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SAW@

Sistema de Gestión de Ayudas y Subvenciones

Plataforma de tramitación electrónica

Manual de Usuario Oficina Virtual

Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Consejería de la Presidencia y Administración Local.

HOJA DE CONTROL

ProyectoSistema de Gestión de Ayudas y Subvenciones. Plataforma de tramitación electrónica

Documento Manual de Usuario Oficina Virtual

Nombre del Fichero SAWA-D-MUS-MANUALOFICINAVIRTUAL-01-0101

Autor Equipo de Desarrollo Consejería de Presidencia y Administración Local

Versión/Edición 1.01 Fecha Versión 30/04/2014

Aprobado por Fecha Aprobación

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio

1.00 Versión Incial

Consejería de Administración Local y

Relaciones Institucionales Desarrollo 16/04/2014

1.01

Añadir en el apartado 4 formato de documento a

adjuntar.


Relaciones Institucionales CAU 30/04/2014

1.02

Añadir desbloquear ventanas emergentes

apartado 4.



1.04

2. Requisitos Equipos clientes.

3.2. Más información.

3.4. Página de Acceso al Sistema.

3.6. Navegación

4. Adjuntar documentos



1.05

3.4 Página de Acceso al Sistema.

4 Adjuntar documentos.



1.06

2 Requisitos equipos usuarios. Eliminar

referencias a Google Chrome



1.07 5. Envío a firma




1.08 3.6 Navegación



1.09 Referencias a CALRIConsejería de la Presidencia

y Administración Local CAU 12/05/15

V1,10Cambios en la estructura

e imágenesConsejería de la Presidencia

y Administración Local Desarrollo 21/07/16

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y Apellidos Cargo Área Nº Copias


INDICE

Índice de contenidoINTRODUCCIÓN............................................................................................................................................5

Objeto y alcance............................................................................................................................................................5

ACCESO A SAW@..........................................................................................................................................6

1Desde la Oficina Virtual de la Consejería..............................................................................................6

2Más información...................................................................................................................................8

PÁGINA INICIAL DE ACCESO A LA PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN [email protected]

Sección izquierda. Página inicial de acceso a Saw@....................................................................................................11

Sección derecha. Página inicial de acceso a Saw@......................................................................................................11

Acceso con certificado digital. Página inicial de acceso a Saw@...................................................................................12

PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN SAW@......................................................................................................13

1GRABACIÓN........................................................................................................................................14

1.1Crear un nuevo anexo de solicitud..................................................................................................................14

1.2Cumplimentar el anexo de solicitud................................................................................................................15

1.2.1Recomendaciones para cumplimentar los campos del anexo de solicitud.................................................16

1.3Guardar el anexo de solicitud creado..............................................................................................................17

1.4Acciones sobre el anexo de solicitud guardado...............................................................................................18

1.5Adjuntar documentos al anexo de solicitud o al trámite que estemos realizando..............................................21

1.6Eliminar documentos adjuntados al anexo de solicitud o al trámite ................................................................24

2ENVÍO A FIRMA..................................................................................................................................25

2.1Firmar los anexos y documentos adjuntados.................................................................................................25

2.2Enviar a firmar: Uno o varios documentos......................................................................................................26

2.3Ver situación de firma....................................................................................................................................28

2.4Firmar documentos por los firmantes.............................................................................................................29

2.5Actualizar estado de Firma.............................................................................................................................30

2.6Acciones sobre documentos firmados............................................................................................................31

3PRESENTACIÓN.................................................................................................................................31

4RESUMEN...........................................................................................................................................34

4.1Recibo de presentación..................................................................................................................................34


INTRODUCCIÓN

Objeto y alcance

El presente documento tiene como objetivo definir al usuario el funcionamiento de la aplicación (manejar el programa, cómo crear nuevas solicitudes, filtrar o buscar las solicitudes creadas, firmar un documento o bien simplemente consultar los estados por los que ha pasado un documento), así como todos los aspectos que la engloban.

El documento va dirigido a todos los solicitantes de Ayudas y Subvenciones de la Consejería de la Presidencia y Administración Local que necesiten utilizar la aplicación SAW@ -Sistema de Gestión de Ayudas y Subvenciones-.


ACCESO A SAW@

1 Desde la Oficina Virtual de la Consejería

El acceso a SAW@ se hará desde la Oficina Virtual de la Consejería.

Oficina Virtual.

Tras localizar la subvención que necesita tramitar puede “Iniciar el tramite” o consultar “Más información” sobre el trámite telemático.


• Si ya ha accedido en más ocasiones, puede acceder directamente a Saw@ pulsando sobre “Iniciar el trámite” , ir directamente a la pantalla de incio de SAW@ de la subvención selecionada.

• Si es la primera vez que accede, debe pulsar en “Más Información”. Desde aquí podrá consultar datos relativos a dicha subvención así como los requisitos tecnológicos de acceso al sistema desde el que tramitaremos dicha subvención.

Más información

Desde está página también podrá acceder a Saw@ pulsando sobre cualquiera de estos botones:

A continuación se explica de forma más detallada el contenido que se ofrece al pulsar sobre “Más información”


2 Más información

Al pulsar en “Más información” aparecerá una pagina similar a la siguiente.

Más información

En esta página se muestra la siguiente información:

1. Acceso a la plataforma de tramitación SAW@:

2. Novedades y avisos:

3. OBJETO: Breve descripción de objeto a financiar.

4. RECOMENDACIONES PARA LA TRAMITACIÓN.

5. QUE LE PERMITE HACER ESTE SERVICIO

6. REQUISITOS TÉCNICOS. QUE ES NECESARIO PARA PODER HACER USO DE ESTE SERVICIO

7. DATOS DE CONTACTO

8. AMPLIAR INFORMACIÓN SOBRE LA BASE REGULADORA DE LA SUBVENCIÓN


Recursos disponibles necesarios para resolver dudas sobre la presentación telemática.

Es importante conocer qué requisitos debe cumplir nuestro equipo informático para poder acceder a la plataforma de tramitación SAW@ y poder trabajar de manera efectiva. Antes de comenzar a trabajar en plataforma de tramitación SAW@ compruebe si su equipo reúne los requisitos técnicos.

Acceso a la plataforma de tramitación SAW@

Esquema que resume los pasos para realizar la presentación telemática.

Preguntas más frecuentes relacionadas con la tramitación.

Descarga de este manual de usuario para la plataforma de tramitación SAW@

Servicios relacionados.

También desde esta apartado tendremos los accesos tanto a la Plataforma de Firma como a la de Notificación, así como todos los servicios relacionados con el servicio telemático.


PÁGINA INICIAL DE ACCESO A LA PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN SAW@

Página inicial de acceso a la plataforma de tramitación SAW@

En ella se muestran las siguientes secciones:

Sección izquierda. Página inicial de acceso a Saw@

Se indica como acceder a la plataforma electrónica. Y se muestran una serie de recomendaciones (comprobación requisitos técnicos. manual, página de dudas frecuentes y un enlace a los datos de contacto) y el acceso a los servicios relacionados.

Antes de acceder por primera vez a SAW@ compruebe que su equipo cumple los siguiente requisitos técnicos, haciendo clic con el ratón sobre el enlace “Compruebe si su equipo es compatible”:

• Para la presentación de solicitudes es necesaria la Firma Digital individual de la persona que ostente la representación legal de la entidad y del secretario o secretaria de la misma.

• La plataforma telemática es compatible con los sistemas operativos WINDOWS.

• Los navegadores recomendados son las últimas versiones de INTERNET EXPLORER y MOZILLA FIREFOX.

• Se recomienda la última versión de Java disponible.

Sección izquierda. Página inicial de acceso a Saw@

Recuerde: Debe reunir estos requisitos para poder acceder al sistema así como para poder cumplimentar, firmar y presentar los documentos en cualquiera de sus estados.

Siga las recomendaciones que se le indica.


Sección derecha. Página inicial de acceso a Saw@

• En la parte derecha vemos el apartado de novedades en el que se irán publicando eventos importantes de la solicitud e incluso documentos útiles.

• Botón “¿Qué puedo hacer en la Aplicación?”, desde este botón accedemos a una nueva página que nos informa sobre qué trámites podemos realizar actualmente desde la aplicación.

Sección derecha. Página inicial de acceso a Saw@

Acceso con certificado digital. Página inicial de acceso a Saw@

Para acceder a la plataforma de tramitación electrónica SAW@,

Acceso con certificado digital. Página inicial de acceso a Saw@

seleccione el "Ejercicio" en el desplegable que se encuentra en la parte inferior de esta página, y a continuación cliquee con el ratón sobre

Si nuestro certificado digital (el que ofrece la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda, (https://www. s ede.fnmt.gob.es/certificados ) es válido, no revocado ni caducado, al pulsar en este botón accederemos directamente a Saw@ y podremos comenzar a tramitar las ayudas o subvenciones.


https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados



PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN SAW@

Tras pulsar en el botón el botón "ENTRAR. Acceso con certificado digital”, nos aparece una ventana donde elegiremos el certificado digital con el que queremos acceder al Sistema.

Ventana de Petición de identificación del usuario.

En esta ventana se seleccionará el Certificado y pulsaremos Aceptar, y accederemos a su página principal inicial.

Página de inicio. Plataforma de tramitación de SAW@

Página de inicio. Plataforma de tramitación de SAW@. Navegación

1. Denominación de la subvención.

2. Botón creación una nueva solicitud. Estará activo hasta que finalice el plazo para presentar nuevas solicitudes. Bajo este botón encontraremos información sobre el plazo límite hasta el que podemos presentar nuevas solicitudes.

3. Herramienta de búsqueda. Para buscar en las solicitudes creadas para la convocatoria.

4. Listado de solicitudes creadas. Para cada solicitud se ofrece información sobre el código entidad solicitante, nombre de la entidad, denominación del proyecto, el estado en el que se encuentra, trabajos pendientes a realizar sobre esa solicitud y fecha de caducidad de dicho trámite,... así como un botón “Acciones”, que nos ofrecerá las diferentes acciones que podemos realizar sobre dicha solicitud. Estas acciones variarán dependiendo del trámite actual de la subvención.

5. Salir. Botón para salir de la aplicación.

El trámite electrónico consta de las siguientes fases de la tramitación electrónica:

Grabación Envío a firma Presentación Resumen→ → →

A continuación se explicará en detalle la operativa de cada una de estás fases.


1 GRABACIÓN1.1 Crear un nuevo anexo de solicitud

Resumen de pasos a realizar para crear un nuevo anexo de solicitud

1. Pulsar en el botón + Nueva Solicitud..2. En Asistente de Presentación, pulsar en el botón Acciones/Crear Anexo.3. Cumplimentar Anexo (sin copiar los datos desde un editor de texto. Podemos copiarlos desde un bloc

de notas).4. Pulsar botón Guardar.5. Pulsar botón Volver, si no aparecen mensajes de fallos tras pulsar en el botón Guardar.

Para crear en el Sistema una nueva solicitud para una subvención, pulsaremos sobre el botón + Nueva Solicitud.

Página de inicio. Plataforma de tramitación de SAW@. Nueva Solicitud

Nos aparecerá una nueva pantalla “Asistente de presentación de solicitudes”.

Asistente de presentación de solicitudes

1. En primer lugar, en la zona sombreada en azul, se muestra:

• Información sobre la solicitud (Nº Expediente, Solicitante, Trámite, Fase del procedimiento en la que se encuentra,...)

• Línea de fases del trámite electrónico: indica la fase del proceso en el que nos encontramos. Vemos que estamos en la fase de GRABACIÓN (en color azul y la palabra “grabación” tiene un tamaño mayor). Las fases son: Grabación, Envío a firma, Presentación y Resumen


2. Acciones globales: Son acciones que afectan más de un documento.

3. Tabla de “Solicitud de Subvención”: La columna Estado nos indicará que aún no hemos creado la subvención. Para crear un nuevo anexo de solicitud de subvención pulsaremos en el botón Acciones. En el menú desplegable seleccionaremos Crear anexo.

Asistente de presentación de solicitudes. Acciones/Crear anexo.

1.2 Cumplimentar el anexo de solicitud

Tras pulsar en Crear anexo, aparecerá una nueva ventana de edición del anexo de solicitud, en la que deberemos cumplimentar los campos del anexo de solicitud de subvención.

Ejemplo de modelo de anexo

Recuerde: - Debe rellenar todos los campos obligatorios, (aquellos apartados que llevan un asterisco).- Guardar el anexo cada cierto tiempo, aunque lo haya completado entero. Si no se pulsa al

menos una vez en guardar, antes de que transcurran 30 minutos, se perderán los datos no guardados. Si guarda, se creará un borrador de la presentación y así no perderá los datos no guardados- No copiar directamente en el portapapeles el contenido de un documento de texto y pegarlo en la solicitud. Debe:

1. Pegar el contenido del documento de texto en un archivo de Bloc de notas.2. Copiar el contenido del Bloc de notas.3. Finalmente pegarlo en la solicitud que está creando en el asistente.


1.2.1 Recomendaciones para cumplimentar los campos del anexo de solicitud

Campo tipo desplegables. En este caso, deberemos pulsar en la pestaña para que aparezcan las diferentes opciones y seleccionar aquellas que más nos convenga.

Ejemplo de desplegable en un Anexo

Campo tipo fecha. Para ello, el asistente facilita un calendario para seleccionar dicha fecha. Pulsaremos sobre la imagen del calendario y seleccionaremos la fecha elegida.

Ejemplo de un Calendario en el Anexo

Podremos avanzar o retroceder entre los meses del año a partir de las flechas que aparecen en la parte izquierda (para disminuir un mes) y en la derecha (para avanzar un mes).

Apartados para Incluir. En algunos campos del anexo (como el que aparece en la imagen), encontraremos que debemos añadir datos de la siguiente forma:

Ejemplo de cómo añadir datos en este tipo de cuestiones en las que el usuario debe incluir varias respuestas. Pasos a realizar

1. Cumplimentar los campos.2. Pulsar en el botón “Incluir”. Para añadir aquello que hemos escrito en los campos en la solicitud, es obligatorio pulsar en el botón “Incluir”.3. Los datos quedarán añadidos en la tabla inferior. Para eliminar dichos datos pulse sobre el icono eliminar.

Ejemplo de cómo añadir datos en este tipo de cuestiones en las que el usuario debe incluir varias respuestas. Pasos a realizar

Recuerde: En este momento no estamos adjuntando el documento. Sólo estamos añadiendo al anexo información referente a qué documentos van a acompañarlo en la presentación de la solicitud. Posteriormente deberá adjuntar la documentación que indiqué que este momento.


En otras ocasiones, al pulsar en el botón “Incluir” se abrirá una nueva ventana en la que deberemos añadir más datos.

En estos casos, para volver a editar los datos de esta nueva ventana, deberemos pulsar en el icono editar.

Editar los datos

Recuerde: Para lograr ver bien la ventana emergente que nos permite incluir por ejemplo actividades, nuestro equipo debe tener cualquiera de las siguientes resoluciones: 1280 X 1024; 1280 X 960; 1280 X 800; 1280 X768; 1280 X 720; o 1280 X 600.

1.3 Guardar el anexo de solicitud creado

Una vez que terminemos de cumplimentar todos los datos necesarios, pulsaremos en el botón 1.Guardar y en 2.Volver, para regresar al asistente de presentación.

Pasos para guardar la solicitud y volver al asistente

Recuerde que: Una vez abierto el anexo, antes de que transcurran 30 minutos, ha de pulsar en el botón Guardar. Si no se pulsa al menos una vez, los datos se perderán. Igualmente, cada 30 minutos, si no se pulsa el botón guardar, se perderán los datos no guardados . Aunque no tengamos

el anexo relleno podemos pulsar guardar y tendremos un borrador de la presentación.

El sistema detectará aquellos apartados que no se han cumplimentado o bien aquellos que no se han cumplimentado correctamente. Para ello, tras pulsar en el botón Guardar, si existen estas posibilidades de error en nuestro anexo de solicitud, al inicio del mismo aparecerá un mensaje que indicará qué puntos deben modificarse. Además, nos mostrará que el anexo se ha guardado, pero con errores. Aunque no tenga el anexo relleno podemos pulsar guardar y tendremos un borrador de la presentación.

Mensaje que muestra el sistema al guardarse el anexo con errores


Debe corregir los apartados señalados y pulsar de nuevo en el botón Guardar. Una vez que todos los datos estén correctos, al inicio del anexo de solicitud, se mostrará un mensaje que indicará que el anexo se ha guardado correctamente.

El anexo se ha guardado correctamente

Para regresar al asistente de presentación de solicitudes, y salir de la edición del anexo de solicitud, se deberá pulsar en el botón Volver.

Volver al pantalla de inicio del asistente de presentaciones

Recuerde: Si pulsa en Volver sin antes pulsar en el botón Guardar, no se guardarán los cambios que hayamos realizado en el anexo de solicitud.

1.4 Acciones sobre el anexo de solicitud guardado

Recuerde: Puede editar el anexo de solicitud tantas veces como sean necesarias antes de presentar la solicitud.

Tras pulsar en el botón Volver, para salir de la edición del anexo de solicitud, regresaremos a esta pantalla del asistente de presentación de solicitudes. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de la solicitud creada. Ahora ya aparecerá un número de expediente (en la columna Código) relacionado con el anexo de solicitud que acabamos de crear.

Información sobre los expedientes


Para cada solicitud se mostrarán los siguientes elementos:

Listado de solicitudes (expedientes)

• Primera columna. Podemos encontrarnos los siguientes iconos:• Icono personal: Indica que es el usuario quien debe o puede realizar trámites sobre el expediente, bien

porque aún no ha terminado de realizarlos, o bien porque una vez terminados todos los trámites (se ha presentado el expediente a la Administración) aún está el plazo de tramitación abierto por lo que es posible seguir presentando nuevos trámites.

• Icono Órgano Gestor: Indica que el expediente ha sido presentado, que el plazo para realizar trámites ha finalizado y que es la Administración quién está revisándolo dicho expediente. El usuario en este momento puede realizar asimismo, varias acciones como por ejemplo, consultar el expediente o bien desistir la solicitud.

• Columna Código: Número de expediente que el sistema le ha asignado a la solicitud-anexo.• Solicitante: Nombre del solicitante.• Denominación: De la subvención.• Estado: (1) Estado en el que se encuentran, “Borrador”. • Trabajos pendientes: (2) Recoge información muy importante:

(2.a) Desde ella veremos en qué momento del trámite nos encontramos. El trámite aparece hipervinculado. Si pulsamos sobre él, nos dirigiremos automáticamente a la pantalla en la que se muestra la siguiente tarea a realizar en dicho trámite.

(2.b) Marcador de avance. Este marcador, nos indica que pasos hemos realizado de ese trámite y cuántos pasos nos quedan por hacer. Habrá tantos cuadros como pasos a realizar. Con fondo naranja se marcarán aquellos pasos que ya hemos realizado y con fondo blanco aquellos que nos quedan por realizar.

• Fecha de caducidad:• Desplegable “Acciones”. Muestra todas las acciones que se pueden realizar con la solicitud en ese momento del

trámite.

• Botón “Ir”. Una vez selecciona la acción en el desplegable, pulsaremos sobre este botón, y el sistema nos derivará a una nueva ventana: Asistente de Presentación de solicitudes.


Si seleccionamos la acción Gestionar Solicitud, accederemos al asistente de presentación de Solicitudes.

Asistente de presentación de Solicitudes. Anexo guardado correctamente

Asimismo, veremos cómo, en la tabla de información sobre la Solicitud de Subvención, al pulsar en el botón Acciones nos encontraremos con las siguientes opciones:

Acciones tras guardar correctamente el anexo de solicitud

• Editar Anexo. Podemos pulsar en este botón tantas veces como necesitemos editar el anexo de solicitud antes de presentarlo ante el Órgano Instructor.

• Descargar PDF. Es conveniente que todos los solicitantes, se descarguen este documento PDF y revisen sus datos antes de enviarlo a firmar y presentarlo posteriormente.

• Eliminar anexo. Antes de presentar dicho anexo ante el Órgano Instructor, es posible eliminarlo.

Desde la pantalla inicial del asistente, podremos igualmente, editar el anexo de solicitud o bien eliminarla.


1.5 Adjuntar documentos al anexo de solicitud o al trámite que estemos realizando

Asistente de presentación. Adjuntar documentos

Resumen de pasos a realizar para adjuntar documentos:

1. En la tabla de documentos adjuntos, pulsaremos en Acciones/Adjuntar.2. En la nueva ventana aparecen tres puntos a completar.3. Seleccionaremos un tipo de documento. Siempre se subirá un único documento en formato pdf por tipo de

documento a adjuntar.4. Pulsaremos en “Examinar” y buscaremos el archivo en nuestro equipo.5. Añadiremos una descripción al documento.6. Pulsaremos en el botón Adjuntar.

En el anexo de solicitud puede que se haya elegido adjuntar documentación a dicho anexo o bien que el trámite que estamos realizando requiere adjuntar documentación de forma obligatoria. En este caso, deberemos seguir una serie de pasos para adjuntarlos.

Desde el Asistente de presentación, en la fase Grabación, vemos como el sistema nos avisa que para presentar la solicitud, debemos adjuntar los documentos que en el anexo hemos comunicado que se iban a adjuntar.

Asistente, en Grabación, aviso para adjuntar documentos.

Para adjuntar documentos, pulsaremos en la tabla de documentos adjuntos, en el botón Acciones de la tabla de documentos adjuntos y posteriormente en Adjuntar.


Botón Acciones/Adjuntar

Aparecerá una pantalla nueva como la que vemos a continuación: “Adjuntar nuevo archivo”.

En ella, seleccionaremos el documento que vamos a adjuntar en ese momento en el paso “1.Tipo de documento” y posteriormente, “2. Seleccionar un fichero”, pulsaremos en “+ Seleccionar” para buscar el fichero en nuestro equipo.

Pasos 1 y 2 para adjuntar documentos: elegir archivo y + Seleccionar

Tras pulsar en “+ Seleccionar” aparece una ventana de carga de archivo para que busquemos el archivo en nuestro equipo. Una vez encontrado lo seleccionaremos. Nos fijaremos en el tamaño y formato de documentos que podemos subir así como el tamaño máximo permitido.

Recuerde: Comprobar los tipos de documentos permitidos a adjuntar y el tamaño máximo de dichos documentos.

Pasos 3 y 4 para adjuntar documentos: Buscar archivo en nuestro equipo


Tras esto, volvemos a la ventana “Adjuntar nuevo Archivo”. En ella ahora deberemos pulsar en el botón “Adjuntar”.

Paso 5 para adjuntar documentos: pulsar en el botón Adjuntar

Una vez que se adjunte el documento aparecerá el mensaje “Hecho”. Tendremos la posibilidad de borrar este documento pulsando en “X Eliminar”.

Por último, se le dará una descripción al fichero “3. Introduzca una descripción”

Paso 6 para adjuntar documentos: añadir descripción al fichero.

Recuerde: Si no introducimos una descripción al fichero, el documento no se adjuntará.


Por último pulsaremos en el botón Guardar.

Paso 7 para adjuntar documentos: Guardar

En el asistente, ya se mostrará que el documento ha sido adjuntado correctamente.

Documento adjuntado con éxito

1.6 Eliminar documentos adjuntados al anexo de solicitud o al trámite

Una vez que hemos adjuntado correctamente un documento, podemos eliminarlo. Para ello, desde el asistente de presentación, en la fase Grabación, en el apartado Documentos adjuntos, pulsaremos en el botón Acciones de aquel documento que queramos eliminar y pulsaremos en la opción “Eliminar documento adjunto”.

Eliminar documento adjunto


2 ENVÍO A FIRMA2.1 Firmar los anexos y documentos adjuntados

Una vez que hemos cumplimentado el anexo y hemos subido, si es necesario, documentos adjuntos, debemos enviar a firmar dicho anexo y los documentos adjuntos.

Resumen de pasos a realizar para enviar a firmar:

1.Antes de enviar un documento a firmar, el firmante ha debido acceder al menos en una ocasión a la plataforma de firma.

2.En los documentos cuyo estado sea No enviado a firma, deben enviarse a firmar. Antes de firmar se debe revisar.3.Enviar a firmar varios documentos a la vez: pulsar en el botón Acciones globales/Enviar documentos para su

firma. Seleccionar los documentos que se van a enviar a firmar firmas y pulsar en Enviar documentos seleccionados.4.Enviar a firmar un documento: pulsaremos en el botón Acciones/Enviar para su firma. En el Asistente de firma,

pulsaremos en Enviar a firmar.5.En ambos casos, tras enviar a firmar el documento, nos dirigiremos a la plataforma de firma y firmaremos los

documentos.6.Podemos obtener información de la firma (por ejemplo firmantes del documento y si éstos han firmado el documento)

desde “Ver situación firma/s”.7.En el sistema de presentación de solicitudes, pulsaremos en Acciones Globales/Actualizar estado firma para que

comprobemos el estado actual de la firma.8.Desde el botón Acciones, podremos Ver el estado de firma. En el Asistente de firma podremos descargar un registro de

firma.

Recuerde: Revisar el contenido de los documentos antes de firmarlos. Todos los documentos deben ser firmados para poder proceder a la Presentación telemática de la solicitud. Es decir, tenemos que firmar los anexos y los documentos adjuntos.

Para acceder a la fase Enviar a firmar desde la pantalla de Inicio del sistema, pulsaremos, bien en el enlace de la palabra Solicitud (una vez que hemos cumplimentado la grabación) o bien en Acciones/Editar Solicitud

Acceder a fase Enviar a firmar desde la página de Inicio

Si estamos dentro de la fase de Grabación, pulsaremos en el botón Envío a firma que se encuentra en la parte inferior derecha o bien en el flujo de avance, en la palabra “Envío a firma”.

En la fase de Grabación, Envío a firma


Accediendo de cualquiera de estas formas, el sistema nos deriva a la fase Envío a firma.

Fase Envío a Firma

Podemos saber qué documentos no hemos enviado a firma porque en la columna estado aparece el mensaje “No enviado a firma”.

Estado del documento: Documento no enviado a firma

2.2 Enviar a firmar: Uno o varios documentosImportante: Antes de enviar un documento a firmar, el firmante ha de acceder al menos en una ocasión a la plataforma de firma https://ws040.juntadeandalucia.es/CentroDeFirmas

Una vez que nos encontramos en la fase Envío a Firma, tenemos dos opciones para enviar documentos a firma:

1. Enviar a firmar a la misma vez todos los documentos que requieran ser firmados, pulsaremos en el botón Acciones globales/Enviar documentos para su firma.

Fase Envío a Firma: Acciones globales/Enviar documentos para su firma

Seleccionaremos todos los documentos que queremos enviar a la vez a la plataforma de firmas y pulsaremos en “Enviar documentos seleccionados”.

Pasos 1 y 2 para enviar varios documentos a la vez a firma: seleccionar documentos y pulsar en Enviar documentos seleccionados


2. Si queremos enviar un único documento a firmar (en lugar de enviar varios a la vez), pulsaremos en el botón Acciones de este documento, y seleccionaremos la opción Enviar para su firma.

Enviar un único documento a firma: Acciones/Enviar para su firma un único documento

En ambos casos, nos aparecerá el Asistente de Firma. Antes de (2) “Enviar a firmar” el documento, se recomienda (1) Descargar Fichero para revisar su contenido.

Pasos para enviar un documento a firma de manera individual tras aparecer el Asistente de firmas. Enviar documento a firmar.

Recuerde: Revisar el contenido de los documentos antes de firmarlos. Todos los documentos deben ser firmados para poder proceder a la Presentación telemática de la solicitud. Es decir, hay que firmar los anexos y los documentos adjuntos.

Una vez Enviado a el Centro de Firmas, el estado del documento pasará a ser “Pendiente”, de que la persona Firmante entre para firmarlo en el Centro de Firmas

Asistente de firmas. Documento enviado a firma correctamente

Recuerde: Puede volver a grabar (editar) un anexo o bien subir de nuevo un documento una vez que estén firmados. Si grabamos (editamos) un anexo ya firmado o subimos de nuevo un documento, hay que volver a enviarlo a firmar para que se firme con las nuevas modificaciones.

Una vez que lo hemos enviado a firma, pero aún no lo hemos firmado, en la tabla de Solicitud de Subvención el mensaje de Estado del expediente es “Pendiente de firma”.

Estado del documento: Pendiente de firma


2.3 Ver situación de firma

Una vez enviado un documento para su firma, en la columna “Información de firma” veremos que aparece la posibilidad de ver en qué situación se encuentran las firmas si pulsamos en “Ver situación de firma”.

Se ha de tener en cuenta que un mismo documento puede ser firmado por una o varias personas. A partir de esta opción podremos ver qué personas deben firmar el documento, quiénes lo han firmado y quiénes aún no lo han hecho.

Cuando pulsemos en “Ver situación de firma” aparece una nueva ventana como la siguiente:

En ella distinguiremos varias partes:

• Datos de la petición: En esta sección veremos la Referencia o nombre del documento, la fecha en la que fue enviado el documento para su firma (Entrada), de la aplicación de la que procede y el remitente.

• Destinatarios: En esta parte veremos cuántas líneas de firmas hay (firmantes) y si alguna de ellas lo ha firmado ya. Para ello, al lado de cada línea de firma que ha sido firmada pondrá “(Firmado)”.

• Documentos: En este apartado podremos descargar el documento de diferentes formas:

o : Desde este icono es posible descargar el documento original en formato pdf.

o : Desde este icono es posible descargar la firma digital (documento firmado encriptado).

o : Desde esta opción podemos descargarnos el documento con el pie de firma en formato pdf.


2.4 Firmar documentos por los firmantes

Tras enviar todos los documentos a la plataforma de firma, deberemos dirigirnos a dicha plataforma para firmar.

Podemos acceder desde varios sitios.

• Asistente de presentación de solicitudes de Saw@. Desde la fase ENVÍO A FIRMA, tenemos un enlace a la Plataforma de firma en el apartado “Recuerde que”.

Enlace a Plataforma de Firma desde la fase Envío a Firma.

• Oficina Virtual, “Otros Servicios”

• Asistente de firma. Para ello pulsaremos en Ir al Centro de firmas.

Asistente de firma enlace para Ir al Centro de Firmas.


2.5 Actualizar estado de Firma

Una vez que hemos firmado los documentos en la Plataforma de firma, desde la fase Envío a Firma, podemos actualizar el estado de firma para que aparezca el estado Firmado.

Para ello, desde el Asistente de presentación de solicitudes de Saw@ pulsaremos en Acciones globales/Actualizar estado firma.

Actualizar estado de firma: Acciones globales/Actualizar estado firma.

Vemos que ya aparece el/los documento/s como firmado/s y que además, se nos ha activado en el flujo la fase Presentación y en la parte inferior derecha también se nos ha activado el botón “Presentación”.

Estado del documento: Presentado.


2.6 Acciones sobre documentos firmados

Una vez que ha sido firmado un documento, se pueden realizar diferentes operaciones con dicho documento.

Acciones posibles a realizar sobre un documento ya firmado desde la fase de Envío Firma.

Desde el botón Acciones, podemos:

• Descargar Original. Tras pulsar en esta acción, podemos descargar el documento original sin firmar en formato pdf.

• Descargar informe de firma. Desde esta opción podemos descargarnos el documento con el pie de firma en formato pdf.

• Descargar firma digital. Documento firmado encriptado.

• Anular envío a firma. Podemos anular el envío a firma del documento para poder volver a firmarlo si fuera necesario.

3 PRESENTACIÓN

Resumen de pasos a realizar para presentar ante el Órgano Gestor:

1.En la Fase Presentación, pulsaremos en el botón Presentar.2.Aceptaremos las condiciones de Presentación en la pantalla emergente pulsando en el botón Sí.3.Comprobaremos que la solicitud ya tiene un número de registro Aries tras su correcta presentación ante el

Órgano Gestor.

Tras firmar todos los documentos necesarios para una solicitud, el sistema nos permite avanzar a la siguiente fase: la Presentación de los documentos ante el Órgano Gestor.

Desde la pantalla de inicio del sistema, vemos que ya hemos completado una fase más. Pulsaremos o bien en el enlace de la palabra Solicitud (una vez que hemos finalizado la firma) o bien en Acciones/Editar Solicitud para dirigirnos directamente a la fase Presentación.

Acceder a fase Presentación desde la página de Inicio


Si hemos terminado de firmar los documentos, estando en la fase de firma, nos aparece un botón en la parte inferior izquierda desde el cual podemos dirigirnos a la fase Presentación.

Fase Envío a Firma

Accediendo de cualquiera de estas dos formas, el sistema nos deriva a la fase Presentación.

Fase Presentación

Una vez en esta fase, para presentar nuestra solicitud junto con los documentos adjuntos, pulsaremos en el botón Presentar.

Acción en curso: Presentar solicitud


Recuerde: Antes de presentar cualquier documento, debe comprobar que todos los datos incluidos en él son correctos. Para ello, desde la fase Presentación, pulse en el botón Acciones de cada documento y pulse en Descargar Original o bien en Descargar informe de firma

Una vez que pulsemos, se mostrará un mensaje de advertencia. Tras leerlo detenidamente y si estamos de acuerdo, pulsaremos en el botón Sí.

Mensaje de advertencia ante la presentación

Desde la fase Presentación, veremos cómo nos aparece un mensaje de que la solicitud ha sido presentada con éxito. Vemos como ya la solicitud tienen un número de registro de entrada.

Solicitud presentada con éxito

4 RESUMEN

Si la presentación telemática se ha realizado correctamente, nos encotraremos ya en la última fase RESUMEN, en la pantalla del Asistente, cuando pulsamos en Acciones, estarán habilitadas las siguientes opciones:

• Descargar Original. Permite descargar el documento original sin firmar en formato pdf.

• Descargar informe de firma. Permite descargar el documento con el pie de firma en formato pdf.

• Descargar firma digital. Permite descargar el documento firmado encriptado.


Si volvemos a la pantalla de inicio, veremos que no hay trabajos pendientes, y que es el Órgano Gestor quién puede realizar tareas sobre ese expediente. Como solicitantes desde acciones, podemos consultar o desistir la solicitud.

El Órgano gestor es quien trabaja actualmente con el expediente

4.1 Recibo de presentación

Una vez presentada una solicitud, deberemos descargar el recibo de presentación tantas veces como necesitemos. Para ello, pulsaremos en el botón Acciones Globales y en Descargar Recibo.

Acciones globales/Descargar recibo

Nos aparece un documento en formato pdf con información sobre la presentación del documento ante el Órgano Gestor con los siguientes datos: fecha y hora de presentación, número de registro, entidad solicitud, número de solicitud y cuantía solicitada.


Recibo de presentación


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