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REGLAMENTO FONDO DE PENSIONES VOLUNTARIAS BTG PACTUAL

ADMINISTRADO POR

FONDO DE PENSIONES VOLUNTARIAS BTG PACTUAL

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TABLA DE CONTENIDO

Capítulo 1. DEFINICIONES. .......................................................................................................... 5

Capítulo 2. ASPECTOS GENERALES DEL FONDO. ................................................................... 9

2.01. Sociedad Administradora. ............................................................................................. 9

2.02. Denominación y Naturaleza del Fondo. ....................................................................... 9

2.03. Objeto del Fondo. ........................................................................................................ 10

2.04. Duración del Fondo. .................................................................................................... 10

2.05. Sede. ............................................................................................................................. 10

2.06. Recursos del Fondo..................................................................................................... 10

2.07. Autonomía. ................................................................................................................... 10

2.08. Sociedades Depositarias. ............................................................................................ 11

2.09. Mecanismos de Información. ...................................................................................... 11

Capítulo 3. POLÍTICA DE INVERSIÓN. ....................................................................................... 11

3.01. Autonomía para la realización de Inversiones. ......................................................... 11

3.02. Régimen de Inversión. ................................................................................................. 11

3.03. Alternativas de Inversión. ........................................................................................... 12

3.04. Política de Inversión. ................................................................................................... 13

3.05. Riesgos. ........................................................................................................................ 14

3.06. Limitaciones y Prohibiciones. .................................................................................... 15

3.07. Portafolios Individuales y Perfil de Riesgo. ............................................................... 15

3.08. Foros para la Realización de Operaciones. ............................................................... 16

3.09. Principios para la Gestión Independiente de las Inversiones. ................................. 16

3.10. Valoración de las Alternativas de Inversión. ............................................................. 17

3.11. Valoración del Fondo y de las Cuentas Individuales. ............................................... 17

3.12. Requisitos de Calificación de los Activos Admisibles. ............................................ 17

Capítulo 4. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO........................................................ 17

4.01. Administración y Representación del Fondo. ........................................................... 17

4.02. Obligaciones de la Sociedad Administradora. .......................................................... 17

4.03. Facultades de la Sociedad Administradora. .............................................................. 19

4.04. Responsabilidad de la Sociedad Administradora. .................................................... 20

4.05. Responsabilidad de las Sociedades Depositarias. ................................................... 20

4.06. Sustitución de la Sociedad Administradora. ............................................................. 21

4.07. Sustitución de las Sociedades Depositarias. ............................................................ 21

4.08. Actuario. ....................................................................................................................... 22

4.09. Comisión de Control. ................................................................................................... 22


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4.10. Reuniones de la Comisión de Control. ...................................................................... 22

4.11. Funciones de la Comisión de Control. ....................................................................... 23

4.12. Revisor Fiscal. .............................................................................................................. 24

Capítulo 5. VINCULACIÓN AL FONDO Y APORTES. ................................................................ 25

5.01. Vinculación de los Partícipes. .................................................................................... 25

5.02. Vinculación de los Patrocinadores............................................................................. 25

5.03. Aportes. ........................................................................................................................ 26

5.04. Retiros........................................................................................................................... 27

5.05. Limitaciones temporales al ingreso y retiro de recursos. ........................................ 28

5.06. Saldo Mínimo. ............................................................................................................... 28

5.07. Manual de Servicio. ..................................................................................................... 28

5.08. Apoderados. ................................................................................................................. 28

Capítulo 6. DE LAS ASAMBLEAS DE PARTÍCIPES Y DE PATROCINADORES. ..................... 29

6.01. Asamblea de Partícipes. .............................................................................................. 29

6.02. Asamblea de Patrocinadores. ..................................................................................... 30

Capítulo 7. GASTOS. ................................................................................................................... 31

7.01. Gastos a cargo de la Sociedad Administradora. ....................................................... 31

7.02. Gastos a cargo del Fondo. .......................................................................................... 31

7.03. Gastos a cargo de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios. ................. 33

7.04. Gastos a cargo de las Sociedades Depositarias. ...................................................... 34

Capítulo 8. COMISIONES. ........................................................................................................... 34

8.01. Estructura de Comisiones. .......................................................................................... 34

8.02. Comisiones de Administración. ................................................................................. 35

8.03. Comisiones de Retiro. ................................................................................................. 36

8.04. Descuento en las Comisiones de Administración .................................................... 37

Capítulo 9. ASUNTOS COMPLEMENTARIOS. ........................................................................... 37

9.01. Distribución del Fondo. ............................................................................................... 37

9.02. Sistemas Actuariales. .................................................................................................. 38

9.03. Seguros......................................................................................................................... 38

9.04. Moneda para el Registro de Operaciones. ................................................................. 38

9.05. Suministro de Información. ......................................................................................... 38

9.06. Mecanismos Virtuales. ................................................................................................ 38

9.07. Supervisión del Fondo. ............................................................................................... 39

9.08. Modificaciones al Reglamento y a los Planes de Pensiones. .................................. 39

9.09. Modificaciones al Manual de Servicio. ....................................................................... 39

9.10. Cesión del Fondo. ........................................................................................................ 40


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9.11. Incorporación. .............................................................................................................. 40

9.12. Disolución y Liquidación del Fondo. .......................................................................... 40

9.13. Prácticas inseguras y no autorizadas. ....................................................................... 41


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REGLAMENTO

Capítulo 1. DEFINICIONES. Salvo que expresamente se estipule de otra manera, los términos en mayúscula inicial incluidos en el presente Reglamento tendrán el significado asignado a dichos términos en este Capítulo. Los títulos de los Capítulos y Secciones se incluyen con fines de referencia y de ninguna manera limitan, definen o describen el alcance y la intención del presente Reglamento y no se consideran como parte del mismo. Las siguientes definiciones podrán ser usadas tanto en singular como en plural, salvo que se indique lo contrario:

(a) “Activos Admisibles”: Son los activos en los que podrá invertir el Fondo de acuerdo con lo previsto en el Marco Normativo Aplicable y en el presente Reglamento.

(b) “Alternativas de Inversión”: Son las opciones de inversión que se ofrecen en el Fondo para que los Partícipes y/o Patrocinadores, según corresponda, seleccionen las que consideren apropiadas de acuerdo a su Perfil.

(c) “Alternativa de Inversión Cerrada”: Es un tipo de Alternativa de Inversión en la cual el

Partícipe no tiene la facultad retirarse antes del término previsto y/o sin el cumplimiento de las condiciones de retiro fijadas para la misma.

(d) “Alternativas de Inversión Convencionales”: Son las opciones orientadas a invertir en activos tradicionales como acciones, títulos de renta fija o monedas, entre otros.

(e) “Alternativas de Inversión Especiales”: Son las opciones orientadas a invertir en productos

estructurados, inversiones en activos alternativos o no tradicionales, productos apalancados y, en general, a productos que presentan restricciones materiales de liquidez.

(f) “Alternativa de Inversión Recaudadora”: Es la Alternativa de Inversión de perfil conservador a la que ingresan inicialmente los Aportes en efectivo de los Partícipes.

(g) “Aportes”: Son todos aquellos bienes que son entregados por los Partícipes y/o Patrocinadores para el desarrollo de los Planes de Pensiones. Los aportes se podrán realizar mediante transferencia electrónica de recursos y/o entrega de dinero o cheques. Así mismo, se podrá recibir Activos Admisibles, cuando la Sociedad Administradora lo considere conveniente, por un valor que se determinará de conformidad con lo previsto en el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia Financiera de Colombia, así como las normas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen.

(h) “Aporte Condicionado”: Es el Aporte realizado por un Patrocinador, cuya Consolidación en la

Cuenta Individual depende del cumplimiento de las condiciones fijadas en el Documento de Vinculación al Plan Institucional por el Patrocinador, y el Partícipe solo puede disponer de los recursos correspondientes cuando se produzca su Consolidación.


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(i) “Aporte sin Condición”: Es el Aporte realizado por un Patrocinador que se acredita en la Cuenta Individual de un Partícipe y desde el primer momento el Partícipe puede disponer de los recursos correspondientes.

(j) “Beneficiarios”: Son aquellas personas naturales que tienen derecho a percibir las

prestaciones establecidas en los Planes de Pensiones. Los Partícipes pueden tener la calidad de Beneficiarios.

(k) “Canales de Servicio”: Son los puntos o mecanismos a través de los cuales los

Patrocinadores, los Partícipes y sus Beneficiarios podrán contactar a la Sociedad Administradora para obtener la información del Fondo y realizar las operaciones que correspondan al mismo, en los términos y condiciones que se establecen en el Manual de Servicio.

(l) “Colombia”: Es la República de Colombia.

(m) “Condiciones Operativas de Servicio”: Son aquellos procedimientos y Canales de Servicio

que define la Sociedad Administradora para la realización de las operaciones del Fondo, las cuales se encuentran en el Manual de Servicio.

(n) “Consolidación de Aportes” o “Consolidación”: Es el proceso en virtud de cual los Aportes

realizados por un Patrocinador se registran como disponibles en la Cuenta individual del Partícipe, previo cumplimiento de las condiciones fijadas para el efecto. A partir de la consolidación el Partícipe puede disponer libremente de los recursos correspondientes.

(o) “Cuenta Individual”: Es aquella asignada por la Administradora a los Partícipes para registrar

los Aportes realizados en su beneficio, ya sea por el propio Partícipe o por un Patrocinador. En ella se registran los ingresos y egresos de recursos, las valorizaciones o desvalorizaciones, las prestaciones pagadas y general todos los movimientos de recursos. El saldo estará determinado por la participación que tenga el Partícipe en las distintas Alternativas de Inversión.

(p) “Día Hábil”: Es cualquier día de la semana sin incluir los sábados y domingos, ni aquellos

días que conforme al Marco Normativo Aplicable sean festivo en Colombia, ni aquellos días en que conforme a las disposiciones de la Superintendencia Financiera de Colombia las instituciones financieras no estén obligadas a prestar servicio al público.

(q) “Documento de Adhesión al Fondo” o “Documento de Adhesión”: Es el documento que

suscriben las personas naturales para vincularse al Fondo en calidad de Partícipes.

(r) “Documento de Vinculación al Plan Institucional”: Es el documento que suscribe el Patrocinador para vincularse al Plan Institucional del Fondo en el cual quedan expresadas las condiciones definidas para su funcionamiento.

(s) “Fondo de Pensiones Voluntarias” o “Fondo”: Es el conjunto de bienes resultantes de los

Aportes de los Partícipes y Patrocinadores del mismo y sus rendimientos, para cumplir con los Planes de Pensiones.”


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(t) “Folleto Descriptivo de la Alternativa de Inversión” o “Folleto Descriptivo”. Para cada una de las Alternativas de Inversión la Sociedad Administradora preparará un documento en el que se describan los términos de la Alternativa de Inversión incluyendo: (i) la política de inversión, (ii) los Activos Admisibles, (iii) los riesgos y el perfil de riesgo de la Alternativa de Inversión, (iv) inversión mínima y máxima, (v) monto mínimo y máximo de la Alternativa de Inversión, (vi) límites de inversión, (vii) las condiciones y plazo de ingreso, (viii) requisitos de permanencia, (ix) retiros, (x) requisitos de las recomposiciones, (xi) condiciones de apertura, reapertura y cierre de la Alternativa de Inversión, (xii) tipo de comisiones y su estructura, incluyendo la posibilidad de establecer comisiones diferenciales, (xiii) traslados, (xiv) cancelaciones, (xv) penalidades, (xvi) disponibilidad de la Alternativa de Inversión para los Planes de Pensiones, sus Partícipes y Patrocinadores, (xvii) posibilidad de cesión de unidades en la Alternativa de Inversión, y (xviii) los demás términos y condiciones especiales para su funcionamiento.

(u) “Grupo Económico”: Conforman un Grupo Económico los Partícipes que de acuerdo con las políticas de segmentación comercial cumplen con las condiciones definidas por la Sociedad Administradora para recibir un tratamiento comercial grupal y uniforme.

(v) “Grupo Especial”: Conforman un Grupo Especial las personas que pertenecen a una misma empresa o conjunto de ellas, sindicatos, asociaciones, cooperativas o agremiaciones. La Sociedad Administradora definirá las condiciones requeridas para formar parte del Grupo Especial.

(w) “Grupo Familiar”: Conforman un Grupo Familiar los conyuges o compañeros permanentes, las personas vinculadas entre sí hasta segundo grado de consanguinidad y primer grado civil.

(x) “Grupo Patrocinado”: Conforman un Grupo Patrocinado los Partícipes vinculados al Plan Institucional en virtud de un Plan Institucional Empresarial determinado.

(y) “Inversiones”: Son los Activos Admisibles en el Marco Normativo Aplicable que se hayan

adquirido para el desarrollo de las distintas Alternativas de Inversión.

(z) “Manual de Servicio”: Es el documento en el cual se establecen las Condiciones de Servicio, Tiempos de Servicio y demás aspectos comerciales y operativos que define la Sociedad Administradora para el funcionamiento de las Alternativas de Inversión y, en general, del Fondo.

(aa) “Marco Normativo Aplicable”: Corresponde a las leyes, decretos, circulares y demás actos

administrativos vigentes que resulten aplicables a la Sociedad Administradora y al Fondo, así como las normas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen.

(bb) “Medio Verificable”: Es cualquier canal o medio de comunicación, dispuesto por la Sociedad

Administradora, a través del cual los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios pueden de manera confiable manifestar su voluntad para ejercer los derechos previstos en el Reglamento. Entre ellos pueden mencionarse un teléfono sujeto a grabación, documentos físicos o medios electrónicos que permitan identificar al usuario o al emisor del respectivo mensaje, de tal suerte que se permita su consulta posterior para fines de verificación y control.


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(cc) “Partícipes”: Son todas aquellas personas naturales que se adhieren a algunos de los Planes

de Pensiones del Fondo con la finalidad de percibir las Prestaciones establecidas en los mismos con base en los aportes realizados, los cuales pueden ser efectuados por el Partícipe o el Patrocinador, si existiere.

(dd) “Patrocinadores”: Son las empresas, sociedades, sindicatos, asociaciones, gremios,

cooperativas o entidades que participan en la creación y desarrollo del Plan Institucional en beneficio de las personas que designen.

(ee) “Perfil del Partícipe” o “Perfil:” Corresponde a la clasificación del Partícipe en función de los

objetivos de inversión, las preferencias, experiencia, necesidades y tolerancia al riesgo.

(ff) “Pesos” o “$”: Es la moneda de curso legal y poder liberatorio en Colombia.

(gg) “Planes de Pensiones”: En el Fondo de Pensiones Voluntarias se desarrollan el Plan Individual Abierto y el Plan Institucional, así como cualquier otro que posteriormente autorice la Superintendencia Financiera de Colombia.

(hh) “Plan Individual Abierto”: Es el Plan de Pensiones al cual puede vincularse como Partícipe

cualquier persona natural que manifieste su voluntad de adherir al plan y cumpla con los requisitos de vinculación previstos en el Reglamento y en el Plan Individual Abierto.

(ii) “Plan Institucional”: Es el Plan de Pensiones en el cual sólo pueden ser Partícipes los

trabajadores o los miembros de los Patrocinadores que los patrocinen.

(jj) “Plan Institucional Empresarial”: Es el plan creado por solicitud de un Patrocinador de acuerdo con lo previsto en el Plan Institucional. Los términos y condiciones de cada Plan Institucional Empresarial constarán en el Documento de Vinculación al Plan Institucional que suscriba el correspondiente Patrocinador.

(kk) “Portafolio Concentrado”: Es un tipo de Alternativa de Inversión cuya política de inversión

considera la posibilidad de invertir hasta el ciento por ciento (100%) de los Aportes en un único valor o emisor.

(ll) “Portafolio Individual”: Corresponde a la selección de las Alternativas de Inversión en las cuales se encuentran invertidos los recursos que le corresponden al Partícipe, incluyendo los Aportes Condicionados.

(mm) “Portafolio Multi-Estrategia”: Es un tipo de Alternativa de Inversión cuya política de inversión

considera la posibilidad de invertir en dos o más clases de activos (asset classes) o estrategias, siempre dentro del régimen de inversión previsto en el Capítulo 3 (Política de Inversión) del presente Reglamento.

(nn) “Prestación”: Es el beneficio que puede recibir el Partícipe y/o sus Beneficiarios, el cual puede corresponder al pago de un capital único, una renta temporal o una renta vitalicia por causa de vejez, invalidez, viudez u orfandad.


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(oo) “Reglamento del Fondo” o “Reglamento”: Es el presente documento por medio del cual se establecen los principios y reglas que regirán el funcionamiento del Fondo y la relación de la Sociedad Administradora con los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios. Hacen parte integral del Reglamento los Planes de Pensiones.

(pp) “Rendimiento”: Es el mayor valor de Unidad que se obtiene por el desempeño de las

Alternativas de Inversión a las cuales se asignan los Aportes durante un tiempo determinado.

(qq) “Salario Mínimo Mensual Legal Vigente” o “SMMLV”: Es el salario mínimo mensual legal vigente fijado por el Gobierno Nacional en cumplimiento del Marco Normativo Aplicable.

(rr) “SARLAFT”: Corresponde a los procedimientos aplicados por la Sociedad Administradora

para el funcionamiento del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo de acuerdo al Marco Normativo Aplicable.

(ss) “Sociedad Administradora”: Tendrá el significado asignado en la Sección 2.01 (Sociedad

Administradora) del presente Reglamento.

(tt) “Sociedad Depositaria”: Es una sociedad autorizada por la normatividad vigente para realizar la custodia de los valores de propiedad del Fondo. Las sociedades depositarias del Fondo se relacionan en el Sección 2.08 (Sociedades Depositarias) del presente Reglamento.

(uu) “Tiempos de Servicio”: Son los plazos en los cuales se cumplirán los trámites requeridos para

realizar las operaciones que permiten el funcionamiento del Fondo y los cuales se encuentran establecidos en el Manual de Servicio.

(vv) “Unidad”: Es la medida contable que permite identificar los Aportes realizados en el Fondo y

que se calcula para cada una de las Alternativas de Inversión en la forma establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Capítulo 2. ASPECTOS GENERALES DEL FONDO.

2.01. Sociedad Administradora. La sociedad administradora es BTG PACTUAL SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A., entidad legalmente constituida mediante escritura pública número 1965 del día 26 del mes noviembre del año 2014, otorgada en la Notaría 16 del círculo de Medellín, con matrícula de registro mercantil número 22376. Esta sociedad está inscrita en el Registro Nacional de Agentes del Mercado, tal y como consta en la Resolución 0145 de 2016 de la Superintendencia Financiera de Colombia. 2.02. Denominación y Naturaleza del Fondo. El Fondo que se regula por el presente Reglamento se denominará FONDO DE PENSIONES VOLUNTARIAS BTG PACTUAL, nombre que utilizará en todo acto o contrato y cualquier documentación relativa al mismo. El FONDO DE PENSIONES VOLUNTARIAS BTG PACTUAL es un patrimonio autónomo constituido y


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administrado en los términos del presente Reglamento en concordancia con lo previsto en los artículos 168 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las normas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen. 2.03. Objeto del Fondo. El objeto del Fondo es el desarrollo de los Planes de Pensiones para lo cual la Sociedad Administradora gestionará de forma independiente los Aportes realizados por los Partícipes y/o Patrocinadores, buscando obtener los mejores rendimientos en las Alternativas de Inversión de acuerdo con las políticas de inversión previstas para cada una de ellas, para cumplir con las Prestaciones. 2.04. Duración del Fondo. El Fondo tendrá una duración indefinida, pero se procederá a su disolución y liquidación de conformidad con lo previsto en la Sección 9.12 (Disolución y liquidación del Fondo) del presente Reglamento. 2.05. Sede. La sede del Fondo será el mismo lugar donde funcionen las oficinas principales de la Sociedad Administradora, ubicadas en la actualidad en la Carrera 43 A No. 1 – 50 Torre 2 Piso 10 de Medellín, lugar donde se encontrarán todos los libros y documentos relativos al Fondo. No obstante, se podrán recibir y entregar recursos para el Fondo en todas las agencias o sucursales de la Sociedad Administradora. También se podrán entregar y recibir recursos en las oficinas de las entidades con las que la Sociedad Administradora suscriba contratos de distribución, convenios de uso de red, utilización de red de oficinas o equivalentes, teniendo siempre presente que la responsabilidad derivada de este Reglamento es exclusivamente de la Sociedad Administradora. 2.06. Recursos del Fondo. El Fondo recibirá recursos por los siguientes conceptos:

(a) Los Aportes de los Partícipes y/o Patrocinadores. (b) Los rendimientos, intereses, dividendos y cualquier derecho generado por los activos del Fondo. (c) Los préstamos que reciba el Fondo de conformidad con el Marco Normativo Aplicable. (d) Cualquier clase de dinero, valores o bienes que reciba el Fondo a cualquier título legítimo.

2.07. Autonomía. De conformidad con lo dispuesto por el numeral 5 del artículo 168 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y todas aquellas normas que lo modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen, los activos que formen parte del Fondo constituyen un patrimonio independiente y separado de los activos propios de la Sociedad Administradora y de aquellos que ésta administre en virtud de otros negocios. Los activos del Fondo no hacen parte de los de la Sociedad Administradora, no constituyen prenda general de los acreedores de ésta y estarán excluidos de la masa de bienes que pueda conformarse para efectos de cualquier procedimiento de insolvencia o de cualquier otra acción contra la Sociedad Administradora. En consecuencia, el Fondo sólo responderá por las Prestaciones derivadas de los Planes de Pensiones. Los bienes que forman del Fondo no podrán ser embargados por los acreedores de los Patrocinadores, de los Partícipes o de los Beneficiarios.


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Cuando la Sociedad Administradora actúe por cuenta del Fondo se considerará que compromete únicamente los recursos del Fondo. Los acreedores de los Beneficiarios sólo podrán embargar las Prestaciones de los Planes de Pensiones en las condiciones fijadas por el numeral 4 del artículo 169 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las normas que lo modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen. 2.08. Sociedades Depositarias. Las Sociedades Depositarias son Deceval S.A. y el Depósito Central de Valores DCV, administrado por el Banco de la República. En todo caso, el depósito de los valores se podrá realizar en cualquier depósito que haya sido autorizado para cumplir con dicha función por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia. Las inversiones en títulos de emisores del exterior o nacionales que se adquieran y permanezcan en el extranjero y que por su naturaleza sean susceptibles de ser custodiados, deben mantenerse en su totalidad, en depósito y custodia en bancos extranjeros, instituciones constituidas en el exterior que presten servicios de custodia o en instituciones de depósito y custodia de valores constituidas en el exterior que tengan como giro exclusivo el servicio de custodia, siempre y cuando cumplan las condiciones establecidas en el numeral 7 del Capítulo VII del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia y todas aquellas que la modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan o deroguen. 2.09. Mecanismos de Información. En las oficinas de atención al público se podrá consultar, de manera actualizada, la versión de este Reglamento, los Planes de Pensiones, el Manual de Servicio, los Folletos Descriptivos y las fichas técnicas de las Alternativas de Inversión desarrolladas en el Fondo. La Sociedad Administradora pondrá a disposición de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, a través de su página web www.btgpactual.com.co, toda la información relativa al Fondo que sea relevante para éstos. Como mínimo, la Sociedad Administradora incluirá de forma independiente para cada una de las Alternativas de Inversión el Folleto Descriptivo y su ficha técnica, y para todos los Partícipes y Patrocinadores del Fondo de manera general, el Reglamento, los Planes de Pensiones, el Manual de Servicio y el informe de gestión y rendición de cuentas. Capítulo 3. POLÍTICA DE INVERSIÓN. 3.01. Autonomía para la realización de Inversiones. La Sociedad Administradora tendrá total autonomía para realizar las inversiones que correspondan para el desarrollo de las Alternativas de Inversión, de conformidad con el régimen de inversión autorizado a los fondos de pensiones voluntarias, el presente Reglamento y el Marco Normativo Aplicable. 3.02. Régimen de Inversión. La Sociedad Administradora cumplirá con el régimen de inversión previsto en los artículos 170 y 171 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y lo dispuesto en el Capítulo VII del Título III de la Parte II de la Circular Básica

http://www.btgpactual.com.co/


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Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia y las demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan o deroguen. El Fondo podrá efectuar inversiones en títulos emitidos por sociedades que sean Patrocinadoras, su matriz o sus subordinadas, previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con lo previsto por el numeral 3 del artículo 170 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las normas que lo modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen.

3.03. Alternativas de Inversión. La Sociedad Administradora tiene total autonomía para, en cualquier momento, estructurar, crear, diseñar, definir, modificar, fusionar, y/o suprimir las Alternativas de Inversión que considere apropiadas para ajustarse a las condiciones de mercado, satisfacer las necesidades de los Partícipes y/o Patrocinadores o para el mejor funcionamiento del Fondo. Las decisiones que la Sociedad Administradora tome en relación con las Alternativas de Inversión serán informadas de manera oportuna en el sitio web www.btgpactual.com.co. La Sociedad Administradora tiene plena autonomía para definir las Alternativas de Inversión que estarán disponibles para cada uno de los Planes de Pensiones. Igualmente, podrá crear Alternativas de Inversión que únicamente estarán disponibles para los Partícipes y Patrocinadores de un determinado Plan Institucional Empresarial. La disponibilidad de las Alternativas de Inversión puede consultarse en los Folletos Descriptivos y en el Manual de Servicio. Los Partícipes y Patrocinadores, éstos últimos con respecto de los Aportes Condicionados, podrán seleccionar libremente dentro de las Alternativas de Inversión disponibles y autorizadas para los Planes de Pensiones a que pertenecen, aquellas en las cuales quieren participar, siempre que cumplan con los términos y condiciones definidos para ellas en los respectivos Folletos Descriptivos. En el Fondo se ofrecen las siguientes Alternativas de Inversión:

(a) Alternativas de Inversión Convencionales Para el inicio de operaciones del Fondo se gestionarán las siguientes Alternativas de Inversión Convencionales: Alternativa Recaudadora: tiene por objetivo servir como instrumento conservador para la administración de liquidez. Alternativa Renta Fija Local: tiene por objetivo proporcionar a los Partícipes un instrumento de inversión diversificado en renta fija local, incluyendo exposición a activos de deuda privada.

Alternativa Acciones Colombia: tiene por objetivo proporcionar a los Partícipes un instrumento de inversión enfocado principalmente en acciones colombianas y, en menor proporción, en acciones de otros países latinoamericanos.

(b) Alternativas de Inversión Especiales La Sociedad Administradora creará, según su criterio, las Alternativas de Inversión Especiales que considere necesarias para el desarrollo de los Planes de Pensiones del Fondo.



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Los términos y condiciones de cada una de las Alternativas de Inversión constarán en el Folleto Descriptivo de la Alternativa de Inversión. El Folleto Descriptivo, debidamente actualizado, podrá ser consultado en el sitio web www.btgpactual.com.co., desde la creación de la Alternativa de Inversión y hasta su supresión. Los Partícipes y Patrocinadores para participar en cualquiera de las Alternativas de Inversión deberán aceptar los términos y condiciones que se establecen en el Folleto Descriptivo correspondiente a través de cualquier Medio Verificable. Los Participes y Patrocinadores podrán realizar traslados entre las diferentes Alternativas de Inversión de acuerdo con los términos y condiciones definidos para cada una de ellas en los Folletos Descriptivos y lo previsto en el Manual de Servicio. Los traslados podrán estar sujetos a plazos, limitaciones y cobros de penalidades según se haya establecido para cada una de las Alternativas de Inversión. La Sociedad Administradora podrá según su criterio disponer la modificación, fusión o supresión de las Alternativas de Inversión, pero deberá notificar dicha situación a los potenciales afectados por medio del envío de una comunicación a la dirección de correo electrónico que tengan registrada ante la Sociedad Administradora y su divulgación en el sitio web www.btgpactual.com.co, con una antelación de por lo menos quince (15) Días Hábiles a la fecha de efectividad de la respectiva decisión. Los potenciales afectados podrán realizar los traslados que consideren pertinentes o ejercer la opción de retirarse del Fondo dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la notificación señalada en el presente párrafo, sin que sea procedente el cobro de comisiones o penalidades por este concepto. En todo caso, ante el silencio del afiliado y en virtud de la vinculación al Fondo, los Partícipes y Patrocinadores autorizan a la Sociedad Administradora para trasladar los recursos invertidos en la Alternativa de Inversión que se modifica, fusiona o suprime a la Alternativa Recaudadora y por tanto renuncian a presentar reclamaciones de cualquier tipo por este concepto.

3.04. Política de Inversión. La Sociedad Administradora realizará las inversiones que considere apropiadas y convenientes para cumplir con las decisiones que adopten los Partícipes y/o Patrocinadores, según corresponda, respecto de la asignación de sus recursos en las diferentes Alternativas de Inversión. Así mismo, podrá enajenar activos para disponer de la liquidez necesaria para atender las necesidades del Fondo o para asegurar el cumplimiento de los límites aplicables. En todo caso, la Sociedad Administradora podrá separarse de las instrucciones recibidas de los Partícipes y/o Patrocinadores en los siguientes eventos:

(a) Cumplir con los límites, restricciones y prohibiciones previstas en el Marco Normativo Aplicable y el presente Reglamento. (b) Cuando sea necesario para cumplir con cualquier cambio o modificación que se realice a las Alternativas de Inversión. (c) Para mantener la liquidez necesaria para atender los retiros del Fondo y cumplir con las obligaciones a cargo del mismo.

Cuando la Sociedad Administradora se aparte de las instrucciones recibidas destinará los recursos sobre los que recaen las mismas a la Alternativa Recaudadora. La no atención de las órdenes de inversión es aceptada por la adhesión al Fondo y el sometimiento a lo previsto en el Reglamento. En todo caso, los Partícipes y/o Patrocinadores podrán recomponer los Portafolios Individuales de conformidad con las reglas aplicables a cada


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una de las diferentes Alternativas de Inversión. En caso que la recomposición de los Portafolios Individuales tenga origen en la modificación, fusión o supresión de una Alternativa de Inversión, la Sociedad Administradora trasladará los recursos invertidos en la misma a la Alternativa Recaudadora. En el caso en que la recomposición se realice de manera unilateral por parte de la Sociedad Administradora no se generarán cargos o penalidades a cargo de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios. En aquellos eventos en que se vaya a efectuar una recomposición de Portafolios Individuales, la Sociedad Administradora notificará a los Partícipes y Patrocinadores de los cambios que se vayan a efectuar con una antelación de diez (10) Días Hábiles a su entrada en vigencia. La notificación previa no se requerirá cuando la recomposición sea necesaria para superar el incumplimiento de los límites regulatorios. Para realizar la recomposición de las Alternativas de Inversión, la Sociedad Administradora podrá de forma autónoma y discrecional proceder a liquidar las inversiones o trasladar los recursos a la Alternativa Recaudadora. 3.05. Riesgos. Todas las Alternativas de Inversión ofrecidas están sujetas a riesgos y por tanto se podrían tener pérdidas, incluso pérdidas materiales de capital. Los principales riesgos derivados de la inversión en el Fondo son los siguientes:

(a) Mercado: Se refiere a cambios adversos en los precios de mercado y/o en la valoración de los activos e inversiones del Fondo que pudiesen ocasionar rendimientos negativos y/o pérdidas de capital para los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios.

(b) Liquidez: Se refiere a los efectos adversos que podrían generarse por la imposibilidad o dificultad para liquidar una inversión en condiciones razonables de mercado en el momento requerido. Puede surgir por la escasez de compradores de un Activo Admisible en particular o simplemente por la existencia de un gran diferencial entre las posturas de compra y venta de los agentes de mercado. También puede ocurrir en un evento de suspensión de redenciones por parte del administrador de un vehículo de inversión en el que invierta el Fondo.

(c) Crédito: Se refiere a la pérdida que podría generarse en las inversiones en Activos Admisibles, así

como en cuentas bancarias, como consecuencia del incumplimiento en el pago de intereses y/o capital por parte de los obligados a éstos en la fecha pactada. Se incluye también dentro de este riesgo el incumplimiento de la contraparte en operaciones de liquidez tales como simultáneas, repos y de transferencia temporal de valores activas.

(d) Operacional: Se refiere a la posibilidad de incurrir en pérdidas por parte de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios debido a fallas, deficiencias o inadecuación en los procesos, personas, sistemas de control interno, tecnología e información, o bien por causa de eventos externos que afecten uno o varios de los elementos citados.

Los riesgos específicos para cada una de las Alternativas de Inversión podrán ser consultados en los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión. Adicionalmente, para cada una de las Alternativas de Inversión se podrán consultar las fichas técnicas correspondientes. La información completa de las Alternativas de


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Inversión estará disponible en todo momento en el sitio web www.btgpactual.com.co.

3.06. Limitaciones y Prohibiciones. En la gestión del Fondo se cumplirá con las limitaciones y prohibiciones previstas en el artículo 171 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el numeral 5 el Capítulo VII del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia, y todas aquellas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan o deroguen. De conformidad con el Marco Normativo Aplicable el Fondo no podrá realizar las siguientes operaciones e Inversiones:

(a) Constituir gravámenes prendarios o hipotecarios sobre los bienes que integran el Fondo, salvo para garantizar los créditos otorgados para la adquisición de valores de que trata el literal (e) de la presente sección.

(b) Invertir en valores emitidos por la Sociedad Administradora, por sus matrices o por sus subordinadas.

(c) Invertir en valores emitidos por sociedades en las que sea representante legal o socio principal el

representante legal de la Sociedad Administradora.

(d) Invertir en valores emitidos por sociedades en las que sea representante legal alguno de los socios principales de la Sociedad Administradora.

(e) Obtener créditos para la realización de las operaciones del Fondo, salvo para adquirir valores en el

mercado primario con recursos de las líneas especiales creadas por el Banco de la República con el objeto de fomentar la capitalización y democratización de sociedades anónimas.

(f) Llevar a cabo prácticas inequitativas o discriminatorias con los Partícipes.

(g) Realizar operaciones entre los diversos fondos que administre.

(h) Realizar operaciones, distintas a la celebración del contrato de mandato, con su matriz, sus

subordinadas, las subordinadas de su matriz, sus administradores o socios principales.

(i) Realizar operaciones, distintas a la celebración del contrato de mandato, con sociedades en las que sea representante legal o socio principal el representante legal de la Sociedad Administradora.

(j) Realizar operaciones, distintas a la celebración del contrato de mandato, con sociedades en las que

sea representante legal alguno de los socios principales de la Sociedad Administradora. Para los efectos de las prohibiciones se entiende por socio principal aquel que sea titular de más del veinte por ciento (20%) del capital social. 3.07. Portafolios Individuales y Perfil de Riesgo. Cada uno de los Partícipes contará con un Portafolio Individual, el cual se podrá modificar de conformidad con las reglas aplicables a las Alternativas de Inversión. La Sociedad Administradora brindará asesoría a los


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Partícipes para que ellos puedan conformar su Portafolio Individual. Para el efecto, en atención al Perfil del Partícipe, el asesor de la Sociedad Administradora podrá enviar vía correo electrónico u otro mecanismo de comunicación sugerencias sobre la conformación del Portafolio Individual, las cuales podrán ser aceptadas por cualquier Medio Verificable y se consideran como una orden del Partícipe para la distribución de los recursos entre las diferentes Alternativas de Inversión para la conformación o reconfiguración de su Portafolio Individual. 3.08. Foros para la Realización de Operaciones. Las operaciones del Fondo se realizarán en los foros señalados en el numeral 3 del Capítulo VII del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia y todas aquellas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan o deroguen. 3.09. Principios para la Gestión Independiente de las Inversiones. La gestión de las Alternativas de Inversión se realizará de forma independiente y en el beneficio exclusivo de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, de conformidad con los siguientes principios:

(a) Objetivos de Inversión: Obtener la mayor rentabilidad posible en cada una de las Alternativas de Inversión teniendo en cuenta la política de inversión y los riesgos de cada una de ellas.

(b) Mejor Ejecución: Las operaciones e inversiones se ejecutarán buscando las mejores condiciones que

ofrezca el mercado dentro del Marco Jurídico Aplicable, teniendo en cuenta las características de las operaciones a ejecutar, la situación del mercado al momento de la ejecución, los costos asociados, la oportunidad de mejorar el precio y demás factores relevantes. Para la selección de contrapartes la Junta Directiva de la Sociedad Administradora deberá establecer los estándares que deberán ser aplicables para la escogencia de intermediarios para la realización de operaciones del Fondo, para lo cual deberá fijar criterios objetivos, cuando tales intermediarios sean necesarios. La Sociedad Administradora podrá celebrar contratos de comisión con BTG Pactual S.A. Sociedad Comisionista de Bolsa para realizar las operaciones de inversión del Fondo.

(c) Estructura de Liquidez: En la gestión del Fondo se adoptarán políticas y procedimientos que permitan

atender de manera oportuna y adecuada las necesidades de liquidez del Fondo de tal suerte que no sea necesario liquidar de manera prematura las inversiones que se hayan realizado a plazo. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de suspender de manera transitoria el retiro de recursos cuando se presenten situaciones extraordinarias en los términos del presente Reglamento.

(d) Conflictos de Interés: La Sociedad Administradora adoptará las medidas que resulten necesarias para

una adecuada identificación y administración de los potenciales conflictos de intereses que pudieren surgir en la realización de las Inversiones y operaciones del Fondo. En este sentido aplicará mecanismos para la separación de actividades y adecuado manejo de la información, respetando la confidencialidad de la información reservada o privilegiada. Las medidas implementadas constarán en los manuales de operación y funcionamiento de la Sociedad Administradora. Adicionalmente, ella cuenta con un Código de Principios y Ética de Negocios donde se establecen los principios generales y filosóficos que rigen la relación con los clientes y un Manual de Compliance que incluye los procedimientos para la identificación y administración de los potenciales conflictos de intereses, documentos que estarán disponibles para consulta previa solicitud al correo [email protected].

mailto:[email protected]


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(e) Confidencialidad de la Información: La Sociedad Administradora cuenta con políticas y procedimientos para la protección de la información confidencial y privilegiada que serán de aplicación en la administración del Fondo. La política de tratamiento de datos personales de la Sociedad Administradora estará disponible para consulta en cualquier momento en el sitio web www.btgpactual.com.co.

3.10. Valoración de las Alternativas de Inversión. El valor de cada Alternativa de Inversión se expresará en Pesos y reflejará las valorizaciones o desvalorizaciones de las Inversiones realizadas, de conformidad con las reglas previstas para la valoración en el numeral 1.2 del Capítulo XII de la Circular Básica Contable Financiera expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia. Para cada Alternativa de Inversión se calculará de forma diaria su valor de Unidad y por tanto cada una de ellas reflejará su propio comportamiento. Adicionalmente, la valoración de los Activos Admisibles de cada Alternativa de Inversión se realizará de conformidad con el Capítulo I de la Circular Básica Contable Financiera expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia. 3.11. Valoración del Fondo y de las Cuentas Individuales. Con base en la valoración de las Alternativas de Inversión se determina el valor del Fondo y de las Cuentas Individuales de acuerdo con lo previsto en el numeral 1.2 del Capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia. 3.12. Requisitos de Calificación de los Activos Admisibles. Los Activos Admisibles deberán cumplir con los requisitos de calificación previstos en el numeral 2 del Capítulo VII, Título III, Parte II de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o complementen. Capítulo 4. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO.

4.01. Administración y Representación del Fondo.

El Fondo será administrado por la Sociedad Administradora de conformidad con el Marco Normativo Aplicable y por lo previsto en este Reglamento, en los Planes de Pensiones, en los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión y en el Manual de Servicio, respectivamente. Adicionalmente, para la custodia de los activos del Fondo se contará con participación de las Sociedades Depositarias. La Sociedad Administradora ejercerá la representación legal del Fondo en todos los actos y contratos en los que intervenga para la debida administración del mismo. 4.02. Obligaciones de la Sociedad Administradora.

La Sociedad Administradora deberá administrar e invertir los recursos del Fondo como lo haría un experto prudente, obrando con la diligencia, la habilidad y el cuidado razonables, que corresponde al manejo adecuado de los recursos captados del público.


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Además de las obligaciones que le imponga el Marco Normativo Aplicable, la Sociedad Administradora tendrá los siguientes deberes:

(a) Consagrar su actividad de administración exclusivamente en favor de los intereses de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios.

(b) Otorgar la escritura pública de constitución del Fondo y aquellas que la modifiquen.

(c) Cumplir con los Planes de Pensiones.

(d) Realizar las Inversiones de acuerdo con la política de inversión de cada una de las Alternativas de

Inversión.

(e) Realizar la salvaguarda y el ejercicio de derechos políticos y patrimoniales de los activos que hagan parte del Fondo. Para esto deberá contar con los mecanismos idóneos que le permitan ejecutar de manera adecuada la presente obligación.

(f) Velar por el cumplimiento de las funciones a cargo de las Sociedades Depositarias.

(g) Contar con los recursos físicos, humanos y tecnológicos requeridos para el correcto funcionamiento

del Fondo.

(h) Definir de manera autónoma las Alternativas de Inversión que se ofrecerán en el Fondo.

(i) Cumplir con las reglas aplicables a la Sociedad Administradora en relación con los diferentes sistemas de administración de riesgos.

(j) Velar por el adecuado funcionamiento de la Comisión de Control.

(k) Adoptar las medidas necesarias para asegurar la gestión independiente del Fondo.

(l) Asegurar el mantenimiento de la reserva de la información que conozca con ocasión de la actividad

de administración del Fondo y adoptar políticas, procedimientos y mecanismos para evitar el uso indebido de información privilegiada o reservada relacionada con el Fondo, sus activos, estrategias, negocios y operaciones, sin perjuicio del cumplimiento de los deberes de información a la Superintendencia Financiera de Colombia.

(m) Garantizar la independencia de funciones y del personal responsable de la administración del Fondo,

para lo cual deberá contar con estructuras organizacionales adecuadas para lograr este objetivo.

(n) Capacitar a todas las personas que participan en la distribución del Fondo, independiente del esquema contractual utilizado para su vinculación con la Sociedad Administradora, sin perjuicio de las obligaciones que les correspondan a las partes que presten servicios a la Sociedad Administradora.

(o) Suministrar la información a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios de acuerdo con lo

previsto en el Reglamento, los Planes de Pensiones, el Manual de Servicio y las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.


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(p) Llevar la contabilidad regular del Fondo de acuerdo el Marco Normativo Aplicable.

(q) Rendir cuentas de su gestión de acuerdo con el Marco Normativo Aplicable.

(r) Ejercer los derechos políticos inherentes a los valores administrados colectivamente, de conformidad

con las políticas que defina la Junta Directiva.

(s) Cumplir con las políticas, directrices, mecanismos y procedimientos que señale la Junta Directiva para la actividad de administración del Fondo.

(t) Identificar, controlar y gestionar las situaciones generadoras de conflictos de intereses que tengan

relación con la actividad de administración del Fondo, según las reglas establecidas en el Marco Normativo Aplicable y las directrices señaladas por la Junta Directiva.

(u) Entregar oportunamente a la Superintendencia Financiera de Colombia y al Autorregulador del

Mercado de Valores la información que para el cumplimiento de sus funciones requieran acerca de la administración del Fondo.

(v) Ejercer supervisión permanente sobre el personal vinculado a la administración del Fondo.

(w) Cumplir a cabalidad con los demás aspectos necesarios para la adecuada administración del Fondo.

(x) En general, cumplir con el Marco Normativo Aplicable.

4.03. Facultades de la Sociedad Administradora.

Son facultades de la Sociedad Administradora las siguientes:

(a) Modificar el presente Reglamento, los Planes de Pensiones, los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión, el Manual de Servicio y cualquier otro documento relacionado con el Fondo, ajustándose a las condiciones establecidas por el Marco Normativo Aplicable.

(b) Solicitar a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios la entrega de toda la información que considere necesaria para el debido cumplimiento de las obligaciones a su cargo, en especial la relacionada con el SARLAFT, así como su actualización de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos internos.

(c) Abstenerse de aceptar Partícipes, Patrocinadores y/o Beneficiarios y/o terminar unilateralmente la

relación jurídica existente con cualquier Partícipe, Patrocinador o Beneficiario, respectivamente, en los siguientes casos: (i) si a juicio de la Sociedad Administradora aquel está utilizando el Fondo, o pretende hacerlo, para la realización de cualquier actividad ilícita o en detrimento de otros Partícipes o Patrocinadores del Fondo o de la Sociedad Administradora, (ii) en el caso en el que aquél, sus accionistas o sus administradores, según sea el caso, aparezcan reportados en listas de control utilizadas para el cumplimiento del SARLAFT o se encuentren vinculados a una investigación penal con formulación de acusación, o reportada por organismos de vigilancia y control por actividades que se puedan reputar como lavado de activos y/o financiación del terrorismo, (iii) en el caso en el que aquél, sus accionistas o sus administradores, según sea el caso, sean condenados judicialmente en


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sentencia de primera instancia por la comisión de algún delito relacionado con el patrimonio económico o la administración del patrimonio de terceros, delitos contra la administración y/o fe pública, o delitos que atenten contra el mercado público de valores, el orden económico o por lavado de activos y/o la financiación del terrorismo y/o (iv) en el caso en el que aquél no cumpla o deje de cumplir con los requisitos o condiciones establecidas por la Sociedad Administradora en sus manuales, procedimiento y/o políticas internas para poder estar vinculado al Fondo y/o a la Sociedad Administradora.

(d) Descontar las comisiones a que tenga derecho de acuerdo con lo previsto en el Reglamento, los

Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión y el Manual de Servicio.

(e) Descontar los gastos imputables al Fondo de conformidad con lo previsto en el Reglamento, los Planes de Pensiones y el Manual de Servicio.

(f) Diseñar, estructurar, crear, definir, seleccionar, modificar, fusionar o suprimir las Alternativas de

Inversión en los términos previstos en el Reglamento, los Planes de Pensiones, los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión y el Manual de Servicio.

(g) De conformidad con las políticas de inversión de las Alternativas de Inversión, determinar los valores

e Inversiones que se adquieran para el Fondo.

(h) Efectuar las citaciones a las Asambleas de Partícipes y de Patrocinadores.

(i) Suspender el ingreso y retiro de recursos del Fondo en los términos previstos en el Reglamento.

(j) Cancelar las Cuentas Individuales y terminar las relaciones contractuales cuando no se cumpla con el saldo mínimo previsto en la Sección 5.06 (Saldo mínimo) del Reglamento.

(k) Las demás establecidas en el Reglamento y en el Marco Normativo Aplicable.

4.04. Responsabilidad de la Sociedad Administradora.

La Sociedad Administradora será responsable por la realización de una gestión independiente y profesional del Fondo frente a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios. Sin embargo, se aclara que las Inversiones están sujetas a riesgos y por tanto su valor puede variar de forma positiva o negativa, de tal suerte que la Sociedad Administradora no será responsable por las pérdidas que puedan producirse con ocasión de las decisiones de inversión tomadas por los Partícipes y/o Patrocinadores. En consecuencia, las obligaciones de la Sociedad Administradora son de medio y no de resultado y por tanto no garantiza una rentabilidad mínima de ninguna de las Alternativas de Inversión. Los efectos tributarios de la vinculación con el Fondo y de las decisiones que tomen los Partícipes y los Patrocinadores serán exclusiva responsabilidad de ellos y en ningún caso de la Sociedad Administradora. La información que suministren los asesores y/o funcionarios de la Sociedad Administradora o entidades vinculadas a la Sociedad Fiduciaria, según sea el caso, no puede ser considerada como asesoría tributaria. En consecuencia, se recomienda a los Partícipes y Patrocinadores que obtengan la asesoría tributaria profesional e independiente para entender el efecto de sus decisiones. 4.05. Responsabilidad de las Sociedades Depositarias.


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Las Sociedades Depositarias responderán de conformidad el régimen jurídico aplicable y los contratos suscritos. La Sociedad Administradora debe exigir el cumplimiento de las obligaciones a su cargo y la responsabilidad correspondiente. 4.06. Sustitución de la Sociedad Administradora.

La Sociedad Administradora podrá ser sustituida en los siguientes casos:

(a) Decisión de la Comisión de Control adoptada, de forma unánime, de conformidad con lo previsto en el presente Reglamento. La Sociedad Administradora continuará ejerciendo sus funciones hasta el momento en que la Comisión de Control designe la nueva entidad administradora.

(b) Renuncia de la Sociedad Administradora la cual será presentada por decisión de su Junta Directiva,

cuando considere que la administración del Fondo no resulta conveniente desde las perspectivas financiera, administrativa, legal u operativa. En este caso la renuncia no producirá efectos antes de dos (2) años contados a partir de la fecha de su notificación. La Superintendencia Financiera de Colombia podrá exigir a la Sociedad Administradora el otorgamiento de las garantías necesarias para responder por sus obligaciones.

(c) Solicitud de la Sociedad Administradora, previa aceptación de la Comisión de Control del Fondo y

presentación de la entidad que la deba reemplazar. En este caso, la Comisión de Control podrá exigir las garantías necesarias para responder por el cumplimiento de las obligaciones de la Sociedad Administradora.

(d) Disolución de la Sociedad Administradora.

(e) Orden de remoción impartida por la Superintendencia Financiera de Colombia de acuerdo con lo

previsto en el Marco Normativo Aplicable. 4.07. Sustitución de las Sociedades Depositarias.

Las Sociedades Depositarias podrán ser sustituidas por la Comisión de Control cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

(a) Por decisión de la autoridad competente que implique su intervención.

(b) Por entrar en causal de disolución.

(c) Por el ingreso en proceso de insolvencia.

(d) Por la pérdida de la licencia para cumplir con la función de depositario.

(e) Por incumplimiento grave de las funciones a su cargo.

(f) Por las causales de terminación que se establezcan en el contrato de depósito respectivo.

(g) Orden de remoción impartida por la Superintendencia Financiera de Colombia de acuerdo con lo previsto en el Marco Normativo Aplicable.


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4.08. Actuario.

El Fondo contará con un Actuario elegido por la Sociedad Administradora que cumplirá con las funciones previstas en el Artículo 168 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. La Comisión de Control podrá remover al Actuario y designar la persona que ha de reemplazarlo. 4.09. Comisión de Control. La Comisión de Control estará integrada por cinco (5) miembros con sus respectivos suplentes numéricos. Tres (3) de los miembros con sus suplentes serán elegidos por la Asamblea de Partícipes y dos (2) miembros que representen a los Patrocinadores con sus suplentes numéricos serán elegidos por la Asamblea de Patrocinadores. En caso de que el Fondo no cuente con Patrocinadores la Comisión de Control se integrará únicamente con tres (3) miembros principales y sus respectivos suplentes numéricos elegidos por la Asamblea de Partícipes. De igual forma se procederá cuando la Asamblea de Patrocinadores no se realice o no elija a los miembros que le corresponde. Los Partícipes y los Patrocinadores deben estar a paz y salvo en sus obligaciones con el Fondo para tener la calidad de elegibles. Los miembros de la Comisión de Control serán elegidos para un periodo de dos (2) años y podrán ser reelegidos de forma indefinida. Para el inicio de operaciones del Fondo la Sociedad Administradora designará tres (3) miembros con sus respectivos suplentes numéricos, los cuales tendrán carácter transitorio por cuanto solo ejercerán funciones durante un periodo máximo de seis (6) meses, plazo durante el cual se realizarán las Asambleas de Partícipes y Patrocinadores, según corresponda, que elijan a los miembros permanentes de acuerdo con lo previsto en la presente Sección. 4.10. Reuniones de la Comisión de Control. La Comisión de Control se reunirá ordinariamente por lo menos dos (2) veces al año y extraordinariamente cada vez que sea convocada por la mayoría de sus miembros, por el Revisor Fiscal del Fondo, por el Representante Legal de la Sociedad Administradora o por la Superintendencia Financiera de Colombia. La Comisión de Control se convocará con por lo menos cinco (5) Días Hábiles de anticipación a la fecha de reunión mediante comunicación enviada por correo electrónico a la dirección registrada por los miembros de la Comisión de Control al momento de su elección o la que con posterioridad notifiquen a la Sociedad Administradora. En las reuniones se permitirá la participación no presencial de uno, varios o todos sus miembros, quienes se tendrán en cuenta para conformar el quórum definido anteriormente. A estas reuniones no les será aplicable lo previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y las normas que lo modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan y/o deroguen. La Comisión de Control podrá deliberar con cualquier número plural de miembros y las decisiones se tomarán con el concurso de la mayoría de sus integrantes, salvo por la decisión de remoción de la Sociedad Administradora para la cual se requerirá del voto unánime de la totalidad de sus miembros principales o sus respectivos suplentes numéricos. Cada miembro tendrá derecho a un (1) voto. En el evento que no se reúna el


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quórum deliberatorio se convocará a una segunda reunión que se realizará dentro los cinco (5) Días Hábiles siguientes a la fecha prevista para la primera reunión, la cual será convocada por lo menos con un (1) Día Hábil de anticipación a la fecha de la segunda reunión. La Comisión de Control tendrá un Presidente y un Vicepresidente, quien reemplazará al Presidente en sus ausencias temporales o absolutas, elegidos entre sus miembros y un Secretario designado por la Sociedad Administradora, a quién le corresponderá llevar las actas de las reuniones de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio para las sociedades comerciales. La documentación de la Comisión de Control, incluido el libro de actas, serán manejados y conservados por la Sociedad Administradora. Los miembros de la Comisión de Control tendrán derecho a recibir honorarios hasta por un valor máximo de cuatro (4) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes, según lo determine la Asamblea de Partícipes o la Asamblea de Patrocinadores, según su competencia. En caso de que exista diferencia entre el valor que se establezca por la Asamblea de Partícipes y por la Asamblea de Patrocinadores se aplicará la remuneración más alta que cualquiera de ellas haya definido a todos los miembros de la Comisión de Control. Los gastos de funcionamiento de la Comisión de Control serán considerados como un gasto del Fondo. 4.11. Funciones de la Comisión de Control. La Comisión de Control tendrá las siguientes funciones:

(a) Verificar el cumplimiento del Reglamento del Fondo y de los Planes de Pensiones.

(b) Remover al Actuario y designar la persona que ha de reemplazarlo.

(c) Nombrar el Revisor Fiscal del Fondo para un periodo de dos (2) años y aprobar su presupuesto y apropiación. Así mismo podrá sustituirlo cuando lo considere conveniente.

(d) Autorizar los actos que, de conformidad con el Reglamento del Fondo, requieran su aprobación.

(e) Prohibir la realización de cualquier acto que, a su juicio, comprometa los intereses de los

Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios.

(f) Decidir sobre la sustitución de la Sociedad Administradora y las Sociedades Depositarias.

(g) Aprobar nuevos Planes de Pensiones a desarrollarse a través del Fondo y la modificación de los existentes.

(h) Aprobar los estados financieros del Fondo, el informe de la Sociedad Administradora y el estudio de

valuación actuarial.

(i) Presentar las recomendaciones que estime pertinentes sobre la administración del Fondo.

(j) Designar y fijar la remuneración del Liquidador del Fondo y a los auxiliares que requiera el debido adelantamiento del proceso liquidatorio, cuando a ello haya lugar de conformidad con el presente Reglamento.

(k) Cuando las circunstancias lo exijan, designar las personas que deban representar judicial o


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extrajudicialmente los intereses de los Patrocinadores y Partícipes frente a la Sociedad Administradora.

(l) Las demás que se señalan en el presente Reglamento y en el Marco Normativo Aplicable.

Para el cumplimiento de sus funciones la Comisión de Control del Fondo podrá inspeccionar en cualquier tiempo la contabilidad del mismo y requerir cualquier información sobre su administración. 4.12. Revisor Fiscal.

El Fondo contará con un Revisor Fiscal, elegido inicialmente por la Sociedad Administradora, para periodos de dos (2) años, quien cumplirá con las funciones previstas en el Artículo 168 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. La Comisión de Control podrá remover en cualquier momento al Revisor Fiscal y designar la persona que ha de reemplazarlo. Son funciones del Revisor Fiscal:

(a) Revisar que las operaciones que se realicen en nombre del Fondo cumplan con el Marco Normativo Aplicable, el Reglamento, los Planes de Pensiones y las decisiones de la Asamblea de Partícipes, de la Asamblea de Patrocinadores y de la Comisión de Control.

(b) Informar por escrito a la Sociedad Administradora y/o a la Comisión de Control, según sea el caso, de

las irregularidades que ocurran en el funcionamiento del Fondo.

(c) Colaborar con la Superintendencia Financiera de Colombia para el cumplimiento de las funciones asignadas a dicha entidad, para lo cual preparará y presentará los informes que le sean requeridos.

(d) Velar porque se lleve regularmente la contabilidad del Fondo.

(e) Verificar que las actas correspondientes a las reuniones de la Asamblea de Partícipes, Asamblea de

Patrocinadores y la Comisión de Control se lleven y conserven debidamente.

(f) Verificar que la documentación relativa al Fondo se conserve debidamente e impartir las instrucciones que correspondan para tal fin.

(g) Inspeccionar de manera continua los bienes del Fondo y procurar que se tomen oportunamente las

medidas de conservación o seguridad que correspondan.

(h) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones, solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores del Fondo y su operación.

(i) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

(j) Convocar la Asamblea de Partícipes, la Asamblea de Patrocinadores o la Comisión de Control cuando

lo considere necesario.

(k) Cumplir con las demás atribuciones establecidas en el Marco Normativo Aplicable o este Reglamento, en la medida en que resulten pertinentes, así como aquellas que siendo compatibles con las anteriores


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le encomiende la Asamblea de Partícipes, la Asamblea de Patrocinadores o la Comisión de Control. Se podrá designar como Revisor Fiscal a quien ejerza dicho cargo en la Sociedad Administradora. Capítulo 5. VINCULACIÓN AL FONDO Y APORTES. 5.01. Vinculación de los Partícipes. Para vincularse al Fondo los Partícipes deberán suministrar la información que solicite la Sociedad Administradora y suscribir el Documento de Adhesión, con sus respectivos anexos. Los formatos estarán disponibles en el sitio web www.btgpactual.com.co de la Sociedad Administradora. En el Documento de Adhesión deberá quedar constancia del Plan de Pensiones elegido, las Alternativas de Inversión seleccionadas y los Beneficiarios que designe. Los Partícipes podrán solicitar modificaciones a la selección inicial de las Alternativas de Inversión, las cuales se harán efectivas con sujeción a los términos y condiciones de las mismas, dando aplicación a las limitaciones, cobros y penalidades que se incluyen en los Folletos Descriptivos y el Manual de Servicio. Los menores de edad podrán vincularse al Fondo cuando así lo decida su representante legal y se cumpla con lo previsto en el Reglamento y los procedimientos establecidos en el Manual de Servicio. La Sociedad Administradora le debe dar a conocer al Partícipe el Reglamento, los Planes de Pensiones, los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión ofrecidas en el Fondo y el Manual de Servicio. En el Documento de Adhesión deberá quedar la constancia de la recepción de los documentos señalados. En todo caso, estos documentos estarán a disposición en el sitio web www.btgpactual.com.co de la Sociedad Administradora y en todas las oficinas de atención al público que utilice la Sociedad Administradora y que se encuentren habilitadas para recibir Aportes al Fondo. La vinculación requiere de la aceptación por parte Sociedad Administradora, previo cumplimiento de los procedimientos del SARLAFT y los trámites definidos para la creación de la Cuenta Individual en el Manual de Servicio. En todo caso la Sociedad Administradora se reserva el derecho de admisión de Partícipes al Fondo, así como el de la recepción de Aportes posteriores en los términos establecidos en el presente Reglamento. Una vez aceptada la vinculación, la Sociedad Administradora asignará el número de la Cuenta Individual del Partícipe en la cual se registrarán los Aportes que se realicen en su beneficio. Para la efectividad de la vinculación se debe efectuar el primer Aporte pactado o convenido con la Sociedad Administradora. 5.02. Vinculación de los Patrocinadores. Para vincularse al Fondo los Patrocinadores deberán suministrar la información que le solicite la Sociedad Administradora y suscribir el Documento de Vinculación al Plan Institucional, con sus respectivos anexos. Los formatos estarán disponibles en el sitio web www.btgpactual.com.co de la Sociedad Administradora. En el Documento de Vinculación al Plan Institucional deberá quedar constancia del Plan de Pensiones elegido, las condiciones para el ingreso de los Participes y las condiciones para la Consolidación de Aportes, la lista de las personas naturales, con nombre e identificación, que podrán ingresar al plan y las Alternativas de Inversión




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seleccionadas para los Aportes Condicionados. Los Patrocinadores podrán solicitar modificaciones a la selección inicial de las Alternativas de Inversión hasta el momento en el cual se produzca la Consolidación de Aportes, las cuales se harán efectivas con sujeción a los términos y condiciones de las mismas, dando aplicación a las limitaciones, cobros y penalidades que se incluyen en los Folletos Descriptivos y el Manual de servicio. La Sociedad Administradora le debe dar a conocer al Patrocinador el Reglamento, los Planes de Pensiones, los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión disponibles y el Manual de Servicio. En el Documento de Vinculación al Plan Institucional deberá quedar la constancia de la recepción de los documentos señalados. En todo caso, estos documentos estarán disponibles en el sitio web www.btgpactual.com.co de la Sociedad Administradora y en todas las oficinas de atención al público que utilice la Sociedad Administradora y que se encuentren habilitadas para recibir Aportes al Fondo. La vinculación requiere de la aceptación por parte Sociedad Administradora, la cual se reserva el derecho de admisión de Patrocinadores al Fondo, así como el de la recepción de Aportes posteriores, en los términos establecidos en el presente Reglamento. Los Aportes realizados se registrarán en las Cuentas Individuales de los Partícipes. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de los Planes Institucionales, los Aportes Condicionados que no hayan sido objeto de consolidación estarán registrados en las Cuentas Individuales de los Participes sin que éstos se encuentren disponibles. Para la efectividad de la vinculación se debe efectuar el primer aporte pactado o convenido con la Sociedad Administradora. 5.03. Aportes. Los Partícipes y/o Patrocinadores deben efectuar los Aportes con la periodicidad, forma y por el valor que se hayan comprometido al momento de la vinculación y/o posteriormente durante la vigencia de la misma. Los Aportes que realicen los Patrocinadores podrán ser Aportes Condicionados o Aportes sin Condición. En todo caso, el Patrocinador deberá indicar los Partícipes en cuyas Cuentas Individuales serán acreditados los Aportes que realice, teniendo en cuenta que en el Fondo no existen Cuentas Individuales a nombre de los Patrocinadores. Todo Aporte debe ser íntegramente pagado al momento de la vinculación del respectivo Partícipe o Patrocinador, a quienes la Sociedad Administradora entregará un recibo de caja de dicho aporte y/o constancia de entrega de recursos, ya sea de forma física o por medio electrónico en los términos previstos en el Manual de Servicio. Los Aportes ingresan inicialmente a la Alternativa Recaudadora, en la cual permanecerán máximo por tres (3) días hábiles antes de ser trasladados a las Alternativas de Inversión que hayan sido seleccionadas por los Partícipes o Patrocinadores, según corresponda. En caso de que los Partícipes y/o Patrocinadores no seleccionen las Alternativas de Inversión los recursos correspondientes se mantendrán en la Alternativa Recaudadora hasta que ellos tomen la decisión correspondiente. Cuando el Aporte se realice a través de Activos Admisibles los mismos ingresarán a una de las Alternativas de Inversión en cuya política de inversión se prevea la adquisición de activos de la misma clase, según lo estime conveniente la Sociedad Administradora. La Sociedad Administradora podrá recibir Aportes de los Partícipes y Patrocinadores en cualquier momento


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durante el término de duración del Fondo. Los Aportes de los Patrocinadores y Partícipes serán recibidos los Días Hábiles en el horario y condiciones previstas en el Manual de Servicio. Los Aportes realizados después del horario establecido, se entenderán como Aportes realizados el Día Hábil siguiente. La Sociedad Administradora podrá modificar las condiciones para la realización de Aportes cumpliendo las regulaciones vigentes sobre dichas modificaciones. En todo caso, será necesario publicar tales cambios en la página de Internet www.btgpactual.com.co e incluirlos en el Manual de Servicio. Los Aportes, así como el pago de redenciones, podrán efectuarse en la sede del Fondo o en las oficinas donde haya atención al público por parte de la Sociedad Administradora. De igual forma, estos pagos podrán realizarse a través de los canales de distribución del Fondo, cuando los mismos así lo prevean y permitan. Si el Aporte se realiza en cheque quedará abonado en la Alternativa Recaudadora desde el día de su consignación. Si el cheque resultare impagado a su presentación se considerará que en ningún momento existió Aporte al Fondo. En tal evento, una vez impagado el instrumento, se procederá a efectuar las anotaciones contables pertinentes tendientes a reversar la operación y a devolver el cheque no pagado a la persona que lo hubiere entregado, sin perjuicio de que se le exija, a título de sanción, el veinte por ciento (20%) del importe del cheque, conforme a lo previsto por el Artículo 731 del Código de Comercio. Dicha sanción se hará exigible en los casos en que se haya causado un perjuicio material al Fondo dado el evento del impago del instrumento. Este valor hará parte de los activos del Fondo y se incluirá en las Alternativas de Inversión destinatarias de dichos recursos según la proporción que fuere aplicable. Los dineros que hayan sido consignados en las cuentas del Fondo por parte de los Partícipes y Patrocinadores se representarán en Unidades de las Alternativas de Inversión en las cuales se acrediten los recursos. Cuando los Aportes no puedan ser invertidos en alguna de las Alternativas de Inversión por exceder los límites fijados para su funcionamiento o por no haberse podido identificar el Partícipe al cual corresponden o por cualquier otra razón operativa, los recursos correspondientes se conservarán en la Alternativa Recaudadora hasta que el Partícipe o Patrocinador tome una decisión sobre su destino. 5.04. Retiros. Los retiros se podrán realizar de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en cada uno de los Folletos Descriptivos y en los Tiempos de Servicio previstos en el Manual de Servicio. Cuando se trate de retiros parciales, los Partícipes y/o Patrocinadores deberán señalar las Alternativas de Inversión que serán afectadas y la proporcionalidad correspondiente. En caso de que no se especifique la forma de realizar el retiro la Sociedad Administradora podrá efectuarlo conservando la proporcionalidad que existe en la respectiva Cuenta Individual. Sin perjuicio de los términos y condiciones definidos para cada una de las Alternativas de Inversión, la Sociedad Administradora tendrá un plazo máximo de diez (10) Días Hábiles para realizar la entrega de los recursos solicitados. Los retiros se podrán realizar a través de transferencia electrónica a una cuenta previamente identificada, en cheque o a través de consignación previa solicitud del titular de los Aportes, de acuerdo con las Condiciones de Servicio previstas en el Manual de Servicio. Sobre los retiros se efectuará el cobro de comisiones,



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deducciones, impuestos, tasas, contribuciones y retenciones a que haya lugar. La Sociedad Administradora se podrá abstener de realizar transferencias o giro de cheques a personas que se encuentren en las listas de control utilizadas para el cumplimiento del SARLAFT. 5.05. Limitaciones temporales al ingreso y retiro de recursos. La Sociedad Administradora podrá limitar temporalmente el ingreso o retiro de recursos en las diferentes Alternativas de Inversión en la medida en que ello resulte conveniente para la administración del Fondo, cuando se requiera por circunstancias que afecten los activos subyacentes, para realización de ofertas públicas, por el pago de dividendos, o con ocasión de la presentación de situaciones especiales de los mercados, cambios regulatorios y/o eventos extraordinarios que en su criterio afecten el normal desarrollo de las operaciones del Fondo. 5.06. Saldo Mínimo. El saldo mínimo de la Cuenta Individual será un valor equivalente a dos Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (2 SMLMV). Cuando durante tres (3) meses consecutivos una Cuenta Individual tenga un promedio inferior al saldo mínimo, la Sociedad Administradora tendrá la facultad de cancelarla. Cuando se utilice esta facultad, la Sociedad Administradora procederá a reintegrar los recursos al Partícipe correspondiente mediante transferencia a la cuenta bancaria que tenga registrada y se terminará la vinculación del Partícipe con el Fondo. 5.07. Manual de Servicio. El Manual de Servicio será definido de manera autónoma por la Sociedad Administradora. Cualquier modificación que se introduzca al mismo se informará con quince (15) Días Hábiles de anticipación en el sitio web www.btgpactual.com.co de la Sociedad Administradora. 5.08. Apoderados. Cuando lo consideren conveniente, los Partícipes y/o Patrocinadores podrán otorgar poderes generales o especiales a personas naturales para que los representen ante la Sociedad Administradora para ejercer los derechos que les correspondan en el Fondo de acuerdo con el presente Reglamento, los Planes de Pensiones y el Manual de Servicio, incluida la posibilidad de impartir órdenes en relación con la asignación de recursos entre las diferentes Alternativas de Inversión del Fondo. La responsabilidad por las operaciones y transacciones realizadas por los Apoderados corresponderá exclusivamente a los Partícipes y Patrocinadores que hayan otorgados los respectivos poderes. Los poderes deberán ser otorgados de conformidad con el Marco Normativo Aplicable y contener la siguiente información: término de vigencia, operaciones autorizadas y facultades otorgadas al apoderado. Cuando no se discrimen estos aspectos la Sociedad Administradora deberá entender que el poder tiene vigencia ilimitada hasta que no reciba notificación de su revocación y que confiere facultades ilimitadas para realizar todo tipo de operaciones. Los apoderados deberán cumplir con los procedimientos de SARLAFT previstos por la Sociedad Administradora y ésta podrá reservarse el derecho de aceptar a las personas que aparezcan en las listas de control utilizadas para dicho procedimiento.


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Los poderes especiales deberán constar en documento escrito con reconocimiento de firma y contenido ante Notario. Los poderes generales deberán ser otorgados por escritura pública, cuya copia auténtica deberá presentarse con la respectiva nota de vigencia. Los poderes otorgados en el exterior deberán reunir los requisitos de validez establecidos por el Marco Normativo Aplicable. Capítulo 6. DE LAS ASAMBLEAS DE PARTÍCIPES Y DE PATROCINADORES. 6.01. Asamblea de Partícipes. La Asamblea de Partícipes funcionará de conformidad con las siguientes reglas:

(a) La Asamblea de Partícipes se conforma por todos los Partícipes del Fondo.

(b) Las reuniones ordinarias se realizarán cada dos (2) años en el mes de abril, en las oficinas principales de la Sociedad Administradora, con el objeto de elegir los miembros principales y suplentes de la Comisión de Control que le corresponde designar a los Partícipes.

(c) La convocatoria se realizará con una antelación de diez (10) Días Hábiles a la fecha prevista para la

realización de la reunión mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación y en el sitio www.btgpactual.com.co. El diario de amplia circulación nacional será informado a los Partícipes del Fondo a través del sitio web de la Sociedad Administradora.

(d) Si la Asamblea de Partícipes no fuere convocada de forma oportuna, la misma se reunirá por derecho

propio a las 8:00 am del primer Día Hábil del mes de mayo en el domicilio principal de la Sociedad Administradora.

(e) Habrá quórum deliberatorio cuando se encuentre presente por lo menos el cinco por ciento (5%) de

los Partícipes.

(f) Si no se reúne el quórum deliberatorio la Sociedad Administradora convocará nuevamente la reunión que se realizará no antes de cinco (5) Días Hábiles ni después de quince (15) Días Hábiles contados a partir de la fecha prevista para la realización de la primera reunión. En esta nueva reunión habrá quórum deliberatorio con cualquier número plural de Partícipes.

(g) La Asamblea de Partícipes será presidida por Presidente de la Comisión de Control y en su defecto

por el Vicepresidente. La Secretaría corresponderá al funcionario que la Sociedad Administradora designe para el efecto.

(h) La elección de los Miembros de la Comisión de Control será realizada utilizando el sistema de cociente

electoral y para el efecto cada Partícipe tendrá un voto. Las decisiones se tomarán por la mayoría de votos presentes. La Asamblea determinará el número de Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes que devengarán por cada sesión a la que asistan los miembros de la Comisión de Control, sin que pueda exceder de cuatro (4) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

(i) De lo ocurrido en las reuniones se dejará constancia en actas que deberán estar firmadas por el

Presidente y el Secretario de la misma.


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(j) En lo no previsto en el presente Reglamento se aplicarán las normas que regulan las reuniones de la asamblea de accionistas de la sociedad anónima.

(k) Adicionalmente, la Asamblea de Partícipes se podrá reunir de forma extraordinaria en cualquier

momento por convocatoria del Presidente de la Comisión de Control, de la Sociedad Administradora o del Revisor Fiscal.

6.02. Asamblea de Patrocinadores.

La Asamblea de Patrocinadores funcionará de conformidad con las siguientes reglas:

(a) La Asamblea de Patrocinadores se conforma por todos los Patrocinadores del Fondo.

(b) Las reuniones ordinarias se realizarán cada dos (2) años en el mes de abril, en las oficinas principales de la Sociedad Administradora, con el objeto de elegir lo miembros principales y suplentes de la Comisión de Control que le corresponde designar a los Patrocinadores.

(c) La convocatoria se realizará con una antelación de diez (10) Días Hábiles a la fecha prevista para la

realización de la reunión mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación y en el sitio www.btgpactual.com.co. El diario de amplia circulación nacional será informado a los Patrocinadores del Fondo a través del sitio web de la Sociedad Administradora.

(d) Si la Asamblea de Patrocinadores no fuere convocada de forma oportuna, la misma se reunirá por

derecho propio a las 9:00 am del primer Día Hábil del mes de mayo en el domicilio principal de la Sociedad Administradora.

(e) Habrá quórum deliberatorio cuando se encuentre presente por lo menos el cinco por ciento (5%) de

los Patrocinadores.

(f) Si no se reúne el quórum deliberatorio la Sociedad Administradora convocará nuevamente la reunión que se realizará no antes de cinco (5) Días Hábiles ni después de quince (15) Días Hábiles contados a partir de la fecha prevista para la realización de la primera reunión. En esta nueva reunión habrá quórum deliberatorio con cualquier número plural de Patrocinadores.

(g) La Asamblea de Patrocinadores será presidida por Presidente de la Comisión de Control y en su

defecto por el Vicepresidente. La Secretaría corresponderá al funcionario que la Sociedad Administradora designe para el efecto.

(h) La elección de los Miembros de la Comisión de Control será realizada utilizando el sistema de cociente

electoral y para el efecto cada Patrocinador tendrá un voto. Las decisiones se tomarán por la mayoría de votos presentes. La Asamblea determinará el número de Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes que devengarán por cada sesión a la que asistan los miembros de la Comisión de Control, sin que pueda exceder de cuatro (4) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes

(i) De lo ocurrido en las reuniones se dejará constancia en actas que deberán estar firmadas por el

Presidente y el Secretario de la misma.

(j) En lo no previsto en el presente Reglamento se aplicarán las normas que regulan las reuniones de la


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asamblea de accionistas de la sociedad anónima.

(k) Adicionalmente, la Asamblea de Patrocinadores se podrá reunir de forma extraordinaria en cualquier momento por convocatoria del Presidente de la Comisión de Control, de la Sociedad Administradora o del Revisor Fiscal.

Capítulo 7. GASTOS. 7.01. Gastos a cargo de la Sociedad Administradora.

Serán de cargo de la Sociedad Administradora aquellos gastos correspondientes a sus oficinas, tales como arrendamientos, impuestos, contribuciones, servicios públicos, los costos de servicio de la red que aproveche, gastos del personal que se utilice para la administración del Fondo, la publicidad y propaganda, entrenamiento, capacitación y demás costos establecidos por el Marco Normativo Aplicable. 7.02. Gastos a cargo del Fondo.

Estarán a cargo del Fondo los siguientes gastos:

(a) Los tributos, impuestos, tasas y contribuciones de cualquier naturaleza que graven directamente los ingresos, activos, inversiones, derechos y/o valores del Fondo, así como los pasivos, costos, gastos, y transacciones del mismo.

(b) El costo de los contratos de depósito y custodia de los valores del Fondo.

(c) Los gastos que se origen en la contratación de terceros para la implementación de cualquier figura o

esquema de control y/o gestión que disponga la Normatividad Aplicable.

(d) El costo derivado de la custodia de contratos o documentos de cualquier naturaleza relacionados con activos o transacciones del Fondo.

(e) Las comisiones y otros gastos transaccionales relacionados con la adquisición y enajenación de

Activos Admisibles, la realización de operaciones, transacciones y coberturas, así como la participación en sistemas de negociación e información de mercado.

(f) Los gastos en que se incurra por concepto de coberturas o derivados.

(g) Los honorarios y gastos en que se incurra con motivo de la defensa jurídica del Fondo o de los activos del mismo.

(h) Los costos y gastos derivados de los seguros, pólizas, coberturas y amparos relacionados con los

activos o contratos del Fondo, incluyendo los deducibles a que haya lugar.

(i) Los gastos en que se incurra en desarrollo de la originación, estructuración (incluyendo los procesos de debida diligencia), análisis, estudios, evaluaciones, aprobación, y ejecución de transacciones sobre Activos Admisibles, incluyendo las desinversiones y las transacciones no materializadas.


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(j) Los costos y gastos derivados del seguimiento y monitoreo de las transacciones y riesgos del Fondo.

(k) Los costos y gastos en que se incurra por efecto de la contratación de terceros especializados, consultores externos o asesores de cualquier naturaleza, en relación con cualquier aspecto del Fondo, incluyendo sus transacciones, su operación, sus activos, sus contratos, sus Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, entre otros.

(l) Los costos y gastos asociados a la contratación de servicios especializados de administración o

gestión de cartera del Fondo, así como de cobranza y/o recaudo, en relación con activos o transacciones del Fondo.

(m) Los costos y gastos asociados a la contratación de servicios de información directamente asociados

con la gestión del Fondo.

(n) Los costos y gastos asociados a la estructuración, mantenimiento y liquidación de cualquier tipo de esquema de inversión, incluyendo patrimonios autónomos, cuando se trate de inversiones inmobiliarias.

(o) Los gastos cargados por los receptores de las inversiones del Fondo, incluyendo las comisiones

cobradas por los administradores de fondos nacionales e internacionales.

(p) Los costos y gastos derivados del desarrollo y ejecución de contratos del Fondo y sus inversiones y a la constitución y ejecución de garantías.

(q) Las provisiones y castigos a que haya lugar derivados del deterioro de activos o eventos de incumplimiento.

(r) La pérdida en venta de inversiones y los gastos de bienes recibidos en pago al igual que la pérdida de valor de cualquier activo del Fondo.

(s) Los gastos bancarios que se originen en el movimiento de los recursos del Fondo y en todas aquellas

transacciones que se deriven de la operación del mismo.

(t) Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la Sociedad Administradora con recursos del Fondo en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995.

(u) Los gastos en que se incurra para el debido funcionamiento de la Comisión de Control, incluyendo los

honorarios de los miembros de la Comisión de Control. Así mismo, se incluyen los costos de las decisiones tomadas por la Comisión de Control.

(v) Los gastos en que se incurra para la citación y celebración de las Asambleas de Partícipes y de

Patrocinadores.

(w) Los gastos ordinarios en el suministro de información a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, incluyendo el envío de extractos y demás comunicaciones relacionadas con el funcionamiento del Fondo de acuerdo con el Reglamento, el Manual de Servicio y el Marco Normativo Aplicable.


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(x) Los honorarios y gastos causados por el Asesor Actuarial.

(y) Los honorarios y gastos causados por la Revisoría Fiscal.

(z) Los pagos de comisiones y otros gastos relacionados con la adquisición, referenciación,

mantenimiento y enajenación de activos, la realización de operaciones, transacciones y coberturas, así como la participación en sistemas de negociación e información de mercado.

(aa) Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones repo,

simultáneas y de transferencia temporal de valores.

(bb) Costo de plataformas informativas que permitan mantener una adecuada red de cobertura a todos los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios.

(cc) Los gastos asociados a la calificación de las Alternativas de Inversión por parte de una sociedad

calificadora cuando éste sea el caso.

(dd) Los gastos asociados a la liquidación del Fondo o a procesos de cesión o integración.

(ee) Los gastos en que se incurra por concepto de coberturas o derivados.

(ff) Los gastos que se causen con ocasión del ejercicio de los derechos políticos y económicos conferidos por los Activos Admisibles del Fondo.

La Sociedad Administradora asignará los gastos que correspondan a cada una de las Alternativas de Inversión para efectos de establecer el valor la Unidad de las mismas y aquellos que sean comunes los asignará a todas las Alternativas de Inversión de forma proporcional a su valor dentro del Fondo. 7.03. Gastos a cargo de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios.

La Sociedad Administradora descontará y cobrará a los Patrocinadores, Partícipes y Beneficiarios, según corresponda, los siguientes cargos y costos:

(a) El valor de las comisiones que se establezcan por parte de la Sociedad Administradora para cada Alternativa de Inversión de conformidad con el presente Reglamento

(b) Los cargos y penalidades aplicables con ocasión de las recomposiciones que se realicen entre

Alternativas de Inversión o por retiros anticipados según se define en los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión y el Manual de Servicio, incluyendo aquellos que cobren los receptores de la Inversión como consecuencia de los cambios en los compromisos de inversión realizados. De acuerdo con lo previsto en las Secciones 3.03 (Alternativas de Inversión) y 3.04 (Política de Inversión) del presente Reglamento, no se cobran penalidades cuando la Sociedad Administradora realice de forma unilateral recomposiciones.

(c) Los cargos y cobros que realice la Sociedad Administradora por concepto de los servicios que soliciten

los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios de acuerdo con el Manual de Servicio, como pueden ser entre otros los correspondientes a giro de cheques, transferencias a cuentas bancarias, servicios


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electrónicos y especiales, impresión de copias de extractos, domiciliación, pagos a terceros, etc. 7.04. Gastos a cargo de las Sociedades Depositarias.

Estarán a cargo de las Sociedades Depositarias todos los gastos inherentes a su gestión.

Capítulo 8. COMISIONES. 8.01. Estructura de Comisiones.

La Sociedad Administradora podrá cobrar las comisiones que se establecen en el Reglamento de acuerdo con la estructura que se describe en esta Sección. Se podrán cobrar comisiones fijas, variables o mixtas ya sea por concepto de administración o retiro. Las comisiones se podrán determinar según los Planes de Pensiones y las diferentes Alternativas de Inversión. Al momento de diseñar y estructurar las Alternativas de Inversión, la Sociedad Administradora definirá las comisiones aplicables a cada una de ellas. En los Folletos Descriptivos, de forma expresa y taxativa, se suministrará al menos la información relacionada con las comisiones correspondientes a cada Alternativa de Inversión que se señala en los literales de esta sección, los cuales estarán disponibles para la información de los Partícipes y/o Patrocinadores de forma previa a que tomen la decisión de participar en las mismas:

(a) Tipos de comisión a cobrar, de acuerdo con las condiciones previstas en las Secciones 8.02 a 8.04

siguientes del presente Reglamento y con las demás condiciones establecidas en el respectivo Plan de Pensiones.

(b) La periodicidad de cobro de cada tipo de comisión.

(c) La base de cálculo sobre la que se cobra cada tipo de comisión.

(d) De ser necesario por su complejidad, la fórmula o metodología de cálculo de la comisión.

(e) Si la Alternativa de Inversión aplica o no para los programas de descuentos por saldos administrados y los tipos de comisiones a las que les será aplicable dicho descuento.

Los Partícipes y/o Patrocinadores deberán revisar de manera detallada la estructura de comisiones previstas en esta sección del Reglamento, los Planes de Pensión, los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión y el Manual de Servicio para entender las comisiones que serán cobradas. Antes del ingreso a una Alternativa de Inversión los Partícipes y Patrocinadores deberán manifestar su aceptación sobre el cobro de las comisiones previstas en el Folleto Descriptivo correspondiente a través de cualquier Medio Verificable. Las comisiones se aplicarán de forma objetiva a todos los Partícipes y Patrocinadores que se encuentren en la misma situación. Bajo ningún evento la estructura de comisiones establecida para una Alternativa de Inversión podrá tener elementos que impliquen algún tipo de discrecionalidad en el cobro por parte de la Sociedad Administradora y por tanto siempre se aplicarán reglas objetivas y uniformes para quienes estén en las mismas condiciones.


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8.02. Comisiones de Administración.

Las Alternativas de Inversión Convencionales y las Alternativas de Inversión Especiales podrán tener los siguientes tipos de comisiones:

(a) Comisión sobre saldos administrados: Corresponde a un monto que se calcula diariamente sobre el saldo de los recursos que se encuentran en cada una de las Alternativas de Inversión. El porcentaje efectivo anual de comisión sobre saldos administrados de cada Alternativa de Inversión se establecerá según el tipo de la misma o del tipo de activo subyacente principal, de acuerdo con los rangos de la siguiente tabla:

Tipo de activo subyacente principal o Alternativa

Comisión Efectiva Anual (% EA)

Alternativas de Inversión Recaudadoras 1.75% - 3.0%

Portafolios Concentrados 0.5% - 1.5%

Renta Fija 0.75% - 1.75%

Renta Variable 1.5% - 3.0%

Portafolios Multi-Estrategia 0.5% - 3.0%

Productos Estructurados Establecida en el Folleto Descriptivo, sujeta a un valor máximo del 4.0%

Alternativas de Inversión Cerradas Establecida en el Folleto Descriptivo, sujeta a un valor máximo del 4.0%

Activos Alternativos Establecida en el Folleto Descriptivo, sujeta a un valor máximo del 4.0%

La Sociedad Administradora deberá establecer de forma inequívoca en el Folleto Descriptivo de cada Alternativa de Inversión el tipo de alternativa de que se trata de acuerdo con la tabla anterior y el porcentaje de comisión sobre saldos administrados específico a cobrar, sujeto en todo caso, a que las mismas deberán estar siempre dentro de los rangos y límites señalados en el presente literal (a) para lo cual en cada Folleto Descriptivo deberá indicarse el tipo de activos subyacente principal o de Alternativa respectiva.

(b) Comisión mínima fija: La Sociedad Administradora podrá cobrar una comisión mínima fija por Partícipe y/o Beneficiario y por mes. El monto de dicha comisión mínima será definido para cada Plan de Pensiones en el Manual de Servicio y no podrá superar un monto equivalente al treinta y tres por ciento (33%) de un (1) SMLMV por Partícipe y/o Beneficiario por mes. La Sociedad Administradora sólo podrá cobrar la comisión mínima cuando el monto total de las comisiones sobre saldos administrados descritas en el literal (a) anterior sea inferior al valor de la comisión mínima fija establecida en virtud del presente literal (b). En consecuencia, no podrá existir un cobro concurrente de comisión por saldos administrados y comisión mínima fija; se cobrará exclusivamente la comisión que sea mayor de las dos. En caso de aplicar el cobro de comisión mínima fija, ésta será causada en los términos previstos en el Manual de Servicio y distribuida entre las diferentes Alternativas de Inversión a prorrata del saldo del Participe y/o Beneficiario en cada una de ellas en la fecha de causación.


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(c) Comisión sobre rendimientos: Corresponde a un monto que se calcula sobre los rendimientos

efectivamente abonados en la Cuenta Individual por concepto de la rentabilidad de cada una de las Alternativas de Inversión. La periodicidad y el porcentaje para el cálculo de la comisión deberá ser definido inequívocamente por la Sociedad Administradora en el Folleto Descriptivo de cada una de las Alternativas de Inversión. En todo caso, el porcentaje cobrado a título de comisión sobre rendimientos no podrá exceder del treinta por ciento (30%).

(d) Comisión de éxito sobre rendimientos: Corresponde a un monto que se calcula sobre los rendimientos

que excedan una rentabilidad objetivo prevista para una Alternativa de Inversión. La periodicidad, la metodología de cálculo y el porcentaje de cobro de la comisión deberá ser definido de manera expresa por la Sociedad Administradora en el Folleto Descriptivo de cada una de las Alternativas de Inversión. En todo caso, el porcentaje cobrado a título de comisión de éxito sobre rendimientos no podrá superar el treinta y cinco por ciento (35%) del exceso de rentabilidad o rendimientos sobre la tasa objetivo de rentabilidad prevista en el Folleto Descriptivo. Esta comisión no es incompatible con la comisión sobre rendimientos señalada en el literal (c) anterior, luego podrán coexistir

(e) Comisión sobre el Aporte Inicial: Corresponde a un monto que se calcula y causa por una única vez

sobre el valor del Aporte inicial que se asigne a una determinada Alternativa de Inversión. Dicha comisión solo podrá ser cobrada sobre los siguientes tipos de Alternativas de Inversión:

• Alternativas de Inversión cuyos activos subyacentes sean activos alternativos de cualquier naturaleza.

• Alternativas de Inversión cuyo activo subyacente sean productos o notas estructuradas.

• Alternativas de Inversión Cerradas

En todo caso, la Comisión sobre Aporte inicial máxima admisible será del cinco por ciento (5%). El porcentaje de cobro de la comisión deberá ser definido de manera expresa por la Sociedad Administradora en el Folleto Descriptivo de cada una de las Alternativas de Inversión a que aplique dicha figura.

8.03. Comisiones de Retiro.

El Plan Individual Abierto podrá prever el cobro de comisiones de retiro que se aplicarán de acuerdo con las siguientes reglas:

(a) El monto de la comisión de retiro en ningún caso podrá exceder del tres por ciento (3%) del valor del retiro.

(b) Las comisiones de retiro se establecerán en función del tiempo de permanencia de los Aportes en el

Fondo. En todo caso no se cobrará comisión de retiro sobre Aportes que hayan permanecido en el Fondo un tiempo superior a doce (12) meses.

(c) Se podrán establecer esquemas de comisiones de retiro variables de acuerdo con el saldo del Partícipe

sin que exceda el porcentaje señalado en el literal a) anterior. Estarán exceptuados del cobro de comisión de retiro los siguientes tipos de retiros:


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(a) Los retiros efectuados por los Partícipes o Beneficiarios con relación a los recursos que hayan sido aportados en desarrollo de un Plan Institucional.

(b) Los retiros de recursos que correspondan al pago de las Prestaciones.

(c) Los retiros que realicen los Partícipes y/o Patrocinadores como consecuencia de su no aceptación de los cambios o modificaciones que se realicen al Reglamento o a los Planes de Pensiones y que impongan cargas o limitaciones adicionales no previstas al momento de su vinculación al Fondo.

(d) Los retiros que realicen los Partícipes y/o Patrocinadores con ocasión de la modificación, fusión o supresión de las Alternativas de Inversión que realice la Sociedad Administradora de conformidad con lo previsto en el presente Reglamento.

8.04. Descuento en las Comisiones de Administración

Los Partícipes podrán obtener descuentos sobre las comisiones de administración aplicables a las diferentes Alternativas de Inversión teniendo en cuenta el saldo de su Cuenta Individual. Los descuentos se aplicarán exclusivamente respecto de las Alternativas de Inversión que prevean de manera expresa dicha posibilidad en el Folleto Descriptivo. Los Partícipes del Plan Individual que conformen (i) un Grupo Familiar, o (ii) un Grupo Especial, o (iii) un Grupo Económico, podrán obtener descuentos en las comisiones de administración de acuerdo con el saldo total de los Partícipes que conformen el grupo al que pertenecen. La Sociedad Administradora definirá si un Participe pertenece a alguno de los grupos previa la entrega de la información correspondiente. Un Partícipe solo podrá formar parte de un grupo y por tanto no podrá acceder simultáneamente a descuentos de varios grupos. Tampoco podrá acceder simultáneamente a descuento por saldo individual y al descuento de grupo. Los Partícipes del Plan Institucional que conformen un Grupo Patrocinado podrán obtener descuentos en las comisiones de administración de acuerdo con el saldo total de los Partícipes que conformen dicho grupo, de conformidad con los parámetros generales y objetivos que se definan para tal fin en el Plan Institucional y en el Manual de Servicio. Las condiciones para acceder a los diferentes tipos de descuento mencionados en la presente sección y los porcentajes de descuento se establecen en el respectivo Plan de Pensiones y en el Manual de Servicio. Parágrafo: En el evento que un Participe tenga simultáneamente saldos a través del Plan Individual y del Plan Institucional, los descuentos en las comisiones de administración serán determinados de forma independiente para cada Plan de Pensiones, de acuerdo con las condiciones de descuento establecidas para el respectivo plan y el saldo del Participe en el mismo. En consecuencia, el saldo del Participe en un Plan de Pensiones no será acreditable para acceder a descuentos por saldo en otro Plan de Pensiones. Capítulo 9. ASUNTOS COMPLEMENTARIOS. 9.01. Distribución del Fondo. El Fondo será distribuido directamente por la Sociedad Administradora o través de los contratos de uso de red


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que suscriba para el efecto con otras entidades financieras, incluyendo la red de BTG PACTUAL S.A. Comisionista de Bolsa. Así mismo, podrá suscribir contratos de distribución u otro tipo de contratos con entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia que permitan o faciliten la comercialización del Fondo. En todo caso, la correcta administración del Fondo será responsabilidad exclusiva de la Sociedad Administradora. 9.02. Sistemas Actuariales. Los Planes de Pensiones que se desarrollen en el Fondo utilizarán sistemas actuariales de capitalización individual, de tal suerte que las Prestaciones guarden relación con los aportes realizados y los rendimientos obtenidos. Los aspectos actuariales estarán a cargo del Actuario del Fondo y cualquier ajuste que se requiera será sometido a la consideración de la Comisión de Control. Las Prestaciones se reconocerán de conformidad con la Nota Técnica de cada uno de los Planes de Pensiones. 9.03. Seguros. La Sociedad Administradora podrá, si lo estima conveniente, contratar u ofrecer a los Partícipes pólizas de seguros. Los términos y condiciones de los seguros serán los que las compañías de seguros informen al momento de su ofrecimiento. 9.04. Moneda para el Registro de Operaciones. Todas las operaciones del Fondo serán registradas en Pesos. Cuando se realicen transacciones en monedas extranjeras se realizarán las conversiones a Pesos utilizando la tasa oficial de cambio de acuerdo con el Marco Normativo Aplicable. 9.05. Suministro de Información. Además del Reglamento, la Sociedad Administradora pondrá a disposición de los Partícipes y Patrocinadores los Planes de Pensiones, los Folletos Descriptivos de las Alternativas de Inversión, el Manual de Servicio, el extracto de cuenta con la periodicidad prevista en el subnumeral 3.1. del Capítulo VI del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, el informe de rendición de cuentas, las fichas técnicas de cada una de las Alternativas de Inversión, el informe de calificación si lo hay, y los estados financieros y sus notas, así como cualquier otra información que sea requerido publicar de conformidad con el Marco Normativo Aplicable. Toda esta información se podrá encontrar en las oficinas de la Sociedad Administradora y en las oficinas de atención al público. Igualmente, podrá estar disponible en la página de Internet www.btgpactual.com.co y en las oficinas de la red que se utilice para la promoción y comercialización del Fondo. Cualquier información que afecte los derechos de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios será dada a conocer a través de dicho sitio web www.btgpactual.com.co. Cuando el Marco Normativo Aplicable o este Reglamento así lo exija, el diario en el que se publicará la información relevante será un diario de amplia circulación nacional. El diario de amplia circulación nacional será informado a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios a través del sitio web www.btgpactual.com.co de la Sociedad Administradora. 9.06. Mecanismos Virtuales. La Sociedad Administradora dispondrá del sitio web www.btgpactual.com.co para el suministro de información


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del Fondo y la realización de consultas por parte de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, el cual contará con medidas de seguridad suficientes. Los procedimientos, términos y condiciones para su funcionamiento y utilización serán incluidos en el Manual de Servicio, donde podrán ser consultados. Las modificaciones a las mismas serán implementadas e informadas de acuerdo con lo previsto en la Sección 9.09 (Modificaciones al Manual de Servicio), correspondiente a las modificaciones del Manual de Servicio. La Sociedad Administradora podrá implementar en cualquier momento un módulo transaccional en el sitio web www.btgpactual.com.co para la ejecución de las operaciones por parte de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios. En dicho evento los términos y condiciones para su utilización se informarán en el sitio web www.btgpactual.com.co y se incluirán en el Manual de Servicio. 9.07. Supervisión del Fondo. Corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia ejercer el control y vigilancia de la Sociedad Administradora y del Fondo de conformidad con el Marco Normativo Aplicable. 9.08. Modificaciones al Reglamento y a los Planes de Pensiones. La Sociedad Administradora podrá realizar modificaciones al presente Reglamento, las cuales deberán someterse a la aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia. Cuando se obtenga su autorización, las modificaciones será elevadas a escritura pública y se informarán a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios mediante el envío de una comunicación al correo electrónico que cada uno de ellos haya registrado en la Sociedad Administradora. Las modificaciones serán informadas en el sitio web www.btgpactual.com.co. el Día Hábil siguiente a la fecha en la que se haya enviado la totalidad de las comunicaciones a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, de acuerdo a lo señalado en la presente Sección. Adicionalmente, se informará a la Comisión de Control en la primera reunión que se realice con posterioridad a la aprobación de las modificaciones. Las modificaciones aprobadas por la Superintendencia Financiera de Colombia empezarán a regir transcurridos cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha en la que se haya suministrado la información sobre las mismas en el sitio web www.btgpactual.com.co. En el evento que la modificación aprobada al Reglamento introduzca nuevas cargas o limitaciones, los Partícipes y/o Patrocinadores podrán retirar sus recursos y dar por terminada su vinculación con el Fondo sin que haya lugar a penalidad alguna o al cobro de comisiones de retiro. Para ejercer este derecho el Partícipe o Patrocinador tendrá que notificar mediante Medio Verificable, en los términos que disponga el Manual de Servicio, su decisión dentro de los diez (10) Días Hábiles siguientes a la fecha en la cual se haya suministrado la información sobre las modificaciones en el sitio web www.btgpactual.com.co. En la medida que los Planes de Pensiones hacen parte del Reglamento para su modificación se procederá de conformidad con lo previsto en la presente Sección. 9.09. Modificaciones al Manual de Servicio. La Sociedad Administradora según su criterio y de manera autónoma puede modificar el Manual de Servicio. Todas las modificaciones serán informadas en el sitio web www.btgpactual.com.co con quince (15) Días Hábiles de anticipación a su entrada en vigencia.


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9.10. Cesión del Fondo. La Sociedad Administradora podrá ceder el Fondo a otra entidad legalmente autorizada para cumplir con dicha actividad. Para el efecto se tendrá en cuenta el Marco Normativo Aplicable, en particular lo previsto en el literal c) del Numeral 5 del Artículo 169 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, así como los instructivos de carácter general expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia relacionados con la cesión de los Fondos de Cesantías. 9.11. Incorporación. Cualquier fondo de pensiones voluntarias cuya naturaleza y reglamento sea compatible con el Fondo administrado por la Sociedad Administradora podrá incorporarse al Fondo, previa autorización de la Comisión de Control. En virtud de la incorporación, el fondo de pensiones voluntarias que se integra se disolverá sin liquidarse y el Fondo asumirá todos sus activos, derechos y obligaciones. La Sociedad Administradora y la administradora del fondo de pensiones voluntarias incorporado, otorgarán una escritura pública donde conste la incorporación, la cual se inscribirá en el registro mercantil. En el instrumento público se señalará el nombre del Fondo y la denominación del fondo de pensiones voluntarias que se incorpora y la manifestación que la incorporación tiene como efecto la transferencia de los bienes del fondo de pensiones voluntarias incorporado, así como la asunción de los derechos y obligaciones derivados del mismo por parte del Fondo sin necesidad de trámites adicionales. La incorporación será informada dentro de los diez (10) días calendario siguientes al registro de la escritura pública en el registro mercantil mediante la divulgación de dicho instrumento público en el sitio web www.btgpactual.com.co. Dentro de los tres (3) meses siguientes, la Sociedad Administradora convocará a las Asambleas de Partícipes y de Patrocinadores para la designación de nuevos miembros de la Comisión de Control. 9.12. Disolución y Liquidación del Fondo. El Fondo se disolverá en los siguientes casos:

(a) Cuando la Sociedad Administradora sea objeto de liquidación y en el año siguiente a que se decida la misma no se designe la entidad que la reemplace en la administración del Fondo.

(b) Cuando todos los Planes de Pensiones permanezcan sin Partícipes durante doce (12) meses.

(c) Por las causales previstas en el numeral 3 del artículo 175 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

(d) Por las demás causales previstas en el Marco Normativo Aplicable.

Cuando se presente alguna de las causales de disolución enunciadas en los literales anteriores se informará a los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios que se procederá a la liquidación del Fondo, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la ocurrencia de la respectiva causal por medio del sitio web www.btgpactual.com.co.


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La liquidación del Fondo será adelantada por la Sociedad Administradora. En caso de que ella no pueda realizar dicha actividad le corresponde a la Comisión de Control designar el liquidador que realizará la liquidación, el cual deberá contar con la experiencia y capacidad para cumplir con la función. Dicho órgano podrá designar los auxiliares, personas naturales o jurídicas, que requiera el debido adelantamiento del proceso liquidatorio, así como establecer los honorarios que correspondan, los cuales serán pagados con cargo al Fondo. Para la liquidación se enajenarán las Inversiones, descontando los gastos en los que se incurra, y se procederá a pagar todos los pasivos del Fondo, con excepción de aquellos originados en las obligaciones existentes a favor de los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios, las cuales solo se cancelarán cuando se hubieren cubierto los primeros o se hayan hecho las provisiones para cancelarlos. El pago de las obligaciones del Fondo con los Patrocinadores, Partícipes y sus Beneficiarios se efectuará en proporción a su participación en las diferentes Alternativas de Inversión y en el Fondo, buscando siempre que exista la mayor equidad. El pago se podrá realizar en especie mediante la entrega de los activos del Fondo, ya sea mediante transferencia, endoso o cesión según corresponda, de acuerdo con el avalúo técnico que de los mismos se practique. La disolución y liquidación del Fondo implica que no existan prestaciones pendientes de pago o que estén causadas y estén a cargo del Fondo. Las reglas señaladas se aplicarán a la liquidación de los Planes de Pensiones en lo que ellos no prevean expresamente. Para liquidar el Fondo la Superintendencia Financiera de Colombia podrá exigir que la Sociedad Administradora constituya las garantías para responder por las Prestaciones causadas. 9.13. Prácticas inseguras y no autorizadas. De acuerdo con lo previsto en el numeral 4 del Capítulo VI del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia y todas aquellas que los modifiquen, complementen, adicionen, sustituyan o deroguen “Se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas, el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez así como la utilización de éstos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la SFC, como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios, como por ejemplo, para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales ella misma sea la beneficiaria”.

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