universidad central del ecuador “diseÑo de un manual de …

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

SEDE SUR

ASISTENCIA EJECUTIVA DE GERENCIA

“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DE

RENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL

QUITUMBE”

Informe Final de Investigación presentado como requisito para obtener el Título de

Licenciado en Asistencia Ejecutiva de Gerencia.

AUTOR

JHONATAN EDGAR TITO CABAY

TUTOR

MSc. JEFFERSON DOMÍNGUEZ E.

Quito, noviembre 2016

ii

© DERECHOS DE AUTOR

Yo, Jhonatan Edgar Tito Cabay en calidad de autor del trabajo de investigación:

Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas –

Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, autorizo a la

Universidad Central del Ecuador hacer uso de todos los contenidos que me

pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente

académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en

los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio

virtual, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley

Orgánica de Educación Superior.

Firma:

----------------------------------

Jhonatan Edgar Tito Cabay

Cd.N° 172316712-6

iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, Jefferson Humberto Domínguez Estévez, en calidad de tutor del trabajo de

titulación:


Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, elaborado por el

señor Jhonatan Edgar Tito Cabay, estudiante de la Carrera de Asistencia Ejecutiva

de Gerencia, Facultad Sede Sur de la Universidad Central del Ecuador, considero

que el mismo reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico

y en el campo epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del

jurado examinador que se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que el trabajo

investigativo sea habilitado para continuar con el proceso de titulación

determinado por la Universidad Central del Ecuador.

En la ciudad de Quito a los 17 días del mes de octubre del año 2016.

Firma:

----------------------------------

MSc. Jefferson Domínguez

Cd.N°1710450592

iv


FACULTAD SEDE SUR

CARRERA DE ASISTENCIA EJECUTIVA DE GERENCIA


Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.

Autor: Jhonatan Edgar Tito Cabay

Tutor: MSc. Jefferson Domínguez E.

18 octubre de 2016

RESUMEN

El presente trabajo de investigación se enfoca en el Diseño de un Manual de

Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas – Transferencia de Dominio

de la Administración Zonal Quitumbe, el cual indicará el proceso para el correcto

archivo y manejo documental, al mismo tiempo se mejora la atención a los

usuarios que diariamente se acercan al Departamento de Rentas, este Manuales

ha desarrollado con el propósito de implantar una guía para los Servidores

Municipales que laboran en ventanilla como en el archivo su aplicación será

importante para renovar el sistema de archivo, organizando los expedientes de

manera numérico, realizando búsquedas y localizando con precisión los distintos

expedientes en menor tiempo, de esta manera se evita el deterioro de

documentos, pérdida y mal uso de la información generando retraso en la entrega

de los distintos trámites a alrededor de 54 personas diarias aproximadamente.

Para el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de

Rentas – Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe se

plantearon los objetivos tanto el general como los específicos, mecanismos

v

necesarios para el trabajo de investigación. En el Marco General se detalla las

técnicas de Archivo, Gestión Documental, Unidades y Lugares de Conservación. La

investigación es de carácter documental, de campo, descriptiva y explicativa. Se

tomó a todos los Servidores Municipales puesto que la población que existe en la

organización es manejable. En esta investigación se ha utilizado la técnica de la

encuesta, con su respectivo análisis e interpretación de resultados.

vi

ABSTRACT


FACULTAD SEDE SUR

CARRERA DE ASISTENCIA EJECUTIVA DE GERENCIA

Design of a process Manual of File for the Department of Revenues –

Transference of Mastery of the Zonal Administration Quitumbe.

Author: Jhonatan Edgar Tito Cabay

Tutor: MSc. Jefferson Dominguez

On October 18, 2016

SUMMARY

The present research work is focused on the design of a Manual of processes of

file for the Department of Revenue - Domain Transfer of the Administration Zonal

Quitumbe, which will indicate the process for the correct file and handling

documentary, at the same time improving the attention to the users that are daily

approaching the Department of Revenue, this Manual has been developed with

the purpose of implementing a guide for servers municipal working in Window as

in the file your application will be important to renew the file system, organizing

the files in a manner numeric, searching and locating with precision the various

files in less time, this way prevents deterioration Documents, loss and misuse of

the information generating delay in the delivery of various procedures to around

54 people a day approximately. For the design of a Manual of processes of file for

the Department of Revenue - Domain Transfer of the Administration Zonal

Quitumbe raised the objectives both general and specific, mechanisms necessary

vii

for the work of investigation. In the general framework outlined the techniques of

File, Document Management, units and Conservation Areas. The research is of a

documentary nature, field, descriptive and explanatory. It took to all servers

Municipal since the population that exists in the organization is manageable. In

this research has used the technique of the survey, with their respective analysis

and interpretation of results.

viii

DEDICATORIA

Dedico este trabajo principalmente a Dios por haberme dado la vida y

permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi

formación profesional.

A mi papá, mi mamá y mi hermana quienes han estado siempre motivándome

para poder alcanzar metas.

Compañeros de universidad y de trabajo con sus enseñanzas se ha logrado

cumplir con varias metas trazadas.

A cada uno de ustedes gratitud eterna.

ix

ÍNDICE GENERAL

pág.

LISTA DE CUADROS .......................................................................................................xiv

LISTA DE GRÁFICOS........................................................................................................xv

RESUMEN....................................................................................................................... iv

ABSTRACT ...................................................................................................................... vi

DEDICATORIA ...............................................................................................................viii

CAPÍTULO I...................................................................................................................... 2

1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA........................................................................ 2

1.1 Antecedentes del problema ...................................................................... 2

1.2 Planteamiento, descripción y definición del problema ............................ 3

1.3 Formulación...............................................................................................4

1.4 Preguntas Directrices ................................................................................ 5

1.5 Objetivos.................................................................................................... 5

1.5.1 Objetivo general ........................................................................................ 5

1.5.2 Objetivos específicos ................................................................................. 5

1.6 Justificación ...............................................................................................5

CAPÍTULO II..................................................................................................................... 7

2. MARCO GENERAL......................................................................................... 7

2.1. Marco Referencial........................................................................................ 7

2.1.1 Marco Teórico .............................................................................................. 7

x

2.1.1.1 Cultura .......................................................................................................... 7

Según sus definiciones ...............................................................................................8

Según su desarrollo: ................................................................................................... 8

2.1.1.2 Gestión Documental .................................................................................. 10

Características de la gestión documental.......................................................... 11

Valoración documental...................................................................................... 12

2.2 Marco Conceptual...................................................................................... 15

2.2.1 El Archivo.................................................................................................... 15

2.2.2 Importancia ................................................................................................15

2.2.3 Las funciones del archivo........................................................................... 15

2.2.4 Dentro de una dependencia existen Archivo de Gestión, Central e

Intermedio. (Ver Cuadro 1) ...................................................................................... 16

Resguardo de documentación........................................................................... 22

4.2 Marco Legal ................................................................................................23

4.3 Trabajos Previos......................................................................................... 26

4.4 Definición de Términos Básicos................................................................. 27

4.5 DIAGNÓSTICO ............................................................................................ 34

CAPÍTULO III.................................................................................................................. 36

3. METODOLOGÍA UTILIZADA........................................................................ 36

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN................................................................36

3.1.1 Documental ............................................................................................. 36

3.1.2 De Campo ................................................................................................36

3.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN........................................................................ 37

xi

3.2.1 Descriptiva ...............................................................................................37

3.2.2 Explicativa................................................................................................37

3.3 Operalización de las Variables................................................................. 37

3.4 Población y Muestra................................................................................ 40

3.4.1 Población ................................................................................................. 40

3.5 Instrumentos y (o) Materiales................................................................. 40

3.5.1 Instrumento: Encuesta ............................................................................ 40

CAPÍTULO IV ................................................................................................................. 42

4. DISCUSIÓN.................................................................................................. 42

4.1 Procedimiento de la ejecución de la investigación ................................. 42

4.2 Análisis e interpretación de datos........................................................... 42

4.3 Resultados ...............................................................................................61

4.4 Limitaciones............................................................................................. 61

CAPITULO V .................................................................................................................. 62

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................... 62

5.1 Conclusiones............................................................................................ 62

5.2 Recomendaciones ................................................................................... 63

CAPÍTULO VI ................................................................................................................. 64

6. PROPUESTA DE RESOLUCIÓN AL PROBLEMA ........................................... 64

6.1 DISEÑO DE LA PROPUESTA...................................................................... 64

6.2 DATOS INFORMATIVOS: .......................................................................... 64

6.3 BENEFICIARIOS: ....................................................................................... 64

6.4 RESPONSABLE:......................................................................................... 64

xii

6.5 Antecedentes: ......................................................................................... 65

6.6 Justificación de la propuesta ................................................................... 67

6.7 Objetivos:................................................................................................. 68

6.7.1 Objetivo General: .................................................................................... 68

6.7.2 Objetivos Específicos: .............................................................................. 68

6.8 Ubicación sectorial y física ...................................................................... 69

6.9 Factibilidad .............................................................................................. 70

6.10 Descripción de la propuesta.................................................................... 70

6.10.1El Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la

Administración Zonal Quitumbe........................................................................ 72

6.10.2Funciones del Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de

Dominio de la Administración Zonal Quitumbe. .............................................. 72

6.10.3Evaluación al Servidor Municipal ............................................................ 80

6.10.4Condiciones físicas para el resguardo de los expedientes ...................... 81

6.10.4.1 Estanterías ....................................................................................... 82

6.10.4.2 Iluminación ...................................................................................... 82

6.10.4.3 Polvo ................................................................................................83

6.10.4.4 Ventilación....................................................................................... 83

6.10.4.5 Impactos .......................................................................................... 83

6.10.4.6 Administrativo ................................................................................. 83

6.10.4.7 Educativo ......................................................................................... 83

Bibliografía: ................................................................................................................... 84

Anexos........................................................................................................................... 86

xiii

ANEXO A: CUESTIONARIO APLICADO AL USUARIO................................................... 87

ANEXO B: CUESTIONARIO APLICADO AL SERVIDOR MUNICIPAL.............................. 89

ANEXO C: FICHA DE VALIDACIÓN SÍNTESIS DEL VALIDADOR ................................... 91

ANEXO D: FICHA DE VALIDACIÓN MEDIANTE EXPERTO ........................................... 96

ANEXO E: CURRICULIM VITAE DEL AUTOR ...............................................................97

ANEXO F: CERTIFICADO ACTIVIDADES REALIZADAS ...............................................100

ANEXO G: CERTIFICADO ABSTRAC .......................................................................... 101

xiv

LISTA DE CUADROS

pág.

Cuadro 1: Valoración Documental............................................................................13

Cuadro2: Resguardo Documental para el Archivo ...................................................22

Cuadro3: V.I Cultura Archivística ..............................................................................38

Cuadro4: V.D Gestión Documental...........................................................................39

Cuadro5: Pregunta 1 al Servidor Municipal..............................................................43





Cuadro10: Pregunta 6 al Servidor Municipal............................................................48




Cuadro14: Pregunta 1 al Usuario..............................................................................52








Cuadro 22: Formato de Registro de Expedientes (Libro Excel) ................................73

Cuadro 23: Ordenación Numérico............................................................................74

Cuadro 24: Unidad de Resguardo Tipo L15 ..............................................................74

xv

LISTA DE GRÁFICOS

pág.

Gráfico 1: Lugares de Conservación del Archivo 19

Gráfico 2: Ordenación Cronológico 20

Gráfico 3: Ordenación Alfabético 21

Gráfico 4: Ordenación Numérico 22

Gráfico 5: Pregunta 1 al Servidor Municipal 43









Gráfico 14: Pregunta 1 al Usuario 52








Gráfico 22: Carpetas Compartidas 75

Gráfico 23: Formato de Rotulado de la Unidad de Conservación Tipo L15 75

xvi

Gráfico 24: Formato de Acceso a la Información 77

Gráfico 25: Flujograma de Proceso de Archivo 79

Gráfico 26: Indicador de Gestión Documental y Archivos 80

Gráfico 27: Medidas de la Unidad de Resguardo Tipo L15 81

Gráfico 28: Unidad de Resguardo Tipo L15 Horizontal 82

Gráfico 29: Antiguo Archivo Central 102

Gráfico 30: Ingreso el registro al Libro Excel 103

Gráfico 31: Actual Archivo Departamento de Rentas - Transferencias de Dominio

Administración Zonal Quitumbe 103

2

CAPÍTULO I

1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

1.1Antecedentes del problema

Mediante Resolución No. A059 de 5 de Junio de 2008, se crea la Dirección Municipal

de Archivos y Gestión Documental, adscrita a la Administración General del Municipio

del Distrito Metropolitano de Quito (MDMQ), dependencia responsable de velar por

la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de los fondos,

colecciones y más recursos archivísticos de la Municipalidad e implementar políticas

para la preservación de patrimonio documental.

La Ordenanza de Zonificación “Organización Territorial”, N° 002 aprobada el 14 de

diciembre del 2000, en sus artículos 2 y 3 respectivamente, determina las Parroquias

y las Zonas Metropolitanas del Distrito Metropolitano de Quito; en relación con las

cuales, es necesario crear nuevas administraciones zonales, a fin de que se pueda

prestar de mejor manera los servicios que demanda la ciudadanía.

Mediante Resolución N° A 048 con fecha Junio 12 de 2001, fue creada la

Administración Zonal Quitumbe, cuyo administrador ejercerá sus competencias y

funciones en la Zona Metropolitana Sur, que incluye las Parroquias o Sectores

Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo.

3

En dicha Administración Zonal existen varias funciones archivísticas en la que la

presente investigación se basa en el Departamento de Rentas específicamente

Archivo de Transferencias de Dominio.

A la Administración Zonal Quitumbe ubicada al sur de Quito diariamente se acercan

varias personas naturales y jurídicas a realizar distintos trámites los cuales merecen

ser gestionados y archivados como constancia de haber realizado determinada

gestión, al Departamento de Rentas se acercan a solicitar documentación de años

anteriores, debido a la poca funcionalidad del archivo los solicitantes tardan varios

días para obtener una copia simple o certificada, al tiempo de espera se le suma la

negativa que puede existir al no encontrar su documento o que sí existe pero no saben

cómo localizar dicho documento.

1.2Planteamiento, descripción y definición del problema

En dicha Administración Zonal existen varias unidades de archivo en la que ésta

investigación se basa específicamente al Departamento de Rentas-Archivo de

Transferencias de Dominio.

Las personas de ventanilla quienes son los encargados de la recepción y despacho de

documentos no cuenta con una cultura archivística por lo que los receptores de

documentos no realizan la clasificación numérica impidiendo el ingreso al inventario

y dificultando las búsquedas en un futuro, a más de esto, incumpliendo el Reglamento

General Sustitutivo publicado en el Registro Oficial Suplemento N° 378 del 17 de

octubre de 2006. Sección III. Entrega de Registro y Archivos. Art. 78.- Procedimientos.-

Los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será suscrito

por los servidores entrante y saliente.

4

La dificultad radica en que al momento de realizar este trámite no lo realizan

correctamente desde la ventanilla es dificultando su búsqueda dentro de la

Administración Zonal y al tratarse de una documentación que requiere muchas

consultas debería ser fácil realizar un filtro e identificar su localización.

Actualmente se registra únicamente el número de ticket que ingresa por ventanilla el

cual es el único dato que se tiene como descripción del expediente y sin mayores

datos de un expediente una búsqueda documental es prácticamente nula.

Existe poca difusión de las normas técnicas archivísticas entre las entidades

municipales, para el correcto manejo de archivos dando origen a una mala cultura

archivística y provocando una escasa búsqueda documental.

En la Administración Zonal Quitumbe crece la necesidad de un manual de procesos

que reúna distintos sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas

descriptivas de documentos, tomando en cuenta la necesidad del usuario que espera

una respuesta rápida a su pedido.

1.3Formulación

¿De qué manera influye la ausencia de la cultura archivística en el acceso

documental en el Departamento de Rentas Transferencias de Dominio en la

Administración Zonal Quitumbe perteneciente al Municipio del Distrito

Metropolitano de Quito en el año 2015 debido al abandono del Servidor

Municipal por mejorar la función archivística?

5

1.4Preguntas Directrices

¿Qué conocimientos tienen los Servidores Municipales sobre el manejo

documental?

¿Existen medios innovadores para la gestión documental en el Departamento de

Rentas?

¿Las competencias de atención al cliente de los Servidores Municipales

contribuyen al desarrollo del manejo documental?

1.5Objetivos

1.5.1 Objetivo general Determinar de qué manera influye la ausencia de cultura archivística en la

gestión documental en la Administración Zonal Quitumbe Departamento

de Rentas – Transferencia de Dominio.

1.5.2 Objetivos específicos Identificar el nivel de conocimiento respecto al manejo documental en el

Departamento de Rentas.

Conocer el medio tecnológico de registro documental en el Departamento

de Rentas.

Presentar un plan organizacional para el correcto manejo documental y

mejora en la atención.

1.6Justificación

La presente investigación está basada para la implementación de un Manual de

Procesos para La Gestión Documental en la Administración Zonal Quitumbe

6

Departamento de Rentas – Transferencia de Dominio. A pesar del tiempo transcurrido

dicho departamento, no cuenta con un Archivo Central dificultando las múltiples

búsquedas que se realiza día a día, y que además se logre que los Servidores

Municipales dediquen su tiempo a almacenar e inventariar correctamente su

documentación, mejorando de esta manera la gestión documental.

Las actitudes de las personas que ejercen como archivistas en la mayoría de las

dependencias municipales, no le aportan o le aportan poco a esta función limitando

búsquedas e indicando una pésima imagen a la institución a más de eso generando

malestar en el usuario.

Es por eso que con esta investigación lo que se desea es que los Servidores

Municipales de este Departamento desarrollen una cultura archivística y que las

integridades físicas de los documentos sean archivadas bajo las normas que la

Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos ha implementado a todas

las entidades municipales.

Esta investigación se realizará en la Administración Zonal Quitumbe Departamento de

Rentas – Transferencia de Dominio en la cual se pondrá todo el conocimiento teórico

– práctico por parte del autor.

7

CAPÍTULO II

2. MARCO GENERAL

2.1. Marco Referencial

En el presente trabajo de investigación se analizará la Cultura Archivística y la Gestión

Documental.

2.1.1 Marco Teórico

2.1.1.1 Cultura

(Aramburu, 2007)“Cultura es tener algunos o tal vez muchos conocimientos, pero

independiente de esto, es sentir la desesperada necesidad de saber más, de asimilar

y aplicar en la vida lo aprendido”.

(Andrea, 2009)“El término cultura designa, como, el conjunto total de las prácticas

humanas, de modo que incluye las prácticas: económicas, políticas, científicas,

jurídicas, religiosas, comunicativas y sociales en general”.

Al analizar estas dos teorías sobre la cultura, se puede decir que la cultura son

prácticas humanas de actuar y pensar o viceversa, que se va adquiriendo a lo largo de

la vida del ser humano y se van aplicando de acuerdo a las necesidades que se van

presentando.

8

Según sus definiciones

(Enciclopedia de Clasificaciones, 2016)A la cultura la definen de tres tipos:

Cultura Histórica: Aquí se entiende a la cultura como una herencia

social. Indica la relación que una sociedad establece con su pasado.

Cultura Mental: Se entiende a la cultura como todos aquellos hábitos

o costumbres que diferencian a un individuo o un conjunto de

individuos del resto. La cultura mental es propia de cada persona, y

está ligada a sus conocimientos y capacidades.

Cultura Estructural: Se entiende a la cultura como un conjunto de

símbolos, valores, creencias y conductas reglamentadas y relacionados

entre sí.

Según su desarrollo:

Primitiva: Se caracteriza por la carencia de innovación técnica, tal

como la escritura, o el desarrollo de algún tipo de economía. La cultura

primitiva por sus mismas características no tiende a forma alguna de

desarrollo.

Civilizada: Es aquella que, a través de la creación de elementos, logra

un desarrollo e innovación.

Analfabeta: Ésta carece de algún modo de escritura, y sólo se comunica

a través del lenguaje oral.

Alfabeta: Se define por la implementación del lenguaje escrito y oral

por parte del grupo humano que la integra.

Inicios de la Archivística como disciplina con la publicación del Manual de clasificación

y descripción de archivos, escrito por Haarlem-Holanda, en 1898, por los archivistas

9

Samuel Muller, J. A. Feith y RobherFruin, da paso al pensamiento archivístico

integrando normas y métodos para el correcto manejo de la información y por ende

de su archivo.

(Lucía, 2009)Los documentos de archivo (contenido) son pensados

como elementos fundamentales, peculiares: tienen valor probatorio,

son únicos, poseen carácter seriado, son emanados de manera natural

de una entidad o persona; se incluye, además, el tratamiento de la

documentación, que comprende la aplicación de los procesos de

clasificación, ordenación, descripción y conservación, según los dos

principios fundamentales, el «de procedencia» y el del ciclo vital de los

documentos, que lleva a la concepción de una gestión documental

integrada.

Estas definiciones evidencian que el archivo debe ser manejado con cautela debido a

que es la evidencia de que una persona natural o jurídica empieza a registrar sus

actividades, para lo cual debe aplicarse las diferentes técnicas archivísticas por parte

de las personas que están a cargo de los archivos como de los espacios físicos que lo

contienen.(Idarraga, 2013) Principios archivísticos:

Principio de Procedencia: Principio fundamental de la Archivística,consiste en reunir los documentos producidos por una persona naturalo jurídica, sin mezclarlos con los de otros.

De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe estarsituado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuentaque debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y enéste la integridad y carácter seriado de las secciones, series yexpedientes. Este principio es válido tanto para los archivos históricoscomo para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerseo reconstruirse la evolución estructural histórica de la institución,identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla odesarrolló en el pasado, integrando en torno a cada una los

10

documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicacióndel principio de procedencia debe identificarse la entidad productorade los documentos, la dependencia productora, las funcionesdesarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.

De este principio se derivan los siguientes principios:

El principio de respeto a la estructura: establece que laclasificación interna de un fondo debe responder a la organización ycompetencias de la institución u organismo productor.

El principio de respeto al orden original: establece que no se debealterar la organización dada al fondo por la institución u organismoproductor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por lanorma de procedimiento.

Principio de las tres edades: Se basa en aplicar el ciclo vital de losdocumentos de las tres edades:

a) Fase primera o de actividad;b) Segunda edad o semiactividad;c) Tercera edad o inactividad.

En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los hacreado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edado fase los documentos se destruyen o se conservan en función de suvalor histórico.

Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que seconservan los documentos dentro de cada carpeta o expedienteubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron lasactuaciones administrativas que dieron origen a su producción.Cuando una serie documental está compuesta por varios expedienteso carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutivarespetando el orden natural en que se fueron conformando.

2.1.1.2 Gestión Documental

Es de gran interés la gestión documental para las empresas públicas como privadas,

debido a la gran cantidad de documentos que son enviados y recibidos lo cual deben

garantizar la protección, captura, entrega, despacho, seguridad y almacenamiento de

11

los documentos tramitados. Manteniendo una gran agilidad en la búsqueda y

distribución de los expedientes que se realizaron en cualquier entidad.

(FERNÁNDEZ, V., María; PONJUÁN Gloria, 2008) Muchos son losautores que han tratado de explicar la relación existente entre gestiónde información, gestión documental y gestión del conocimiento; sinembargo, clasificar, organizar, conserva, los documentos existentesmuchas veces resulta difícil establecer líneas términos entre uno y otro.

(Mejía, 2001) El conjunto de instrucciones en que se detallan lasoperaciones para el desarrollo de los procesos de la gestióndocumental al interior de cada entidad, tales como producción,recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservacióny disposición final de los documentos.

La gestión documental tiene como finalidad la de capturar, almacenar y recuperar con

agilidad la documentación almacenada; documentación activa, semiactiva e inactiva,

utilizando las diferentes normativas y procedimientos que se realizan para el

almacenamiento correcto de documentos tanto internos como externos, realizando

los debidos procedimientos técnicos de expurgo, clasificación y archivo.

Características de la gestión documental

Los archivos deben ser encargados o delegados de manera oficial por parte del jefe

de la unidad a la persona más discreta de la empresa, ya que de acuerdo al tipo de

información que ésta contenga su confidencialidad es lo que prima.

Con una buena gestión documental, al personal de archivo le permite lo siguiente:

a) Acortar tiempos en búsquedas, fácil localización.

b) Registro de documentación que ingresa y sale del archivo central.

c) Reducción de costos en el POA de la Administración Zonal, reutilizar las

diferentes carpetas.

12

Valoración documental (Ver Tabla 1)

1. Valor Administrativo: se origina como soporte de sus diferentesactividades.

2. Valor Legal: documentos como prueba ante la ley.3. Valor Fiscal: documentos de prueba de gastos para la respectiva declaración

tributaria.4. Valor Contable: documentos que respaldan las cuentas activo, pasivo y

determina el patrimonio.5. Valor Técnico: soporte del trabajo laboral de la empresa.

Proceso por el cual se va determinando el ciclo de vida de un documento, el cual se

divide en dos valores:

a) Valor primario: documentación que se encuentra en proceso de gestión, trámitesabiertos. Entre los más destacados por la utilización frecuente están:

b) Valor secundario: documentos que cumplieron su etapa es decir trámitescerrados, y que son útiles de manera cultural, histórica y científica. Se destacan porsu valor los siguientes:

(i) Valor Histórico: documentos de valoración permanente, son útiles para lareconstrucción de sucesos pasados.

(ii) Valor Cultural: documento testimonial que trata sobre las costumbres,hábitos y tradiciones de una determinada localidad.

(iii) Valor Científico: documentación relacionada con la creación de nuevosconocimientos.

13

Cuadro 1: Valoración Documental

VALORACIÓN DOCUMENTAL

TIPO DE ARCHIVOETAPA O

EDAD DELDOCUMENTO

VALOR DELDOCUMENTO *

PERÍODO DEPERMANENCIA

EN ELARCHIVO

LOCAL EINSTALACIONES

ARCHIVO DEOFICINA O DE

GESTIÓN

PRIMERAETAPA

VALORPRIMARIO

(administrativo,fiscal, legal,

jurídico einformativo)

VALORSECUNDARIO

(valortestimonial,informativo,

histórico

Máximo 1 año

Oficinasproductoras

cerca delfuncionario

responsable desu tramitación

DocumentoACTIVO desde

el punto devista

administrativo

Este períodode tiempo

puede variardependiendo

de lafrecuencia de

consulta

ARCHIVOCENTRAL DE

DEPENDENCIA

SEGUNDAETAPA

VALORPRIMARIO

(administrativo,fiscal, legal,

informativo) +VALOR

SECUNDARIO(valor

testimonial,informativo,

histórico)

5 años

Archivo Centralde la

dependenciaDocumentoSEMIACTIVO

Este períodopuede

alargarse ovariar según lanecesidad dela institución.

ARCHIVOGENERAL

SEGUNDAETAPA

VALORPRIMARIO Y

15 años

14

VALORACIÓN DOCUMENTAL

TIPO DE ARCHIVOETAPA O

EDAD DELDOCUMENTO

VALOR DELDOCUMENTO *

PERÍODO DEPERMANENCIA

EN ELARCHIVO

LOCAL EINSTALACIONES

METROPOLITANOE INTERMEDIO

DocumentoSEMIACTIVOE INACTIVO

SECUNDARIO(secundario

preferentemente)

Puedealargarse con

las debidasexcepciones.

Archivo Generaldel MDMQ

ArchivoIntermedio del

MDMQ

(fuera de laoficina

productora)

ARCHIVOMETROPOLITANO

DE HISTORIA

TERCERAETAPA

VALORSECUNDARIO

(valortestimonial,informativo,

histórico,cultural)

Pierde otrosvalores

PERMANENTE

ArchivoHistórico de

La Ciudad

DocumentoACTIVO desde

el punto devista

histórico, deinformación einvestigación.

Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Norma Técnica de Gestión Documental y Archivos MDMQ 2015

Dependiendo el tipo de documentación se le da un valor ya sea este primario o

secundario, al transcurrir el tiempo los tramites avanzan y cumplen el ciclo de vida,

en algunos casos se estancan, es ahí cuando se interviene y se valora el tipo de

documento, con el fin de evitar la saturación del archivo central.

15

2.2 Marco Conceptual

Un documento dado sus características particulares, brinda la garantía de haber

realizado cualquier tipo de actividad, por lo cual debería tener un mejor trato en dicho

Departamento donde la ciudadanía tenga la garantía de encontrar sus expedientes

con facilidad ahorrando tiempo brindando una buena imagen a la institución.

2.2.1 El Archivo

Concepto de Archivo: La palabra archivo, es proveniente del latín archivium, la cual

según la Real Academia de la Lengua Española (RAE) presenta éstos significados.

1. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedade unainsti

tución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

2. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.

Por tal motivo archivar significa guardar en algún medio de resguardo documentos

útiles, de manera eficaz para en un futuro localizar con facilidad cualquier expediente.

2.2.2 Importancia

Es de vital importancia conservar documentos ya que asegura a la institución registrar

los hechos suscitados a lo largo de su creación (Hechos Históricos); registrar hechos

contables, tributarios, legales etc. Con un buen manejo documental se garantiza la

conservación física de los documentos (papeles), la información y registro que existe

es de vital importancia ya que con la ayuda de los documentos archivados se toman

gran parte de las decisiones para el desarrollo de la empresa.

2.2.3 Las funciones del archivo

(Duane, 2009) Las funciones del Archivo son:

16

a) Guardar, conservar y custodiar la información.

b) Facilitar rápida y cómodamente la documentación.

c) Constituir un Centro activo de información.

d) Cumplir con las disposiciones legales.

2.2.4 Dentro de una dependencia existen Archivo de Gestión, Central eIntermedio. (Ver Cuadro 1)

2.2.4.1 Archivo de Gestión: Aquí se recopila la documentación que es

continuamente utilizada por las diferentes oficinas de la institución.

(Documentación activa).

La documentación que pasa en este archivo no debe superar un año, es

aquí donde cumple su primera fase de uso útil los documentos.

Las normativas actuales en Gestión Documental y Archivo se rigen en base

a la Secretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP), en la cual se

expidió la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo en febrero 2

de 2015, 445-Primer Suplemento.

Bajo las normativas del SNAP, se dio origen a las normativas internas de

Gestión Documental y Archivo en el Municipio del Distrito Metropolitano

de Quito MDMQ.

El documento o expediente formado deberá transferirse al Archivo Central

apenas concluya su trámite, conforme lo establecido en el Reglamento que

regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos

MDMQ.

17

Este Reglamento indica lo siguiente:

1. Llevar el registro y control de la correspondencia de entrada, de gestión y, en

su caso, de salida;

2. Integrar los expedientes de archivo conforme a la metodología establecida en

la Norma Técnica;

3. Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Oficina o Gestión.

4. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su ágil

localización;

5. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos mediante la

revisión periódica de las condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo

establecido por esta Norma Técnica;

6. Otorgar el préstamo de los expedientes que obran en el Archivo de Oficina o

Gestión a los servidores públicos autorizados en términos de lo establecido

por esta Norma Técnica y de las disposiciones jurídicas aplicables;

7. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo de

expedientes que ya se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes de

acceso o de consulta interna;

8. Elaborar el inventario de transferencia primaria para transferir hacia el Archivo

Central los expedientes que cumplan con el plazo de conservación establecido

en la Tabla;

9. Participar en los procesos de valoración secundaria de los expedientes que

cumplan su plazo de conservación en el Archivo Central;

10. Asesorar a su unidad en materia de archivos, así como colaborar con ésta para

la correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación del

Archivo de Gestión o Activo.

18

3 Archivo Central: Este departamento es el responsable y encargado de gestionar

técnicamente la documentación e información que ingresó del archivo de gestión

a través de un proceso de transferencia documental. Garantizando transparencia,

difusión, acceso a la documentación e información, tanto a la institución y al

ciudadano.

La documentación en ésta fase del ciclo es activa y semiactiva. El período de

permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es de hasta 5 años,

conforme los establecido en el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano

de Gestión Documental y Archivos MDMQ.

4 Archivo Intermedio: Área técnica dependiente de la Dirección Metropolitana

de Gestión Documental y Archivos, cuyos repositorios comprende la

documentación inactiva procedente de los diferentes Archivos Centrales de

Dependencia.

Las series documentales que conforman este repositorio, son aquellas que, por el

tiempo transcurrido desde su creación, tienen menos uso por parte de las

dependencias productoras y han ido perdiendo su valor legal, jurídico, fiscal,

administrativo, económico, financiero, contable y que además requiere de

procesos técnicos especiales. La documentación en ésta fase del ciclo es inactiva.

4.1.1.1 Son funciones del Archivo Intermedio:1. Receptar documentos transferidos desde los Archivos centrales de las

distintas dependencias.2. Administrar y custodiar los documentos de archivo que hayan cumplido los

plazos de conservación establecidos en la Tabla;

19

3. Elaborar los inventarios de transferencia final y remitir al Archivo Histórico dela Ciudad de la documentación calificada como permanente;

4. Controlar el préstamo y la devolución de los documentos de este archivo,préstamo que se efectuará solamente a los archivos de origen de taldocumentación;

5. Proporcionar el servicio de acceso y consulta a la ciudadanía de acuerdo a losprocedimientos establecidos en las disposiciones internas y en la Ley Orgánicade Transparencia y Acceso a la Información Pública;

Gráfico 1: Lugares de Conservación del Archivo

Conservación

Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia

4.1.1.2 Ordenación de documentación

a) Archivo Cronológico: Esta documentación se clasifica y se agrupa por fecha

es decir; año, mes y día. Generalmente esta documentación es organizada por

el departamento de contabilidad, ya que en dicho departamento el orden de

las facturas, notas de ventas y demás documentos contables merecen ser por

fechas por su facilidad de búsqueda. (Ver Gráfico 2)

Según la RAE Cronología es:

Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas de los sucesos

históricos.

ArchivoIntermedio

Archivo deGestión

Archivo Central

20

Según Mundo Archivo Diccionario Archivístico indica que Cronología es:

Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es

la fecha.

Gráfico 2: Ordenación Cronológico


b) Archivo Alfabético: Esta documentación se agrupa de manera alfabética A-

Z o Z-A, usualmente este archivo es muy utilizado por el departamento de

Recursos Humanos, ya que ahí es organizado de acuerdo al apellido y nombre

del trabajador de la empresa. (ver Gráfico 3)

Según la RAE Alfabético es:

Perteneciente o relativo al alfabeto.

Según Mundo Archivo Diccionario Archivístico indica que Alfabético es:

Archivo que consiste en utilizar las distintas letras del alfabeto.

2016-aug-3

Sep-16-2016

05-11-2016

2016-12-05

21

Gráfico 3: Ordenación Alfabético


c) Archivo Numérico: En este tipo de archivo los expedientes se ordenan

utilizando los números ya sea éste números de oficios, memorándums,

circulares, etc. Este tipo de archivo se lo utiliza en los documentos de gestión,

para tener una serie numérica y conocer cuántos documentos han salido de la

dependencia. (Ver Gráfico 4)

Según la RAE Numérico es:

Perteneciente o relativo a los números.

Según Mundo Archivo Diccionario Archivístico indica que Numérico es:

Cada uno de los entes que forman una serie ordenada y que indican la

cantidad de los elementos de un conjunto.

A-G

H-M

N-S

T-Z

22

Gráfico 4: Ordenación Numérico


Resguardo de documentación

La documentación una vez ingresada a la oficina debe ser almacenada correctamentecon la finalidad de evitar el deterioro. (Ver Cuadro 2)

Cuadro2: Resguardo Documental para el Archivo

REGUARDO DOCUMENTAL PARA EL ARCHIVO

TIPO CAPACIDAD DEALMACENAMIENTO

CARACTERÍSTICAS

FOLDER Máximo 100 hojas A4 Folder decartulina

FOLDER CONPESTAÑA

Máximo 100 hojas A4 Folder de cartón oplástico

CARPETA LOMO 4 Máximo 250 hojas A4 Carpeta de cartón

OFICIO 01

OFICIO 02

OFICIO 03

OFICIO 04

23

Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Norma Técnica de Gestión Documental y Archivos MDMQ 2015

4.2 Marco Legal

El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, publicado

en el Registro Oficial Nº 67 del 25 de julio del 2005, en el Capítulo VI, que trata sobre

“La Conservación de Documentos”, establece que: “Las instituciones están obligadas

a establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en

cada una de las unidades archivísticas, puede incorporar tecnologías de avanzada en

la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier

medio electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se hayan

realizado estudios técnicos como conservación física, condiciones ambientales.”

El Acuerdo Nro. 039-CG que dicta las Normas de Control Interno para las

Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que

dispongan de recursos públicos, publicado en R.O 87 de 14 de Diciembre del 2009,

dispone que “La máxima autoridad de la institución, deberá implantar y aplicar

CARPETA LOMO 8 Máximo 500 hojas A4 Carpeta de cartón

CAJA L2 1 Carpeta Lomo 8, 2 CarpetasLomo 4 o 500 hojasaproximadamente.

Caja de cartón

CAJA L3 2 Carpetas Lomo 8, 4 CarpetasLomo 4 o 1000 hojasaproximadamente.

Caja de cartón

CAJA L15 4 Carpetas Lomo 8, 8CarpetasLomo 4 o 2000 hojasaproximadamente.

Caja de cartón

24

políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de

archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas

vigentes”.

Mediante Resolución No. A059 de 5 de Junio de 2008, se crea la Dirección Municipal

de Archivos y Gestión Documental, adscrita a la Administración General del MDMQ,

la cual será la responsable de velar por la seguridad, conservación, integridad y

correcta administración de los fondos, colecciones y más recursos archivísticos de la

Municipalidad e implementar políticas para la preservación de patrimonio

documental;

Mediante Resolución No. A008 De estructura orgánica de la Municipalidad de 3 de

Marzo de 2010, la Dirección Municipal de Archivos y Gestión Documental, se cambia

a Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, y está considerada

dentro del Orgánico Institucional de la Municipalidad;

Mediante Resolución Administrativa A0010 de 31 de Marzo de 2010 que establece la

estructura el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, ubica a la Dirección

Metropolitana de Gestión Documental y Archivos como dependiente orgánicamente

de la Administración General en el Nivel de Gestión.

Resolución que expide el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión

Documental y Archivos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

La Constitución de la República del Ecuador, en su Artículo 379 establece que: “Son

parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e

identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado, entre otros:

25

…3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan

valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico…”;

El artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 92, publicada en Registro

Oficial 265 de 16 de Junio de 1982 establece que, “Constituye Patrimonio del Estado,

la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en

los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos y privado, así como la

de personas particulares, que sean calificadas como tal patrimonio, por el Comité

Ejecutivo previsto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para estudios

históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole”;

El artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública,

publicada en el Suplemento del Registro Oficial número 337, de 18 de Mayo del 2004,

establece que, “Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de

derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y

mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la

información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la

ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y

documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información

pública, peor aún su destrucción”;

El artículo 22 literal j) de la Ley de Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el

segundo suplemento del Registro Oficial Nº 294 Año I, del 6 de Octubre del 2010,

establece que dentro de los deberes de las servidoras y servidores públicos, está el

“Custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo,

cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso indebido,

sustracción, ocultamiento o inutilización.”

26

4.3 Trabajos Previos

Ayala Pastuña María Esther en el año 2013, señala en su trabajo de investigacióntitulado: “Manual de clasificación y organización del archivo activo que maneja launidad académica de Ciencias Administrativas y Humanísticas de la UniversidadTécnica de Cotopaxi” periodo 2011. Llegó a la conclusión que:

“La investigación de varios autores da a conocer diferentes definiciones sobre delarchivo activo, el mismo facilita a un mejor entendimiento de elaborar de un Manualde clasificación y organización del archivo activo que maneja el personaladministrativo.”

Este trabajo es tomado en cuenta debido a que se tiene referencias de autores

archivísticos los cuales serán de utilidad para el desarrollo de esta investigación, cabe

señalar que ésta es una institución pública y la presente investigación también trata

en una institución pública.

Vaca Tamayo Silvia del Socorro en el año 2013, señala en su trabajo de investigacióntitulado: “Sistema de archivo para el mejoramiento de la calidad del servicio al clienteen la Secretaría General del Concejo Metropolitano de Quito” llegó a la conclusión de:

“En la entidad no existe un sistema de gestión documental evidenciándose en elincorrecto manejo de registros manuales de la correspondencia que entra y sale,dificultando su localización, conservación y preservación, retrasando el despacho delos diferentes trámites que se realiza en la secretaría afectando en el desarrolloorganizacional”.

Trabajo tomado en cuenta por parte del investigador debido a que en este se presenta

la ausencia de un manual de procesos, limitando búsquedas y localizaciones

documentales en el archivo de la dependencia la cual también es pública como el

lugar de esta investigación.

Finalmente en el año 2010 Llerena Fuenmayor Diego, señala en su tema deinvestigación titulado: “Propuesta de un manual de gestión documental y archivo para

27

las unidades de Coordinación con aplicación a la Coordinación General de GestiónEmpresarial de Petroindustrial”. En este trabajo el autor llega a la conclusión de:

En el contexto del Análisis de la Situación Actual de la GestiónDocumental y Archivo de Petroindustrial y sus Coordinaciones, seevidenció que hasta la actualidad se ha aplicado, una GestiónDocumental Tradicional que dificulta el proceso de tramitación ybúsqueda del documento mediante el cual la institución asegure laoptimización de los diferentes recursos, y su empleo eficaz y eficienteen el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos Empresariales, al noestar acorde con las nuevas tendencias tecnológicas que seimplementan en ella.

Trabajo tomado por el investigador debido a que trata sobre la propuesta de un

manual de gestión documental entre unidades de coordinación, con la finalidad de

ahorrar todo tipo de recursos dentro de la institución.

4.4 Definición de Términos Básicos

Para una fácil comprensión e interpretación en el lenguaje técnico archivístico, las

definiciones de mayor uso son:

A

Acta: Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan

consignadas decisiones importantes.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos

de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivo: Se define archivo al acervo o conjunto de documentos generados o reunidos

y guardados por una persona o una entidad pública o privada. Los documentos que

constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de registro de la

información, como el papel, las cintas magnetofónicas o discos ópticos, entre otros,

28

que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivos audiovisuales, fílmicos,

sonoros, fotográficos o informáticos.

Archivo de Expedientes: Es el conjunto de expedientes organizados conforme a un

método o métodos que integran una fuente de información útil para la planeación de

acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones.

Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan los expedientes

transferidos por los distintos archivos de oficina o gestión, una vez finalizado su

trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los funcionarios y los

particulares en general.

C

Carátula: Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta (expediente) en la

que consta toda la información tendiente a su individualización, dependencia,

nombres del funcionario asignado a la investigación, etc.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

para su almacenamiento y preservación (folder).

Clasificación documental: Fase del proceso de organización, en la cual se identifican

y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-

funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Ciclo vital del documento: Las etapas por las que sucesivamente pasan los

documentos desde su producción o recepción en una dependencia, hasta la

determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación

29

permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que

corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento

son: Archivo de Oficina o Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo

Histórico.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series respectivas y que debe responder al sistema

de clasificación documental establecido en la entidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o expediente con el fin de conocer

la información que contienen.

D

Depuración: Es la técnica de selección documental que consiste en identificar y

separar de los expedientes los documentos que pueden eliminarse por su irrelevancia,

los cuales no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.).

Desmaterialización: Es el proceso de transformación de documentos físicos a formato

electrónico caracterizándose porque cuentan con plena validez jurídica por medio de

certificación electrónica.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o

mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Documento: De una forma genérica se pueden definir un documento como

“información fijada en un soporte”. Esta definición, aunque muy general, incluye los

dos elementos constitutivos de cualquier documento: uno interno, la información, el

30

contenido del documento, y el otro, el soporte, el medio por el que se transmite y fija

ese contenido.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad

o persona en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo o

legal, científico, histórico, cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento activo: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores

primarios.

E

Eliminación Documental: Consiste en seleccionar documentación para dar de baja,

con las debidas formalidades, los expedientes o documentos de asuntos concluidos,

sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente: Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias producidas por los

sujetos intervinientes en el proceso y demás actuaciones procesales realizadas en la

investigación, organizadas y agrupados bajo un mismo número, ordenados

secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su

individualización.

F

Folio: Se define como la “hoja de libro, cuaderno o expediente, al que corresponden

dos páginas”. La hoja o folio se divide en dos caras: folio recto o primera cara

31

(anterior) y a la cual se aplica exclusivamente la numeración, y folio verso o vuelto

(posterior) o segunda cara, que no se numera.

Foliar: Acción de numerar hoja, en números y/o letras.

Foliación: es el procedimiento por el cual se numeran los documentos que componen

un expediente organizado de acuerdo con el orden original (cronológico) con el fin de

facilitar su control, consulta, ordenación y transferencia. El expediente se debe

numerar de (1 Uno) en adelante, en números y letras en la esquina superior derecha

de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

I

Instructivo: Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas,

organizadas y expuestas de diferente manera, en diversos soportes, para darle a un

individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada

situación, su objetivo primordial es orientar al usuario en los procedimientos a seguir

a través de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a

realizar resulte sencilla y exitosa.

Inventario: Registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes o

documentos que existen en un archivo. Los inventarios también se utilizan en los

archivos para realizar las transferencias al Archivo Central, facilitando al funcionario

responsable del archivo su entrega oportuna y organizada. Los inventarios son

obligatorios para los funcionarios cuando estos se desvinculan de sus funciones

titulares, con ello se asegura el control de los expedientes en las diferentes fases del

archivo.

32

Inventario documental: El inventario documental es el instrumento archivístico

que siguiendo la organización de las series documentales describe de manera

sistemática y detallada de las unidades documentales de un fondo.

L

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

N

Normalización archivística: Conjunto de reglas, disposiciones, normas orientadas a

unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

O

Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa o Académica que produce y

conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.

Ordenación documental: Ubicación física de los documentos o expedientes dentro

de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios

orgánicos o funcionales.

Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de acciones u operaciones a realizarse

como: organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos,

33

teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original así como el ciclo

vital y la normatividad archivística.

Producción documental: La producción documental comprende los aspectos de

origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las

funciones propias de cada entidad o dependencia.

R

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos

por una persona natural o jurídica.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un

archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de

dependencias, instituciones o personas naturales.

T

Transferencia documental: Remisión de los expedientes del Archivo de Oficina o

Gestión hacia el Archivo Central de la Dependencia, Intermedio o Histórico.

U

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

forma que garantice su preservación e identificación.

Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas,

y los libros o tomos.

34

V

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,

regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por

su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

4.5 DIAGNÓSTICO

4.5.1 Realidad Contextual

La Administración Zonal Quitumbe está ubicada al sur de Quito en una edificación

ecológica, Av. Cóndor Ñan y Av. Quitumbe Ñan; La Ordenanza de Zonificación

“Organización Territorial”, N° 002 aprobada el 14 de Diciembre del 2000, en sus

artículos 2 y 3 respectivamente, determina las Parroquias y las Zonas Metropolitanas

del Distrito Metropolitano de Quito; en relación con las cuales, es necesario crear

nuevas administraciones zonales, a fin de que se pueda prestar de mejor manera los

servicios que demanda la ciudadanía.

Mediante Resolución N° A 048 con fecha Junio 12 de 2001, fue creada la




35

4.5.1.1 Estado de la Situación Actual del Problema

Dentro de La Administración Zonal Quitumbe diariamente se acercan ciudadanos de

las parroquias a cargo de ésta, aquí vienen arreglar asuntos de carácter legal,

tributario, administrativo e incluso petición de obras.

Donde mayormente se centra en problema es en el Departamento de Rentas

Transferencias de Dominio debido a que los compradores de un bien inmueble

solicitan el registro o antecedentes de determinado predio.

Una vez solicitado dicho expediente en la AZQ tardan varios días para la entrega

respectiva, el solicitante corre el riesgo de recibir la negativa del responsable de

archivo debido a que no se cuenta con un inventario de la documentación ingresada,

el expediente puede existir pero no saben el lugar exacto debido a la gran cantidad

de cajas almacenadas sin registro.

Existe un responsable de archivo sin cultura archivística las solicitudes de copias

simples o certificadas en promedio diario son de 53 personas las cuales 14 personas

fueron atendidas con satisfacción el restante, no se tiene conocimiento si ingresó o

no al Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbe.

36

CAPÍTULO III

3. METODOLOGÍA UTILIZADA

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

3.1.1 Documental

Para dicho trabajo investigativo se utilizó la investigación documental con el objetivo

de buscar información en Normativas, Manuales, Instructivos, Revistas, Libros y

Artículos relacionados con:

Gestión Documental;

Cultura Archivística.

3.1.2 De Campo

La investigación de campo se realizó mediante una visita al Departamento de Rentas,

con la finalidad de constatar y evidenciar lo siguiente:

Conocer las condiciones físicas del repositorio.

Definir las funciones de cada Servidor Municipal.

Analizar la importancia de las funciones en las diferentes áreas de trabajo.

37

3.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN

3.2.1 Descriptiva

Aquí se aplicará una investigación descriptiva la cual permitirá conocer la situación

actual del Departamento de Rentas, la carencia de Cultura Archivística en los

Servidores Municipales y cómo afecta a la Gestión Documental.

Cabe recalcar que también se detectó que no existe un registro sobre la

documentación que ingresa y sale del archivo central.

3.2.2 Explicativa

Mediante la investigación explicativa se dará a conocer el problema que tiene el

Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, al cual se dará

solución de acuerdo a los resultados obtenidos a través de encuestas.

De esta manera se implantará un Manual de Procesos para un mejor manejo

documental.

3.3 Operalización de las Variables

A través de la Operalización de las Variables se examinará la relación entre la variable

independiente; “Cultura Archivística” y la variable dependiente: “Gestión

Documental” para establecer el mejor procedimiento al problema encontrado

mediante el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de

Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.

38

Cuadro3: V.I Cultura Archivística


CONCEPTO DIMENSIÓN INDICADORES ÍTEMS BÁSICOS INSTRUMENTOCULTURA ARCHIVÍSTICASon prácticas humanasutilizando normastécnicas, las cuales através de procesos se vanaplicando de acuerdo alas necesidades yrecursos disponibles.

Normas técnicas Principios básicos¿Usted cree que ladocumentación de

Transferencias de Dominioes procesada técnicamente

al archivo?

TécnicaEncuesta

InstrumentoCuestionario

Procesos

Registro de entrada y salidade documentos.

Si usted ingresó unaTransferencia de Dominio

hace cinco años alDepartamento de Rentas de

la Administración ZonalQuitumbe, ¿cree usted quéaun exista físicamente dicho

documento?

Préstamo de expedientes(Certificación de copias)

Usted como usuario ygenerador de la información.

¿Ha solicitado alguna vezuna copia certificada de su

trámite?

Recursos Tecnológico¿La documentación

ingresada al Departamentode Rentas de la

Administración ZonalQuitumbe utiliza algún

medio tecnológico?

39

Cuadro4: V.D Gestión Documental


CONCEPTO DIMENSIÓN INDICADORES ÍTEMS BÁSICOS INSTRUMENTOGESTIÓN DOCUMENTAL

Finalidad de capturar,almacenar y recuperar

con agilidad ladocumentación

almacenada;documentación activa osemiactiva, utilizando lasdiferentes normativas yprocedimientos que se

realizan para laintegración, ordenación yalmacenamiento correcto

de documentos tantointernos como externos.Realizando los debidos

procedimientos técnicosde cierre, expurgo y

foliación.

Almacenar yrecuperar

Eficiencia¿La documentación que

ingresó y fue procesada esalmacenada correctamente

en alguna unidad deresguardo?

TécnicaEncuesta

InstrumentoCuestionario

Documentaciónactiva y

semiactiva einactiva

Separación¿La documentación

semiactiva es enviada alArchivo Central de laAdministración Zonal

Quitumbe?

Integración yordenación

Selección¿Usted integra y ordena losdistintos documentos que

ingresan al Departamento deRentas?

Cierre, expurgo yfoliación.

Principios básicos¿En el Departamento deRentas usted realiza el

respectivo cierre, expurgo yfoliación?

40

3.4 Población y Muestra

3.4.1 Población

La población que se tomará en cuenta para el presente trabajo de investigación,

su análisis y estudio son todos los Servidores Municipales del Departamento de

Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, los cuales están distribuidos de la

siguiente manera:

3 Servidores Municipales en ventanilla de Servicios Ciudadanos;

3 Servidores Municipales ingresando los trámites al sistema;

2 Servidores Municipales gestionando a través de la mensajería;

1 Servidor Municipal encargado del Archivo, almacenando documentación

en cajas Tipo L15 sin registro.

Total 9 encuestas para los Servidores Municipales.

Debido a que se realizó una investigación de campo se comprobó que diariamente

un promedio de 53 personas se acercan a solicitar copias de sus expedientes.

Por lo tanto fueron encuestados 53 usuarios del Departamento de Rentas de la

Administración Zonal Quitumbe.

Es por eso que no existirá muestra puesto que la población que existe en la

organización es manejable para la investigación y los datos que se necesitan.

3.5 Instrumentos y (o) Materiales

3.5.1 Instrumento: Encuesta

El instrumento a utilizarse en la presente investigación es una encuesta, el mismo

que está divido en dos y el cual será ejecutado por el investigador endicha

41

encuesta consta de9 preguntas hacia los Servidores Municipales y 8 preguntas

hacia el usuario, de este modo se puede contar con la participación de diversos

criterios con la finalidad de encontrar una solución adecuada al problema

encontrado.

42

CAPÍTULO IV

4. DISCUSIÓN

4.1 Procedimiento de la ejecución de la investigación

Ésta investigación aplicó la recolección de datos los cuales fueron indagados

bibliográficamente y mediante una encuesta, tabulación y análisis de los

resultados de la misma, aplicada a los 9Servidores Municipales y 53 encuestas

aplicadas a los distintos usuarios misma que contribuirá a la obtención de

información necesaria para el estudio de la problemática y así poder dar una

posible solución para beneficio de los empleados y de la empresa como tal.

4.2 Análisis e interpretación de datos

Después de haber aplicado las encuestas tanto a los Servidores Municipales como

a los distintos usuarios del Departamento de Rentas de la Administración Zonal

Quitumbe se han conseguido los siguientes resultados:

43

Encuesta aplicada al Servidor Municipal

Pregunta 1:

¿Ha asistido a los cursos de capacitación que dicta regularmente la Dirección

Metropolitana de Gestión Documental y Archivos?

Cuadro5: Pregunta 1 al Servidor Municipal

Elaborado por: Jhonatan Tito

Fuente: Servidores Municipales

Gráfico 5: Pregunta 1 al Servidor Municipal



Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de

Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales han

asistido a los cursos convocados sobre archivo, que representan el 22% del total

de los encuestados; mientras que7 Servidores Municipales no asisten a los cursos,

los cuales representan el 78% del total de encuestados; por lo tanto la mayoría de

Servidores Municipales al no asistir a las capacitaciones no tienen el criterio

técnico para la organización de archivos.

22%

78%

Pregunta 1

SI

NO

OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 2 22 %

NO 7 78 %TOTAL 9 100%

44

Pregunta 2:

¿Recibe apoyo de su jefe inmediato para asistir a alguna capacitación sobre

archivo?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales tienen el

apoyo de su jefe inmediato, ambos Servidores Municipales representan el 22% del

total de los encuestados; 7 Servidores Municipales no reciben apoyo para asistir a

alguna capacitación, los cuales representan el 78% del total de encuestados; por

lo tanto al no contar con apoyo de su jefe no se avanza en la organización del

archivo.

22%

78%

Pregunta 2

SI

NO


NO 7 78 %TOTAL 9 100%

45

Pregunta 3:

¿Usted en el Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbe

organiza su archivo según su propio criterio?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 6 Servidores Municipales organizan

su archivo bajo su propio criterio, los 6 representan el 67% del total de los

encuestados; 3 Servidores Municipales organizan su documentación de forma

adecuada, los cuales representan el 33% del total de encuestados; por lo tanto la

mayoría de Servidores Municipales no aplican técnicas de archivo.

67%

33%

Pregunta 3

SI

NO


NO 3 33 %TOTAL 9 100%

46

Pregunta 4:

¿Su archivo lo organiza de manera?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales organizan

su archivo de manera cronológico, que representan el 22% del total de los

encuestados; 2 Servidores Municipales indican que su documentación lo

organizan de forma alfabética, que representan el 22% del total de encuestados;

mientras que 5 Servidores Municipales señalan que su archivo lo organizan de

manera numérica, ellos representan el 56% del total de los encuestados; se debe

utilizar el sistema de archivo numérico para la Transferencia de Dominio.

22%

22%56%

Pregunta 4

CRONOLÓGICO

ALFABÉTICO

NUMÉRICO

OPCIÓN N°TRABAJADORES

PORCENTAJE

CRONOLÓGICO 2 22 %ALFABÉTICO 2 22 %NUMÉRICO 5 56 %

TOTAL 9 100%

47

Pregunta 5:

¿Realiza el inventario de la documentación ingresada?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 1 Servidor Municipal registra la

documentación que ingresa, este Servidor Municipal representan el 11% del total

de los encuestados mientras que8 Servidores Municipales no registran la

documentación, que representan el 89% del total de encuestados; por lo tanto se

debe fomentar la socialización del formato único de inventario para el registro

correcto de la documentación.

11%

89%

Pregunta 5

SI

NO


NO 8 89 %TOTAL 9 100%

48

Pregunta 6:

¿Su archivo lo organiza de manera?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 6 Servidores Municipales resguardan

su documentación en cajas, los 6 representan el 67% del total de los encuestados;

2 Servidores Municipales prefieren almacenar su documentación en carpetas, los

cuales representan el 22% del total de encuestados; mientras que tan solo 1

Servidor Municipal decide guardar sus documentos en legajos; este servidor

representa el 11%; se debe normalizar el uso de materiales de resguardo (cajas).

67%

22%

11%

Pregunta 6

CAJAS

CARPETAS

LEGAJOS

OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJECAJAS 6 67 %

CARPETAS 2 22 %LEGAJOS 1 11 %

TOTAL 9 100%

49

Pregunta 7:

¿Encuentra un expediente con facilidad?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales

encuentran con facilidad su expediente, que representan el 22% del total de los

encuestados; 7 Servidores Municipales no encuentran con facilidad, que

representan el 78% del total de encuestados; la mayoría de Servidores

Municipales tiene dificultades para localizar un expediente.

22%

78%

Pregunta 7

SI

NO


NO 7 78 %TOTAL 9 100%

50

Pregunta 8:

¿Con qué frecuencia es evaluado el trabajo qué usted realiza en el archivo?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 9 Servidores Municipales son

evaluados anualmente, que representan el 100% del total de los encuestados; el

periodo de evaluación a los Servidores Municipales es muy extendido, se debe

evaluar sus funciones cada tres meses de esta manera se tiene mayor control de

sus actividades realizadas o por realizar.

0% 0%

100%

0%

Pregunta 8

MENSUAL

SEMESTRAL

ANUAL

OTRO

OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJEMENSUAL 0 0 %

SEMESTRAL 0 0 %ANUAL 9 100 %OTRO 0 0TOTAL 9 100%

51

Pregunta 9:

¿Alguna vez ha recibido alguna notificación por parte de su jefe inmediato sobre

alguna queja o sugerencia de algún usuario que fue mal atendido?








Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 6 Servidores Municipales han

recibido algún tipo de notificación sobre alguna queja o sugerencia que hacen los

usuarios, que representan el 67% del total de los encuestados; 3 Servidores

Municipales no han recibido ninguna notificación, se evidencia que la mayoría de

Servidores Municipales han recibido algún tipo de queja o sugerencia por parte

del usuario.

67%

33%

Pregunta 9

SI

NO


NO 3 33 %TOTAL 9 100%

52

Encuesta aplicada al Usuario

Pregunta 1:

¿Cree usted que la documentación que ingresa al Departamento de Rentas

(Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe es?

Cuadro14: Pregunta 1 al Usuario


Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe

Gráfico 14: Pregunta 1 al Usuario



Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración

Zonal Quitumbe, 15 usuarios señalan que la documentación que ingresa es

archivada, que representan el 28% del total de los encuestados; 38usuarios

indican que los expedientes que ingresan no son archivados, que representan el

72% del total de encuestados; la mayoría de usuarios indica que la documentación

ingresada no es archivada de la mejor manera.

28%

72%

Pregunta 1

ARCHIVADA

NO ARCHIVADA

OPCIÓN N°TRABAJADORES

PORCENTAJE

ARCHIVADA 15 28 %NO

ARCHIVADA38 72 %

TOTAL 53 100%

53

Pregunta 2:

¿Usted ha solicitado alguna vez documentación que reposa en el Departamento

de Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?








Zonal Quitumbe, todos han solicitado sus respectivos expedientes todos ellos

representan el 100% del total de los encuestados; esto refleja claramente que los

usuarios se han acercado y han solicitado la búsqueda respectiva de sus

expedientes.

100%

0%

Pregunta 2

SI

NO


NO 0 0 %TOTAL 53 100%

54

Pregunta 3:

¿Cuánto tiempo ha tenido que esperar para que le entreguen su documentación

en el Departamento de Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?








Zonal Quitumbe, 4 han tenido que esperar como mínimo una semana, que

representan el 8% del total de los encuestados; 8usuarios su tiempo de espera ha

sido dos semanas, que representan el 15% del total de encuestados; mientras que

41 usuarios han tenido que esperar tres semanas o más, los 41 usuarios

representan el 77%; gran parte de usuarios ha tenido que esperar por más de tres

semanas corriendo el riesgo de que su trámite no sea encontrado.

8%

15%

77%

Pregunta 3

UNA SEMANA

DOS SEMANAS

TRES SEMANAS O MÁS

OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJEUNA SEMANA 4 8 %DOS SEMANAS 8 15 %

TRES SEMANAS O MÁS 41 77 %TOTAL 53 100%

55

Pregunta 4:

¿Considera usted qué su trámite una vez solicitado fue entregado acorde a sus

requerimientos?








Zonal Quitumbe, 12 usuarios considera que el trámite fue entregado acorde a sus

requerimientos; los 12 representan un 23% del total de los encuestados; mientras

que 41 usuarios considera que no recibió acorde sus expectativas; ellos

representan el 77% del total de los encuestados; por lo tanto la mayoría de

usuarios no se siente conforme con la entrega de la documentación.

23%

77%

Pregunta 4

SI

NO


NO 41 77 %TOTAL 53 100%

56

Pregunta 5:

¿Al ingresar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de la

Administración Zonal Quitumbe se le asignó un número de identificación?








Zonal Quitumbe, a23 usuarios se le asignó un número de identificación o conocido

también como número de trámite o ticket; que representan un 43% del total de

los encuestados; mientras que a 30 usuarios no se le asignó un número de

identificación; que representan el 57% del total de los encuestados; a la mayoría

de usuarios no se le asignó un número de identificación y sin éste se dificulta su

búsqueda.

43%

57%

Pregunta 5

SI

NO


NO 30 43 %TOTAL 53 100%

57

Pregunta 6:

Para solicitar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de la

Administración Zonal Quitumbe usted lo pide por:








Zonal Quitumbe, 16 usuarios solicita el trámite a través de su nombre y apellido;

éstos 16 usuarios representan el 30% del total de los encuestados; mientras que

14 usuarios solicitan con su número de cédula; ellos representan el 27% del total

de los encuestados; mientras el 23 usuarios lo realizan mediante el número de

ticket; ellos representan el 43% del total de los encuestados; todos los usuarios

deben solicitar sus trámites con el número de ticket de esta manera se normaliza

y se ahorra tiempo en las búsquedas.

30%

27%

43%

Pregunta 6

NOMBRE Y APELLIDO

NÚMERO DE CÉDULA

NÚMERO DE TÍCKET

OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJENOMBRE Y APELLIDO 16 30 %NÚMERO DE CÉDULA 14 26 %NÚMERO DE TICKET 23 44 %

TOTAL 53 100%

58

Pregunta 7:

¿La atención recibida en el Departamento de Rentas (Tributario) de la

Administración Zonal Quitumbe fue?








Zonal Quitumbe, 3 usuarios considera que la atención recibida fue muy buena; los

3 representan el 6% del total de los encuestados; mientras que 17 usuarios

considera que fue buena la atención; ellos representan el 32% del total de los

encuestados; 21 usuarios consideran que la atención recibida por parte de los

6%

32%

39%

23%

Pregunta 7

MUY BUENA

BUENA

REGULAR

MALA

OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJEMUY BUENA 3 5 %

BUENA 17 32 %REGULAR 21 40 %

MALA 12 23 %TOTAL 53 100%

59

Servidores Municipales fue regular; ellos representan el 39% del total de los

encuestados; mientras que 12 usuarios dice que la atención recibida fue mala;

ellos representan el 23% del total de los encuestados; este resultado da a conocer

que la atención que recibe el usuario es regular, debido a que el usuario se molesta

al no recibir su documentación a tiempo.

60

Pregunta 8:

¿Alguna vez sugirió o se quejó por la atención recibida en el Departamento de

Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?








Zonal Quitumbe, 31 usuarios admite haberse quejado o sugerido por la atención

recibida; los 31 representan el 58% del total de los encuestados; mientras que 22

usuarios no han realizado ninguna acción; ellos representan el 42% del total de los

encuestados; por la atención que recibe cada usuario se ve en la necesidad de

quejarse o sugerir algún tipo de cambio en el Departamento de Rentas, mientras

que los otros usuarios no han realizado ninguna queja o sugerencia.

58%

42%

Pregunta 8

SI

NO


NO 22 42 %TOTAL 53 100%

61

4.3 Resultados

Después de haber realizado el respectivo análisis de cada pregunta de las

encuestas realizadas tanto a los Servidores Municipales como a los Usuarios del

Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal

Quitumbe, el investigador ha podido comprobar que:

El Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal

Quitumbe no cuenta con una Cultura Archivística dificultando la Gestión

Documental.

El Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal

Quitumbe no cuenta con un manual de procesos de archivo impidiendo la gestión

documental, lo mismo que conlleva a que:

a) Pérdida de documentación y tiempo.

b) Falta de conocimiento sobre archivo y gestión documental.

4.4 Limitaciones

Una vez realizada la investigación en el Departamento de Rentas-Transferencias

de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, las limitaciones fueron nulas,

debido a que el investigador tuvo total acceso para aplicar su instrumento de

investigación.

62

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones

El investigador llega a la conclusión de que la ausencia de cultura archivística

en los Servidores Municipales afecta claramente al archivo y la gestión

documental.

Los conceptos de varios autores sobre la importancia del archivo permitirá al

el correcto desarrollo del manual de procesos de archivo.

La inexistencia de un manual de procesos sobre archivo limita las acciones a

seguir por parte de los Servidores Municipales, impidiendo el correcto manejo

documental aplicando técnicas de archivo.

El deficiente manejo documental ha provocado pérdida de varios recursos al

Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración

Zonal Quitumbe, presentando una mala imagen al usuario.

En conclusión los Servidores Municipales del Departamento de Rentas-

Transferencias de Dominio de la Administración Zonal

Quitumbe no cuentan con un Manual de Archivo que facilite los procesos a

seguir para el correcto Archivo y Gestión Documental.

63

5.2 Recomendaciones

Evaluar a cada Servidor Municipal del Departamento de Rentas-Transferencias de

Dominio de la Administración Zonal Quitumbe cada tres meses.

Implementar un Manual fácil y útil de Procesos de Archivo para su correcto uso

en el Archivo y la Gestión Documental.

Crear carpetas compartidas entre el Servidor Municipal de Archivo y los Servidores

Municipales que se encuentran en la ventanilla.

Trabajar en conjunto en el Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio

de la Administración Zonal Quitumbe, con la finalidad de que todos tengan

conocimiento en Archivo y Gestión Documental.

64

CAPÍTULO VI

6. PROPUESTA DE RESOLUCIÓN AL PROBLEMA

6.1 DISEÑO DE LA PROPUESTA

“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DE

RENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL QUITUMBE”

6.2 DATOS INFORMATIVOS:

Lugar de aplicación: Administración Zonal Quitumbe

Ubicación: Av. Cóndor Ñan y Av. Quitumbe Ñan; Sur de Quito.

6.3 BENEFICIARIOS:

9 Servidores Municipales;

53 usuarios diarios aproximadamente.

6.4 RESPONSABLE:

Tesista: Tito Cabay Jhonatan Edgar

65

6.5 Antecedentes:

El manejo documental y archivo ya sea éste activo, semiactivo e inactivo es

importante para el correcto desarrollo de la Unidad Ejecutora (Archivo de Gestión),

como de la misma Administración Zonal (Archivo Central), de esa manera se evidencia

el trabajo ejecutado por la Unidad, su progreso o declive de la Administración Zonal.

Desde la ejecución de La Ordenanza de Zonificación “Organización Territorial”, N° 002

aprobada el 14 de diciembre del 2000, los Servidores Municipales no han realizado, la

valoración, conservación, depuración y eliminación de los archivos inactivos, debido

a la escasa administración documental los repositorios de la Administración Zonal se

ven afectados ya que están a punto de ser saturados.

La organización del archivo del Departamento de Rentas-Transferencia de Dominio

de la Administración Zonal Quitumbe, ha sido olvidada por los propios Servidores

Municipales (generadores de la documentación), las solicitudes de los usuarios para

obtener una copia simple o certificada de sus expedientes pueden llegar a tardar tres

semanas o más y con la gran sorpresa de que no haya sido encontrado el expediente.

El prestigio del Municipio de Quito, la Administración Zonal Quitumbe y en si el

Departamento de Rentas, se ve afectado por la demora en la entrega de un

expediente por el personal encargado del archivo, el malestar en el usuario radica en

la pérdida de tiempo.

La documentación que ingresa al archivo del Departamento de Rentas en su mayoría

es almacenada de forma numérica, número único por cada usuario.

Por ello la importancia de esta investigación, que se enfoca en la Cultura Archivística

y la Gestión Documental en los Servidores Municipales del Departamento de Rentas-

66

Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe con esto se busca

promover una serie de herramientas fundamentales de archivo; hacia el logro de una

correcta Gestión Documental.

67

6.6 Justificación de la propuesta

El archivo y la gestión documental son de vital importancia dentro y fuera de cualquier

institución pública o privada, en este se evidencia las cosas que se han realizado desde

su creación hasta su cierre en algunos casos.

Esta investigación se basa en la Cultura Archivística que tienen los Servidores

Municipales y de qué manera se ve afectado en la Gestión Documental, con el Diseño

de un Manual de Procesos de Archivo se pretende acceso a la información pública de

manera rápida y sin mayores contratiempos a los usuarios que día a día solicitan

documentación al Departamento de Rentas-Transferencia de Dominio de la

Administración Zonal Quitumbe lo cual va a proyectar una buena imagen del archivo

para el futuro.

Por ello es necesario el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo, cuyo contenido

ayudará, facilitará y guiará de la mejor manera al momento de archivar los distintos

expedientes, de esta forma los Servidores Municipales manipularán, controlarán y

gestionarán de la mejor manera la documentación que ingresa y sale del archivo

central.

68

6.7 Objetivos:

6.7.1 Objetivo General: Implementar un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de

Rentas-Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, de

esta manera los Servidores Municipales manipularán, controlarán y

gestionarán de la mejor manera la documentación que ingresa y sale del

archivo central.

6.7.2 Objetivos Específicos:

Llevar un registro de los documentos que ingresan y salen del Archivo Central.

Registrar la información en un Libro Excel, con la finalidad de tener datos

actualizados, ordenados y vinculados entre el Archivo Central y Ventanilla.

Generar reportes con información correcta, para proveer al personal que

labora una base de datos confiables y efectivos.

69

6.8 Ubicación sectorial y física

La Administración Zonal Quitumbe está ubicada al sur de Quito en una edificación

ecológica, Av. Cóndor Ñan y Av. Quitumbe Ñan; La Ordenanza de Zonificación

“Organización Territorial”, N° 002 aprobada el 14 de diciembre del 2000, en sus

artículos 2 y 3 respectivamente, determina las Parroquias y las Zonas Metropolitanas

del Distrito Metropolitano de Quito; en relación con las cuales, es necesario crear

nuevas administraciones zonales, a fin de que se pueda prestar de mejor manera los

servicios que demanda la ciudadanía.

Mediante Resolución N° A 048 con fecha junio 12 de 2001, fue creada la




La Administración Zonal Quitumbe cuenta con varias Unidades, Jefaturas o

Departamentos en el cual esta investigación fue realizada en el Departamento de

Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, identificando la escasa Cultura

Archivística y la Gestión Documental.

70

6.9 Factibilidad

La investigación y el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el

Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal

Quitumbe, fue factible realizar por las siguientes razones:

Existió la colaboración de los Servidores Municipales del Departamento de

Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.

El Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración

Zonal Quitumbe facilitó tomar encuestas y realizar la investigación.

El Investigador contó con los recursos económicos y del tiempo necesario para

la investigación.

La experiencia laboral (Técnico en Archivo), así como los conocimientos

adquiridos durante la carrera universitaria, permitieron que la investigación

se realice y facilite el desarrollo de la propuesta.

6.10 Descripción de la propuesta

Para el uso correcto de este manual se debe tener asistencias técnicas y monitoreo

constante con el personal de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y

Archivos y para ello se debe designar oficialmente al personal de archivo del

Departamento de Rentas-Transferencia de Dominio de la Administración Zonal

Quitumbe.

Asistir a los diferentes cursos emitidos por la Dirección Metropolitana de

Gestión Documental y Archivos.

La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos brinda cursos

con certificados de aprobación emitidos por Instituciones Públicas.

Cursos de manera virtual y presencial.

71

La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos realiza invitaciones a

los cursos mediante circulares firmados y autorizados por el Administrador General,

en esta se adjunta el syllabus. Por lo tanto, todos los Servidores Municipales tienen la

autorización de capacitarse en el Instituto Metropolitano de Capacitaciones (ICAM),

totalmente gratuito.

El Archivo Central del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la

Administración Zonal Quitumbe está conformado por los diversos expedientes que

ingresan al Archivo, por ser información de alta consulta deben ser organizados de

manera numérica, conservados en unidades de resguardo (cajas), con un registro de

la documentación almacenada con el fin de tener conocimiento de la existencia o no

de la documentación entre el personal del archivo y personal de ventanilla, acortando

tiempos de búsqueda.

Los documentos son clasificados de forma numérica de la siguiente manera:

a) Documentos semiactivos trámites cerrados;

b) Documentos con registro numérico único de acuerdo al año;

c) Documentos faltantes o no tramitados por el usuario.

Los documentos que conforman el expediente de archivo del Departamento de

Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, en su orden

son:

a) Formulario Transferencia de Dominio (utilidad-alcabala);

b) Número de ingreso de trámite;

c) Pago impuesto predial;

d) Copias de cédula de quien otorga y a favor de;

72

e) Escrituras notariadas.

6.10.1 El Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominiode la Administración Zonal Quitumbe.

Constituye el fondo documental de los predios existentes de las Parroquias o Sectores

Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo a partir del cierre del

trámite se debe realizar el correcto archivo, registro de cada expediente en un Libro

Excel y rotulado de la unidad de resguardo, para lo cual se requiere una coordinación

conjunta entre el personal de ventanilla y el personal de archivo, a fin de lograr una

correcta gestión documental y para ello se debe:

a) Mantener organizados numéricamente los expedientes de acuerdo al ticket.

b) Realizar transferencias primarias (Archivo de Gestión - Archivo Central).

c) Mantener actualizado el Libro Excel de manera que permita recuperar de

forma inmediata la información requerida.

d) Custodiar la documentación por un periodo de tres años y realizar una

Transferencia Secundaria (Archivo Central – Archivo Intermedio).

e) Brindar un servicio de calidad a los usuarios internos y externos.

6.10.2 Funciones del Archivo del Departamento de Rentas-Transferenciasde Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.

El oficio primordial del archivo es la de facilitar la ubicación del expediente acortando

tiempo en los Servidores Municipales y Usuarios de este Departamento y para ello se

debe:

73

a) Registrar la documentación que ingresa al archivo digitando los siguientes

datos:

1. N° de ticket

2. N° de predio

3. Quien otorga

4. A favor de

5. Año

Formato de registro de expedientes (Libro Excel):

Cuadro 22: Formato de Registro de Expedientes (Libro Excel)


b) Organizar la documentación de manera secuencial, de acuerdo al número de

ticket que se entrega al inicio del trámite.

DESCRIPCIÓN DELDOCUMENTO

AÑO

N° D

E FO

LIO

S

UNIDADES DECONSERVACIÓN UBICACIÓN FÍSICA

CARP

ETA

LIBR

O

LEGA

JO

OTR

O

No. C

ARPE

TA

No. C

AJA

ARCH

IVO

CENT

RAL

No. C

AJA

ARCH

IVO

INTE

RMED

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No.E

STAN

TE

N° D

ETI

CKET

N° D

E PR

EDIO

QUI

ÉNO

TORG

A

A FA

VOR

DE

74

Cuadro 23: Ordenación Numérico


c) Almacenar los diferentes expedientes ordenadamente un aproximado de 80 a

100 expedientes por unidades de resguardo Tipo L15.

Cuadro 24: Unidad de Resguardo Tipo L15


d) Crear carpetas compartidas entre los Servidores Municipales de Ventanilla y

Archivo.

TICKET 01

TICKET 02

TICKET 03

TICKET 04

75

Gráfico 22: Carpetas Compartidas


e) Actualizar diariamente en el Libro Excel registrando la documentación que

ingresa y sale del archivo.

f) Buscar de forma inmediata los expedientes solicitados ya sea este en

ventanilla o en el archivo.

g) El personal de archivo rotulará la caja con detalles precisos que faciliten la

obtención del expediente.

Gráfico 23: Formato de Rotulado de la Unidad de Conservación Tipo L15

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITOADMINISTRACIÓN ZONAL QUITUMBE

DEPARTAMENTO DE RENTAS – TRANSFERENCIAS DEDOMINIO

AÑO:

N° DE CAJA:DESCRIPCIÓN N° DE TICKET

DESDE: HASTA:


Ventanilla1

Ventanilla3

Ventanilla2

ArchivoCentral

76

h) Custodiar la información existente en el archivo.

i) Acceder al préstamo de documentos, para tener acceso al expediente ya sea

un cliente interno o externo se debe realizar mediante la petición de acceso a

la información y para esto se debe llenar un formulario indicando por lo menos

uno de lo siguiente:

N° de ticket

N° de predio

Quien otorga

A favor de

Año

77

Gráfico 24: Formato de Acceso a la Información


j) La solicitud de acceso a la información se archivará, en orden cronológico.

k) La persona responsable del Archivo, el número de fojas y la conservación física

y procederá a la entrega de los documentos.

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

ADMINISTRACIÓN ZONAL QUITUMBE

DEPARTAMENTO DE RENTAS – TRANSFERENCIAS DEDOMINIO

Solicitud de acceso a la información

Dependencia o persona solicitante / RUC o CI

N° ticket N° Predio Quien otorga A favor de Año

Número de fojas:

Observaciones:

Fecha de entrega:Fecha de devolución:

Firma del solicitante:

Nombre firma del responsable de archivo:

Nombre firma del responsable de archivo

78

l) Los Servidores Municipales del Archivo o Ventanilla localizan el expediente en

la unidad de resguardo, retirándolo del sitio en que se encuentra, sin alterar

el orden en que se guarda los expedientes restantes.

m) Si el solicitante requiere copias certificadas, el responsable de la unidad

comunica al usuario el plazo establecido para que sean certificadas por la

autoridad competente, debiendo efectuarse esta acción en 48 horas como

máximo.

n) Una vez efectuadas las consultas, el solicitante devuelve al responsable de la

unidad, el material documental, se verificará el número de fojas y la

conservación física, de no haber irregularidades se procede a sellar la solicitud

de acceso a la información “DEVUELTO”, así como la fecha de devolución.

Seguido de eso se debe archivar en la carpeta rotulada con el nombre de

SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN.

o) Realizar el respectivo seguimiento de los documentos que han sido solicitados

a manera de préstamo para las diferentes actividades dentro de la

Administración Zonal Quitumbe.

79

Gráfico 25: Flujograma de Proceso de Archivo


80

6.10.3 Evaluación al Servidor Municipal

La evaluación se dará trimestralmente apoyada por el Técnico asignado de la

Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos en el cual se evidenciará

el funcionamiento del manual y la aplicación que le estén dando fundamentándose

en los informes técnicos que se emitan. Dicha evaluación se dará realizando una tabla

de indicador en el cual se evidencie el trabajo realizado.

Gráfico 26: Indicador de Gestión Documental y Archivos

INDICADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

N° Indicador Registro Unidad deMedida

Período de

Medida

Fuentes deVerificación

1N° de trámitesrecibidos

Cantidad detrámitesrecibidos

Expedientes

Trimestral

Libro deregistro

2N° de documentosdistribuidos

Cantidad dedocumentosdistribuidos

Expedientes

Trimestral

Formatosde

distribución

3N° de registros enbases de datos

Cantidad deregistros en

bases de datosExpedient

esDiario Bases de

datos

4

N° de documentosprocesadosdocumentalmente(ordenamiento)

Cantidad dedocumentos Expedient

esDiario Bases de

datos

5

% de documentosinventariados.

Cantidad dedocumentos

inventariados /Cantidad dedocumentosexistentes.

Documentos

Trimestral

Formatosde

inventarioDocumental / Bases de

datos

81

Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: DMGDA

6.10.4 Condiciones físicas para el resguardo de los expedientes

Las condiciones son óptimas en el Archivo del Departamento de Rentas-

Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe este cuenta con un

espacio físico determinado dentro de la propia Administración Zonal, las cuales

garantizan la correcta conservación de los diferentes expedientes de las Parroquias o

Sectores Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo.

Unidades de resguardo (cajas o carpetas): lugar donde finalmente reposa la

documentación después del proceso administrativo respectivo.

Unidad de resguardo Tipo L15: para estos expedientes la conservación se realizará

únicamente en este tipo de unidad. Las dimensiones de esta caja son:

Gráfico 27: Medidas de la Unidad de Resguardo Tipo L15


6

N° de solicitudesde acceso a lainformaciónatendidas.

Cantidad desolicitudes de

acceso a lainformaciónatendidas.

Solicitudes Trimestral

Tabla desolicitudes

37 cm

31 cm

24 cm

82

Para el archivo de los expedientes se debe colocar la unidad de resguardo Tipo L15 de

manera horizontal

Gráfico 28: Unidad de Resguardo Tipo L15 Horizontal

31 cm

37 cm


6.10.4.1 Estanterías

Lugar en el cual se colocarán las unidades de conservación Tipo L15 debidamente

rotuladas con la numeración de la caja y con la descripción numérica de los

expedientes que contiene.

6.10.4.2 Iluminación

El Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la

Administración Zonal Quitumbe no tiene ventanas por donde ingresen los rayos

solares de esta forma se evita el biodeterioro; se recomienda la utilización de

lámparas fluorescentes.

83

6.10.4.3 Polvo

Realizar una limpieza permanente de las unidades de resguardo mediante el uso de

aspiradora, nunca con paño húmedo.

6.10.4.4 Ventilación

Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponerse deaire

acondicionado o corrientes provocadas.

6.10.4.5 Impactos

6.10.4.6 Administrativo

El Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas-

Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe que se ha

implementado, tiene un impacto administrativo notable, generando práctica en las

funciones administrativas, ahorrará tiempo y brindará atención de calidad,

mejorando la imagen del Departamento de Rentas y la propia Administración Zonal

Quitumbe.

6.10.4.7 Educativo

La investigación genera un impacto educativo debido al conocimiento adquirido y que

se adquirirá por los Servidores Municipales en las Aulas de ICAM, a más de eso el

tesista desarrolló su conocimiento universitario y amplió su experiencia laboral

dentro de una institución pública.

84

Bibliografía:Andrea, S. F. (2009). ¿Qué entendemos por cultura? En S. F. Andrea, ¿Qué

entendemos por cultura? (pág. 7).

Aramburu, F. (23 de Enero de 2007). Ábrete Libro. Obtenido de

http://abretelibro.blogspot.com/2007/01/qu-significa-tener-cultura.html

Cueva, G. (2012). "Implementación del Sistema de Gestión Documental Alfresco para

la Facultad de Ingeniería en Geología, Minas, Petróleos y Ambiental de la

Universidad Central del Ecuador". Quito.

Diego, L. (2010). Propuesta de un manual de gestión documental y archivo para las

unidades de Coordinacioón con Aplicación a la Coordinación General de

Gestión Empresarial de Petroindustrial. Quito.

Duane, M. (2009). Administración Estratégica una herramienta para la

competitividad.

Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Obtenido de Tipos de Cultura:

http://www.tiposde.org/ciencias-sociales/78-tipos-de-cultura/

Esther, A. P. (2013). Manual de Clasificación y Organizacion del Archivo Activo.

Cotopaxi.

Idarraga, J. Q. (2013). Principios Archivísticos. Obtenido de Gestión documental:

https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/princip

ios-archivisticos/

Llerena, D. A. (2010). "PROPUESTA DE UN MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE

ARCHIVO PARA LAS UNIDADES DE COORDINACIÓN CON APLICACIÓN A LA

COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN MPRESARIAL DE PETROINDUSTRIAL".

Quito.

85

Lucía, G. L. (2009). ProQuest ebrary. Obtenido de Fundamentación teórica y tradición

formativa:

http://bvirtual.uce.edu.ec:2054/lib/bgeneralucesp/reader.action?docID=106

24309

Silvia, V. (2013). Sistema de archivo para el mejoramiento de la calidad del servicio al

cliente en la Secretaría General del Concejo Metrpolitano de Quito. Quito.

Norma Técnica DMGDA (2013) Para todas las Direcciones, Empresas, Secretarías y

demás entres relacionados al servicio municipal.

Resolución AG-84: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión

Documental y Archivos del MDMQ/13-09-2012

Resolución AG-43-2011: Instructivo que regula el procedimiento de Acceso a la

información y consulta de Archivos en el MDMQ/2011-08-11

Resolución N° A 048 con fecha Junio 12 de 2001, fue creada la Administración Zonal

Quitumbe

Reglamento General Sustitutivo publicado en el Registro Oficial Suplemento N° 378

del 17 de octubre de 2006. Sección III. Entrega de Registro y Archivos.

Diccionario Archivístico Mundo Archivístico

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario Diccionario de

Términos Archivísticos.

86

Anexos

87

ANEXO A: CUESTIONARIO APLICADO AL USUARIOUniversidad Central del Ecuador

Sede SurAsistencia Ejecutiva de Gerencia

ENCUESTA

CUESTIONARIO APLICADO AL USUARIO

Fecha: Septiembre 2016

Indicaciones generales:

Por favor sírvase responder de forma honesta las siguientes interrogantes, desu colaboración dependerá el éxito de la investigación.

Lea cuidadosamente las preguntas y conteste con una (x) la respuestapertinente.

La encuesta realizada será de absoluta confidencialidad.

OBJETIVO: Conocer el nivel de satisfacción del usuario del Departamento de Rentasde la Administración Zonal Quitumbe.

1. ¿Cree usted que la documentación que ingresa al Departamento de Rentas(Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe es?ARCHIVADA ( )NO ARCHIVADA ( )

2. ¿Usted ha solicitado alguna vez documentación que reposa en elDepartamento de Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?SI ( )NO ( )

3. ¿Cuánto tiempo ha tenido que esperar para que le entreguen sudocumentación en el Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe?UNA SEMANA ( )DOS SEMANAS ( )

88

TRES SEMANAS O MÁS ( )

4. ¿Considera usted qué su trámite una vez solicitado fue entregado acorde a susrequerimientos?SI ( )NO ( )

5. ¿Al ingresar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe se le asignó un número de identificación?SI ( )NO ( )

6. Para solicitar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe usted lo pide por:NOMBRE Y APELLIDO ( )NÚMERO DE CÉDULA ( )NÚMERO DE TICKET ( )

7. ¿La atención recibida en el Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe fue?MUY BUENA ( )BUENA ( )REGULAR ( )MALA ( )

8. ¿Alguna vez sugirió o se quejó por la atención recibida en el Departamento deRentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?SI ( )NO ( )

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!

89

ANEXO B: CUESTIONARIO APLICADO AL SERVIDOR MUNICIPALUniversidad Central del Ecuador

Sede SurAsistencia Ejecutiva de Gerencia

ENCUESTA

CUESTIONARIO APLICADO AL SERVIDOR MUNICIPAL

Fecha: Septiembre 2016

Indicaciones generales:

Por favor sírvase responder de forma honesta las siguientes interrogantes,de su colaboración dependerá el éxito de la investigación.

Lea cuidadosamente las preguntas y conteste con una (x) la respuestapertinente.

La encuesta realizada será de absoluta confidencialidad.

OBJETIVO: Conocer el nivel de cultura archivística en el Departamento de Rentas dela Administración Zonal Quitumbe.

1. ¿Ha asistido a los cursos de capacitación que dicta regularmente la Direcciónde Gestión Documental y Archivos?SI ( )NO ( )

2. ¿Recibe apoyo de su jefe inmediato para asistir a alguna capacitación sobrearchivo?SI ( )NO ( )

3. ¿Usted en el Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbeorganiza su archivo según su propio criterio?SI ( )NO ( )

90

4. ¿Su archivo lo organiza de manera?CRONOLÓGICO ( )ALFABÉTICO ( )NUMÉRICO ( )

5. ¿Realiza el inventario de la documentación ingresada?SI ( )NO ( )

6. La documentación ingresada es almacenada en:CAJAS ( )CARPETAS ( )LEGAJOS ( )

7. ¿Encuentra un expediente con facilidad?SI ( )NO ( )

8. ¿Con qué frecuencia es evaluado el trabajo qué usted realiza en el archivo?MENSUAL ( )SEMESTRAL ( )ANUAL ( )OTRO ( )

9. ¿Alguna vez ha recibido una notificación por parte de su jefe inmediato sobreuna queja o sugerencia de algún usuario que fue mal atendido?SI ( )NO ( )

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!

91

ANEXO C: FICHA DE VALIDACIÓN SÍNTESIS DEL VALIDADOR

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORSEDE SUR

FICHA DE VALIDACIÓN

“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DERENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL

QUITUMBE”

SÍNTESIS DEL VALIDADOR

Nombres y apellidos: Mercedes del Pilar Salas PorrasCédula de Ciudadanía: 1705407664

ESTUDIOS TERCER NIVEL:

Universidad Cristiana Latinoamericana. Escuela de Ingeniería en Ciencias deInformación y Bibliotecología.Objetivo de la Carrera: Promover, desarrollar, gestionar y liderar proyectossustentables en unidades, servicios y sistemas de información relacionados con labibliotecología y la archivística.Título: Ingeniera en Ciencias de Información y Bibliotecología

ESTUDIOS ESPECIALIZADOS INTERNACIONALES:

Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Transparencia del Estado:Gestión, preservación y acceso a los documentos públicos” (24 horas), Bogotá –Colombia

Red de Universidades. Congreso Internacional de Administradores de Documentos.

92

(20 horas), Pasto - Colombia Congreso Internacional Andino sobre Enfoque Estratégico de Negocios en la

Gestión Documental. Sysdatec Internacional (25 horas), Bogotá- ColombiaTaller de Descripción, Digitalización e Indexación de Archivos. SysdatecInternacional (30 horas). Bogotá- ColombiaTaller de Manejo de Nuevas Tecnologías y el Software Sistema de AdministraciónDocumental –SAD-. Sysdatec Internacional (20 horas) Bogotá- Colombia

I Taller Regional de la Red Internacional de Información BibliográficaPID/PINNFA, Instituto Interamericano del Niño IIN (50 horas), Montevideo-Uruguay.

II Taller Regional de la Red Internacional de Información BibliográficaPID/PINNFA, Fundación Rafael Pombo (50 horas), Bogotá-Colombia.

III Taller Regional de la Red Internacional de Información Bibliográfica PID/PINNFA,Instituto Nacional del Niño y la Familia INNFA (50 horas), Quito-Ecuador.

IV Taller Regional de la Red Internacional de Información Bibliográfica PID/PINNFA,Universidad Nacional de Heredia (50 horas), Heredia-Costa Rica.

V Taller Regional de la Red Internacional de Información Bibliográfica PID/PINNFA,Comité Paraguay Kansas (50 horas). Asunción-Paraguay.

Viajes de Observación a Bibliotecas y Centros de Información de lasUniversidades de Toronto y London, Canadá. (Financiamiento CEPEIGE-OEA).

CARGOS DIRECTIVOS:

Asesores Ecuatorianos de Sistemas - ASECSISTEM. Coordinadora de Proyectos deGestión Documental (3 de junio 2013 – 30 junio 2015)

Presidencia de la República. Prestación de Servicios Técnicos Especializados enGestión Documental. (Octubre-noviembre 2014)

Empresa Eléctrica Quito. EEQSA. Asesora en temas de Gestión Documental (enero-abril 2014).

Empresa Asesora Productora de Seguros CIFRASEG. Coordinadora del Proyecto deGestión Documental. (Octubre - Marzo 2014)

Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión SNTG. Analista de GestiónDocumental (agosto 2010 – mayo 2013)

FLACSO. Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, Sede Ecuador. Experta enArchivo Unidad de Estudiantes. (1º abril – 9 agosto 2010).

SYSDATEC Internacional. Gerente de Gestión Documental del Proyecto CeroPapeles (PaperLess Office –PLO) implementado en General Motors Ecuador -Ómnibus BB (Abr. 2003 -. 19-03-2010).

ELASTO Poliuretanos S.A. Coordinadora de Organización y Administración de losArchivos Físicos y Electrónicos de la Empresa (Sep. 2004-Abr. 2005).

ASEGURADORA DEL SUR. Asesora de Gestión Documental en la Implementación de

93

la I y II Fase del Proyecto Cero Papeles PLO. (nov-2006/mayo-2007). FONSAL Fondo de Salvamento del Patrimonio Cultural. Consultora del Sistema. de

Gestión Documental –SIGDOC-. Levantamiento e Identificación de los FondosDocumentales con la elaboración de una Propuesta para Implementación delPrograma de Retención Documental –TRD- (Feb-Abr.2003).

INNOVA Consultores-Proyecto PaperLess Office –PLO. Coordinadora Área deBibliotecología (2002-08-01 a 31-11-2002).

Docencia Universitaria. Universidad Cristiana Latinoamérica. UCL. (2009-2011).Docente Escuela de Bibliotecología: Materia Clasificación Archivística 6º semestre;Servicios Archivística 7mo. Semestre.Docente del Sistema Modular Especial Bibliotecología UCL.Directora y Lectora de Tesis

Capacitadora:

- ICAM-DMQ. Módulo II. Curso de Legislación Archivística (20 horas) marzo 2016- Strategos. Formación de Equipos Empresariales Forequip. Seminario de

Gestión Documental y Archivos Digitales octubre 2014 (20 horas)- Aseguradora del Sur - Cifraseg. Introducción a la Archivística y Gestión

Documental. octubre 2013. (20 horas)- Instituto de Capacitación Ecuabibliosoft:Curso: Gestión Documental, Modelos

y Normas de Archivo (Nivel I: 31 agosto al 11 septiembre 2009) (30 horas)- Instituto de Capacitación Ecuabibliosoft:Curso: Gestión Documental, Modelos

y Normas de Archivo (Nivel II: 19 al 31 octubre 2009) (30 horas).- SYSDATEC Internacional Compañía especializada en soluciones de

administración integral de archivos físicos y digitales a través de consultoría,capacitación, software, hardware y custodia documental. Capacitación enGestión Documental en las Empresas: GME-OBB; Elasto; Aseguradora del Sur;Panalpina Quito y Guayaquil; Cordialsa (ago. 2002 – mar. 2010) (350 horas)

ACTIVIDAD PROFESIONAL

Asesores Ecuatorianos de Sistemas – ASECSISTEM: Asesoría en proyectos degestión documental. Elaboración, seguimiento, ejecución y control de proyectosarchivísticos. Creación del Archivo Central en Aseguradora del Sur C.A.:Recomendaciones para la infraestructura física de archivos. Implementación deprocesos de digitalización, indexación, transferencia y eliminación controlada dedocumentos. Elaboración de tablas de retención documental, redacción demanuales e instructivos técnicos de gestión documental

Cifraseg: Implementación de una solución personalizada del software de GestiónDocumental. Elaboración y Actualización de Tablas de Retención Documental,Elaboración de Políticas de Archivo para Procesos de Organización, Transferencia,Eliminación controlada de documentos.

94

Presidencia de la República: prestación de Servicios Técnicos Especializados a laDirección de Gestión Documental y Archivo para Levantar un Diagnóstico de laSituación Actual del Archivo General de la Institución.

Empresa Eléctrica Quito, EEQ S.A.: Asesoramiento especializado en materia deAdministración y Gestión Documental para realizar el levantamiento de la SituaciónActual de los Archivos generados por la Empresa Eléctrica Quito y recomendacionestécnicas para contar con procedimientos relacionados con el manejo óptimo de losdocumentos con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes en el país.

Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión, SNTG: Creación del ArchivoCentral. Implementación de Programas de Gestión Documental. Administración deArchivos Físicos y Electrónicos. Diseño y Elaboración de Cuadros de Clasificación oTablas de Retención Documental. Incorporación de la Legislación Documental a losArchivos de la Institución. Digitalización e Indexación de Archivos. Diseño deFormularios. Elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos de Archivos.

Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, FLACSO: Creación del ArchivoPasivo de la Unidad de Estudiantes. Implementación de Programas de GestiónDocumental. Diseño y Elaboración de Cuadros de Clasificación o Tablas deRetención Documental. Asesoría sobre Legislación de Archivos. Digitalización eIndexación de Archivos. Diseño de Formularios. Elaboración de Manuales deProcedimientos de Archivos.

General Motors Ecuador – OmmibusBB; Aseguradora del Sur; Fondo deSalvamento del Patrimonio Cultural FONSAL; ELASTO Poliuretanos: Incorporacióne Implementación del Concepto Oficina cero papeles (PaperLessOficePLO).Programas de Gestión Documental. Administración de Archivos Físicos yElectrónicos. Diseño y Elaboración de Cuadros de Clasificación o Tablas deRetención Documental. Asesoría sobre Legislación de Archivos. Digitalización eIndexación de Archivos. Diseño de Formularios. Elaboración de Manuales deProcedimientos de Archivos. Eliminación controlada de documentos

Asesor del Área Documental en las Unidades de Información: MEC-DINACAPED;INNFA (Quito, Guayaquil, Cuenca); MBS- Dirección Nacional de la Juventud;Corporación Latinoamericana para el Desarrollo –CLD-; PROJUSTICIA; OrganizaciónTécnica y Coordinación de Eventos en el Área de Información DocumentalINNFA: III Taller Regional PID-PINNFA; I Taller Sub-Centro Focal- Capítulo(Guayaquil); Conferencias "El Rol de Usuario en la Gestión de la Información(Quito); Taller Sistemas de Información de Protección a la Infancia –SIPI (Quito).";Taller Nacional sobre Procesos de Gestión Documental en la Administración Pública(SRI-Quito)”

OEA-CEPEIGE; INNFA (Quito, Guayaquil y Cuenca); CLD; PROJUSTICIA;Residencia Universitaria Tulpa: Organización, Sistematización y Automatizaciónde Bibliotecas y Centros de Información

Estrategias de Búsquedas de Información Automatizadas a través del INTERNETy en las Bases de Datos Documentales: SAP, SIPI, SIRS, SIRB, WINISIS, SAD

95

Manejo y Uso de Reglas de Catalogación Angloamericanas RCAA2, Sistema deClasificación Dewey –CDD-; Clasificación Decimal Universal –CDU-; Construcción deTesauros, Indización, Normas de Descripción de Archivos –ISAD(G), SistemasManuales y Automatizados del Procesamiento de Información. Legislación sobreBibliotecas.

Miembro de la Asociación Ecuatoriana de Archiveros –AEDA-, y de la AsociaciónEcuatoriana de Bibliotecarios –AEB-.

OCUPACIÓN ACTUAL:

Ilustre Municipio de Quito – IMQ. Dirección Metropolitana de Gestión Documentaly Archivo. Analista de Gestión Documental. (julio 2015 hasta la presente)

96

ANEXO D: FICHA DE VALIDACIÓN MEDIANTE EXPERTO

FICHA DE VALIDACIÓN MEDIANTE EXPERTOSOBRE EL TRABAJO DE TITULACIÓN

“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DERENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL

QUITUMBE”

Orientaciones:Marque con una equis (X) según su experiencia profesional y personal, sobre cuálsería la valoración que a su juicio tendría cada uno de los parámetros expuestos acontinuación, bajo los criterios de medición muy satisfecho (MS), Satisfecho (S), pocosatisfecho (PS) y nada satisfecho (NS), por favor a breves rasgos indique las razonesde su parecer.

Muchas gracias por su colaboración.

No. Criterios Opciones RazonesMS S PS NS

1 Rigurosidad científica X2 Pertinencia X3 Actualidad X4 Sistematicidad X5 Secuencia lógica X6 Aplicabilidad X7 Funcionalidad X8 Coherencia X

Observaciones:

Recomendaciones para la redacción técnica de la propuesta y de las encuestas.

Nombre: Pilar Salas Porras, Ing.Fecha de validación: 25 de octubre 2016

97

ANEXO E: CURRICULIM VITAE DEL AUTORCURRICULUM VITAE

1.- DATOS GENERALES

NOMBRE: Jhonatan Edgar Tito CabayNACIONALIDAD: EcuatorianaFECHA DE NACIMIENTO: 4 diciembre de 1992 (Quito – Ecuador)CÉDULA DE IDENTIDAD: 172316712-6ESTADO CIVIL: SolteroDIRECCIÓN: Cooperativa de Vivienda Valles del Sur S45-185 Calle

Existente diagonal a la última parada del Corredor SurOccidental San Martin

TELÉFONOS: 0983113459 3-118-023E-MAIL: [email protected]

2.- EDUCACIÓN:

SECUNDARIA: Colegio Técnico Mixto “UNE”, Quito.Título de Contador, Bachiller en Ciencias de Comercio yAdministración.

SUPERIOR: Proceso de Titulación en Licenciatura en AsistenciaEjecutiva de Gerencia en la Universidad Central delEcuador.

3.- DETALLE DE COMPETENCIAS:

SUFICIENCIA EN INFORMÁTICA

Fundamentos de computación.

Uso de hardware y de software, sistemas operativos y fundamentos básicos decomputación.

98

Procesador de texto. Word

Manejo de documentos, trabajar con texto y párrafos, dar formato a documentos,trabajar con imágenes, tablas y gráficos, administración de documentos.

Hojas de cálculo. Excel

Manejo de hojas de cálculo, creación y revisión de fórmulas y funciones, modificarlibros, herramientas de edición, administración de archivos, creación de gráficos yorganigramas.

Multimedia. Power Point

Creación y configuración de presentaciones multimedia, insertar y modificar texto,insertar y modificar elementos visuales, modificar formatos de presentación,imprimir, administrar y entregar presentaciones.

Internet.

Uso de correo electrónico a través de un software administrador y sus componentes,nociones sobre redes y el impacto de la informática en diferentes disciplinas.

OTROS Conocimiento básico de idiomas: Inglés, Francés, Chino. Poseo licencia de conducir tipo B. Participación de jornadas académicas de Gobierno y Territorio. Dominio en el Sistema Operativo Linux (Open Office Org).

4.- EXPERIENCIA LABORAL:

Pasantía en la Subdirección de Aseguramiento y Control de Prestaciones delInstituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS.

Pasantía Agencia de Desarrollo Económico ADE - Administración Zonal EloyAlfaro Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

Pasantía en la Dirección Metropolitana de Gestión Documental -Municipio delDistrito Metropolitano de Quito.

Servidor Municipal 5 Técnico en Archivo en la Dirección Metropolitana deGestión Documental -Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

99

5.- REFERENCIAS PERSONALES:

Ing. Milton GuanochangaGerente propietario SOLCOMTelf.: 0996009000

Ing. Patricia CaizapantaCoordinadora de Carrera Asistencia Ejecutiva de Gerencia UCETelf.: 0986496475

Sr. Noé IzaCoordinador de Radio On-LineTelf.: 093156451

100

ANEXO F: CERTIFICADO ACTIVIDADES REALIZADAS

101

ANEXO G: CERTIFICADO ABSTRAC

102

Gráfico 29: Antiguo Archivo Central


103

Gráfico 30: Ingreso el registro al Libro Excel


Gráfico 31: Actual Archivo Departamento de Rentas - Transferencias de DominioAdministración Zonal Quitumbe
