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CODIGO: SGII-II/APS-002-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
TITULO:
DIFUSION DE ACTIVIDADES DE
DEFENSA CIVIL A TRAVES DE LOS
MEDIOS DE COMUNICACION
RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA
Formulado por:
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) - OPP
Revisado por: Secretaría General e Imagen
Institucional
VºBº por: Oficina de Planificación y
Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/APS-002-05 PAG
Sede Central DIFUSION DE ACTIVIDADES DE DEFENSA CIVIL A TRAVES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACION FECHA: 09/08/2005 2/22
1. OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento de Organización y Difusión de Actividades de Defensa Civil para mantener informada a la opinión pública sobre los fines, objetivos y políticas del INDECI y del SINADECI.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en el Area de Prensa de la Unidad de Imagen Institucional en la Secretaria General e Imagen Institucional del INDECI.
Describe las actividades desde que la Prensa solicita explicación de un tema relacionado con Defensa Civil o desde que una Unidad Orgánica solicita difundir a la opinión pública un tema relacionado con Defensa Civil, hasta el archivo de la grabación de la Conferencia o Entrevista a través de un Programa o Enlace Radial realizado por el área de Prensa de Unidad de Imagen Institucional. Así como las actividades para la Dirección, producción y conducción de los Programas Radiales en radioemisoras locales que vienen cediendo al INDECI un espacio gratuito.
3. BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000.
3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY01.
3.3. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y la Ley Nº 27927, que modifica la Ley Nº 27806.
3.4. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y Decreto Supremo Nº 095-2003-PCM que modifica el artículo 2° de dicho reglamento.
3.5. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI
4. REQUISITOS DEL PROCESO
4.1. Solicitud de una Unidad Orgánica dirigida al Area de Prensa de la Unidad de Imagen Institucional para la difusión de un tema relacionado a Defensa Civil.
4.2. Solicitud al Area de Prensa de la Unidad de Imagen Institucional de la SGII, por parte de la Prensa Nacional requiriendo información acerca de temas relacionados con Defensa Civil.
5. RESPONSABLES DEL PROCESO
Unidad de Imagen Institucional de la Secretaría General e Imagen Institucional.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/APS-002-05 PAG
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6. DIAGRAMA DE BLOQUES
7. CONSIDERACIONES
7.1. El formato “Convocatoria de Prensa” se emplea cuando la convocatoria se efectúa vía fax o correo electrónico.
7.2. Los temas de los Programas Radiales se desarrollan en base a un Cronograma de temas, actualizados, relacionados con Defensa Civil, además se realizan en base a la coyuntura que se da en el momento.
7.3. Los programas propios sean de radio o Tv que realiza la UII, están sujetos a la gestión que realice el Area de Prensa para conseguir espacios gratuitos en los medios de prensa locales.
7.4. Todos los enlaces radiales y entrevistas son grabados y archivados por un mes, como evidencia de lo manifestado en cada una las entrevistas.
7.5. Cuando el Jefe del INDECI no puede realizar declaraciones a los medios de comunicación por motivos de fuerza mayor designará a un representante.
7.6. Los especialistas del INDECI, no declaran en las conferencias de prensa.
7.7. Luego de una conferencia de prensa el Area de Prensa analiza la información de la actividad y la difunde a través de las notas de prensa que luego son publicadas en la página web del INDECI.
8. SIGLAS
8.1. BD: Base de Datos.
8.2. COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional.
8.3. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.
8.4. DNO: Dirección Nacional de Operaciones.
8.5. RRPP: Relaciones Públicas.
PRODUCCION DEPROGRAMAS
RADIALES
PRODUCCION DEPROGRAMAS
RADIALES
CONFERENCIAS DEPRENSA
CONFERENCIAS DEPRENSA
TEM
AS
DE
DE
FEN
SA
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ION DIFUSION A LA
OPINION PUBLICASOBRE FINESOBJETIVOSY
POLITICAS DELINDECI Y DEL
SINADECI
DIFUSION A LAOPINION PUBLICA
SOBRE FINESOBJETIVOSY
POLITICAS DELINDECI Y DEL
SINADECI
PUBLICACIONES ENPAGINAS WEB,
DIARIOS Y REVISTAS
PUBLICACIONES ENPAGINAS WEB,
DIARIOS Y REVISTAS
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/APS-002-05 PAG
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8.6. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.
8.7. SINADECI: Sistema Nacional de Defensa Civil.
8.8. SINPAD: Sistema Nacional de Información para Prevención y Atención de Desastres.
8.9. UII: Unidad de Imagen Institucional.
8.10. UO: Unidad Orgánica del INDECI.
9. DEFINICIONES
9.1. Dramatización: Es un recurso radial para emitir mensajes al oyente, recrea situaciones que queremos representar con un objetivo.
9.2. Entrevista Radial: Se usa para profundizar en distintos aspectos de un tema, hechos o personajes. Por lo general se entrevista a un funcionario o a un especialista del tema.
9.3. Enlace Regional: Es un mecanismo de coordinación que se realiza con emisoras radiales del interior del país, para difundir aspectos relevantes en materia de prevención y atención de desastres.
9.4. Nota de Prensa: Texto redactado a partir del análisis de la información proporcionada por el Jefe del INDECI, los especialistas del INDECI, el SINPAD, los módulos del COEN y las Comisiones de Comunicaciones de los Comités de Defensa Civil, sobre un hecho noticioso y de interés periodístico.
9.5. Pauta del Programa Radial: Es la estructura de pasos que se debe seguir para desarrollar el programa radial de un tema determinado.
10. ANEXO
10.1. ANEXO 1: Formato de Convocatoria de Prensa.
10.2. ANEXO 2: Formato de Solicitud de Entrevista.
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11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
11.1. Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación
UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PRENSA / UO Responsable
1. La Prensa solicita, vía telefónica, al Area de Prensa de la Unidad de Imagen Institucional información acerca de un tema relacionado con Defensa Civil. La Unidad Orgánica del INDECI, vía telefónica, solicita la difusión de un tema que quiere dar a conocer a la opinión pública.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Periodista
2. Recepciona y toma conocimiento de las solicitudes, vía telefónica, tanto de la Prensa como de las Unidades Orgánicas del INDECI.
Solicitud es para convocar a la Prensa en general 3. Pide autorización a la Jefatura mediante el
formato de “solicitud de entrevista”.
JEFATURA Jefe
4. Recibe petición de autorización para que el Area de Prensa de la Unidad de Imagen Institucional convoque a la prensa en general. Analiza la situación, y de estar de conforme autoriza. Caso contrario la rechaza y la devuelve.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Periodista
5. Recibe autorización y convoca a la Prensa, vía correo electrónico, fax usando el formato “convocatoria de prensa”, (ver Anexo 1) o realiza la convocatoria por vía telefónica.
PRENSA Responsable
6. Recibe convocatoria del Area de Prensa de la UII, para asistir a un determinado evento solicitado por alguna de las Unidades Orgánicas del INDECI.
7. Se comunica con el Area de Prensa de la UII para el registro de la lista de periodistas asistentes al evento o para excusarse por no asistir al mismo.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Periodista
8. Anota en la lista a los periodistas asistentes al evento. Luego ir al proceso de “Atención a Visitantes”, después de la actividad 24.
Solicitud No es para convocar a la Prensa 9. Envía “Solicitud de Entrevista” según formato
(ver Anexo 2) a la Jefatura del INDECI para la aprobación y asignación de la persona que va realizar declaraciones a la Prensa Radial, Escrita o Televisada. El Area de Prensa puede proponer a una o más personas (que van ha realizar la exposición o la declaración a los medios de comunicación) para que el Jefe lo designe.
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JEFATURA Jefe del INDECI
10. Recibe la Solicitud de Entrevista, toma conocimiento, analiza y, de estar conforme, designa o autoriza a la persona para atender la entrevista, exposición o declaración a los medios de comunicación. Envía solicitud aprobada al Responsable del Area de Prensa de la UII. Caso contrario, rechaza la solicitud.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Periodista
11. Recibe, conoce la solicitud de autorización o rechazo, según sea el caso.
12. Archiva solicitud. No se autoriza Solicitud de Entrevista Fin del proceso. Se autoriza Solicitud de Entrevista
Solicitud es para realizar un Enlace Regional Ir al condicional “viene de una Unidad Orgánica”, antes de la actividad 17. Solicitud No es para realizar un Enlace Regional
Solicitud es para difusión en uno de los Programas Radiales del Area Prensa de la UII Ir al subproceso de “Producción de Programas Radiales”, el que concluye con la difusión de la doctrina del INDECI en materia de prevención de desastres de toda índole. Dando fin al proceso. Solicitud No es para difusión en uno de los Programas Radiales del Area de Prensa de la UII Ir a la actividad 13.
Es para una Conferencia de Prensa
AREA DE PRENSA / Periodista
13. Analiza envergadura del evento y organización de éste, estima la cantidad de personas que asistirán, de acuerdo a la lista de periodistas asistentes al evento.
14. Coordina con el Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la UII respecto a la disponibilidad y organización del local donde se realizará el evento.
AREA DE RRPP Y PROTOCOLO
Ir al proceso de “Organización y Realización de Actividades Institucionales”, el que culmina con la coordinación y disposición del mobiliario y equipos en el local donde se realizará el evento, sea en el Auditorio del INDECI o en un local externo, alquilado previo requerimiento a la DINALOG
SGII / UII
AREA DE PRENSA / Periodista
15. Coordina con el Area de Audiovisuales lo concerniente a las grabaciones, sonido y videos.
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AREA DE AUDIOVISUALES/
Responsable
Ir al proceso de “Producción de Spot y Otros Requerimientos Audiovisuales” el que finaliza con la difusión de los videos instructivos de acuerdo al tema de exposición, la filmación del evento y la toma de fotografías, según corresponda.
AREA DE RRPP
Luego ir al proceso de “Organización y Realización de Actividades Institucionales”, el que concluye con la coordinación del Area de Prensa con el Area de RRPP y Protocolo.
16. Analiza tema del evento y luego va al condicional “Es un tema que tiene que exponer el Jefe del INDECI”, después de la actividad 19.
SGII / UII
AREA DE PRENSA / Periodista
No viene de una Unidad Orgánica
Se da fin al proceso.
Viene de una Unidad Orgánica
17. Revisa la base de datos de las radioemisoras más representativas de cada Región.
18. Elige la radioemisora de la Región a la cual se quiere llegar.
19. Coordina, vía telefónica, con la radioemisora la hora exacta para realizar el enlace radial.
Es un tema que tiene que exponer el Jefe del INDECI
Es una emergencia
Ir al proceso de “Elaboración de Síntesis Periodística”, el que concluye con la entrega de la información al Jefe del INDECI, recolectada por el COEN. Luego ir al proceso de “Organización y Realización de Actividades Institucionales”, luego del condicional “Es para la Conferencia”, antes de la actividad 27.
No es una emergencia
Ir a la actividad 20, donde coordina con el experto del tema materia de exposición.
No es un tema que tiene que exponer el Jefe del INDECI
20. Coordina, vía telefónica, con la persona designada o experta en el tema materia de la exposición.
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UNIDAD ORGANICA
Persona designada o
experto en el tema
No es información para una exposición del Jefe del INDECI Ir al proceso de “Organización y Realización de Actividades Institucionales” después de la actividad 22, (luego de la condicional “es para la Conferencia de Prensa”), donde el experto en el tema realiza la exposición, tiene a disposición los medios audiovisuales necesarios para realizar la exposición. Es información para una exposición del Jefe del INDECI 21. Prepara y entrega información al Area de
Prensa de la UII, para la exposición o para declaración a los medios de comunicación del Jefe del INDECI.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Periodista
22. Recibe información del experto en el tema.
23. Entrega información a la Jefatura, para luego ir al proceso de “Elaboración de Síntesis Periodística”, donde la Jefatura recibe la información para documentar la exposición.
Momentos antes de la Conferencia o el Enlace Regional
SGII / UII
AREA DE PRENSA / Periodista
Es para la Conferencia de Prensa Ir al proceso de “Atención a Visitantes”, después de la actividad 24.
Una vez cumplido el tiempo para la realización de la Conferencia de Prensa
PRENSA Responsable
24. Asiste a la Conferencia de Prensa convocada por el Area de Prensa de la UII. Luego ir al proceso de “Atención a Visitantes”.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Periodista
Se inicia el proceso de “Atención a Visitantes”, el que culmina con la recepción a los periodistas registrados en la lista de asistentes a la conferencia de prensa. 25. Entrega registro de asistencia a los
periodistas presentes donde anotan el medio al que pertenecen, nombre, teléfono, correo electrónico y firma.
26. Entrega carpeta preparada para la Conferencia de Prensa, a cada periodista, contiene Nota de Prensa y la Ayuda Memoria de la conferencia. Luego ir al proceso de “Organización y Realización de Actividades Institucionales”.
No es para la Conferencia de Prensa Se inicia el proceso de “Organización y Realización de Actividades Institucionales”, donde el Jefe del INDECI o la persona designada (experto en el tema) realiza la exposición, teniendo a disposición los medios audiovisuales necesarios.
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AREA DE AUDIOVISUALES/
Responsable
27. Graba el desarrollo del evento en audio y/o video, sea un enlace radial o conferencia, respectivamente.
28. Entrega grabación al Area de Prensa, luego de finalizado el evento. SGII / UII
AREA DE PRENSA / Periodista
29. Archiva la grabación del evento o el enlace regional. Se da por finalizado el proceso.
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11.2. Producción de Programas Radiales
UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SGII / UII Técnico Administrativo
1. Prepara oficio solicitando espacio gratuito en las radioemisoras locales, que previamente fue coordinado con el Area de Prensa de la Unidad de Imagen Institucional. El Jefe de la UII da su visto bueno al oficio.
2. Envía oficio para la firma del Jefe del INDECI.
SGII Secretaría General
Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que finaliza con la entrega del oficio al Jefe del INDECI, para su autorización y firma.
JEFATURA Jefe del INDECI 3. Recibe oficio, toma conocimiento, firma en el
caso de estar de acuerdo y entrega a Secretaría General.
SGII Secretaría General
Continúa en el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que finaliza con la entrega del oficio firmado por el Jefe del INDECI a la Secretaria General para que envíen el oficio a las diferentes radioemisoras locales solicitando espacios gratuitos para la emisión de los programas radiales con la intención de difundir la doctrina del INDECI.
RADIOEMISORAS LOCALES Responsable
4. Recibe oficio enviado por el Jefe del INDECI, solicitando espacio gratuito para sacar al aire un programa radial con temas en Defensa Civil.
5. Comunica con oficio la aceptación o el rechazo para ceder al INDECI espacios radiales gratuitos, para que ésta institución pueda emitir sus programas radiales con temas de Defensa Civil.
SGII Secretaría General
Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, donde luego de recibido el oficio de la radioemisora se eleva al Jefe del INDECI.
JEFATURA Jefe del INDECI
6. Recibe oficio de la radioemisora, toma conocimiento de la aceptación o del rechazo a la solicitud. Luego ir a la actividad 7, donde el Técnico Administrativo recibe el oficio.
SGII Secretaría General
Continúa el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, donde se deriva el oficio a la UII.
SGII / UII Secretaria
7. Recibe oficio donde la radioemisora acepta o no la solicitud.
No es un oficio de aceptación Luego ir a la actividad 1.
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Secretaria
Es un oficio de aceptación 8. Comunica al productor de los programas
radiales del Area de Prensa de la UII, quien recibe comunicación del tipo de radioemisora y los horarios disponibles para la emisión de los programas.
AREA DE PRENSA / Productor
9. Revisa cronograma de temas y eventos externos actuales relacionados con Defensa Civil.
10. Propone tema materia de difusión radial. 11. Coordina con los Conductores del programa
y el Jefe de la UII, la aprobación del tema.
Jefe
No aprueba tema 12. Comunica al Productor no estar de acuerdo
con el tema propuesto, luego va a la actividad 10, donde el Productor vuelve a revisar el cronograma de temas para volver a proponer otro.
Aprueba tema 13. Comunica al Productor la aprobación de
tema propuesto, para la emisión del programa radial y para que coordine con los conductores.
AREA DE PRENSA / Productor
14. Recopila información relacionada al tema. Tema incluye un informe especial 15. Elabora guión para el informe especial y
coordina los efectos de sonido con el Area de Audiovisuales.
AREA DE AUDIOVISUALES/
Responsable
Se inicia el proceso de “Producción de Spots y Otros Requerimientos Audiovisuales”, donde se realiza la grabación de efectos de sonido y fondo musical de los informes especiales para luego ser editados. 16. Entrega grabación del informe especial al
productor.
SGII / UII
AREA DE PRENSA / Productor
17. Adjunta grabación a la recopilación de información para la realización del programa radial.
Tema No incluye un Informe Especial Ir al condicional “Tema incluye una Entrevista con Personal del INDECI o SINADECI”.
Tema No incluye una Entrevista con Personal del INDECI o del SINADECI Ir al condicional “Tema amerita realizar productos radiales”, luego de la actividad 25. Tema incluye una Entrevista con Personal del INDECI o del SINADECI 18. Entrega formato “Solicitud de
Entrevista” con el personal propuesto para ser entrevistado.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/APS-002-05 PAG
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SGII / UII Jefe
19. Recibe formato con propuesta, toma conocimiento, y de estar de acuerdo, entrega formato a la Secretaria de Jefatura para que lo eleve al Jefe del INDECI, sino lo devuelve al productor para realice los cambios necesarios.
Secretaria
20. Recibe formato y entrega al Jefe del INDECI, para la aprobación o nueva designación de la persona que va a ser entrevistada.
Jefe del INDECI
21. Recibe formato y, de estar de acuerdo con la persona propuesta, aprueba, caso contrario designa a otra persona. Envía la solicitud aprobada a la UII.
JEFATURA
Secretaria 22. Recibe formato aprobado y entrega al
Jefe de la UII, quien luego de tomar conocimiento entrega al productor.
AREA DE PRENSA / Productor
23. Recibe formato aprobado por Jefatura, toma conocimiento de la persona que se designó para que realice las coordinaciones necesarias, luego entrega una copia del formato aprobado a la Unidad Orgánica.
24. Recibe y archiva formato “Solicitud de Entrevista”.
Tema amerita realizar productos radiales 25. Coordina con los conductores del
programa, para que realicen los productos radiales.
AREA DE PRENSA / Conductor
26. Coordinan y realizan productos radiales con el Area de Audiovisuales.
AREA DE AUDIOVISUALES/
Responsable
Se inicia el proceso de “Producción de Spots y Otros Requerimientos Audiovisuales”, donde se realiza la grabación de la dramatización realizada por los conductores del programa y/o otras personas de acuerdo a lo que exige el tema. 27. Entrega grabación o edición de
productos radiales al productor del programa.
SGII / UII
AREA DE PRENSA / Productor
28. Recibe grabación y la adjunta a la recopilación de información. Continúa en la actividad 29 donde se elabora file con información del tema para los Conductores.
Tema No amerita realizar productos radiales 29. Elabora archivos para los Conductores
de acuerdo a la recopilación de información y adjuntos.
30. Entrega archivos a los Conductores para que estudien la información contenidos en ellos.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/APS-002-05 PAG
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AREA DE PRENSA /
Conductores
31. Estudian el tema que se eligió para realizar el programa.
SGII / UII AREA DE PRENSA / Productor
32. Realiza la pauta final de acuerdo a lo coordinado con los conductores y con el visto bueno del Jefe de la UII.
Antes del Desarrollo del Programa Radial
SGII / UII AREA DE PRENSA / Productor
33. Coordina con la radioemisora para que no exista contratiempos.
No hay que entrevistar a personal del INDECI o SINADECI Ir a la actividad 35, donde se desarrolla el programa radial de acuerdo a la pauta. Hay que entrevistar a personal del INDECI o SINADECI 34. Coordina vía telefónica con la persona
designada para la entrevista. 35. Desarrolla programa de acuerdo a la
pauta juntamente con los conductores coordinando los detalles con el responsable de la radioemisora.
36. Emite el programa coordinando previamente con el Area de Audiovisuales.
37. Archiva pauta y grabación del desarrollo del programa, dando fin al proceso.
12. DIAGRAMA DE FLUJO
PRENSA
Jefe
Inicio
SGII
1Solicita información de un
tema relacionado conDefensa Civil
AREA DE PRENSA
JEFATURA
INDECI
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
2Recepciona solicitud
Es paraconvocar a la
Prensa?
Si
No
3Pide autorización con el
formato "solicitud deentrevista"
Inicio
1Solicita la difusión de untema que se quiere dar a
conocer a la opiniónpública
4Recibe petición de
autorización, analiza yautoriza
5Recibe autorización " y convoca
a la Prensa con el formato"convocatoria de prensa"
6Recibe convocatoria
7Se comunica para que se
registre en la lista deasistencia
AREA DE AUDIOVISUALES
UO
8Anota en la lista de
asistencia
9Envía solicitud de
entrevista en el formato"solicitud de entrevista"
10Recibe solicitud, analiza y,de estar conforme, autorizay designa a personal para
atender la entrevista
11Recibe y conoce la
solicitud autorizada orechazada
12
Solicitud
Esun enlaceregional
?
Es paradifusión en uno
de los programasradiales
? Es para unaConferencia de
Prensa
13Analiza envergadura delevento y organización
14Coordina con Relaciones
Públicas y Protocolo
15Coordina conAudiovisuales
Si
No
Fin
a
AREA DE RRPP YPROTOCOLO
11Toma conocimiento
Si
No
14Coordina con el Area
de Prensa
b
α
Seautorizasolicitud
?
FinSi
No
SP - Producciónde Programas
Radiales
Organización yRealización de
ActividadesInstitucionales
Organización yRealización de
ActividadesInstitucionales
DIFUSION DE ACTIVIDADES DE DEFENSA CIVIL A TRAVES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACION
Producción deSpot y Otros
RequerimientosAudiovisuales
DIFUSION DE ACTIVIDADES DE DEFENSA CIVIL A TRAVES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACION
PRENSA
Jefe
SGII
AREA DE PRENSA
INDECI
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONALAREA DE
AUDIOVISUALES
UO
20Coordina con personadesignada o persona
experta en el tema
20Coordina con el Areade Prensa de la UII
21Prepara y entrega
información
22Recibe información
23Entrega Información a
Jefatura
24Asiste a la conferenciaconvocada previamente
25Entrega registro de
asistencia
Espara la
Conferencia?
Esinformación
para una exposicióndel Jefe del
INDECI?
26Entrega carpeta
27Graba desarrollo del
evento
28Recibe grabación
para archivar
28Entrega grabación
29
Grabación
Una vez cumplido el tiempopara la realización de laConferencia de Prensa
18Elige la radioemisora de laregión a la que se quiere
llegar
19Coordina hora exacta para
realizar el enlace radial
Es un tema
que tiene queexponer el Jefe del
INDECI?
Es unaemergencia
?
c
Momentos antes dela Conferencia o elEnlace Regional
Si
No
Si
No
SiNo
SiNo
19Coordina hora exacta para
el enlace radial
16Analiza tema del
evento
α
Vienede una UO
?
17Revisa BD de las
radioemisoras másrepresentativas de cada
región
Si
No
Fin
b
a
c
d
c
Fin
d
Elaboración deSíntesis
Periodística
Organización yRealización de
ActividadesInstitucionales
Atención aVisitantes
AREA DE RRPPY PROTEOCOLO
PRODUCCION DE PROGRAMAS RADIALES
RADIOEMISORASLOCALES
Inicio
SGII
1Prepara oficio solicitando
espacio gratuito en lasradioemisoras locales y solicitael visto bueno del Jefe de UII
AREA DE PRENSA
JEFATURA
INDECI
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONALUO
a
Jefe Técnico Administrativo
2Envía oficio para la firma
del Jefe del INDECI
3Recibe oficio, toma
conocimento, firma y entrega
4Recibe oficio
5Comunica con oficio
rechazo o aceptación asolicitud
7Recibe oficio donde laradioemisora acepta o
rechaza solicitud
8Recibe comunicado
9Revisa cronograma de temas y
eventos externos actualesrelacionados con Defensa Civil
10Propone tema materia de
difusión radial
11Coordina con el Jefe y
Conductores
12Comunica
desaprobación
11Coordina su aprobación
12Recibe y conocedesaprobación
13Comunica aprobación
13Recibe aprobación de
tema
14Recopila informaciónrelacionada al tema
8Comunica a productor
11Coordina
Apruebatema
?
α
Periodista (Productor) Periodista (Conductor)Jefe
b
No
Si
a
b
Oficio
SECRETARIAGENERAL
6Recibe oficio, toma
conocimiento y entrega
Esun oficio deaceptación
?
Si
No
1Da visto bueno al oficio
Administración delProceso de
TrámiteDocumentario
Administración delProceso de
TrámiteDocumentario
Administración delProceso de
TrámiteDocumentario
α
PRODUCCION DE PROGRAMAS RADIALES
RADIOEMISORASLOCALES
SGII
AREA DE PRENSA
JEFATURA
INDECI
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
AREA DEAUDIOVISUALES
UO
Jefe Técnico AdministrativoPeriodista (Productor) Periodista (Conductor)
Secretaria Jefe
16Entrega grabación
17Adjunta grabación a la
recopilación deinformación
18Entrega formato "solicitud de
entrevista" con personalpropuesto a entrevistar
19Recibe formato con
propuesta, tomaconocimiento y entrega
20Recibe formato y entrega
21Recibe formato, designa,
aprueba y entrega
22Recibe formato
aprobado y entrega
22Recibe solicitud, toma
conocimiento y entrega
23Recibe formato aprobado,envia una copia a la UO
25Coordina con los
conductores
Temaincluye una
entrevista conpersonal del INDECI
o del SINADECI?c
26Coordinan realizarproductos radiales
24
Solicitud
Temaamerita
realizar productosradiales
?
c
27Entrega grabación o
edición
28Recibe grabación y la
adjunta a la recopilación deinformación
29Elabora archivos para los
Conductores de acuerdo a larecopilación de información y
adjuntos
β
No
Si
No
Si
Temaincluye
un informeespecial
? 15Elabora guión parael informe especial
No Si
23Recibe copia de solicitud
aprobada
Producción deSpots y Otros
RequerimientosAudiovisuales
Producción deSpots y Otros
RequerimientosAudiovisuales
β
RADIOEMISORASLOCALES
SGII
AREA DE PRENSA
JEFATURA
INDECI
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
AREA DEAUDIOVISUALES
UO
Jefe Técnico AdministrativoPeriodista (Productor) Periodista (Conductor)
Secretaria Jefe
Un día antes deldesarrollo del programa
33Coordina con radioemisora
33Coordina
Hay queentrevistar apersonal del
INDECI oSINADECI
?
34Coordina
35Desarrolla programa de
acuerdo a la pauta
34Coordina
35Desarrolla Programa
35Desarrolla Programa
36Emisión del programa
35Desarrolla Programa
37
Pauta ygrabación
Fin
No
Si
30Entrega archivos a los
Conductores
30Reciben archivos
31Estudian el tema
32Realiza la pauta final
32V°B°
PRODUCCION DE PROGRAMAS RADIALES
ANEXOS
ANEXO 1
FORMATO CONVOCATORIA DE PRENSA
Se invita el día ________________________a la ______________________. El acto se realizará en __________________ y asistirá _________________________. LUGAR : _______________________. DÍA : ____de _________ de 200_. HORA : ______ horas.
Lima, ____de _________ de 200_
ANEXO 2
FORMATO SOLICITUD DE ENTREVISTA -200_/ Imagen
_____ de _____ del 200_
MEDIO DE COMUNICACIÓN
PERIODISTA
MODALIDAD
FECHA
LUGAR Y HORA
TEMA
OBSERVACIONES
Unidad de Imagen Institucional Para ser llenado por el Jefe del INDECI
JEFE DEL INDECI ( )
NOMBRE DE LA PERSONA DESIGNADA
OBSERVACIONES
Vº Bº DEL JEFE DEL INDECI