UNIDAD I

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con

las normas de ejecución del trabajo que requiere que: “efectué un estudio que le

ayude a determinar el grado de confianza en los procesos de auditoria”.

Deben de mantener una relación específica entre la calidad del control interno de

la entidad y la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria.

1.1 Investigación de las características generales y particulares de la

empresa.

La investigación general como primera fase de la planeación de la auditoría tiende

a determinar los aspectos fundamentales y específicos de la empresa, que la

distinguen y que tienen relación con el trabajo de la auditoría.

Dichos aspectos que deben cubrirse en esta investigación son, entre otros, los

siguientes:

1.- Características Jurídicas: Si se trata de Persona física o moral, en su caso,

clase de sociedad, Acta constitutiva, modificaciones subsecuentes, equipo

administrativo, poderes otorgados.

2.- Situación Fiscal: Relación de impuestos a la que está sujeta, exenciones que

goza, fecha de cierre de su ejercicio social, ultimas 5 declaraciones anuales,

pagos provisionales del ejercicio a revisar, otras obligaciones fiscales del ejercicio

a revisar.

3.- Características Comerciales: Giro, artículos principales objeto de su

producción y/o venta, forma de venta (mayoreo, menudeo, público en general),

políticas de venta, políticas de crédito, políticas de descuento.

4.- Contabilidad: Diagrama general de la forma de registro contable, sistema

contable utilizado, manuales de contabilización, control interno, balanzas

mensuales y acumuladas del ejercicio a revisar.

5.- Características Financieras: Integración del capital y del pasivo a largo plazo,

inversiones en otras empresas, integración de la cuenta resultado de ejercicios

anteriores, contratos de los pasivos bancarios y documentos por pagar.

6.- Almacenes: Visita a los almacenes, mapa de distribución, procedimiento para

el control de los movimientos de almacén, política de control de calidad.

7.- Situación Laboral: Número de empleados, personal de confianza y

sindicalizado, contratos colectivos o individuales, ultimas nóminas y pagos al IMSS

del ejercicio a revisar.

8.- Aspectos Generales: Procedimiento de control de los pagos de clientes,

fondos fijos, cuentas bancarias, dictámenes de auditores, salvedades, políticas de

seguros, de control de activo fijo, etc.

La investigación anterior tiene como objetivo fundamental conocer aquellas cosas específicas que requieren tratamiento especial en la programación, como por ejemplo:

Conocer el giro de la empresa para saber si se cuenta con un auditor con experiencia en dicha actividad que convenga asignar a dicho trabajo.

Conocer cuántos almacenes tiene la empresa para decidir si se participa simultánea o sucesivamente en los inventarios que habrá de tomar la empresa. Si haba necesidad de traslados a otras ciudades o lugares.

Conocer de la existencia de bienes inmuebles para solicitar oportunamente los certificados de libertad de gravamen correspondientes.

Conocer el número de clientes con que opera la empresa para decidir la impresión necesaria de solicitudes de confirmación y la fecha óptima para su circularización.

Conocer la fecha de revisión del contrato colectivo de trabajo para vigilar si este debe ser considerado evento subsecuente importante.

Conocer de la existencia de elementos de autocontrol, o departamento de auditoría interna, para decidir si se ha de apoyar parcialmente en dichos elementos.

La investigación de aspectos generales y particulares de la empresa se efectúa íntegramente solo en el caso de una primera auditoría. En auditorías subsecuentes el trabajo de investigación se reduce solo a su actualización mediante el estudio de los cambios más importantes que se hubieran efectuado.

En cualquier caso esta investigación se realiza mediante entrevistas personales con los funcionarios responsables de las funciones sujetas a investigación y revisando documentos importantes relacionados con dichas funciones.

1.2 Elaboración del organigrama funcional y departamental de la empresa.

Para que el auditor pueda darse cuenta cabal de la estructura orgánica y allegarse

de elementos para estudiar y evaluar la organización y el equipo humano que la

integra, deberá empezar por obtener un organigrama detallado de la misma, en el

caso de que no existiera, será una razón más para que el auditor lo elabore o

actualice y en el desarrollo de esta tarea encontrará una magnífica oportunidad de

empezar a conocer la operación organizacional de la entidad o de la función sujeta

a auditoría y sobre todo, las personas involucradas.

En la obtención del organigrama se recomienda que éste se elabore cubriendo los

siguientes puntos:

 Abarcar a toda la entidad o la función sujeta a revisión.

 Contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura

tratándose de la revisión a una función.

 Quedar perfectamente establecido los tipos de autoridad en caso de ser

lineal, funcional y staff.

1.3 Identificación de las operaciones básicas de la empresa.

Las operaciones básicas de las empresas son:

Comprar o vender bienes o servicios

Cobrar el importe de las ventas

Pagar los bienes comprados o servicios contratados

1.4 Investigación de las funciones básicas de puestos que intervienen en las operaciones básicas.

1. Funciones técnicas.  Se refiere a las funciones empresariales que están

directamente ligadas a la producción de bienes y servicios de la empresa,

como por ejemplo, las funciones productivas, las de manufactura, las de

adaptación y operación, etc., siendo una función primordial ya que es la

razón de ser de la organización.

2. Funciones comerciales.  Están relacionadas con las actividades de compra,

venta e intercambio de la empresa, es decir, debe saber tanto producir

eficientemente como comprar y vender bien, haciendo llegar los bienes y

servicios producidos al consumidor.

3. Funciones financieras.  Esta función implica la búsqueda y el manejo del

capital, donde el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra,

dirige y controla la economía de la empresa, con el fin de sacar el mayor

provecho de las disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de

capital.

4. Funciones de seguridad.  Son las que ven por el bienestar de las personas

que laboran en dicha organización, con relación a su protección, a los

enseres con que cuenta y al inmueble mismo, por ejemplo la seguridad de

higiene, la industrial, privada, personal, etc.

5. Funciones contables.  Estas funciones se enfocan en todo lo que tiene que

ver con costos, inventarios, registros, balances y estadísticas

empresariales; la contabilidad cuenta con dos funciones básicas, la de

llevar un control de los recursos que poseen las entidades comerciales, y el

informar mediante los estados financieros las operaciones realizadas.

6. Funciones administrativas.  Se encargan de regular, integrar y controlar las

cinco funciones anteriores, realizando actividades y/o deberes al tiempo

que se coordinan de manera eficaz y eficiente en la cual se implementa  la

planificación, organización, dirección, la coordinación y el control.

1.5 Elaboración de diagramas de flujo de control interno en operaciones básicas.

A) De ingresos

B) De cobro

C) De compras

D. De pago

D) De producción

1.6 Requisitos básicos del control interno.

a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores.

b) El auditor debe mantener una actitud mental independiente.

c) Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe debe mantenerse el debido rigor profesional.

d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida supervisión por parte del auditor de mayor experiencia.

e) Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación, investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo

1.7 Evaluación del control interno.

La evaluación del Control Interno se realiza en dos etapas, una evaluación preliminar durante la etapa de Plantación. En esta etapa, el auditor efectúa un análisis general del riesgo implícito en el trabajo que va a realizar, con objeto de considerarlo en el diseño de sus programas de trabajo de auditoría y para identificar gradualmente las actividades y características específicas de la entidad.

Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y por lo tanto, aunque cualquier decisión es preliminar, el auditor deberá formarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que será probado. Por la importancia que han adquirido los sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) en la información contable el auditor debe conocer, evaluar y en su caso, probar el sistema de PED, como parte fundamental del estudio y evaluación del control interno La evaluación final se efectuara al aplicar las pruebas de cumplimiento. Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la aparente confiabilidad de procedimientos específicos de control. La evaluación se hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera efectiva El auditor debe documentar su conocimiento sobre la estructura del Control Interno de la Empresa y sobre la Evaluación que realice del Control Interno.

1.8 Informe de observaciones y sugerencias de mejora al control interno.