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Sistemas de Información I

2007 Centro de Desarrollo Educativo [CDE] [Acuerdo No. MSB120051404 de Fecha 15 de Marzo 2005] [C.T. 14PBJ0076Z]

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN JALISCO

COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR,

SUPERIOR Y TECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR

DIRECCIÓN DEL BACHILLERATO EN LA MODALIDAD INTENSIVA

SEMIESCOLARIZADA

Guadalajara, Jalisco

Febrero de 2008

SISTEMAS DE INFORMACION I

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DOCUMENTO BASE SISTEMAS DE INFORMACION I

1.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

1.1.1. Dato

El dato (del latín datum), es una representación simbólica (numérica, alfabética,

etc.), atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico

(sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede

utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy

común en el ámbito informático.

En programación un dato es la expresión general que describe las

características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

2.

Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesado de los datos

lo que nos proporciona información

1.1.2 Información

En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que

constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. De esta manera,

si por ejemplo organizamos datos sobre un país, tales como: número de

habitantes, densidad de población, nombre del presidente, etc. y escribimos por

ejemplo, el capítulo de un libro, podemos decir que ese capítulo constituye

información sobre ese país. Cuando tenemos que resolver un determinado

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problema o tenemos que tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de

información (como podría ser el capítulo mencionado de este libro imaginario), y

construimos lo que en general se denomina conocimiento o información

organizada que permite la resolución de problemas o la toma de decisiones (ver

apartado sobre conocimiento).

Según otro punto de vista, la información es un fenómeno que proporciona

significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos,

los modelos del pensamiento humano. La información por tanto, procesa y

genera el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican

transmitiendo información para su supervivencia, la diferencia de los seres

humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto códigos como

símbolos con significados que conformaron lenguajes comunes útiles para la

convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de señales y

lenguajes para la comunicación.

Los datos se perciben mediante los sentidos, éstos los integran y generan la

información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente

permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la

existencia social. La sabiduría consiste en juzgar correctamente cuando, cómo,

donde y con qué objetivo emplear el conocimiento adquirido.

El ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa (lenguaje)

para posibilitar el conocimiento de algo concreto y creó las formas de almacenar y

utilizar el conocimiento representado.

Existe una relación indisoluble entre los datos, la información, el conocimiento, el

pensamiento y el lenguaje, por lo que una mejor comprensión de los conceptos

sobre información redundará en un aumento del conocimiento, ampliando así las

posibilidades del pensamiento humano, que también emplea el lenguaje -oral,

escrito, gesticular, etc.-, y un sistema de señales y símbolos interrelacionados.

2.1.1. Sistema

Un sistema (lat. systema, proveniente del griego σύστημα) es un conjunto

ordenado de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí. Estos

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conjuntos se denominan módulos. El concepto de sistema tiene dos usos muy

diferenciados, que se refieren respectivamente a los sistemas de conceptos y a los

objetos reales más o menos complejos y dotados de organización.

1.2 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

La Teoría General de Sistemas (TGS) o Teoría de Sistemas o Enfoque de

Sistemas es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las

propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los

niveles de la realidad, pero que son objeto tradicionalmente de disciplinas

académicas diferentes.

Lo primero que hay que decir es que la Teoría General de Sistemas existe sólo

como propósito, como programa de investigación teórica, sin que se pueda

decir que la factibilidad de tal proyecto o la operatividad de tal metateoría estén

demostradas.

1.2.1 Objetivos y

1.2.2 Características

La T.G.S. busca descubrir isomorfismos (idea de tener la misma estructura) en

distintos niveles de la realidad que permitan:

Usar los mismos términos y conceptos para describir rasgos esenciales

de sistemas reales muy diferentes; y encontrar leyes generales aplicables a

la comprensión de su dinámica.

Favorecer, primero, la formalización de las descripciones de la realidad;

luego, a partir de ella, permitir la modelización de las interpretaciones que

se hacen de ella.

Facilitar el desarrollo teórico en campos en los que es difícil la

abstracción del objeto; o por su complejidad, o por su historicidad, es decir,

por su carácter único. Los sistemas históricos están dotados de memoria, y

no se les puede comprender sin conocer y tener en cuenta su particular

trayectoria en el tiempo.

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Superar la oposición entre las dos aproximaciones al conocimiento de la

realidad:

La analítica, basada en operaciones de reducción.

La sistémica, basada en la composición.

La aproximación analítica está en el origen de la explosión de la ciencia

desde el Renacimiento, pero no resultaba apropiada, en su forma

tradicional, para el estudio de sistemas complejos y relativamente

únicos.

1.3 PROCESO DE LA INFORMACIÓN

Los elementos o factores de la comunicación humana son: fuente, emisor o

codificador, código (reglas del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un

código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la

retroalimentación o realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje

secundario).

Fuente: Es el lugar de donde emana la información, los datos, el

contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje

primario.

Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización...) que elige y

selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los

codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor

se inicia el proceso comunicativo.

Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización...) al que

se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él

está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen

dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el

receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el

mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje es recibido tal como

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el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza el feed-back o

retroalimentación.

Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y

símbolos que el emisor utilizará para trasmitir su mensaje, para combinarlos

de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para

que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el código que utilizan

los marinos para poder comunicarse; la gramática de algún idioma; los

algoritmos en la informática..., todo lo que nos rodea son códigos.

Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el

conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor

y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que

desea el emisor. El mensaje es la información.

Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-

comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor.

Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el

mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el

caso de una conversación telefónica.

Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende

todo aquello que es descrito por el mensaje.

Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo.

Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el

proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son

las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen

de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del

hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del

receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio.También suele

llamarse ruido

Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la

condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo,

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siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta...) sea

deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede

ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca

cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación,

entonces solo hay información mas no comunicación.

1.4 PLANEACION

1.4.1. Cronograma de actividades

En gestión de proyectos,del griego (kronos)tiempo,(gramaas)actividad, un

cronograma consiste en una lista de todos los elementos terminales de un

proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final. Un diagrama de Gantt

puede proporcionar una representación gráfica de un cronograma del proyecto.

La gestión de proyectos por cadena crítica advierte que las fechas de

comienzo y final del elemento terminal funcionan como variables al azar, por lo

que sugiere que la gestión de un proyecto no se base en cronograma

tradicional, sino que se adicione el uso de técnicas como la gestión de buffers y

la mentalidad de quien está retrasado.

Creación de un cronograma de proyecto

Para crear un cronograma de proyecto, lo ideal que el encargado de proyecto

tenga una estructura de descomposición del trabajo (EDT), una estimación de

esfuerzo para cada tarea, y una lista del recurso con la disponibilidad de cada

uno. El cronograma puede ser creado usando un método de valoración hecho

a conciencia. La razón de esto es que un cronograma en sí mismo es una

estimación: cada fecha en él se estima, y si en esas fechas no se realizan las

entregas de subproductos por parte de la gente que va a hacer el trabajo, el

cronograma será inexacto.

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2.1 ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE LA INFORMACION

El diccionario de datos es una aplicación especializada de los tipos de diccionarios

usados como referencia en la vida diaria. El diccionario de datos es un trabajo de

referencia de datos acerca de ellos, compilados por los analistas de sistemas para guiarse

a través del análisis y diseño.

2.2.2.2 Uso

Como documento, el diccionario de datos recolecta, coordina y confirma lo que significa

un término de datos específico para diferentes personas de la organización. Los

diagramas de flujo de datos, son un punto de arranque excelente para la recolección de

entradas del diccionario de datos.

2.2.2.3 Elaboración

TECNICAS DE MUESTREO SOBRE UNA POBLACION

La teoría del muestreo tiene por objetivo, el estudio de las relaciones existentes entre la

distribución de un carácter en dicha población y las distribuciones de dicho carácter en

todas sus muestras.

Las ventajas de estudiar una población a partir de sus muestras son principalmente:

Coste reducido:

Si los datos que buscamos los podemos obtener a partir de una pequeña parte del

total de la población, los gastos de recogida y tratamiento de los datos serán

menores. Por ejemplo, cuando se realizan encuestas previas a un referéndum, es

más barato preguntar a 4.000 personas su intención de voto, que a 30.000.000;

Mayor rapidez:

Estamos acostumbrados a ver cómo con los resultados del escrutinio de las

primeras mesas electorales, se obtiene una aproximación bastante buena del

resultado final de unas elecciones, muchas horas antes de que el recuento final de

votos haya finalizado;

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Más posibilidades:

Para hacer cierto tipo de estudios, por ejemplo el de duración de cierto tipo de

bombillas, no es posible en la práctica destruirlas todas para conocer su vida

media, ya que no quedaría nada que vender. Es mejor destruir sólo una pequeña

parte de ellas y sacar conclusiones sobre las demás.

De este modo se ve que al hacer estadística inferencial debemos enfrentarnos con dos

Problemas:

Elección de la muestra (muestreo), que es a lo que nos dedicaremos en este capítulo.

Extrapolación de las conclusiones obtenidas sobre la muestra, al resto de la población (inferencia).

El tipo de muestreo más importante es el muestreo aleatorio, en el que todos los

elementos de la población tienen la misma probabilidad de ser extraídos; Aunque

dependiendo del problema y con el objetivo de reducir los costes o aumentar la precisión,

otros tipos de muestreo pueden ser considerados como veremos más adelante: muestreo

sistemático, estratificado y por conglomerados.

LA ENTREVISTA

Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un

periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de

conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar.

EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El

entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que

transmitir.

EL ENTREVISTADOR es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta

al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista.

La entrevista es también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o

imaginarias.

Las reales presentan a una o más personas reales que responden a una serie de

preguntas formuladas por un entrevistador.

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Las imaginarias son las que una persona adopta el papel del entrevistado artista,

escritor y el otro el de entrevistado puede ser un personaje histórico o literario, y el

entrevistador es el mismo o algún otro personaje.

PARTES DE UNA ENTREVISTA.

La presentación suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En ella no

se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.

El cuerpo de la entrevista esta formado por preguntas y las respuestas. Es

importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las

preguntas deben ser interesantes para el publico, y adecuadas para el

entrevistado trasmita sus experiencias. También deben ser breves, claras y

respetuosas.

El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador puede presentar un

resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal.

LO QUE DEBE SER Y LO QUE NO DEBE SER UNA ENTREVISTA.

Ambiente personas y dialogo.

Una entrevista debe ser simple reflejo de lo que ha sido. Condiciones necesarias, saber

describir el ambiente, saber ver que la persona con quien nos entrevistamos y dominar el

dialogo.

Para la entrevista se pueden seguir dos métodos: el impresionista y el expresionista.

El impresionismo nos dará como una visión instantánea en la que recogen aquellos

rasgos y detalles que destacan del conjunto, lo más llamativo es lo que nosotros, por

eliminación de lo accesorio, cuando al paso del tiempo, se va borrando nuestra memoria

todo lo que interesa verdaderamente. Se es impresionista por temperamento.

En el periodismo, conviene la técnica impresionista, el expresionismo para l a entrevista

de cierta altura, la que de be periódicamente, de cuando en cuando, a personalidades

relevantes que exigen un estudio profundo meditado.

NO RECARGAR DEMASIADO.

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Un hombre no es una simple suma d rasgos. Lo que interesa es su alma, un carácter

que s refleje en algunos de esos rasgos. Lo que interesa, en realidad son los rasgos son

principalmente los ojos, la boca y las manos.

No nos queda un recurso:

Estudiar las manos del hombre escurridizo que tengamos ante nosotros.

En las manos, si sabemos mirarlas, encontraremos mas de una vez el verdadero

carácter del hombre que estamos observando: si no son huesudas, sí alargadas, y cortas

y macizas, sí lánguidas o enérgicas.

Las manos hablan lo mismo que se hallan serena quietud como si están en pleno y

agitado movimiento, sin que lo sepa su dueño nos descubren el modo mas intimo de su

ser.

Como tercer elemento fundamental de la entrevista nos queda el dialogo. En la

entrevista lo que nos interesa, no solo lo que dice el personaje de turno, si no como lo

dice. El secreto de este como reside en el matiz. Sin el dialogo carece de vida de dos

maneras: Puntuando bien las frases y periodos, de modo que una coma, un punto y

coma, un signo de admiración o puntos suspensivos reflejen el tono de lo que se nos dijo.

Otra imperiosa vigencia en el dialogo de la entrevista es la selección, para quedarnos

estrictamente significativo.

EL ARTE DE PREGUNTAR

En el modo periodístico se ha impuesto un tipo de intervención a base exclusivamente

de preguntas y respuestas, simple dialogo sin matiz alguno. El sistema se ha impuesto

por que este procedimiento informativo es el que más fácil redacción de todos. No exige

demasiada preocupación literaria ni hay que preocuparse muchos por darles formas a las

frases.

Pero lo bueno es enemigo de lo fácil. Y así resulta que este tipo de entrevistas

Standard, es el personaje entrevistado se esfuma.

Una entrevista no debe hacerse para que el entrevistador luzca con facilidad

interrogatorio lo que debe buscar es la fuerza de la personalidad. Y un hombre no se le

descubre a la fuerza para interrogarle, si dejándole hablar, que es lo mismo. Hay pues,

que saber preguntar en su momento y saber callar cuando es la ocasión lo exige.

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La entrevista ha de ser reflejo del dialogo, que nunca exclusivamente una suma de

preguntas y respuestas, sino algo más complejo: afirmaciones, negaciones, titubeos,

gestos y reservas.

LA ENCUESTA

DESARROLLO

La Encuesta es una técnica de recogida de información por medio de preguntas escritas

organizadas en un cuestionario impreso.

Se emplea para investigar hechos o fenómenos de forma general y no particular.

La encuesta a diferencia de la entrevista, el encuestado lee previamente el cuestionario y

lo responde por escrito, sin la intervención directa de persona alguna de las que colaboran

en la investigación.

La encuesta, una vez confeccionado el cuestionario no requiere de personal calificado a la

hora de hacerla llegar al encuestado. A diferencia de la entrevista la encuesta cuenta con

una estructura lógica, rígida que permanece inalterable a lo largo de todo el proceso

investigativo. Las repuestas se recogen de modo especial y se determinan del mismo

modo las posibles variantes de respuestas estándares, lo que facilita la evaluación de los

resultados por métodos estadísticos.

Según su estructura las encuestas pueden ser:

Estandarizadas

Semi estandarizadas

No estandarizadas

Según las vías de obtención de la información:

Directa: Se aplica directa al sujeto.

Indirecta: Se aplica por correo, teléfono, etc.

Pasos fundamentales al elaborar una encuesta:

Determinación de los objetivos específicos.

Selección del tipo de encuesta.

Diseño del cuestionario.

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Pilotaje del cuestionario.

Condiciones indispensables para su realización.

Aplicación del instrumento a la muestra.

Evaluación de la muestra recogida.

Aspectos que debemos conocer sobre el diseño del cuestionario:

La consigna o demanda de cooperación (debe ser honesto, directo y concreto)

Preguntas a hacer según su función:

De contenido: Está relacionada con el objeto de investigación.

De control: Comprueba la consistencia y veracidad de la respuesta del sujeto.

De filtro: Permite al investigador saber si el sujeto conoce o no acerca de la temática.

De colchón: Es para bajar el nivel de ansiedad, tranquilidad y confianza. Se hace al

principio.

Según el grado de libertad:

Abierta: Es cuando la respuesta no da límites.

Cerrada: Respuesta limitada (Sí o No) puede ser dicotómica o politómica.

Según el grado de coincidencia entre objetivo y contenido:

Directa: Coincide el objetivo de la pregunta con el objetivo.

Indirecta: No se corresponde el objetivo con el contenido.

Según la correspondencia de la realidad concreta del sujeto.

Condicional: Se indaga opiniones del sujeto respecto a las situaciones que manejaría el

contenido progresivo.

Incondicional: Se refiere a situaciones reales que vive el experimento del sujeto y a sus

ideas, opiniones, etc.

Para la secuencia de las preguntas se debe utilizar la teoría del embudo, ir de lo más

simple a lo más complejo.

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¿QUÉ ES UN CUESTIONARIO?

El cuestionario es uno de los instrumentos que sirven de guía o ayuda para obtener la

información deseada, sobre todo a escala masiva.

El mismo está destinado a obtener respuestas a las preguntas previamente elaboradas

que son significativas para la investigación social que se realiza y se aplica al universo, o

a muestra, utilizando para ello un formulario impreso, que los individuos responden por sí

mismos.

Mediante el cuestionario se aspira a conocer las opiniones, las actitudes, valores y hechos

respecto a un grupo de personas en específico.

El cuestionario es en fin un instrumento básico de observación en la encuesta y en la

entrevista; en este se formulan unas series de preguntas que permiten medir una o más

variables, posibilitando observar los hechos a través de la valoración que hace de los

mismos el encuestado o el entrevistado, limitándose la investigación a las valoraciones

subjetivas de este.

No obstante, a que este instrumento se limita a la observación simple del entrevistador o

del encuestado, puede ser masivamente aplicado a comunidades y otros grupos sociales;

pudiéndose obtener información sobre una amplia gama de aspectos o problemas

definidos.

La estructura y el carácter del cuestionario lo definen el contenido y la forma de las

preguntas que se les formula a los interrogados.

Algunos procedimientos para aplicar el cuestionario

Asegure las condiciones indispensables del local. Preséntese oportunamente.

Explique los propósitos del cuestionario y atienda dudas y objeciones.

Distribuya los cuestionarios y otros aseguramientos requeridos.

Lea detenidamente las instrucciones y de un ejemplo si resulta pertinente. Pregunte a los

sujetos si han comprendido las indicaciones.

Supervisa el trabajo del grupo y auxilia quienes lo requieran.

Recoja los cuestionarios y de las gracias al grupo.

Algunas recomendaciones para aplicar un cuestionario

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Plantee preguntas que estén al nivel de conocimientos de los sujetos.

No utilice un lenguaje rebuscado; presente preguntas directas y sin términos de difícil

comprensión.

Auxilie a quienes tienen dificultades para escribir sus respuestas.

Estimule a los sujetos que no se enfrentan con entusiasmo al cuestionario.

Revise los cuestionarios a la hora de recogerlos y pídale a las personas que omitieron

datos que esperen durante unos minutos más.

No debe ser extenso en cuanto a cantidad de preguntas.

DIAGRAMAS DE FLUJO

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos,

situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o

Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama

que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o

parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito,

puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el

itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una

gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de

indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los

responsables de su ejecución.

Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la

representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Importancia:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar

cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de

conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de

información de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o

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departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de

cualquier métodos y sistemas.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en toda

organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades

innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida

en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son

importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y

solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de

información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a

analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de

sistemas de información para la administración.

Características de los Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá

quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas

extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de

sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y

confusas en su interpretación.

De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar

todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un

diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los

rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o

detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del

procedimiento.

Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.

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Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente

operará el nuevo procedimiento.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

De uso, permite facilitar su empleo.

De destino, permite la correcta identificación de actividades.

De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.

De interacción, permite el acercamiento y coordinación.

De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.

De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Tipos de Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Según su forma:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la

información que se considere necesaria, según su propósito.

b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de

izquierda a derecha.

c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y

puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto,

lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo

en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la

participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no

registra.

d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona

sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es

eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente

representativos.

Por su propósito:

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a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna

descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las

operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a

través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se

archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de

individuos diferentes o a unidades de la organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o

por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la

forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión

horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la

organización o a los individuos.

b. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las

operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se

descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El

término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato

vertical.

c. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan

además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que

debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.

d. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del

procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino

que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.

Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o

alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.

e. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre

una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte

de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante,

expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

f. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases

anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos

y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).

20 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o

departamentos.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas

de Flujo

a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del

proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas

horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales (

de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios

involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo

invertido.

El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es

extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la

capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.

b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la

secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal;

este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.

El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que

participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando

una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la

parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para

una posible racionalización o redistribución del trabajo.

c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la

rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y

encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los

diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en

el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es

decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que

constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

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Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

Por su presentación:

a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar

determinados aspectos.

b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.

Por su formato:

a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y

de derecha a izquierda

b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a

derecha en forma descendente

c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico,

en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones,

correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,

materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se

realizan

Por su propósito:

a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna

descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones.

b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en

donde se realiza y en qué consiste ésta.

c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la

manera de hacerlas.

d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada

operación, sino para qué sirven.

e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.

f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.

g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.

h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de

software.

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Simbología de los Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la

disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la mención de

que la información ya ha sido procesada.

Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan

como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al

margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará indistintamente una línea

punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota.

Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro

diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba

seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento

cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la

tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias

copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el

original: uno para la copia y así sucesivamente.

Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o

información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo.

Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema

interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos

interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.

Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación

cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se

considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan

en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar, o

bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se

encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy

parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final.

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Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para

unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de

alternativas.

Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe

información de varias fuentes o condensa en una sola:

Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes

fuentes:

bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes:

Según Chiavenato, Idalberto 1.993:

El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una

operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo:

emisión de un documento.

La flecha o pequeño circulo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de

un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un

lugar a otro.

O

El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad.

Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación

de una firma.

La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,

distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una

espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se

dependa para proseguir el proceso.

El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción

casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de

materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.

Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

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Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y

equipo de un lugar a otro.

Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.

Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información

dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.

Diseño y Elaboración de Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Convención para trazar los diagramas:

a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.

4. Número de personas o puestos involucrados.

5. Número de pasos.

b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza

cada uno de los pasos.

c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos

proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como

lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando

solamente el buen juicio.

d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas

dimensiones.

e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un

triángulo negro en la esquina inferior derecha.

f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner

el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se

coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se

colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones

ascendentes.

h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

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i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con

grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno

de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.

j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por

medio de líneas para cada forma o grupo de formas.

k. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan

una ligera tendencia hacia abajo.

l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que

aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.

m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña

descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.

n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que

ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta

donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando

en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.

b. Las formas con copias deben representarse como sigue.

c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar

con la más alejada para evitar que se crucen.

d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.

e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello

se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra

hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante

"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se

cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

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a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a

los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.

Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el

mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se

describe de izquierda a derecha.

b. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las

acciones del procedimiento regresen a la misma.

c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas

divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos

terminales.

d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse

brevemente con muy pocas palabras.

e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma

se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por

algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).

f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el

procedimiento se indica con una (X) grande.

g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el

flujograma mediante una flecha interrumpida.

h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se

intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.

i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero

cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante

un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se interrumpe y el

mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o

diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:

a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.

b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,

según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.

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c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con

los símbolos recortados.

d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada

página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.

e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la

gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.

f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar

conectores para reducir su número.

g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.

h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen

entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas

que salen.

i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.

Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas

1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases

breves y sencillas

2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se

utilice.

4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los

conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es

conveniente adicionar un color al símbolo.

5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.

6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

Nosotros nos quedamos con Gómez Cejas, Guillermo ya que estamos de acuerdo con su

teoría respecto a que los flujogramas, no son más que un diagrama que expresa

gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este.

Las características, tipos, simbologías, diseño y elaboración de los flujogramas son las

más acertadas y las que más se aplican.

El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un

departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para

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cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones,

procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados

en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los

principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es

importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la

inconsistencia al momento de transmitir el mensaje. Con el objeto de adaptarse a toda

clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está

elaborado de diferentes maneras: Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y

arquitectónico. Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio,

combinados.

2.3 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Consideraciones previas para evaluar la elección de un equipo

¿Qué debemos evaluar para seleccionar un equipo?

En primer lugar, la arquitectura del equipo que analizamos, esto implica evaluar cual es la

arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las aplicaciones que pensamos

desarrollar en nuestro futuro equipo.

En este punto, debemos evaluar la filosofía con que fue construida la computadora y la

orientación técnica de sus componentes, en relación con el tipo de procesamiento para el que fue

pensado originalmente.

Según la filosofía de su construcción, el procesamiento puede ser: centralizado, descentralizado o

distribuido, y de acuerdo a la envergadura de algunas compañías, una mezcla e ellos.

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Cada una de estas filosofías apunta a resolver los distintos problemas que puede enfrentar una

Empresa, en relación con el procesamiento de datos, y a su vez, contemplan las pautas políticas

con que cada Empresa encara la resolución de sus problemas.

Como vemos, los equipos de computación abarcan un amplio espectro en lo que hace a la

problemática empresarial, y esto es así, porque de esta forma los proveedores de equipos se

aseguran una mayor penetración en el mercado.

Cada filosofía establece un diseño o arquitectura de construcción de cada dispositivo de la

"maquina", y es en función de esas pautas que se determinan el tamaño, capacidad, velocidad,

etc., de cada componente del sistema.

Por lo expuesto, resulta imprescindible el conocimiento del "problema" de la Empresa, antes de

iniciar la evaluación técnica que permita definir la filosofía, arquitectura y tipo de procesamiento a

emplear.

Por tal motivo, será necesario conocer y comprender las particularidades del "Negocio" de la

Empresa, que además evitara desvíos en la caracterización de sus problemas por consideraciones

de tipo teórico fuera de su contexto.

Por otra parte, se deberán analizar los motivos por los cuales la Empresa decide invertir en

equipos de computación. Estos pueden ser:

Por encontrarse en etapa de expansión

Por prever una futura etapa de expansión

Por encontrarse en etapa de recesión (Necesidad critica de reducir costos)

En los dos primeros casos, el desarrollo de sistemas esta ligado al desarrollo de la Empresa, por tal

motivo, invierte en computación.

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En el tercer caso, la inversión en computación forma parte de un "Plan de Austeridad" y entonces,

solo el ahorro inmediato justifica la misma.

Puede observarse que, en cada caso, las restricciones sobre el proyecto actúan de manera

diferente, y son un condicionante critico tanto para definir la configuración, como para

dimensionar la instalación, si bien en los tres casos estamos frente a un "Estudio de Factibilidad

para incorporar un computador".

Generalmente, suele pensarse que el diseño de la configuración de una instalación solo depende

del volumen de información a procesar, y que una vez cuantificada esta variable el responsable del

proyecto decide cuantas terminales, impresoras, etc., necesita.

Sin lugar a dudas, esto es un grave error, dado que el volumen de la información, como

parámetro, incide en la evaluación de las velocidades de cada dispositivo y en la forma de

almacenamiento de los datos, pero no determina el diseño de la configuración, que

necesariamente estará condicionada a las políticas que encuadran al proyecto.

Como hemos visto, la configuración debe contemplar los aspectos políticos que la condicionan, los

volúmenes, las velocidades y capacidad de los dispositivos, y finalmente los aspectos técnicos

referidos al hardware y software.

La complejidad que presenta la evaluación de un proyecto de inversión como la toma de un

computador, impone la utilización de una metodología que establezca una disciplina de trabajo

que permita el planeamiento y control del proyecto, facilite la asignación de tareas y mejorar las

estimaciones, y en definitiva nos permita reducir el riesgo.

En el presente trabajo se formula una metodología para efectuar un Estudio de Factibilidad para la

toma de un computador que contempla los aspectos mencionados anteriormente, si bien este no

es el único proyecto de inversión en informática que requerirá ser evaluado, también se pueden

dar los siguientes casos:

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Reemplazo del actual computador

Reestructuración del área de sistemas

Revisión parcial de la instalación

Procesamiento de determinadas aplicaciones

Aplicaciones especificas (Robótica, Sistemas Expertos, etc.)

En cada caso, se deberá evaluar que etapas y fases de la metodología se deberán utilizar, pero el

común denominador será que el Estudio de Factibilidad tiene por objeto transformar un acto

aventurado de inversión, en una decisión de riesgo calculado.

La ausencia de una metodología se debe más a la falta de apreciación del riesgo involucrado, que a

la dificultad para su formulación y posterior ejecución.

1. Establecer la estrategia

La Estrategia De Negocio

Como hemos visto resulta imprescindible conocer el problema de la Empresa, las particularidades

de su Negocio y los motivos que la impulsan a estudiar la Factibilidad de un proyecto de inversión

en informática.

Todos estos aspectos y las estimaciones sobre la evolución del Negocio, se contemplan en la

estrategia global de la compañía y es esta la que define las políticas que condicionan el proyecto.

Las fluctuaciones del mercado, la competencia, el volumen de la demanda, el análisis del producto

o servicio que provee la Empresa, entre otros, determinan factores esenciales para definir una

estrategia de Negocio, que considere, por ejemplo, las inversiones a realizar para el mediano y

largo plazo, su volumen y rubros específicos; reequipamiento fabril, utilización de tecnología de

punta, desarrollo de nuevas marcas y productos, ampliar su participación en el mercado,

32 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

posibilidades de diversificación del Negocio; mejorar la oficina operativa, incursionar en mercados

extranjeros, etc.

Sobre el análisis de la situación actual de la Empresa y la evolución de sus operaciones, se

formularan las alternativas estratégicas de Negocio, las que luego de ser evaluadas permitirán

establecer los objetivos de Negocio a mediano y largo plazo, en el marco de un plan estratégico.

La evaluación de un proyecto de inversión informática como ser la toma de un computador, no

puede sustentarse exclusivamente en las necesidades de información actuales de la Empresa, ya

que se estaría obviando una parte importante del problema, por lo tanto, la evaluación de la

situación actual de la Empresa como restricción para el desarrollo del proyecto deberá

confrontarse con la visión que tiene la organización de sus problemas y los cursos de acción que

define a partir de un plan estratégico, lo que significa analizar las necesidades de información a

partir de los objetivos de Negocio y de la estrategia.

Al efecto se deberán revisar los planes a largo plazo y evaluar sus posibles requerimientos en

materia de procesamiento de datos.

Para resumir esta fase, podemos decir que será necesario:

Evaluar la situación actual de la Empresa como restricción para el desarrollo del proyecto.

Analizar las necesidades de información a partir de los objetivos de Negocio y la estrategia global.

Revisar los planes a mediano y largo plazo.

Establecer los alcances del proyecto.

2. Desarrollar estrategia de sistemas

33 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Con el mismo criterio con que se desarrolla una estrategia de Negocio y se confecciona un Plan

Estratégico, será necesario establecer una estrategia de sistemas que contemple tanto las

necesidades actuales como de mediano y largo plazo en materia de información.

No existe a priori una receta para desarrollar la estrategia de una organización, y si bien podemos

hablar de aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma parte del estudio que

necesariamente se encontrara asociado a la problemática de cada Empresa.

A continuación, detallamos algunos de los aspectos a considerar, si bien como hemos mencionado,

carecen de universalidad y sólo sirven como referencia.

Estrategia De Hardware

Establecer requerimientos globales

Establecer la filosofía de procesamiento

Definir arquitectura

Pautar crecimiento para el mediano y largo plazo

Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en caso de procesamiento distribuido

Definir grado de sofisticación técnica

Estrategia De Software

Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas vs. Adquisición de paquetes

Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalación de sistemas

Pautar desarrollo interno de sistemas

Establecer criterios para la adquisición de sistemas preplaneados

Establecer pautas para el desarrollo de metodologías

Pautar desarrollo de software de base

34 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Establecer pautas para determinar dotación afectada al desarrollo, instalación y mantenimiento de

sistemas

Establecer requerimientos básicos de documentación de sistema

Sistemas De Comunicación De Datos

Establecer alcance del sistema

Definir la utilización de arquitectura de Teleprocesamiento

Especificar los sistemas de información afectados

Establecer requerimientos globales

Fijar pautas para el diseño de la red de comunicaciones

Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la red

Automatizacion De Oficinas

Establecer requerimientos globales sobre:

Procesamiento de Textos

Correo electrónico

Sistemas de Modelización

Computadoras Personales

Notebooks

Etc.

3. Resumir la estrategia de sistemas

Finalmente se deberán resumir la estrategia de sistemas, documentando los objetivos de Negocio,

sus implicancias en sistemas como así también los resultados del Relevamiento general.

35 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Factibilidad Tecnica

Evaluacion preliminar

A efectos de diseñar la configuración del equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la

instalación, es decir, establecer la cantidad de dispositivos, su capacidad y velocidades para cada

tipo de proceso, según los requerimientos de las aplicaciones a procesar, como así también, definir

el tipo de dispositivos periféricos a configurar.

Estos elementos se deberán evaluar dentro del encuadre que fija la Estrategia de Sistemas en

cuanto a la filosofía de procesamiento y arquitectura de los grupos, desarrollo de software de base

y aplicación, sistemas de comunicación de datos y automatización de oficinas.

Para dimensionar la instalación será necesario conocer los volúmenes por tipo de operación,

tamaño de los archivos, nivel de actividad sobre los mismos, cantidad de caracteres por tipo de

documento a procesar, crecimiento anual del volumen de operaciones y archivos, y tipo de

procesamiento para cada aplicación, de forma tal, que se pueda definir la capacidad y forma de

almacenamiento de los datos.

Disponer de esta información supone el conocimiento a priori de los sistemas de información

cuyas funciones computarizadas serán procesadas en el nuevo equipo, y si bien la estrategia de

Software puede definir criterios para la asignación de prioridades en el desarrollo de sistemas, y

aun las modalidades de procesamiento; difícilmente pueda dilucidar los inconvenientes que

presenta el dimensionamiento de la instalación.

Por lo tanto, será necesario efectuar un Relevamiento que permita acopiar la información

señalada anteriormente.

Al efecto, se deberán relevar, entre otras, las siguientes actividades y funciones de Negocio:

36 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Producción

Características de la línea de producción

Planeamiento (Planes de producción, abastecimiento, etc.)

Programación de la producción

Gestión y administración de stocks

Control de inventarios

Materias primas

Producción en proceso

Repuestos y materiales

Costos industriales

Análisis de consumo

Mano de obra

Control de calidad

Ingeniería industrial (Métodos, tiempos y control de eficiencia)

Administración de producción

Mantenimiento de planta (Plan de mantenimiento, costeo de ordenes de trabajo, etc.)

Desarrollo de nuevos productos (Prototipos y especificaciones)

Requerimientos contables para producción

Gestión de Compras

Emisión de requisiciones

Plan de Compras

Activamiento

37 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Control de Recepciones

Circuito compras-proveedores

Comercialización

Canales de distribución

Pedidos-facturación

Plan de ventas

Investigación de mercado

Marcas y nuevos productos

Estadísticas y reportes gerenciales

Mailing

Administración

Contabilidad general

Proveedores

Deudores-facturación

Caja-bancos

Proyección de pagos y cobranzas

Planificación financiera

Bienes de uso (Activo Fijo)

Créditos y cobranzas

Costos

Presupuestos

Planes económicos

Control de gestión

38 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Impuestos y seguros

Administración de Personal

Inventario de personal

Análisis de desempeño

Empleos

Capacitación

Remuneraciones

Accidentes

Liquidación de sueldos

Si bien se han detallado las actividades principales a considerar en una industria, el alcance del

Relevamiento en cada caso dependerá del tipo de Negocio de cada Empresa y de sus

características principales, según se trate de entidades financieras, empresas de servicios, etc., y

estas a su vez sean, estatales o privadas, nacionales o extranjeras, etc.

El análisis de la información obtenida en el Relevamiento permitirá establecer las necesidades en

materia de información tanto operativas, administrativas y de gestión; como así también respecto

de la toma de decisiones.

En cada caso se deberán considerar: volúmenes, confidencialidad, frecuencia, complejidad para su

obtención, integridad, redundancia, seguridad, oportunidad, control interno y los factores

particulares inherentes a la Empresa.

Sobre la base de los resultados del Relevamiento y la estrategia de sistemas se deberá:

Efectuar una revisión de la estrategia de sistemas a efectos de detectar posibles incongruencias en

las definiciones previas, respecto a los resultados que arroja el Relevamiento.

39 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Establecer una hipótesis sobre los sistemas de información cuyo caudal de procesamiento deberá

ser absorbido por la nueva instalación.

Analizar la modalidad de procesamiento global, estableciendo porcentajes para cada tipo de

proceso.

Establecer requerimientos especiales de hardware y software (Dispositivos especiales).

Analizar requerimientos de técnicas especiales de procesamiento de datos a emplear para el corto

y mediano plazo.

4. Dimensionamiento de la instalacion

En primer lugar se procederá a calcular la capacidad por tipo de dispositivo y a establecer el perfil

técnico de los periféricos en función de los sistemas que serán procesados por la futura

instalación, como ser:

Unidad Central de Proceso

Tamaño y organización de la memoria

Velocidad de transferencia

Capacidad de la unidad de control

Niveles de interrupción

Discos

Tiempo medio de acceso

Capacidad

Fijos o removibles

CD’s y reproductoras de CD’s

Cintas

40 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Densidad

Velocidad

Pistas

Terminales de Vídeo

Inteligentes o no inteligentes

Funciones avanzadas de hardware

Tamaño de la pantalla o buffer

Velocidad de transferencia

Impresoras

Chorro de tinta o láser

Tamaño

Velocidad

Software

Multiprogramación

Despacho de tareas

Seguridad en el manejo de datos

Edición interactiva

Procesamiento en lotes de programas de aplicación

Medios para manejos de formatos

Servicios de tipo general

41 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Si el estudio incluye la utilización de técnicas de procesamiento como el teleproceso, se deberá

evaluar por un lado los nodos (Componentes de hardware que pueden realizar procesamiento de

la información y control de la red) y por otro los enlaces (Medios que emplean para transmitir

información entre los nodos).

En relación con los nodos, además de los dispositivos señalados anteriormente se deberá evaluar:

Controlador de Comunicaciones

Programable

Requerimientos para conexión de líneas

Serialización para transmisión asincrónica, serie o paralelo

Posibilidad de almacenar y retransmitir

Manejo de prioridades

Detección y corrección de errores

Manejo de tiempo agotado

Manejo de respuestas o llamadas en forma automática

Conmutación de circuitos

Modems

Facilidad de acoplamiento acústico

Cantidad de hilos

Ecualización automática

Velocidad

Indicadores de estado

Facilidades para manejo de más de un modo de transmisión

42 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

En relación con los enlaces se deberá definir el tipo de enlace y la modalidad y velocidad de

transmisión que el mismo deberá soportar.

En cuanto al software de comunicaciones se deberá evaluar por un lado la utilización de una

arquitectura de teleprocesamiento y una disciplina de control de líneas, y por otro disponer de un

monitor de teleprocesamiento con las funciones básicas.

Automatización de oficinas

Procesamiento de textos

Correo electrónico

Distribución de computadoras personales conectadas a la instalación central

Software para modelización

Desarrollo de aplicaciones

5. Diseño de la configuracion

Una vez definidos los parámetros de capacidad y perfil técnico de los componentes se procederá a

su cuantificación; fundamentalmente de los dispositivos periféricos.

Para definir la cantidad de terminales de vídeo se deberán considerar variables como: horas pico,

colas de espera, tiempo para reingreso de datos por errores de digitación, aspectos funcionales

como adyacencia física de ciertos usuarios, terminales especializadas según su uso (Para

programación, sistemas con altos tiempos de uso, etc. ).

43 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

A efectos de calcular la cantidad de terminales a instalar, se podrá aplicar una fórmula de cálculo

que arroja un valor que es una aproximación y que deberá ser ajustada por las variables

anteriormente mencionadas:

Cantidad de documentos * Caracteres documento

Cantidad de terminales =

Horas de trabajo * Velocidad digitación por hora

El mismo procedimiento se podrá aplicar para el cálculo de las impresoras.

Una vez cuantificados los dispositivos de la instalación se analizará la flexibilidad para el

crecimiento futuro de la instalación y la dotación requerida para su funcionamiento.

A partir de este análisis se establecerán los ajustes finales y se diseñará la configuración.

6. Evaluacion de los equipos ofrecidos en el mercado

Cada compañía proveedora de equipos de computación suele confeccionar sus propuestas a partir

de sus pautas de comercialización y generalmente describen con mayor amplitud los aspectos

favorables de su producto en relación con la competencia, y no se profundiza (y en algunos casos

no se hace mención) sobre los elementos que están en desventaja frente a otros proveedores. Por

tal motivo, se suelen presentar dificultades en el momento de la selección de propuestas. Para

evitar estos inconvenientes se deberá confeccionar un informe para las compañías proveedoras

que contenga las variables a fin de estandarizar las propuestas sobre las cuales se efectuará la

selección.

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En dicho informe se deberá requerir la cotización de:

Configuración a cotizar

Apertura del costo por dispositivo

Cargos por importación

Cargos por instalación

Modalidades de contratación

Forma de pago

Plazos de entrega

Recargos o impuestos

Servicio técnico (Características y costo)

Asesoramiento y apoyo

Equipo de backup

Horas de máquina para desarrollo (Cantidad, lugar y costo)

Posibilidades de ampliación

Lista de usuarios con equipos instalados similares al cotizado

Una vez recibidas las propuestas se deberán fijar los criterios para seleccionar las mismas con el

objeto de seleccionar una terna.

7. Resumir el resultado del estudio de factibilidad tecnica

Es esta fase se procederá a confeccionar el informe con los resultados del estudio de Factibilidad

técnica que contendrá los fundamentos técnicos de las decisiones adoptadas y resumirá los

resultados de la etapa.

Factibilidad Operativa

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Evaluacion Del Impacto Del Proyecto Sobre La Organización

Dependiendo de las características del proyecto y de la modalidad con que la Empresa encaró el

mismo, los aspectos organizacionales pueden haber sido evaluados al definirse la estrategia de

sistemas, en cuyo caso, no se requerirá la ejecución de esta fase.

En caso contrario, se deberá efectuar el estudio correspondiente que tiene por objeto evaluar el

impacto del proyecto sobre la organización.

Para ver con mayor claridad la importancia del estudio de Factibilidad operativo recurriremos a un

ejemplo:

Tomemos el caso de un banco que en la actualidad maneja el conjunto de sus operaciones en

forma tradicional cuyos sistemas tienen un gran porcentaje de procesamiento manual y en

algunos casos batch (en la casa matriz), que decide utilizar tecnología de punta, y automatizar el

grueso de sus operaciones, incorporar cajeros automáticos, conectar todos sus sistemas a una red

de comunicaciones, y distribuir capacidad de procesamiento para sus 50 sucursales.

Desde el punto de vista técnico y económico, el proyecto resulta a priori, viable, dado que este

tipo de instalación está ampliamente aprobada por otras entidades financieras, los beneficios que

resultan de un proyecto de inversión de esta naturaleza son de fácil comprobación no hay más que

consultar a las otras empresas y además las compañías proveedoras de equipos ya han adquirido

experiencia suficiente, con un gran parque instalado y hasta existe la posibilidad de adquirir

sistemas preplaneados de buen rendimiento y bajo costo.

En este caso el estudio de Factibilidad operativo adquiere, su mayor significación, ya que la

viabilidad del sistema no está en duda, pero lo que falta verificar es si este Banco, está en

condiciones de absorberlo; ya que, el personal no tiene experiencia en el manejo de este tipo de

sistemas, los gerentes verán modificados los procedimientos del conjunto de su operatoria y

además deberán estar a la cabeza del cambio. Surgirán además los temores de una

racionalización, además de la resistencia natural al cambio en todos los niveles; la operatoria de

cada sucursal sufrirá profundas modificaciones, se requerirá la capacitación del personal en gran

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escala; la participación como usuario (Una nueva función) en la definición de los futuros sistemas,

podrán surgir modificaciones en la estructura de poder de la organización que tendrán relación

directa con la reestructuración orgánica, etc. y además de todo esto se deberá seguir cumpliendo

con las actividades diarias para que el Negocio siga funcionando.

Como vemos un cambio de esta envergadura puede generar una sucesión interminable de

conflictos que si se dejan librados al azar las posibilidades de éxito del proyecto tendrán un alto

grado de aleatoriedad.

Como vemos no se puede relativizar el estudio operativo y a efectos de reducir los márgenes de

riesgo se deberá:

Establecer el alcance de los cambios organizacionales

Evaluar las normas, métodos y funciones organizacionales vigentes.

Evaluar el desarrollo organizativo alcanzado.

Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y su efecto sobre el proyecto.

Trazar una hipótesis de conflictos potenciales.

Efectuar un análisis sobre la oportunidad del proyecto.

8. Definicion de los cambios organizacionales a efectuar

En esta fase se deberá:

Efectuar una estimación sobre las áreas que deberán ser reestructuradas y la envergadura del

cambio en cada caso.

Diseñar la estructura del área de sistemas en relación con los resultados del estudio de Factibilidad

técnico.

Definir roles y funciones.

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Establecer criterios para planificar la capacitación del personal afectado.

Estimar costos y beneficios operativos (Tangibles e intangibles

Finalmente se debe resumir los resultados de la Factibilidad operativa.

Factibilidad economica-financiera

Cuantificacion de la inversion

Para efectuar el estudio de Factibilidad económico-financiera resulta imprescindible conocer la

totalidad de los gastos en que incurrirá la Empresa para incorporar el nuevo sistema, como así

también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento a

posteriori de la puesta en marcha.

Dado que los cotos de hardware y software se incluyen en el estudio técnico, será necesario

conocer los siguientes costos complementarios:

Dotación

Con el detalle de los sueldos más las cargas sociales, para la totalidad de puestos y vacantes.

Mobiliario

Con el detalle de los elementos y el costo unitario de los mismos. Se deberá especificar los

muebles de oficina (Escritorios, sillas, etc. ), y los de computación (Cintotecas, archivos, mesas

para terminales, etc. )

Instalación eléctrica

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Tablero de comando

Regulador de tensión

Ramal trifásico

Puesta a tierra (Jabalinas de cobre)

Alimentación de grupos de computación (Con seguridad antillama u otros)

Tendido del lazo

Etc.

Suministros

Formularios

Cartuchos de tinta para impresoras (Color y Negro)

Toner para impresoras láser

Disquetes

CD’s

Cintas para backups

Etc.

Layout

Planos

Modificación de artefactos de iluminación, mamparas, etc.

Sistema de Seguridad

Caja ignífuga

Sistema contra incendios (Con detectores de humo)

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Servicios de microfilmación para documentación

Etc.

Cursos de Capacitación

Detalle y costo

Seguro

Detalle de cobertura y costo

Fletes

Detalle y costo

Para establecer estos costos se deberá consultar a tres proveedores como mínimo y en cada caso

se deberá conocer:

Tiempo de vigencia de los presupuestos

Formas de pago

Fecha de iniciación estimada de los trabajos

Tiempo de ejecución de las tareas

Plazos de entrega

Etc.

A estos costos se deberán agregar los que tiene el estudio técnico:

Costo de Hardware

Costo de Software

Cargos por importación

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Cargos por instalación

Recargos e impuestos

Servicio Técnico

Garantía para la modalidad de alquiler

Cargos por backup de instalación

Con todos estos datos se procederá a cuantificar la inversión y evaluar la modalidad de

contratación más ventajosa.

9. Analisis Comparativo

En primer lugar se establecerá el monto de inversión inicial, que incluye gastos por única vez, y

luego, el cargo mensual del nuevo centro de costos.

A efecto de medir la incidencia del cargo mensual, de deberá tomar un índice que permita

visualizar el grado de participación en el cargo total de la compañía, como por ejemplo las ventas o

cualquier otro índice que permita visualizar el grado de participación en el cargo total de la

compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier otro que utilice la Empresa para efectuar estas

mediciones.

Finalmente se deberá:

Efectuar una revisión de la evaluación de costos

Analizar la inversión frente a la posición financiera de la Empresa

Establecer los beneficios totales (Incluyendo los intangibles)

Analizar el retorno de la inversión (VAN – Valor actualizado Neto, TIR – Tasa Interna de Retorno)

Medir en términos de producto la inversión total

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10. Resumir los resultados del estudio economico-financiero

Se deberá confeccionar un informe que resuma el estudio de Factibilidad económico-financiero.

Por último, se confeccionará el informe final para la alta dirección, con el resumen del Estudio de

Factibilidad del Proyecto de inversión en Informática.

El mismo deberá contener:

Introducción

Antecedentes y necesidades

Estrategia

Resultados del estudio técnico

Resultados del estudio operativo

Resultados del estudio económico-financiero

Sugerencia del equipo de proyecto

Anexo con las propuestas recibidas y los cuadros comparativos

Sobre la base de este informe se podrá tomar la decisión, pero en el caso que la Empresa decida

poner a consideración el estudio efectuado, se podrá contar con la documentación de cada etapa

del estudio y la totalidad de la información utilizada.

11. Costos

Detallados por:

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Costo de proceso

Registro grabados

Volumen básico a procesar y grabar

Excedentes

Según la frecuencia de cada proceso

Formularios

Procesos especiales

Listados a pedido

Aspectos A Evaluar

Modalidad para la actualización de precios

Condición de pago

Vigencia de la contratación

Riesgos de pérdida de documentación

Modificación de programas y archivos (Procedimiento y costo)

Uso del computador del servicio

Lenguaje de programación utilizado

Cargos por capacitación

Obligaciones por incumplimiento de las partes

Prueba de programas

Aprobación por sistema

Carpeta por sistema (Documentación)

Lugar de recepción y entrega de información

Duplicación de archivos (Que se puedan requerir en cualquier momento)

Seguridad del servicio (Definición de backup para el procesamiento)

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Propiedad de programas y archivos

Deberá contemplarse que todas estas variables estén cuidadosamente explicitadas en el contrato

legal que regulará la operatoria de este servicio.

A los efectos legales se deberán agregar:

Modalidades para definir la rescisión del contrato

Pago del sellado (a cargo de quién)

Ubicación y domicilio legal (ante eventuales juicios)

Dado que el servicio a contratar puede sufrir distorsiones en el tiempo, ya sea respecto del costo,

como así también por la eficiencia del servicio, la Empresa deberá disponer de los elementos

necesarios que le permitan adoptar las decisiones más adecuadas al respecto, para lo cual

requerirá evitar un nivel de dependencia con el servicio, que le impida resolver los inconvenientes

planteados de la forma más adecuada para sus intereses.

Los problemas mencionados o bien por el crecimiento del volumen de la información procesada,

podrán sugerir alternativas tales como: el cambio de servicio o la incorporación de un sistema.

En ambos casos será sumamente valioso disponer de la propiedad de los programas y archivos,

como así también contar con la documentación de cada sistema.

La seguridad del servicio, la prueba de programas, su mantenimiento, la definición respecto de la

aprobación de cada sistema implementado, etc. son variables que aseguran un servicio eficiente, y

la explicación de las mismas en un contrato, representan el respaldo legal con que cuenta la

Empresa entre los diversos inconvenientes que pudieron ocurrir en el tiempo.

La evaluación de los aspectos señalados permitirán detectar omisiones que a corto o largo plazo

podrán perjudicar seriamente a la Empresa.

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DICCIONARIO DE DATOS

Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las características

lógicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo

nombre, descripción, alias, contenido y organización.

Estos diccionarios se desarrollan durante el análisis de flujo de datos y ayuda a los

analistas que participan en la determinación de los requerimientos del sistema, su

contenido también se emplea durante el diseño del proyecto.

Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el

acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y

auxilia a los analistas que participan en la determinación de los requerimientos del

sistema, su contenido también se emplea durante el diseño.

En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte

del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos mas importantes son flujos de datos,

almacenes de datos y procesos. El diccionario de datos guarda los detalles y descripción

de todos estos elementos.

Nombre = Título + Primer-nombre + Apellido-paterno + Apellido-materno

Título = [ Sr | Sra | Dr | Ing]

Primer-nombre = {caracter}

Apellido-paterno = {caracter}

Apellido-materno = {caracter}

caracter = [A-Z|a-z| |’] a

Definiciones

Una definición de un dato se introduce mediante el símbolo “=”; en este contexto el “=” se

lee como “está definido por”, o “está compuesto de”, o “significa”. Para definir un dato

completamente, la definición debe incluir: • El significado del dato en el contexto de la

aplicación. Esto se documenta en forma de comentario. • La composición del dato, si es

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que está compuesto de otros elementos significativos. • Los valores que el dato puede

tomar, si se trata de un dato elemental que ya no puede ser descompuesto.

Datos elementales

Son aquellos para los cuales no hay una descomposición significativa. Por ejemplo, puede

ser que no se requiera descomponer el nombre de una persona en primer-nombre,

apellido-materno y apellido-paterno; esto depende del contexto del sistema que se esté

modelando. Cuando se han identificado los datos elementales, deben ser introducidos en

el DD y proveer una breve descripción que describa el significado del dato. En el caso de

que el dato tenga un nombre significativo, se puede omitir la descripción, sin embargo, es

importante especificar las unidades de medida que el dato puede tomar.

Ejemplo: Peso = * peso del paciente al ingresar al hospital *unidad: kilo, rango:2-150 *

Altura = * unidad: cm, rango: 100-200 * Sexo = * valores : [F|M] * APGR Ingeniería de

Software I Análisis Estructurado 24

Datos opcionales

Un dato opcional es aquel que puede o no estar presente como componente de un dato

compuesto. Ejemplo: Dirección = calle + número + (ciudad) + (país) + (código-postal)

Selección

Indica que un elemento consiste de exactamente una opción de un conjunto de

alternativas. Ejemplos:

Sexo = [ Femenino | Masculino ]

Tipo-de-cliente = [ Gubernamental | Académico | Industria | Otros ]

Iteración

Se usa para indicar ocurrencias repetidas de un componente en un elemento compuesto.

Ejemplo: Orden-de compra = nombre-cliente + dirección-de-envío + {artículo} significa que

una orden de compra siempre debe contener un nombre de cliente, una dirección de

envío y cero o más ocurrencias de un artículo. Ejemplo: Se pueden especificar límites

superiores e inferiores a las iteraciones. Orden-de compra = nombre-cliente + dirección-

de-envío + 1{artículo}10 significa que una orden de compra siempre debe contener un

nombre de cliente, una dirección de envío y de 1 a 10 artículos. APGR Ingeniería de

56 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Software I Análisis Estructurado 25 Ejemplos de iteraciones con límites: a = 1{b} a = {b}10

a = 1{b}10 a = {b}

EJEMPLO REGISTRO DE EMPLEADOS = {Registro del empleado} REGISTRO DE

TIEMPOS DEL EMPLEADO = {Registro de tiempos del empleado} Registro del empleado

=

Datos de cada empleado*

Número de empleado + Información personal + Información de pago + Información de

pago actual + Información anual Registro de tiempos del empleado = Número de

empleado + Nombre del empleado + Horas trabajadas Cheque de pago del empleado =

Número de empleado + Nombre de empleado + Dirección + Cantidades del pago actual +

5 Produce el cheque de pago del empleado REGISTRO DE TIEMPOS DEL EMPLEADO

Empleado Cheque de pago del empleado Registro del empleado Registro de tiempos del

empleado REGISTRO DE EMPLEADOS APGR Ingeniería de Software I Análisis

Estructurado 26 El DD provee información del DER. En general, las instancias del DER

corresponden a los almacenes de datos de los DFD. EJEMPLO: CLIENTES = {cliente}

cliente = nombre-cliente + dirección + número-teléfono compra = * asociación entre un

cliente y uno o más artículos * nombre-cliente + 1{id-artículo + cantidad-artículos}

ARTÍCULOS = {artículo} artículo = id-artículo + descripción En el ejemplo anterior, cliente

es la definición de un tipo de objeto (entidad) y una instancia del almacén de datos

CLIENTES. La llave de cliente es el atributo nombre-cliente, el cual diferencia una

instancia de otra. El signo @ es usado para indicar los campos llave, o bien estos campos

llave se subrayan.

3.1 DISEÑO DE PATALLAS EN BASE AL DICCIONARIO DE DATOS

Para esta forma, el usuario debe permanecer en la mente del analista cuando éste diseñe

las pantallas. Los lineamientos se realizan con el fin de crear un diseño efectivo de

pantallas y para de apoyar las metas globales del diseño, con respecto a la eficacia,

precisión, facilidad de uso, consistencia, sencillez y atracción.

Se definen básicamente cuatro lineamientos para el diseño de pantallas.

1) Mantenga la pantalla sencilla.

El primer lineamiento para un buen diseño de pantallas es mantener la

sencillez de la pantalla. La pantalla de video debe mostrar sólo lo que es

necesario para la acción particular que se lleva a cabo.

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2) Mantenga una presentación consistente.

Si el trabajo de los usuarios se basa en formas en papel, las pantallas

deben apegarse a lo que se muestra en el papel. La consistencia de la

pantalla también se mantiene, si la información se localiza en la misma

área cada vez que se accesa una nueva pantalla. La información que tenga

alguna relación lógica entre sí, debe presentarse en forma agrupada: el

domicilio, el nombre van juntos, mas no el nombre y el código postal.

3) Facilite los movimientos del usuario entre pantallas.

Un método comúnmente utilizado, es hacer sentir al usuario que se mueve

físicamente hacia una nueva pantalla. Para crear la ilusión del movimiento

físico entre las pantallas, se dispone de tres mecanismos posibles:

Desplazamiento, Solicitud de mayor detalle y Diálogo en pantalla.

4) Cree pantallas atractivas.

Si el usuario se siente atraído por la pantalla, es muy probable que sea

más productivo, requiera de menos supervisión y cometa menos errores.

Algunos de los principios de diseño utilizados para las formas también

tienen aquí una aplicación y se observan ciertos principios estéticos, si bien

en un contexto ligeramente diferente.

3.2 DISEÑO DE REPORTES (SALIDA DE LA INFORMACION)

DISEÑO DE LA SALIDA

La salida es la información que se entrega a los usuarios por medio del sistema de información. Algunos datos requieren un procesamiento extenso antes de que se conviertan en salida adecuada, y otros datos son guardados y considerados salida cuando se les recupera con poco o ningún procesamiento. La salida puede tomar muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, microformas y sonido. Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida. Para crear la salida más útil posible, los analistas de sistemas trabajan de cerca con los usuarios, por medio de un proceso interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio.

Debido a que la salida es útil es esencialmente para asegurar el uso y aceptación del sistema de información, hay varios objetivos que el analista de sistemas trata de obtener cuando diseña la salida.

1. Diseñar la salida para que sirva al propósito deseado. 2. Diseñar la salida para que se ajuste al usuario.

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3. Entregar la cantidad adecuada de salida. 4. Asegurarse de que la salida se encuentra donde se necesita. 5. Entregar la salida a tiempo. 6. Seleccionar el método de salida adecuado.

Diseño de la salida para que sirva al propósito deseado. Toda la salida debe tener un propósito. Durante la fase de análisis de terminación de los requerimientos de información, el analista de sistemas encuentra cuales propósitos deben ser atendidos. La lista es diseñada luego con base en esos propósitos.

Diseño de la salida para el ajuste al usuario. Con un gran sistema de información sirviendo a muchos usuarios para muchos propósitos diferentes, es difícil personalizar la salida que atienda lo que muchos usuarios, aunque no todos necesitan y prefieren. Hablando en termino generales, es más practico crear una salida especifica para el usuario cuando se le diseña para un sistema de soporte de decisiones u otras aplicaciones altamente interactivas.

Entregar la cantidad adecuada de salida. No siempre más es mejor, especialmente cuando se refiere a la cantidad de salida. Parte de la tarea del diseño de la salida es decidir la cantidad de salida que es correcta para los usuarios. Una regla útil es que el sistema debe proporcionar lo que cada personal necesita para completar su trabajo. Sin embargo, esto está todavía muy lejos de ser una solución total, debido a que puede ser adecuado desplegar primero un subconjunto de esa información y luego proporcionar formas para que el usuario accese fácilmente a la información adicional.

Asegurarse de que la salida se encuentra donde se necesita. La salida es impresa en papel, desplegada en pantalla, difundida por bocinas y guardada en microformas. La salida a veces se produce en un lugar y luego se distribuye a los usuarios. El incremento de salida desplegada en pantallas en línea es accesible personalmente ha reducido en cierta forma el problema de la distribución, pero la distribución adecuada todavía es un objeto importante para el analista de sistemas, para ser usada y útil, la salida debe ser presentada al usuario adecuado.

Entrega de la salida a tiempo. Una de las quejas más comunes de los usuarios es que no reciben la información a tiempo para tomar decisiones necesarias. Los objetivos del analista de sistemas con respecto a la salida con compuestos. No solo se tiene que ser consciente acerca de quien esta recibiendo cual salida, sino también hay que preocuparse de la distribución en el tiempo de la salida para los tomadores de decisiones, mediante esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas ustedes han aprendido que salida es necesaria, y en que momento para dirigir cada etapa de los procesos de la organización.

Selección del método de salida adecuado. Tal como se dijo anteriormente, la salida puede tomar muchas formas, incluyendo reportes impresos en papel, información en pantallas VDT audio con sonidos digitalizados que simulan voz humana y microformas. La selección del método adecuado de salida para cada usuario es otro objetivo de la salida. El analista necesita reconocer los compromisos involucrados en la sección de un método de salida. Los costos difieren, así como la flexibilidad, tiempo de vida, distribución almacenamiento y posibilidades de recuperación, transportabilidad e impacto general

59 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

sobre los datos para el usuario. La selección de los métodos de salida no es trivial ni es generalmente una conclusión predecible con certeza.

3.3 FLUJO DE LA INFORMACION EN EL SISTEMA

¿Qué es diseño? •El proceso de aplicar distintas técnicas y principios con el propósito de definir un producto con los suficientes detalles como para permitir su realización física. •Con el diseño se pretende construir un sistema que: –Satisfaga determinada especificación del sistema –Se ajuste a las limitaciones impuestas por el medio de destino –Respete requisitos sobre forma, rendimiento utilización de recursos, coste, etc.

Metodologías de diseño •Diseño de datos: –Modelo de información a estructuras de datos •Diseño arquitectónico: –Define las relaciones entre los elementos estructurales de nuestro programa •Diseño procedimental: –Se transforman los elementos estructurales de nuestro programa en una descripción procedimental del software •Diseño de interfaz: –Describe cómo se comunica el software consigo mismo y con su entorno

Directrices para un buen diseño •El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acomodar todos los requisitos implícitos que desee el cliente •El diseño debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el software •El diseño debería proporcionar una completa idea de lo que es el software, enfocando los

dominios de datos, funcional y de comportamiento desde la perspectiva de la

implementación

Principios básicos de diseño •El diseñador debe considerar enfoques alternativos juzgando a cada uno en base a los requisitos del problema, los resultados disponibles y los criterios de calidad interna •Se deberían poder seguir los pasos de diseño hasta el modelo de análisis •El diseño no va a reinventar nada que ya esté inventado •El diseño debería presentar uniformidad de integración •Debe estructurarse para admitir cambios •El diseño no es escribir código y escribir código no es diseñar •Se debería valorar la calidad del diseño mientras se crea, no después de terminado

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Conceptos del diseño •A la hora de realizar el diseño del software debes plantearte –¿Qué criterios se pueden usar para dividir el software en componentes individuales? –¿Cómo se separan los detalles de una función o de la estructura de datos de la representación conceptual del software? –¿Existen criterios uniformes que definan la calidad técnica de un diseño de programas?

•Para ayudar a resolver las anteriores preguntas se han establecido unos conceptos fundamentales del diseño del software

Abstracción

Refinamiento

Modularidad

Arquitectura del software

Jerarquía de control

Partición estructural (horizontal y vertical)

Estructura de datos

Procedimientos

Ocultamiento de la información

•El diseño modular efectivo reduce la complejidad, facilita los cambios y produce como resultado una implementación más sencilla, permitiendo el desarrollo paralelo de las diferentes partes del sistema •La independencia funcional se adquiere desarrollando módulos con una clara función

evitando una excesiva interacción con otros módulos. Este concepto está derivado de la

modularidad, la abstracción y el ocultamiento de la información

•La independencia funcional se mide con dos criterios: –Cohesión: extensión del concepto de ocultamiento de información. Un módulo cohesivo ejecuta una tarea sencilla de un procedimiento de software y requiere poca interacción con procedimientos que ejecutan otras partes de un programa –Acoplamiento: medida de la interconexión entre módulos de un programa •Interesa una cohesión alta y un acoplamiento bajo

•Reglas –Correspondencia directa –Pocas interfaces –Interfaces pequeñas –Interfaces explicitas –Ocultación de la información •Criterios –Descomposición modular –Composición modular –Comprensibilidad modular –Continuidad modular –Protección modular •Principios –Unidades modulares lingüísticas –Auto-documentación

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–Acceso uniforme –Principio de abierto-cerrado –Elección única

Aspectos favorables de la modularidad:

Construcción del programa (son + pequeños)

Depuración del programa (la modularidad aísla los errores).

Facilidad para la legibilidad.

Modularidad aísla las modificaciones.

Eliminación de redundancia.

Criterios de modularización: NO HAY. El objetivo de la modularidad es obtener software que sea manejable, de modo que una modificación futura afectare a unos pocos módulos. Por acoplamiento se entiende el grado de interconexión entre los módulos. El objetivo será, por tanto, maximizar la independencia de los módulos, es decir, minimizar el acoplamiento. El acoplamiento entre módulos se da de varias maneras: de control y de datos. El acoplamiento de control implica la transferencia del control de un módulo a otro (llam/ret de subprogramas). El acoplamiento de datos se refiere al compartir de datos entre los módulos. Los módulos se representan en la figura mediante rectángulos, mientras que las relaciones entre ellos se representan mediante flechas (diagrama de estructura) y constituyen el acoplamiento de control. El acoplamiento de datos se representa en los diagramas de estructura mediante flechas adicionales que indican los elementos de información (datos o parámetros) que se pasan a un módulo cuando otro módulo solicita sus servicios, así como los datos que devuelve el módulo al módulos que realiza la llamada

Ventajas de la modularización. Crear grandes programas de forma sencilla. Ayuda a que un programa sea más fácil de modificar. Compilación separada. Reutilización. Mayor comprensión.

4.1 CREACION DE UNA BASE DE DATOS

62 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Bases de datos

Introducción

Para diseñar una base de datos debemos establecer un proceso partiendo del mundo real, de

manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La imagen que obtenemos

del mundo real se denomina modelo conceptual y consiste en una serie de elementos que

definen lo que queremos plasmar del mundo real en la base de datos. La definición de este

modelo se denomina esquema conceptual. Una base de datos es una recopilación de

información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de

clientes o el mantenimiento de una colección de música.

Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD)

Consiste en un conjunto de programas, procedimientos y lenguajes que nos proporcionan

las herramientas necesarias para trabajar con una base de datos. Incorporar una serie de

funciones que nos permita definir los registros, sus campos, sus relaciones, insertar,

suprimir, modificar y consultar los datos. (Access, Sql Server, Informix, etc.)

El modelo Entidad-Relación

Se trata de una técnica de diseño de base de datos gráfica, que nos muestra información

relativa a los datos y la relación existente entre ellos. Sus características principales son:

Reflejan tan sólo la existencia de los datos sin expresar lo que se hace con ellos. Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos (por lo que puede ser

implementado en cualquier base de datos). Está abierto a la evolución del sistema. Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las aplicaciones que se van a

tratar. No tienen en cuenta las restricciones de espacio y almacenamiento del sistema.

Conceptos del Modelo Entidad-Relación

Entidades

Son objetos concretos o abstractos que presentan interés para el sistema y sobre los que se

recoge información que será representada en un sistema de bases de datos. Por ejemplo,

clientes, proveedores y facturas serían entidades en el entorno de una empresa.

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Atributos

Es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad o una relación. Por

ejemplo la entidad proveedor tendrá los atributos nombre, domicilio, población, CIF.

Dominios

Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio del

atributo población, será la relación de todas las poblaciones del ámbito de actuación de

nuestra empresa.

Tablas

Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos.

Relación

Es la asociación que se efectúa entre entidades. Por ejemplo la relación entre las entidades

facturas emitidas y clientes. Dentro de una base de datos es una tabla.

Tablas relacionales

Son tablas que cumplen los siguientes requisitos:

Cada fila debe ser única, es decir no pueden existir filas duplicadas. Cada columna debe ser única Los valores de las columnas deben pertenecer al dominio de cada atributo Debe tener un solo tipo de fila, cuyo formato está definido por el esquema de tabla o la

relación. El valor de la columna para cada fila debe ser único. No puede contener columnas duplicadas.

Claves

En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla (registro) concreta,

lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los atributos, de forma

que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno o más atributos).

Para este caso será la clave principal de una tabla. Se puede tener solo una clave principal

por tabla, pero se pueden tener N claves secundarias por tabla.

Operaciones sobre Tablas

64 Guía Descargada desde : http://www.mxgo.net Librería Digital / E-BOOKS Gratis

Todas las operaciones que podamos realizar sobre las tablas, vistas o elementos de ellas,

están integradas en el SGDBR (Sistema Gestor de Bases de Datos Relacional) como

rutinas. Ejemplos de operaciones son:

Selección: Obtiene un subconjunto de filas de la tabla o vista, que cumplen una determinada condición.

Proyección: Obtiene un subconjunto de columnas de todas las filas de la tabla. Unión: Realizamos la unión de varias tablas, cuyo resultado será el conjunto de todas las

filas de las tablas origen. Las columnas respectivas de dichas tablas deben ser iguales entre sí.

Diferencia: Inversa a la anterior, devuelve las filas que estén en una tabla y no pertenezcan a una segunda tabla. Deben por tanto ser iguales también las columnas respectivas entre sí.

Producto cartesiano: El resultado será una fila por cada combinación entre cada fila de una tabla y todas las de la otra. Los valores de ambas filas se concatenarán.

Intersección: Obtiene aquellas filas que sean idénticas en ambas tablas.

Join: Es la operación de unir filas de dos tablas a través de algún campo común (normalmente la

clave), dando como resultado filas con la suma de columnas de amblas tablas cuando se cumpla la

condición del Join a través del campo (o campos) relacionados.

Como diseñar una Base de Datos

1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se utiliza.

Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede

determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita

almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las

preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que

desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2 Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de

datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes

que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea

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respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que

los producen.

No es necesario que diseñe las tablas mediante algún producto (Microsoft Access por Ej.).

De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de

datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información

teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Una tabla no debe contener información duplicada, y no debe duplicarse información entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos relacional es diferente a una tabla de una aplicación de archivos simples como por ejemplo una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en

un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan

entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo,

probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente

una sola vez en una sola tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la

información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por

ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de

los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la

vez la información sobre el cliente.

3 Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla

contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes

puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el

número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta

estas sugerencias:

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.

No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).

Incluya toda la información que necesite.

Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

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4 Identificar el campo o campos con valores únicos en cada registro

Para relacionar información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para

conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe

incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada

registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave

principal.

5 Perfeccionar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de

estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar

el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice un software de bases de datos (Microsoft Access por Ej.) para crear las tablas,

especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas

para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe

si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Busque duplicaciones de

datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseño.

6 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos

anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A

continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, etc. que desee.

7 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de

la base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el

diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y

dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.

El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar

recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas

recomendaciones y sugerencias.

El modelo entidad-relación

El modelo entidad-relación es el modelo conceptual más utilizado para el diseño conceptual

de bases de datos. Fue introducido por Peter Chen en 1976. El modelo entidad-relación está

formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un

conjunto de representaciones gráficas y lingüísticas.

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Originalmente, el modelo entidad-relación sólo incluía los conceptos de entidad, relación y

atributo. Más tarde, se añadieron otros conceptos, como los atributos compuestos y las

jerarquías de generalización, en lo que se ha denominado modelo entidad-relación

extendido.

Figura 6.1: Conceptos del modelo entidad-relación extendido.

Entidad

Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge información: cosa, persona,

concepto abstracto o suceso. Por ejemplo: coches, casas, empleados, clientes, empresas,

oficios, diseños de productos, conciertos, excursiones, etc. Las entidades se representan

gráficamente mediante rectángulos y su nombre aparece en el interior. Un nombre de

entidad sólo puede aparecer una vez en el esquema conceptual.

Hay dos tipos de entidades: fuertes y débiles. Una entidad débil es una entidad cuya

existencia depende de la existencia de otra entidad. Una entidad fuerte es una entidad que

no es débil.

Relación (interrelación)

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Es una correspondencia o asociación entre dos o más entidades. Cada relación tiene un

nombre que describe su función. Las relaciones se representan gráficamente mediante

rombos y su nombre aparece en el interior.

Las entidades que están involucradas en una determinada relación se denominan entidades

participantes. El número de participantes en una relación es lo que se denomina grado de la

relación. Por lo tanto, una relación en la que participan dos entidades es una relación

binaria; si son tres las entidades participantes, la relación es ternaria; etc.

Una relación recursiva es una relación donde la misma entidad participa más de una vez en

la relación con distintos papeles. El nombre de estos papeles es importante para determinar

la función de cada participación.

La cardinalidad con la que una entidad participa en una relación especifica el número

mínimo y el número máximo de correspondencias en las que puede tomar parte cada

ocurrencia de dicha entidad. La participación de una entidad en una relación es obligatoria

(total) si la existencia de cada una de sus ocurrencias requiere la existencia de, al menos,

una ocurrencia de la otra entidad participante. Si no, la participación es opcional (parcial).

Las reglas que definen la cardinalidad de las relaciones son las reglas de negocio.

A veces, surgen problemas cuando se está diseñado un esquema conceptual. Estos

problemas, denominados trampas, suelen producirse a causa de una mala interpretación en

el significado de alguna relación, por lo que es importante comprobar que el esquema

conceptual carece de dichas trampas. En general, para encontrar las trampas, hay que

asegurarse de que se entiende completamente el significado de cada relación. Si no se

entienden las relaciones, se puede crear un esquema que no represente fielmente la realidad.

Una de las trampas que pueden encontrarse ocurre cuando el esquema representa una

relación entre entidades, pero el camino entre algunas de sus ocurrencias es ambiguo. El

modo de resolverla es reestructurando el esquema para representar la asociación entre las

entidades correctamente.

Otra de las trampas sucede cuando un esquema sugiere la existencia de una relación entre

entidades, pero el camino entre una y otra no existe para algunas de sus ocurrencias. En este

caso, se produce una pérdida de información que se puede subsanar introduciendo la

relación que sugería el esquema y que no estaba representada.

Atributo

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Es una característica de interés o un hecho sobre una entidad o sobre una relación. Los

atributos representan las propiedades básicas de las entidades y de las relaciones. Toda la

información extensiva es portada por los atributos. Gráficamente, se representan mediante

bolitas que cuelgan de las entidades o relaciones a las que pertenecen.

Cada atributo tiene un conjunto de valores asociados denominado dominio. El dominio

define todos los valores posibles que puede tomar un atributo. Puede haber varios atributos

definidos sobre un mismo dominio.

Los atributos pueden ser simples o compuestos. Un atributo simple es un atributo que tiene

un solo componente, que no se puede dividir en partes más pequeñas que tengan un

significado propio. Un atributo compuesto es un atributo con varios componentes, cada uno

con un significado por sí mismo. Un grupo de atributos se representa mediante un atributo

compuesto cuando tienen afinidad en cuanto a su significado, o en cuanto a su uso. Un

atributo compuesto se representa gráficamente mediante un óvalo.

Los atributos también pueden clasificarse en monovalentes o polivalentes. Un atributo

monovalente es aquel que tiene un solo valor para cada ocurrencia de la entidad o relación a

la que pertenece. Un atributo polivalente es aquel que tiene varios valores para cada

ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. A estos atributos también se les

denomina multivaluados, y pueden tener un número máximo y un número mínimo de

valores. La cardinalidad de un atributo indica el número mínimo y el número máximo de

valores que puede tomar para cada ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. El

valor por omisión es .

Por último, los atributos pueden ser derivados. Un atributo derivado es aquel que

representa un valor que se puede obtener a partir del valor de uno o varios atributos, que no

necesariamente deben pertenecer a la misma entidad o relación.

Identificador

Un identificador de una entidad es un atributo o conjunto de atributos que determina de

modo único cada ocurrencia de esa entidad. Un identificador de una entidad debe cumplir

dos condiciones:

1. No pueden existir dos ocurrencias de la entidad con el mismo valor del identificador. 2. Si se omite cualquier atributo del identificador, la condición anterior deja de cumplirse.

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Toda entidad tiene al menos un identificador y puede tener varios identificadores alternativos. Las

relaciones no tienen identificadores.

Jerarquía de generalización

Una entidad E es una generalización de un grupo de entidades E , E , ... E , si cada

ocurrencia de cada una de esas entidades es también una ocurrencia de E. Todas las

propiedades de la entidad genérica E son heredadas por las subentidades.

Cada jerarquía es total o parcial, y exclusiva o superpuesta. Una jerarquía es total si cada

ocurrencia de la entidad genérica corresponde al menos con una ocurrencia de alguna

subentidad. Es parcial si existe alguna ocurrencia de la entidad genérica que no

corresponde con ninguna ocurrencia de ninguna subentidad. Una jerarquía es exclusiva si

cada ocurrencia de la entidad genérica corresponde, como mucho, con una ocurrencia de

una sola de las subentidades. Es superpuesta si existe alguna ocurrencia de la entidad

genérica que corresponde a ocurrencias de dos o más subentidades diferentes.

Un subconjunto es un caso particular de generalización con una sola entidad como

subentidad. Un subconjunto siempre es una jerarquía parcial y exclusiva.

Limitantes de mapeo.

Existen 4 tipos de relaciones que pueden establecerse entre entidades, las cuales

establecen con cuantas entidades de tipo B se pueden relacionar una entidad de tipo A:

Tipos de relaciones:

Relación uno a uno.

Se presenta cuando existe una relación como su nombre lo indica uno a uno, denominado

también relación de matrimonio. Una entidad del tipo A solo se puede relacionar con una

entidad del tipo B, y viceversa;

Por ejemplo: la relación asignación de automóvil que contiene a las entidades

EMPLEADO, AUTO, es una relación 1 a 1, ya que asocia a un empleado con un único

automóvil por lo tanto ningún empleado posee más de un automóvil asignado, y ningún

vehículo se asigna a más de un trabajador.

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Es representado gráficamente de la siguiente manera:

A: Representa a una entidad de cualquier tipo diferente

a una entidad B.

R: en el diagrama representa a la relación que existe entre las entidades.

El extremo de la flecha que se encuentra punteada indica el uno de la relación, en este caso,

una entidad A ligada a una entidad B.

Relación uno a muchos.

Significa que una entidad del tipo A puede relacionarse con cualquier cantidad de

entidades del tipo B, y una entidad del tipo B solo puede estar relacionada con una entidad

del tipo A.

Su representación gráfica es la siguiente:

Nótese en este caso que el extremo punteado de la flecha de la relación de A y B, indica

una entidad A conectada a muchas entidades B.

Muchos a uno.

Indica que una entidad del tipo B puede relacionarse con cualquier cantidad de entidades

del tipo A, mientras que cada entidad del tipo A solo puede relacionarse con solo una

entidad del tipo B.

Muchas a muchas.

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Establece que cualquier cantidad de entidades del tipo A pueden estar relacionados con

cualquier cantidad de entidades del tipo B.

A los tipos de relaciones antes descritos, también se le conoce como cardinalidad.

La cardinalidad nos especifica los tipos de relaciones que existen entre las entidades en

el modelo E-R y establecer con esto las validaciones necesarias para conseguir que los

datos de la instancia (valor único en un momento dado de una base de datos) correspondan

con la realidad.

Algunos ejemplos de cardinalidades de la vida común pueden ser:

Uno a uno.

El noviazgo, el RFC de cada persona, El CURP personal, El acta de nacimiento, ya que

solo existe un solo documento de este tipo para cada una de las diferentes personas.

Uno a muchos.

Cliente – Cuenta en un banco, Padre-Hijos, Camión-Pasajeros, zoologico- animales, árbol

– hojas.

Muchos a muchos.

Arquitecto – proyectos, fiesta – personas, estudiante – materias.

NOTA:

Cabe mencionar que la cardinalidad para cada conjunto de entidades depende del punto

de vista que se le de al modelo en estudio, claro esta, sujetándose a la realidad.

Otra clase de limitantes lo constituye la dependencia de existencia.

Refiriéndonos a las mismas entidades A y B, decimos que si la entidad A depende de la

existencia de la entidad B, entonces A es dependiente de existencia por B, si eliminamos a

B tendríamos que eliminar por consecuente la entidad A, en este caso B es la entidad

Dominante y A es la entidad subordinada.

La normalización o estandarización es la redacción y aprobación de normas que se

establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente,

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así como garantizar el repuesto en caso de ser necesario, garantizar la calidad de los

elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.

La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se

aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas

y mejorarlas. La asociación estadounidense para pruebas de materiales(ASTM), define la

normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación

ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los

involucrados.

Según la ISO (International Organization for Standarization) la Normalización es la

actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones

destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento

óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.

Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y

preciso

Las elevadas sumas de dinero que los países desarrollados invierten en los organismos

normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una prueba de la importancia que

se da a la normalización.

La normalización o estandarización es la redacción y aprobación de normas que se

establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente,

así como garantizar el repuesto en caso de ser necesario, garantizar la calidad de los

elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.

La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se

aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas

y mejorarlas. La asociación estadounidense para pruebas de materiales(ASTM), define la

normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación

ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los

involucrados.

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Según la ISO (International Organization for Standarization) la Normalización es la

actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones

destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento

óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.

Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y

preciso

Las elevadas sumas de dinero que los países desarrollados invierten en los organismos

normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una prueba de la importancia que

se da a la normalización.

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IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE INFORMACION

Estudios para su implementación

Cada organización es única, tiene su propia combinación exclusiva de hombres, recursos

económicos, máquinas, materiales y métodos. No solamente son diferentes los componentes

individuales de la organización, sino también el grado de evolución de su sistema de información

para la administración. Esta singularidad hace necesario que cada organización desarrolle sus

propias especificaciones de su sistema de información para la administración, mediante una

evaluación sistemática de su propio ambiente externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo

con sus propias necesidades únicas.

Dicha evaluación comprende la cumplimentación de diez etapas, las cuales son:

Etapa 1: Organización del equipo de estudio de sistemas. No puede exagerarse la importancia que

tiene el equipo de estudio. Debe ser grande e incluir a representantes de los principales campos

funcionales de la organización.

Etapa 2: Establecimiento de los objetivos del equipo de estudio de la organización. La participación

en el establecimiento de objetivos de quienes deben ayudar a alcanzarlos es esencial. Una vez se

hayan tomado debidamente en consideración los objetivos a largo plazo de la organización,

pueden desarrollarse las metas a corto plazo que permitan alcanzar esos objetivos, siendo

interpretadas por el equipo de estudio para convertirlas en requisitos del sistema de información

para la administración.

Etapa 3: Investigación de las necesidades de información de la organización. Se requiere de un

estudio que de respuesta a las necesidades actuales y, a corto y largo plazo. Dicha investigación

deberá cubrir los siguientes campos:

1. Revisión del alcance general de las actividades de registro, procesamiento, transporte, y almacenamiento de información de la organización.

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1. Compilación de las necesidades de la administración en lo que se refiere a la información para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

1. Determinar del cuadro de tiempo de la obtención de información, su procesamiento y su entrega.

1. Identificación de todos y cada uno de los canales de retroalimentación dentro de los subsistemas y entre los subsistemas de la organización.

1. Inventario del personal y del equipo de procesamiento de información, dentro de la organización.

1. Inventario de todos los informes y las formas que se utilizan en la actualidad, se piensa emplear o pueden requerirse eventualmente.

1. Compilación de datos sobre la eficiencia y el costo del sistema actual y predicción de los costos probables de los sistemas existentes y los posibles.

1. Preparación de especificaciones generales sobre las necesidades de información de la organización, de acuerdo con la oportunidad y los elementos identificables de datos, subsistema por subsistema.

1. Identificación de entradas y salidas de subsistemas definibles, dentro de la organización y de todos los subsistemas organizativos que se enfrenten al ambiente exterior.

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1. Preparación de medidas provisionales de realización para elementos de subsistemas y los subsistemas mismos.

Etapa 4: Establecimiento del programa y los objetivos del estudio. Dichos estudios serán modulares

en lo referente a sus conceptos. Esta filosofía modular evitará las grandes complicaciones de todos

los planes grandiosos –el tratar de hacer demasiado en un espacio de tiempo excesivamente

breve.

Etapa 5: Análisis de los procedimientos existentes de información. Mediante gráfica de flujos,

diagramas y simplificaciones de trabajo, deberá evaluarse si los elementos y los subsistemas

contribuyen o no eficientemente a los objetivos de la organización.

Etapa 6: Desarrollo de las especificaciones mejoradas de funcionamiento para el sistema. Debe

desarrollarse el nuevo sistema de información para la administración satisfaciendo los requisitos y

superando las limitaciones que se hayan especificado previamente.

Etapa 7: Diseño del sistema mejorado de información. Conforman esta etapa las siguientes

actividades:

1. Utilización de gráficas de flujo de sistemas, diagramas de flujo del proceso y gráficas de distribución, para describir las etapas generales de procesamiento de la información.

1. Descripción de la entrada, la salida, los requisitos de archivo, las etapas de procesamiento, los requisitos de comprobación y la documentación para todos los programas de computadoras y los procedimientos de hombres y máquinas que se requieran.

1. Bosquejo de los procedimientos necesarios para asegurar las posibilidades de mantenimiento, la compatibilidad y las posibilidades de ampliación de los métodos y los procedimientos que constituyen el sistema de información para la administración.

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1. Utilización de las guías prácticas para planear el diseño apropiado de las formas y su control para el nuevo sistema de información administrativa.

Los principios básicos a tener en cuenta incluyen: Primero. Cuanto más simple sea el diseño de la

forma, tanto más sencillo será llenarla. Segundo. La secuencia de conceptos de la forma deberá

ser lógica. Tercero. La cantidad de escritura debe ser mínima. Cuarto. Las características de todos

los dispositivos usados para el procesamiento de datos, deben aprovecharse al máximo. Quinto. La

disposición resultante debe tener un buen efecto visual. Sexto. Normalicen. Normalicen.

1. Debe hacerse una pausa para evaluar cada una de las etapas anteriores y el estado actual de desarrollo del sistema de información.

1. Relacionar todas las normas de desempeño con medidas cuantitativas.

1. Relacionar los controles con la estructura de realización que existirá cuando se aplique el sistema de información.

1. Especificar el tiempo de origen, el de interacción y el de proceso de todos los elementos de datos que formen parte del sistema de información administrativo (SIA).

Etapa 8: Evaluación y selección del equipo de procesamiento de datos con el nuevo sistema de

información para la administración.

Etapa 9: Lista detallada de los procedimientos de funcionamiento del sistema de información.

Etapa 10: Aplicación de la conversión al nuevo sistema de información para la administración.

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Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema

Introducción Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el análisis de sistemas y el diseño de sistemas, el comité del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la última etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la selección del equipo de procesamiento de datos la selección final del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerirá que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa.

Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comúnmente no los son. Esta es la razón para incluir la selección del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos. Además se examinan los factores significativos que intervienen en la selección del equipo de procesamiento de datos así como datos importantes para la implantación del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras.

Criterios Para Selección Del Equipo Para una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del equipo que adopte el comité de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos métodos básicos en las selección del equipo solo uno de ellos se recomienda.

Criterio recomendado

El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye: Información general acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones del nuevos sistema. Las particularidades que se refieren a esta especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes.

Criterio alterno El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del equipo que hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compañía su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de la operaciones y los ahorros de costos.

El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisión de sistemas. Por ejemplo supóngase que hay cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio año de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes.

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Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprácticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo.

Selección Del Equipo La selección del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseño de sistemas. Sus etapas básicas incluyen:

1. Determinar quienes serán los proveedores fabricantes del equipo. 2. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo. 3. Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes. 4. Seleccionar al proveedor fabricante del equipo.

Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo

Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunión se les instruye acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volúmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes.

Hecho esto, cada fabricante indicará por escrito si desea o no recibir una invitación a concurso. La razón para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisión, y material similar si el proveedor no tiene interés en concursar con respecto al nuevo sistema diseñado.

La mayoría de las organización que están llevando a cabo un proyecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado algún tipo de equipo basándose en el informe de la investigación exploratoria.

Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su interés la compañía hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados. Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria y de los desarrollados durante el diseños de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes áreas:

Información general acerca de la compañía. Planes futuros para el procesamiento de datos. Especificaciones del nuevo sistema. Diagramas de flujo del nuevo sistema. Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante.

Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses mas.

Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos:

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Criterio Descripción

1.- Extensión de la automatización propuesta

Se refiere a la cantidad de equipo nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema.

2.- Desempeño total Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico.

3.- Tipo de equipo Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del equipo básico y periférico relacionado junto con sus capacidades, características de operación y técnicas.

4.- Entrega del equipo Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto con el tiempo necesario para verificar el mismo basándose en las premisas del usuario.

5.- Requerimientos de instalación

Se refiere a las dimensiones y peso de cada una de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado necesario para si instalación dentro de la empresa.

6.- Soporte o asistencia del proveedor

Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo.

7.- Disponibilidad y calidad del soporte lógico (software)

Se centra en el apoyo del soporte lógico (software) que soporta el equipo.

8.- Contratos de mantenimiento

Se refiere a la conservación del equipo en un buena condición operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es así cuando se compra el equipo.

9.- Otras cnsideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en una emergencia los costos de tiempo extra y cosas similares.

Selección De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo La selección de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difícil para el comité del estudio de factibilidad. El proceso de selección es mucho mas fácil si el equipo propuesto es idéntico al que se tiene en todos sus propósitos prácticos.

Tabla de decisión para el proceso de evaluación Uno de los métodos para evaluar el equipo es la utilización de una tabla de decisión. El empleo de

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una tabla de decisión para hacer la evaluación final no solo define los criterios importantes en una notación compacta, si no que también que se haga una evaluación objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor fabricante.

Método de ponderación para el proceso de evaluación Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el método de ponderación que consiste en asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios. A cada proveedor fabricantes se le da una evaluación para cada factor de ponderación en la mayoría de los casos la calificación es menor que el valor absoluto del factor de ponderación.

Firma del contrato para el equipo La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto con los dos comités lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le añada los addendums necesarios para proteger al usuario.

El análisis de sistemas, el diseño de sistemas y la selección del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas. En el periodo que sigue no solo se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad si no que también habrá una mayor ingerencia de los recursos de la organización en términos de sus operaciones y personal. El problema de cómo controlar y coordinar las actividades durante el ínterin es un tanto difícil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas experimentado.

Cuadro De Implantación De Sistemas

Etapa Descripción

1.- Adiestramiento a usuarios Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas.

2.- Prueba del sistema por usuarios

Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma.

3.- Aprobación de resultados de la prueba

La aprobación de los resultados de la prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba.

4.- Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseño de sistemas.

5.- Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comités de factibilidad y técnico.

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