sistema de administración de inventarios para optimizar la distribución en planta en la librería...
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El presente trabajo está relacionado con la evaluación de la forma de Administración de Inventarios, existente en la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.; y su efecto en la Distribución en Planta de la misma. Dicha evaluación permitirá verificar la efectividad o necesidad de cambiar, implementar una nueva forma de administrar estos activos, que son una inversión importante de la empresa en estudio, la cual se dedica a la compra y venta de productos terminados nacionales e internacionales,TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS PARA OPTIMIZAR LADISTRIBUCIÓN EN PLANTA EN LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA, S.A.
DE C.V. SAN SALVADOR, 2009-2010
TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DELICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRESENTADA POR:JOSÉ ÁNGEL VIDES CASTILLO
NANCY IVONNE HERNÁNDEZ FUENTES YANIRA ANTONIA CORTEZ MOLINA
SAN SALVADOR, 2010
2
ÍNDICE
1. Marco Conceptual
1.1 Introducción 5
1.2 Objetivos 7
1.3 Antecedentes del problema 8
1.4 Justificación de la investigación 17
1.5 Planteamiento del Problema 19
1.6 Alcances y Limitaciones 20
1.7 Recuento de Categorías y Conceptos 242. Marco teórico 2.1. Fundamentación teórica – metodológica 26
2.1.1. Inventarios 26
2.1.1.1. Puntos de vista sobre los inventarios 26
2.1.1.2. Definición inventario 26
2.1.2.1 Administraciones de Inventarios 27
2.1.2.2. Técnicas de Administración de Inventarios 28
2.1.2.3. Clases de inventarios 29
2.1.2.4. Control de inventario 31
2.1.2.5. Costos de inventarios 33
2.1.2.6. Métodos de costeo de inventarios 35
2.1.2.7. Sistemas de Administración Inventarios 36
2.1.2.8. Demanda independiente versus demanda dependiente 37
2.1.3. Base legal (código tributario) 38
2.1.4. Distribución en Planta 41
2.1.4.1. Principios básicos de Distribución en Planta 41
2.1.4.2. Naturalezas de los problemas de Distribución en Planta 42
3
2.1.4.3. Condiciones del ambiente 43
2.1.4.4. Sistemas de Distribución en Planta 44
2.1.4.5. Tipos de distribución 44
2.1.4.6. Modelos de distribución física orientada al producto 45
2.1.5. Construcción del Marco Empírico 47
2.1.5.1 Monografía 49
2.1.5.2 Instrumentos utilizados 56
2.1.5.2.1 Guía de observación 56
2.1.5.2.2 Entrevista 56
2.1.5.2.3 Encuesta 75
2.1.6. Formulación teórico metodológica de lo investigado 93
2.1.7. Desarrollo y definición teórica (posterior a Contraposición de
Autores) 94
2.1.8. Consideraciones 95
2.1.8.1. Introducción 95
2.1.8.2. Objetivos 96
2.1.8.2.1. Objetivo general. 96
2.1.8.2.2 Objetivos Específicos. 96
2.1.8.3. Justificación 96
2.1.8.4. Componentes organizacionales 97
2.1.8.4.1 Departamentos de compras 97
2.1.8.4.2 Departamento de bodega 102
2.1.8.4.3 Departamentos de ventas 108
3.0 Marco Operativo
3.1 Descripción de los sujetos de investigación 122
3.2 Procedimiento para recopilación de datos 123
4
3.3 Especificación de la técnica para el análisis de los datos 123
3.4 Cronograma 124
3.5 Recursos 126
3.6 Índice preliminar sobre el informe final 126
Bibliografía 128
Anexo 130
CAPÍTULO I
1.1. INTRODUCCIÓN Los inventarios nacen juntamente con la humanidad; y que hoy se conocen
como todos los elementos que intervienen en el proceso de producción de
bienes y servicios; es por ello que se debe realizar una buena administración,
con el propósito de mantener una buena relación en las actividades que llevan a
cabo las organizaciones.
A partir de la revolución industrial nace la Distribución en Planta, que es el
proceso de ordenación física de los elementos, que constituyen un sistema
productivo capaz de alcanzar los objetivos de la forma más adecuada y eficiente
posible. En la actualidad todas las organizaciones están dispuestas a
implementar sistemas, tanto administrativos como estructurales para enfrentar
con éxito los retos generados por las nuevas tecnologías y la globalización, para
entrar en un entorno dinámico de ideas positivas y negativas que puedan o no
afectar directamente su funcionamiento por los movimientos en la economía de
un sector y de la competencia misma.
El presente trabajo está relacionado con la evaluación de la forma de
Administración de Inventarios, existente en la Librería y Papelería Aranda S.A.
de C.V.; y su efecto en la Distribución en Planta de la misma. Dicha evaluación
permitirá verificar la efectividad o necesidad de cambiar, implementar una nueva
forma de administrar estos activos, que son una inversión importante de la
empresa en estudio, la cual se dedica a la compra y venta de productos
terminados nacionales e internacionales, en El Salvador. Lo anterior hace
necesario que existan controles idóneos que se apeguen a la actividad
económica que realiza, con la finalidad de modernizar sus procesos y maximizar
su espacio disponible, con el ordenamiento de sus recursos.
En la presente etapa, se da a conocer el capítulo I; en donde se detallan el
objetivo general, que servirá de guía para la investigación, y los específicos que
se pretenden alcanzar; conociendo, diagnosticando y proponiendo un Sistema
2
de Administración de Inventarios. Posteriormente, se dan a conocer los
antecedentes, tanto de la empresa estudiada como de las generalidades que
comprende el sujeto en estudio, justificando la importancia, los beneficios, y del
porque de la propuesta, además se describe cada una las problemáticas
existentes a solucionar. Así mismo, se presentan los alcances y limitaciones que
se observan en los diferentes puntos de vista de los autores relacionados con
Gestión de Inventarios y Distribución en Planta, finalizando esta etapa con el
recuento de conceptos y categorías que definen los términos a utilizar en la
investigación.
El segundo capítulo; se detalla la fundamentación teórica-metodológica, que
comprende, un conjunto de conceptos que se relacionan en el Sistema de
Administración de Inventarios y la Distribución en Planta, además se presenta la
construcción del marco empírico, en donde, se enmarca la investigación de
campo, las formas técnicas-metodológicas, así como los instrumentos utilizados
y el contrapeso, con la fundamentación teórica, partiendo de lo anterior, se
describe la formulación teórica-metodológica de lo investigado, el desarrollo y
definición teórica ( posterior a contraposición de autores), que presenta la
construcción de definiciones propias, generando una respuesta al tema en
estudio, en base a las corrientes de pensamientos estudiadas.
El tercer capítulo; se describen los sujetos de la investigación, para establecer
la situación actual de la Librería, además se presenta el cronograma de
actividades, donde se muestra el tiempo que se llevó a cabo cada una de ellas,
también se detallan los recursos utilizados durante el proceso de la
investigación, para finalizar se muestra el índice preliminar, en donde se
describe parte de la tesis.
3
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo general
Conocer el Sistema actual de Administración de Inventarios de la Librería y
Papelería Aranda, S.A de C.V, y su incidencia en la Distribución en Planta.
1.2.2. Objetivos específicos
• Diagnosticar el Sistema actual de Administración de Inventarios y su
efecto en la Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda, S.A
de C.V.
• Formular consideraciones para el Sistema de Administración de
Inventarios, que estén acorde a la Distribución en Planta y a los
requerimientos de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V
4
1.3. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA Administración de Inventarios
En los albores de la humanidad solo existían las tribus, que eran pequeños
grupos consistentes en unas pocas familias. Donde algunas eran nómadas, es
decir, iban por grandes áreas buscando su sustento y otras se establecieron en
forma sedentaria, a la orilla de arroyos o ríos, con el fin de obtener agua para
utilizarla en la agricultura, las primeras tribus fueron autosuficientes por que
comían lo que producían y se hilaban sus propias telas con las que se hacían su
ropas; y ellos mismos curtían pieles y hacían su calzado; pero con el correr del
tiempo aumentaron sus necesidades tales como: contar con armas para la
cacería y para la defensa, por lo que comenzó a hacerse un intercambio
(trueque) de mercaderías fue así como evolucionó el comercio; también, este fue
efecto de la evolución de otras como el lenguaje, la aritmética, las leyes, el
transporte, etc. Para conocer el nacimiento del comercio es necesario destacar
las diferentes edades:
Edad antigua: 500 a. c. hasta 474 d. c. se da el origen de las primeras
civilizaciones como son los imperios (romano, hebreo, griego, egipcio, chino)
El imperio judío fue el primero en escribir leyes sobre el comercio.
Luego la popularización de los territorios conquistados, incluyendo España que
fue la nación que introdujo el comercio en Latinoamérica. Otro aspecto relevante
fue la división del trabajo (cada una de las personas se debe desempeñar en un
área específica).
Edad media: establecimiento del sistema feudal, en el que se pagaban
impuestos por vivir y trabajar.
Edad moderna: nace el capitalísmo, la Banca moderna y las primeras empresas
en Norte América
Edad contemporánea: se caracterizó por el auge del capitalismo, por el
desarrollo de tecnologías, producción industrial, progresos científicos, expansión
5
comercial y financiera de los países industrializados sobre los sub.-
desarrollados.
La primera mitad del siglo XX: período de depresión económica de Estados
Unidos y economías desarrolladas de esa época. La industria y el comercio
tenían ingresos provenientes de salarios quincenales, la mediana y la gran
empresa contaban con plantas generadoras de energía. Al igual que Carretas
tiradas por bueyes, que era el sistema de transporte de mercancías entre las
bodegas del ferrocarril y los medianos y pequeños comercios en los siglo XX.1
Para poder llevar a cabo las actividades derivadas del comercio fue necesario
implementar los principios generales de la administración, que fueron postulados
por: Frederick W. Taylor (1856-1915) y por Henry Fayol (1841-1925), ambos
llamados padres de la administración científica y tuvieron sus diferentes puntos
de vista. Frederick W. Taylor , decía que para administrar es necesario que el
personal se seleccione, capacite, para asignar las labores a las personas
idóneas. También pensaba que la relación entre patrono y trabajador debía
armonizarse debido a que es una de las partes más importantes del arte de
administrar; por otra parte, Henry Fayol, aplicaba la doctrina que consistía en:
facilitar funciones que ayudaran a solucionar problemas en las áreas de
compras, producción, ventas, en la empresa. Es de esta forma que toma
importancia la administración porque:
- Se aplica a toda la actividad de la vida humana, pero el objeto principal de
la función administrativa es la empresa.
- El administrador debe de estar consciente de lo importante que resulta el
hecho de administrar una empresa, porque de él depende el futuro de la
misma.
1Verónica Yesenia Ramos Martínez, Luisa Guadalupe Rivera Flores, Norma Carolina Cruz Mercadillo (2007), “Propuesta de un Sistema de Administración de Inventarios en la Mediana Empresa del Sector Comercio”, municipio de San Salvador con base a las NIC; 2. UPED. El Salvador.
6
- Es de reconocer que el desarrollo social y económico solo pueden
producirse por medio de una buena administración.
La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas
responsabilidades directivas. A tales se les denomina colectivamente como
funciones administrativas, la cual es aplicada a las empresas para el manejo
eficiente de los recursos.
La administración es el proceso por el cual se lleva a cabo la planeación,
organización, dirección, control y busca el logro de los objetivos organizacionales
establecidos.
Planeación implica que los administradores piensen a través de sus objetivos,
acciones y con anticipación que sus acciones se basan en un método, plan o
lógica, más que una mera suposición, aquí se fija misión, visión, objetivos, metas
y que se deben cumplir eficaz mente.
Organización: es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de la empresa en una forma tal que se pueda lograr
los objetivos eficientes. (Diseño Organizacional).
Integración : consiste en los procedimientos para dotar a las entidades de todos
aquellos elementos tanto humanos como materiales necesarios para su
funcionamiento.
Dirección : es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo
de una empresa, con el fin que todas realicen de modo más eficaz los planes
señalados.
Control : consiste en el establecimiento de sistemas que permiten medir los
resultados actuales y pasados con lo proyectado, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes. Siendo estas funciones la base fundamental para el
funcionamiento adecuado de las distintas áreas, en donde se debe hacer uso de
7
los lineamientos antes mencionados en la Administración de Inventarios.2 En
donde conoceremos su historia partiendo del libro de Génesis en el capítulo
41:15:36 relata la interpretación que hizo José hijo de Israel, del sueño que tuvo
el Faraón de Egipto, dijo el Faraón a José: en mi sueño me parecía que estaba
en la orilla del río; y que del río subían siete vacas gordas y hermosas; y que
otras siete vacas flacas y feas subían después. Y las vacas flacas devoraban a
las siete vacas gordas. José respondió al faraón: He aquí que vienen siete años
de gran abundancia en Egipto. Y tras ellos seguirán siete años de hambre; y
toda abundancia será olvidada en Egipto y el hambre consumirá la tierra;…Haga
esto Faraón: Junten toda la provisión de estos buenos años que vienen y recojan
el trigo bajo la mano del Faraón para mantenimiento de las ciudades; y
guárdenlo. Y este aquella provisión en depósito para el país, para los siete años
de hambre que habrá en Egipto; y el país no perecerá de hambre.
La interpretación de José denota que la necesidad humana de almacenar bienes
y materiales, es tan antigua como el hombre mismo y que dada la repercusión
económica de la acumulación de existencias no es de extrañar la importancia
que ha tenido y tiene en la actualidad la gestión de los inventarios.
Generalmente se define un inventario, como una cantidad almacenada de
materiales utilizados para facilitar la producción o satisfacer la demanda del
consumidor. Su valor siempre se muestra al lado de los activos en el balance
general3. Para identificar la existencia de mercadería es necesario, la aplicación
de un Sistema de Administración de Inventarios, que comprende un conjunto de
decisiones, reglas y lineamientos para diversas situaciones que se presentan.
Para conocer cómo ha evolucionado la gestión de los inventarios es necesario,
consultar investigaciones realizadas. En el año 2000, se realizó una
investigación por: Figueroa Iraheta Katy Lisete, Rendon Wendy Margarita.
Estudiantes de la universidad José Simeón Cañas (UCA), titulada “Manejo y
2Koontz, Harold y Heinz Weihrich (1998), ”Administración; una Perspectiva Global”(11 edición) Mc Gran- Hill, México
3 Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El Salvador.
8
Control de Inventarios en las Librerías Salvadoreñas”. Donde llegaron a la
conclusión que las librerías, realizan los procedimientos de manejo y control de
inventario según la experiencia, basándose solamente en los conocimientos
empíricos y no poseen ningún manual o procedimiento que explique cada uno de
los pasos que se realizan para la toma física y registro. Además, concluían que
de la totalidad de librerías entrevistadas la mayoría de ellas realizan procesos
manuales y que solamente una minoría posee un sistema de control
completamente computarizado, incluyendo el proceso de facturación, donde se
debe tener una actualización del mismo en una forma automática. En este
estudio, se puede conocer la necesidad que existe en las empresas, de tener un
sistema capaz de solucionar los problemas de registro y control de mercadería.
Fue hasta el 2003, que se realizó un trabajo de grado por: Alberto Iraheta
Gutiérrez, César Eduardo Valle Pino, Erwin Roberto Medina Salazar, donde se
“Desarrolló un software para el Control de Inventarios de productos elaborados
en la Escuela Nacional de Agronomía” Roberto Quiñónez (E.N.A), para optar al
título de Ingeniero en Sistemas y Computación en la Universidad Tecnológica.
El cual proporciona información para la toma de decisiones, en cuanto a
caducidad de productos, registro de los movimientos de los productos, para
determinar la necesidad de Reabastecimiento, ingresos obtenidos a través de
las ventas de los productos elaborados en la E. N. A. (Escuela Nacional de
Agronomía) Para la captura de información, el sistema contará con las
herramientas siguientes:
Módulo de reabastecimiento: Permitirá ingresar al inventario de la tienda “Doña
ENA” los productos elaborados y que serán puestos a la Venta.
Módulo de facturación: Permitirá la elaboración de facturas mecanizadas
agilizando el servicio prestado al cliente, registrando los montos de venta y el
movimiento en el inventario de la tienda, descargando automáticamente los
productos facturados.
Módulo de ajustes: ayudará a la descarga de productos averiados, en mal
estado o caducados del inventario.
9
Módulo de requisición: elaborar requisición de productos e insumos a la bodega
general.
Módulo de mantenimiento: Permitirá la actualización del catálogo de productos,
usuarios del sistema, y parámetros generales, el cual servirá de soporte para la
introducción al sistema de nuevos usuarios. Manual de instalación, el manual de
procedimientos y políticas del Sistema de Control de Inventarios, cumpliendo así
con las normas de control interno de la Corte de Cuentas de la República de El
Salvador. Se propondrá un plan de implantación con la finalidad de que la
institución logre los beneficios del sistema desarrollado, poniéndolo en marcha.
Al implementar nuevas herramientas que faciliten la realización de las
actividades, se tendrá eficiencia en el manejo de los productos, así el beneficio
será, tanto para los que reciben el servicio como para la empresa. Para el 2005,
se realizó una investigación por: Jiménez Pérez, Carlos Joaquín, Urbina Iraheta,
Elsy Noemy, el cual consistió en un “Diseño de un Sistema de Administración de
Inventario para la bodega de mercancías en abandono de la Dirección General
de la Renta de aduanas del Ministerio de Hacienda”, para optar al grado de
Licenciatura en Administración de Empresas, en la UES.
En donde explica que el propósito de este; consistía en equilibrar los objetivos
de cada área funcional de la organización y manejar los niveles de inventario,
con base a los intereses de la empresa como un todo. Utilizaron la metodología,
de encuestas dirigidas al personal administrativo y operativo del departamento
de subastas, encargados de administración de la bodega de mercancías, cuya
herramienta fue el cuestionario, complementando con entrevistas personales a
los administradores de aduanas, permitiendo con ello el conocimiento y
evaluación de la problemática existente en la bodega. En esta investigación,
llegaron a la conclusión que el personal del departamento de subasta, no cuenta
con un manual de inventario que le guíe a la realización de sus actividades y el
manual de procedimientos existente está obsoleto, ya que la información
contenida no es completa. Además constataron que el registro se procesa de
forma manual en una hoja de Excel, que consiste en detallar los ingresos y
egresos de mercancías para generar un listado, que en la actualidad no cumple
10
con las necesidades que surgen, debido al crecimiento de operaciones de la
bodega. Por otra parte, la ubicación física de la bodega carece de un orden ya
que las mercancías son almacenadas en el piso, y no son clasificadas, son
movilizadas manualmente. Causando pérdidas por deterioro, volviéndose un
gasto para esta institución. Para el 2007, se habla de los Sistemas de
Administración de Inventarios continuo y periódico, además técnicas como: lote
económico de pedido y sistema ABC, que son los más comunes en el medio, al
igual que las diferentes métodos de conteo físico como son: PEPS, UEPS, costo
promedio ponderado y costo unitario, con el que se busca lograr minimizar los
costos y maximizar utilidades, teniendo un mejor control de la rotación de los
inventarios, con la realización de compras justo a tiempo y la aplicación de
sistemas computarizados4.Las investigaciones anteriores están enfocadas a la
Administración de Inventarios, al igual que el presente estudio, en donde se
pretende conocer el registro y control de mercadería, porque se consideran una
parte muy importante de los activos totales de las empresas. Para la aplicación
de un Sistema de Administración de Inventarios, siempre se debe tomar como
base las instalaciones, buscando realizar una adecuada, Distribución en
Planta, que es el proceso de selección, ordenación y ubicación de todos los
elementos necesarios para conformar un sistema productivo, con el objetivo de:
minimizar tiempos muertos de manejo, transporte y operación, optimización del
espacio, mano de obra, mantener flexibilidad de operación, facilitar el
mantenimiento y estimular el ánimo del empleado. Para conocer más de su
historia se dice que, la ordenación de las áreas de trabajo se ha desarrollado,
desde hace muchos años. Las primeras distribuciones las desarrollaba el
hombre que llevaba a cabo el trabajo, o el arquitecto que proyectaba el edificio.5
Con la llegada de la revolución industrial, surge la necesidad de crear espacios
adecuados para el desarrollo de actividades productivas. Esto trae como
4Horngren/Harrison/Robinsón,(1997) “Contabilidad”, Tercera edición, Capítulo 9, Prentice Hall Hispanoamérica, México. 5 Chase Aquilano Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operaciones”, octava edición, editorial Irvin Mc Graw Hill, México.
11
consecuencia la creación de toda una especialidad profesional enfocada al
diseño de instalaciones especiales que funcionalmente proveen todos los
elementos necesarios para la ejecución de los procesos.
Los primeros procesos productivos de gran escala fueron desarrollados dentro
del campo agrícola, sin embargo no requería de instalaciones especializadas
para su ejecución en esa época. Para el siglo XIX, la primera industria que
enfoco el problema de instalaciones orientadas a un proceso definido y
específico fue la extracción de minerías. Pero, la tecnología es sin duda uno de
los principales factores a considerar, la maquinaria y equipo requerido para los
procesos productivos son parte de la estrategia del diseño y desarrollo de la
Distribución en Planta, para la extracción de metales en esa época. Donde
nacieron cuatro teorías clásicas, que fueron postuladas por: Johann Heinrich
Von Thune (1783-1850) planteo la teoría del (uso de la tierra); que tenia como
objetivo, maximizar la rentabilidad por unidad de área, el modelo fue:
Rentabilidad=cantidad. (Precio-costo-flete*distancia), consideraciones lineales
en el costo del transporte, en la producción de un solo producto en un mercado
centralizado. Esta teoría es necesaria cuando se tiene muy poco espacio, por lo
cual debe ser bien utilizado.
A demás la teoría de (localización industrial) de Alfred Weber (1868-1958), que
tomo como objetivo, la minimización de costos de transporte, utilizando el
modelo gráfico unidimensional (una fuente un mercado) en distancias de
transportes, que se esperaba lograr en una localización óptima en fuentes de
materia prima comprada con su desplazamiento al mercado receptor, demanda
fija y centrada haciendo consideraciones lineales en costo de transporte,
principios de agregado y pérdidas de peso. El traslado de mercadería es un
factor que se debe tomar en cuenta, por la relación de las actividades, en un
proceso de producción de bienes y servicios.
Otra teoría fue la de Walter Chris Taller (1893-1969), que era el (lugar central),
considerando como objetivo optimización entre las distancias de centros de
población y la proporción de habitantes en cada una de ellas. Orientada
principalmente al mercadeo. El modelo utilizado fue; distancia (1) = distancia (2)\
12
(1+Raíz cuadrada de (Población (1) \ Población (2), consideraciones de
población distribuida uniformemente en superficies planas, y se tomo como
referencia el poder de compra de la población. Este autor, dice, que una buena
Distribución siempre debe estar enfocado en la demanda.
Años después la teoría de la (competencia en espacio) de Harold Hotelling
(1895-1973), con el objetivo, de la optimización en espacios de competitividad,
basándose en el modelo: Localización= mercado * precio \ transporte consumo
homogéneo, para que se cumpla esta teoría se tienen que tomar al menos dos
compañías,6 y de esta forma se puede conocer los avances en Distribución en
Planta, para 1970, se realizó un estudio por: Cuellar Arévalo Carlos Francisco,
llamado ”Proyecto para Redistribución de Equipo en Planta” ,para optar al título
de, Ingeniero Industrial, UES, El Salvador. En donde se describen: los principios,
objetivos, tipos y los factores que intervienen en los procedimientos para el
establecimiento del mismo, en la investigación se dieron a conocer las
desventajas en la distribución existente de la empresa en estudio, según la
observación, el producto terminado no pasa directamente a la bodega, se
acumula al final de las líneas de ensamble. Esto hace más complicaciones para
el supervisor del control de producción y además ocasiona grandes problemas
en el transporte, las condiciones de trabajo para los operarios no son las
ideales, por tanto, ocupan envases averiados para sentarse y mesas de trabajo
no convenientes, por otra parte la distancia de las máquinas que se necesitan en
el proceso están a una distancia larga, esto hace que los tiempos de los
procesos aumenten. Para el 1991, se hizo un estudio en la empresa, la
Greenwich Suppy Company, el cual consistía en el ordenamiento de los
diferentes departamentos de producción para reducir los movimiento de las
cargas, además se aplicó el modelo de computo GRAFT (Técnicas de
Asignación Relativo de Instalaciones asistida por Computadoras)7, Por otra
parte, en el 2009, se hizo una investigación por: Linares Varela, Laura Ileana;
6 http:aut,gustavoleon.com.me/unidad%20Iintroduccion.pdf
7 Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las (peraciones “ (Cuarta edición)(capítulo 7) Editorial Prentice Hall, México.
13
Mendoza Díaz, Patricia Lorena; Menjívar Alvarado, Alba Yossibeth. El cual
consistía en una” Propuesta de Distribución en Planta para la mejora continúa
de procesos en las medianas empresas dedicadas a la industria de la
confección”, para optar al título de Licenciatura en Administración de Empresas
de la Universidad de El Salvador. El cual hacía énfasis en lo importante de una
Distribución en Planta, ya que para ellos proporciona condiciones de trabajo
aceptable y permite la operación más económica; además, debe mantener las
condiciones óptimas de seguridad y bienestar para los trabajadores. En esta
investigacion llegaron a la conclusión que al realizar el análisis de los factores
que influyen en la Distribución en Planta, se afirma que dichos factores sirven
para minimizar los costos de producción y elevar la productividad de la empresa,
en el estudio de campo, se comprobó que la empresa no cumple con la mayoría
de principios y objetivos requeridos, por lo tanto, no proporciona condiciones de
trabajo aceptables y bienestar para los trabajadores, por otra parte en el análisis
de las encuestas realizadas a los empleados se manifestó su insatisfacción con
el espacio físico donde realizan las actividades.
Según las investigaciones citadas, las condiciones de los elementos que
intervienen en el proceso productivo, son un factor importante para el manejo de
la mercadería y la satisfacción de la demanda. Podría decirse que la
Administración de Inventarios, está relacionado con la ordenación física de las
instalaciones.
1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Los inventarios se han tenido en tiempos de hambre y crisis, desde los Génesis
hasta la fecha, en donde han sufrido cambios en la administración y
almacenamiento, volviéndose retos presentes y futuros para las organizaciones
en El Salvador, con el origen de nuevas tecnología y procesos, para la
comercialización de productos, obligando a estos sectores a buscar
herramientas que les permitan minimizar costos y maximizar recursos.
14
Es así que las organizaciones realizan los cambios pertinentes para la obtención
de beneficios, resolviendo los problemas que se le presentan, a través de la
innovación continua. El autor Abraham Perdomo Moreno, en el libro
“Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y Justo a Tiempo”,
describe varios elementos para la Administración de Inventarios: el plan de la
organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos
terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal
de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de
compra o después de transformar.8 De acuerdo a la actividad económica de toda
empresa podría adoptar cambios en el Sistema de Administración de Inventarios
que le permita, de manera eficiente y a bajo costo, determinar con facilidad la
existencia y control de la mercadería. Así mismo, dependiendo de la cantidad y
diferencia o variedad de los productos, deberá de realizar o diseñar sus espacios
disponibles para mantener un orden y la clasificación de los mismos.
Este estudio servirá como una base bibliográfica para los diferentes lectores,
tanto de la Universidad Pedagógica de El Salvador como personas que estén
interesadas en el conocimiento de Administración de Inventarios y el efecto que
causa en la Distribución en Planta. Al igual que reducirá las construcciones de
instalaciones innecesarias, que solo contaminan y deforestan al medio ambiente.
De acuerdo con la pre-observación realizada se considera importante en
empresas como Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V., el contar con un
Sistema de Administración de Inventarios por:
• Ordenamiento, fácil, rápida identificación y ubicación de los diferentes
productos optimizando así el tiempo de despacho de los clientes de la
empresa.
8Abraham Perdomo Moreno (2003), “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y Justo a Tiempo”, capítulo 11, Editorial Thomson Editores S.A de C.V, México.
15
• Optimizar el espacio de las instalaciones de la bodega y de la empresa
con una adecuada distribución de los productos dentro de la misma.
• Conocer el Valor monetario aproximado invertido y existente de todos los
artículos y productos de la empresa.
• Conocer y reducir considerablemente las pérdidas monetarias por robo o
deterioro de las existencias de los productos.
• Reducir los costos de pedidos innecesarios de existencias de productos y
costos incurridos por almacenamiento, manteniendo un mejor sistema de
control de las existencias.
1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La mayoría de empresas actualmente, ya cuenta con sistemas computarizados
que le permiten llevar a cabo el manejo de sus productos, con el objetivo de
minimizar costos y maximizar utilidades a través del uso adecuado de sus
recursos. Para ello siempre se debe velar que todas las actividades a realizar en
la empresa se relacionen para el buen funcionamiento.
Es por ello, que las empresas deben buscar los medios que le permita ser
competitivas, a través de la mejora continua en los bienes y servicios que
ofrecen. Debido a esto es de suma importancia, la ubicación y traslado de sus
productos desde que ingresan a la organización hasta que es entregado
satisfactoriamente al cliente.
La Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V dedicada a la compra y venta de
productos terminados por mayor y al detalle, con una generación de demanda
por temporadas que comprenden los periodos de: Enero, y Febrero, por inicio de
año escolar, Mayo mes de la madre, Junio inicio ciclo académico, Septiembre
independencia, incrementando la rotación de sus artículos. Es por lo mismo que
se debe mantener un nivel y control adecuado para cubrir las necesidades de los
clientes. Mediante una entrevista, realizada a los empleados dicen que: el
problema comienza desde la asignación de funciones en la empresa, la cual no
cuenta con una sola persona o un departamento de Administración de
16
Inventarios, además de la duplicidad de funciones o procedimientos, por lo que
la responsabilidad del control real de las existencias se diluye entre todo el
recurso humano, que desempeña actividades similares, las que afectan el
funcionamiento, por que no cuenta con procedimientos de compra idóneo,
provocando pedidos innecesarios, donde incurren en altos costos. Además, al
momento de entrada de mercadería importada intervienen dos socios, el
contador y la encargada de compras, se demora el proceso de asignación de
precios, por diferencias personales y falta de comunicación entre los
involucrados.
El proceso de control de inventarios real se hace en base al sistema de tarjetas
de kardex, el cual no es actualizado día a día sino hasta cuando hay compra de
mercadería, y no todos los productos existentes en la empresa están
controlados.
El proceso de las compras realizadas para abastecer la bodega no permite
identificar cual producto entro primero y cual por último, lo que hace diferencia a
la hora de los precios de venta en la mercadería valorándolos con el mismo o
diferentes precios.
Los bodegueros en ocasiones bajan la mercadería de bodega a la sala de
ventas sin revisión por parte del personal de compras para determinar las salidas
contra las existencias controladas por kardex.
No existe un control de pérdidas por deterioro de la mercadería que sale con
averías o que es robada de las existencias, lo cual hace que fluctúe o no se
conozca con certeza el valor contable de las mismas en un momento
determinado.
La situación problemática, a estudiar es que se desconoce ¿Cuál es el
Sistema de Administración de Inventarios y su efecto en la Distribución en Planta
de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.?
17
1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES 1.6.1 Alcances
Para la elaboración de este documento “Sistema de Administración de
Inventarios para optimizar la Distribución en Planta en la Librería y Papelería
Aranda, S.A. DE C.V. San Salvador 2009”. Es necesario, contemplar los
antecedentes, luego buscar y analizar diferentes autores, de los cuales se
observan a continuación los puntos de vista de cada uno.
Administración de Inventarios Roger G. Schroeder, (México, 1988), se refiere a la Administración de
Inventarios como una responsabilidad básica del área de operaciones debido
que afectan en forma importante los requerimientos de capital, los costos y el
servicio que presta al cliente. Al mismo tiempo menciona los tipos de inventario
tales como: materias primas, productos en proceso y artículos terminados.
Dentro de su teoría habla sobre los problemas de decisión en la Gestión de
Inventarios de los cuales se mencionan; qué artículos mantener en el inventario,
cuándo pedir, cuánto se debe ordenar y qué tipo de control debe usar. Por tanto
hace relación a los costos existente: costos de los artículos, de ordenar, por
almacenamiento y por faltantes.
También, el autor consideró dos técnicas: Lote Económico de Pedidos y ABC.
Además mencionó el Sistema de Revisión Periódico y Continuo, para realizar
mejores pronósticos y prestar un mejor nivel de servicio, habla de los tipos de
sistemas de control: sistema de un solo dispositivo, sistema de dos dispositivos,
sistemas de archivo de tarjetas, sistema computarizado. A diferencia, R.W.
Johnson R.W Melicher (1995), se basó sobre 3 razones importantes: La primera
es que los inventarios comprenden un importante segmento de los activos
totales, segundo, que es el menos líquido de los activos circulantes, tercero, los
cambios en los niveles de inventarios afectan económicamente a la empresa.
Además plantea los métodos de costeo: PEPS, UEPS, Costo Promedio.
También se enfoca en las operaciones de temporada; en cuanto a Rigoberto
Huezo Álvarez (El Salvador, 2001) hace un profundo análisis de la relación de la
18
Administración de Inventarios y la demanda, para, Charles T. Horngren, Gerge
Ferter, Srikant M. Datar. (2007) expone su base, en los beneficios que trae al
realizar las compras en base a la demanda, a esto le llamó sistema justo a
tiempo con el cual se logrará maximizar las utilidades y reducir los costos.
Distribución en Planta
Para conocer más a profundidad que es Distribución en Planta, después de
saber que su importancia esta en el arreglo físico de los elementos que
intervienen en el proceso de producción, se deben citar algunos autores.
Joseph G. Monks (México, 1991), lo describe, como el arreglo de las
instalaciones de producción de bienes y servicios, soporte, servicio al cliente.
Las distribuciones pueden ser inversiones costosas, por que afectan el manejo
de materiales, la utilización de equipo, los niveles de inventarios o almacén, la
productividad del trabajador e inclusive, la comunicación del grupo y la moral de
los empleados. Cualquier cambio significativo que se haga en las operaciones
(producto, proceso nuevo, cambio en la mezcla de productos), puede ser
necesario que se revise la distribución existente y el tiempo de ésta es en gran
parte determinado por los siguientes factores: tipo de producto, tipo de proceso,
volumen de producción. También menciona los tipos básicos que son: de
producto, por proceso y componente fijo y a la vez siempre se deben evitar los
cuellos de botella.
Otro enfoque es el de Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (México, 1999), dice
que siempre se debe planear la Distribución en Planta, para el equilibrio
productivo de la maquinaria, empleados y materiales, esto se hace en la
actualidad de manera opcional empleando paquetes de software para determinar
relaciones de costo total, (movimiento y almacenamiento), con operaciones
intermitentes y continuas, esto depende de la estandarización en la producción y
se representan en modelos básicos como gráfico o esquemático, dependiendo
de la naturaleza y los principios. Otro aporte es el de, Chase Aquilano, Jacobs,
(2000), que habla de la distribución por tecnología de grupo TG, al igual que
por servicio al detalle y la técnica CRAFT para una mejor planeación sistemática
19
de la distribución para equilibrar las líneas de ensamble. A diferencia, Mark M
Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase (2001 España) dice que la
decisiones siempre deben estar orientadas a largo plazo, tomando en cuenta la
capacidad de la planta, tiempo de ciclo, el costo y la demanda que genera el
bien o servicio.
1.6.2 Limitaciones
Administración de Inventarios
Para identificar los aportes en cuanto a Administración de Inventarios y
reconocer lo significativo y las limitaciones generadas en los diferentes años
citaremos a Roger G. Schroeder, dice que es una parte correspondiente a
operaciones, donde se aplican técnicas, métodos, sistemas y toma de
decisiones para la gestión de los inventarios, sin embargo no hablo sobre el
aporte de R.W. Johnson R.W Melicher, que plantea la importancia tanto en las
empresas como en el mercado, que generan la necesidad de realizar controles
idóneos y analizar las operaciones por temporadas, pero este autor no menciona
la parte retomada por Rigoberto Huezo Álvarez, en el cual dice que se deben
conocer las ventas y la participación en el mercado, para mantener una buena
rotación de los inventarios. Otro enfoque fue el de T. Horngren, Gerge Ferter,
Srikant M. Datar, que habla de la demanda y el análisis que se debe realizar
para las compras en el momento que sea solicitado y su entrega oportuna (justo
a tiempo), el cual no fue considerado por el autor Rigoberto Huezo Álvarez.
Distribución en Planta
Para el arreglo físico de las instalaciones se consideran autores como Joseph G.
Monks, donde menciona la integración y relación de las actividades que son de
importancia, considerando espacios, tiempos coordinados para no generar
demoras al momento de realizar cambios, este autor no tomo la perspectiva de
Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert , el cual consideró que en una empresa se
deben tomar los avances tecnológicos siempre y cuando sean de beneficio, y se
deben aplicar según el giro económico dentro de las operaciones. Pero no
20
concluyó el estudio hasta años mas tarde Chase Aquilano, Jacobs, escribió su
aporte basado en que los arreglos no se hacen espontáneamente, ya que se
debe planificar y conocer que tan factible es realizar un ordenamiento,
verificando la relación costo beneficio, pero no se enfoco en la teoría de Mark M
Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase, donde hablaron que las
distribuciones deben ser funcionales y estables para que tenga credibilidad en
cuanto a servicio, tanto interno como externo.
1.7. RECUENTO DE CATEGORÍAS Y CONCEPTOS
Las empresas siempre buscan minimizar costos y maximizar utilidades por los
cambios económicos y en la tecnología, implementando nuevos sistemas , que
le permitan la interacción dinámica de los elementos, y que proveen mecanismos
que ayuden optimizar la manera de hacer cosas mediante una serie de
funciones y procesos que requiere de la interrelación con las diferentes áreas de
trabajo, pero todo esto no puede funcionar si no existe una buena
administración, donde se realiza el proceso de la planificación, organización,
dirección y control, para el logro de los objetivos establecidos,9 aplicándola de
manera especial a los inventarios que son las existencias de cualquier artículo
o recurso utilizado en la organización,10 y que constituyen una parte importante
en las activos totales, desde esa perspectiva es que se le debe dar una mejor
rotación en donde se pueda saber el número de veces en que es realizado en
un periodo determinado.
Para que una empresa pueda satisfacer la demanda según la base de mercadeo
es necesario comprar suficiente mercadería, por otro lado finanzas dice que solo
se busque cubrir la demanda para no incurrir en inversiones innecesarias, pero
muchos autores creen que siempre es necesario un inventario de seguridad,
siendo utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por
demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un 9Américo Alexis Serrano Ramírez,(2003) “Administración I y II”(primera edición) editorial UCA, El Salvador. 10Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (Octava edición), Editorial Irvin Mc Graw-Hill. México.
21
periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de
servicio , en la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la
entrega, de manera que siempre las empresas deben ser previsoras al momento
de realizar un pedido en donde se detalla la cantidad de la mercancía que se
necesita y descripción de la misma y así evitar hacer re pedidos volver a
realizarlo, pero tampoco se debe tener mucha mercadería en almacenamiento,
o disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), todo esto ayudará
a no tener obsolescencia, para no contribuir a la pérdida del valor que tiene un
bien o propiedad, por motivos intrínsecos (tecnológicos o funcionales), o
externos (económicos), distintos al uso o deterioro físico.11 De esta forma pueda
mantener la calidad y el prestigio de ser una empresa que siempre da un servicio
con valor agregado.
Para las organizaciones hoy en día es de suma importancia la satisfacción del
cliente contando con una buena distribución en planta , en donde se vea la
ordenación física y clasificación de los recursos que intervienen en el proceso
de producción de bienes y servicios, pretendiendo que las operaciones busquen
la secuencia, reduciendo la distancia de recorrido entre las actividades ya
sean máquinas, hombre y materiales considerando el tiempo de ejecución de
las mismas hasta brindar el producto o servicio solicitado por el cliente, para ello
es de suma importancia contar con el espacio en donde pueda ser fluida la
operación y de esta forma evitar costos innecesarios para obtener mayores
utilidades.12 Para una empresa que su giro económico esta orientado a la
compraventa de mercadería siempre debe considerar al realizar un arreglo
físico, las condiciones del ambiente o las características del medio, tales como
el nivel del ruido, la música, la iluminación, la temperatura y el olor, que pueden
afectar el comportamiento y la moral de los empleados, al igual que la
percepción de los clientes con respecto al servicio, cuanto tiempo van a estar allí 11Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El Salvador.
12Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las Operaciones” (cuarta edición) (capítulo 7) editorial Prentice Hall México.
22
y cuanto dinero van a gastar. Aún que algunas de estas características se ven
influenciadas por el diseño del edificio y el entorno del servicio que también se
refiere a la disposición espacial, funcionalidad y a los símbolos y signos en el
recorrido13 al realizar una distribución física siempre se le debe dar mayor
prioridad al recurso humano buscando que se pueda desempeñar
eficientemente.
13 Drovetta Guadagnini, (2001) “Diccionario de Administración y Ciencias a fines”, Limusa, S.A de C.V., México DF.
CAPÍTULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – METODOLÓGICA
2.1.1. Inventarios
Desde los tiempos inmemorables los egipcios y demás pueblos de la
antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para
ser utilizados en los tiempos de sequía o calamidades es así como surge o nace
el problema de los inventarios como una forma de hacerle frente a los periodos
de escasez. Que le aseguran la subsistencia de la vida y el desarrollo de las
actividades normales, esta forma de almacenamiento de todos los bienes y de
alimentos necesarios motivó la existencia de los inventarios.
2.1.1.1. Puntos de vista sobre los Inventarios
La mercadotecnia: Se inclina por tener niveles altos de inventario para reforzar
las ventas y para brindar un buen servicio al cliente.
La función financiera: Usualmente prefiere mantener los inventarios en un nivel
bajo para conservar el capital. El dinero que se invierte en inventarios, también
es necesario para otras necesidades de la empresa.1
2.1.1.2. Definición Inventario
El inventario son las existencias de cualquier artículo o recurso utilizado en la
organización.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece en el Balance General, a menudo es el activo corriente más grande. En
el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías
1 Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El
Salvador.
2
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas durante un período determinado.2
2.1.2.1 Administración de Inventarios
Es el plan de la organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener
información segura, salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en
proceso, productos terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata
que en curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su
estado original de compra o después de transformar.3
Objetivo: Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la
empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar
aumentos de costos y pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa, las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la Gestión de Inventarios
debe ser atentamente controlada y vigilada.
La Finalidad: Implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá
mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y la cantidad de
unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que son:
1. Minimización de la inversión
El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y pedirán en
base a demanda, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas,
puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso
contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben
2 Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (octava edición)
editorial Irvin Mc Graw-Hill, México.
3 Abraham Perdomo Moreno (2003), “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y
Justo a Tiempo”, capítulo 11, Editorial Thomson Editores S.A. de C.V., México.
3
contar con inventarios para asegurar la venta. La empresa procura minimizar el
inventario porque su mantenimiento es costoso.
2. Afrontando la demanda
Si la finalidad fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la
demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del
producto y así no incurría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la
pérdida de un cliente etc. Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener
inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho.
La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la
opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo
de mantenimiento del inventario que se requiere.
Importancia
En general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuántas unidades deberían ordenarse.
2. En qué momento deberían ordenarse.
3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos
del inventario.4
En conclusión la meta de la Administración de Inventario es proporcionar los
inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo
posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el
nivel óptimo, son los costos que intervienen en su compra y su
mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar el
mismo.
4 Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El
Salvador.
4
2.1.2.2. Técnicas de Administración de Inventarios
Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:
El Sistema ABC
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos:
A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo
"B" está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud
de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de
productos que solo requieren de una pequeña inversión.
La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa
determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.
El control de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de
la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a
procedimientos de control menos estrictos.
Modelo de Cantidad Económica de Pedidos.
Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido
óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica
de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de
las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y
financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de
inventario total.5
2.1.2.3. Clases de inventarios
La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es
por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
Inventarios de Materia Prima
5 Chase Aquilano, Jacobs, (2000), “Administración de Producción y Operación “, (octava edición)
editorial Irvin Mc Graw-Hill. México.
5
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del
producto.
Inventarios de Productos en Proceso:
Consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso
de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se
encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la
labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un
momento dado.
Una de las características del inventario de productos en proceso es que
aumenta el valor a medida que se transforma de materia prima a producto
terminado, como consecuencia del proceso de producción.
Inventarios de Productos Terminados
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción
al almacén de productos, por haber alcanzado su grado de terminación total y
que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
-Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.
-Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
6
-Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a
sus necesidades.
Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el
aprovisionamiento causado por demoras en la entrega por el aumento imprevisto
de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del
mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación
de las demoras de la entrega.
2.1.2.4. Control de Inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre
los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos
procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el
procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y compras
hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad
para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del
control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento,
compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y
contabilidad.
Planeamiento
La base para planear los pedidos y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas.
7
Compra u Obtención
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar
los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en
colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega
oportuna del material.
Recepción
Debe ser responsable de lo siguiente:
a. La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
b. La relación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción
y aceptación.
c. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos)
u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación
indebida de activos.
Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas),
así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de
un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los
almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son
correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de
salida para producción o embarque.
8
Control interno
Los materiales que se encuentran, generalmente bajo control físico, control
interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La información adecuada sobre el movimiento de los inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados,
etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los
inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
c. La información rápida y precisa, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de
inventarios.
Embarques
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de
los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de
embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
Contabilidad
Con respecto al control contable sobre los costos de los inventarios, a medida
que los materiales se mueven a través de los procesos, producción y venta. Es
decir la Administración del Inventario se refiere a la determinación de la cantidad
de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las
órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los
inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.6
6 Horngren/Harrison/Robinsón, (1997), “Contabilidad”, Tercera edición, capítulo 9, Prentice Hall
Hispanoamérica, México.
9
2.1.2.5. Costos de Inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus
costos unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la que coexisten
tres tipos de costos:
Costos Asociados a los Flujos
Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Que son
aquellos relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los
flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento
(transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en otros
casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida. Será
necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la
inversión.
Costos Asociados a los Stock:
En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos
serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de
mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de
stocks, en este caso cuentan con un componente fundamental los costos
financieros de las existencias.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habrá
que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se
precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo
para decidir el tamaño óptimo del pedido), ya que los costos no evitables, por
propia definición permanecerán fuera sea cual fuere la decisión tomada.
Costos Asociados a los Procesos
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las
existencias que se clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de
pedidos y gestión de actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En
10
general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. ¿Por qué
no incorporan también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los
pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de
transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos táctica o
explicita en el precio de adquisición.
Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el
comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del
transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías
adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En
estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del
costo de lanzamiento del pedido.
2.1.2.6. Métodos de Costeo de Inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus
costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de
costeo de inventarios son:
Costo Unitario Específico:
Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de
manera individual,
Costo Promedio Ponderado:
Llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio
ponderado del inventario durante el período.
Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio
durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el
periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina
de la manera siguiente: dividiendo el costo de las mercancías disponibles para la
venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.
Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):
11
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar
un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la
unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos
unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo
PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros que salen al
costo de las mercancías vendidas. El inventario final se basa en los costos de
las compras más recientes.
Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS):
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos
por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos
que entran al inventario son los primeros que salen al costo de mercancías
vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario
inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.7
2.1.2.7. Sistemas de Administración Inventarios
Sistema perpetuo
El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo actualizado de la cantidad
de mercancías en existencias y del costo de la mercancía vendida. Cuando se
compra mercancía, aumenta la cuenta de almacén; cuando se vende, disminuye
y se registra el costo de la mercancía vendida. En cualquier momento se puede
conocer la cantidad de mercancías en existencias y el costo total de las ventas
del periodo. En este sistema no se utilizan las cuentas de compras, fletes sobre
compras, devoluciones y bonificaciones sobre compras o descuentos sobre
compras. Cualquier operación que represente cargos o abonos a estas cuentas
se registrara en la cuenta de inventarios de almacén.
Sistema periódico
7 Roger G. Schroeder, (1998), “Administración de Operaciones”, Capítulo 13, Tipografía Barsa
S.A., México.
12
El Sistema de Inventario periódico no necesita mantener un saldo actualizado de
las mercancías en existencias. Siempre que se compran mercancías para
revenderse se hace un cargo a la cuenta compra. Las cuentas devoluciones y
bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras y fletes en que incurre
al transportar mercancías. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo físico para
determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se
aplica sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada
vez que se efectué una venta, sino recién al fin del periodo.8.
2.1.2.8. Demanda independiente versus demanda dependiente.
Es sumamente importante para la Administración de Inventario tomar en cuenta
que tipo de demanda posee la organización que se analicé. La demanda
independiente es aquella que se ve influenciada por condiciones de mercado
que se encuentran fuera del control de las operaciones; por lo tanto es
independiente de las operaciones. Los inventarios de productos terminados y las
partes de repuesto tienen una demanda independiente.
La demanda dependiente es aquella que se relaciona con la demanda de otro
artículo y que no se determina en forma independiente por el mercado. Cuando
los productos se construyen a partir de partes y ensambles, la demanda de estos
componentes depende de la demanda que haya del producto final.9
Por tanto, el Control Interno Sobre Inventarios:
Es la parte más importante de una empresa de comercialización. Las compañías
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Debido lo anterior
incluye los siguientes elementos:
8 Gerardo Guardo Cantu (2002), “Contabilidad Financiera”, (tercera edición) (Pág. 155) Editorial,
McGraw-Hillaha México. 9 Roger G. Schroeder, (1988),”Administración de Operaciones”, capítulo 13, Tipografía Barsa
S.A, México.
13
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no
importando cual sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de
embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo y deterioro.
4. Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con
eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias
empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente
se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se
desarrolla de una manera más simple y sencilla (computarizada), con el apoyo
del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios
establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. En muchas empresas
realizan las compras de productos y materiales de manera que su entrega
procede inmediatamente a su demanda o uso, a esto se le llama, Sistema Justo
a Tiempo.
2.1.3. Base legal (Código Tributario)
Art.142.- los sujetos pasivos cuyas operaciones consistan en transferencias de
bienes muebles corporales están obligados a llevar registros de control de
inventarios que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su valuación,
14
resultado de las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes
inventariados así como la descripción detallada de las características de los
bienes que permiten individualizarlos e identificarlos plenamente.
“Todo sujeto pasivo que obtenga ingresos gravables de la manufacturación o
elaboración, transformación, ganadería, producción, extracción, adquisición o
enajenación de materias primas, mercancías, productos o frutos naturales, o
cualquiera otros bienes, nacionales o extranjeros de los cuales mantenga
normalmente existencias al final de ejercicio, esta obligado a practicar inventario
físico al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo”.10
Del inventario físico practicado se elaborará un detalle, consignando y
agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria
dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se
toma como medida, la denominación del bien y sus referencias o descripción; el
precio unitario neto de IVA, y el valor total de las unidades. Deben expresarse
las referencias del libro de “costos”, de “retaceos”, o de “compras locales” de
donde se ha tomado el precio correspondiente. El detalle elaborado deberá
constar en acta que contenga los requisitos referidos y que será firmado por el
sujeto pasivo, su representante o apoderado y el contador del mismo, la cual
servirá como soporte del comprobante y registro contable, asimismo deberá
registrarse un resumen del inventario practicado en el libro de estados
financieros legalizado o en el libro en el que asientan las compras, ventas y
gastos, cuando se trate comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal.
El inventario de cierre de un ejercicio regirá para el próximo venidero para el
efecto de establecer la comparación entre el monto de las existencia al principio
y al final de cada ejercicio o periodo impositivo. Por medio de:
Métodos de valuación de inventarios.
10
Luís Vásquez López, (2002),”Código Tributario”, (Pág. 47), Editorial, Imprenta Offset
Cuscatlán, El Salvador.
15
Art. 143.- El valor para efectos tributarios de los bienes se consignara en el
inventario, utilizando cualquiera de los siguientes métodos a opción de
contribuyente, siempre que técnicamente fuere apropiado al negocio de que se
trate, aplicando en forma constante y de fácil fiscalización:
Costo de adquisición: O sea el valor principal aumentado en todos los gastos
necesarios hasta que los géneros estén en el dominio del comprador, tales como
fletes, seguros, derechos de importación y todos los desembolsos que
técnicamente son imputados al costo de las mercancías;
a) Costo según última compra: Es decir, que si se hubieran hecho compras
de un mismo artículo en distintas fechas y a distintos precios, la
existencia total de estos bienes se consignará con el costo que hallan
tenido la última vez que se compraron;
b) Costo promedio por obligación directa: El cual se determinará dividiendo
la suma del valor total de las cinco últimas compras o de las efectuadas si
es menor, entre la suma de unidades que en ellas se hayan obtenido;
c) Costo promedio: Bajo este método el valor del costo de los inventarios de
cada uno de sus diferentes tipos o clases es determinado a partir del
promedio ponderado del costo de las unidades en existencia al principio
de un periodo y el costo de las unidades compradas o producidas durante
el periodo. El promedio puede ser calculado en una base periódica, o al
ser recibido cada compra, embarque o lote de unidades producidas,
dependiendo de las circunstancias de la actividad que desarrolla el sujeto
pasivo;
d) Primera Entradas Primeras Salidas: bajo este método se asume que las
unidades del inventario que fueron compradas o producidas son vendidas
primero, respetando el orden de ingreso a la contabilidad de acuerdo a la
fecha de la operación, consecuentemente el valor de las unidades en
existencia del inventario final del periodo corresponde a las que fueron
compradas o producidas más recientemente;
16
El método de valuación adoptado podrá ser impugnado por la administración
tributaria, al ejercer sus facultades de fiscalización, por considerar que no se
ajuste a la realidad de las operaciones del sujeto pasivo, adoptando en dicho
caso el método que considere más adecuado a la naturaleza del negocio.11
2.1.4. Distribución en Planta
La ordenación de las áreas de trabajo se ha desarrollado, desde hace muchos
años. Las primeras distribuciones las desarrollaba el hombre que llevaba a cabo
el trabajo, o el arquitecto que proyectaba el edificio. Con la llegada de la
revolución industrial, se transformó el pensamiento referente que se tenía hacia
estar buscando entonces los propietarios un objetivo económico al estudiar las
transformaciones de sus fábricas.12
Distribución en Planta: “Consiste en la disposición o configuración de los
departamentos, estaciones de trabajo y equipos que conforman el proceso de
producción de bienes y servicios, es la distribución espacial de los recursos
físicos prevista para producir bienes y servicios”.13
El objetivo primordial que persigue la Distribución en Planta es hallar una
ordenación de las áreas de trabajo y del equipo, que sea la más económica para
el trabajo, al mismo tiempo que la más segura y satisfactoria para los
empleados.
La Distribución en Planta tiene dos intereses claros que son:
Interés Económico: con el que persigue aumentar la producción, reducir
los costos, satisfacer al cliente mejorando el servicio y mejorar el
funcionamiento de las empresas.
11
Ídem
12 Chase Aquilano Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operaciones”, octava
edición, editorial Irvin Mc Graw Hill. México.
13 Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las
Operaciones” cuarta edición, capítulo 7, editorial Prentice Hall, México.
17
Interés Social: Con el que persigue darle seguridad al trabajador y
satisfacer al cliente.
2.1.4.1. Principios básicos de Distribución en Planta
Una buena Distribución en Planta debe cumplir con seis principios, los que se
listan a continuación:
Principio de la Integración en conjunto. La mejor distribución es la que
integra las actividades auxiliares, así como cualquier otro factor, de modo
que resulte el compromiso mejor entre todas las partes.
Principio de la mínima distancia recorrida a igual de condiciones, es
siempre mejor la distribución que permite que la distancia a recorrer por el
material entre operaciones sea más corta.
Principio de la circulación o flujo de materiales. En igualdad de
condiciones, es mejor aquella distribución o proceso que este en el mismo
orden a secuencia en que se transforma, tratan o montan los materiales.
Principio de espacio cúbico. La economía se obtiene utilizando de un
modo efectivo todo el espacio disponible, tanto vertical como horizontal.
Principio de la satisfacción y de la seguridad. A igual de condiciones, será
siempre más efectiva la distribución que haga el trabajo más satisfactorio
y seguro para los productores.
Principio de la flexibilidad. A igual de condiciones, siempre será más
efectiva la distribución que pueda ser ajustada o reordenada con menos
costo o inconvenientes. 14
2.1.4.2. Naturalezas de los problemas de Distribución en Planta
14
Monografias.com
18
Los problemas que se pueden tener al realizar una Distribución en Planta son
cuatro, estos son:
Proyecto de una planta totalmente nueva. Aquí se trata de ordenar todos
los medios de producción e instalación para que trabajen como conjunto
integrado.
Expansión o traslado de una planta ya existente. En este caso los
edificios ya están allí, limitando la acción del ingeniero de distribución.
Reordenación de una planta ya existente. La forma y particularidad del
edificio limitan la acción del ingeniero.
Ajustes en distribución ya existente. Se presenta principalmente, cuando
varían las condiciones de operación.
2.1.4.3. Condiciones del ambiente.
Se refiere a las características del medio, tales como el nivel de ruido, la
música, la iluminación, la temperatura, el olor, que pueden afectar el
comportamiento y la moral de los empleados, al igual que la percepción de los
clientes con respecto al servicio, cuánto tiempo van a permanecer allí y cuanto
dinero van a gastar. Aun cuando muchas de estas características se ven
influenciadas principalmente por el diseño del edificio, la distribución dentro de
un edificio puede también tener un efecto.
Distribución espacial y funcionalidad. Dos aspectos de la distribución espacial
y la funcionalidad son especialmente importantes: la planeación del camino de
circulación de los clientes y la agrupación de las mercancías, el objetivo de
planear la circulación es proveer un camino para los clientes que los exponga a
tantas mercancías que sea posible, colocando a la vez, los servicios que sean
necesarios a lo largo de este camino en la secuencia en que estos se necesiten.
Además las características son de particular importancia. A parte de determinar
el número de pasillos que debe haber, se deben tomar decisiones en cuanto al
19
ancho de los pasillos porque esta es una función directa del trafico esperado o
deseado.15
2.1.4.4. Sistemas de Distribución en Planta
Movimiento de material. En esta el material se mueva de un lugar de
trabajo a otro, de una operación a la siguiente.
Movimiento del Hombre. Los operarios se mueven de un lugar de trabajo
al siguiente, llevando a cabo las operaciones necesarias sobre cada pieza
de material.
Movimiento de Maquinaria. El trabajador mueva diversas herramientas o
maquinas dentro de un área de trabajo para actuar sobre una pieza
grande.
Movimiento de Material y Hombres. Los materiales y la maquinaria van
hacia los hombres que llevan a cabo la operación.
Movimientos de Hombres y Maquinaria. Los trabajadores se mueven con
las herramientas y equipo generalmente alrededor de una gran pieza fija.
Movimiento de Materiales, Hombres y Maquinaria. Generalmente es
demasiado caro e innecesario el moverlos a los tres.
2.1.4.5. Los tipos de distribución son tres.
Distribución por posición fija Se trata de una distribución en la que el material
o el componente permanecen en lugar fijo. Todas las herramientas, maquinaria,
hombres y otras piezas del material concurren a ella.
Distribución por proceso o por Fusión En ella todas las operaciones del
mismo proceso están agrupadas.
15
Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (capítulo 10)
(octava edición) editorial Irvin Mc Graw-Hill, México.
20
Distribución por producción en cadena, en línea o por producto. Se adoptan
cuando se fabrica o almacena un producto estandarizado, por lo común en gran
volumen. Cada una de las unidades en producción requiere de la misma
secuencia de operaciones de principio a fin en la Distribución de Planta
orientada al producto, los centros de trabajo y los equipos respectivos quedan,
por tanto, alineados idealmente para ofrecer una secuencia de operaciones
especializada que habrá de originar la fabricación progresiva del producto. Cada
centro de trabajo puede proporcionar una parte sumamente especializada de la
secuencia total de elaboración.
2.1.4.6. Los modelos de distribución física orientada al producto son tres:
Análisis, gráfico y esquemático, desde el punto de vista histórico han utilizado
técnicas manuales basadas en el ensayo, error, plantillas, planos y
procedimientos gráficos para sus diseños iniciales y luego mejorarlos.
Heurística en la distribución, los modelos matemáticos y basados en
computadoras de carácter heurístico pueden proporcionar ayuda para obtener
un diseño de calidad. Los modelos pueden, de una manera rápida, identificar y
evaluar diferentes alternativas de diseño, mucho más de todo lo que se pueda
llevar a cabo en forma manual o intuitiva.16
Definición del problema de diseño, el problema fundamental de la planeación
de la distribución física para las líneas de ensamble o servicio es encontrar el
número de estaciones de trabajo (trabajadores) y las actividades a ser realizadas
en cada estación, de manera que se pueda alcanzar el nivel deseado de
producción.
CONTRAPOSICIÓN DE AUTORES
16
Ídem
21
Existen muchos autores que se han dedicado a escribir acerca de
Administración de Inventarios y Distribución en Planta a nivel general. En esta
oportunidad se ha considerado la postura de ocho autores:
Administración de Inventarios
Roger G. Schroeder, (México, 1988), es una de las funciones más importantes
de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad
de recursos de capital y que afectan la entrega de productos al cliente, donde
tiene gran impacto sobre las funciones de finanzas y mercadeo. Por otra parte el
autor, R.W. Johnson R.W Melicher (1995), se basó sobre 3 razones importantes:
La primera es que los inventarios comprenden un importante segmento de los
activos totales, segundo, que es el menos líquido de los activos circulantes,
tercero, los cambios en los niveles de inventarios afectan económicamente a la
empresa. Además Abraham Perdomo Moreno (México, 2003), es el plan de la
organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos
terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal
de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de
compra o después de transformar. Para los autores, Charles T. Horngren, Gerge
Ferter, Srikant M. Datar. (2007), es la planeación, organización y actividades de
control enfocadas al flujo de inventario hacia dentro y hacia fuera.
Distribución en Planta.
Joseph G. Monks (México, 1991), es el arreglo de las instalaciones de
producción de bienes y servicios, soporte y servicio al cliente, además Everet E.
Adam, Jr. Ronald J. Ebert (México, 1999), dice que siempre se debe planear la
distribución en planta para el equilibrio productivo de la maquinaria, empleados
y materiales, para Chase Aquilano, Jacobs, (2000), es la planeación sistemática
de la distribución para equilibrar las líneas de ensamble, por medio de
tecnología de grupo TG, por otra parte los autores Mark M Davis, Nicholas J.
Aquilano, Richard B. Chase (2001 España) opinan que es el flujo continuo de
22
materiales, o desarrollo de un modelo de desplazamiento de clientes y
trabajadores en una organización de servicio.
Según los autores estudiados se puede definir las categorías como:
(Administración de Inventario, Distribución en Planta) , es el conjunto de
elementos relacionados que buscan mejorar la liquidez y calidad de los servicios,
ya que se consideran la base financiera para las organizaciones, mejorando así
la relación de todas las actividades involucradas, en el manejo de la mercadería
adecuándola a la distribución física de la planta de acuerdo al tamaño y giro de
la empresa, contando con la mejor relación de los elementos que intervienen en
la producción de bienes y servicios.
2.1.5. CONSTRUCCIÓN DEL MARCO EMPÍRICO
En esta investigación se ha recolectado información a través de distintas
fuentes, que permitan obtener un conocimiento aproximado de la situación actual
de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V., en relación al Control de
Inventarios y su incidencia en el ordenamiento de los elementos existentes en la
empresa en estudio.
Inicialmente se efectuaron visitas a las instalaciones de la empresa, con el fin de
obtener algún elemento de juicio para la realización de este trabajo de
investigación. En donde se utilizó la técnica de la entrevista a una de las socias,
la cual expreso que es de suma importancia mejorar los procesos y políticas de
Administración de Inventarios para el mejor funcionamiento, por tal razón nos
permitió conocer los procedimientos y sus tiempos aproximados que llevan a
cabo en la actualidad, con el fin de mejorar el ordenamiento de las áreas y los
productos de la empresa, para obtener mayores utilidades. Continuando con el
proceso de recolección de la información se utilizó la técnica de la observación
partiendo del instrumento previamente elaborado (guía de observación) para
obtener los insumos necesarios que permita hacer un análisis de los movimiento
de productos, de los cuales algunos de ellos son registrados en: tarjetas kardex,
fólder de existencias, además no poseen políticas de ordenamiento físico por lo
que se hizo necesario utilizar las técnicas de: diagrama de flujos, plantillas,
23
diagrama de recorrido, diagrama de actividades relacionados con el fin de
estudiar la Distribución en Planta actual.
Lo expuesto anteriormente será de gran utilidad para poder hacer
comparaciones con las diferentes fuentes consultas.
Para la investigación se utilizó el método bibliográfico y documental, la cual está
respaldada por libros, diccionarios, consultas a documentos relacionados con el
contenido de la investigación, seguido de las entrevistas realizadas a la socia,
para verificar el Control de los Inventarios, por ser ellos los involucrados en el
proceso.
Además se aplicó un cuestionario previamente elaborado, dirigido al personal de
los diferentes departamentos de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.,
haciendo un total de treinta y cinco personas, esta muestra se determinó de
acuerdo al Método Estadístico de Gildaberto Bonilla.
n= Z2 P Q N
(N-1) E2+Z2 P Q
Donde:
n=Tamaño de la muestra
Z= Valor de la variable tipificada
P= Probabilidad de éxito
Q= Probabilidad de fracaso
E= Error máximo permitido
N= Población.
Sustituyendo datos de la investigación:
Z= 1.65
P= 0.5
Q= 0.5
E= 10%
N= 69 empleados
Sustituyendo formula:
n= (1.65)2*0.5*0.5*69__________
24
(69-1) (10%)2 (1.65)2 * 0.5*0.5
n= 46.96
1.36
n= 35 empleados
El objetivo de la aplicación de este instrumento fue obtener la información
conveniente que permita, mejorar el control de los inventarios. El cuestionario
elaborado para recopilar la investigación consta de 26 preguntas, las cuales
están orientadas a explorar la situación actual de la Librería y Papelería Aranda
S.A. de C.V., departamento de San Salvador, relacionada con la Administración
de Inventario y su efecto en la Distribución en Planta, por lo que permitió hacer
un diagnostico que servirá de base para la elaboración de consideraciones
oportunas.
2.1.5.1 MONOGRAFÍA
I. Identificación geográfica espacial.
1. Departamento: San Salvador
2. Municipio: San Salvador
3. Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
4. Razón Social: Aranda S.A. de C.V.
5. Años de labor de la empresa:76 años
6. Clasificación de la empresa: Gran contribuyente.
II. Datos de reconocimiento.
1. Mapa de ubicación.
25
2. Descripción general de espacios físicos: Área total= 32.40cm de lago, 9 mts de ancho (entrada) 12.60mts (final)
Mobiliario: estantes, vitrinas, escritorios, computadoras, cajas registradoras, sillas. Número de oficinas: 1 Departamentos internos: 12 de sala de ventas y 1 de bodega
3. Infraestructura básica: La construcción del inmueble es de material mixto
4. Antecedentes históricos El estudio se realizara en la empresa Librería y Papelería Aranda, S.A. de C.V.
dicha empresa nació en el año de 1933 bajo el nombre de Librería La Ibérica.
Sus fundadores fueron Trinidad Díaz de Pascual y su esposo Anzobino Pascual.
Estaba ubicada sobre la primera calle Ote. #124 San Salvador, con un
aproximado de 20 artículos a la venta, además iniciaron con 11 empleados y
once departamentos. 1972 compraron y se trasladaron al nuevo edificio ubicado
en la Primera Calle Ote #127, en el que esta hasta la fecha, en ese entonces se
incluyó el departamento de arte. Siempre en los años 70 los hijos de los
fundadores dividieron la empresa y nació Librería y Papelería La Nueva Ibérica
S.A. de C.V., que años después siempre en la misma década le cambiaron el
nombre actual que es Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
III. Servicios o actividad a la que se dedica:
a) Servicios que presta: comercialización de productos terminados.
b) Descripción del servicio o productos que oferta: productos para oficina,
escolares nacionales e internacionales.
26
LISTA DE PRODUCTOS
DEPARTAMENTOS
Cuadernos Papelería Plumas y bolígrafos Arte
Acuarela Agendas Bolígrafos Caballetes
Agujas capoteras Almohadillas Calculadoras Cromos
Borradores Astas p/papel CDS Estiletes
Colores Cajas de seguridad Contómetros Huevera
Compás Cintas p/ maquina Credenciales Lamina
Crayolas Cintas scotch Diskette Masa p/ esculpir
Cuadernos Engrapadoras Escuadras y reglas T Óleo
Diamantina Fastener Lápices graduados Pinceles
Est. De geometría Fechadores Minas p/bolígrafos Pintura de dedo
Flautas Grapas Papel especial p/tarjeta
Poster educativo
Bollos de lana Hojas carta Plantilla Silueta de madera
Lápiz Organizadores/ escritorio Porta CD Tempera
Libretas Perforadores Portaminas Trípode
Palanca p/perforar Resmas de papel Rapidograf
Utensilios p/esculpir
Pizarras Saca grapa
Papeles extendidos Yeso pastes
Plastilina Art. De escritorio Papeleras Libros de texto
Plumones Archivadores Pliegos de cartón Diccionarios
Reglas Aros Pliegos de cartulina
Libro de superación
Sacapuntas Bolsa Manila Pliegos de papel Libros de texto
Silicón Bolsas globos Rompecabezas Libros de cuentos
Talonarios Bomba p/globos Libros p/colorear
Yeso Cartapacios Obras Libros contabilidad Esferas durapac Postales
Libros de contabilidad Fólder
Guillotinas
Maquetas para armar
Mochilas
Ojitos movibles
Paletas de colores
Pastas
27
c) Población meta: centros escolares nacionales y privados, centros de
desarrollo infantil, iglesias, empresas, asociaciones, trabajadores, etc.
d) Requisitos de funcionamiento o estándares de calidad:
Llevan registros contables conforme a ley Política de marcación de productos dispuesto por Cuentan con los permisos de OPAN, CNR, Alcaldía municipal.
IV. Organización y funcionamiento.
1. Niveles jerárquicos
2. Procesos administrativos
Se realizan empíricamente.
3. Distribución y funciones del personal.
Socios:
Autorizan documentaciones de compras internas, externas, legales,
contrataciones de personal.
Negociación con proveedores y compras de mercadería internacional
28
Gerente general:
Autoriza salidas de efectivo
Hace cortes de caja.
Trámites aduanales y monitoreo de la mercadería del exterior.
Autoriza documentos, firma cheques, control de horas de trabajo de
planilla.
Gerente de recursos humanos:
Recluta y selecciona el personal
Monitorea el personal del área de ventas
Compra de materiales varios.
Jefe de sala de ventas:
Atención de solicitudes, situaciones o problemas de productos con los
clientes en pre venta y post venta.
Supervisión de ubicación de los productos
Revisa los retaceos.
Departamento de compras:
Realiza las cotizaciones de productos locales
Negocia con los proveedores locales
Negocia los préstamos o compra de productos
Recibe e inspecciona la mercadería contra orden de compras
Refuerzo en las compras internacionales
Actualiza la lista de precios
Actualiza los créditos de los empleados
Registra las existencias para luego realizar las compras
Hace inventario de productos
Elabora kardex
Departamento de créditos:
Se encarga del análisis y recuperación de los créditos.
29
Revisa los créditos fiscales ya cobrados.
Revisa el despacho de mercadería a domicilio.
Departamento de sala de ventas:
Realizan facturación y ventas de productos
Revisan existencia de productos
Aseo en las instalaciones y ordenamiento de los productos
Hacen eventos promociónales (manualidades)
Call center:
Hacen cotizaciones de los clientes
Reciben pedidos y Facturan
Registran las ventas al crédito de los empleados
Revisan existencia de productos
Registra las compras internas (para uso de la misma empresa).
Departamento de administración:
Maneja la contabilidad
Elaboran la planilla
Gestiona la Compra de bolígrafos
Emite cheques
Se encarga de importaciones (transporte, aduana, entre otros)
Elaboran los retaceos.(refleja la cantidad de mercadería y el costo de la
misma)
Encargado de bodega:
Compara facturas contra pedidos extranjeros.
Realiza control de calidad, reporte de faltantes y sobrantes de productos
del extranjero.
4. Condiciones y medio ambiente en el que se trabaja (seguridad e higiene)
30
- Cuenta con un extinguidor para toda la empresa.
- Posee una planta generadora de energía, Aire acondicionado en el área
de ventas y ventiladores en las bodegas.
- Tienen una cisterna.
5. Análisis del personal:
a) Número de empleados: 69
b) Clasificación por género: Masculino 16 Femenino 53
c) Rangos de edades Masculino
-menos de 18 a 25: 4 empleados
-de 26 a 35: 4 empleados
-de 36 a 45: 5 empleados
-de 46 a 55:___________
-más de 56 años: 3 empleados
Rangos de edades Femenino
-menos de 18 a 25: 12 empleados
-de 26 a 35: 21 empleados
-de 36 a 45: 9 empleados
-de 46 a 55: 7 empleados
-más de 56 años: 4 empleados
d) Beneficios de los empleados:
Prestaciones de ley (ISSS, AFP, vacaciones, aguinaldo)
Bonificaciones al final del año.
Préstamos sin intereses.
31
2.1.5.2 Instrumentos utilizados
2.1.5.2.1 Guía de observación
¿Cuál es el flujo de la mercadería?
¿Quiénes son las personas involucradas en el flujo de la mercadería?
¿Cómo se encuentra la infraestructura?
¿Cuáles son las condiciones del ambiente?
¿Cuáles son los productos de menor, media y mayor demanda?
¿Dónde están ubicados los productos baratos, los de precio medio y los más
caros?
2.1.5.2.2 Entrevista
Objetivo: Diagnosticar el Sistema actual de Administración de Inventarios y su
efecto en la Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V.
PREGUNTA ABIERTA PREGUNTA CERRADA
Obtener la información sobre el criterio de
la gerencia ante el estudio.
“Algunos empleados han sugerido que la
mejor forma para hacer eficiente el
procesamiento de tener mayor orden en los
productos es realizar un Sistema de
Administración de Inventarios que
contenga políticas, funciones y procesos
para minimizar los problemas de orden de
los productos ..."
Bajo estas circunstancias ¿Apoyaría usted
el desarrollo de un sistema de este tipo?
Obtener la información sobre el criterio de
la gerencia ante el estudio.
“La experiencia le ha proporcionado una
amplia visión en cuanto a la forma en la
que la empresa maneja la Administración
de los Inventarios y el flujo de los
mismos..." Me gustaría que usted
contestara algunas preguntas específicas
en relación a lo anterior:
-¿En donde se presenta la mayor parte del
problema?
-¿Usted conoce, el tiempo por actividad y
quien la realiza?
-¿Conoce usted, si existe mano de obra
32
ociosa o procesos innecesario?
-¿Puede usted, describir el proceso de
compra, recepción, almacenaje y venta con
sus tiempos y quien la realiza?
¿Conoce usted cual es la incidencia del
sistema de Administración de inventarios
en el ordenamiento físico?.
-¿En que año se construyo el edificio
actual?
-¿Conoce usted, si el edificio tiene algún
daño?
-¿Usted, alguna vez a considerado cambiar
la sala de ventas o las bodegas, a otro
nivel?
Análisis de la entrevista y diagramas
El año aproximado que se construyo el edificio de la librería fue en 1963, hasta
la fecha ha sufrido terremotos, que lo han dejado muy deteriorado, para
especificar el nivel tres y dos, es por ello que surge la necesidad, según la
gerencia de realizar algunos cambios, en el Sistema de Administración de
Inventario, con el objetivo de evitar daños posteriores con el flujo de los
productos, clientes y empleados etc., en la librería la mercadería, la mano de
obra y otros relacionados con los siguientes procesos, representados por
técnicas de diagramas:
33
Proceso de compra del exterior
Personal involucrado:
Administración (3 socios): compras
Compras (1): recibe mercadería
Bodega (3): almacenan mercadería, de pendiendo de la magnitud del pedido se
involucran (3 motoristas), a veces contratan personal externo para dicha actividad.
Número Actividad Tiempo
1
De acuerdo a las necesidades y/o
requerimientos que se tienen, se hace una
compra, con la información siguiente:
- Nombre de la empresa
- Código y cantidad del artículo
- Condiciones de pago
1 día
2 Luego de haber trabajado el pedido se envía
al proveedor vía fax o Internet. 5 minutos
3 Proveedor envía factura pro forma. 5 días
4
Administración recibe la factura pro forma
de la cual se toma en consideración, que las
cantidades y códigos coincidan en lo
detallado con el pedido original.
2 horas
5
Administración revisa si las cantidades o
códigos coinciden con el pedido, si no es
así se solicita una factura pro forma
modificada.
2 días
6
Administración revisa las cantidades,
códigos, precios y descripciones que estén
de acuerdo al pedido, si coinciden se da por
aceptada las respectivas facturas proformas
y se envía firmada y sellada por fax o
Internet a proveedores.
2 horas
7 Proveedor revisa y envía mercadería a la 15 días
34
almacenadora de acuerdo al país de
procedencia al que se le solicito el pedido
así será su fecha de despacho y la manera
por la que vendrá, llámese esta terrestre o
marítimo (son las más utilizadas).
8
Luego de un tiempo prudencial (de 2 o 3
semanas) el proveedor o ellos (la librería),
piden información acerca de la fecha de
despacho y llegada de la mercadería.
Además se solicita toda la documentación
necesaria que ampara la mercadería
(facturas originales, Tratados de Libre
Comercio si los hay, certificados de origen y
listas de empaque) por Courier.
12 días
9
Almacenadora Finalmente, envía los
documentos que de acuerdo a lo negociado
con el proveedor se pagara en un plazo
pactado. Llega la mercadería a la
almacenadora de la cual se libera, con la
ayuda de un agente aduanal de por lo
siguiente:
- Si la mercadería presenta alguna
anormalidad; llamase este faltante, sobrante
o diferencia de lo real con lo descrito en la
factura, se paga una multa para liberar la
carga de lo contrario, si todo resulta exacto
se procede a liberar la carga.
20 día
Recibe y confirma la recepción de
mercadería. A proveedor y /o librería. 1 día
Se traslada la mercadería de la 1 día
35
almacenadora hacia la librería, en donde se
recibe. De acuerdo a toda la documentación
recibida, se efectúa el retaceo, que encierra
un conjunto de costos; transporte, seguro,
flete, consolidación y otros.
A la suma de los gastos y costos entre la
cantidad del producto y precio, da como
resultado los costos que trabajan y gracias a
los cuales tienen la venta, toda la gama de
productos.
Total 57 días, 4 horas, 5
minutos.
36
DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS DEL EXTERIOR
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Administración Proveedor Almacenadora Compras Bodega
Inicio
Elabora pedido
Envia pedido
Recibe pedido
Envia factura
proforma
Recibe factura
proforma
Revisa factura
proforma esta bien
Si
No
Firma factura,
sella y envia
Envia factura a
modificar
Recibe factura
proforma
modificada
Envia factura
modificada
Recibe factura
proforma y envia
mercaderia
Pide informacion
de recibido
mercaderia y
documentos
Pide informacion
de recibido
mercaderia y
documentos
1
1
Recibe
mercaderia y
comfirma
Envia documentos
y mercaderia a la
libreria
Recibe
mercaderia
Recibe
mercaderia
Fin
37
CURSOGRAMA ANALÍTICO COMPRAS LOCALES
Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales
LLIIBBRREERRÍÍAA YY PPAAPPEELLEERRÍÍAA AARRAANNDDAA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad RReessuummeenn
Actual Propuesta Economía
Operación 8 Transporte 4
Proceso: Compras Demora D 0
Inspección 0 Actual Almacenamiento 0 Unidades partícipes:
Administración, Compras,
Bodega
Distancia (mts): 22 mts Tiempo (horas-hombre) 5 hrs, 35
min. 30 seg.
Costo:
Actividad Responsable Distancia Tiempo Símbolo Observación
D Determinan existencia de productos
Bodega 2 horas 3 empleados
Entregan existencia al encargado de compras
Bodega 30 min.
-----
Realiza pedido compras vía teléfono
Compras 15 min. 2 compras
Lleva pedido a administración para autorización
Compras 5. 5 mts 3 min. ------
Autoriza y lleva pedido autorizado a compras
Admón 5. 5 mts 2 min. ------
Elige el proveedor que usualmente le suministra la mercadería, si la tiene no se cotiza, de no tenerla se realizan dos o tres cotizaciones como máximo
Compras 2 horas -----
Cuando se ha hecho el pedido se detalla en una orden de compra
Compras 20 min. ----
Lleva la orden de compra para ser autorizada por administración
Compras 5. 5 mts 5 min. -----
Autoriza y lleva orden autorizada a compras
Admón 5. 5 mts 2 min. ----
Recibe la orden autorizada y envía a proveedor.
Compras 1 min. ----
Recibe orden de compra. Proveedor 30 seg. ----
Despacha mercadería Proveedor 20 min. ----
Total 22 mts 5 hrs, 35 min. 30 seg.
8 4 5 empleados
38
DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS LOCALES
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Bodega Compras Adminitracíon Proveedor
Inicio
Determina
existencia
Entrega existencia
Recibe existencia
Realiza pedido
Envia pedido
Recibe pedido
Recibe pedido
autorizado
El proveedor
tiene
mercaderia
No
Si
Cotiza dos o tres
veces
No cotiza
Autoriza pedido
Realza orden de
compra y envia
Recibe orden de
compra
Autoriza orden de
compra
Envía orden de
compra
Recibe orden de
compra autorizada
y envia
1
1
Recibe orden de
compra
Despacha
mercadería
Fin
39
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE BODEGA
Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales
LLIIBBRREERRÍÍAA YY PPAAPPEELLEERRÍÍAA AARRAANNDDAA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad RReessuummeenn
Actual Propuesta Economía
Operación 5 Transporte 0
Proceso:
Recepción/Bodega Demora D 0
Inspección 1 Actual Almacenamiento 1 Unidades partícipes:
Compras Bodega Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre) 1hota, 30
min, 30
seg
Costo: --- ---
Actividad Responsable Distancia Tiempo Símbolo Observación
D Entrega factura o comprobante crédito fiscal
Proveedor __ 30 seg.
Recibe y compara la orden de compra con la factura o comprobante de crédito fiscal
Compras __ 115 min. Reciben dos
empleados.
Recibe mercadería, esta lo hace con la orden de compra y triplicado de comprobante de créditos fiscales
Compras __ 20 min. ----
Introduce el producto al montacargas, para ser llevado a las bodegas
Proveedor __ 20 min. ----
Elabora y entrega quedan al proveedor
Compras __ 5 min. ----
Descargan la mercadería del montacargas
Bodega __ 30 min. Tres
Bodegueros.
Almacenan los productos y algunos se registran en tarjetas kardex
Bodega __ 20 min. ---
Total ----- ---- 1hota, 30
min, 30 seg
5 1 1 5 empleados
40
Proveedor Compras Bodega
Entrega CCF Recibe CCF
Recibe y revisa
mercadería
Introduce la
mercadería al
montacarga
Elabora quedan
Entrega de
quedan
Recibe quedan
1
1
Registra
mercadería en
kardex
Almacena
mercadería
Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
41
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE VENTAS
Cursograma Analítico: Cliente/Trabajador/Mercadería
LLIIBBRREERRÍÍAA YY PPAAPPEELLEERRÍÍAA AARRAANNDDAA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad RReessuummeenn
Actual Propuesta Economía
Operación 8 8 0 Transporte 5 5 0
Proceso: Ventas Demora D 0 0 0
Inspección 1 1 0 Actual/Propuesto Almacenamiento 0 0 0 Unidades partícipes: Caja,
Dependiente, Paquetes,
Entrega de mercadería
Distancia (mts): 62.5 mts 44.5 mts 18 mts
Tiempo (horas-hombre) 41 min. 33 min, 1seg.
7 min. 59
seg. Costo: ---- --- --- ---
Actividad Responsable Distancia Tiempo Símbolo Observación
D
Entra Cliente ----- 10 seg. ----
Deposita sus pertenencias en paquetería
Cliente 1. 5 mts 2 min. 1 empleado
Se dirige donde la dependiente Cliente 19 mts ----
Le muestra el producto, las diferentes marcas y precios.
Dependiente 15 min. 1
dependiente.
Elige los productos. Cliente 5 min. ----
Si son varios productos los pide a bodega vía teléfono, sino toma del mostrador.
Dependiente 30 seg. ----
Recibe mercadería y factura Dependiente 5 min. ----
Entrega la factura al cliente Dependiente 10 seg. -----
Pasa a Cancelar productos Cliente 21.5 mts 1 min.
Cobra, sella factura Caja 1 min. 1 cajero
Le entrega factura al cliente Caja 10 seg. ----
Pasa al departamento de entrega de mercadería
Cliente 1 m 1 min. ----
Revisa y entrega el producto Entrega de
mercadería
8 min. 1 empleado
Retira sus paquetes, sale Cliente 1. 5 mts 2 minutos -----
Total 44.5 41 min. 4 empleados.
42
DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTAS
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Cliente Paquetes Dependiente Bodega CajeroEntrega de
mercaderia
Entra a la libreria
Deposita paquetes
Recibe
paquetes
Pasa donde la
dependiente
Muestra el
producto
1
1
Elige productos
2
2
Cantidad
solicitada de
mercaderia
No
Si
Son pocas
Son bastantes
Las toma del
mostrador
Solicita a bodega
3
3
Recibe pedido
Lleva producto a
dependiente
Recibe
mercaderia
Envia factura
Recibe factura
Pasa a caja a
cancelar
Inicio
4
4
Recibe factura
Cobra factura
Entrega factura
5
5
Recibe factura
cobrada
Pasa a retirar
mercaderia
Entrega de
mercaderia
Recibe
mercaderia y
solicita paquete
Entrega paquete
Recibe
mercaderia
Fin
Factura producto
43
Distribución y diagrama de recorrido de la mercadería general.
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Venta de mercadería general.
Compra y recepción almacenaje de mercadería general.
Nota: cada dos cuadro es un metro, se simplifican algunas actividades que
realizan el mismo departamento. (ver pag. 62,64,66)
44
Diagrama de relación de proximidad de las diferentes áreas/cliente en la
sala de ventas
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Cliente
Paquetes
Dependiente
Caja
Entrega de Mercadería
A
A
A
A
U
U
U O
E
X
1
2
3
4
5
1
2
3 5
6
7 8
9
10
CÓDIGO RELACIÓN DE PROXIMIDAD
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
45
N° Motivos (porque)
1 Deposita sus pertenencias
2 Le muestra y factura los productos
3 Cancela los productos
4 Revisa los productos facturados
5 Muestra y factura los productos
6 Caja cobra, no cuida los paquetes
7 Revisa y entrega productos
8 Entrega de créditos fiscales de algunas ventas
9 Lleva mercadería con triplicado de factura para su revisión
10 Caja no tiene contacto con los productos solo con facturas
Nota: se realiza un análisis de relación de cercanía del cliente y los diferentes
departamentos, al igual que se presenta la distribución actual de la sala de
ventas, bodega 1,2 y el recorrido del cliente, con el propósito de conocer mejor la
situación actual de la librería.
46
Distribución en planta del segundo nivel
Nota: cada 2 cuadros es un metro
47
Distribución en planta del tercer nivel
Nota: cada 2 cuadros es un metro
48
Diagrama de relación de proximidad de actividades ( departamentos) para
la Administración de Inventarios.
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
1 Administración
2 Compras
3 Recepción
4 Bodega
5 Ventas
A
X
X
U
A
E
E A
X
E
5
6
7 8
9
10
CÓDIGO RELACIÓN DE PROXIMIDAD
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
49
N° Motivos (porque)
1 Autoriza las compras de pedidos
2 Recibe los productos
3 No se acercan a las áreas de almacenamiento
4 Revisa documentación
5 Aprueba el estado de productos para emitir quedan
6 Le informa de reserva de algunos productos
7 Notifica precios
8 Recibe y almacena productos
9 Se dedica solo a las ventas
10 Proporciona mercadería para clientes
Análisis: se realizo el diagnóstico, al sistema actual de Administración de
Inventarios, con el propósito de optimizar la Distribución en Planta, Por medio de
cursogramas analítico, diagrama de flujos de los departamento (compras,
bodega) y para la sala de ventas lo mismo pero incluye el recorrido del cliente, y
un diagrama de relación de actividades, y para finalizar, se realiza un análisis
general de los departamentos involucrados con el sujeto de investigación, por
medio de un diagrama de relación de actividades enfocado al flujo de
mercadería/departamentos. En donde se pudo conocer que la incidencia de la
Administración de Inventarios en la Distribución en Planta, se manifiesta en la
disponibilidad de los espacios para su almacenamiento, circulación, y la relación
de cercanía para el control de los mismos.
50
2.1.5.2.3 Encuesta
Universidad Pedagógica de El Salvador
Facultad de Ciencias Económicas
Tema:
Sistema de Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en
Planta en la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. San Salvador, 2009.
Estimado Sr., (a) o (Srta.).
Con todo respeto solicitamos su valiosa colaboración de responder el presente
cuestionario. El cual tiene como propósito obtener información necesaria para
conocer el Sistema de Administración de Inventario y su efecto en Distribución
en Planta de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Indicaciones:
A continuación se le presentan una serie de interrogantes las cuales contienen
varias alternativas, donde usted deberá seleccionar la respuesta que ha su
criterio considere conveniente.
1-¿En que área se desempeña usted?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otras ________________
2-¿Quién o quiénes son los responsable del control de los inventarios en
la empresa?
a) Administración
b) compras
c) Bodeguero
d) Otros _______
3-¿Quién o quiénes son los encargados de comprar la mercadería en la
empresa?
51
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
4-¿Cada cuánto tiempo compra mercadería la empresa?
a) A diario
b) Semanal
c) Mensual
d) Trimestral
e) Cada 6 meses
f) Más de 6 meses
5-¿Considera usted que se debe revisar previamente la cantidad de
existencia de mercadería antes de realizar las compras?
SI______ NO______ POR QUE
6-Al momento de realizar la compra de mercadería ¿Qué considera usted
que se debe tomar como base?
a) El historial de ventas
b) Los presupuestos
c) Otros ____________
7-¿Quién aprueba las compras de mercadería?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
8-¿Tiene la empresa un área para recibir la mercadería?
SI_____ NO_____
9-¿Quién es el encargado de recibir la mercadería?
a) Administración
52
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
10-¿Quién es el encargado de ordenar la mercadería existente y entrante?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
11-¿Tiene la empresa una política de ubicación y almacenamiento de la
mercadería?
SI_____ NO_____ POR QUE
12-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en las
bodegas?
SI_____ NO______ POR QUE
13-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en la
sala de venta para ser registrada y contabilizada?
SI _____ NO_____POR QUE
14-¿De que forma considera usted que seria mejor el ordenamiento de la
mercadería?
a) En forma alfabética
b) Por vida útil
c) Por rotación
d) Por marca
e) Otros ________________
15-¿Conoce usted los factores que afectan el control y registro de la
mercadería?
a) Espacio
b) La iluminación
c) las instalaciones
53
d) Las condiciones del ambiente
e) Otros ______________
16-¿Quién es el encargado de asignar los precios de los productos?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
17-¿Qué se toma en cuenta para la asignación de precios?
a) Los retaceos
b) precio sugerido por el proveedor
c) precio de mercado
d) otros ______________
18-¿Cuáles son los documentos que se utilizan para solicitar la mercadería
de la sala de venta a bodega?
a) Nota de requisición de materiales
b) por correo electrónico
c) otros ______________
19- ¿Cuál es el proceso para realizar las entradas y salidas de mercadería?
a) Primeras que entran son las primeras en salir
b) Últimas que Entran son las Primeras en Salir
c) Sumando los costos de las existencias y promediando
d) Tomando como base el costo por unidad
20-¿Cómo se registra y controla la mercadería en la empresa?
a) Tarjetas de control (KARDEX)
b) Sistema computarizado
c) Técnica ABC
d) Lote Económico de Pedido
e) Otros _______________
21 ¿Cada cuánto tiempo realizan inventario físico?
a) A diario
54
b) Al mes
c) Cada 6 meses
d) Cada año
e) Cuando sea necesario
22-¿Se comparan las existencias físicas con el registro de la mercadería?
SI_____ NO_____ POR QUE
23-¿Conoce usted si existen pérdidas por deterioro o hurto?
SI _____ NO _____ POR QUE
24-¿Cuál es la política para los excedentes y faltantes de mercadería?
a) se considera un gasto
b) se cobra o atribuye la responsabilidad al encargado de la mercadería
c) otras _______________
25- ¿Existen reservas de productos para satisfacer la demanda?
SI_____ NO_____ POR QUE
26-¿Considera usted que un nuevo sistema de control de inventarios
ayudaría al ordenamiento físico?
SI_____ NO_____POR QUE
55
Tabulación y análisis de información
Análisis: de los 35 empleados de la librería, el 69% de ellos están en la área de
ventas, por que es donde se genera la mayor actividad y la participación de la
mano de obra
Análisis: se conoció de parte de los empleados de la librería, en donde, el 56%
eligieron la opción de otros, donde la respuesta fue que; todo el personal tienen
participación en el control de los inventarios. Debido a que no existen, políticas y
funciones establecidas
2-¿Quién o quiénes son los responsable del control de los
Inventarios en la empresa?
28%
12% 4%
56%
Administración Compras Bodeguero Otro
Datos
1-¿En qué área se desempeña usted?
7%
69%
7%
12%
5%
Administración
Ventas
Compras
Bodega
Otros
Datos
56
Análisis: los empleados encuestados no cuentan con la seguridad de la
información, de quien es el encargado de comprar la mercadería, pero con un
75% eligieron la opción compra, aunque según la entrevista previa, en ocasiones
lo hace recursos humanos y los socios.
Análisis: los empleados consultados, explicaron que la mayoría (41%) de las
compras se realizan a diario, por lo tanto se puede interpretar que no existe una
planificación, de las actividades relacionadas con la compra, por tal razón, se
realizan pedidos innecesarios, según la entrevista previa a la gerencia, los
pedidos los realizan cada seis meses o al año, dependiendo de la necesidad.
4-¿Cada cuánto tiempo compra mercadería la empresa?
41%
13% 14%
6%
16%
10%
A diario
Semanal
Mensual
Trimestral
Cada 6 meses
Más 6 mese
Datos
3-¿Quién o quiénes son los encargados de comprar la mercadería en
la empresa?
17%
2%
75%
2% 4% Administración
Ventas
Compras
Bodega
Otro
Datos
57
Análisis: los empleados consultados describieron, que siempre se debe hacer
una revisión de la existencia de mercadería, para realizar una compra, evitando
excedentes de los productos y manteniendo así, un equilibrio de los mismos.
Análisis: se conoció por parte de los empleados, que para realizar las compras,
se analiza las ventas (71%) del periodo, también manifestaron en la entrevista
previa, que no todos los productos están registrado en el historial de las ventas,
es por ello que no tienen conocimiento de la existencia real de mercadería.
6-Al momento de realizar la compra de mercadería ¿Qué considera usted que se debe tomar como base?
71%
19%
10%
Historial de Ventas
Los Presupuestos
Otros
Datos
5-¿Considera usted que se debe revisar previamente la cantidad de existencia de mercadería antes de realizar las compras?
100%
0%
Si
No
Datos
58
Análisis: de los 35 empleados el 72% expusieron que administración es quien
aprueba las compras y que sin la aprobación de los socios no se puede girar un
pedido de mercadería.
Análisis: el (81%) de la población entrevistada comento, que cuenta con un área
de recepción de la mercadería solicitada, según la observación previa, no
existe un área especifica, lo hacen donde hay espacio al momento que entra la
mercadería.
7-¿Quién aprueba las compras de mercadería?
72%
2%
12%
2% 12% Administración
Ventas
Compras
Bodega
Otro
Datos
8-¿Tiene la empresa un área para recibir la mercadería?
81%
19%
Si
No
Datos
59
Análisis: según la información brindada por los empleados, los involucrados en
recibir la mercadería son: compras (46%), otros (personas que realiza la función
de ventas y recepción de productos) (28%), por otra parte el (22%) manifestaron
que bodega es el encargado de recibir la mercadería del exterior, no quedando
claro a quien corresponde la actividad de recepción, según la observación previa
se constato que coinciden con la información obtenida.
Análisis: un 86% de los empleados consultados manifestaron que bodega es el
encargado, de ordenar su área y el 9% revelo que el personal de sala de venta,
decide la ubicación de sus productos, según la entrevista previa, esto se debe a
que no existen políticas para esta actividad.
10-¿Quién es el encargado de ordenar la mercadería existente y entrante?
2% 9% 1%
86%
2% Administración
Ventas
Compras
Bodega
Otro
Datos
9-¿Quién es el encargado de recibir la mercadería?
2% 2%
46%
22%
28% Administración
Ventas
Compras
Bodega
Otros
Datos
60
Análisis: los empleados expresaron (69%), que si existe una política, no obstante
un 31% contradice la respuesta, porque se basan; en ubicar y almacenar según
el criterio de los encargados de bodega, de acuerdo a la entrevista previa se
puede decir que no existen políticas escritas.
Análisis: según los empleados consultados especificaron que si (61%) los
productos están bien ordenados en la bodega, pero el 39% muestran que no se
identifican con facilidad los productos. Según lo observado previamente existe
una contradicción, ya que los productos son almacenados de acuerdo a su
criterio, por la falta de políticas de apilamiento y distribución física.
11-¿Tiene la empresa una política de ubicación y almacenamiento de la mercadería?
69%
31%
Si
No
Datos
12-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en
las bodegas?
61%
39%
Si
No
Datos
61
Análisis: de las respuestas obtenidas por los empleados de la librería, dicen que
si (70%) están ordenada, y un 30% no está de acuerdo con esta afirmación, ya
que según la observación previa, en más de un lugar existe el mismo producto.
haciendo difícil el conteo físico y la venta del producto.
Análisis: según respuesta por parte de los empleados consultados, dice que
seria mejor un ordenamiento por marca, porque así se realiza el conteo físico de
la mercadería existente, esta afirmación contradice las preguntas anteriores, en
donde, expresan que si existe un orden de la mercadería.
13-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en
la sala de venta para ser registrada y contabilizada?
70%
30%
Si
No
Datos
14-¿De que forma considera usted que seria mejor el ordenamiento
de la mercadería?
2% 17%
17%
54%
10% En forma alfabética
Por vida útil
Por rotación
Por marca
Otros
Datos
62
Análisis: según los encuestados el espacio (46%), es el factor que afecta en el
control y registro de la mercadería, porque no existe una buena distribución con
respecto a la cantidad de los productos de acuerdo a lo observado previamente.
Análisis: los encargados de asignar los precios según lo escrito por los
empleados es administración, por que consideran que solo ellos pueden asignar
los precios.
16-¿Quién es el encargado de asignar los precios de los productos?
71%
2%
18%
2% 7% Administración
Ventas
Compras
Bodega
Otros
Datos
15-¿Conoce ústed los factores que afectan el control y registro de la mercadería?
46%
16%
14%
16%
8% Espacio
La iluminación
Las instalaciones
Las
condiciones del ambiente
Otros
Datos
63
Análisis: según el criterio de los empleados los retaceos, son los que se toman
como base, para asignar los precios de la mercadería, siendo ellos los que
reflejan los costos y gasto, coincidiendo con la entrevista previa.
Análisis: la información obtenida por parte de los empleados, es la opción de
otros (68%), en donde especificaron que la mercadería se solicita por medio de
listados y medios tales como: radios y teléfonos. Por lo que es evidente que no
manejan documentos de control interno como: nota de requisición de
mercadería.
17-¿Qué se toma en cuenta para la asignación de precios?
65% 13%
13%
9% Retaceos
Precio sugerido por el proveedor Precio de mercado
Otros
Datos
18-¿Cuáles son los documentos que se utilizan para solicitar la mercadería de la sala de venta a bodega?
29%
3% 68%
Nota de requisicion de materiales Por correo electronica Otros
Datos
64
19- ¿Cuál es el proceso para realizar las entradas y salidas de
mercadería?
72%
8%
5%
15%
Primeras que
entran son las primeras en
salir
Ultimas que
entran son las primeras en
salir
Sumando los
costos de las existencias
y promediando
Tomando
como base el costo por
unidad
Datos
Análisis: la repuesta obtenida por los empleados fue el: PEPS (72%), en vista
que es el permitido por la ley, aunque algunas veces existen anomalías en el
proceso de entradas y salidas de mercadería según la entrevista previa realiza a
a gerencia.
Análisis: el método para registrar y controlar la mercadería, según los empleados
es el kardex (87%), pero no han incluido todos los productos, además
manifestaron la alternativa otros (6%) en donde la mercadería se registra por
medio de fólder mensuales, según la entrevista previa estos registros en muchas
ocasiones no concuerdan con lo físico.
20-¿Cómo se registra y controla la mercadería en la empresa?
87%
3% 3% 1% 6% Tajetas de control ( kardex) Sistema computarizado Tecnica ABC
Lote Económico de pedidos
Otros
Datos
65
Análisis: según la consulta realizada a los empleados, el 59% dicen que se
efectúa mensualmente, pero no todos los productos son contabilizados, además
el 21% manifestó que efectúan inventario al finalizar el año, generando
incertidumbre al momento de realizar los pedidos.
Análisis: según los entrevistados si (83%) comparan los registro de mercadería
con lo físico, para conocer la existencia real de los productos, y así no realizar
pedidos innecesarios, según la entrevista previa no siempre se hace este
proceso.
21 ¿Cada cuánto tiempo realizan inventario físico?
2%
59%
2%
21%
16% A diario
Al mes
Cada 6 meses
Cada año
Cuando sea necesario
Datos
22-¿Se comparan las existencias físicas con el registro de la
mercadería?
83%
17%
Si No
Datos
66
Análisis: según los empleados consultados el (73%) si conocen las existencias
de perdidas por deterioro, pero según la entrevista estos se venden como
averías, no obstante un margen del 27% dice que no conoce. Aunque ninguno
de los empleados manifestó tener conocimiento de hurto.
Análisis: se conoció por parte de los empleados de la librería que si existe una
política para los excedentes y faltantes, aunque la aplican empíricamente.
24-¿Cuál es la política para los excedentes y faltantes de mercadería?
37%
23%
40%
Se considera un gasto
Se cobra o atribuye la responsabilidad al encargado de la mercaderia Otras
Datos
23-¿Conoce usted si existen pérdidas por deterioro o hurto?
73%
27%
Si
No
Datos
67
25- ¿Existen reservas de productos para satisfacer la demanda?
86%
14%
Si
No
Datos
Análisis: si (86%) existe una reserva de productos, pero no de toda la
mercadería que maneja la empresa, además se pudo constatar en la entrevista
previa que no se respeta por parte de los bodegueros las reservas de
mercadería.
Análisis: La necesidad que existe de la aplicación de un Sistema de Control de
Inventario, según la entrevista previa a los empleados y la gerencia de la
librería consideran que les ayudaría al registro de los productos y al
ordenamiento físico de los mismos.
26-¿Considera usted que un nuevo Sistema de Control de Inventarios
ayudaría al Ordenamiento Físico?
83%
17%
Si No
Datos
68
Por otra parte, las preguntas 11, 12 y 13 contradicen la pregunta anterior (26)
por que según los encuestados y entrevistados la librería tiene un buen
funcionamiento en cuanto a las políticas y orden de la mercadería.
2.1.6. FORMULACIÓN TEÓRICO METODOLÓGICA DE LO
INVESTIGADO.
Después de estudiar ampliamente el concepto de Administración de Inventarios
el cual incluye: los sistemas, los tipos, las técnicas, que están íntimamente
relacionadas con el manejo de mercadería en las empresas comerciales;
además, se profundizó en la categoría de Distribución en Planta, con el que
se conoció: su naturaleza, los principios, las clases, que deben realizar en una
organización de acuerdo a sus necesidades.
El trabajo de campo se llevo a cabo, en la empresa Librería y Papelería Aranda
S.A. de C.V. San Salvador, donde se recolectó información a través de las
diferentes técnicas, para el diagnóstico de la Gestión de Inventarios y su efecto
en la Distribución física, con el que se encontraron algunos aspectos que son de
importancia y que afectan al funcionamiento tales como:
-Es una empresa eminentemente familiar, que ha estado funcionando bajo un
sistema y régimen empírico, en donde el pensamiento predominante, para que
todo funcione, es que todos deben de administrar por igual, los pocos procesos
establecidos, situación que lleva al desorden y pérdida de dinero.
-La estructura organizacional es una debilidad de la empresa, la familia ha
delegado en varias personas las mismas responsabilidades, y errores
administrativos como delegar a la encargada de recursos humanos, tareas de
compras, todo esto refleja la falta de conocimiento de políticas y funciones de la
administración en general.
-El control de las existencias es administrado en parte por kardex, es por la
razón que la empresa, realiza compras diarias y mensuales de productos,
además carecen de documentación, para solicitar la mercadería de sala de
venta a bodega.
69
-La disposición de los productos existentes en el edificio de la empresa, reflejan
la falta de conocimientos elementales, de principios y sistemas para la
Distribución en Planta de los elementos pesados, los cuales en Librería Aranda,
están colocados en pisos superiores, que se encuentran dañadas, tiene grietas,
humedad, etc., al igual que existe una mala distribución de la áreas que
intervienen en el proceso de venta, por que el cliente tiene que pasar por toda la
sala para poder recibir la mercadería y no cuenta con el espacio adecuado, que
permita el flujo idóneo de la mercadería. Además la iluminación en las bodegas
es un factor que limita, realizar un mejor conteo físico de la mercadería.
Estos aspectos que fueron observados en el trabajo de campo, comparados con
la posición teórica de los autores que estudiaron: tanto la Administración de
Inventarios como la Distribución en Planta, podrían influir en el funcionamiento
inadecuado de las organizaciones, por contar con procesos empíricos.
2.1.7. DESARROLLO Y DEFINICIÓN TEÓRICA (POSTERIOR A
CONTRAPOSICIÓN DE AUTORES)
DEFINICIÓN PROPIA DEL ESTUDIO
En base a los conocimientos que se han adquirido durante la carrera profesional,
documental y de campo se puede definir Administración de Inventarios como:
conjunto de elementos que interactúan, en base a la adquisición, almacenaje y
comercialización de los productos terminados, con el propósito de satisfacer a
los clientes.
DEFINICIÓN PROPIA DEL ESTUDIO
Al igual que en la categoría anterior, se ha llegado a una definición de
Distribución en Planta, que es el arreglo físico de los elementos que intervienen
en el proceso de gestionar la mercadería, en relación al espacio y ubicación
disponible, logrando una mejor identificación de los productos.
70
2.1.8 CONSIDERACIONES
2.1.8.1. Introducción
El mejoramiento del Control de los Inventarios en las empresas siempre tiene
como objetivo principal, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad
sobre la base que le otorga las facultades de un adecuado funcionamiento, por
la cual se establecen políticas, funciones y procedimientos que ayuden a mejorar
la administración y mantener el orden de los departamentos involucrados.
En la Administración de los Inventarios algunos empresarios se dejan llevar por
un criterio, que a veces funciona perfectamente, pero otras veces los lleva a
cometer grandes errores en la administración de los mismo, existen actividades
que no se deben omitir tales como la selección, el tamaño, el control, las
compras y el almacenaje de los productos, al igual que la fuerza de trabajo ya
que permite al administrador diseñar el trabajo, medir el trabajo y controlar el
funcionamiento integral de la empresa .
En las consideraciones siguientes, lo que se busca es proporcionar mecanismos
que permitan tomar mejores decisiones, al diseñar el flujo de compras,
recepción/almacenamiento, los tiempos y la mano de obra con el cual se
complementa un Sistema de Administración de Inventarios, que busca mantener
el orden en las instalaciones de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Sobre los inventarios, se han escrito muchos libros, enciclopedia, revistas y
tesis que describen cuan importante es, por lo mismo que será difícil
representarlo en pocas páginas, pero se tomara la parte que mejor aporte al
control interno de la empresa.
Estas consideraciones se realizarán tomando en cuenta los principios y la
naturaleza de Distribución en Planta, con el propósito de mejorar los procesos y
maximizar las utilidades.
71
2.1.8.2. Objetivos
2.1.8.2.1. Objetivo general.
Formular consideraciones para el Sistema de Administración de Inventarios, que
estén acorde a la Distribución en Planta y a los requerimientos de la Librería y
Papelería Aranda S.A. de C.V
2.1.8.2.2 Objetivos Específicos.
Proponer políticas, funciones y procedimientos para el mejor funcionamiento en
las actividades que corresponden a algunos de los departamentos involucrados
en el control y manejo de los inventarios.
Ilustrar los flujo de los inventarios para los departamentos compras,
recepción/almacén y mejorar la relacion de los mismos, para lograr el mejor
control y disposición física.
2.1.8.3. Justificación.
Las consideraciones que se realizarán, es para que la empresa Librería y
Papelería Aranda S.A de C.V., tenga un mejor funcionamiento, basándose en
las teorías de Administración de Inventario y Distribución Física.
En el trabajo de campo realizado se encontraron deficiencias en el control de
inventarios y disposición física, por la falta de implementación de políticas y
procedimientos en las áreas de: compras y bodega, debido a que lo realizan
empiricamente, a la vez se elaborará un diseño de sala de venta para mejorar el
recorrido del cliente.
Para la formulación de las consideraciones se ha tomado como base; las
debilidades encontradas en la empresa referente al tema de estudio.
La importancia de estas consideraciones que le permitirá a la empresa en
estudio, conocer con facilidad la información oportuna y confiable para realizar
72
pedidos, utilizar documentos de control interno como: nota de requisición de
productos, incluir todos los productos en kardex.
Además para los empleados involucrados en el proceso de control, será de gran
ayuda conocer y realizar sus funciones de la mejor manera, conociendo cada
uno de los pasos que debe hacer al momento de pedir, recibir, ordenar y evitar
dañar la mercadería y saturar las bodegas.
De este modo se espera que la librería al implementar estas consideraciones,
contribuya al mejoramiento de las deficiencias que tienen los departamentos en
el control de inventario y en el ordenamiento físico de los mismos.
2.1.8.4. Componentes organizacionales
2.1.8.4.1 Departamentos de compras
El departamento de compras es el responsable de las negociaciones con
proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, se encarga de las
requisiciones de mercadería, ordenes de compra, condiciones comerciales y
trámites de pago adecuados para contribuir al logro de las metas establecidas.
Los contratos y acuerdos de compras de cualquier producto, sólo podrán ser
firmados por el personal autorizado de compras.
Es responsabilidad del departamento de compras documentar todas las
operaciones, para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoria y llevar un
control de las operaciones realizadas.
Funciones
Gestionar de una manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes
bienes y servicios que requiere la empresa, obteniendo la mayor rentabilidad del
dinero invertido.
73
Buscar y adquirir al mejor precio, la mercadería y de calidad, el producto
controlado, dentro del mayor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad
adquisitiva y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras necesarias en las diferentes épocas
Determinar los proveedores con los que la empresa negociará y en que políticas
o condiciones se hará la compra.
Objetivos Generales
Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores para que ofrezcan
un financiamiento adecuado.
Establecer políticas de adquisición y limitación de los artículos a comprar.
Incrementar el control de calidad en las compras.
Actualizar constantemente la cartera de proveedores.
Objetivos Específicos
Gestionar y cotizar precios con los proveedores mediante negociaciones para
establecer los precios de los productos con los ofertantes.
Establecer las normas y políticas para realizar las compras, de acuerdo con las
condiciones y necesidades de la librería.
Políticas administrativas
-Investigar y analizar entre los proveedores en plaza, el tipo, cantidad, precio y
calidad de los productos que de acuerdo a la demanda histórica existente, se
necesitan comprar. Así como la cercanía, accesibilidad y confiabilidad a pedidos
emergentes.
-Administrar una base de datos actualizada de proveedores por línea de
producto, en formato digital con facilidad de acceso a través de internet, con
todas las especificaciones necesarias para las compras locales y del exterior.
74
-Implementar un método adecuado y actualizado, en formato digital, para realizar
valuaciones de los inventarios (Costo Promedio), por línea de producto, de
manera que este acorde a los porcentajes de ganancia que la librería planifique.
-Realizar dos o más cotizaciones para la adquisición de productos, cuando
existan proveedores nuevos en el sistema, y una cotización al proveedor
recurrente para evaluar cualquier diferencia que pudiera existir.
-Los productos de alto valor serán adquiridos con los proveedores con los que se
haya convenido otorgar crédito a la librería, a un plazo no menor de 30 días.
-Rechazar en recepción, todos los pedidos de productos y mercadería a los
proveedores, que no cumplan con fecha de entrega acordada previamente.
-Rechazar en recepción, todo pedido de productos y mercadería a los
proveedores, cuyos documentos (orden de compra con el documento de
entrega, triplicado de comprobante de crédito fiscal o nota de remisión), y que
las especificaciones que la empresa necesita, no estén de acuerdo con el
producto y mercadería física que se recibe.
-Mantener stock de cada artículo, realizar pagos de mercadería en transito.
-No recibir mercadería que no esta facturada excepto los envíos parciales que
deberán acompañarse de su nota de remisión respectiva.
-Verificar la calidad de productos recibidos y que la nota de remisión o
comprobante de crédito fiscal que ampara la entrega corresponda a la orden de
compra autorizada.
-Entregar los quedan a los proveedores contra entrega del comprobante de
crédito fiscal, factura, y que la copia entregada en bodega corresponda al
mismo.
75
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE COMPRAS
Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales
LLIIBBRREERRÍÍAA YY PPAAPPEELLEERRÍÍAA AARRAANNDDAA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad RReessuummeenn
Actual Propuesta Economía
Operación 8 12 -4 Transporte 4 2 2
Proceso: Compras Demora D 0 0 0
Inspección 0 1 -1 Actual/Propuesto Almacenamiento 0 0 0 Unidades partícipes:
Bodega, Administración,
Compras
Distancia (mts): 22 mts 5 mts 17 mts
Tiempo (horas-hombre) 5 hrs, 35 min, 30seg.
4 hrs. 47
min. 30 seg. 48 min.
Costo: --- --- --- ---
Actividad Responsable Distancia Tiempo Símbolo Observación
D
Determina la necesidad Bodega --- 40 min. 3 empleados
Elabora hoja de requerimiento Bodega ---- 30 min. ----
Lleva hoja de requisición al encargado de compras
Bodega 4 mts 6 min. ------
Solicita cotización al proveedor Compras --- 10 min. 1 de
encargado de
compras
Recibe solicitud de cotización Proveedor --- 30 seg. -----
Elabora cotización para el cliente
Proveedor ---- 30 min. -----
Envía cotización al encargado de compras
Proveedor --- 4 min. ------
Recibe y lleva a gerencia para verificarlo y que sea aprobado o lo rechace
Compras 1 m 3 min. -----
Evalúa cotización Administració
n
--- 2 horas 1 Socia
Aprueba (continua) o Reprueba
Administració
n
--- 5 min. -----
Aprueba envía cotización aprobada al departamento de compras
Administració
n
---- 4 min. -----
Elabora nota de pedido (tres copias).
Compras --- 15 min. ----
Envía nota de pedido al proveedor
----- ---- 2 min. ----
Recibe elabora comprobante legal (crédito fiscal o nota de remisión)
Proveedor ---- 15 min. ----
Envía crédito fiscal o nota de remisión a bodega (2 copias) (3 minutos)
Proveedor --- 3 min. ----
Total 5 mts 4 hrs. 47
min. 30 seg.
12 2 1 5 empleados
Nota: se aumentaron las operaciones, pero el tiempo y la distancia han
disminuido.
76
DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRA
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Diagrama de compra de mercaderia, Aranda, S.A de C.V
Compras
Inicio
Necesidad de
compra
Elabora hoja de
requerimiento
copia
Hoja de
requerimiento
BodegaEncargado de
comprasGerencia Proveedor
Hoja de
requerimientos
Envia de
requerimiento
Solicita cotización
Recibe solicitud
Envía copia
Recibe cotización
y envia
Elabora cotización
recibe cotizacion
y evalúa
1
1
Aprueba
Envia cotización
aprobada
Recibe cotización
aprabada
Se rechaza
copia
copia
Elabora nota de
pedido y envia
Recibe nota de
pedido y elabora
C.C.F
Envia C.C.F o
nota de remisión
Recibe nota de
remisión
Fin
No
Si
77
2.1.8.4.2 Departamento de bodega
Las bodegas son aquellas donde se almacenan los diferentes tipos de productos
que sirven para satisfacer la demanda, donde las condiciones del ambiente
serán los adecuados.
El departamento de bodega tiene las siguientes responsabilidades:
- Recibir y revisar el estado de los productos tanto locales como internacionales.
- Buscar la mejor ubicación de los productos para que no sufran daños.
- Entregar los artículos almacenados con mayor agilidad para las dependientes.
Objetivos Generales
Establecer formas de mejoramiento del ambiente.
Formular políticas para el manejo de los inventarios.
Objetivos Específicos
Realizar actividades que mejoren el flujo de mercadería, y seguridad de los
empleados (iluminación, espacio, orden, temperatura).
Aplicar políticas de ordenamiento de la bodega por marcas, apilamiento y control
de los productos.
Funciones
Llevar de una forma adecuada el control de las entradas y salidas de los
artículos almacenados.
Mantener una constante comunicación sobre la información de bodega al
departamento de compras y al departamento de ventas de las existencias reales
de los productos.
Atender los pedidos de mercadería que realice el departamento de ventas y
entregarlo en el orden que lo recibe por medio de una nota de requisición.
78
Emitir reportes de los movimientos de los artículos o nulos y proponer medidas
necesarios para dejar de adquirirlo.
Realizar el mantenimiento de las condiciones del ambiente.
Garantizar el buen estado de los productos.
Planificar los espacios necesarios.
Políticas.
-La bodega es la responsable de recibir y ubicar los artículos adquiridos por el
departamento de compras, mantener la seguridad y salida de los mismos.
-El departamento de bodega debe recibir una copia de pedidos que realiza el
departamento de compras con el fin de que éste genere con anticipación los
tiempos de entrega, cantidades y especificaciones del artículo a recibir.
-Ordenar la mercadería por marca, y a la vez estivar los productos tomando en
cuenta las especificaciones de los mismos, también codificar lo estantes de
acuerdo al orden, cantidad de estantes y mercadería, considerando la capacidad
del edificio.
-El horario para recepción de artículos debe ser de las 8:30 a.m. a 12:00 m y de
2:00 p.m. a 5:00 p.m.
-La bodega debe asegurarse que la mercadería cumpla con la calidad requerida
por la empresa.
-Si la mercadería recibida no cumple con la calidad requerida deberá
notificársele al departamento de compra y devolverse al proveedor.
-El Sistema de Administración de Inventario debe ser perpetuo y el método de
evaluación primeras entradas primeras salidas para todos los productos.
-Los inventarios físicos deben realizarse preferiblemente cada seis meses para
conciliar existencias físicas con valores en el sistema.
79
-La bodega esta obligada a llevar un registro de cada uno de los artículos,
señalando descripción de artículos y su código respectivo.
-La entrada y salida de artículos estará bajo la responsabilidad del personal
asignado para tal fin, bajo la supervisión del jefe de bodega.
-Para la aceptación del ingreso de la mercadería devuelta por los clientes, estos
deberán presentar por escrito una autorización del departamento de ventas.
-La bodega debe tener un equipo de seguridad para evitar accidentes y notificar
a la gerencia de la carencia u obsolescencia del equipo.
-Únicamente se proporcionara el artículo solicitado a la persona designada para
recibirlo, con previa autorización por el departamento de ventas, compras, etc.
-Presentar información actualizada al departamento de compras sobre las
existencias.
-El inventario es determinado mediante un recuento físico cada seis meses
mediante la supervisión del jefe de bodega.
80
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE BODEGA
Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales
LLIIBBRREERRÍÍAA YY PPAAPPEELLEERRÍÍAA AARRAANNDDAA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad RReessuummeenn
Actual Propuesta Economía
Operación 5 9 -4 Transporte 1 1 0
Proceso: Bodega Demora D 0 0 0
Inspección 0 2 -2 Actual/Propuesto Almacenamiento 1 1 0 Unidades partícipes: Distancia (mts): 0 4 mts -4 mts
Tiempo (horas-hombre) 1 hr, 30 min, 30seg
1 hrs ,25
min, 10seg 5min.
20seg.
Costo: --- --- --- ---
Actividad Responsable Distancia Tiempo Símbolo Observación
D Recibe factura o comprobante de crédito fiscal.
Compras ----- 1 min. 2 empleados
Recibe copia de orden de compra, factura o comprobante de crédito fiscal
Bodega ---- 1 min. 3 empleados
Compara orden de compra con factura para verificar que coincidan los datos de los artículos.
Bodega --- 10 min. ----
¿Coinciden los datos? ----- ---- ----- ---
No. lleva informe al departamento de compras detallando las inconsistencias.
Bodega 4 mts 5 min. ----
Recibe informe y evalúa las inconsistencias.
Compras ---- 5 min. ----
Elabora confirmación de devolución.
Compras --- 5 min. ----
Recibe confirmación de devolución.
Bodega --- 15 min. ----
Devuelve el producto y la factura u orden de compra al proveedor explicando las inconsistencias.
Bodega --- 8 min. ----
Si. Registra los datos de los productos según factura
Bodega --- 10 min. ----
Recibe el producto Bodega --- 10 min. ----
Entrega la factura original. Bodega --- 10 seg.
Almacena los productos de acuerdo a marcas en orden alfabético.
Bodega ---- 20 min. ----
Archiva documentos que amparan la entrada de los productos.
Bodega --- 5 min. ----
Total ---- 4 mts 1 hrs ,25
min, 10seg
9 1 2 1 5 emplados
Nota: se mejoró el proceso y en menos tiempo (basado en la observación)
81
Inicio
compras Bodega Proveedores
Recibe C.C.F para
devoluciónRecibe C.C.F
Compara con
orden de compra
Coinciden No
Envia C.C.F
Recibe C.C F.
Elabora
comfirmacion de
devolución
Recibe
confirmacion de
devolución
1
i
Envia devolución
Recibe devolucion
Si
Registra los datos
Recibe
mercadería
Entrega factura
original
Alma
cena
los
produ
ctos
Archiva doc.
Fin
Fin del procesode
devolución
DIAGRAMA DE FLUJO DE BODEGA
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
82
Salida de productos de la bodega.
Personal involucrado: dependiente (1) elabora nota de
requisición, bodega (1) descarga y envía mercadería al área de entrega de mercadería(1)
3 personas
Numero Actividad Tiempo
1 Inicio
2 El departamento de venta elabora factura o C.C.F. 5 minutos
3 El cliente recibe factura o C.C.F 5 segundos
4 ¿Existe el producto demandado en sala de venta?
5 Si. El cliente recibe la mercadería. 2 minutos
6 No. Extienden nota de requisición de mercadería a
bodega, firmada por el encargado de la sala de
ventas
3 minutos
7 Identifica el producto requerido por el cliente y
descarga del inventario. 10 minutos
8 Envía la mercadería a la sala de venta. 5 minutos
9 Entregan la mercadería al cliente. 2 minutos
10 Fin del proceso
Total 27 minutos, 30 segundos
DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE MERCADERÍA DE BODEGA
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Inicio
Elabora factura o
C.C.F.
Ventas Bodega Cliente
Existe el
producto
Si
Toma o recibe la
mercadería
No
Elabora nota de
requision
Recibe nota de
requision
Indentifca el
producto solicitado
y descarga del
inventarios
Envia mercadería
Entrega
mercaderia
1
1
Recibe
mercadería
Fin
83
2.1.8.4.3 Departamentos de ventas
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la
existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de
intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con los
artículos que se venden.
Objetivo general
Lograr un alto nivel de especialización y profesionalismo en la comercialización
de los productos, contribuyendo así al incremento de las utilidades de la
empresa.
Objetivos específicos
-Establecer funciones y políticas de ventas de acuerdo a las condiciones de la
empresa.
-Mejorar el recorrido del cliente por las diferentes áreas involucradas en la venta
de mercadería.
Funciones
-Formular normas comerciales, planear, organizar, controlar, coordinar, valorar la
actuación de los vendedores, señalar estrategias en las ventas y elaborar los
programas.
-Mostrar los pasos que deberán seguir para el mejor desarrollo de las
actividades establecidas en el departamento y el mejor orden de la mercadería
eficiente atención al derechohabiente,
-Manejar documentación como (nota de requisición de mercadería) para solicitar
los productos, de la sala de ventas a bodega.
-Mejorar la distribución de las áreas (caja, entrega de mercadería y
departamento de cuadernos).
84
Políticas administrativas
-Si se realiza una venta a un contribuyente, para emitir el CCF debe presentar
tarjeta de contribuyente, de lo contrario no se extenderá.
-Para el despacho de la mercadería, la orden de pedido debe ser verificada y
confirmada con el cliente para que sea autorizada por el encargado de ventas.
-Cuando el cliente desea que se le envié el producto generalmente se realiza al
día siguiente de haber recibido la orden de pedido.
-Los envíos de mercadería se realizarán de lunes a viernes.
-Todos los descuentos, promoción o rebajas sobre ventas se realizarán de
acuerdo a la forma de pago de cada cliente y que sea autorizado por la gerencia
administrativa.
-Si la venta es con tarjeta de crédito debe presentar un documento de
identificación y no tendrá derecho a ningún descuento o promoción.
-Cuando el producto se entrega directamente al cliente en la librería, el uso o
manejo de los mismos son de entera responsabilidad del cliente.
-El cliente debe revisar el producto antes de salir de la librería o al momento de
la entrega, de lo contrario no se aceptan reclamos.
-Si el cliente no cumple con la forma de pago establecida por la gerencia se
denegara la venta al solicitar otro pedido al crédito.
-Las devoluciones deben ser notificadas máximo 5 días después de haber
realizado la compra, siempre y cuando el producto se encuentra en perfectas
condiciones.
85
-La empresa no debe responsabilizarse por malos tratos, mal uso o daños
ocasionados por el transporte, por parte del cliente sobre la mercadería.
-Las devoluciones o cambios no deben ser en ningún caso por dinero en
efectivo.
-En caso de devolución por cualquier característica de la mercadería cuyo
motivo sea un cambio de opinión del cliente o una mala selección al momento de
realizar el pedido, queda a criterio de la empresa de realizarse el cambio al
cliente debe abonar los costos adicionales que surjan, por la devolución y/o
cancelación de mercadería.
86
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE VENTAS
Cursograma Analítico: Cliente/Trabajador/Mercadería
LLIIBBRREERRÍÍAA YY PPAAPPEELLEERRÍÍAA AARRAANNDDAA
Diagrama Nº___Hoja:_111_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad RReessuummeenn
Actual Propuesta Economía
Operación 8 8 0 Transporte 5 5 0
Proceso: Ventas Demora D 0 0 0
Inspección 1 1 0 Actual/Propuesto Almacenamiento 0 0 0 Unidades partícipes: Caja,
Dependiente, Paquetes,
Entrega de mercadería
Distancia (mts): 62.5 mts 44.5 mts 18 mts
Tiempo (horas-hombre) 41 min. 33 min, 1seg.
7 min. 59
seg. Costo: ---- --- --- ---
Actividad Responsable Distancia Tiempo Símbolo Observación
D
Entra Cliente ----- 10 seg. ----
Deposita sus pertenencias en paquetería
Cliente 1. 5 mts 2 min. 1 empleado
Se dirige donde la dependiente Cliente 19 mts ----
Muestra el producto, las diferentes marcas y precios.
Dependiente 15 min. 1
dependiente.
Elige los productos. cliente 5 min. ----
Si son varios productos los pide a bodega (nota de requisición), sino los toma del mostrador.
Dependiente 30 seg. ----
Recibe mercadería y factura Dependiente 5 min. ----
Entrega la factura al cliente Dependiente 10 seg. -----
Pasa a Cancelar productos Cliente 21.5 mts 1 min.
Cobra, sella factura Caja 1 min. 1 cajero
Entrega factura al cliente Caja 10 seg. ----
Pasa al departamento de entrega de mercadería
Cliente 1 m 1 min. ----
Revisa y entrega el producto Entrega de
mercadería
8 min. 1 empleado
Retira sus paquetes, sale Cliente 1. 5 mts 2 minutos -----
Total 44.5 41 min. 4 empleados.
Nota: el proceso se mantiene, pero se reduce el tiempo y la distancia.
87
DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTA
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Cliente Paquetes Dependiente Bodega cajeroEntrega de
mercaderia
Entra a la libreria
Deposita paquetes
Recibe
paquetes
Pasa donde la
dependiente
Muestra el
producto
1
1
Elige productos
2
2
Cantidad
solicitada de
mercaderia
No
Si
Son pocas
Son bastantes
Las toma del
mostrador
Solicita a bodega
3
3
Recibe pedido
Lleva producto a
dependiente
Recibe
mercaderia
Envia factura
Recibe factura
Pasa a caja a
cancelar
Inicio
4
4
Recibe factura
Cobra factura
Entrega factura
5
5
Recibe factura
cobrada
Pasa a retirar
mercaderia
Entrega de
mercaderia
Recibe
mercaderia y
solicita paquete
Entrega paquete
Recibe
mercaderia
Fin
Factura producto
88
Distribución y diagrama de recorrido por las diferentes áreas de la Librería
y Papelería Aranda, S.A. de C.V. (consideración)
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
Venta de mercadería general.
Compra y recepción almacenaje de mercadería general.
Nota: dos cuadros es un metro, se han simplificado algunas actividades por que
las realiza el mismo departamento y con el fin de mejorar la plantilla, y el
recorrido. (Ver. Pag. 100, 104,111)
89
Carta de relación de actividades entre los departamentos
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
90
CÓDIGO RELACIÓN DE PROXIMIDAD
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
Numero Motivo (porque)
1 Por que no ofrece productos y tiene contacto con el cliente.
2 Por que es peligros por las cajas pesadas.
3 Por que es encargado de autorizar pedidos.
4 Autoriza pedidos no tiene contacto con el cliente.
5 Revisa efectivo al terminar el día.
6 Supervisa los créditos otorgados.
7 No ofertan productos.
8 No revisa productos facturados.
9 No entrega facturas a dependientes.
10 No ofrece productos.
11 No recibe paquetes de clientes.
12 Son diferentes clientes los que se atienden.
13 No existe mercadería se pide, pero son muy pesados no pueden estar cerca.
14 Ofrece productos, pero si no hay existencias, se notifica a compras.
15 No ofrece productos vía teléfono.
16 No se encarga de cobrar mercadería, solo de ofrecer los productos.
17 No se encarga de estudiar los clientes al crédito, solo al contado.
18 Se complementa lo que se le ofrece al cliente.
19 No se encarga de revisar mercadería, solo de ofrecer y facturar productos.
20 No realiza la función de entregar comprobante a los dependientes.
21 Ofrece productos a los clientes, a diferentes clientes.
22 No son similares ni complementarios los productos que ofertan.
23 Son complementarios los productos.
24 Por que los productos son para diferente utilidad.
25 En ocasiones son complementarios los productos.
26 En paquetes no se ofertan productos.
27 Es un área de venta y en bodega se almacena la mercadería.
28 No es el encargado de suministrar la mercadería.
91
29 No ofrece productos por teléfono.
30 Revisa y cobra facturas que extiende el dep. de arte.
31 No otorga créditos ni cobros.
32 La minoría de productos son complementarios.
33 No revisa mercadería, solo se encarga de facturar.
34 Recibe facturas.
35 Se complementan los artículos.
36 Ofrece productos de cultura general.(diversidad de cromos).
37 Sugiere a cliente comprar material para utilizar la pintura.
38 Son pocos los productos que se relacionan.
39 Usualmente no se consideran complementarios los productos.
40 Para tener mayor control de los productos.
41 Es necesario tener una comunicación en relación a los pedidos.
42 Provee mercadería requerida por call center.
43 No realiza movimientos de efectivo.
44 Almacena productos, no negocia las condiciones de pago del cliente.
45 Aunque provee el producto al dep. Directamente, pero no lo oferta.
46 Se encarga de bajar la mercadería, no de entregarla directamente al cliente.
47 Se encarga de bajar y almacenar productos, no de entregar facturas a las dependientes.
48 No ofrece productos
49 Almacena productos, paquetes almacena artículos de los clientes.
50 Existe comunicación con respecto a la venta.
51 Negocia con proveedores, no maneja efectivo.
52 No negocia con clientes.
53 No ofrece productos.
54 No se involucra en el proceso de entrega de mercadería.
55 Negocia con los diferentes proveedores, no entrega Comprobantes de Créditos Fiscales y facturas a dependientes.
56 No realiza actividades de ventas de productos.
57 No almacena pertenencias de clientes.
58 No maneja efectivo, solo realiza negociaciones vía teléfono.
59 Se comunican vía teléfono, acerca de las condiciones de pago de las ventas que se efectuaron.
60 No tienen un contacto directo con el cliente.
61 Tiene comunicación a la hora de vender la mercadería.
62 Recibe facturas para la venta de productos.
63 Tiene contacto directo solo con los documentos necesarios para la venta, no con productos y clientes.
64 Existe una estrecha relación con el cliente, a pesar de no tener contacto directo con este, en cambio en paquetes es solo un momento la vinculación.
65 Manejan efectivo, pero solo caja se relaciona directamente con clientes de contado.
92
66 Se encarga de cobrar, no de ofrecer productos.
67 Después de cobrar el siguiente paso es entregar mercadería.
68 No distribuye facturas a los dependientes, solo cobra.
69 Cobra mercadería vendida por los diferentes departamentos.
70 Cobra mercadería, para agilizar la salida del cliente.
71 No oferta productos.
72 No realiza comparación de mercadería con factura vendida.
73 No realiza la función de entregar facturas a los dependientes.
74 No ofrece productos a los clientes.
75 No almacena pertenencias de los clientes.
76 Lleva mercadería para ser entregada a los clientes.
77 Ofrece productos, no entrega facturas a las dependientes.
78 La minoría de productos, son complementos.
79 Son complemento, para suplir una lista escolar.
80 Se complementan los productos si el cliente lo desea.
81 No entrega facturas si no mercadería, Pero recibe facturas.
82 Solo revisa y contabiliza la factura ya cobradas y al crédito.
83 Recibe en su área mercadería ya facturada y lista para revisar y entregar al cliente.
84 Su ubicación busca agilizar el flujo de cliente/mercadería.
85 Entrega comprobantes C.C.F. y facturas para realizar la venta.
86 No almacena las pertenencias de los clientes.
87 No se relacionan lo productos, pero son de gran valor monetario.
88 Algunos de los productos se complementan.
89 No hay productos complementarios.
90 Clientes utilizan plumas y lapiceros para trabajos de Arquitectura.
91 No ofrece productos.
92 No son complementarios los productos
93 Ofrecen productos no cuidan las pertenencias de los clientes.
94 No son complementarios los productos
95 0frece los productos, no cuida pertenencias de los clientes
96 En ocasiones son complemento.
97 Ofrecen productos no cuidan las pertenencias de los clientes.
93
Diagrama de relación de cercanía actual entre las departamentos
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Fecha: 27/04/10 Elaborado por: José Ángel Vides Castillo
CÓDIGO RELACIÓN DE PROXIMIDAD
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
Nota: la mercadería se recibe en el sótano y las bodegas se encuentran en el
segundo y tercer nivel.
Análisis: después de realizar el diagnóstico, se procedió a formular las
consideraciones pertinentes, para el Sistema actual de Administración de
Inventarios, con el propósito de optimizar la Distribución en Planta. Presentando
cursogramas analítico, diagrama de flujos de los departamentos (compras,
bodega) al igual para la sala de ventas, incluyendo el recorrido del cliente, y un
94
diagrama de relación de actividades con el cual se redujeron los tiempos,
distancias y se muestra la cercania entre los diferentes departamentos.
De la aplicación de estas consideraciones de Administración de Inventarios,
dependerá el orden físico de la planta y la utilidad en la planificación de las
actividades de la empresa, la cual decidirá si las incluye en sus planes o no,
tomando en cuenta que solo son consideraciones al Sistema de Administración
de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta.
Simbología general utilizada en los Flujogramas
Documento Proceso Decisión inicio archivar
Flujo y dirección
Flujo sin movimiento
Simbología general utilizada en los Cursogramas
Operación Inspección Transporte Almacenaje Demora
2.1.9.5. Cuadro comparativo (Sistema de Administración de Inventarios,
Distribución en Planta) Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V
Actual Consideraciones
-Posee una Administración de Inventarios
empírica
-Realizar mejoras en el Sistema de
Administración de Inventarios, en donde
todos los productos sean incluidos en
tarjetas kardex, para contribuir a las
finanzas de la empresa y al orden físico de
los mismos. Asi mismo, es necesario re-
diseñar la distribución del espacio físico,
tomando como base el diagrama de
relación de cercanía, presentado en la
página 118 de este documento.
95
-Cuentan con políticas, funciones y
procedimientos de compra,
almacenamiento y venta empíricos, por
que hasta recursos humanos realiza la
función de compra.
-Diseñar políticas, funciones y
procedimientos de compra,
recepción/bodega (apilamiento, ubicación
por marca, reservas según capacidad de
bodegas.)
-Almacenan la mercadería en un ambiente
inadecuado. (Existen grietas, humedad,
mala iluminación en las bodegas, la
temperatura para los productos no es la
idónea al igual que para los empleados), el
recorrido del cliente no es el adecuado,
por que la ubicación de las áreas
involucradas en la venta, están
demasiadas dispersas
- Mejorar las condiciones del ambiente de
acuerdo a la necesidad, la ubicación y
espacio, sin obstáculos, tiempo, distancia
en las bodegas y en las áreas
involucradas en recorrido del cliente y la
mercadería
-Realizan procedimiento de salida de
mercadería empírico de la bodega a la
sala de venta en donde no poseen un
documento de registro interno. (nota de
requisición)
Diseñar el proceso de salida de
mercadería, de la bodega a la sala de
ventas, por medio de una nota de
requisición, donde se detalle el producto
solicitado y autorizada por el encargado de
ventas.
-Tienen tres cajas de las cuales solo dos
son las que permanecen activas, según la
observación previa, existe un espacio que
se puede aprovechar en exhibir
mercadería.
Se recomienda la eliminación de una caja,
considerando que no se utiliza sino hasta
en temporada escolar y este espacio
utilizarlo para colocar más productos, por
lo que también se sugiere tener un cajero
de intermedio para cubrir la hora de
almuerzo, de los dos cajeros.
Plan de acción, control, inversión estimada.
N° Actividades Responsable Tiempo Costo
1 Entrega de un ejemplar del estudio a Estudiantes 2 de Agosto, 0
96
la gerencia de la librería 2010.
2 Estudio y aprobación. La gerencia Del 2 de
Agosto al 20,
2010.
$300
3 Reunión de la gerencia con las
diferentes jefaturas de los
departamentos involucrados con el
estudio, para explicar las nuevas
disposiciones, al Sistema de
Administración de Inventarios y la
Distribución en Planta.
La gerencia Del 21 de
agosto al 23,
2010.
(2 horas
diario)
$ 400
4 Entrega de documentos de las
nuevas disposiciones a los jefes de
ventas, compras, bodega, recursos
humanos y a quien lo considere
necesario.
La gerencia 24 de agosto,
2010.
$ 120
5 Capacitación al personal de la
librería, con el propósito que
conozcan las nuevas disposiciones,
para administrar mejor los bienes
manteniendo el mejor orden físico de
los elementos involucrados.
La gerencia y
recursos
humanos
equipo de
capacitación)
Del 25 de
Agosto a 2 de
Septiembre,
2010.
(Permanente)
$800
6 Ejecución de las mejoras de
Distribución en Planta consideradas.
La gerencia,
de la mano de
una empresa
de logística
Del 3 de
Septiembre al
30, 2010.
$4,000
Total 2 meses $5,620
CAPÍTULO III
3. MARCO OPERATIVO
3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN
Al inicio del trabajo, se estableció que el sujeto de investigación sería Sistema
Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta, a medida
que el estudio se ha venido desarrollando con las diferentes etapas de
investigación, se han conocido diversos trabajos de grado que aportaron mejoras
al sujeto, partiendo de lo anterior, se analizaron los diferentes puntos de vistas
de los autores bibliográficos, en donde se elaboró una revisión exhaustiva que
fundamentara teóricamente la investigación, por lo que se formulo la siguiente
definición: es el conjunto de elementos relacionados que buscan mejorar la
liquidez y calidad de los servicios (productos), mejorando así la interacción de
todas las actividades involucradas, en el manejo de la mercadería, ya que se
consideran la base financiera para las organizaciones, adecuándola a la
Distribución física de la Planta de acuerdo al tamaño y giro de la empresa,
contando con la mejor relación de los elementos que intervienen en la
producción de bienes y servicios. A la vez se realizó la investigación de campo,
donde se obtuvo información por parte de los empleados y una socia, de la
empresa en estudio, el cual amplió el conocimiento del sujeto, por medio del
diagnóstico realizado para la elaboración de las consideraciones pertinentes,
que servirán de ayuda para la solución de las problemáticas encontradas,
orientadas al sujeto en estudio, obteniendo como resultado la nueva definición
creada por el equipo de investigación en donde se expresa de la siguiente
manera: conjunto de elementos que interactúan, en base a la adquisición,
almacenaje y comercialización de los productos terminados, con el propósito de
satisfacer a los clientes, estableciendo el arreglo físico de los elementos que
intervienen en el proceso de gestionar la mercadería, en relación al espacio y
ubicación disponible, logrando una mejor identificación de los productos.
Al finalizar la investigación, se pretende entregar un ejemplar a la librería para
que pueda ser tomado en cuenta como una herramienta y así poder establecer
2
en buena medida el uso de sus fondos e instalaciones, para saber administrarlos
de una manera técnica, si así lo estiman conveniente.
3.2 PROCEDIMIENTO PARA RECOPILACIÓN DE DATOS
El desarrollo del diagnóstico de la presente investigación, se realizó mediante
una guía de observación preelaborada, donde se visualizó en términos
generales, no cuenta con un buen control y orden de los inventarios, lo que
significa que al momento de tomar decisiones por parte de la gerencia se le
dificulta, por no tener políticas, funciones y procedimientos para la ejecución de
las mismas y por tal razón se siguen cometiendo errores administrativos. Esta
información ha sido posible ya que se tuvo acceso a datos primarios, o sea
aquellos que se obtuvieron de fuentes originales, para el cual en este caso es la
gerencia y sus empleados de la librería que se les paso una guía de entrevista y
un cuestionario, dicha información fue vaciada y analizada a través de gráficos,
diagramas y cursogramas así como los datos secundarios que se obtuvieron de
libros, tesis y una pequeña parte de Internet.
3.3 ESPECIFICACIÓN DE LA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE
LOS DATOS.
Luego de haber capturado los datos que proporcionaron las personas
entrevistadas y encuestadas, se procedió a representarla por medio de
diagramas y gráficas, considerando la aplicación de las técnicas, descriptiva y
analítica, donde se asigno un porcentaje a cada una de las respuestas
obtenidas del cuestionario, todo esto permitió realizar un análisis y poder hacer
una comparación con los hechos prácticos encontrados en la gestión de la
librería.
3
3.4 CRONOGRAMA
Actividades: Investigación Documental /
Investigación de Campo
Agosto/Sep
tiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.0 Investigación documental
1.1 Selección de bibliografía a utilizar
1.2 Lectura y selección de citas bibliográficas
1.3 Fichas bibliográficas y de resumen(fichas
elaboradas en SI y actualizadas)
1.4 Fichas de conceptos / categorías
2.0 Marco Conceptual
2.1 Introducción
2.2 Antecedentes del problema
2.3 Justificación
2.4 Planteamiento del problema
2.5 Alcances y limitaciones
2.6 Recuento de conceptos y categorías a utilizar
2.7 Reuniones con Asesor
2.8 Entrega Primer Avance
2.9 Corrección Primer Avance
2.10 Entrega Primer Avance Corregido
3.0 Marco Teórico
Dirección de Investigación Científica y T. T.
Especialidad: Lic. Administración de Empresas Año: 2010 Asesor (a) Ing. José Mario Bautista Escobar Tema: sistema de Administración de Inventarios, para optimizar la Distribución en Planta en la Librería y Papelería Aranda S.A de C.V., San salvador, 2010 Alumnos: José Ángel, Vides Castillo Nancy Ivonne, Hernández Fuentes Yanira Antonia, Cortez Molina
Fecha:
4
3.1 Fundamentación teórico-metodológica
3.2 Construcción Marco Empírico
3.2.1 Diseño de instrumentos de investigación
3.2.2 Levantamiento de información
3.2.3 Procesamiento de la Información
3.2.4 Análisis de la información
3.2.5 Elaboración de informe
3.2.6 Formulación teórico-metodológica de lo
investigado.
3.3 Desarrollo y definición teórica ( posterior a
contraposición de autores)
3.4 Reuniones con asesor
3.5 Entrega 2o. Avance
3.6 Corrección 2º. Avance
3.7 Entrega 2o. Avance Corregido
3.8
3.9 Marco Operativo
4.0 Descripción de los sujetos de la investigación
4.1 Procedimientos para recopilación de datos
4.2 Desarrollo de prueba piloto
4.3 Especificación de la técnica para el análisis
de los datos
4.4 Cronograma
4.5 Recursos
4.6 Índice preliminar sobre informe final
4.7 Reuniones con asesor
4.8 Entrega 3er. Avance
4.9 Defensa Trabajo de Graduación
Entrega Trabajo de Graduación a DICTT
5
3.5 RECURSOS
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se utilizó una serie de
recursos para la obtención y ordenamiento de la información, las cuales son:
recursos humanos tales como: una socia y empleados de la Librería y Papelería
Aranda, S.A de C.V, equipo de investigación, asesor de tesis, también se utilizó
recursos documentales entre los que se tienen, organigrama, kardex, entre
otros, además se utilizaron recursos bibliográficos como: libros, tesis, revistas,
folletos.
3.6 ÍNDICE PRELIMINAR SOBRE EL INFORME FINAL
Marco conceptual
Para poder enfocar la investigación, el trabajo se inicia narrando los
antecedentes sobre los aportes de algunos autores lo cuales postularon, lo que
hasta la actualidad se ha propuesto al tema, se detallan los inicios del sujeto y
sus enfoques desde lo más general a lo especifico, para poder respaldar y
fortalecer la investigación se estipularon los beneficios que se obtendrán, así
mismo se plasmo los alcances y limitaciones que destacaron los diferentes
autores, iniciando con la toma de decisiones en base a técnicas; ABC, lote
económico de pedido, y la relación de los inventarios con la demanda, por tal
razón es que nace el ordenamiento físico de las plantas, al igual que se detallan
los objetivos metas al final de la investigación y la definición de los diferentes
conceptos y categorías.
Marco teórico
Contiene la fundamentación teórica metodológica de diferentes autores en lo
relacionado con la aplicación de un Sistema de Administración de Inventarios y
su incidencia en el Ordenamiento Físico.
Así también el trabajo de campo que se realizó con la colaboración de una socia
y los empleados de la librería, para tener un mejor conocimiento acerca del
tema a investigar, luego dar a conocer la contraposición de autores y establecer
el aporte de cada uno de ellos.
6
A la vez se determinaron las definiciones propias en relación al tema de
investigación. Además se establecieron algunas consideraciones para mejorar
el Control de los Inventarios y el Orden Físico, para la aplicación de las mismas
en base a sus requerimientos.
Marco operativo
Esta parte contiene la descripción de los sujetos que se investigan para luego
establecer cuales son algunos de los problemas que aquejan a la librería en lo
referente a lo administrativo y disposición física de las instalaciones, además se
presentan las técnicas utilizadas en el proceso de investigación, luego se
elaboró el cronograma de actividades donde se plasma el tiempo que se llevó a
cabo cada una de las acciones realizadas en el desarrollo de la tesis y a la vez
se describen los recursos utilizados.
7
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Limusa, S.A. de C.V, México DF
2
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