segundo trabajo.ppt

AUDITORIA: SISTEMA DE FACTURACIN

TRABAJO PROGRAMADO: MEGAVISION UNIDAD AUDITADA: GERENCIA DE COMERCIALIZACION Y VENTAS Auditora InternaA: Encargada de Unidad de Sistemas, Mikaela TorrecillasAuditor Interno: Gerente de Comercializacin, Fernando Macareno Interno:Roger Trino TrinoMauricio Solisticio

Copia: Gerencia General Fecha Emisin:15/11/2013

*ndiceIntroduccinObjetivos y Alcance.............................................................. 3Resumen Ejecutivo....................................................................... 4Estrategia de Evaluacin.............................................................. 8Naturaleza del Problema de Negocio........................................... 9Otras Oportunidades de Optimizacin....................................... 32Anlisis Costo / Beneficio.......................................................... 33Agradecimientos......................................................................... 34

*IntroduccinEn cumplimiento al Plan Anual de Actividades de Auditorias de la Gestin 2013, se realiz el trabajo programado: Sistema de Facturacin de Megavisin, se evalu el sistema actual y el sistema nuevo que se encuentra en proceso de pre-implementacin.Este trabajo de tecnologa se desarroll entre el 23/10/2013 y el 27/10/2013 Los principales objetivos de nuestra evaluacin fueron:1.- Evaluar las polticas, normas, procedimientos e instructivos de la Compaa.2.- Evaluar el cumplimiento de disposiciones tributarias en la facturacin.3.- Evaluar el cumplimiento de normativas y regulaciones por la Superintendencia de Telecomunicaciones.4.- Evaluar el proceso administrativo de la facturacin.5.- Evaluar los controles administrativos de la facturacin.6.- Verificar la consistencia de la emisin de facturas.7.- Evaluar la frecuencias y causas de anulacin de facturas.8.- Evaluar los roles y responsabilidades del personal involucrado en la facturacin.9- Evaluar litigios asociados a la facturacin.10.- Verificar el cumplimiento del Contrato de desarrollo del nuevo Sistema Automatizado de Facturacin.11.- Evaluar la seguridad del sistema actual.12.- Evaluar la integridad y consistencia del sistema actual.13.- Evaluar el proceso de transferencia o interfase de datos del sistema actual a otros sistemas.14.- Evaluar las polticas corporativas de seguridad de PPLG del sistema actual.15.- Evaluar el adecuado proceso de conversin de datos al nuevo sistema.16.- Evaluar la aceptacin de las actividades de prueba del nuevo sistema.17.- Evaluar los controles de la aplicacin del nuevo sistema.18.- Evaluar la infraestructura fundamental para el funcionamiento del nuevo sistema.19.- Evaluar los controles de interfase entre los sistemas fuente y los destino.20.- Evaluar los controles para la verificacin de resultados del nuevo sistema21.- Evaluar los roles y responsabilidades establecidas para el personal de operaciones.22.- Evaluar los roles, responsabilidades y conocimiento de Seguridad de la informacin.23.- Evaluar los planes para establecer una organizacin de soporte a los usuarios.24.- Evaluar los controles para proteger la red de de ataques externos y la seguridad de los datos25.- Identificar otras oportunidades de optimizacin.El alcance de nuestra evaluacin incluy una revisin de la facturacin del 1 junio al 31 de octubre de 2013.

*Resumen EjecutivoEn general los resultados obtenidos nos permiten identificar:No se cuenta con Manuales Administrativos, entrega de facturas a una empresa de cobranza externa que no rindi cuentas apropiadamente, reportes inconsistentes, excesivo numero de pasos operativos en proceso de facturacin, anulacin de facturas cobradas a Clientes por falta de servicio de Tv. Cable, correccin y modificacin en procesos de facturacin no documentados, Sistema Automatizado de Facturacin desarrollado por contratista externo demorado en su recepcin.El desarrollo del Sistema de Facturacin Convergente no ha seguido un adecuado proceso de implementacin y pruebas para la entrega final a produccin. Adicionalmente, se identific las siguientes oportunidades de mejora:

1.-Se comprob que no se cuenta con un Manual actualizado de Procedimientos que sirva de gua en procesos de Facturacin (Nota No.1 de Exposicin al Riesgo).2.-Se verific que Promotores de Ventas que emiten recibos provisionales por suscripcin del Servico de Tv. Cable a Clientes, en determinados casos no reemplazan stos por la factura respectiva una vez emitida. (Nota No.2 de Exposicin al Riesgo).3.- Se verific que la Compaa se encuentra realizando facturacin anticipada aproximadamente a 3.000 Clientes desde el mes de noviembre de la gestin 2001, sin efectuar cobro del servicio al momento de facturar, como dispone la Ley 843 del Sistema Tributario, sin autorizacin de la Superintendencia de Telecomunicaciones. (Nota No.3 de Exposicin al Riesgo).4.-El proceso de facturacin mensual en el Sistema Automatizado requiere efectuar 12 secuencias operativas ordenadas con sus respectivas validaciones y verificaciones individuales. (Nota No.4 de Exposicin al Riesgo).5.-Se evidenci que la Empresa Top Master, contratista externo, no ha presentado el descargo de la totalidad de las facturas que les fueron entregadas para su cobranza (gestiones 2011 y 2012).(Nota No.5 de Exposicin al Riesgo).6.-Se evidenci inconsistencias en el Sistema de Facturacin, 38 Clientes que se encuentran activos en el Sistema de Facturacin tambien figuran como clientes sin seal desde la gestin 2011. (Nota No.6 de Exposicin al Riesgo).

*Resumen Ejecutivo7.-De acuerdo a revisin muestral, se verific la existencia de devoluciones monetarias a nombre de Clientes por facturas anuladas que fueron emitidas y cobradas por la Compaa, por suscripcin al servicio de Tv. Cable. (Nota No.7 de Exposicin al Riesgo).8.-Se constat que en determinados casos los clientes solicitan cambio de paquetes de Tv. Cable o datos personales que no son actualizados en el Sistema Automatizado de Facturacin en el mes. (Nota No.8 de Exposicin al Riesgo).9..-Se verific que en determinados casos no se tienen documentados las correcciones y modificaciones que se efectan en la informacin almacenada en el Sistema Automatizado de Facturacin. (Nota No.9 de Exposicin al Riesgo).10.- Se evidenci que el nuevo Sistema de Facturacin que deba ser entregado en el mes de julio 2001, no ha sido recibido satisfactoriamente, habindose desembolsado US$ 17.500 de un total de $us. 25.000. (Nota No.10 de Exposicin al Riesgo).11.-En cuanto a la seguridad del sistema podemos mencionar:Se identific que cualquier persona que tenga un conocimiento bsico de FoxPro puede evadir el control de contrasea e ingresar al sistema y modificar la informacin.Se identific que la empresa VIDIVISION no cuenta con los cdigos fuente del Sistema de Clientes, depende del desarrollador para realizar cambios o mejoras.El sistema no realiza el registro de las transacciones importantes realizadas por los usuarios.(Nota No.11 de Exposicin al Riesgo).12.-Se identific que la base de datos del sistema origen contiene informacin inconsistente, se ha realizado un proceso de depuracin; sin embargo, an existe un porcentaje aproximado del 10 % de informacin inconsistente. (Nota No.12 de Exposicin al Riesgo).13.-Se determin que el sistema no realiza ninguna transferencia de datos a otros sistemas de la compaa, por lo que no existe una adecuada integridad de la informacin. (Nota No.13 de Exposicin al Riesgo).14.-Se comprob que la seguridad de los controles de acceso, administracin de cuentas, encriptacin de informacin sensible y registro de transacciones, no se apegan a las polticas de Seguridad Corporativas. (Nota No.14 de Exposicin al Riesgo).

*Resumen Ejecutivo15.-Se realizaron varias conversiones de datos debido a la entrega incompleta de la nueva estructura de la Base de datos por parte de los desarrolladores, originando que las conversiones no fueran exitosas. An no se ha realizado la conversin completa de la Base de Datos actual. La validacin de datos fue realizada por comparacin muestral de datos, sin la participacin de los propietarios de los datos y usuarios. (Nota No.15 de Exposicin al Riesgo).16.-Se observ que las pruebas fueron elaboradas por la Encargada de sistemas de Vidivisin y revisadas por los responsables de las diversas reas, excepto presupuestos; durante el proceso de pruebas algunas fueron documentadas, pero otras no. Las pruebas no fueron realizadas oportunamente y de manera formal por el personal de la compaa. Las pruebas de los usuarios fueron dirigidas y supervisadas por los desarrolladores. Durante las pruebas no se consider pruebas de estrs y rendimiento, expulsin del sistema. Los problemas identificados fueron notificados directamente a los desarrolladores sin un escalamiento. Los datos utilizados en las pruebas fueron una cantidad pequea de registros creados por los desarrolladores. (Nota No.16 de Exposicin al Riesgo).17.-Se comprob que los controles de acceso, administracin de cuentas, encriptacin de informacin sensible y registro de transacciones, no cumplen las polticas de Seguridad Corporativas. Los programas y cdigo fuente del sistema nuevo no se encuentran en poder de la compaa. (Nota No.17 de Exposicin al Riesgo).18.-Se identific que no existe personal a cargo de funciones de seguridad informtica, no se tienen definidas las funciones y responsabilidades tcnicas del personal de sistemas. Se comprob que no se cuentan con procedimientos de resguardo y recuperacin de la base de datos, de control de cambios, plan de contingencia. El ambiente del Centro de Procesamiento de Datos (CPD) se encuentra ubicado en un lugar improvisado de poca seguridad. El departamento de sistemas es un ambiente compartido, no cuenta con restriccin de acceso y la independencia adecuada. (Nota No.18 de Exposicin al Riesgo).19.- El sistema utiliza una sola Base de datos para los diferentes mdulos por lo que no es necesario la transferencia de datos de un mdulo a otro.20.-Se comprob que los propietarios de los datos no tienen establecida una metodologa para verificar la exactitud de los datos y planificacin de reportes de control para asegurar la exactitud de los datos. (Nota No.19 de Exposicin al Riesgo).

*Resumen Ejecutivo21.-Se observ que no se han definido ni documentado las personas responsables para la programacin de procesos automatizados, para el monitoreo del trabajo, la ayuda y soporte ante un fallo. (Nota No.20 de Exposicin al Riesgo).22.-Se constat que a la Encargada de Sistemas no le fueron entregadas las Polticas de Seguridad corporativas; por lo cual no se implementaron en la compaa. (Nota No.21 de Exposicin al Riesgo).23.-Se observ que no se complet el proceso de capacitacin a los usuarios sobre el manejo y funcionamiento del sistema antes de las pruebas. Adems, no se entreg las guas de referencia y manual tnico del sistema. (Nota No.22 de Exposicin al Riesgo).24.-La red de la compaa no cuenta con un firewall de proteccin contra accesos no autorizados. No cuentan con el diagrama de la red interna, existe dependencia a un tercero. La compaa no cuenta con un software de deteccin de intrusos, ni procedimiento de rastreo de cuentas. Se identific la existencia de solo 10 licencias de Microsoft Office 2000, y las instaladas en lo equipos superan a las compradas. (Nota No.23 de Exposicin al Riesgo).25.- Otras oportunidades de OptimizacinSe identific la existencia de facturas pendientes de cobro en el Sistema de Facturacin que datan desde la gestin 1997 y que fueron castigadas contablemente.Se evidenci la existencia de casos de anulacin por solicitud verbal del cliente.Se observ un nmero significativo de facturas anuladas por desistimiento de Clientes, debido a demoras en la instalacin de Tv. Cable.Se constat la existencia una considerable cantidad de facturas anuladas. En el mes de enero de la gestin 2002 el nmero de facturas anuladas alcanz a 192, que representa aproximadamente un 3% de toda la facturacin mensual.Se comprob la necesidad de mayor asistencia y coordinacin entre las Unidades de Sistemas de las compaas de PPLG Bolivia.

*Estrategia de Evaluacin

Para lograr nuestros objetivos, desarrollamos varias acciones, que incluyen:Entrevista con los Sres.: Claudia Krings, Gisela Sanabria y Teresa Barco. Revisin de reportes Facturas Anuladas Verificacin en reportes de Clientes que se encuentran con corte de servicio y con seal activaVerificacin en reportes de Clientes que se encuentran Activos en el Sistema Automatizado y sin sealRevisin de inconsistencias en el Sistema de Facturacin (errores facturas emitidas)Revisin de actualizaciones en Sistema de Facturacin por cambio de paquetesRevisin en reportes de facturas pendientes de cobro por gestionesRevisin de devoluciones monetarias a Clientes a travs de Comprobantes de Pago, por anulacin de facturas.Revisin de procedimientos de anulacin de facturasVerificacin de procedimientos de facturacinEvaluacin de procesos de implantacin del nuevo Sistema Automatizado de FacturacinEvaluacin del funcionamiento y obtencin de reportes del actual Sistema Automatizado de FacturacinRevisin de registros de facturacin Anlisis de inconsistencias obtenidos a travs de reportes del Sistema Automatizado de FacturacinEvaluacin de comunicacin y coordinacin interna con la Unidad de Sistemas Informticos.Verificacin de procedimientos administrativos aplicados en el proceso de facturacinOtras pruebas y tcnicas de Auditoria, como ser observacin, inspeccin, indagacin, etc.Revisin operativa del Sistema Actual.Pruebas realizadas en el Sistema Actual.Revisin de la documentacin del Sistema Nuevo.Revisin de las Pruebas realizadas en el Sistema nuevo (Claudia Krings).Revisin de las Polticas y Normas de Seguridad de la Informacin de PPLG Latinoamerica. Revisin de la documentacin de pruebas del Sistema nuevo.Visita fsica a las instalaciones del departamento de sistemas.Anlisis de los resultados de la evaluacin, desarrollo de conclusiones e identificacin de oportunidades de mejora.

*Naturaleza del Problema de Negocio1.- Manual de Procedimientos FacturacinSe comprob que no se cuenta con un Manual actualizado de Procedimientos que sirva de gua en procesos de Facturacin. El proceso de facturacin mensual incluye pasos operativos secuenciales, con validaciones de control de calidad individuales para cada paso. Los procesos sealados son realizados por la Encargada de la Unidad de Sistemas, sin contar con una gua escrita y solamente aplicando su experiencia y conocimientos adquiridos.

Los procedimientos operativos, registros y validaciones en los procesos de facturacin, deberan ser descritos y detallados a travs de un Manual del Usuario.Exposicin al RiesgoFacturacin mensualResultados procesados y reportes obtenidos Dependencia nica de Encargada de la Unidad de Sistemas

Causa RazSupervisin y Control de procesos Informticos.Planificacin y organizacin AdministrativaConocimiento y experiencia del personalOportunidad de Optimizacin # 1Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes para que en coordinacin con la Encargada de la Unidad de Sistemas se desarrolle un Manual del Usuario, que sirva de gua en los procesos de Facturacin mensual a travs del Sistema Automatizado.

Respuesta de la Gerencia

*Naturaleza del Problema de Negocio2. Entrega de Facturas por Promotores de VentasSe verific que Promotores de Ventas que emiten recibos provisionales por suscripcin del Servico de Tv. Cable a Clientes, en determinados casos no reemplazan stos por la factura respectiva una vez emitida.

La Ley 843 del Sistema Tributario establece que: La factura, Nota Fiscal o documento equivalente, ser extendida obligatoriamente en caso de prestacin de servicios en el momento que finalice la ejecucin o prestacin o desde la percepcin total o parcial del precio, el que fuere anterior. Exposicin al RiesgoMultas de la Direccin de Impuestos Internos Prdida EconmicaImagen de la CompaaReclamos de ClientesObservaciones de Auditoria Externa

Causa RazConocimiento de la Ley del Sistema Tributario.Supervisin y control de Promotores de VentasCapacitacin del personal. Oportunidad para Optimizacin # 2Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes implantar procedimientos de control, para que en forma obligatoria los Promotores de Ventas entreguen a los Clientes la factura en sustitucin del recibo, originalmente entregado por el servicio de suscripcin de Tv. Cable.


*Naturaleza del Problema de Negocio3. Facturacin AnticipadaSe verific la facturacin anticipada (ulitmo dia antes del mes anterior) de aproximadamente 3.000 Clientes, desde el mes de noviembre de la gestin 2001, como parte de sus campaas de promocin y reduccin de su morosidad, sin cumplir lo que dispone la Ley. La Compaa se encuentra pagando los impuestos de con un mes de anticipacin debido a la emisin de la facturacin el ltimo da del mes anterior,

La Ley 843 del Sistema Tributario establece que: La factura o documento equivalente, sera externdida obligatoriamente en el caso de prestacin de servicios en el momento que finalice la ejecucin o prestacin o desde la percepcin total o parcial del precio, el que fuere anterior. Exposicin al RiesgoMultas de la Direccin de Impuestos Internos Prdida econmica Penalizaciones de la Superintendencia de TelecomunicacionesFlujo de CajaObservaciones de Auditoria Externa

Causa RazConocimiento de la Ley del Sistema Tributario.Supervisin y control del pago de impuestosCapacitacin del personal Oportunidad para Optimizacin # 3Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes efectuar consultas con especialistas en temas tributarios, aplicando las medidas correctivas respectivas en los procesos de facturacin, para cumplir las disposiciones de la Ley del Sistema Tributario.


*Naturaleza del Problema de Negocio4. Procesos operativos del Sistema de FacturacinEl proceso de facturacin mensual en el Sistema Automatizado requiere efectuar 12 secuencias operativas ordenadas con sus respectivas validaciones y verificaciones individuales. Si se omite o alteran los pasos, se obtiene un alto nmero de inconsistencias en el proceso de facturacin mensual. El proceso mensual en el Sistema de facturacin por su tamao y aplicacin (promedio de 7000 Clientes), debera ser oportuno y sistematizado en un solo proceso informtico y con una sola validacin general. Exposicin al RiesgoConsistencia e integridad del proceso de facturacinOportuna facturacin de servicios.Imagen de la CompaaCalidad de servicio Tiempo Horas/hombre

Causa RazSupervisin y Control comercial Sistema Automatizado obsoletoSupervisin del Sistema automatizadoOportunidad para Optimizacin # 4Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes la conclusin y pronta implantacin del nuevo Sistema Automatizado de Facturacin diseado por la Empresa COMPULOGIC.


*Naturaleza del Problema de Negocio5. Documentacin de modificaciones de datosSe verific que en determinados casos no se tienen documentados las correcciones y modificaciones que se efectan en la informacin almacenada en el Sistema Automatizado de Facturacin Se ha evidenciado fallas frecuentes en el actual Sistema Automatizado de Facturacin, debido a su extrema flexibilidad, operatoria incorrecta por parte de Ejecutivos de Clientes, asi como a la inexistencia de parmetros de seguridad en el funcionamiento del Programa informtico, lo que ha originado, en determinados casos, la emisin de facturas y pagos duplicados, como es el caso suscitado en fecha 23 de febrero de 2001 con el Cliente Joaquin Siles.

Todas las modificaciones y correcciones que se efecten en el Programa Automatizado de Facturacin deben ser documentadas para su revisin, control y evaluacin posterior.Exposicin al RiesgoImagen de la CompaaCalidad de servicioObservaciones de Auditora ExternaPrdida de Clientes Prdida econmicaMultas de la Direccin de Impuestos Internos

Causa RazSupervisin y control ComercialManual de ProcedimientosRegistro de modificaciones de datos en el Sistema.

Oportunidad de Optimizacin # 5Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Encargada de Sistemas Informticos documentar los sustentos y respaldos de las correcciones y/o modificaciones en el Sistema Automatizado de Facturacin.


*Naturaleza del Problema de Negocio6. Inconsistencias en Sistema de Facturacin Se evidenci inconsistencias en el Sistema de Facturacin, 38 Clientes que se encuentran activos en el Sistema de Facturacin tambien figuran como clientes sin seal desde la gestin 1999 . Clientes de la Compaa que desde gestiones pasadas se encuentran sin seal, deberan ser excluidos del Sistema Automatizado de Facturacin .Exposicin al RiesgoInformacin de Clientes Activos.Imagen de la CompaaMultas por la Direccin de Impuestos Internos.Observaciones de Auditoria ExternaObservaciones por la Superintendencia de Telecomunicaciones

Causa RazSupervisin y Control ComercialRevisin y Anlisis de inconsistenciasPolticas de seguridad informticaAnlisis y Depuracin de Clientes inexistentes Oportunidad para Optimizacin # 6Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes depurar la base de Clientes de la Compaa, eliminando aquellos Clientes inexistentes que desde gestiones pasadas continan como Clientes activos en el Sistema Automatizado de Facturacin. Respuesta de la Gerencia

*Naturaleza del Problema de Negocio7. Frecuencias y causas de anulacionesDe acuerdo a revisin muestral, se verific la existencia de devoluciones monetarias a nombre de Clientes por facturas anuladas que fueron emitidas y cobradas por la Compaa, por suscripcin al servicio de Tv. Cable. Las facturas fueron anuladas debido a que en la zona en que habitan los Clientes no se cuenta con lneas externas de Tv cable a corta distancia de sus inmuebles.La venta de suscripciones de Tv. Cable solamente debi ser realizada en zonas en que se cuenta con lneas externas a corta distancia de los inmuebles de los Clientes de la Compaa. Exposicin al RiesgoImagen de la CompaaMultas de la Direccin de Impuestos Internos Observaciones de Auditoria ExternaPrdida de Clientes Prdida econmica

Causa RazSupervision de Promotores de VentasPlanificacin comercialCartografa de Redes Externas

Oportunidad para Optimizacin # 7Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes mejorar los procesos de control de Promotores de Venta, para evitar la venta de suscripciones de Tv Cable en zonas en las que no se puede otorgar ese servicio.


*Naturaleza del Problema de Negocio8. Actualizacin por cambio de Paquetes de SealesSe constat que en determinados casos los clientes solicitan cambio de paquetes de Tv. Cable o datos personales que no son actualizados en el Sistema Automatizado de Facturacin en el mes. Se observ determinados casos en que Clientes que originalmente solicitaron su suscripcin de Tv. Cable por un numero determinado de seales y que solicitan su transferencia a otro paquete de menor costo con menor nmero de seales, son facturados con el mismo importe original que se suscribieron originalmente, debiendo por esa razon procederse con la anulacin de la factura respectiva.

Cambios de paquetes de seales solicitados por Clientes de la Compaa debieron ser incorporados en el Sistema de Automatizado en el mismo mes de facturacin Exposicin al RiesgoImagen de la Compaa Calidad de servicioObservaciones de Auditora ExternaPrdida de Clientes Prdida econmica

Causa RazSupervisin y control ComercialActualizacin de datos en el Sistema Automatizado.Manual del UsuarioCapacitacin del personalOportunidad para Optimizacin # 8Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes mejorar los procesos de control, ingresando los datos oportunamente en el Sistema Automatizado de Facturacin cambios de paquetes de seales y datos personales.


*Naturaleza del Problema de Negocio9. Cobranza por Empresa externaSe evidenci que la Empresa Top Master, contratista externo, no ha presentado el descargo de la totalidad de las facturas que les fueron entregadas para su cobranza (gestiones 1999 y 2000). De acuerdo a inventario realizado, la Empresa Top Master no presento el descargo de 173 facturas que les fueron entregadas para su cobranza por un importe de US$ 4.133. La Compaa inicio acciones legales contra la Empresa Top Master sobre esa irregularidad, sin obtener un resultado positivo a la fecha.

Los cobros efectuadas por Empresas de Cobranzas externas y por cuenta de Vidivisin deberan ser depositados oportunamente en los lugares convenidos por la Compaa .Las facturas que no fueron cobradas deberan ser devueltas a la Compaa para su resguardo y descargo ante la Direccin de Impuestos Internos.Exposicin al RiesgoImagen de la CompaaPerdida de Clientes Prdida econmicaObservaciones de Auditoria ExternaMulta por la Direccin de Impuestos Internos

Causa RazApropiacin indebida de fondosSupervisin y Control del proceso de cobranzaSistema de Registros de controlSeleccin de Empresas de Cobranza Oportunidad de Optimizacin # 9Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes incorporar procesos de control en la cobranza de facturas en los que intervienen cobradores externos.Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes proseguir con las acciones judiciales el depsito del importe apropiado indebidamente por la Empresa Top Master.


*Naturaleza del Problema de Negocio10. Cumplimiento del contratoSe evidenci que el nuevo Sistema de Facturacin que deba ser entregado en el mes de julio 2001, no ha sido recibido satisfactoriamente, habindose desembolsado US$ 17.500 de un total de $us. 25.000. Se ha tomado conocimiento de la entrega de la documentacin del Contrato y correspondencia cursada con la Empresa COMPULOGIC a la Unidad de Asesora Legal para su anlisis. El Contrato suscrito con la Empresa COMPULOGIC establece condiciones de calidad, pruebas de funcionamiento y plazos en que debe ser recepcionado el nuevo Sistema Automatizado de Facturacin.Exposicin al RiesgoPrdida econmicaLitigios judicialesImplantacin de nuevo Sistema de Facturacin Imagen de la CompaaCalidad en atencin de servicio

Causa RazClusulas contractuales desfavorables.Supervisin del Sistema automatizado de FacturacinPrograma Informtico Oportunidad para Optimizacin # 10Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Sub Gerencia de Operaciones con Clientes iniciar acciones legales exigiendo a la Empresa COMPULOGIC la entrega del nuevo Sistema Automatizado de Facturacin de acuerdo a lo establecido en Contrato suscrito entre ambas Empresas.


*11.- Seguridad del sistemaSe identific que cualquier persona que tenga un conocimiento bsico de FoxPro puede evadir el control de contrasea e ingresar al sistema y modificar la informacin.Se identific que la empresa VIDIVISION no cuenta con los cdigos fuente del Sistema de Clientes, depende del desarrollador para realizar cambios o mejoras.El sistema no realiza el registro de las transacciones importantes realizadas por los usuarios

El sistema debera permitir el acceso nicamente por la identificacin de la contrasea.Los programas y cdigo fuente del sistema deberan de estar en poder de la compaa.El sistema debera registrar las transacciones realizadas.

Exposicin al RiesgoAcceso a informacin confidencial, sin registro del uso de sta.Integridad y consistencia de la informacin.Dependencia al desarrollador del sistema.Mejoras o cambios adecuados.

Causa RazAceptacin de un sistema no terminado.Desarrollo en una plataforma de poca seguridad.Control del manejo de informacin.Naturaleza del Problema de NegocioOportunidad para Optimizacin # 11Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas considerar las oportunidades de mejora identificadas y su incoporacin en el sistema nuevo a implementarse. Respuesta de la Gerencia

*12.-Integridad y consistenciaSe identific que la base de datos del sistema origen contiene informacin inconsistente, se ha realizado un proceso de depuracin; sin embargo, an existe un porcentaje aproximado del 10 % de informacin inconsistente. Se observ que la interface del sistema tiene bajos controles de ingreso de los datos.Los usuarios no realizan la actualizacin de los datos en forma oportuna.

La informacin de la Base de datos debera ser integra y consistente.El sistema debera llevar un mejor control de ingreso de los datos.Los usuarios deberan conocer como maneja y procesa el sistema la informacin, y as stos realizar el ingreso y actualizacin de los datos oportunamente.Exposicin al RiesgoIntegridad y consistencia de la informacin.Imagen de la Compaa.Confiabilidad de la informacinSatisfaccin de los clientes y usuarios.

Causa RazCapacitacin a los usuarios en el manejo del sistema.Validacin y verificacin en el ingreso de datos.

Naturaleza del Problema de NegocioOportunidad para Optimizacin # 12Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas considerar las oportunidades de mejora para la incoporacin en el sistema nuevo a implementarse.


*13.-Transferencia de datosSe determin que el sistema no realiza ninguna transferencia de datos a otros sistemas de la compaa, por lo que no existe una buena integridad de la informacin.

El sistema debera mantener relacin con los distintos sistemas intercambiando datos para asegurar la integridad de la informacin.Exposicin al RiesgoConfiabilidad de la informacin del sistema.Consistencia e integridad de los datos.Actualizacin de la informacin.

Causa RazAdquisicin de sistemas por los anteriores propietarios.Relacin de los datos entre los sistemas de la compaa.Planificacin e inversin para mejoras tecnolgicas.Naturaleza del Problema de NegocioOportunidad para Optimizacin # 13Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas considerar las oportunidades de mejora para la incoporacin en el sistema nuevo a implementarse.


*14.-Polticas Corporativas de seguridadSe comprob que la seguridad de los controles de acceso, administracin de cuentas, encriptacin de informacin sensible y registro de transacciones, no se apegan a las polticas de Seguridad Corporativas.

La aplicacin debera tener pistas de auditorias, que registre todos lo eventos por los que pasa el sistemaCumplir con las polticas y normas de seguridad de PPL.El sistema debera encriptar toda la informacin sensible.

Exposicin al RiesgoAcceso a informacin confidencial.Disponibilidad de informacin.Control del manejo de la informacin.Prdida de informacin.

Causa RazAplicacin de las polticas de seguridad en el diseo.Control y supervisin del proceso de negocio.Naturaleza del Problema de NegocioOportunidad para Optimizacin # 14Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas considerar las oportunidades de mejora para la incoporacin en el sistema nuevo a implementarse.


*15.-Conversin de datosSe realizaron varias conversiones de datos debido a la entrega incompleta de la nueva estructura de la Base de datos por parte de los desarrolladores, originando que las conversiones no fueran exitosas. An no se ha realizado la conversin completa de la Base de Datos actual.La validacin de datos fue realizada por comparacin muestral de datos, sin la participacin de los propietarios de los datos y usuarios

Antes de la conversin de los datos debera realizarse la depuracin completa de la inconsistencia de informacin en la Base de Datos con la participacin activa de los propietarios de los datos.La validacin de los datos convertidos debera realizarla los propietarios de datos y los usuarios adoptando metodologas de revisin.Exposicin al RiesgoConsistencia y veracidad de la informacin.Confiabilidad de la informacin en la Base de datos.Satisfaccin de los clientes y usuarios.Funcionamiento adecuado del sistema nuevo.Prdida de datos.

Causa RazEstructura provisional de la Base de datos del nuevo sistema.Procedimiento de desarrollo e implementacin de sistemas.Participacin de los propietarios y usuarios.

Oportunidad para Optimizacin # 15Se recomienda a la Gerencia General instruir a todas las unidades la desigancin de un responsable por cada una, que participe en la depuracin completa de la Base de datos y adems encargarse de definir y adoptar metodologas para la validacin de datos convertidos.Se recomienda a la Gerencia realizar la aceptacin formal de la base de datos del sistema nuevo por los desarrolladores.


Naturaleza del Problema de Negocio

*16.-Actividades de pruebaSe observ que las pruebas fueron elaboradas por la Encargada de sistemas de Vidivisin y revisadas por los responsables de las diversas reas, excepto presupuestos; durante el proceso de pruebas algunas fueron documentadas, pero otras no. Las pruebas no fueron realizadas oportunamente y de manera formal por el personal de la compaa. Las pruebas de los usuarios fueron dirigidas y supervisadas por los desarrolladores. Durante las pruebas no se consider pruebas de estrs y rendimiento, expulsin del sistema. Los problemas identificados fueron notificados directamente a los desarrolladores sin un escalamiento. Los datos utilizados en las pruebas fueron una cantidad pequea de registros creados por los desarrolladores.

Las pruebas deberan ser preparadas por los usuarios y los propietarios de los datos, en coordinacin con la Encargada de sistemas; para la participacin de stos en este proceso. Las pruebas deben realizarse sin la intervencin de los desarrolladores sobre los testeadores.Todas las pruebas realizadas deberan ser documentadas formalmente, como los resultados y observaciones obtenidas y realizar un escalamiento para la revisin y supervisin.Debera considerarse dentro este proceso las pruebas de estrs, rendimiento y expulsin del sistema.Los datos para las pruebas deberan ser proporcionados por la compaa.Exposicin al RiesgoFuncionamiento, rendimiento y seguridad del sistema.Modificaciones o mejoras de requerimientosReclamos de los usuarios.Ambiente de rechazo al nuevo sistema.

Causa RazCronograma de pruebas.Defincin de responsabilidades y actividades formal durante el proceso de pruebas.Procedimiento de desarrollo e implementacin de sistemas.Participacin de la Alta Gerencia y del personal de la compaa.Oportunidad para Optimizacin # 16Se recomienda a la Gerencia General instruir al personal de la empresa la participacin formal, tanto en la elaboracin como la ejecucin de las pruebas del sistema. Adems se recomienda que las pruebas se realicen sobre datos proporcionados u obtenidos de la propia Compaa.Ser recomienda a la Gerencia instruir la documentacin formal los resultados y observaciones de las pruebas, su supervisin y revisin posterior, adems se recomienda incluir las pruebas de estrs, rendimiento y seguridad del sistema.Respuesta de la GerenciaNaturaleza del Problema de Negocio

*17.- Controles del sistemaLa seguridad de los controles de acceso, administracin de cuentas, encriptacin de informacin sensible y registro de transacciones, no cumplen las polticas de Seguridad Corporativas.Los programas y cdigo fuente del sistema nuevo no se encuentran en poder de la compaa.

La contrasea no debera permitir caracteres repetidos,EL sistema debera permitir el cambio obligatorio de la contrasea despus del primer acceso, diferenciar maysculas y minsculas, tener la longitud mnima y mxima segn las polticas, el bloqueo de cuentas por intentos fallidos o por inactividad, mostrar datos de el ltimo ingreso de un usuario, el registro de claves prohibidas e histricas.El sistema debera mantener encriptada las cuentas, contraseas, el log de transacciones y adems otra informacin considerada sensible. El algoritmo de encriptacin debe estar acorde a las polticas corporativas.El sistema debera registrar eventos tanto de usuario como de sistema, almacenar datos de acuerdo a las polticas, definir el tamao del log, resguardar logs no actuales, encriptados.El sistema debera mostrar al inicio un mensaje de condiciones de trabajo, dentro de las polticas corporativas.Los programas y cdigo fuente debera estar en poder de la compaa.Debera aplicarse un procediemiento de administracin cuentas y contraseas.

Exposicin al RiesgoControl del manejo de la informacin.Confiabilidad de la informacin.Confidencialidad de cuentas, contraseas y pistas de auditora.Manipulacin de informacin.Dependencia a los desarrolladores externos.

Causa RazDistribucin y aplicacin de las polticas se seguridad Corporativas.Supervisin y seguimiento al desarrollo del sistema.Controles y polticas de seguridad contempladas en el diseo.

Oportunidad para Optimizacin # 17Se recomienda a la Gerencia General instruir las modificaciones o mejoras al sistema nuevo con el fin de implementar las polticas y normas de Seguridad de PPLG Latinoamerica, en aspectos de controles de acceso, la administracin de cuentas, la encriptacin de informacin sensible y el registro de transacciones. Adems de la elaboracin y aplicacin de un procedimiento de administracin de cuentas y contraseas.Se recomienda a la Gerencia General instruir a los desarrolladores la entrega de los programas y cdigo fuente del sistema nuevo para la Compaa.Respuesta de la GerenciaNaturaleza del Problema de Negocio

*18.- InfraestructuraSe identific que no existe personal a cargo de funciones de seguridad informtica.No se tienen definidas las funciones y responsabilidades tcnicas del personal de sistemas.Se comprob que no se cuentan con procedimientos de resguardo y recuperacin de la base de datos, de control de cambios, plan de contingencia.El ambiente del CPD se encuentra ubicado en un lugar improvisado de poca seguridad.El departamento de sistemas es un ambiente compartido, no cuenta con restriccin de acceso y la independencia adecuada.

Debera exisitir un responsable de la seguridad informtica.Deberan estar definidas formalmente las funciones y responsabilidades del personal de sistemas.Deberan existir y aplicarse procedimientos de resguardo y recuperacin, de control de cambios, plan de contingencia.Los ambientes del departamento de sistemas y del Centro de Procesamiento de datos deberan brindar seguridad y el espacio adecuado, de manera de restringir el acceso solo a personal autorizado.Exposicin al RiesgoIntegridad, consistencia y disponibilidad de la informacin.Seguridad fsica del equipamiento tecnolgico.Continuidad de los servicios informticos en la compaa.Calidad del funcionamiento del departamento de sistemas.Dependencia al personal activo de sistemas.

Causa RazElaboracin de procedimientos en el departamento de sistemas y la documentacin.Ubicacin del departamento de sistemas.Implementacin de medidas de seguridad.Oportunidad para Optimizacin # 18Se recomienda a la Gerencia General desginar a un responsable de la seguridad informtica, y documentar la definicin de funciones y responsabilidades del personal de sistemas.Se recomienda a la Gerencia instruir a la encargada de sistemas la elaboracin y aplicacin de procedimientos de resguardo y recuperacin, control de cambios, plan de contingencia.Se recomienda a la Gerencia instruir a la encargada de sistemas la securizacin del ambiente informtico de la empresa, tanto Centro de Procesamiento de Datos como el Departamento de Sistemas.Respuesta de la GerenciaNaturaleza del Problema de Negocio

*19.- Verificacin de resultadosSe comprob que los propietarios de los datos no tienen establecida una metodologa para verificar la exactitud de los datos y planificacin de reportes de control para asegurar la exactitud de los datos

Debera planificarse reportes de control para asegurar la exactitud de los datos y que los propietarios tengan un mtodo para verificar.Exposicin al RiesgoIntegridad, consistencia de la informacin.Veracidad y exactitud de los datos.Ambiente de rechazo al nuevo sistema.Confiabilidad del sistema.

Causa RazPlanificacin para la verificar la veracidad y exactitud de los datos.Verificacin de los datos por los propietarios.Supervisin en el proceso de aceptacin del sistema.Oportunidad para Optimizacin # 19Se recomienda a la Gerencia General instruir a los responsables de cada unidad (propietarios de los datos) la planificacin de reportes de control y establecer metologas para verificar y asegurar la exactitud de los datos.

Respuesta de la GerenciaNaturaleza del Problema de Negocio

*20.- Personal de OperacionesSe observ que no se han definido ni documentado las personas responsables para la programacin de procesos automatizados, para el monitoreo, la ayuda y soporte ante un fallo.

Debera tener la adecuada documentacin de responsabilidades y procedimientos para la programacin de procesos automatizados, para el trabajo de monitoreo, para la ayuda y soporte ante un fallo.Exposicin al RiesgoContinuidad de los servicios informticos en la compaa.Fucionamiento normal del sistema.Ambiente de rechazo de los usuarios

Causa RazEstructura funcional en el departamento de sistemas.Supervisin y planificacin de la puesta en produccin del sistema.Procedimiento de desarrollo e implementacin de sistemas.Oportunidad para Optimizacin # 20Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas definir y documentar las personas responsables de la apliacin de procedimientos de programacin de procesos, para el monitoreo, ayuda y soporte ante fallas.


*21.- Seguridad de la informacinSe constat que a la Encargada de Sistemas no le fueron entregadas las Polticas de Seguridad corporativas; por lo cual no se implementaron en la compaa.

Las polticas y normas de Seguridad de la informacin corporativas deberan ser de conocimiento del responsable de sistemas y el personal autorizado, adems de su implementacin y cumplimiento en la compaa.Exposicin al RiesgoIntegridad, consistencia y disponibilidad de la informacin.Seguridad de la informacin de la compaa.Seguridad del ambiente y el equipamiento tecnolgico de la compaa.Continuidad del negocio.

Causa RazCoordinacin entre los departamentos de sistemas de las compaas PPLG Bolivia.

Oportunidad para Optimizacin # 21Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas solicitar el documento de las Polticas y Normas de Seguridad de la Informacin para PPLG Latinoamerica y comenzar con la implementacin y cumplimiento del mismo.


*22.- Soporte a los usuariosSe observ que no se complet el proceso de capacitacin a los usuarios sobre el manejo y funcionamiento del sistema antes de las pruebas. Adems, no se entreg las guas de referencia y manual tnico del sistema.

La capacitacin en el manejo y funcionamiento del sistema debera realizarse de manera planificada y completa, para cada unidad y personal de la compaa, antes del proceso de pruebas.La documentacin tcnica y de referencia para los usuarios deberan ser entregados para la realizacin de las pruebas.Debera establecerse y planificarse una organizacin que brinde soporte adecuado a los ususarios.Debera establecerse un procedimiento de reporte de fallas; y para rastrear y priorizar las mejoras de los requerimientos.Exposicin al RiesgoManejo eficiente del sistema por el personal.Identificacin de problemas y mejoras en el sistema.Aceptacin de los usuarios al nuevo sistema.

Causa RazCumplimiento de un cronograma elaborado por los desarrolladores.Entrega de la documentacin tcnica y operativa por los desarrolladores.Supervisin y planificacin de una mesa de ayuda para los usuarios.

Oportunidad para Optimizacin # 22Se recomienda a la Gerencia General instruir a los desarrolladores y la Encargada de Sistemas la conclusin de la capacitacin de todo el personal de la compaa, en el manejo y funcionamiento del sistema.Se recomienda a la Gerencia instruir a la Encargada de Sistemas solicitar a los desarrolladores la entrega de la documentacin tcnica adecuada del sistema y las gua de referencia para los usuarios.


*23.- Seguridad de la redLa red de la compaa no cuenta con un firewall de proteccin contra accesos no autorizados.No cuentan con el diagrama de la red interna, existe dependencia a un tercero.La compaa no cuenta con un software de deteccin de intrusos, ni procedimiento de rastreo de cuentas.Se identific la existencia de solo 10 licencias de Microsoft Office 2000, y las instaladas en lo equipos superan a las compradas

La red de la compaa debera contar con un firewall que proteja contra accesos no autorizados.El departamento de sistemas debera poseer un diagrama completo y actualizado de la red interna de la compaa.La compaa debera contar con un software y un procedimiento de deteccin de intrusos.El nmero de licencias de software compradas deberan ser las mismas que el nmero de instaladas en los equipos de la compaa. Exposicin al RiesgoIntegridad, consistencia y disponibilidad de la informacin.Continuidad de los servicios informticos en la compaa.Conocimiento y control del equipamiento de la red.Penalizaciones o juicios por los propietarios de software.

Causa RazControl y supervisin del software instalado en los equipos de la compaa.Implementacin de medidas de seguridad para la red interna.

Oportunidad para Optimizacin # 23Se recomienda a la Gerencia General instruir a la Encargada de Sistemas instalar un firewall que proteja la red interna contra accesos no autorizados; adems de instalar un software de deteccin de intrusos e implementar un procedimiento.Se recomienda a la Gerencia instruir a la Encargada de Sistemas mantener un diagrama completo y actualizado de la red interna de la Compaa.Se recomienda a la Gerencia instruir a la Encargada de Sistemas la compra del nmero de licencias necesarias para los equipos de la Compaa y realizar un relevamiento para asegurar el software legal instalado en los equipos informticos.Respuesta de la GerenciaNaturaleza del Problema de Negocio

*Otras oportunidades de optimizacinEstos son otras oportunidades de mejora que se ofrecen para la consideracin de la gerencia:

Se verific la existencia de facturas pendientes de cobro en el Sistema de Facturacin que datan desde la gestin 1997 y que ya fueron castigadas contablemente.Se debe proceder con la baja en el Sistema de Facturacin de las facturas pendientes de cobro de gestiones anteriores.Se debe implantar procesos de control y validacin cruzada con el objeto de cuadrar las partidas a cobrar que figuran en registros contables con las cuentas pendientes de cobro vigentes en el Sistema Automatizado de Facturacin. Se evidenci la existencia de casos de anulacin de facturas por solicitud verbal del cliente.Se debe emitir un instructivo que reglamente la anulacin de facturas solicitadas por clientes. Toda anulacin de facturas debe ser realizada por procedimiento establecido, a travs del formulario respectivo y por personal debidamente autorizado.

Se observ un nmero significativo de facturas anuladas por desistimiento de Clientes, debido a demoras en la instalacin de Tv. CableSe debe efectuar un anlisis y evaluacin de los casos que originan la demora en la instalacin de Tv. Cable en domicilios de Clientes aplicando las medidas correctivas respectivas, para brindar un servicio de alta calidad a los Clientes de la Compaa.

Se constat la existencia de un nmero considerable de facturas anuladas. En el mes de enero de la gestin 2002 el nmero de facturas anuladas alcanzo a 192, que representa aproximadamente un 3% de toda la facturacin mensual. Se debe efectuar un anlisis detallado de las causas que inciden en la excesiva anulacin de facturas, aplicando las medidas correctivas respectivas.

Se verific que hace dos meses no se han emitido facturas por intercambio de servicios.Se debe proceder con la facturacin mensual en los intercambios de servicios que tiene suscrita la Compaa para no ser objeto de multas por la Direccin de Impuestos Internos.

Se comprob la necesidad de mayor asistencia o coordinacin entre las Unidades de Sistemas de las compaas de PPLG Bolivia.Se recomienda una mayor coordinacin de ayuda y soporte entre las unidades de sistemas de ELFEC y VIDIVISION, con el fin de obtener mejores resultados.

*Anlisis Costo / Beneficio Los beneficios de las acciones que se tomen deberan tener como resultado lo siguiente:

Incorporar en funcionamiento un nuevo Sistema de Facturacin Atender a Clientes con altos estndares de calidad comercialCumplir disposiciones legales en materia tributariaMejor control en los procesos de facturacin vigentes Evitar imposicin de multas por parte de la Superintendencia de TelecomunicacionesControl eficaz de las partidas por cobrarOptimizar tiempos y procesos de facturacinMejora en Sistemas de Informacin, registro y control comercial emergentes del proceso de facturacinConciliar en forma cruzada los saldos de las Cuentas por Cobrar de registros contables con los obtenidos del Sistema Automatizado de Facturacin.Disminuir riesgos de integridad y consistencia de informacin comercial.Actualizar en forma constante en el Sistema Automatizado de Facturacin transferencias internas de clientes por tipo de paquete de sealesDocumentar cambios y modificaciones a travs de programas del Sistema Automatizado de FacturacinEvitar observaciones de Auditoria ExternaIncorporar procedimientos administrativos y guas operativas relacionadas con el proceso de facturacin.Satisfaccin de las necesidades y requerimientos de los usuarios.Satisfaccin de los Ejecutivos y personal de la compaa.Mayor eficiencia de la informacin que se maneja.Mayor control sobre el uso adecuado de la informacin de la Empresa.Cumplimiento de Polticas y Normas de Seguridad Corporativos.Asegurar la Continuidad del negocio ante posibles fallas.Mejora de la seguridad de la informacin de la compaa.Evitar pagos por penalizaciones a los propietarios de Software.Respaldo de todo los procesos que involucraron el desarrollo del sistema.Optimizacin de recursos tanto de tiempo como de esfuerzo.

*Esta revisin fue ralizada por los auditores Jaime Aramayo Antezana y Alfonso Mauricio Lpez Zabalaga.

Auditoria agradece al personal del grupo de trabajo Claudia Krings, Gisela Sanabria y Teresa Barco por sus contribuciones y la informacin que nos fue proporcionada.

Auditoria analiz los resultados de esta revisin con los seores Fernando Zamora, Jorge Espinoza, Gustavo Villegas y Gisela Sanabria quienes concordaron con los resultados de la Auditoria y estuvieron de acuerdo en aplicar los planes de accin apropiados.

Por favor, responda a las Recomendaciones para Optimizacin identificadas en este informe en las pginas nueve a treinta y uno, indicando para cada una, el Plan de Accin y la fecha objetivo de trmino asociada para cada recomendacin.Esperaremos su respuesta hasta los 15 dias siguientes a la entrega de este informe. Agradecimientos

segundo trabajo.ppt

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