MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR UNIVERSIDAD DE GRANMA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

Sistema de Costo ABC: Herramienta til para Gerenciar

Autores: Lic. Miguel Sosa Flores Dra. Yenis Ramrez Gonzlez Msc. Franklin A. de la Fuente Flores Lic. Irvin Brizuela Snchez

Bayamo M. N. 2005 AO DE LA ALTERNATIVA BOLIVARIANA PARA LAS AMERICAS

Universidad de Granma

ISBN versin digital: 1-4135-8463-2

NDICE Introduccin................................................................................................... 4Desarrollo...................................................................................................... 6Fundamentos del sistema de costo ABC........................................................ 6Ventajas y Limitaciones del ABC.................................................................... 8Dos defectos especialmente importantes del sistema de costeo ABC.......... 12Actividades....................................................................................................... 13Bibliografa...................................................................................................... 16

INTRODUCCIN

Para que una empresa cuente con una direccin eficiente, es imprescindible garantizar

el control preciso de los recursos con que cuenta la entidad, un registro adecuado de

los hechos econmicos que permita conocer lo que cuesta producir como rengln y

analizar peridicamente los resultados obtenidos para determinar los factores que estn

incidiendo en los mismos, a fin de tomar las decisiones que correspondan. Un

fenmeno bastante generalizado en las empresas, es la insuficiencia en el sistema y

registro de los costos, esto permite saber con precisin los gastos de produccin en

cada lnea de produccin o servicio, as como las partidas o elementos que forman el

mismo, lo cual constituye el factor fundamental para lograr resultados econmicos

favorables.

El costeo tradicional asigna los costos indirectos utilizando, generalmente, como base

los servicios a prestar, a diferencia del ABC que identifica que los costos indirectos

son asignables, no sobre la base de los servicios, sino a las actividades que se

realizan para lograr la prestacin de estos.

El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a cambiar

rpidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos sistemas tienen que

acoplarse al ritmo de sustitucin de las normas que rigen el nuevo orden social, el

productivo y empresarial.

La asignacin de costos, especialmente al objetivo final que son los productos y/o

servicios terminados, es sin lugar a dudas el problema ms importante a resolver de

cualquier sistema de costos. Adems, es un problema ineludible, pues la organizacin

necesita tener informacin confiable, oportuna y lo ms exacta posible sobre el costo de

sus productos y/o servicios, para una correcta toma de decisiones.

El modelo de clculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que

estos son los que determinan la viabilidad del negocio y los que determinan,

mayoritariamente, el grado de productividad y eficacia en la utilizacin de los recursos;

por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre

un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco

representativo de lo que en realidad simboliza.

El costo constituye un elemento indispensable del Sistema de Direccin Econmica y

por ende del Sistema de Ciencia e Innovacin Tecnolgica (SCIT), cuya eficiencia

depende en gran medida del cumplimiento de las disposiciones que se establecen para

la planificacin, el registro y anlisis de los hechos econmicos contabilizados en las

cuentas definidas por las Normas Generales de Contabilidad.

La contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto o servicio,

mediante un control adecuado de los elementos del costo, lo cual se logra adems de

una contabilidad analtica con la creacin de una base organizativa que garantice la

implantacin de un Sistema de Costos.

Hasta el momento no conocemos que se haya utilizado la tcnica de costeo ABC en

empresas de servicio. Teniendo en cuenta que en nuestra provincia no existen

muchos sistemas de costos implantados y dada la necesidad de conocer el

comportamiento de los costos directos e indirectos por cada actividad que se realiza

en nuestras empresas, nos hemos encontrado problemas tales como: Es posible implantar un Sistema de Costo ABC en entidades de nuestra provincia Granma?

En el estudio realizado nos planteamos que si se diseara e implantara un sistema de

costo ABC en entidades que lo asimilen en nuestra provincia Granma, los directivos

podrn tener una informacin oportuna y precisa para un proceso de toma de

decisiones eficiente, relevante y confiable.

Por lo antes expuesto, consideramos necesario utilizar el mtodo de costeo ABC para

lograr perfeccionar los mecanismos de trabajo que conlleven a decisiones ms

acertadas, posibilitando el desarrollo de este trabajo que tiene como Objetivo General: Incrementar la cultura existente sobre el Sistema de Costo ABC para insertar a la

empresa en un efectivo proceso de toma de decisiones.

DESARROLLO

Fundamentos del Sistema de Costo ABC.

Segn Jhonson y Kaplan los Sistemas de Costos Basados en Actividades (ABC) no

han supuesto nada ms, que la vuelta a los orgenes de la Contabilidad de Costos. Esta

aseveracin se fundamenta en que la Contabilidad de Costos naci cientficamente,

pareja a la revolucin industrial y como consecuencia de que la produccin empez a

desarrollarse dentro de un mismo recinto y bajo la supervisin directa del empresario.

La necesidad del empresario de conocer el desempeo en las distintas tareas que

realizaba para fabricar los productos, hizo que en sus comienzos, la Contabilidad de

Costos estuviese dirigida, principalmente, a conocer las actividades que se

desarrollaban en la organizacin.

El costeo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, sus

promotores, Robin Cooper y Robert Kaplan, determinaron que el costo de los

productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo y

venderlo y el costo de las materias primas. Porqu los nuevos sistemas de costeo

en lugar de los tradicionales?, es la cuestin que trataremos de explicar de la forma

ms breve segn nuestro punto de vista.

La complejidad cada vez mayor de los procesos productivos y la falta de medios

tcnicos e informticos fueron los factores que provocaron que la Contabilidad de

Costos se preocupase cada vez menos de las actividades como ncleo del clculo de

costos y ms de las diferentes partes de la organizacin al frente de los cuales fueron

apareciendo responsables de la gestin, justificndose as el auge tradicional de los

costos por departamentos.

El ABC (siglas en ingls de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades")

se desarroll como herramienta prctica para resolver un problema que se presenta en

la mayora de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos

tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la funcin de valoracin de

inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"),

para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos

sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con

fines de gestin interna.

Este sistema permite la asignacin y distribucin de los diferentes costos indirectos de

acuerdo con las actividades realizadas, contribuyendo en la toma de decisiones sobre

lneas de servicio, segmentos de mercado y relaciones con los clientes.

Los sistemas de costos basados en las actividades apoyan su fundamento en que las

distintas actividades que se desarrollan en la empresa son las que consumen los

recursos y las que originan los costos, no los servicios, estos slo demandan las

actividades necesarias para su obtencin. La empresa reorganiza la gestin de sus

costos, asociando estos a sus actividades. El costo del servicio se obtiene como la

suma de los costos de las actividades que intervienen en el proceso.

Las actividades son ahora el centro del sistema contable y no los servicios. Estos

pierden protagonismo como nico objetivo de costo, es decir, el ABC emerge como un

sistema de gestin integral y no como un sistema cuyo objetivo prioritario es el clculo

del costo del servicio.

Los sistemas ABC imputan los costos a los servicios en funcin de la demanda de

actividades a lo largo de todo su ciclo de vida. Las bases de imputacin de los costos

en un sistema ABC estn relacionadas con la medicin de las actividades

desarrolladas. No slo cambia la naturaleza de los criterios de imputacin de los costos,

sino tambin el nmero de bases utilizadas para imputar los mismos a los servicios. El

ABC mide el alcance, costo y desempeo de recursos, actividades y objetos de costo.

Los recursos son asignados, primero a las actividades y luego stas a los objetos de

costo segn su uso. Los recursos no cuestan, cuestan las actividades que hacemos con

ellos.

A continuacin se hace referencia a las ventajas y limitaciones del mtodo ABC, as

como los cambios ms importantes que estn incidiendo en el sistema de clculo y

gestin de costos.

Ventajas y Limitaciones del ABC.

Sobre las ventajas y limitaciones del ABC son variados los argumentos que se exponen en la bibliografa revisada, los ms importantes se relacionan a continuacin.

Ventajas:

Segn Malcolm Smith, las ventajas para las empresas que implantan un sistema ABC

son:

1. Las organizaciones con mltiples productos pueden observar una ordenacin

totalmente distinta de los costos de sus productos; esta nueva ordenacin refleja

una correccin de las ventajas previamente atribuidas a los productos con menor

volumen de venta.

2. Un mejor conocimiento de las actividades que generan los costos estructurales

puede mejorar el control que se ejecute sobre los costos incurridos de esa

naturaleza.

3. Puede crear una base informativa que facilite la implantacin de un proceso de

gestin de calidad total, para superar los problemas que limitan los resultados

actuales.

4. El uso de indicadores no financieros para valorar inductores de costos, facilita

medidas de gestin, adems de medios para valorar los costos de produccin.

Estas medidas son esenciales para eliminar el despilfarro y las actividades sin

valor aadido.

5. El anlisis de inductores de costos facilita una nueva perspectiva para el examen

del comportamiento de los costos y el anlisis posterior que se requiere a efectos

de planificacin y presupuestos.

6. El ABC incrementa la credibilidad y utilidad de la informacin de costos en el

proceso de toma de decisiones y hace posible la comparacin de operaciones

entre plantas y divisiones.

Para Amat Oriol y Soldevila Pilar las ventajas del modelo ABC son las siguientes:

1. Es aplicable a todo tipo de empresas.

2. Identifica clientes, productos, servicios u otros objetivos de costos no rentables.

3. Permite calcular de forma ms precisa los costos, fundamentalmente

determinados costos indirectos de produccin, comercializacin y administracin.

4. Aporta ms informaciones sobre las actividades que realiza la empresa,

permitiendo conocer cules aportan valor aadido y cules no, dando la

posibilidad de poder reducir o eliminar estas ltimas.

5. Permite relacionar los costos con sus causas, lo cual es de gran ayuda para

gestionar mejor los costos. La gestin de costos con la filosofa ABC, recibe la

denominacin de ABM (Activity Based Management) tambin denominada

SIGECA (Sistema de Gestin de Costos Basados en la Actividad). El SIGECA se

orienta hacia la reduccin (mejora en la realizacin de determinadas actividades,

eliminacin y/o subcontratacin de actividades, benchmarking de actividades,

fijacin de precios, sustitucin de equipos, etc).

6. La filosofa ABC puede utilizarse para el control presupuestario y se denomina

ABB (Activity Based Budgeting)

Aimar Franco Osvaldo en un artculo, despus de exponer los criterios de varios autores

concluye que las principales ventajas del sistema ABC son:

1. Se logra una mejor asignacin de los costos indirectos a los objetivos de costos

(productos o servicios).

2. Posibilita un mejor control y reduccin de los costos indirectos, por la supresin

de las actividades que no agregan valor y, en especial, por su vinculacin con la

tcnica de la administracin del costo total.

3. El ABC es muy til en la etapa de planeacin, pues suministra una abundante

informacin que sirve de gua para varias decisiones estratgicas tales como:

fijacin de precios, bsquedas de fuentes, introduccin de nuevos productos y

adopcin de nuevos diseos o procesos de fabricacin, entre otras.

Desventajas.

Malcolm Smith en el artculo citado anteriormente plantea las siguientes limitaciones:

1. Un sistema ABC es todava esencialmente un sistema de costos histricos. En

ciertas circunstancias, su utilidad es dudosa, especialmente si hay aspectos de

costos futuros que cobren mayor importancia.

2. Con un sistema ABC se corre el peligro de aumentar las imputaciones arbitrarias,

si no se precisan criterios de decisin respecto a la combinacin y reparto de

estructuras comunes a las distintas actividades, a travs de diversos fondos de

costos y de inductores comunes de costos.

3. A menudo es ignorado por los sistemas ABC el hecho de que los datos de

entrada deben tener la capacidad de medir las actividades no financieras como

inductores de costos y de apreciar la importancia de la exactitud y confiabilidad

para asegurar la contabilidad del sistema completo.

4. A menudo se le da poca importancia a los inductores de costos relacionados con

los compromisos que afectan el diseo del producto y la disposicin de la planta.

En su lugar se pone ms nfasis en la generacin de costos. Tambin se suele

ignorar aquellas actividades sobre las que no se dispone de datos, o estos no

son fiables, tales como las de marketing y distribucin.

Segn Gutirrez Ponce (1993) las limitaciones ms importantes son:

a. Existe un gran desconocimiento sobre las consecuencias econmicas y

organizativas tras su adopcin.

b. La seleccin de los inductores de costos puede ser un proceso difcil y complejo.

Segn Amat Oriol y Soldevila en su libro "Contabilidad y Gestin de Costes" (1997) los

principales inconvenientes que surgen cuando se intenta implantar el modelo ABC son

los siguientes:

a. Determinados costos indirectos de administracin, comercializacin y direccin son

de difcil imputacin a las actividades.

b. Puede provocar que se descarte lo adecuado de los sistemas de costos

tradicionales.

c. Si se seleccionan muchas actividades se puede complicar y encarecer el sistema de

clculo de costos.

Sez Torrecilla Angel (1994):

a. Su implantacin suele ser muy costosa, ya que todo el entramado de actividades y

generadores de costos exige mayor informacin que otros sistemas.

b. Los clculos que exige el modelo ABC son complejos de entender.

Capasso, Granda y Smolie (1994) exponen las siguientes limitaciones:

a. Abandona el anlisis de costos por reas de responsabilidad.

b. Se basa en informacin histrica.

c. Carece del respaldo que otorga la partida doble.

d. No efecta una segregacin de costos por tipo de variabilidad.

Como antes qued expresado, los sistemas de costeo responden a las necesidades de

los usuarios respecto a la informacin de los procesos concretos y reales de las

unidades de produccin. Es decir, que necesariamente existe una relacin la cual

detallaremos a continuacin.

Adems de todos los requisitos anteriormente mencionados, la implantacin del ABC

debe formar parte de la reestructuracin de la empresa, principalmente de los procesos

de produccin, actividades, operaciones, tareas, tecnologas, etc. La parte crucial es la

identificacin de las actividades, despus la eliminacin de las actividades que no

agregan valor y finalmente la sistematizacin de las actividades por objetos de costos.

El escoger el software debe pautarse por la integracin sistmica de las informaciones,

en el caso contrario estar destinado al fracaso.

Dos defectos especialmente importantes del sistema de costeo ABC.

1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable

de exactitud.

2. La incapacidad de proporcionar retro-informacin til para la administracin de la

empresa a los efectos del control de las operaciones.

Por consiguiente, los gerentes de empresas que venden una variedad de productos

toman decisiones importantes sobre determinacin de precios, composicin de

productos y tecnologa de procesos basndose en una informacin de costos inexacta e

inadecuada.

Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del "costeo" en el producto.

Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del

producto consume los recursos en proporcin al volumen producido. Por lo tanto, los

atributos de volumen del producto, tales como el nmero de horas de mano de obra

directa, horas mquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como

"direccionadores" para asignar costos indirectos.

Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de

productos en forma de tamao o complejidad. Tampoco hay una relacin directa entre

volumen de produccin y consumo de costos.

En contraste con esto, el modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la

agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los

productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en

el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y

que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms

importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio

posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor.

Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos

productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultnea, para as obtener

los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que

agregan a cada proceso.

Los procesos se definen como "Toda la organizacin racional de instalaciones,

maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para conseguir el

resultado final". En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen

las actividades y los procesos, a continuacin se relacionan algunas de las ms

comunes:

Actividades.

Homologar productos. Disear nuevos productos, etc. Negociar precios. Procesos. Clasificar proveedores. Compras. Recepcionar materiales. Ventas. Planificar la produccin. Finanzas. Expedir pedidos. Personal. Facturar. Planeacin. Cobrar. Investigacin y desarrollo.

Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de

eficiencia, necesitan ser homogneos para medirlos en funciones operativas de los

productos.

Identificacin de actividades.

En el proceso de identificacin dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar

las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para

que en el momento que se inicien las operaciones, la organizacin tenga la capacidad

de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga.

Despus que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los

procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores

de costos y la relacin de transformacin de los factores para medir con ello la

productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre

el costo de los outputs.

Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados,

podr ofrecer a la direccin de la organizacin una visin de los puntos crticos de la

Cadena de Valor, as como la informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales

que accionan las actividades, es fcil aplicar los inductores de eficiencia que son

aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algn atributo

de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuir a completar la armona de la

combinacin productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la

calidad o caractersticas de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a

mejorar el camino crtico de las actividades centrales y a reducir costos.

Por ltimo es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren

continuamente como va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso

de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparacin del estado real

de la accin frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para

llevarlos a la cadena de valor propuesta.

El mtodo ABC (Activity Based Costing) analiza las actividades de los departamentos

indirectos (de soporte) dentro de la organizacin para calcular el costo de los productos

terminados, y analiza las actividades porque reconoce dos verdades simples pero

evidentes:

1. No son los productos sino las actividades las que causan los costos.

2. Son los productos los que consumen las actividades.

El mtodo ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricacin a los productos

siguiendo los pasos descritos a continuacin:

1. Identificando y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que

proveen los departamentos indirectos.

2. Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando as

agrupaciones de costo homogneas en el sentido de que el comportamiento de

todos los costos de cada agrupacin es explicado por la misma actividad.

3. Ya que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos

agrupados, entonces se deben encontrar las "medidas de actividad" que mejor

expliquen el origen y variacin de los gastos indirectos de fabricacin.

Los costos ms exactos de los productos permiten mejores decisiones estratgicas

relacionadas con:

a) Determinar el precio del producto. b) Combinar productos. c) Elaborar compras. d) Invertir en investigacin y desarrollo.

Mayor visin sobre las actividades realizadas (debido a que ABC traza el mapa de las

actividades y remite los costos a las mismas). Le permite a una empresa:

a) Concentrarse ms en la gestin de las actividades y mejorar la eficiencia de las

actividades de alto costo.

b) Identificar y reducir las actividades que no proporcionan valor agregado.

El modelo de costeo basado en actividad requiere desarrollar una "red" que permita

comprender como los productos "consumen" actividades y estas a su vez "gastan" los

recursos. Las actividades son ahora el centro del sistema contable y no los productos.

Estos pierden protagonismo como nico objetivo de costo, es decir, el ABC emerge

como un sistema de gestin integral y no como un sistema de cuyo objetivo prioritario

es el clculo del costo del producto.

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