada uno de éstos, los gerentes deben contar con políticas para controlar las acciones inapropiadas y garantizar que el trabajo se esté realizando eficaz y efectivamente

Que desafíos de control

enfrentan los gerentes en el lugar de

trabajo?

Privacidad en el área de trabajo Por qué los gerentes creen que

necesitan monitorear las actividades de los empleados?• Los empleados son contratados para

trabajar, no para navegar en la web, examinar los precios de las acciones, ver videos en línea ,jugar en internet o comprar regalos para sus familiares o amigos. Se piensa que la navegación recreacional en la Web cuesta, anualmente, miles de millones de dólares en productividad laboral perdida.

Control del robo por

empleados

Robo por empleados

•Sustracción no auto rizada de la de la compañía por parte de algún empleado para su uso personal.

Control de la

violenciaen el lugar de trabajo

Robins S. P; De Cenzo D.A y Coulter, M. (2013). Fundamentos de Administración. Prentice Hall Hispanoamérica S.A. Capitulo 14

Bibliografía: