SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL - SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL - SDIS SDIS

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVADIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Subsistema Interno de Gestión Documental, Subsistema Interno de Gestión Documental, Correspondencia y Archivo– SIGACorrespondencia y Archivo– SIGA

20132013

CAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOSCAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOS

Imagen tomada de: http://pixers.es/fotomurales/edificio-vector-isometrico-de-alta-16267650

Imagen tomada de: http://www.conildelafrontera.es/opencms/opencms/conildelafrontera/ayuntamiento/archivo.html

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

AC2.1.6/4 ACTAS2.1.6/4.2 ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 10 CT Valor legal y valor jurídico . Decreto 2527 de 1950 y 3354 de

1954. / Documento esencial, actividades de contextohistórico interno, relevante para la historia institucional,entre otras formas de hacer la historia.

2.1.6/4.6 ACTAS DE ENTREGA DE CARGO 1 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /Documentos que carecen de valor secundario. Debido a subajo volumen se conservará toda la subserie.

2.1.6/8 APERTURA DE CUENTAS2.1.6/8.1 APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES 20 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /

Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumense conservará toda la subserie.

2.1.6/8.2 APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO 20 S Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /Documento funcional, actividades. Selección aleatoria deuna carpeta por año, como muestra para representación deforma.

2.1.6/8.10 ARQUEOS2.1.6/8.10.1 ARQUEOS DE CAJA Y TITULOS VALOR 5 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /

Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumense conservará toda la subserie.

M S

RETENCION EN AÑOS

DISPOSICION SERIE O ASUNTOCODIGO Nº PROCEDIMIENTO

CT E

CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 2.1.6

PERIODO 2 : 1959 - 1974

ENTIDAD PRODUCTORA: BANCO CENTRAL HIPOTECARIO

BANCO CENTRAL HIPOTECARIO EN LIQUIDACIONTABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUCURSAL / GERENCIA GENERAL

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Imagen tomada de: http://www.archivointeligente.com/implementaci%C3%B3n-de-trd-y-tvd-asesoria

Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 17

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipo documental) y se colocan sistemáticamente uno a continuación de otros.

1. Ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de Juntas Directivas, Asambleas,

Comités, Comisiones.

2. Al revisar la unidad de conservación el primer

documento debe registrar la fecha más antigua y el último la

fecha más reciente.

3. Se ordenan por un sistema numérico - cronológico

Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 19

Compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Comúnmente llamados expedientes

1. Ejemplo: Contratos, las ordenes de pago, las historias laborales,

las historias clínicas, los procesos disciplinarios, los

procesos jurídicos.

2. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento

alrevisar la unidad de conservación y

el que lo finiquitó, el último.

SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

Dependencia Serie Subserie SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso Procedimient oArchivo de Gest ion

Archivo Cent ral

CT E MT S

12120 ACTAS

Actas de la Comisión de Personal 2 8 X X

Acta de reunión

Convocatoria

Lista de Asistencia

Anexos (informes, reclamaciones)

ELECCIONES DE LA COMISION DE PERSONAL 2 10 X

Documento de convocatoria a la elección

Lista de aspirantes

Lista de sufragantes

Comunicaciones (notificaciones a jurados)

Acta de apertura de mesa

Votos

Acta de cierre de mesa

Acta de escrutinio

Acto administrativo de conformación de la Comisión

SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

RETENCION DISPOSICION FINAL

Format o Tabla de Ret encion Document al

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL Hoja No. 1 de OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Fecha Aprobación Comit é de Gest ión Document al: 2013/ 05/ 15

Ley 909 de 2004 Art16, Decreto 1228 de 2005. Cumplido el tiempo de retención en la entidad se realiza proceso de digitalización y se transfiere al Archivo de Bogotá; ya que las actas contienen decisiones referentes a la administración de personal

PROCEDIMIENTOSCODIGO

Ficha ADB (6). Una vez la documentación pierda sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá para este procedimiento

CT = Conservación Tot alE = EliminaciónMT = Medio Tecnológ icoS = Selección

NOMBRE JEFE DEPENDENCIA: __________________________________________ FIRMA ____________________________________

RESPONSABLE SIGA __________________________________________________ FIRMA ____________________________________

ALCALDÍA M AYORD E BOGOTÁ D .C .

Integración Soc ialSecretaría

Imagen tomada de: http://alfonsoeconomia.blogspot.com/2010/11/secretaria-y-archivo.html

Imagen tomada de: http://inciclopedia.wikia.com/wiki/Archivo:Oficina_desordenada.jpg

TRD O TVD

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática

Subdirección para la Familia

Subdirección para la Vejez

Subdirección para la Adultez

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

25 de mayo de 2013

13 de abril de 2013

24 de marzo de 2013

15 de febrero de 2013

25 de mayo de 2013

15 de abril de 2013

24 de marzo de 2013

15 de febrero de 2013

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL

No. de

Folios

Frecuencia

de consultaNOTAS

Est. Ent. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo otro Soporte

Cargo Firma

Cargo Firma

Cargo Firma

ENTIDAD REMITENTE:

OFICINA PRODUCTORA: (dd/mm/aa)UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OBJETO:

Nombre de las Series, Subseries o AsuntosFechas extremas

Entregado por:

FECHA

UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No.

NT

Unidad de conservacion

Revisado por:

Elaborado por:

OJO: ANTES DE QUITAR

GANCHOS CORROBORAR EL ORDEN DE LOS DOCUMENTOS

Duplicados idénticosFolios en blanco

Formatos en blancoDocumentos de apoyo (archivos de

gestión)Materiales metálicosFolletos, anuncios,

noticias…

4 4

3

2

1

3

2

1

Consecutivamente Esquina superior derecha en

sentido de lectura del documentos

Números legibles Planos, mapas, folletos o

dibujos un solo folio (en notas se deja anotación)

Fotografías en la parte de atrás

Si se encuentra ya foliado por impresión se deja así

No foliar soportes que no sean papel

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FONDO SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

SECCIÓN DIRECCIÓN POBLACIONAL

UNIDAD DOCUMENTAL:*

SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA. Convenio No. 5121 / 2012 ESCNNA (Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes) Centro de Atención Rafael Uribe.

SERIE HISTORIA SOCIAL

SUBSERIE Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes

NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA

UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1

FECHAS EXTREMAS INICIAL: 04/01/10

FINAL: 20/12/12

TOTAL DE FOLIOS: 123 Elaborado por: Marcela Cuadros, Yuri Paola Díaz, Bibiana Peña

LEY 594 DE 2000«POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES»

ART 4° PRINCIPIOS GENERALES:D. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, uso y manejo de los documentos.

F. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

I. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Art. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y los archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de Retención. “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”

Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.Art. 26. Inventario documental

LEY 734 DE 2002 «CODIGO UNICO DISCIPLINARIO »

Art. 34. Deberes. 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.

Art. 35. Prohibiciones.13. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes , elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION COLOMBIA- www.archivogeneral.gov.co ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA- www.archivobogota.gov.co

•Ley 594 de 2000. Ley general de archivos•Ley 734 de 2000. Código único disciplinario•Decreto 2578 de 2012. Establece red nacional de archivos•Decreto 2609 de 2012. Reglamenta titulo 5 de la ley 594 de 2000•Acuerdo AGN 027 de 2006. Glosario•Acuerdo AGN 004 de 2013. Reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental.•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini-manual TRD y Transferencias documentales.•Guía ADB para elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento a Tablas de Retención Documental de las entidades distritales•Circular ADB 001 de 2013. Lineamientos para elaboración e implementación de TRD de las entidades del distrito capital•Circular ADB 002 de 2013. Presentación de la Tabla de valoración Documental – TVD ante el Consejo Distrital de Archivos

POR SU ATENCIÓN CUALQUIER INQUIETUD

A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES CORREOS:

greyg@sdis.gov.comfajardog@sdis.gov.co