software contable uno

Introduccin

32FACTURACION

1FACTURACION

Introduccin

Objetivos del Mdulo

El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestin de ventas. Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir el registro de transacciones representadas en cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, etc. como a las reas administrativas y gerenciales de ventas brindando informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

Actualizacin de listas de precios

Actualizacin de Clientes

Gestin de cotizaciones

Gestin de pedidos de venta

Gestin de remisiones

Gestin de facturacin (en todas las modalidades)

Generacin de consultas e informes de la operacin

Generacin del comprobante contable de ventas

Diagrama de actividades preparatorias

si

no

opcin 2 .

opcin 1

no

si

si

Men Monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Facturacin. La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:

El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursos (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin. Actualizacin de clientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear a los beneficiarios catalogados como clientes con el lleno total de la informacin en lo referente a sus datos bsicos, direccin de despachos, condiciones de pago, aspectos relativos al crdito, etc.

La ubicacin de estos programas se puede visualizar en el siguiente men

Al ingresar al programa de Actualiza Clientes el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Datos bsicos del beneficiario:

Datos bsicos del cliente:

Explicacin de los campos en la creacin de clientes:

Datos bsicos del beneficiario:

Cdigo del beneficiario:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual s identificar el beneficiario (persona natural o jurdica) en el sistema. Normalmente se utiliza el nmero de cdula o NIT, debido a que ste es nico y brinda la seguridad de no repetirse.

Fecha de Ingreso:

Campo numrico en formato AA/MM/DD. Es utilizada por el sistema para asignar la fecha de ingreso del beneficiario a la base de datos.

Nombre y razn social:

Cdigo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona natural o jurdica que se est creando. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por apellido nombre.

Tipo de identificacin:

Campo alfanumrico con 5 posibles valores:

N= Nit: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un nmero de NIT. Es una persona jurdica.

C= Cdula: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de cdula. Es una persona natural del pas.

T= T.I: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de tarjeta de identidad. Es una persona natural del pas y menor de edad.

E= Extranjera: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de cdula de otro pas. Es una persona natural de otro pas..

O= Otros: Identifica que el tipo de identificacin del beneficiario que se est actualizando no corresponde a ninguno de los 4 anteriores.

Nmero de identificacin:

Campo alfanumrico de 11 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero de documento de acuerdo con el tipo de identificacin seleccionado.

Direccin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o direccin del beneficiario.

Barrio:

Campo alfanumrico de 12 posiciones: Se utiliza para registrar el nombre del Barrio donde reside el beneficiario.

Ciudad:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se registra el nombre de la ciudad.

Departamento/ Estado:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del departamento o estado.

Pas:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del pas.

Apartado Areo:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero del apartado areo.

Telfono:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar los nmeros telefnicos del beneficiario. Ejemplo: 6671225-26-33 4461269 4452489.

Fax:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para el nmero de fax.

Contacto:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para identificar el nombre del funcionario que sirve como contacto.

Sector:

Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del catalogo de sectores al que se va a asociar al beneficiario.

Estado:

Campo numrico con 3 posibles valores:

0= Activo: Indicador asignado automticamente al crear un beneficiario. Es el estado normal de ste.

B= Bloqueado por Cartera: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir la captura de transacciones de ventas para un beneficiario en particular.

X= inactivo: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir el uso total de transacciones para un beneficiario.

Reg. Simplificado:


0= No: Indica que el beneficiario no es de rgimen simplificado.

1= S: Indica que el beneficiario es de rgimen simplificado.

Liquida Rtefte:


0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisiona retencin en la fuente en los documentos que emite.

1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisiona retencin en la fuente en los documentos que emite.

2= Autoret.: Indica que el beneficiario es Autoretenedor.

Liquida ICA:


0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisiona ICA en los documentos que emite.

1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisiona ICA en los documentos que emite.

Cdigo de ICCA:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se solicita cuando en el parmetro anterior se ha sealado 1= Si liquida ICA. Se debe digitar aqu el cdigo de la tabla de retencin por ICA previamente catalogado, correspondiente a la actividad del beneficiario.

Retenedor de IVA:


0= No: Indica que el beneficiario no es retenedor de IVA.

1= S: Indica que el beneficiario S es retenedor de IVA.

2= Exento: Indica que el beneficiario es exento de este gravamen.

Clasificacin:

Capo numrico de un carcter. Se utiliza para clasificar el tipo de beneficiario entre 8 diferentes tipos de beneficiarios a saber: Proveedor, Cliente, Empleado, Acreedor, Accionista, Interno, Exterior, Otros. Se debe asociar el beneficiario como mnimo a un tipo de clasificacin, para lo cual se debe escoger entre las opciones 0=No: indica que no se desea clasificar y 1= Si: indica que se desea clasificar.

Datos bsicos del Cliente:

Direccin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o direccin de despacho del cliente.

Ciudad:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar la ciudad de despacho del cliente.

Comisin por distribucin:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el porcentaje de comisin que ganar un cliente especfico por distribucin sobre la lista de precios. Por ejemplo, si el precio de un producto es $ 1000,00 y el % de comisin por distribucin es 5,00%, al reportar la venta del producto el sistema excluir en forma automtica el valor de este porcentaje, de tal forma que el valor a liquidar es $ 950,00.

Condicin de pago:

Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres corresponden a los das promedio de pago del cliente. Por ejemplo 030. Los 2 siguientes caracteres corresponden al % de descuento financiero otorgado al cliente: Por ejemplo 05 para indicar 5%. Los ltimos 3 caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el descuento financiero. Por ejemplo 020. La interpretacin completa del ejemplo 030-05-020 es: Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes de 20 das.

Observacin:

Campo alfanumrico de 5 posiciones. Se utiliza para dejar alguna observacin abreviada en el cliente o en los documentos que se le emitan. Por ejemplo VRCH que significara Vendedor Recoge Cheque.

Das de gracia:

Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia otorgado al cliente.

Descuento global:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para asignar un porcentaje de descuento global que ser sugerido por el sistema en las transacciones de Ventas.

Cupo Asignado:

Campo numrico de 9 enteros. Corresponde al valor del cupo de crdito otorgado al cliente.

Bloquea por cupo:

Campo numrico con 2 posibles valores; slo se utiliza si se tiene activo el mdulo de cartera en el sistema comercial.

0= No: Indica que no se validar el valor de cupo y se podr dar crdito as el cliente no tenga cupo disponible.

1= S: Indica que se va a controlar el valor del cupo al momento de otorgar un crdito.

Bloquea por morosidad:


0= No: Indica que no se validar el estado de morosidad se podr dar crdito as el cliente no este a da.

1= S: Indica que se va a controlar el estado de morosidad y se restringir al momento de otorgar un crdito.

Clasificacin:

Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para clasificar en orden descendente la importancia del cliente.

Lista de precio:

Campo alfanumrico de 3 posiciones (si se usan Listas Extendidas) o de una posicin entre los valores de 1 y 6 (si se usan precios definidos en el catlogo de partes). Corresponde al cdigo de lista de precios al que se desea asociar al cliente.

Lista de Descuentos:

Campo alfanumrico de 2 posiciones (si se usan Listas Extendidas) Corresponde al cdigo de lista de descuentos al que se desea asociar al cliente.

Contacto:

Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y apellidos del representante del cliente.

Cdigo de moneda:

Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de monedas extranjeras para los clientes a los cuales se les facture con esta condicin. Si es nacional se digita para indicar que la moneda es Nacional o Corriente.

Zona / Subzona:

Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno. Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / Subzona al cual se desea asociar al cliente.

Ruta:

Campo alfanumrico de 3 posiciones. Corresponde al cdigo del catlogo de ruta al cual se desea asociar al cliente.

Orden:

Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el orden de visita al cliente dentro de la ruta.

Vendedor:

Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del vendedor definido en el catlogo de vendedores, al cual se desea asociar el beneficiario.

Actualiza Sucursales

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear las sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes con el lleno total de la informacin en lo referente a sus datos bsicos, direccin de despachos, condiciones de pago, aspectos relativos al crdito, etc.

La ubicacin de estos programas se puede visualizar en el siguiente men

Al ingresar al programa de Actualiza Sucursales el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Datos bsicos de la sucursal:

Explicacin de los campos en la creacin de sucursales:

Datos bsicos de la sucursal:

Cdigo del cliente:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de beneficiario al cual se le desea crear sucursales.

Cdigo de Sucursal:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de la sucursal. Se debe crear un cdigo para la principal y uno para cada una de las sucursales del cliente.

Nombre y razn social:

Cdigo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona natural o jurdica que se est creando. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por apellido nombre, ms sucursal.

Contacto:


Direccin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o direccin de la sucursal.

Barrio:

Campo alfanumrico de 12 posiciones: Se utiliza para registrar el nombre del Barrio donde reside el beneficiario.

Ciudad:


Departamento/ Estado:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del departamento o estado.

Pas:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del pas.

Apartado Areo:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero del apartado areo.

Telfono:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar los nmeros telefnicos del beneficiario. Ejemplo: 6671225-26-33 4461269 4452489.

Fax:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para el nmero de fax.

Liquida ICA:


0= No: Indica que la sucursal del beneficiario no liquida ni provisiona ICA en los documentos que emite.

1= S: Indica que la sucursal del beneficiario S liquida o provisiona ICA en los documentos que emite.

Cdigo de ICCA:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se solicita cuando en el parmetro anterior se ha sealado 1= Si liquida ICA. Se debe digitar aqu el cdigo de la tabla de retencin por ICA previamente catalogado, correspondiente a la actividad del beneficiario.

Direccin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o direccin de despachos de la sucursal del beneficiario.

Ciudad:


Contacto:


Zona / Subzona:

Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno. Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / Subzona al cual se desea asociar a la sucursal del cliente.

Ruta:

Campo alfanumrico de 3 posiciones. Corresponde al cdigo del catlogo de ruta al cual se desea asociar la sucursal del cliente.

Orden:

Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el orden de visita al cliente dentro de la ruta.

Lista de precio:

Campo alfanumrico de 3 posiciones (si se usan Listas Extendidas) o de una posicin entre los valores de 1 y 6 (si se usan precios definidos en el catlogo de partes). Corresponde al cdigo de lista de precios al que se desea asociar la sucursal del cliente.


Campo alfanumrico de 2 posiciones (si se usan Listas Extendidas) Corresponde al cdigo de lista de descuentos al que se desea asociar la sucursal del cliente.

Comisin por distribucin:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el porcentaje de comisin que ganar un cliente especfico por distribucin sobre la lista de precios. Por ejemplo, si el precio de un producto es $ 1000,00 y el % de comisin por distribucin es 5,00%, al reportar la venta del producto el sistema excluir en forma automtica el valor de este porcentaje, de tal forma que el valor a liquidar es $ 950,00.

Cupo Asignado:

Campo numrico de 9 enteros. Corresponde al valor del cupo de crdito otorgado al cliente.

Bloquea por cupo:


0= No: Indica que no se validar el valor de cupo y se podr dar crdito as el cliente no tenga cupo disponible.

1= S: Indica que se va a controlar el valor del cupo al momento de otorgar un crdito.

Bloquea por morosidad:


0= No: Indica que no se validar el estado de morosidad se podr dar crdito as el cliente no este a da.

1= S: Indica que se va a controlar el estado de morosidad y se restringir al momento de otorgar un crdito.

Consulta de Listas de Precios

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las listas de precios actualizadas (1 a 6) al momento de crear las partes de inventario.

La ubicacin de este programa se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar al programa de Consulta el usuario deber seleccionar el ordenamiento de la consulta, si de sea visualizar adems de los precios las existencias, en cuyo caso afirmativo deber especificar el cdigo de la bodega, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Una vez hecha la seleccin, se despliega la informacin en forma detallada por cada cdigo de parte, como se puede visualizar en el siguiente formato:

Listados de Precios

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario genera reportes de las listas de precios creadas en la actualizacin de las partes de inventario. El sistema tiene la opcin de generar los reportes por diferentes pticas y ordenamientos: por cdigo de parte, por grupo de inventarios, por cdigo de caracterstica, por cdigo de lnea.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin de este grupo de programas:

Al ingresar por las opciones 2,3,4 o 5 correspondientes a los listados por parte, grupo, caracterstica y lnea, el usuario deber seleccionar el tipo de informacin y ordenamiento del reporte, como se presenta en el siguiente ejemplo de listado por grupos:

La descripcin de la lista puede ser modificada, de tal forma que el usuario visualice en el reporte el nombre de lista que desee.

Generacin automtica por Grupo/Parte

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer un recalculo automtico de las listas de precios creadas al momento de actualizar las partes de inventario. El usuario tiene la opcin de seleccionar la base que desea tomar para el calculo del nuevo precio entre las variables de una lista de precios existente, el costo promedio del inventario, el costo estndar de la parte, el ltimo costo o el precio base. Igualmente puede definir el porcentaje de incremento o disminucin para el nuevo precio con respecto a la base seleccionada.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin de este programa en el sistema:

Al ingresar a la opcin 6 de Gener. Automat. Por Grupo/Parte se debe diligenciar algunos campos, como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

Cuando el calculo se hace con base en una lista de precios existente, se debe informar adems cual es el nmero de lista. Cuando el calculo se desea hacer con base en costo promedio o ultimo costo, se debe informar el cdigo de bodega sobre el cual se desea tomar los valores de costos. Cuando el calculo se desea hacer con base en precio base, se debe informar si el nuevo precio incluye o no el Iva.

Explicacin de los campos de Generacin Automtica de precios:

Calcula precio con base en:

Campo con 5 posibles valores:

0= Lista de precio: Se utiliza para hacer la seleccin de un nuevo precio con base en una lista existente.

1= Costo promedio: Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el costo promedio actual de las partes de inventario, en una bodega especfica.

Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el costo estndar de cada parte de inventarios.

3= Ultimo costo: Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el ultimo costo de las partes de inventario, en una bodega especfica.

4= Precio base: Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el precio base informado al reportar los precios de venta en la actualizacin de partes.

Cdigo de Grupo:

Este campo se presenta variablemente en grupo, caracterstica, lnea o parte, dependiendo de la opcin de seleccin del reporte. Se utiliza para hacer el ordenamiento principal del reporte.

Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega sobre la cual se desea tomar la base de costos por parte, cuando la seleccin ha sido 1 3.

Lista de precio:

Corresponde al nmero de lista de precio que se desea actualizar.

Porcentaje (%):

Corresponde al porcentaje con respecto a la base, en el cual se desea modificar la lista. Cuando el porcentaje es 100% el nuevo precio ser igual al valor de la base. Si se desea hacer un incremento por ejemplo del 10% sobre la base, el porcentaje deber ser 110%.

Excluye sobreprecio del costo:

Se utiliza para definir el comportamiento del costo, cuando las partes de inventarios utilizan esta variable.

Opcin de redondeo:

Se utiliza para definir si el nuevo precio a calcular se desea hacer con centavos (decimales) o en nmeros enteros.

Lista de precio redondeada a:

Se utiliza cuando la opcin de redondeo es a pesos. Se debe indicar aqu si se desea redondear a 1 peso, o a 10, o 100, etc.

Listados especiales de precios:

Cuando los usuarios tienen formatos de listas de precios especiales, se contrata la elaboracin de un formato especial para cada caso. Este formato es un programa hecho a la medida de las necesidades del cliente, y dependiendo de su complejidad se tarifa. El usuario debe seleccionar en esta opcin (9 Listados Especiales) el nmero de formato que corresponda y diligenciar los datos requeridos.

Listas de precios extendidas

El objetivo de este grupo de programas, es dar una herramienta a los usuarios que tienen un nivel mayor de complejidad en el manejo de las listas de precios. Esta modalidad permite el manejo ilimitado de nmero de listas de precios, cada una de las cuales maneja fechas de vigencia para cada parte de inventarios, que entran a operar en el sistema automticamente dependiendo de la fecha del computador.

Esto implica que el usuario puede modificar con antelacin los precios de venta, sin causar traumas sobre las transacciones de venta actuales. Para hacer uso de esta modalidad de manejo de listas de precios, se debe indicar en los parmetros de configuracin del sistema relativos a facturacin que se utilizaran listas extendidas. Esto se puede hacer con base en un parmetro definido para ello.

En el siguiente men se puede visualiza la ubicacin de estos programas en la aplicacin:

Actualiza L.P. Encabezado

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar los cdigos y nombres de las listas de precios extendidas. Estas se componen de dos datos bsicos a saber:

Lista de precios:

Campo alfanumrico de 3 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de la lista de precios.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la lista de precios.

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos explicados que deben diligenciarse:

Actualiza L.P. Detalle

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar los precios de venta para cada parte de inventarios vendible, en cada una de las listas de precios extendidas.

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos que el usuario deber diligenciar para hacer la actualizacin detallada de las listas de precios extendidas:

Explicacin de los campos de Detalle de Listas de Precios extendidas:

Lista de precios:

Corresponde al cdigo de la lista de precios extendida que se desea actualizar.

Cdigo de parte:

Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea actualizar el precio de venta en la lista de precios extendida.

Fecha de vigencia:

Corresponde a la fecha en formato de ao/ mes/ da, a partir de la cual entra en vigencia el precio actualizado.

Precio x Unidad:

Corresponde al precio de venta que se desea actualizar. Cuando la parte de inventarios maneja adems una unidad de presentacin (adicional a la de inventarios) se deber reportar el precio por cada una de estas.

Iva incluido:

Capo con dos posibles valores para indicar cuando la parte de inventarios es gravada, si el impuesto de Iva est incluido o no en el precio actualizado.

Generacin automtica de L.P.

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar en una forma ms gil y rpida las listas de precios extendidas, utilizando una base para el calculo del nuevo precio, la cual puede seleccionarse entre una lista de precios existente, el costo promedio de los inventarios, el costo estndar o el ltimo costo.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin del programa en el sistema:

Al ingresar por la opcin 4 de Generacin automtica L.P. el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la generacin automtica de listas de precios extendidas:

Lista de precio a generar:

Corresponde al cdigo de lista de precio extendida que se desea actualizar.

Fecha de vigencia a generar:

Corresponde a la fecha a partir de la cual entrar en vigencia el nuevo precio calculado en este proceso.

Calcula precio con base en:


0= Lista de precio: Se utiliza para hacer la seleccin de un nuevo precio con base en una lista existente.

1= Costo promedio: Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el costo promedio actual de las partes de inventario, en una bodega especfica.

2= Costo estndar:

Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el costo estndar de cada parte de inventarios.

3= Ultimo costo: Se utiliza para indicar que la base se debe calcular sobre el ultimo costo de las partes de inventario, en una bodega especfica.

Lista de precio:

Corresponde al nmero de lista de precio que se desea actualizar.

Fecha de vigencia a tomar:

Se utiliza para identificar el precio que est vigente en una fecha determinada y que ser utilizado como base para el calculo del nuevo precio.

Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega sobre la cual se desea tomar la base de costos por parte, cuando la seleccin ha sido 1 3.

Cdigo de Grupo:

Corresponde al cdigo de grupo de partes del cual se desea hacer el recalculo automtico de precios.

Caracterstica:

Corresponde al cdigo de caracterstica del cual se desea hacer el recalculo automtico de precios. Este se puede utilizar en forma combinada con el anterior.

Porcentaje (%):

Corresponde al porcentaje con respecto a la base, en el cual se desea modificar la lista. Cuando el porcentaje es 100% el nuevo precio ser igual al valor de la base. Si se desea hacer un incremento por ejemplo del 10% sobre la base, el porcentaje deber ser 110%.

Opcin de redondeo:

Se utiliza para definir si el nuevo precio a calcular se desea hacer con centavos (decimales) o en nmeros enteros.

Incluye Iva en nuevo precio:

Se utiliza para definir si el nuevo precio calculado incluye el valor de impuesto de Iva o no.

Lista de precio redondeada a:

Se utiliza cuando la opcin de redondeo es a pesos. Se debe indicar aqu si se desea redondear a 1 peso, o a 10, o 100, etc.

Consulta de lista de precios extendidas

El objetivo de este programa es permitirle al usuario hacer una consulta en pantalla de los precios de venta vigentes en una lista de precios, para todas o una parte de inventario en particular.

En el siguiente men se visualiza la ubicacin de este programa:

Cuando el usuario selecciona la opcin 5 de Consulta deber seleccionar el cdigo de lista que desea consultar; si desea hacer una consulta de una parte especfica deber indicar su cdigo o dar para visualizarlas todas.

En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de la consulta:

Listados de precios de listas extendidas

El objetivo de estos programas es permitir al usuario generar los reportes con la informacin detallada de las listas de precios extendidas.

Al ingresar a la opcin de Listado el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar a la opcin de Listado Columnario el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla:

Listas de Descuentos

El objetivo de estos programas es permitir al usuario definir, en trminos de listas o tablas, los diferentes porcentajes descuentos que se otorgue a los clientes condicionados a la cantidad de unidades que se est vendiendo. Se busca con ello dar seguridad en las polticas de descuentos haciendo que stos se otorguen automticamente y no a voluntad del vendedor. El sistema brinda la posibilidad de crear la cantidad de tablas o listas que se requiera y asociar stas a los clientes.

Esta modalidad de manejo para los descuentos es utilizada frecuentemente en empresas comercializadoras.

Estos programas se encuentran en el men que se presenta a continuacin:

Actualizacin L.D. Encabezado

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir y/o actualizar los diferentes cdigos de listas de descuentos que va a manejar.

Al ingresar a la opcin de Actualizacin L.D. Encabezado se debe diligenciar los siguientes campos:

Lista de descuentos:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo de la lista de descuentos a actualizar.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Corresponde al nombre o descripcin de la lista de descuentos.

Actualizacin L.D. Detalle

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar las listas de descuentos para cada parte de inventarios.

Al ingresar al programa de Actualizacin L.D. Detalle el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Actualizacin LD de Detalle:


Corresponde al cdigo de lista de descuentos que se desea actualizar.

Cdigo de parte:

Corresponde al cdigo de parte al cual se desea actualizar los descuentos.

Fecha de vigencia:

Fecha en formato de ao/ mes/ da, a partir de la cual entra en vigencia la tabla y condiciones de descuentos que se estn actualizando.

Rango 01 al 05:

Corresponde al nmero de rangos que permite el sistema para condicionar el otorgamiento de descuentos.

Cantidad por Unidad:

Corresponde a la cantidad que se desea condicionar para otorgar el descuento en cada uno de los rangos.

% Descuento:

Corresponde al porcentaje de descuento que se otorga al alcanzar la cantidad de unidades de inventario definida para cada uno de los rangos.

La interpretacin del ejemplo presentado en el formato de pantalla es la siguiente:

Si se venden hasta 10 unidades, el % de descuento a otorgar es 0.00%

Si se venden entre 11 y 50 unidades, el % de descuento ser de 3.00%



Si se venden ms de 200 unidades, el % de descuento ser del 8.00%

Consulta de lista de descuentos

El objetivo de este programa es permitirle al usuario hacer una consulta en pantalla de las listas de descuento vigentes en una lista, para todas o una parte de inventario en particular.

En el siguiente men se visualiza la ubicacin de este programa:

Cuando el usuario selecciona la opcin 9 de Consulta deber seleccionar el cdigo de lista que desea consultar; si desea hacer una consulta de una parte especfica deber indicar su cdigo o dar para visualizarlas todas.

En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de la consulta:

Listados de listas de descuentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con la informacin detallada de las listas de descuentos.

Al ingresar a la opcin de Listado el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en los siguientes formatos de pantalla:

Desconexin de L.P. y L .D.

El objetivo de este programa es permitir hacer una desconexin de la informacin de las listas de precios y/o descuentos ya vencidos. Esta desconexin libera un poco el espacio en disco al disminuir el tamao de los archivos de listas de precios y descuentos.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin de este programa:

Al ingresar pos la opcin B de Desconexin de L.P. y L.D. se deben diligenciar los siguientes campos:

Servicios facturables

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear los cdigos de servicios que adicionalmente a las partes de inventario, requiera facturar. Por ejemplo para los eventos en los cuales se facturan fletes, o mano de obra dentro de una gestin de ventas.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin de este programa:

Al ingresar a la opcin 1 de Actualiza Servicios se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Actualizacin de Servicios

Cdigo de servicio:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual se identificar al servicio en el sistema.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del servicio.

Unidad de medida:

Campo alfanumrico de 6 caracteres. Se utiliza para registrar el nombre de la unidad en la cual se desea medir o facturar el servicio.

Precio unitario:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el valor por unidad de servicio a facturar.

% sobre total factura:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza cuando el servicio corresponde no a un valor especfico sino a un porcentaje sobre el valor de las partes de inventario facturadas. Este campo solo se captura si en el campo anterior de precio unitario se digita lo que significa que el servicio no tiene un valor definido, sino que se factura como un %.

Indicador de Iva:


0= No se factura: Significa que el servicio no genera impuesto de Iva.

1= Se factura y va incorporado en el precio unitario: Significa que el servicio es gravado pero el Iva ya est incluido en el precio unitario registrado.

2= Se factura como un % sobre el precio de venta: Significa que se el servicio es gravado y el Iva se factura en %.

Tasa de Iva:

Corresponde al % del Iva con el cual se grava el servicio. Este campo solo se captura si en el indicador de Iva se a registrado los valores 1 2.

Cdigo de Rtefte Renta:

Corresponde al cdigo del catlogo de retencin en la fuente por renta al cual se desea asociar el cdigo de servicio, afn de que el sistema liquide la retencin al momento de facturar.

Cdigo de Rtefte Iva:

Corresponde al cdigo del catlogo de retencin en la fuente por Iva al cual se desea asociar el cdigo de servicio, afn de que el sistema liquide la retencin al momento de facturar.

Cdigo de Rtefte Ica:

Corresponde al cdigo del catlogo de retencin en la fuente por Ica al cual se desea asociar el cdigo de servicio, afn de que el sistema liquide la retencin al momento de facturar.

Cdigo de Rtefte Gremios:

Corresponde al cdigo de retenciones o aportes a gremios al cual se requiere asociar el cdigo de servicio.

Consulta / listado de Servicios:

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta en pantalla, o generar un reporte con los tems de servios creados.

El siguiente formato de pantalla presenta un ejemplo de la consulta:

Otros Catlogos

Este grupo de catlogos, son complementarios y necesarios para el proceso de facturacin.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin de estos programas en la aplicacin:

Actualiza Tarjetas de Crdito

El objetivo de este catlogo es permitir al usuario actualizar y/o crear los diferentes tipos de tarjetas crdito con los cuales se puede aceptar el pago de un cliente en el momento de hacer el recaudo de una factura cuya modalidad de pago sea esta.

Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Tarjetas de Crdito el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Tarjetas de Crdito:

Cdigo de tarjeta:

Corresponde al cdigo que identificar la tarjeta de crdito que se desea actualizar.

Descripcin:

Corresponde al nombre o descripcin de la entidad / tarjeta.

Tipo de tarjeta:

Capo informativo con 2 posibles valores:

1= Crdito: Significa que la tarjeta que se est actualizando es crdito.

2= Dbito: Significa que la tarjeta que se est actualizando es dbito.

% de comisin:

Campo informativo para registrar el % de comisin que cobra la tarjeta.

Base Liq. Rtefte:

Campo informativo para registrar el % de base de retencin en la fuente de la tarjeta.

% de Rtefte:

Campo informativo para registrar el % de retencin en la fuente por comisin de la tarjeta.

Actualiza Motivos de Devolucin

El objetivo de este catlogo es permitir al usuario tipificar los diferentes motivos por los cuales se harn notas crdito a los clientes por devoluciones. El sistema a partir de este catlogo permite generar reportes estadsticos por cdigo de motivo y cliente de las devoluciones registradas en un rango de tiempo. Este catlogo es exigido al realizar una nota crdito a clientes.

En el siguiente men se puede visualizar la ubicacin del catlogo en el sistema:

Al ingresar a la opcin 4 de Actualiza Motivos de Devolucin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Cdigo:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se utiliza para identificar al motivo en el sistema.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre o descripcin del motivo por el cual se hace devoluciones.

Actualiza Lotes

El objetivo de este catlogo es permitir a los usuarios que lo requieren por las caractersticas de su operacin, agrupar los pedidos de ventas en un lote, hacer la asignacin y remisin de productos, e igualmente facturarlos en la totalidad del lote y no documento a documento. Por ejemplo cuando se requiere clasificar los pedidos que sern asignados y cargados en un vehculo en particular. Esta operacin requiere que todo el proceso de despacho del vehculo, la emisin de la relacin de productos y facturas, y el cuadre final de dineros al regreso del vehculo se haga en forma consolidada e independiente de otros vehculos, por ejemplo bajo un lote que agrupe toda la informacin anterior.

Para hacer uso de esta modalidad de trabajo, es decir, de facturacin por lotes, se debe activar el indicador que esta previamente definido en los parmetros de configuracin del sistema comercial, concretamente en los parmetros de facturacin indicando que se va a facturar por lote.

A partir del momento en que ese indicador este activo, el sistema obliga a que todos los documentos de ventas se asocien y reporten obligatoriamente con un nmero de lote predefinido.

Este catlogo se utiliza para crear estos lotes. La ubicacin de este programa se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar por la opcin 7 de Actualiza Lotes el usuario debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Actualizacin de Lotes

Lote:

Nmero ascendente consecutivo y automtico asignado por el sistema para identificar los lotes.

Fecha:

Campo en formato de ao / mes/ da, para reportar la fecha de apertura y control del lote.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea generar y controlar la informacin de despacho, venta y recaudo del lote.

Observaciones:

Lneas de comentario de libre utilizacin para registrar y matricular la informacin del lote.

Lapso de facturacin:

Corresponde al lapso contable en el cual se desea incluir las facturas generadas en el lote.

Fecha de facturacin:

Corresponde a la fecha con la cual se desea que sean emitidos los documentos de facturas contenidos en el lote.

Consulta / Listado de lotes:

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un reporte de los lotes emitidos y el detalle de los mismos, entre un rango de fechas para una empresa dada.

Las ubicacin de las opciones de consulta y listado de lotes se pueden visualizar en el siguiente men:

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la informacin contenida en la consulta de lotes:

Cierre de lotes

El objetivo de este programa es cerrar aquellos lotes ya liquidados y de los cuales no quedan registros de transacciones pendientes, de tal forma que se garantice la integridad de la informacin que contienen para evitar que se le ingresen ms documentos, o se modifique o retire alguno en particular.

Este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar a la opcin A de Cierre el usuario deber informar el nmero de lote que se desea cerrar. Una vez seleccionado, el sistema despliega la informacin general del mismo, como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Captura de anticipos

El objetivo de este programa es permitir al usuario que maneja anticipos de clientes, y que no tiene activa la en el sistema comercial, reportar y controlar los saldos y abonos a los anticipos.

En la medida que se factura el sistema verifica la existencia de saldos de anticipos por cada cliente. Si estos existen, pregunta si se desea hacer abono aplicacin de ellos y permite aplicar o abonar el saldo de estos en la factura.

La ubicacin del programa de captura de anticipos, bajo la modalidad explicada, se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar a la opcin 1 de Captura Anticipos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en captura de anticipos

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le desea hacer el registro de anticipo recibido.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de sucursal del cliente del cual se ha recibido el anticipo

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa en la cual ha sido recibido y se desea registrar el anticipo.

C.U.:

Corresponde al cdigo del centro de utilidad donde ha sido recibido el anticipo.

Tipo de documento:

Corresponde al tipo de documento que se desea registrar como reporte de recepcin del anticipo.

Nmero de documento:

Corresponde al nmero del documento, normalmente de un RC recibo de caja, con el cual fue ingresado el anticipo.

Valor anticipo:

Corresponde al valor de anticipo que desea reportarse

Saldo aplicado:

Corresponde al valor del saldo del anticipo. Este se actualiza en la medida que se van aplicando abonos en la facturacin.

Gestin de Cotizaciones:

El objetivo de estos programas es brindar una herramienta al usuario para hacer las cotizaciones que los clientes requieran y generar en torno a estas, toda la informacin representada en consultas y reportes que ayudan en la gestin y toma de decisiones.

En el siguiente diagrama se puede visualizar el proceso general de las cotizaciones de acuerdo al modelo presentado por la aplicacin:

Los programas para la gestin y control de cotizaciones se encuentran ubicados en el siguiente men:

Captura de cotizaciones

El objetivo de este programa es permitir al usuario realizar e imprimir las cotizaciones a clientes. El sistema genera de este proceso un documento de cotizacin con un nmero que lo identifica.

Al ingresar a la opcin 1 de Captura Cotizaciones se deben diligenciar los campos que se presentan en los siguientes formatos de pantalla:

Explicacin de los campos de Captura de Cotizaciones:

Datos bsicos de la cotizacin:

Cotizacin:

Nmero consecutivo ascendente asignado automticamente por el sistema. Corresponde al nmero de la cotizacin.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa que esta generando la cotizacin.

Fecha:

Corresponde a la fecha de elaboracin de la cotizacin:

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le elabora la cotizacin.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora la cotizacin.

Fecha de Vencimiento:

Corresponde a la fecha de vencimiento, o de vigencia lmite de la cotizacin.

Descuento Global.

Corresponde al porcentaje de descuento global que se desea otorgar en la cotizacin para la totalidad de partes de inventario cotizadas. Este descuento aqu es informativo y modificable al finalizar la cotizacin.

Moneda:

Corresponde al cdigo de moneda en la que se elabora la cotizacin. 0= Moneda corriente.

Datos de la captura de partes a cotizar:

Parte:

Corresponde al cdigo de parte de inventario que se desea cotizar.

Bodega:

Corresponde a la bodega de donde ser despachada la parte cotizada en el evento de ser aceptada la cotizacin. Este campo se captura adicionalmente para facilitar el proceso de emisin de orden de venta con base en cotizacin, y para poder suministrar al usuario las cantidades cotizadas de cada parte / bodega.

Disponible:

Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est cotizando.

Cantidad cotizada:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin, que se desea cotizar.

Lista:

Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est cotizando.

Precio unitario:

Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de precios seleccionada. Es el precio de cotizacin. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.

Dcto.

Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una de las partes de inventario. Normalmente el sistema salda de la cantidad al campo de observacin; si el usuario desea capturar % de descuento para una parte especfica, podr hacerlo digitando la tecla para retornar al campo de Descuento.

Iva:

Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.

Sobreprecio:

Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aqu el valor de este, el cual se suma al precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.

Total:

Corresponde al valor total de la parte que se est cotizando. Es el precio unitario + los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad cotizada.

Observacin:

Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observacin a la parte que se esta capturando.

Nota:

En la captura de partes el sistema brinda ayudas en lnea representadas en el manejo de las siguientes teclas de funcin:

Con la tecla , se puede invocar la consulta sobre el catlogo de partes y escoger el tem a cotizar.

Como complemento a la funcin anterior, con la tecla de , se puede ampliar la consulta a nivel de parte y precio.

Retirar tems de la cotizacin que se est realizando.

Consulta de los tems cotizados hasta el momento en este documento.

Datos Finales del documento:

Descuento Global.

Corresponde al porcentaje de descuento global que se desea otorgar en la cotizacin para la totalidad de partes de inventario cotizadas.

Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la cotizacin.

Direccin de despacho:

Corresponde a los datos de direccin y ciudadde despacho.

Forma de pago:

Campo con dos posibles valores:

0= Contado: Significa que las condiciones de la cotizacin son pago de contado.

1= Crdito: Significa que las condiciones de la cotizacin son pago a crdito, lo que significa que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.

Nmero de cuotas:

Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito.

Das de gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia que se otorga.

Das entre cuotas:

Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01, son los das de vencimiento.

Los siguientes campos corresponden al % y nmero de das del descuento financiero.

Cuando no hay ms partes para registrar, se pulsa en el cdigo de tem para iniciar la parte final de la cotizacin. Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir la cotizacin y en el evento en que el cliente acepte las condiciones de la cotizacin, es posible de una vez generar una orden de venta.

Modificacin / Retiro

El objetivo de este programa es brindar al usuario la posibilidad de modificar todos los datos capturados en la cotizacin, o retirar registros de una cotizacin o la totalidad de esta.

El retiro de la cotizacin se debe hacer por cada registro o parte de inventarios que la componen. Si se desea reversar todo el documento, se recomienda darla por cumplida.

En el siguiente men se puede visualizar la ruta de acceso a este programa:

Al ingresar por la opcin 2 Modificacin / Retiro el usuario deber reportar el nmero de la cotizacin y definir si se desea modificar el documento o hacer un retiro de registros. Los datos que se despliegan son los mismos presentados en la captura del documento. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de modificacin de una cotizacin:

Descripcin a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Estas se deben actualizar en el momento de capturar registros, es decir, de capturar un cdigo de no stock en el documento que se est elaborando. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.

Generacin de Ordenes de Venta

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar pedidos de venta con base en las cotizaciones realizadas, una vez son aprobadas o aceptadas por el cliente.


Al ingresar por la opcin 4 Generacin de OVs el usuario deber digitar el nmero de cotizacin y diligenciar los siguientes campos referentes al pedido de venta a generar:

Explicacin de los campos en la generacin de Orden de venta

Cotizacin:

Corresponde al nmero de la cotizacin de la cual se desea convertir en un pedido de venta

Lote a generar:

Este campo tiene dos comportamientos. Si se est trabajando en una modalidad de facturacin por lote, es decir, se tiene activado el indicador de lote en los parmetros de facturacin, se deber capturar el nmero de lote donde ser registrado el pedido de ventas. Si no se est utilizando este parmetro, el sistema sugiere la fecha, pero el usuario puede hacer libre uso de este campo, a manera de una referencia.

C.U.:

Corresponde al cdigo de centro de utilidad por el cual ser generada la orden o pedido de venta.

OV a generar:

Corresponde al tipo y nmero del documento de orden o pedido de venta que se desea generar.

Fecha:

Corresponde a la fecha con la que se desea generar la orden de venta.

OC Nmero:

Corresponde al nmero de la orden de compra del cliente.

F_ Entrega:

Corresponde a la fecha de entrega de la orden de venta.

Concepto:

Corresponde al cdigo del concepto de venta por el cual se desea registrar la venta.

Dar por cumplida una cotizacin

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplidas, es decir, no pendientes las cotizaciones de venta a clientes de acuerdo a la necesidad.

La ruta de acceso a este programa, se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar por la opcin 5 de Dar por cumplida una Cotizacin el usuario deber indicar el nmero de la cotizacin y el sistema la cerrar automticamente, as:

Desconexin de cotizaciones

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos documentos ya gestionados y/o tramitados, o simplemente dados por cumplidos que ya no se requiere.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

El sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario las caractersticas del proceso:

Impresin de documentos:

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir una o varias cotizaciones, para lo cual debe diligenciar el siguiente formato de pantalla:

Consultas / Listados de cotizaciones:

El objetivo de este grupo de programas es brindar al usuario la posibilidad de hacer consultas o generar reportes de la gestin y estado de las cotizaciones. El sistema permite la seleccin de informacin por diversas pticas dependiendo de la necesidad:

Por nmero de documento: Ordena la informacin por nmero de documento en forma descendente, entre un rango de fechas seleccionado y un estado de cotizaciones pendientes o cumplidas.

Por cliente: Ordena la informacin por cdigo de cliente entre un rango de fechas seleccionado y un estado de cotizaciones pendientes o cumplidas.

Por parte: Ordena la informacin por nmero cdigo de parte en forma descendente, clasificada por cdigo de parte, por grupo / parte o por caracterstica / parte, entre un rango de fechas seleccionado y un estado de cotizaciones pendientes o cumplidas.

Por vendedor / Zona / Sector: Ordena la informacin por cdigo de vendedor, o por zona / subzona, o por sector entre un rango de fechas seleccionado y un estado de cotizaciones pendientes o cumplidas.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente men:

En los siguientes formatos de pantalla, se presenta un ejemplo de la captura y seleccin de la informacin, as como los datos que presenta el sistema:

Pantalla 1.

Pantalla 2.

Pantalla 3.

Pantalla 4.

Pantalla 5.

Anlisis de vencimiento de cotizaciones

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe de las cotizaciones una fecha determinada. El sistema brinda la opcin de seleccionar la informacin por estados de vencidas, corrientes (vigentes), o todas.


Al ingresar a la opcin 7 de Anlisis de vencimiento de cotizaciones el usuario deber seleccionar la informacin que requiere, de acuerdo al siguiente formato de pantalla:

Ordenes de venta

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario registrar y controlar la informacin de ordenes de venta. El sistema presenta dos alternativas de captura de ordenes de venta, una denominada captura sin asignacin en la cual se captura el pedido sin afectar los inventarios, y la segunda, en la cual se hace una captura con asignacin de inventarios, es decir, afecta el disponible de estos.

En el siguiente diagrama se presenta un bosquejo general del proceso de captura de pedidos:

Modalidad 3: VENTAS BAJO PEDIDO

La ruta de acceso a los programas para la captura de ordenes de venta se puede visualizar en el siguiente men:

Algunas compaas, particularmente en el sector de la distribucin o comercializacin de productos de consumo masivo, tienen la variable de trabajar con grupos de pedidos o lotes. El sistema permite a este tipo de usuarios hacer captura de los pedidos, asignndolos a lotes los cuales pueden ser utilizados como bloques de manejo de informacin para por ejemplo asignar los stock de inventarios, generar las ordenes de despacho, remisiones y hasta facturar por lote.. En los siguientes diagramas se presenta una idea ms grfica de este proceso:

Ventas bajo pedido con facturacin por lotes ( distribuidores)

Campo de aplicacin

Empresas distribuidoras en las que el nico contacto con el cliente es el representante de ventas que permanentemente est haciendo correras por las diferentes zonas. Como consecuencia de sta labor diariamente estn llegando grandes volmenes de pedidos, los cuales al final de la jornada, deben estar debidamente remisionadas, facturadas y colocada en los carros de los despachadores.

En esta modalidad hay un aprovechamiento adicional de la informacin en el sentido de que utilizando la misma informacin se obtienen por el sistema los siguientes documentos y reportes:

Orden de cargue por cada bodega:

Este listado contiene los totales por producto para evitar dobles recorridos por parte de la persona encargada de alistar la mercanca de la bodega a los carros despachadores.

Planilla de entrega:

Este listado contiene la discriminacin de las cantidades a entregar a cada cliente, y permite que el representante de la empresa anote la informacin de los recaudos, para el cuadre al final del da, teniendo en cuenta las situaciones de no entrega, o bien sea por ausencia del cliente o por devoluciones de mercanca.

Diagrama explicativo de las Ventas bajo pedido con facturacin por lotes

Nota:

Se debe tener en cuenta que as se hagan las entradas de almacn, para garantizar el stock suficiente, si no se realiza la asignacin masiva de stock se puede dar el caso que al no estar comprometida la existencia con un pedido, el inventario sigue intacto, y por lo tanto, se comprometan estos stock con otras transacciones de ventas ms recientes.

Captura con asignacin

El objetivo de este programa es permitir capturar y/o actualizar ordenes de venta afectando de una vez la disponibilidad de inventarios, es decir, asignando los stock a medida que se capturan los pedidos de venta.


Al ingresar por la opcin 1 de Captura con Asignacin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la captura con asignacin

Lote:

Corresponde al nmero de lote cuando se trabaja bajo la modalidad de facturacin por lote, o una referencia que el usuario puede capturar cuando la modalidad de facturacin es normal.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se esta capturando la orden de venta.

C.u.:

Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se esta capturando la orden de venta.

O.V. Nmero:

Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la grabacin de las ordenes de venta. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere captura una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del documento que ste manejara el consecutivo manual y automtico.

Fecha:

Corresponde a la fecha de elaboracin de la orden de venta.

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le elabora la orden de venta.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora la orden de venta.

En este punto el sistema despliega los datos bsicos del cliente / sucursal con el fin de que el usuario los detalle y verifique que se esta capturando el cliente correcto.

Observacin:

Campo alfanumrico de 5 caracteres. Se utiliza para dejar huella de alguna observacin abreviada que se desea imprimir en la orden de venta, por ejemplo, o en la factura.

Forma de pago:


0= Contado: Significa que las condiciones de la orden de venta son pago de contado.

1= Crdito: Significa que las condiciones de la orden de venta son pago a crdito, lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.

2= Cheque posfechado: Significa que la condicin es de pago con cheque posfechado. Cuando el mdulo ce cartera est activo en el sistema comercial, esta modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja provisional por recepcin de cheques posfechados o anticipos.

En este punto el sistema despliega en el formato de pantalla, la informacin del estado de cuenta del cliente, presentando el valor del cupo, cartera corriente y vencida, valores asignados en ordenes de venta y remisiones pendientes de factura, cupo disponible y los estados de los indicadores de control de cupo, mora y cheques devueltos.

Nmero de cuotas:

Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito cuando se ha seleccionado una forma de pago 1= crdito.

Das de gracia:


Das entre cuotas:

Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los das 030, quiere decir que la factura se vende en 30 das.


Orden de compra:

Corresponde al nmero de orden de compra del cliente.

Parte:

Corresponde al cdigo de parte de inventario que se desea capturar.

Cpto.:

Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea facturar.

Bodega:

Corresponde a la bodega de donde ser despachada la parte que se est capturando.

Disponible:

Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est cotizando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.

Cantidad pedida:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin pedidas.

Cantidad asignada:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se desea comprometer o asignar en el pedido.

Lista:

Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est capturando la orden de venta.

Precio unitario:

Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.

Dcto.

Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una de las partes de inventario.

Iva:


Sobreprecio:


Total:

Corresponde al valor total de la parte que se est cotizando. Es el precio unitario + los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad asignada.

Fecha de entrega:

Corresponde a la fecha en la cual se debe entregar la parte de inventarios capturada.

Observacin:


Nota:


Con la tecla , se puede invocar la consulta sobre el catlogo de partes y seleccionar la parte deseada.

Consulta el catlogo de partes y un precios de una lista especifica.

Retirar tems de la orden de venta que se est realizando.

Consulta de los tems capturados hasta el momento en este documento.Cuando no hay ms partes para registrar, se pulsa en el cdigo de tem para iniciar la parte final de la orden de venta. Descuento Global.

Corresponde al porcentaje de descuento global que se desea otorgar en la orden de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.

Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la orden de venta.



Observaciones:

Corresponde a 5 lneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios observaciones de la orden de venta.

Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir la orden de venta.

Al final de la captura el sistema pregunta si se desea genera una remisin o facturar de una vez. En el evento en que se tome alguna de estas dos alternativas, se deber reportar el tipo y nmero de documento a genera, la fecha y los datos adicionales requeridos.

Captura sin asignacin

El objetivo de este programa es permitir capturar y/o actualizar ordenes de venta sin afectar la disponibilidad de inventarios, es decir, solamente capturando los datos del pedido pero no se comprometen los stock de los inventarios.


Al ingresar por la opcin 2 de Captura sin Asignacin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la captura sin asignacin

Lote:

Corresponde al nmero de lote cuando se trabaja bajo la modalidad de facturacin por lote, o una referencia que el usuario puede capturar cuando la modalidad de facturacin es normal.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se esta capturando la orden de venta.

C.u.:

Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se esta capturando la orden de venta.

O.V. Nmero:

Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la grabacin de las ordenes de venta. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere captura una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del documento que ste manejara el consecutivo manual y automtico.

Fecha:

Corresponde a la fecha de elaboracin de la orden de venta.

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le elabora la orden de venta.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora la orden de venta.

En este punto el sistema despliega los datos bsicos del cliente / sucursal con el fin de que el usuario los detalle y verifique que se esta capturando el cliente correcto.

Observacin:

Campo alfanumrico de 5 caracteres. Se utiliza para dejar huella de alguna observacin abreviada que se desea imprimir en la orden de venta, por ejemplo, o en la factura.

Forma de pago:


0= Contado: Significa que las condiciones de la orden de venta son pago de contado.

1= Crdito: Significa que las condiciones de la orden de venta son pago a crdito, lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.

2= Cheque posfechado: Significa que la condicin es de pago con cheque posfechado. Cuando el mdulo ce cartera est activo en el sistema comercial, esta modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja provisional por recepcin de cheques posfechados o anticipos.

En este punto el sistema despliega en el formato de pantalla, la informacin del estado de cuenta del cliente, presentando el valor del cupo, cartera corriente y vencida, valores asignados en ordenes de venta y remisiones pendientes de factura, cupo disponible y los estados de los indicadores de control de cupo, mora y cheques devueltos.

Nmero de cuotas:

Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito cuando se ha seleccionado una forma de pago 1= crdito.

Das de gracia:


Das entre cuotas:

Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los das 030, quiere decir que la factura se vende en 30 das.


Orden de compra:

Corresponde al nmero de orden de compra del cliente.

Parte:

Corresponde al cdigo de parte de inventario que se desea capturar.

Cpto.:

Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea facturar.

Bodega:

Corresponde a la bodega de donde ser despachada la parte que se est capturando.

Disponible:

Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est cotizando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.

Cantidad pedida:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin pedidas.

Lista:

Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est capturando la orden de venta.

Precio unitario:

Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.

Dcto.

Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una de las partes de inventario.

Iva:


Sobreprecio:


Total:

Corresponde al valor total de la parte que se est cotizando. Es el precio unitario + los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad asignada.

Fecha de entrega:

Corresponde a la fecha en la cual se debe entregar la parte de inventarios capturada.

Observacin:


Nota:


Con la tecla , se puede invocar la consulta sobre el catlogo de partes y seleccionar la parte deseada.

Consulta en el documento las partes y precios capturados.

Retirar tems de la orden de venta que se est realizando.

Consulta de los tems cotizados hasta el momento en este documento.Cuando no hay ms partes para registrar, se pulsa en el cdigo de tem para iniciar la parte final de la orden de venta. Descuento Global.

Corresponde al porcentaje de descuento global que se desea otorgar en la orden de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.

Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la orden de venta.



Observaciones:

Corresponde a 5 lneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios observaciones de la orden de venta.

Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir la orden de venta.

Asignacin de OVs a lotes

El objetivo de este programa es asignar o reasignar una orden de venta a un nmero de lote. Esta seleccin se puede hacer en forma directa capturando el nmero de lote o entre un rango de fechas, hacer una seleccin por cdigo de zona- subzona, a un vendedor, a una ruta o un nmero de lote global.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men

Al ingresar a la opcin 3 de Asignacin de OVs a lotes el usuario deber registrar y seleccionar la asignacin entre las opciones y campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla.

Modificacin de ordenes de venta

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar la informacin capturara en una orden de venta en particular. El sistema permite modificar los campos de nmero de lote, observacin, forma de pago, vendedor, orden de compra, cantidad pedida por cada parte de inventario, cantidad asignada por cada parte de inventario, fecha de entrega, observacin por parte, % descuento global, direccin de despacho y observaciones del documento.


En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de la modificacin de registros de una orden de venta:

Anulacin de OVs

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular la totalidad de registros capturados en un documento, concretamente en una orden de venta en particular.

El acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

El proceso de anulacin reversa la totalidad de las transacciones capturadas en un documento, y no se permite volver a utilizar la numeracin afectada.

Al ingresar a la opcin 5 de Anulacin el usuario deber especificar el cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de documento a anular. En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de la anulacin de una orden de venta:

Descripcin a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar lneas de descripcin a las partes de inventario creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Estas se deben actualizar en el momento de capturar registros, es decir, de capturar un cdigo de no stock en el documento que se est elaborando. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.

Dar por cumplida una O.V.

El objetivo de este programa es permitir al usuario cerrar o dar por cumplidas las ordenes de venta que ya no se requiere dejar pendientes. El sistema brinda dos posibilidades de cierre: dar por cumplida una orden de venta, o , dar por cumplidas todas las ordenes de venta hasta una fecha determinada.


Al ingresar a la opcin 7 de Dar por Cumplida una O.V. el usuario deber escoger entre las dos opciones presentadas, segn se requiera:

Los campos que se deben diligenciar al ingresar por la opcin 1 de Dar por cumplida una O.V. son el cdigo de la empresa, centro de utilidad y tipo de documento y nmero de OV:

Al ingresar por la opcin 2 de Dar por Cumplidas todas las ordenes de venta hasta una fecha el usuario deber diligenciar los campos de cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo de documento y fecha hasta la cual se desea dar por cumplido:

Desconexin de OVs.

El objetivo de este programa es eliminar o borrar las ordenes de venta que ya han sido cumplidas en el proceso normal o a travs de las opciones de dar por cumplida. Este programa descarga de las bases de datos la informacin que no se requiere, liberando as el espacio de disco duro.


Al ingresar a la opcin 8 de Desconexin de OVs el usuario deber reportar la fecha hasta la cual desea hacer la desconexin, as:

Impresin de documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir las ordenes de venta capturadas, entre un rango de nmeros.

La ubicacin de este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar a la opcin 9 de Impresin de documentos se debe diligenciar los siguientes campos:

Asignacin de Stock Disponible

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario asignar la disponibilidad de los inventarios a las ordenes de venta pendientes. El sistema brinda 3 opciones de asignacin, cada una de las cuales se utiliza dependiendo de la modalidad y caractersticas de asignacin de inventarios de cada empresa.

En el siguiente men se puede visualizar la ruta de acceso a estos programas:

Asignacin a una O.V. especfica

El objetivo de este programa es permitir al usuario asignar los disponibles de inventario a una orden de venta en particular, para posteriormente remisionarla o facturarla.


Al Ingresar por la opcin 1 de Asignacin a una O.V. especfica el usuario deber digitar el cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de la orden de venta a la cual desea asignar disponibles de inventario, as:

El sistema despliega un formato de pantalla con el contenido de la orden de venta seleccionada. El usuario deber seleccionar el nmero de tem del documento que desea asignar y en el evento que se desee asignar todos los tems se debe digitar para todos:

Cuando se selecciona un tem se despliega un formato de pantalla en el cual se presenta el tem con toda la informacin bsica, si el usuario acepta la informacin presentada, el sistema asignar la totalidad de cantidades pendientes para este tem hasta el total de disponibilidad de la parte de inventarios en la bodega que se est trabajando. Si el usuario desea modificar la cantidad a asignar, debe digitar la techa y el cursos se posesionara en la casilla de Cantidad Asignada donde se podr digitar la cantidad deseada igual o menor a la pendiente y siempre y cuando haya disponibilidad de inventarios:

Al final del proceso el sistema pregunta si se desea generar remisin o factura, en cuyo caso el usuario deber reportar la informacin adicional que solicita el sistema respecto al tipo de documento y caractersticas especficas de estos procesos:

A un lote de OVs Proceso 1

El objetivo de este programa es permitir al usuario asignar los disponibles de inventarios a un grupo de ordenes de venta, en forma simultnea. Si el usuario trabaja bajo la modalidad de facturacin por lote, deber reportar el nmero de lote previamente creado en el catlogo respectivo donde han sido grabadas las ordenes de venta que estn pendientes. Si el usuario no trabaja con la modalidad especial de facturacin por lote, puede seleccionar un cdigo de referencia (lote) en especial con el cual haya marcado un grupo de documentos, por ejemplo la fecha, o seleccionar el grupo de pedidos entre un rango de das deseado.


Al ingresar por la opcin 2 de A un lote de OVs Proceso 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Al terminar el proceso de asignacin el sistema pregunta si se desea generar remisiones o facturas de los documentos asignados, en cuyo caso el usuario deber reportar los campos que al respecto solicita el sistema:

A un lote de OVs Proceso 2

El objetivo de este programa es permitir al usuario asignar o desasignar los disponibles de inventarios a un grupo de ordenes de venta y en forma simultnea, dependiendo de la combinacin que resulte de la seleccin que se haga entre las diferentes opciones que brinda el sistema:

Estas opciones son: el cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo de documento, fecha inicial y final; a continuacin se pregunta si se desea asignar por vendedor o por cliente. Cuando la seleccin se hace por vendedor, el sistema permite capturar hasta 10 cdigos de vendedores diferentes, si la seleccin se hace por cliente, se brinda la opcin de despachar a una o todas las sucursales de un cliente escogido. A continuacin se debe seleccionar un cdigo de sector econmico (por vendedor) al cual pertenezcan los clientes deseados, un cdigo de caracterstica de inventarios (por ejemplo un cdigo de coleccin para el sector de confecciones), o todos los sectores, y la ultima opcin de seleccin permite escoger hasta 10 referencias o cdigos de parte.

Con las anteriores opciones de seleccin se puede hacer mltiples asignaciones o desasignaciones de disponibles de tal manera que se cumpla con las necesidades de despacho y facturacin del usuario.


Al ingresar a la opcin 3 de A un lote de OVs Proceso 2 el usuario debe escoger entre las dos siguientes opciones:

Una vez definida la opcin del proceso, por ejemplo al seleccionar la opcin 1 de asignacin, el sistema despliega varios formatos de pantalla que deben ser diligenciados para completar el proceso, como se puede visualizar a continuacin:

Orden de despacho listado 1.

El objetivo de este programa es generar un reporte de despacho ordenado por cliente, con los datos bsicos de ste y el detalle de las ordenes de venta pendientes y las respectivas cantidades asignadas y a despachar por cada orden/ parte de inventario. Igualmente se presentan los precios unitarios y totales del despacho, la cantidad de unidades, el peso de estas y su volumen. Al final del reporte se emite un resumen por parte de las cantidades pedidas y las asignadas para despachar. Estos reportes son de gran utilidad para ayudar en el proceso de organizacin y alistamiento de los tems a despachar.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar a la opcin 4 de Orden de despacho listado 1 el usuario deber informar al sistema el cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de lote. Seguidamente deber seleccionar el ordenamiento del reporte entre las opciones de nmero de orden, zona/ orden, vendedor/orden, ruta/orden, como se puede observar en el siguiente formato de pantalla:

Orden de despacho Listado 2

El objetivo de este reporte es permitir al usuario la obtencin de una orden de despacho con el manejo de extensiones, concretamente 10 columnas con los nmeros 06, 08, 10, 12, 14, 16, 18, 20 y dos ms en blanco para aquellas extensiones no incluidas en los numerales anteriores. Se presenta adems columnas adicionales con la informacin de la cantidad pedida, la despachada y la pendiente y el valor del despacho. Al final del reporte se incluye un resumen por referencia / extensin.

La ruta de acceso a este programa es la siguiente:

Al ingresar por la opcin 5 de Orden de despacho listado 2 el usuario deber diligenciar los campos que se presentan a continuacin:

Orden de despacho listado por ruta

El objetivo de este programa es generar un reporte de despacho ordenado por ruta / cliente / parte. Se presenta la cantidad pedida y asignada a despachar por cada orden / parte de inventarios, y el valor total del despacho. Se busca con ello suministrar un reporte especfico a los usuarios que trabajan las rutas.


Al ingresar a la opcin 6 de Orden de Despacho Lis. Por Ruta el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Consultas / Listados de OVs

El objetivo de este grupo de programas, es permitir al usuario hacer consultas en pantalla o generar reportes de la informacin de las ordenes de venta. El sistema brinda mltiples perspectivas o puntos de vista: Por nmero, por lote, por cliente, por parte, por zona, por vendedor, por ruta, por grupo, por caracterstica, etc. Adicionalmente en cada opcin se brinda la posibilidad de generar todos los documentos o unos en particular, todas las fechas o un rango seleccionado, detallada la informacin o resumida; todas las ordenes o solo las pendientes, o las cumplidas, etec.

Estos programas se pueden encontrar en el siguiente men:

Un ejemplo de consulta por cdigo de parte permite dar una idea grfica ms clara del tipo de seleccin y caractersticas de la informacin de las ordenes, como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

Pantalla de seleccin de la consulta de ordenes por nmero:

Al hacer la seleccin el sistema despliega un nuevo formato de pantalla con la informacin bsica de las ordenes, el usuario podr seleccionar una orden en particular as:

Una vez seleccionada una orden, se presentan los datos bsicos de la orden y se permite continuar avanzando en la consulta y en el detalle de la informacin: si se desea consultar las facturas que haya tenido la orden, se debe seleccionar la tecla de funcin , si se desea conocer los tems de la orden se debe seleccionar , como se puede apreciar en la siguiente pantalla:

Al continuar en la consulta se presenta un nuevo formato de pantalla con el detalle de los tems que componen la orden. El usuario podr seleccionar un tem en particular, as:

Al escoger un registro en particular, se presenta el total de la informacin acumulada para ese registro en la orden, as:

Las caractersticas de la informacin que se genera en las diferentes opciones, varia de acuerdo al ordenamiento que se seleccione de la misma. Si se desea conocer a nivel de totales por orden, se genera la informacin resumida Pero si lo que se requiere es conocer el detalle por cada parte de inventario que conforma la orden, las consultas y listados debern hacerse detallados.

Gestin de remisiones

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar los documentos de remisin por ventas y/o despachos, afectando simultneamente los archivos de existencias y de movimiento para posteriormente con base en estas remisiones generar las facturas de venta a los diferentes clientes.

Como existen en la practica varias formas de remisionar, igualmente el sistema brinda al usuario varias posibilidades de acuerdo con las circunstancias o modalidades que maneje cada empresa: generacin de remisiones con despacho total, generacin de remisin con despacho parcial y generacin de remisin manual.

En el siguiente men se puede visualizar la ruta de acceso a los programas de remisiones:

Generacin despacho total

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar remisiones para una orden de venta, o un lote de ordenes de venta con base en las asignaciones de stock realizadas o las ordenes capturadas con asignacin.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar por la opcin 1 de Generacin Despacho Total el usuario deber seleccionar si genera remisin por orden o por lote de ordenes de venta, as:

Si la opcin de generacin es 1= Orden de venta, el usuario deber informar el cdigo de la empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de la orden a remisionar, lapso contable en de la remisin, tipo y nmero de documento para la remisin (el sistema sugiere o controla este nmero dependiendo del indicador de automtico o manual definido al crear el documento), fecha de remisin, cdigo de firma de quien remisiona, e informativamente el cdigo de destino (para los casos que sea requisito manejarlo) y definir si se da por cumplida la orden o si se desea por el contrario dejar pendientes de asignacin y despacho algunas partes de la misma..

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos descritos:

Finalmente se informa si se desea capturar informacin del transportador, en el evento en que el despacho se haga a travs de una compaia de transportes.

Cuando la opcin de seleccin para remisionar se hace por lote, se deben informar los campos de empresa, centro de utilidad, nmero de lote a remisionar, lapso contable, tipo de documento a generar, nmero inicial de remisin (controlado por el sistema), cdigo de autorizado y definir si se dan por cumplidas las ordenes. Es importante anotar que se generar una remisin por cliente / orden por todas las incluidas en el lote o referencia seleccionado.

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos anotados:

Generacin despacho parcial

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer despachos parciales de una orden de venta previamente asignada, por cada una de las partes de inventario que la conforman, de tal forma que se pueda programar de acuerdo a las necesidades reales el envo de productos.


Al ingresar por la opcin 2 de Generacin Despacho parcial el usuario deber seleccionar la empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de orden a despachar, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Una vez seleccionada la orden, se debe validar la cantidad que se desea despachar por cada parte de inventarios de la orden. Si no se desea enviar de una en particular, se debe d

software contable uno

Documents