trabajo final de d.o

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL DE HOGAR & SALUD S.A.

Curso: Desarrollo Organizacional

Profesor: Villanueva Herrera, José

Integrantes: Meza Rivera, Jose Luis

Mío Timaná, Anthony

Fecha de Presentación: 06/12/10

2010-II

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL DE HOGAR Y SALUD S.A.

6 de diciembre de 2010

INDICE

INTRODUCCIÓN

RESUMEN

CAPÍTULO I: LA PLANEACIÓN

1.1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1.3. PLANES OPERATIVOS (Corto Plazo 2 meses)

CAPÍTULO II: LA ORGANIZACIÓN

2.1. ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

2.2. TIPO DE ORGANIZACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACIÓN

2.3. DESCRIPCION DE PUESTOS

2.4. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO

CAPÍTULO III: LA DIRECCIÓN

3.1. TRABAJO EN EQUIPOS

3.2. ESTILOS DE LIDERAZGO DE LOS JEFES

3.3. PROPUESTAS PARA MEJORAR EL LIDERAZGO

3.4. PROPUESTAS DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A LOS TRABAJADORES.

3.5. PROPUESTAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÑON EN LA EMPRESA

CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

2 UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS



BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCION

En la actualidad, se considera que toda empresa está dominada por cuatro

factores fundamentales: La misión, el entorno, la estructura de sus recursos

(tecnológicos, económicos-financiero, y humano), y la dirección. Entre estos

cuatro factores debe existir un equilibrio que permita a la empresa subsistir y

competir con posibilidades en el mercado, logrando beneficios de manera

consistente.

Ahora bien, para que las empresas obtengan el mejor resultado de la

combinación de estos factores será necesario establecer un diagnóstico que

muestre los problemas más importantes que ésta tiene.

Muchos de estos problemas están relacionados frecuentemente al clima

organizacional, o también con una confusión de funciones, acompañadas de un

débil manual de organización de funciones, entre otros.

Viendo las numerosos problemas que puede afrontar una empresa,

desarrollamos un trabajo centrándonos en el estudio organizacional de la

empresa Hogar & Salud. S.A. con la finalidad de aplicar los conocimientos de

Desarrollo Organizacional y poder realizar un diagnóstico y aportar en el

mejoramiento de sus funciones como agente económico que busca competir en

un entorno cada vez más impredecible y retador.





RESUMEN

El presente trabajo se desarrolla a partir de la aplicación de los conocimientos

de Desarrollo Organizacional en la empresa Hogar & Salud, una cadena de

Boticas que ha ido creciendo y extendiendo sus operaciones comerciales en

diferentes distritos de Lima.

Como toda empresa en crecimiento, podría afrontar problemas de estructura

organizacional, clima organizacional, o un débil manual de organización de

funciones, entre otros.

Por ello fijamos como objetivo general de nuestro trabajo: Aplicar los conceptos

teóricos de desarrollo organizacional para la mejora en el sistema

organizacional de la empresa Hogar y Salud S.A.

El presente trabajo se compone en 4 capítulos: El primero denominado La

Planeación, mostrará una descripción de la empresa, donde también

presentamos los objetivos generales y específicos que deseamos alcanzar.

Además incluimos planeación estratégica.

El segundo capítulo, “La Organización”, nos presenta la estructura orgánica de

la empresa, su clasificación y una descripción de actividades en los puestos.

El tercer capítulo titulado: La Dirección, nos muestra las formas de trabajo,

estilos de liderazgo asi como unas propuestas para mejorar conductas de

liderazgo.





Y finalmente en el capítulo cuatro: las conclusiones se adhieren con las

recomendaciones las cuales manifiestan que los problemas más urgentes que

presenta la empresa está en la estructura orgánica que no se adapta al cambio.

CAPÍTULO I: LA PLANEACIÓN

1.1.- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN:

1.1.1.- Descripción de la empresa:

La empresa Hogar y Salud S.A. fue fundada en el año 2000. Inicia

sus operaciones con unos 12 locales en Puente Piedra. La

empresa cuenta hoy con 41 locales y se encuentra en proceso de

crecimiento.

Actualmente es una cadena de boticas líder en el cono norte

dedicada a la comercialización de medicamentos y artículos de

belleza.

Giro de la empresa: Venta Minorista de productos de

farmacia, medicinas y artículos de tocador.

Tiempo en el mercado: Desde el año 2000, según SUNAT.

Número de Trabajadores: 100 trabajadores.

Servicios: Venta de Medicamentos, Venta de artículos de

belleza





1.1.2.- Objetivos del Trabajo de Investigación:

Los objetivos que planteamos en el presente trabajo son:

Objetivo Generales:

Aplicar los conceptos teóricos de desarrollo organizacional

para la mejora en el sistema organizacional de la empresa

Hogar y Salud S.A.

Objetivos Específico:

Realizar un diagnóstico organizacional de la empresa Hogar

y Salud S.A.

Realizar un Análisis FODA de la empresa.

Identificar los puntos críticos de la estructura organizacional

y presentar un conjunto de propuestas de mejoras en el

corto y mediano plazo.

Presentar conjunto de recomendaciones a la Alta Dirección

para el mantenimiento de un excelente clima organizacional

en la empresa.





1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1.2.1. Valores organizacionales

Es lo que representa el sentir de la organización, sus objetivos y prioridades estratégicas.

Los valores serán los conductores que guiaran a la organización en el cumplimiento de la misión y visión fijadas

Los valores de Hogar y Salud S.A. son:

Honradez

Integridad

Compromiso

Orientación al cliente

Temple

Flexibilidad

Trabajo en equipo

Iniciativa

Comunicación





1.2.2. Visión y misión de la empresa

Visión:

Ser una de las mejores cadenas peruanas de boticas en constante mejoramiento y expansión con credibilidad y liderazgo, buscando el crecimiento en ventas y rentabilidad, así como el reconocimiento de nuestros clientes y de la sociedad.

Misión:

Brindar un adecuado surtido de productos con valor agregado, a través de un trato personalizado otorgado por profesionales con vocación de servicio en permanente capacitación y eficiencia operativa. Con precios competitivos y alianzas estratégicas, promoviendo salud y bienestar en nuestros clientes y la comunidad.





1.2.3. Análisis y diagnóstico del ambiente externo

OPORTUNIDADES

• Crecimiento del mercado total, farmacéutico 6%.

• Segmento del mercado poco explotado por la competencia, genera una oportunidad de posicionamiento.

• Generación de ventas institucionales mediante convenios.

• Ampliación estratégica de cobertura a través de nuevos locales.

AMENAZAS

• Ingreso de cadenas al segmento D

• Pérdida de oportunidades de venta al no tener identificación de las categorías por rentabilidad.

• Pérdida de consumidores al no contar con un mis de skus (productos) óptimos

• Absorción de la empresa por otra.





1.2.4. Análisis y diagnóstico del ambiente Interno

FORTALEZA

• Ubicación en zonas emergentes sin competencias de cadenas.

• La recomendación farmacéutica es importante en el segmento al cual nos dirigirnos C – D.

• Contar en el corto plazo con marcas propias de alta rentabilidad

DEBILIDADES

• Deficiente manejo de cadena de suministros

• Mediciones de Venta sin indicadores reales de participación de mercado y del rubro.

• Marca y productos regulares o mal posicionados al no contar con información.

• Misión y objetivos pocos claros sin planificación ni control.





1.2.5. Identificación y enunciados de metas y objetivos

OBJETIVOS CUANTITATIVOS

• Alcanzar una participación dentro del mercado farmacéutico Vs. el año anterior para el 2009 (5%+) KPI (Medidores): SOM (Participación de Mercado).

• Aumentar las ventas en 30% Vs. 2008 KPI: Medición de Ventas, Crecimiento.

• Rentabilizar los productos de recomendación farmacéutica y OTC.

OBJETIVOS CUALITATIVOS

• Implementación de promociones cruzadas

• Actividades promociónales temáticas

• Convenios de Ribe: Comercial y Marketing





1.2.6. Políticas organizacionales

• Tener un buen trato hacia nuestros clientes.

• Comprometerse con la calidad de nuestros medicamentos.

• Es necesario traer receta para entregar medicamentos controlados.

• Trabajar con excelencia en el servicio.

• Hacer que el cliente se sienta en confianza.

• Trabajar en equipo para el logro de nuestros objetivos.

• Todo el personal tiene un curso de capacitación.

• Trabajar con productos de calidad.

• Contamos con los márgenes de seguridad e higiene.

• Se evalúa constantemente el funcionamiento del negocio.

• No discriminamos a ninguno de nuestros clientes ni trabajadores.

• Se le dará un bono extra al mejor vendedor del mes.

• Estar sujetos a todas las dudas y comentarios (medicamentos) de nuestros clientes.

• Siempre recibir a nuestro cliente con una sonrisa y un saludo cordial





1.2.7. Identificación de estrategias.

Dado que la empresa Hogar & Salud S.A. es una cadena de

Boticas orientada a la venta de medicamentos; ésta compite

fuertemente con sus pares Boticas Arcangel, etc; por lo tanto,

frente a un mercado actual y con los productos actuales se trata

de aumentar participación de mercado buscando un mayor

posicionamiento frente a otras.





CAPITULO II: LA ORGANIZACIÓN

La empresa es fundada en el año 2000 inicialmente con el nombre de

Nova Farma S.A. para luego convertirse el nombre de Boticas Hogar & Salud

cuya razón social es Inversiones Meza Escobar. Los dueños llamados Don

David Meza y su esposa la Sra. María Escobar. Los locales empezaron en

Puente Piedra para luego expandirse a otras zonas populares de conos y lima

provincia. Actualmente cuenta con 41 locales, siendo la oficina principal y el

almacén de medicamentos ubicados en la Mz D lote 4 Residencial los

Crisantemos en Puente Piedra.





2.1. Organigrama general de la empresa





2.2. Tipo de organización y departa mentalización

Según el organigrama que presenta, podemos establecer que se trata de una empresa de organización jerárquica vertical.

2.3. Descripción de puestos.

Elaboración propia

Puesto: Jefe de Capacitación.

I.- Datos Generales

Título del puesto: Jefe de capacitaciones

A quien reporta: Gerente de Recursos Humanos

Le reporta: Gerente de las demás áreas y Empleados

II.- Propósito General: Que sea eficaz para hacer productivas a las personas.

III Objetivos:

1. Dar capacitación formal (depende de la necesidad del puesto, dura de una a dos semanas).

2. Dar capacitación informal (depende de la necesidad del puesto, dura de una a dos semanas).

3. Seguir los patrones de procedimiento.

4. No dejar la operación.





IV.- Responsabilidades:

1. Se hace el programa necesario.

2. Se imparte el programa diseñado para transmitir información y contenidos relacionados específicamente al puesto de trabajo.

3. Para imitar patrones de procedimientos.

V.- Relaciones:

1. Internas:

a. Los gerentes de la empresa

b. Gerente de Recursos Humanos

c. empleados

2. Externas:

a. Nadie

VI.- Habilidades:

1. Ser Egresado de administración de Empresas.

2. Tener 3 años de experiencia en su área

3. Manejo de Office.

4. Manejo del Inglés.

5. Conocer del área de Ventas.





Puesto: Jefe de Ventas de mostrador.

I.- Datos Generales

Título del puesto: Jefe de ventas de mostrador

A quien reporta: Gerente de Ventas

Le reporta: Auxiliar de ventas

II.- Propósito General: cumplir con los objetivos mensuales de ingresos de la empresa

III Objetivos:

1. Incrementar las ventas día a día.

2. Crear nuevas estrategias comerciales.

3. Diseñar listas de precios de los productos con precios nuevos.

4. Mantener buenas relaciones con los clientes y al interior de la empresa.

IV.- Responsabilidades:

1. Diseñar y crear nuevas rutas de trabajo

2. Listado de ventas que se efectuaron en el mes.

3. Listado de productos próximos a caducar.

4. Listado de productos faltantes..





V.- Relaciones:

1. Internas:

a. con todas las gerencias

b. Jefe de caja

c. Con el almacén

2. Externas:

a. Con los clientes

b. Con los proveedores

VI.- Habilidades:

1. Tener licenciatura en ventas.

2. Tener una experiencia mínima de 5 años

3. Conocimiento del mercado.

4. Habilidad para cerrar la venta.





2.4. Procedimiento de trabajo

Elaboración propia.

Proceso: Proveedores

1. Definir los bienes, insumos, materiales y servicios que se requieran.

2. Establecer los requisitos.

3. Recibir los expedientes de los proveedores.

4. Evaluar los expedientes.

5. Si los expedientes no cumplen las expectativas ir a 8.

6. Registrar al proveedor.

7. Notificar a los proveedores. FIN

8. Descalificar a los proveedores. FIN

Proceso: Venta de Productos

1. Mostrar el producto que desea el cliente

2. Hacer nota de remisión.

3. Recibir la notificación de cancelado

4. Empacar el medicamento en una bolsa. FIN





2.5. Que Organizaciones del rubro (tipo de negocio de la empresa) están usando estructuras de redes.

Boticas Arcángel, Botica Francesa.





CAPITULO III: LA DIRECCIÓN

En el presente capítulo, mostraremos la realidad y las formas de como se ejerce el mando a través de los jefes de área hacia su personal.

Podemos observar, que la falta de un liderazgo efectivo en la práctica imposibilita el manejo de un clima organizacional gratificante, desencadenando muchas veces apatía y cumplimiento de metas sin objetivos.





3.1 Trabajo en equipos.

Equipos Inter-funcionales.

Empleados de similares niveles jerárquicos, pero de diferentes áreas de trabajo, se agrupan para realizar una tarea, en los establecimientos de venta.

3.2. Estilos de liderazgo de los jefes. Pueden aplicar un test de liderazgo.

No existe una estilo de liderazgo definido, solo está basado en órdenes.

3.3. Propuestas para mejorar el liderazgo

Desarrollar equipos para cada área y capacitarlo constantemente través de actividades donde puedan aplicar la Visión y Misión de la empresa.





3.4. Propuesta de un programa de capacitación a los trabajadores. Indicar tema y procedimiento de la capacitación, técnica a utilizar

CAPACITACIÓN PARA CAMPAÑAS DE IMPULSACÍON DE VENTAS

Se convierte en una importante medida para la diaria y permanentemente sus ventas a través del personal de la botica, siempre y cuando la comunicación sea motivadora y efectiva en la llegada del mensaje.

Actividad que tiene un costo por el traslado y retorno del personal, horas no laboradas y espacio utilizado.

Solo Químicos (58 personas)

Movilidad, incluye provincia : S/ 300.00

Horas no laboradas : S/ 800.00

Alquiler de espacio : S/ 200.00

Inversión : S/ 1,300.00





Solo Técnicos (112 personas)

Movilidad, incluye provincia : S/ 600.00

Horas no laboradas : S/ 769.86

Alquiler de espacio : S/ 200.00

Inversión : S/ 1,569.86





3.5. Propuestas para mejorar la comunicación en la empresa.

Capacitar a los jefes y directivos en análisis transaccional.

Implementar capacitación de coaching orientado al personal de ventas y metoring al cuerpo directivo de la empresa.

Desarrollar trabajos y actividades mensuales de fraternidad como volanteo de folletos y propaganda de campañas de salud gratuita como parte de la promoción de la empresa

Desarrollar al inicio de cada semana charlas de motivación espiritual a todo el personal de la empresa.

Cambios de estilo de hábito en los jefes, de una supervisión superficial a un focus group, con reuniones de fin de semana donde se transmita el número de metas alcanzadas cada semana y las observaciones más importantes.





CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

En la empresa no existe un liderazgo definido, por lo cual la alta dirección no puede influir en sus empleados. Por esta razón es necesario implementar equipos de liderazgo en todas las áreas.

Se necesita implementar un sistema de comunicaciones más efectivo que permita articular continuamente todas las actividades de la empresa.

Para mejorar la comunicación y las relaciones de los trabajadores en la empresa se deben implementar talleres, charlas, etc.

La empresa se encuentra en auge económico es por esta razón que la organización debe estar encaminada para cumplir sus objetivos y dirigirse hacia el éxito.





BIBLIOGRAFIA:

Intervenciones de Consultoría: Fases de Desarrollo Organizacional, Butterfield Gaynor Eric, Editorial McGraw Hill, 2003.

http://www.infosol.com.mx/espacio/cont/investigacion/diagnostico.html



trabajo final de d.o

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