costos para gerenciar servicios de salud (3a. ed.)

COSTOS PARA GERENCIARSERVICIOS DE SALUD

(3 edicin revisada y aumentada)

COSTOS PARA GERENCIAR SERVICIOS DE SALUD

(3 edicin revisada y aumentada)

Jaime Castrilln Cifuentes

Ediciones UninorteBarranquilla, 2010

614 C355 Castrilln Cifuentes, Jaime

Costos para gerenciar servicios de salud / Jaime Castrilln Cifuentes. -- 3 ed., rev.--Barranquilla: Ediciones Uninorte, 2010

162 p.

ISBN: 978-958-741-049-5

Incluye referencias bibliogrficas

I. Administracin de servicios de salud - Costos

www.uninorte.edu.co Km 5, va a Puerto Colombia A.A. 1569, Barranquilla (Colombia)

Ediciones Uninorte, 2010 Jaime Castrilln Cifuentes.

Primera edicin, 1996 Segunda edicin, 2005 Primera reimpresin de la segunda edicin, 2007 Tercera edicin revisada y aumentada, 2010

Coordinacin editorial Zoila Sotomayor O.

Diseo y diagramacin Luis Vsquez Mariano

Diseo de portada Joaqun Camargo Valle

Correccin de textos Henry Stein

)echo en Colombia .ade in Colombia

Contenido

Presentacin .............................................................................. ix

Captulo 1Generalidades ............................................................................ 1

Objetivos, 1. Introduccin, 1. Definicin de costo, . Caracte-rsticas de los costos, 2. Contabilidad de costos, 2. Resumen histrico, 3. Diferencia entre costo y gasto, 3. Elementos del costo, 4. Costos de manufactura, 4. Costos de comercializacin, 4. Costos del servicio, 5. Ejercicios, 5.

Captulo 2Clasificacin de los costos. Relaciones con la actividad ............................................. 7

Objetivos, 7. Introduccin, 7. Clasificacin, 8. Ejercicios, 14.

Captulo 3Los costos y los niveles de la actividad .................. 17

Objetivos, 17. Introduccin, 17. La frmula presupuestal, 19. La capacidad presupuestada, 21. La capacidad y los costos fijos, 21. La tasa fija, 22. Ejercicios resueltos, 25. Ejercicios para resolver, 30.

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Captulo 4 Los costos indirectos ........................................................... 34

Objetivos, 34. Introduccin, 34. Asignacin de los costos indi-rectos, 35. Procedimiento de asignacin de CI a las divisiones, 35. Procedimiento de asignacin de los CI a las unidades, 3. Variacin de los costos indirectos, 38. Deber ser de los costos, 39. Anlisis de las variaciones, 43. Ejercicios resueltos, 45. Distribu-cin de los departamentos de servicio, 55. Ejercicios resueltos, 58. Ejercicios para resolver, 66.

Captulo 5 Mtodo de costeo variable y de costeo absorbente .................................... 68

Objetivos, 68. Introduccin, 68. Aplicaciones del costeo variable, 75. Ejercicios resueltos, 82. Ejercicios para resolver, 86.

Captulo 6 Relacin costo-volumen-utilidad .............................. 88

Objetivos, 88. Introduccin, 88. Anlisis de sensibilidad, 91. La planeacin de utilidades y la relacin costo-volumen-utilidad, 93. Margen de seguridad, 95. Punto de cierre, 97. Observacio-nes acerca del punto de equilibrio, 99. Ejercicios resueltos, 100. Ejercicios para resolver, 106.

Captulo 7 Teora de restricciones (toc) ........................................ 112

Objetivos, 112. Introduccin, 112. El objetivo bsico fi nanciero, 113. Pasos para abordar las restricciones, 113. Medidas de rendi-miento de la empresa, 114. Clculo del Trput, 115. Manejo de la restriccin, 116. Manejo de la restriccin cuando se tienen varios productos, 120. Ejercicios para resolver, 123.

Captulo 8 OUTSOURCING ................................................................................. 127

Objetivos, 127. Introduccin, 127. Consideraciones bsicas, 128. Analizar la relacin coste/beneficio, 128. Seleccionar (o seleccin), 128. Otros benefi cios/ventajas, 128. Qu riesgos/desventajas presenta el outsourcing?, 129. Decisiones de outsourcing, 130. Anlisis de costos, 130. Ejercicios propuestos, 140.

Bibliografa .............................................................................. 148

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Presentacin

Para la elaboracin de este trabajo he sido inducido, esencialmente, por el contacto permanente con funcionarios, profesionales y estudiantes del sector de la salud, en el ejercicio de las ctedras de costos, presupuestos y aspectos financieros en la Universidad del Norte, en Barranquilla, en la Escuela Superior de Administracin de Negocios, de Lima (Per) y en la espol de la ciudad de Guayaquil (Ecuador). Asimismo, han infl uido las experiencias acumuladas en los trabajos de tutora, asesora y consultora con funcionarios-estudiantes de clnicas, hospitales y otras instituciones del sector de la salud, tanto del orden pblico como privado.

De igual manera, las continuas quejas de directivos de organismos na-cio nales e internacionales acerca de la carencia de una filosofa y una dis ciplina convenientes sobre contencin de costos, as como la perma-nente preocupacin por conseguir literatura adecuada a sus necesidades, han sido razones que se han tenido en cuenta en la concepcin de este estudio, enfocado a brindar informacin de fcil acceso a las personas comprometidas en el quehacer administrativo. Pretendemos, asimismo, abrir espacios de reflexin sobre la importancia del buen manejo de las variables contables-financieras en el proceso de toma de decisiones en las organizaciones del sector de la salud. El autor.

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1Generalidades

OBJETIVOS

Al terminar este captulo, el usuario de este libro estar en capacidad de:

Definir lo que es un costo.

Distinguir el costo-activo del costo-gasto y del costo-prdida.

Diferenciar los elementos del costo.

Identificar la relacin que existe entre la contabilidad de costos y la contabilidad general.

INTRODUCCIN

En este captulo se tratan aspectos generales que tienen que ver con los costos que se usarn posteriormente. Es importante iniciarse en la diferenciacin de algunos trminos muy usados, en ocasiones indiscriminadamente, y que con frecuencia generan confusin cuando no se ha aprendido a manejarlos correctamente.

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Costos para gerenciar servicios de salud

Es conveniente tambin hacer un recuento, aunque sea muy sucintamente, de la historia de los costos. Y dado que es de cabal importancia ser capaz de determinar los elementos que constituyen un determinado costo, as sea de un producto que se fabrica, de un bien que se comercializa o de un servicio que se presta, se hace nfasis especial en estos conceptos.

DEFINICIN DE COSTO

Costo es la suma de erogaciones en las que incurre la persona natural o jurdica para adquirir un bien o un servicio, con la intencin de que genere ingresos en el futuro.

CARACTERSTICAS DE LOS COSTOS

Costo-activo: Es la erogacin que ocurre cuando se adquiere un bien o un servicio cuya capacidad de generar ingresos abarca diferentes perodos. Las porciones de este activo adquirido se enfrentan a los ingresos de los diferentes perodos en forma diferida.

Costo-gasto: Son los costos que se enfrentan a los ingresos del perodo y que han contribuido a la operacin del sistema durante ese perodo.

Costo-prdida: Son las erogaciones que no producen ingresos esperados o no. Ejemplo de ello son los incendios, robos, etc.

CONTABILIDAD DE COSTOS

La contabilidad de costos es el arte o la tcnica de recopilar, organizar, codifi car toda la informacin que tenga que ver con los costos, con el propsito de tener una informacin oportuna, clara, pertinente, de los costos en que se incurre en la fabricacin de un producto, en su comercializacin o en la prestacin de un servicio.

El campo en el que la contabilidad de costos se ha desarrollado ms es en el manufacturero. Pero esto no indica que en las empresas comercializadoras o en las de servicio no sea indispensable administrar con una gran racionalidad los costos en los que all se incurre.

La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad ge-neral de una empresa.

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Generalidades

RESUMEN HISTRICO

Se podra afirmar que la contabilidad es tan antigua como la humanidad civilizada. Parece que los egipcios, romanos e incas dejaron vestigios de sus rudimentos contables. Ya mercaderes del siglo XIII hicieron uso de la partida doble. Sin embargo, el monje italiano Lucas Paciolo, en 1494, fue el primero en realizar una publicacin que se refiriera puntualmente a temas contables. Es bueno advertir que antes de l en algunos pases europeos ya se conocan los primeros rudimentos de costos.

Dado el desarrollo vertiginoso de la actividad empresarial, en los ltimos aos los costos han ido ocupando un sitial importante en las organizaciones. En muchos pases se ve con muy buenos ojos el hecho de que las empresas de servicios, y de forma puntual las del sector salud y del sector educativo, se es-fuerzan por introducir un buen sistema de costos, por saber cunto les cuesta el servicio que estn prestando, y se preocupan por determinar el precio de venta a la unidad de servicio fundamentndose en los costos en los que se incurre.

DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO

Una clasificacin primaria que se puede hacer de los costos indica que todo des-embolso que influye sobre el estado de resultados puede tratarse de tres maneras:

Los desembolsos pueden gastarse y compararse con los ingresos en el perodo en el cual se producen. Son ejemplo de ellos los gastos de mercadeo y ventas y los gastos de administracin.

Los desembolsos pueden ser tratados como costos del producto. Cuando se venden hacen parte del c.p.v. (costo producto vendido) en el estado de resultados, y si no se venden, van a los inventarios. Son ejemplo de ellos el costo de la materia prima en un producto que se fabrica.

Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, y despus, como gasto diferido, se deprecian, se amortizan o se agotan. Estos cargos se gastan en el perodo o se acumulan a los costos de produccin para ser vendidos o llevados a inventarios. Es el caso de los desembolsos para activos depreciables (edificios, maquinara, vehculos), seguros prepagados, publicidad prepagada, etc.

Si el activo pertenece a la funcin de administracin, mercadeo y ventas, los cargos por depreciacin, diferidos, sern gastados. Si el activo pertenece a la fun-cin de produccin, los cargos por depreciacin, diferidos, sern tratados como costos del producto, esto es, van al costo del producto vendido o al inventario.

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ELEMENTOS DEL COSTO

En cualquier costo concurren dos o tres elementos que contribuyen a su confor-macin. El nmero de elementos depende de si se trata del costo de un producto manufacturado, de una comercializacin o de un servicio.

COSTOS DE MANUFACTURA

En la fabricacin de un bien intervienen tres elementos bien definidos, que son los del costo de fabricacin:

Materiales directos. Son aquellos materiales que se pueden cuantifi car e identificar directamente con el producto. As, en la fabricacin de una silla son materiales directos la madera, el hierro, el pao o el plstico.

La mano de obra directa. Es la mano de obra que se puede identificar con el bien fabricado. Por ejemplo, en la fabricacin de la silla se considera mano de obra directa el tiempo del tapicero. Se puede cuantificar perfectamente el tiempo que el ebanista o el tapicero dedica a la fabricacin de la silla.

Costos generales de fabricacin. Tambin llamados costos indirectos de fabricacin (CIF). Son aquellos que concurren a la elaboracin del producto pero no se pueden identificar con l. As, en la fabricacin de la silla concurren muchos costos que no se pueden identificar directamente con ella; es el caso de la energa elctrica, agua, telfono, aseo, depreciacin de planta, sueldos de directivos, etc. Es muy difcil determinar los kilowatios/hora, los metros cbicos de agua y los impulsos telefnicos que se le deben cargar a la silla, como es prcticamente imposible determinar la porcin de depreciacin y del salario de la mano de obra que de alguna manera contribuyen a la elabo-racin de la silla pero no pueden identificarse con ella, como sera el salario del supervisor.

COSTOS DE COMERCIALIZACIN

En la comercializacin de un producto intervienen tres elementos:

El costo del bien que se comercializa. As, si se tiene una empresa comer-cializadora de sillas, cuando coloca este artculo a disposicin del pblico, en el primer costo en el que incurre es en lo que le cuesta el bien que est comercializando.

Costo de la mano de obra. Es el costo de la mano de obra que se puede identifi car y cuantifi car con la comercializacin del producto. El salario de los vendedores, y ms concretamente, la comisin de ventas, es un ejemplo.

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Generalidades

Los costos generales. Para poder colocar a disposicin de los clientes los bienes que se est ofreciendo es necesario organizar toda una logstica: un personal administrativo y de ventas, unos servicios pblicos efi cientes (agua, energa, telfono, etc.), un adecuado programa de publicidad y promocin, unas instalaciones confortables de equipos y espacio fsico. Sin embargo, no se puede determinar con exactitud qu porcin de estos costos se le debera cargar a cada unidad de las que se estn vendiendo.

COSTOS DEL SERVICIO

En la prestacin de un servicio, dependiendo de qu tipo sea, concurren varios elementos. Para ilustrar las diferentes situaciones se presentan a consideracin varios casos:

Rayos X. En este servicio se presentan los siguientes elementos de costo: - El costo de la placa y de los reactivos - El costo de la mano de obra (tomar la placa, revelarla, interpretarla) - Los costos indirectos: Las depreciaciones, los servicios pblicos, los salarios

indirectos, etc.

Ciruga. En este servicio concurren los siguientes elementos: - Los insumos que se consumen en esa operacin - Costos de salario directo (el cirujano, el anestesilogo, la enfermera, etc.) - Los costos generales: Las depreciaciones, los servicios pblicos, salarios

indirectos, etc.)

La consulta mdica. En este servicio concurren los siguientes elementos: - Costo de salario directo: Es el salario del mdico. - Costos generales: Son todos aquellos costos indirectos a una consulta, como

las depreciaciones, servicios pblicos, salarios, etc.

En servicios como stos, el costo de los insumos gastados realmente es in-signifi cante.

EJERCICIOS

1. En cada una de las siguientes situaciones determine si se trata de un costo-activo, costo-prdida, costo-gasto.

El Hospital ABC adquiri unos vehculos por valor de $10000.000 el 1. de enero de 1999. ___________ Al finalizar diciembre de 1999 contabiliz una depreciacin por valor de $2000.000. _________________ Durante 1999 cancel por concepto de mantenimiento $1000.000 y por concepto de salarios $800.000. ________________ En octubre de 1999 uno de los vehculos sufri

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un accidente que cost $2000.000; la compaa de seguros respondi por el 80% de este accidente ________________.

2. En cada una de las siguientes situaciones identifique qu clase de elemento del costo es y si el costo pertenece a manufactura, a comercializacin o a un servicio.

2.1. La Clnica Javier Prado ha organizado un consultorio psiquitrico. Considera que por cada consulta debe cobrar $25.000, ya que el psiquiatra le cuesta $12.000/paciente _____________________ y que cada paciente le est costando, en cuanto a servicios pblicos, depreciaciones, etc., un promedio de $8.000 _____________________.

2.2. La Clnica Odontolgica Vesalio considera que un servicio le cuesta $18.000, representados en materiales, $4.000 __________________, salario del odontlogo, $8.000 ___________________, y en cuanto a depreciaciones, salario de los directores, servicios pblicos, etc., $6.000 _________________.

2.3. La universidad ha determinado que un estudiante del postgrado le cuesta en promedio = $40.000 en costos de docente/estudiante _________________ Costos de directivos (jefe de carrera, secretara, asesor): $80.000/estudiante. ___________________ En cuanto a publicidad, promocin, papelera, de-preciaciones, servicios pblicos, salarios de directivos no comprometidos directamente con la carrera, etc.: $200.000 ______________________.

2.4. La compaa Omega es una comercializadora de muebles para ofi cina. Entre sus lneas es digna de destacarse la Alfa, que es una mesa estndar universitaria. A Omega le cuesta esa mesa $8.000.____________________. A los vendedores se les paga por comisin $3.000/mesa. _____________________ A los directivos, tanto de administracin como de mercadeo, se les cancela salarios por el orden de $2000.000 _________________, pero ellos no estn comprometidos con una lnea especfica. Otros costos (arrendamientos, ser-vicios pblicos, etc.) suman $5000.000 __________________.

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2Clasicacin de los costos.Relaciones con la actividad

OBJETIVOS


Clasificar cada costo en la categora que le pertenece.

En un conjunto de costos, distinguir a qu clasifi cacin pertenece.

Valorar la importancia de la clasificacin de los costos para tomar decisiones adecuadas.

Distinguir los elementos que conforman un costo .

Identificar la relacin que existe entre las diferentes categoras del costo.

INTRODUCCIN

Para una buena gestin administrativa es importante el correcto manejo de los costos, y para ello es necesario un conocimiento amplio y slido de sus caracte-rsticas. En este captulo se mira el costo desde diferentes ngulos, dependiendo del tipo de decisin que se est tomando. De aqu la importancia de saber ma-nejar correctamente su clasificacin, de identificar la relacin que existe entre la capacidad para una actividad y su respectiva estructura de costos y, por lo

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tanto, de lo trascendental que resulta el hecho de que los ejecutivos lleguen a convencerse de la necesidad de usar racionalmente los costos.

CLASIFICACIN

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les d.

1. De acuerdo con la funcin en la que se incurre:

Costos de produccin: Son los que se generan en el proceso de manufac-tura. Son ejemplo de ellos: La materia prima, la mano de obra directa y los costos generales de fabricacin.

Costos de distribucin o venta: Son aquellos en los que se incurre cuando se ofrece y se lleva el producto o el servicio al cliente. Ejemplo: Los costos de publicidad.

Costos de administracin: Son aquellos en los que se incurre en la gestin de la logstica que garantiza la actividad de la produccin, de la comer-cializacin, de la prestacin de un servicio. Ejemplo: La papelera con-sumida en la oficina de recursos humanos, los salarios de los directivos del hospital.

2. De acuerdo con la identificacin con el producto o servicio, con un depar-tamento o divisin:

Costos directos: Son los que se identifican con una actividad o con un producto o divisin. Ejemplo: El costo de la anestesia en una ciruga.

Costos indirectos: Son los que no se pueden identificar con una activi-dad, producto, divisin, departamento, pero tienen relacin con stos. Ejemplo: El salario del director del hospital con el costo de una ciruga.

3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:

Histricos: Son los que ya ocurrieron.

Predeterminados: Se determinan antes de su ocurrencia. Los costos que se usan en la elaboracin de los presupuestos pertenecen a esta clasifi cacin.

4. De acuerdo con la autoridad sobre la incurrencia del costo:

Costos controlables: Cuando sobre ellos se tiene la sufi ciente autoridad para que ocurran o no. Ejemplo: El consumo de papelera en la ofi cina de recursos humanos es controlable por parte del directivo de esta ofi cina.

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Clasificacin de los costos. Relaciones con la actividad

Costos no controlables: Cuando sobre ellos no se tiene sufi ciente autoridad para que ocurran o no. Ejemplo: Las depreciaciones de planta no son controlables por los directivos de la oficina de recursos humanos.

5. De acuerdo con la importancia en la toma de decisiones:

Costos relevantes: Cambian segn la opcin que se tome. Ejemplo: Los honorarios del cirujano aumentan segn se incremente el nmero de cirugas.

Costos irrelevantes: Permanecen inmutables, cualquiera que sea la opcin que se tome. Ejemplo: La depreciacin del equipo de ciruga permanece constante cualquiera que sea el nmero de cirugas; el salario de los directivos de una clnica permanece inmutable aunque el nmero de cirugas aumente o disminuya.

6. De acuerdo con el tipo de sacrifi cio incurrido:

Costos desembolsables: Los que implican salida de efectivo. Ejemplo: El costo de los servicios pblicos.

Costo de oportunidad: Es aquel en el que se incurre por tomar una decisin en lugar de otra. As, por ejemplo, el costo en el que incurre el mdico al no atender su consultorio por asistir a un curso de capacitacin es un costo de oportunidad. En esta decisin hay un costo que no implica salida de efectivo.

7. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminucin en la actividad:

Costos diferenciales: Son aquellos que se producen cuando hay un aumento o disminucin en la actividad. Pertenecen a este grupo:

- Costo decremental: Cuando se produce por la disminucin en la activi-dad. Ejemplo: El costo de los anestsicos disminuye si disminuye el nmero de cirugas.

- Costo incremental: Cuando se produce por el aumento en la actividad. Ejemplo: El costo de la energa elctrica y de los anestsicos aumenta si el nmero de las cirugas aumenta.

Costos sumergidos: Son los que permanecen inmutables sin importar la opcin que se elija. Las depreciaciones y el salario de los directivos son un ejemplo de este tipo de costo, ya que aunque el nmero de pacientes

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atendidos por el hospital aumente, las depreciaciones y el salario de los directivos permanecen en el mismo nivel.

8. Segn se puedan o no evitar al tomarse una decisin:

Costos evitables: Aquellos de los que se puede prescindir al tomar una decisin. Ejemplo: Los costos de anestesia si no se lleva a cabo la ciruga, lo mismo que los costos del cirujano y del anestesilogo si se les paga por ciruga.

Costos inevitables: Aquellos de los que no se puede prescindir cuando se quiere tomar una determinada decisin. Ejemplo: El salario del director de la sala de ciruga, realcese o no la ciruga, es el mismo.

9. De acuerdo con su comportamiento:

Costo fi jo (CF): Es aquel que no vara aunque los niveles de la actividad cambien, dentro de cierto rango de volumen de actividad y de tiempo. Ejemplo: el sueldo de un funcionario.

El CF = $a Volumen de actividad = 0

CF = $a Volumen de actividad = X CF = $a Volumen de actividad = X n

a $

CF

0 x xn ACTIVIDAD

Grfica 1. Costo fi jo

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Pero el mximo nivel de actividad permitido por $a es Xn; si se rebasa este lmite, el CF se dispara. Ejemplo: es verdad que el sueldo del funcionario es el mismo aunque la actividad sea de 0, o sea, la mxima, pero la actividad puede llegar a un lmite tal que no es suficiente un funcionario, es necesario contratar a otro adicional.

Los costos fijos se pueden dividir en dos conjuntos:

- Costos fi jos discrecionales: Los que son susceptibles de ser modifi cados; se tiene poder sobre ellos. Ejemplo: los sueldos, si la actividad se suspende, si se cierra el departamento, si se clausura la empresa, se puede pensar en prescindir de estos costos.

- Costos fi jos comprometidos: Se llaman tambin sumergidos, muertos. No se tiene poder sobre ellos para suspender su incurrencia. Por ejemplo: la depreciacin de una maquinaria.

Costos variables: Son aquellos que varan de acuerdo con los cambios en los niveles de la actividad, dentro de cierto rango de volumen de actividad y de tiempo.

yn

y$

0 x xnACTIVIDAD

Grfica 2. Costo variable

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Costos semivariables o semifi jos: Son costos que estn conformados por una parte fija y una variable. La forma como este tipo de costo se manifi esta es muy diversa. Los grficos que se presentan a continuacin ilustran diversos casos. Es bueno tambin advertir que los costos, en cuanto a su comportamiento se refiere, no son tratados de idntica forma en todas las empresas. As, en una compaa, unos costos pueden ser considerados fijos y en otra semifi jos.

- Costo semivariable o semifi jo: Cuando la actividad = 0, CF = $a, una unidad por encima de 0 genera CV. (Ver grfi ca 3).

}}

CT

CV

CF

a$

0 x xnACTIVIDAD

Grfica 3. Costo semifijo / Caso A

- Costo semivariable o semifi jo: Cuando la actividad se desarrolla en el tra-mo comprendido entre 0 - X CF = $a CT = CF. A partir de X cualquier incremento en la actividad genera costos variables y el CT ser CF + CV.(Ver grfi ca 4).

- Costo semivariable o semifi jo: El costo es fijo dentro de un tramo de ac-tividad.

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a$

CT

CV

x xnACTIVIDAD

0

Grfica 4. Costo semifijo / Caso B

Es fijo entre 0 - X, luego entre X - Xn se dispara, pero dentro de ese tramo permanece constante; luego se dispara entre el rango Xn - X +1, y all permanecenconstante.(Ver grfi ca 5).

$

0 x x1 x2ACTIVIDAD

Grfica 5. Costo semifijo / Caso C

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EJERCICIOS

Marque con X su eleccin.

1. Determine cules costos son directos(D) y cules indirectos (Ind.) al Depar-tamento de Recursos Humanos.

a) El sueldo de la directora: D ________ Ind. ___________b) El sueldo del gerente de la Ca.: D ________ Ind. ___________c) El sueldo de la secretaria de la directora: D ________ Ind. ___________d) El costo del agua de la Ca.: D ________ Ind. ___________

2. Determine cules costos son fijos(F) y cules variables(V) en un programa de capacitacin organizado por la Oficina de Recursos Humanos.

a) El sueldo de la directora del Departamento de Recursos Humanos: F ______ V ______

b) La depreciacin de los muebles de la Oficina de Recursos Humanos: F ______ V ______

c) Al conferencista se le paga por hora dictada. Los costos de las horas que dicta: F ______ V ______

d) A los participantes se les da un refrigerio en la maana y en la tarde. El costo de este refrigerio: F ______ V ______

3. De los costos del programa de capacitacin del ejercicio anterior, determine cules implican salida de efectivo (SE) y cules no (NSE):

a) El sueldo de la direccin de Recursos Humanos: SE ______ NSE ______b) La depreciacin de los muebles: SE ______ NSE ______c) Las horas que se pagan al conferencista: SE ______ NSE ____d) El costo del refrigerio que se les da a los participantes: SE ____ NSE _____

4. El Departamento de Relaciones Industriales actualmente est trabajando en 4 programas de capacitacin, pero estudia la posibilidad de un programa adicional que implicara contratar los servicios de una nueva psicloga. La direccin del Departamento cree que con las instalaciones y funcionarios ac-tuales el nuevo programa puede funcionar perfectamente. Determine cules costos son relevantes (R) y cules no (NR) en la instalacin del programa adicional.

a) El sueldo de la direccin: R ______ NR ______b) El sueldo de las secretarias: R ______ NR ______c) El sueldo de la nueva psicloga: R ______ NR ______

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d) Los refrigerios que se darn en el nuevo programa de capacitacin: R ______ NR ______

e) La papelera y tiles que se distribuye a los participantes en el nuevo programa: R______ NR _____

f) La depreciacin de los muebles y enseres del Departamento de Relaciones Industriales: R _____ NR _____

5. Teniendo en cuenta el ejercicio inmediatamente anterior, determine cules costos son incrementales(I) y cules sumergidos(S).

a) Sueldo de la direccin: I ______ S ______b) Sueldo de las secretarias: I ______ S ______c) Sueldo de la nueva psicloga: I ______ S ______d) Los refrigerios: I ______ S ______e) La papelera y tiles: I ______ S ______f) La depreciacin de muebles y enseres: I ______ S ______

6. Usted es un profesional con su propia oficina para atender pacientes. Consi-dera que por cursar un postgrado deja de atender clientes que le reportaran una utilidad mensual de $10.000. Qu tipo de costo es ste? Qu razones tiene para llamarlo as?

7. Usted ha decidido dotar con muebles modernos a su oficina y ha contratado una secretaria. Clasifique estos costos.

Valor de los muebles de ofi cina, $200.000: - Costo-activo ________ Costo-gasto________

- Costo fijo ________ Costo de oportunidad ________

Sueldo de la secretaria, $100.000/mes: - Costo-activo________ Costos-gasto________

- Costo fijo ________ Costo variable ________

- Salida de efectivo ________

8. En los siguientes costos, determine cules son costos del producto (P), costos de administracin (AD), costos de mercado y ventas (M y V).

a) Las comisiones que se paga a los vendedores:P ________ AD _________ M y V ________

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b) Los costos de una publicidad en televisin: P ________ AD _________ M y V ________

c) El sueldo del gerente de la Ca.: P ________ AD _________ M y V ________

d) Los costos de la materia prima del producto: P ________ AD _________ M y V ________

e) El sueldo de las operarias: P ________ AD _________ M y V ________

f) La depreciacin de la maquinaria dedicada a la produccin: P ________ AD _________ M y V ________

g) El mantenimiento del vehculo de la gerencia: P ________ AD _________ M y V ________

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3Los costos y los niveles de la actividad

OBJETIVOS


Estructurar la frmula presupuestal haciendo uso de los costos fi jos y de los costos variables.

Confrontar los costos a los ingresos de una actividad.

Identificar la relacin entre la capacidad para la actividad y los costos fi jos.

Medir las variaciones de capacidad y analizarlas.

Estructurar matrices donde se conjuguen la estructura de los costos y la de los ingresos.

INTRODUCCIN

En la fabricacin de un producto, en su comercializacin o en la prestacin de un servicio confluyen una serie de costos que se pueden englobar en dos grandes conjuntos: Los costos fijos (CF) y los costos variables (CV). Por ello se defi ne a

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la totalidad de los costos como la suma de los CF + CV. CTOTAL = CFTOTAL + CVTOTAL.CT/unidad = CF/unidad + CV/unidad.

Ejemplo: Con la siguiente informacin elaborar una matriz de costos:

La estructura de costos de una divisin de la clnica X es: CFT = $100.000 CV/unidad = $100. Aqu el concepto unidad se refiere a una unidad que se produce o a una unidad que se comercializa o a una unidad de servicio. La capacidad presupuestada de X es de 1000 unidades.

Es bueno advertir que cuando en este libro se hable de valores monetarios no se hace referencia a alguna moneda especfica; se trata solamente de unida-des mo ne tarias. Con frecuencia aparecer el signo $, que se debe leer: unidad monetaria.

MATRIZ DE COSTOS DE LA COMPAA

NIV/ACT CV/u CVT CFT CF/u CTOTAL CT/u

1 $100 $100 $100 000 $100 000 $100 100 $100 100

500 100 50 000 100 000 200 150 000 300

800 100 80 000 100 000 125 180 000 225

1000 100 100 000 100 000 100 200 000 200

Anlisis de la matriz

Se nota cmo en la columna del CV/u los $100/u permanecen constantes desde un nivel de actividad de 1 hasta 1000. Se puede concluir que los CV son constantes / unidad, variables en su totalidad.

La columna de los CVT expresa la totalidad de los CV para cada nivel de actividad. Se obtienen mediante la siguiente operacin: CV/u x NIVEL DE ACTIVIDAD.

La columna de los CFT expresa cmo stos permanecen constantes en cual-quiera de los niveles de la actividad.

La columna de los CF/u expresa cmo varan stos de acuerdo con los cambios en los niveles de la actividad; concretamente, disminuyen a medida que la actividad aumenta. Se puede concluir que los CF/u son variables y que son CF en su totalidad. Los CF/u se obtienen mediante la siguiente operacin:

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Los costos y los niveles de la actividad

La columna del CTOTAL es la suma del CFT + CVT, y expresa la cantidad total de los costos en los que ha incurrido la empresa dado cierto nivel de actividad.

La columna del CT/u expresa cul es el costo total en que se ha incurrido pa ra poder colocar una unidad al acceso del usuario, y es la suma del CF/u+CV/u. Se puede notar que el CT/u disminuye a medida que la actividad aumenta, y esta disminucin se debe a la disminucin de los CF/u. Cuando la actividad aumenta, mayor nmero de unidades absorben los CF, permitiendo que los CT/u sean menores, y de esta manera las utilidades se mejoran. As, para un nivel de actividad de 1000 unidades, la utilidad es la ptima; en tanto que para un nivel de actividad de una unidad la prdida es muy grande. Estos conceptos se pueden trabajar en una matriz. El precio de venta que X le tiene a su unidad es de $300/u. Las ventas son al contado. El 60% de los CF son costos extinguidos, el 40% restante se consideran CF que implican egreso de efectivo.

MATRIZ DE UTILIDAD DE X

1 X 2 1 2 3 4

activ cv/u cvtot cfse

1 $ 100 $ 100 $ 40 000

500 100 50 000 40 000

800 100 80 000 40 000

1000 100 100 000 40 000

3+4+5 7 X 1 8 - 6 8 + 5 5 6 7 8 9 10

cf(nse) ctotal pv/m ingreso u contable u efectivo

$ 60 000 100 100 $ 300 $ 300 ($ 99 800) ($ 39 800)

60 000 150 000 300 150 000 0 60 000

60 000 180 000 300 240 000 60 000 120 000

60 000 200 000 300 300 000 100 000 160 000

Los costos extinguidos son aquellos que afectan la rentabilidad de la empresa, en un determinado ejercicio, pero que no implican salida de efectivo, precisa-mente porque ese flujo ya se dio. Esto permite que la empresa cuente con una mayor corriente de efectivo. Cuando la actividad es de 500 unidades, la utilidad es de cero. Sin embargo, se puede contar con $60 000, que es la partida que co-rresponde al fondo de depreciaciones, diferidos, etc. Cuando el nivel asciende a 1000 unidades, se tiene una disposicin de $160.000, compuestos por $100 000 correspondientes a las utilidades y $60 000 de los extinguidos.

LA FRMULA PRESUPUESTAL

En diferentes ocasiones se ha mencionado que los costos se pueden clasifi car en fijos, variables o semifijos = CF, CV, CSF. Este comportamiento de un determi-nado costo de un departamento o de una lnea o de toda una empresa se puede expresar en la frmula CTOTAL = CF + CV.

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Cuando el costo es exclusivamente fijo CT = CFT + 0 Cuando el costo es exclusivamente variable CT = 0 + CVT Cuando el costo es compuesto CT = CFT + CVT

Como el CVT = CV/u x NIVEL DE ACTIVIDAD = CVT = CV/u x NA, la frmula del CT se puede expresar as:

CT = $0 + CV/u x NA (cuando CF = 0) CT = $CFT + CV/u x NA

Dependiendo del NA se obtiene el CVTOTAL, y dependiendo de ste se obtiene el CT. Si se tienen diferentes NA, se obtienen distintos CT. Aplicando esta frmula a NA presupuestados se obtienen los costos presupuestados. Por ello, a esta frmula se llama la frmula del presupuesto de los costos o frmula presupuestal = Fp; Fp = CF + CV/u. En lugar de CV se puede hablar de TV (tasa variable) o FV (factor de variacin).

Como aplicacin de los conceptos que se acaban de plantear se puede expresar en sendas frmulas el comportamiento de cada uno de los costos que intervienen en los estados de resultados as:

Materiales (D) Mano de obra (D) Costos indirectos Gastos de administracin Gastos de mercadeo FRMULA TOTAL

$ 0 + TV/u (slo hay costo variable)$ 0 + TV/u (slo hay costo variable)$CF + TV/u (hay costo fijo y variable)$CF + 0 (slo hay costo fi jo)$CF + TV/u (hay costo fijo y variable)$CF + TV/u

Ejemplo: El Hospital del LORO quiere saber cmo es la estructura de los costos de los diferentes conjuntos que intervienen en el lavado y planchado de un kilo de ropa en el Departamento de Lavandera.

Costos : Materiales = 1.75 onza/kilo a $100/onzaMano de obra (D) = 2.5 minutos/k a $20/minutoIndirectos = $900 000 + $15/kiloOtros gastos = $200 000 + $10/k

Para los materiales (D), la Para la mano de obra Para los indirectos Otros gastos Para todo el Dpto.

Fp = $0 + $175/k Fp = $0 + $50/kilo Fp = $900 000 + $15/kilo Fp = $200 000 + $10/k Fp = $1 100 000 + $250/k

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Esto quiere decir que los costos fijos totales de este departamento ascienden a $1 100 000, en tanto que la sumatoria de los costos variables es de $250/kilo.

LA CAPACIDAD PRESUPUESTADA

Se puede entender por capacidad la potencia que se tiene para realizar algo. Respecto a una empresa se puede afirmar que es la posibilidad de realizar una actividad. Se puede hablar de diferentes capacidades, pero para el caso el es-quema se reduce a dos:

Capacidad terica, mxima, ideal. Es aquella en la que no se consideran las restricciones generadas por variables endgenas o exgenas al sistema; es cuando se tiene en cuenta la mxima actividad posible que se va a desarrollar pero no se tiene presente la parlisis que puede sufrir el sistema por diferentes causas: mantenimiento, ya sea curativo o preventivo; fallas en el personal, como inasistencia, inexperiencia, ineficiencia; problemas en los insumos, como en materiales, suministros, combustibles, energa, etc. Cuellos de botella en los procesos previos o posteriores a una unidad de trabajo, etc.

Capacidad prctica, normal. Es aquella en la que se ponderan todas las res-tricciones posibles generadas por variables endgenas y exgenas al sistema y en la que todo el sistema est sincronizado con la capacidad de vender. Al elaborar el presupuesto de costos se trabaja con la capacidad normal, la cual se expresa como NAP = Nivel de actividad presupuestado, o NOP = Nivel de operacin presupuestado. El presupuesto de actividad se puede expre-sar en diferentes bases: Horas hombre, horas mano de obra directa, horas mquina, unidades, costo hora mano de obra directa. Para un hospital o una clnica, la capacidad se expresara en nmero de camas, horas disponibles para ciruga, horas disponibles del mdico para atender la consulta, etc., as respectivamente: Hh, HMOD, HM, U, CHMOD, etc. Todo depende de cul de ellas expresa mejor la incurrencia del costo o define de una forma ms objetiva las posibilidades que tiene la compaa de producir un bien, de comercializar un producto o de prestar un servicio. Adems de lo anterior es importante tener en cuenta que la capacidad de la empresa la determina, en un momento dado, la variable ms frgil del sistema, as como la fortaleza de la cadena la fija el eslabn ms dbil. As, por ejemplo, en el hospital se puede contar con la logstica para atender muchsimos pacientes, pero si slo dispone de un mdico, la disponibilidad de ste define en ltima instancia la capacidad del hospital.

LA CAPACIDAD Y LOS COSTOS FIJOS

Existe una gran relacin entre la capacidad y los costos fijos de la organizacin. Cuando se aumenta la capacidad instalada se incrementan los CF. En la defi ni-

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cin de ellos, una caracterstica esencial consiste en que la actividad se mantenga dentro de cierto rango; el lmite de este rango lo da la capacidad. Se espera tam-bin que dentro de cierto rango de tiempo, un aumento de los CF implique una ampliacin de la capacidad, aunque la verdad es que esta relacin no siempre ocurre en la realidad. En ocasiones se presentan incrementos en los CF (salarios, depreciaciones, servicios pblicos, impuestos, etc.) sin que ello implique una modificacin de la capacidad.

LA TASA FIJA

Costos fijos presupuestados CF(p) Tasa fija = TF = = = C F(p)/u

Capacidad presupuestada NOP

La tasa fi ja es la porcin de costo fijo que se le debe cargar a cada unidad que se produzca o se comercialice, o a cada unidad de servicio que se preste. La TF tambin se puede expresar como el costo fijo presupuestado/unidad = CFP/unidad.

El costo fi jo real/unidad = CF(R)/u = es la cantidad de costo fi jo que real-mente se carg a cada unidad. Se obtiene dividiendo el costo fi jo real entre el nivel real de la actividad:

CFreal CF(R) CF(R)/u = TF = =

Nivel real de operacin NOR

Si se compara CF(p)/u Vs. CF(R)/u se obtiene la variacin del CF/unid.

Ejemplo: Si se retoma el ejemplo del Hospital del LORO, cuyo departamento de lavado procesa 1000 kilos/perodo, esto es, tiene una capacidad presupuestada de 1000 kilos/perodo, se tiene:

$1 100 000TF = = $1100/kilo

1000 u

CF(p)/k = $1100

Si se desea explorar acerca de la TF en los diferentes subconjuntos de costos, se obtiene:

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Para los indirectos:

$900 000TF = = $900/kilo

1000 kilo

Para el conjunto de otros costos:

$200 000TF = = $200/kilo

1000 kilo

Si al concluir el perodo contable los CF reales del departamento fueron $1.100.000 y el nivel de la actividad real fue de 800 kilos, se tiene:

$1 100 000CF(R)/u = = $1375/k

800k

Variacin de CF/k = $1100/k vs. $1375/k => $275 desfavorable

Esta variacin es desfavorable porque el CF(R)/k > CF(p)/k.

Para la organizacin EL LORO result ms costoso cada kilo de ropa. Estos mayores costos afectan la utilidad presupuestada. Tambin puede ocurrir que el nivel real de actividad sea mayor que el nivel presupuestado. Esto se puede presentar porque el nivel real de las variables que afectan el sistema estuvo por debajo de lo proyectado. As, por ejemplo, la tasa de inasistencia del personal proyectada fue del 6%, y en la realidad fue slo del 3%; el tiempo de mante-nimiento presupuestado fue de 10 horas, pero slo se requirieron 7 horas, etc. Suponiendo que la actividad del departamento del hospital hubiese sido de 1100 kilos, se tendra lo siguiente:

$1 100 000 CF(R)/k = = $1000/k

1100 kilos

Variacin de CF/kilo = CF(p)/k vs. CF(R)/k= $1100/k vs. $1000/k = $100 F

La variacin es de $100 favorable porque el costo real fue menor que el pre-supuestado. A la compaa le ha costado menos un kilo de ropa, y esto se refl eja en la utilidad real, la cual ser mayor que la presupuestada, por lo menos en este

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aspecto. Tambin se puede medir la variacin presentada en todo el volumen de la actividad. Retomando el ejemplo en las dos situaciones planteadas:

NOR = 800 kNOP = 1000 kNOP > NOR = Variacin de capacidad desfavorable

Frmula: VC (variacin de capacidad) = TF (NOR - NOP)

En esta frmula el signo (-) tiene ms el sentido de versus, de una confron-tacin, que de una resta.

VC = $1100/k (800k - 1000k)VC = $1100/k x-200k => $220 000 D

Es desfavorable porque NOR < NOP, porque hubo capacidad ociosa, y lo que se est midiendo es cunto le cuesta a la compaa esa capacidad ociosa. Expresndolo en trminos porcentuales, el uso de la capacidad estuvo a un nivel del 80%, una capacidad ociosa del 20%.

Ahora analicemos la otra situacin:

NOR = 1100 kNOP = 1000 kNOP < NOR = Variacin de capacidad favorableVC = TF(NOR - NOP)VC = $1100/k (1.100k - 1.000k) = $1100 x 100 = $110 000 F

Es favorable porque hubo una sobreutilizacin de la capacidad instalada. Al hospital le result ms favorable, a menor costo, cada kilo de ropa. En trminos porcentuales, la sobreutilizacin es de un 10%.

100 k 10% = = 0.1 = 10%

1000 k

Otra manera de determinar la VC es multiplicando la variacin de CF/k x el nivel real de actividad:

Para el primer caso:

Variacin CF/k = $275/k D Nivel real de actividad = 800 kilos VC = $275/k x 800 k => $220 000 D

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Para el segundo caso:

Variacin CF/k = $100/k F Nivel real de actividad = 1100 kilos VC = $100/k x 1100 kilos = $110 000 F

Como se puede ver, siempre que el NAP sea diferente del NAR se tiene lo que se llama una variacin de capacidad = Vc. Una subutilizacin de la capacidad instalada repercute negativamente en las utilidades de la organizacin. Uno de los esfuerzos de la administracin debe centrarse en mantener la franja entre NAP y NAR lo ms estrecha posible.

EJERCICIOS RESUELTOS

El objetivo de este conjunto de ejercicios es brindar un escenario propicio para consolidar los conceptos de costos fi jos, costos variables, tasa fi ja, costo total/unidad.

1. La Clnica del Norte necesita saber cul es el total del costo fijo de su seccin de rayos X. La informacin que se tiene es sta:

- Un funcionario con un salario mensual de $100 000 - Los equipos tienen un valor de $50 000 000 y una vida til de 10 aos. - Muebles y enseres que cuestan $10 000 000, tambin con vida til de 10

aos.

Solucin

La porcin de costos fijos correspondientes a los equipos y a los muebles se obtiene mediante el sistema de depreciacin en lnea recta:

$50 000 000 Dep. Equipos =

10 aos

5 000 000 = $5 000 000/ao = 416 6667/mes

12 meses

$10 000 000 1 000 000 Dep. Muebles y Enseres = = $1 000 000/ao = $83 333/mes

10 aos 12 meses

Entonces, CFTOTAL = $416 667 + $83 333 + $100 000 = $600 000/mes

2. Hay unos costos fijos que le son asignados a la seccin de rayos X, como depreciaciones de planta, salarios de directivos, etc. Estos costos ascienden a $400 000/mes. La clnica quiere saber cul es la tasa fija = TF = el costo fijo/ unidad si en un mes se toma un promedio de 250 placas.

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Costos totales = $600 000 (propios) + $400 000 (asignados) = $1 000 000 TF = $1 000 000 250 placas = $4000/placa

3. Si en la Clnica del Norte el Departamento de Consulta Externa tiene la siguiente estructura de costos:

400 000 Fijos propios: Depreciaciones = $ 400.000/ao = 33 333/mes

12 meses

Salarios = $300 000/mesFijos asignados = $200 000/mes

Se espera atender 3 pacientes/hora y se tienen disponibles 8 horas/da y 26das/mes.

- La clnica quiere saber cul es la capacidad mensual - Cul es el CF/paciente cuando se trabaja a plena capacidad? - Cul es el CF real/paciente cuando el promedio de atencin es de dos

pacientes/hora? - Cul es el sobrecosto/paciente? - Cul es la variacin de capacidad?

Solucin

CF TOTAL/mes = $33 333 + $300 000/mes + 200 000 = $533 333 Capacidad = 3 pacientes/hora x 8 h/da x 26 das/mes = 624 pacientes/mes

$533 333CF/paciente = = $854.7/p

624p

Cuando se atiende 2 pacientes/hora, el nmero de pacientes atendidos en el mes= 2p/h x 8h/d x 26d = 416 pacientes

$533 333 CF Real/paciente = = $1.282.05/p

416p

Sobrecosto = CFR/p - CFp/p = $1 282.05 - 854.7 = = $427.35/paciente

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Variacin de capacidad:

VC = TF(NAP -NAR)VC = $854.7/p(624-416) = $854.7/p x 208p = $177 776.62

Esta variacin es desfavorable porque el nivel real de la actividad es menor que el nivel presupuestado.

4. Si en Consulta Externa de la Clnica del Norte al atender un paciente se causan costos variables de $200/paciente, se quiere saber cunto le cuesta a la clnica un paciente cuando atiende 624 y 416.

Solucin

Cuando atiende 624 pacientes:

$533 333CF/p = = $854.7/p

624p

CV/p = $200 (dado en el ejercicio)CT/paciente = CF/p + CV/pCT/p = $854.7/p + $200/p = $1.054.7/p

Cuando atiende 416 pacientes:

$533 333CF/p = = $1282.05/p

416p

CV/p = $200/p CT/p = $1282.05 + $200/p = $1482.05/p

5. La Clnica del Norte quiere una matriz de costos en la que aparezcan los costos unitarios y los costos totales para los niveles de atencin de 300 y 250 pacientes.

Solucin

Costos para 250 pacientes:

CV/p = $200CV Total = $200/p x 250p = $50 000

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CF Total = $533 333CF/paciente = $533 333 250p = 2.133,3/pC Total = CFT + CVT = $533 333 + $50 000 = $583 333CT/paciente = CF/p + CV/p = $2133.3 + 200 = $2333.3/p

Costos para 300 pacientes:

CV/p = $200CV Total = CV/p x no pacientes = $200/p x 300 = $60 000CF Total = $533 333CF/p = $533 333 s 300p = $1777.77/pC Total = CFT + CVT = $533 333 + $60 000 = $593 333C Total/p = CF/p + CV/p = $1777.77 + 200 = $1977.77/p

Despus todas estas cifras se concentran en una matriz, as:

MATRIZ DE COSTOS

no ACTIVIDAD CV/P CVT CFT CF/P C TOTAL CT/P

250p $200 50 000 533 333 2 133,3 583 333 2 333,3

300p 200 60 000 533 333 1 777,77 593 333 1 977,77

6. La clnica cobra por cada consulta $2.000 y quiere saber cul es la utilidad o prdida en los niveles de 250 y 300 pacientes.

Solucin

Se elabora un estado de resultado para cada uno de los niveles, as:

CLNICA DEL NORTE DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA Estado de resultados para 250 pacientes

Ventas 250p x $2000/p ................................................................... $500 000

- Costos Variables 250p x 200/p ...............$ 50 000 Fijos ...............................................$ 533 333 Total costos ................................................................................ 583 333

Utilidad o prdida ................................................................... (83 333)

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CLNICA DEL NORTEDEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA

Estado de resultados para 300 pacientes

Ventas 300p x $2000/p .................................................................. $600 000

- Costos Variables 300p x $200/p ...........................$60 000 Fijos .............................................................533 333 .................... 593 333 Utilidad ............................................................................................ $6667

7. En el Departamento de Consulta Externa de la Clnica del Norte se ha en-contrado que de todos los costos fijos $ 100 000 no implican salida de efectivo. La clnica quiere saber cul es el flujo neto de efectivo con que cuenta en los niveles de 250 y 300 pacientes atendidos.

Solucin

Se elaboran estados de resultados para cada uno de los niveles, teniendo presente cules costos implican salida de efectivo y cules no.

Para un nivel de 250 pacientes:

CLNICA DEL NORTE DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA

Estado de resultados

Ventas 250p x $2000/p .................................................................... $500 000

- Costos que implican salida de efectivo Variables 250 x $200/p ............................. $50 000 Fijos (533 333 - 100 000 ............................. 433 333 ................... 483 333

Utilidad de efectivo ...........................................................................$16 667

- Costos que no implican salida de efectivo ............................. 100 000

Prdida contable ............................................................................ $(83 333)

Esto quiere decir que aunque la clnica est teniendo una prdida de $83 333 en el servicio de consulta externa, dispone de $16 667 de efectivo.

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. .


Para un nivel de 300 pacientes:

CLNICA DEL NORTE DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA

Estado de resultados

Ventas 300p x $2000/p .................................................................. $600 000

- Costos que implican salida de efectivo Variables 300p x $200/p ...................... $60 000 Fijos (533 333 - 100 000) ....................... 433 333 ...................... 493 333

Utilidad de efectivo....................................................................... $106 667

- Costos que no implican salida de efectivo ........................... 100 000

Utilidad contable ............................................................................... $6667

Esto quiere decir que la clnica tiene una utilidad de $ 6.667, pero cuenta con una disponibilidad de efectivo de $106 667.

EJERCICIOS PARA RESOLVER

El objetivo de este conjunto de ejercicios es practicar sobre el comportamiento de los costos; hacer uso de la frmula presupuestal en la determinacin de los costos presupuestados, costos debe ser, etc., y ejercitarse en la identificacin de las variaciones y en su anlisis.

1. El Hospital San Luis Beltrn de la ciudad de Frontino es relativamente nuevo. Tiene una capacidad de 200 camas. Sus costos fijos ascienden a $100 000 000/mes y los costos variables en promedio ascienden a $50 000/ cama por estada de paciente; la permanencia del paciente en promedio es de 3 das. La administracin del hospital est interesada en conocer cunto le cuesta un paciente cuando se trabaja a plena capacidad, cuando la actividad es slo de un 80% y cuando slo es de un 40%.

2. El hospital del caso anterior recibe en aportes de diferentes fuentes la suma de $150 000 000. Teniendo como punto de referencia una ocupacin normal de 160 camas/mes, cunto se le debera cobrar a cada paciente para no obtener dficit en la gestin?

3. Una vez se haya definido cunto cobrarle al paciente, determine cul es la ganancia para el hospital cuando en un mes ha habido una utilizacin de 190 camas, y cul es la utilidad o prdida cuando la utilizacin de las camas ha sido solamente de 120/mes.

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.


4. El comportamiento de ocupacin en el Hospital San Luis Beltrn durante el primer trimestre del ao fue el siguiente:

Enero 180 camas ocupadasFebrero 110 camas ocupadasMarzo 160 camas ocupadas

Cul es la prdida o utilidad en este primer trimestre?

5. Para el mes de abril se anuncia un aumento en algunos insumos, lo que im-plica un incremento de los costos variables de un 5%.

- Cul es el nuevo costo variable?

- Cunto le cuesta un paciente al hospital, dada la nueva estructura de costos?

- Cul debe ser la nueva cuota que se le debe cobrar al paciente?

6. El Hospital de Swan est interesado en conocer cul es la estructura de sus costos, y para ello facilita la siguiente informacin:

a) El edificio cost $100 000 000, y fue construido hace 5 aos. b) Los equipos costaron $50 000 000, y fueron adquiridos hace 4 aos. c) Los muebles costaron $10 000 000, y fueron estrenados hace 4 aos. d) Los vehculos costaron $6 000 000, y hace 3 aos que estn trabajando. e) Los sueldos, sin prestaciones sociales, ascienden mensualmente a $4 000 000,

las prestaciones sociales son un 50%. f) El consumo de los servicios pblicos (agua, energa, telfono, etc.) cuesta

$1 000 000/mes. Se considera que un 30% de este costo es fijo, el resto del costo s depende de la ocupacin del hospital.

g) El consumo de los recursos materiales (suministros, drogas, etc.) suma $2 000 000/mes. Un 25% es fijo, el resto s depende de la ocupacin del hospital.

El hospital atiende en la actualidad un promedio de 25 pacientes/da, aunque su capacidad es de unos 50 pacientes/da. Se pide determinar:

- El total de costos fijos. Para un total de 50 pacientes. - El total de costos variables. Para un total de 50 pacientes. - Cul es el costo variable/paciente.

7. Cunto le cuesta al Hospital de Swan un paciente cuando el promedio de atencin es de 35 pacientes/da? Cunto le cuesta un paciente cuando atiende a plena capacidad?

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8. Elabore una matriz de costos para el Hospital de Swan que recoja las si-guientes condiciones y situaciones:

- Situacin 1: no. de pacientes atendidos/da = 15- Situacin 2: no. de pacientes atendidos/da = 25- Situacin 3: no. de pacientes atendidos/da = 40- Situacin 4: no. de pacientes atendidos/da = 50

Las ayudas que recibe el hospital ascienden a $8 000 000/mes, y a los pacientes les cobra una tarifa de $1400/p. Con esta tarifa se alcanzan a cubrir los CV? Cul es la utilidad o prdida en cada una de las situaciones del ejercicio anterior?

9. La compaa Alfa, especializada en ciruga esttica, ofrece el servicio Eterna. Los costos en los que incurre son:

- Materiales $75/hora- Mano de obra directa (fija) (cirujano, $300 000/mes anestesilogo, enfermeros)- Mano de obra indirecta (fija) 500 000/mes- Depreciaciones 100 000/mes- Otros diferidos 50 000/mes- Suministros 70% variables 60 000/mes- Mantenimiento 60% fi jo 100 000/mes- Impuestos fi jos 30 000/mes- Servicios pblicos 25% fijos 100 000/mes- Sueldos administracin 800 000/mes- Otros costos en administracin 50 000/mes

Toda esta informacin es para un NAP de 1000 horas de atencin.

Cunto le cuesta a la compaa una hora de ciruga cuando trabaja a plena capacidad?

Cunto le cuesta una hora de ciruga cuando la ocupacin es de un 50%?

Cunto cobrara por una hora de ciruga si espera un 60% de utilidad sobre sus costos?

Cunto pierde o gana cuando su promedio de ocupacin es de un 50%?

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10. Si es poltica de la compaa obtener una utilidad del 30% sobre el costo total, elabore una matriz de utilidades para 1 hora, para 500, para 800 y para 1100. El 40% de los costos fijos son vivos.

11. La Clnica Liliana Mara es una entidad particular. Tiene una capacidad instalada para 250 camas. En promedio hay 18 camas que estn fuera de servicio por mltiples razones, entre ellas, por mantenimiento. En promedio una enfermera atiende 25 camas en 8 horas; cada turno tiene una enfermera jefe que slo atiende 10 camas. El nmero total de enfermeras de la clnica es de 30; siempre hay una enfermera en descanso en cada turno. Muchos son los elementos necesarios para dotar una unidad cama, pero 3 son indispensables y muy costosos: el A, el B y el C. Del elemento A, la clnica cuenta con 260 unidades; del B, con 230, y del C con 235. Cada enfermera puede hacer una hora extra como mximo en cada turno, pero slo un 60% del personal trabaja extras, el 40% restante no lo hace.

Determine cul es la capacidad mxima, ideal, de esta clnica (en camas). Determine cul es la capacidad prctica y la variable ms adecuada para

medirla.

Si desea aumentar la capacidad prctica, qu se debera hacer? Al aumentar la capacidad prctica, en qu tipo de costos se incurrira?

12. Cul es la tasa fija en el Hospital de Swan? Cul es la tasa fija de la com-paa Alfa? Cuando el promedio de atencin del Hospital de Swan es de 35 pacientes, cul es el costo fijo real/paciente? Cuando el NAR de Alfa es de 800 unidades, cul es el CFR/hora?

13. Determine la variacin de capacidad del Hospital de Swan cuando atiende 35 pacientes, mediante todos los mtodos que usted conoce. Realice la misma operacin con la compaa Alfa cuando sus niveles de actividad son de 800 y 1100 horas.

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4Los costos indirectos

OBJETIVOS


Distinguir los costos indirectos de los costos que son directos a una divisin, a un producto, a un servicio.

Distribuir los costos indirectos a las respectivas divisiones.

Asignar los costos indirectos al producto o al servicio respectivo.

Distribuir los costos de las divisiones de soporte en las divisiones bsicas.

Determinar la variacin de presupuesto (VP), la variacin de capacidad (VC) y la variacin neta (VN).

INTRODUCCIN

En esta clasificacin se incluyen los costos que no se pueden identifi car direc-tamente con un producto, con un servicio o con una divisin. Algunos de estos costos son directos a la divisin pero indirectos al producto o servicio; otros son

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Los costos indirectos

indirectos a la divisin y, por lo tanto, al producto o al servicio. En cuanto se refiere a su comportamiento, se dividen en fijos, variables y semivariables. En aquellos costos que son directos a una divisin es ms fcil identificar su variabi-lidad (su factor de variacin) con los respectivos niveles de la actividad; cuando los costos son indirectos a la divisin es difcil relacionar la variabilidad con los niveles de actividad de la organizacin, porque esta variabilidad con frecuencia est relacionada con niveles de actividad especficos de una divisin dada. Es el caso de los costos variables de un departamento de servicios generales donde los costos variables estn dados segn el nmero de horas de servicio prestadas y el nivel de las horas servidas no siempre est en funcin de los niveles de operacin de la empresa.

ASIGNACIN DE LOS COSTOS INDIRECTOS (CI)

Uno de los propsitos de la contabilidad de costos es determinar el costo de producir o comercializar un bien o de prestar un servicio. Es, por lo tanto, una tarea importante identificar todos los costos que concurren en la fabricacin y comercializacin de un bien o prestacin de un servicio. Dentro de este proceso est la asignacin de los costos indirectos a las unidades de actividad de la empresa.

PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIN DE CI A LAS DIVISIONES

El primer paso es repartir los costos indirectos en las respectivas divisiones. Una vez identificado el costo que se va a distribuir se busca una base de distribucin. Esta base debe ser un tem que refleje objetivamente la causacin de ese costo. Las bases pueden estar dadas en: rea, nmero de personas, horas de servicio prestadas, horas hombre, horas mquina, etc. As, por ejemplo, si se quiere re-partir el costo depreciacin de planta, una base adecuada podra ser rea; si se quiere repartir el costo de mantenimiento, una base podra ser nmero de horas de servicio; una base propia para repartir costo de restaurante podra ser el nmero de personas de cada divisin, etc. El paso siguiente es determinar el factor de asignacin = FA.

Costo por repartirFA =

Base

Ejemplo: La compaa ABC tiene tres divisiones: la A, la B y la C.

- La divisin A tiene 300 m2

- La divisin B tiene 250 m2

- La divisin C tiene 450 m2

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La compaa necesita distribuir el costo de deprecacin de planta, que es de $1 000 000.

La base de distribucin es de 1000 m2 de rea.

$1 000 000FA = = $1000/m2

1000 m2

Una vez hallado el FA se procede a distribuir a las divisiones los costos que les correspondan, as: Distribucin de costo a tal divisin= FA x cantidad de base que tenga.

$1000 x 300 m2 Cantidad asignada a la divisin A= = $300 000

m2

Esto quiere decir que por cada m2 que tenga la divisin se le asignar $1000 de este costo indirecto de depreciacin.

$1000 x 250 m2 Cantidad asignada a la divisin B = = $250 000

m2

$1000 x 450 m2 Cantidad asignada a la divisin C = = $450 000

m2

Total distribuido= $1 000 000.

Una vez distribuidos los costos a las respectivas divisiones se pasa a cargar los costos de cada divisin a las unidades de actividad. Es conveniente agrupar estos costos con base en la relacin que tienen con las funciones. As se tiene que los costos indirectos de fabricacin = CIF son aquellos indirectos relacionados con la fabricacin del producto. Los indirectos de administracin = CIA son todos aquellos costos que tienen relacin con la administracin. En estos costos se incurre para poder mantener la logstica de la organizacin en el cumplimiento de sus objetivos. Los costos indirectos de mercadeo = CIM son aquellos costos en que se incurre para promocionar y hacer llegar oportuna y adecuadamente el bien o el servicio al cliente.

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PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIN DE LOS CI A LAS UNIDADES

Se determina el costo que se va a distribuir entre las unidades (producidas, comercializadas, de servicio). Este costo se determina aplicando la frmula presupuestal = FP al nivel de actividad presupuestado = NAP.

Se calcula la tasa predeterminada = TP = Rata de aplicacin de indirectos = RAI = factor de aplicacin de indirectos, dividiendo CI entre NAP:

CITP =

NAP

Esta tasa no es ms que un factor mediante el cual se le van cargando los CI a las unidades que se van realizando. Es una especie de Deber ser del costo. Quiere decir: si se cumple con el nivel de costos y de actividad presupuestados, cada unidad debe absorber esta determinada cantidad de costos.

Ejemplo: En la Clnica X, el Departamento de Servicios de Alimentos presenta esta estructura de costos:

CFT = $100 000

CV= $100 en promedio

u

NAP = 1000 unidades

El departamento quiere saber cules son los C totales y cul es la tasa pre-determinada.

Solucin

1. CV T= CV/U x NA = $100/u x 1000u = $100 000

2. C TOTAL = CFT + CVT = $100.000 + 100.000 = $200 000

$200 000 3. T.P. = = $200/u

1000 u

- Cuando se tiene la tasa predeterminada, el proceso siguiente es ir cargando a cada unidad realizada los costos correspondientes.

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Continuando con el ejemplo anterior, durante el mes de junio de 1999 la actividad de la empresa se comport de la siguiente manera:

- Junio 1 a junio 10: NAR = 300 unidades - Junio 11 a junio 20: NAR = 200 unidades - Junio 21 a junio 30: NAR = 500 unidades

Los costos cargados decadalmente fueron:

- Junio 1 a junio 10: TP x NAR = $200/u x 300 u = $ 60 000 - Junio 11 a junio 20: TP x NAR = $200/u x 200 u = $ 40 000 - Junio 21 a junio 30: TP x NAR = $200/u x 500 u = $ 100 000

Total aplicados $200 000

VARIACIN DE LOS COSTOS INDIRECTOS

Cuando el nivel de la actividad real es idntico al nivel de la actividad presu-puestada, y cuando los costos en que se incurri, como en el ejemplo anterior, son iguales a los presupuestados, la desviacin entre lo real y lo presupuestado es de cero significa que se alcanzaron los objetivos propuestos. Pero existen casos en los que la actividad real es mayor o menor que la presupuestada. Se presenta entonces lo que se denomina la variacin de capacidad, la cual es favorable cuando NAR > NAP y desfavorable cuando NAR < NAP. Tambin puede ocurrir que los costos realmente causados sean diferentes de aquellos que se deben causar (deber ser de los costos). Cuando los reales son mayores que el deber ser se presenta lo que se llama la variacin de presupuesto desfavorable; pero cuando los reales son menores que el deber ser de los costos se presenta la variacin de presupuesto favorable.

Ejemplo: Continuando con el ejemplo de la Clnica X, se presentan tres si-tuaciones:

1. NAP = 1000 unidades NAR = 1000 unidades CI(P) = 200 000 CI(R) = 200 000 Reales Asignados (aplicados) 200 000 200 000 Variacin neta = 0

2. NAP = 1000 unidades NAR = 1000 unidades

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.Los costos indirectos

CI(P) = $200 000 CI(R) = $220 000

Reales Asignados (aplicados) 220 000 200 000 Variacin neta = $20 000 desfavorable

Se tiene una diferencia de $20 000 desfavorable, debido a que los costos en los que se incurri fueron mayores en $20 000 que los costos que se le cargaron a lo realizado.

3. Si los costos reales hubiesen sido menores que $200 000, por ejemplo $190 000, y se conservan todas las variables anteriores inmodificables, se tiene una variacin neta de $10 000 favorable.

NAP = 1000 unidades NAR = 1000 unidades CI (P)= 200 000 CI (R)= 190 000 Reales Asignados (aplicados) 190 000 200 000 Variacin neta = $10 000 favorable

El sentido de una variacin neta desfavorable consiste en que los clientes ab-sorbieron $200 000 pero los costos realmente causados fueron mayores, entonces la empresa tiene que absorber esa diferencia, disminuyendo las utilidades del ejercicio en esa cuanta. Cuando esta variacin es favorable, los resultados son contrarios. Con base en el ejemplo, la compaa incurri en $190 000 y los clientes absorbieron $200 000, para una variacin de $10 000 favorable, incrementando la utilidad del ejercicio en esta cuanta.

DEBER SER DE LOS COSTOS

Significa los costos que se deben causar para un determinado nivel de actividad. Con base en las definiciones de los costos fijos y los costos variables se sabe que los primeros no cambian dentro de un rango de volumen de actividad y de tiempo determinado. Por lo tanto, se espera que dentro de esos rangos, cual-quiera que sea el nivel de la actividad, los costos fijos permanezcan constantes. Por consiguiente, para un nivel mnimo, intermedio o mximo de actividad, el deber ser de los fijos reales es igual al de los presupuestados.

En cuanto a los variables, se sabe que stos cambian de acuerdo con los niveles de la actividad y segn el factor de variacin. Este comportamiento es lineal dentro de ciertos rangos de tiempo y actividad. Esto quiere decir que para un nivel mnimo, el deber ser de los costos variables totales ser mnimo, y para un nivel mximo, el deber ser de los costos variables totales ser mximo.

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Continuando con el ejemplo de la Clnica X:

El DEBER SER DE LOS COSTOS = CFT + CV/u x NOR

Esto es lo mismo que FP ap NOR

O sea, FP ap NOR. = CFT + CV/u x NOR

A este tipo de costos tambin se le llama los presupuestados para el nivel real = CI(PNR):

CI(PNR) = CFT + CV/u x NOR

Como se supone que los costos fijos no varan, entonces la diferencia entre los deber ser y los reales est dada por una variacin en los costos variables. Qu significa esto? Que en la realidad no se cumpli el factor de variacin, y dado que un costo est conformado por los elementos cantidad y precio (C = q x p), la variacin de que se trata puede estar dada por un cambio en el precio, en la cantidad o en ambos.

Deber ser de los costos de la Clnica X para el mes de junio:

$100 000 + $100/u x 1000 u = $200 000

En este caso, deber ser de los costos = Presupuesto de costos.

NAR = NAP y CT(P) = CT(R)

VARIACIN DE PRESUPUESTO = VP para las situaciones que se dieron (supues-tas) en la Clnica X:

Costos reales = $200 000

Deber ser de los costos = $200 000

Reales Variacin presupuesto Deber ser

$200 000 $200 000 $0

Costos reales = $220 000 Deber ser = $200 000

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$220 000 $200 000VP = $20 000 desfavorable

En este caso, la Clnica X gast ms de lo que debi haber gastado; se ex-cedi en $20 000.

Costos reales = $190 000 Deber ser = $200 000


$190 000 $200 000VP = $10 000 favorable

Hasta el momento se ha venido trabajando bajo el supuesto de que CF(p) = CF(R). Sin embargo, se pueden presentar situaciones en las que los CF(R) CF(p) aunque se est cumpliendo con los requisitos de rango de actividad y de tiempo: una alteracin de la estructura de los salarios no presupuestada, un aumento en depreciacin no proyectado, etc.

Resumiendo, se tiene:

VP = Diferencia entre los reales y deber ser. Se presenta cuando lo gastado realmente es diferente de lo que se debi gastar.

VC = Diferencia entre los asignados y debe ser. Se presenta cuando los niveles de actividad real son diferentes de los niveles presupuestados.

VN = Diferencia entre los asignados y reales. Se presenta cuando lo que se gast en la realidad es diferente de lo que se asign a las unidades.

VN = VP VC

Se puede presentar por una variacin de presupuesto o por una variacin de capacidad o por ambas.

Ejemplo: Al analizar la gestin de la Clnica X durante el mes de julio se encontr lo siguiente:

Fp = $100 000 + $ 100/uNAP = 1000 unidades

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NAR = 1100 unidadesCF(p) CF(R)

Costos totales reales = $ 215 000

En este caso es necesario:

- Determinar los costos aplicados

- Determinar el deber ser de los costos

- Determinar la VC con diferentes mtodos

- Determinar la VP

- Determinar la VN

- Evaluar la gestin

Desarrollo

Costos presupuestados = Fp ap NAP

Costos(P) = $100 000 + 100/u x 1000u => $200 000

$200 000TP = = $200/u

1000 u

Costos aplicados (asignados) = TP x NOR

Costos (AP) = $200/u x 1.100 u = $220 000

Costos(deber ser) => Fp ap NOR

Costos(deber ser) => $100 000 + $100/u x 1.100 u => $210 000

Vc = TF (NOR - NOP)

$100 000 (1100 u - 1000 u) => $100/u x 100/u =Vc =

1000 u

Vc = $10 000 F

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Otra forma de hallar VC

Vc = Deber ser vs. aplicados

Vc = $210 000 vs. $220 000 = $10 000 F

La otra manera de encontrar Vc es deducirla de la informacin que se tenga de VN y VP.

VP = Deber ser vs. reales

VP = $210.000 vs. $215 000 = $5000 D

VN = Reales vs. aplicados

VN = $215 000 vs. $220 000 = $5000 F

Otra forma de hallar VN

VN = VP VC

VN = $5000 D + $10 000 F = $5000 F

ESQUEMA

Reales Deber ser Aplicados VP Vc

$215 000 $210 000 $220 000 $5000 D $10 000 F

VN = $5000 F

Evaluacin de gestin: De este esquema se puede concluir que el departamento fue solcito en el uso de las instalaciones. De ah la variacin de capacidad fa-vorable. Cada unidad est costando, en cuanto a CF se refiere, ms favorable. Pero en el uso de los costos variables s fue ineficiente, ya que los CV debieron ascender a $110 000, y ascienden a $115 000. Habra que analizar si este incre-mento se debi a ineficiencia en su manejo o a factores exgenos, como aumento de precios de los proveedores.

ANLISIS DE LAS VARIACIONES

Desde el punto de vista administrativo, la identificacin y ponderacin de las desviaciones es slo una etapa dentro del proceso de la evaluacin y el control. El anlisis es un trabajo importante porque implica definir si existe o no un pro-

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blema en esa desviacin, identificarlo, buscar sus causas, asignar las respectivas responsabilidades y evaluar en equipo la situacin para remover las causas de los problemas y presentar alternativas de solucin. No es necesario analizar todas y cada una de las variaciones. Haciendo uso del concepto de administracin por excepcin, se debe concentrar el esfuerzo en aqullas que representen cambios muy acentuados, sean favorables o desfavorables, y de esta manera elaborar un programa que permita fortalecer los puntos dbiles y aprovechar las fortalezas.

En el ejemplo anterior ocurren desviaciones tanto en el presupuesto como en la capacidad. Existen los mritos suficientes para analizarse? Es indudable que deben existir unas polticas organizacionales a la luz de las cuales se debe hacer el anlisis. As, las variaciones de presupuesto de $5.000 D frente a $210.000 del Deber ser significan el 2,38%. Es significativa esta desviacin? En cuanto se refiere a la variacin de capacidad, el CF(R)/u es menor que el CF(p)/u.

$1000 CF(R)/u = = $90.9/u

1100u

CF(P)/u = $100

A la Clnica X le result ms favorable en cuanto a CF se refiere. Cada uni-dad realizada significa un ahorro de $9.1/unidad. Este aumento en la actividad se debe a una dinmica de la demanda, independientemente del esfuerzo del departamento? o es el producto de su trabajo? o de cul de las divisiones es el mrito? o es la consecuencia de una gestin conjunta?, y concluyendo: esta desviacin es significativa? Tambin es conveniente confrontar la VP con la Vc. Se podra pensar que el incremento en la actividad alter el factor de variacin? Si bien las variaciones tomadas aisladamente pueden significar poco, analizadas en trminos relativos pueden ser el indicador de problemas, de debilidades o de fortalezas que subyacen en el fondo del sistema. Adems de lo anterior es digno de tenerse en cuenta que en cada una de las variaciones se pueden esconder mltiples elementos que es necesario hacer salir a flote. Es el caso de la VP, la cual puede presentarse en un momento dado por diferencia entre los CF o por diferencia entre los CV o por ambos. Estudiando minuciosamente la VP causada por la alteracin en los CV, esta variacin puede presentarse o por la cantidad o por el precio o por ambos. Se puede dar el caso de una VN = 0 y no obstante tener variaciones voluminosas en presupuesto y en capacidad, lo que tomado superficialmente se podra entender como una gestin normal de la compaa, cuando en el interior pueden existir gravsimos problemas.

Tambin es importante ser cuidadosos cuando se trata de asignar responsabi-lidades. En ocasiones, los problemas verdaderos suelen estar no donde aparentan

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estarlo. As, una dismunicin notable en la actividad de produccin puede tener su causa en la demanda o en otra divisin.

EJERCICIOS RESUELTOS

El objetivo de este conjunto de ejercicios es abrir un espacio propicio para practicar los conceptos que tienen que ver con los costos directos e indirectos, la manera de dis-tribuirlos a los divisiones y a los productos y practicar con estas variables en el proceso de toma de decisiones en los organismos de salud.

1. La Clnica La Primavera est interesada en conocer cunto le cuesta prestar un servicio a cualquiera de sus departamentos. Una de las preguntas que ha formulado es cmo cargarles a stos los costos indirectos?

La clnica tiene seis departamentos: Ciruga, Consulta Externa, Laboratorios, Administracin, Servicios Generales, Lavandera.

Los costos que se necesita distribuir son los siguientes:

- Energa elctrica - Agua - Telfono - Depreciacin de planta - Depreciacin de equipos comunes

: $500 000/perodo : $105 000/perodo : $400 000/perodo : $300 000/perodo : $30 000/perodo

Las bases que se han escogido para repartir estos costos son las siguientes:

ENERGA ELCTRICA: Un estudio basado en experiencias histricas revela que el consumo promedio de cada uno de estos departamentos es el siguiente: Ciru ga = 20%; Consulta Externa = 10%; Laboratorios = 10%; Administracin = 15%; Servicios Generales = 10%; Lavandera = 35%.

AGUA: Segn las instalaciones: Ciruga = 4; Consulta Externa = 3; Labora to rio = 2; Administracin = 4; Servicios Generales = 6; Lavandera = 16.

TELFONO: Segn nmero de instalaciones: Ciruga = 2; Consulta Externa = 1; Laboratorio = 1; Administracin = 4; Servicios Generales = 1; Lavandera = 1.

DEPRECIACIN DE PLANTAY EQUIPOS COMUNES: Segn metros cuadrados: Ciruga: 100 m2; Consulta Externa = 50 m2; Laboratorio = 40 m2; Administra-cin = 300 m2; Servicios Generales = 60 m2; Lavandera = 200 m2.

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Procedimiento

Se encuentra para cada uno de los costos el factor de asignacin= FA. Se inicia con:

$500 000 ENERGA ELCTRICA: FA=

BASE (en este caso es %)

Para repartir a Ciruga:

500 000 x 0.2 = $100 000

Repartir a Consulta Externa:

500 000 x 0.1 = 50 000

Repartir a Laboratorio:

500 000 x 0.1 = 50 000

Repartir a Administracin:

500 000 x 0.15 = 75 000

Repartir a Servicios Generales:

500 000 x 0.10 = 50 000

Repartir a Lavandera:

500 000 x 0.35 = 175 000

$105 000 AGUA: FA= = $3000/instalacin

35 instalaciones

Repartir a Ciruga:

$3000/instalacin x 4 inst. = $12 000


$3000/instalacin x 3 inst. = $9000

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$3000/instalacin x 2 inst. = $6000







$400 000 TELFONO: FA= = $40 000/instalacin

10 instalaciones

Repartir a Ciruga:

$40 000/inst. x 2 inst. = $80 000


$40 000/inst. x 1 inst. = $40 000


$40 000/inst. x 1 inst. = $40 000


$40 000/inst. x 4 inst. = $160 000


$40 000/inst. x 1 inst. = $40 000


$40 000/inst. x inst. = $40 000

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$300 000 DEPRECIACIN DE PLANTA: FA= = $400/m2

750 m2

Repartir a Ciruga:

$400/m2 x 100 m2 = $40 000


$400/m2 x 50 m2 = $20 000


$400/m2 x 40m2 = $16 000


$400/m2 x 300m2 = $120 000


$400/m2 x 60 m2 = $24 000


$400/m2 x 200 m2 = $80 000

$30 000 DEPRECIACIN DE EQUIPOS COMUNES: FA= = $40/m2

750 m2

Repartir a Ciruga:

$40/m2 x 100 m2 = $4000


$40 m2 x 50 m2 = $2000


$40/m2 x 40 m2 = $1600

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$40/m2 x 300 m2 = $12 000


$40/m2 x 60 m2 = $2400


$40/m2 x 200 m2 = $8000

2. La Clnica La Primavera del ejercicio anterior necesita conocer el costo total de cada uno de los departamentos, dentro de su proceso de averiguar el costo de una unidad de servicio.

Los costos propios de cada departamento son:

- Ciruga : $200 000

- Consulta Externa : 50 000

- Laboratorio : 75 000

- Administracin : 400 000

- Servicios Generales : 250 000

- Lavandera : 150 000

Para hallar los costos totales se elabora una matriz:

DPTOS CIRUGA CONSULTA LABORA- ADMON. SERVICIOS LAVAN-EXTERNA TORIO GENERALES DERA

COSTOS PROPIOS 200 000 50 000 75 000 400 000 250 000 150 000

Asignados Electr 100 000 50 000 50 000 75 000 50 000 175 000 Agua 12 000 9 000 6 000 12 000 18 000 48 000 Telfono 80 000 40 000 40 000 160 000 40 000 40 000 Depr Planta 40 000 20 000 16 000 120 000 24 000 80 000 Depr Equipos 4 000 2 000 1 600 12 000 2 400 8 000 TOTAL 436 000 171 000 188 600 779 000 348 400 501 000

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3. La empresa ha definido la capacidad de sus departamentos con los siguientes parmetros:

CIRUGA: Horas disponibles = 720 horas/mes, pero la experiencia ha de-mostrado que la ocupacin promedio no excede las 400 horas/mes.

CONSULTA EXTERNA: Existe la capacidad de atender 1.200 pacientes/mes.

LABORATORIO: Se atienden cinco tipos diferentes de examen: X, Y, Z, V, W. Existe la capacidad de atender hasta 10 pacientes/da de c/uno de ellos, o 50 pacientes de un solo tipo de examen. Se atiende en promedio 25 das/ mes, de modo que para un tipo de examen la capacidad mensual es de 250 y para los cinco es de 1.250.

ADMINISTRACIN: No tiene capacidad defi nida.

LAVANDERA: Puede procesar hasta 1000 kilos/mes.

La clnica est interesada en saber cmo distribuir los costos de cada depar-tamento en sus unidades de servicio.

En primer lugar se determina la tasa de asignacin = Tasa predeterminada = TA = TP

Costo total Costo totalTP = =

Nivel de actividad presupuestada NAP

$436 000 PARA CIRUGA: = TP = = $1090/hora

400 horas

Esto quiere decir que a la clnica le est costando $1.090 mantener disponible una hora de ciruga para los usuarios.

$171 000 PARA CONSULTA EXTERNA: TP = = $142.5/paciente

1200

Esto quiere decir que a la clnica le est costando $142.5 atender a un paciente, en cuanto a este tipo de costo.

50


$188 600 PARA LABORATORIO: TP = = $150.88/examen

1250 examen

Esto quiere decir que a la clnica le est costando $150.88/cada examen.

Para Administracin y Servicios Generales no hay TP.

$501 000 PARA LAVANDERA: = $50.1/kilo

10 000 kilos

Esto quiere decir que a la clnica le cuesta $50.1 procesar un kilo de ropa en la lavandera, en cuanto a estos costos se refi ere.

4. La clnica sabe que para poder llegar a obtener el CTOTAL/unidad es ne-cesario repartir los costos de Administracion y Servicios Generales, que son departamentos de soporte, en los otros departamentos (en el captulo siguiente se estudiar esta metodologa). Sin embargo, quiere saber cunto le est costando una unidad a cada departamento, teniendo en cuenta los costos expresados en T.P. y los costos directos a la unidad. El informe de costos directos a la unidad es el siguiente:

PARA CIRUGA:

Los costos directos dependen del tipo de ciruga. As: Tipo A, tiempo requerido 1/2 hora, costos variables directos = $500/ciruga. Tipo B, tiempo requerido 1 hora, costos variables directos = $1.100/ciruga. Tipo C, tiempo requerido 11/2 hora, costos variables directos = $1.400. Tipo D, tiempo requerido 2

1/2 hora, costo variable directo = $2.200.

Solucin

CT/ciruga (A) = CA (costo asignado) + CV DIRECTO

Dado que este tipo de ciruga slo demanda 1/2 hora, se tiene:

CT/C (A) = $1090/H x 0.5H + $500/C = $545 + $500 = $1045/ciruga

CT/C (B) = CA + CVD

Dado que este tipo de ciruga requiere de 1 hora en promedio,

CT/C (B) = $1090/H x 1H + $1100/C = $1090 + $1100 = $2190

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CT/C = CA + CVD

Dado que este tipo de ciruga requiere de 11/2 hora en promedio,

CT/C (C) = $1090/H x1.5H + $1400/C

CT/C (C) = $1635/C + $1.400/C = $3035/C

CT/C (D) = CA + CVD

CT/C (D) = $1090/H x 2.5H + $2200/C = $4925/C

PARA CONSULTA EXTERNA:

A los mdicos que atienden en Consulta Externa se les paga por consulta atendida la suma de $500. En promedio, los CV directos por pacientes son de $520.

Solucin

CT/paciente = TP + CVD = $142.5/p + $520/p = $662.5/p

PARA LABORATORIO:

Los costos directos variables de cada uno de los exmenes son los siguientes:

Examen (X): CVD = $500/ex.

CT = CA + CVD = $150.88/E + $500/E = $650.88/E

Examen (Y); CVD = $400/ex.

CT = CA + CVD = $150.88/E + $500 = $550.88/E

Examen (Z); CVD = $300/E

CT = CA + CVD = $150.88/E + $300 = $450.88/E

Examen (V); CVD = $250/E

CT = CA + CVD = $150.88/E + $250 = $400.88/E

Examen (W); CVD = $200/E

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CT = CA + CVD = $150.88/E + $200 = $350.88/E

PARA LAVANDERA:

Los costos variables directos que se causan por kilo de ropa lavada es de $50/ kilo.

El costo total/kilo = TP + CVD

CT/K = CA + CVD

CT/K = $50.1 + $50 = $100.1/kilo

5. La clnica de los ejercicios anteriores est muy interesada en saber qu ocurre cuando las instalaciones son usadas por debajo de lo previsto. Por ejemplo, cuando en lugar de las 400 horas presupuestadas como disponibles para la Ciruga slo se usan 300, y si slo se atienden 800 pacientes en Consulta Externa en lugar de 1200 previstos, y en el Laboratorio slo se realizan 1000 exmenes y se haban presupuestado 1250. La clnica tambin pregunta que si esta situacin se vuelve crnica, qu se debe hacer.

costos para gerenciar servicios de salud (3a. ed.)

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