Marco normativo del proceso Distribucin de DocumentosDecreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentariasDecreto 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin PblicaArtculo 25: Utilizacin del correo para el envo de informacin.Lasentidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningn caso se podrn inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurdicas que se hayan recepcionado por correo certificado a travs de la Administracin Postal Nacional, salvo que los cdigos exijan su presentacin personal.Para los efectos de vencimiento de trminos, se entender que el peticionario present la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pblica en la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expidi con fecha y hora, el respectivo recibo de envo.Igualmente, los peticionarios podrn solicitar el envo por correo de sus documentos o informacin requerida a la entidad pblica.Pargrafo.-Para efectos del presente artculo, s entender vlido el envo por correo certificado, siempre y cuando la direccin del despacho pblico, est correcta y claramente diligenciada.Nota:Si un cdigo se exige la presentacin personal, este requisito sigue vigente, de conformidad con el artculo 150 del Decreto Nacional 2150 de 1995.Afectacin.Nada de lo dispuesto en el presente Decreto afectar disposiciones vigentes cuando las regulaciones, trmites o procedimientos se encuentren consagrados en cdigos, leyes orgnicas o estatutariasAcuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas:

Artculo 3: Unidades de Correspondencia: (con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas como las recibidas de manera agil y oportuna, como parte integral del proceso de gestin documental)

Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.

Cdigo de comercio: Artculo 48: Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones. Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Artculo 54: Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante deber dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relacin con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duracin de la copia. Asimismo, conservar la correspondencia que reciba en relacin con sus actividades comerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de no haberse dado respuesta.

Marco normativo del proceso Trmite de DocumentosConstitucin Poltica: Artculo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.Ley 58 de 1982: Por la cual se conceden facultades extraordinarias al Presidente de la Repblica para reformar el Cdigo Contencioso-Administrativo (Reglamentacin trmite peticiones).Artculo 1: (El artculo 4. del Decreto-ley 2733 de 1959 quedar as)Los organismos de la Rama Ejecutiva del poder pblico y las entidades descentralizadas del orden nacional y las Gobernaciones, y el Alcalde de Bogot, debern reglamentar la tramitacin interna de las peticiones que les corresponda resolver y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo, sealando para ellos plazos mximos, segn la categora o calidad de los negocios. Dichos reglamentos, que no comprendern los procedimientos especiales sealados por las leyes para el trmite de asuntos al cuidado de las entidades y organismos indicados, debern someterse a la revisin y aprobacin de la Procuradura General de la Nacin. Esta podr requerir el envo de los mismos y sancionar por el incumplimiento de los plazos que seale el decreto reglamentario.Cdigo Contencioso Administrativo: Decreto 01 de 1984; Derecho de PeticinDEL DERECHO DE PETICIN EN INTERS GENERALPeticiones escritas y verbalesARTCULO5.Toda persona podr hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a travs de cualquier medio.Las escritas debern contener, por lo menos:1. La designacin de la autoridad a la que se dirigen.2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicacin del documento de identidad y de la direccin.3. El objeto de la peticin.4. Las razones en que se apoya.5. La relacin de documentos que se acompaan.6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.Si quien presenta una peticin verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedir en forma sucinta.Las autoridades podrn exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrn elaborar formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea aplicable, y aadan las informaciones o aclaraciones pertinentes.A la peticin escrita se podr acompaar una copia que, autenticada por el funcionario respectivo, con anotacin de la fecha de su presentacin y del nmero y clase de los documentos anexos, tendr el mismo valor legal del original y se devolver al interesado. Esta autenticacin no causar derecho alguno a cargo del peticionario.Trmino para resolverARTCULO6.Las peticiones se resolvern o contestarn dentro de los quince (15) das siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la peticin en dicho plazo, se deber informar as al interesado, expresando los motivos de la demora y sealando a la vez la fecha en que se resolver o dar respuesta.Cuando la peticin haya sido verbal, la decisin podr tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los dems casos ser escrita.Desatencin de las peticionesARTCULO7.La falta de atencin a las peticiones de que trata este captulo, la inobservancia de los principios consagrados en el artculo 3 y la de los trminos para resolver o contestar, constituirn causal de mala conducta para el funcionario y darn lugar a las sanciones correspondientesDesistimientoARTCULO8.Los interesados podrn desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, pero las autoridades podrn continuar de oficio la actuacin si la consideran necesaria para el inters pblico; en tal caso, expedirn resolucin motivada.DEL DERECHO DE PETICIN EN INTERS PARTICULARPeticionesARTCULO9.Toda persona podr formular peticiones en inters particular. A stas se aplicar tambin lo dispuesto en el captulo anterior.Requisitos especialesARTCULO10.Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuacin administrativa, la relacin de todos stos deber fijarse en un lugar visible al pblico en las dependencias de la entidad.Los funcionarios no podrn exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan, o que puedan conseguir en los archivos de la respectiva entidad.Peticiones incompletasARTCULO11.Cuando una peticin no se acompaa de los documentos o informaciones necesarias, en el acto de recibo se le indicarn al peticionario los que falten; si insiste en que se radique, se le recibir la peticin dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas.Si es verbal, no se le dar trmite.Texto subrayado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Suprema de JusticiaSolicitud de informaciones o documentosAdicionalesARTCULO12.Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuacin administrativa no son suficientes para decidir, se le requerir, por una sola vez, con toda precisin y en la misma forma verbal o escrita en que haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpir los trminos establecidos para que las autoridades decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propsito de satisfacer el requerimiento, comenzarn otra vez a correr los trminos pero, en adelante, las autoridades no podrn pedir ms complementos, y decidirn con base en aquello de que dispongan.DesistimientoARTCULO13.Se entender que el peticionario ha desistido de su solicitud si hecho el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o las informaciones de que tratan los dos artculos anteriores, no da respuesta en el trmino de dos (2) meses. Acto seguido se archivar el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.Citacin de tercerosARTCULO14.Cuando de la misma peticin o de los registros que lleve la autoridad, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisin, se les citar para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citacin se har por correo a la direccin que se conozca si no hay otro medio ms eficaz.En el acto de citacin se dar a conocer claramente el nombre del peticionario y el objeto de la peticin.Si la citacin no fuere posible, o pudiere resultar demasiado costosa o demorada, se har la publicacin de que trata el artculo siguiente .PublicidadARTCULO15.Cuando de la misma peticin aparezca que terceros no determinados pueden estar directamente interesados o resultar afectados con la decisin, el texto o un extracto de aqulla que permita identificar su objeto, se insertar en la publicacin que para el efecto tuviere la entidad, o en un peridico de amplia circulacin nacional o local, segn el caso.Decreto 2150 de 1995: Artculos 6: Dbitos y traslados de cuentas. Tratndose de las obligaciones que los particulares tengan para con el estado, aqullos podrn solicitar a los establecimientos de crdito que debiten y trasladen de sus cuentas corrientes o de ahorros, los fondos necesarios para el cumplimiento de toda clase de obligaciones a favor de las entidades de la administracin pblica.

Artculo 16: Solicitud oficiosa por parte de las entidades pblicas. Cuando las entidades de la administracin pblica requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solucin de un procedimiento o peticin ciudadana, que obre en otra entidad pblica, procedern a solicitar oficialmente a la entidad el envo de dicha informacin.

Artculo 17: Antecedentes judiciales o de polica, disciplinarios y profesionales. Cuando las entidades de la administracin pblica requieran la presentacin de los antecedentes judiciales o de polica, disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en particular debern, previa autorizacin escrita del mismo, solicitarlos directamente a la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado deber cancelar los derechos pertinentes si es del caso.

Artculo 22: Informes solicitados a las entidades pblicas.

Artculo 25: Utilizacin del correo para el envi de informacin. Las entidades de la administracin pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. en ningn caso se podrn inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurdicas que se hayan recepcionado por correo certificado a travs de la administracin postal nacional, salvo que los cdigos exijan su presentacin personal.

Decreto 1222 de 1999: Por el cual se dictan normas para suprimir trmites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administracin Pblica y fortalecer el principio de la buena fe.

Articulo 33: Derecho de turno.Las autoridades que conozcan de peticiones, quejas, o reclamos, debern respetar el orden de su presentacin para efecto de llevar a cabo el trmite respectivo. Slo por razones de orden pblico, el jefe de la entidad podr modificar dicho orden dejando constancia en la actuacin. En todo caso y mediante acto administrativo de carcter general, el jefe de la entidad podr determinar categoras de asuntos que se considerarn de manera separada para efectos de la aplicacin del derecho de turno.En todas las entidades y dependencias pblicas debe llevarse un registro de presentacin de documentos en los cuales se debe dejar constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro ser pblico.Acuerdo AGN 060 de 2001: Artculo 3: Unidades de CorrespondenciaArtculo 6: Numeracin de actos administrativos: La numeracin de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeracin, se dejar constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los actos administrativos. Artculo 8: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Marco normativo del proceso Produccin DocumentalDecreto 1584 de 1994 (Este Decreto fue derogado expresamente por el artculo 27 del Decreto 92 de 1998) Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio (REGISTRO UNICO DE PROPONENTES)

Artculo 8. Documentacin e informacin estrictamente indispensables. Para realizar inscripcin, modificacin, actualizacin o renovacin, las cmaras de comercio debern exigir:1. el formulario adoptado para el efecto en este decreto diligenciado debidamente, en el cual el representante legal o el proponente bien sea persona natural profesional para las actividades de la construccin y la consultora o persona natural para la actividad de proveedor, certifique la veracidad de la informacin suministrada.2. en caso de solicitud de inscripcin, renovacin, modificacin y actualizacin, segn corresponda, los siguientes documentos si no est inscrito en el registro mercantil:a) prueba del acto de constitucin y de las facultades de su representante legal y duracin de la sociedad;b) el proponente inscrito en el registro mercantil, cuyos datos no fueron suministrados en forma completa, deber informar los necesarios al momento de realizar su inscripcin en el registro nico de proponentes.

Decreto 2150 de 1995:Artculos 11: SUPRESION DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la administracin pblica, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o tcnica utilizada, en el otorgamiento o trmite de documentos, distintos de los ttulos valores.

Artculos 12: FIRMA MECANICA. Los jefes de las entidades que integran la Administracin Pblica podrn hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algn medio mecnico, en tratndose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carcter general, deber informar sobre el particular y sobre las caractersticas del medio mecnico.

Artculos 23: FORMULARIO UNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrn disponer el diligenciamiento de un formulario nico. Artculos 24: FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrn presentar la informacin solicitada por la administracin pblica en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

Acuerdo AGN 060 de 2001: Artculo 4: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

Artculo 6: Numeracin de actos administrativos: La numeracin de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Artculo 9: Conservacin documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservacin de su documentacin, para ello deben incluir en sus programas de gestin documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su produccin. As, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas" Artculo 14: Imagen corporativa: Con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecern en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del correo electrnico de la entidad.

Circular Interna AGN No.13 de 1999PRODUCCIN DOCUMENTAL: USO DE TINTAS DE ESCRITURA: Con el fin de garantizar la adecuada preservacin y conservacin de la documentacin producida por la Institucin, tanto en sus caractersticas materiales como en la informacin que contienen, es necesario utilizar materiales cuya calidad garantice su permanencia y durabilidad.As, para la documentacin que por criterios archivsticos, caractersticas y valores primarios o Secundarios, se establezca que es o puede ser potencialmente de conservacin permanente, se debe tener en cuenta:NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL. Tales bolgrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloracin en corto tiempo y an en condiciones estables de almacenamiento presentan prdida de legibilidad en la informacin. Esta situacin ha sido detectada en documentos producidos recientemente por oficinas del Archivo.Consecuencialmente, se recomienda en le momento de producir documentos, tomar las previsiones necesarias para normalizar el uso de esferogrficas, que no presenten los problemas aludidos.

NTC 1673: Papel y cartn: papel para escribir e imprimirNTC 2223:1986: Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribirNTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.NTC 3393: Elaboracin documentos comerciales.NTC 4436: Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad