U. A. E. M.

SECRETARÍA DE DOCENCIADIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR

ARCHIVO DE LA DCE

“INSTRUCTIVO PARA LA DIGITALIZACIÓN DEDOCUMENTOS”

JUSTIFICACIÓN

La rápida evolución que está dándose en el campo de lacomunicación electrónica, proporciona un excelente mediopara la difusión universal de los fondos archivísticosobteniendo al mismo tiempo beneficios para la conservaciónde los documentos, ya que una vez digitalizados, lanecesidad de manipulación disminuirá sensiblemente. Lalocalización de los documentos será más rápida, lavisualización directa de los mismos en pantalla, laposibilidad de consulta remota y la facilidad de obtenercopias de los documentos en papel o en soportesinformáticos, mejorando la utilización por parte de las áreasacadémicas.

OBJETIVOS

Adecuado control de la información.

Mayor eficiencia en los servicios de consulta.

Menos volúmen de almacenamiento.

Conservación física de la documentación.

La Dirección de Control Escolar adquirió un equipo deDigitalización sofisticado, con la capacidad de digitalizar 75documentos por minuto con las siguientes características: 3Scanners, 4 Equipos de Computo, 1 Servidor dealmacenamiento, con un Robot para el respaldo y 42 Licenciasde Consulta.

INDEXAR P.C. DEDIGITALIZACIÓN

75 DOC. POR MINUTO

SCANNER

SERVIDOR DE

IMAGENES

INTERNET

Se compone de cuatro estructuras:

1.- Digitalizar.- Es codificar numericamente una información.

2.- Indexar.- Es nanlizar y destacar el titulo de un documento o de sucontenido alguna palabra clave que lo caracteriza para poderserencontrado mediante esta palabra ejemplo:

Nombre No Cuenta o RFC etc.

3.- Almacenar.- Es la acción de gardar las imágenes en el servidor.

4.- Consultar.- Es la acción de buscar y visualizar las imágenes enpantalla una vez digitalizados los docuementos.

La digitalización se realiza por series documentales de 50+/-5, Losdocumentos se separan y clasifican por tipo documental ejemplo 50Recibos de Inscripción, 50 Cédulas de preinscripción, 50 actas denacimiento, 50 certificados de Secundaria etc.

para llevar acabo la digitalización ir a programas y dar dos clips en elprograma DIGI MASIVE anotar la contraseña digi al Ingresar al sistema ir ala opcion configurar escanner el cual contiene dos opciones de adecuar eltipo de documento siendo las siguientes las mas recomendadas:

Normal Blanco y Negro, tamaño doble carta, región: fronend back.200 puntos x pulgada, duplex, brillo.El primer documentos debe contener el número de cuenta

Cada serie se deposita fisicamente en la entrada del escanner al ir siendodigitalizados los documentos simultaniamente sus imágenes pasan a unaPc. Donde son visualizadas, selecionadas y verificadas que sean lascorrespondientes a la serie respectiva, una vez que todo esta correctamenteSe la la indicación de liberación al icono de Lote el cual se compones de lassiguientes sigla D0107092001 y su significado es :

La serie documental, No de escanner, el año lectivo, el mes, el día y No delote consecutivo agrupandose como vayan siendo enviados ejmplo:

Seriedocumental

No de scanner Año lectivo Mes día No. de Loteconsecutivo

50+/-5 D01 07 09 20 01

50+/-5 D02 07 09 21 02

50+/-5 D03 07 09 21 03

50+/-5 D01 07 09 21 04

50+/-5 D02 07 09 20 05

50+/-5 D03 07 09 21 06

50+/-5 D01 07 09 20 07

Una vez que el Lote ha sido liberado las imágenes son enviadasA otra Pc, aun programa llamado Captura Masiva en el cual son capturados e indexados(clasificados electrónicamente) y canalizados a su bandeja respectiva.

para llevar acabo la Indexación ir a programas y dar dos clips en el programaCaptura Masiva, anotar la contraseña INDEXA al Ingresar al sistema sondesplegas las opciones de:

TBLENTAC Tabla de ActasTBLENTALU Tabla de Alumnos

En la tabla de Alumnos nos despliega las siguientes 4 bandeja en las cualesSon enviadas las imágenes de los docuementos de acuerdo al documento oNivel de estudios correspondientes ejemplo:

Bandeja 1 Documentos Generales Actas de Nacimiento Certificados de Secundaria

Bandeja 2

Nivel Medio Superior “ Bachillerato “

Recibos de pago de inscripción

Cédulas de preinscripción

Protestas Universitarias

Convenios

Certificado de Bachillerato

Dictámenes de revalidación

Historias Académicas

Bandeja 3

Nivel Superior “ Licenciatura “

Recibos de pago de inscripción

Bandeja 4

Nivel Superior “ Posgrado “

Solictud de inscripción

Recibo de preinscripción

Certificado de Diplomado

Certificado de Especialidad

Certificado de Maestria

Certificado de Doctorado

Al elegir la bandeja correspondiente serán desplegados los siguientecampos de captura:

Clave del alumno ( numero de cuenta).

Apellido del alumno,

Nombre del alumno,

Sexo del alumno.

Fecha de nacimiento del alumno.

Fecha de alta del Alumno.

En el caso de las Actas de Calificaciones será,

Clave de la Escuela.

Generación

Grupo.

Clave de la Materia y periodo Escolar.

Una vez realizada la captura correspondiente del Lote correspondiente, lasimágenes son transferidas y almacenadas en el servidor y puede realizarsesu consulta por los Jefes (as) de los Deparatmentos de Control Escolar decada Espacio Académico en la Internet a traves de la siguiente Direcciónhhttp://148.215.124.61/dce/

Mediante los siguientes pasos:

USUARIOS WEB DE SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN

http://148.215.124.61/dce/

Usuario de TítulosDCESITSITDCE42

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC308ESC308ESC30841

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC307ESC307ESC30740

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC306ESC306ESC30639

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC305ESC305ESC30538

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC304ESC304ESC30437

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC303ESC303ESC30336

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC302ESC302ESC30235

Jefe de Ctrl. Esc. de ESC301ESC301ESC30134Jefe de Ctrl. Esc. de ESC231ESC231ESC23133