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Operación Microsoft Access 97

Guía del Usuario Página 127

Centro de Capacitación en Informática

TTrraabbaajjaarr ccoonn CCoonnssuullttaass

CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddee llaass ccoonnssuullttaass

Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas

maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e

informes.

Una consulta es una solicitud de información a una base de datos, mediante

criterios que el usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un

grupo de tablas o de otras consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, estas

pueden tener una relación entre ellas. En caso de que no exista con anterioridad

alguna relación, es posible establecerla para efectos de la consulta, al igual que

también es posible eliminarla cuando ya estuviera creada.

Las consultas muestran básicamente valores de campos almacenados en una o

varias tablas, valores obtenidos de otras consultas o valores de campos calculados

para la propia consulta.

Algunas de las operaciones básicas que se pueden efectuar en las consultas

son las siguientes:

• Elegir tablas y/o consultas: en una consulta se puede mostrar información de

una o más tablas, incluso de una o más consultas previamente realizadas. La

información que se muestra resuelve una pregunta a la base de datos.

• Seleccionar registros: incluir en la consulta solo los registros que cumplen con

los criterios aplicados.

• Seleccionar campos: de las tablas y/o consultas seleccionadas puede no ser

necesario mostrar todos los campos.

• Realizar cálculos: se pueden efectuar cálculos con los campos mostrados en la

consulta, tales como contar el número de registros seleccionados, acumular

totales, etc.

• Ordenar registros: los registros que finalmente son seleccionados para la

consulta, pueden ser sometidos a un proceso de ordenación, que permita

visualizar la información de una forma más clara.


Página 128 Guía del Usuario


TTiippooss ddee ccoonnssuullttaass

La utilización de las consultas varia dependiendo de que se trate de una

consulta de selección o de una consulta de acción.

�� Consultas de selección

En las consultas de selección, al producirse el resultado como una hoja de

respuesta dinámica, el usuario la puede utilizar de forma similar a una tabla.

Las consultas de selección son las más comunes, en donde se recuperan datos

de una o más tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuación, los

muestra en el orden deseado.

La diferencia principal radica en que dependiendo del tipo de consulta se

podrá editar o sólo consultar. Esto se debe a que en la edición de los datos, lo que

realmente se modifica son los datos subyacentes que están almacenados en las

tablas. En una consulta de totales, por ejemplo, los registros no son modificables,

ni es posible añadir otros nuevos.

�� Consultas de acción

Las consultas de acción ejecutan una acción sobre los registros

seleccionados en la consulta. Esta acción puede ser creación de nuevas tablas,

eliminar, insertar o modificar registros.

Las consultas de acción modifican de manera automática y permanente la

información de las tablas de la base de datos, por lo que se presenta un aviso

indicando esta circunstancia. Estas consultas de acción son especialmente útiles

cuando se quieren modificar muchos datos de una tabla que cumplen determinada

condición.

Por ejemplo, se pueden modificar los importes correspondientes a los

alquileres de inmuebles en una tabla arrendamientos, de tal manera que si el

inmueble se encuentra ubicado en una zona balnearia, se modifique el importe

almacenado en la actualidad por el importe incrementado en cierto porcentaje. De

la misma manera se pueden eliminar todos los registros que cumplan determinada

condición.

En general se puede decir que esta manera de actualizar los datos es más

cómoda que recorrer los datos uno a uno para actualizarlos. Al actualizar muchos

datos de una sola vez aumenta el riesgo de cometer errores, por lo que para

realizar este tipo de operaciones, hay que estar muy seguro de lo que se está

haciendo antes de modificar muchos datos en una tabla.




VViissttaass ddee uunnaa ccoonnssuullttaa

Existen tres modos diferentes para ver una consulta: vista Diseño, vista

Hoja de datos y vista SQL.

• Para crear o modificar una consulta se utiliza la vista Diseño.

• Para observar el resultado de una consulta se utiliza la vista Hoja de

datos.

• Para realizar consultas utilizando el lenguaje estándar SQL (Lenguaje

estructurado de consultas) se usa la vista SQL.

El botón Vista de la barra de herramientas permite alternar entre las vistas

posibles para la consulta: si esta visible la vista diseño, el botón Vista se muestra

como vista Hoja de datos; mientras que si está visible la vista hoja de datos,

el botón Vista se muestra como vista Diseño. Para pasarse entre una y otra

vista alcanza con hacer clic directamente sobre el botón correspondiente. Sin

embargo para pasarse a la vista SQL se debe seleccionar la flecha del botón Vista

y posteriormente escoger de la lista, la opción Vista SQL.

En la vista Diseño, la consulta se

presenta en una ventana que se

encuentra dividida en dos áreas. En la

parte superior se muestran las tablas y

consultas que intervienen en la consulta

que se está diseñando, mientras que en

la parte inferior denominada

cuadrícula de diseño de la consulta es

donde se muestran los campos

seleccionados y se definen los criterios

y otras opciones para los mismos.

La cuadrícula de diseño de una consulta presenta las siguientes opciones:

• Fila Campo: Agrega un campo al resultado de la consulta o filtro activos. Para

agregar un campo, hacer clic en la celda de la cuadrícula de diseño y luego

seleccionar un campo de la lista de campos. También se lo puede arrastrar

directamente a la celda desde la tabla correspondiente ubicada en el área

superior de esta ventana.

• Fila Tabla: Indica la tabla en la que está ubicado el campo seleccionado. Se

utiliza para aclarar a qué tabla pertenece cada campo en una consulta o filtro

de múltiples tablas.

Cuadrícula de diseño




• Fila Orden: Se utiliza para indicar el tipo de orden para la consulta o filtro

activo: Ascendente (0 a 9, A a Z), Descendente (9 a 0, Z a A), o sin ordenar.

Para ordenar en base a un campo, seleccionar una celda Orden y luego

seleccionar el tipo de orden que se desee.

• Casilla Mostrar: Muestra u oculta una columna en los resultados de la

consulta o filtro activos. Si se oculta una columna, puede seguir utilizándose

para especificar un criterio.

• Filas Criterios y O: Define uno o más conjuntos de condiciones restrictivas

que obtienen un conjunto específico de registros en los resultados de la

consulta o del filtro. Se puede continuar agregando valores o expresiones

alternativas bajo la celda O.

• Fila Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza cálculos

acumulativos; por ejemplo promedios y cuentas. Para ocultar o mostrar la fila

Total, hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas.

La vista Hoja de datos de

una consulta es similar a la vista

Hoja de datos de una tabla.

En dicha hoja, a la cual se

la denomina hoja de respuesta

dinámica, se obtiene el

resultado de la consulta, a partir

de la información extraída de las tablas y otras consultas de la base de datos. Esta

consiste en una tabla dinámica con todos los campos seleccionados.

En la parte inferior se muestran una serie de botones que permiten recorrer

la tabla o ubicar un registro con mayor facilidad.

Todas las consultas diseñadas se pueden visualizar en la vista SQL. En dicha

vista se puede observar una serie de instrucciones propias del lenguaje estándar

SQL (Lenguaje estructurado de consultas). Esta vista puede ser utilizada por

La consulta que se muestraen la vista Diseño, posee estaestructura en la vista SQL.




aquellos usuarios que poseen un mayor conocimiento de programación.

CCrreeaarr uunnaa ccoonnssuullttaa

Las consultas no se almacenan en la base de datos, pues se tratan de un

conjunto dinámico de registros mostrados en ocasión de ejecutar la consulta. El

resultado de una consulta se muestra en una hoja de datos denominada hoja de

respuesta dinámica.

Access ofrece dos formas distintas de crear una consulta:

• Se puede crear una consulta desde cero (creándola uno mismo) en la vista

Diseño de la consulta.

• Se puede utilizar un asistente para consultas, el que realiza todo el trabajo

básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de

preguntas. Incluso aunque se esté acostumbrado a crear consultas, tal vez se

desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta, y a

continuación, se puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.

Estos métodos permiten crear fácilmente consultas que se deseen ejecutar

de forma independiente o en las que se desea se basen varios formularios e

informes.

También se puede crear automáticamente una consulta con otros métodos:

• Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o

informe, se pueden utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos

asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado en más de una

tabla, también crean su instrucción SQL base. Si se desea, se puede guardar

la instrucción SQL correspondiente como una consulta.

• Para crear consultas sobre filtros que se creó usando Filtro por formulario,

Filtro por selección o Filtro por entrada, se puede guardar el filtro como una

consulta.

Para crear una consulta, básicamente los posos ha realizar son los siguientes:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas.

2. Hacer clic en el botón Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo Nueva Consulta, hacer clic en la opción que se desee.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

5. Dependiendo de la opción seleccionada en el cuadro de diálogo anterior, se

debe:

• Diseñar la consulta en la vista Diseño.




• Si se escogió alguna de las opciones de Asistente, seguir las

instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente correspondiente.

Opciones para crear una nueva consulta

Vista Diseño: Crear una nueva consulta en la vista Diseño, sin

utilizar un asistente.

Asistente para consultas sencillas: Crear con un asistente una

consulta de selección automáticamente, a partir de los campos

seleccionados.

Asistente para consultas de referencias cruzadas: Crear con

un asistente una consulta de referencias cruzadas que muestra

datos con un formato compacto, similar al de una hoja de datos.

Asistente para consultas de buscar duplicados: Crear con un

asistente una consulta que busca registros con valores

duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.

Asistente para consultas de buscar no coincidentes: Crear

con un asistente una consulta que busca registros de una tabla

que no tienen registros relacionados en otra tabla.

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee sssssssseeeeeeeelllllllleeeeeeeecccccccccccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de

consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja

de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones).

También se puede utilizar una consulta de selección para agrupar los

registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.




CCrreeaarr uunnaa ccoonnssuullttaa ddee sseelleecccciióónn eenn llaa vviissttaa DDiisseeññoo

Para crear una consulta de selección en la vista Diseño sin utilizar un

asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a

continuación, hacer clic en el botón Nuevo.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, hacer clic en la opción Vista Diseño

y, a continuación, elegir el botón Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla,

hacer clic en la ficha que enumera los

objetos con cuyos datos se desea

trabajar.

La ventana Mostrar tablas dispone de

tres fichas para mostrar sólo las

tablas, sólo las consultas o las tablas y

consultas a la vez. De esta manera es

posible que una consulta forme parte

de otra consulta.

4. Hacer doble clic directamente en el nombre de cada objeto que se desea

agregar a la consulta o seleccionarlas y hacer clic en el botón Agregar para

cada objeto que se requiera.

A medida que se van seleccionando los objetos se van incorporando al área de

tablas y consultas de la ventana Consulta. Es posible añadir varias veces la

misma tabla a una consulta (Access les va colocando un sufijo), lo que permite

generar consultas bastante complejas, pero si la consulta que se desea

realizar es sencilla esta posibilidad es a menudo fuente de posibles errores.

� La ventana Mostrar tablas puede abrirse posteriormente mediante el

botón Mostrar tablas de la barra de herramientas o utilizando el mismo

comando del menú Consulta.

5. Luego de seleccionar los objetos de la ventana Mostrar tablas, hacer clic en

el botón Cerrar.

6. Si se tienen varias tablas o consultas en la ventana Consulta, hay que

asegurarse de que están conectadas (relacionadas) entre sí mediante una

línea de combinación, de modo que Access sepa cómo está relacionada la

información. Si no están conectadas, se debe crear la línea de combinación

correspondiente. Por más información sobre cómo se relacionan las tablas,

ver la sección “Relaciones entre tablas” en el capítulo “Trabajar con Tablas”.

Si las tablas o consultas están combinadas, se puede cambiar el tipo de

combinación para que afecte a qué registros selecciona la consulta.




7. Agregar los campos que se requieran a la cuadrícula de diseño de la consulta.

La forma más sencilla de rellenar las columnas de esta cuadrícula es

arrastrando los campos correspondientes de la zona superior a la primera

columna libre o realizar doble clic directamente sobre cada campo a

incorporar. Con esta operación se rellena la fila correspondiente a Campo

con el nombre del campo, la fila Tabla con el nombre de la tabla del campo y

se marca la casilla de verificación de la fila Mostrar. La verificaron de esta

casilla indica si se desea o no que el campo aparezca en el resultado de la

consulta.

En el ejemplo que se muestra, se

seleccionaron las tablas “Alquileres” y

la tabla “Inmuebles”. La tabla

“Inmuebles” presenta una relación de

“uno a varios” con la tabla “Alquileres”,

dada por el campo clave “id-inmueble”.

Para consultar por la dirección y el

importe del alquiler de aquellas

propiedades que se encuentran

alquiladas, la consulta se debe diseñar

seleccionando los campos “id-alquiler”

de la tabla “Alquileres” y los campos

“dirección” y “precioalquiler” de la tabla “Inmuebles”.

8. Si se lo requiere, mejorar la consulta definiendo criterios, estableciendo un

orden, creando campos calculados, obteniendo totales con los datos

recuperados o modificar de otro modo el diseño de la consulta.

9. Para guardar la consulta, hacer clic en

el botón Guardar de la barra de

herramientas. Escribir un nombre que

siga las reglas para nombrar objetos de

Access y, a continuación, elegir el botón

Aceptar. Si no se guarda de este modo, Access consultará si se quieren

guardar los cambios al cerrar la ventana de la consulta.

� Para ver el resultado de la consulta desde la vista Diseño, se debe

hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas, el que en ese

momento tendrá el valor de vista Hoja de datos.

�� Criterios de selección

Es posible realizar un filtrado de los registros a incluir en una consulta

mediante la definición de criterios que se introducen en las filas Criterios de la

cuadrícula de diseño de la consulta.




Por ejemplo se puede establecer el siguiente criterio para el campo

“precioalquiler” de la tabla “Inmuebles”, donde solo se incluirán en el resultado de

la consulta aquellos registros que cumplan con dicha condición (mayores que 5000).

El criterio puede estar estructurado de diferentes formas. Si se lo incorpora

a través del generador de expresiones, Access lo estructurará de una forma más

completa: “[Inmuebles]![precioalquiler]>5000” (sin las comillas). En este caso se

observa que los primeros datos entre corchetes corresponden a los valores de las

filas Tabla y Campo de la columna donde se ingresó el criterio en la cuadrícula de

diseño.

� Para no escribir el criterio y utilizar un asistente generador de

expresiones hacer clic en el botón Generar de la barra de herramientas.

Los criterios en las consultas se comportan de forma similar a los filtros,

pudiendo incluir las condiciones lógicas OR y AND.

Para introducir varios criterios que se comporten como el operador lógico Y

(AND), es necesario introducirlos en la misma línea. Para introducir varios criterios

que se comporten como el operador lógico O (OR), es necesario introducirlos en

líneas distintas o introducir el criterio escribiendo las cláusulas (expresiones) de

condición en la fila de Criterios.

++++ Por más información sobre el uso criterios, ver la sección “Trabajar concriterios” en el capítulo “Utilizar expresiones y criterios”.

Un ejemplo del uso del operador lógico “or” es el siguiente:

�� Ordenación

Si no se ha incluido ningún valor en la fila de Orden, los registros se muestran

según se encuentran en las tablas originales. Si se desea ordenar por otros campos

se debe elegir una de las opciones de la fila Orden para el campo deseado:

ascendente o descendente. Se puede realizar la ordenación por más de un campo,

de forma que los registros que tienen igual valor para el primer campo en el

Criterio

se puedehacer esto

o haceresto otro




criterio de ordenación se ordenan por el siguiente.

�� Agrupaciones

En las consultas es posible realizar agrupaciones o totales.

� Para mostrar la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta se

debe utilizar el comando Totales del menú Ver o seleccionar el botón Totales

de la barra de herramientas.

Luego de esto se muestra en la cuadrícula una fila denominada Totales por

debajo de la fila Tabla. Esta fila se puede volver a ocultar ejecutando el mismo

comando.

En aquellos campos que se quieren agrupar si tienen el mismo valor, se deja la

opción por defecto Agrupar por. En el resto de los campos que se quiera mostrar

será necesario elegir una de las opciones disponibles, entre las que se destacan:

Suma de los valores de la agrupación, Media de los valores de la agrupación,

Mínimo de los valores de la agrupación, etc.

En el ejemplo anterior se agrupan los valores que pueda adoptar el campo

“barrio”, sumando para cada valor obtenido el contenido del campo “precioalquiler”.

CCrreeaarr uunnaa ccoonnssuullttaa ddee sseelleecccciióónn uuttiilliizzaannddoo uunn aassiisstteennttee

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de

los campos especificados en una o más tablas o consultas.

Si se desea, el asistente también puede entre otras sumar, contar y obtener

el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros. No

obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el

establecimiento de criterios.

Para crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente, se debe

realizar el siguiente procedimiento:



2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, hacer clic en Asistente para

consultas sencillas y, a continuación, elegir el botón Aceptar.




3. En el botón de lista

Tablas/Consultas,

seleccionar el nombre de

la tabla o consulta en la

que se desea basar la

consulta y, a continuación,

seleccionar (haciendo

doble clic) los campos

cuyos datos se desean

recuperar. También se

pueden incluir o excluir los

campos al cuadro Campos

seleccionados, utilizando los botones correspondientes.

4. Hacer clic en una tabla o consulta adicional si se desea y, a continuación,

seleccionar los campos que se desean utilizar de ella. Repetir este paso hasta

que se disponga de todos los campos que se requieran para la consulta.

5. En la siguiente ventana

del asistente, se debe

indicar si se desea

realizar una consulta de

Detalle o de Resumen. Si

se escoge la opción

Detalle se muestra cada

campo de cada registro,

mientras que si se escoge

la opción Resumen se

pueden establecer los

valores de resumen que se

desean calcular. En este último caso hacer clic en el botón Opciones de

resumen donde se despliega un cuadro para definir dichas opciones.

6. En el último cuadro de diálogo se debe asignar un nombre para la consulta,

además se puede seleccionar si se desea ejecutar la consulta o ver la

estructura de la consulta en la vista Diseño.

++++ Si la consulta resultante no es exactamente como se deseaba, se puede

volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee ttttttttaaaaaaaabbbbbbbbllllllllaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee rrrrrrrreeeeeeeeffffffffeeeeeeeerrrrrrrreeeeeeeennnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaassssssss ccccccccrrrrrrrruuuuuuuuzzzzzzzzaaaaaaaaddddddddaaaaaaaassssssss

Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos

(sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un

conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro

conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.




Se pueden mostrar datos de una tabla de referencias cruzadas sin crear una

consulta independiente en la base de datos mediante el Asistente para tablas

dinámicas. Con una tabla dinámica, se pueden cambiar los encabezados de fila y

columna según se desee para analizar los datos de distintos modos.

Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño

sin usar un asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, después,

hacer clic en el botón Nuevo.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccionar la opción Vista diseño y,

después, hacer clic en el botón Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que relaciona las

tablas o consultas con cuyos datos se desea trabajar.

4. Hacer doble clic en el nombre de cada objeto que se desee agregar a la

consulta y, después, hacer clic en el botón Cerrar.

5. Agregar los campos a la fila Campos en la cuadrícula de diseño y especificar

los criterios correspondientes. Hasta este punto es similar al procedimiento

para crear una Consulta de selección.

6. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Tipo de consulta y

después hacer clic en la opción Consulta de tabla de referencias

cruzadas.

7. Para el campo o los campos cuyos valores se desea que aparezcan como filas,

hacer clic en la fila Tab ref cruz y, después, hacer clic en la opción

Encabezado de fila. Se tiene que mantener la opción Agrupar por

predeterminado en la fila Total de esos campos.

8. Para el campo cuyos valores se deseen que aparezcan como encabezados de

columnas, hacer clic en la fila Tab ref cruz y, después, hacer clic en la opción

Encabezado de columna. Se puede elegir Encabezado de columna para un

sólo campo y se debe mantener la opción Agrupar por en la fila Total de ese

campo. De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan

en orden alfabético o numérico.

9. En el campo cuyos valores se desee utilizar en la tabla de referencia cruzada,

hacer clic en la fila Tab ref cruz y, después, hacer clic en la opción Valor. Sólo

un campo puede establecerse a Valor. En la fila Total de este campo, hacer

clic en el tipo de función agregada que se desea para la referencia cruzada

(como Suma, Promedio o Cuenta).

10. Para especificar criterios que limiten los encabezados de filas antes de que

se realice el cálculo, se debe escribir una expresión en la fila Criterios de un

campo con Encabezado de fila en la celda Tab ref cruz. Esto permite, por

ejemplo, presentar los totales de alquileres de películas de ciertos géneros.




Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen

los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas,

se debe agregar el campo para el que se desee establecer criterios en la

cuadrícula de diseño, hacer clic la opción Dónde en la celda Total, dejar en

blanco la celda Tab ref cruz y escribir una expresión en la fila Criterios. (Los

resultados de la consulta no presentarán campos que contengan Dónde en la

fila Total.).

11. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la

barra de herramientas.

Si se incluye un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta pero se hace

clic en la opción Sin mostrar en la celda Tab ref cruz y se establece Agrupar por en

la celda Total, Access agrupará según la misma como Encabezado de fila, pero no

presentará la fila en los resultados de la consulta.

Los valores del campo Encabezado de columna pueden incluir caracteres que

no están permitidos en los nombres de campos, como decimales. En tal caso, Access

los reemplaza por el carácter de subrayado en la hoja de datos.

Un ejemplo de la aplicación de este tipo de consulta lo puede ser el siguiente:

En este caso se incorpora de la tabla “Alquileres” el campo “importe” y de la

tabla “Películas” los campos “genero” y “estudio”. El campo que relaciona ambas

tablas es “id-título”. La idea es generar una consulta que permita obtener los

totales por género y por estudio de los alquileres de películas. El resultado que se

obtendría es similar al que se muestra.

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee ppppppppaaaaaaaarrrrrrrráááááááámmmmmmmmeeeeeeeettttttttrrrrrrrroooooooossssssss

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra

un cuadro de diálogo que solicita información (parámetro o criterio).

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base

para los formularios e informes. Por ejemplo, se puede crear un informe de ventas




mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access

muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe.

Cuando se introduzca un mes, Access imprimirá el informe apropiado.

Para crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada que vez que

se ejecute, se debe realizar el siguiente procedimiento.

1. Crear una consulta de selección o de referencias cruzadas.

2. En la vista Diseño de la consulta, arrastrar los campos en los que se definirán

los criterios y se usarán como parámetros, desde la lista de campos de la

consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro,

escribir el texto a solicitar entre corchetes. Access mostrará este texto

cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del

nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.

4. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la


En el ejemplo anterior se muestra un criterio definido como parámetro para

el campo “genero”. Al visualizar los resultados de la consulta, Access despliega

antes que nada el cuadro de diálogo correspondiente para ingresar el valor del

parámetro.

Se pueden definir varios parámetros a la vez, cuantos más se definan para

diferentes campos, menor será el porcentaje de registros que concuerden con los

criterios especificados.

++++ Se debe especificar el tipo de dato de los parámetros en la consulta de

referencias cruzadas o en una consulta de parámetros en la que se basa una

consulta de referencias cruzadas o gráfico. En la consulta de referencias

cruzadas, también se debe establecer la propiedad Títulos de columna.

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss ddddddddeeeeeeee aaaaaaaacccccccccccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos

registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de

eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla.




CCoonnssuullttaa ddee eelliimmiinnaacciióónn

Este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por

ejemplo, se puede utilizar una consulta de eliminación para quitar títulos que ya no

figuran en un video club. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan

registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

Se puede utilizar una sola consulta de eliminación para eliminar registros de

una sola tabla, de varias tablas en una relación “uno a uno” o de varias tablas en una

relación “uno a varios”, si está activada la eliminación en cascada. No obstante, si

se necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar

criterios, se debe ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede

eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo.

Consideraciones importantes al utilizar una consulta que elimina registros:

• Una vez eliminados registros mediante una consulta de eliminación, no es

posible deshacer la operación. Por tanto, se debe ver una vista previa de los

datos que la consulta ha seleccionado para su eliminación antes de ejecutar la

consulta. Para ello, hacer clic en el botón Vista de la barra de

herramientas y mostrar la consulta en la vista Hoja de datos. No utilizar el

comando Ejecutar.

• Se deben conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De

esta forma, si se eliminan registros incorrectos, se podrán recuperar a partir

de las copias de seguridad realizadas.

• En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminación, se pueden eliminar

registros de las tablas relacionadas, aunque no estén incluidas en la consulta.

Esto puede suceder cuando la consulta sólo contiene la tabla que está en el

lado "uno" de una relación “uno a varios” y se ha activado la eliminación en

cascada para esa relación. Al eliminar registros de la tabla "uno", también se

eliminarán registros de la tabla "varios”.

• Si se inicia una consulta de eliminación en una tabla de Paradox, dBASE o

FoxPro vinculada a la base de datos, no se podrá cancelar la consulta una vez

iniciada su ejecución.

• Para detener una consulta una vez iniciada (ejecutada), se deben presionar en

combinación las teclas C + E.

Para eliminar registros mediante una consulta de una o varias tablas de una

relación “uno a uno”, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta nueva que contenga las tablas de las cuales se desea

eliminar registros.

2. En la vista Diseño de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al




botón Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuación,

hacer clic en la opción Consulta de eliminación.

3. Para las tablas de las que se desee eliminar registros,

se debe arrastrar el asterisco (*) desde la lista de

campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta.

Aparecerá el valor Desde en la celda Eliminar situada

bajo estos campos.

4. Para especificar criterios para eliminar registros, se debe arrastrar a la

cuadrícula de diseño los campos en los que se desea establecer los criterios.

Aparecerá Dónde en la celda Eliminar situada bajo estos campos.

5. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, se deben

escribir los criterios que correspondan.

6. Para ver una vista previa de los registros que se van a eliminar, hacer clic en

el botón Vista de la barra de herramientas. Para regresar a la vista

Diseño de la consulta, hacer clic nuevamente en el botón Vista de la

barra de herramientas. A continuación, realizar los cambios que se deseen en

la vista Diseño.

7. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para

comenzar con la acción de eliminar los registros estipulados.

Para eliminar registros mediante una consulta que incluya sólo la tabla "uno"

de una relación “uno a varios”, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta nueva que contenga la tabla "uno" de la cual se desea

eliminar los registros.

2. Seguir los mismos pasos que en el proceso anterior.

++++ Al ejecutar una consulta de eliminación en la tabla "uno" de una relación “uno

a varios”, y si está activada la eliminación en cascada para esta relación,

Access también elimina los registros relacionados del lado "varios".

Para eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una

relación “uno a varios”, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una nueva consulta que contenga las tablas en las cuales se desea

eliminar registros o establecer criterios.



hacer clic en la opción Consulta de eliminación.

3. En la tabla con registros relacionados (en el lado "varios" de la relación “uno a




varios”), se debe arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la

cuadrícula de diseño de la consulta. Aparecerá el valor Desde en la celda

Eliminar situada bajo este campo.

4. En la tabla principal (en el lado "uno" de la relación “uno a varios”), se debe

arrastrar a la cuadrícula de diseño los campos en los que se desea establecer

los criterios. Aparecerá el valor Dónde en la celda Eliminar situada bajo este

campo.

5. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, se deben

escribir los criterios que correspondan.

6. Para ver una vista previa de los registros que se eliminarán, hacer clic en el

botón Vista en la barra de herramientas. Para regresar a la vista

Diseño de la consulta, hacer clic nuevamente en el botón Vista de la

barra de herramientas. A continuación, realizar los cambios que se deseen en

la vista Diseño.

7. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para eliminar

los registros de la tabla del lado "varios" de la relación.

8. Seleccionar la lista de campos para cada tabla del lado "varios" y, a

continuación, presionar la tecla = para quitarla de la consulta.

9. Cuando sólo quede la tabla principal en la consulta y el campo en el que se

desea establecer criterios en la cuadrícula de diseño, hacer clic de nuevo en

el botón Ejecutar de la barra de herramientas. De esta forma Access

eliminará los registros especificados de la tabla del lado "uno" de la relación.

CCoonnssuullttaa ddee aaccttuuaalliizzaacciióónn

Este tipo de consulta realiza cambios globales a un grupo de registros de una

o más tablas. Por ejemplo, se puede aumentar los precios un 10 por ciento para

todos los productos de cierta categoría en una tabla “Productos”. Con una consulta

de actualización, se pueden cambiar los datos de las tablas existentes.

Para cambiar registros como un grupo mediante una consulta de actualización,

se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta, para lo cual se deben seleccionar las tablas o consultas

que incluyen los registros que se desean actualizar y los campos que se

desean utilizar para establecer criterios.



hacer clic en la opción Consulta de actualización.

3. Arrastrar desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la




consulta los campos que se desean actualizar o para los que se desean

especificar criterios.

4. En la celda Criterios, especificar los criterios que sean necesarios.

5. En la celda Actualizar a de los campos que se desea

actualizar, escribir la expresión o el valor que se desea

utilizar para cambiar los campos.

6. Para ver una lista de los registros que se actualizarán,

hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas. Esta lista no

mostrará los nuevos valores. Para regresar a la vista Diseño de la consulta,

hacer clic nuevamente en el botón Vista de la barra de herramientas. A

continuación, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseño.

7. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para crear la

nueva tabla actualizada.

CCoonnssuullttaa ddee ddaattooss aanneexxaaddooss

Este tipo de consulta agrega un grupo de registros de una o más tablas al

final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que se consiguen nuevos

clientes y hay una base de datos que contiene una tabla con información acerca de

estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, se puede

anexarla a una tabla de “Clientes” propia.

Las consultas de datos anexados también son útiles para:

• Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que se desee

anexar a una tabla sólo los nombres y las empresas de productos cuyo valor

sea de un importe considerable.

• Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la

otra tabla. Por ejemplo, en una tabla “Clientes” que tiene 11 campos, se desea

anexar registros de otra tabla que tiene campos que coinciden con 9 de los 11

campos de la tabla “Clientes”. Una consulta de datos anexados anexará los

datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.

Para anexar registros de una tabla a otra mediante una consulta de datos

anexado, se debe realizar el siguiente procedimiento:



hacer clic en la opción Consulta de datos anexados.




2. En el cuadro de diálogo Anexar

que se presenta, se deben incluir

los datos requeridos. Introducir

el nombre de la tabla o

seleccionarla de la lista

correspondiente, y seleccionar la

opción:

• Base de datos activa para anexar los resultados de la consulta a la base

de datos activa.

• Otra base de datos e introducir el nombre de archivo de la base de

datos a anexar a la tabla en otra base de datos. Si la base de datos no es

una base de datos de Microsoft Access, utilizar el siguiente formato:

“nombre archivo” “nombre base de datos”; por ejemplo,

"C:\Datos\Ventas" "Paradox".

3. Luego seguir prácticamente los mismos pasos empleados en las consultas

anteriormente descriptas.

CCoonnssuullttaa ddee ccrreeaacciióónn ddee ttaabbllaa

Ese tipo de consulta crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los

datos de una o más tablas.

Las consultas de creación de tabla son útiles para:

• Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Access. Por ejemplo,

es posible que se desee crear una tabla que contenga varios campos de la

tabla Productos y, a continuación, exportar esa tabla a una base de datos

utilizada por el departamento de marketing.

• Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo.

• Realizar una copia de seguridad de una tabla.

• Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, se

puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de

eliminarlos de la tabla Pedidos actual.

• Mejorar el rendimiento de los formularios e informes basados en consultas

de tablas múltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, cuando se deseen

imprimir varios informes basados en una consulta de varias tablas que

incluyan totales, se puede acelerar el proceso creando primero una consulta

de creación de tabla que recupere los registros que se necesiten y se los

almacene en una tabla. A continuación se pueden basar los informes en esta

tabla o especificar la tabla en una instrucción SQL como el origen de los

registros para un formulario o informe, de modo que no se tenga que volver a

ejecutar la consulta para cada informe. No obstante, los datos de la tabla




quedan congelados en el momento en que se ejecuta la consulta de creación

de tabla.

Para crear una nueva tabla a partir de los resultados de una consulta

mediante una consulta de creación de tabla, se debe realizar el siguiente

procedimiento:



hacer clic en la opción Consulta de creación de tabla.

2. En el cuadro de diálogo Crear

tabla que se presenta, se deben

incluir los datos requeridos.

Introducir el nombre de la tabla

en el cuadro correspondiente, y

seleccionar la opción:

• Base de datos activa para

crear una nueva tabla a partir de los resultados de la consulta en la base

de datos activa.

• Otra base de datos para crear una nueva tabla en otra base de datos e

introducir el nombre de archivo de la base de datos. Si la base de datos

no es una base de datos de Microsoft Access, utilizar el siguiente

formato: “nombre archivo” “nombre base de datos”; por ejemplo,

"C:\Datos\Ventas" "Paradox".

3. Luego, seguir prácticamente los mismos pasos empleados en las consultas

anteriormente descriptas.

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss ddddddddeeeeeeee AAAAAAAAuuuuuuuuttttttttoooooooobbbbbbbbúúúúúúúússssssssqqqqqqqquuuuuuuueeeeeeeeddddddddaaaaaaaa

Se puede diseñar una consulta de tablas múltiples para que se introduzcan

automáticamente determinados valores de campo para un nuevo registro.

Cuando se introduce un valor en el campo combinado de la consulta o en un

formulario basado en la consulta, Access busca y rellena la información existente

relacionada con ese valor. Por ejemplo, si se conoce el valor del campo combinado

entre una tabla “Clientes” y una tabla “Pedidos” (generalmente un identificador de

cliente, como puede ser un “codigocliente”), se puede introducir el código del

cliente y dejar que Access introduzca el resto de la información de ese cliente. Si

no se encuentra información coincidente, Access presenta un mensaje de error

cuando se retira el enfoque del registro.




Para que una consulta de Autobúsqueda funcione, deben cumplirse

determinados requisitos:

• La consulta tiene que estar basada en más de una tabla y las tablas tienen que

tener una relación “uno a varios” (no se ha de exigir la integridad

referencial).

• El campo combinado del lado "uno" de la relación tiene que tener un índice

único. Un índice único significa que el campo es una clave principal o que su

propiedad Indexado está establecida a Sí (Sin duplicados).

• El campo combinado que se agrega a la cuadrícula de diseño tiene que

proceder de la tabla del lado "varios" de la relación “uno a varios” (es decir,

es la clave externa de esa tabla). Para que Autobúsqueda funcione, este

campo no puede ser una clave principal y su propiedad Indexado no puede

estar establecida a Sí (Sin duplicados). Por ejemplo, en una consulta que

incluya las tablas “Clientes” y “Pedidos”, arrastrar a la cuadrícula de diseño el

campo “códigocliente” de la tabla “Pedidos”, no el de la tabla “Clientes”.

• El valor que se introduzca en el campo combinado del lado "varios" tiene que

existir ya en el campo combinado del lado "uno".

Cuando se agrega o modifica el valor del campo combinado del lado "varios"

de la relación en un registro, Access busca y muestra automáticamente los valores

asociados de la tabla del lado "uno" de la relación.

Mientras que siempre es posible actualizar el campo combinado del lado

"varios" de una relación, el campo combinado del lado "uno" sólo puede actualizarse

si la opción de actualización en cascada se activó cuando se definió la relación

entre las tablas. De todas formas, cuando se actualizan los datos, Access vuelve a

calcular automáticamente cualquier total o expresión de la consulta que dependa de

los datos actualizados.

Para crear una consulta Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente,


1. Crear una consulta de selección; para ello, agregar dos tablas que tengan una

relación “uno a varios”.

2. Agregar a la cuadrícula de diseño los campos para la consulta. Es necesario

incluir el campo combinado del lado "varios" de la relación “uno a varios”.

3. Si se desea, especificar criterios en la fila Criterios para seleccionar

registros específicos.

4. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la


Cuando se introduzcan nuevos datos en el campo combinado del lado "varios"

de la relación, Access buscará e introducirá automáticamente los datos




correspondientes al lado "uno" de la relación.

CCCCCCCCrrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa aaaaaaaa ppppppppaaaaaaaarrrrrrrrttttttttiiiiiiiirrrrrrrr ddddddddeeeeeeee uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooo

En lugar de diseñar una consulta desde cero en la vista Diseño de la consulta,

se la puede crear automáticamente guardando un filtro existente en una tabla, una

consulta o un formulario como una consulta. Una consulta ofrece más flexibilidad

que un filtro.

Para crear una consulta a partir de un filtro en una tabla, una consulta o un

formulario, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Con el filtro mostrado en la ventana Filtro por formulario o en la ventana

Filtro u orden avanzado, hacer clic en el botón Guardar como consulta

de la barra de herramientas.

2. Escribir un nombre para la consulta y, a continuación, elegir el botón Aceptar.

La nueva consulta aparece en la ventana Base de datos e incluye

automáticamente todos los campos de la tabla base porque la propiedad Mostrar

todos los campos de la consulta está establecida automáticamente a Sí, pero se

puede cambiar el diseño de la consulta si es necesario.

También se puede utilizar la consulta como un filtro. Se puede hacer si ya se

ha guardado un filtro con el formulario o la hoja de datos y se desea utilizar la

consulta como un segundo filtro.

EEEEEEEEnnnnnnnnccccccccoooooooonnnnnnnnttttttttrrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss oooooooo vvvvvvvvaaaaaaaalllllllloooooooorrrrrrrreeeeeeeessssssss ddddddddeeeeeeee ccccccccaaaaaaaammmmmmmmppppppppoooooooo dddddddduuuuuuuupppppppplllllllliiiiiiiiccccccccaaaaaaaaddddddddoooooooossssssss

A partir de los resultados de una consulta de buscar duplicados, se puede

determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros

de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores

duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros

duplicados para el mismo proveedor, o bien puede buscar valores duplicados en un

campo de ciudad para ver qué proveedores se encuentran en la misma ciudad.

Access puede eliminar automáticamente todos los registros duplicados de una

tabla, aunque no es posible utilizar el asistente para consultas de buscar duplicados

para ello.

Para encontrar registros o valores de campo duplicados en una tabla mediante

un asistente para consultas, se debe realizar el siguiente procedimiento:



2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, escoger la opción Asistente para

consultas de buscar duplicados. Luego hacer clic en el botón Aceptar.




3. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.

En el primer cuadro del asistente

se debe indicar en que tabla o consulta

se desea buscar valores de campos

duplicados. Para cambiar los elementos

listados, elegir otra opción en el grupo

Ver. Luego de escoger la tabla o

consulta adecuada, hacer clic en el

botón Siguiente.

En el siguiente cuadro del

asistente se debe indicar que campos

podrían contener información

duplicada. Para seleccionar los campos,

alcanza con hacer doble clic sobre el

nombre de estos; también se pueden

incluir o excluir del cuadro Campos

con valores duplicados utilizando los

botones correspondientes.

En el último cuadro del asistente,

se debe indicar si se desea que la

consulta muestre otros campos además

de los que contienen valores

duplicados. Si no se selecciona que se

muestren los demás campos además de

los que tienen valores duplicados, el

resultado de la consulta sumará las

apariciones de cada valor duplicado.

++++ Si la consulta resultante no es exactamente como se desea, se puede volver a

ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

Es posible eliminar manualmente cada registro duplicado encontrado por el

asistente. Por más información sobre la eliminación de registros, ver la sección

“Eliminar un registro” en el capítulo “Trabajar con datos”.

BBBBBBBBuuuuuuuussssssssccccccccaaaaaaaarrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss nnnnnnnnoooooooo ccccccccooooooooiiiiiiiinnnnnnnncccccccciiiiiiiiddddddddeeeeeeeennnnnnnntttttttteeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnnttttttttrrrrrrrreeeeeeee ttttttttaaaaaaaabbbbbbbbllllllllaaaaaaaassssssss

Mediante el Asistente para consultas de buscar no-coincidentes, se pueden

buscar registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra tabla.




Por ejemplo, en una base vídeo club se pueden buscar películas que nunca han sido

alquiladas o se pueden buscar en una base de ventas a clientes que no tienen

pedidos.

Para buscar registros no coincidentes entre tablas mediante un asistente

para consultas, se debe realizar el siguiente procedimiento:



2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, escoger la opción Asistente para

consultas de buscar no-coincidentes. Posteriormente hacer clic en el botón

Aceptar.

3. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente

En el primer cuadro del asistente se debe indicar que tabla o que consulta

contiene los registros que se desean incluir en el resultado de la consulta. Para

cambiar los elementos listados, elegir otra opción en el grupo Ver. Luego de

escoger la tabla o consulta adecuada, hacer clic en el botón Siguiente.

En el siguiente cuadro del asistente se debe indicar que tabla o que consulta

contiene los registros relacionados.

En el siguiente cuadro del

asistente se debe indicar que

información está incluida en ambas

tablas. Seleccionar los campos

coincidentes en ambas tablas y luego

hacer clic en el botón coincidir.

Access muestra los campos

seleccionados como coincidentes en el

recuadro Campos coincidentes.

En los siguientes cuadros del

asistente se debe indicar los campos

que se desean observar en el resultado de la consulta y en el último cuadro se debe




indicar el nombre que se le desea dar a la consulta. También se puede seleccionar

si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.

AAbbrriirr oo eejjeeccuuttaarr uunnaa ccoonnssuullttaa

Se puede abrir una consulta de selección, de tabla de referencias cruzadas o

de acción en la vista Diseño. También se puede abrir una consulta de selección o de

tabla de referencias cruzadas en la vista Hoja de datos con el fin de ver el

resultado de la consulta.

No es posible abrir una consulta de acción en la vista Hoja de datos para ver

sus resultados. No obstante, en esta vista se puede ver una muestra previa de los

datos que se verán afectados por la ejecución de la consulta de acción. Una

consulta de acción se identifica mediante un signo de exclamación (!) junto a su

nombre en la ventana Base de datos.

Para abrir una consulta en la vista Diseño, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, escoger la ficha Consultas.

2. Seleccionar la consulta que se desea abrir y, a continuación, hacer clic en el

botón Diseño.

Si un formulario o informe está basado en una consulta, se puede abrir la

consulta directamente desde el formulario o el informe para modificar su diseño.

Si anteriormente se ha guardado una consulta mientras estaba mostrada en

la vista SQL, ésa será la vista que muestre Access la próxima vez que se abra

dicha consulta.

Para ejecutar una consulta de acción (creación de tabla, de datos anexados,

de eliminación o de actualización), se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la consulta en la vista Diseño.

2. Para ver una vista previa de los registros que se verán afectados, hacer clic

en el botón Vista de la barra de herramientas y seleccionar los




registros. Para regresar a la vista Diseño de la consulta, hacer clic

nuevamente en el botón Vista de la barra de herramientas. A

continuación, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseño.

3. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para

ejecutar la consulta.

++++ Para detener una consulta una vez iniciada (ejecutada), se deben presionar en

combinación las teclas C + E.

DDiisseeññaarr oo mmooddiiffiiccaarr ccoonnssuullttaass

En la vista Diseño de la consulta, se pueden llevar a cabo cualquiera de los

siguientes procedimientos para completar el diseño de una nueva consulta que se

acaba de crear, o modificar una consulta ya existente. También se pueden utilizar

estos procedimientos para modificar una Instrucción SQL que sea el origen de los

registros de un formulario o informe. Los cambios que se realicen en la vista

Diseño de la consulta quedan reflejados en la instrucción SQL correspondiente.

Si se están diseñando o modificando consultas en un entorno multiusuario,

hay ciertas cosas que se deben considerar. Si se abre una consulta para llevar a

cabo cambios de diseño y otra persona modifica el diseño de la consulta antes de

que se haya terminado, Access presenta un mensaje en el que le dice que el diseño

ha cambiado desde que se comenzó a trabajar. Se podrá entonces reemplazar los

nuevos cambios con sus cambios o guardar la versión de la consulta con un nombre

diferente. Si otros usuarios estuvieran utilizando la consulta para visualizar los

datos mientras se está cambiando el diseño, ellos no verán los cambios del diseño

hasta que cierren y vuelvan a abrir la consulta.

MMMMMMMMooooooooddddddddiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr eeeeeeeellllllll ddddddddiiiiiiiisssssssseeeeeeeeññññññññoooooooo ddddddddeeeeeeee uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa

AAggrreeggaarr oo qquuiittaarr uunnaa ttaabbllaa oo ccoonnssuullttaa aa uunnaa ccoonnssuullttaa

Para agregar una tabla o consulta a una consulta, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño.

2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Mostrar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que lista los

objetos con cuyos datos se desea trabajar. Si la tabla que se necesita está

en otra base de datos o aplicación, se debe vincular primero la tabla a la base

de datos activa.




4. Hacer clic en el nombre del objeto que se desee agregar a la consulta.

• Para seleccionar objetos adicionales de uno en uno, mantener presionada

la tecla C mientras que se hace clic en el nombre de cada objeto.

• Para seleccionar un bloque de objetos, hacer clic en el primer nombre de

la lista, mantener presionada la tecla S y luego hacer clic en el último

nombre del bloque.

5. Hacer clic en el botón Agregar y luego hacer clic en el botón Cerrar.

� También se puede agregar una tabla o consulta a una consulta arrastrando el

nombre de la tabla o consulta desde la ventana Base de datos a la parte

superior de la vista Diseño de la consulta.

Cuando se tengan múltiples tablas o consultas en una consulta, estas deberán

estar combinadas.

Para quitar una tabla o consulta de una consulta, se debe realizar el siguiente

procedimiento:


2. En la parte superior de la vista Diseño de la consulta, seleccionar la tabla o

consulta que se desee borrar haciendo clic en cualquier parte de su lista de

campos, y a continuación presionar la tecla =.

Los campos que se haya arrastrado desde la lista de campos a la cuadrícula

de diseño también son borrados de la consulta. Sin embargo, la tabla o consulta no

es borrada de la base de datos.

CCoommbbiinnaarr mmúúllttiipplleess ttaabbllaass yy ccoonnssuullttaass eenn uunnaa ccoonnssuullttaa

En la vista Diseño de la consulta, se debe

arrastrar un campo desde la lista de campos de una

tabla o consulta hasta el campo equivalente (un campo

del mismo tipo de datos o de un tipo de datos

compatible que contenga datos similares) de la lista de

campos de la otra tabla o consulta.

Con este tipo de combinación, Access selecciona registros de ambas tablas o

consultas sólo cuando los valores de los campos combinados son iguales.

++++ La combinación de campos numéricos debe realizarse sólo si el valor de la

propiedad Tamaño Del Campo para ambos campos tiene el valor de Byte,

Entero o Entero largo.

Se puede cambiar el tipo de combinación, de forma que Access seleccione

todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si tiene registros




coincidentes o no en la otra tabla o consulta.

Para cambiar el tipo de combinación entre tablas y consultas en una consulta,



2. Hacer doble clic en la línea de combinación entre

las listas de campos de las tablas o consultas.

3. En el cuadro de diálogo Propiedades de la

combinación, hacer clic en la opción de

combinación que se desea y, a continuación, hacer

clic en el botón Aceptar.

En la ventana Relaciones, se puede cambiar el tipo de combinación

predeterminada para las tablas. Por más información sobre relaciones entre tablas,

ver la sección “Relaciones entre tablas” en el capítulo “Trabajar con Tablas”.

Todas las combinaciones creadas mediante el cuadro de diálogo Propiedades

de la combinación seleccionan registros sólo si los valores de los campos

combinados son iguales. Se pueden crear combinaciones que seleccionen registros

sólo si el valor de uno de los campos combinados es mayor que, menor que, distinto

de, mayor o igual que, o menor o igual que el valor del otro campo combinado. Para

ello, es necesario crear una instrucción SQL en la vista SQL.

AAggrreeggaarr oo qquuiittaarr ccaammppooss aa llaa ccuuaaddrrííccuullaa ddee ddiisseeññoo

En una consulta, agregar sólo aquellos campos cuyos datos se deseen

visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar. En

el caso de un filtro avanzado, agregar sólo los campos que se deseen utilizar para

ordenar o especificar criterios, y Access presentará automáticamente todos los

campos del resultado filtrado.

Para agregar campos a la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro

avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la consulta en la vista Diseño, o abrir un formulario u hoja de datos y

presentar la ventana Filtro u orden avanzado.

2. En una consulta, hay que asegurarse de que la lista de campos de la tabla o

consulta que contiene los campos que se desean agregar, aparezca en la parte

superior de la ventana. Se puede agregar una tabla o consulta si la lista de

campos que se necesitan no está en la consulta. En la ventana Filtro u orden

avanzado, Access presenta automáticamente la lista de campos de la tabla,

consulta o instrucción SQL base. No es posible agregar más tablas o

consultas a esta ventana.

Combinación




3. Seleccionar uno o más campos de la lista de campos:

• Para seleccionar un campo, hacer clic en el nombre del campo. Para

seleccionar un bloque de campos, hacer clic en el primer campo del

bloque, mantener presionada la tecla S y hacer clic en el último

campo.

• Para seleccionar campos no contiguos, mantener presionada la tecla Cmientras se hace clic en los campos.

• Para seleccionar todos los campos, hacer doble clic en la barra pequeña

de la lista de campos o hacer clic en el asterisco (*).

4. Una vez seleccionados los campos de la lista, se deben arrastrar a las

columnas de la cuadrícula de diseño.

Cuando se arrastra más de un campo a la vez, Access coloca cada campo en

una columna separada. Si se arrastra el asterisco a la cuadrícula, Access coloca el

nombre de la tabla o consulta en una columna y adjunta un punto y un asterisco al

nombre (por ejemplo, Categorías.*). Después de cualquiera de estas operaciones, la

hoja de datos tiene el mismo aspecto.

También se pueden agregar campos haciendo doble clic en el nombre de la

lista de campos o seleccionando directamente un campo del cuadro de la lista de la

fila Campo de la cuadrícula.

Para quitar un campo de la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro

avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o abrir un formulario o una base de

datos y mostrar la ventana Filtro u orden avanzado.

2. Seleccionar el campo haciendo clic en su selector de columna, y luego

presionar la tecla =.

Cuando se borra un campo de la cuadrícula de diseño, sólo se lo está borrando

del diseño de la consulta o del diseño del filtro. No se está borrando el campo y sus

datos de la tabla base, ni, en el caso de un filtro, se lo está eliminando de los

resultados filtrados.

EEssttaabblleecceerr oo ccaammbbiiaarr llooss ccrriitteerriiooss eenn uunnaa ccoonnssuullttaa

Para introducir criterios en una consulta o filtro avanzado de forma tal de

recuperar determinados registros, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden

avanzado de una tabla, consulta o formulario.

2. Hacer clic en la primera celda Criterios del campo para el cual se desea




establecer criterios.

3. Escribir la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador

de expresiones. Para mostrar el Generador de expresiones, hacer clic en el

botón Generar de la barra de herramientas.

Si la consulta incluye tablas vinculadas, los valores que se especifiquen en el

criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas de

minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).

++++ Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, hay que

situarse en la celda Criterios apropiada y escribir la expresión.

MMoossttrraarr uu ooccuullttaarr uunn ccaammppoo ddeell rreessuullttaaddoo ddee uunnaa ccoonnssuullttaa

Se puede agregar a la cuadrícula de diseño de la consulta un campo que se

utilice para establecer los criterios o el criterio de ordenación y sin embargo no

mostrar los datos de ese campo particular en el resultado de la consulta.

En la vista Diseño de la consulta, seleccionar el cuadro Mostrar de la

cuadrícula de diseño para mostrar el campo o desactivar la casilla Mostrar para

ocultar el campo.

Si se desea crear un formulario o informe basado en la consulta y la

propiedad Mostrar todos los campos de la consulta está establecida a No, se debe

mostrar los campos para los que se van a crear controles dependientes en el

formulario o informe.

++++ Cuando se cierra una consulta, Access mueve los campos ocultos a las

columnas más a la derecha de la cuadrícula de diseño.

EEssppeecciiffiiccaarr uunn oorrddeenn ppaarraa eell rreessuullttaaddoo ddee uunnaa ccoonnssuullttaa

Para ordenar registros usando la cuadrícula de diseño de una consulta o un

filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden

avanzado de una tabla, consulta o formulario.

2. Para ordenar por más de un campo, se deben colocar los campos en la

cuadrícula de diseño en el orden en el que se desee que se lleve a cabo la

ordenación. Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda,

luego por el siguiente campo a la derecha, y así sucesivamente. Por ejemplo,

para ordenar primero por el campo “Apellido” y a continuación por el campo

“Nombre”, el campo “Apellido” debe estar a la izquierda del campo “Nombre”

en la cuadrícula.




3. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que se desea ordenar,

hacer clic en la opción que corresponda.

4. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botón Ver de la


UUttiilliizzaacciióónn ddeell aasstteerriissccoo eenn llaa ccuuaaddrrííccuullaa ddee ddiisseeññoo

La selección del asterisco (*) en una consulta tiene una ventaja sobre la

selección de todos los campos. Cuando se utiliza el asterisco, los resultados de la

consulta incluyen automáticamente cualquier campo que se haya adjuntado a la

tabla o consulta base después de haberse creado la consulta; y excluyen de forma

automática los campos que se hayan borrado.

Cuando se utiliza el asterisco, no se pueden ordenar los registros o

especificar los criterios de los campos, a menos que se agreguen esos campos al

mismo tiempo que los asteriscos a la cuadrícula de diseño.

Si se introduce un asterisco en la fila Campo en vez de arrastrarlo, debe

introducirse también el nombre de la tabla. Por ejemplo, se debe escribir

“Inmuebles.*” (sin las comillas).

Para especificar criterios o un orden cuando se usa el asterisco en la

cuadrícula de diseño, se debe realizar el siguiente procedimiento:


2. Arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la fila Campo de la

cuadrícula de diseño.

3. Agregar los campos que se deseen ordenar o para los que se deseen

establecer criterios arrastrándolos desde la lista de campos hasta la fila

Campo.

4. Seleccionar un orden en la celda Orden de los campos que desean ordenar.

5. Introducir criterios en la fila Criterios de los campos que se requieran.

6. Desactivar la casilla de verificación Mostrar para todos los campos excepto el

asterisco; de lo contrario esos campos aparecerán dos veces en el resultado

de la consulta.

7. Hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver el

resultado de dicha consulta.




RReeaalliizzaarr ccáállccuullooss eenn ccoonnssuullttaass

Se pueden realizar cálculos en una consulta mediante:

• Cálculos predefinidos, llamados "totales", para calcular las siguientes

cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros

combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo,

desviación estándar o varianza.

• Un cálculo personalizado para llevar a cabo en cada registro cálculos

numéricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o más campos. Se

necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de

diseño para estos tipos de cálculos.

En vez de presentar los resultados del cálculo, se pueden utilizar:

• Como criterios para determinar los registros que selecciona la consulta o

para determinar sobre qué registros llevar a cabo una acción.

• Para actualizar los datos desde una consulta de actualización.

CCCCCCCCóóóóóóóómmmmmmmmoooooooo rrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaalllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr ccccccccáááááááállllllllccccccccuuuuuuuulllllllloooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta.

Por ejemplo, se puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo,

multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de

la fecha actual.

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se

almacenan en la tabla base. En su lugar, Access ejecuta de nuevo los cálculos cada

vez que se ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados

en los datos más actuales de la base de datos. Por tanto, no es posible actualizar

de forma manual los resultados calculados.

Para presentar en un campo los resultados de un cálculo, se puede utilizar el

cálculo predefinido que proporciona Access o los cálculos personalizados que se

definan. Utilizar los cálculos predefinidos, llamados "totales", si se desean calcular

las siguientes cantidades para grupos de registros o para todos los registros

combinados: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o

varianza. Se debe elegir un cálculo de totales para cada uno de los campos que se

desee calcular.

Se pueden calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para

consultas sencillas. O bien, se pueden calcular todos los tipos de totales mediante

la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde se selecciona la

función agregada del cálculo que se desee llevar a cabo en un campo.




En la cuadrícula de diseño de la consulta también se pueden especificar los

criterios para limitar los grupos sobre los que calcular totales, limitar los registros

incluidos en el cálculo o limitar los resultados que se presentan después de que se

haya realizado el cálculo.

Un cálculo personalizado permite llevar a cabo en cada registro cálculos

numéricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o más campos. Por

ejemplo, con un cálculo personalizado se puede multiplicar los valores de un campo

por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas

almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o

crear subconsultas. Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrícula de

diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en grupos de registros y calcular sumas,

promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado.

En el caso de cálculos personalizados, se necesita

crear un nuevo campo calculado directamente en la

cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, se

debe escribir una expresión en una celda en blanco de

Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

La expresión puede constar de cálculos múltiples, también se pueden

especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los

resultados del cálculo. No obstante, no es necesario mostrar los resultados de un

cálculo en un campo. En su lugar, es posible utilizarlos como criterios para

determinar los registros que debe seleccionar la consulta o para determinar sobre

qué registros se debe llevar a cabo la acción. También se puede utilizar un cálculo

para actualizar los datos desde una consulta de actualización.

Un campo calculado es un campo definido en una consulta para presentar el

resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El valor se vuelve a

calcular cada vez que se cambia algún valor en la expresión. Un control calculado es

un control en un formulario o informe que presenta el resultado de una expresión

en lugar de datos almacenados.

La expresión del campo calculado debe introducirse en la celda Campo de la

cuadrícula de diseño de la consulta.

Ejemplos de cómo realizar algunas operaciones en campos calculados:

NuevoImporte: [ImporteUnidad] * 1.1 Muestra en el campo NuevImporte el

importe por unidad más un 10 por ciento.

CantidadPedido: [Cantidad] * [PrecioUnitario] Muestra en el campo CantidadPedido el

producto de los valores de los campos

Cantidad y PrecioUnitario.

PlazoEntrega: [FechaRequerida] - [FechaEnvío] Muestra en el campo PlazoEntrega la

diferencia entre los valores de los campos

FechaRequerida y FechaEnvío.




StockTotal: [UnidadesEnStock] + [UnidadesEnPedido] Muestra en el campo StockTotal la suma

de los valores de los campos

UnidadesEnStock y UnidadesEnPedido.

En el ejemplo anterior se agrega un campo calculado a la cuadrícula de diseño

denominado “subtotal”. Para este campo se incorpora la expresión que permita

multiplicar la cantidad (“cantidad”) de la tabla “Detalle-pedidos” por el importe por

unidad (“importe-unidad”) de la tabla “Productos”. En la hoja de datos resultante

de la consulta se incorpora una columna Subtotal para mostrar el valor calculado

para cada registro contemplado en dicha consulta.

FFFFFFFFuuuuuuuunnnnnnnncccccccciiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss aaaaaaaaggggggggrrrrrrrreeeeeeeeggggggggaaaaaaaaddddddddaaaaaaaassssssss yyyyyyyy ttttttttiiiiiiiippppppppoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee ttttttttoooooooottttttttaaaaaaaalllllllleeeeeeeessssssss

Una función agregada es una función tal como Suma (Sum), Cuenta (Count) o

Promedio (Avg), que se usan para calcular totales.

La mayoría de las opciones en la fila Total de la cuadrícula de diseño de la

consulta son funciones agregadas.

Las funciones agregadas no incluirán registros que contengan valores en

blanco (Nulo) en sus cálculos.




Lista de funciones agregadas

• Suma: para encontrar el Total de los valores de un campo (para tipo de

datos: Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).

• Prom: para encontrar el Promedio de los valores de un campo (para tipo de


• Mín: para encontrar el Menor valor de un campo (para tipo de datos: Texto,

Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).

• Máx: para encontrar el Mayor valor de un campo (para tipo de datos: Texto,

Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).

• Cuenta: para encontrar el Número de valores de un campo, sin contar los

valores Null (en blanco) (para tipo de datos: Texto, Memo, Número,

Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto OLE).

• DesvEst: para encontrar el Desviación estándar de los valores de un campo

(para tipo de datos: Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).

• Var: para encontrar la Varianza de los valores de un campo (para tipo de


Otras opciones de la fila Total

• Agrupar por: permite definir los grupos para los que se desee realizar

cálculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría,

seleccionar la opción Agrupar por para el campo “nombrecategoría”.

• Expresión: permite crear un campo calculado que incluya una función

agregada en su expresión. Normalmente, creará un campo calculado cuando se

deseen utilizar múltiples funciones en una expresión.

• Donde: permite especificar los criterios de un campo que no se esté

utilizando para definir los grupos. Si se selecciona esta opción para un campo,

Access ocultará el campo en los resultados de la consulta desactivando la

casilla de verificación Mostrar.

CCaallccuullaarr uunnaa ssuummaa uu oottrroo ttoottaall

Utilizando la fila Total en la vista Diseño de la consulta se puede calcular la

suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, varianza o desviación estándar de los

valores de uno o más campos, para todos los registros en una consulta o para uno o

más grupos de registros. Mediante la fila Criterios también se puede agregar

criterios que afecten a los resultados del cálculo.

++++ También se puede utilizar el Asistente para consultas sencillas con el fin de

calcular la suma, promedio, cuenta, mínimo o máximo de los valores de un




campo; pero si se desean agregar criterios, se debe utilizar la cuadrícula de

diseño de la consulta.

Para calcular una suma, promedio, cuenta u otro total sobre todos los

registros de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta de selección en la vista Diseño. Agregar las tablas cuyos

registros se deseen utilizar en el cálculo y, después, agregar los campos

sobre los que se desee llevar a cabo los cálculos y especificar los criterios

que correspondan.

2. Hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas. Access

presentará la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. Por cada campo de la cuadrícula de diseño, hacer clic en su celda de la fila

Total y, después, hacer clic en una de las siguientes funciones agregadas:

Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o Var.

4. Si se desea, especificar criterios que afecten a los resultados del cálculo.

5. Si se desea, ordenar los resultados.

6. Hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver los

resultados.

Cuando se utiliza una función agregada en un campo, Access combina los

nombres de la función y del campo para dar nombre al campo de la hoja de datos.

++++ Si se agrega un campo calculado que incluya una o más funciones agregadas a

una consulta en la que se estén calculando totales sobre todos los registros,

se debe establecer la celda Total del campo calculado a Expresión.

Para calcular una suma, promedio, cuenta u otro total a partir de grupos de

registros de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento.

1. Crear una consulta de selección en la vista Diseño. Agregar las tablas cuyos

registros se deseen utilizar en el cálculo y, después, agregar los campos

sobre los que se desee realizar cálculos, definir los grupos y especificar los

criterios que correspondan.

2. Hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas. Access

presentará la fila Total en la cuadrícula de diseño.

3. En el campo o campos por los que se desee agrupar, dejar la opción Agrupar

por en la celda Total.

4. Por cada campo que se desee calcular, hacer clic en la fila Total y, después,

hacer clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma, Promedio, Mín,

Máx, Cuenta, DesvEst o Var.

5. Si se desea, especificar criterios que afecten a los resultados del cálculo.




6. Si se desea, ordenar los resultados.

7. Hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver los

resultados.

++++ Si se agrega un campo calculado que incluya una o más funciones agregadas en

una expresión, se debe establecer la celda Total del campo calculado al valor

Expresión.

CCrreeaarr uunn ccaammppoo qquuee rreeaalliiccee ccáállccuullooss ppeerrssoonnaalliizzaaddooss

Se puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo

definido con una expresión.

Para crear un campo que realice cálculos personalizados o que manipule

valores de campo en una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la consulta en la vista Diseño.

2. Realizar una de las siguientes operaciones:

• Escribir una expresión en una celda en blanco de la fila Campo. Si la

expresión incluye un nombre de campo, se lo debe incluir entre

corchetes.

• Utilizar el Generador de expresiones. Hacer clic en la celda Campo en

la que se desee agregar el campo calculado y, a continuación, hacer clic

en el botón Generar de la barra de herramientas.

Al presionar la tecla E o al moverse a otra celda, Access introduce el

nombre de campo predeterminado ExprN, donde N es un número entero quese incrementa con cada nuevo campo de expresión de la consulta. El nombre

aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos. En una hoja de

datos, este nombre es el encabezado de la columna. Este nombre puede

modificarse, para esto se debe seleccionar dicho texto y luego escribir

directamente el nombre deseado.

3. Si la expresión incluye una o más funciones agregadas como Suma (Sum),

Cuenta (Count), etc., y si la cuadrícula de diseño incluye otro campo o campos

que se desee utilizar para agrupar, hacer clic en el botón Totales de la

barra de herramientas (a no ser que la fila Total ya esté mostrada). Dejar la

opción Agrupar por en la celda Total del campo de agrupación y, en el campo

calculado, cambiar de la opción Agrupar por a la opción Expresión.




4. Si se desea, realizar una de las siguientes acciones para completar la

consulta:

• Introducir los criterios que se requieran para afectar el resultado del

cálculo.

• Ordenar los resultados.

• Establecer las propiedades del campo, como por ejemplo la propiedad

Formato (dado que el campo no hereda las propiedades de la tabla base).

Para introducir o ver una expresión completa sin necesidad de desplazar la

visualización, se deben presionar en combinación las teclas S + <F2>, para

mostrar el cuadro Zoom.

EEEEEEEEssssssssppppppppeeeeeeeecccccccciiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr ccccccccrrrrrrrriiiiiiiitttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooossssssss qqqqqqqquuuuuuuueeeeeeee ddddddddeeeeeeeetttttttteeeeeeeerrrrrrrrmmmmmmmmiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaannnnnnnn ccccccccuuuuuuuuaaaaaaaannnnnnnnddddddddoooooooo sssssssseeeeeeee rrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaalllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaannnnnnnn ccccccccáááááááállllllllccccccccuuuuuuuulllllllloooooooossssssss

En la cuadrícula de diseño de la consulta, el lugar donde se especifiquen los

criterios determina cuándo se realiza el cálculo.

Se pueden aplicar en consultas que calculan "totales" así como son también

aplicables a los campos calculados.

En el ejemplo se crea una consulta en la que se calcula el subtotal con el

descuento correspondiente para cada registro de la tabla “detalle-pedidos”. Para

esto se crea un campo que realiza cálculos denominado Subtotalcondescuento en el

que se incorpora la siguiente operación:

([importe-unidad] * [cantidad]) – (([importe-unidad] * [cantidad]) * [descuentos]/100)

Además se muestran los campos “ciudad” y “id-cliente” de la tabla “clientes”.

subtotalcondescuento: ([detalle-pedidos]![importe-unidad]*[detalle-pedidos]![cantidad])-(([detalle-pedidos]![importe-unidad]*[detalle-pedidos]![cantidad])*[detalle-pedidos]![descuentos]/100)




Para limitar los grupos antes de realizar cálculos sobre grupos de registros,

se deben especificar los criterios en los campos Agrupar por. En este caso se

toman en cuenta sólo los clientes de Canelones y Las Piedras.

Al definir la función Suma para la celta Total del campo calculado

“subtotalcondescuento” cambia el resultado de la consulta y en este caso se

totaliza el valor para dicho campo agrupando los registros por los valores de los

campos “ciudad” y “id-cliente”, sólo para los clientes de Canelones o Las Piedras.

Para devolver sólo determinados resultados seleccionados después que se

realice algún cálculo, se deben especificar los criterios en el campo que contiene el

cálculo. Esta regla es aplicable tanto si se está llevando a cabo el cálculo sobre

cada registro, sobre grupos de registros o sobre todos los registros.

En este caso se suman los subtotales con descuento para los pedidos de las

ciudades de Canelones o Las Piedras pero solo se muestran los totales menores que

200.

Para limitar los registros antes de que estén agrupados y antes de que se

realice el cálculo, se debe agregar a la cuadrícula de diseño los campos cuyos

registros se deseen limitar y, después, especificar los criterios en la celda

Criterios del campo. Si se están calculando totales en la misma consulta, establecer

la celda Total del campo que contiene el criterio al valor Dónde. Esta regla es

aplicable tanto si se está calculando el total sobre todos los registros o sobre

grupos de registros (Access desactiva automáticamente la casilla de verificación

Mostrar).

Criterio estipulado

Función estipulada




En este caso se utiliza el campo “cantidad” para limitar los registros y el

campo “subtotalcondescuento” para calcular el total. Se totalizarán los registros

de los clientes de Canelones o Las Piedras en los cuales la cantidad pedida supere

las 3 unidades.

Al utilizar el valor Donde en la celda Total, se puede especificar los criterios

de un campo que no se esté utilizando para definir los grupos.

++++ Por más información concerniente a la utilización de expresiones y la

definición de criterios, ver el capítulo “Utilizar expresiones y criterios”.

OOppttiimmiizzaarr eell rreennddiimmiieennttoo ddee llaass ccoonnssuullttaass

Hay muchas cosas que se pueden hacer para que una consulta se ejecute más

rápidamente. Además de las siguientes sugerencias, se puede utilizar el Analizador

de rendimiento para analizar consultas específicas en una base de datos.

• Compactar la base de datos. La compactación puede acelerar las consultas

porque vuelve a organizar los registros de una tabla de forma que residan en

páginas de base de datos adyacentes ordenadas por la clave primaria de la

tabla. Esto mejorará el rendimiento de exploraciones secuenciales de los

registros de una tabla porque habrá que leer el mínimo número de páginas de

base de datos para recuperar todos los registros. Después de compactar la

base de datos, se debe ejecutar cada consulta para compilarla utilizando las

estadísticas actualizadas de la tabla.

• Indexar cualquier campo utilizado para establecer criterios para la consulta y

campos de índice en ambos lados de una combinación o crear una relación

entre esos campos. Cuando se crean relaciones, Access crea un índice sobre

la clave externa si no existe ya uno; en caso contrario, utiliza el índice

existente.

• Cuando se defina un campo en una tabla, elegir el tipo de datos más pequeño

adecuado para los datos del campo. Además, de a los campos que se utilizarán

en combinaciones el mismo tipo de datos o tipos compatibles, tales como

Autonumérico y Numérico (si en la propiedad Tamaño del campo está

establecido Entero largo).




• Cuando se cree una consulta, agregar sólo los campos que se necesiten. En los

campos utilizados para establecer criterios, desactivar la casilla de

verificación Mostrar si no se desea presentar esos campos.

• Cuando se agrupen registros por los valores en un campo combinado,

especificar la opción Agrupar por para el campo que esté en la misma tabla

que el campo que se está totalizando (calculando un agregado sobre). Por

ejemplo, en una base de datos de “Ventas”, si se crea una consulta que

totaliza el campo “Cantidad” en una tabla “Detalles-pedido” y se agrupa por el

campo “Id-pedido”, es recomendable que se especifique Agrupar por para el

campo “Id-pedido” de la tabla “Detalles-pedido”. Si se especifica Agrupar

por para el campo “Id-pedido” en la tabla “Pedidos”, Access debe combinar

todos los registros primero y, a continuación, realizar el agregado, en lugar

de realizar el agregado y, a continuación, combinar sólo los campos

necesarios.

Para tener mayor velocidad, se debe utilizar la opción Agrupar por en tan

pocos campos como sea posible. Como alternativa, se puede utilizar la función

Primero (First) donde sea adecuada.

Si una consulta de totales incluye una combinación, se debe considerar el

agrupar los registros en una consulta y agregar esta consulta a una consulta

separada que realizará la combinación. Esto mejora el rendimiento en algunas

consultas.

• Evitar los criterios de consulta restrictivos en campos calculados y no

indexados siempre que sea posible. Usar expresiones de criterios que sean

optimizables.

• Si se utilizan criterios para restringir los valores de un campo utilizado para

una combinación entre tablas con una relación “uno a varios”, se debe probar

si la consulta se ejecuta más rápidamente con los criterios colocados en el

lado “uno " o en el lado "varios" de la combinación. En algunas consultas, se

obtiene un rendimiento más rápido agregando los criterios al campo en el lado

"uno" de la combinación en lugar de en el lado "varios".

• Indexar los campos que se utilizan para ordenar.

• Si los datos no cambian a menudo, utilizar consultas de creación de tablas

para crear tablas a partir de los resultados de las consultas. Utilizar las

tablas resultantes en lugar de consultas como la base para los formularios,

informes u otras consulta y asegurarse de que se agregan índices de acuerdo

con estas recomendadas.

• Si se está creando una consulta de referencias cruzadas, utilizar

encabezados de columna fijos siempre que sea posible.

trabajar con consultasasp3.anep.edu.uy/capinfo/material/access/acc_cap7.pdf · existen tres modos...

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