SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL

BAZAN REVOLLAR, Karen. NOVOA AGUILAR, José. NUÑEZ ESCUDERO, Jazmín.UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERÚ | 2016

Sistema de Información Gerencial (SIG)

I. DEFINICIÓN

Un sistema de información gerencial es un sistema integrado que proporciona información con el objeto de apoyar la planeación, control y las operaciones de una organización con el fin de desarrollar información útil en la administración. Implica personal, procedimientos, equipos, modelos y otros.

Los sistemas de información gerencial se distinguen de los sistemas de procesamiento de datos y de transacciones porque destacan la toma de decisiones administrativas.

Un sistema de información gerencial utiliza la información del pasado, presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y la toma de decisiones. Lo importante es tener disponible la información de manera oportuna, que sea uniforme entre todos los usuarios sin tomar en cuenta el departamento donde ellos trabajan.

El concepto de sistema de información gerencial en tener presente de que existe un requerimiento esencial para la comunicación entre los diferentes centros de decisiones de una organización. Por ello, cada elemento de una organización para tomar decisiones depende de los datos de información que se originan en otras áreas de la organización.

Un componente básico de los sistemas de información gerencial es el conjunto de procedimientos que lo sustentan. La falta de uno de los procedimientos es un factor decisivo al evaluar la utilidad y éxito del sistema. A continuación se describen los procedimientos principales de un sistema:

Captura y validación de datos - define la forma en que deben capturarse y validarse los datos, para mantener una integridad y precisión, debido a que datos inexactos o incompletos pueden traer como consecuencia tomas de decisión incorrectas y por tanto obtener malos resultados para la organización.

Administración de datos - control de almacenamiento y conservación de datos por medio de procedimientos y normas para garantizar el acceso desde varias aplicaciones.

Seguridad e integridad - procedimientos que garanticen la integridad de los datos, evitando perdidas, y controlando el acceso sólo a personas autorizadas, así como los movimientos que se lleven a cabo con ellos: captura, recuperación, cambios, etc.

Cuando se necesita tomar decisiones clave para el correcto funcionamiento de la organización se necesita información relevante que permita tener un panorama claro de la situación y el entorno y así decidir lo que más favorezca, por lo tanto no es solo información lo que necesita la gerencia sino la manipulación que se le dé a esta, su análisis es lo relevante y cómo éste influye en la decisión final.

Un computador por sí solo no es un componente fundamental dentro de un sistema de información gerencial (SIG ó MIS siglas en inglés Management Information System), o la información contenida dentro de éste no sería relevante sin un apersona capacitada que la procese, pero es muy complicado que un SIG pueda realizarse sin la ayuda de las facultades de un procesador.

Por esta razón en el mercado se encuentran software o sistemas de información diseñados exclusivamente para el manejo integral de los recursos corporativos, y uno de los más reconocidos es el ERP – Enterprise Resource Planning Software, permitiendo que cada vez más la empresa se automatice y sea más fácil la gerencia. Finalmente aunque son una herramienta utilizada para mejorar la productividad, no significa que sean un sistema de información gerencial, pero si puede convertirse en un SIGP.

Por tal motivo Los SIG requiere un manejo de la información que permita ser más estadístico, que muestre tendencias, realizar comparaciones y análisis; es importante saber que tener información oportuna no significa estar sobre cargado de información histórica y comparativa de resultados, pero tampoco tener a la mano el último pago o la última factura o el último pago registrado en el sistema, pues no influirá mucho en el análisis que se realiza, por lo que será mejor utilizar los movimientos realizados al día anterior y si es muy relevante la información del actual día se anexará como un informe adicional.

Para poder definir un SIG, es imperativo establecer los indicadores de gestión, cifras que permitan medir el avance de la organización hacia los objetivos establecidos, pues sin éstos plenamente definidos y difundidos, no tendrá un rumbo claro la organización y mucho menos el SIG.

II. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Un sistema de información Gerencial (SIG) es un conjunto organizado de:

Personas: Son los usuarios operadores, analistas de sistemas y programadores, que tienen una preparación en el manejo de datos.

Hardware: Se refiere al sistema de computación físico y a los dispositivos asociados, los cual debe proveer las principales funciones: entrada o acceso, procesamiento, almacenamiento y salida.

Software, para analizar planear, controlar y decidir. Bases de datos, para almacenar. Procedimientos, para captar datos. Actividades o Técnicas de trabajo.

Recursos informáticos y de comunicación.

Cada una de las cuales interactúan para brindar una información de confiabilidad.

III. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto, el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

- CALIDAD: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

- OPORTUNIDAD: Para lograr un control eficaz de una organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación con respecto a los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.

- CANTIDAD: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.

- RELEVANCIA: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

En la conformación de los sistemas gerenciales es necesario un proceso, donde participe la planificación de sistemas de información, en el cual intervengan, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visión estratégica y por otro, los profesionales del SIG capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicación, ya que la información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea, por lo tanto no deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, gerencia media y alta gerencia; ya que estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan, como se mencionan a continuación:

- CONTROL OPERACIONAL: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.

- GERENCIA MEDIANA: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.

- ALTA GERENCIA: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia, etc.

IV. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.

1.- La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.

2.- El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.

3.- El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.

4.- El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.

V. ACTIVIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

1) Reciben datos como entrada, se hallan los datos  por medio de cálculos, se combinan elementos de los datos.

2)  Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados.

3) Se verifica y corrobora procesando toda la información obtenida mediante algún software.

Todas estas funciones son muy importantes para la gerencia ya que les permite realizar el control y la toma de decisiones para el óptimo camino a seguir del proyecto o de la organización.

VI. LA NECESIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business Intelligence (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones.

Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.

¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización? Las razones pueden ser muchas, pero esencialmente las más frecuentes son estas:

- Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

- Relevancia: Reducción de costos, de manera que se genera mayor utilidad y competitividad frente a otras organizaciones.

VII. CASO PANASONIC

El presente caso nos muestra algunas deficiencias de una empresa Líder y muy exitosa que tenía algunas deficiencias en la calidad de Información para una oportuna toma de decisiones; describe algunos problemas que tuvo que afrontar considerando que Panasonic era uno de los fabricantes de electrodomésticos líderes, bajo el auspicio de la empresa matriz Matsushita Electric Industrial CO Ltd, conglomerado de 600 empresas; quienes fabrican 15,000 productos empleando a 330,000 personas. Así como también cuenta con 15 empresas subsidiarias y 14 plantas de fabricación y centros de investigación. Sus operaciones se extienden a Asia y Norteamérica. Se encontraron con problemas de calidad de información al tener Bases de Datos descentralizadas; ya que diferentes segmentos de la empresa utilizaban sus propias concentraciones de datos, independientes al resto de la información de la empresa. A raíz de estos problemas ineficiencias operativas y gastos significativos en la corporación. Panasonic se centró en darle solución a estas condiciones por lo que buscaban una Sola Fuente de Datos oficial. Asume la presidencia Fumio Otsubo con indicaciones de mejorar su margen de rentabilidad de 5 a 10% para el 2010, pero no era posible reducir el precio para vender por la competencia que existía y la tendencia de la tecnología a menor precio. Por lo tanto, se enfocó en la estrategia de reducir costos y vender más. Se optó por un SW de administración de Datos Maestros con lo que tuvieron un mejor control sobre sus datos internos. Los resultados rentablemente fueron buenos en un año y medio se obtuvo dividendos importantes y una reducción de 50% en el tiempo de mantenimiento de datos.

- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Las Bases de Datos descentralizadas de la operación no permitían tener información correcta y oportuna; ocasionan inconsistencia de datos tanto de clientes como de productos, no se tenía una codificación estándar y en algunos casos la información incompleta o duplicada podía ocasionar la pérdida de clientes sin considerar los altos costos por los retrabajos de mantenimiento. Este tipo de problemas limitan el desarrollo de la empresa, lanzamientos de productos y por consiguiente la disminución de la rentabilidad considerando que el rubro del negocio es altamente competitivo. Al tener socios estratégicos y al no estar en la posibilidad de compartir una BD estándar según la industria del negocio a grandes cadenas ubicaba a la empresa en desventaja y con posibilidades de perder clientes y nuevas oportunidades de negocio.

- ANÁLISIS La empresa logró un mejor control de sus datos internos a raíz del software de administración de Datos Maestros en Panasonic Europa, que logra consolidar datos y sistematizar los procesos del negocio. Para esto siguieron varios pasos como: Análisis de procesos de negocio Evaluación de Datos Depuración de Datos Consolidación y reconciliación de datos Migración de Datos y Desarrollo de una capa de servicio de datos. Al no realizar esta implementación los problemas que frecuentemente se presentan son falta de Confiabilidad, eficiencia, integridad, disponibilidad, como consecuencia son complejos, mayor tiempo de procesamiento y mayor costo para la empresa. Las empresas consideran a la información como pieza clave del negocio, al tener Bases de Datos con información correcta, estandarizada e íntegra (Datos del cliente y de productos) permitirá encontrar patrones de consumo basado en comportamientos históricos y poder implementar promociones o campañas que serán efectivas solamente si la información en las BD es la correcta. La integración de la información y las implementaciones de MDM debe apoyarte en una mejor toma de decisiones.

- CONCLUSIONES Las empresas utilizan Bases de Datos para el registro de sus transacciones, pero también para que ayude a la empresa a generar mayor eficiencia en sus negocios y a los ejecutivos apoya en la toma de decisiones. Implementación de la administración de datos en el resto de países donde se tiene representación. Las empresas deben estar alineadas con los estándares mundiales el manejo de la Bases de Datos, esto les permitirá aprovechar los canales de venta del socio estratégico, por ejemplo, las cadenas de Tiendas por departamento.

Preguntas del caso Panasonic.

1.- Evalúe la estrategia de negocios de Panasonic utilizando los modelos de fuerzas competitivas y de la cadena de valor.

La estrategia de negocio de Panasonic incluyó a todas las áreas del negocio; en la administración de BD existen tablas maestras de Productos, de Clientes, de transacciones, Canales de Distribución, etc., los ERP integran esta información; al implementarlo se tiene que realizar primero la etapa de Datos Maestros; ya que es la Base de todo ERP, Sistema de Información. Con esta implementación el lanzamiento de nuevos productos toma menos tiempo y la información que se brinda a los clientes será mucho más útil.

2.- ¿De qué manera los problemas de administración de la información de Panasonic afectaron su desempeño de negocios y su capacidad para ejecutar su estrategia? ¿Qué factores de administración, organización y tecnología fueron responsables de este problema?

Estaba limitando el desarrollo de la empresa, al no contar con información correcta y oportuna y sobre todo mayores gastos por la forma de operar en cuanto a las BD, tenía un riesgo ya que los clientes al encontrar estos problemas podrían preferir a la competencia. La parte de Sistemas de Información y las BD no era su prioridad sin embargo mantenían muy buenos resultados en cuanto a liderazgo y participación de mercado. Los factores que fueron responsables de este problema estarían básicamente en la administración y tecnología.

3.- ¿Cómo aborda estos problemas la administración de datos en archivos maestros? ¿Qué tan efectiva fue esta solución?

Adquiere un software de administración de Datos maestros, permitiendo a Panasonic Europa consolidar datos y sistematizar los procesos; lo que le trajo muy buenos resultados sobre todo un mejor control sobre sus datos; además de generar dividendos, eficiencia en los nuevos lanzamientos de productos.

4.- ¿Qué retos enfrentó Panasonic al implementar esta solución?

El control de sus propias bases le daba mayor importancia a cada operación al ser independiente la consolidación de la BD; por lo que tendrían asegurado sus siguientes años en la empresa. La competencia y sus productos similares después del lanzamiento se hacían notar con menores precios después de la salida de un nuevo cliente. También diversas etapas como Análisis, Evaluación, Depuración, consolidación, reconciliación y Migración de datos.

BIBLIOGRAFÍA:

http://marcesig.blogspot.pe/2012/08/sistemas-de-informacion-gerencial.html

http://www.geocities.ws/msimoz2/ihai/InfografiasTG1/INF013.htm

http://www.geocities.ws/msimoz2/ihai/InfografiasTG1/INF013.htm

http://siggrupo1.obolog.es/sistemas-informacion-gerencial-sig-1269464

http://www.monografias.com/trabajos24/informacion-gerencial/informacion-gerencial.shtml

www.websaber.net/sistemas-de-informacion-gerencial.html