manejo básico de una presentación -...

Operación Microsoft PowerPoint 97

Guía del Usuario Página 19

Centro de Capacitación en Informática

MMaanneejjoo bbáássiiccoo ddee uunnaa pprreesseennttaacciióónn

CCrreeaarr uunnaa nnuueevvaa pprreesseennttaacciióónn

PowerPoint ofrece diversas maneras para crear una nueva presentación.

Al iniciar una nueva sesión de

trabajo con PowerPoint se presenta

la ventana de inicio de la aplicación.

Esta ventana permite escoger entre

las distintas posibilidades que

PowerPoint ofrece para crear una

nueva presentación:

�� Asistente para autocontenido.

Esta opción permite crear una

nueva presentación con

sugerencias de contenido y de diseño. La nueva presentación contiene texto

de muestra que posteriormente puede reemplazarse por el texto que se

desee. El Asistente para autocontenido incluye muestras de presentaciones

para una serie de temas (como por ejemplo, para una reunión de la

organización o para hacer un plan de actividades), así como para elaborar

presentaciones que podrán ser utilizadas en Internet.

�� Plantilla. Crea una nueva presentación a partir de una de las plantillas de

diseño de PowerPoint. Esta opción no incluye contenido inicial para la nueva

presentación.

�� Presentación en blanco. Crea una nueva presentación en blanco usando los

valores predeterminados de texto y colores, entre otras configuraciones

predefinidas. Esta opción no incluye sugerencias de contenido ni de diseño

para la nueva presentación.

Además en esta ventana de inicio, PowerPoint ofrece la posibilidad de abrir

una presentación ya existente para modificarla o mostrarla, a través de la opción

Abrir una presentación existente.

Si ya se encuentra trabajando con la aplicación, el procedimiento para crear

una nueva presentación es el siguiente:

1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo.


Página 20 Guía del Usuario


2. En la ventana Nueva

presentación que se

despliega, se debe

elegir la ficha

adecuada y a

continuación, de las

opciones que se

visualizan en cada una

de ellas, escoger el

elemento deseado.

Cualquiera sea el

procedimiento realizado,

PowerPoint permite

cambiar la apariencia de la presentación en cualquier momento; es decir, el

formato, los colores, etc. Siempre se podrá aplicar una plantilla diferente o

cambiar la combinación de colores para la presentación.

Crear una presentación a partir de una presentación en blanco

Para crear una nueva presentación a partir de una presentación en blanco, se

debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En el menú Archivo seleccionar la opción Nuevo.

2. En la ventana Nueva presentación que se despliega, elegir la ficha General.

3. Hacer doble clic en el icono Presentación en blanco.

4. En el cuadro de diálogo

Nueva Diapositiva que se

despliega seleccionar el

diseño para la primer

diapositiva de la

presentación.

La nueva presentación

utilizará la combinación

de colores y los estilos

de título y de texto de la

presentación

predeterminada.

5. La nueva presentación se abre en la vista Diapositiva. A partir de esta, se

pueden realizar las modificaciones que se crean pertinentes en el contenido

de la presentación.

6. Para finalizar, en el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar y a

continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación.




7. Por último, hacer clic en el botón Guardar.

� El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar

la misma acción. En este caso el cuadro de diálogo Nueva presentación no se

presenta y se despliega directamente el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva

en donde se debe seleccionar el diseño para la primera diapositiva de la

presentación.

Crear una presentación a partir de una plantilla de diseño

Para crear una nueva presentación a partir de una plantilla de diseño, se debe

realizar el siguiente procedimiento:




despliega, elegir la

ficha Diseño de

Presentaciones.

3. Hacer doble clic en el

icono que representa

la plantilla de diseño

que más se acerque a

las necesidades de la

presentación.

4. En el cuadro de

diálogo Nueva Diapositiva que se despliega, seleccionar el diseño para la

primer diapositiva de la presentación.

La nueva presentación utilizará la combinación de colores y los estilos de

título y de texto de la plantilla seleccionada.

5. La nueva presentación se abre en la vista Diapositiva. A partir de esta, se

pueden realizar las modificaciones que se crean pertinentes en el contenido

de la presentación.

6. Para finalizar, en el menú Archivo seleccionar la opción Guardar y a

continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación.


Crear una presentación a partir del contenido y del diseño sugerido

Para crear una nueva presentación a partir del contenido y el diseño que

sugiere PowerPoint, se debe realizar el siguiente procedimiento:







despliega, elegir la

ficha

Presentaciones.

3. Hacer doble clic en el

icono Asistente para

autocontenido.

4. Seguir las

instrucciones que se

presentan en las

diferentes ventanas

del asistente.

5. En la segunda ventana del asistente se debe seleccionar el tipo de

presentación que se va a impartir, para lo cual se debe escoger una categoría

y luego seleccionar de la lista, la presentación más adecuada. Se debe tener

en cuenta que se puede agregar una presentación propia eligiendo una

categoría y haciendo clic en Agregar.

6. En la tercera ventana del asistente se debe especificar la forma en que se

impartirá la presentación. Se puede escoger entre si la misma será

presentada por el usuario o si por ejemplo se va a publicar la presentación

diseñada en una exposición o Internet.

7. En la cuarta ventana del asistente se debe elegir el tipo de formato para la




presentación (presentación, transparencias o diapositivas), a partir de esto

PowerPoint seleccionará la mejor combinación de colores para la misma. De

cualquier manera, luego se puede modificar la apariencia de la presentación

rápidamente aplicando cualquier otro esquema de colores disponible en el

menú Formato.

8. En la quinta ventana del asistente se debe escribir información para la

diapositiva de título. PowerPoint puede sugerir ciertos datos que obtiene de

la configuración del equipo. De cualquier manera esta información puede ser

modificada posteriormente.

9. Al finalizar, PowerPoint crea la presentación y la muestra en la vista

Esquema, a partir de la cual se puede modificar el texto de la muestra según

las necesidades y realizar las modificaciones que se crean pertinentes, en

esta u otra de las vistas disponibles.

10. Luego de realizar las modificaciones en el contenido de la presentación, en el

menú Archivo seleccionar la opción Guardar y a continuación, especificar un

nombre y una ubicación para la presentación.





AAbbrriirr uunnaa pprreesseennttaacciióónn eexxiisstteennttee

Una presentación existente puede abrirse en dos momentos diferentes:

�� En el inicio (arranque) de la sesión de trabajo con PowerPoint.

�� Luego de iniciada la aplicación.

Para abrir (recuperar) una presentación existente dependiendo del momento

en el que nos encontramos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Realizar una de estas operaciones:

• Al inicio de la sesión de trabajo, luego de desplegarse la ventana de inicio

de PowerPoint, seleccionar la opción Abrir una presentación existente;

esta acción despliega la ventana de diálogo Abrir.

• En medio de una sesión de trabajo de PowerPoint, seleccionar la opción

Abrir en el menú Archivo; esta acción despliega la ventana de diálogo

Abrir.

2. Especificar la ubicación donde se encuentra el archivo a recuperar en el

cuadro Buscar en. Ubicación se entiende por la unidad de disco o de red, y

dentro de ésta, una carpeta determinada.

3. Si se desea, en el sector Buscar los archivos que coincidan con estos

criterios de búsqueda de esta ventana, se pueden incluir criterios de

búsqueda adicionales que se crean pertinentes. Por ejemplo en el cuadro Tipo

de archivo se puede establecer un filtro en la visualización de la lista de

archivos, mostrando solamente los archivos del tipo indicado en dicha opción.

Tener presente que los archivos de PowerPoint del tipo Presentaciones

pueden ser Presentaciones con diapositivas Microsoft PowerPoint (*.pps) o

Presentaciones de Microsoft PowerPoint (*.ppt)




4. Una vez localizado en la lista de archivos, seleccionarlo haciendo clic sobre el

mismo y luego hacer clic en el botón Abrir, o directamente hacer doble clic

sobre el mismo.

Al finalizar la operación PowerPoint pone a disposición en una nueva ventana,

la presentación contenida en dicho archivo.

� El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma

acción. Una vez seleccionado se presenta el cuadro de diálogo Abrir.

GGuuaarrddaarr uunnaa pprreesseennttaacciióónn

Para guardar una presentación nueva o sea que nunca fue almacenada, se debe

realizar el siguiente procedimiento:

1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar o Guardar como

(indistintamente porque se trata de la primera vez). Dicha acción despliega la

ventana de diálogo Guardar como.

2. Especificar la ubicación donde se desea guardar el archivo en el cuadro

Guardar en. Ubicación se entiende por la unidad de disco o de red, y dentro

de ésta, una carpeta determinada.

3. En el cuadro Nombre de archivo escribir el nombre para la nueva

presentación.

4. Para finalizar, hacer clic en el botón Guardar.

Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido una presentación

desde la última vez que se la guardó, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la opción Guardar en el menú Archivo. Esta acción actualizará

dicho archivo sin presentar el cuadro de diálogo Guardar como. Es decir que

PowerPoint guarda la presentación activa con el nombre de archivo, ubicación

y formato actuales.




� El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la misma

acción. Si es una presentación nueva se desplegará el cuadro de diálogo

Guardar como pero si es un archivo que se ha almacenado anteriormente,

actualizará la presentación sin presentar dicho cuadro de diálogo.

Para guardar una presentación (que se ha almacenado con anterioridad), con

otro nombre y/o en otra ubicación, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la opción Guardar como en el menú Archivo.

2. Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se

tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la

posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo.

3. Luego de modificar los valores para el nombre, el tipo de archivo o la

ubicación para el mismo, hacer clic en Guardar.

++++ Si no se cambian los valores en el cuadro de diálogo Guardar como antes de

hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra un cuadro donde indica la

existencia del archivo y pide confirmación para reemplazarlo o no.

IInnsseerrttaarr oo eelliimmiinnaarr ddiiaappoossiittiivvaass

Para eliminar una diapositiva, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la diapositiva que desee eliminar.

• En la vista Diapositiva, mostrándola en pantalla.

• En la vista Clasificador de diapositivas, haciendo un clic sobre ella.

• En la vista Esquema, haciendo un clic sobre el icono que la representa.

2. En el menú Edición, escoger la opción Eliminar diapositiva. En la vista

Clasificador de diapositivas alcanza con presionar la tecla =.

Para eliminar varias diapositivas a la vez, en la vista Clasificador de

diapositivas, mantener presionada la tecla S mientras se hace clic en las

diapositivas que se desean eliminar y, a continuación, presionar la tecla =.

Para crear (insertar) una nueva diapositiva, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. En el menú Insertar, escoger la opción Nueva diapositiva.

2. En el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva que se despliega, seleccionar el

diseño para la diapositiva. La nueva diapositiva utilizará la combinación de

colores y los estilos de título y de texto de la presentación predeterminada.




La nueva diapositiva se agregará inmediatamente después de la diapositiva

actual.

• En la vista Clasificador de diapositivas, luego de la diapositiva

seleccionada o de la posición del cursor.

• En la vista Diapositiva, luego de la diapositiva visualizada en pantalla.

� El botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas Estándar

permite realizar la misma acción.

CCaanncceellaarr oo ddeesshhaacceerr uunnaa aacccciióónn

Como en todas las aplicaciones para Windows, si se realiza un cambio en una

presentación, se podrá si se desea, volver a la situación anterior al cambio. Esta

operación se llama deshacer.

Luego de una operación deshacer se habilita la operación Rehacer la que

permite volver a la situación anterior al Deshacer.

� Para deshacer el último cambio que se realizó, ya sea porque no convenció

o simplemente se realizó una acción de manera equivocada (caso muy común

es el de borrar texto accidentalmente), se debe seleccionar la opción de

menú Edición, y luego elegir la opción Deshacer. Para conseguir esta acción

también se puede hacer un clic en el botón que se localiza en la barra de

herramientas Estándar.

� Para volver a la situación anterior al Deshacer, se debe seleccionar la

opción de menú Edición, y luego elegir la opción Rehacer. Para conseguir esta

acción también se puede hacer un clic en el botón que se localiza en la barra

de herramientas Estándar.

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