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Fecha: 16/10/07
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Revisión No. 02 Procedimiento de Inventario Secretaría de Docencia Dirección de Infraestructura Académica Sistema Bibliotecario
C O N T E N I D O
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos
Acta de Levantamiento Físico de Material Documental Formato de corrección
9. Revisión Histórica
Fecha: 16/10/07
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Revisión No. 02 Procedimiento de Inventario Secretaría de Docencia Dirección de Infraestructura Académica Sistema Bibliotecario
1. Propósito
Realizar la verificación física de los materiales documentales de la biblioteca, con el fin de identificar pérdidas, errores de procesamiento y separar aquellos materiales que requieran reparación o descarte. 2. Alcance Todas las bibliotecas y Centros de Documentación de la UAEM 3. Responsabilidad y autoridad
Director de Infraestructura Académica Responsabilidad 1. Proporcionar el listado electrónico de cada una de las bibliotecas del sistema bibliotecario, en caso de que no puedan descargarlo. 2. Establecer los lineamientos para la verificación física de los materiales documentales. 3. Brindar el apoyo técnico necesario para la realización de los inventarios. 4. Solicitar y promover la realización de los inventarios. Autoridad 1. Aprobar los inventarios físicos elaborados conjuntamente con los Coordinadores de las Bibliotecas en el acta correspondiente. Personal de Enlace de la Dirección de Infraestructura Responsabilidad 1. Apoyo técnico en la realización de los inventarios en los espacios académicos 2. Supervisar la realización del inventario. 3. Capacitar al personal bibliotecario para la realización de los inventarios. Autoridad N/A Director del Organismo Académico Responsabilidad 1. Verificar que se lleve a cabo el inventario. 2. Otorgar las facilidades para la realización del inventario (personal bibliotecario y de mantenimiento). Autoridad 1. Autorizar la realización del inventario. 2. Brindar los recursos necesarios para la realización del inventario (cpu, lector óptico, impresora). 3. Autorizar los resultados obtenidos del inventario.
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Coordinador de Biblioteca Responsabilidad 1. Coordinar y supervisar las actividades que surjan para la realización del inventario. 2. Elaborar y enviar los resultados del inventario a la Dirección de Infraestructura Académica. 3. Gestionar los trámites derivados del inventario. 4. Descargar el listado electrónico correspondiente del Sistema Janium. Autoridad 1. Designar al personal que participará en la realización del inventario. 2. Avalar los resultados obtenidos del inventario. Bibliotecarios Responsabilidad 1. Realizar el inventario. 2. Separar el material documental susceptible de descarte y el que se encuentre en malas
condiciones físicas. 3. Identificar errores de clasificación y requisitar el formato correspondiente. 4. Levantar el inventario de los libros enviados a encuadernación o que por otros motivos
(préstamo especial, libros en el área de posgrado, libros con investigadores), no se encuentren físicamente de manera temporal en la biblioteca.
5. Entregar reporte del inventario al Coordinador de Biblioteca. Autoridad N/A
4. Normatividad aplicable 1. Ley general de bienes nacionales.* Articulo 6º. Fracción 18. http://www.camaradediputados.gob.mx/leyinfo/pdf/1267.pdf 2. Norma ISO 9000:2000 3. Norma ISO 9001-2000 5. Políticas 5.1 Se deberá realizar el inventario anualmente durante el periodo ínter semestral de verano. 5.2 La biblioteca debe permanecer cerrada durante el levantamiento de inventario, en un periodo no mayor a tres días hábiles.
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5.3 El Coordinador de Biblioteca deberá dar a conocer a los usuarios el período en el que permanecerá cerrada por inventario. 5.4 El Coordinador de Biblioteca deberá obtener un listado electrónico del material documental del sistema Janium correspondiente al acervo de la biblioteca del espacio académico para llevar a cabo el inventario. 5.5 De ser posible todos los libros deben estar físicamente en la estantería durante el inventario, incluyendo los que se encuentran en el área de investigación o posgrado. 5.6 Se deberá registrar el número de adquisición o código de cada libro con un lector óptico. 5.7 Se identificarán y separarán los materiales que estén en mal estado físico, los susceptibles de descarte, los que tengan errores de clasificación y etiquetas de código de barras en mal estado o erróneas. Se deberá utilizar el formato correspondiente. 5.8 Se deberá cotejar la información del levantamiento de inventario contra el listado electrónico Janium. 5.9 Se solicitará las correcciones del material, en caso de detectar errores, a la Dirección de Infraestructura Académica a través del Departamento de Servicios Técnicos con el formato de corrección. (véase procedimiento de Recepción y Entrega del proceso de Servicios Técnicos) 5.10 Los materiales susceptibles de descarte deberán someterse al Comité de Selección. 5.11 Los materiales en mal estado físico se enviarán a la Dirección de Infraestructura Académica para su reparación o reencuadernación. 5.12 Se levantará un acta informativa de los resultados obtenidos en el inventario, avalada por el titular del espacio académico, y a la Dirección de Infraestructura Académica una vez que ambas partes estén de acuerdo con los datos arrojados por el sistema Janium. 5.13 El material bibliográfico es identificado a través de etiquetas de códigos de barras, con un número único asignado a cada libro, con la finalidad de que sea verificado y recuperado mediante el Sistema Janium, que arroja los elementos de ubicación de la obra. 5.14 La preservación de los materiales bibliográficos se basa en una limpieza periódica que consiste en aspirar o sacudir los cantos del libros y estantería, así como la fumigación especializada de manera paulatina(cada 2 años, mínimo) para evitar agentes biológicos que dañan al libro y al usuario, 5.15 El Coordinador de la Biblioteca deberá solicitar al Subdirector Administrativo de la Dependencia el trámite correspondiente para la fumigación.
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6. Diagrama de bloque del procedimiento
Procedimiento de inventario de Bibliotecas
BibliotecarioCoordinador de BibliotecaDirección de Infraestructura Académica
Si
Realiza el levantamiento de
inventario del material , con lector
óptico en la biblioteca y aquellos que
se encuentran con investigadores .
Separa el material susceptible de
descarte y elabora listado en el
formato correspondiente .
Separa el material en mal estado
físico para su reencuadernación y
elabora listado .
Separa el material con errores de
clasificación y requisita formato de
correcciones .
A
¿Hay material
susceptible de
descarte ?
Informa mediante oficio (O) el
periodo de realización del
levantamiento de inventario .
Recibe oficio (O) del periodo de
levantamiento de inventario e informa
a la comunidad universitaria de la
fecha de cierre de la Biblioteca .
Obtiene listado electrónico del
sistema Janium correspondiente al
material de la biblioteca .
Designa a los responsables del
levantamiento del inventario
1
3
4
Continúa el
procedimiento de
descarte
INICIO
2
No
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Procedimiento de inventario de Bibliotecas
BibliotecarioCoordinador de BibliotecaDirección de Infraestructura Académica
A
Recibe la información obtenida en el
lector óptico y compara con el listado
electrónico obtenido de Janium .
Verifica listados de adquisición de
materiales enviados a encuadernación o
aquellos que por algún motivo están fuera
de la biblioteca y coteja que coincidan los
datos.
Elabora acta de levantamiento físico de
material documental (O-1)
En caso de haber faltantes , se informa al
Director del Organismo Académico y
obtiene visto bueno y solicita la baja al
Director de Infraestructura Académica .
Identifica los excedentes , designa al
bibliotecario para la elaboración del
listado , elabora oficio (O-1) y envía a la
Dirección de I nfraestructura Académica
para proceso técnico .
En caso de existir material en mal estado
físico , recibe el listado , elabora oficio (O-
1) y envía a la Dirección de
Infraestructura Académica para su
reencuadernación .
En caso de existir material con error de
clasificación , recibe formato de
correciones, elabora oficio (O -1) y envía a
la Dirección de I nfraestructura Académica
para su correción .
5
6
Fin
Recibe acta de levantamiento físico
del material con oficio y listado de
materiales ..
En caso de haber faltantes , designa
responsable para dar de baja en el
sistema Janium .
En caso de excedentes , recibe y
envía listado a procesos técnicos .
En caso de existir material en mal
estado físico , lo canaliza para su
reencuadernación .
En caso de existir material con error
de clasificación , recibe formatos y
designa responsable para su
correción .
Recibe oficio y aviso de registro
en el sistema Janium del material
excedente y de la baja de los
faltantes .
Recibe material reencuadernado .
Solicita etiqutas de clasificación e
instruye al bibliotecario para
adherirlas en los materiales .
Recibe etiquetas corregidas de
los materiales con errores de
clasificación , e instruye al
bibliotecario para adherirlas en
los materiales .
Recibe etiquetas corregidas de
los materiales con errores de
clasificación y /o del material
reencuadernado y las adhiere a
los materiales correspondientes
e integra al acervo .
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Fecha: 16/10/07
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Revisión No. 02 Procedimiento de Inventario Secretaría de Docencia Dirección de Infraestructura Académica Sistema Bibliotecario
7. Glosario Inventario: comprobación de los materiales documentales, mediante un cotejo.
8. Anexos Acta de Levantamiento Físico de Material Documental
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Formato de corrección
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9. Revisión Histórica
Número de revisión
Fecha de revisión
Revisó Reaprobado (Puesto)
Descripción del cambio
01 16/03/07 Coordinación del SGC
Dirección de DODA
02 Coordinación del SGC
Dirección de DODA
Se modificó el punto 5.12, se agregaron normas aplicables al procedimiento y el formato de revisión histórica, así como la modificación de las tablas