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Operación Microsoft Access 97

Guía del Usuario Página 93

Centro de Capacitación en Informática

TTrraabbaajjaarr ccoonn DDaattooss

MMooddooss ddee ttrraabbaajjaarr ccoonn ddaattooss

Cada tabla de una base de datos tiene dos vistas o presentaciones:

presentación de Diseño y presentación de Hoja de datos.

Presentación Diseño muestra la estructura de la tabla o sea los campos que

la componen, así como sus características; mientras que presentación Hoja de

datos muestra los datos (información) contenidos en la tabla.

A través de la opción Ver del menú, se puede cambiar entre una vista y otra.

A su vez el botón de Vista de la barra de herramientas, muestra la presentación a

la cual se puede cambiar si se hace clic sobre él. Por ejemplo si se está en

presentación diseño, el botón Vista se muestra como Vista Hoja de datos.

Existen diversos modos trabajar con datos, a saber: en formularios, en hoja

de datos de tablas y en hoja de datos de consultas.

Para trabajar con datos de una tabla en presentación Hoja de datos, se debe

realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de

Datos.

2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.

Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.

++++ En esta presentación se pueden introducir, modificar o eliminar los datos de

una tabla.

DDeessppllaazzaarrssee eennttrree rreeggiissttrrooss

Sobre la base de la ventana en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o

formulario y también en la vista Formulario de un formulario, se observa una barra

con diferentes botones de desplazamiento.


Página 94 Guía del Usuario


Al hacer clic en uno de estos botones, se consigue el desplazamiento

determinado por dicho botón:

• Registro específico: Desplaza a un registro específico de la vista Hoja de

datos o Formulario mediante la introducción del número de registro en dicho

cuadro. Además en éste, se muestra el número de registro actual o sea en el

que se está posicionado en ese momento y sobre el cual recaerán las acciones

que se puedan ejecutar.

• Nuevo registro: Desplaza al final del formulario u hoja de datos de modo que

se pueda introducir un nuevo registro.

SSeelleecccciioonnaarr ccaammppooss oo rreeggiissttrrooss

El selector de campo es un pequeño cuadro o barra en el que se hace clic

para seleccionar toda una columna en una hoja de datos.

El selector de registro es un pequeño

cuadro o barra colocado a la izquierda de un

registro en el que se puede hacer clic para

seleccionar el registro completo en la vista

Hoja de datos y en la vista Formulario.

Para mostrar el estado del registro activo en un formulario u hoja de datos,

Access presenta uno de los siguientes símbolos en el selector del registro activo:

• Registro activo: Este es el registro activo; el registro ha sido guardado

tal y como aparece.

• Lápiz: Está editando el registro. Los cambios todavía no se han guardado.

• Registro bloqueado: Este registro está bloqueado por otro usuario. No

puede editarlo.

• Nuevo registro: Este es un nuevo registro en el que se puede introducir

información.

• Clave principal: Este es el campo clave principal (únicamente contiene

datos para identificar el registro).

Primer registro

Registro anterior

Registro específico Registro siguiente

Ultimo registro

Nuevo registro

Selector de campo

Selector de registro




Para ver los selectores de registro en la vista Formulario, se debe establecer

en Sí la propiedad Selectores de Registro del formulario.

Seleccionar campos o registros en la vista Hoja de datos

La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del ratón para seleccionar datos

o registros en la vista Hoja de datos.

Para seleccionar Hacer clic

Datos en un campo Donde se desee empezar a seleccionar y arrastrar el puntero del ratón

por los datos.

Un campo completo En el borde izquierdo del campo de una hoja de datos, donde el puntero

cambia a una cruz .

Campos adyacentes En el borde izquierdo de un campo y arrastrar el puntero del ratón para

extender la selección.

Una columna En el selector de campo.

Columnas adyacentes En el nombre del campo en la parte superior de la columna y sin dejar de

presionar el botón del ratón, arrastrar el puntero del ratón para


Un registro En el selector de registro.

Varios registros En el selector de registro del primer registro y arrastrar el puntero del

ratón para extender la selección.

Todos los registros En la opción Seleccionar todos los registros del menú Edición.

La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del teclado para seleccionar

datos o registros en la vista Hoja de datos.

Para seleccionar Hacer lo siguiente

Datos de un campo Mover el punto de inserción al principio del texto que se desee

seleccionar, a continuación, mantener presionada la tecla <Mayúsculas> y

usar las teclas de dirección para moverse al final de la selección.

Un campo completo Mover el punto de inserción hasta el campo y presionar la tecla <F2>.

Campos adyacentes Con un campo seleccionado, presionar la tecla <Mayúsculas> y la tecla de

dirección apropiada.

La columna actual Presionar la combinación de teclas <Ctrl> + <Barra Espaciadora>.

El registro actual Presionar la combinación de teclas <Mayúsculas> + <Barra Espaciadora>.

Varios registros Presionar la combinación de teclas <Mayúsculas> + <Barra Espaciadora> y

a continuación <Mayúsculas> + <Flecha arriba> o <Mayúsculas> + <Flecha

abajo>.




IInnttrroodduucciirr ddaattooss nnuueevvooss eenn uunnaa TTaabbllaa

Para introducir datos en una tabla en presentación Hoja de datos, se debe



datos.


Posteriormente se despliega la tabla en la vista Hoja de datos.

3. Hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o

escoger la misma opción del menú Insertar.

4. Escribir los datos deseados y presionar la tecla T para situarse en el

siguiente campo. A medida que se ingresan datos en los campos del registro

en curso, un lápiz se muestra en la columna selector de registros, a la

izquierda de la tabla.

5. Al final del registro, de ser necesario, presionar T para situarse en el

siguiente registro y continuar con el ingreso de datos. Cuando se tengan

introducidos todos los datos de ese registro, se dice que se ha agregado un

nuevo registro a la tabla.

� Para agregar un registro en un formulario en la vista Formulario, se debe

seguir el mismo procedimiento.

En el ingreso de datos, es posible dejar campos sin valores, es decir, nulos,

siempre y cuando su propiedad así lo permita.

Hay algunos tipos de campos en formularios u hojas de datos que no se

pueden modificar. Por ejemplo, si un campo tiene un tipo de datos Autonumérico,

Access asigna automáticamente el siguiente número consecutivo o un número

aleatorio único a este campo, por cada registro que se agregue. Este tipo de campo

es usado generalmente como un número de identificación de registro o clave

principal. Cuando se agrega un nuevo registro, Access rellena automáticamente el

valor del campo y no será posible editarlo.

EEEEEEEEnnnnnnnnttttttttrrrrrrrraaaaaaaaddddddddaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss

El tipo de datos y la comprobación de validación de un campo afectan a la

entrada de datos en los campos de una tabla.

Cuando se trata de salir de un campo, después de haber cambiado datos,

Access valida los datos asegurándose de que el valor introducido está permitido en

ese campo. Si el valor no está permitido, Access lo indica desplegando un mensaje

de error. Para salir del campo, es necesario cambiar el valor por uno aceptado por




el campo o de lo contrario se deben deshacer los cambios efectuados.

Un valor puede no ser admitido en un campo por las siguientes razones:

• El valor no es compatible con el tipo de datos del campo (como Numérico,

Texto o Fecha). Si se introduce un valor que no coincida con el tipo de datos,

Access intenta convertir la entrada al tipo correcto. No obstante, algunos

tipos de datos no pueden ser convertidos a otros tipos. Por ejemplo, no se

puede guardar un nombre en un campo de tipo Numérico.

• Los datos violan una regla de la propiedad Regla de validación para el campo.

• El campo requiere datos y se ha tratado de dejarlo en blanco.

Access también valida datos cuando se sale de un registro (se mueve el punto

de inserción a otro registro) luego de haber cambiado datos. En ese momento,

antes de guardar un registro, Access comprueba si se está violando alguna regla de

validación establecida en la propiedad Regla de validación para el registro.

Además, si la tabla que se está modificando tiene una clave principal o un índice

único, Access se asegura de que el registro que se está modificando no tiene un

valor igual al de otro registro en la tabla. Si el registro no se puede guardar, se

tendrán que realizar las correcciones necesarias o hacer clic en el botón

Deshacer de la barra de herramientas para cancelar todos los cambios que se

hayan realizado en el registro.

RRRRRRRReeeeeeeessssssssttttttttrrrrrrrriiiiiiiinnnnnnnnggggggggiiiiiiiirrrrrrrr oooooooo vvvvvvvvaaaaaaaalllllllliiiiiiiiddddddddaaaaaaaarrrrrrrr ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss

Access proporciona diversas formas de controlar cómo se introducen datos

en una base de datos. Por ejemplo, es posible establecer una limitación sobre los

datos que pueden introducirse en un campo mediante la definición de una regla de

validación para ese campo. Si los datos introducidos en el campo violan la regla,

Access muestra un mensaje de error que informa al usuario sobre qué clases de

entrada están permitidas.

Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de

entrada para restringir los tipos de valores que pueden introducirse en las

posiciones de un campo.

�� Regla de validación

Una regla que establece límites o condiciones acerca de lo que se puede

introducir en uno o más campos. Se pueden establecer reglas de validación para los

campos, registros o controles de un formulario. Una regla de validación para un

campo o control se comprueba al pasar a otro campo o control. Una regla de

validación para un registro se comprueba al pasar a otro registro. Access presenta

el mensaje especificado en la propiedad Texto De Validación siempre que no se

cumpla la regla.




�� Máscara de entrada

Un formato que se especifica para ayudar a introducir datos en un control o

campo. Una máscara de entrada consta de caracteres de presentación literal (tales

como paréntesis, puntos o guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde

deben introducirse los datos, el tipo de datos permitido y el número de caracteres

permitido. Los caracteres de presentación literal de una máscara de entrada

pueden, opcionalmente, almacenarse como datos.

Estas sencillas formas de validación y restricción se pueden llevar a cabo

mediante el establecimiento de propiedades para los campos de las tablas o de

propiedades para los controles de los formularios.

En la mayoría de los casos es preferible definir la validación de datos y la

restricción mediante la configuración de las propiedades de un campo en la vista

Diseño de la tabla. Esto supone un ahorro de tiempo, porque siempre que se emplea

ese campo en un formulario, la regla de validación del campo y otras propiedades se

aplican a las entradas de datos realizadas al utilizar el formulario.

No obstante, si los datos introducidos en un control de un formulario no son

dependientes de un campo de una tabla y si es necesario restringir o validar la

entrada de datos, las propiedades deberán definirse en el formulario. Además,

existen situaciones en las cuales deben utilizarse macros o código de Visual Basic

para aplicaciones junto con un formulario para realizar validaciones más complejas.

Por ejemplo, tal vez se desee poder anular la regla de validación o comparar los

valores de diferentes tablas.

VVaalliiddaarr oo rreessttrriinnggiirr llaa eennttrraaddaa ddee ddaattooss eenn ttaabbllaass

Access ofrece varias formas de controlar cómo se introducen datos en los

campos de una tabla.

Lo primero que se debe tener en cuenta es si un campo tiene un tipo de datos

adecuado. Por ejemplo, los campos Fecha/Hora solamente permiten la entrada de

formatos de fecha y hora válidos. Si actualmente se está utilizando un campo de

Texto para dicha información, puede resultar conveniente cambiar el campo a uno

de Fecha/Hora.

Existen igualmente propiedades adicionales que pueden establecerse para un

campo con el fin de proporcionar mayor control sobre los valores que pueden

introducirse en dicho campo:

• Para campos Numéricos, es posible escoger entre diversos tamaños de campo

para controlar el tipo y el intervalo de valores que pueden introducirse.

• Para campos de Texto, es posible establecer el número máximo de caracteres

que pueden introducirse.




• Para todos, menos para los campos Autonumérico (que generan sus propios

datos), puede requerir la introducción de datos en el campo, es decir, hacer

que sea obligatoria.

• Para campos de Texto, Fecha/Hora y Numérico, puede definir una máscara

de entrada para proporcionar espacios en blanco para rellenar y es posible

controlar qué valores pueden introducirse en dichos espacios en blanco.

• Para todos, menos para los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE, puede

impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo o combinación de

campos.

También pueden definirse dos tipos de reglas de validación: reglas de

validación de campo y reglas de validación de registro. Las reglas de validación

permiten definir una regla que limite lo que ha de aceptarse.

• Una regla de validación de campo se utiliza para comprobar el valor

introducido en un campo en el momento en que el usuario sale del campo. Por

ejemplo, puede definir ">=10 Y <=100" como regla de validación de un campo

Numérico para permitir únicamente la introducción de valores comprendidos

entre 10 y 100.

• Una regla de validación de registro controla cuándo puede guardarse un

registro completo. Al contrario que las reglas de validación de campo, las

reglas de validación de registro pueden hacer referencia a otros campos de

una misma tabla. Esto resulta útil cuando se desean comparar valores de

diferentes campos. Por ejemplo, se puede definir

"[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30" como regla de validación para una

tabla “Pedidos”. Esta regla asegurará que la fecha introducida en el campo

“FechaObligatoria” esté en los 30 días siguientes a la fecha indicada en el

campo “FechaPedido”.

Ambos tipos de reglas de validación mostrarán, cuando se viole la regla, un

mensaje definido para informar al usuario de cómo introducir los datos de manera

correcta.

RReeqquueerriirr qquuee ssee iinnttrroodduuzzccaann ddaattooss eenn uunn ccaammppoo

Para requerir que se introduzcan datos en un campo, se debe realizar el

siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo en el cual se desea

requerir la entrada de datos, es decir, hacer que sea obligatorio.

3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad

Requerido y, a continuación, seleccionar la opción Sí.




Cuando se guardan cambios en una tabla, Access ofrece la opción de

comprobar si el campo tiene un valor en todos los registros existentes. No

obstante, puede requerir que se introduzca un valor en este campo en todos los

nuevos registros, aún cuando existan registros con valores Nulos (en blanco) en el

campo, que no se cambiarán.

++++ La propiedad Requerido se aplica al nivel de la tabla, por lo que si se

establece esta propiedad a Sí, el campo debe tener un valor en todas las

instancias en las que podrían introducirse datos en el campo (en la tabla, en

formularios y hojas de datos basados en la tabla, cuando una macro o código

de Visual Basic para aplicaciones establece el valor del campo o cuando se

importan datos a la tabla).

DDeeffiinniirr rreeggllaass ddee vvaalliiddaacciióónn

Para definir reglas de validación de forma de controlar qué valores pueden

introducirse en un campo, se debe realizar el siguiente procedimiento:


2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo para el cual se desea

definir una regla de validación.


Regla de validación y, a continuación, escribir la regla de validación o bien

elegir el botón Generar para crear la regla de validación mediante el

Generador de expresiones. Por ejemplo, se puede definir la expresión de

validación ">9" para un campo “Cantidad” con el fin de impedir que un usuario

realice un pedido de menos de 10 unidades.

4. En el cuadro de la propiedad Texto de validación, escribir el mensaje de

error que desea que se muestre cuando se viole una regla. Por ejemplo, para

la expresión de validación ">9", se puede utilizar el mensaje "Debe realizar unpedido de 10 o más unidades".

Si se establece una regla de validación en un campo que contiene datos,

Access preguntará si se desea aplicar la nueva regla a los datos existentes al

guardar la tabla.

++++ Las reglas de validación de campo se imponen cada vez que se agregan o

modifican datos, ya sea a través de la vista Hoja de datos de la tabla, un

control de un formulario dependiente del campo, una consulta de datos

anexados, una consulta de actualización, código de Visual Basic para

aplicaciones o mediante la importación de datos de otra tabla.

� Para comprobar si los datos de una tabla cumplen con las reglas de validación,

se debe hacer clic con el botón secundario del ratón en la barra de título en




la vista Diseño de la tabla y, a continuación, del menú contextual que se

despliega, escoger la opción Probar reglas de validación.

IImmppeeddiirr qquuee ssee iinnttrroodduuzzccaann vvaalloorreess dduupplliiccaaddooss

Una clave principal de un campo único prohibe la introducción de datos

duplicados en ese campo para asegurarse de que cada registro dispone de un

identificador único. No obstante, es posible que también se desee evitar la

presencia de valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, tal vez se desee

asignar equipos personales a empleados utilizando un campo de número de serie

para los equipos.

Para impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo, se debe



2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo al que se le desea

prohibir la existencia de valores duplicados.


Indexado y seleccionar la opción Sí (Sin duplicados).

DDeeffiinniirr uunnaa mmáássccaarraa ddee eennttrraaddaa

Es posible definir una máscara de entrada para controlar cómo se introducen

datos en un campo o control.

Se puede utilizar la propiedad Máscara de entrada para crear una máscara

de entrada (en ocasiones denominada "plantilla de campo") que utilice caracteres

de visualización literales para controlar cómo se introducen los datos en un campo

o control. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir que todas las

entradas de número de teléfono contengan exactamente los dígitos suficientes

para formar un prefijo de zona y un número de teléfono y que sólo puedan

introducirse dígitos en cada espacio en blanco. En este caso solamente se podrán

rellenar estos espacios.

La propiedad Máscara de entrada se puede establecer en la vista Diseño de

una tabla, de una consulta o de un formulario. En la mayoría de los casos,

probablemente se desee establecer la propiedad del campo en la vista diseño de la

tabla. De esta forma, la máscara de entrada se aplica automáticamente al campo en

la vista diseño de la consulta y a los controles de un formulario o informe

dependiente de ese campo (siempre que se cree el control después de establecer la

propiedad en la vista diseño de la tabla).




Para definir una máscara de entrada para un campo de una tabla, se debe



2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo para el cual se desea

definir una máscara de entrada.


Máscara de entrada, elegir el botón Generar para iniciar el Asistente para

máscaras de entrada y seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del

asistente.

También se puede introducir la definición de la máscara de entrada en la hoja

de propiedades sin utilizar el asistente. En la mayoría de los casos, resulta más

sencillo utilizar el asistente, pero para los campos Numérico y Moneda es necesario

introducir la definición de la máscara de entrada manualmente.

DDiiffeerreenncciiaass eennttrree uunn ffoorrmmaattoo yy uunnaa mmáássccaarraa ddee eennttrraaddaa

Access proporciona dos propiedades de campo que producen resultados

similares para mostrar los datos: la propiedad Formato y la propiedad Máscara de

entrada.

Se debe utilizar la propiedad Formato para mostrar los datos en un formato

consistente. Por ejemplo, si se establece la propiedad Formato de un campo de

Fecha/Hora en formato de Fecha mediana, todas las fechas introducidas se

mostrarán con el formato 12-ene-95. Si uno de los usuarios de la base de datos

introduce una fecha con el formato 12/01/95 (o cualquier otro formato de fecha

válido), Access convertirá la visualización al formato Fecha mediana en el momento

de guardar el registro.

La propiedad Formato únicamente afecta a la forma en que se muestra un

valor, no a cómo éste se almacena en una tabla. Asimismo, un formato de

visualización no se aplica hasta el momento en que se guardan los datos

introducidos: no se muestra nada en el campo que indique o controle el formato en

el que deben introducirse. Si se desea controlar cómo se introducen los datos, se

debe utilizar una máscara de entrada, además de, o en vez de, un formato de

visualización de los datos. Si se desea mostrar los datos tal y como se introducen,

no se debe configurar la propiedad Formato.

Existen formatos de visualización predefinidos para los campos Numérico,

Moneda, Fecha/Hora, Autonumérico y Sí/No y, además, pueden definirse formatos

personalizados para estos campos. No existen formatos predefinidos para los

campos de Texto, Memo o Vínculo, pero pueden definirse formatos personalizados.

No es posible definir un formato de visualización para los campos Objeto OLE.

Se debe utilizar la propiedad Máscara de entrada para mostrar caracteres




de visualización literales en el campo junto con los espacios en blanco para rellenar.

Por ejemplo, si todos los números de teléfono que se introducen en un campo tienen

el mismo formato, puede crearse una máscara de entrada.

Una máscara de entrada asegura que los datos se ajusten al formato

definido; es posible especificar el tipo de valor que puede introducirse en cada

espacio en blanco. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir que todas

las entradas contengan exactamente los dígitos suficientes para formar un prefijo

y un número de teléfono para Japón y que únicamente se puedan introducir dígitos

en cada espacio en blanco.

En caso de definir tanto un formato de visualización como una máscara de

entrada para un campo, Access utiliza la máscara de entrada cuando se agregan o

editan datos y la configuración del Formato determina cómo se muestran los datos

cuando se guarda un registro. Cuando se utilizan simultáneamente la propiedad

Formato y la propiedad Máscara de entrada debe tomarse la precaución de que los

resultados no entren en conflicto entre sí.

MMooddiiffiiccaarr llooss ddaattooss ddee uunn ccaammppoo

Para modificar los datos de un campo en presentación Hoja de datos, se debe



datos.



3. Para editar los datos de un campo, hacer clic en el campo que se desea editar.

4. Escribir el texto que se desea insertar.

Para reemplazar el valor completo de un campo, se debe mover el puntero al

extremo izquierdo del campo hasta que el mismo se convierta en una cruz y

entonces hacer clic para introducir los datos.

Si el punto de inserción no se encuentra visible en la edición, se debe

presionar la tecla <F12> para mostrarlo.

� Si se comete un error al escribir, se puede seleccionar el botón Deshacer

de la barra de herramientas.

� Si se desea cancelar los cambios en el campo actual, se debe presionar la

tecla X. Si se desea cancelar los cambios en todo el registro, se debe

presionar la tecla X de nuevo antes de salir del último campo modificado

para ese registro.




++++ Cuando se mueve a otro registro, Access guarda los cambios realizados de

forma automática.

GGuuaarrddaarr uunn rreeggiissttrroo

Access guarda automáticamente el registro que se está agregando o

editando, en cuanto se mueva el punto de inserción a un registro diferente o se

cierre la hoja de datos en la que está trabajando.

� Para guardar explícitamente un registro mientras se lo está editando, se

debe seleccionar la opción Guardar registro del menú Registros.

� Para deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros, se debe

seleccionar la opción Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si se

han guardado los cambios al registro actual o se ha movido a otro registro.

EElliimmiinnaarr uunn rreeggiissttrroo

Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos, se debe realizar el



datos.



3. Seleccionar el registro que se desee eliminar, haciendo clic en el registro

sobre el selector de registros, en la columna ubicada a la izquierda de la

ventana. También alcanza con hacer clic en cualquier parte del registro que

se desee eliminar.

4. Hacer clic en el botón Eliminar Registro de la barra de herramientas o

escoger la misma opción del menú Edición.

5. Al realizar esta acción, Access

solicitará confirmación a través

de un cuadro de advertencia. Si se

está seguro de que se desea

eliminar el registro de forma

permanente, debido a que no se

puede deshacer este cambio,

escoger el botón Si.

� Para eliminar un registro en un formulario en la vista Formulario, se debe

seguir el mismo procedimiento.




Al eliminar registros, quizás se deseen eliminar los datos relacionados en

otras tablas. Por ejemplo, si se elimina un proveedor de una tabla, probablemente

se deseen eliminar los productos suministrados por ese proveedor. En algunos

casos, puede asegurarse de que se eliminan los datos correctos, forzando la

integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada.

++++ Por más información sobre integridad referencial, ver la sección “Relacionesentre tablas” en el capítulo “Trabajar con tablas”.

CCooppiiaarr oo mmoovveerr ddaattooss

Para copiar o mover datos de un campo a otro, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. Abrir una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario.

2. Seleccionar los datos que se deseen copiar o cortar.

3. Hacer lo siguiente:

• Para copiar los datos, hacer clic en el botón Copiar de la barra de

herramientas.

• Para mover los datos, hacer clic en el botón Cortar de la barra de

herramientas.

4. Para reemplazar el valor actual en el campo de destino, seleccionar el campo

completo. Para insertar datos dentro de datos existentes, colocar el punto de

inserción en el lugar a partir del cual se desee pegarlos.

5. Hacer clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

� Para copiar o mover datos desde múltiples campos en la vista Hoja de datos,

luego de seleccionar los campos o las columnas que se deseen cortar o pegar y

de indicar la acción a realizar, seleccionar el campo o campos de destino o

cambiar a la aplicación en la que se desee pegar los datos y entonces

seleccionar el destino para pegarlos.

Para copiar o mover registros a una hoja de datos, se debe realizar el


1. Abrir una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario.

2. Seleccionar los registros que se deseen copiar o mover. Si se están copiando

o moviendo registros desde otra aplicación, hay que asegurarse de que los

datos estén organizados en una tabla o en una hoja de cálculo o separados por

tabulaciones, antes de seleccionarlos.




3. Hacer lo siguiente:

• Para copiar registros, hacer clic en el botón Copiar de la barra de

herramientas.

• Para mover registros, hacer clic en el botón Cortar de la barra de

herramientas.

4. Abrir la hoja de datos en la que se deseen pegar los registros. Si es

necesario, reorganizar las columnas de la hoja de datos para coincidir con el

orden de los datos que se están copiando o moviendo.

5. Para reemplazar registros con los registros seleccionados, seleccionar los

registros que se deseen reemplazar y entonces hacer clic en el botón

Pegar de la barra de herramientas. Para anexar registros al final de la hoja

de datos, hacer clic en la opción Pegar datos anexados del menú Edición.

++++ Si la hoja de datos de origen tiene más campos que la hoja de datos de

destino, Access no pega los campos restantes.

Existen diferentes causas por las que Access no pega los datos en una

operación requerida, entre los que se encuentran:

• Se trató de pegar un campo entero o campos sin seleccionar un destino. Es

necesario seleccionar los campos en los que se desea pegar.

• Se trató de pegar más campos que los que tiene la hoja de datos en la que se

está pegando o más que el número de campos seleccionados como destino.

Access no pegará los campos adicionales.

• Se trató de pegar un valor que no es compatible con el tipo de datos del

campo. Por ejemplo, se trató de pegar una combinación de letras y números

en un campo con el tipo de datos Numérico.

• Se trató de pegar texto que demasiado largo para el campo. El valor de la

propiedad Tamaño del campo determina el tamaño máximo de un valor de

campo. En este caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla

para ver su configuración.

• Se trató de pegar un valor duplicado en la clave principal de la tabla o en un

campo que tiene la propiedad Indexado establecida a Sin duplicados. En este

caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su

configuración.

• Se trató de pegar datos en un campo oculto, lo que no está permitido. Para

presentar columnas ocultas, escoger la opción Mostrar columnas del menú

Formato.

• Se trató de eliminar o pegar datos en un campo desactivado, bloqueado,

calculado o Autonumérico.

• Un valor que se trató de pegar no está permitido en el campo basado en los

valores establecidos de las propiedades Regla de validación, Máscara de




entrada, Requerido o Permitir longitud cero. En este caso se debe

comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su configuración.

• Los datos pegados se encuentran en el campo incorrecto.

• Cuando se pegan registros en una hoja de datos, Access los coloca en el

orden en que aparecen en las columnas de la hoja de datos, con

independencia de los nombres de los campos. Si se desea que los datos

sean pegados en correspondencia con los nombres de los campos, se

deben pegar en un formulario en la vista Formulario.

• Cuando se pegan registros en un formulario, Access los coloca en campos

con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su

orden en el formulario. No obstante, si no se encuentran nombres de

campos coincidentes, los datos son ubicados según el orden de tabulación

del formulario, que puede no ser el orden deseado.

CCaammbbiiaarr llaa aappaarriieenncciiaa ddee uunnaa HHoojjaa ddee ddaattooss

Se puede cambiar la apariencia de una hoja de datos en la vista Hoja de

datos de una tabla, consulta o un formulario, de la misma manera.

MMMMMMMMoooooooovvvvvvvveeeeeeeerrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss

Para mover columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Seleccionar las columnas que se deseen mover.

• Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de la

columna.

• Para seleccionar columnas contiguas, hacer clic en el selector de campo

de la columna y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero para


3. Nuevamente, hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en el

selector o selectores de campo.

4. Arrastrar las columnas a una nueva posición.

CCCCCCCCaaaaaaaammmmmmmmbbbbbbbbiiiiiiiiaaaaaaaarrrrrrrr eeeeeeeellllllll ttttttttaaaaaaaammmmmmmmaaaaaaaaññññññññoooooooo ddddddddeeeeeeee ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss yyyyyyyy ffffffffiiiiiiiillllllllaaaaaaaassssssss

Para cambiar el tamaño de una columna en la vista Hoja de datos, se debe






2. Posicionar el puntero del ratón en el borde derecho de la columna a la que se

le desea cambiar el tamaño, cuando el puntero cambie a una flecha sobre

una barra vertical.

3. Arrastrar el puntero del ratón hasta que la columna tenga el ancho que se

desee.

� Para cambiar el tamaño de una columna de forma que se ajuste a los datos,

hacer doble clic en el borde derecho de la columna de encabezado.

Para cambiar el tamaño de filas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el



2. Posicionar el puntero del ratón entre dos selectores de registro en la parte

izquierda de la hoja de datos, cuando el puntero cambie a una flecha sobre

una barra horizontal.

3. Arrastrar el borde de la fila hasta conseguir el alto deseado. Esta acción

cambiará el tamaño de todas las filas de la hoja de datos al mismo tiempo.

++++ No se pueden deshacer los cambios en el alto de las filas y en el ancho de

columna, utilizando el comando Deshacer del menú Edición. Para deshacer los

cambios, se debe cerrar la hoja de datos y escoger la opción No cuando

Access pregunte por si se desean guardar los cambios en el diseño de la hoja

de datos.

IIIIIIIInnnnnnnnmmmmmmmmoooooooovvvvvvvviiiiiiiilllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy lllllllliiiiiiiibbbbbbbbeeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss

Se pueden inmovilizar una o más columnas en una hoja de datos para que

estas sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo

momento sin importar a dónde se desplace.

Para inmovilizar o liberar columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar

el siguiente procedimiento:


2. Seleccionar las columnas que se deseen inmovilizar; para liberarlas no

requiere de selección alguna.

• Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de esa

columna.

• Para seleccionar más de una de las columnas, hacer clic en el selector de

campo de dichas columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el

puntero para extender la selección.

3. Para inmovilizar las columnas seleccionadas, escoger la opción Inmovilizar




columnas del menú Formato; mientras que para liberar todas las columnas,

escoger la opción Liberar todas las columnas del menú Formato.

OOOOOOOOccccccccuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy mmmmmmmmoooooooossssssssttttttttrrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss

Para ocultar columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente

procedimiento:


2. Seleccionar la columna o columnas que se deseen ocultar.

• Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de esa

columna.

• Para seleccionar columnas adyacentes, hacer clic en un selector de

campo de columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero

del ratón para extender la selección.

3. En el menú Formato, elegir la opción Ocultar columnas.

Para mostrar columnas ocultas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el



2. Elegir la opción Mostrar columnas en el menú Formato.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccionar los nombres de las

columnas que se deseen visualizar.

CCCCCCCCaaaaaaaammmmmmmmbbbbbbbbiiiiiiiioooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn eeeeeeeellllllll ffffffffoooooooonnnnnnnnddddddddoooooooo yyyyyyyy llllllllaaaaaaaa ffffffffuuuuuuuueeeeeeeennnnnnnntttttttteeeeeeee

Para cambiar el estilo de cuadrícula y el color de fondo en la vista Hoja de

datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:


2. Escoger la opción Celdas en el menú Formato.

3. Seleccionar las opciones que se deseen.

4. Al cambiar el formato de una hoja de datos específica, se anula el formato

predeterminado de la hoja de datos definido en la ficha Hoja de datos del

cuadro de diálogo Opciones en el menú Herramientas.

Para cambiar la fuente o el estilo, el tamaño y el color de fuente en la vista

Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos.

2. Escoger la opción Fuente en el menú Formato.




3. Seleccionar las opciones que se deseen.

4. Al cambiar el formato de una hoja de datos específica se anula el formato

predeterminado de la hoja de datos definido en la ficha Hoja de Datos del

cuadro de diálogo Opciones en el menú Herramientas.

MMooddiiffiiccaarr ddaattooss eenn uunn eennttoorrnnoo mmuullttiiuussuuaarriioo

EEEEEEEEddddddddiiiiiiiittttttttaaaaaaaarrrrrrrr ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnn eeeeeeeennnnnnnnttttttttoooooooorrrrrrrrnnnnnnnnoooooooo mmmmmmmmuuuuuuuullllllllttttttttiiiiiiiiuuuuuuuussssssssuuuuuuuuaaaaaaaarrrrrrrriiiiiiiioooooooo

En un entorno multiusuario, más de una persona puede estar trabajando al

mismo tiempo con los mismos registros. Dado que otra persona puede cambiar e

incluso borrar los mismos datos que se están intentando modificar, es posible

ocasionalmente tener un conflicto con las demás personas que estén trabajando en

la base de datos.

Access ayuda a seguirle la pista al estado de los registros según se los va

modificando, y asegura que se estén utilizando los datos más recientes. Cuando dos

o más personas intentan modificar el mismo registro, Access presenta distintos

mensajes que ayudan a resolver el conflicto. Por ejemplo, si se trata de guardar un

registro que otro usuario ha bloqueado, Access le presenta el nombre de la persona

que ha bloqueado el registro.

Para ayudar a seguir la pista al estado de los registros, Access presenta los

siguientes símbolos en el selector del registro actual.

• Este registro es el registro actual y no ha sido modificado.

• Se ha modificado este registro, pero no se han guardado todavía los

cambios. Mientras este símbolo esté presente, los otros usuarios no pueden

ver los cambios que se hayan realizado en el registro, y no se podrá modificar

el registro si se tiene el registro bloqueado. Para liberar el registro para uso

de los demás usuarios, se deben guardar los cambios o deshacerlos.

• Este registro está bloqueado por otro usuario y no puede modificarse. Si

se trata de escribir en un registro bloqueado, Access lo anuncia mediante un

sonido.

MMMMMMMMooooooooddddddddiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr lllllllloooooooossssssss oooooooobbbbbbbbjjjjjjjjeeeeeeeettttttttoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee llllllllaaaaaaaa bbbbbbbbaaaaaaaasssssssseeeeeeee ddddddddeeeeeeee ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss

Para modificar los objetos de la base de datos en un entorno multiusuario, se

deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Aunque es posible diseñar una base de datos mientras otros la estén

utilizando, es una buena idea diseñar la mayoría de los objetos antes de

permitir a los demás que abran la base de datos en modo de acceso




compartido. Cuando se deseen hacer cambios importantes de diseño, es

posible asegurarse de que se es el único usuario, seleccionando la opción

Exclusivo en el cuadro de diálogo Abrir base de datos, al abrir la base de

datos.

• Si otro usuario tuviera una tabla abierta o estuviera mirando los datos de

consultas, formularios o informes basados en la tabla, no es posible hacer

ningún cambio en el diseño de la tabla. Access informará de que se encuentra

en modo de sólo lectura.

• Dado que nadie puede ver los datos de una tabla que otro usuario tiene

abierta en la vista Diseño, se puede mantener una tabla abierta en la vista

Diseño todo el tiempo necesario si los demás pueden necesitar utilizar la

tabla o consultas, formularios o informes basados en la tabla.

• Si los objetos son dependientes los unos de los otros, actualizar todos ellos al

mismo tiempo de forma que ningún usuario pueda abrir versiones

incoherentes de los objetos. Por ejemplo, si se desea agregar campos a un

formulario, hay que asegurarse de agregar los campos a la consulta base

antes de actualizar el formulario.

• Si se cambia una consulta, formulario o informe que otro usuario hubiera

abierto, ese usuario debe cerrar y reabrir el objeto modificado para utilizar

la última versión.




BBuussccaarr yy oorrddeennaarr ddaattooss

BBuussccaarr ddaattooss

BBBBBBBBuuuuuuuussssssssccccccccaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooo ppppppppoooooooorrrrrrrr nnnnnnnnúúúúúúúúmmmmmmmmeeeeeeeerrrrrrrroooooooo ddddddddeeeeeeee rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooo

Para buscar un registro por número de registro en la vista Hoja de datos o

Formulario, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos, o un

formulario en la vista Formulario.

2. Hacer doble clic en el número del cuadro

del número de registro para seleccionarlo.

3. Escribir el número del registro que se

desee y posteriormente presionar la tecla E.

BBBBBBBBuuuuuuuussssssssccccccccaaaaaaaarrrrrrrr iiiiiiiinnnnnnnnssssssssttttttttaaaaaaaannnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaassssssss eeeeeeeessssssssppppppppeeeeeeeeccccccccííííííííffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaassssssss ddddddddeeeeeeee uuuuuuuunnnnnnnn vvvvvvvvaaaaaaaalllllllloooooooorrrrrrrr eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnn ccccccccaaaaaaaammmmmmmmppppppppoooooooo

Se pueden buscar todas las ocurrencias de un valor de una sola vez, o cada

ocurrencia una a una.

Para buscar instancias específicas de un valor en un campo, se debe realizar

el siguiente procedimiento:

1. En la vista Formulario o en la vista Hoja de datos, seleccionar el campo (la

columna) por el que se desea buscar, a menos que se desee buscar en todos

los campos (buscar en un campo individual es más rápido que buscar en la

tabla entera).

2. Hacer clic en el botón Buscar de la barra de herramientas.

3. En el cuadro Buscar, escribir el valor que se desea buscar.

Si no se conoce exactamente el valor que se desea buscar, se pueden utilizar

caracteres comodín en el cuadro Buscar para especificar lo que se busca.

Número deregistro




Por ejemplo:

• (*) Hace coincidir cualquier número de caracteres, y puede ser utilizado

como el primero o el último carácter de la cadena de caracteres.

• (?) Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual. Los

caracteres comodín están concebidos para ser utilizados generalmente

con datos de tipo texto.

4. Establecer cualquier otra opción que se desee utilizar en el cuadro de diálogo

Buscar en.

5. Para buscar la primera instancia del valor, elegir el botón Buscar primero.

Para buscar la siguiente instancia y todas las instancias posteriores, utilizar

el botón Buscar siguiente.

BBuussccaarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo ffiillttrrooss

Definiciones

�� Expresión: Cualquier combinación de operadores, constantes, valores

literales, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se

evalúan como un solo valor. Puede usar expresiones como valores para muchas

propiedades y argumentos de acción, para establecer criterios o definir

campos calculados en consultas.

�� Criterios: Conjunto de condiciones limitativas, como por ejemplo =

"Montevideo" (que significa igual a Montevideo) o > 30000, usado en la

creación de una consulta o filtro para mostrar un conjunto determinado de

registros.

DDDDDDDDiiiiiiiiffffffffeeeeeeeerrrrrrrreeeeeeeennnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaassssssss yyyyyyyy ssssssssiiiiiiiimmmmmmmmiiiiiiiilllllllliiiiiiiittttttttuuuuuuuuddddddddeeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnnttttttttrrrrrrrreeeeeeee llllllllaaaaaaaassssssss ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss yyyyyyyy lllllllloooooooossssssss ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooossssssss

�� Consulta de selección: Una consulta que plantea preguntas acerca de los

datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en

forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas. Una vez que

se presenta el conjunto de resultados, es posible ver, y en algunos casos

modificar, los datos de las tablas bases. Por el contrario, las consultas de

acciones sí realizan modificaciones en los datos.

�� Filtro: Conjunto de criterios que se aplica a los registros a fin de mostrar un

subconjunto de los registros u ordenar los registros. Access tiene cuatro

tipos de filtros: Filtro por selección, Filtro por formulario, Filtro/Ordenavanzado y Filtro por entrada.

La similitud básica entre las consultas de selección y los filtros es que ambos




recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base. La utilización

de los registros obtenidos determina si se emplea un filtro o una consulta.

En general, se debe utilizar un filtro para visualizar o modificar

temporalmente un subconjunto de registros mientras se encuentra en un

formulario o una hoja de datos.

Mientras que se debe utilizar una consulta si se desea hacer todas o alguna

de las siguientes opciones:

• Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario

específico.

• Elegir las tablas que contienen los registros con los que se desea trabajar y

agregar más tablas posteriormente si es necesario.

• Controlar qué campos del subconjunto de registros se presentan en los

resultados.

• Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.

Aunque se decida que se necesita una consulta, se puede aprovechar la

facilidad de las técnicas Filtro por formulario, Filtro por selección, o Filtro por

entrada para crear un filtro y después guardarlo como una consulta. Esto permite

ignorar por completo la cuadrícula de diseño de la consulta (a menos que se desee

hacer cambios adicionales en la consulta). Aún así, al abrir la consulta en la vista

Diseño, se podrá ver cómo Access rellena la cuadrícula de diseño utilizando la

información del filtro. Se podrá entonces utilizar esa información como guía para

hacer cambios adicionales.

TTTTTTTTiiiiiiiippppppppoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee mmmmmmmmééééééééttttttttooooooooddddddddoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrraaaaaaaaddddddddoooooooo

�� Filtro por formulario: Una técnica para filtrar registros que utiliza una

versión del formulario u hoja de datos activo con campos vacíos en los cuales

se puede introducir los valores que se desee que contengan los registros

filtrados.

�� Filtro por selección: Una técnica de filtrado de registros que utiliza un valor

o parte de un valor seleccionado en un campo de un formulario u hoja de

datos para buscar solamente los registros que contienen o que no contienen

ese valor.

�� Filtrar por entrada: Una técnica para filtrar registros que utiliza un valor o

expresión que se introduzca en el cuadro Filtrar por para buscar solamente

los registros que contienen el valor o valores que cumplen la expresión que se

especifique. (El cuadro Filtrar por está disponible en el menú contextual que

aparece cuando se hace clic con el botón secundario en un campo en la vista

Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario, o en la vista Formulario).




�� Filtro u orden avanzado: Una técnica de filtrado de registros un poco más

compleja que permite crear un filtro partiendo de cero. A través de una

ventana con cuadrícula de diseño de filtros especial, se pueden introducir

expresiones de criterio para limitar los registros del formulario u hoja de

datos abierto a un subconjunto de registros que cumplan con el criterio

establecido. También se puede especificar un orden sobre uno o más campos

de la cuadrícula de diseño.

Comparación de los métodos de filtrado

¿Qué se desea quehaga el filtro?

Filtro por selección Filtro por formulario ypor entrada de datos

Filtro u ordenavanzado

Buscar registros quecumplan varioscriterios.

Sí (pero se deben

especificar los criterios

de uno en uno).

Sí (y se pueden

especificar todos los

criterios a la vez).

Sí (y se pueden

especificar todos los

criterios a la vez).

Buscar registros quecumplan un criterio uotro criterio.

No. Sí. Sí.

Permitir introducirexpresiones comocriterios.

No. Sí. Sí.

Ordenar registros enorden ascendente odescendente.

No (no obstante,

después de aplicar el

filtro, se pueden

ordenar todos los

registros filtrados

seleccionando los

botones

correspondientes de la

barra de herramientas).

No (no obstante,

después de aplicar el

filtro, puede ordenar

todos los registros

seleccionando los

botones

correspondientes de la

barra de herramientas).

Sí (se pueden ordenar

algunos campos en

orden ascendente y

otros campos en orden

descendente).

CCCCCCCCrrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooo eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ttttttttaaaaaaaabbbbbbbbllllllllaaaaaaaa,,,,,,,, uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa oooooooo uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffoooooooorrrrrrrrmmmmmmmmuuuuuuuullllllllaaaaaaaarrrrrrrriiiiiiiioooooooo

Existen cuatro métodos que se pueden utilizar para filtrar registros: Filtro

por selección, Filtro por formulario, Filtro por entrada de datos y Filtro u orden

avanzado.

Filtro por selección, Filtro por formulario y Filtro por entrada de datos son

las formas más sencillas de filtrar registros.

• Si se puede encontrar y seleccionar fácilmente en el formulario, el

subformulario o la hoja de datos una instancia del valor que se desea que

contengan los registros filtrados, se debe utilizar Filtro por selección.

• Si se desea seleccionar de una lista los valores que se están buscando sin

desplazarse por todos los registros de una hoja de datos o un formulario, o si

se desea especificar varios criterios a la vez, se debe utilizar Filtro por

formulario.




• Si el enfoque se encuentra en un campo de un formulario o una hoja de datos

y simplemente se desea escribir el valor exacto que se está buscando o la

expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio, se debe utilizar

Filtro por entrada de datos.

• Para los filtros complejos, se debe utilizar Filtro u orden avanzado.

++++ En un informe, no es posible crear un filtro mediante las técnicas de filtrado

mencionadas anteriormente. No obstante, un informe (así como un

formulario) pueden heredar un filtro.

Cómo afecta a los nuevos formularios o informes el establecimiento de un

filtro y un orden para una tabla o una consulta:

• Al crear un formulario o un informe basado en una tabla o una consulta que

tiene especificado un filtro o un orden, Access incluye el filtro y el orden con

el formulario o el informe. El orden se aplica automáticamente. El hecho de si

se aplica o no automáticamente el filtro, depende de cómo se crea el

formulario o el informe.

• Si se crea el formulario o el informe directamente a partir de los datos

filtrados, cuando los datos están mostrados en una tabla o una consulta

abierta, el filtro se aplica automáticamente cada vez que se visualiza el

informe, pero se aplica sólo la primera vez que se visualiza el formulario

después de crearlo (la próxima vez que se abra el formulario, deberá

aplicarlo al filtro uno mismo).

• Si se crea el formulario o el informe basados en una tabla o una consulta

cerrada, el filtro no se aplicará al nuevo formulario o informe, sino que

deberá aplicarlo uno mismo cuando se lo necesite.

Al guardar una tabla o un formulario, Access guarda el filtro. Se puede volver

a aplicar el filtro cuando se lo necesite, la próxima vez que se abra la tabla o el

formulario.

Al guardar una consulta, Access guarda el filtro, pero no agrega los criterios

del filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Se puede volver a aplicar el filtro

después de ejecutar la consulta, la próxima vez que se la abra.

UUssaarr FFiillttrroo ppoorr sseelleecccciióónn

Para filtrar registros mediante la selección de valores en un formulario, un

subformulario o una hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En un campo de un formulario, un subformulario o una hoja de datos, se debe

encontrar una aparición del valor que se desea que contengan los registros

para que sean incluidos en el resultado del filtro.




2. Seleccionar el valor y, a continuación, hacer clic en el botón Filtro por

selección de la barra de herramientas. El modo en que se selecciona el valor

determina qué registros devuelve el filtro.

3. Repetir el paso 2 hasta que se tenga el conjunto de registros que se deseen.

También se puede, luego de seleccionar la entrada del valor que se desea que

contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro, hacer clic

con el botón derecho del ratón y, a continuación, del menú emergente que se

despliega, seleccionar la opción Filtro por selección.

También se puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.

Después de seleccionar un valor, hacer clic con el botón secundario del ratón en él

y, a continuación, hacer clic en Filtro excluyendo la selección.

� Para quitar el filtro se debe hacer clic en el botón Quitar filtro de la

barra de herramientas, de forma de deshabilitarlo.

UUssaarr FFiillttrroo ppoorr ffoorrmmuullaarriioo

Para filtrar registros mediante la introducción de valores en una vista en

blanco del formulario o la hoja de datos, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. Abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abrir

un formulario en la vista Formulario.

2. Hacer clic en el botón Filtro por formulario de la barra de herramientas

para cambiar a la ventana Filtro por formulario.

3. Seleccionar el campo en el que se desea especificar los criterios que esos

registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros

filtrados.

4. Introducir los criterios seleccionando en la lista del campo, el valor que se

desea buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo directamente

el valor en el campo.




• Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un

botón de alternar o un botón de opción esté seleccionado o no, hacer clic

en la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en el

estado que se desee. Para devolverlo a una posición neutra de modo que

no se utilice como criterio para filtrar registros, se debe continuar

haciendo clic en la casilla de verificación o en el botón hasta que el mismo

aparezca atenuado.

• Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en

blanco, escribir Es Nulo o No es Nulo en el campo (se puede seleccionar

estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos

Memo, Objeto OLE o Hipervínculo, así como en campos calculados en

consultas).

• Para encontrar registros utilizando una expresión de criterios, escribir

la expresión en el campo apropiado o introducir una expresión mediante

el Generador de expresiones. Si se especifican valores en más de un

campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los mismos valores

especificados en cada uno de esos campos.

5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser

incluidos en los resultados de los filtros, hacer clic en la ficha rotulada como

“O” situada en la parte inferior de la ventana e introducir más criterios.

El filtro devuelve registros si tienen todos los valores especificados en la

ficha Buscar o todos los valores especificados en la primera ficha rotulada

como “O” o todos los valores especificados en la segunda ficha rotulada como

“O”, etc.

6. Hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.

UUssaarr FFiillttrroo ppoorr eennttrraaddaa ddee ddaattooss

Para filtrar registros mediante la introducción de criterios en el sitio en un

formulario o una hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o un

formulario en la vista Formulario.

2. Realizar una de las siguientes operaciones:

• Para especificar el valor del campo exacto que se desea que contengan

los registros filtrados, hacer clic con el botón secundario del ratón en el




campo y, a continuación, en el cuadro Filtro por del menú contextual que

se despliega, escribir el valor deseado.

• Para especificar criterios más complejos, escribir la expresión completa

utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores,

caracteres comodín y valores para producir el resultado deseado. Por

más información sobre cómo formular expresiones, ver la sección

“Trabajar con expresiones” en el capítulo “Utilizar expresiones ycriterios”.

3. Realizar una de las siguientes operaciones:

• Para aplicar el filtro y cerrar el menú contextual, se debe presionar la

tecla E.

• Para aplicar el filtro y conservar el menú contextual mostrado en pantalla

(de modo que se puedan especificar más criterios para el campo, se debe

presionar la tecla T. Posteriormente introducir los nuevos criterios y,

a continuación, presionar nuevamente la tecla T. Repetir esta

operación hasta que se obtengan sólo los registros deseados.

UUssaarr llaa vveennttaannaa FFiillttrroo uu oorrddeenn aavvaannzzaaddoo

Para filtrar registros mediante la ventana Filtro u orden avanzado, se debe


1. Abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abrir

un formulario en la vista Formulario.

2. Elegir la opción Filtro del menú Registros y, a continuación, hacer clic en la

opción Filtro u orden avanzado.

3. Agregar a la cuadrícula de diseño el campo o campos que se van a necesitar

para especificar los valores u otros criterios, que el filtro utilizará para

encontrar los registros que cumplan con dichas condiciones.

• Para especificar un orden, hacer clic en la celda Orden de un campo,

luego hacer clic en la flecha de lista y posteriormente seleccionar el

orden correspondiente. Access ordena primero el campo situado más a la

izquierda en la cuadrícula de diseño y, a continuación, ordena el siguiente

campo a la derecha, etc.

4. En la celda Criterios de los campos que se han incluido, se debe escribir el

En este cuadro,escribir el valordeseado




valor que se desea buscar o escribir una expresión. Si se desea se puede

utilizar el generador de expresiones, para lo cual, se debe hacer clic en la

celda con el botón secundario del ratón y del menú contextual que se

despliega, escoger la opción Generar.

Por ejemplo se puede incorporar el siguiente criterio

para el campo “Precioalquiler”, de esta forma se

filtrarán todos los inmuebles cuyo precio de alquiler

supere el estipulado.

++++ Por más información sobre como definir expresiones y criterios, ver el

capítulo “Utilizar expresiones y criterios”).

5. Aplicar el filtro haciendo clic en el botón Aplicar filtro de la barra de

herramientas.

++++ En lugar de crear un filtro desde cero, se puede utilizar una consulta

existente como filtro.

MMooddiiffiiccaarr llaa ccuuaaddrriiccuullaa ddee ddiisseeññoo ddee uunn ffiillttrroo uu oorrddeenn aavvaannzzaaddoo

++++ Por más información sobre como agregar o quitar campos de la cuadrícula de

diseño de un filtro u orden avanzado, establecer o cambiar los criterios,

especificar un orden para el resultado, etc., ver la sección “Modificar eldiseño de una consulta” en el capítulo “Trabajar con consultas”.

AAAAAAAAlllllllltttttttteeeeeeeerrrrrrrrnnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr eeeeeeeennnnnnnnttttttttrrrrrrrreeeeeeee vvvvvvvveeeeeeeennnnnnnnttttttttaaaaaaaannnnnnnnaaaaaaaassssssss ddddddddeeeeeeee ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooossssssss

Se puede alternar entre las ventanas de filtros en una tabla, consulta o

formulario para crear o modificar un filtro utilizando el método que responda

mejor a las necesidades de filtrado o para visualizar una vista diferente de un

filtro existente.

Filtro por formulario y Filtro u orden avanzado tienen sus propias ventanas.

Cuadrículade diseño




Sin embargo, Filtro por selección o Filtro por entrada se utilizan directamente en

la vista Formulario o en la vista Hoja de datos.

• Para cambiarse a la ventana Filtro por formulario desde la ventana vista Hoja

de datos o vista Formulario se debe hacer clic en el botón Filtro por

formulario de la barra de herramientas.

• Para cambiarse a la ventana Filtro por formulario desde la ventana Filtro u

orden avanzado se debe elegir la opción Filtro por formulario en el menú

Filtro.

• Para cambiarse a la ventana Filtro u orden avanzado desde la ventana vista

Hoja de datos o vista Formulario, en el menú Registros, se debe situar el

puntero sobre Filtro y después elegir la opción Filtro u orden avanzado.

• Para cambiarse a la ventana Filtro u orden avanzado desde la ventana Filtro

por formulario se debe elegir la opción Filtro u orden avanzado en el menú

Filtro.

� Para aplicar un filtro desde la ventana Filtro por formulario o Filtro u orden

avanzado y visualizar los resultados en la vista Hoja de datos o Formulario,

se debe hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.

Para cerrar cualquiera de las dos ventanas de filtros y volver a la vista Hoja

de datos o Formulario sin aplicar el filtro, se debe hacer clic en el botón

de la barra de herramientas.

++++ Después de especificar los valores que se buscan mediante Filtro por

selección, Filtro por formulario, o Filtro por entrada, se puede cambiar a la

ventana Filtro u orden avanzado para ver cómo los valores que se han

especificado se traducen a una expresión de criterios en la cuadrícula de

diseño.

AAAAAAAApppppppplllllllliiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr,,,,,,,, mmmmmmmmooooooooddddddddiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr,,,,,,,, qqqqqqqquuuuuuuuiiiiiiiittttttttaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy eeeeeeeelllllllliiiiiiiimmmmmmmmiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooo

Aplicar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario

� Para aplicar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario se debe

hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.

++++ Si se crea un filtro en un formulario o una hoja de datos que ya contenía un

filtro de una sesión de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.




Quitar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario

Para quitar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario, se debe:

• Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la

tabla, la consulta o el formulario, hacer clic en el botón Quitar filtro de la

barra de herramientas en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario.

• Para quitar un filtro de una base de datos multiusuario (compartida) y ver qué

registros se han agregado, eliminado o modificado desde que se abrió la

tabla, la consulta o el formulario, en el menú Registros elegir la opción Quitar

filtro u ordenar en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario.

� Al quitar un filtro, éste no se elimina. Se puede volver a aplicar el filtro con

sólo hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.

Modificar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario

Si un filtro no proporciona los resultados deseados, es posible modificarlo.

• Un filtro puede ser modificado utilizando la misma técnica empleada que para

crearlo o la técnica que sea apropiada para las modificaciones que se desean

realizar. Se puede modificar el filtro agregando más criterios o cambiando

los criterios existentes.

Eliminar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario

Para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla, una consulta o un

formulario, se debe utilizar el siguiente procedimiento, independientemente de qué

método se empleara para crearlo:

1. Cambiarse a la ventana Filtro u orden avanzado.

2. Elegir la opción Borrar cuadrícula en el menú Edición.

3. Hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.




OOrrddeennaarr ddaattooss eenn ttaabbllaass,, ccoonnssuullttaass yy ffoorrmmuullaarriiooss

CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssiiiiiiiiddddddddeeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaacccccccciiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss ppppppppaaaaaaaarrrrrrrraaaaaaaa oooooooorrrrrrrrddddddddeeeeeeeennnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss

Antes de proceder a ordenar registros se deben tener en cuenta las

siguientes consideraciones:

• El orden se guarda con la tabla, consulta o formulario. Si se basa un nuevo

formulario o informe en una tabla o consulta que tiene un orden guardado con

ella, el nuevo formulario o informe hereda dicho orden.

• Access ordena hasta 255 caracteres, en uno o más campos, en el resultado de

una consulta o filtro avanzado.

• El orden depende de la configuración de idioma especificada en el cuadro de

diálogo Opciones en el momento de crear la base de datos. Para comprobar o

cambiar esta configuración, se debe escoger la opción Opciones en el menú

Herramientas y, a continuación, hacer clic en la ficha General para ver la

configuración establecida bajo Nuevo orden de la base de datos.

• Si la cuadrícula de diseño de la consulta o el filtro contiene el asterisco de la

lista de campos, no se podrá especificar un orden en la cuadrícula de diseño a

no ser que se agregue también a la cuadrícula de diseño los campos por los

que se desea ordenar. Por más información sobre el uso del asterisco en la

cuadrícula de diseño, ver la sección “Modificar el diseño de una consulta” enel capítulo “Trabajar con Consultas”.

• Utilizar el orden ascendente para ordenar las fechas y horas de más

temprano a más tarde; mientras que se debe utilizar el orden descendente

para ordenar de más tarde a más temprano.

• Los números almacenados en los campos de Texto se ordenan como cadenas

de caracteres, no como valores numéricos. Por tanto, para ordenarlos en

orden numérico, todas las cadenas de texto deben tener la misma longitud,

con los números más cortos rellenos con ceros a la izquierda. Por ejemplo, el

resultado de una ordenación ascendente de las cadenas de texto "1", "2", "11"

y "22" será "1", "11", "2", "22". Se deben rellenar los números de un único

dígito con un cero a la izquierda para que las cadenas se ordenen

correctamente: "01", "02", "11", "22". En el caso de los campos que no

contienen valores Nulos, otra solución sería ordenar por el valor numérico de

la cadena mediante el uso de la función Val. Por ejemplo, si la columna Edad

es un campo de Texto que contiene valores numéricos, al especificar

Val([Edad]) en una celda Campo y al establecer un orden en su celda Orden,

se ordenarán los registros en el orden correcto. Si sólo se están almacenando

números o fechas en un campo de Texto, se debe considerar la posibilidad de

cambiar el tipo de datos del campo a Numérico, Moneda o Fecha/Hora en la




tabla que contiene el campo. A continuación, cuando se ordene el campo, los

números o las fechas se ordenarán en el orden numérico o de fecha sin

necesidad de utilizar ceros a la izquierda.

• Al ordenar un campo en orden ascendente, todos los registros en los que ese

campo esté en blanco (contenga un valor Nulo) se incluyen al principio. Si un

campo contiene registros con valores Nulos y con cadenas de longitud cero,

los campos con los valores nulos aparecen primero en el orden, seguidos

inmediatamente por las cadenas de longitud cero.

• No es posible ordenar un campo cuyo tipo de datos es Memo, Hipervínculo u

Objeto OLE.

OOOOOOOOrrrrrrrrddddddddeeeeeeeennnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss

Se pueden ordenar los registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de

datos de una tabla, consulta, formulario o subformulario, aunque ya se haya

aplicado un filtro. También se pueden ordenar los datos filtrados especificando un

orden en la ventana Filtro u orden avanzado, u ordenar los resultados de una

consulta especificando un orden en la vista Diseño de la consulta.

Cuando se especifica un orden en la vista Formulario o en la vista Hoja de

datos, se pueden llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que se pueden

ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (no ambos).

Cuando se especifica un orden en la vista Diseño de la consulta o en la ventana

Filtro u orden avanzado, se pueden llevar a cabo ordenaciones complejas. Esto

significa que se pueden ordenar registros en orden ascendente según algunos

campos y en orden descendente según otros.

Con independencia de cómo se especifique el orden, Access guarda el orden

cuando se guarda el formulario o la hoja de datos, y vuelve a aplicarlo de forma

automática cuando se vuelva a abrir el objeto, o base un nuevo formulario en ese

objeto.

Para ordenar registros en la vista Hoja de datos o Formulario, se debe


1. En la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, seleccionar el campo que

se desea utilizar para ordenar los registros.

2. Realizar lo siguiente:

• Para ordenar en orden ascendente, hacer clic en el botón Orden

ascendente de la barra de herramientas.

• Para ordenar en orden descendente, hacer clic en el botón Orden

descendente de la barra de herramientas.




En un formulario sólo se puede ordenar según un campo a la vez, en una hoja

de datos, se pueden seleccionar dos o más columnas adyacentes al mismo tiempo y

ordenarlas. Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada

situada más a la izquierda.

++++ Al guardar el formulario o la hoja de datos, Access guarda el orden

establecido por última vez.

Para ordenar registros usando la cuadrícula de diseño de una consulta o un

filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden

avanzado de una tabla, consulta o formulario.

2. Para ordenar por más de un campo, se deben colocar los campos en la

cuadrícula de diseño en el orden en el que se desee que se lleve a cabo la

ordenación. Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda,

luego por el siguiente campo a la derecha, y así sucesivamente. Por ejemplo,

para ordenar primero por el campo “Apellido” y a continuación por el campo

“Nombre”, el campo “Apellido” debe estar a la izquierda del campo “Nombre”

en la cuadrícula.

3. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que se desea ordenar,

hacer clic en la opción que corresponda.

4. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botón Ver de la

barra de herramientas.

EEEEEEEElllllllliiiiiiiimmmmmmmmiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn ccccccccrrrrrrrriiiiiiiitttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooo ddddddddeeeeeeee oooooooorrrrrrrrddddddddeeeeeeeennnnnnnnaaaaaaaacccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn

� Para eliminar un criterio de ordenación de una tabla, consulta o formulario se

debe, en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, elegir la opción

Quitar filtro u ordenar en el menú Registros.

Si se especificó el orden en la ventana Filtro u orden avanzado, en la que se

especificó también los criterios para un filtro, se puede eliminar el orden en la

celda Orden de la cuadrícula de diseño dejando sin embargo los criterios del filtro

intactos.

trabajar con datos - asp3.anep.edu.uyasp3.anep.edu.uy/capinfo/material/access/acc_cap6.pdf · en la...

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