tesis propuesta de sistema de control interno para …
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN
TESIS
PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA MEJORAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN
EN LA EPS MARAÑÓN S.R.L. JAÉN
PARA OPTAR TÍTULO PROFESIONAL DE LICENCIADO
EN ADMINISTRACIÓN
Autor (a):
Bach. Quispe Estela, Perla Edeli
Asesor:
Dr. Echeverría Jara José Foción
Línea de Investigación:
Gestión empresarial y emprendimiento
Pimentel – Perú
2020
ii
PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
MEJORAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA EPS
MARAÑÓN S.R.L. JAÉN – 2018
Asesor (a): Dr. Echevarría Jara José Foción
Firma
Presidente (a): Dra. Cubas Carranza Janet Isabel
Firma
Secretario (a) Dr. Merino Nuñez Mirko
Firma
Vocal (a): Mg. Silva Gonzales Liset Sugeily
Firma
iii
Dedicatoria
La presente tesis está dedicada de manera
especial a Dios, por protegerme y guiarme en cada paso
que doy para lograr culminar mi carrera.
A mi querido Esposo Reyner Horna Silva, por
su ayuda incondicional y por toda su comprensión; a
mi amada Hija Bryana Arleth, por ser mi fuente de
motivación e inspiración para poder superarme cada
día y así poder luchar para que la vida nos depare un
futuro mejor.
A mis maravillosos padres Adomaro Quispe
Pérez y Rosalía Estela Arenas y hermanos José y Karen
quien con sus palabras de aliento me fortalecen para
seguir adelante y ser siempre perseverante para que así
cumpla con mis ideales, siendo todos parte
fundamental en mi vida ayudándome a lograr mis
objetivos.
Perla Edeli
iv
Agradecimiento
Agradezco a Dios por la vida y por permitirme
sonreír ante todos mis logros que son resultado de su
inmensa ayuda, gracias a ti mi Dios esta meta está
cumplida.
A mis Padres y Hermanos por confiar y creer
en mí, a mi Esposo por recorrer este largo camino a mi
lado brindándome su amor incondicional y por
apoyarme en cada decisión, a mi pequeña Hija por ser
la fuente de mi esfuerzo y el motor de mi vida para
nunca rendirme, a la Universidad Señor de Sipan por
darme la oportunidad para seguir superándome
profesionalmente, al facilitador de curso por brindarme
todo sus conocimientos para hacer más fácil la
realización de mi tesis.
Perla Edeli
v
Resumen
La presente investigación tuvo como objetivo general fue proponer un sistema de
control interno para mejorar el proceso de facturación en la EPS Marañón S.R.L. Jaén - 2018.
Para el cumplimiento de este objetivo se ha realizado las siguientes acciones generales:
diagnosticar el control interno en el proceso de facturación de la empresa, analizar el Proceso
de Facturación que actual, analizar si se cumplen las normas de vigentes sobre Control Interno
en la Gestión Administrativa y ddiseñar la propuesta de un sistema de control interno para
mejorar el proceso de facturación. La investigación es de tipo descriptiva – propositivo y el
diseño es No Experimental, transversal descriptivo y propositivo. Entre las conclusiones, se
tiene que la empresa tiene un sistema de control interno del proceso de facturación (73%) y
está basada en una definida estructura orgánica y con un manual de organización y funciones,
pero tiene limitaciones para cumplir con el proceso de facturación de manera eficiente (82%)
y afecta al funcionalidad de la empresa (91%), cumple con las normas de la facturación
electrónica (82%). El sistema de control interno para el proceso de facturación es necesario
para para la empresa y así mejorar el proceso y flujo de información contable (91%). Los
elementos de este sistema de control interno son: control interno general, control interno del
efectivo, control interno del pasivo, control interno de la compras, control interno de la
documentación y las cuentas por pagar, control interno de los pagos por servicios, control
interno de los gastos
Palabras Calves: Sistema de control interno, Facturación, Empresa Prestadora de Servicios
vi
Abstract
The main objective of this research was to propose an internal control system to
improve the billing process in the EPS Marañon S.R.L. Jaén - 2018. For the fulfillment of this
objective the following general actions have been carried out: diagnose the internal control in
the billing process of the company, analyze the billing process that is current, analyze if the
current rules on Internal Control are met in Administrative Management and design the
proposal of an internal control system to improve the billing process. The research is
descriptive - proactive and the design is non-experimental, cross-sectional descriptive and
proactive. Among the conclusions, we have that the company has an internal control system
of the billing process (73%) and is based on a defined organic structure and with an
organization and functions manual, but has limitations to comply with the billing process
efficiently (82%) and affects the functionality of the company (91%), complies with the rules
of electronic invoicing (82%). The internal control system for the billing process is necessary
for the company and thus improve the process and flow of accounting information (91%). The
elements of this internal control system are: general internal control, internal control of cash,
internal control of liabilities, internal control of purchases, internal control of documentation
and accounts payable, internal control of payments for services, control internal expenses
Keyword: Internal control system, Billing, Services Provider Company
vii
Índice
Dedicatoria ........................................................................................................................................ iii
Agradecimiento ................................................................................................................................. iv
Resumen ............................................................................................................................................. v
Palabras Calves: ................................................................................................................................. v
Abstract ............................................................................................................................................. vi
Keyword ............................................................................................................................................ vi
Índice ................................................................................................................................................ vii
Índice de Tablas ................................................................................................................................ ix
Índice de Figuras ................................................................................................................................ x
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 11
1.1. Realidad Problemática .................................................................................................... 12
1.2. Trabajos previos .............................................................................................................. 18
1.3. Teorías relacionadas al tema ........................................................................................... 26
1.3.1. Control Interno ........................................................................................................... 26
1.3.2. Procesos de facturación .............................................................................................. 32
1.4. Formulación del Problema .............................................................................................. 41
1.5. Justificación e importancia del estudio ........................................................................... 41
1.6. Hipótesis ......................................................................................................................... 42
1.7. Objetivos. ........................................................................................................................ 43
1.7.1. Objetivo General ........................................................................................................ 43
1.7.2. Objetivos Específicos ................................................................................................. 43
II. MATERIAL Y MÉTODO ...................................................................................................... 44
2.1. Tipo y diseño de la investigación ................................................................................... 44
2.2. Población y muestra ........................................................................................................ 45
2.3. Variables, Operacionalización ........................................................................................ 45
2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad ..................... 49
2.5. Procedimientos de análisis de datos ................................................................................ 49
2.6. Aspectos éticos ............................................................................................................... 50
2.7. Criterios de Rigor científico ........................................................................................... 50
III. RESULTADOS ....................................................................................................................... 53
viii
3.1. Tablas y Figuras .............................................................................................................. 53
3.2. Discusión de resultados .................................................................................................. 73
3.3. Aporte científico / Propuesta de investigación ............................................................... 75
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................... 81
REFERENCIAS ............................................................................................................................... 84
ANEXOS.......................................................................................................................................... 87
ix
Índice de Tablas
Tabla 1: Tipos de facturas ................................................................................................... 33
Tabla 2: Operacionalización de Variable Independiente ..................................................... 46
Tabla 3: Operacionalización de Variable Dependiente ....................................................... 47
Tabla 4: Criterios de rigor científico ................................................................................... 51
Tabla 5: Estructura orgánica definida .................................................................................. 53
Tabla 5: Definición de áreas o departamento al interior de la empresa .............................. 54
Tabla 6: Manual de Organización y Funciones ................................................................... 55
Tabla 7: Actividades definidas para su ejecución y control ................................................ 56
Tabla 8: Nivel educativo técnicos de campo de la empresa es superior .............................. 57
Tabla 9: Plan de compras según los requerimientos............................................................ 58
Tabla 10: Proveedores de acuerdo a los requerimientos de la empresa .............................. 59
Tabla 11: Personal para controlar el ingreso y salida de la mercadería .............................. 60
Tabla 12: Inventario de manera frecuente ........................................................................... 61
Tabla 13: Controles para el buen manejo de inventarios ..................................................... 62
Tabla 14: Medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería ......................... 63
Tabla 15: Proceso de facturación se basa en un sistema ..................................................... 64
Tabla 16: Sistema de facturación proporciona información para el desarrollo de actividades
contables .............................................................................................................................. 65
Tabla 17: Han existido inconvenientes en la facturación según las normas legales ........... 66
Tabla 18: Afecta la empresa si el proceso de facturación no se lleve en forma adecuada .. 67
Tabla 19: Implementar nuevo sistema de facturación para el proceso y flujo de información
contable ................................................................................................................................ 68
Tabla 20: Uso de las normas de facturación electrónica ..................................................... 69
Tabla 21: Conoce sobre el uso de sistema de control interno para facturación................... 70
Tabla 22: Disponibilidad para implementar sistema de facturación con un sistema de control
interno .................................................................................................................................. 71
Tabla 23: Frecuente reclamos de usuarios por facturación ................................................. 72
x
Índice de Figuras
Figura 1: Estructura orgánica definida ................................................................................ 53
Figura 2: Definición de áreas o departamento al interior de la empresa ............................. 54
Figura 3: Manual de Organización y Funciones .................................................................. 55
Figura 4: Actividades definidas para su ejecución y control ............................................... 56
Figura 5: Nivel educativo técnicos de campo de la empresa es superior ............................ 57
Figura 6: Plan de compras según los requerimientos .......................................................... 58
Figura 7: Proveedores de acuerdo a los requerimientos de la empresa ............................... 59
Figura 8: Personal para controlar el ingreso y salida de la mercadería ............................... 60
Figura 9: Inventario de manera frecuente ............................................................................ 61
Figura 10: Controles para el buen manejo de inventarios ................................................... 62
Figura 11: Medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería ........................ 63
Figura 12: Proceso de facturación se basa en un sistema .................................................... 64
Figura 13: Sistema de facturación proporciona información para el desarrollo de actividades
contables .............................................................................................................................. 65
Figura 14: Han existido inconvenientes en la facturación según las normas legales .......... 66
Figura 15: Afecta la empresa si el proceso de facturación no se lleve en forma adecuada . 67
Figura 16: Implementar nuevo sistema de facturación para el proceso y flujo de información
contable ................................................................................................................................ 68
Figura 17: Uso de las normas de facturación electrónica .................................................... 69
Figura 18: Conoce sobre el uso de sistema de control interno para facturación ................. 70
Figura 19: Disponibilidad para implementar sistema de facturación con un sistema de
control interno ..................................................................................................................... 71
Figura 20: Frecuente reclamos de usuarios por facturación ................................................ 72
11
I.INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de tesis tiene como objetivo principal proponer un sistema de control
interno para mejorar el proceso de facturación en la EPS Marañon SRL., ya que teniendo
control se determina como se está llevando a cabo los procesos en la empresa y esto contribuye
al éxito, logrando generar las medidas, acciones correspondientes para que se desarrolle de
acuerdo a lo planeado y se tenga al final un proceso de facturación mensual exitoso.
Este trabajo se centra en estudiar los factores para un sistema del control interno que mejore
el proceso de la facturación, siendo algo indispensable para llevar a cabo la cobranza mensual,
así contribuyendo al éxito de la empresa. El control interno ayuda a las entidades a lograr
objetivos importantes y a mejorar en el rendimiento de los colaboradores, puede ser un desafío
para quienes se adapten al cambio del entorno operativo ya que el control interno requiere del
criterio profesional de cada uno.
En la EPS Marañon SRL, el control interno permitirá generar un trabajo eficiente obteniendo
más productividad en los colaboradores, el control interno es una herramienta súper
importante en todas las Áreas de la entidad y si se establece para el proceso de Facturación
este será aún más eficiente y transparente tanto con la cobranza como también con toda la
información que se alcanza al área de contabilidad será más precisa.
En el capítulo 1 se aborda la teoría que sustenta la aplicación del control interno para la mejora
productiva de la empresa. Se hace un repaso de los enfoque de la teoría de control interno,
procesos de Facturación como la Facturación electrónica esto a nivel internacional, nacional
y local. El capítulo concluye haciendo un recuento de diversos trabajos que han abordado
temas parecidos para el caso de la aplicación de control interno para mejorar el proceso de
facturación de las empresas.
En el capítulo 2 se habla de los materiales y métodos que se utilizaron para poder desarrollar
la tesis dentro de ellos está el tipo de investigación la cual fue de tipo Descriptiva, ya que se
aplicó el control interno para mejorar un sistema de facturación además también se habla de
la población y muestra que se tomó para poder aplicar las encuestas.
En el capítulo 3 se establece la obtención de resultados mediante la aplicación de encuestas
con el propósito de mantener información actualizada y verídica, el capítulo concluye con el
cálculo de resultados que son presentados en tablas y figuras.
En el capítulo 4 se presentan las conclusiones, recomendaciones y propuestas que define y
aplica el control interno para la mejora del proceso de Facturación de la EPS Marañon SRL.
12
y así cumplir con el objetivo de esta tesis. Se concluye el capítulo haciendo al análisis y la
interpretación de los resultados obtenidos a través de este método. Adicionalmente se incluye
un anexo que muestra los datos de las principales variables utilizadas en este trabajo de tesis.
1.1. Realidad Problemática
Nivel Internacional
La Guía INFOSAI GOV 9100, en las Guías para las Normas de Control Interno
del Sector Público, actualizadas en el 2004 y vigente hasta la actualidad, señala que se
vieron en la obligación de actualizar la Guía elaborada en 1992 por las nuevas
exigencias, obligaciones y responsabilidades que vienen asumiendo el sector pública,
consensuar nuevos conceptos de control interno, establecer nuevas recomendaciones
y directrices para fortalecer los valores éticos y precisar las actividades de control con
relación al procesamiento de información.
Precisa que “la ética pública es prerrequisito y un soporte para la confianza
pública y la clave para el buen gobierno”
INFOSAI GOV 9100, señala que existe un desconocimiento sobre roles,
responsabilidades, límites de las autoridad e incluso desconocimiento de los fines y
objetivos de la entidad pública; por lo que recomienda que el Control Interno,
responsabilidad de la Gerencia y Dirección de la entidad pública deben definir los
objetivos de la entidad, roles, responsabilidades y el determinar el alcance de la
autoridad encargada. Además que el Control Interno permite disminuir los riesgos y
brindar seguridad en el proceso de ejecución de actividades de gestión, administración
y presupuestaria para logra los fines y objetivos de la entidad pública.
Es necesaria que la ejecución del control interno sea ordenada, eficiente, efectiva
y sobre todo ética; cumplir con sus obligaciones y responsabilidades encomendadas,
cumplir con el marco legal y regulaciones establecidas en cada país y evitar las
pérdidas, daños y mal uso que se haga en una entidad pública.
Control Interno COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the
13
Treadway), desde el 2014 conocido como “Control Interno – Marco Regulado”,
identifica debilidades en el sector público en donde precisa su injerencia es que las
entidades públicas puedan lograr sus objetivos y tener un mejor rendimiento, actuar
con eficiencia y eficacia adaptándose a los cambios operativos y de funcionamiento;
todo esto requiere de un juicio, criterio y decisión profesional, caso que no existen las
entidades públicas.
Es elemental considerar la introducción y uso de las nuevas tecnologías de la
información y el mundo globalizado cambiante y exigente.
El Modelo COCO (Criteria Of Control) de Canadá, se basa en lo establecido por
el modelo de control COSO y simplifica para poder tener mayor facilidad de control
en cualquier nivel de las organizaciones y cuyo lenguaje es accesible a todo el personal.
De esta manera incide en los recursos, procesos, sistemas, objetivos, metas, cultura y
estructura de la organización, determinando eficiencia y efectividad de las
operaciones, confiabilidad de los informes internos y externos, cumplimiento de las
normas y leyes vigentes, así como las políticas internas de la organización.
Estos modelos contribuyen a mejorar la toma de decisiones disminuyendo los
riesgos y dinamizando la dirección.
El Marco Integrado de Control Interno de México promueve el mejoramiento de
las funciones del Estado en México, mejorando la gestión administrativa y
gubernamental, previniendo y combatiendo la corrupción y propiciando un sistema
integral de rendición de cuentas
“El control interno no es un evento único y aislado, sino una serie de acciones
y procedimientos desarrollados y concatenados que se realizan durante el desempeño
de las operaciones de una institución. Es reconocido como una parte intrínseca de la
gestión de procesos operativos para guiar las actividades de la institución y no como
un sistema separado dentro de ésta. En este sentido, el control interno se establece al
interior de la institución como una parte de la estructura organizacional para ayudar al
Titular, a la Administración y al resto de los servidores públicos a alcanzar los
14
objetivos institucionales de manera permanente en sus operaciones” (Auditoria
Superior de la Federación, 2014).
Moscoso y Echevarría (2015) que en el contexto general del Ecuadro y a nivel
empresarial, se puede decir que uno de los problemas es el uso adecuado de los
sistemas de control interno, debería ser aplicado por las empresas en todos los
departamentos que conforman la organización; de manera en particular, en el área de
facturación y cobranzas, en la que se requiere la ejecución de un seguimiento continuo
para garantizar que la información y las operaciones se desarrollan de la manera
adecuada.
Es oportuno que los sistema de control interno, permita articular los procesos
internos para hacerlos más eficiente y lograr obtener información oportuna, útil y
viable para la toma de decisiones.
Chunga (2014), señala que el sistema de control interno, como soporte, influye
en la eficiente gestión, toma decisiones y rentabilidad de las empresas; el control
interno garantiza una razonable seguridad respecto a la efectividad y eficiencia de sus
operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el acatamiento de las leyes
y regulaciones aplicables y la adhesión a las políticas establecidas.
En la EPS Marañón tienen limitaciones para hacer eficiente el proceso de
facturación, provocando con ello el pago de los servicios de manera puntual o
contribuye a elevar el porcentaje de morosos al no tener de forma inmediata la
información pertinente de los usuarios. Por ello, ha considerado pertinente crear un
soporte de un sistema de control interno.
A nivel Nacional
El Perú, en la década del 2000, tuvo un crecimiento económico del 6% anual.
Hoy, a pesar de la recesión económica mundial y según el Fondo Monetario
Internacional – FMI, se proyecta un crecimiento del 3.7% para el 2016 y de 4.1% para
el año 2017. (Diario Gestión, 2016)
15
Este crecimiento, significa un incremento en los ingresos de las distintas
entidades públicas y privadas del Perú; pero este crecimiento económico no está
acompañado del fortalecimiento institucional de acuerdo a las nuevas condiciones que
exigen el contexto.
La Contraloría General del Perú (2015) señala que algunas entidades del Estado
y las empresas proveedoras, todavía no pueden adecuarse para contar con un sistema
de control interno, considerando que tienen nuevas atribuciones y competencias y
adicionalmente, necesitan gestionar y ejecutar nuevos recursos; estas nuevas
competencias están en función del proceso de descentralización y como promotor del
desarrollo local o territorial.
La EPS Marañón tiene limitaciones para adecuarse a las nuevas exigencias y
forma de organizarse para lograr un efectivo servicio de calidad y que tenga buenas
relaciones con los usuarios; el uso de un sistema de control interno le va permitir
ordenar, ser eficiente y trabajar en función de metas realizables.
La Contraloría, señala que existen problemas centrales que afecta la
institucionalidad para asumir los retos de los nuevos cambios y con ello incluir
mecanismos o soportes, como el control interno y son:
a) La estructura organizacional no están en relación a la misión y objetivos de las
entidades públicas y por ende generan instrumentos de gestión completamente
desarticulados
b) Existe un desconocimiento y uso inadecuado de los instrumentos de gestión,
planificación, de medición y monitoreo, de control gerencial y de planificación de
riesgo
c) Ausencia de enfoques y práctica de medición del desempeño institucional, debido
a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y
ambigüedades respecto a los logros esperados de la gestión pública o compartida
d) Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de
objetivos, existe la idea equivocada del control interno asociado únicamente a las
funciones del Órgano de Control Institucional (OCI), ha generado limitaciones en
la aplicación y desarrollo de los controles preventivos a cargo de las gerencias.
16
Según la Medición de la Implementación del Control Interno en el Estado”
(2013) realizado por La Contraloría General de la República señala
“El Índice de Implementación del Sistema de Control Interno (IISCI) promedio
general a nivel nacional es de 0.38, ubicado en el rango bajo. Por tipo de entidad
tenemos que las Empresas Nacionales, Organismos Autónomos y Empresas
Municipales se encuentran en el rango medio, mientras que las Instituciones Públicas
Descentralizadas, Proyectos de Inversión, Ministerios, Poderes del Estado – Rectores,
Órganos Desconcentrados, Universidades, Municipalidades Distritales, Gobiernos
Regionales, Municipalidades Provinciales, Sociedades de Beneficencias Públicas y
Juntas Liquidadoras se ubican en el rango bajo. Esta situación demuestra la debilidad
del control interno en las entidades públicas, lo que las expone a mayores riesgos de
corrupción, entre otros”.
Según este índice de implementación del sistema de control interno, la EPS
Marañón, se encuentra en el nivel bajo, por ello requiere de manera urgente su
implementación.
Carrasco y Farro (2014), señala que el área de facturación implica en el país
tiene carencia de procedimientos, patrones o indicadores que permita un eficiente y
eficaz trabajo dentro de la empresa y poder brindar un servicio de calidad y satisfacer
a la empresa y a los usuarios. Las empresas que tienen un control interno, se evidencia
que son deficiente, personal no capacitado, ineficiente, sin evaluaciones periódicas.
Este contexto similar a la EPS Marañón, exige mejorar los procesos de
facturación a través del implementación de un sistema de control interno que permita
usar políticas, estratégicas, procedimientos que permita una gestión práctica y
oportuna
Crisologo, (2013), señalan que el control interno en los subniveles de las
entidades del Estado peruano el tipos de ambiente de control no alcanza el grado de
cumplimiento de los objetivos y metas; el grado de evaluación de riesgo incide en la
mejora de la calidad de vida de la población; los niveles de actividades de control
17
influyen en el rendimiento de la ejecución presupuestal versus presupuesto de gasto;
determinó que el grado de información y comunicación mejora favorablemente los
niveles de eficiencia, eficacia y economía; estableció que el grado de cumplimiento de
leyes y normas vigentes logra al comportamiento de gastos versus ingresos, por fuentes
de financiamiento.
La EPS Marañón al no tener óptimos resultados con el proceso de facturación,
afecta los niveles de recaudación interna, eleva el nivel de morosidad, fricciona las
relaciones con los usuarios, afecta la rentabilidad y posterga nuevas inversiones para
el acceso del agua en Jaén.
A nivel local
La gestión administrativa relacionado al cliente, en la EPS Marañón, tuvo como
resultado lo siguiente: según la SUNASS el nivel de morosidad de 3,07 mes en el año
2012 y de 2.42 mes en el año 2013, tendencia que se viene manteniendo.
La SUNASS (2017) en su Estudio Tarifario sobre la EPS Marañón, señala que
el margen operativo y el margen neto para el periodo 2013-2015 son negativos, lo que
evidencia que los ingresos por la prestación de los servicios de agua y alcantarillado
no cubren los costos de operación, los gastos de venta y administración, ni los gastos
de distribución. Sin embargo, en el año 2016, el resultado se revierte por el mayor
ingreso por la prestación de servicios. En la misma línea, el ROA y ROE mostraron
similar comportamiento. El valor del ROA paso de -0,1% en el año 2013 a 0,07% en
el año 2016. De igual forma, ocurrió con el valor del ROE que paso de -0,11% en el
año 2013 a 0,07% en el año 2016. Cabe señalar que, el margen bruto registró un
comportamiento positivo (2013: 37,6% y 2016:37,5%) debido a la mejora en los
ingresos producto de la prestación de los servicios de agua y alcantarillado.
Finalmente, del estudio tarifario se desprende la preocupación con relación al
proceso de facturación como un elemento clave para el proceso de cobranza y control
de la morosidad de los clientes; aun cuando para el año 2016 mostro indicadores de
recuperación, pero no logran corregir las limitaciones con el proceso de facturación
que significa cumplir con las normas legales vigentes, tener loas datos actualizados y
18
reales de los consumidores y sobre todo tenerlas listas en el periodo correspondiente y
disponible cuándo los clientes ejercen su derecho al reclamo y verificación de los datos
facturados.
Estas limitaciones en el proceso de facturación, problemas de cobranza,
reclamos no satisfechos, problemas sociales y económicos, ha ocasionado que al 31
de diciembre del año 2017, la empresa tenga una morosidad equivalente a medio
millón se soles, solamente de las conexiones domiciliarias.
Actualmente EPS Marañón S.R.L., está constituida por tres Localidades: Jaén,
San Ignacio y Bellavista, y cuenta con aprox. 19,000 conexiones.
Tiene como misión la prestación de los servicios de saneamiento integral, en las
ciudades comprendidas dentro de su ámbito, tanto en agua potable, alcantarillado y
disposición final de aguas residuales, procurando mantener estándares de calidad y
ampliar cobertura de usuarios.
Dentro de su responsabilidad operativa, en una ciudad con población de escasa
cultura sanitaria, EPS MARAÑON, aspira a superar las dificultades por interacción de
comités paralelos, que brindan agua no apta para consumo humano, caso que
compromete el actuar de todo el personal, y se está consiguiendo superar esta
situación, educando a una población difícil, con servicio de calidad y continuidad de
agua, y a tarifas razonables, mejorando el nivel de vida y bienestar de la población.
1.2. Trabajos previos
A nivel internacional
Cardona y Estrada (2017), en su tesis “Análisis del riesgo tecnológico en el
sistema de facturación electrónica del Grupo Empresarial UNIQUE S.A.S” –
Colombia, tesis para obtener el grado de contador público en la Pontificia Universidad
Javeriana, la presente investigación tuvo como objetivo principal Analizar el riesgo
tecnológico en el sistema de facturación electrónica implementado en el Grupo
19
empresarial UNIQUE S.A.S. utilizando un tipo de investigación descriptiva, utilizando
como técnicas de investigación las entrevistas.
Finalmente los autores concluyeron que la aceptación hacia un modelo de
facturación depende que cada compañía cambie la cultura organizacional y adopte este
nuevo sistema como avance legislativo y tecnológico lo que generará también un
cambio de cultura con sus proveedores, aumentando la iniciativa de cada empresa para
incluir este nuevo proceso que agilizará transacciones entre sí, las plataformas
electrónicas están adecuadas para este nuevo reto incursionado por la DIAN de
implementar la factura electrónica deberá ser obligatoria para los contribuyentes en
Colombia, países como Chile, México, Brasil, Costa Rica entre otros han logrado el
éxito de este procesos porque obligaron a sus contribuyentes sin importar si estaban o
no competentes al cambio
Jiménez y Solis (2017),en su tesis “Propuesta tecnológica de un sistema de
facturación de una microempresa de compra y venta de artículos de ferretería con
enfoque electrónico” – Ecuador, tesis para obtener el grado de Ingeniero/a en Sistemas
Administrativos Computarizados en la Universidad Estatal de Guayaquil, teniendo
como objetivo principal Diseñar un sistema que permita automatizar varios procesos
administrativos de la microempresa ferretera enfocada a la facturación electrónica, El
presente proyecto se basa en una modalidad de investigación cuantitativa, trabajando
con una población de 21 ferreterías, utilizando como técnica la encuesta y de
instrumento el cuestionario.
Concluyendo que gracias al desarrollo de la propuesta en mención se concluye
que el grado de experiencia en el desarrollo de software acorde a requerimientos de
usuarios, ha sido elevado, ya que, el trabajo en campo, y las investigaciones realizadas,
permitieron desarrollar los procesos del sistema de manera más efectiva.
Doilet (2016), en su tesis “Análisis del sistema de facturación electrónica y su
aplicación en las Empresas Cartoneras en Guayaquil” – Ecuador, tesis para obtener el
Grado de Magister en Tributación y Finanzas en la universidad de Guayaquil, su
objetivo general Evaluar las bondades y beneficios de la aplicación de la estructura de
20
la facturación electrónica; y su afectación a las recaudaciones tributarias en la ciudad
de Guayaquil, El presente trabajo de investigación es de tipo Cuantitativo –
descriptivo, como población en estudio se consideró un total del de 16 compañías y
obteniendo una muestra de 5 compañías.
Se concluye que el estudio empírico del tema por medio de encuestas realizadas
a funcionarios de las Empresas Cartoneras de la ciudad de Guayaquil, cuyos resultados
expusieron las ventajas del esquema de facturación, la competitividad e imagen que
proyectan las organizaciones al implementar 67 este mecanismo tecnológico
innovador y creando un impacto positivo en el cumplimiento de la obligación fiscal y
en su recaudación.
Dávila (2015), en su tesis “Impacto financiero de la implementación de la
facturación electrónica. Caso: Compañía SOSPYMES S.A.” – Ecuador, tesis para
obtener el Grado de Magister en Tributación y Finanzas en la universidad de
Guayaquil, su objetivo principal fue determinar el impacto financiero de la
implementación de la facturación electrónica en la compañía SOSPYMES S.A,
teniendo como población y muestra la Compañía Sospymes S.A.
Concluyendo que “La implementación de la facturación electrónica permitirá la
disminución de los costos inherentes al proceso de facturación en la compañía
SOSPYMES S.A.” es válida y generó los beneficios económicos esperados por la
organización. El mayor beneficio se obtuvo al minimizar costos por mano de obra,
puesto que el beneficio obtenido fue del 14% de la nómina en las áreas de caja, bodega
y contabilidad, mismas que se encuentran involucradas dentro del proceso de
facturación electrónica. Cabe mencionar que la compañía SOSPYMES S.A. al reducir
su estructura organizacional también simplificó los procesos establecidos, lo que
contribuyó a ser más eficientes laboralmente
Moscoso, E. y Echevarría M. (2015), en su tesis elaborada en Guayaquil,
Ecuador, sobre “Implementación del sistema de control interno en el área de
facturación y cobranza por el método MICIL en la empresa Estuardo Sánchez en la
ciudad de Guayaquil. Universidad de Guayaquil. Utilizaron una investigación de tipo
21
descriptiva. Tuvo como objetivo general implementar el Sistema MICIL Control
Interno en el área de facturación y cobranza de la Empresa Estuardo Sánchez en la
ciudad de Guayaquil y generar información fiable. Entre sus principales conclusiones,
tenemos:
El sistema de facturación de la empresa no cumple con los requisitos pertinentes
que confirmen que este proceso se acreditara con la labor consolidada en la parte
contable de la organización. El sistema de facturación es fundamental para que toda
empresa pueda hacer el ingreso del dinero por ventas, por lo que es necesario que la
actualización del mismo sea constante y se ajuste a las necesidades empresariales. A
través de la investigación se concluye que quienes forman parte de la empresa
consideran necesaria la aplicación del sistema de control en los procesos de facturación
y cobranzas
Benítez (2014), en su tesis “Diseño de un sistema de control interno
administrativo, financiero y contable para la Ferretería My Friend, ubicada en el sector
los Ceibos de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura” – Ecuador, tesis para obtener
el grado de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría en la Universidad Técnica del Norte,
la presente investigación Diseñar un sistema de control interno administrativo,
contable - financiero para “Ferretería My Friend”, ubicada en la ciudadela Los Ceibos
de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura, trabajando con una población de 125
colaboradores y obteniendo como muestra 94 colaboradores, utilizando técnicas de
encuesta, entrevista y observación.
Se llegó a la conclusión de que los procesos, procedimientos, políticas
administrativas financieras y contables que se desarrollan en cada una de las áreas se
ejecutan en base a órdenes y autorizaciones emitidas por el gerente propietario, ya que
no se encuentran establecidos en ningún modelo o manual, que sirvan de referencia.
Masabanda, C. (2013), es una investigación elaborada en Quito, Ecuador, sobre
“Diseño de un Sistema de Control Interno Financiero y su Rentabilidad en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ayllus Andinos” de la ciudad de Machachi año
2012”, es una investigación aplicada – descriptiva y referencial, utilizó el método
22
inductivo y deductivo. Su principal conclusión fue: diseñar un Sistema de Control
Interno Financiero que incluya planes, métodos, procedimientos y otras medidas para
garantizar confiabilidad en el registro y uso de la información para la toma de
decisiones. En este sistema considero fundamental la participación del personal,
articuló funciones y con ello integró unidad en el desarrollo de las actividades que
ayudaría a medir los resultados eficazmente permitiendo ser competitivos.
A nivel Nacional
Ramos (2017), en su tesis “Propuesta para la mejora del Control Interno en el
área de Compra de la Empresa Distribuidora Ekama S.A ,2017” – Perú, tesis para
obtener el grado de contador público en la universidad Norbert Wiener, tuvo como
objetivo en estudio formular una propuesta para el mejoramiento del control interno
en el área de compra de la empresa Distribuidora Ekama S.A., 2017, el diseño de la
investigación es no – experimental con un estudio transversal, Como población se
consideró al personal contable, de compras y administrativo de la empresa
comercializadora, como técnicas se utilizó la entrevista y como instrumento el
cuestionario.
Se concluyó que los procesos, procedimientos, políticas administrativas, del área
de compras y contables que se desarrollan se ejecutan en base a órdenes y
autorizaciones emitidas por el gerente propietario, ya que no se encuentran
establecidos en ningún modelo o manual, que sirvan de referencia.
Rodríguez y Vega (2016) en su tesis sobre “Diseño de un sistema de control
interno en la empresa A & B representaciones SRL, con el fin de mejorar los procesos
operativos - periodo 2015”. Tesis para optar el Título de Contador Público.
Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo. El tipo de estudio es tecnológica
explicativa y un diseño aplicada no –experimental; el objetivo principal es proponer el
sistema de control interno contribuye a mejorar los procesos operativos de la Empresa
A & B Representaciones SRL en el Periodo 2015. La investigación se elaboró en base
a los componentes del modelo COSO.
23
Los resultados demuestran que el deficiente operatividad de la empresa, ha
causado un sin número de errores en las actividades cotidianas, como un punto crítico
mala toma decisiones y desconocimiento de una aplicación de políticas y
procedimientos dentro de la empresa, lo que conlleva un mal funcionamiento de la
misma; ya que un buen sistema de control interno diseñado contribuirá al logro de los
objetivos de la entidad. Asimismo, con la propuesta que se ha indicado para mejorar
los procesos operativos y luego de haber evaluado los procesos que realiza por cada
área; es decir, lograr que los procesos de sus operaciones estén bien definidos y
organizados, para que alcancen niveles óptimos, disminuyendo los riesgos e
irregularidades dentro de A & B Representaciones SRL.
Layme (2015), en su tesis “Evaluación de los componentes del sistema de
control interno y sus efectos en la gestión de la Subgerencia de Personal y Bienestar
Social de la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto, 2014” – Perú, tesis para obtener
el grado de Contador Público en la Universidad José Carlos Mariátegui, su objetivo
principal en estudio es Evaluar los componentes del sistema de control interno, en la
gestión de las actividades de la Subgerencia de Personal y Bienestar Social de la
Municipalidad Provincial Mariscal Nieto, utilizado un tipo de investigación
descriptivo y un diseño transversal, trabajó con una población que es el área de Sub
Gerencia de Personal y Bienestar Social, la muestra estuvo representada por 16
personas entre funcionarios y servidores, las técnicas utilizadas son la entrevista,
observación y verificación.
Se concluye que La Subgerencia de Personal y Bienestar Social, en relación al
nivel de evaluación de las normas de control interno y a los niveles de cumplimiento
de los componentes de control interno el resultado del análisis inferencial logra
establecer significancia estadística; es decir que: El nivel de evaluación de las normas
de control interno, está asociado a los niveles de cumplimiento de los componentes del
sistema de control interno en la gestión de las actividades de la SPBS-MPMN, en
donde el nivel de implementación de las normas son 9.5%, el desarrollo de la
percepción de los funcionarios y servidores es insatisfactorio con 15.10% y las
debilidades identificadas son de 30.6%, por ello el cumplimiento total de normas no
son eficaces, por ende sus actividades no son efectivas.
24
Campos, F. y Gupioc, J. (2014); es una investigación realizada en la ciudad de
Trujillo, Perú, sobre “Influencia de la aplicación de la Guía de Control Interno en el
área de logística del Instituto Regional de Oftalmología”, en la Universidad Privada
Antenor Orrego. Utilizaron una investigación aplicativa descriptiva para poder
implementar una Guía de Control Interno en el área de logística del Instituto Regional
de Oftalmología. Concluyeron, que la institución tenía deficiencia en el área de
logística porque no contaba con un control interno adecuado para las compras,
inventarios y almacenes; para implementar un Sistema de Control Interno adecuado
según la Guía, es necesario tener en cuenta los componentes del control interno que
son indispensables, ya que no sólo se busca medir riesgos sino crear una ventaja
competitiva frente a instituciones que brindan el mismo servicio.
Rodríguez y Torres (2014) en su tesis sobre “Implementación de un sistema de
control interno en el inventario de mercaderías de la empresa Famifarma S.A.C. Y su
efecto en las ventas año 2,014” Tesis para obtener el Título Profesional de Contador
Público. Universidad Privada Antenor Orrego. Trujillo. La investigación es de tipo
descriptiva y de un diseño lineal. El objetivo general fue: Determinar cómo la
implementación de un sistema de control interno en el inventario de mercaderías en la
empresa Famifarma S.A.C., mejorara las ventas, año 2014. Entre sus principales
conclusiones, tenemos
El nivel actual de ventas de la empresa Famifarma SAC no es óptimo ya que el
conocimiento de los objetivos de ventas no son muy claros para una parte de los
trabajadores, así mismo la falta de un buen manejo del sistemas informático,
finalmente que a pesar que se pueda estar llevando el negocio de manera regular la
carencia de información oportuna para realizar compras importantes que terminen en
grandes ventas afecta el desempeño, lo que se refleja en las diferencias existentes entre
las ventas programas y las ventas ejecutadas.
Carrasco y Farro (2014) en su tesis sobre “Evaluación del control interno a las
cuentas por cobrar de la empresa de Transportes y Servicios Vanina E.I.R.L., para
mejorar la eficiencia y gestión, durante el período 2012” Tesis para optar el título de
25
Contador Público. Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo. Chiclayo. El
tipo de investigación fue descriptiva propositiva. El objetivo principal fue: evaluar el
control interno a las cuentas por cobrar de la Empresa De Transportes y Servicios
Vanina E.I.R.L., ubicada en la ciudad de Chiclayo, para mejorar la eficiencia y gestión,
durante el periodo 2012. Entre sus conclusiones, tenemos:
Se realizó una investigación de campo acompañada de otra documental de
carácter descriptivo acerca de las cuentas por cobrar de la empresa en cuestión, las
cuales permitieron determinar una ausencia de patrones y procedimientos eficientes y
eficaces que pudieran permitir una gestión satisfactoria de este derecho. Después de
haber evaluado el control interno mediante los componentes de control (COSO), se
detectó que en el área 6 de cuentas por cobrar de la Empresa de Transportes y servicios
Vanina E.I.R.L. se aplican controles internos deficientes porque no existen supervisión
en esta área, el personal no está siendo capacitado para afrontar responsabilidades de
manera eficiente, la evaluación crediticia al cliente se realiza de manera deficiente al
momento de otorgarle el crédito, existen políticas de cobranza; pero no las más
adecuadas, por ello no existen controles de carácter preventivo que verifiquen el buen
cumplimiento de los objetivos. Por tal motivo, es preciso proponer mejoras en cuanto
a políticas y procedimientos de créditos y cobranzas, las mismas que serán de gran
utilidad para la gestión, permitiendo de manera práctica y oportuna el buen
funcionamiento del área de créditos y cobranzas. Así mismo, las mejoras aumentan la
eficiencia en el personal involucrado del área de créditos y cobranzas, para la
recuperación, permitiendo obtener los resultados que la administración espera.
Crisologo, M. (2013) en la investigación realizada en Ancash, Perú sobre
“Control Interno en la Gestión de los Gobiernos Locales del Callejón de Huaylas-
Ancash, en la Universidad San Martín de Porres de Lima; usando una investigación
aplicada, entrevistaron a 45 gerentes municipales que obtuvieron como resultado lo
siguiente: el tipo de ambiente de control no alcanza el grado de cumplimiento de los
objetivos y metas; el grado de evaluación de riesgo incide en la mejora de la calidad
de vida de la población; los niveles de actividades de control influyen en el
rendimiento de la ejecución presupuestal versus presupuesto de gasto; determinó que
el grado de información y comunicación mejora favorablemente los niveles de
26
eficiencia, eficacia y economía; estableció que el grado de cumplimiento de leyes y
normas vigentes logra al comportamiento de gastos versus ingresos, por fuentes de
financiamiento. .
A nivel local
Cueva, J. (2014), en su tesis elaborada en Cajamarca, sobre “Uso del control
interno para optimizar la gestión en el proceso de evaluación de créditos en la empresa
financiera EDYFICAR, Agencia Cajamarquina”. Universidad Nacional de Cajamarca.
Una investigación de tipo descriptiva explicativa y con un diseño no experimental.
Tuvo como objetivo: Determinar la incidencia del Control Interno en la Financiera
Edyfica Agencia Cajamarca, para mejorar el proceso de evaluación de créditos.
Concluyó:
La investigación realizada ha determinado que es necesario contar con un
sistema de Control Interno para mejorar el nivel de Gestión en el Proceso de
Evaluación de Créditos, porque el conocimiento, comprensión y cumplimiento de los
indicadores determinará la correcta función de cada uno de los componentes del
sistema de Control Interno; situación que redundará en la correcta colocación y
oportuna recuperación de los créditos.
1.3. Teorías relacionadas al tema
1.3.1. Control Interno
1) Definición de Control
Para Estupiñan, R (2013), control “es el proceso para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado”i.
2) Control interno
Carrillo (2014) indica control interno es un proceso ejecutado por el Consejo de
directores; la administración y todo el personal de la entidad; diseñada para
proporcionar una seguridad razonable, mirando el cumplimiento de los objetivos de la
empresa:
27
Conjunto integrado por elementos que interaccionan de forma lógica y dinámica.
La influencia ejercida sobre alguno de los elementos del sistema le afectará
globalmente debidamente a la interrelación entre los elementos, que busca la
autorregulación o equilibrio del propio sistema.
Según Aisa (2014), el control interno ayuda a las entidades a lograr importantes
objetivos y a mantener y mejorar su rendimiento. El Control Interno - Marco integrado
(el Marco) de COSO permite a las organizaciones desarrollar, de manera eficiente y
efectiva, sistemas de control interno que se adapten a los cambios del entorno
operativo y de negocio, mitigando riesgos hasta niveles aceptables y apoyando en la
toma de decisiones y el gobierno corporativo de la organización.
El diseño y la implementación de un sistema de control interno efectivo puede
suponer todo un desafío y el funcionamiento diario del sistema de una manera eficiente
y efectiva puede resultar desalentador. Los nuevos modelos de negocio, el cambio
acelerado de éstos, el mayor uso y dependencia de la tecnología, el aumento de los
requisitos regulatorios y el mayor análisis que ello supone, la globalización y otros
desafíos exigen que cualquier sistema de control interno sea ágil a la hora de adaptarse
a los cambios que se produzcan en el entorno de negocio, regulatorio y operativo. Un
sistema de control interno efectivo requiere algo más que un riguroso cumplimiento
de las políticas y procedimientos: requiere del juicio y del criterio profesional.
De acuerdo a COSO III (2013), el control interno es un proceso llevado a cabo
por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el
cumplimiento
3) Objetivos del control interno
Según COSO III (2013), el Marco establece tres categorías de objetivos, que
permiten a las organizaciones centrarse en diferentes aspectos del control interno:
28
a) Objetivos operativos: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las
operaciones de la entidad, incluidos sus objetivos de rendimiento financiero y
operacional, y la protección de sus activos frente a posibles pérdidas.
b) Objetivos de información: Hacen referencia a la información financiera y no
financiera interna y externa y pueden abarcar aspectos de confiabilidad, oportunidad,
transparencia, u otros conceptos establecidos por los reguladores, organismos
reconocidos o políticas de la propia entidad.
c) Objetivos de cumplimiento: Hacen referencia al cumplimiento de las leyes y
regulaciones a las que está sujeta la entidad.
4) Principios del control interno
Ramírez (2016) indica que los principios del control interno, son:
a. Separación de funciones de operación, custodia y registro.
b. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos debe intervenir 02 personas.
c. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controla su
actividad.
d. El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.
e. La función de registros de operaciones será exclusiva del departamento de
contabilidad.
5) Importancia del Control Interno
Ramírez (2016) refiere que el control interno es importante para una empresa, por
las siguientes razones:
a. Permite producir información administrativa y financiera oportuna, correcta y
confiable, como apoyo a la administración en el proceso de toma de decisiones
y la rendición de cuentas de la gestión de cada responsable de las operaciones.
b. La complejidad de las grandes compañías en su estructura organizacional hace
difícil controlar cada una de las áreas de gestión, por lo que se hace
imprescindible el delegar funciones y conservar un adecuado ambiento de
control, dificultando.
29
6) Tipos de Control interno
a. Control Interno Contable
Es el que verifica la corrección y confiabilidad de la información contable, es
decir los controles diseñados establecidos para lograr un registro y resumen
adecuado de las operaciones financieras de la empresa.
b. Control Interno Administrativo u Operacional
No se limita al plan de organización, a los procedimientos y registros que
intervienen en el proceso de decisiones que llevan a gerencia a autorizar las
operaciones.
c. Verificación Interna.
La Salvaguardia de los activos de la empresa contra desfalcos y otras
irregularidades similares, exige procedimientos contables o controles físicos y
estadísticos.
7) Componentes de Control Interno
De acuerdo a COSO III (2013), el control interno consta de cinco componentes
a) Entorno de control
El entorno de control es el conjunto de normas, procesos y estructuras que
constituyen la base sobre la que se va a desarrollar el control interno de la
organización. El consejo y la alta dirección son quienes marcan el “Tone at the
Top” con respecto a la importancia del control interno y los estándares de conducta
esperados dentro de la entidad. La dirección refuerza las expectativas sobre el
control interno en los distintos niveles de la organización. El entorno de control
incluye la integridad y los valores éticos de la organización; los parámetros que
permiten al consejo llevar a cabo sus responsabilidades de supervisión del gobierno
corporativo; la estructura organizacional y la asignación de autoridad y
responsabilidad; el proceso de atraer, desarrollar y retener a profesionales
competentes; y el rigor aplicado a las medidas de evaluación del desempeño, los
30
esquemas de compensación para incentivar la responsabilidad por los resultados
del desempeño. El entorno de control de una organización tiene una influencia
muy relevante en el resto de componentes del sistema de control interno. (COSO
III, 2013)
b) Evaluación de riesgos
Las entidades enfrentan una gama de riesgos de fuentes externas e internas.
El riesgo es la posibilidad de que un acontecimiento ocurra y afecte negativamente
a la consecución de los objetivos. La evaluación del riesgo implica un proceso
dinámico e iterativo para identificar y evaluar los riesgos de cara a la consecución
de los objetivos. Dichos riesgos deben evaluarse en relación a unos niveles
preestablecidos de tolerancia. De este modo, la evaluación de riesgos constituye la
base para determinar cómo se gestionarán.
Una condición previa a la evaluación de riesgos es el establecimiento de
objetivos asociados a los diferentes niveles de la entidad. La dirección debe definir
los objetivos operativos, de información y de cumplimiento, con suficiente
claridad y detalle para permitir la identificación y evaluación de los riesgos con
impacto potencial en dichos objetivos. Asimismo, la dirección debe considerar la
adecuación de los objetivos para la entidad.
La evaluación de riesgos también requiere que la dirección considere el
impacto que puedan tener posibles cambios en el entorno externo y dentro de su
propio modelo de negocio, y que puedan provocar que el control interno no resulte
efectivo. (COSO III, 2013)
c) Actividades de control
Las actividades de control son las acciones establecidas a través de políticas
y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las
instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los
objetivos. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad,
en las diferentes etapas de los procesos de negocio, y en el entorno tecnológico.
Según su naturaleza, pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una
31
amplia gama de actividades manuales y automatizadas, tales como autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones y revisiones del desempeño empresarial.
La segregación de funciones normalmente está integrada en la definición y
funcionamiento de las actividades de control. En aquellas áreas en las que no es
posible una adecuada segregación de funciones, la dirección debe desarrollar
actividades de control alternativas y compensatorias. (COSO III, 2013)
d) Información y comunicación
La información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus
responsabilidades de control interno y soportar el logro de sus objetivos. La
dirección necesita información relevante y de calidad, tanto de fuentes internas
como externas, para apoyar el funcionamiento de los otros componentes del
control interno. La comunicación es el proceso continuo e iterativo de
proporcionar, compartir y obtener la información necesaria. La comunicación
interna es el medio por el cual la información se difunde a través de toda la
organización, que fluye en sentido ascendente, descendente y a todos los niveles
de la entidad. Esto hace posible que el personal pueda recibir de la alta dirección
un mensaje claro de que las responsabilidades de control deben ser tomadas
seriamente. La comunicación externa persigue dos finalidades: comunicar, de
fuera hacia el interior de la organización, información externa relevante y
proporcionar información interna relevante de dentro hacia fuera, en respuesta a
las necesidades y expectativas de grupos de interés externos. (COSO III, 2013)
e) Actividades de supervisión
Las evaluaciones continuas, las evaluaciones independientes o una
combinación de ambas se utilizan para determinar si cada uno de los cinco
componentes del control interno, incluidos los controles para cumplir los
principios de cada componente, está presente y funcionan adecuadamente.
Las evaluaciones continuas, que están integradas en los procesos de negocio
en los diferentes niveles de la entidad, suministran información oportuna. Las
evaluaciones independientes, que se ejecutan periódicamente pueden variar en
32
alcance y frecuencia dependiendo de la evaluación de riesgos, la efectividad de las
evaluaciones continuas y otras consideraciones de la dirección. Los resultados se
evalúan comparándolos con los criterios establecidos por los reguladores, otros
organismos reconocidos o la dirección y el consejo de administración, y las
deficiencias se comunican a la dirección y al consejo, según corresponda. (COSO
III, 2013)
8) Sistema de Control Interno Operativo
Turco (2013), señala que es un proceso ejecutado por la junta directiva; la
administración y todo el personal de la entidad; diseñada para proporcionar una
seguridad razonable, mirando el cumplimiento de los objetivos de la empresa. La
fijación de objetivos se desarrolla la elaboración de controles necesarios para las
actividades de gestión y dirección dentro del sistema operativo de la empresa, los
cuales convergen principalmente en la contabilidad como instrumento en la toma de
decisiones. Por lo que el objetivo primordial de un sistema de control interno es el
alcance de la fiabilidad de la información. De manera general se pueden identificar los
siguientes objetivos de control en el proceso de transacciones que serán aplicables a
todos los sistemas de organización empresarial:
a. Autorización de las transacciones.
b. Adecuado registro, clasificación e imputación del periodo contables de las
transacciones.
c. Verificación de los sistemas.
d. Obtención de la información exacta y fiable.
e. Adecuada segregación de funciones.
f. Salvaguarda y custodia físico de activos y registros.
g. Cumplimiento de acuerdo a las normas establecidas por la entidad.
1.3.2. Procesos de facturación
De acuerdo a (Cariberg, 2013) el proceso de facturación es lo siguiente: “La
facturación es la agregación de todos los eventos no recurrentes, periódicos, y con
cargo en una base cuenta por cuenta. Es también el cálculo de todos los cargos
pendientes y descuentos y bonos disponibles. La salida del proceso de facturación es
una corriente de datos de facturas etiquetados que se pueden utilizar para crear una
33
factura en papel, electrónico o cualquier otro medio. Motor de facturación, que es parte
del sistema de facturación, crea facturas.
Cuando se añade un cliente en el sistema de facturación, el sistema asigna al
cliente con un ciclo predefinido. Un ciclo de facturación es una fecha en la que se
ejecuta la facturación del motor y produce proyectos de ley para un conjunto de
clientes. Si hay muchos clientes, a continuación, se dividen en diferentes ciclos de
facturación. Por ejemplo, un grupo de clientes puede tener datos de facturación como
primero de cada mes; otro puede tener la fecha de facturación del 15 de cada mes.
Si el cliente está asignado para ejecutar un proyecto de ley sobre el primero del
mes, esto se llamaría de cliente nominal fecha factura. Pero debido a diversas razones,
muchas veces se convierte en proyecto de ley de ejecución retrasó y factura real se
genera en una fecha posterior, esto se llamaría fecha real factura.
1) Tipos de facturas
Hacker (2014) indica que podría haber varios tipos de facturas disponibles para
un usuario. Pocos de ellos podrían no ser compatibles con algunos sistemas de
facturación.
Tabla 1: Tipos de facturas
Tipo Descripción
Proyecto de ley de
iniciación
Normalmente sólo solicitada como el primer proyecto de ley
sobre una cuenta. Incluye cargos de productos y ajustes, pero no
hay eventos.
Factura periódica Producido a intervalos regulares. Incluye todos los gastos
periódicos, eventos, y ajustes.
Factura provisional Un proyecto de ley adicional que contiene los cargos debido a
eventos procesados para la cuenta desde la última factura. Incluye
todos los eventos y ajustes, pero no hay cargos periódicos.
34
Proyecto de ley de
suspensión
Se envía cuando una cuenta se ha suspendido. Incluye todos los
gastos periódicos, eventos, y ajustes
La factura final .Se envía cuando una cuenta se ha terminado de facturar todos los
cargos pendientes que se deben. Incluye todos los cargos
periódicos, eventos, y ajustes, junto con cualquier reembolso; por
ejemplo, la devolución de un depósito
Proyecto de ley después
de la última
Se envía cuando una cuenta cancelada tiene créditos pendientes
después de la producción de un proyecto de ley final. Incluye
eventos post-terminación y ajustes, pero no hay cargos periódicos.
Nota de crédito Un proyecto de ley adicional que contiene todos los ajustes a favor
del cliente generados desde la última factura
Resumen declaraciones Una declaración resumen puede ser producido por una jerarquía
de facturación orientada al cliente. Se puede resumir todas las
facturas producidas por todas las cuentas por debajo de la del
cliente que está asociado. Opcionalmente, también se pueden
concatenar todos los proyectos de ley en una sola declaración
Fuente: Hacker (2014)
2) Modos de facturación
a) El modo de facturación:
(Maldonado, 2015): Este modo si se usa para producir facturas de prueba con
formato dejando la base de datos sin cambios. Estos proyectos de ley son útiles
para asegurarse de que el sistema está funcionando bien y prueba después de
realizar cambios en las plantillas de facturas o tarifas.
Cuando se ejecuta el motor de facturación en modo de prueba, se
compromete a no se hacen a la base de datos. Así que no habría ningún impacto en
35
el perfil de cliente, incluso después de ejecutar la prueba de facturación muchas
veces.
Facturas de las pruebas se ejecutan normalmente para un conjunto de
muestras de los clientes. Si usted está satisfecho con las cuentas de prueba,
entonces se puede proceder de las facturas de producción.
b) Producción modo de facturación (en vivo):
Este modo se utiliza para producir facturas normales de producción. La
mayoría de las veces, este es el modo por defecto para el motor de facturación.
Una vez que se genera una factura de la producción, el perfil de las
actualizaciones del motor de facturación del cliente en la base de datos con el total
saldo a pagar por el cliente, y la próxima fecha de facturación, etc.
Facturación Motor asigna diferentes números de factura a todas las cuentas
de producción que ayudan a hacer el seguimiento de los diferentes pagos hechos
en contra de la factura.
Puede haber una situación en la que no vale la pena para generar un proyecto
de ley y mejor para suprimir el proyecto de ley. A continuación se presentan este
tipo de situaciones:
La supresión de las facturas para cuentas con cero (cero facturas de
actividad) o muy poco valor (billetes pequeños). Un tipo particular de proyecto de
ley también se puede suprimir si varios tipos de cuentas se les solicita /
programadas al mismo tiempo, y por lo tanto la prevención de facturas innecesarios
de ser enviado al cliente.
De acuerdo a (Maldonado, 2015): Un pequeño proyecto de ley es una ley
que se encuentra entre el rango definido por el monto de la factura positivo mínimo
y el importe factura negativa condiciones máximas de facturas excepcionales.
Facturas pequeñas valoradas son producidas y luego retiran del proceso de
facturación, por lo que no se envían a los clientes.
36
Ejemplos de posibles facturas excepcionales son inusualmente altas facturas
o recibos, que exceden el límite de la cuenta por un multiplicador de ajuste. El
motor de facturación realiza algunas comprobaciones básicas sobre los datos de
facturas que produce. Estos implican probar el ser total facturado para asegurar
que se cumplan las siguientes condiciones: El total de la cuenta es mayor que la
cantidad mínima factura negativa; el total de la cuenta es inferior a la cantidad
máxima ley positiva y el total de la cuenta es menor que el límite de la cuenta
multiplicado por el multiplicador de límite de crédito.
Todas las anteriores condiciones varían de facturación del sistema para el
sistema de facturación y de un operador a otro y se llaman condiciones facturas
excepcionales.
Por defecto, todas las facturas proporcionan un resumen detallado de los
cargos de productos y servicios, junto con los cargos de uso. Pero no proporciona
los detalles sobre todas las llamadas realizadas por el cliente. Una factura detallada
significa dar detalles completos de todas las llamadas realizadas por el cliente. Esto
necesita un mayor número de documentos a imprimir. Tendencia reciente es la de
enviar la factura detallada a través de electrónica e-mail y la declaración resumen
se envía utilizando una copia física de la factura.
3) Formato
Según lo mencionado por Romero (2014): Hay sistemas de facturación, que
proporcionan utilidades de formato de facturación, que pueden ser utilizados para
generar facturas finales formateadas. Los formateadores toman los datos de salida
producidos por el motor de facturación y suelen generar cualquiera de los archivos de
secuencias de comandos del anuncio o un archivo PDF, que puede ser utilizado por la
empresa de impresión.
Si el Sistema de Facturación no es lo suficientemente capaz para generar facturas
con formato, a continuación, el sistema genera un conjunto de archivos marcados junto
37
con la información de facturación y cualquier externa formateador puede utilizar esa
información etiquetada para generar una factura bien formateada.
No importa, si el sistema de facturación genera la factura con formato o
utilizamos una herramienta externa para generar estas factura formateada con datos
brutos generados por el motor de facturación, por último, estas facturas se envían a la
empresa de impresión proyecto de ley, que se encarga de generar la copia final de la
factura generación
4) Facturación generación
Gonzáles (2016), señala: la mayoría de los sistemas de facturación generan texto
ASCII estructurada que contiene la información de la cuenta. Los datos de facturas
para cada proyecto de ley están escritos inicialmente a cualquiera base de datos o
archivos de texto plano. El formato de los datos en esta etapa es la misma,
independientemente de cómo los datos se van a procesar. Estos datos de facturas
pueden entonces ser procesados por una de un número de motores de formato para
producir una salida en la forma deseada. Por ejemplo, papel, CD-ROM, etc.
Hay sistemas disponibles de facturación que proporcionan herramientas internas
de formato. Si un sistema de facturación no proporciona herramienta capaz de generar
facturas con formato, entonces hay herramientas de terceros disponibles, como DOC1,
es una de las herramientas más utilizadas.
Un motor de facturación puede no ser capaz de generar toda la información
requerida en el proyecto de ley o no puede ser un requisito para poder realizar algunos
cálculos especiales en los datos proporcionados en la factura, generalmente se realiza
por un componente personalizado llamado Procesador.
Se puede escribir en su lenguaje de programación preferido que lee un archivo
de factura cruda y realiza requiere modificación en este archivo antes de pasarlo por el
formato final.
38
Existen sistemas de facturación pero ninguno disponible que proporcionan
funcionalidad fuera de la caja, porque los requisitos varían de un operador a otro y este
proceso no pueden ser estandarizados. A lo sumo, el sistema de facturación puede
proporcionar un punto de plug-in para conectar su encargo junto con la facturación del
motor.
Una vez que todas las cuentas se cobran y las facturas se formatean utilizando
formateador factura sea interno o externo, estas facturas se envían a la Carta de la
Compañía para la impresión final.
Si un operador está utilizando las instalaciones e-mail electrónico para enviar la
factura a su cliente, a continuación, una copia de la misma factura puede ser enviada
al sistema de correo electrónico para enviar al cliente final.
Después de generar facturas, que se envían a los clientes finales. Ahora, es el
momento de recoger los ingresos del cliente.
De los procesos de recaudación se trata en los siguientes capítulos para cubrir
créditos como parte de control, que es muy importante y debe ser cubierto antes de la
recaudación de ingresos.
Para Fonseca (2013) el proceso de cobranza es lo siguiente: Luego de generar la
venta de cualquier tipo de producto se genera una factura y enviado al cliente,
idealmente, todos los clientes recibirán sus facturas a lo cual deben pagar con 51
prontitud. Sin embargo, puede haber algunos clientes, que no pagan sus cuentas y
puede haber un retraso inaceptable en el pago de la factura y, por tanto, los proveedores
de servicios deben tomar algunas medidas necesarias para remediar la situación y
cobrar el saldo pendiente de pago (llamados cuenta por cobrar, abreviada como C / P).
Colección es el proceso de perseguir créditos vencidos en la cuenta del cliente.
Esto generalmente implica el envío de notificaciones al cliente y adoptando medidas
adecuadas en ausencia de pagos adeudados después de la fecha de vencimiento.
Sistemas de Facturación apoyan reclamación (persecución por cobrar), tanto a nivel
39
de facturas por cobrar, donde son perseguidos en una factura por factura y base en el
nivel de la cuenta por lo que todas las cantidades vencidas para una cuenta, la mayoría
de las facturas, pueden ser manejados por una sola acción de reclamación.
El modelo de reclamación para ser utilizado para una cuenta será asignado sobre
la base de su clase de crédito. Un proceso de recolección de núcleo incluye los
siguientes dos elementos:
a) Colecciones Seguimiento Envejecimiento: Este es el proceso de seguimiento de
las facturas de los clientes que no han sido pagadas dentro del plazo de pago fecha
de vencimiento 52 especificada. Se trata de la "edad de las cuentas por cobrar"; por
ejemplo, las facturas que son 0-30 días de retraso, 30 a 60 días de atraso, etc.
b) Colecciones acciones: acción Collection es la acción que se realiza cuando la
cuenta por cobrar alcanza una edad determinada. Por ejemplo, mensajes de aviso
al cliente para ser enviados por correo o un mensaje de audio grabado se debe jugar.
5) Horarios de acción en la colección:
Ejemplos de acciones colecciones pueden incluir:
a) Enviar correo recordatorio o llame a: Los contactos del departamento de
servicio al cliente del cliente recordando el pago. Aún si no hay pago recibido,
a continuación, proceder de la siguiente acción.
b) Enviar carta Red: Por ejemplo, un "pago en siete días" se emite la carta. Si no
se recibe el pago, a continuación, proceder a la siguiente acción.
c) Desconecte el servicio de servicio: El departamento de gestión de la red
suspende el servicio.
Colecciones horarios definen acciones colecciones, que deben llevarse a cabo y
las horas a las que deben llevarse a cabo cuando un cliente no paga. El horario
colecciones específica la serie de etapas que conforman el proceso de cobro. Para cada
etapa, que abarca:
a) La edad efectiva de que los créditos tienen que ser para una acción se lleve a cabo.
La edad efectiva de cobrar se calcula tomando la edad real de cobrar.
b) La acción a tomar. Esto podría ser una acción a llevar a cabo, por ejemplo, el envío
de una notificación de reclamación en una fecha determinada.
40
c) Independientemente de si la acción es obligatoria. Si una acción es obligatoria, las
acciones posteriores no pueden tener lugar hasta que éste se haya realizado.
d) La cantidad mínima a cobrar por debajo del cual la acción no se llevará a cabo.
6) Avisos de reclamación:
En las primeras etapas del proceso de cobro, la acción de cobro suave será
típicamente para enviar una serie de avisos de reclamación, que son recordatorios
sencillos y solicitudes de pago.
Después de una serie de avisos de reclamación han sido enviados en varias
etapas, otras acciones son programadas. Por ejemplo, puede especificar que un
representante de servicio al cliente (CSR) debe llamar por teléfono al cliente para
preguntar por qué no se han pagado.
7) Acciones listas negras
Moscoso y Echevarría (2015), señalan que si los intentos iniciales fallan,
entonces las acciones más agresivas se toman como restricción de los servicios, o
desconectar los servicios o hot-guarnición (hot-guarnición es el proceso de re-dirigir
todas las llamadas de los clientes morosos a las colecciones del operador).
Si todos los intentos de cobrar las cuotas fallan, entonces el proveedor de
servicios puede escribir-off de la cuenta y marca la cantidad debida como mala deuda
o puede entregar (vender) la cuenta a una agencia de cobros.
Las agencias de cobro trabajan en un porcentaje de los ingresos recaudados. Sin
embargo, una vez que las facturas no cobradas de la cuenta se vendieron a una agencia
de colección, el proveedor de servicios no se le permite trabajar con el cliente en
relación con los pagos. Aquí, el proveedor de servicios de medios de amortización
(operador) despeja las cuotas en nombre del cliente y cierra la cuenta para siempre.
Esto se hace para contabilizar propósito, de lo contrario es una pérdida para el
operador.
41
El proveedor de servicios mantiene la historia de las cuentas de escritura-off,
también llamados clientes de la lista negra para que no se vuelva a activar de nuevo e
informa a las agencias de crédito de cheques / de informes sobre esas cuentas.
La mayoría de los clientes hacen su pago antes de la fecha de vencimiento. No
puede haber diferentes canales, que se utilizan para hacer pagos.
1.4. Formulación del Problema
¿Cómo una propuesta de sistema de control interno podría contribuir a mejorar
el proceso de facturación en la EPS Marañón S.R.L. – 2018?
1.5. Justificación e importancia del estudio
Actualmente se está haciendo una referencia de que las EPS a nivel nacional se
han convertido en sinónimo de ineficiencia, corrupción, malversación de fondos entre
otros; por eso se requiere fortalecer la institucionalidad de las EPS implementando los
mecanismos de Control Interno para garantizar seguridad y confianza en el servicio
que brindan a la población.
A pesar de la recesión económica nacional, se las EPS tienen mayor incremento
de ingresos y por ello es necesario establecer los mecanismos de control para asegurar
y garantizar una ejecución apropiada, de acuerdo a las normas y leyes de la nación y
que responda a cubrir las necesidades de la población.
Este proyecto tendrá un impacto en la empresa al implementar un sistema de
control interno para mejorar e proceso de facturación, usando métodos de seguimiento
y control eficiente para brindar un buen servicio al cliente
Existe un gran desconocimiento sobre los mecanismos y procedimiento de
Control Interno que conduce a generar desconfianza en la población y no garantiza
brindar un servicio de calidad; por ello es este proyecto de investigación permitirá que
desde la gerencia y el personal de la empresa conozcan sobre el sistema de Control
Interno con lo cual va beneficiar al proceso de facturación.
42
Con el desarrollo de este proyecto se pretende aplicar enfoques teóricos que se
manejan actualmente en cuanto al desarrollo de los controles internos de la gestión
administrativa pública. Así mismo la ejecución de este proyecto permitirá expresar
desde la práctica los enfoques y elementos teóricos propios del Control Interno,
además que se propicia generar soluciones técnicas y científicas para la institución
foco central de esta investigación.
A nivel práctico, las estrategias que se identifiquen, buscarán resolver un
problema concreto; su implementación y aplicación va permitir analizar y evaluar la
gestión administrativa, profundizar el conocimiento sobre sus clientes, reordenar los
roles y funciones del personal; además estas estrategias va permitir recuperar la
confianza y prioridad de los clientes y con ello contribuirá a incrementar el ingreso y
rentabilidad de la empresa. La aplicación de estas estrategias significa la redefinición
de políticas de gestión, seguimiento de clientes, persuasión a clientes para que asuma
una actitud de cancelación de acuerdo a lo planificado.
Desde el punto de vista técnico y metodológico, se establece un conjunto de
procedimientos, estrategias y directrices que orienten el desarrollo de procesos sobre
control interno.
Finalmente, el desarrollo de este proyecto es importancia para los investigadores,
en la medida que han puesto en práctica los conocimientos adquiridos en la
Universidad en relación a los procesos de control interno, gestión y administración del
sector público
1.6. Hipótesis
H1: Si se propone un sistema de control interno, entonces podrá mejorar el
proceso de facturación en la EPS Marañón S.R.L. – Jaén 2018
H1: Si no se propone un sistema de control interno, entonces no podrá mejorar
el proceso de facturación en la EPS Marañón S.R.L. – Jaén 2018
43
1.7. Objetivos.
1.7.1. Objetivo General
Proponer un sistema de control interno para mejorar el proceso de facturación en
la EPS Marañón S.R.L. Jaén - 2018.
1.7.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar el nivel de control interno en el proceso de facturación en la EPS
en la EPS Marañón SRL, Jaén.
Analizar el Proceso de Facturación que actualmente realiza la EPS Marañón
SRL, Jaén.
Analizar si se cumplen las Normas de Vigentes sobre Control Interno en la
Gestión Administrativa de la EPS Marañón SRL. Jaén – 2018.
Diseñar la propuesta de un sistema de control interno para mejorar el proceso de
facturación en la EPS Marañón SRL, Jaén
44
II.MATERIAL Y MÉTODO
2.1. Tipo y diseño de la investigación
2.1.1. Tipo de investigación:
Hernández, Fernández & Baptista (2014) La presente investigación es de tipo
descriptiva - propositivo; este enfoque “usa la recolección de datos para probar
hipótesis, con base en la descripción y análisis estadístico, para establecer propuestas y
probar teorías”
Descriptiva: porque se describe las teorías de cada una de las variables de
acuerdo a los objetivos.
Prospectiva: al describir todas las variables puedo realizar los lineamientos
respectivos.
2.1.2. Diseño de la investigación
El diseño es No Experimental, transversal descriptivo y propositivo.
Diseño No Experimental: Las variables no serán manipuladas, solo se
observaran, caracterizaran y propondrán propuestas respectivas.
Diseño Transversal Descriptivo: Es un estudio en donde se realizara un
descripción de las características, forma en que se muestran los hechos, acontecimiento
en un momento de determinado. Una descripción real de las variables
Diseño Transversal Propositivo: Es un estudio que a partir de los hechos
encontrados y descritos va proponer una propuesta para que mejores las condiciones
actuales de facturación en la empresa EPS Marañón.
45
2.2. Población y muestra
2.2.1. Población:
Total de la población está conformada por todo el personal de la empresa EPS
Marañón SRL, Jaén, ascendiente a 66 trabajadores
2.2.2. Muestra:
Está constituida por 11 personal que laboran en el área de Facturación y
Cobranza de la empresa EPS Marañón SRL, en Jaén, Bellavista y San Ignacio.
2.3. Variables, Operacionalización
2.3.1. Variable Independiente:
Sistema de control Interno:
De acuerdo a COSO III (2013), el control interno es un proceso llevado a cabo
por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el
cumplimiento
Variable Dependiente:
Proceso de Facturación
De acuerdo a (Cariberg, 2013), “la facturación es la agregación de todos los
eventos no recurrentes, periódicos, y con cargo en una base cuenta por cuenta. Es
también el cálculo de todos los cargos pendientes y descuentos y bonos disponibles.
La salida del proceso de facturación es una corriente de datos de facturas etiquetados
que se pueden utilizar para crear una factura en papel, electrónico o cualquier otro
medio. Motor de facturación, que es parte del sistema de facturación, crea facturas”.
46
Tabla 2: Operacionalización de Variable Independiente
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES ÍTEMS TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Variable
Independiente:
Sistema de
Control Interno
Estructura orgánica Cargos y responsabilidades 1) ¿Cuenta con una estructura orgánica definida?
2) ¿Están definidas las áreas o departamento al interior
de la empresa?
3) ¿Ha contado con un Manual de Organización y
Funciones?
4) ¿Las actividades en cada área están bien definidas para
su ejecución y control?
5) ¿Cuál es el nivel educativo que tienen los técnicos de
campo de la empresa?
6) ¿Tienen un plan para realizar las compras según los
requerimientos?
7) ¿Tienen definido los proveedores de acuerdo a los
requerimientos de la empresa?
8) ¿Tienen un personal que controla el ingreso y salida
de la mercadería?
9) ¿Realiza inventario de manera frecuente?
10) ¿La empresa tiene controles necesarios para el buen
manejo de inventarios?
Observación: Guía de
Entrevista. Análisis de
documentos: Ficha
Análisis de Documentos
División de áreas
Funciones directas
Delegación de funciones
Distribución
actividades Distribución
Factor humano Nivel profesional
Compra y
proveedores
Costos compras
Selección de proveedores
Inventario y
almacén
Servicios
Índice de mercancía
47
Capacidad de almacenaje 11) ¿Existe medidas de seguridad para evitar el deterioro
de la mercadería?
Logística inversa Clasificación mercancía
Fuente: Elaboración propia
Tabla 3: Operacionalización de Variable Dependiente
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES ÍTEMS
TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Variable
Dependiente:
Proceso de
Facturación
Tipo de facturación
Facturación periódico
1) ¿El Proceso de Facturación se basa en un sistema?
2) ¿Considera que el sistema de facturación aplicado
proporciona suficiente información para el desarrollo
de actividades contables?
3) ¿Bajo términos de normativa legal alguna vez se han
presentado inconvenientes en el proceso de
facturación?
4) ¿se vería afectada la empresa en caso de que el proceso
de facturación no se lleve a cabo de la manera
adecuada?
Observación: Guía de
Entrevista. Análisis de
documentos: Ficha
Análisis de Documentos
Facturación provisional
Facturación final
Modos de
facturación
Producción modo de
facturación en vivo
Formato de prueba
Facturación generación
48
Acción de
recolección Avisos
5) ¿Considera necesario de que la empresa implemente
un nuevo sistema de facturación para mejorar el
proceso y flujo de información contable?
6) ¿Se ha regido bajo las actuales normativas de la
facturación electrónica?
7) ¿Ha escuchado sobre el uso de sistema de control
interno para los temas de facturación?
8) ¿Estaría dispuesto a la implementación del sistema de
facturación con un sistema de control interno?
9) ¿Es frecuente los reclamos de los clientes por la
facturación?
Reclamaciones Número de reclamaciones
Fuente: Elaboración propia
49
2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad
Dadas las características, propiedades o atributos de las variables de la presente
investigación se aplicará las siguientes técnicas e instrumentos.
Observación: Se utilizará esta técnica para observar la realidad de la empresa,
en qué situación se encuentra, y así poder determinar el proceso del sistema de control
interno. Se usará como instrumento una Ficha de Observación
Análisis documental: Se aplicó como instrumentos fichas resumen, estadística
y textuales; teniendo como fuentes de información, libros sobre el Sistema de control
interno y proceso de facturación
Entrevista: Se aplicó como instrumentos los cuestionarios y Guías de las
entrevistas, recurriendo como informantes a en las áreas que intervienen en el sistema
de cobranza.
Encuesta.- Se utilizara un Cuestionario con alternativas de respuestas como
preguntas accesibles al personal, que nos permitirá recopilar la necesaria información
objetiva y subjetiva de los contribuyentes, sobre el cobro del servicio por parte de la
empresa.
2.4.1. Validez y confiabilidad
Los instrumentos de investigación serán validados por un metodólogo o
especialista en estadística asignado por la universidad o externo para refrendar con su
firma o un documento la validez de los instrumentos de investigación, esto es un
indicador de veracidad y confiabilidad del instrumento.
2.5. Procedimientos de análisis de datos
Consiste en hacer un análisis y procesamiento de los datos e información
obtenida de la aplicación de los instrumentos de investigación, para lo cual se usara el
software Microsoft Excel para almacenar los datos en sus hojas de cálculo, luego
procesarlas estadísticamente y presentarlas en tablas y figuras con frecuencias y
porcentajes, con los cuales permite hacer un análisis e interpretación de los resultados.
50
Está técnica estadística calcula los datos con un nivel confianza de 95% y con un
margen de error +-5%.
2.6. Aspectos éticos
Para la presente investigación se aplicará y usara de manera determinante los
siguientes principios
El principio de la autonomía, que define el derecho de toda persona a decidir
persona a decidir por sí misma en todo lo que le afecten de una u otra manera, con
conocimiento de causa y sin coacción de ningún tipo. Determina también el
correspondiente deber de cada uno de respetar la autonomía de los demás.
El principio de beneficencia, determina el derecho de toda persona de vivir de
acuerdo con su propia concepción de la vida, a sus ideales de perfección y felicidad.
Íntimamente relacionado con el principio de autonomía, determina también el deber
de cada uno de buscar el bien de los otros, no de acuerdo a su propia manera de
entenderlo, sino en función del bien que ese otra busca para sí.
El principio de no-maleficencia, determina el derecho de toda persona a no ser
discriminada por consideraciones biológicas, tales como raza, sexo, edad, situación de
salud, etc. Determina el correspondiente deber de no hacer daño, aun cuando el
interesado lo solicitara expresamente.
El principio de justicia, define el derecho de toda persona a no ser discriminada
por consideraciones culturales, ideológicas, políticas, sociales o económicas.
Determina el deber correspondiente de respetar la diversidad en las materias
mencionadas y de colaborar a una equitativa distribución de los beneficios y riesgos
entre los miembros de la sociedad.
2.7. Criterios de Rigor científico
51
Tabla 4: Criterios de rigor científico
Criterios Características del criterio Procedimientos
Credibilidad
Valor de la
verdad
/autenticidad
Aproximación de los
resultados de una
investigación frente al
fenómeno observado
- Los resultados son reconocidos
"verdaderos" por los participantes
- Observación continua y prolongada
del fenómeno
- Triangulación
Transferibilidad
Aplicabilidad
Los resultados derivados de
la investigación cualitativa
no son generalizables sino
transferibles
- Descripción detallada del contexto y
de los participantes
- Muestreo teórico
- Recogida exhaustiva de datos
Consistencia
Dependencia /
replicabilidad
La complejidad de la
investigación cualitativa
dificulta la estabilidad de
los datos. Tampoco es
posible la replicabilidad
exacta del estudio
- Triangulación
- Empleo de evaluador externo
- Descripción detallada del proceso de
recogida, análisis e interpretación de
los datos
- Reflexividad del investigador
Confirmabilidad
o reflexividad
Neutralidad /
Objetividad
Los resultados de la
investigación deben
garantizar la veracidad de
los descripciones realizadas
por los participantes
- Transcripciones textuales de las
entrevistas
- Contrastación de los resultados con
la literatura existente
- Revisión de hallazgos por otros
investigadores
- Identificación y descripción de
limitaciones y alcances de
investigador.
Relevancia Permite evaluar el logro de
los objetivos planteados y
saber si se obtuvo un mejor
conocimiento del fenómeno
de estudio
- Configuración de nuevos
planteamientos teóricos o
conceptuales
- Comprensión amplia del fenómeno
52
- Correspondencia entre la
justificación y los resultados
obtenidos
Adecuación
teórico -
epistemológica
Correspondencia adecuada
del problema por investigar
y la teoría existente
- Contrastación de la pregunta con los
métodos
- Ajustes de diseño
Fuente: (Noreño & Alcaráz, 2012)
53
III.RESULTADOS
3.1. Tablas y Figuras
3.1.1. Sistema de control interno para mejorar el proceso de facturación en la EPS
Marañón S.R.L. Jaén - 2018.
1) Dimensión: Estructura orgánica
Tabla 5: Estructura orgánica definida
Estructura orgánica definida
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Estructura orgánica definida
Figura 1: Estructura orgánica definida
Figura 1: Se observa que del total de los encuestados el 82% señalan que “SI” la
empresa siempre ha tenido una estructura orgánica definida y el 18% indican que
“NO” la empresa siempre ha tenido una estructura orgánica definida
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
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je
Valoración
54
2) Dimensión: División de Áreas
Tabla 6: Definición de áreas o departamento al interior de la empresa
Definición de áreas o departamento al interior de la empresa
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 8 73
NO 3 27
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Definición de áreas o departamento al interior de la empresa
Figura 2: Definición de áreas o departamento al interior de la empresa
Figura 2: Se observa que del total de los encuestados, el 73% señalan que “SI” están
definidos las áreas o departamento al interior de la empresa, el 27% indican que “NO”
están definidos las áreas o departamento al interior de la empresa
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
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70
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SI NO
Po
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je
Valoración
55
3) Dimensión: División de Áreas
Tabla 7: Manual de Organización y Funciones
Manual de Organización y Funciones
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 7 64
NO 4 36
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Manual de Organización y Funciones
Figura 3: Manual de Organización y Funciones
Figura 3: Se observa que del total de los encuestados, el 64% señalan que “SI”
la empresa ha contado con un Manual de Organizaciones y Funciones, el 36%
indican que “NO” la empresa ha contado con un Manual de Organizaciones y
Funciones
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
SI NO
Po
rce
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je
Valoración
SI
NO
56
4) Dimensión: Distribución actividades
Tabla 8: Actividades definidas para su ejecución y control
Actividades definidas para su ejecución y control
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 8 73
NO 3 27
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Actividades definidas para su ejecución y control
Figura 4: Actividades definidas para su ejecución y control
Figura 4: Se observa que del total de los encuestados, el 73% señalan que “SI” las
actividades en cada área están bien definidas para su ejecución y control, el 27%
indican que “NO” las actividades en cada área están bien definidas para su ejecución
y control.
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
SI NO
Po
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je
Valoración
57
5) Dimensión: Factor Humano
Tabla 9: Nivel educativo técnicos de campo de la empresa es superior
Nivel educativo técnicos de campo de la empresa es superior
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 7 64
NO 4 36
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Nivel educativo técnicos de campo de la empresa es superior
Figura 5: Nivel educativo técnicos de campo de la empresa es superior
Figura 5: Se observa que del total de los encuestados, el 64% señalan que “SI” el nivel
educativo que tienen los técnicos de campo de la empresa es superior, el 36% indican
que “NO” el nivel educativo que tienen los técnicos de campo de la empresa es superior
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
SI NO
Po
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je
Valoración
58
6) Dimensión: Compra y Proveedores
Tabla 10: Plan de compras según los requerimientos
Plan de compras según los requerimientos
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 6 55
NO 5 45
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Plan de compras según los requerimientos
Figura 6: Plan de compras según los requerimientos
Figura 6: Se observa que del total de los encuestados, el 55% señalan que “SI” la
empresa tiene un plan para realizar las compras según los requerimientos y el 45%
indican que “NO” la empresa tiene un plan para realizar las compras según los
requerimientos.
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
SI NO
Po
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je
Valoración
59
7) Dimensión: Compra y Proveedores
Tabla 11: Proveedores de acuerdo a los requerimientos de la empresa
Proveedores de acuerdo a los requerimientos de la empresa
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Proveedores de acuerdo a los requerimientos de la empresa
Figura 7: Proveedores de acuerdo a los requerimientos de la empresa
Figura 7: Se observa que del total de los encuestados, el 82% señalan que “SI” la
empresa tiene definido los proveedores de acuerdo a los requerimientos de la
empresa y el 18% indican que “NO” la empresa tiene definido los proveedores de
acuerdo a los requerimientos de la empresa.
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
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80
100
SI NO
Po
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Valoración
60
8) Dimensión: Inventario y Almacén
Tabla 12: Personal para controlar el ingreso y salida de la mercadería
Personal para controlar el ingreso y salida de la mercadería
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Personal para controlar el ingreso y salida de la mercadería
Figura 8: Personal para controlar el ingreso y salida de la mercadería
Figura 8: Se observa que del total de los encuestados, el 82% señalan que “SI” la
empresa tiene un personal que controla el ingreso y salida de la mercadería y el 18%
indican que “NO”, la empresa tiene un personal que controla el ingreso y salida de la
mercadería
Fuente: Elaboración propia
0
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40
60
80
100
SI NO
Po
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Valoración
61
9) Dimensión: Inventario y Almacén
Tabla 13: Inventario de manera frecuente
Inventario de manera frecuente
valoración Frecuencia Porcentaje
SI 6 55
NO 5 45
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Inventario de manera frecuente
Figura 9: Inventario de manera frecuente
Figura 9: Se observa que del total de los encuestados, el 55% señalan que “SI” la empresa
realiza inventario de manera frecuente y el 45% indican que “NO” la empresa realiza
inventario de manera frecuente.
Fuente: Elaboración propia
0
10
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40
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SI NO
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Valoración
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10) Dimensión: Inventario y Almacén
Tabla 14: Controles para el buen manejo de inventarios
Controles para el buen manejo de inventarios
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 5 45
NO 6 55
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Controles para el buen manejo de inventarios
Figura 10: Controles para el buen manejo de inventarios
Figura 10: Se observa que del total de los encuestados, el 55% señalan que “NO” la
empresa tiene controles necesarios para el buen manejo de inventarios y el, 45% indican
que “SI”, la empresa tiene controles necesarios para el buen manejo de inventarios
Fuente: Elaboración propia
0
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20
30
40
50
60
SI NO
Po
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Valoración
63
11) Dimensión: Logística Inversa
Tabla 15: Medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería
Medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería
Figura 11: Medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería
Figura 11: Se observa que del total de los encuestados, el 82% señalan que “SI” en la
empresa existen medidas de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería y el 18%
indican que “NO” en la empresa existen medidas de seguridad para evitar el deterioro
de la mercadería.
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
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je
Valoración
64
12) Dimensión: Tipo de Facturación
Tabla 16: Proceso de facturación se basa en un sistema
Proceso de facturación se basa en un sistema
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 8 73
NO 3 27
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Proceso de facturación se basa en un sistema
Figura 12: Proceso de facturación se basa en un sistema
Figura 12: Se observa que del total de los encuestados, el 73% señalan que “SI” el
proceso de facturación se basa en un sistema y el 27% indican que “NO” el proceso de
facturación se basa en un sistema.
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
80
SI NO
Po
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nta
je
Valoración
65
13) Dimensión: Tipo de Facturación
Tabla 17: Sistema de facturación proporciona información para el desarrollo de actividades
contables
Sistema de facturación proporciona información para el desarrollo de actividades contables
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 8 73
NO 3 27
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Sistema de facturación proporciona información para el desarrollo de actividades
contables
Figura 13: Sistema de facturación proporciona información para el desarrollo de
actividades contables
Figura 13: Se observa que del total de los encuestados, el 73% señalan que “SI”
consideran que el sistema de facturación aplicado proporciona suficiente información
para el desarrollo de actividades contables y el 27% indican que “NO” consideran que
el sistema de facturación aplicado proporcione suficiente información para el desarrollo
de actividades contables.
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
SI NO
Po
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nta
je
Valoración
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14) Dimensión: Tipo de Facturación
Tabla 18: Han existido inconvenientes en la facturación según las normas legales
Han existido inconvenientes en la facturación según las normas legales
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Han existido inconvenientes en la facturación según las normas legales
Figura 14: Han existido inconvenientes en la facturación según las normas legales
Figura 14: Se observa que del total de los encuestados, el 82% señalan que “SI” bajo
términos de normativa legal alguna vez se han presentado inconvenientes en el proceso de
facturación y el 18% indican que “NO”, bajo términos de normativa legal alguna vez se
han presentado inconvenientes en el proceso de facturación
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
SI NO
Po
rce
nta
je
Valoración
67
15) Dimensión: Modos de Facturación
Tabla 19: Afecta la empresa si el proceso de facturación no se lleve en forma adecuada
Afecta la empresa si el proceso de facturación no se lleve en forma adecuada
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 10 91
NO 1 9
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Afecta la empresa si el proceso de facturación no se lleve en forma adecuada
Figura 15: Afecta la empresa si el proceso de facturación no se lleve en forma adecuada
Figura 15: Se observa que del total de los encuestados, el 91% señalan que “SI” se vería
afectada la empresa en caso de que el proceso de facturación no se lleve a cabo de la
manera adecuada y el 9% indican que “NO” se vería afectada la empresa en caso de que
el proceso de facturación no se lleve a cabo de la manera adecuada.
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
rce
nta
je
Valoración
68
16) Dimensión: Modos de Facturación
Tabla 20: Implementar nuevo sistema de facturación para el proceso y flujo de información
contable
Implementar nuevo sistema de facturación para el proceso y flujo de información contable
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 10 91
NO 1 9
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Implementar nuevo sistema de facturación para el proceso y flujo de información
contable
Figura 16: Implementar nuevo sistema de facturación para el proceso y flujo de
información contable
Figura 16: Se observa que del total de los encuestados, el 91% señalan que “SI” consideran
necesario de que la empresa implemente un nuevo sistema de facturación para mejorar el
proceso y flujo de información contable y el 9% indican que “NO” consideran necesario
de que la empresa implemente un nuevo sistema de facturación para mejorar el proceso y
flujo de información contable
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
rce
nta
je
Valoración
69
17) Dimensión: Modos de Facturación
Tabla 21: Uso de las normas de facturación electrónica
Uso de las normas de facturación electrónica
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Uso de las normas de facturación electrónica
Figura 17: Uso de las normas de facturación electrónica
Figura 17: Se observa que del total de los encuestados, el 82% señalan que “SI” la empresa se
ha regido bajo las actuales normativas de la facturación electrónica y el 18% indican que “NO”
la empresa se ha regido bajo las actuales normativas de la facturación electrónica
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
SI NO
Po
rce
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je
Valoración
70
18) Dimensión: Acción de Recolección
Tabla 22: Conoce sobre el uso de sistema de control interno para facturación
Conoce sobre el uso de sistema de control interno para facturación
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Conoce sobre el uso de sistema de control interno para facturación
Figura 18: Conoce sobre el uso de sistema de control interno para facturación
Figura 18: Se observa que del total de los encuestados, el 82% señalan que “SI” han
escuchado sobre el uso de sistema de control interno para los temas de facturación, el
18% indican que “NO” han escuchado sobre el uso de sistema de control interno para los
temas de facturación.
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
rce
nta
je
Valoración
71
19) Dimensión: Acción de Recolección
Tabla 23: Disponibilidad para implementar sistema de facturación con un sistema de
control interno
Disponibilidad para implementar sistema de facturación con un sistema de control interno
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 9 82
NO 2 18
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Disponibilidad para implementar sistema de facturación con un sistema de control
interno
Figura 19: Disponibilidad para implementar sistema de facturación con un sistema de
control interno
Figura 19: Se observa que del total de los encuestados el 82% señalan que “SI” estarían
dispuestos a la implementación del sistema de facturación con un sistema de control
interno y el 18% indican que “NO” estarían dispuestos a la implementación del sistema
de facturación con un sistema de control interno
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
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nta
je
Valoración
72
20) Dimensión: Reclamaciones
Tabla 24: Frecuente reclamos de usuarios por facturación
Frecuente reclamos de usuarios por facturación
Valoración Frecuencia Porcentaje
SI 10 91
NO 1 9
TOTAL 11 100
Fuente: Elaboración propia
Frecuente reclamos de usuarios por facturación
Figura 20: Frecuente reclamos de usuarios por facturación
Figura 20: Se observa que del total de encuestados, el 91% señalan que “SI” es
frecuente los reclamos de los Usuarios por la facturación y el 9% indican que “NO”
es frecuente los reclamos de los Usuarios por la facturación
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SI NO
Po
rce
nta
je
Valoración
73
3.2. Discusión de resultados
La empresa EPS Marañón S.R.L. si tiene definida una estructura orgánica
definida (82%), esto permite establecer que tiene establecido un sistema de relación,
funcionamiento articulado entre las diferentes áreas y departamentos los cuales están
definidos al interior de la empresa (73%), la empresa cuenta con un Manual de Manual
de Organizaciones y Funciones (64%), así como las actividades en cada área y
departamento están bien definidas para su ejecución y control (73%)
La empresa cuenta con un personal calificado, su nivel educativo de los técnicos
de campo de la empresa es superior (64%), la empresa tiene un personal que controla
el ingreso y salida de la mercadería (82%)
La empresa tiene limitaciones en establecer un plan de compras según los
requerimientos, sólo el 55% señalan que funciona. Tienen definidos sus proveedores
de acuerdo a los requerimientos de la empresa (82%)
El personal de la empresa, reconocen que existe limitaciones en la realización de
los inventarios por eso el 55% señalan que si se realiza inventario de manera frecuente
y existe un alto porcentaje que perciben que no se realizan inventarios de forma
frecuente. Una evidencia de estas limitaciones es que la empresa no tiene controles
necesarios para el buen manejo de inventarios (55%)
En los ambientes de la empresa y en especial en los almacenes existen medidas
de seguridad para evitar el deterioro de la mercadería (82%)
La empresa cuenta con un sistema de facturación (73%), aunque el personal
desconoce qué tipo de sistema o modelo usan. Este sistema de facturación que usan si
proporciona suficiente información para el desarrollo de actividades contables de la
empresa (73%). La empresa si ha cumplido con las actuales normas de facturación
electrónica (82%)
A pesar que la empresa se sujeta por las normas y leyes vigentes a nivel nacional,
está ha tenido inconvenientes en el proceso de facturación para cumplir con las normas
74
correspondientes (82%). Si en la empresa no se lleva un proceso de facturación
adecuada, está afectaría a la misma en su totalidad (91%).
Ante las limitaciones que ha tenido la empresa en cumplir las normas vigentes
para aplicar en el proceso de facturación, es necesario de que la empresa implemente
un nuevo sistema de facturación para mejorar el proceso y flujo de información
contable (91%)
El personal del área de facturación de la empresa, indican que si han escuchado
sobre el uso de sistema de control interno para los temas de facturación (82%), refieren
que estarían de acuerdo para la implementación de un sistema de facturación con un
sistema de control interno que facilite el proceso de facturación, organice la
información y contribuya con la rentabilidad de la empresa (82%)
Los usuarios o clientes de los servicios que brinda la empresa hacen reclamos de
manera frecuente por el tema de una mala facturación de sus consumos de agua que
realizan (82%)
Los resultados de esta investigación tienen relación a los resultados obtenidos
por Moscoso, E. y Echevarría M. (2015), en su estudio sobre “Implementación del
sistema de control interno en el área de facturación y cobranza por el método MICIL
en la empresa Estuardo Sánchez en la ciudad de Guayaquil” Indican que el sistema de
facturación de la empresa no cumple con los requisitos pertinentes que confirmen que
este proceso se acreditara con la labor consolidada en la parte contable de la
organización. El sistema de facturación es fundamental para que toda empresa pueda
hacer el ingreso del dinero por ventas, por lo que es necesario que la actualización del
mismo sea constante y se ajuste a las necesidades empresariales. A través de la
investigación se concluye que quienes forman parte de la empresa consideran
necesaria la aplicación del sistema de control en los procesos de facturación y
cobranzas
75
3.3. Aporte científico / Propuesta de investigación
3.3.1. Título
Sistema de control interno para mejorar el proceso de facturación en la EPS
Marañón S.R.L. Jaén – 2018
3.3.2. Objetivo
Elaborar un sistema de control interno para mejorar el proceso de facturación en
la EPS Marañón S.R.L.
3.3.3. Justificación
La investigación realizó un detalle sobre la forma cómo se viene realizando el
proceso de facturación y con ello se han encontrado cuellos de botella que limitan el
proceso de facturación en la empresa y que le está llevando a conflictos internos por
la baja recaudación que ocasiona y externo por los reclamos permanentes de la
población
Un sistema de control interno en el proceso de facturación va permitir un
funcionamiento correcto en el área de facturación, minimizar los riesgos y contribuir
al mejoramiento y optimización de los procedimientos establecidos y de la
información financiera de la entidad.
Un Sistema de Control Interno que permita proteger los activos de la empresa
contra el fraude, despilfarro, ineficiencia o conflictos, que asegure la exactitud y
confiabilidad en los datos contables y operacionales, que permita el estricto
cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía, y que contribuya a la
preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de información financiera.
Por lo anterior, resulta de vital importancia implantar los siguientes controles
internos.
76
3.3.4. Sistema de control interno
Control Interno General
1) Incluir en el archivo del Departamento Contable y Financiero la gráfica de
organización de la empresa
2) Establecer un manual de funciones que detalle específicamente cada una de las
tareas, obligaciones y responsabilidades de los funcionarios y los empleados no
solo del Departamento Contable y Financiero de la entidad sino de todos usuarios
externos a este.
3) Utilizar instructivos en el Departamento Financiero.
4) Los registros de contabilidad deben ser adecuados, llevarlos al día, y balancearlos
cada mes.
5) Los gastos deben ser presupuestados.
6) Los asientos de diario deben estar explicados y comprobados.
Control Interno del Efectivo
1) Definir y separar las funciones de las personas que manejan el efectivo, expiden
cheques, operan auxiliares y efectúan conciliaciones.
2) Constituir un fondo de caja menor, para cubrir gastos de cuantía menor.
3) Implementar un flujo de caja.
4) Realizarse conciliaciones bancarias los primeros días de cada mes, una vez se tenga
acceso a los extractos bancarios.
5) Los cheques girados a los proveedores deben ser cruzados o con sello páguese al
primer beneficiario.
6) Manejar los fondos de caja menor a través de fondos fijos.
7) Determinar la responsabilidad principal del fondo de caja menor sobre una sola
persona.
8) Los fondos de caja menor de la empresa deben ser razonables para sus necesidades.
9) Deben estar los pagos individuales de los fondos efectivos limitados a una cantidad
máxima.
10) Los desembolsos de caja menor deben estar respaldados por comprobantes o
facturas que justifique el valor entregado.
11) Los comprobantes deben hacerse de tal forma que dificulten su alteración y estar
firmado por la persona que dispuso del efectivo.
77
12) Expedir los cheques de reembolso a favor de la persona encargada del fondo.
13) Prohibir el uso de los fondos de caja para hacer efectivo cheques de proveedores,
funcionarios y otras personas.
14) La empresa debe realizar arqueos sorpresivos, por un funcionario autorizado.
Actividades de Control
Debe implementarse el Arqueo de caja como el principal procedimiento aplicable al
examen del efectivo y consiste en un recuento físico del mismo. Al llevarse a cabo el
arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:
1) Debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del
auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.
2) Debe reconocerse el importe a arquear que muestrean los registros, para
compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo,
cuando sean necesarias.
3) Al concluir el arqueo debe exigirse la firma al responsable del fondo, para que
quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera
conformidad.
4) Los cheques de las cuentas bancarias deben expedirse con dos firmas y no con una,
tal como acontece actualmente, donde los cheques son elaborados y firmados por
la Administradora.
5) Debe existir un límite en las firmas autorizadas para hacer el pago a proveedores.
6) Las cobranzas, ventas y otros ingresos deben depositarse diariamente o más tardar
al día siguiente en una cuenta de banco.
7) Implantar pagos a través de datafonos con las diferentes entidades financieras.
8) Las cuentas bancarias deben conciliarse mensualmente y las partidas de
conciliación aclararse plenamente.
9) Estos trabajos deben hacerse diariamente por personas diferentes de quienes
manejan los fondos.
10) Registrar en libro transferencias de un banco a otro.
11) Prohibir la firma de cheques en blanco.
12) Los cheques anulados deben anexarse a sus respectivos comprobantes de pagos y
conservar su numeración.
13) Tomar medidas de seguridad para pagar los cheques a las diferentes personas.
78
14) Guardar los cheques sin usar, de tal manera que se evite que sean usados sin
autorización.
Control Interno del Pasivo: Actividades de Control
1) La Dirección del Departamento Financiero debe autorizar la contratación de todos
los préstamos.
2) La misma Dirección Financiera debe designar los funcionarios designados para
firmar los distintos documentos.
3) Cancelar y archivar adecuadamente los documentos pagados.
4) Deben existir limitaciones estatutarias para solicitar préstamos.
5) Tener un adecuado control contable de las obligaciones bancarias.
6) Tener un control contable, que le permita determinar los bienes dados en garantía,
tasas de interés, vencimientos, pagos y demás condiciones pactadas en el banco.
7) Conciliar periódicamente los saldos con la cuenta de control del mayor.
8) Soportar las obligaciones contraídas con estudios previos que justifiquen su
necesidad y beneficios.
Control Interno de las Compras: Actividades de Control
1) El empleado que recibe la correspondencia, debe entregársela al encargado de
procesar y pagar las facturas recibidas.
2) Establecer un control sobre las facturas recibidas.
3) Una vez llegada las facturas se deben identificar claramente las copias para evitar
la duplicación de pagos.
4) Verificar las condiciones de pago, precios y controles, según sus facturas, contra
las órdenes de compra.
5) Los cheques de pagos a proveedores deben ser entregados por un empleado distinto
de quienes preparan su pago y manejan los registros contables.
6) Procesar oportunamente las facturas para obtener los beneficios de descuentos por
pronto pago u obtener notas créditos por devoluciones o rechazos.
7) Debe existir una autorización escrita para efectuar todas las compras, la cual no
puede ser validada por la misma persona que cierra la negociación y realiza el pago
a proveedores.
8) Las Órdenes de Compra deben ser autorizadas por un funcionario responsable.
79
9) Las Órdenes de Compra de compras deben estar numeradas progresivamente.
10) Se debe rendir reportes por escritos de todos los materiales y/o documentos
recibidos.
11) Los reportes deben ser controlados por numeración.
12) El área de contabilidad, en cabeza del Auxiliar Contable debe recibir una copia de
la Orden de Compra.
13) Se deben establecer responsabilidades para la verificación de facturas, en los
aspectos de precios, cálculos y cargos de fletes.
14) Se deben cancelar las facturas para evitar su doble paso.
15) Los estados de cuentas mensuales recibidos de los proveedores, deben ser
conciliados con el registro de cuentas por pagar.
Control Interno de la Documentación y los Cuentas por Pagar: Actividades de
Control
1) Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadoras de pasivos, entre
ellas: compras, obtención de fuentes de financiación, etc. Los pasivos registrados
deben soportarse claramente con los bienes o servicios recibidos.
2) Deben someterse a revisión y autorización adecuada previamente al registro.
3) Debe revisarse periódicamente la antigüedad y programación adecuada de pagos.
4) De una u otra forma se debe exigir autorización especial previa al pago.
Control Interno de los pagos por Servicios: Actividades de Control
Se debe conservar en la carpeta de cada empleado documentos tales como:
1) Contrato de trabajo.
2) Certificado de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
3) Cambios en las condiciones laborales.
4) Solicitud de empleo y evidencia de investigación de referencia, estudios, trabajos
anteriores.
5) La empresa debe cumplir con todas las disposiciones laborales.
6) Debe existir un reglamento interno de trabajo debidamente aprobado.
7) Se debe aprobar por funcionarios autorizados la contratación de nuevos empleados
o su despido.
80
Control Interno de los Gastos: Actividades de Control
Para que pueda existir un efectivo control de los gastos al interior del Departamento
Contable y Financiero de la entidad:
1) Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones en relación con
los gastos reales, empoderando explicaciones y responsabilidades a las personas
que procedan.
2) Todo tipo de gasto, por insignificante que sea, debe estar autorizados por una
persona responsable de los mismos.
3) Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente al
momento del pago.
4) La clasificación de los gastos debe ser vigilada al registrarse en libros.
81
IV.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones
El diagnóstico sobre el control interno que tiene la empresa en el proceso de
facturación se ha realizado considerando aspectos generales y específicos, como que
la empresa tiene definida una estructura orgánica definida (82%), permitiendo
relacionar el funcionamiento articulado entre las diferentes áreas y departamentos los
cuales están definidos al interior de la empresa (73%), tienen un Manual de Manual de
Organizaciones y Funciones (64%), las actividades en cada área y departamento están
definidas para su ejecución y control (73%), el personal es calificado tienen nivel
educativo de los técnicos superior (64%), la empresa tiene un personal que controla
el ingreso y salida de la mercadería (82%); tienen limitaciones en establecer un plan
de compras según los requerimientos (55%), los proveedores son acuerdo a los
requerimientos de la empresa (82%); los inventarios no se realizan de manera frecuente
(55%) y no tiene controles necesarios para el buen manejo de inventarios (55%). En
los ambientes de la empresa y en especial en los almacenes existen medidas de
seguridad para evitar el deterioro de la mercadería (82%). Existen reclamos de manera
frecuente por el tema de una mala facturación de sus consumos de agua que realizan
(82%)
El proceso de facturación en la empresa se basa en un sistema de facturación
aprobado y validad por la empresa a nivel nacional (73%), el cual proporciona
suficiente información para el desarrollo de actividades contables (73%). El personal
del área de facturación de la empresa tiene conocimientos básicos sobre el uso de un
sistema de control interno para los temas de facturación (82%), por lo cual están de
acuerdo para la implementación de un sistema de facturación con un sistema de control
interno que facilite el proceso de facturación, organice la información y contribuya con
la rentabilidad de la empresa (82%)
A pesar que la empresa se sujeta por las normas y leyes vigentes a nivel nacional,
está ha tenido inconvenientes en el proceso de facturación para cumplir con las normas
correspondientes (82%), por eso el proceso de facturación está afectando el
82
funcionamiento normal y generando conflictos interno y externos (91%). La empresa
viene cumpliendo con las normas legales actuales sobre facturación electrónica (82%).
La propuesta de un sistema de control interno en el proceso de facturación es
necesaria para la empresa y así mejorar el proceso y flujo de información contable
(91%). Los elementos de este sistema de control interno son: control interno general,
control interno del efectivo, control interno del pasivo, control interno de la compras,
control interno de la documentación y las cuentas por pagar, control interno de los
pagos por servicios, control interno de los gastos
83
4.2. Recomendaciones
Para que la empresa prestadora de servicios Marañón S.R.L. pueda garantizar un
proceso de facturación que impacte positivamente en la empresa, brinde seguridad a
los activos, sea eficiente, cumpla con las normas legales del país y garantice confianza
a los usuarios y clientes, debe implementar la propuesta del sistema de control interno
para el proceso de facturación
Es necesario que actualice el Manual de Organización y Funciones para evitar
duplicidad de acciones, funciones y responsabilidad con relación al proceso de
facturación, además de evitar involucrar mucho personal en el área de facturación y
cobranza de la empresa.
Establecer un programa de capacitación y actualización para el personal y
garantizar un nivel de permanencia del personal en el área de facturación y cobranza,
así se va garantizando eficiencia, seguridad y confiabilidad en el proceso de
facturación.
Evaluar periódicamente el Sistema de Control Interno que garanticen que se
estén realizando los procesos y estableciendo los controles como se describen en el
manual de procedimientos.
84
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soles-al-mes-por-morosidad
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Republica. El 18 de Enero del 2015, Disponible en:
http://larepublica.pe/archivo/849507-sedalib-tiene-que-cobrar-a-clientes-morosos-asi-sean-
sus-propios-accionistas.
87
ANEXOS
FORMATO T1
88
ACTA DE ORIGINALIDAD
89
REPORTE URKUND
90
DECLARACION JURADA
91
CONSTANCIA O AUTORIZACION DE LA EMPRESA PARA EL DESARROLLO
DE SU INVESTIGACION
92
VALIDACION DE SU INSTRUMENTO POR EXPERTOS
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
FOTOS DE EVIDENCIA LA APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO O
DESARROLLO DE SU INVESTIGACION
110
111
ENCUESTA
INFORMACIÓN GENERAL
Instrucciones: Por favor marque con un aspa (X) en la alternativa correspondiente.
M
INFORMACIÓN ESPECÍFICA
Instrucciones: Lea las preguntas que se citan a continuación y marque con un aspa (X) la
alternativa que crea conveniente, teniendo en cuenta la siguiente escala del 1 al 2.
N° Preguntas SI NO
1 ¿La empresa siempre ha tenido una estructura orgánica
definida?
2 ¿Están definidas las áreas o departamento al interior de la
empresa?
3 ¿Ha contado con un Manual de Organización y Funciones?
4 ¿Las actividades en cada área están bien definidas para su
ejecución y control?
5 ¿Cuál es el nivel educativo que tienen los técnicos de campo
de la empresa?
6 ¿Tienen un plan para realizar las compras según los
requerimientos?
7 ¿Tienen definido los proveedores de acuerdo a los
requerimientos de la empresa?
8 ¿Tienen un personal que controla el ingreso y salida de la
mercadería?
9 ¿Realiza inventario de manera frecuente?
10 ¿La empresa tiene controles necesarios para el buen manejo
de inventarios?
112
11 ¿Existe medidas de seguridad para evitar el deterioro de la
mercadería?
12 ¿El Proceso de Facturación se basa en un sistema?
13
¿Considera que el sistema de facturación aplicado proporciona
suficiente información para el desarrollo de actividades
contables?
14 ¿Bajo términos de normativa legal alguna vez se han
presentado inconvenientes en el proceso de facturación?
15 ¿Se vería afectada la empresa en caso de que el proceso de
facturación no se lleve a cabo de la manera adecuada?
16
¿Considera necesario de que la empresa implemente un nuevo
sistema de facturación para mejorar el proceso y flujo de
información contable?
17 ¿Se ha regido bajo las actuales normativas de la facturación
electrónica?
18 ¿Ha escuchado sobre el uso de sistema de control interno para
los temas de facturación?
19 ¿Estaría dispuesto a la implementación del sistema de
facturación con un sistema de control interno?
20 ¿Es frecuente los Reclamos de los Usuarios por la
Facturación?