sistemas y procedimientos
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ÍndiceÍndice..................................................................................................................................................2
Introducción.......................................................................................................................................3
Los sistemas y procedimientos en los organismos sociales..............................................................3
2.1 Campo de los sistemas y procedimientos....................................................................................3
2.2 Función de los sistemas y procedimientos de la administración general.....................................3
Consideraciones básicas:................................................................................................................4
2.3 Concepto de un sistema, de un procedimiento y de sistemas y procedimientos.........................4
Definiciones de sistemas................................................................................................................4
Definiciones de procedimiento:.....................................................................................................6
2.4 Responsabilidades de los Sistemas y Procedimientos..................................................................6
Las responsabilidades del trabajo son:...........................................................................................7
Las responsabilidades del supervisor son:......................................................................................7
Las responsabilidades para administradores de niveles intermedios son:.....................................7
Las responsabilidades de los funcionarios más altos son:..............................................................7
2.5 El sistema operativo.................................................................................................................8
El sistema Operativo......................................................................................................................8
a) Definición de Sistema Operativo................................................................................................8
b) Las Actividades Sustantivas como Sistema...............................................................................11
c) Relación del sistema operativo con los demás sistemas..........................................................11
d) Diseño de sistemas...................................................................................................................12
La simplificación del trabajo:........................................................................................................12
e) Orientación en el Análisis de Sistemas.....................................................................................13
f) Establecimiento de Sistemas Operativos...........................................................................14
2.6 Importancia de la labor de Sistemas y procedimientos..............................................................14
*Importancia de la labor de Sistemas y Procedimientos......................................................15
Conclusión..................................................................................................................................17
Bibliografía..................................................................................................................................18
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IntroducciónLa empresa es un sistema social, que adopta una estructura determinada por su interacción dinámica con los sistemas y procedimientos que forman su medio ambiente, clientes, proveedores competidores, gobierno etc.
En su conjunto, la organización de una empresa es un sistema de partes interrelacionadas; operando unas conjuntamente con otras a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales.
Los “sistemas y procedimientos” han adquirido en poco tiempo, un significado importante en la administración de las empresas públicas y privadas .La cantidad de especialistas en sistemas y en departamentos de sistemas y procedimientos, bajo una variedad de títulos o designaciones, ha venido aumentando en una proporción muy importante en estas dos últimas décadas. Aun cuando la frase sistemas y procedimientos en muchos casos, difícilmente abarca todo aquello que hacen los especialistas en sistemas, parece ser reconocida universalmente como un campo de actividades de la empresa.
Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre sí para lograr un fin determinado.
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.
Los sistemas y procedimientos en los organismos sociales
2.1 Campo de los sistemas y procedimientosEl Campo de los sistemas y procedimientos, es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean el y sus subordinados
2.2 Función de los sistemas y procedimientos de la administración generalEl cómo se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas la metodología de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un
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campo de actividades que debe clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general.
La dirección de una empresa debe decidir lo que va a hacerse y después, valorar lo que se ha hecho.
La identificación de estas consideraciones básicas dentro de los tres grupos naturales a las que pertenece, ayudará a conocer la situación, el alcance y la índole del trabajo de los sistemas y procedimientos dentro de una empresa.
Consideraciones básicas:a) Condiciones anteriores al hecho
1.- ¿Cuándo debe hacerse?
2.- ¿Quién va a efectuarlo?
3.- ¿Cómo va a efectuarse?
4.- Disponibilidad de los recursos necesarios con qué hacerlo.
b) Consideraciones inmediatas de ejecución
1.- Consiste en la ejecución de lo que va hacerse:
c) Consideraciones posteriores al hecho
1.- ¿Que se ha hecho?
2.- ¿Qué tan bien se hizo?
3.- ¿Debe continuarse haciendo?
4.- ¿Cómo podría mejorarse lo que se ha hecho?
2.3 Concepto de un sistema, de un procedimiento y de sistemas y procedimientosDefiniciones de sistemasJonhnson y Kast
“Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes fundamentales relacionadas, que forman un todo unitario”.
Barisch
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“Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella”.
Nuestra definición “Rodríguez Valencia”
“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado”.
Desde el punto de vista de la administración de empresa:
“Son medios de los que se vale un organismo social a fin de lograr los objetivos para los cuales se ha creado”.
Los componentes básicos de un sistema son tres: el objetivo, los elementos y las interrelaciones:
El Objetivo Los Elementos Las InterrelacionesEs la finalidad y la
razón de ser del sistema, es el producto
que se desea como resultado de la acción de los elementos ( si el
sistema es estático)
Son los entes capases de producir las
acciones que debidamente
combinadas pueden lograr el objetivo ( si el sistema es dinámico) o
pueden adoptar y presentar disposiciones
que satisfagan el objetivo ( si el sistema
es estático)
Son las transacciones entre los elementos, de modo que sus acciones
o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. Esto significa
que no todas las relaciones que pueden
existir entre los elementos sean
significativas para el sistema, sino solo
aquellas que conduce, en alguna forma el logro del objetivo
Los procedimientos se consideran como tercer nivel de la planeación: puesto que en el primer plano se encuentran los objetivos y en el segundo las políticas.
El objetivo básico de todo estudio de procedimientos, es simplificar los métodos de trabajo, y eliminar las operaciones y la papelería innecesarias con el fin de reducir y dar fluidez a las actividades.
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Definiciones de procedimiento:Gómez ceja:
“Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo.
Barrios
“Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo”.
Koontz y O´Donnell
“Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras.
Víctor Lazzaro
“Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía”.
Nuestra definición “Rodríguez Valencia”
“Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones”.
2.4 Responsabilidades de los Sistemas y ProcedimientosLa necesidad de determinar quién es el responsable de los sistemas y procedimientos parece ser muy clara. Es también evidente que cuando no se lleva a cabo la definición de responsabilidades, sucede una de estas cosas:
a) El personal hace poco o ningún caso de los sistemas y procedimientos.b) El personal de que de alguna manera lo hace, establece objetivos
duplicados, conflictivos e incompletos.
Reconociendo estos peligros es necesario que el personal de una empresa, tenga un conocimiento adecuado.
Para adquirir el grado de comprensión que se persigue es necesario:
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Primero: Un documento explicativo del programa general de sistemas y procedimientos de la empresa, expresando claramente su objetivo y firmando por el más alto funcionario.
Segundo: La construcción de programas departamentales definitivos.
Tercero: Establecer reuniones de orientación y discusión sobre el significado de los programas; para conducir el mutuo entendimiento y la coordinación acerca de la forma en que estos programas operan.
Cuarto: Ver que todas las descripciones escritas del trabajo, contengan referencias específicas de las responsabilidades de cada individuo y del trabajo que debe ejecutar.
Cuando ponen en práctica las medidas y planes anteriores, las responsabilidades resultantes, con frecuencia caen dentro de los moldes que se indican a continuación:
Las responsabilidades del trabajo son: Poner en práctica las instrucciones de procedimientos: ya sea éste verbal o
escrito. Descubrir y sugerir a su superior modificaciones o mejoras.
Las responsabilidades del supervisor son: Guiar y dirigir a las personas hacia las obligaciones que imponen los
sistemas y procedimientos. Coordinar su trabajo con el de las unidades administrativas a fin de resolver
asuntos relativos a los sistemas y procedimientos de mutua incumbencia.
Las responsabilidades para administradores de niveles intermedios son:
Tener una responsabilidad mayor en los sistemas y procedimientos, pues dicha responsabilidad abarca más personas y un mayor número de funciones.
Una responsabilidad que tiene gran profundidad en un sentido de la organización, puesto que ello abarca también mayor número de niveles, de autoridad y de supervisión.
Responsabilidad de defender la política de la empresa y el programa de sistemas y procedimientos.
Las responsabilidades de los funcionarios más altos son: Reconocer el valor del esfuerzo amplio de una empresa bien organizada e
integrada, para desarrollar y conservar sistemas y procedimientos eficaces.
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Exigir a su personal directivo y a los ayudantes de cada área , que preparen, coordinen y sometan a su consideración un programa de sistemas y procedimientos del trabajo administrativo.
Aprobar, modificar y ejecutar el programa general.
Las responsabilidades del coordinador de la unidad de sistemas y procedimientos son:
Es comparable su responsabilidad, a la de algunos empleados de primera línea o del más alto nivel como ya se ha descrito anteriormente.
2.5 El sistema operativoEl sistema operativo tiene que ver con la racionalidad técnico económica, y trata de crear certidumbre “cerrando el núcleo técnico” para muchas variables.
El sistema Operativo.En este la tarea esencial es alcanzar los objetivos y planes establecidos en forma eficiente y eficaz. Aquí el organismo en donde “hace las cosas” (fábrica muebles, refrigeradores, lavadoras, etc.) el medio ambiente es relativamente cerrado, por tanto, los procesos generales pueden programarse (por ejemplo: establecer programas, procedimientos, métodos, etc.)
El enfoque de sistemas (análisis de sistemas) proporciona un marco de referencia para un panorama optimizado a corto plazo, y para toma de decisiones a través de la utilización de técnicas cuantitativas (por ejemplo: modelos inventario PERT, muestreo, programación lineal, líneas de espera, etc.
Concluyendo, dividir un organismo en estos tres niveles de subsistemas (estratégico, coordinación, operativo) proporcionan el esquema básico de la tarea administrativa. El subsistema estratégico relaciona las actividades a su medio. El subsistema estratégico relaciona las actividades a su medio. El de coordinación sirve como integrador vertical de las actividades (estratégica y oportuna) y horizontalmente (entre las diferentes funciones al mismo nivel). Y el operativo se relaciona con la realización de las tareas.
a) Definición de Sistema OperativoEs un conjunto de recursos humanos y otro tipo de recursos, cuyas actividades sistemáticas, se concatenan de tal manera que persiguen lograr un objetivo concreto, y en los que se generan traslados de información, bienes o servicios mediante procedimientos establecidos”
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En la figura se muestra en forma gráfica de representación un sistema operativo de compras.
Para diseñar un sistema operativo hay que tomar en cuenta, una combinación de recursos que nos lleve a lograr objetivos y planes deseados.
Además, cada sistema que se diseñe será estructurado considerando los objetivos, planes y políticas que afectan al organismo. Aparte de esto, cada sistema operativo puede ser creado para enfrentarse a los requerimientos específicos de su propio producto o servicio.
Modelo de sistema operativo.
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Todo organismo, cualquiera que sea su tipo, incluye necesariamente un área administrativa que tiende a crecer más rápidamente que el sector de producción.
Hay organismos sociales que, exclusivamente se dedican a las actividades administrativas, tales como: la administración pública, empresas paraestatales, bancos, etc.
La actividad administrativa es realmente compleja; Sin embargo podemos observar dos sectores:
*Los servicios administrativos.
*Los servicios de asesoría (estudio).
Los “Servicios Administrativos” se refieren a actividades respectivas y rutinarias: Servicios de compra, almacén, de contabilidad, etc.
Los “Servicios de Asesoría”, son aquellos que tienen una misión concreta y que se generan sobre requerimientos, por ejemplo un servicio de reorganización.
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b) Las Actividades Sustantivas como Sistema.Las actividades establecidas; deben definir su tarea en relación a su medio, planear sus actividades a corto y largo plazo, y después realizarlas para lograr sus objetivos.
En el nivel organizacional operativo, la tarea fundamental es lograr los objetivos establecidos de manera eficiente y efectiva. Es aquí donde un organismo social “hace sus cosas”, por ejemplo produce bicicletas o alimentos, proporciona protección contra accidentes, etc. (es decir, producen bienes o servicios).
La administración media está implicada en la traducción de los planes integrales, en planes operacionales y procedimientos. Participa en la interpretación de los resultados del Sistema Operativo y en la canalización de los recursos existentes en las direcciones apropiadas.
Los planes para actividades repetitivas y no repetitivas se transmiten al Sistema Operativo, para comprarlos posteriormente con los resultados operativos. Ordenes detalladas, instrucciones y especificaciones fluyen hacia el Sistema Operativo.
El Sistema Operativo se ajusta con objeto de mantener el control del proceso y la inspección de las entradas suministra la realimentación al primer paso en el Sistema Operativo.
Los datos realimentados de distintas fases del Sistema Operativo se recolectan y se analizan. El análisis implica el proceso de datos, el desarrollo de información y la comparación de resultados con los planes.
De esta manera, los procedimientos se cambian, y se hacen los ajustes al Sistema Operativo.
c) Relación del sistema operativo con los demás sistemasEl Sistema Operativo en su activación combina la actuación con otros
sistemas de la empresa.
Cada Sistema Operativo viene a ser el desarrollo físico de tareas y actividades, que utilizan los recursos y que generan todo el proceso administrativo para que obtengan resultados.
Un ejemplo de las relaciones que se producen entre un Sistema Operativo y los demás sistemas.
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SISTEMA DE COORDINACIÓN
SISTEMA DE PLANEAC SISTEMA ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE SISTEMA DE COORDINACIÓN
SISTEMA DE PLANEACIÓN
SISTEMA ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE RECURSOS
SISTEMA DE CONTROL
Las actividades de los sistemas tienen un propósito: Hacer más efectiva la utilización de los recursos.
Cualquier decisión que se tome con cualquiera de ellos incide y repercute en los demás.
d) Diseño de sistemasExisten una serie de actividades que tienen una relación importante con el diseño de sistemas como son.
Cuando se establece una nueva operación, la función de diseño abarca la disposición de instalaciones físicas para la producción y actividades auxiliares.
La distribución de personal. Las redes de comunicación
Otro concepto importante es el Rediseño, que consiste en evaluar los sistemas existentes con miras a lograr cambios, por ejemplo la simplificación del trabajo, los sistemas y procedimientos, el análisis de sistemas.
La simplificación del trabajo: Rendimiento de las labores a desempeñar con menor fatiga y con una reducción del tiempo de trabajo.
El diseño de los sistemas y procedimientos constituye uno de los medios de control gerencial más completo y entre otros como:
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Determina las responsabilidades de los involucrados.Aumenta la eficiencia, eficacia y efectivida de los empleados.Ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicidades.
El control gerencial se logra a través de la interpretación de la información adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos.
Con el propósito de lograr la máxima eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable, mientras más creativos y analíticos sean los sistemas y procedimientos mejor será la fluidez operacional.
e) Orientación en el Análisis de Sistemas La finalidad principal del Sistema Operativo, es lograr los objetivos establecidos de manera eficaz y eficiente.
En la figura podemos ver el conjunto de operaciones o tareas propias del nivel gerencial para que sean dirigidas sistemáticamente y racionalmente.
SISTEMA DIRIGIDO A
CRITERIOS FUNCIONALES SISTEMAS OPERATIVOS
MERCADO DEL PRODUCTO
NECESIDAD DEL MERCADO
CLIENTES ACTUALES
SERVICIOS A LOS CLIENTES
CLIENTES POTENCIALES
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS.
PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN.
VENTAS DISTRIBUCIÓN DISEÑO DEL
PRODUCTO CONTROL DE
CALIDAD.
RECURSOS HUMANOS
SUELDOS Y SALARIOS
MOTIVACIÓN CAPACITACIÓN EVALUACIÓN
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CAPACITACIÓN ADMINSTRACIÓN
DEL PERSONAL. EVALUACIONES
PERIÓDICAS.
RECURSOS FINANCIEROS
CREDITOS COBRANZA FINANCIAMIENTO
INTERNO
FACTURACIÓN COBROS TESORERÍA
VALOR DE LOS
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COSTOS
RECURSOS. MEDICIÓN DE SU
UTILIZACIÓN. ASIGNACIÓN DE
COSTOS. CONTROL DEL
GASTO.
CONTABILIDAD ANALÍTICA
CONTROL ADMINISTRATIVO
f) Establecimiento de Sistemas Operativos.La instalación de sistemas de proceso electrónico de datos (ped) en las oficinas tanto públicas como privadas ha generado cambios importantes en los niveles de empleados de oficina.
Ejemplo: muchas instituciones bancarias, automático para la atención a usuarios que remplaza la ventanilla del cajero.
Al respecto conviene citar el punto de vista de los autores Anshen G. BACH G.L que dicen.
Dentro de la corporación o entre esta o su medio ambiente local, regional, nacional y frente al mundo que nos rodea, los administradores del futuro, habrán de enfrentarse a nuevos problemas y mayores oportunidades.
La práctica de llevar a cabo esto, se logra mediante la formulación de un modelo general de las operaciones del organismo social.
En el sistema oportuno debemos dejar clara una situación que el hecho de que el comportamiento de un sistema se logra por medio de la concatenación de sus operaciones.
2.6 Importancia de la labor de Sistemas y procedimientosEl origen y la naturaleza del trabajo de la función de sistemas y procedimientos juegan una parte importante de los métodos de trabajo.
Un grupo de especialistas en diseño de sistemas son las personas que planean los sistemas y procedimientos administrativos la simplificación del trabajo y el análisis de sistemas.
Los empresarios mexicanos, sin embargo, poco se han preocupado por crear en sus empresas UNIDADES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
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Esta contradicción en el medio empresarial mexicano tiene evidentemente serias consecuencias: el funcionar con ineficacia, ineficacia y bajo productividad.
CALIDAD: Es hacer bien el trabajo todas las veces
PERFECCION: es hacer bien el trabajo apropiado todas las veces.
Este es un ambiente nuevo y más exigente, con un tipo moderno de cliente, nos dice BERT STANIAR, presidente de Westinghouse el cliente moderno es más astuto, difícil y menos indulgentes que nunca, la percepción que los clientes tienen acerca de nuestra empresa orienta sus hábitos de compra.
Mayor confiabilidad de los procesos de la empresaMejor tiempo de respuestaDisminución del costoReducción de inventariosMejoramiento en manufacturaMayor participación de mercadoIncremento en la moral de los empleadosMenor burocraciaIncremento de las utilidades
Concluye Harrington diciendo: todo lo que hacemos actualmente lo llevaremos a cabo mejor si nos centramos en los procesos.
*Importancia de la labor de Sistemas y ProcedimientosUn procedimiento es una secuencia de labores debidamente ordenadas cuyo fin principal es llevar a cabo una determinada labor. Los procedimientos se apoyan en los objetivos y las políticas, ya que son consecuencias de los demás.
Es necesario conocer las labores de la empresa de manera detallada con el propósito de establecer un sistema de operación ya que no es posible que cada persona.
El establecimiento de procedimientos tiende a dar orden, ya que procura detallar cada operación ordenándolo en una secuencia cronológica.
El establecimiento de procedimientos, que a su vez conforman un sistema operativo y un conjunto de estos forman una estructura de sistema los procedimientos existe en todos los niveles de la organización nivel administrativo y nivel operativo.
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También existe una relación bastante estrecha entre método y procedimiento, ésta la encontramos al saber que un método y procedimiento.
Los procedimientos se basan en hechos y no en suposiciones por lo cual es aconsejable que al diseñar los procedimientos se tomen en cuenta los elementos siguientes: PERSONAL, MATERIALES, TIPO DE TRABAJO Y EL OBJETIVO.
Por lo tanto, se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o costumbres de una organización
Relación de conjunto entre el sistema operático y el estratégico.
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Conclusión
La importancia de los “sistemas y procedimientos” ha adquirido gran significado en la administración de las empresas públicas y privadas pues su finalidad es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, una de sus principales funciones es el cómo se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas, la metodología de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de qué sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general.
La dirección de una empresa debe decidir lo que va a hacerse y después, valorar lo que se ha hecho.
El objetivo básico de todo estudio de procedimientos, es simplificar los métodos de trabajo, y eliminar las operaciones y la papelería innecesarias con el fin de reducir y dar fluidez a las actividades.
El sistema operativo es un conjunto de recursos humanos y otro tipo de recursos, cuyas actividades sistemáticas, se concatenan de tal manera que persiguen lograr un objetivo concreto, y en los que se generan traslados de información, bienes o servicios mediante procedimientos establecidos”
En este la tarea esencial es alcanzar los objetivos y planes establecidos en forma eficiente y eficaz. Aquí el organismo en donde “hace las cosas” (fábrica muebles, refrigeradores, lavadoras, etc.) el medio ambiente es relativamente cerrado, por tanto, los procesos generales pueden programarse (por ejemplo: establecer programas, procedimientos, métodos, etc.)
Los sistemas y procedimientos deben ser realizados en forma conjunta por los jefes de la empresa, para poder estudiar las distintas áreas de trabajo y así detectar errores que se estén cometiendo, como la duplicidad de trabajo o los métodos inadecuados.
Los sistemas y procedimientos persiguen como objetivo asesorar la dirección, el diseño de sistemas y procedimientos constituye uno de los medios de control gerencial más completo.
Los sistemas y procedimientos señalarán todo acuerdo administrativo en lo referente a las estructuras organizacionales, platicas, métodos, planes, programas.
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Mientras más efectivos y analíticos sean, se logrará mayor eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable.
Podemos decir que este tema abarca el establecimiento de sistemas operativos ya que en México, no está contemplado en muchas empresas no lo llevan a cabo.Es por eso que existe cierta ineficiencia en las unidades de sistemas y procedimientos, si se llevara a cabo este método mejoraría la calidad, de hacer bien el trabajo y llegaríamos a la perfección realizando el trabajo de una manera eficiente, eficaz y efectiva.
Son importante para cualquier empresa que quiera tener calidad, se cabe mencionar que las empresas modernas ya están pensando en forma diferente acerca de sus procesos que ya no se ven solo como simples procesos de producción, si no ya se está llevando más a fondo ya que se está abriendo un nuevo método para hacer bien los procesos.
Como consecuencia los procesos de las empresas se convirtieron en principal factor de costo para las organizaciones el resultado fue una estrategia de mejoramiento conocida como MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA.
BibliografíaSistemas y procedimientos administrativos Joaquín Rodríguez Valencia Editorial ECAFSA.
http://sistemasyprocedimientos1.blogspot.mx/
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