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8/18/2019 Unidad5-Cierre y Apertura.php

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Cierre y apertura de ejercicios contables © ADRINFOR S.L.


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Indice6- Cierre y apertura de ejercicios contables.....................................................................................................1

Cierre con apertura sobre una empresa ya existente................................................................................1Cierre con creación simultánea de empresa.............................................................................................6Inversión del cierre..................................................................................................................................8Otros aspectos del cierre a tener en cuenta..............................................................................................9

Garantía de la información contable.................................................................................................9Moneda extranjera...........................................................................................................................11Fechas de cierre y apertura..............................................................................................................12

El módulo conversor..............................................................................................................................14

Ejercicios............................................................................................................................................................28

Ejercicio 1..............................................................................................................................................28Ejercicio 2..............................................................................................................................................28

Recursos.............................................................................................................................................................29

Enlaces de Interés..................................................................................................................................29

Cierre y apertura de ejercicios contables

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6- Cierre y apertura de ejercicios contables

Cuando una contabilidad se cierra ya no se pueden registrar más operaciones contables. La legislaciónmercantil española otorga 3 meses de plazo, desde la finalización del ejercicio económico, para que lacontabilidad esté cerrada y los libros contables realizados. Es decir, una empresa que finalice su ejercicio el31-12-2010, tiene plazo hasta el 31-03-2011 para realizar el cierre de cuentas.

La operación de cierre de cuentas es bastante sencilla con ContaPlus. Para la empresa antes mencionada,conllevaría la realización de 3 asientos contables:

Asiento de regularización: en él se determina el valor de la cuenta 129 Resultados del Ejercicio,obtenida mediante diferencias entre las cuentas de ingresos (grupo 7) y las de gastos (grupo 6), así como de las cuentas de ingresos (grupo9) y gastos (grupo8) imputados la Patrimonio Neto (estos dosúltimos son novedades aparecidas en el nuevo Plan General de Contabilidady no aplicables al dePYMES). Este asiento se realizará el 31-12-2010.

1.

Asiento de cierre: en él se cierran todas las cuentas patrimoniales (grupos 1 a 5), quedando sus saldos

a cero y no pudiéndose realizar ninguna anotación posterior en ellas. Se realizará el 31-12-2010.

2.

Asiento de apertura: inverso al anterior, abre todas las cuentas patrimoniales con los mismos saldosque tenían antes de cerrarlas. Se realizará el 01-01-2011.

3.

ContaPlus realiza estos tres asientos en muy poco tiempo (minutos o menos) dependiendo del volumen deinformación y de la potencia del equipo informático.

¿Por qué concede la legislación un plazo tan largo para un proceso tan corto?. Respuesta: porque previamentea este proceso es necesario realizar una serie de labores:

Introducir TODA la información contable correspondiente al ejercicio 2010. Téngase en cuenta quelas últimas facturas y documentos bancarios del 2010 llegarán al contable durante los primeros díasdel 2011.

•

Repasar los datos introducidos durante el año 2010 para detectar posibles errores: documentosextraviados, saldos incorrectos, etc.

•

Introducir los asientos especiales de final de ejercicio: amortizaciones, variación de existencias,clasificación de la deuda en corto y largo plazo, periodificación contable, impuesto sobre beneficios,etc.

•

Cierre con apertura sobre una empresa ya existente

Éste es el caso más habitual. Si efectúo el cierre del año 2009 hacia finales de febrero o principios de marzo,¿qué pasa con la contabilidad del año 2011 hasta esa fecha?. Lo lógico es que añadamos la empresacorrespondiente al año 2011 incluso antes del 31-12-2010 y así podamos ir registrando documentacióncontable en los años 2010 y 2011 simultáneamente.

El proceso a seguir para añadir una empresa nueva está descrito en le tercera lección. Usando el Panel deExploración, añadiremos una nueva empresa:

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Hay que tener en cuenta que se deberá copiar el plan de cuentas de la empresa del año 2008.

En este caso, seleccionamos la empresa X0 y copiaremos, al menos, cuentas, desgloses y subcuentas:


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También pueden copiarse ficheros con valores monetarios (llevan entre paréntesis un *) que controlanpresupuestos, vencimientos, amortizaciones, documentos de pago, etc.


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Nos aseguraremos de tener seleccionada la empresa que vamos a cerrar (X0) y accederemos al menúFinanciera, opción Fin de ejercicio, Cierre de ejercicio.

También podemos acceder a las opciones de cierre del ejercicio contable desde el Panel de Exploración:

Aparecerá una pantalla como la siguiente:


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Como puede observarse, el programa asigna las fechas correspondientes a los asientos de regularización ycierre del ejercicio 2010, así como la del de apertura del 2011.

Con la opción Reemplazar asiento de apertura existente se sustituirá el asiento de apertura de la empresa

X1 si se realizó algún cierre con anterioridad. Por razones de seguridad, esta opción ya aparece seleccionadapor defecto.

Activando la opción Proceso de ajuste en moneda extranjera el programa procederá a realizar, de formaautomática, los asientos de ajuste necesarios si se hubiera trabajado con divisas durante el ejercicio y sehubieran producido diferencias de cambio. En la parte final del tema se amplía la información referente a estaopción.

También debemos decidir si deseamos copiar a la nueva empresa algunos ficheros que contienen valoresmonetarios (vencimientos, cheques, predefinidos y presupuestos), ficheros que analizaremos en las unidades11ª y 12ª.

Por último, deberemos seleccionar la empresa sobre la cual se realizará el asiento de apertura, que noserá otra que la previamente creada X1, y podremos comenzar el proceso de cierre con sólo pulsar sobre el

botón . Tras haberla seleccionado, el botón que aparece a la izquierda del código de la empresapasa del color rojo al verde .

Tras finalizar el mismo aparecerá la siguiente pantalla informativa:


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Desde este momento, no se puede introducir información en el Diario. Si deseara introducir un asientocontable, el programa no lo permitiría y aparecería un mensaje como éste:

Cierre de un ejercicio contable

Cierre con creación simultánea de empresa

Hay empresas que no desean introducir contabilidad del año 2010 antes de haber cerrado la del 2009. En estos

casos, se podrá añadir la nueva empresa durante el proceso de cierre con sólo pinchar sobre el icono Añadir del campo Apertura en:


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Se abrirá una ventana de creación de empresas como la siguiente:

Con sólo rellenar los campos Código y Fecha fin ejercicio, tendremos creada la empresa correspondiente alaño 2011. Así, cuando se obtengan las cuentas anuales de Comercial ADR para el año 2011, aparecerán


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también los datos del año 2010.

El resto del proceso de cierre es similar al descrito en el punto anterior de la lección.

Cierre de ejercicio y creación de empresa simultáneos

Inversión del cierre

Ya se ha dicho que, tras el cierre del ejercicio, no se podrá introducir información en el Diario. ¿Qué pasaráentonces si descubro errores en la contabilidad del año 2010 con posterioridad al cierre del ejercicio?. Puedendarse 2 casos:

El error se detecta con posterioridad a la elaboración y legalización de los libros contables. En este

caso lo corregiríamos en el año 2011.

1.

El error se detecta con anterioridad a la elaboración y legalización de los libros contables. En estecaso lo corregiríamos en el año 2010.

2.

Para realizar correcciones en la contabilidad del año 2010, con posterioridad al cierre del ejercicio, deberáinvertirse previamente dicho proceso de cierre.

Accederemos al menú Financiera, opción Fin de ejercicio, Invertir cierre.

También podemos invertir el cierre del ejercicio contable desde el Panel de Exploración:

Aparecerá una pantalla como la siguiente:


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Al pinchar sobre el botón el programa elimina los asientos de regularización y cierre, dejandola empresa del año 2010 abierta. Sin embargo, el asiento de apertura realizado en la empresa del año 2011 nose elimina, quedando ésta también abierta. En este momento puedo trabajar con ambas empresas.

Una vez efectuadas las correcciones en la contabilidad del año 2010, procederemos a realizar el cierredefinitivo. Se generarán nuevos asientos de regularización y cierre (año 2010), y un nuevo asiento de

apertura (año 2011) sustituirá al anterior que no se eliminó con la inversión del cierre.copia desde aquí

Abrir un ejercicio contable cerrado

Otros aspectos del cierre a tener en cuenta

Merece la pena comentar algunos aspectos importantes que se deberían tener en cuenta antes de cerrar unejercicio contable.

Garantía de la información contable

Antes de efectuar un cierre contable, es recomendable realizar una organización de ficheros, que producirálas siguientes acciones:

Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar.•

Regeneración de ficheros índices, correspondientes a la memoria activa y los comunes a todas lasmemorias.

•

Comprobación jerárquica de la información.•

Así, se garantizará que no se den fallos en el proceso de cierre. Esta opción está recomendada también cuandosurjan pequeñas anomalías o lentitud en los procesos. Se accede a ella desde el menú Util, opción

Organización de ficheros, o bien desde la barra de botones, pinchando sobre el botón Org. ficheros :


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También es recomendable, antes de cerrar el ejercicio, la realización de una copia de seguridad completa. Esteproceso se detalla en la unidad 9ª y en la descarga de las soluciones oficiales a los ejercicios planteados(dentro del fichero de word LEEME).

Esta opción aparece también en el panel de gestión del Grupo SP , pudiendo aplicarsea una o a varias empresas:

Se abre una ventana con la lista de empresas sobre las que se puede realizar una organización de ficheros ysólo tendremos que seleccionar la/s empresas deseadas. A continuación, pulsaremos sobre el botóngenerar y dará comienzo el proceso de reconstrucción de la información anteriormente descrito.


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Moneda extranjera

Determinadas subcuentas contables que reflejan derechos (clientes, tesorería) u obligaciones (proveedores)pueden registrarse en moneda distinta del euro (dólares, libras, etc.). En estos casos, las variaciones en elcambio de estas divisas pueden originar pérdidas o ganancias en la cuenta de resultados. Son las denominadasdiferencias negativas o positivas de cambio.

Ejemplo: si el 30-11-10 compro 1.000 dólares a 0,90 euros el dólar, la cuenta de caja en dólares valdrá 900euros. Si el 31-12-10 el dólar vale 0,85 euros, el valor de estos 1.000 dólares habrá caído en 50 euros,generando una diferencia negativa de cambio, ya que mis 1.000 dólares valen 50 euros menos que cuando loscompré.

El P.G.C. prevé para estos casos las cuentas 668 Diferencias negativas de cambio, la 768 Diferencias positivas de cambio y la 135 Diferencias de conversión.

En el caso del ejemplo, a 31-12-10 habría que realizar el siguiente asiento, minorando la cuenta de caja endólares:

Pues bien, este asiento podría hacerse de forma automática con ContaPlus. Para ello, habría que cumplir dosrequisitos:

Que estén introducidos los cambios de la divisa a fecha de cierre.1.

Que marquemos la opción Proceso de ajuste en moneda extranjera al cerrar el ejercicio contable.2.

Una vez seleccionada la opción, aparecerá una pantalla de selección de asientos de ajuste como la siguiente:


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En nuestro ejemplo, se generará un asiento a 31-12-2010 con el concepto Ajuste subcuenta-cambio.

Fechas de cierre y apertura

Si quiero que en mi contabilidad el asiento nº 1 sea el de apertura tendré tres opciones:

No introducir ningún apunte correspondiente al año 2011 hasta cerrar la contabilidad del año 2010.1.

Introducir apuntes del año 2011 a partir de la fecha 02-01-2011, dejando el día 01-01-2011 para elasiento de apertura. Una vez realizado el cierre, el asiento de apertura habrá tomado el número deasiento correlativo al último introducido, pero podrá renombrarse como número 1 gracias a la opciónde renumeración de asientos. Accedemos a esta opción desde el menú Financiera/Opciones dediario/Utilidades de asientos/Renumeración de asientos. Mediante esta opción podemos ordenartodos los apuntes del libro Diario, por fecha y número de asiento:

2.

En la fase de creación de empresa, pudimos haber especificado que el asiento de apertura tuviera elnúmero 1. Esta opción se encuentra en el menú Global, opción 2-Selección de empresas:

3.


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Con esta opción seleccionada para la empresa X1 (año 2011) tendremos cuidado en, a la hora de introducirasientos contables, dejar libre el número 1. Si he introducido un asiento en la empresa X1, éste habrá tomadoel número 1, pero podremos asignarle otro distinto con la misma opción explicada en el punto anterior:

De no hacer este cambio, en el asiento nº 1 figurarían el inicialmente introducido y el de apertura. Además,durante el proceso de cierre, el programa alertaría de tal hecho con el siguiente mensaje:


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Y el asiento nº 1 contendría 2 hechos contables diferentes:

El módulo conversor

El cierre del ejercicio 2007 y la apertura del ejercicio 2008, representa el punto de inflexión que sirve depuente entre la aplicación de dos normativas contables, el PGC de 1990 y el Nuevo Plan General deContabilidad.

Si bien el asiento de cierre del ejercicio 2007 se realizará según el PGC del 90, el asiento de apertura del

nuevo ejercicio 2008, ya debe recoger las reglas de la nueva normativa. Esto supone la realización de unaserie de ajustes.

Para facilitarnos esta labor, ContaPlus incluye un modulo conversor que nos va a permitir adaptar el asientode apertura del anterior al nuevo plan contable.

Veamos a continuación que pasos a seguir con un ejemplo:

Cerrar el ejercicio 2007 y abrir simultáneamente la empresa correspondiente al ejercicio 2008.1.


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De esta forma obtenemos el siguiente asiento de apertura en la empresa Y8.

Acceder el módulo conversor.2.

Para adaptar el asiento de apertura del ejercicio 2008 al nuevo PGC, será necesaria lautilización del módulo conversor.

Este módulo conversor se encuentra en el Panel de Gestión de SP, junto al nombre delprograma.


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Nos aparecerá una ventana informativa sobre el modulo conversor:

Pulsamos sobre el botón cerrar, y veremos un esquema que nos va a ir guiando en el proceso.


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Seleccionar las empresas sobre las que se va a realizar la conversión.3.

Pulsando sobre el primero de los iconos, seleccionamos las empresas sobre las que realizar laconversión.

En esta ventana aparecerá la empresa que se cierra y la empresa de apertura relacionada conla anterior.


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También desde esta ventana se debe asignar el PGC que va utilizar la empresa Y8, en nuestroejemplo le hemos asignado el PGC para PYMES.


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Asociar cuentas y ajustes automáticos.4.

Desde esta opción, ContaPlus plantea una serie de ajustes que realiza de manera automática,mientras que otros ajustes se deberán realizar de manera manual.

Para que se generen estos ajustes de manera automática, pulsamos sobre el botón"General/Actualizar asientos de ajuste", que aparece en la parte inferior de la ventana. Alfinalizar el proceso aparecerá el siguiente mensaje:


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En este momento, algunas de las cuentas han sido automáticamente sustituidas por otras:

PGC 1990 Nuevo PGC

(226) Mobiliario (216) Mobiliario

(2826) Amortización

acumulada de mobiliario

(2816)Amortización

acumulada de mobiliario

Los ajustes realizados de manera automática aparecen en la siguiente ventana:

Sin embargo todavía quedan cuentas sin ajustar, (como el caso de la cuenta 200).

Ajustes manuales.5.

Para las cuentas que quedan pendientes, introduciremos ajustes manuales. En nuestro caso:

PGC 1990 Nuevo PGC

(200) Gastos deconstitución

(113) Reservas voluntarias

Para realizar estos ajustes manuales, pulsaremos sobre el icono "Asientos de ajuste".

Accedemos a la siguiente ventana:


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Completamos la ventana con los datos del ajuste, y pulsamos sobre el botón "Grabarasiento":


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A continuación podemos observar tanto los ajustes realizados automáticamente, como losmanuales (estos últimos los hemos enmarcado en rojo)

Comprobar los ajustes del 2008.6.


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Podemos comprobar los ajustes del 2008, pulsado sobre este icono:

Conseguimos así que al elaborar el nuevo balance se trasladen correctamente los saldos.

Conversión Nuevo Plan Contable.7.

Por último realizaremos la conversión al nuevo PGC, para ello pulsaremos sobre el iconocorrespondiente:

A partir de la siguiente ventana, realizamos en primer lugar una copia de seguridad, queguardaremos en nuestro ordenador.


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A continuación se realiza la conversión al nuevo PGC.


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Una vez finalizado el proceso podemos observar las diferencias que existen entre el asiento de apertura de lacontabilidad antes y de después de haber realizado los ajustes utilizando el módulo conversor.

Tras los ajustes.


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Antes de los ajustes.

El módulo conversor


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Ejercicios

Ejercicio 1

Con el cierre contable finaliza la labor del contable de introducción de información, quedando tan sólopendiente la elaboración de los libros de contabilidad. El cierre contable es, en el caso de ContaPlus, un juegode niños.

Se propone que el alumno siga cuidadosamente los siguientes pasos, que son los que habría de seguir en uncierre de cuentas real :

Introduce (si aún no lo has hecho) en ContaPlus y repasa los asientos correspondientes a losdocumentos del tema 5.

1.

Con la contabilidad terminada, sólo restan los asientos especiales de final de ejercicio. Se desea que el

alumno realice uno de ellos, como ejemplo de esta fase. Se propone realizar el asiento de liquidaciónde las cuentas de IVA (4771600 y 4721600). Si no recuerdas cómo se contabiliza, no lo hagas, ya queen la 8ª unidad aprenderás a hacerlo de forma automática.

2.

Organiza ficheros y realiza una copia completa de seguridad. Esta opción se estudiará en la 9ª unidad,pero sería una tarea que necesariamente deberíamos hacer en un proceso de cierre.

3.

Cierra la contabilidad del año 2010 creando, durante el proceso de cierre, la empresa X1 para elaño 2011.

4.

Comprueba que la contabilidad está cerrada (no se pueden introducir asientos en el año 2010 y hay un

asiento contable en el año 2011).

5.

Ejercicio 2

Invierte el proceso de cierre efectuado en el ejercicio anterior y comprueba que ha dado resultado (podrásintroducir asientos en el año 2010).

¡IMPORTANTE!

Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al

programa, la clave utilizada en la soluciones es: 12345678

Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios

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Recursos

Enlaces de Interés

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/48/cierre.htm: Un artículo muy interesante

sobre el cierre del ejercicio contable

•

http://www.abanfin.com/modules.php?tit=listado-de-contenidos&name=GeTia&contentId=mod_list&conCierre contable: amortizaciones y provisiones

•

unidad5-cierre y apertura.php

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