COSTO BASADO EN ACTIVIDADES ABC (ActivityBasedCosting)DEFINICIN:El Costeo Basado en Actividades, ABC (ActivityBasedCosting), es un procedimiento que propende por la correcta relacin de los Costos Indirectos de Produccin y de los Gastos Administrativos con un producto, servicio o actividad especficos, mediante una adecuada identificacin de aquellas actividades o procesos de apoyo, la utilizacin de bases de asignacin y su medicin razonable en cada uno de los objetos o unidades de costeo.Se desarroll como herramienta prctica para resolver un problema que se le presenta a la mayora de las empresas actuales. El ABC es una metodologa para medir costos y desempeo de una empresa se basa en actividades que se desarrollan para producir un determinado producto y servicio de la actividad productiva de la empresa. A diferencia de los sistemas tradicionales, este trata todos los costos fijos y directos como si fueran variables y no realizan distribuciones basadas en volmenes de produccin, porcentajes de costos u otro cualquier criterio de distribucin. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son: Recursos: Elementos econmicos usados o aplicados en la realizacin de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a travs de conceptos de gastos y costos como sueldos, beneficios, depreciacin, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc. Actividades: Conjunto de tareas relacionadas que tengan un sentido econmico relevante para el negocio. Por ejemplo, preparar plan anual, facturar, vender, atender clientes. Saber distinguir hasta qu nivel llegar en el detalle de las actividades es un elemento crtico en un proyecto ABC y la experiencia es el principal fundamento de este proceso. Objetos de Costos: Es la razn para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, reas geogrficas, etc. Drivers: Es un factor o criterio para asignar costos. Elegir un driver correcto requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de Recursos son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costo son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Este driver se selecciona considerando cmo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cmo la relacin se puede cuantificar.El ABC introduce el concepto de mejoramiento de procesos del negocio en respuesta a las necesidades expresadas por los mismos clientes; basndose en estos principios: Enfoque de "productos" basados en el valor del cliente. Costea tomando en cuenta las necesidades de los clientes. Explica "QUE", "PORQU" y "CMO". Facilita los programas de optimizacin de costos.

Partiendo de la identificacin de una necesidad de cambio, pasa al "Conocimiento del negocio" del cliente para validar su visin del futuro, como se muestra en la siguiente tabla:ABC un cambio de Paradigmas

DE:HACIA:

Reduccin indiscriminada de costosPrevencin de costos.

Informacin exacta y realInformacin relevante y oportuna.

Relato histrico.Estructura futura de costos.

Busca reas culpables.Participacin proactiva.

Visin esencialmente funcional.Visin del proceso del negocio.

Naturaleza de los costos:salarios, sistemas.Actividades que consumen recursos

OBJETIVOS:Los sistemas de costos han adoptado diferentes enfoques, segn los requerimientos y recursos disponibles a lo largo del tiempo. Pero ciertos objetivos se mantienen en esa evolucin:

Mejorar la productividad Mejorar la eficiencia Mejorar el clculo de los costos Visin estratgica de los recursos consumidos en los procesos. Valoracin de las tareas que se estn realizando dentro de la organizacin. Valoracin y anlisis de las tareas de alto costo. Eliminacin o reduccin mediante automatizacin de tareas que agregan poco valor al cliente. Potenciar las tareas que aportan alto valor al cliente (interno o externo) y que no se les presta la atencin que merecen.

QU ES EL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES?

El costeo basado en actividades es un nuevo enfoque de los costos de la empresa, que toma la informacin financiera y operacional existente y la visualiza a travs de un modelo de actividades, permitiendo as analizar mltiples visiones del negocio, segn las decisiones que la empresa debe tomar. Puede adoptar la forma de un sistema rutinable, si la relacin costo beneficio lo justifica, o la forma de un anlisis de costos si esto no es as. La forma de anlisis de costos se emplea fundamentalmente para sustentar decisiones estratgicas y puede motivar y facilitar, en algunos casos la introduccin de sistemas rutinables.

DE LA INFORMACIN CONTABLE A LOS ELEMENTOS DE COSTO

El Costeo basado en actividades agrupa los rubros contables de gastos en elementos de costo, de modo que cada elemento de costo refleja el uso de un recurso determinado.Para realizar esta agrupacin ser necesario analizar la informacin contable, y en algunos casos realizar ajustes extracontables que permitan adaptar los criterios financieros a los requerimientos de la informacin gerencial.

A va de ejemplo, veamos esta asociacin en elementos de costos para un nmero reducido de rubros contables.

CARACTERSTICAS DEL COSTO DE ACTIVIDAD ABC Gestionar las realizaciones, significa la necesidad de controlar las actividades ms que los recursos. Si se controlan debidamente las actividades esto conlleva a una reduccin de los costos en cada una de ellas. Intentar satisfacer al mximo las necesidades de los clientes internos y externos. Ellos sern quienes realmente determinen qu actividades tenemos que realizar para mejorar los mrgenes de beneficio. Eliminar las actividades que no aaden valor a la organizacin, en lugar de mejorar lo que es realmente suprimible. Es un sistema de gestin "integral", donde se puede obtener informacin de medidas financieras y no financieras que permiten una gestin ptima de la estructura de costos. Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su incorporacin al proceso, con una visin de conjunto.FILOSOFA DEL ABCSe basa en el principio de que la actividad es la causa que determina la incurrencia en costos y de que los productos o servicios consumen actividades, proponiendo una solucin alternativa en el tratamiento de los costos indirectos

Por tanto, elprocesohabitual consiste en que los costos indirectos son asignados a las secciones o centros de costos correspondientes. Posteriormente, los costos de las secciones se reparten a las actividades que se realizan en cada seccin y, finalmente, los costos de las actividades se reparten entre los productos enfuncinde las causas o inductores de costo.El proceso anterior tambin puede hacerse, en determinadasempresas, sin pasar por las Secciones. En este caso los costos indirectos se imputan a las actividades.

VENTAJAS Y DESVENTAJASAntes de enumerar las ventajas y desventajas del ABC consideramos oportuno sealar en cul tipo deempresases conveniente aplicar este sistema: Aquellas en las que los costes indirectos configuran una parte importante de los costos totales. Empresas en las que se observa un crecimiento, ao tras ao en sus costos indirectos. Otras empresas con alto volumen en sus costos fijos. Empresas en las que la asignacin de los costos indirectos a los productos individuales no resulta realmente proporcional respecto al volumen de produccin de los productos. Las empresas inmersas en un entorno de fuertecompetencia. Empresas en las que existen una gran variedad de productos y de procesos de produccin, en las que adems, los volmenes de produccin varan sensiblemente. Empresas con mucha diversidad de lasestructurasde apoyo, dada a los productos. Empresas en que se demuestre que existe insatisfaccin con el sistema de costos existente. Empresas en que se haya escogido como forma de competir el "liderazgoen costos".

Ventajas Facilita el costeo justo por lnea de produccin, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen. Analiza otros objetos del costo adems de los productos. Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestin de costos y para la evaluacin del rendimiento operacional. Ayuda a la identificacin y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimacin de costos. Una de las ventajas ms importantes es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y stas se ordenan horizontalmente a travs de la organizacin. Es precisamente sta la ventaja de que los cambios en la organizacin no quedan reflejados en el sistema. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organizacin y por otra parte es una herramienta de gestin que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminucin en los niveles de actividad. El ABC proporcionar una cantidad de informacin que reducir los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. As pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de informacin y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos. Lo difcil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es porque se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo, de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que est basado en las actividades.Desventaja Hay una aceptacin clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseo e implementacin. Pero en el otro lado de la balanza la "poca" experiencia indica que los ahorros anuales se estiman entre el 20% - 30% del total de gastos. Esto indica que el PAY-BACK (amortizacin) de los recursos pueden ser recuperados en un plazo de tiempo muy corto. Existe poca evidencia que su implementacin mejore la rentabilidad corporativa. La seleccin de cost-drivers (controladores de costos) y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos. En las reas de control y medida, sus implicaciones todava son inciertas. Como conclusin final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofa de gestin empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los ms altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad.CLASIFICACIN DE LAS ACTIVIDADESDentro del mbito de los modelos ABC es usual clasificar las actividades en relacin con los siguientes aspectos: Su nivel de actuacin con respecto al producto. La frecuencia de su realizacin. Su capacidad para agregar valor al producto o servicio.Su Nivel de Actuacin con Respecto al Productoa) Actividades a nivel de unitario (unit-level).b) Actividades a nivel de lote (bach-level).c) Actividades a nivel de lnea (product-sustaining level).d) Actividades a nivel de empresa (facility-level)

A nivel unitario: son aquellas que se ejecutan necesariamente una vez que se produce una unidad de producto, se enmarcan aquellas actividades cuyo costo aumenta o disminuye dependiendo delvolumenen nmeros de unidades, por lo que sus costos suelen servariables. A nivel de lote: las actividades se caracterizan por que su costo est relacionado con el nmero de lotes deproduccinfabricados. El costo que de ellas le corresponda a cada unidad de cantidad de producto variar enfuncinde que se realice un lote completo o no. Tambin en este caso los costos que la forman suelen ser variables. A nivel de producto o a nivel de lnea: estn las actividades que sirven de apoyo a los productos. Se considera que sus costos, son fundamentalmente fijos y directos respecto un producto enconcreto. A nivel de fbrica o a nivel de empresa: se hayan las actividades de apoyo a la organizacin, es decir, las que recogen los costos generales de planta, de ah que no puedan asociarse a un producto u organizacin concreta por ser comunes en todos ellos.Esta clasificacin es importante desde el punto de vista de la asignacin, por cuanto permite conocer el comportamiento que cada actividad desarrolla en relacin con cada producto o servicio, lo que va a posibilitar una fcil identificacin entre los costos por ellas generados y los productos o servicios por ellas tratados.LA FRECUENCIA DE SU REALIZACINTomando como referencia clasificadora la frecuencia en su ejecucin, pueden diferenciarse entre:Actividades repetitivas y actividades no repetitivas. Actividades repetitivas, son aquellas que se realizan de una manera sistemtica y continuada en la instalacin, por ejemplo, lavar ropa sucia de gastronoma y de habitaciones. Poseen como caractersticas comunes las de tener prefijado un consumo de recursos estandarizado cada vez que se ejecutan y un objetivo concreto y bien determinado para cada una de ellas. Actividades no repetitivas, son las efectuadas con carcter espordico u ocasional o incluso una sola vez. stas deben situarse en el horizonte temporal del corto plazo, por cuanto a un plazo mayor pueden pasar a hacerse repetitivas.SU CAPACIDAD PARA AGREGAR VALOR AL PRODUCTO O SERVICIOEl concepto de valor aadido puede observarse desde dos pticas convergentes: Por una parte, desde una perspectiva interna, el concepto ha de ser entendido como el referido a aquellos costos estrictamente necesarios para brindar satisfactoriamente un servicio. Por otra, en su proyeccin externa y tomando como referencia el mercado, puede interpretarse como todo costo que haga aumentar el inters del cliente por el producto.Desde una perspectiva interna sern consideradas actividades de valor aadido si son estrictamente necesarias para obtener el servicio; cuando, por el contrario, la eliminacin de una actividad no implique problema alguno para la obtencin del citado servicio, por lo que se est en presencia de actividades que no aaden valor.Desde la perspectiva del cliente o externa, ser definida una actividad con valor aadido, como aquella que, aplicada sobre el servicio, hace aumentar el inters del cliente por l.FASES Y ETAPAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE COSTOS DE ABCFASE 1.- DETERMINACIN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES DE CADA CENTRO Etapa 1.- La localizacin de los costos en los centros y el cuadro de distribucinEl proceso de asignacin de las cargas indirectas, con respecto al producto, a cada uno de los centros es similar en ambos modelos, por lo que una vez clasificadas se proceder a su distribucin entre cada uno de los centros en los que se han originado. Etapa 2.- Identificacin de las actividades y la actividad de cada centro en su conjuntoEn el mbito de cada centro generalmente tiene lugar la ejecucin de actividades diferentes.Precisamente aqu se identifican y clasifican cada una de las actividades que se realizan en cada centro, constituyendo una de las etapas ms delicadas e importantes. Para ello, uno de los procedimientos que se utilizan es el cuestionario o entrevista entre personas integradas a los centros.Es muy importante el descubrimiento de todas las actividades que se realizan en la instalacin. Etapa 3.- Determinacin de los generadores de costos y su comparacin con las unidades de obra.Supone un momento crucial en estos procesos de asignacin. Dentro de cada actividad se deber elegir aquel cost-driver, portador o inductor de costos, que mejor respete la relacin causa - efecto entre:

Desde el punto de vista de la asignacin, existen unas claras similitudes entre generadores y unidades de obra. Pero a pesar de estas similitudes, hay tambin que destacar ciertas diferencias entre las unidades de obra y los generadores de costos:La homogeneidad atribuida a la unidad de obra es ms genrica.Para cada centro de actividad existirn numerosos generadores de costos; al menos tantos como actividades se hayan diferenciado en su mbito de actuacin.Y, desde luego, la principal diferencia es que el generador de costos represente ms claramente, y en mayor medida que la unidad de obra, la relacin causa-efecto existente entre costos y causantes del costo. Etapa 4.- Reparto de los elementos del costo entre las actividadesComo se abord anteriormente dentro de los distintos centros de costos, pueden existir idnticas o similares actividades, en este sentido son actividades comunes. Se trata de agregar esas actividades para simplificar los procesos de asignacin y adems para determinar los costos originados por cada una de las diferentes actividades. A tal fin, se agrupan las actividades de similares caractersticas, formndose as los costos totales por actividad. Etapa 5.- La reclasificacin de las actividades y el reparto secundario entre centros de actividad.Identificadas y definidas cada una de las actividades de los centros, el proceso se completa en esta quinta etapa, con la distribucin o reparto de los costos localizados en los centros, entre las distintas actividades que lo han generado.Este reparto no es, complejo, dado que en la mayor parte de las ocasiones es posible identificar de manera directa y simple los costos ocasionados por las distintas actividades dentro de cada centro, por lo que su determinacin no debe resultar problemtica; no obstante en presencia de repartos difciles de efectuar, se necesitar disponer de la suficiente informacin para que el reparto realizado no se lleve a cabo de manera subjetiva. Etapa 6.- Clculo del costo de los generadores de costos.Conocidos los costos de las actividades, y determinados los generadores de costos para cada una de ellas, el costo unitario se determina, dividiendo los costos totales de cada actividad entre el nmero de generadores de costos.El costo unitario del generador de costos representa la medida del consumo de recursos que cada inductor ha necesitado para llevar a cabo su misin, o en otros trminos, el costo que cada inductor genera dentro de una actividad concreta.FASE 2.- DETERMINACIN DEL COSTO DE LOS PRODUCTOS Etapa 7.- Asignacin de los costos de las actividades a los productos.Tiene una profunda significacin en el Modelo ABC, pues los productos consumen actividades y las actividades recursos, siendo los generadores o inductores, los que relacionan de manera directa a unos y otros, por lo que, llegado este momento en el proceso de asignacin, son conocidos ya los costos generados por cada portador de costos; asimismo y de acuerdo con la correspondencia directa entre estos y los productos, se puede saber de manera inmediata el consumo que cada producto ha hecho de cada actividad.El consumo realizado de cada actividad vendr expresado por el nmero de prestaciones con las que la actividad ha contribuido a la formacin del producto. Etapa 8.- Asignacin de los costos directos a los productos.Los costos directos respecto del producto no han intervenido en las etapas anteriores del proceso contable del Modelo ABC. El proceso de asignacin terminar trasladando los costos directos respecto al producto.Conviene hacer un apartado respecto a la mano de obra directa. El Modelo ABC, propugna la asignacin de la mano de obra directa a las actividades y su reparto desde stas a los productos, de acuerdo con un portador de costo representativo, como es el caso del nmero de horas consumidas en cada actividad por los diferentes productos. La mano de obra directa, suele representar una parte del costo de muchas actividades, por lo que de no tenerse en cuenta, se estara deformando el costo total de las actividades.A los efectos del valor prctico del modelo, consideran que debera cuantificarse el tiempo que dedica cada empleado en el desarrollo de sus actividades, evitando as, considerar en algunos casos la mano de obra indirecta respecto a las actividades y permitiendo a su vez un mayor control sobre la plantilla de cargos y sobre el aprovechamiento del fondo de tiempo. Por tanto, los costos directos a repartir, slo harn referencia a los materiales consumidos, que se trasladarn al costo de los productos a nivel unitario de acuerdo con las cantidades fsicas que hayan necesitado.Cada vez ms el xito de toda organizacin depende de que sus procesos empresariales estn alineados con su estrategia, misin y objetivos, por esto el principal punto de anlisis lo constituye precisamente la gestin en la empresa basada en los procesos que la integran.El costo final, es decir, el costo de produccin ms el costo de venta, de acuerdo con el modelo de costos completos y de acuerdo con el modelo ABC se determinar aadiendo al costo de produccin de los productos vendidos los costos correspondientes a distribucin. Para ello daremos dos pasos. El primer paso consiste precisamente en determinar el costo de produccin de las unidades vendidas. El segundo paso implica que al costo de las ventas hemos de aadirle el costo del centro de distribucin, para llegar ya al costo final.CUANDO Y DONDE IMPLEMENTAR EL SISTEMA ABC Cuando el % de CIF (costos indirectos de fabricacin) sobre el CT (costo total) de la empresa tiene un peso significativo (no tiene sentido implantar si la empresa fabrica un solo producto para un solo cliente). En empresas donde estn sometidas a fuertes presiones de precios en el Mercado y deseen conocer exactamente la composicin del costos de los productos. En empresas que poseen alta gama de productos con respecto de fabricacin diferentes y es difcil conocer la proposicin de CI que afecta el producto. En empresas con altos niveles de gastos estructurales y sometidos a grandes cambios estratgicos y organizativo.COMPARACIN DEL ABC Y LOS SISTEMAS TRADICIONALES DE COSTEO

El enfoque de la contabilidad de costos por actividades para la gestin de costos divide la empresa en actividades. Una actividad describe lo que la empresa hace, la forma en que el tiempo se consume y las salidas de los procesos. La principal funcin de una actividad es convertir recursos (materiales, mano de obra, tecnologa) en salidas. Histricamente se ha cargado los costos a los productos as:

Realmente para poder elaborar un producto se necesitan unos costos (recursos) pero estos recursos, no los consumen los productos, sino unas actividades que se realizan para poder elaborarlos. El producto consume actividades y las actividades a su vez consumen recursos. Cabe aclarar que bajo este sistema, los productos no son solamente susceptibles de costeo, sino todo aquello que consuma actividades:

Los sistemas tradicionales ubican los costos por centro de responsabilidad, apuntando a un control operativo: Cada responsable de rea debe responder por el exceso de sus costos en relacin al presupuesto. Sin embargo, esta visin brinda informacin muy limitada para su reduccin.El costeo basado en actividades, en cambio ubica los costos por actividades identificando as en qu se gasta. Esta informacin es la base para los anlisis que permitirn a la empresa identificar oportunidades concretas de reduccin de costos: actividades de alto costo que no son necesarias, o no poseen valor agregado, o son racionalizables.

En resumen la diferencia se ver a continuacin en el siguiente cuadro:

CONCLUSIONES

El ABC no se trata nicamente de un mtodo de clculo de costos cuyo mximo objetivo es lograr la exactitud, sino que se trata de un sistema de gestin empresarial, englobando desde el clculo del costo de cualquier tipo de informacin para la gestin empresarial, facilitando a la alta direccin informacin relevante y oportuna para la Toma de Decisiones, entre otras: El costo de las actividades de la empresa; El costo de los procesos de negocio; El costo de los siguientes eslabones de la cadena de valor; El costo de los productos y/o servicios; El costo de los clientes de forma individual; Qu productos son rentables y cules no; Qu clientes son rentables y cules no; Reducciones de costos basados en el anlisis de las actividades; Reducciones de costos basados en el anlisis de los procesos. La clasificacin de las actividades en actividades con o sin valor aadido y decisiones sobre: reduccin, eliminacin o decisin de determinadas actividades.

En resumen el sistema de costos ABC, se fundamenta en cuatro puntos bsicos: Analizar todas las actividades que configuran la cadena de valor de la empresa como apoyo en el establecimiento de la estrategia corporativa. Hacer girar el centro de gravedad del sistema en las actividades y en la determinacin de los generadores de costo, entendiendo como tales las causas ltimas por la que un costo se producen. Asignar el costo de las actividades a los productos y/o servicios. Mostrar el papel de las actividades en la conformacin de la cadena de valor.

Las consideraciones en que se asientan los sistemas ABC son: En primer lugar, que una adecuada gestin de costos habr de actuar sobre los autnticos causantes de los costos, es decir, sobre las actividades que los originan. As pues, el personal de la empresa no puede actuar sobre los costos, slo puede hacerlo sobre las actividades que causan esos costos. En segundo lugar, que es posible establecer una relacin causa efecto determinante entre actividades y servicios, de tal manera, que puede afirmarse que a mayor consumo de actividades por parte de un servicio, habr que asignarles mayores costos y, en sentido inverso, a menor consumo de actividades, menores costos. En tercer lugar, y de acuerdo con la consideracin anterior, los sistemas ABC pueden ser utilizados para asignar de una forma ms objetiva y precisa los costos.